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Qué Son Los Términos de Referencia
Qué Son Los Términos de Referencia
Se llama así al documento que elabora una empresa que necesita contratar a otras
empresas para que le proporcionen determinados servicios para mejorar su sistemas de
mercadeo, de producción, de organización, sus finanzas o bien su administración en
general.
Para que las empresas tengan claridad sobre las condiciones en que posiblemente se
suscribirá un contrato, una sobre el servicio que va a contratar y las otras empresas sobre
las condiciones en que ofrecen dichos servicios, para poder elaborar y presentar sus
ofertas de servicios. Una vez seleccionada una empresa, sirve para elaborar el contrato
de servicios y durante su ejecución para verificar el cumplimiento de lo contratado, es
decir, si se hicieron las actividades tal como la empresa lo esperaba.
Recuerde que los TdR constituyen el primer paso para empezar la contratación de
servicios, si están bien elaborados, se esperan buenos resultados.
Empieza con el título del servicio, en pocas palabras debe comprenderse lo que se quiere,
después se incluyen los antecedentes de la empresa y del área de trabajo para la cual
están requiriendo los servicios externos, los objetivos que se espera lograr, también se
describen las especificaciones técnicas del servicio, la organización prevista para cumplir
con lo solicitado, los resultados e informes, los requisitos del contratista o de la empresa
para que pueda participar, el tiempo disponible para su ejecución, y condiciones de pago.
Como se puede ver, los TdR proporcionan información para que cualquier empresa
externa a la que se le envíen, puedan comprender a qué organización le van a ofertar y
qué les están pidiendo.
¿En qué consiste cada uno de los temas incluidos en los TdR?
Términos de referenciA
TERMINOS DE REFERENCIA
I. JUSTIFICACIÓN
a) Antecedentes
Aquí hay que explicar brevemente acerca de la empresa que solicita el servicio,
como surgió, qué clase de empresa es, si es sociedad anónima, es asociación civil,
cooperativa u otra organización; a qué se dedica, dónde está ubicada, qué produce
o comercializa, los servicios que presta, a quienes y donde, desde cuando existe,
cómo está organizada.
Además, hay que explicar el problema o debilidades que se quiere resolver, o bien
oportunidades a aprovechar y que la empresa por sí misma no puede resolver y
por lo tanto se convierte en una necesita para contratar los servicios externos.
b) Objetivos de la contratación
Indique cual es el objetivo a alcanzar con esta contratación, explicar para qué
contratará los servicios de la empresa oferente.
b) Actividades a realizar
Para cumplir con los diferentes resultados, la empresa solicitante puede indicar las
actividades que haya identificado y la empresa oferente tendrá que determinar si
esas actividades son suficientes o si tiene que incluir otras, para lo cual también
elaborará un cronograma general donde se aprecie en el tiempo cuando las
realizará.
c) Productos
Términos de referenciA
TERMINOS DE REFERENCIA
Son muy importantes debido a que para aceptarlos, deben estar probados,
funcionando y el personal capacitado para su uso. Todo depende del servicio que
vayan a realizar.
d) Informes a entregar
Se indica el perfil mínimo que debe tener la empresa que desea contratar para
garantizar que puede realizar las tareas o los productos solicitados. Para ello es
conveniente que incluya por lo menos la documentación que se indica a
continuación:
Incluya lo siguiente:
Términos de referenciA
TERMINOS DE REFERENCIA
cada pago) por ejemplo 10% a la firma de contrato y 90 a la entrega del informe
final o se pagara contra entrega del servicio etc., es necesario que conozca su
capacidad financiera para poder pagar a tiempo los compromisos que adquiera
con el contratante.
c) Plazo: Indicar el tiempo en que se espera que el trabajo este terminado
d) Supervisión Indicar quien será el responsable de la empresa para darle
seguimiento al trabajo contratado
Términos de referenciA