Planillas de Cálculos

Introducción

Ing. Alejandro Luis Maldonado

Introducción a las Planillas de Cálculo ................................................................................................ 3
A. ¿Qué tipo de Programa es Ms-Excel? ..................................................................................... 3
B. ¿Cómo es su Interfaz de Uso? ................................................................................................. 3
C. ¿Qué tipo de datos maneja? ................................................................................................... 4
D. ¿Cómo se eliminan datos? ...................................................................................................... 5
E. ¿Cómo se sobrescriben datos? ............................................................................................... 5
F. ¿Cómo anulamos una operación errónea? ............................................................................. 5
Los Punteros de Excel. ......................................................................................................................... 5
G. ¿Cómo se seleccionan celdas o rango de celdas? ................................................................... 5
H. ¿Cómo movemos o repetimos datos? .................................................................................... 8
Paso a Paso: Planilla de Gastos Semanales. ........................................................................................ 9

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 Introducción a las Planillas de Cálculo
¿Qué tipo de Programa son las Planillas de Cálculo?

Se trata de aplicaciones utilizadas para calcular, analizar y gestionar datos. A través de ellas,
podemos realizar diversas operaciones, desde las más sencillas, como sumar y restar, hasta las
más complejas, por medio de funciones y fórmulas. También permiten elaborar distintos tipos de
gráficos para analizar y comprender el resultado de dichas operaciones.

Proporciona herramientas y funciones eficaces destinadas a analizar, compartir y administrar

datos con facilidad.

A. ¿Cómo es su Interfaz de Uso?

Es básicamente una tabla de doble entrada, en la que podemos introducir, editar y visualizar
datos. Como toda tabla, está formada por filas y columnas. Las columnas se identifican por letras,
mientras que las filas se identifican por números.

La intersección de una fila y una columna, se denomina celda y un conjunto de celdas

seleccionadas, se denomina rango.

Hacemos referencia a una celda por su dirección, o coordenada, compuesta por la letra de la
columna y por el número de la fila a la que pertenece; por ejemplo, la celda B7 corresponde a la
intersección de la columna B y la fila 7.

Columna Columna

Celda D7 Celda D7
Fila
Fila

Ms-Excel Hoja de Cálculo de

Google
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 B. ¿Qué tipo de datos maneja?
En estas celdas es posible ingresar diferentes tipos de datos, como texto, números, fechas o
fórmulas.

Es importante poder diferenciarlos, ya que esto puede presentar inconvenientes a la hora de

cargar datos:

Números: Son todos aquellos datos que se pueden operar matemáticamente. Cuando los
cargamos en la celda, se alinean a la derecha.

Textos: Cualquier dato formado por caracteres alfanuméricos, es decir formado por letras, signos
y números. El programa lo reconocerá automáticamente y lo alineará a la izquierda. Esto puede
variar, si el dato comienza con el signo igual (=) o con el (+) o el (-). El programa interpretará que lo
que sigue es una fórmula.

Fecha y hora: Se utilizan como separadores de fecha la barra (/) y el guión (-). Al ingresar dos o
tres números separados con alguno de estos caracteres, el programa los interpreta como fechas.
En caso de que sea 25-2-13, veremos 25/02/2013.

Además, es necesario que consideremos que una fecha como 15/2/2015 tendrá formato de Fecha
corta, mientras que una fecha como viernes, 15 de febrero de 2015 tendrá formato conocido
como Fecha larga.

Ahora, si ingresamos dos números separados por dos puntos ( : ), los interpretará como hh:mm,
(hora:minuto), y si ingresamos tres números separados por dos puntos ( : ), el programa lo
interpretará como hh:mm:ss (hora:minuto:segundo).

Fórmulas: Siempre que vamos a escribir una fórmula, tenemos que utilizar el operador o signo
igual (=). De esta manera el programa interpretará que lo siguiente que escribiremos es una
formula o una función.

Para realizar operaciones matemáticas con Fórmulas, tenemos tres maneras diferentes:

• Literales o Estáticas: escribimos el número directamente dentro de la fórmula, por

ejemplo =15*14
• Referencia a Valores o Dinámicas: utilizamos los nombres de las celdas, por ejemplo:
=A4*A5, donde A4 y A5 son las direcciones de las celdas que contienen los datos a operar.
• Combinadas: Son aquellas que contienen números y direcciones de celdas, por ejemplo
=A4*5.

El programa considera que la fórmula ha concluido, cuando presionamos la tecla Enter.

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Es de destacar, el hecho que las Planillas de Cálculo nos muestran directamente el resultado de la
fórmula, pero si queremos ver o editar la fórmula con la que estamos trabajando, lo podemos
hacer presionando la tecla F2, o bien desde la Barra de Fórmulas. Esto se denomina Modo
Edición.

Ver video tutorial Nº1

Ejercicio:

a) Ubíquese en la celda A1 y escriba =45*22. Deberá mostrarle como resultado 990.

b) Cargue en la celda B2 el número 45; en B3 el 22; y en B4 realice la suma =B2+B3 (recuerde
que para que aparezca B2, lo puede escribir o bien hacer clic con el mouse sobre la celda
B2. Luego presiona el operador matemático, en este caso el “+” y luego hace lo mismo con
la celda B3); al presionar Enter deberá aparecer 67, que es el resultado. De esta manera,
puede resolver cualquier operación matemática.

C. ¿Cómo se eliminan datos?

Si deseamos eliminar datos de una celda o un rango de celdas, simplemente presionamos la tecla
Supr del teclado.

D. ¿Cómo se sobrescriben datos?

Si queremos reemplazar un dato por otro, no es necesario borrar nada, simplemente escribimos el
nuevo dato, y este reemplaza al anterior.

E. ¿Cómo anulamos una operación errónea?

Utilizamos el comando Deshacer, o su atajo en el teclado: Ctrl + z.

Los Punteros.
Al trabajar con celdas, las Planillas de Cálculo, presentan diferentes tipos de cursores, de acuerdo a
la tarea que pueda realizar:

F. ¿Cómo se seleccionan celdas o rango de celdas?

Empleando el Puntero

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Este puntero, es el estándar de este tipo de programas, y es el que acompaña los movimientos del
mouse por la zona de trabajo. Para seleccionar una celda, simplemente hacemos clic sobre ella, y
para seleccionar un rango de celdas, hacemos clic en la primera celda, y sin soltar, arrastramos
hasta la última celda del rango.

El Rango de Celdas
seleccionado es el
(B4:D10)

Primera celda Última celda

Rangos de celdas especiales:

Toda una columna o toda una fila: hacemos clic sobre el botón de la columna, por ejemplo el B
(para la columna), o el 3 para la Fila. Al posicionarnos sobre la columna, o la fila, veremos como el
puntero del mouse adquiere la forma de flecha chiquita, de color negra, que apunta a la columna
o a la fila, según el caso.

Selección de una Selección de una fila

columna
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Nota: Si necesitamos seleccionar varias celdas, columnas y/o filas que no son adyacentes, vamos
seleccionando, pero mantenemos presionada la tecla Ctrl. De este modo podremos agregar
selección, a lo ya seleccionado.

G. ¿Cómo completar datos? (Controlador de relleno o Botón de

Estirar)
Muchas veces debemos completar una secuencia de datos, o aplicar un mismo calculo reiteradas
veces. Una forma sencilla y eficaz de hacerlo, es a través del controlador de relleno, que es el
pequeño cuadradito negro, que se encuentra en la esquina inferior derecha de la celda activa, o
del rango de celdas seleccionado.

El Puntero tiene forma de Cruz fina y aparece cuando

tocamos el “Botón de Estirar” que está en el vértice
inferior derecho de la Celda Activa.

Al poner el puntero del mouse sobre la esquina, este se transformará en una cruz negra fina,
indicándonos que está en condiciones de desarrollar la tarea.

De esta forma podremos:

a) Generar Series Naturales: Si escribimos un día de la semana, por ejemplo, lunes, y luego
estiramos, nos desarrollará el resto de los días, dependiendo de cuantas celdas abarque al
estirar. Lo mismo sucede con los meses del año, o con datos como Unidad 1, si lo
estiramos, nos desarrollará: Unidad 2 – Unidad 3 – etc. Si el dato cargado es una Fecha, se
completará, teniendo como incremento un día.
b) Repetir Datos: Si el dato cargado en la celda, no pertenece a ninguna serie, por ejemplo
Juan, o un número cualquiera, este se repetirá.
c) Generar Series Numéricas: Bastará con ingresar los dos primeros datos de la serie, por
ejemplo 1 y 2. Luego los seleccionamos las dos celdas que contienen los datos, y estiramos
generando la serie numérica. Podemos comenzar en el número que necesitemos.
Ponemos 40 y 41, seleccionamos, y se desarrolla. Con el mismo criterio, podremos crear

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 distintas series numéricas, por ejemplo la tabla del 4: Cargamos 4, 8, seleccionamos, luego
estiramos y obtenemos la tabla del 4.
d) Estirar Fórmulas: Si lo que está cargado en la celda es una fórmula, al estirar se
completará la formula en todas las celdas que hemos abarcado, de manera relativa, es
decir se armará en cada celda la misma fórmula, pero adaptándose a la columna o fila
correspondiente.

H. ¿Cómo movemos o repetimos datos?

Tenemos todavía, un tercer cursor, que aparece cuando tocamos con el puntero del mouse, el
contorno de una celda o rango de celdas. Este puntero tiene la forma de una flecha de color
blanco, con cuatro flechitas en la punta.

Nos permite mover la celda o rango de celda seleccionado, y si cuando lo estamos desplazando,
presionamos la tecla Ctrl, el dato o grupo de datos se repite.

Ver video tutorial Nº2

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Paso a Paso: Planilla de Gastos
Semanales. (Ver tutorial en Video)
Vamos a realizar una planilla como la siguiente. Vamos a ver paso a paso como debemos realizarla.

1. Abrimos Planilla de Cálculo de Google (o Excel).

2. Nos ubicamos en la celda A2 y escribimos Gastos.
3. Nos movemos a la celda B2 y escribimos Lunes. Luego mediante el uso del Botón de
Estirar, desarrollamos la serie natural Lunes, Martes, etc. Hasta la celda H2.
4. Vamos a la celda I2 y escribimos Total. Presionamos Enter y vamos a la celda A3.
5. Allí comenzamos a cargar los datos correspondientes a los Gastos. Al terminar la carga de
cada dato, presionamos Enter lo que nos lleva a la celda siguiente dentro de la misma
columna. En este momento, la planilla deberá presentar un aspecto como el siguiente:

Podemos observar como los datos de texto, superan el ancho de la columna A, y ocupan el
lugar de la columna B y hasta la C. Esto requiere que modifiquemos el ancho de la
columna A. Para ello, nos posicionamos con el mouse sobre la línea que separa la columna

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 A de la B, y haciendo clic desplazamos hacia la derecha hasta que los datos entren en la
columna. Esto también puede lograrse haciendo doble clic sobre la línea.

6. Al finalizar, en la celda A10 escribimos Total.

Ya tenemos cargados todos los datos de Texto, es decir todos los

títulos que necesitamos para identificar los datos.

7. Ahora nos ubicamos en la celda B3 y comenzamos la carga de los datos numéricos. Aquí
debemos tener en cuenta, que se ingresan sin ningún formato, es decir: si necesitamos
ingresar $ 10.387,00 vamos a ingresar 10387 sin el signo $, sin punto (separador de miles)
y sin decimales. Veremos más adelante, como estas características se agregan desde los
formatos. Al finalizar la carga de datos, el aspecto de la planilla, será el siguiente:
8.

9. Luego vamos a sumar los datos. Esto lo vamos a hacer con la función Autosuma.

¡¡Aquí!!

Hoja de Cálculo de
Ms-Excel
Google

Nos posicionamos en la celda B10 y hacemos clic en la función Autosuma.

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En la celda va a aparecer lo siguiente: =suma(…), ya que la función Autosuma queda esperando
que le indiquemos cuales son los datos que queremos sumar.

Seleccionamos y confirmamos con Enter.

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10. Ahora tenemos que sumar todas las columnas, y luego todas las filas. Para ello hacemos
uso de la virtud del botón de estirar con respecto a las fórmulas. Tomamos la fórmula y
estiramos hasta la celda I10.

11. Hacemos lo mismo con los totales de la fila I.

12. Y luego estiramos hacia la última celda I9.
13. Hemos finalizado la ejecución de nuestra planilla, desde el punto de vista Carga de datos y
ejecución de fórmulas.
Observemos que en ella se
hacen presentes todos los
datos que manipula este
programa, es decir Textos
(Títulos), Números (Datos) y
Fórmulas (Autosuma). El
aspecto hasta aquí es el
siguiente:

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 14. Ahora vamos a cambiar el formato de los datos numéricos, de tal modo tengan signo $ y
dos decimales. Seleccionamos todos los datos, desde B3 hasta I10. Luego hacemos clic en:

¡¡Aquí!!

Ms-Excel Hoja de Cálculo de

Google

De este modo queda definido el formato moneda, con el signo $ y dos decimales en cada dato.

15. Finalmente, nos queda realizar los cambios estéticos, es decir definir en nuestra planilla,
los bordes y los sombreados adeuados, de tal modo que sea más agradable la lectura de la
información. Estos procesos se detallan en el video tutorial.

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