SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA Fecha:

Centro Agropecuario – Regional Cauca Noviembre de

Programa de Formación : Tecnólogo en Gestión de 2012

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TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS DE ORGANIZACION

Son las herramientas necesarias para llevar a cabo una organización

racional del trabajo; son indispensables durante el proceso de
organización y aplicables de acuerdo con las necesidades de cada
grupo social. Las principales son las siguientes:

• Manuales
• Diagramas de procedimiento o de flujo
• Organigramas
• Carta de distribución del trabajo o de actividades
• Análisis de puestos.

1. MANUALES

Son documentos detallados que contienen en forma ordenada y

sistemática, información acerca de la organización de la empresa.
Los manuales, de acuerdo con su contenido, pueden ser:

• De políticas,
• Departamentales,
• De bienvenida,
• De organización,
• De procedimientos,
• De contenido múltiple,
• De técnicas y
• De puesto.

Son de gran utilidad ya que:

• Uniforman y controlan el cumplimiento de las funciones de la

empresa.
• Delimitan actividades, responsabilidades y funciones.
• Aumentan la eficiencia de los empleados, ya que indican lo que
se debe hacer y cómo se debe hacer.
• Son una fuente de información, pues muestran la organización
de la empresa.
• Ayudan a la coordinación y evitan la duplicidad y las fugas de
responsabilidad.
• Son una base para el mejoramiento de sistemas.
• Reducen costos al incrementar la eficiencia.

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1.1 Formato e índice de los manuales. El contenido debe

dividirse de acuerdo con una clasificación primaria de temas:

• Índice.
• Objetivos y antecedentes del manual.
• Cada sección debe llevar la fecha en que se termine o corrija,
se emita y quede vigente.
• Nombre de las personas que intervinieron en la elaboración del
manual.
• Debe llevar instrucciones para hacerlo más comprensible.
• Redacción clara, concisa y ordenada.
• Complementarse con gráficas.

1.2 Manuales de organización. Explican los detalles más

importantes de la organización; generalmente incluyen:

• Finalidad de cada elemento de la organización.

• Declaración de funciones.
• Glosario de términos utilizados.

Contienen:

• Objetivos generales de la organización.

• Políticas generales.
• Glosario de términos administrativos.
• Nombres de áreas o departamentos y puestos.
• Procedimientos de organización.
• Responsabilidades de los altos niveles.
• Funciones.
• Cartas de organización.
• Descripción de puestos.
• Introducción y objetivos del manual.
• Historia de la empresa.

1.2.1 Manuales departamentales

Contienen:

1. Objetivos generales de la empresa, los del departamento de

que se trate y, los de sus secciones básicas.
2. Políticas y normas generales de la empresa y del departamento
correspondiente.
3. Carta de organización general y departamental.

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4. Reglamentación de los aspectos de coordinación

interdepartamental.
5. Análisis de puestos.
6. Gráficas de proceso, y de flujo.

Ventajas:

• Describen el funcionamiento de un departamento.

• Se emplean para dar instrucciones en el departamento.
• Presentan el flujo de trabajo.
• Delimitan funciones, actividades y responsabilidades.
• Son una fuente de consulta y un medio de adiestramiento.

1.2.2 Manuales interdepartamentales

Son similares, en su contenido, a los manuales departamentales,

aunque no siempre proporcionan la misma cantidad de información:

• Comprenden a todos los departamentos de la organización.

• Describen los procedimientos y las relaciones que abarcan
dichos departamentos.

2. DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTO O DE FLUJO

También se les conoce como flujogramas. George Terry los define

como: la representación gráfica que muestra la sucesión de los
pasos de que consta un procedimiento. Los diagramas de
procedimiento permiten:

• Una mayor simplificación del trabajo.

• Determinar la posibilidad de combinar o readaptar la secuencia
de las operaciones para una mejor circulación física.
• Mejorar alguna operación, combinándola con otra parte del
proceso.
• Eliminar demoras.
• Una mejor distribución de la planta.

2.1 Características de los Flujogramas. Entre las más

predominantes están:
• Sintética: La representación que se haga de un sistema o un
proceso deberá quedar resumido en pocas hojas, de preferencia
en una sola. Los diagramas extensivos dificultan su comprensión y
asimilación, por tanto dejan de ser prácticos.

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• Simbolizada: La aplicación de la simbología adecuada a los

diagramas de sistemas y procedimientos evita a los analistas
anotaciones excesivas, repetitivas y confusas en su
interpretación.
• De forma visible a un sistema o un proceso: Los diagramas nos
permiten observar todos los pasos de un sistema o proceso sin
necesidad de leer notas extensas. Un diagrama es comparable, en
cierta forma, con una fotografía aérea que contiene los rasgos
principales de una región, y que a su vez permite observar estos
rasgos o detalles principales.

Los tipos de diagramas de procedimiento más usados son:

• Gráfica de flujo de operaciones.

• Gráficas esquemáticas de flujo.
• Gráfica de ubicación de equipo.
• Gráfica de flujo de formas.

2.2 Secuencia para elaborar un diagrama de procedimiento.

Para la elaboración de un diagrama de procedimiento es
conveniente seguir en forma ordenada la siguiente secuencia.

1. Escoger el procedimiento por realizar.

2. Determinar las técnicas analíticas adecuadas que habrán d de
utilizarse.
3. Analizar el trabajo.
4. Hacer una lista de la forma en que se va a realizar el trabajo.
5. Establecer el procedimiento más factible.
6. Presentar la proposición.
7. Obtener la aprobación.
8. Preparar las instrucciones referentes a los procedimientos.
9. Implantar el nuevo procedimiento.
10. Observar el procedimiento implantado.
11. Preparar una guía de adelantos logrados.
12. Llevar registros adecuados de realización.

3. ORGANIGRAMAS

Conocidos también como gráficas de organización o cartas de

organización, los organigramas son representaciones gráficas de la
estructura formal de una organización, que muestran las
interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las
obligaciones y autoridad, existentes dentro de ella. Los
organigramas pueden clasificarse en:
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Organigramas
Por su objetivo Por su área Por su contenido
• Estructurales. • Generales. • Esquemáticos.
Muestra sólo la Presentan toda la Contienen sólo los
estructura organización; se órganos
administrativa de la llaman también principales, se
empresa. cartas maestras elaboran para el
• Funcionales, • Departamentales. público, no
Indican en el Muestran contienen detalles.
cuerpo de la
gráfica, además de • la organización de • Analíticos. Son más
las unidades, sus un departamento o detallados y
relaciones y las sección de la técnicos que los
principales organización. anteriores
funciones de los
departamentos.

• Especiales.
Destacan alguna
característica
particular de la
organización.

Existen tres formas básicas de representar los organigramas:

Vertical. En la que los niveles jerárquicos quedan determinados de

arriba hacia abajo.
Horizontal. Los niveles jerárquicos se representan de izquierda a
derecha.
Circular. Donde los niveles jerárquicos quedan determinados desde
el centro hacia la periferia
Mixto. Se utiliza por razones de espacio, tanto el horizontal como el
vertical.

4. CARTA DE DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO O DE ACTIVIDADES

A través de esta técnica se analizan los puestos que integran un

departamento o sección, para lograr una división de funciones y
mejorar la estructura de los grupos de trabajo. Sirve para analizar
labores relacionadas de cinco, hasta quince, personas.

Ventajas:

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• Define la naturaleza de los trabajos y de los departamentos a

que corresponden.
• Elimina la duplicidad e ineficiencia en el trabajo.
• Normaliza y estandariza procedimientos.
• Distribuye adecuadamente las cargas de trabajo de los
distintos puestos.
• Delimita funciones, evitando fugas de responsabilidad.

Formulación

Para elaborar un cuadro de distribución del trabajo es necesario

seguir los pasos que siguen:

1. Se elabora una lista de los deberes o actividades que realiza

cada persona.
2. Se hace una lista de las grandes funciones que corresponden a
ese grupo o sección.
3. Se vacían dichas listas en la forma de carta de distribución de
actividades.
4. Se complementa la información con la observación y la
entrevista.
5. Se suman verticalmente las horas de cada actividad y las que
corresponden a cada persona.
6. Se analiza el cuadro para saber qué puede mejorarse,
cambiarse, redistribuirse, etc.
7. Con los cambios sugeridos se elabora un nuevo cuadro.

5. EL ANÁLISIS DE PUESTOS

Analizar significa "separar y ordenar. La técnica del análisis de

puestos, por lo tanto, en reglas que se da para separar los
elementos del puesto y ordenarles adecuadamente, con la ayuda de
las normas de la lógica y la gramática.

Dichas técnicas se aplican en tres aspectos:

1. Cómo obtener los datos de lo que constituye el puesto.

2. Cómo ordenar dichos datos.
3. Cómo consignar los mismos.

El análisis comprende: La descripción del puesto, o sea la

determinación técnica de lo que el trabajador debe hacer, y la
especificación del puesto, o sea la enunciación precisa de lo que el
trabajador requiere para desempeñarlo con eficiencia.
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En la descripción se distingue:

1) El encabezado o identificación, que contiene: a) el título; b) la

ubicación; c) el instrumental; d) la jerarquía: de quien depende, a
quiénes manda; contactos permanentes internos y externos.

2) La descripción genérica, que es una definición lo más breve y

precisa que sea posible

3) La descripción específica, donde se detalla cada operación, con

estimación aproximada del tiempo que requiere. Estas operaciones
se clasifican en: permanentes, periódicas y eventuales.

En la especificación se ponen los requisitos que deben llenar quien

ocupe el puesto, concentrados en cuatro grandes factores: habilidad,
esfuerzo, responsabilidad y condiciones de trabajo. Estos se
subdividen en otros más específicos, tales como bienes, equipo o
trámites, medio ambiente y riesgos.

6. TRABAJO COLABORATIVO

Con toda la información anterior por CEAP deben:

1. Realizar en grupo la lectura de la guía

2. Responder en grupo las siguientes preguntas
2.1 Cuales son las principales técnicas y herramientas
organizacionales mencionadas en la
guía. Elabore un concepto personal de cada una de ellas
2.2 En sus propias palabras defina el concepto de Manuales de la
organización y mencione
cinco (5) tipos de ellos
2.3 Establezca un concepto propio sobre los diagrama de
procedimiento o de flujo. Mencione
tres (3) tipos de ellos
2.4 Defina con sus propias palabras que son los organigramas.
Establezca la diferencia entre
Organigramas estructurales, funcionales, generales y
departamentales.
3. Elaborar un cuadro sinóptico en primera instancia individual y
luego grupal que sintetice todo
el contenido de la lectura anterior.