Gua para escribir un RFP (request for proposal)

El RFP (Request for Proposal) es un documento que contiene las bases y premisas para que los proveedores preseleccionados realicen sus propuestas tcnicas, funcionales, de proyecto y econmicas.
Secciones claves de un RFP
Puede identificar con facilidad las partes claves que debera incluir su RFP, respondiendo cada una de las siguientes
preguntas:
Por qu?: Explicite cuales son las razones por las que su organizacin necesita adquirir una solucin.
Quin est buscando software?: describa su organizacin.
Qu est buscando?: describa qu es lo que su organizacin est buscando.
Cmo se har el trabajo?: detalle la informacin que necesita de los proveedores; especifique los
criterios que utilizar para evaluacin y los criterios para alcanzar la firma del contrato.
"En el Store de Evaluando puede ver un ejemplo de grilla comparativa que, una vez completado, permite comparar la
funcionalidad de los productos de los proveedores"

Directrices del proyecto

Describa con amplitud los productos y servicios que su organizacin est buscando como tambin los objetivos de la
contratacin.
Antecedentes
Presente un resumen de su organizacin: operaciones, mercados en los que acta, perfil de sus clientes y lo que
considere necesario para que los proponentes tengan una dimensin de su compaa. Es recomendable incluso citar
honestamente las fortalezas y debilidades que tiene su compaa. No olvide de incluir informacin sobre las personas
que estarn involucra-das en el proyecto y los ejecutivos de contacto relacionados con este proyecto.
Alcances de la tarea
Enumere las tareas especficas que estarn a cargo del proveedor y las expectativas que su organizacin tiene en
cuanto a los resultados a obtener. Incluya una lista detallada de responsabilidades, en particular cuando se
encuentran involucrados sub contratistas.
Expectativas de desempeo
Especifique el mnimo desempeo que su organizacin espera del proveedor, los mtodos que se usarn para
monitorear el desempeo y el proceso para implementar acciones correctivas.
Entregables
Proporcione una lista de todos los productos, reportes y planes que deben entregarse a su organizacin y
cronograma tentativo de entregables.
Trminos de contratacin
Especifique la duracin mnima y mxima de la contratacin y las opciones de renovacin.
Pagos, premios y castigos
Sea explcito en cuanto a las condiciones de pago de acuerdo a los entregables y al desempeo de los mismos.
Destaque o subraye las bases para obtener un premio por desempeo superior y las multas que el proveedor deber
pagar por un inadecuado desempeo o por no cumplir con los compromisos.
Trminos contractuales y condiciones
Adjunte un modelo estndar de su contratacin, certificados requeridos y plizas de seguro necesarias. Si no tiene
esta documentacin estandarizada, solicite al proponente su modelo de contratacin.

Requerimientos para preparar las propuestas

Prepare una estructura consistente con contenidos, informacin y documentos estandarizados para que los
proponentes respondan de igual forma y para simplificar el trabajo de evaluacin. Debera solicitar una estructura de
propuesta particular y especificar los documentos que espera recibir.
Proceso de evaluacin y seleccin
Especifique los procedimientos y criterios que sern usados para evaluar las propuestas y para seleccionar al
contratista.
Cronograma del proceso
Sea claro con la lnea de tiempo para cada uno de los pasos del proceso hasta el momento de tomar la decisin. Por
ejemplo especifique:
Fecha tope para recibir las consultas relacionadas con el RFP.
Fecha tope para recibir las propuestas.
Fecha en la que se harn las demostraciones.
Fecha en la que ser convocado el proponente para presentar su oferta.
Fecha de 1ra. Seleccin.
Fecha en la que se anunciar la terna clasificada.
Fecha estimada de contratacin.
Personas de contacto
Incluya una lista de las personas de contacto que podrn dar informacin adicional o responder consultas.

Mara Libia Gmez Padilla

Directora General del Trabajo
Tel 01 473 73 30732, 30730, 30740.
Exts. 1151, 1150 y 1155