DIAGRAMA DE GANTT

NOMBRE DEL EVENTO: PRIMERA CONVENCION NACIONAL DE UNIVERSIDADES PUBLICAS Y PRIVADAS 2012
FECHA DE INICIO: 1 DE DICIEMBRE FECHA FINALIZACION
PLANEACION
DICIEMBRE ENERO
ACTIVIDADES
1 2 3 6 7 10 11 13 15 16 20 29 4 7 10 11 13
Establecer los objetivos del evento.

Realizar el cronograma de actividades.

Establecer los equipos de trabajo y personal que participara en la organización

del evento (Definir el manual de funciones).
Definir lugar y hora, para la realizacion.

Determinar el presupuesto para el evento.

Definir los temas que se abarcaran en la convencion, y establecer los

conferencistas que participaran.
Plantear estrategias para cumplir los objetivos propuestos.

Establecer las normas, reglas y politicas que regiran la convencion.

Diseñar Slogan y logotipo del evento.

Enviar las invitaciones a los conferencistas.

Establecer los horarios y distribucion del tiempo para cada exponente.

Establecer los recursos necesarios para el evento y material de apoyo para los
asistentes.
Solicitar permisos y seguros necesarios.
Contactar con los bomberos, paramedicos guardia civil y policia.

Establecer la decoracion y distribucion del espacio.

Determinar las opciones de hospedaje y transporte para los invitados nacionales

e internacionales.
Decidir todo lo referente a la alimentacion de los participantes de la convención.

Entrega de informes por parte de los comites.

Determinar las estrategias de publicidad para dar a conocer el evento.

Entrega de cotizaciones de todo lo necesario.

Elegir las cotizaciones mas apropiadas.

Negociar con los proveedores.

Elaborar el programa del evento.

NERO
16
 DIAGRAMA DE GANTT
NOMBRE DEL EVENTO: PRIMERA CONVENCION NACIONAL DE UNIVERSIDADES PUBLICAS Y PRIVADAS 2012
FECHA DE INICIO FECHA FINALIZACION
CONTROL Y EJECUCION
DICIEMBRE ENERO FEBRERO MARZO ABRIL
ACTIVIDADES
15 18 20 15 26 30 11 20 29 30 28 29
Verificar y supervisar que se esté cumpliendo con el tiempo establecido.

Revisar que se estén cumpliendo los objetivos establecidos inicialmente en la

planeacion.

Supervisar que el personal asignado para las actividades del evento.

Revisar y verificar que se apliquen de manera óptima las estrategias

implementadas para cumplir los objetivos propuestos.
Comprobar que las normas y políticas definidas se estén cumpliendo de
manera eficiente
Llevar un control de los gastos, verificando que se esté cumpliendo con el
presupuesto establecido inicialmente.
Hacer seguimiento de los proveedores que suministraran todo lo necesario para
desarrollo el evento, verificando que cumplan con los requerimientos.
Revisar las cotizaciones y negociaciones con los proveedores para determinar los
que son más viables para llevar a cabo el evento.
Revisar que el evento se esté dando a conocer a la población objeto por medio
de las estrategias de publicidad definidas inicialmente.
Analizar y controlar que el lugar donde se realice el evento cumpla con todos los
aspectos logísticos y técnicos para el buen desarrollo del mismo.
Controlar y supervisar la ejecucion del programa, y todas las actividades los dias
que dura la convencion.

EJECUCION

Adecuar la iluminación y ventilación en las distintas áreas del auditorio

Organizar los puntos para la ubicación de parlantes, equipos de cómputo ,
videobin
Adecuar las sillas y espacios para ubicar a los invitados de acuerdo al protocolo
establecido.

Recepcion de los invitados

Registro de los asistentes.

Entregar material de apoyo

Ubicar y orientar a todas las personas.

Dar inicio al programa

Actividad cultural y de integracion

Salida de los participantes

 DIAGRAMA DE GANTT
NOMBRE DEL EVENTO: PRIMERA CONVENCION NACIONAL DE UNIVERSIDADES PUBLICAS Y PRIVADAS 2012
FECHA DE INICIO
CONTROL
ENERO FEBRERO ABRIL MARZO
ACTIVIDADES
12 23 11 20 28 29 30 2 3

Selección de la prueba tipo de investigación y diseño

Reunion con todas las areas del proyecto

Elaboración del instrumento de evaluación

Observacion directa durante el evento.

Aplicación de los instrumentos (recolección de información, encuesta de
satisfacción)

Desmontaje del evento.

Realizar la tabulacion de los datos y un informe con la informacion recolectada.

Reunion de los comites para analizar los resultados.

Retroalimentacion

Toma de decisiones

Conclusiones