CODIFICACION

El código es una clave que se puede integrar de números o números y letras, que
posibilitará la relación de las dependencias y los documentos entre sí.

CÓDIGO: Sistema convencional que identifica el departamento, el área o la sección que

produce el documento con sus respectivas series. Este responde al sistema de
clasificación documental establecido en la entidad. Hace referencia a la identificación
numérica, alfabética, alfanumérica y otros, de la dependencia en la organización, seguida
de la serie documental, en caso de que exista.

No hay una estandarización de cómo se debe codificar un organigrama para unas TRD, lo
más importante es que utilicemos una nemotecnia que permita que se recuerde e
identifique rápida y claramente una sección, serie y/o subserie.

ORGANIGRAMAS

Son la representación gráfica de la organización interna de una entidad, de acuerdo a la

estructura jerárquica de las dependencias u oficinas que la conforman, según las
funciones que les han sido asignadas.

Como quiera que el organigrama es el reflejo de la entidad productora de documentos,

debe ser también la base fundamental para la organización de cada archivo.

Los organigramas representan las dependencias, divisiones administrativas u oficinas

cuya producción documental conforma agrupaciones documentales. Mini/Manual N.1
Organización de Documentos de Archivos.

Un organigrama es la representación gráfica de la estructura de una empresa o cualquier otra

organización, incluyen las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que
las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones jerárquicas y competenciales de vigor.

El organigrama es un modelo abstracto y sistemático que permite obtener una idea uniforme y
sintética de la estructura formal de una organización:

 Desempeña un papel informativo.

 Presenta todos los elementos de autoridad, los niveles de jerarquía y la relación entre
ellos.
En el organigrama no se tiene que encontrar toda la información para conocer cómo es la
estructura total de la empresa.
 ASESORÍA CONTROL
INTERNO
DESPACHO DEL OFICINA ASESORA DE
ALCALDE PLANEACIÓN
ASESORÍA
JURÍDICA

SECRETARÍA PARA EL
SECRETARÍA DE SECRETARÍA DE SECRETARÍA DE DESARROLLO SOCIAL,
GOBIERNO INFRAESTRUCTURA HACIENDA ECONÓMICO Y
AMBIENTAL

OFICINA DE
OFICINA DE
DESARROLLO
CONTRATACIÓN
ECONÓMICO

OFICINA DE
INSPECCIÓN DE
JUVENTUD, DEPORTES
POLICÍA
Y RECREACIÓN

COMISARÍA DE OFICINA DE CULTURA

FAMILIA AMBIENTE Y TURISMO
 ASESORÍA CONTROL
INTERNO
101 DESPACHO DEL OFICINA ASESORA DE
ALCALDE PLANEACIÓN
ASESORÍA 100 103
JURÍDICA
102

SECRETARÍA DE SECRETARÍA DE SECRETARÍA DE SECRETARÍA PARA EL

DESARROLLO SOCIAL,
GOBIERNO INFRAESTRUCTURA HACIENDA ECONÓMICO Y AMBIENTAL
110 120 130 140

OFICINA DE OFICINA DE DESARROLLO

CONTRATACIÓN ECONÓMICO
111 141

INSPECCIÓN DE OFICINA DE JUVENTUD,

POLICÍA DEPORTES Y
RECREACIÓN
112 142

COMISARÍA DE OFICINA DE CULTURA

FAMILIA AMBIENTE Y TURISMO
113 143
A continuación encontrarán dos organigramas que deben codificar

EJERCICIO 1.

Estructura de Emtelco S.A. - Propuesta

PRESIDENCIA

GERENCIA
SECRETARIA GENERAL
GESTION HUMANA

GERENCIA DIRECCIÓN
FINANCIERA CONTROL CORPORATIVO

GERENCIA
ADMINISTRATIVA

VICEPRESIDENCIA VICEPRESIDENCIA VICEPRESIDENCIA

DE VICEPRESIDENCIA DE DE
MERCADEO Y COMERCIAL TECNOLOGIA Y ASEGURAMIENTO DEL
ESTRATEGIA OPERACIONES SERVICIO
EJERCICIO 2
3. Ejercicio:
Realizar un cuadro identificando la jerarquía del organigrama

ORGANIGRAMA – MIGAS S.AS

ASAMBLEA GENERAL DE
ACCIONISTAS

JUNTA DIRECTIVA

300-GERENCIA GENERAL

310. PLANEACION 320. SECRETARIA

GENERAL Y ASESORIA
JURIDICA

330. OFICINA DE 340. OFICINA DE CONTROL

SISTEMAS Y MÉTODOS INTERNO

350- GERENCIA 360 GERENCIA 370 GERENCIA DE

ADMINISTRATIVA Y COMERCIAL DISTRIBUCION
FINANCIERA

351-GRUPO DE
CONTABILIDAD

352-.GRUPO DE 361 TRANSACIONES 362 SERVICIO 371. INGENIERÍA 372. 373. MANTENIMIENTO
SERVICIOS Y MERCADEO AL CLIENTE OPERACIÓN Y EXPANSIÓN
ADMINISTRATIVO Y GESTIÓN

353-GRUPO DE
RECURSOS
HUMANOS

354-GRUPO DE
TESORERÍA Y
PRESUPUESTO

355-. GRUPO DE
ALMACÉN