GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

GUÍA DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENIZAJE

 Denominación del Programa de Formación: ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

 Código del Programa de Formación: 1366545
 Nombre del Proyecto: FORTALECER LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LAS EMPRESA U
ORGANIZACIONES APLICANDO LOS PROTOCOLOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL, TECNOLOGÍAS Y
NORMATIVIDAD VIGENTES EN EL MUNICIPIO DE DABEIBA
 Fase del Proyecto: EJECUCION
 Actividad de Proyecto: REALIZAR EL MONTAJE DEL EVENTO DE LA ACTIVIDAD COMERCIAL O
EMPRESARIAL
 Competencia: ORGANIZAR EVENTOS QUE PROMUEVAN LAS RELACIONES EMPRESARIALES,
TENIENDO ENCUENTA EL OBJETO SOCIAL DE LA EMPRESA
 Resultados de Aprendizaje Alcanzar:
 Aplicar el proceso administrativo al desarrollo del evento, de acuerdo con el propósito,
objetivo, plan, protocolo, los medios de divulgación y las políticas de la organización.
 Divulgar el evento teniendo en cuenta el medio, protocolo y las normas de la organización.
 Realizar eventos en la unidad administrativa teniendo en cuenta el tipo de evento, la
conformación de comités, la coordinación de las diferentes actividades, y las políticas
institucionales.
 Duración de la Guía: 9 sesiones - 45 horas.

2. PRESENTACION

Sánchez (2010) afirma: “evento” esta palabra, si bien puede ser cuestionada por los académicos, ya es
reconocida aun internacionalmente al aplicársela a la realización de diversas reuniones públicas y
privadas. Curiosamente, aunque “evento” o “contingencia” se refieran a “cosas que puedan suceder o
no”, en la práctica se trata sobre cosas que sí tienen que ocurrir, y para las que se trabaja procurando que
transcurran con toda seguridad y organizadamente. Algunos confunden a este concepto solamente con
fiestas o reuniones sociales. Pero en momentos de crisis económica mundial, vale la pena aclarar que los
“eventos” no se refieren solamente a celebraciones frívolas, sino que muchas veces alcanzan magnitud de
fenómeno social, como pueden serlo las Olimpíadas, el festejo dentro de la familia del primer año. (p. 12)

Estimado aprendiz lo invito a participar activamente en las actividades de la presente guía, para el logro de
los resultados propuestos en la identificación de la guía, éxitos!

GFPI-F-019 V3
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3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 ACTIVIDAD DE REFLEXION INICAL

Actividad de aprendizaje: Identificar los saberes previos de los aprendices sobre el concepto de evento,
tipos de eventos e importancia de los eventos.

Estrategia didáctica: Solución de interrogantes, foro de discusión, ensayo

Los aprendices participan en el foro de discusión sobre “Eventos”, respondiendo a los siguientes
interrogantes: ¿Qué entiende por evento?, ¿Qué entiende por evento empresarial?, ¿Qué clase de
eventos conoce? Debe crear su secuencia y comentar la participación de mínimo dos (2) compañeros,
recuerde que tanto la participación como los aportes deben ser elocuentes y respetuosos, el foro estará
habilitado a partir del día 14 de septiembre desde las 2:00 pm hasta las 12: 30 pm del mismo día. La ruta
para participar en el foro es la siguiente: ingresar a la plataforma Blackboard, luego ingresar a foros de
discusión, foro de discusión sobre eventos, crear secuencia, asunto: participación foro “nombre del
aprendiz”, responder los interrogantes, enviar.

Una vez que usted estimado aprendiz haya hecho su participación en el foro de discusión, deberá realizar
un ensayo argumentativo sobre el término evento, objetivos de un evento e importancia de los eventos.
Para el desarrollo de esta actividad se recomienda al aprendiz consultar la base de datos de la Biblioteca
Sena, y se sugiere la base de datos e-libro. Usted podrá consultar sobre el tema en los siguientes libros:
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“Como organizar eventos con éxito”, por Jimena Sánchez Rosario, “Organización de reuniones y eventos”,
por Montedeoca López, Remedios 2013, entre otros.

Indicaciones para presentar el ensayo:

Este ensayo se realizara en parejas por lo tanto debe escoger un compañero de trabajo, el documento
debe ser mínimo de 600 palabras, debe hacerse aplicando las normas APA, para la cual en la carpeta de
material de apoyo encontrara un instructivo “Formato_APA_ENSAYO”, y llevará como título “Los eventos y
su importancia”. Esta evidencia deben subirla a la plataforma Blackboard en la siguiente ruta: Actividades
del proyecto – Fase de Ejecución – Actividad: realizar el montaje del evento de la actividad comercial o
empresarial – Competencia: organizar eventos – Ensayo “los Eventos y su importancia”, esta evidencia
está habilitada para subirla a la plataforma desde el 14 de septiembre a las 14:00 y solo hasta el día 15 de
septiembre a las 23: 59 pm.

Pasos para consultar en la biblioteca SENA:

 Materiales y recursos didácticos: Guía de aprendizaje, computador, libros de la base de datos

Biblioteca Sena.
 Duración: 5 horas.
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3.2 ACTIVIDAD DE CONTEXTUALIZACION

Actividad de aprendizaje 1: Identificar los saberes de los aprendices sobre el presupuesto de un evento a
partir de experiencias previas

Estrategia didáctica: situación problemica, mesa redonda.

Los aprendices leerán la siguiente situación y resolverán los siguientes interrogantes, basándose en
experiencias previas o su punto de vista ante la situación. Las respuesta a los interrogante serán
socializadas en una mesa redonda.

Diego y Alberto tienen encomendada la organización, de modo conjunto, de una entrega de premios.
Llegado al punto del establecimiento del presupuesto cada uno de ellos tiene un punto de vista:

 Diego considera que el presupuesto debe adaptarse a la entrega de premios. Para Alberto es la
entrega de premios la que debe adaptarse al presupuesto.
 Alberto defiende su postura mediante la argumentación de que en la empresa hay unos
presupuestos fijos destinados a la organización de eventos y por ello será la entrega de premios
(evento) la que deba adaptarse al presupuesto.
 Según usted, ¿está en lo cierto? ¿Quién tiene razón?

Montedeoca López, Remedios. Organización de reuniones y eventos (UFO0325). Málaga, ES: IC Editorial,
2013. ProQuest ebrary. Web. 19 September 2017.

Actividad de aprendizaje 2: conceptos de protocolo

Los aprendices en equipo colaborativo analizan el documento

“MEMORIAS_PROTOCOLO_Y_ORGANIZACION_DE_EVENTOS de la página 1 a la 56, el cual se encuentra
en la plataforma por la ruta: Proyecto Formativo - Fase Ejecución – Competencia Organizar eventos que
promuevan las relaciones empresariales – Resultado Aplicar el proceso administrativo al desarrollo del
evento – Material de apoyo.

Posteriormente cada equipo realizan un esquema creativo como por ejemplo mapa mental, mapa
conceptual, con imágenes alusivos al tema asignado por el instructor, para su socialización al grupo. Para
la actividad los aprendices deben traer un pliego de papel periódico por equipo, marcadores de color,
tijeras, revistas o periódicos, pegante, cinta adhesiva.

Los temas se asignan por número de página del documento en PDF a los equipos así:

1. Páginas 1 a 12
2. Páginas 13 a 23
3. Páginas 24 a 32
4. Páginas 33 a 42
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5. Páginas 43 a 49
6. Páginas 50 a 56

Actividad de aprendizaje 3: tipos de eventos

Los aprendices en equipos colaborativos analizan y consultan la definición de cada uno de los tipos de
eventos de la siguiente lista.

1. Sociales
2. Culturales, académicos o formativos
3. deportivos
4. Congresos
5. Conferencias
6. Visitas empresariales
7. Inauguraciones
8. Aniversarios
9. Entregas de premios
10. Asambleas
11. Conferencias
12. Exhibiciones comerciales
13. Ferias
14. Junta de accionistas.

3.3 ACTIVIDAD DE APROPIACION DEL CONOCIMIENTO

Actividad de aprendizaje 1: Reconocer los diferentes tipos de eventos y su desarrollo en el ámbito

empresarial.

Los aprendices conformaran seis (6) grupos de trabajo y deberán leer el documento Tipos de Eventos, el
cual se encuentra en la siguiente ruta: Actividades del proyecto – Fase de Ejecución – Actividad: realizar el
montaje del evento de la actividad comercial o empresarial – Competencia: organizar eventos – carpeta
material de apoyo, a cada grupo le será asignado un tipo de evento, deben estudiar el tema para
socializarlo con sus compañeros además deberán presentar un ejemplo del tipo de evento asignado. Los
temas serán asignados de la siguiente forma:

1. Grupo 1: Congresos y conferencias

2. Grupo 2: Visitas guiadas. Visitas de delegaciones extranjeras. Visitas de otras empresas o
instituciones
3. Grupo 3: Inauguraciones y aniversarios
4. Grupo 4: Entregas de premios
5. Grupo 5: Asambleas
6. Grupo 6: Conferencias
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Después de la socialización de cada uno de los grupos los aprendices deberán las siguientes preguntas:

1. ¿Qué son los eventos y para que se celebran?

2. ¿Diferencia entre inauguración y aniversario?
3. ¿Señalar si se puede afirmar que siempre que se consiga una victoria laboral hay que celebrar una
entrega de premios. Razonar la respuesta?
4. ¿Cuál es la diferencia entre una feria y una exposición?

Duración de la actividad: 5 horas

Materiales: guía de aprendizaje, computador, video beam, marcadores, documento Tipos de Eventos

Actividad de aprendizaje 2: Reconocer e implementar la creación de comités y subcomités para la

organización de un evento.

Estrategia didáctica: Trabajo colaborativo, taller

Los aprendices en equipos colaborativos estudiaran el documento “Comités de Eventos” el cual se

encuentra en la plataforma en la siguiente ruta: Actividades del proyecto – Fase de Ejecución – Actividad:
realizar el montaje del evento de la actividad comercial o empresarial – Competencia: organizar eventos –
carpeta material de apoyo – documento “Comités de Eventos”.

Posteriormente los equipos colaborativos deberán resolver el taller “Comités para eventos” donde deben
realizar el manual de funciones para el evento “Sustentación Proyecto Formativo” en este manual se debe
plasmar los subcomités necesarios para la organización del evento, así como su objetivo, funciones, e
importancia, esta evidencia se debe subir a la plataforma en la siguiente ruta: Actividades del proyecto –
Fase de Ejecución – Actividad: realizar el montaje del evento de la actividad comercial o empresarial –
Competencia: organizar eventos – taller “Comités para eventos”.

Duración de la actividad: 5 horas

Materiales: guía de aprendizaje, computador, marcadores, documento “Comités de Eventos”.

3.4 ACTIVIDAD DE TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTO.

Actividad de aprendizaje: Realizar la planificación de un evento

Los aprendices en equipos colaborativos estudiaran el documento “Planificación de Eventos” el cual se

encuentra en la plataforma en la siguiente ruta: Actividades del proyecto – Fase de Ejecución – Actividad:
realizar el montaje del evento de la actividad comercial o empresarial – Competencia: organizar eventos –
carpeta material de apoyo.

Posteriormente los equipos colaborativos deberán realizar la planificación del evento “Sustentación
Proyecto Formativo”, teniendo en cuenta cada una de las etapas del proceso de planificación: previsión,
planeación, organización, integración, dirección y control.
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Esta evidencia se debe subir a la plataforma en la siguiente ruta: Actividades del proyecto – Fase de
Ejecución – Actividad: realizar el montaje del evento de la actividad comercial o empresarial –
Competencia: organizar eventos – Planificación del Evento.

Duración de la actividad: 5 horas

Materiales: guía de aprendizaje, computador, marcadores, documento “Planificación de Eventos”.

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación

Evidencias de Conocimiento: Identificar los diferentes tipos de

eventos y sus etapas.
Exposición sobre los tipos de Rubrica para exposición
eventos y su desarrollo en el Interpretar los conceptos
básicos para estructurar un
ámbito empresarial.
evento.

Aplicar las directrices para la

organización de eventos en la
Evidencias de Desempeño: Taller Comité para eventos
Unidad Administrativa

Definición de comités y subcomités Conformar el comité Lista de chequeo

organizador y otros comités de
para la planificación del evento.
acuerdo con el tipo de evento.

Coordinar las actividades de los

diferentes comités.

Identificar los soportes técnicos,

Evidencias de Producto: tecnológicos y de las
Tecnologías de la Información y
Taller planificación del evento
Taller final, presentación de la la Comunicación TIC.
Recopilar la información Lista de chequeo
planificación del evento relacionada con el tipo de
evento.
Seleccionar el medio de
divulgación del evento.
Cotizar los requerimientos del
evento, ajustándose al
presupuesto asignado.
Realizar la divulgación del
evento.
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5. GLOSARIO DE TERMINOS

ASAMBLEA: Reunión formal y reglamentaria de una institución. Debe poseer fecha fijada, temario,
labrado de actas y quórum para funcionar. Generalmente son anuales y su objetivo es fijar políticas de
acción y renovar autoridades.

CENA/COMIDA DE EMPRESA: Se trata generalmente de celebraciones oficiales organizadas por una

empresa u organización para celebrar los logros de la organización e impulsar la moral de los empleados y
miembros. Dependiendo del tamaño de la organización, estas cenas pueden ser una pequeña reunión en
un restaurante local o llevado a cabo en un gran salón de banquetes de un hotel.
CÓCTEL: Se utiliza en inauguraciones, clausuras o antes o después de reuniones.

COLOQUIO: Un coloquio se puede describir como un evento académico. Los participantes suelen ser
expertos en un campo determinado y se reúnen informalmente para presentar e intercambiar nuevas
ideas. En la reunión se pueden exponer uno o varios temas.

CÓNCLAVE: Cónclaves son las reuniones llevadas a cabo en secreto. En general, los cónclaves se utilizan
para describir las reuniones "a puerta cerrada" entre las personas que tienen un cierto nivel de poder o
influencia. Uno de los más famosos cónclaves es el cónclave papal, donde los cardenales se reúnen para
elegir a un nuevo Papa.

CONFERENCIA: Aunque las “convenciones” y "conferencias" son términos que se utilizan indistintamente,
la definición estándar de una conferencia es una reunión de una duración inferior a una convención y
diseñado para alcanzar un objetivo específico.

CONGRESO: Aunque la mayoría de personas en general asocia la palabra "Congreso" con la rama
legislativa del gobierno, el congreso puede ser también un gran grupo de personas que se reúnen de
forma regular, a menudo para tomar decisiones a través de un proceso de debate y votación.

CONVENCIÓN: Una convención es un gran encuentro de personas con un interés común (por lo general
profesional). Estos acontecimientos son a menudo recurrentes, y por lo general están programados a una
hora específica cada año. Habitualmente asisten empleados y directivos de la empresa para el intercambio
de ideas y opiniones para la generación de negocios. Suelen participar ponentes reconocidos y tienen una
duración de entre 3 y 5 días.

CREATIVIDAD: Es la competencia que el líder posee referida a la diversidad de ideas y soluciones

ingeniosas que contribuyen a mejorar procesos, resolver problemas y cumplir con los objetivos
empresariales, utilizando y enriqueciendo la información para generar ideas no convencionales que
rompan paradigmas.
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CURSO: El curso es una reunión con un programa determinado que se repetirá tantas veces como se
realice el curso. Son de corta duración.

CHARLA: Se trata de una reunión informal de varias personas. Pueden ser temáticas o impartidas por un
experto.

DESAYUNOS O TÉ: Se utilizan con el propósito de realizar reuniones de trabajo o simplemente sociales.

EVENTO INTERNACIONAL: De acuerdo con la definición estándar, un evento internacional es cualquier

evento donde el 15% o más de los participantes vienen de fuera del país donde se celebra el evento.

EVENTO POLÍTICO: Este tipo de eventos se organizan para dar a conocer o recaudar fondos para un
candidato o una causa particular.

EVENTO SOCIAL: Es una gran reunión organizada para celebrar acontecimientos importantes de la vida y
ceremonias religiosas. Eventos sociales comunes: aniversarios, bodas, cumpleaños, jubilaciones…

EXPOSICIÓN: Exhibición pública de arte, servicios, materiales, etc. Se necesitan varios expositores. No se
permite la venta.

FERIAS: Las ferias comerciales son una oportunidad para que las empresas exhiban algunos de sus
productos más recientes y prototipos que desena lanzar. En este caso sí que se permite la venta.

FORO: Reunión libre de expresión de ideas con presencia de un coordinador.

GALA: Una gala es una reunión de personas (normalmente con cena incluida) a gran escala que a menudo
incluye entretenimiento y/o entrega de premios después de la cena.

JORNADAS: Son reuniones de trabajo, de investigación, estudio y/o informativas para resolver un
problema planteado ante un auditorio. Las conclusiones son publicadas con posterioridad.

JUNTA DE ACCIONISTAS: Es una cita anual y es donde se presentan los resultados del ejercicios y se
discute sobre la marcha de la empresa. Acuden los socios, personas o entidades con participaciones. Se
toman decisiones estratégicas y financieras.

MESA REDONDA: Es una reunión formada por un número limitado de técnicos y participantes que
intercambian experiencias y conocimientos sobre un tema determinado. Se utiliza esta técnica cuando se
desea dar a conocer a un público determinado los puntos de vista divergentes o incluso contradictorios de
varios especialistas sobre un determinado tema o asunto.

RUEDA DE PRENSA: Las ruedas de prensa son a menudo organizadas por los protagonistas de las noticias
para anunciar, responder o promocionar algo.

SEMINARIOS: Son encuentros organizados para informar a un grupo de personas sobre un tema
específico, o para enseñar una habilidad específica. Oradores expertos y profesores suelen ser invitados a
hablar sobre temas específicos. Suelen ser intensivos.
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SESIÓN DE TRABAJO: Son reuniones (talleres, seminarios o presentaciones) destinados a pequeños

grupos.

SESIÓN PLENARIA: Es una gran reunión abierta a todas las personas que asisten a un evento. Estas
sesiones suelen dar inicio a una gran conferencia o convención posterior.

SIMPOSIO: Son reuniones organizadas para que los expertos en un campo determinado puedan
encontrarse, presentar trabajos y debatir temas y tendencias o hacer recomendaciones para un
determinado curso de acción.

TALLER: Los términos "taller" y "seminario" se utilizan indistintamente. Si bien ambos son eventos
enfocados a la educación, los talleres suelen ser más prácticos. Normalmente los participantes actúan bajo
la coordinación de otra persona.

TOMAR DECISIONES: Es la competencia del líder que comprende la capacidad de juicio, el diagnóstico de
una situación específica, la identificación del propósito de la decisión, la priorización de alternativas, la
evaluación del objetivo y sus consecuencias y el discernimiento de la solución efectiva a un problema.

TRABAJO EN EQUIPO: Es la competencia que posee el líder para reconocer e identificar las habilidades y
fortalezas de los miembros del equipo optimizando resultados y logrando un rendimiento excepcional con
compromiso y confianza mutua.

6. REFERENTES BILBIOGRAFICOS

 Jijena Sánchez, Rosario. Cómo organizar eventos con éxito. Buenos Aires, AR: Ugerman Editor,
2010. ProQuest ebrary. Web. 21 September 2017.
 Montedeoca López, Remedios. Organización de reuniones y eventos (UFO0325). Málaga, ES: IC
Editorial, 2013. ProQuest ebrary. Web. 19 September 2017.
 Soria Ibáñez, María del Mar. Organización de eventos de marketing y comunicación (UF2396).
Madrid, ES: Editorial CEP, S.L., 2015. ProQuest ebrary. Web. 21 September 2017.
 Jijena Sanchez, Rosario. Eventos: cómo organizarlos con éxito. Buenos Aires, ARGENTINA: Editorial
Nobuko, 2003. ProQuest ebrary. Web. 21 September 2017.
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7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) Liseth Santander Instructor Septiembre de 2017

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio

Autor (es)
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ANEXOS

1. RUBRICA SOBRE LA EXPOSICION SOBRE LOS TIPOS DE EVENTOS SEGÚN SU AMBITO

EXPOSICION CUMPLE CUMPLE NO

PARCIALMENTE CUMPLE
(1 punto)
(0,5 puntos) (0 puntos)

El grupo evidencia claridad y confianza al

expresar sus conocimientos, demostrando
dominio del tema

Es muy notorio el trabajo en equipo realizado

por todos los integrantes.

Presenta una exposición organizada, siguiendo

el orden lógico.

Demuestra un volumen elevado de la voz,

adecuado para el resto de sus compañeros

Su postura es adecuada para la presentación,

demostrando seguridad, establece contacto
visual permanentemente con sus compañeros.

Utiliza material didáctico que facilite su

presentación.

TOTAL
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2. LISTA DE CHEQUEO EVIDENCIAS “TALLER COMITÉS DE EVENTOS”

N° INDICADORES / FACTORES A EVALUAR CUMPLE OBSERVACINES

SI NO

1. Define evento y comprende su objetivo o

finalidad.

2. Comprende la importancia de la creación

de un comité y subcomités necesarios
para la organización de un evento.

3. Propone la creación de subcomités para

la planeación del evento.

4. Define, objetivo y actividades para cada

subcomité.

5. Enuncia la importancia de cada

subcomité que propone crear.

6. Elabora el protocolo para el evento

planeado.
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3. LISTA DE CHEQUEO EVIDENCIAS “TALLER PLANIFICACION DEL EVENTO”

N° INDICADORES / FACTORES A EVALUAR CUMPLE OBSERVACIONES

SI NO

1. Reconoce la importancia de la
planificación de un evento.

2. Define el objetivo del evento a realizar.

3. Comprende el proceso de planificación y

sus etapas.

4. Propone programa o plan de trabajo en la

etapa de planeación

5. Realiza el presupuesto necesario para

realizar el evento

6. Define con claridad cómo se llevara a

cabo el evento, jerarquías,
responsabilidades, autoridad y funciones

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