• El inventario es una relación detallada, ordenada y valorada de

los elementos que componen el patrimonio de una empresa o

persona en un momento determinado. Antiguamente lo normal
era que los inventarios se realizaran por medio físico (se
escribían en un papel), pero ahora se suelen mantener en bases
de datos de manera centralizada a toda una empresa, aunque
haya empresas o tiendas pequeñas que lo sigan haciendo con
papel.

• El inventario es:

• detallado porque se especifican las características de cada uno

de los elementos que integran el patrimonio.

• ordenado porque agrupa los elementos patrimoniales en sus

cuentas correspondientes y las cuentas en sus masas
patrimoniales.

• valorado porque se expresa el valor de cada elemento

patrimonial en unidades monetarias.

• Inventario de Materias Primas: Lo conforman todos los

materiales con los que se elaboran los productos, pero que
todavía no han recibido procesamiento.
• Inventario de Productos en Proceso de Fabricación: Lo
integran todos aquellos bienes adquiridos por las empresas
manufactureras o industriales, los cuales se encuentran en
proceso de manufactura. Su cuantificación se hace por la
cantidad de materiales, mano de obra y gastos de fabricación,
aplicables a la fecha de cierre.
• Inventario de Productos Terminados: Son todos aquellos
bienes adquiridos por las empresas manufactureras o
industriales, los cuales son transformados para ser vendidos
como productos elaborados.
• Inventario de Mercaderías. Lo constituyen todos aquellos
bienes que le pertenecen a la empresa bien sea comercial o
mercantil, los cuales los compran para luego venderlos sin ser
modificados. En esta Cuenta se mostrarán todas las mercancías
disponibles para la Venta.
 • Inventario Disponible. Es aquel que se encuentra disponible
para la producción o venta.
• Inventario en Línea. Es aquel inventario que aguarda a ser
procesado en la línea de producción.
• Inventario Mínimo. Es la cantidad mínima de inventario a ser
mantenidas en el almacén.
• Existen dos sistemas para controlar los Inventarios: Sistema
periódico y Sistema permanente o perpetuo.
• El sistema de inventarios periódico, como su nombre lo
indica, realiza un control cada determinado tiempo o periodo,
y para eso es necesario hacer un conteo físico para poder
determinar con exactitud la cantidad de inventarios disponibles
en una fecha determinada.

Con la utilización de este sistema la empresa no puede saber en

determinado momento cuantos son sus mercancías, ni cuanto es el
costo de los productos vendidos.

La empresa solo puede saber tanto el inventario exacto como el costo

de venta, en el momento de hacer un conteo físico, lo cual por lo
general se hace al final de un periodo, que puedes ser mensual,
semestral o anual.

Para determinar el costo de las ventas realizadas en un periodo, es

preciso realizar lo que llamamos Juego de inventarios que consiste en
tomar el inventario inicial, y sumarles las compras, restarle las
devoluciones en compras y el inventario final. El resultado es el costo
de las ventas del periodo.

Consulte: Juego de inventarios.

El sistema de inventarios periódico, al no ejercer un control constante,
es un sistema que facilita la perdida del los inventarios. Solo se
pueden hacer seguimientos y verificaciones al final de un periodo
cuando se hacen los conteos físicos, lo cual permite o facilita posibles
fraudes.

Contabilización en el inventario periódico.

En el inventario periódico, las compras de mercancía o de Materia

prima, no se contabilizan en el activo (Inventarios), sino que se
contabilizan en la cuenta compras (62 Puc Colombiano). Al finalizar el
periodo, con el valor allí acumulado, se realiza el juego de inventarios
para determinar el costo de venta.

Las devoluciones de mercancías compradas se contabilizan también

en la cuenta de compras (6225 Puc Colombiano).

Las ventas se contabilizan en la respectiva cuneta de ingresos (4135

Puc Colombiano), lo mismo que la devolución en ventas (4175 Puc
Colombiano).

Cuando se realiza el juego de inventarios, se hace el conteo físico y se

determina el inventario final, éste inventario final si se contabiliza en la
cuenta de activos (Inventarios).

• El sistema de inventarios permanente, es un procedimiento que

permite mantener un control continuo sobre las existencias.

• Este sistema consiste en mantener un registro constante de las

compras y ventas de mercancía a través de una metodología
organizada, comúnmente conocida como KARDEX que son
tarjetas en las que el personal lleva un historial del movimiento
de la mercancía y esta información se utiliza para alimentar los
registros contables.
• La metodología con la que se va a determinar el costo depende
del método de valuaciónque se utilice.

• En el sistema de inventarios permanente no se requiere un

conteo físico de la mercancía, pues las tarjetas kardex permiten
conocer cuanta mercancía ha ingresado y salido de la compañía;
con dichos datos se determina el valor actual del inventario en el
momento en el que sea requerido.

• Dos de las ventajas más importantes del sistema de inventarios

permanente son:

• 1. Acceso al saldo actualizado del inventario en cualquier

momento.

• 2. Establecer el costo de la mercancía en el mismo momento en

el que se produce la venta.

• El sistema de inventarios permanente es usualmente utilizado

por las empresas que mantienen inventarios de costo unitario
alto y es de vital importancia mantener el control de dichas
existencias.

• En cuanto al registro contable que se debe realizar en este

sistema de inventarios permanente, las compras se registran en
el activo y el costo se carga al momento de la venta, como lo
ilustra el siguiente ejemplo[1]:

• En la compra:

•
• En la venta:

•
•
 • [1] Para efectos de ilustración no se tienen en cuenta las
cargas ni deducciones tributarias correspondientes al IVA y
las retenciones en la fuente de renta, ICA o IVA.

1. Método del promedio ponderado

Este método consiste en hallar el costo promedio de cada uno de los

artículos que hay en el inventario final cuando las unidades son
idénticas en apariencia, pero no en el precio de adquisición, por
cuanto se han comprado en distintas épocas y a diferentes precios.

Para fijar el valor del costo de la mercancía por este método se toma
el valor de la mercancía del inventario inicial y se le suman las
compras del periodo, después se divide por la cantidad de unidades
del inventario inicial más las compradas en el periodo.

2. Método PEPS o FIFO

Aplicándolo a las mercancías significa que las existencias que primero

entran al inventario son las primeras en salir del mismo, esto quiere
decir que las primeras que se compran, son las primeras que se
venden.

3. Método UEPS o LIFO

Este método tiene como base que la última existencia en entrar es la

primera en salir. Esto es que los últimos adquiridos son los primeros
que se venden.