Agasajar a la prensa

Agasajar a la prensa (albergar, alimentarla y acariciarla) es solo una tarea ocasional para la mayoría de
departamentos de Relaciones Públicas. Ambas partes encuentran más fácil depender de los comunicados de
prensa para la transmisión de información rutinaria. La conferencia de prensa debería utilizarse cuando está
claro que proporcionar a la prensa una oportunidad para hacer preguntas a fuentes expertas dará por
resultado una cobertura de más significado y más eficaz de la noticia.

 Ejemplo:

American Express, que patrocina un programa semanal de televisión de media hora que presenta los puntos
más interesantes de películas de la NFL, invita a periodistas deportivos y de otras especialidades a un coctel
en un restaurante de Nueva York que está relacionado con los deportes. Se visiona por primera vez una corta
cita con los puntos más interesantes de programas venideros, y luego los miembros de la prensa tienen la
oportunidad de hablar individualmente o en grupos con una docena, más o menos, de jugadores y
entrenadores de renombre, con los productores de las películas, o puede que incluso con el comisionado de la
NFL.

El modelo de Relaciones Públicas

Las conferencias de prensa y actos similares funcionan especialmente bien en el modelo simétrico
bidireccional es decir se enfatiza en el diálogo.

En el modelo de información pública, el acto para la prensa es una manera razonable de difundir información.
En ese modelo, los periodistas acostumbran a tener menos oportunidades de establecer la agenda para la
discusión. Es más frecuente que solo puedan hacer preguntas para aclarar declaraciones realizadas por los
representantes de la organización.

Objetivos

Los comunicados o notas de prensa, sus objetivos son la comunicación y la retención del mensaje. En los
actos para la prensa tiene usted poco control sobre el objetivo de retención porque son otros los que escriben
la historia. Por lo tanto, su objetivo debería ser conseguir colocar el punto de vista de su organización en la
agenda de los medios.

EL coste en tiempo y dinero

Los actos para la prensa cuestan más que los comunicados o notas de prensa. Tendrá usted que alquilar una
sala, contratar un refrigerio y pagar por él, y alquiler equipos y máquinas. Asegurarse de que todo este
incluido en el presupuesto y de que el acto para la prensa sirva a un propósito legitimo antes de gastar ese
dinero adicional.

¿A quién hemos de invitar?

Una solución al dilema que presentan las diferentes necesidades de los diversos medios puede ser celebrar
una conferencia dividida, invitando a las cámaras de televisión a un parte, y dando acceso exclusivo a otras
partes a personal de la prensa impresa.

Cómo emitir la invitación

El único compromiso parece ser enviar un comunicado de prensa, combinado con una “invitación” y una
postal RSVP (se ruega la respuesta si lo desea) alrededor de diez días antes del acto. Luego, telefonear al
director el día antes para confirmar si enviará o no a un reportero
Cómo hay que manejar la ética periodística

Una clausula importante del Código Ético de la Sociedad de Periodistas Profesionales, Sigma Delta Chi,
dice:<No se aceptara nada de valor>, el ofrecer regalos lujosos o agasajos a los periodistas puede constituir
una violación de la ética periodística.

Las consideraciones éticas también dicen que una invitación no se envié al domicilio particular del periodista,
ya que en ese caso no queda claro si el periodista está siendo invitado como profesional o como particular.

 Ejemplo:

La mayoría de los periodistas creen que la asistencia a una a una función social donde se sirve una cena
normal tipo hotel, precedida por un coctel, no compromete a su integridad.

Compruebe las instalaciones

Unos representantes del departamento de Relaciones Públicas deberían realizar, por lo menos, una
inspección en el lugar del acto, acompañado de un representante de ventas de la instalación para comprobar
cosas como: la existencia de enchufes eléctricos adecuados para equipos audiovisuales, que se hayan
colocado suficientes jarras o botellas de agua y vasos para beber, ceniceros, y otras cosas para sección de
no fumadores, cabinas telefónicas fuera de la sal, asientos confortables y, si es adecuado mesas para escribir
o para exhibir folletos y recoger material.

Ofrezca material útil

La respuesta puede ser una combinación de las técnicas: un esbozo de una página de material para cubrir
(colocado sobre la silla), una selección de hojas informativas (colocadas en la mesa de prensa) y un texto de
la declaración preparada por el orador principal (que se entrega a los reporteros en la puerta, a medida que
van saliendo).

Una parte importante de la planificación de la conferencia de prensa debería ser asegurarse de que, tan
pronto como sea posible, todos los materiales impresos están en las manos de los periodistas invitados que
no asistieron, y, si es necesario, por medio de un mensajero.

Las relaciones del personal de Relaciones Públicas con la prensa

Es buena idea designar a uno o más miembros del personal de Relaciones Publicas para que estén
periódicamente en la sala de prensa, proporcionando información o antecedentes, o simplemente escuchando
las sugerencias y quejas de los reporteros respeto a los servicios que necesitan.

Es extremadamente importante que los miembros del personal de Relaciones Públicas que se a la sala de
prensa sean gente con conocimientos. Es primordial que la prensa tenga a su disposición información de
buena calidad y el personal también debe tener autoridad para eliminar trámites burocráticos y hacer que los
periodistas tengan un acceso más fácil a fuentes relevantes.

El seguimiento es importante

El departamento de Relaciones Públicas a la mañana siguiente debería realizar una revisión completa del
éxito o problemas del acto. Deber tenerse una lista con los nombres de cada uno de los miembros de la
prensa para a notar quien asistió, quien no lo hizo y los motivos que se dieron para ello. Los medios de
comunicación deben ser monitorizados para averiguar si el acto ha generado cobertura informativa.

Un buen registro le ayudara a decidir a quien debe invitar a su siguiente sesión de información, conferencia
de prensa u ocasión especial.