MANUAL DE FUNCIONES, ROLES Y DOC_SIG_02

Fecha de aprobación.
RESPONABILIDAD Versión. 00

1. IDENTIFICACION DEL CARGO

Nombre del cargo Gerente
Categoría Gerencial

2. OBJETIVO DEL CARGO

Coordinar todos los recursos de Acerdi Soluciones Inteligentes SAS, para la planificación,
organización, dirección y control de los procedimientos y la mejora continua de los mismos,
para el direccionamiento organizacional hacia las políticas, objetivos y reglamentos que se
establecen.

3. FUNCIONES
> Administración de ingresos y costos
> Verificación de mercado, ventas, finanzas y recursos humanos
> Vigilancia de las operaciones
> Liderar y coordinar la planeación del sistema integrado de gestión
> Organización, dirección y control
> Fijación de políticas, objetivos, metas y reglamentos
> Motivación al personal para la realización de sus labores
> Coordinación de los esfuerzos individuales hacia el logro de los objetivos comunes en la
organización
> Tratamiento de conflictos
> Monitoreo de actividades
> Análisis de los resultados obtenidos en auditorias y comparación con las metas propuestas
> Dirigir la interacción empresarial con su entorno
> Controlar y evaluar aptitudes y actitudes

4. ROL Y RESPONSABILIDAD
> Planificar de manera reflexiva y sistemática
> Decisiones en un sistema formal de información
> Actúa basándose en métodos técnicos y procedimientos
> Interacción con otros miembros de la organización; superiores, subordinados, iguales,
personal externo
> Autoridad para contratar, adiestrar, motivar y retroalimentar a los trabajadores
> Monitoreo, distribución y envió de información
> Iniciativas de cambio y adaptación de las condiciones que se presentan en el entorno
> Manejo de alteraciones imprevisibles que generan alta presión en la organización;
conflictos internos, desastres, accidentes, entre otros.
> Asignación de recursos físicos, económicos, tecnológicos y humanos para ejecutar las
actividades del sistema integrado de gestión
5. AUTONOMIA Y TOMA DE DESICIONES
> Genera iniciativas para adaptar la organización o unidad que dirige a las cambiantes
condiciones del entorno. Por lo general, los proyectos que gerencia son varios y
normalmente se encuentran en distintas etapas de desarrollo.
> Asigna recursos de distinta naturaleza al interior de la organización o unidad. Quizás el
recurso más importante sea su propio tiempo. Este papel también tiene que ver con la
autorización de decisiones de otros y con la necesidad de garantizar la coherencia de tales
decisiones con la estrategia general de la unidad organizativa que dirige.
> Atiende y negocia situaciones de competencia o conflicto, tanto internamente (en el seno
de la organización o la unidad que dirige) como con entes externos a su unidad
organizativa.

6. EDUCACION
Profesional
Definición. Sin definir
Profesión. sin definir Formación Especial. sin definir

7. COMPETENCIAS DE GESTIÓN
Motivación y aspiración
Liderazgo
Relaciones Interpersonales
Potencia intelectual para el manejo de problemas

8. COMPETENCIAS
> Pensamiento critico
> Comunicación
> Creatividad
> Autocontrol
> Iniciativa
> Intuición
> Capacidad de planificar
> Capacidad de negociación
> Trabajo en equipo
> Liderazgo

9. APROBACION
Nombre
Cargo

10. GESTION DE CAMBIO

Fecha de Elaboración 28 de Junio 2019
Fecha de Aprobación
Versión 0
 DOC_SIG_02
MANUAL DE FUNCIONES, Fecha de aprobación.
ROLES Y RESPONABILIDAD Versión. 00

1. IDENTIFICACION DEL CARGO

Nombre del cargo Coordinador de Sistemas Integrados de Gestión
Categoría Administrativa

2. OBJETIVO DEL CARGO

Velar por los procedimientos y registros del sistema integrado de gestión, que sean
cumplidos a cabalidad por cada responsable del proceso

3. FUNCIONES
> Seguimiento detallado de los procesos realizados, para el SIG
> Divulgar política, objetivos de calidad, visión, misión, valores. (manual integrado de
gestión) y comunicar otros temas relativos al SIG (Matriz de comunicación)
> Realizar o ajustar e implementar el programa de auditorías internas, manual integrado de
gestión, procedimientos, entre otros documentos del proceso de Mejora Continua, Talento
Humano y HSE. Y demás que estén dentro de su responsabilidad como de manera explicita
> Identificar e implementar acciones correctivas, preventivas y de mejora y lograr que el
personal las
identifique, trate y ejecute los planes de acción de las misma
> Determinación los requisitos del cliente y revisión de los requisitos relacionados con la
prestación del servicio
> Realizar seguimiento a los procesos, productos y al SIG en general a través de los
métodos de seguimiento y medición
> Realizar la planeación de actividades del SIG y el presupuesto HSE y el del SIG
> Asegurar la disponibilidad de los documentos en los puntos de uso, legibles e
identificables
> Garantizar la trazabilidad de los cambios en los documentos internos del SIG
> Valorar el riesgo HSE por medio del panorama de factores de riesgo y la Matriz de
impacto ambiental o las herramientas vigentes
> Coordinar y supervisar actividades con trabajo en alturas, sólo si cumple con los
requisitos de ley
> Las que le sean asignadas por la Dirección por medio de Actas de Reunión, actas de
sincronización de trabajo o comunicados escritos formales e informales
> Elaborar la Matriz de EPPs para la oficina y por actividades
> Identificar los requisitos legales aplicables a la organización y evaluar el cumplimiento
de los mismos de los procesos HSE, TALENTO HUMANO y MEJORA CONTINUA
> Asiste en el desarrollo de los programas y actividades del área
> Identificar necesidades de capacitación del personal e implementar programa de
formación y capacitación de personal de la empresa
> Participa en el estudio y análisis de nuevos procedimientos y métodos de trabajo
> Diligencia en los formatos los reportes de quejas y reclamos no conformidades, también
realiza las actas de calidad, reportes, de los indicadores
> Redacta y transcribe correspondencia y documentos diversos
> Recopila, clasifica y analiza información para los planes y programas
> Coordina y hace seguimiento a las acciones administrativas emanadas por el área
> Gestión documental
> Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía
> Elabora informes periódicos de las actividades realizadas y enviarlos por medio de
correos electrónicos a la gerencia
> Atiende y prepara las auditorías realizadas por clientes y entidades regulatorias, entrega
> Identificar necesidades de capacitación del personal e implementar programa de
formación y capacitación de personal de la empresa
> Participa en el estudio y análisis de nuevos procedimientos y métodos de trabajo
> Diligencia en los formatos los reportes de quejas y reclamos no conformidades, también
realiza las actas de calidad, reportes, de los indicadores
> Redacta y transcribe correspondencia y documentos diversos
> Recopila, clasifica y analiza información para los planes y programas
> Coordina y hace seguimiento a las acciones administrativas emanadas por el área
> Gestión documental
> Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía
> Elabora informes periódicos de las actividades realizadas y enviarlos por medio de
correos electrónicos a la gerencia
> Atiende y prepara las auditorías realizadas por clientes y entidades regulatorias, entrega
informes y difunde a las partes interesadas
> Toma acciones con base en los resultados obtenidos en las auditorias por parte de los
clientes y entes reguladores
> Responsable moderar y articular con los trabajadores, la identificación de riesgos y
peligros a los que se estarán expuestos los empleados, así como los impactos ambientales
del ejercicio de la organización.
> Verificar los cambios en los requisitos legales aplicables a la organización, socializando
la información.
> Verifica el entendimiento de las políticas del SIG
> Recepciona y ordena la información para la revisión gerencial.
> Aplica los planes de acción y realiza seguimientos
> Verifica el cumplimiento de las responsabilidades de cada uno de los procesos del SIG
> Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos
por la organización
> Las demás funciones que le asigne su superior inmediato, de acuerdo a la naturaleza de
su cargo

4. ROL Y RESPONSABILIDAD
> Gestionar la implementación, permanencia y mejora continua del sistema integrado de
gestión bajo las directrices y según los recursos que disponga la alta dirección
> Informar a la alta dirección sobre el desempeño del sistema integrado de gestión y de
cualquier necesidad de mejora
> Orientar a todos los colaboradores de la organización en todos los temas relacionados
con el sistema integrado de gestión
> Coordinar el correcto funcionamiento de los procesos Mejora Continua, Talento Humano
y HSE y efectuar seguimiento, y ejercer las responsabilidades que están estipuladas en los
procedimientos de estos procesos
> Identificar los peligrosos existentes en los procesos y proyectos de la empresa respecto a
las personas, el medio ambiente y la comunidad, valorar el nivel de riesgo de los mismos,
determinar controles para mitigar los posibles efectos e implementarlos para garantizar
cero accidentes y afectación ambiental y a la comunidad
> Diseñar y velar por el Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo acorde a las
necesidades de la organización y la normatividad legal Colombiana
> Velar por la aplicación de los controles definidos en HSEQ tanto en oficina como en las
actividades
> Gestionar y motivar a la investigación de los incidentes presentados al Copasst
> Reportar a la ARL los accidentes laborales y hacer seguimiento al caso
> Aplicar los programas HSE de acuerdo a los tipos de riesgo encontrados en las áreas
donde opera la empresa
> Lograr la formalización de los contratos dentro de los cronogramas establecidos por los
clientes
actividades
> Gestionar y motivar a la investigación de los incidentes presentados al Copasst
> Reportar a la ARL los accidentes laborales y hacer seguimiento al caso
> Aplicar los programas HSE de acuerdo a los tipos de riesgo encontrados en las áreas
donde opera la empresa
> Lograr la formalización de los contratos dentro de los cronogramas establecidos por los
clientes

5. AUTONOMIA Y TOMA DE DESICIONES

> El coordinador SIG tiene la autoridad para exigir, a todos los miembros de la
organización, las responsabilidades directas y delegadas sobre la documentación,
implementación, mantenimiento y mejora del sistema integrado de gestión.

6. EDUCACION
Sin definir
Definición. Sin definir
Profesión. sin definir Formación Especial. sin definir

7. COMPETENCIAS DE GESTIÓN
Motivación y aspiración
Liderazgo
Relaciones Interpersonales
Potencia intelectual para el manejo de problemas

8. COMPETENCIAS
> Altas cualidades éticas y morales
> Imparcialidad honestidad y discreción de excelencia
> Actitud abierta con capacidad de considerar puntos de vista alternativos
> Alta capacidad de observación de entornos físicos y las actividades en ellos
desarrolladas.
> Capacidad de actuar ante situaciones difíciles, autocontrol.
> Persistencia en la búsqueda de objetivos.
> Habilidad comunicativa
> Disciplina, compromiso
> Capacidad numérica

9. APROBACION
Nombre
Cargo

10. GESTION DE CAMBIO

Fecha de Elaboración 3 de julio 2019
Fecha de Aprobación
Versión 0
 DOC_SIG_02
MANUAL DE FUNCIONES, Fecha de aprobación.
ROLES Y RESPONABILIDAD Versión. 00

1. IDENTIFICACION DEL CARGO

Nombre del cargo Asistente Administrativo
Categoría Administración

2. OBJETIVO DEL CARGO

Realizar las actividades administrativas de servicio al cliente, compra y venta, control y

elaboración de correspondencia. Dirigir y registrar las transacciones contables de las
operaciones, elaborar nomina y liquidación de la seguridad social.

3. FUNCIONES
> Gestionar todas las llamadas, correos electrónicos y correspondencia tanto entrantes
como salientes; Monitorear, responder y reenviar correos entrantes de manera constante,
coordinar los servicios de mensajería y Courier, recibir, filtrar y distribuir la
correspondencia entre los miembros del personal, localizar y restituir las propuestas de los
clientes (diseños y reportes).
> Redactar, archivar y revisar documentos, tales como recibos, reportes, memos, hojas de
cálculos y otros documentos administrativos.
> Archivar y organizar documentos, tanto físicos como digitales, incluyendo correos
electrónicos, recibos, reportes y otros documentos administrativos.
> Coordinar y agendar reuniones de negocios, entrevistas, citas, eventos corporativos y
otras actividades afines
> Interactuar con clientes y terceros, gestionar sus archivos y resolver sus reclamos o
encargarse de sus requerimientos de manera eficaz
> Encargarse de la coordinación general de la oficina y resolver cualquier problema o
requerimiento administrativo
> Participar en la identificación de los riesgos de su área de trabajo y en la generación de
acciones de mejora para su prevención
> Elaborar nomina y liquidación de la seguridad social
> Realizar la facturación y recolección de cartera

4. ROL Y RESPONSABILIDAD
> Monitorear, responder y reenviar correos entrantes de manera constante.
> Recibir, filtrar y distribuir la correspondencia entre los miembros del personal.
> Escanear documentos físicos para respaldarlos de forma digital.
> Programar a los Técnicos Operarios a las actividades de Instalación de internet y soportes
técnicos que van a realizar
> Supervisar el progreso de las actividades operativas e informar a los distintos niveles los
percances que se lleguen a presentar
> Informar al encargado de la seguridad y salud en el trabajo sobre las condiciones sub -
estándar que pueden presentarse
> Brindar asistencia registrando información y realizando el mantenimiento de la base de
datos
> Generar el orden del día para las reuniones con el objetivo de que se lleven a cabo de
manera eficiente
> Llevar a cabo seguimientos y mantener buenas relaciones con los clientes.
> Solicitar y acordar la reparación y mantenimiento de los equipos de oficina
> Solicitar nuevos suministros y hacerse cargo del inventario, reemplazando materiales y
percances que se lleguen a presentar
> Informar al encargado de la seguridad y salud en el trabajo sobre las condiciones sub -
estándar que pueden presentarse
> Brindar asistencia registrando información y realizando el mantenimiento de la base de
datos
> Generar el orden del día para las reuniones con el objetivo de que se lleven a cabo de
manera eficiente
> Llevar a cabo seguimientos y mantener buenas relaciones con los clientes.
> Solicitar y acordar la reparación y mantenimiento de los equipos de oficina
> Solicitar nuevos suministros y hacerse cargo del inventario, reemplazando materiales y
equipos cuando sea necesario

5. AUTONOMIA Y TOMA DE DESICIONES

Sin definir

6. EDUCACION
SIN DEFINIR
Definición. Sin definir
Profesión. sin definir Formación Especial. sin definir

7. COMPETENCIAS DE GESTIÓN
Motivación y aspiración
Liderazgo
Relaciones Interpersonales
Potencia intelectual para el manejo de problemas

8. COMPETENCIAS
> Excelentes habilidades de comunicación, vocación de servicio, orientación al cliente y
proactividad
> Organizado y capaz de manejar su tiempo efectivamente
> Capacidad analítica y habilidad para resolver conflictos
> Honesto, discreto y con altos niveles de integridad
> Motivado, decidido, responsable y capaz de adaptarse a diferentes situaciones
> Gestión de tiempo
> Capacidad de planificar
> Capacidad de negociación
> Metódico
> Preciso

9. APROBACION
Nombre
Cargo

10. GESTION DE CAMBIO

Fecha de Elaboración 29 de Junio 2019
Fecha de Aprobación
Versión 0
 DOC_SIG_02
MANUAL DE FUNCIONES, ROLES Y Fecha de aprobación.
RESPONABILIDAD Versión. 00

1. IDENTIFICACION DEL CARGO

Nombre del cargo Técnico en Redes
Categoría Operativo

2. OBJETIVO DEL CARGO

Realizar los servicios operativos a los clientes y brindarle una información clara y eficiente,
siguiendo todos los procedimientos que la empresa a establecido

3. FUNCIONES
> Planear, implementar, administrar y mantener redes locales (LAN) y WAN, seleccionando y
configurando el equipamiento necesario de acuerdo a estándares.
> Planear e implementar el cableado eléctrico y de datos para una red de comunicaciones de
acuerdo a las normas técnicas.
> Identificar fallas para dar posibles soluciones en los sistemas de cableado en una red.
> Instalar y configurar dispositivos de interconexión de redes
> Instalar y configurar sistemas operativos de red y servidores
> Aplica sus conocimientos y métodos para la resolución de problemas y desarrollo de
soluciones complejas
> Mantenimiento de las torres de red de telecomunicaciones
> Orden y aseo de las áreas
> Diligenciar los registros de control de las actividades que se realizan

4. ROL Y RESPONSABILIDAD
> Fuertes habilidades técnicas y conocimientos
> La capacidad de resolver problemas mediante un enfoque lógico y metódico
> Paciencia a la hora de detectar una avería y buscar la mejor forma de hacer las reparaciones
> Prestar atención a los detalles
> Conocimientos sobre cuestiones de salud y seguridad
> Destreza manual para controlar y ajustar las herramientas manuales y usar cintas métricas, y
para conectar los alambres y piezas pequeñas
> Buenas habilidades informáticas
> Estar dispuesto a aprender y desarrollar nuevos conocimientos, así como estar al día con los
avances en sistemas de telefonía y tecnología satelital
> Buenas habilidades numéricas, para hacer cálculos y mediciones
> Estar en forma física para levantar y transportar peso
> Ser capaz de trabajar en lugares elevados o subterráneos
> Trabajar bien en equipo
> Buenas habilidades de comunicación para explicar las averías a los clientes, así como tener
un comportamiento tranquilo y profesional
> Ser capaz de trabajar en lugares elevados o subterráneos
> Trabajar bien en equipo
> Buenas habilidades de comunicación para explicar las averías a los clientes, así como tener
un comportamiento tranquilo y profesional

5. AUTONOMIA Y TOMA DE DESICIONES

Capacidad de trabajar de forma rápida y fiable sin supervisión

6. EDUCACION
SIN DEFINIR
Definición. Sin definir
Profesión. sin definir Formación Especial. sin definir

7. COMPETENCIAS DE GESTIÓN

Motivación y aspiración
Liderazgo
Relaciones Interpersonales
Potencia intelectual para el manejo de problemas

8. COMPETENCIAS
> Capacidad para trabajar en equipo
> Capaz de trabajar en alturas
> En forma físicamente
> Habilidad para los números
> Habilidad para resolver problemas
> Habilidades comunicativas
> Habilidades informáticas
> Habilidades prácticas
> Instala cableado para redes de computadoras
> Instala, prueba y repara tecnología de telecomunicaciones
> Lleva equipamiento al taller para proceder a su verificación
> Metódico
> Paciente
> Permiso de conducir completo
> Posee aptitudes técnicas.
> Presta una atención especial a la normativa en seguridad y salud.
> Realiza mejoras en la tecnología de telecomunicaciones existente
> Tiende y conecta cables
> Trabaja en equipo

9. APROBACION
Nombre
Cargo
10. GESTION DE CAMBIO
Fecha de Elaboración 29 de Junio 2019
Fecha de Aprobación
Versión 0