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Manual Funciones Coordinador de Archivo
Manual Funciones Coordinador de Archivo
COMPETENCIAS
RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
Responde por el manejo general del Archivo.
RIESGOS A LOS QUE ESTA EXPUESTO
PSICOSOCIALES
Golpeado por o contra, Caída al mismo nivel,
DE SEGURIDAD Tránsito, Contacto indirecto ( alta y baja tensión),
Incendio
Posiciones sentadas prolongadas, Movimientos
ERGONÓMICOS
repetitivos.
MANUAL DE FUNCIONES COORDINADOR
Y PERFIL DEL CARGO DE ARCHIVO
__________________
_____________________
Aprobado Gerencia
Realizado por talento humano
ARCHIVO
OBJETIVO DEL CARGO
Técnico en
Diploma o
EDUCACIÓN Administración
Certificaciones.
Documental
( Archivistica )
Técnicas,
procedimientos y
sistemas de
archivo.
Procedimientos de
oficina.
Sistemas ( Excel y
FORMACIÓN Word) Certificaciones.
Software interno
de la empresa.
Relaciones
humanas y
atención al
público.
Un (1) año de
experiencia Referencias y
EXPERIENCIA progresiva de certificación
carácter operativo laboral.
en el área de
archivo.
MANUAL DE FUNCIONES COORDINADOR
Y PERFIL DEL CARGO DE ARCHIVO
Empatica, Actitud
de Servicio, Entrevista y
CARACTERÍSTICAS
Amable, Pruebas
DE PERSONALIDAD
Organizado, Psicológicas.
Recursiva.
FUNCION
FUNCION
MANUAL DE FUNCIONES COORDINADOR
Y PERFIL DEL CARGO DE ARCHIVO
COMPETENCIAS Y HABILIDADES
HABILIDAD PARA:
Tratar en forma cortés y efectiva con los empleados.
Dar instrucciones en forma clara y precisa.
Redactar informes sencillos de oficina
Seguir instrucciones orales y escritas.
DESTREZAS EN:
Clasificación y ordenación de material a archivar.
Manejo de archivo y kardex.
ADIESTRAMIENTO REQUERIDO:
Técnicas actualizadas de archivo.
Relaciones humanas y atención al público.
Técnicas de supervisión y control.
RESPONSABILIDAD
DINERO:
Es responsable indirecto de la custodia de Materiales y
Documentos.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL:
Maneja en forma indirecta un grado de confidencialidad Alto.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en políticas específicas,
en procedimientos definidos para lograr objetivos específicos,
mejorar métodos o establecer técnicas y estándares, a nivel
operativo.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión específica de manera directa y
periódica de Auditoria.
RELACIONES INTERNAS:
El cargo mantiene relaciones continuas con los diferentes
funcionarios de las dependencias de la empresa y auxiliares de
archivo, a fin de ejecutar y/o controlar lo relativo al área,
exigiéndose para ello una normal habilidad para obtener
cooperación.
RELACIONES EXTERNAS:
El cargo mantiene relaciones frecuentes con el personal de las
sucursales y los diferentes proveedores a fin de ejecutar lo
relativo al área, exigiéndose para ello una normal habilidad
para obtener cooperación.
__________________
_____________________
Aprobado Gerencia
Realizado por talento humano
Mínimo 1 año en
cargos similares, Referencias y
EXPERIENCIA certificación laboral
conocimientos de vías
y conduciendo moto.
Capacidad para
enrutar, Prudencia, Entrevista y Pruebas
CARACTERÍSTICAS DE
Paciencia, Cuidadoso, Psicológicas
PERSONALIDAD
Leal, Agilidad mental,
Diligente.
PROCESO Y/O
PROCEDIMIENTO
FUNCIONES
1. Planear diariamente la ruta de las diferentes diligencias teniendo en
cuenta las prioritarias con el fin de garantizar la efectividad en estas.
2. Reclamar los pagos en cheques que efectúen los clientes a la empresa
con el fin de recaudarlo oportunamente.
3. Consignar en las entidades bancarias los pagos autorizados teniendo en
cuenta los requisitos exigidos por el área de cartera.
4. Entregar las diligencias solicitadas y realizadas, mostrando el respectivo
soporte para llevar el control sobre estas..
5. Apoyar en las compras de materiales requeridos para el cumplimiento de
actividades de la empresa.
6. Cumplir con las responsabilidades del sistema de gestión de calidad
7. Realizar cualquier función que sea asignada y esté dentro de la jerarquía
de sus competencia
HABILIDADES
TIPO DESCRIPCIÓN NIVEL MV
Excelencia 5 EN EL CARGO
CORPORATIVAS
Compromiso 5 EN EL CARGO
( DE LA EMPRESA)
Respeto 5 EN EL CARGO
Efectividad 5 EN EL CARGO
Rapidez 5 EN EL CARGO
Pro actividad 5 EN EL CARGO
Organización 5 EN EL CARGO
Recursividad 5 EN EL CARGO
GENÉRICAS
Precisión y exactitud 5 EN EL CARGO
( DEL CARGO)
Memoria 5 EN EL CARGO
Precavido 5 EN EL CARGO
Agilidad 5 EN EL CARGO
Solución de 4 EN EL CARGO
Problemas:
NIVEL
EXPERTO: Sobrepasa las expectativas en la aplicación de
5
esta competencia
4 CALIFICADO: La mayoría de las veces aplica esta
MANUAL DE FUNCIONES COORDINADOR
Y PERFIL DEL CARGO DE ARCHIVO
competencia 80%
ACEPTABLE: Aplica esta competencia a niveles
3
aceptables 70%.
2 EN APRENDIZAJE: A veces aplica esta competencia 50%.
1 INADECUADO: No demuestra tener esta competencia.
RESPONSABILIDADES
Manejo de Dinero ( Cheques o Efectivo)
Transacciones Bancarias
ÁREAS QUE APOYAN EL DESEMPEÑO DE ESTE CARGO
Compras, Contabilidad, Talento Humano, Presupuesto, Facturación
AUTORIDAD
No Aplica
RIESGOS A LOS QUE ESTA EXPUESTO
FÍSICOS
Ruido.
QUIMICOS
Alto Ritmo de Trabajo, Conflictos interpersonales,
PSICOSOCIALES
Monotonía de la tarea, Atraco, Secuestro y Asesinato.
Golpeado por o contra, Caída al mismo nivel, tránsito,
DE SEGURIDAD
Contacto indirecto ( alta y baja tensión), Incendio
ERGONÓMICOS Posiciones sentadas prolongadas, Movimientos repetitivos.
NOTA: Ver información más detallada en el Panorama de Factores de
Riesgos de la Empresa.
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Y PERFIL DEL CARGO DE ARCHIVO
sus competencias
HABILIDADES
TIPO DESCRIPCIÓN NIVEL MV
CORPORATIVAS Excelencia 5 EN EL CARGO
( DE LA Compromiso 5 EN EL CARGO
EMPRESA) Respeto 5 EN EL CARGO
Efectividad 5 EN EL CARGO
Recursividad 4 EN EL CARGO
Aptitud de Servicio 5 EN EL CARGO
Organización 5 EN EL CARGO
Dinamismo 5 EN EL CARGO
GENÉRICAS
Orden y Limpieza 5 EN EL CARGO
( DEL CARGO)
Seguimiento de 5 EN EL CARGO
Instrucciones
Rapidez 5 EN EL CARGO
Orientación al Logro 4 EN EL CARGO
Precisión y Exactitud 4 EN EL CARGO
NIVEL
EXPERTO: Sobrepasa las expectativas en la aplicación de
5
esta competencia
CALIFICADO: La mayoría de las veces aplica esta
4
competencia 80%
ACEPTABLE: Aplica esta competencia a niveles aceptables
3
70%.
2 EN APRENDIZAJE: A veces aplica esta competencia 50%.
1 INADECUADO: No demuestra tener esta competencia.
RESPONSABILIDADES
Mantener aseada la infraestructura de la Empresa..
ÁREAS QUE APOYAN EL DESEMPEÑO DE ESTE CARGO
Talento Humano, Dirección Administrativa y Financiera
AUTORIDAD
NO APLICA
RIESGOS A LOS QUE ESTA EXPUESTO
FÍSICOS
Ruido.
QUIMICOS
Alto Ritmo de Trabajo, Conflictos interpersonales,
PSICOSOCIALES
Monotonía de la tarea, Atraco, Secuestro y Asesinato.
Golpeado por o contra, Caída al mismo nivel, Contacto
DE SEGURIDAD
indirecto ( alta y baja tensión), Incendio
ERGONÓMICOS Posiciones de pie prolongadas, Movimientos repetitivos.
MANUAL DE FUNCIONES COORDINADOR
Y PERFIL DEL CARGO DE ARCHIVO
Estudios de Diploma o
EDUCACIÓN
Carreras Técnicas Certificaciones.
en el área
Administrativa
MANUAL DE FUNCIONES COORDINADOR
Y PERFIL DEL CARGO DE ARCHIVO
Referencias y
EXPERIENCIA
Mínimo un año en certificación laboral.
cargos afines
Prudente,
Organizada,
CARACTERÍSTICAS Responsable, Entrevista y Pruebas
DE PERSONALIDAD Puntual, Servicial, Psicológicas.
Manejo de buenas
relaciones.
FUNCION
COMPETENCIAS Y HABILIDADES
RESPONSABILIDAD