MÓDULO V: LA HOJA DE CÁLCULO MICROSOFT EXCEL

• INTRODUCCIÓN
• Estructura de la hoja de cálculo

A B C
1
2
3

FILA COLUMNAS CELDA B2: aquí observamos resultados a partir de datos

Para seleccionar celdas:

• Clic en la celda que quiero seleccionar

• Si quiero seleccionar más de una celda, hago clic en una de ellas y arrastro el ratón
• Para seleccionar celdas no consecutivas selecciono el conjunto de celdas, aprieto la tecla CONTROL
del teclado y marco las otras celdas, filas o columnas que deseo seleccionar
• Selecciono los datos + copiar + pegar, en otra parte de la hoja de cálculo (basta con hacer clic en una
celda
• Haciendo clic en la esquina inferior derecha y arrastrando tb consigo que se copien los daros
• Poniéndonos sobre los bordes de una celda nos sale una flecha blanca, arrastramos, y los datos se
mueven de un sitio a otro
• Tipos de datos
• Formato de la hoja de cálculo. Incrustar objetos

Selección de columnas y filas

♦ Presionamos en la parte superior o en la izquierda de la fila

♦ Si presionamos en cuadro que hay en la parte superior de la izquierda se nos marca toda la
hoja de cálculo
Variación de tamaño

♦ Doble clic sobre la línea de una columna para que se tamaño se ajuste al texto escrito
♦ Si movemos las flechas que tenemos entre dos columnas, al poner el ratón variamos el
tamaño de las columnas
♦ Si la columna es tan pequeña que no caben todos los dígitos, Excel nos muestra #, para
indicarnos hay números ocultos
• FÓRMULAS Y FUNCIONES
• Utilización de nombres

Las funciones son procedimientos de cálculo más complejos

Diferentes funciones:

♦ + => sumar
♦ − => restar
♦ * => multiplicar
♦ / => dividir
♦ ^ => potencia

1
 ♦ () => paréntesis
♦ SUMA
♦ SENO
♦ PROMEDIO
♦ VARIANZA
♦ Y muchos más
Toda formula ha de llevar un = delante:

Para no escribirlo todo hago clic sobre la celda que quiero sumar, restar...

Si cambio el resultado de alguna de las celdas de la fórmula, se modifica el resultado

automáticamente

• Referencias relativas/ absolutas/ mixtas

Referencias relativas: cuando copiamos una fórmula, lo que se copia es el proceso que hace el
ordenador para llegar de las celda seleccionada a aquella en la que queremos copiar la fórmula.

$ : lo ponemos delante del número o letra que no queremos que cambie, así, cuando copiamos la
fórmula que contiene este símbolo, la letra o número no cambiará

Referencia mixta: H4*100/H$9, que al copiarla nos quedará como H5*100/H$9

♦ Otro ejemplo: $H9

Referencia absoluta: lo utilizamos cuando copio en vertical y horizontal

♦ $H$9
♦ Vínculos
♦ Operaciones y funciones básicas

Podemos insertar funciones de dos maneras:

◊
◊ Se inserta la función o se hace clic en la tecla , que está en la barra de herramientas
◊ ¿Qué función hay que utilizar?

seleccionamos la función que queremos

◊ Se nos abre una ventana en la que tenemos que seleccionar los parámetros
Si cambias un valor de los de la tabla... en todos los cálculos se cambian los resultados
automáticamente

♦ Funciones avanzadas

Máximo: MAX en la opción de las funciones

Promedio: para calcular el promedio de una serie de valores

Contar: cuenta solo los números

Contara: cuenta todo lo que hay en las celdas seleccionadas

2
 Contar.si: cuenta con condiciones

>=: superior o igual a

<=: inferior o igual a

<>: no igual a

Si

♦ FORMATO DE CELDAS

Formato + Celdas +

◊ Tramas
◊ Bordes
◊ Fuentes: tipo de letra, estilo, tamaño, color de la letra...
◊ Alineación: derecha, izquierda, centrada...
◊ Número:
◊ Número: no decimales fijos, entre los que podemos elegir el color de los número
positivos o negativos
♦ H3*100/H$8
◊ Moneda
◊ Fecha
♦ mm=> 12
♦ mmm=> dec
♦ mmmm=> diciembre
♦ aa=> 02
♦ aaaa=> 2002
♦ d=> 9
♦ dd=> 09
◊ Porcentaje
♦ H3/H$8 => si le damos a esta opción nos saldrá directamente
el porcentage
◊ Personalizada
♦ Escribimos en la barra, por ejemplo: Palma, d de mmmm de
aaaa => y nos queda así: Palma, 1 de enero de 2002
♦ Ahora queremos poner los números en euros:
♦ 0=> nos indica que queremos que aparezca 0 cuando se
encuentre en un conjunto de números
♦ #=> si utilizamos este símbolo quiere decir que no queremos
que aparezca un 0 cuando éste aparezca en la posición en la
que colocamos este símbolo
♦ tenemos el número 1551'08=> escribimos: #.##0,0#, ya que
les 0 a la izquierda no tienen sentido
♦ Para poner el número de una cuenta corriente escribimos:
00000000−00
Formato + celdas + alineación + combinar celdas => se nos eliminan las barras que separan
las celadas... aquí tb podemos cambiar la orientación del texto dentro de las celdas

Formato + celdas + alineación + ajustar texto => hacemos que el texto que hemos escrito y
que es superior al tamaño de la celda, se adapte a la celda y se incluya todo en una

3
♦ GRÁFICOS
♦ Creación de un gráfico en una hoja de cálculo. Tipos de gráficos

Marcamos las columnas que queremos representar y a continuación: Insertar + Gráfico,

entonces vamos seleccionando las características del gráfico

Asistente para gráficos => Paso 4 de 4 => lo podemos mantener en la misma hoja de cálculo
o ponerlo en una nueva

¿Cómo eliminar cualquiera de los elementos del gráfico? => botón derecho del ratón y nos
salen una serie de acciones, de las que nosotros elegimos Opciones de gráfico

Para modificar el gráfico =>

◊ Clic en la representación => muevo el ratón y se nos separa

◊ Otro clic y puedo mover uno a uno las porciones en un gráfico circular
◊ Puedo cambiar los colores de las porciones o de los elementos del gráfico
◊ Nos sale un cuadrado alrededor del círculo, si se trata de un gráfico circular:
◊ Hacemos clic aquí y movemos la circunferencia
◊ Si hacemos clic en los bordes modificamos el
tamaño
TIPOS DE GRÁFICOS:

Columnas

Barras son los más importantes

Circular

Lineal => muestra evoluciones de datos en el espacio y el tiempo

XY dispersión

Radial se utilizan en estadística

Burbujas

♦ Creación de un gráfico independiente

♦ Edición de un gráfico
♦ IMPORTACIÓN/ EXPORTACIÓN DE DATOS A/ DESDE UNA HOJA DE
CÁLCULO
♦ Formatos de ficheros
♦ Importación
♦ Exportación
♦ UTILIDADES DE TRATAMIENTO DE DATOS

Edición + Rellenar + Series + Lineal => para hacer progresiones aritméticas

Edición + Rellenar + Series + Geométrica => para hacer progresiones geométricas

Edición + Rellenar + Series + Cronológica

4
Marcamos una serie de celdas para tener un limite fijado en el que se incluirán las series, sean
del tipo que sean

Cuando copiamos arrastrando, y apretamos en la esquina derecha inferior, nos sale una serie
si apretamos la tecla de control antes de soltar el botón del ratón

Si copiamos los dos primeros valores no hace falta apretar control para que se continue la
serie, ya que basta con copiar arrastrando

Si copiamos por arrastre un día de la semana se nos van copiando los sucesivos días, y lo
mismo ocurre con los meses

Si queremos que se trate de una hora lo que vaya en progresión, hacemos lo mismo, por lo
que aumenta de hora en hora

Apretando la tecla de control no nos cambian los valores, ya sean días, meses, horas...

Herramientas + Opciones + Listas personalizadas => añadimos una nueva lista con lo que
queremos que se cree una nueva serie

Si marcas todas las columnas y modificas el tamaño de una de ellas se modifican todas las
columnas

Prueba lógica => compara un valor con otro valor

+++

◊ SI => discrimina entre dos posibilidades

◊ Ordenación

Se pueden tener hasta 3 criterios

Lista de encabezamiento => si hay títulos

Clic en cualquier celda que contenga datos

Datos + ordenar => y seleccionamos como queremos el orden

Si eliminamos la fila de los títulos hacemos lo mismo, pero entonces ordenamos con:
Columna A; Columna B....

◊ Filtros

Pueden ser de dos tipos:

⋅ Autofiltros => permiten hacer operaciones sencilla

◊ Clic en el conjunto de datos
◊ Datos + filtro + autofiltro
◊ Salen unas flechas en los títulos => tienen diferentes opciones
◊ Elegimos que es lo que queremos ver o no ver
⋅ Podemos personalizar el autofiltro: es mayor o igual a... / es igual a... o es
igual a...

5
⋅ Filtros avanzados
⋅ Sumar. si

Se suma lo que le digamos correspondiendo a la condición

Rango: donde encontramos los datos

Rango suma: columna en la que encontramos los datos que queremos sumar

Criterio: lo que queremos que sume... es la condición

⋅ Subtotales

Permite hacer agrupaciones

• Ordenación => clic + datos + ordenar

• Datos + Subtotales
⋅ LIBRO DE CÁLCULO
⋅ Añadir nuevas hojas

Insertar + hoja de cálculo

Para pasar de una a otra hasta hacer clic en la solapa de abajo

⋅ Eliminar

Edición + Eliminar => siempre puestos en la hoja que queremos eliminar

⋅ Cambiar nombre

Si queremos cambiar de sitio las hojas => hacemos clic abajo, donde pone
hoja 1, y arrastramos al lugar en el que queremos que se quede

Para cambiar el nombre => doble clic en el nombre antiguo, y escribimos el

nombre nuevo

⋅ Aritmética 3D

Trabajando con distintas hojas hemos de tener la misma estructura

Para hacer operaciones con los datos en las diferentes hojas:

• Hago clic en cada una de las celdas que quiero que se sume, reste,
etc.
⋅ = enero(hago clic en la hoja de enero) B2+
febrero B2+ marzo B2+INTRO => nunca
volvemos a la hoja en la queremos poner el
resultado, ya que se sumaría lo que hubiera
en la celda, que no suele ser nada
• Utilizo las funciones
⋅ fx + marcamos el primer número + + clic en
la última de las hojas => así se nos marcan

6
 todas las celdas de las distintas hojas que
tenemos y que queremos sumar, restar... etc
BUSCARV => busca un valor dentro de una matriz y lo pone donde nosotros
le digamos

A B C D E
1 ALUMNO GRUPO AULA NOTAS PROMEDIO
2 A 1 X X
3 B 3 X X
4 C 2 X X
5 D 3 X X
6
7 GRUPO AULA
8 1 17
9 2 15
10 3 12
COLUMNA
11
2

MATRIZ BUSCAR lo que buscamos se pone a la derecha. Esto no hay que

escribirlo

• => Búsqueda y referencia + BuscarV

• Nos sale un cuadro como este:

• Si cambiamos los valores de la matriz o de la tabla se cambian tb los

resultados
• Si tenemos intervalos en la Matriz, en ORDENADO hemos de poner
Verdadero, por lo que entonces se nos buscará un valor aproximado
⋅ TABLAS
⋅ Tablas estáticas
⋅ Tablas dinámicas
⋅ Esquemas
⋅ PLANTILLAS
⋅ Ejemplos predefinidos
⋅ Creación de plantillas

=B3+B4*B5/B6^2

= nombre f (parámetro)

fx

Funciones

Categoría

SI

Celda

7
 Celda

< / > / = / >= / <= / <>

EJEMPLO: queremos ver las asignaturas de 1º con nota <5, junto con
las asignaturas de 2º

⋅ En cualquier punto de la hoja de cálculo escribimos las condiciones que

queremos
⋅ Tenemos que decir qué es el curso y qué es la nota => tiene que estar escrito
igual que los títulos para asegurarse
⋅ Clic en la zona que queremos filtrar
⋅ Datos + filtro + filtro avanzado
⋅ Copiamos la información filtrada a otro lado
⋅ Rango de la lista => lo que queremos filtrar
⋅ Rango de criterios => condiciones
⋅ Copiar a => donde queremos copiar los filtros. Basta con seleccionar una
celda nada más

CURSO NOTA

EJEMPLO: queremos ver las asignaturas de 9 créditos, las suspendidas

de 1º y 2º, y todas las de 3º

CRÉDITOS CURSO NOTA

9
1 <5
2 <5
3

CÓDIGO TIPO CURSO CRÉDITOS NOTA

T
O
T
O
RANGO
RANGO
SUMA
CRITERIO T

Aquí apretamos la tecla de funciones y elegimos Sumar.si

fx

Valor buscado B2
Matriz buscar en B8:C10
Indicador columnas 2
Ordenado falso

8
Grupo que queremos buscar allí donde buscamos el resultado

No podemos copiar lo escrito si no ponemos $, por lo que nos quedaría así:

B$8:C&10