ADQUISICIÓN DE CODIGO: PPS0834

MEDICAMENTOS Y VERSIÓN: 03
DISPOSITIVOS MÉDICOS VIGENCIA: 12/08/2017
PROCEDIMIENTO PAGINA: 1 DE 6

1. OBJETO: Establecer actividades para la adquisición de medicamentos y

dispositivos médicos, en la institución con el fin de tenerlos disponibles para la
satisfacción de las necesidades de los pacientes.

2. ALCANCE: Este procedimiento aplica al servicio farmacéutico de la Sociedad de

Oncologia y Hematología del Cesar.

3. DEFINICIONES

 3.1. Adquisición: Es el conjunto de actividades que permite adquirir los

medicamentos y dispositivos médicos que han de ser incluidos en el listado
básico de medicamentos y dispositivos médicos con el fin de tenerlos
disponibles para la satisfacción de las necesidades de los pacientes.
 3.2. Consumo Histórico: Estudio de la frecuencia de consumo de
medicamentos suministrados a los pacientes en un tiempo determinado que
permite hacer un recuento mensual del consumo de los medicamentos.

4. RESPONSABLES

4.1. Coordinador de Compras: Se encarga de gestionar la adquisición de los

medicamentos, dispositivos médicos y materiales requeridos para la prestación
y desarrollo de los servicios de salud de la institución, con eficiencia, calidad y
oportunidad, para esto se cuenta con el listado básico de medicamentos y el
plan de compras, que se elaboran de acuerdo a la morbilidad, mortalidad, ciclos
estacionarios y consumos históricos de la institución.

4.2. Químico farmacéutico: Determinará la cantidad de medicamentos y

dispositivos médicos que requiere para cierto período, teniendo en cuenta: el
perfil epidemiológico de la institución, la población usuaria y consumo histórico,
comparado con la definición de necesidades determinadas por los servicios y la
oferta de servicios.

ELABORÓ REVISÓ APROBO

Nombre: Kathy Ortega Acevedo
Cargo: Químico farmacéutico
Firma:
Fecha: 04/08/2017
Nombre: Álvaro Saballet Rincón Nombre: Raimundo Manneh
Amastha
Cargo: Coordinador de Calidad Cargo: Gerente
Firma: Firma:
Fecha: 10/08/2017 Fecha: 10/08/2017
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5. CONTENIDO

5.1. PROCESO DE ADQUISION

Es el conjunto de actividades que realiza la institución o servicio farmacéutico que

permite adquirir los medicamentos y dispositivos médicos que han sido incluidos en el
plan de compras, con el fin de tenerlos disponibles para la satisfacción de las
necesidades de los pacientes.

5.2. COMITÉ DE COMPRAS

El comité de compras se encarga de gestionar la adquisición de los medicamentos,

dispositivos médicos y materiales requeridos para la prestación y desarrollo de los
servicios de salud de la institución, con eficiencia, calidad y oportunidad, para esto se
cuenta con el listado básico de medicamentos y el plan de compras, que se elaboran
de acuerdo a la morbilidad, mortalidad, ciclos estacionarios y consumos históricos de la
institución; la periodicidad de las reuniones del comité de compras es mensual y
participan el gerente de la institución, el coordinador de compras y el Químico
farmacéutico como asesor técnico del comité.

5.2.1 FUNCIONES DEL COMITÉ DE COMPRAS

 Verificar las cotizaciones que respaldan la evaluación de las ofertas y analizar las
ofertas con los criterios definidos para recomendar la adjudicación del contrato o la
contratación directa.
 Solicitar al químico farmacéutico el concepto técnico para la adquisición de los
medicamentos y dispositivos médicos.
 Evaluar el plan de compras y sugerir cualquier modificación.
 Realizar la adquisición a través del estatuto de contratación pública o de la
normatividad vigente para la contratación privada o comercial según el caso.

5.3 EVALUACION DE PROVEEDORES

Este punto se basa en la relación del proveedor con la institución. El objetivo de esta
relación con el proveedor es mejorar el aseguramiento de la calidad y eliminar las
insatisfactorias condiciones existentes entre el proveedor y el comprador. Este proceso
es liderado por el jefe de compras de la institución. Se deben tener en cuenta los
siguientes aspectos:

 El comprador debe dar información clara sobre lo que desea.

 El comprador y el proveedor son responsables de la garantía de la calidad.
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 El contrato entre las partes debe contemplar: calidad, cantidad, precio, tiempo,
condiciones de entrega y forma de pago.
 El proveedor debe certificar y garantizar una calidad satisfactoria, respaldada por
protocolos.
 Las partes deben acordar los medios de evaluación.
 Las partes deben conocer los procedimientos para la solución de conflictos.

5.4. PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICIÓN

El servicio farmacéutico determinará la cantidad de medicamentos y dispositivos

médicos que requiere para cierto período, teniendo en cuenta: consumo histórico,
comparado con la definición de necesidades determinadas por los servicios y la oferta
de servicios.

La programación de necesidades debe cumplir los siguientes pasos:

- Definir período de análisis y de proyección de necesidades.

- Definir los consumos promedios y cuantificar las necesidades de medicamentos y
dispositivos médicos y priorizarlas por nivel de uso en cada servicio.
- Confrontar dichos cálculos con los consumos históricos.
- Analizar las causas que incidieron en la modificación notable de los consumos.
- Programar las cantidades a adquirir teniendo en cuenta los indicadores de: Punto
de reposición, consumos promedios, niveles mínimos y máximos y tiempos de
reposición.
- Definir la programación de entregas de la compra de acuerdo con la modalidad de
adquisición y el flujo de caja de la institución.

5.4.1. ESTIMACIÓN DE NECESIDADES

El servicio farmacéutico determinar la cantidad de medicamentos y dispositivos

médicos que requiere para cierto período, teniendo en cuenta: consumo histórico de la
institución, comparado con la definición de necesidades determinadas por los servicios
y la oferta de servicios y el presupuesto disponible.

- Consumo histórico: Es el registro histórico de las cantidades despachadas y

registradas en la fórmula médica en promedio (cada mes). Este promedio se hace
teniendo en cuenta la información de un periodo (últimos tres meses), se actualiza
periódicamente (mensual). Además, sirve para calcular otros parámetros de
control, como niveles mínimos y máximos de existencia con los cuales puede
calcularse al mismo tiempo la cantidad para comprar.
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Debe tenerse en cuenta que el comportamiento de estos consumos no es lineal y

muchas veces se presentan agotamientos de existencia que afectan su movimiento
real. Cuando esto ocurre sólo se tiene en cuenta los periodos con existencia.

5.4.2. PLAN DE COMPRAS

Es necesario tener en cuenta las siguientes variables o elementos para la elaboración

de un adecuado plan de compras:

 Consumo promedio (CPM): Se define como la cantidad del medicamento o

dispositivo médico que se consume en un periodo de un mes. Se toma la
información de los consumos obtenidos en la estimación de las necesidades,
por consumo histórico o perfil epidemiológico.
 Tiempo de reposición (TR): Es el tiempo durante el cual se realizan todas las
actividades propias de la compra, las cuales varían de acuerdo a la modalidad
de compra y de los proveedores seleccionados. En algunos sistemas de salud
este periodo se duplica por los trámites administrativos. Este tiempo se toma
desde la fecha en que se inicia la solicitud, hasta el momento en que se recibe
el medicamento en la respectiva dependencia.
Debe establecerse en fracción de tiempo, expresado en meses. Ejemplo: TR: 5
días. Fracción de tiempo = 5 días/30 días = 0.16 meses
 Nivel mínimo existencias (NmE): Representa la cantidad de reserva o
seguridad para evitar ruptura o agotamientos en el inventario que pueden
generar demanda insatisfecha.

NmE= CPM x TR (expresado en meses)

 Punto de reposición (PR): Es la cantidad en existencia que realmente da

inicio al proceso de compra. Es la relación entre la existencia de seguridad
(NmE) y la demanda o consumo promedio mes (CPM) de un periodo en el cual
pueda reponerse la existencia y alcanzar nuevamente un nivel de normalidad.

PR= NmE + (CPM x TR) o PR= 2NmE

 Nivel máximo de existencia (NME): Representa la cantidad tope que no

debe sobrepasarse porque compromete los recursos de la institución. Para
calcularlo se cuenta con el nivel mínimo de existencia (NmE), el consumo
promedio (CPM) y el número de meses estimado para la compra.

NME= CPM + (NmE x número de meses estimado para la compra)

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 Cantidad a comprar (CC): Es la cantidad a solicitar de cada medicamento y

dispositivo médico para cubrir las necesidades del periodo.

CC = (NME – NmE) + (PR – E)

Con las anteriores variables es posible calcular la cantidad a comprar en los

casos en que el consumo de dichos insumos es regular y cuando no ocurren
cambios importantes en el perfil epidemiológico de la población atendida
formato código PPSR0863.

6. DOCUMENTOS RELACIONADOS

6.1. Decreto 780 de mayo 6 de 216: Por medio del cual se expide el Decreto
Único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social. CAPITULO 10, el cual
tiene por objeto regular las actividades y/o procesos propios del servicio
farmacéutico.

6.2. Resolución 1403 de mayo 14 de 2007: Por la cual se determina el Modelo

de Gestión del Servicio Farmacéutico, se adopta el Manual de Condiciones
Esenciales y Procedimientos y se dictan otras disposiciones

6.3. Resolución 1478 de mayo 10 de 2006: Por la cual se expiden normas para
el control, seguimiento y vigilancia de la importación, exportación, procesamiento,
síntesis, fabricación, distribución, dispensación, compra, venta, destrucción y uso de
sustancias sometidas a fiscalización, medicamentos o cualquier otro producto que
las contengan y sobre aquellas que son monopolio del Estado.

6.4. Resolución 2003 de 28 de mayo de 2014: Que actualiza la resolución

1441 de 2013 por la cual se definen los procedimientos y condiciones de inscripción
de los prestadores de servicios de salud y de habilitación de salud.

7. REGISTROS

7.1. Solicitud de compras.

7.2. PPSR0863 Estimación de necesidades.

8. ANEXOS

8.1. Tabla de consumos Históricos.

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9. HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSION CAMBIO REALIZADO FECHA DE

ACTUALIZACION

01 - Documento nuevo. 25/07/2016

- Se incluyen las funciones del Comité de compras
02 23/02/2017
- Se incluye la Evaluación de proveedores.
- Se amplia documentación de proceso de
03 12/08/2017
estimación de necesidades.