Manual básico de Excel

El conocimiento de Excel abre puertas a nivel profesional, puesto que en cualquier clase de trabajo o negocio es
utilizada esta hoja de cálculo, que puede ayudarte a simplificar tareas como:
 Registrar bases de datos.
 Realizar gráficas de datos y tablas dinámicas.
 Hacer cálculos matemáticos.
 Calcular presupuestos.
 Realizar informes contables.
Este manual tiene varias páginas, pero en su gran mayoría son gráficas. La información de Excel se encuentra
en muchos lugares y la hay todo tipo de nivel; básico, medio o alto.
En la medida que trabajes la herramienta, alcanzaras un mejor nivel.

Luis Larrea
Barra de título

Barras de menús y herramientas

Cuadro de nombres, barra de fórmulas

Hoja de cálculo

Barra de estado

Luis Larrea
La “Celda”

La celda es una unidad en donde se almacena un dato.

En la hoja de cálculo siempre hay una celda activa, la celda activa es la que tiene el marcador de celdas.

Para referirse a una celda es necesario indicar su dirección, la dirección de una celda corresponde a la columna
y fila donde está ubicada. Por ejemplo, si la celda está la intersección de la columna B y la fila 4, su dirección
será B4 (siempre va primero la columna).

Luis Larrea
El “Rango”

El rango es un conjunto de celdas. Para referirse a un rango es necesario indicar la primera y la última celda
separadas por dos puntos. Como ejemplo, en la siguiente imagen esta seleccionado el rango B3:D9

Moviendo el marcador de celdas

Mover el marcador de celdas es lo mismo que elegir una nueva celda activa, hay varias formas de hacerlo:
1º Haciendo un clic sobre la nueva celda activa.
2º Presionando las teclas de dirección (arriba, abajo, izquierda, derecha).
3º Escribiendo su dirección en el cuadro de nombres y presionando luego la tecla <enter>.

Desplazamientos rápidos
A veces es útil desplazarse rápidamente hasta el final o principio de una columna o fila (con o sin datos). En la
siguiente tabla encontrará algunas combinaciones de teclas que le ayudarán a conseguirlo:

Combinación de teclas Función

CTRL + <Flecha derecha> Hacia el extremo derecho.

CTRL + <Flecha izquierda> Hacia el extremo izquierdo.

CTRL + <Flecha arriba> Hacia el extremo superior.

CTRL + <Flecha abajo> Hacia el extremo inferior.

CTRL + Inicio Hacia la celda A1.

Av. Pág. Una página hacia abajo.

Re Pág. Una página hacia arriba.

Luis Larrea
Seleccionando conjuntos de celdas (rangos)

Para seleccionar un rango presione el botón del mouse sobre la primera celda y desplácelo hasta la última
celda del rango a seleccionar (en todo el trayecto el botón izquierdo del mouse debe estar presionado).

Durante el proceso de selección de un rango es importante observar que el puntero del mouse tendrá forma de
cruz blanca.

Para seleccionar toda una columna o una fila, se hace un clic en la cabecera de la fila o columna a
seleccionar, al hacerlo, el puntero del mouse tomará la forma de una flecha negra que apunta hacia la fila o
columna correspondiente.

Ingresando datos

Los datos en Excel pueden ser:

1. Texto (alfanuméricos)
2. Números
3. Fechas
4. Horas
5. fórmulas.

Luis Larrea
Ejemplos de datos:

Para ingresar un dato, basta con escribirlo en la celda y luego cambiar de celda activa.

Para editar el contenido de una celda, se ubica el marcador de celdas en la celda correspondiente y se presiona
la tecla F2.

Operaciones matemáticas básicas – FÓRMULAS

Una de las principales ventajas al emplear Excel está en la posibilidad de realizar cálculos.

Operadores matemáticos ordenados según su jerarquía:

Prioridad Operador Descripción

1º () Signo de agrupación

2º - Negativo(-1)

3º % Porcentaje

4º ^ Potenciación

5º */ Multiplicación y división

6º +- Suma y resta

7º & Concatenación

8º = < > <= >= <> Comparación

Partes de una fórmula:

Luis Larrea
Cómo se construye una fórmula:

 Después de escribir la fórmula presione <enter> y podrá ver el resultado.

 Observe que el contenido de las celdas de datos cambia, automáticamente el resultado se actualiza.

Luis Larrea
Formatos de celdas

Los formatos se pueden a aplicar a una celda o a un rango. El procedimiento consiste en seleccionar el área y
luego hacer un clic en el botón correspondiente de la Barra de Herramientas de Formato.

Luis Larrea
Desbordamiento de datos

Es bastante frecuente que cuando manejamos operaciones numéricas se produzca un desbordamiento de celda.
Esto se produce cuando el dato no cabe en el espacio visible de la celda. Cuando esto ocurre la Excel nos llama
la atención sobre ello con el símbolo "#"

Puede haber otras ocasiones en que no nos importe ampliar un poco la celda. En estos casos podremos ver el
contenido de la celda en notación científica.

La notación científica se lee simplemente multiplicando el numero mostrado por 10 elevado a la cifra que hay
tras el signo +. En otras palabras, se corre la coma tantos puestos a la derecha como el número que haya tras el
signo +.

Luis Larrea
Funciones

Las funciones son fórmulas predeterminadas. Para escribir una función es necesario conocer su sintaxis,
veamos:

NOTA IMPORTANTE:
Cuando los argumentos de una función están compuestos por conjuntos de celdas contiguas, estas se pueden
escribir como un rango, entonces la función del ejemplo anterior puede escribirse de la siguiente manera:

=promedio(A1:D1)

Luis Larrea
Algunas funciones útiles

SUMA devuelve la suma de los argumentos.

PROMEDIO devuelve el promedio de los argumentos.
MAX devuelve el número mayor incluido dentro de un rango.
MIN devuelve el número menor incluido dentro de un rango.
SI evalúa una condición y devuelve un resultado que depende de la verdad o falsedad
de la condición.

Ejemplo:

Aplicación de la función MAX., SUMA, PROMEDIO

Para hallar el número máximo contenido en este conjunto de celdas, habría que escribir en la celda C2 (o
cualquier otra ubicada fuera del rango):

=MAX(A2:A11)

Luis Larrea
Uso del cuadro de nombres

En algunos casos conviene asignarle un nombre al rango para luego utilizarlo como argumento de una función.

Seleccione el rango, luego escriba un nombre en el “cuadro de nombres” y presione la tecla <enter>.
Entonces la nueva versión de la fórmula utilizada en el ejemplo anterior sería la siguiente:

=MAX(RANGOA)
Realizar operaciones numéricas

Excel es una hoja de cálculo y como su nombre indica su función fundamental es trabajar con grandes
volúmenes de números y realizar cálculos numéricos.

Sumar números.

 Marcamos los números que deseamos sumar.

 Pulsamos sobre el símbolo Sumatorio que se encuentra en la Barra Estándar.

Como trabajar con porcentajes en Excel

Luis Larrea
Si deseas extraer, sumar o restar un porciento de una cantidad, debes de multiplicar por la cantidad que
corresponda. Debes de tener muy en cuenta los paréntesis ya que estos determinan el orden en que se ejecuta
una operación matemática en Excel (por jerarquía primero se procesa los paréntesis).

A B C D
1 Cantidad Sacar un 5% Sumar un 7% Restar el 4%
2 123444 =A2*(5/100) =A2 + ( A2*(7/100) ) =A2 – ( A2*(4/100) )
3 675 =A3*(5/100) =A3 + ( A3*(7/100) ) =A3 – ( A3*(4/100) )
4 8906 =A4*(5/100) =A4 + ( A4*(7/100) ) =A4 – ( A4*(4/100) )

Siempre se utiliza el número 100 como base.

Referencias relativas en Excel

Una referencia relativa es cuando Excel puede modificar libremente dicha referencia para ajustarla al utilizarla
dentro de una fórmula. Por ejemplo, si la fórmula de la celda D1 es la siguiente:

=C1*2

Si arrastramos el controlador de relleno hacia abajo, Excel copiará la fórmula y la ajustará de manera que la
referencia se modifique automáticamente conforme va avanzando la fila.

Referencias absolutas en Excel

Las referencias absolutas permanecen constantes sin importar a dónde se copie la fórmula y se definen
utilizando el símbolo “$”. Por ejemplo, la referencia $A1 significa que en esta referencia la columna A será
siempre fija mientras que la fila podría ajustarse automáticamente. Por otro lado, la referencia A$1 significa que
la fila 1 permanecerá siempre fija. Si quieres que tanto la columna como la fila permanezcan siempre fijas la
referencia debe ser $A$1.

Con un ejemplo similar al anterior veamos lo que sucede cuando hacemos que la referencia sea absoluta. Nota
que ahora la fórmula de la celda D1 está escrita de la siguiente manera:

=$C$1*2

Luis Larrea
Observe que sin importar a qué fila se copió la fórmula, la referencia siempre se mantiene hacia $C$1. Es decir,
aun cuando se halla copiado la fórmula a filas diferentes la referencia dentro de la fórmula permaneció
constante. Es importante que entiendas la diferencia entre estos dos tipos de referencias porque te permitirá
escribir fórmulas efectivas en Excel.

Video tutorial: Referencia absoluta, relativa y mixta

https://www.youtube.com/watch?v=eHFmlc2ckDc

Filtros

Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar un subconjunto de datos de un rango y trabajar con el
mismo. Un rango filtrado muestra sólo las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna.
Microsoft Excel proporciona dos comandos para aplicar filtros a los rangos:

 Autofiltro, que incluye filtrar por selección, para criterios simples

 Filtro avanzado, para criterios más complejos

A diferencia de la ordenación, el filtrado no reorganiza los rangos. El filtrado oculta temporalmente las filas que
no se desea mostrar.

Cuando Excel filtra filas, le permite modificar, aplicar formato, representar en gráficos e imprimir el
subconjunto del rango sin necesidad de reorganizarlo ni ordenarlo.

Luis Larrea
Cómo crear un gráfico en Excel

Lo primero que debes hacer para crear un gráfico en Excel es organizar los datos que deseas trazar. Es decir,
acomodar los datos en columnas y filas de manera que Excel pueda “entender” la información y crear el gráfico.

Observa el siguiente ejemplo de datos:

Una vez organizada la información debes seleccionar el rango completo para indicar a Excel que trazará el
gráfico utilizando como base dicha información:

Luis Larrea
Antes de continuar debo decir que es importante conocer los tipos de gráficos en Excel de manera que puedas
tomar la decisión adecuada sobre el gráfico a crear.

Crear un gráfico en Excel

El siguiente paso para crear un gráfico en Excel es ir a la ficha Insertar, y dentro del grupo Gráficos hacer clic
en el tipo de gráfico que has decidido crear. Para este ejemplo he decidido crear un gráfico de columnas por lo
que haré clic sobre Columna y seleccionaré la primera de las opciones:

Justo después de haber seleccionado el gráfico que deseas Excel lo incrustará en la hoja:

Este gráfico ha sido creado con las opciones predeterminadas de Excel, pero pronto aprenderemos a
modificarlas y poder agregar características adicionales al gráfico.

La función BUSCARV en Excel

La función BUSCARV en Excel nos permite buscar un valor dentro de un rango de datos, es decir, nos ayuda a
obtener el valor de una tabla que coincide con el valor que estamos buscando. Un ejemplo sencillo que podemos
resolver con la función BUSCARV es la búsqueda dentro de un directorio telefónico.

Luis Larrea
Si queremos tener éxito para encontrar el teléfono de una persona dentro del directorio telefónico de nuestra
localidad debemos tener el nombre completo de la persona. Posteriormente habrá que buscar el nombre dentro
del directorio telefónico para entonces obtener el número correcto.

Crear una tabla de búsqueda

Para poder utilizar la función BUSCARV debemos cumplir con algunas condiciones en nuestros datos. En
primer lugar, debemos tener la información organizada de manera vertical con los valores por debajo de cada
columna. Esto es necesario porque la función BUSCARV recorre los datos de manera vertical (por eso la “V”
en su nombre) hasta encontrar la coincidencia del valor que buscamos.

Por ejemplo, nuestro directorio telefónico debería estar organizado de la siguiente manera:

Otra condición que forzosamente debemos cumplir es que la primera columna de nuestros datos debe ser la
columna llave, es decir, los valores de esa columna deben identificar de manera única a cada una de las filas de
datos. En este ejemplo la columna Nombre servirá como la columna llave porque no hay dos personas que se
llamen igual.

Algo que debemos cuidar con la tabla de búsqueda es que si existen otras tablas de datos en la misma hoja de
Excel debes dejar al menos una fila en blanco por debajo y una columna en blanco a la derecha de la tabla
donde se realizará la búsqueda. Una vez que la tabla de búsqueda está lista podemos utilizar la función
BUSCARV.

Luis Larrea
Sintaxis de la función BUSCARV

La función BUSCARV tiene 4 argumentos:

Valor buscado (obligatorio): Este es el valor que se va a buscar en la primera columna de la tabla. Podemos
colocar el texto encerrado en comillas o podemos colocar la referencia a una celda que contenga el valor
buscado. Excel no hará diferencia entre mayúsculas y minúsculas.

Matriz buscar en (obligatorio): La tabla de búsqueda que contiene todos los datos donde se tratará de encontrar
la coincidencia del Valor buscado.

Indicador columnas (obligatorio): Una vez que la función BUSCARV encuentre una coincidencia del Valor
buscado nos devolverá como resultado la columna que indiquemos en este argumento. El Indicador columnas es
el número de columna que deseamos obtener siendo la primera columna de la tabla la columna número 1.

Ordenado (opcional): Este argumento debe ser un valor lógico, es decir, puede ser falso o verdadero. Con este
argumento indicamos si la función BUSCARV realizará una búsqueda exacta (FALSO) o una búsqueda
aproximada (VERDADERO). En caso de que se omita este argumento o que especifiquemos una búsqueda
aproximada se recomienda que la primera columna de la tabla de búsqueda esté ordenada de manera ascendente
para obtener los mejores resultados.

Luis Larrea
Ejemplo de la función BUSCARV

Para probar la función BUSCARV con nuestra tabla de búsqueda ejemplo que contiene información de números
telefónicos seguimos los siguientes pasos:

En la celda E1 colocaré el valor que deseo buscar.

En la celda E2 comienzo a introducir la función BUSCARV de la siguiente manera:

=BUSCARV(

Hago clic en la celda E1 para incluir la referencia de celda e introduzco una coma (,) para concluir con el primer
argumento de la función:

=BUSCARV(E1,

Para especificar el segundo argumento debo seleccionar la tabla de datos sin incluir los títulos de columna. Para
el ejemplo será el rango de datos A2:B11. Una vez especificada la matriz de búsqueda debo introducir una
coma (,) para finalizar con el segundo argumento:

=BUSCARV(E1,A2:B11,

Como tercer argumento colocaré el número 2 ya que quiero que la función BUSCARV me devuelva el número
de teléfono de la persona indicada en la celda E1. Recuerda que la numeración de columnas empieza con el 1 y
por lo tanto la columna Teléfono es la columna número 2. De igual manera finalizo el tercer argumento con una
coma (,):

=BUSCARV(E1,A2:B11,2,

Para el último argumento de la función especificaré el valor FALSO ya que deseo hacer una búsqueda exacta
del nombre.

=BUSCARV(E1,A2:B11,2,FALSO)
Observa el resultado de la función recién descrita:

Luis Larrea
Errores comunes al usar la función BUSCARV

Si la columna llave no tiene valores únicos para cada fila entonces la función BUSCARV regresará el primer
resultado encontrado que concuerde con el valor buscado.

Si especificamos un indicador de columna mayor al número de columnas de la tabla obtendremos un error de

tipo #REF!

Si colocamos el indicador de columna igual a cero la función BUSCARV regresará un error de tipo #VALOR!

Si configuramos la función BUSCARV para realizar una búsqueda exacta, pero no encuentra el valor buscado,
entonces la función regresará un error de tipo #N/A.

La función BUSCARV es una de las funciones más importantes en Excel. Es necesario que dediques tiempo
para aprender correctamente su uso y verás que podrás sacar mucho provecho de esta función.

Tablas dinámicas

Una tabla dinámica es una de las herramientas más poderosas de Excel. Las tablas dinámicas te permiten
resumir y analizar fácilmente grandes cantidades de información con tan sólo arrastrar y soltar las diferentes
columnas que formarán el reporte.

Reportes flexibles

Es verdad que puedes formar muy buenos reportes con lo que ya sabes de Excel, pero imagina la siguiente
situación. Ya has creado un gran reporte que compara el total de ventas en las diferentes regiones del país, pero
ahora tus superiores han pedido que hagas otro reporte que compare las ventas de cada región con los tipos de
productos vendidos. Y, por si fuera poco, después de terminar el segundo reporte, te piden un tercero para
comparar las ventas de los productos, pero ahora por cada ciudad del país. Es muy probable que tengas que
empezar desde cero para crear los nuevos reportes.

Afortunadamente Excel tiene la funcionalidad de tablas dinámicas que ayuda a resolver este problema. Al
utilizar una tabla dinámica podrás crear los reportes sin escribir una sola fórmula, pero lo más notable será que
podrás arreglar el reporte de una manera dinámica de acuerdo a tus necesidades.

Cómo crear una tabla dinámica

Las tablas dinámicas en Excel reciben su nombre por su capacidad de cambiar dinámicamente la información
agrupada con tan solo rotar las columnas o filas de la tabla. En esta ocasión veremos un ejemplo claro de cómo
crearlas.

Luis Larrea
Crear una tabla dinámica en Excel

Haz clic sobre cualquier celda de la tabla de datos que se desea considerar en la nueva tabla dinámica.

Luis Larrea
Ahora selecciona el comando Tabla dinámica que se encuentra dentro del grupo Tablas de la ficha Insertar.

En este mismo cuadro de diálogo se puede elegir si se desea colocar la tabla dinámica en una nueva hoja de
Excel o en una ya existente. Haz clic en el botón Aceptar y se creará la nueva tabla dinámica.

Luis Larrea
Excel agregará en la parte izquierda del libro la tabla dinámica y en la parte derecha la lista de campos. Esta
lista de campos está dividida en dos secciones, primero la lista de todos los campos de los cuales podremos
elegir y por debajo una zona a donde arrastraremos los campos que darán forma al reporte ya sea como
columna, fila, valor o como un filtro.

Para completar la tabla dinámica debemos arrastrar los campos al área correspondiente. Siguiendo el ejemplo
propuesto del artículo anterior, colocaré como columna el campo Producto y como fila al campo Ciudad.
Finalmente, como valores colocaré el campo Ventas.

Utilizando una tabla dinámica fue posible crear un reporte de una manera fácil y sin la necesidad de utilizar
fórmulas. Pronto veremos cómo se pueden elaborar tablas dinámicas más complejas que permitirán realizar un
análisis profundo de la información.

Luis Larrea