C.P.C.C. Rafael J.

Aguilar Salinas Documentación Contable

KARDEX DE ALMACÉN
Es un libro auxiliar donde se registran las entradas y salidas de existencias
del almacén, vale decir aplicable en control de mercaderías, de materias primas,
materias auxiliares, de suministros diversos, permitiendo determinar la fecha de
adquisición, código, precio unitario, modelo, talla, medida, característica y
principalmente la cantidad de unidades valorizadas.(7)

El Kardex debe ser elaborado y clasificado por cada existencia para facilitar
su identificación y su stock; mantener en inventario permanente; por qué no decir
que el objetivo principal es el control minucioso de las entradas y salidas de
existencias. Las empresas obligadas a llevar son las comerciales e industriales,
siempre y cuando posean mayor cantidad de existencias.(7)

Empresas comerciales

 Mercaderías

Empresas industriales

 Productos terminados.
 Subproductos, desechos y desperdicios.
 Productos en proceso.
 Materias primas.
 Materiales auxiliares, suministros y repuestos.
 Envases y embalajes
 Existencias por recibir.

Control físico de los inventarios

El objetivo de contar con un Control Físico de Inventarios, es el de asegurar

en forma confiable que las existencias físicas existentes en el almacén sean iguales
a las del Sistema de Kardex Físico, lo cual permitirá:
a) Una adecuada planeación para la reposición de stocks,
b) El espacio absolutamente necesario para un buen almacenamiento.
c) La transparencia de los rubros de existencias y costo de ventas en los
estados financieros.

Si bien, la responsabilidad de la custodia y el control físico de las

existencias, normalmente, está a cargo del Almacén; la transparencia y veracidad
de sus saldos recae en el departamento de contabilidad, debido al impacto directo
que tiene sobre el balance general y los Resultados del año. Obviamente la
responsabilidad final de ambos recaería en la Gerencia de Administración y
Finanzas.

(7) GIRALDO JARA, Demetrio “Contabilidad Intermedia” teoría y practica, Editora Fecat, Edición 1996
pag. 117
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Control físico de inventarios

El Control Físico de Inventarios, se inicia a partir de un inventario físico,

que según las condiciones de las existencias y de los almacenes en donde se
encuentran, debe realizarse como una acción integral y con una metodología que
asegure su éxito final.

Metodología de un buen inventario físico

Las metodologías pueden ser variadas; pero siempre, una buena

metodología de inventario físico debe estar dividida en tres fases importantes
claramente definidas. A continuación describimos gráficamente un tipo de
metodología entre las muchas que puedan existir dependiendo del tipo de
producto, su almacenamiento, su codificación y su control contable.

Valor agregado de un inventario físico

Un Inventario Físico realizado con una buena metodología tendrá siempre un

valor agregado de:

 Tener los almacenes con las existencias totalmente ordenadas y codificadas.

 Tener las existencias totalmente ordenadas y almacenadas en el lugar
elegido por la Empresa.
 Tener exacto conocimiento del stock que tiene la Empresa a la fecha del
inventario.
 Tener la base de su ajuste contable, con el debido sustento para las
autoridades tributarias.
 Contar con el Sistema de Kardex de Almacén totalmente actualizado,
respecto a:
Código de ubicación.
Código de producto.
Saldos correctos.

Conciliación con los libros contables

La información resultante del conteo físico no es un elemento suficiente, pues,

debe compararse con los saldos que tiene el Sistema de Kardex Físico. A esta fase
se le denomina conciliación y el objetivo final es la correcta determinación de las
diferencias que producirán el ajuste contable, de acuerdo al método de costeo
utilizado por la Empresa.

Actualización del control de inventarios

Si bien un inventario físico total es el inicio de un control físico de existencias,

los inventarios físicos permanentes son en definitiva la clave para el buen
funcionamiento de un Sistema de Control de Inventarios. Por lo que, la Gerencia
de Contabilidad y principalmente la Gerencia de Logística y Administración, debe
siempre realizarlos con la periodicidad que considere conveniente.

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 Ordenamiento previo del stock.

 Codificación del stock por ubicación.
 Verificación física de la ubicación del stock.
 Emisión y colocación de Tarjetas de Conteo Físico.
 Verificación de colocación de las Tarjetas de Inventario.
 Corte Documentario.
 Ordenamiento de stock de difícil conteo.

Incidencia tributaria

Este Control es también necesario al momento de preparar la información

para el fisco; ya que las diferencias halladas en los Inventarios tienen un
tratamiento tributario, tanto para el Impuesto General a las Ventas (IGV), como
para el Impuesto a la Renta. Vale decir, que un inventario físico de existencias
realizado con una metodología coherente y que tenga el sustento competente,
evitará sanciones por presunción de ingresos omitidos.

A. Elaborar el Libro Kardex de Almacén (Producto Arroz Superior por

Sacos) de la Empresa Comercial Distribuidora del Norte SAC con
No. De RUC 20445307022 domiciliado en Av. José Pardo 646, si
presenta el siguiente movimiento económico durante el mes de
enero.

03/01.Saldo inicial de apertura 50 sacos valor unitario S/. 80.00

05/01.Compra según F/ 1-2560 a la empresa Tanny EIRL 50 sacos a un valor
unitario de S/85.00
07/01.Compra según F/. 1-152 a Favisa SAC 40 sacos a un valor de S/90.00
10/01.Vende a los Sres. Industrias Marino SAC 60 sacos de arroz F/ 001 - 250 el
cliente cancelará a los 30 días.
12/01.Vende a 20 sacos de arroz a Comercial Perú SAC F/ 001- 251 para ser
enviados a la ciudad de Moro
15/01.Industrias Marino SAC devuelve 10 sacos de arroz por encontrarse en mal
estado la empresa emite la nota de crédito No. 001-50 e ingresa los
productos a los almacenes de la empresa.
19/01.Según Autorización interna No.1 el gerente general ordena se le done a la
Parroquia San Pedrito 15 sacos de arroz.
23/01.Se compra 50 sacos de arroz a la empresa Comercial Universo Eirl. A un
precio total incluidos IGV de S/. 5,900.00 según factura 001-1263
25/01.Se vende 30 sacos de arroz al comedor el popular F/001-252
28/01.El gerente general según informe del almacenero decide retirar de los
almacenes 10 sacos de arroz por encontrarse en mal estado según orden 02
31/01.Se decide comprar un lote de 100 sacos arroz superior a los agricultores del
Valle del Santa a un valor de S/. 84.00 para lo cual la empresa emite una
liquidación de compra No. 001-2560 por qué los señores agricultores carecen
de RUC.

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KARDEX MES DE ……………………………..

UNIDAD DE
ARTICULO:
MEDIDA:

MARCA : STOCK MINIMO:

MODELO : STOCK MAXIMO

ENTRADAS SALIDAS SALDOS

FECHA Doc. DETALLE
Cant. C. U. C.T Cant. C. U. C.T Cant. C. U. C.T

TOTALES

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Desarrollo caso práctico:

ARTICULO : ARROZ UNIDAD DE MEDIDA : SACOS

MARCA : COSTEÑO STOCK MINIMO : 50

MODELO : SUPERIOR STOCK MAXIMO : 100

ENTRADA SALIDA SALDOS

Fecha Doc. Detalle CANT. C.U. C.T. CANT. C.U. C.T. CANT. C.U. C.T.

03-ene Saldo inicial 50 80 4000

05-ene 1-2560 Tanny EIRL 50 85 4250 100 82.5 8250

07-ene 1-152 Favisa SAC 40 90 3600 140 84.64 11850

10-ene 1-250 Ind. Marino SAC 60 84.64 5078.4 80 84.65 6771.6

12-ene 1-251 Com. Perú SAC 20 84.65 1693 60 84.64 5078.6

15-ene 1-50 Ind. Marino SAC 10 84.64 846.4 70 84.64 5925

19-ene 001 Parrq. San Pedro 15 84.64 1269.6 55 84.64 4655.4

23-ene 1-1263 C. Universo EIRL 50 100 5000 105 91.96 9655.4

25-ene 1-252 C. El Popular 30 91.96 2758.8 75 91.95 6896.6

28-ene 002 Retiro d M ercad. 10 91.95 919.5 65 91.96 5977.1

29-ene 1-2560 Agricult. Santa 100 84 8400 165 87.13 14377.1

TOTALES 250 22096 135 11719

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