UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO

ESCUELA DE POSTGRADO
SECCIÓN DE POSTGRADO EN INGENIERIA

ELABORACIÓN DE UN PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO DE SISTEMAS DE

INFORMACIÓN PARA LA MEJORA DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y
ACADÉMICA EN LA ACADEMIA PREUNIVERSITARIA ENGELS

TESIS PARA OPTAR EL GRADO DE

MAESTRO EN INGENIERÍA DE SISTEMAS

CON MENCIÓN EN
ADMINISTRACIÓN Y DIRECCIÓN DE
TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN

AUTORA : Br. MARIA DEL PILAR SALVADOR VILLACORTA

ASESOR : Dr. JOE GONZALES VÁSQUEZ

TRUJILLO – PERÚ
2015
N° de registro…….……….
JURADO DICTAMINADOR

Dr. Luis Alberto Benites Gutierrez

PRESIDENTE

Dr. Elias Gutierrez Pesantes

SECRETARIO

Dr. Joe Gonzales Vásquez

MIEMBRO

i
 REFERENCIAS DE LA TESISTA

NOMBRES Y APELLIDOS

MARIA DEL PILAR SALVADOR VILLACORTA

GRADO ACADEMICO

BACHILLER EN INGENIERIA DE SISTEMAS

TÍTULO PROFESIONAL

INGENIERO DE SISTEMAS

DOMICILIO LEGAL

Jr. TUMBES 224-URB. ARANJUEZ

TELÉFONO DOMICILIO

044-255729

E-mail

pilar.salvador.v@gmail.com

ii
 DEDICATORIA

A Dios quien es la fuerza interna que me permite seguir adelante, frente

a las adversidades aquel en
quien confío y quien me da la dicha de estar viva.

A mis padres por su constante e incondicional

apoyo en todos los aspectos de mi vida,
por la motivación y el ejemplo que me dan
para alcanzar mis objetivos; y sobre todo
por todo el amor que me brindan día a día.

A mis demás familiares y amigos que

siempre confiaron en mí y que me
brindaron su apoyo.

María del Pilar Salvador Villacorta

iii
 ÍNDICE

DEDICATORIA ___________________________________________________________ iii

INDICE DE TABLAS _______________________________________________________ vii
INDICE DE GRAFICOS ____________________________________________________ viii
INDICE DE MATRICES _____________________________________________________ ix
INDICE DE DIAGRAMA DE CASOS DE USO ______________________________________ x
RESUMEN ______________________________________________________________ xi
ABSTRACT _____________________________________________________________ xiii
I. INTRODUCCIÓN _____________________________________________________ 15
1.1. ANTECEDENTES Y JUSTIFICACIÓN DEL PROBLEMA ___________________________ 16
1.1.1. REALIDAD PROBLEMÁTICA ___________________________________________ 16
1.1.2. ANTECEDENTES ____________________________________________________ 17
1.1.3. JUSTIFICACION DE LA INVESTIGACION __________________________________ 18
1.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA _________________________________________ 18
1.3. MARCO TEÓRICO Y CONCEPTUAL ________________________________________ 19
1.3.1. GESTIÓN ADMINISTRATIVA ___________________________________________ 19
1.3.1.1. CATORCE PRINCIPIOS DE ADMINISTRACIÓN DE FAYOL _____________________ 19
1.3.1.2. ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN __________________________________ 20
1.3.2. PLANEACION ESTRATEGICA ___________________________________________ 20
1.3.2.1. PROPOSITOS DEL PLAN ESTRATEGICO __________________________________ 22
1.3.3. SISTEMAS DE INFORMACIÓN _________________________________________ 24
1.3.4. PLANEAMIENTO ESTRATEGICO DE TI/SI _________________________________ 30
1.3.5. HERRAMIENTAS O TECNICAS PARA EL DESARROLLO DEL PLAN ESTRATEGICO DE
SISTEMAS DE INFORMACIÓN __________________________________________________ 31
1.3.6. METODOLOGIAS DE PLANEAMIENTO ESTRATEGICO DE SISTEMAS Y TI ________ 38
1.3.6.1. METODOLOGIA INEI _________________________________________________ 38
1.3.6.2. METODOLOGÍA BSP-IBM _____________________________________________ 40
1.4. HIPOTESIS ___________________________________________________________ 42
1.5. OBJETIVOS __________________________________________________________ 42
1.5.1. GENERAL__________________________________________________________ 42
1.5.2. ESPECÍFICOS _______________________________________________________ 42
II. MATERIALES Y MÉTODOS _____________________________________________ 43

iv
 2.1. MATERIAL DE ESTUDIO ________________________________________________ 44
2.1.1. Población __________________________________________________________________ 44
2.1.2. Muestra ___________________________________________________________________ 44
2.1.3. Unidad de Análisis __________________________________________________________ 44
2.2. MÉTODOS Y TÉCNICAS _________________________________________________ 44
2.2.1. Tipo de Estudio _____________________________________________________________ 44
2.2.2. Diseño de Contrastación _____________________________________________________ 44
2.2.3. Variables __________________________________________________________________ 46
2.2.4. Operacionalización de variables _______________________________________________ 47
2.3. PROCEDIMIENTOS Y ANÁLISIS DE DATOS __________________________________ 48
2.4. INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS ______________________________ 52
III. RESULTADOS _______________________________________________________ 53
3.1. FORMULACIÓN DE INDICADORES ________________________________________ 54
3.2. SITUACIÓN ACTUAL ___________________________________________________ 56
3.2.1. DATOS ORGANIZACIONALES __________________________________________________ 56
3.2.2. MISIÓN ___________________________________________________________________ 56
3.2.3. VISIÓN ____________________________________________________________________ 56
3.2.4. OBJETIVOS INSTITUCIONALES _________________________________________________ 56
3.2.5. METAS INSTITUCIONALES ____________________________________________________ 57
3.2.6. ORGANIGRAMA DE LA INSTITUCIÓN ____________________________________________ 58
3.2.7. DIAGRAMA DE ACCIÓN ______________________________________________________ 59
3.2.8. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES ______________________________________________ 60
3.3. DEFINICIÓN Y ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO ______________________________ 64
3.3.1. ANALISIS DE LA NECESIDAD DEL PESI ___________________________________ 64
3.3.2. ALCANCE DEL PESI __________________________________________________ 65
3.3.3. ORGANIZACIÓN DEL PESI_____________________________________________ 66
3.3.4. ELABORACION DEL PLAN DE TRABAJO PARA EL DESARROLLO DEL PESI _______ 68
3.4. DIAGNOSTICO SITUACIONAL DE LA ORGANIZACIÓN _________________________ 69
3.4.1. ANÁLISIS FODA_____________________________________________________ 69
3.4.2. DIAGNÓSTICO INTERNO _____________________________________________ 69
3.4.2.1. ANALISIS DE LA CADENA DE VALOR ____________________________________ 69
3.4.2.2. DIAGNOSTICO DE PERFIL DE CAPACIDAD INTERNA ________________________ 71
3.4.2.3. EVALUACIÓN DEL FACTOR INTERNO DE ÉXITO(FIE) ________________________ 79
3.4.3. DIAGNÓSTICO EXTERNO _____________________________________________ 80
3.4.3.1. PERFIL DE OPORTUNIDADES AMENAZAS DEL MEDIO ______________________ 80
3.4.3.2. EVALUACIÓN DEL FACTOR EXTERNO(FEE) _______________________________ 83
3.4.4. ANALISIS DE LOS FACTORES CRITICOS DE EXITO __________________________ 84
3.5. ALINEAMIENTO DEL PLAN DE SISTEMAS AL PLAN ESTRATEGICO INSTITUCIONAL __ 88
3.5.1. MODELAMIENTO INSTITUCIONAL ______________________________________ 88
3.5.1.1. DEFINICIÓN DE LA MISIÓN ___________________________________________ 88

v
 3.5.1.2. FIJACIÓN DE OBJETIVOS Y METAS ______________________________________ 88
3.5.1.3. DETERMINACIÓN DE ESTRATEGIAS _____________________________________ 90
3.5.1.4. DETERMINACIÓN DE LOS FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO____________________ 94
3.5.2. ANÁLISIS DE LOS ANTECEDENTES ______________________________________ 94
3.6. IDENTIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS____________________________________ 95
3.6.1. ANÁLISIS DE LOS PROCESOS DEL NEGOCIO ______________________________ 95
3.6.1.1. ESTUDIO DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN ________________________ 95
3.6.1.2. ANÁLISIS DE LAS NECESIDADES DE LA INFORMACIÓN _____________________ 110
3.6.1.3. LISTADOS DE REQUISITOS ___________________________________________ 112
3.6.2. SITUACIÓN ACTUAL DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN _________________ 113
3.6.2.1. ESTUDIO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN ACTUALES _________________ 113
3.6.2.2. DIAGNÓSTICO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN ______________________ 116
3.7. MODELO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN PROPUESTO _____________________ 117
3.7.1. DEFINICIÓN DEL MODELO DE SISTEMA REQUERIDO ______________________ 117
3.7.2. PRIORIZACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN ______________________ 124
3.7.3. ARQUITECTURA TECNOLÓGICA PROPUESTA ____________________________ 126
3.7.3.1. IDENTIFICACIÓN DE LAS NECESIDADES DE INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA _ 126
3.7.3.2. SELECCIÓN DE LA ARQUITECTURA TECNOLÓGICA ________________________ 127
3.8. PLAN DE ACCIÓN ____________________________________________________ 134
3.8.1. DEFINICIÓN DE LOS PROYECTOS A REALIZAR ____________________________ 134
3.8.2. PLAN DE MANTENIMIENTO DEL PESI __________________________________ 142
3.8.2.1. CONTROL SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS PESI ______________ 142
3.8.2.2. CONTROL DE CALIDAD DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN _______________ 143
3.8.2.3. PROCEDIMIENTOS DE REVISIÓN Y MANTENIMIENTO DE PROYECTOS DEL PLAN 144
3.8.3. PLAN DE CONTINGENCIAS ___________________________________________ 145
3.8.3.1. ANÁLISIS DE RIESGOS ______________________________________________ 145
IV. DISCUSIÓN DE RESULTADOS ________________________________________ 148
V. CONCLUSIONES ____________________________________________________ 154
VI. RECOMENDACIONES ______________________________________________ 157
VII. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ______________________________________ 159
VIII. ANEXOS ________________________________________________________ 162

vi
 INDICE DE TABLAS

Tabla N°1: Características de los Tipos específicos de Sistemas de información 27

Tabla N°2: Metodologías para la elaboración de planes de SI/TI 40

Tabla N°3: Operacionalización de variables 46

Tabla N°4: Instrumentos de recolección de datos 51

Tabla Nº 5: Clasificación de indicadores 53

Tabla Nº 6: Definiciones de indicadores 54

Tabla N°7: Necesidades de Información por proceso 109

Tabla N°8: Requerimientos de Información y reportes por proceso 111

Tabla N°9: Análisis y Valoración del aplicativo: Hoja de Cálculo para el registro de notas 113

Tabla N°10: Análisis y Valoración del aplicativo: Hoja de Cálculo para el registro de pago
de la matricula 114

Tabla N°11: Factores de Priorización de Sistemas de Información 123

Tabla N°12: Priorización de Sistemas de Información 124

Tabla N°13: Entorno Tecnología Actual 125

Tabla N°14: Nro de estaciones instaladas actualmente 126

Tabla N°15: Nro de estaciones nuevas 126

Tabla N°16: Comparación de Tecnologías wifi y de cable de redes locales 128

Tabla N°17: Opciones tecnológicas para habilitar red de un área sin red anterior 129

Tabla N°18: Análisis de Riesgos 146

Tabla N°19 :Cuadro resumen de análisis de resultados 152

vii
 INDICE DE GRAFICOS

Grafico N°1: Dimensiones de la estrategia 20

Gráfico N°2: Tipos de Sistemas de Información 25

Gráfico N°3: Análisis FODA 31

Gráfico N°4: Cuadro para la elaboración PCI 33

Gráfico N°5: Cuadro para la elaboración POAM 35

Gráfico N°6: Cruce de las variables 36

Gráfico N°7: Método de Contrastación 44

Gráfico N°8: Organigrama actual de la Academia preuniversitaria Engels Class 57

Gráfico N°9: Organigrama de Acción de la Academia preuniversitaria Engels Class 58

Gráfico N°10: Cadena de Valor actual de la Academia Engels Class 66

Gráfico N°11:Organigrama Propuesto 85

Gráfico N°12: Cadena de Valor Propuesta de la Academia Engels Class 86

Grafico N°13: Áreas que conforman la Gestión Administrativa de la institución 95

Grafico N°14: Áreas que conforman la Gestión Académica de la institución 96

Grafico N°15: Funciones de Promotoría 97

Grafico N°16: Funciones de Dirección Académica 97

Grafico N°17: Funciones de Administración 98

Grafico N°18: Funciones de Contabilidad 98

Grafico N°19: Funciones de Secretaría 99

Grafico N°20: Diagrama Físico de la Red de Datos 130

viii
 INDICE DE MATRICES

Matriz Nº1 Perfil de Capacidad Administrativa o Directiva 71

Matriz Nº2: Perfil de Capacidad Competitiva 72

Matriz Nº3: Perfil de Capacidad Financiera 73

Matriz Nº4: Perfil de Capacidad Tecnológica 74

Matriz Nº5: Perfil de Capacidad Humana 76

Matriz Nº6: Matriz de Factores Internos de Éxito(FIE) 78

Matriz Nº7: Matriz del Perfil de Oportunidades y Amenazas del Medio 81

Matriz Nº8: Matriz de Factores Externo de Éxito(FEE) 82

Matriz Nº9: Matriz de DOFA 84

Matriz Nº10: Matriz de DOFA del Departamento de Tecnología y Sistemas 92

Matriz N°11: Procesos desarrollados actualmente sobre aplicativo o sistemas de 108

información

Matriz Nº12: Matriz Procesos-Entidades 117

Matriz Nº 13 : Procesos – Entidades de Datos reorganizada 118

Matriz Nº 14: Procesos vs Sistemas de Información 119

ix
 INDICE DE DIAGRAMA DE CASOS DE USO

Diagrama de Casos de uso Nº1: Elaborar Presupuesto Anual 103

Diagrama de Casos de uso Nº2: Adquisición de bienes, materiales y equipos 104

Diagrama de Casos de uso Nº3: Elaboración de planillas de remuneraciones 105

Diagrama de Casos de uso Nº4: Matrícula de alumnos o ratificación 106

Diagrama de Casos de uso Nº5: Generar reporte de puntajes de alumnos 107

x
 RESUMEN

“Elaboración de un Planeamiento estratégico de sistemas de información para la

mejora de la gestión administrativa y académica de la Academia Preuniversitaria

Engels Class.

Por:

Salvador Villacorta, María del Pilar

Engels Class es una empresa orientada a brindar preparación preuniversitaria en la

ciudad de Trujillo, teniendo como principales clientes los habitantes del distrito del

Porvenir. La empresa, viéndola como un todo, está conformada por dos grandes

áreas: Área Administrativa y el Área académica. Actualmente, debido a la gran

cantidad de información que se maneja, en las dos áreas; no se cuenta con sistemas

transaccionales, que permitan automatizar y manejar eficientemente la información

y los procesos que se realizan día a día en la institución

Por tal motivo se abordó esta situación, proponiendo el desarrollo e implementación

de distintos sistemas de información que permiten mejorar el tratamiento de la

información en los procesos de la empresa, reducen el tiempo de respuesta a

consultas, brindan una fuente de información confiable de manera eficiente y fácil

en el momento oportuno, permite monitorear la situación actual del negocio y

además le permite a la empresa reducir costos operacionales.

Para la elaboración del PESI se empleó, la metodología del INEI con apoyo de la

metodología MIRE.

xi
Este trabajo se ha realizado con el propósito de demostrar que el tratamiento de la

información y de la automatización de los procesos a través de un Sistemas de

información es de vital importancia para la gestión dentro de una organización que

maneja gran cantidad de información, como en este caso es la institución Engels

Class.

Palabras Claves: Gestión administrativa, Gestión académica, sistema

transaccional, sistemas de información, costos operacionales, automatización de

procesos.

xii
 ABSTRACT

"Developing a Strategic Planning of Information Systems to improve the

administrative and academic management of the preuniversity academy Engels

Class."

By:

Salvador Villacorta, María del Pilar

Engels Class is a company dedicated to providing preuniversity preparation in the

city of Trujillo, with the main customers are people in the district of El Porvenir.

The company, seeing it as a whole consists of two main areas: Administrative Area

and Academic Area. Currently, due to the large amount of information used in the

two areas do not have transactional systems to automate and efficiently manage

information and processes that take place every day in the institution

For this reason, addressed this situation by proposing the development and

implementation of various information systems that improve the processing of

information in business processes, reduce response time to queries, provide a

reliable source of information efficiently and easy at the right time, can monitor the

current business situation and also allows the company to reduce operating costs.

To prepare the PESI was used, the methodology of INEI supported by the MIRE

method.

xiii
This work has been conducted with the aim of demonstrating that information

processing and automation of processes through an information systems is of vital

importance for the management within an organization that deals with large amount

of information, as this case is the institution Engels Class.

Keywords: Administrative Management, Academic Management, transactional

system, information systems, operational costs, process automation.

xiv
I. INTRODUCCIÓN

15
1.1. ANTECEDENTES Y JUSTIFICACIÓN DEL PROBLEMA

1.1.1. REALIDAD PROBLEMÁTICA

La Academia preuniversitaria Engels es una empresa de

derecho privado, que se dedica a brindar servicios educativos a más de
200 alumnos de la ciudad de Trujillo, teniendo como mayor índice,
estudiantes provenientes de la zona del distrito del Porvenir.
Actualmente la institución se centra en la preparación exclusiva para el
ingreso a las distintas universidades de la ciudad de Trujillo.
La institución no cuenta con sistemas informáticos que
automaticen los procesos administrativos y académicos que se realizan,
sólo cuentan con aplicaciones ofimáticas. Además de estas
observaciones se realizó entrevistas a los trabajadores de la institución,
en donde se pudo definir una serie de actuales problemas entre los
cuales destacan los siguientes:
Debido a que todos los procesos administrativos se realizan
manualmente; existen costos altos en compra de papel, y materiales de
escritorio, que cada año se incrementan, por el aumento de alumnos.
Existe un retraso en los pagos a los trabajadores, debido a que
para procesar estos pagos, se hace uso de las herramientas ofimáticas
como el Excel 2007; lo cual hace muy deficiente los procesos de pagos
de planillas.
Demora excesiva en obtención de la información estadística o
resúmenes sobre matrículas, pagos, etc.
Además de esto el 41% de los alumnos califican de mala la
atención para el proceso de matrícula, ya que una sola persona
encargada del registro de matrículas, manifestando que no se abastece
para la atención de los alumnos, originándose largas colas, lo cual
conlleva a una deficiente atención al alumno y por ende un proceso de
matrículas deficiente.

16
1.1.2. ANTECEDENTES

En el año 2004, Julissa Cerna, propuso la elaboración de un

planeamiento estratégico de sistemas de información para mejorar la
gestión académica en el Centro Educativo San Marcelo Trujillo, Perú.
El desarrollo del mencionado proyecto permitió mostrar a las diferentes
áreas de la institución educativa los beneficios que pueden alcanzarse
con la actualización adecuada de los recursos tecnológicos, con la
finalidad de brindar un mejor servicio y generar ventajas competitivas
sobre dicha institución. p: 05.
Según Najarro (2005) “ La implementación de un Plan
Estratégico de T.I. trae como consecuencia la variación de las
estrategias del negocios en componentes operativos y de T.I como la
renovación de las salas de computo, uso de nuevos sistemas, cambio en
procesos operativos y manejo estratégico de la información”.p:20
Según Maquera(2003) “Es necesaria la creación del
Departamento de Sistemas para la ejecución de los proyectos
planteados, el sistema prioritario es de Matriculas. El éxito de la
aplicación del P.E.T.I radica en proveer de una adaptación continua de
las T.I. a las estrategias del negocio y al modelo de la
organización”.p:30
En el año 2002 la Escuela Superior Politécnica de Chimborazo –
Ecuador, propuso la implementación de un plan estratégico de sistemas
de información, en este proceso se analizó la situación actual
determinando que la estructura informática vigente de la institución
respondía a necesidades y dificultades del momento y no a un
desarrollo planificado que brinde apoyo tecnológico a las necesidades
académicas, científicas y administrativas de la institución; se generó el
árbol de problemas y el árbol de objetivos y se planteó alternativas de
solución asimismo se elaboró el plan de contingencias de la institución.

17
 1.1.3. JUSTIFICACION DE LA INVESTIGACION

El presente proyecto se justifica científicamente porque permitirá

conocer cómo un plan estratégico de sistemas de información, mejora la
gestión administrativa y académica de la institución educativa, haciendo
uso de los últimos conocimientos en cuanto a metodologías y
herramientas que permitan la elección de los sistemas de información
más adecuados para la organización educativa.
Desde el punto de vista metodológico, esta investigación se
justifica porque permitirá elaborar un plan estratégico de sistemas de
información haciendo uso de la metodología del INEI, la cual se
complementó con la Metodología MIRE propuesta por el Dr. Javier
Gamboa.
Uno de los problemas a resolver por este proyecto de
investigación es la demora en los procesos que realiza la institución, no
solo generando pérdida de tiempo sino que también más recursos
humanos. Por esta razón, éste proyecto se justifica desde un punto de
vista práctico porque se logrará un manejo automatizado y más eficiente
de la información, con lo cual se ahorrará tiempo y dinero el desarrollo
de los procesos diarios.
Mejorar la gestión tanto administrativa como académica,
conllevará a que los alumnos reciban un servicio de calidad;
fomentando la dedicación por el estudio; así pues se podrá aumentar el
índice académico de los alumnos de la ciudad de Trujillo.

1.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

¿De qué manera la elaboración de un Plan Estratégico de Sistemas de
Información influye en la mejora de la gestión académica y administrativa de
la Academia Preuniversitaria “Engels Class”?

18
1.3. MARCO TEÓRICO Y CONCEPTUAL
1.3.1. GESTIÓN ADMINISTRATIVA

La Gestión administrativa es el proceso del manejo de la información a

través de las personas. Esto generalmente implica realizar el
almacenamiento y la distribución de información hacia todos los que
están dentro de una organización.
La Teoría de la gestión administrativa intenta encontrar una manera
racional para diseñar una organización como un todo. La teoría apunta
generalmente a una estructura formalizada administrativa, una clara
división del trabajo, la delegación de poder y autoridad a los
administradores correspondientes a sus áreas de responsabilidad.

Teóricos de la gestión administrativa:

 Henri Fayol (1841-1925): Fayol nació en Francia, donde trabajó
para una empresa minera del carbón. Él desarrolló 14 principios
administrativos de estructura y gestión organizacional.
 James D. Mooney (1884-1957): Mooney estudió ingeniería
mecánica y con el tiempo se convirtió en un miembro clave del
equipo de alta dirección de General Motors. En 1931, escribió
Onward Industria! El libro es considerado por muchos
estudiosos como una importante contribución a la teoría de la
gestión administrativa.
 Luther H. Gulick (1892-1993): Gulick es a menudo considerado
el "Decano de la Administración Pública". Aplicó los principios
de la teoría de gestión administrativa de gobierno.

1.3.1.1. CATORCE PRINCIPIOS DE ADMINISTRACIÓN DE

FAYOL

Fayol desarrolló 14 principios de la administración con el fin de

ayudar a los gerentes a realizar sus funciones de manera más
efectiva. Hoy en día, todavía se utilizan estos principios, pero se

19
 interpretan a menudo diferentes. Los catorce principios son los
siguientes:

1. Unidad de mando
2. Autoridad
3. Unidad de dirección.
4. Centralización
5. Subordinación del interés particular al general.
6. Disciplina
7. División del trabajo.
8. Orden
9. Jerarquía
10. Justa remuneración.
11. Equidad
12. Estabilidad
13. Iniciativas
14. Espíritu de equipo

1.3.1.2. ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN

La definición de Fayol de los papeles y de las acciones de la gestión

distingue entre cinco elementos:
 Planificar. (Pronóstico y plan). Examinando el futuro y
elaborando un plan de la acción. Los elementos de la estrategia.
 Organizar. Definir la estructura, material y humana, de la
empresa.
 Dirigir. Mantener fluidas las actividades del personal.
 Coordinar. Unificar y armonizando toda la actividad y el
esfuerzo.
 Controlar. Ver que todo ocurra conforme a las reglas
establecidas y a las órdenes impartidas.

1.3.2. PLANEACION ESTRATEGICA

Antes de abordar el tema sobre planeación estratégica, tenemos que

entender el concepto de Estrategia.
El concepto de Estrategia nació en el campo militar, a partir de la
segunda mitad del siglo XX, se incorporó en la gestión de las

20
organizaciones, como un medio importante para competir frente a los
rivales y obtener ventajas competitivas.
“La estrategia debe ser un concepto visto desde varias dimensiones, es
decir multidimensional; que se extienda a toda la organización, donde
ésta pueda ser vista como un sistema abierto que interactúa con su
medio externo, en la que su estructura y jerarquía con los subsistemas
esté debidamente diseñada; y en la que no solo la información,
procesos, decisiones y operaciones puedan ser fácilmente definibles y
orientados; si no que también los flujos de realimentación de entrada y
de salida.”(Lopez Trujillo, y otros, 2007)

Grafico N°1: Dimensiones de la estrategia

Fuente: (Lopez Trujillo, y otros, 2007)

Se tiene que considerar estas dimensiones para definir la estrategia de la

organización en un proceso deductivo-inductivo de cada dimensión,
pero sinperder la visión holística de cada una de ellas, como parte de la
estrategia. “Desde el punto de vista sistémico la estrategia es un marco
de referencia para la organización, pues facilita su adaptación a un
entorno cambiante y permite sustentar su continuidad. Definir una
estrategia implica: Plan de acción, Conocimiento de lo que se va hacer,
Adaptación al medio”. (Lopez Trujillo, y otros, 2007,p.102)

21
Teniendo en cuenta las dimensiones de la estrategia como medio para
alcanzar los objetivos de la organización, la planeación estratégica
incluye en su desarrollo objetivos medibles, alcanzables y precisos. En
la definición del campo competitivo la Planeación Estratégica, se vale
de la matriz FODA (matriz de fortalezas, oportunidades, debilidades,
amenazas) a la vez que diagnóstica quienes somos, donde estamos y en
qué contexto.
La planeación estratégica es definida así: “Planeación estratégica en la
empresa es una función que intenta maximizar en el largo plazo los
beneficios de los recursos disponibles. Se requiere definir con claridad,
misiones, objetivos y metas más allá del ciclo presupuestal”. (Del
campo, 1999,p.57).
“Hablar de PLAN ESTRATEGICO, implica hablar de un PLAN
INTELIGENTE que le define a la organización los principales pasos a
seguir para garantizar su crecimiento y desarrollo organizacional en los
próximos años. Es decir, un Plan Estratégico es a la organización lo que
el ADN es a los seres vivos, le va diciendo oportunamente que hacer”.
(Álvarez, 2005,p.120)

1.3.2.1. PROPOSITOS DEL PLAN ESTRATEGICO

Para Alvarez(2005) los propósitos del plan estratégico son:

 Contar con una metodología práctica que le permita a la
organización formular y redefinir periódicamente OBJETIVOS Y
ESTRATEGIAS de negocio.
 Orientar los esfuerzos de la organización hacia la consolidación de
su VISIÓN, su MISIÓN, sus objetivos y su competición objetiva.
 Desarrollar los objetivos específicos de cada área de especialidad
(mercadotecnia, ventas, finanzas, recursos humanos,
administración, ingeniería, calidad, producción, etc.)congruentes
con la VISIÓN y MISIÓN del negocio.

22
  Desarrollar los planes de mejora que aceleren el nivel de evolución
competitiva de la organización.
 Garantizar mediante un seguimiento adecuado, el cumplimiento de
objetivos.(p.124)
 Visión del negocio.- Es la aspiración o sueño de lo que desea llegar a ser
la organización en el largo plazo. Algunas preguntas que ayudan a
conformar la visión del negocio son: ¿A qué aspiración nos gustaría
llegar en el futuro? ¿En qué lugar del mercado nos visualizamos en el
futuro?
 Misión del negocio.- Es la razón de ser de la empresa. Contesta las
preguntas ¿Para qué existe la empresa? ¿En qué negocio debe estar la
empresa?
 Objetivos del negocio.-Son el conjunto de los resultados más importantes
que año con año debe obtener la empresa para subsistir. Tienen que ver
principalmente con la satisfacción del cliente, la satisfacción de los
colaboradores y la satisfacción de los accionistas. De acuerdo al
BalancedScoredCard también tiene que ver con la perspectiva de los
procesos internos y con la perspectiva de desarrollo e innovación. Cada
objetivo tiene cuando menos una meta anual perfectamente cuantificable.
 Estrategia del negocio.-Son el conjunto de conceptos generales que le
muestran a la empresa “COMO” alcanzar sus objetivos de negocio. Las
estrategias se complementan unas a otras para alcanzar los objetivos del
negocio. Las estrategias se diseñan de afuera de la organización hacia
adentro de la organización. Por lo tanto, las estrategias son flexibles en
función de las circunstancias cambiantes de la propia organización.

23
1.3.3. SISTEMAS DE INFORMACIÓN
 Sistema.- El término “Sistema”, hoy en día, ha penetrado
rápidamente en diversos campos de la ciencia; convirtiéndose en uno de
los términos más usados en nuestra sociedad, por lo cual fue objeto de
estudio de investigadores quienes dan varias definiciones precisas sobre
ésta.
Las cuales coinciden en un conjunto de elementos o partes, existentes
en la naturaleza, que están en continua interacción con el fin de lograr
objetivos generales.
Existen varias definiciones de Sistema las cuales las describiremos a
continuación:
“Un sistema es un conjunto complejo de elementos en interacción.
'Interacción' significa que un elemento cualquiera tendrá un
comportamiento distinto si se relaciona con otro elemento dentro del
mismo sistema. Si los comportamientos en ambas relaciones no
difieren, no hay interacción, y por tanto tampoco hay sistema”.
(Bertalanffy, 1976,p.40).
“Conjunto de partes que operan entre ellas para obtener un propósito
común. Todo el mundo habla de sistemas, pero que muy pocas personas
se dan cuenta que los sistemas existen en todos los ámbitos, influyendo
en todo lo que hacemos y creando dificultades a las que nos
enfrentamos todos los días”. (Forrester, 1998,p.60).
“Conjunto de elementos que interactúan dinámicamente y están
organizados con relación a una finalidad. Conjunto de elementos
interrelacionados considerado relevante por un observador”. (Charles
Francois, 1997)
“Conjunto de elementos interrelacionados entre sí que existen dentro de
un entorno”. (Fernández, 2005).

 Sistema de Información.- “Es un conjunto de elementos o

componentes interrelacionados para recolectar (entrada), manipular
(proceso) y diseminar (salida) datos e información y para proveer un

24
 mecanismo de retroalimentación en pro del cumplimiento de un
objetivo”. (Stair, 2000).
 Entrada.- En sistemas de información la entrada es la
actividad que consiste en recopilar y capturar datos primarios.
Cuando se elaboran cheques de pago por ejemplo, antes de
proceder a su cálculo o impresión debe recolectarse
información sobre el número de horas trabajadas por cada
empleado.
 Procesamiento.- En sistemas de información, el
procesamiento supone la conversión o transformación de
datos en salidas útiles. Esto puede implicar ejecutar cálculos,
realizar comparaciones y adoptar acciones alternas, el
almacenamiento de los datos para su uso posterior.
 Salida.- En sistemas de información la salida implica producir
información útil, por lo general en forma de documentos y/o
reportes.
 Retroalimentación.- En sistemas de información la
retroalimentación es la salida que se utiliza para efectuar
cambios en actividades de entrada o procesamiento. La
presencia de errores o problemas, por ejemplo, podría imponer
la necesidad de corregir datos de entrada o modificar un
proceso.

 Tipos de Sistemas de Información

Un solo tipo de Sistema no brinda o satisface toda la necesidad de
información que la organización necesita.
Las organizaciones tienen distintas necesidades, especialidades y
niveles, para lo cual existen determinados Tipos de Sistemas,
destinados a cubrir esas necesidades. “Las organizaciones se
pueden dividir en niveles estratégicos, administrativos, de
conocimiento y operativos y en cinco áreas funcionales principales:
ventas y marketing, manufactura, finanzas, contabilidad y recursos

25
 humanos. Los sistemas de información dan servicio a cada uno de
estos niveles y funciones”. (Laudon, 2004,p.134)

Gráfico N°2: Tipos de Sistemas de Información

Fuente: (Laudon, 2004)

Los sistemas en el nivel operativo, apoyan a los gerentes operativos en

el seguimiento de las actividades y transacciones elementales de la
organización como ventas, ingresos, depósitos en efectivo, nómina,
decisiones de crédito y flujo de materiales de una fábrica.
Los sistemas a nivel de conocimiento, apoyan a los trabajadores del
conocimiento y de datos de una organización. El propósito de estos
sistemas es ayudar a las empresas comerciales a integrar el nuevo
conocimiento en los negocios y ayudar a la organización a controlar el
flujo del trabajo de oficina.
Los sistemas a nivel administrativo sirven a las actividades de
supervisión, control, toma de decisiones y administrativas de los
gerentes de nivel medio. La pregunta principal que plantean estos
sistemas es: ¿van bien las cosas? Por lo general, este tipo de sistemas
proporciona informes periódicos más que información instantánea de
operaciones.
Los sistemas a nivel estratégico ayudan a los directores a enfrentar y
resolver aspectos estratégicos y tendencias a largo plazo, tanto en la

26
empresa como en el entorno externo. Su función principal es
compaginar los cambios del entorno externo con la capacidad
organizacional existente.
En una organización típica para cada área funcional: Ventas,
Manufactura, Finanzas, Contabilidad y Recursos Humanos; existen
sistemas de información a nivel operativo, del conocimiento,
administración y estratégico.

 Tipos Específicos de Sistemas de Información para cada Nivel

Organizacional
Laudon(2004) al referirse a los tipos de sistemas indica:
La organización cuenta con sistemas de información para
ejecutivos(ESS, por sus siglas en inglés) en el nivel estratégico;
sistemas de información gerencial(MIS, por sus siglas en ingles) y
sistemas de apoyo a las decisiones (DSS, por sus siglas en inglés) en el
nivel administrativo; sistemas de trabajo del conocimiento(KWS por
sus siglas en inglés) y sistemas de oficina en el nivel de conocimiento, y
sistema de procesamiento de transacciones(TPS, por sus siglas en
inglés) en el nivel operativo.(p.135)

27
Tipo de Entradas de Procesamiento Salidas de Usuarios
sistema información información
ESS Datos acumulados, Gráficas; Proyecciones: Directores
externos, internos simulaciones; respuestas a
interactivo consultas.
DSS Datos bajo volumen o Interactivo, Informes Profesionales;
bases de datos simulaciones; especiales; gerentes de
masivas optimizadas análisis análisis de personal.
para el análisis de decisiones;
datos; modelos respuestas a
analíticos y consultas.
herramientas de
análisis de datos
MIS Datos resumidos de Informes de Informes Gerentes de
transacciones; datos rutina; modelos resumidos y nivel medio
de alto volumen; simples; excepciones
modelos simples. análisis de bajo
nivel

KWS Especificaciones del Modelado; Modelos: Profesionales:

diseño; base del simulaciones gráficos Personal técnico
conocimiento
Sistema de Documentos; Administración Documentos; Oficinistas
oficina programas de programas;
documentos; correo
programación;
comunicación
TPS Transacciones, Clasificación; Informes Personal de
eventos listado; fusión; detallados; operaciones;
actualización. listas; supervisores.
resúmenes
Tabla N°1: Características de los Tipos específicos de Sistemas de
información
Fuente: (Laudon, 2004,p.135)

 Sistemas de Procesamiento de Transacciones (TPS).- son los

sistemas básicos de negocios que dan servicio al nivel operativo de la
organización. Un sistema de procesamiento de transacciones es un
sistema computarizado que efectúa y registra las transacciones diarias
necesarias para dirigir negocios. Ejemplo de ello son las entradas de

28
 pedidos de ventas, sistemas de reservaciones en hoteles, la nómina, el
registro de empleados y los embarques.
 Sistemas de trabajo del conocimiento (KWS) y los sistemas de
oficina.- Satisfacen las necesidades de información al nivel del
conocimiento de la organización. Los sistemas de trabajo del
conocimiento auxilian a los trabajadores del conocimiento, mientras
que los sistemas de oficina auxilian principalmente a los trabajadores de
datos (aunque a veces los trabajadores del conocimiento lo utilizan
ampliamente).
Los KWS, como las estaciones de trabajo de diseño científico o de
ingeniería, promueven la creación de conocimiento nuevo y garantizan
que el conocimiento nuevo y la experiencia técnica se integren
adecuadamente en la empresa.
Los sistemas de oficina son aplicaciones de la tecnología de la
información diseñadas para incrementar la productividad de los
trabajadores de datos apoyando las actividades de coordinación y
comunicación en una oficina típica.
 Sistemas de información gerencial (MIS).- Se definen los sistemas de
información como el estudio de los sistemas de información en los
negocios y la administración. El término sistemas de información
gerencial (MIS) también designa una categoría específica de sistemas
de información que dan servicio a funciones a nivel administrativo. Los
sistemas de información gerencial (MIS) apoyan al nivel
administrativo de la organización, proveyendo de informes a los
gerentes y, en algunos casos, de acceso en línea al desempeño real y los
registros históricos de la organización. Los MIS dan servicio
principalmente a las funciones de planeación, control y toma de
decisiones a nivel administrativo. En general, para sus datos dependen
de sistemas de procesamiento de transacciones subyacentes.
 Sistemas de apoyo a la toma de decisiones (DSS).- También dan
servicio al nivel administrativo de la organización. Los DSS ayudan a
los gerentes a tomar decisiones que son exclusivas, rápidamente

29
 cambiantes y no especificadas fácilmente con anticipación. Abordan
problemas donde el procedimiento para llegar a una solución podría no
estar predefinido con anterioridad. Los DSS tienen más poder analítico
que los demás sistemas. Contienen explícitamente una variedad de
modelos para el análisis de datos, o bien condensan grandes cantidades
de datos de tal forma que sus análisis sea sencillo para los encargados
de tomar decisiones.
 Sistemas de apoyo a los ejecutivos (ESS).- Estos sistemas dan servicio
al nivel estratégico de la organización y auxilian en las decisiones no
rutinarias que requieren juicio, evaluación y comprensión porque no
hay un procedimiento convenido para llegar a una solución. Los ESS
están diseñados para incorporar datos sobre eventos externos como
leyes impositivas nuevas o competidores, pero incluso extraen
información resumida de los MIS y DSS internos. Filtran, comprimen y
dan seguimiento a datos críticos, y destaca la reducción del tiempo y
esfuerzo que se requiere para que los ejecutivos obtengan información
útil.

1.3.4. PLANEAMIENTO ESTRATEGICO DE TI/SI

En los últimos años, las empresas buscan automatizar sus procesos

manuales, actualizar las políticas de adquisición en la compañía y
optimizar los procesos del negocio, entre otros. Todo esto con el fin de
mejorar la rentabilidad del negocio. Pero a veces sucede que se invierte
mucho dinero en la compra e implementación en cuanto a tecnología en
una organización sin saber si esa inversión ha obtenido los resultados
estratégicos esperados.
Cuando se utilizan las tecnologías de la información para cubrir las
necesidades a corto plazo de una organización sin tener presente la
misión, visión, objetivos y estrategias; simplemente no se llega a
obtener los resultados esperados.
Es ahí donde nace la importancia de seguir un Plan Estratégico de
Tecnologías de información; que permita definir una línea de acción a

30
 seguir, en la adquisición de sistemas de información y tecnología a
utilizar, que permita controlar el uso y la administración de las TI; es
decir un plan que permita incorporar las TI en la organización, todo esto
alineando los objetivos del negocio con las estrategias de las TI.
La planificación de SI está destinada a asistir a la organización en el
establecimiento o definición de un plan estratégico para la implantación
de sistemas que puedan satisfacer las necesidades de información, tanto
a cortó como a largo plazo. “Un plan estratégico de sistemas de
información indica la dirección correcta en el desarrollo de los sistemas
de información, el modo de proceder, los criterios de proceder, los
criterios de selección, los mecanismos de evaluación, etc.”. (Alarcón,
2006)

1.3.5. HERRAMIENTAS O TECNICAS PARA EL DESARROLLO

DEL PLAN ESTRATEGICO DE SISTEMAS DE
INFORMACIÓN

 ANÁLISIS FODA
La técnica del análisis FODA ayuda a determinar si la organización está
capacitada para desempeñarse en su medio.
Está diseñada para ayudar a los estrategas a encontrar el mejor
acoplamiento entre las tendencias del medio (oportunidades –
amenazas) y las capacidades internas de la empresa (fortalezas –
debilidades).
En la realización del FODA es indispensable priorizar cada uno de los
indicadores y variables en función de su importancia y del impacto en el
éxito o fracaso de la organización.
Este análisis permite a la empresa formular estrategias para aprovechar
sus fortalezas, prevenir el efecto de sus debilidades y superarlas,
utilizar a tiempo sus oportunidades y anticiparse al efecto de las
amenazas.

31
 Gráfico N°3: Análisis FODA
Fuente:(Naranjo, 2008)

En el desarrollo de nuevas estrategias o en la revisión de las ya

existentes es indispensable analizar los cambios tanto internos como
externos, que permiten identificar los vacíos entre la performance de la
empresa y las metas propuestas.
El diagnostico interno es el proceso para identificar fortalezas,
debilidades, oportunidades y amenazas de la organización; es
indispensable que este análisis interno se complemente o valide con un
estudio profundo del entorno y la competencia.
Una herramienta importante para realizar este análisis es el perfil de
capacidad interna o institucional (PCI).

 PERFIL DE CAPACIDAD INTERNA (PCI)

El perfil de capacidad interna es una herramienta que permite este
análisis, ya que evalúa las fortalezas y debilidades de la organización
con respecto a las oportunidades y amenazas que presenta el medio
externo.
El Perfil de capacidades Interna, examina entre otras, las siguientes
capacidades.

32
a) Capacidad Administrativa o Directiva.- son todas aquellas fortalezas
o debilidades que están relacionadas con la planeación, dirección, toma
de decisiones, coordinación, comunicación y control.
b) Capacidad Competitiva.- es decir todos los aspectos relacionados con
el área comercial como participación en el mercado y calidad del
producto, entre otros.
c) Capacidad Financiera.- incluye aspectos relacionados con las
fortalezas o debilidades económicas como deuda y capital.
d) Capacidad Tecnológica.- se incluye lo relacionado con producción,
infraestructura y servicio.
e) Capacidad Humana.- se refiere a las fortalezas y debilidades
relacionadas con el recurso humano, como nivel académico,
experiencia, estabilidad, rotación, ausentismo, remuneración,
pertenencia y motivación

Estas categorías se evalúan generalmente de acuerdo con el grado de

debilidad o fortaleza que presenta cada una; ello se facilita mediante la
elaboración de un cuadro como el que se muestra a continuación:

33
 Grado Debilidades Grado Fortalezas Impacto
Calificación
Capacidad
Alto Med Bajo Alto Med Bajo Alto Med Bajo

Directiva

Competitiva

Financiera

Tecnológica

RRHH

Gráfico N°4: Cuadro para la elaboración PCI

Fuente:(Naranjo, 2008)

Con el fin de conducir adecuadamente la empresa hacia el éxito, debe

entenderse cuál es el medio en el que se mueve la organización; esta ha
de ser una tarea permanente, especialmente en las circunstancias del
mundo actual, en el que el entorno está cambiando en forma constante y
turbulenta.
Cuando se habla del entorno, se hace referencia a todos los factores que
están fuera de la organización; incluye las fuerzas, circunstancias y
eventos con los que la empresa interactúa, cuando se realiza el examen
del medio es necesario enumerar todos los factores presentes del
entorno que pueden tener relación con el desempeño futuro de la
compañía.
Esta información se puede obtener a través de la elaboración del perfil
de Oportunidades y Amenazas del medio (POAM).

34
 PERFIL DE OPORTUNIDADES Y AMENAZAS DEL
MEDIO(POAM)

El Perfil de Oportunidades y Amenazas del medio (POAM) es la

metodología que permite identificar y valorar las amenazas y
oportunidades potenciales de una empresa. Dependiendo de su impacto
e importancia un grupo estratégico puede determinar si un factor dado
en el entorno constituye una amenaza o una oportunidad para la
empresa.
El proceso de identificar las oportunidades y amenazas de la
organización, unidad o departamento en el entorno de la empresa, lo
integra el análisis de:
a) Factores políticos: se refiere al uso o del poder de los órganos de
representación del Estado y agentes del gobierno que puedan afectar la
empresa.

b) Factores económicos: relacionados con el comportamiento de la

economía nacional e internacional.

c) Factores sociales: son los que afectan el modo de vivir de la gente,

como son valores, justicia, paz social y discriminación, entre otros.

d) Factores ambientales: son los que afectan o pueden llegar del medio
ambiente.

e) Factores tecnológicos: relacionados con el desarrollo de máquinas,

herramientas y nuevas tecnologías.

f) Factores competitivos: todos los determinados por la competencia, los

productos, el mercado, la calidad, el servicio, comparados siempre con
la competencia.

g) Factores geográficos: son los que afectan físicamente a la empresa

como la localización, el clima, la infraestructura y las vías de acceso.

Para realizar el análisis de impacto ha de tomarse en consideración:

35
  Las consecuencias

 La probabilidad de ocurrencia

 La capacidad de reacción

 El grado de vulnerabilidad

Grado
Grado Amenazas Impacto
Calificación Oportunidades
Factores
Alto Med Bajo Alto Med Bajo Alto Med Bajo

Políticos

Económicos

Sociales

Ambientales

Tecnológicos

Competitivos

Geográficos

Gráfico N°5: Cuadro para la elaboración POAM

Fuente:(Naranjo, 2008)

Una vez identificadas las fortalezas, debilidades, debilidades y

amenazas se procede a elaborar la hoja de trabajo.
En este documento se realiza una agrupación de factores claves de cada
uno de los componentes. En este análisis deben incluirse factores claves
relacionados con la organización, los mercados, la competencia y los
demás factores claves mencionados.
36
Para la hoja de trabajo se requiere:
• Hacer una lista de las fortalezas internas claves
• Hacer una lista de las debilidades internas decisivas
• Hacer una lista de las oportunidades externas importantes
• Hacer una lista de las amenazas externas claves
Después de tener identificadas los puntos anteriores, se procede hacer el
cruce de las variables; obteniéndose cuatro tipos de estrategia

Gráfico N°6: Cruce de las variables

Fuente:(Naranjo, 2008)

37
1.3.6. METODOLOGIAS DE PLANEAMIENTO ESTRATEGICO
DE SISTEMAS Y TI
1.3.6.1. METODOLOGIA INEI
El Instituto Nacional de Estadística e informática (INEI), elaboró el
Plan Estratégico de Sistemas de Información, que consta de cuatro
capítulos, es una versión revisada y actualizada del manual
presentado en 1994, donde se tomó como base la Metodología
METRICA I. Cada fase y etapa de la metodología, adaptándola a
nuestra realidad y necesidades.
En el capítulo II Alineamiento al Plan Estratégico , se hace mención
al estudio puntual del Plan Estratégico Institucional, a fin de señalar
correctamente los Objetivos institucionales, que se quiere alcanzar, y
para los cuales, se diseñaran y construirán los Sistemas de
Información.
Es importante señalar que, a diferencia de la versión anterior, esta
pone especial énfasis en el modelamiento de las necesidades o
requerimientos de información, dejando a un segundo plano, el
diagnóstico de la situación actual, mostrando de esta manera una
metodología más directa, que busca identificar en el corto plazo las
necesidades y así plantear rápidamente las soluciones necesarias.
Esta metodología pretende lograr el alineamiento de los sistemas de
información propuestos a las estrategias corporativas de la
institución, incluye los nuevos conceptos de tecnologías de
información como herramienta de competitividad y sostenibilidad.
Las fases de esta metodología son:
A. Definición y organización del proyecto
 Modelamiento del proyecto PETI
 Análisis de las necesidades del proyecto PETI
 Alcance del proyecto PETI
 Determinación de responsabilidades.
 Organización del PETI
 Elaboración del plan de trabajo para el desarrollo del PETI

38
  Comunicación del plan de trabajo.
B. Alineamiento del plan de sistemas al plan estratégico
 Modelamiento institucional.
 Estudio de la organización.
 Análisis de los antecedentes.
C. Identificación de requerimientos
 Modelamiento del requerimiento
 Estudio de los procesos de la organización.
 Análisis de las necesidades de información.
 Listado de requerimientos.
D. Diseño del modelo de sistemas institucional
 Modelamiento tecnológico-Plan estratégico.
 Estudio de los sistemas de información actuales.
 Diagnóstico del sistema de información.
 Definición del modelo de sistema de información requerido.
 Definición del modelo de contingencias del PETI
E. Diseño del modelo de arquitectura tecnológica
 Modelamiento tecnológico- Plan de tecnologías
 Identificación de las necesidades de infraestructura
tecnológica.
 Selección de la arquitectura tecnológica.
 Definición de la arquitectura tecnológica de contingencias.
F. Planes de acción: Proyectos
 Definición del plan de acción
 Definición de proyectos a realizar.
 Tablero de control de la gestión del PETI
 Plan de mantenimiento

39
1.3.6.2. METODOLOGÍA BSP-IBM
Una metodología que cuenta con un gran aval debido a quien la
propugna es la Busines Systems Planning(BSP) de IBM, con la
presencia teórica de King. En dicha Metodología encontramos dos
partes bien diferenciadas:
Planificación top-down, donde se fijan los objetivos del negocio y
corporativos, trazados por los ejecutivos, y especialistas de sistemas
de información. Después se examinan los datos que se necesitarían y
se dice; a una arquitectura de información que define la relación
existente entre los datos.
La implantación del bottom-up, que serían las actividades específicas
de desarrollo de aplicaciones y que hace operativas las bases de datos
que componen esa arquitectura.
De esta manera se suministran los datos y la información necesaria
para traducir esos objetivos en las funciones (marketing, finanzas…)
y procesos (pedidos…) de los negocios. En esta etapa la actividad de
los especialistas en sistemas de información es mucho mayor.
Las fases principales del procedimiento de planificación son:
 Presentación y compromiso del equipo.
 Descripción de la situación actual desde dos dimensiones.
 Elaboración del plan TI/SI.
 Programación de actividades donde se detallan las
acciones en forma de proyectos a realizar durante el
primer año del plan.
A continuación se muestra un cuadro resumen con algunas de las
metodologías más usadas en la elaboración de Planeamiento
Estratégico de Sistemas de Información.

40
 Tabla N°2: Metodologías para la elaboración de planes de SI/TI

Metodologías I.N.E.I BSP MIRE Planificación

Integrada

Nombre Guía Planeación de Metodología Planificación de

Teórico Sistemas Integradora TI/SI a partir de la
Práctica Empresariales de los Estrategia del
para la (BusinesSystems Recursos de Negocio
Elaboración Planning(BSP)) Información
de Planes
Estratégicos
de T.I

Autor Instituto IBM Javier Rafael Andreu,

Nacional de Gamboa Joan E. Ricart y
Estadística Cruzado Josep Valor
e
Informática

Versión Abril 2002 1980 2004 1996

Descripción Basada en Basada en la Basada en la Propone la

general de la la identificación de Ingeniería de planificación de
Metodología metodología los datos la TI/SI a partir de la
española necesarios para la Información, estrategia del
Métrica 3, organización. en la negocio de la
consta de 7 Planificación empresa en base a
capítulos Se describe la estratégica de 4 fases:
que situación actual Negocios,
describen la de 2 dimensiones: Tecnologías Presentación y
fase de los datos y Sistemas de compromiso del
organizació manejados y los Información equipo,
n del procesos que descripción de la
proyecto, configuran los situación actual,
identificació sistemas elaboración del
n de existentes. Se plan
requerimien evalúa los
tos, sistemas de De TI/SI donde se
sistemas de información, analiza las
información documentan las necesidades de
, el modelo necesidades de información, se
tecnológico información y evalúa, selecciona
institucional programan las y prioriza los T.I. y
y el plan de actividades para la última fase de
acción. llevar a cabo los programación de
proyectos. actividades.
Fuente: (Cerna, 2004)

41
1.4. HIPOTESIS
La elaboración de un Plan Estratégico de Sistemas de Información mejora la
gestión administrativa y académica en la Academia Preuniversitaria “Engels
Class” – El Porvenir-Trujillo.

1.5. OBJETIVOS
1.5.1. GENERAL
Elaborar un Plan Estratégico de Sistemas de Información para mejorar
la gestión administrativa y académica en la Academia Preuniversitaria
“Engels Class” – El Porvenir-Trujillo.

1.5.2. ESPECÍFICOS
 Definir y organizar el PESI, determinando, el equipo de desarrollo y
asimismo el alcance de este proyecto en la institución.
 Realizar un diagnóstico tanto interno como externo de la institución.
 Realizar el alineamiento del PESI con el Plan Institucional, con la
finalidad de que los SI coadyuven al logro de los objetivosy metas
de la institución y sean un apoyo para el logro de las estrategias.
 Identificar los requerimientos de información de la organización.
 Diseñar la mejor solución tecnológica de software y aplicaciones en
la institución para el desarrollo del plan estratégico.
 Definir los proyectos y acciones a llevar a cabo para la
implementación de los sistemas de información resultantes.

42
II. MATERIALES Y MÉTODOS

43
2.1. MATERIAL DE ESTUDIO
2.1.1. Población
Academia preuniversitaria Engels.

2.1.2. Muestra
La muestra poblacional usada para este proyecto será todos los
trabajadores y alumnos que conforman la institución, que en total
aproximadamente 300 personas.

2.1.3. Unidad de Análisis

La unidad de análisis usada para este proyecto será el área
administrativa y académica de la institución.

2.2. MÉTODOS Y TÉCNICAS

2.2.1. Tipo de Estudio
Aplicada

2.2.2. Diseño de Contrastación

Se utilizara el método de diseño en sucesión o en línea también llamado

método Pre-test Post-test que consiste en:
a. Una medición previa de las variables dependientes a ser utilizadas
para la medición (Pre-test).
b. La generación de la variable independiente.
c. Una nueva medición de las variables dependientes después de
aplicada la variable independiente (Post-Test).

X0 E X1

Donde:
X0 :Situación Actual Gestiones administrativa y académica
antes de la elaboración del P.E.S.I

44
 E : Estímulo Plan Estratégico de Sistemas de
Información
X1 :Resultado Gestiones administrativas y académica
después de la elaboración del P.E.S.I.

La contrastación de la hipótesis se determina mediante la elaboración

del Plan Estratégico de Sistemas de Información dicho plan arroja una
serie de estrategias cuyo objetivo es mejorar las gestiones
administrativas y académicas de la institución, por lo cual la
comprobación de la hipótesis planteada se basará en indicadores que se
medirán de la siguiente manera:
a. Se miden los indicadores antes de la elaboración del P.E.S.I
b. La elaboración del P.E.S.I propone acciones que afectan a estos
indicadores.
c. Se mide los indicadores en base a los resultados que se proyecta
obtener con el P.E.S.I.

Antes de la elaboración Después de la

del P.E.S.I. elaboración del P.E.S.I.

INDICADORES P.E.S.I. INDICADORES

DE GESTIÓN DE GESTIÓN

Gráfico N°7: Método de Contrastación

Fuente: Elaboración propia

45
2.2.3. Variables
2.2.3.1. Variable independiente
 Plan Estratégico de Sistemas de Información

El planeamiento estratégico de sistemas de información permite,

alinear los objetivos del negocio con estrategias de tecnologías de

información. Integrar las diferentes áreas del negocio con estrategias

de sistemas de información. Definir mejores estructuras de sistemas.

Definir indicadores para evaluar la efectividad de cada estrategia.

2.2.3.2. Variable dependiente

 Gestión administrativa.

La gestión administrativa es el conjunto de actividades encaminadas

a facilitar la transformación de las condiciones institucionales con

espíritu de renovación, controversia y de investigación.

 Gestión académica.

La gestión académica está conformada por una serie de variables,

como son: Recursos humanos dedicados a la docencia,
Infraestructura y equipamiento para la parte académica, Contexto
socio-cultural de los alumnos, Planes de estudio y programas,
Proceso enseñanza-aprendizaje; cuya ponderación depende en cada
caso del efecto que se le asigne sobre el producto final. En el proceso
enseñanza-aprendizaje, entendemos como producto final al alumno
ingresante a la universidad.

46
 2.2.4. Operacionalización de variables

Definición Definición
Variables conceptual operacional Indicador Escala Rango
0% - 20% altamente
informatizado
Porcentaje del proceso
20% - 50%
de matrícula que se
Razón medianamente
realiza de forma
La Gestión Está relacionada al uso informatizado.
manual.
administrativa es el eficiente de a 50% - 100%
proceso del manejo información, bajo el altamente manual
de la información a esquema de procesos
través de las automatizados, Número de procesos
personas. Esto operadores o estaciones críticos con soporte Discreto 0 – 12
Gestión generalmente de soporte informático o S.I
administrativa implica realizar el administrativo
Número de reportes
almacenamiento y la debidamente Discreto 0-13
distribución de implementados, obtenidos mediante S.I.
información hacia personal administrativo
todos los que están entrenado, baja tasa de Número de trabajadores
dentro de una errores que impliquen participantes en la
Discreto 0- 20
organización. reprocesos. generación del reporte
de puntajes

Número de usuarios de
S.I con certificaciones Discreto 0-7
informáticas.
Número de estaciones
La gestión académica académicas con acceso a Discreto 0-20
está conformada por una Internet
Es el proceso de serie de variables, como Cantidad de canales de
articulación de los son: Recursos humanos comunicación entre la
recursos de dedicados a la docencia, institución y los padres
Discreto 0-7
enseñanza orientado Infraestructura, de familia y entre la
a los usuarios con equipamiento para la institución y los
fines académicos parte académica, Planes alumnos.
Gestión que contribuyan a de estudio, Proceso
académica elevar el nivel de enseñanza-aprendizaje;
razonamiento y cuya ponderación
conocimiento en el depende en cada caso
marco de los del efecto que se le Cantidad de alumnos
exámenes de asigne sobre el producto matriculados por ciclo Discreto 0-400
admisión final, entendiéndose académico
universitarios. como producto final al
alumno ingresante a la
universidad.

Tabla N°3: Operacionalización de variables

Fuente: Elaboracón Propia

47
2.3. PROCEDIMIENTOS Y ANÁLISIS DE DATOS

La metodología a usar para elaborar del PESI; es la del INEI, ésta

metodología se complementó con la Metodología MIRE propuesta por el Dr.

Javier Gamboa.

I.- Definición y organización del PESI:

El objetivo de este punto es determinar la necesidad de efectuar el
desarrollo del Plan de Sistemas de Información y llevar a cabo su
inicio con el apoyo del nivel más alto de la organización,
asimismo se determinará el alcance de este proyecto en la
institución.
1.1.- Análisis de la necesidad del PESI: se analiza las
expectativas de desarrollo del Plan Estratégico de Sistemas
de Información, las deficiencias que cubriría y que
productos se debe obtener al finalizar el proyecto. Una vez
determinada la necesidad del desarrollo se procede a su
inicio.
1.2.- Identificación del alcance del PESI: se determina las áreas
afectadas por el estudio a realizarse así como los objetivos
estratégicos y sus factores críticos.
1.3.- Determinación de responsables: se determinada los
responsables a cargo del desarrollo del proyecto.
1.4- Elaboración del plan de trabajo para el desarrollo del
PESI: se elabora el plan de trabajo del desarrollo del
proyecto con la participación de los responsables.

II.- Diagnóstico de la Organización:

Esta etapa consiste en el estudio tanto interno como externo de la
organización, obteniendo la cadena de valor, el análisis FODA de
la organización y sus Factores Críticos de éxito para lo cual se
emplea diversas técnicas.

48
 2.1.- Diagnóstico Interno.
2.1.1.- Determinación de Valores Estratégicos.
2.1.2.- Análisis de la Cadena de Valor.
2.1.3.- Descomposición Funcional.
2.1.4.- Análisis de los sistemas actuales.
2.1.5.- Perfil de Capacidad Interna (PCI).
2.1.6.- Perfil de las Áreas Funcionales (PAF).
2.1.7.- Evaluación de los Factores de Éxito Internos (EFI).
2.2.- Diagnóstico Externo.
2.2.1.- Análisis del impacto tecnológico.
2.2.2.- Examen del medio.
2.2.3.- Análisis Competitivo del sector.
2.2.4.- Perfil de Oportunidades y Amenazas en el medio.
2.2.5.- Evaluación de los factores de éxito externos (EFE).

2.3.- Análisis FODA.

2.4.- Análisis de factores Críticos de éxito.

III.-Alineamiento del Plan de Sistemas al Plan Estratégico:

Esta fase se define la misión del centro informático y se busca el
alineamiento del PESI con el Plan Institucional, con la finalidad
de que los SI coadyuven al logro de los objetivosy metas de la
institución y sean un apoyo para el logro de las estrategias.
3.1.-Modelamiento Institucional: esta etapa está compuesta por
la definición de la misión, objetivos y metas del centro
informático asimismo se efectúa el análisis DAFO para la
determinación de las estrategias y se analizan
factorescríticos de éxito.
3.1.1.- Definición de la misión.
3.1.2.- Fijación de objetivos y metas.
3.1.3.- Determinación de estrategias.
3.1.4.- Determinación de los factores críticos de éxito.

49
 3.2.-Análisis de los antecedentes: en esta etapa se analiza toda
la documentación de la institución que puedan afectar o
apoyar al desarrollo del presente proyecto; asimismo se
analizan estudios realizados anteriormente.

IV.- Identificación de requerimientos.

El objetivo de esta actividad es identificar los requerimientos de
información de la organización.
4.1.-Análisis de los procesos.
4.1.1- Estudio de los procesos de la organización (Casos de
uso).
4.1.2.- Análisis de las necesidades de la información.
(Modelo de datos).
4.1.3.- Listado de requisitos.
4.2.- Situación actual de los sistemas de información.
4.2.1.- Estudio de los sistemas de información actuales.
4.2.2.- Diagnóstico de los sistemas de información.

V.- Modelo de Sistemas de información propuesto.

En esta fase se busca diseñar la mejor solución tecnológica de
software y aplicaciones en la institución para el desarrollo del
plan estratégico, estas soluciones deben ser factibles y viables en
los tiempos determinados en el plan.
5.1.- Definición del modelo de sistemas de información
requerido.
5.2.- Priorización de los sistemas de información.
5.3.- Arquitectura tecnológica propuesta.
5.3.1.- Identificación de las necesidades de infraestructura
tecnológica.
5.3.2.- Selección de la arquitectura tecnológica.

50
VI.- Plan de acción.
En esta actividad se define los proyectos y acciones para llevar a
cabo la implementación de los sistemas de información
determinados en las actividades anteriores
6.1.- Definición de los proyectos a realizar.
6.2.- Plan de mantenimiento.
6.3.- Plan de contingencias.

51
 2.4. INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS

Para la recolección de datos se realizará encuestas, entrevistas,

observación y se hará uso de un grabador para dejar constancia de los
requerimientos.

FASE TECNICA INSTRUMENTO FUENTE

 Sesiones de trabajo.  Block de Apuntes.  Personal y
 Entrevistas.  Agenda. documentación
1. Definición y
 Encuestas.  Plantillas de de la dirección
organización del PETI
entrevistas y del colegio.
encuestas.  MOF

 Sesiones de trabajo.  Block de Apuntes.  Personal y

 Análisis de la  Agenda. documentación
2. Diagnóstico de la información.  Plantillas de de la dirección
Organización  Entrevistas. entrevistas y del colegio.
encuestas.  MOF

3. Alineamiento del PETI  Análisis de la  Plantillas de  Personal y

con el Plan Estratégico información entrevistas. documentación
Institucional  Entrevistas. de la dirección
del colegio.
 Sesiones de Trabajo.  Block de Apuntes.  Personal y
 Selección.  Agenda. documentación
4. Identificación de  Plantillas de de la dirección
requerimientos entrevistas y del colegio.
encuestas.

 Análisis  Block de Apuntes.  Personal y

Costo/Beneficio  Plantillas de documentación
5. Modelo de Sistemas de  Sesiones de Trabajo. entrevistas y de la dirección
información propuesto.  Matricial. encuestas. del colegio.
 Microsoft Excel.

 Entrevista y encuesta.  Block de Apuntes.  Personal y
 Análisis  Plantillas de documentación
Costo/Beneficio entrevistas y de la dirección
6. Plan de acción  Sesiones de Trabajo. encuestas. del colegio.
 Charlas,  Microsoft Excel.
presentaciones  Microsoft Power
Point.

Tabla N°4: Instrumentos de recolección de datos

Fuente: Elaboracón Propia

52
III. RESULTADOS

53
 3.1. FORMULACIÓN DE INDICADORES

A continuación se definen los indicadores de gestión los cuales permitirán

medir la influencia del Plan Estratégico de Sistemas de Información en las
gestiones administrativa y académica de la institución.
Los indicadores se clasifican en 2 tipos:
a. Indicadores de Gestión Académica.
b. Indicadores de Gestión Administrativa.

Clasificación Indicador Tipo de indicador

Porcentaje del proceso de matrícula que se
Productividad
realiza de forma manual.
Número de procesos críticos con soporte
Productividad
Indicadores de informático o S.I
Gestión Número de reportes obtenidos mediante S.I. Productividad
Administrativa Número de trabajadores participantes en la
Productividad
generación del reporte de puntajes
Número de usuarios de S.I con
Productividad
certificaciones informáticas.
Número de estaciones académicas con acceso
Servicio
a Internet
Indicadores de Cantidad de canales de comunicación entre la
Gestión institución y los padres de familia y entre la Servicio
Académica institución y los alumnos.
Cantidad de alumnos matriculados por ciclo
Servicio
académico

TablaN°5: Clasificación de indicadores

Fuente: Elaboración propia

54
 Tipo de
Indicador Definición
Indicador
Número de estaciones Indica el número de computadores
académicas con acceso a que acceden al servicio de Internet
Internet para la parte académica.

Cantidad de alumnos Indica el número de alumnos que

matriculados por ciclo registran su matrícula en cada ciclo
Servicio
académico académico.
Cantidad de canales de Analiza las diversas formas que
comunicación entre la posee la institución para
institución y los padres de comunicarse con los padres de
familia y entre la institución y familia y alumnos.
los alumnos.
Número de trabajadores Indica la cantidad de trabajadores
participantes en la generación que intervienen en el procesamiento
del reporte de puntajes de los puntajes por cada simulacro
de examen.
Número de procesos críticos Indica el número de procesos que
con soporte informático o S.I utilizan algún aplicativo
informático durante su desarrollo.
Número de usuarios de S.I con Indica el número de trabajadores
certificaciones informáticas. que utilizan aplicativos
Productividad informáticos o S.I. en el desempeño
de sus actividades.
Porcentaje del proceso de Indica qué porcentaje del proceso
matrícula que se realiza de de matrícula se desarrolla
forma manual. manualmente.
Indica el número de reportes que
Número de reportes obtenidos son procesados y obtenidos
mediante S.I. directamente de los aplicativos o
sistemas de información

Tabla N° 6: Definiciones de indicadores

Fuente: Elaboración propia

55
3.2. SITUACIÓN ACTUAL

3.2.1. DATOS ORGANIZACIONALES

3.2.1.1. Razón Social: Academia Preuniversitaria Engels Class
3.2.1.2. Dirección:Av. Pumacahua, 1232 - El Porvenir - Trujillo -
La Libertad
3.2.1.3. Teléfono:(044)41-1094
3.2.1.4. Tipo: Mixto
3.2.1.5. Representante: Lic. Rosa Villacorta Arenas

3.2.2. MISIÓN
Institución Educativa Privada Engels Class, ofrece una educación
científica, formando alumnos competentes y preparados para el
ingreso a la universidad, con profesores capacitados y amplia
experiencia en el nivel preuniversitario, material de estudio clave y
actualizado, haciendo uso de sistemas de información, brindando
una atención cálida, eficiente y ágil, todo ello con la finalidad de
lograr el ingreso de nuestros alumnos a la universidad.

3.2.3. VISIÓN
Ser una Institución Educativa Líder en el Departamento de La
Libertad que brinde servicios de alta calidad e innovador en
preparación académica preuniversitaria, logrando así el mayor
porcentaje de ingresantes a las diferentes universidades de la
región.

3.2.4. OBJETIVOS INSTITUCIONALES

 Profundizar el conocimiento de ciencias y letras como base

fundamental de la formación de nuestros estudiantes
preuniversitarios.

56
  Elevar la calidad del proceso de la enseñanza-aprendizaje en sus
aspectos pedagógicos, técnicos y científicos.
 Desarrollar estrategias cognitivas de razonamiento, análisis e
investigación.
 Establecer un adecuado sistema de supervisión y evaluación
educacional, a fin de impulsar y garantizar el mejor nivel de
aprendizaje de los alumnos.
 Propiciar la capacitación, actualización, especialización y
perfeccionamiento permanente del personal.
 Mejorar la infraestructura del colegio haciendo de ella ambientes
que faciliten una metodología y activa.
 Optimizar la gestión administrativa con un manejo racional y ético
de los recursos económicos y financieros que permita lograr la
eficiencia y eficacia administrativa que coadyuve a lograr la
calidad educativa.

3.2.5. METAS INSTITUCIONALES

 En un plazo de un año tener listo el nuevo local de la institución.

 En un plazo de 2 años aperturar otra sede en el distrito de Trujillo.
 Incrementar en un 30% el número de matriculados, en cada año.
 En un plazo de un año contar con la página web de la institución.
 En un plazo de 2 años ampliar e implementar el nuevo laboratorio
de cómputo.
 En un plazo de 3 años se habrá dispuesto de un 5% del ingreso
bruto académico para el fondo de desarrollo potencial humano
docente.

57
3.2.6. ORGANIGRAMA DE LA INSTITUCIÓN

Gráfico N°8: Organigrama actual de la Academia preuniversitaria

Engels Class.
Fuente: Proyecto Institucional- Academia preuniversitaria Engels
Class”

58
3.2.7. DIAGRAMA DE ACCIÓN

Gráfico N°9: Organigrama de Acción de la Academia preuniversitaria

Engels Class.
Fuente: Proyecto Institucional- Academia preuniversitaria Engels
Class”

59
3.2.8. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES

Las áreas funcionales, conocidas también como áreas de

responsabilidad o como departamentos o divisiones están en relación
directa con las funciones básicas que realiza la institución a fin de
lograr sus objetivos. Cabe mencionar que las áreas funcionales de la
institución son: Promotoría, Dirección, Administración, Secretaría,
Contabilidad, Coordinación académica, Sistemas e informática,
Recursos Humanos.
A continuación se describen algunas de las funciones de algunas de las
áreas de la institución.

A. Promotoría
Son funciones del promotor:
 Es la máxima autoridad y el máximo órgano de decisión y
ejecución, gobierna a través del Director.
 Asegura la calidad del servicio educativo.
 Define las políticas de las becas.
 Establece las políticas, dirección, administración y
funciones.
 Establece la duración, contenido, metodología y sistema
pedagógico del Plan Curricular de cada año de estudios.

 Aprobar el Reglamento Interno, de acuerdo a las leyes y

los reglamentos del sector educación.
 Aprobar el presupuesto y refrendar su Plan de Trabajo
Anual.
 Mantener comunicación y relaciones con instancias
superioreseducativas, órganos internos y organismos de la
comunidad, con el objetivo de promover el buen
funcionamiento.

60
  Gestionar ayudas económicas de personas naturales y
jurídicas, nacionales y extranjeras, para el mejoramiento
funcional de los servicios que brinda la institución.

B. Dirección
Son funciones del director:

 Planificación y organización del servicio educativo.

 Convoca y preside las reuniones del personal docente y
administrativo.
 Aprobación del cuadro de horas, la asignación y
distribución de áreas, programación de carga y las
actividades de los docentes.
 Evaluar y proponer al personal docente y administrativo
para su contratación u otra acción administrativa;
 Implementar programas de tutoría y otras acciones
educativas y administrativas necesarias en la conducción de
la Institución.
 Cumplir y hacer cumplir las disposiciones normativas que
corresponden a la Institución.

 Suscribe los certificados, diplomas, constancias y otros

documentos que emite la Institución.
 Autoriza los gastos de la institución conjuntamente con la
Administración.

 Establece relaciones con Instituciones nacionales y

extranjeras.
 Suscribe Convenios y / o Contratos con entidades
nacionales e internacionales.

61
C. Administración
Son funciones del Administrador:
 Administrar los fondos provenientes de los recursos propios
de la institución.
 Programar, adquirir y distribuir eficazmente los recursos
materiales y financieros de la institución.
 Elaborar y evaluar el presupuesto de ingresos y gastos
durante el año.
 Participa en la elaboración de las planillas de pago en
coordinación con contabilidad.

 Entrega las boletas de pago al personal.

 Programar, ejecutar y controlar programa de abastecimiento

de la institución.

 Organizar, controlar y dirigir las acciones del personal a su

cargo.
 Llevar el control del parte diario de asistencia e informar
mensualmente el consolidado de inasistencias, tardanzas y
permisos de todo el personal.
 Elaborar el manual de procedimientos administrativos.

D. Secretaria y Tesorería

Es responsable de organizar, ejecutar y evaluar el sistema de

trámite documentario y de comunicaciones y cumple las
siguientes funciones:
 Efectúa por disposición de la dirección la matrícula de los
alumnos.
 Realiza la clasificación de los alumnos matriculados por
área y nivel de estudio.
 Prepara los reportes de matrícula por ciclo y actas de
evaluación final.

62
  Recabar los ingresos que por diferentes conceptos recauda
la institución educativa.
 Entregar diariamente los fondos recaudados al
administrador con la documentación sustentativa.

E. Contabilidad
Son funciones del contador:
 Elabora y suscribe los estados financieros de la Institución y
prepara los informes correspondientes.
 Interpreta la información técnica, contable y financiera.
 Elabora el estado de ejecución presupuestal.
 Mantiene al día el archivo de comprobantes de pago,
órdenes de compra, órdenes de servicio, etc.

F. Impresiones y Publicaciones
Son funciones del personal de sistemas:
 Imprimir los documentos académicos y administrativos
que genera la institución;
 Compaginar las guías de estudios, folletos, cuadernillos, etc.
 Controlar e informar sobre el estado operativo y
mantenimiento de los equipos de impresión;
 Velar por la operatividad y conservación de los equipos de
impresiones a su cargo;
 Mantener al día el registro de impresiones, así como el
archivo correspondiente;
 Apoyar en los programas de publicidad y volanteo de la
institución
 Realizar la distribución y entrega de las guías de estudios,
folletos, cuadernillos y otros materiales a los alumnos de la
institución.
 Controlar y realizar el registro diario de entrada y salida de
materiales de la institución.

63
  Coordinar y realizar el inventario del almacén al final de
cada ciclo académico.
 Realizar la distribución de materiales académicos al
personal docente y administrativo de la institución.

G. Coordinación Académica
Conformado por el personal docente, cuyas funciones son:
 Preparar las clases.
 Diseñar estrategias de enseñanza y aprendizaje.
 Buscar y preparar materiales para los alumnos.
 Motivar al alumnado.
 Gestionar el desarrollo de las clases manteniendo el orden.
 Proporcionar a los estudiantes la información necesaria
sobre los cursos.
 Fomentar la participación de los estudiantes.
 Evaluar el aprendizaje del alumno.
 Ofrecer tutoría.

3.3. DEFINICIÓN Y ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO

3.3.1. ANALISIS DE LA NECESIDAD DEL PESI

Ante el continuo y creciente avance de la tecnología, se propone

desarrollar el presente proyecto, el cual permitirá el logro de los
objetivos y metas de la institución; definiendo los sistemas informáticos
necesarios, de acuerdo a las necesidades de información y alineándose a
plan estratégico institucional. Todo esto conllevará a cumplir con la
visión y misión de la institución; es por eso que se propone poner en
marcha este proyecto el cual abarcara todas las áreas de la institución
educativa y requiere de la participación activa de los niveles directivos
de la institución para su éxito e implementación.

64
3.3.2. ALCANCE DEL PESI

El desarrollo de PESI abarcará el análisis de los siguientes órganos de la

institución educativa:
 Promotoría
 Dirección
 Administración
 Secretaria y Tesorería
 Contabilidad
 Impresiones y Publicaciones
 Coordinación académica
 Recursos Humanos

i. Objetivo
El objetivo principal del P.E.S.I. es analizar las deficiencias de
información existentes y definir el desarrollo de los Sistemas de
Información junto con la arquitectura tecnológica que de soporte a ello,
con el fin de apoyar al logro de metas de la institución y mejorar su
gestión académica y administrativa.

ii. Factores Críticos de éxito

Un Factor de Éxito se dice que es crítico cuando es necesario su
cumplimiento para los objetivos del proyecto.
A continuación se hace mención a los FCE del proyecto:
 Planificación eficaz del proyecto desde el principio.
 La participación y compromiso del nivel directivo de la institución en el
desarrollo del proyecto.
 Sistema eficiente para vigilar, evaluar y controlar los recursos.
 Objetivos realistas en cuanto a costos e ingresos.
 La participación y compromiso del personal para el apoyo del análisis
de los procesos de la institución, de esta manera se podrá identificar
claramente las necesidades de información y deficiencias existentes.

65
  La transparencia y veracidad de los resultados obtenidos en las
encuestas y entrevistas efectuadas al personal de la institución.
 Documentación actualizada de la institución como manuales,
reglamentos, planes estratégicos y operativos, etc. de la institución
que permitan obtener información acerca de procesos, funciones y
estudios efectuados con anterioridad para el desarrollo del proyecto.
 La aplicación adecuada de la metodología para el desarrollo del
proyecto.
 El conocimiento y experiencia del equipo de trabajo para poder
analizar e interpretar los requerimientos funcionales en aplicaciones
y/o sistemas de información.
 Definición de proyectos acorde con los recursos económicos de la
institución.

3.3.3. ORGANIZACIÓN DEL PESI

En esta etapa se organiza el equipo de personas que llevaran a cabo el

proyecto y se elabora un calendario de ejecución.
Se organizarán dos grupos de trabajo ya que no existe un área de
informática en la institución.
i. Comité de Dirección:

Conformado por el Promotor y Director del centro educativo.

Funciones:
 Dar el visto bueno y aprobar el desarrollo del plan.
 Verificar que el desarrollo del plan sea acorde con los objetivos y
necesidades de la institución
 Fomentar la participación del personal.
 Proveer de los recursos necesarios para el desarrollo del proyecto
 Efectuar labores de seguimiento y control de resultados.

66
ii. Equipo de análisis:

El equipo de análisis es el encargado de brindar todo el apoyo

necesario para efectuar el desarrollo del proyecto; está conformado
por:
 Administración
 Contabilidad
 Auxiliares académicos
 Tesista
Las funciones que desempeñan son:
 Ser fuente de información acerca de los procesos y funciones de la
institución.
 Ayudar en la definición de los requerimientos de información de la
institución.
 Colaborar en la evaluación de las distintas alternativas
tecnológicas.
 Participar en el análisis de las distintas estrategias determinadas en
el proyecto.
 Gestionar y resolver incidencias que puedan surgir en el desarrollo.

67
3.3.4. ELABORACION DEL PLAN DE TRABAJO PARA EL
DESARROLLO DEL PESI

68
3.4. DIAGNOSTICO SITUACIONAL DE LA ORGANIZACIÓN
3.4.1. ANÁLISIS FODA
La técnica del análisis FODA ayuda a determinar si la organización está
capacitada para desempeñarse en su medio.
Este análisis permite a la empresa formular estrategias para aprovechar
sus fortalezas, prevenir el efecto de sus debilidades y superarlas,
utilizar a tiempo sus oportunidades y anticiparse al efecto de las
amenazas.
En el desarrollo de nuevas estrategias o en la revisión de las ya
existentes es indispensable realizar el diagnóstico tanto interno como
externo, que permiten identificar los vacíos entre la performance de la
empresa y las metas propuestas.

3.4.2. DIAGNÓSTICO INTERNO

El diagnóstico interno es el proceso para identificar fortalezas,
debilidades, oportunidades y amenazas de la organización; es
indispensable que este análisis interno se complemente o valide con un
estudio profundo del entorno y la competencia.

3.4.2.1. ANALISIS DE LA CADENA DE VALOR

La cadena de valor de una empresa y la forma en que desempeña sus
actividades individuales son un reflejo de su historia, de su estrategia,
de su enfoque para implementar la estrategia y las economías
fundamentales para las actividades mismas.
El análisis de la cadena de valor es una técnica original de Michael
Porter descrita en su libro “CompetitiveAdvantage: Creating and
Sustaining Superior Performance” de 1985, la cadena de valor
categoriza las actividades que producen valor añadido a la
organización, su objetivo es maximizar la creación de valor para el
cliente mientras que los costos se minimizan. Se detalla la Cadena de
Valor de la Academia Engels Class

69
Gráfico N° 10: Cadena de Valor actual de la Academia Engels Class
Fuente: Elaboración propia

70
3.4.2.2. DIAGNOSTICO DE PERFIL DE CAPACIDAD INTERNA
El perfil de capacidad interna es una herramienta que evalúa las
fortalezas y debilidades de la organización con respecto a las
oportunidades y amenazas que presenta el medio externo.
El Perfil de capacidades Interna, examina entre otras, las siguientes
capacidades.
 Capacidad Administrativa o Directiva
 Capacidad Competitiva
 Capacidad Financiera
 Capacidad Tecnológica
 Capacidad Humana

Para la elaboración del Perfil de Capacidad Interna, se realizaron

encuestas y entrevistas al personal de la institución. Obteniendo una lista
de fortalezas y debilidades, las cuales se agruparon en las respectivas
capacidades.

71
Capacidad Grado Debilidades Grado Fortalezas Impacto
Administrativa o
directiva Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo

Operaciones y funciones x x
no bien definidas

Uso de planes x x
estratégicos

Efectivas políticas de x x
marketing

Habilidad para controlar x x

e integrar al personal

Sistema de evaluación de x x
la gestión institucional

Aplicación de sistema de
ayuda para la toma de x x
decisiones
Solución de problemas
académicos como x x
administrativos
Adecuada organización x x
de la institución

Matriz Nº1: Perfil de Capacidad Administrativa o Directiva

Fuente: Elaboración Propia

Explicación:
 La academia preuniversitaria EngelsClass, presenta entre sus debilidades
más importantes, el no uso de planes estratégicos lo que conlleva a una no
clara definición de operaciones y funciones, así como una deficiente
organización. Entre otras debilidades están; no se hace uso de algún
sistema de evaluación de gestión o desempeño, así como el uso de algún
sistema que ayude a la toma decisiones.

 Sin embargo entre sus fortalezas están, la práctica de efectivas políticas de

marketing para captar alumnos, la habilidad para controlar e integrar al

72
 personal, así como la habilidad para solucionar problemas o reclamos
académicos y administrativos.

Grado Debilidades Grado Fortalezas Impacto

Capacidad
Competitiva
Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo

Número de
ingresantes a la x x
universidad.
Programas de
becas y x x
recuperaciones
Imagen
institucional de x x
confianza y
calidad.

Deserción de x x
estudios

Infraestructura x x
inadecuada

Convenios con
colegios x x
universidades o
institutos.
Realización de
concursos x x
académicos
Publicidad y x x
marketing
Tarifas de la
mensualidad y x x
matrícula

Matriz Nº2: Perfil de Capacidad Competitiva

Fuente: Elaboración Propia

73
 Explicación:
 Entre las debilidades de la institución se encuentran: la infraestructura
inadecuada en la que opera la institución y el nivel de deserción de
estudios.

 Entre las fortalezas más importantes están: el número egresados que

ingresan a la universidad, los programas de becas y recuperaciones y la
realización de concursos académicos para evaluar el rendimiento de
alumnos frente a la competencia.

Grado Debilidades Grado Fortalezas Impacto

Capacidad
Financiera
Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo

Utilización de
recursos x x
propios
Cumplimiento
con los pagos
de impuestos x x
y demás
obligaciones

Morosidad de x x
los alumnos

Recuperación
de la x x
inversión
Aumento de
la x x
rentabilidad,
por año.
Estabilidad de x x
los costos.
Matriz Nº3: Perfil de Capacidad Financiera
Fuente: Elaboración Propia

74
 Explicación:
 Entre las debilidades de la institución se encuentran: Utilización de
recursos propios, la morosidad de los alumnos, la desestabilidad de los
costos.

 Entre las fortalezas más importantes están: el cumplimiento con los

impuestos y otras obligaciones, y el aumento de rentabilidad por año.

Grado Debilidades Grado Fortalezas Impacto

Capacidad
Tecnológica
Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo

Número de
computadoras x x
para el área
académica.
Uso de las TICS
en el desarrollo x x
de las clases.
N° de
computadoras x x
para el área
administrativa.
Mantenimiento
y actualización x x
de los equipos
computacionales

Licencias de x x
software

Poca
comunicación e x x
integración
entre áreas
Eficiencia en la
generación de x x
reportes
Uso de página x x
web

Uso de internet x x

Matriz Nº4: Perfil de Capacidad Tecnológica/ Fuente: Elaboración Propia

75
Explicación:

 Entre las debilidades de la institución se encuentran: Número de

computadoras para el área académica, uso de las TICS para el desarrollo
de las clases, programa de mantenimiento y actualización de los equipos
computacionales, Adquisición de Licencias de software, Poca
comunicación e integración entre áreas, Eficiencia en la generación de
reportes y Uso de página web.

 Entre las fortalezas más importantes están: Número de computadoras para

el área administrativa y uso de internet.

76
 Grado Debilidades Grado Fortalezas Impacto
Capacidad
Humana
Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo

Grado académico
alcanzado por los x x
docentes.
Identificación del x
personal con la x
institución

Experiencia en x x
docencia

Escasos
programas de
capacitación y x x
actualización a la
plana docente
Porcentaje
dedocentes x X
investigadores
Sistema de
evaluación de x x
desempeño
Nivel de
remuneración del x x
personal.
Incentivos al x
x
personal

Matriz Nº5: Perfil de Capacidad Humana

Fuente: Elaboración Propia
Explicación:

 Entre las debilidades de la institución se encuentran: Identificación del

personal con la institución, insuficientes programas de capacitación y
actualización para los docentes, poca cantidad de docentes investigadores,
ineficiente sistema de evaluación de desempeño y el nivel de remuneración
para los trabajadores en general.

77
 Entre las fortalezas más importantes están: grado alcanzado por la mayoría
de docentes, la experiencia de la mayoría de docentes es bastante amplia y
los incentivos al personal ya sea en el día del padre o día de la madre etc.

78
 3.4.2.3. EVALUACIÓN DEL FACTOR INTERNO DE ÉXITO(FIE)

Total
Capacidad Humana Ponderación Clasificación
Ponderado

Fortalezas

Habilidad para controlar e integrar 0.05 3 0.15

al personal

Número de ingresantes a la 0.09 4 0.36

universidad.

Realización de concursos 0.08 3 0.24

académicos
Cumplimiento con los pagos de 0.05 4 0.20
impuestos y demás obligaciones

Publicidad y marketing 0.07 3 0.21

Incentivos al personal 0.05 4 0.20

Número de computadoras para el 0.08 4 0.32

área administrativa.

Experiencia en docencia 0.08 4 0.32

Debilidades

Operaciones y funciones no bien 0.09 1 0.1

definidas

Infraestructura inadecuada 0.05 2 0.10

Morosidad de los alumnos 0.09 1 0.09

Número de computadoras para el 0.08 2 0.16

área académica.
Poca comunicación e integración 0.08 1 0.08
entre áreas
Escasos programas de capacitación 0.07 2 0.14
y actualización a la plana docente

Total 1.00 2.66

Matriz Nº6: Matriz de Factores Internos de Éxito (FIE)

Fuente: Elaboración Propia

79
 Leyenda:
Ponderación: Mayor Impacto: 1.00
Menor Impacto: 0.00
Clasificación: Débil importante: 1
Débil menor: 2
Fortaleza menor: 3
Fortaleza mayor: 4

Interpretación interno.- La institución muestra tener una posición importante

a nivel interno, debido que el total ponderado es 2.66 mayor a 2.5. Sin
embargo es importante resaltar que solo supera ligeramente el valor mínimo
que es 2.5 teniendo por delante el gran reto de mejorar su ponderación.

3.4.3. DIAGNÓSTICO EXTERNO

3.4.3.1. PERFIL DE OPORTUNIDADES AMENAZAS DEL MEDIO

El Perfil de Oportunidades y Amenazas del medio (POAM) es la metodología

que permite identificar y valorar las amenazas y oportunidades potenciales de
una empresa.
Dependiendo de su impacto e importancia un grupo estratégico puede
determinar si un factor dado en el entorno constituye una amenaza o una
oportunidad para la empresa.
El proceso de identificar las oportunidades y amenazas de la organización,
unidad o departamento en el entorno de la empresa, lo integra el análisis de:
Factores políticos, factores económicos, factores sociales, factores
ambientales, factores tecnológicos, factores competitivos, factores
geográficos.

80
Calificación
Amenazas Oportunidades Impacto

Factores Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo

FACTORES ECONÓMICOS

Reducción de la capacidad x X
adquisitiva de la población

Fiscalización tributaria. x X

Estabilidad económica. x x

Nivel de inflación. x X

Nivel promedio del ingreso bruto x x

familiar.

FACTORES POLÍTICOS

Estabilidad político social. x X

Reforma de leyes educativas x x

Política administrativa de la x x
DIRELL

FACTORES SOCIALES

Reformas laborales x x

Costo de mano de obra. x x

Carga laboral x x

Tasas de desempleo x x

Tasas de natalidad. x x

Crisis de valores x x

81
Muertes por violencia familiar. x x

Migración x x

Deficiente sistema educativo del X x x

país.

FACTORES GEOGRÁFICOS x

Seguridad de la zona x x x

Nivel de contaminación x x x

Ubicación de la institución x x

Fenómeno del niño x x

FACTORES TECNOLÓGICOS

Resistencia al cambio tecnológico x x

Fluidez de la comunicación e x x
información
Costo de acceso a nueva X x
tecnología

Costo de licencias de software x x

Automatización de procesos x x

Restricciones para el acceso de x x

internet

FACTORES COMPETITIVOS

Incremento de competidores. x x

Aumento de la demanda. x x

Competencia de precios x x

Establecimiento de convenios con x x

otras instituciones.
Matriz Nº7: Matriz del Perfil de Oportunidades y Amenazas del Medio
Fuente: Elaboración Propia

82
 3.4.3.2. EVALUACIÓN DEL FACTOR EXTERNO(FEE)

Total
Capacidad Humana Ponderación Clasificación
Ponderado

Oportunidades

Estabilidad económica 0.10 2 0.20

Nivel promedio del ingreso bruto 0.10 3 0.30

familiar

Aumento de la demanda 0.15 4 0.60

Automatización de procesos 0.10 1 0.10

Fluidez de la comunicación e 0.10 2 0.20

información

Seguridad de la zona 0.08 2 0.16

Amenazas

Reforma de leyes educativas 0.08 2 0.16

Políticas administrativas 0.08 3 0.24

Costo de acceso a nueva tecnología 0.05 2 0.10

Deficiente sistema educativo del país. 0.06 3 0.18

Incremento de competidores 0.10 3 0.30

Total 1.00 2.54

Matriz Nº8: Matriz de Factores Externo de Éxito (FEE)

Fuente: Elaboración Propia

Leyenda:
Ponderación: Mayor Impacto: 1.00
Menor Impacto: 0.00

83
 Clasificación: La respuesta es mala: 1
La respuesta es media : 2
La respuesta es arriba a la media: 3
La respuesta es superior: 4

Interpretación externo.- La institución muestra tener una buena

posición a nivel externo, debido que el total ponderado es 2.54,
mayor a 2.5. Sin embargo es importante resaltar que solo supera
ligeramente el valor mínimo que es 2.5 teniendo por delante el gran
reto de mejorar su ponderación.

3.4.4. ANALISIS DE LOS FACTORES CRITICOS DE EXITO

Los factores críticos de éxito son aquellos factores claves los cuales aseguran el
buen funcionamiento y desempeño de la institución asimismo son
imprescindibles para el cumplimiento de los objetivos y metas.
Los factores críticos de éxitos se obtienen como resultado del análisis efectuado
en las Matrices de Factores de Éxito Interno y Externo. El resultado son los
siguientes puntos:
1. Número de ingresantes a la universidad.
2. Equipamiento con tecnología para el área administrativa
3. Experiencia de los docentes en educación preuniversitaria.
4. Incremento de la demanda del servicio.
5. Nivel promedio del ingreso bruto familiar

En conclusión, todos los factores anteriormente mencionados son

imprescindibles para el buen desempeño de la Academia Preuniversitaria Engels
Class, asimismo son fundamentales para el logro de objetivos y metas.

Una vez efectuado el diagnóstico interno como externo de la institución, se

procede a elaborar la Matriz DOFA; la cual se presenta a continuación.

84
Matriz Nº9: Matriz de DOFA
Fuente: Elaboración Propia

85
 Promotoria

Dirección

Departamento
Dirección Coordinación Contabilidad y Recursos
de Tecnología y
Administrativa Académica Finanzas Humanos
Sistemas

Secretaria Docentes Tesorería

Abastecimiento Alumnos Logística

Mantenimiento
y servicios
generales

Gráfico N° 11: Organigrama Propuesto

Fuente: Elaboración Propia

86
Gráfico N° 12: Cadena de Valor Propuesta de la Academia Engels Class

Fuente: Elaboración propia.

87
3.5. ALINEAMIENTO DEL PLAN DE SISTEMAS AL PLAN ESTRATEGICO
INSTITUCIONAL
3.5.1. MODELAMIENTO INSTITUCIONAL

En esta etapa se define la misión, objetivos y metas del centro informático las
estrategias y se analizan factorescríticos de éxito.
El proceso de planificación de sistemas de información debe ser algo de la
empresa es decir debe llevarse a cabo por el propio personal de la empresa,
como en la institución no existe un departamento de informática que se encargue
de esto, se propone la creación de dicha área para que se encargue de la
administración de los recursos tecnológicos de la institución. Para lo cual a
continuación se definen la misión, objetivos y metas de ésta, alineados a la
institución.

3.5.1.1. DEFINICIÓN DE LA MISIÓN

La misión del centro informático debe estar acorde con la misión de la

institución, teniendo en cuenta esto se puede proponer la siguiente misión:

“Ser un órgano de coordinación institucional, encargado de apoyar la gestión

académica y administrativa de la institución , teniendo como herramientas a
las tecnologías de información y de comunicaciones.”

3.5.1.2. FIJACIÓN DE OBJETIVOS Y METAS

Los objetivos y metas están basados en los objetivos y metas de la institución.

 Objetivos

1) Implementar sistemas de información en la institución.

2) Mantener los sistemas informáticos de la institución y de los equipos
computacionales.
3) Impulsar el desarrollo de centro educativo como una institución
moderna cuyo desempeño sea acorde con los cambios tecnológicos
existentes.

88
4) Mejorar el servicio educativo a través de la utilización de tecnología
acorde a las necesidades de la institución.
5) Colaborar a la optimización de los procedimientos administrativos,
con el apoyo del hardware y/o software que sea necesario.
6) Asegurar una alta disponibilidad y confiabilidad de servicios
computacionales de la institución.
7) Asegurar la constante innovación en tecnologías de información para
la institución.
8) Planificar el crecimiento y actualización de la infraestructura de las
tecnologías de información.
9) Desarrollar aplicaciones integradas que proporcionen información a
las áreas que lo soliciten de acuerdo a sus requerimientos y
necesidades reales en beneficio de la Institución.
10) Desarrollar aplicativos que permitan la depuración de información
inconsistente, duplicada y/o incompleta.
11) Implementar proyectos que incentiven el uso de la tecnología Web.
12) Establecer las normas y estándares para la gestión de las actividades
y uso de recursos de tecnologías
13) Velar y gestionar la actualización y mantenimiento de la
infraestructura tecnológica y de los sistemas
14) Implementar medidas de seguridad en tecnología.
15) Educar en el uso responsable, ético y seguro de la tecnología.

 Metas

1) Preparar condiciones de infraestructura para poder implementar

sistemas de información en un plazo de 10 meses.
2) Capacitar al personal administrativo en el uso de los sistemas de
información en un periodo de 3 meses.
3) Desarrollar una página web como un medio de información tanto
para alumnos, padres de familia y comunidad en un plazo de 8
meses.

89
 4) Evaluar y adquirir nuevas computadoras destinadas para el área
académica, es decir para la enseñanza de los alumnos; en un plazo no
mayor de 2 años.
5) Implementar la red de comunicaciones de la institución en un plazo
de 5 meses.
6) Implementar programas de mantenimiento preventivo constante en 6
meses.

3.5.1.3. DETERMINACIÓN DE ESTRATEGIAS

Consiste en definir acciones a tomar que permitan el logro de los objetivos de

la institución, para ello se efectuará el análisis DOFA en relación a los
objetivos del centro informático.

 Análisis Interno

Para el análisis interno se tomará como referencia el diagnóstico interno de

la organización que se realizó anteriormente; es decir se elegirán las
Fortalezas y debilidades de la institución que tengan relación con el centro
informático.
Fortalezas
 Existen entre dos o tres computadoras para cada área
administrativa.

 Libre acceso al uso del internet.

 Predisposición del nivel directivo para la adquisición y

mejoramiento de la infraestructura tecnológica de la
institución.

Debilidades
 El número de computadoras para el área académica es mucho
menor que la cantidad de alumnos por aula.

 No se hace uso de las TICS para el desarrollo de las clases.

90
  No existe algún programa de mantenimiento y actualización
de los equipos computacionales.

 Carencia de licencias de software.

 Poca comunicación e integración entre áreas.

 Ineficacia y lentitud en la generación de reportes.

 No se cuenta con una página web.

 Análisis Externo

Para el análisis externo se tomará como referencia el diagnóstico externo

de la organización que se realizó anteriormente; es decir se elegirán las
Oportunidades y Amenazas de la institución que tengan relación con el
centro informático.
Oportunidades
 La existencia de practicantes y tesistas dispuestos a
desarrollar sistemas de información a un menor precio, que
permitan la automatización de los procesos.

 La existencia de software libre en el mercado tanto de

lenguajes de programación como: Perl, PHP, etc.; así como
de sistemas operativos: Linux.

 El uso de Internet como plataforma para el desarrollo de

sistemas de información permitiendo el acceso a la
información en cualquier momento y desde cualquier lugar.

 Estabilidad político social y económico que permite al

gobierno las donaciones de computadoras o beneficios a
colegios sobresalientes.

Amenazas
 La resistencia al cambio tecnológico, por parte de algunos
trabajadores, al estar acostumbrados a trabajar manualmente.

91
 Alto costo de acceso a nueva tecnología.

 Alto costo de licencias de software.

 Restricciones para el acceso de internet, esto debido que

muchas veces el internet es mal usado por personas que se
dedican a actividades ilegales como la pornografía, las
extorsiones, etc.

92
Matriz Nº10: Matriz de DOFA del Departamento de Tecnología y Sistemas
Fuente: Elaboración Propia

93
 3.5.1.4. DETERMINACIÓN DE LOS FACTORES CRÍTICOS DE
ÉXITO

En esta etapa se analiza aquellos factores que son imprescindibles para el

cumplimiento de objetivos y metas planteados por el centro informático. Estos
son:
 Poner en marcha el plan de sistemas de información que permitan cubrir
los requerimientos de información, acorde con el presupuesto de la
institución.

 Obtener la mayor información posible de los usuarios de los sistemas de

información con el fin de que dicho sistemas cubran las necesidades
requeridas.
 Elaborar planes de mantenimiento preventivo y correctivo de los sistemas
informáticos y de las máquinas.

 Capacitar al personal de la institución en el manejo de las nuevas

Tecnologías de la información.

 Establecer una fuente de financiamiento fijo que permita el mejoramiento

de los recursos tecnológicos.

 Contar con personal capacitado en la administración de los recursos

tecnológicos.

 Contar con el compromiso del personal para el análisis de los procesos,

con el fin de identificar las necesidades de información.

 Incentivar el uso de TICS en el desarrollo de las clases, a través de cursos

que se integren en la currícula académica.

3.5.2. ANÁLISIS DE LOS ANTECEDENTES

Es toda la documentación que pueda afectar al desarrollo del estudio como por
ejemplo planes estratégicos de sistemas de información, planes informáticos,
planes operativos, etc.

94
 En el centro educativo no se ha efectuado ningún estudio acerca de la
elaboración de un plan de sistemas de información con anterioridad.
Los documentos con que cuenta la institución y que se tomaron como referencia
para la elaboración del plan estratégico de sistema de información son:
 Reglamento Interno la institución: el cual describe las funciones
correspondientes a cada área, asimismo describe los deberes y sanciones
aplicadas tanto al personal académico como a los alumnos.

 Proyecto Educativo Institucional de la institución privada Engels Class:

el cual describe la misión, visión, metas, objetivos y el ideario de las
actividades a realizad durante el año.

3.6. IDENTIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS

3.6.1. ANÁLISIS DE LOS PROCESOS DEL NEGOCIO

El resultado de esta etapa es determinar los requerimientos de información

actuales; para ello se identifican las áreas y funciones de la institución.

3.6.1.1. ESTUDIO DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN

En la institución se pudo comprobar que muchas de las funciones estipuladas

en el reglamento interno, no son cumplidas o son realizadas por otras áreas, así
mismo se pudo comprobar que muchos procesos no están asignados o están
asignados incorrectamente a las áreas involucradas.
Para definir las funciones de cada área se realizó el método del Análisis
Funcional, del cual después se obtuvo los procesos de la institución.
El análisis funcional tiene por objeto conocer cada una de las acciones que
tienen lugar dentro de nuestra actividad, sin llegar a determinar cuales
representan nuestros puntos fuertes o débiles. Se trata de un proceso de
identificación. También nos proporcionará una visión global de la empresa y
de los procesos que intervienen en ella y, será un buen momento para diseñar
nuestro organigrama si es que no disponemos de él o lo tenemos obsoleto.
(Costa, 2008)

95
A continuación se desarrolla paso por paso el método del análisis funcional.
1) Delimitación del Campo

En esta etapa se delimitan las áreas que cumplen roles afines.

En la institución se delimitó en dos campos generales:
Gestión Administrativa y Gestión Académica
Cada uno de estos campos están compuestos a su vez por áreas que
cumplen roles similares, y que forman parte de la cadena productiva
del servicio educativo de la institución.

Grafico N°13: Áreas que conforman la Gestión Administrativa de

lainstitución.
Fuente: Elaboración Propia

96
Grafico N°14: Áreas que conforman la Gestión Académica de la institución
Fuente: Elaboración Propia

2) Identificación y selección de roles

Una vez delimitado el campo, se procederá a la identificación de las

distintas ocupaciones (roles) que en él se desempeñan. (Ministerio
de Trabajo Empleo y Seguridad Social, 2005)
A continuación sólo se presentaran algunas de las funciones de las
áreas más importantes de la institución mediante de un mapa
funcional.

97
 Establecer las políticas,
dirección, administración y
funciones de la academia

Aprobar el
Aprobación de los presupuesto y
régimenes Promotoría refrendar su Plan de
económicos y becas Trabajo Anual

Establecer la duración, contenido,

metodología y sistema pedagógico del
Plan curricular de cada ciclo de estudios

Grafico N°15: Funciones de Promotoría

Fuente: Elaboración Propia

Aprobar las políticas de

formación docente,
investigación y promoción
social

Supervisión de Evaluar y proponer al

personal docente para
las áreas de a su contratación u otra
cargo. acción academica

Dirección
Academica
Implementar programas de
Autorizar los gastos tutoría y otras acciones
de la institución academicas necesarias en la
conjuntamente con conducción de la institución
la Administración.

Suscribir los certificados,

diplomas, constancias y
otros documentos que
emita la institución.

Grafico N°16: Funciones de DirecciónAcadémica

Fuente: Elaboración Propia

98
 Elaborar y evaluar el
presupuesto de ingresos
y gastos durante el año.

Participar en la
Elaborar el manual elaboración de las
de procedimientos planillas de pago en
administrativos. coordinación con
contabilidad.
Administración

Llevar el control del parte diario

de asistencia e informar
mensualmente el consolidado de Supervision de
inasistencias, tardanzas y personal a su cargo
permisos del personal
administrativo.

Grafico N°17: Funciones de Administración

Fuente: Elaboración Propia

Elaborar y suscribir los

estados financieros de la
Institución y prepara los
informes correspondientes
Elaboración de Formulación de
presupuesto proyectos, balances,
anual. presupuestos de la
institución.

Contabilidad
Elaborar reportes Interpretar la
financieros de la información técnica,
institución. contable y financiera

Mantener al día el
archivo de comprobantes Elaborar las planillas
de pago, órdenes de de pago del
compra, órdenes de personal.
servicio

Grafico N°18: Funciones de Contabilidad

Fuente: Elaboración Propia

99
 Elaborar documentación
oficial de la institución
(oficios, resoluciones,
memorandos, informes,
etc.)
Atender consultas de Efectuar la
padres de familia matrícula de los
sobre el estado alumnos y la
académico de los ratificación de los
alumnos. mismos.

Secretaría

Colaborar en la Registrar los

elaboración de puntajes de los
reportes alumnos destacados
académicos de la en los archivos de la
institución. institución
Colaborar en la
emisión de
certificados de
estudios.

Grafico N°19: Funciones de Secretaría

Fuente: Elaboración Propia

En base a las funciones definidas, se presenta a continuación el listado de sólo

cinco de todos los procesos más importantes de la institución, los cuales a su
vez se descomponen en sub-procesos.
A continuación definimos los procesos:

100
  Proceso 1

Nombre del Proceso Elaboración del Presupuesto Anual de la

institución
Descripción del Proceso Establecer el presupuesto de la institución según
las actividades programadas y requerimientos
definidos.

• S1: Programar actividades o proyectos

academicos.
• S2: Definir los requerimientos
Elaborar el • S3: Evaluar requerimientos prioritarios
Presupuesto • S4: Analizar costos , inversiones y consultar
ingresos.
Anual • S5: Elaborar y someter a aprobación, el
presupuesto anual.
• S5: Aprobar presupuesto final.

101
  Proceso 2

Nombre del Proceso Adquisición de bienes, materiales y equipos

Descripción del Proceso Evaluar, establecer y registrar la compra de bienes,
materiales y equipos para la institución.

• S1: Identificar requerimientos

Adquisición • S2: Evaluar su adquisición.
de bienes, • S3: Aprobar la adquisición
• S4: Cotizar proformas de los
materiales y proveedores
equipos • S5: Solicitar pedido a proveedor
seleccionado.

 Proceso 3

Nombre del Proceso Elaboración de planillas de remuneraciones

Descripción del Proceso Calcular la remuneración correspondiente a cada trabajador

y elaborar la planilla de remuneraciones

• S1: Revisar reportes de

asistencia del personal
Elaboración • S2: Consultar información del
empleado: vacaciones, EPS,
de Planillas de AFP, permisos, etc.
Remuneración • S3: Procesar nóminas de pago
de remuneraciones
• S4: Generar boletas de pago.

102
  Proceso 4

Nombre del Proceso Matrícula de alumnos o ratificación.

Descripción del Proceso Procesar la matrícula de alumnos nuevos y/o registrar la
ratificación de matrícula de alumnos que ya estudian en la
institución.

• S1: Establecer cronograma de

matrículas
• S2: Revisar expedientes de nuevos
alumnos.
Matrícula de • S3: Llenar ficha de inscripción de
alumnos o alumnos.
• S4: Registrar pago de matrícula y
ratificación. otros conceptos
• S5: Registrar datos de alumnos
matriculados en archivo de la
institución.

 Proceso 5

Nombre del Proceso Registro de puntajes de alumnos.

Descripción del Proceso Ingresar los puntajes de los alumnos por área académica al
archivo de puntajes de la institución.

• S1: Efectuar evaluaciones o

simulacros a los alumnos .
Registro de • S2: Revisar las evaluciones.
puntajes de • S3: Registrar los puntajes en el
alumnos. archivo de la institución.
• S4: Calcular el avance académico de
los alumnos en base a estadísticas.

103
 Def inir Requerimientos académicos

Director

Def inir Requerimientos de

materiales y equipos

Administrador

Def inir Requerimientos

Def inir Requerimientos de Personal

Promotor

Def inir Requerimientos de

inf raestructura

Ev aluar Requerimientos prioritarios

<<include>>
<<include>> Analizar costos e ingresos

Elaborar Presupuesto Anual

Contador
Aprobar el Presupuesto Anual

Diagrama de Casos de uso Nº1: Elaborar Presupuesto Anual

Fuente: Elaboración Propia

104
 Director

Contador

Definir Requerimientos académicos

Definir Requerimientos de
materiales y equipos

Analizar costos e ingresos

Definir Requerimientos de
infraestructura
<<include>>
Definir Requerimientos

Promotor
Evaluar Adquisición

Administrador
Aprobar adquisición

Cotizar proformas

Proveedor

Solicitar pedido a proveedor

Registrar ingreso
Revisar pedido

Diagrama de Casos de uso Nº2: Adquisición de bienes, materiales y equipos

Fuente: Elaboración Propia

105
 Revisar reportes de asistencia del
personal

Administrador

Informar sobre las asistencias y

tardanzas del personal
Consultar Sueldo

<<include>>

Consultar costo por hora

Consultar datos del empleado

Contador

<<include>> Consultar horas semanales

Procesar planillas de
remuneraciones

Generar boletas de pago

Diagrama de Casos de uso Nº3: Elaboración de planillas de remuneraciones

Fuente: Elaboración Propia

106
 Publicar fechas de matrícula

Director

Padre de familia
Llenar ficha de inscripción

<<include>> Evaluar ficha del alumno

Punto de Extensión
Alumno es Becado

Aprobar inscripción
<<include>>

<<extend>>

Realizar pago de matrícula

Realizar descuento del pago de

matrícula

Registrar matrícula del alumno

Secretaria

imprimir ficha de matrícula

Diagrama de Casos de uso Nº4: Matrícula de alumnos o ratificación.

Fuente: Elaboración Propia

107
Diagrama de Casos de uso Nº5: Generar reporte de puntajes de alumnos.
Fuente: Elaboración Propia

108
A continuación se presenta el cuadro de los procesos más relevantes que actualmente son
realizados sobre aplicativos o sistemas de información

Uso de aplicativos o sistemas de información

Procesos Si No

Elaboración del Presupuesto Anual de la institución x

Adquisición de bienes, materiales y equipos x

Elaboración de planillas de remuneraciones x

Matrícula de alumnos o ratificación. x

Registro de puntajes de alumnos. x

Contratación de personal docente y administrativo x

Control de las asistencias del personal x

Registro de pagos x

Asignación de cursos, docentes y horarios x

Generación de reportes de puntajes de los alumnos x

Generación de reportes anuales de la institución: nóminas de x

matrícula, nº de becados, nº de deudores, etc.

Matriz N°11: Procesos desarrollados actualmente sobre aplicativo o sistemas de

información
Fuente:Elaboración Propia

109
 3.6.1.2. ANÁLISIS DE LAS NECESIDADES DE LA INFORMACIÓN

Se presentan las necesidades de información de cada uno de los cinco

procesos que se eligieron para desarrollar.
PROCESOS NECESIDADES DE INFORMACIÓN
Elaboración del  Ingresos actuales y utilidad del año académico anterior
Presupuesto  Proyectos académicos a realizar.
Anual de la  Calendario de actividades.
institución  Costos de adquisición de bienes, materiales y equipos.
 Costos de servicios
 Remuneraciones de personal
Adquisición de  Stock de bienes, materiales y equipos.
bienes, materiales  Requerimientos de bienes, materiales y equipos.
y equipos  Proveedores.
 Cotizaciones.
 Presupuesto asignado.
 Pagos de facturas a proveedores.
Elaboración de  Asistencia de personal.
planillas de  Tipo de contrato
remuneraciones  Número de horas dictadas en el mes.
 Remuneración básica
 Costo por hora de clase dictada.
Matrícula de  Cronograma de matrículas.
alumnos o  Datos del alumno.
ratificación.  Vacantes disponibles.
 Tipo de matrícula.
Registro de  Cursos según nivel académico
puntajes de  Datos del periodo académico.
alumnos.  Datos del alumno
 Registros de evaluación.
Tabla N°7: Necesidades de Información por proceso

Fuente:Elaboración Propia

110
 MODELO DE DATOS

Fuente: Elaboración Propia

111
 3.6.1.3. LISTADOS DE REQUISITOS

Procesos Requerimientos Reportes

 Consultar estados financieros del
año anterior.
 Consultar programa de
Elaboración del adquisiciones.
Presupuesto Anual  Consultar actividades programadas.  Presupuesto anual.

de la institución  Estimación de ingresos del ciclo

académico a iniciar.
 Estimación de egresos del ciclo
académico a iniciar
 Listado de proveedores
 Consultar y actualizar stock  Programa de adquisiciones
Adquisición de  Registrar requerimientos u órdenes de bienes , materiales y
bienes, materiales y de compra. equipos

equipos  Consultar proveedores  Reporte de Órdenes de

 Consultar presupuesto. Compra
 Listado de Facturas por Pagar
 Planilla de remuneraciones
 Consultar datos de personal.
Elaboración de  Hoja de Liquidación de
 Consultar tipo de contrato
planillas de Compensación por Tiempo
 Hoja de asistenciau horas trabajadas.
remuneraciones de Servicios
 Consultar costo por hora.
 Boletas de pago
 Consultar datos de alumnos  Ficha de datos de alumnos.
 Registrar datos de nuevos alumnos  Reporte diario de alumnos
Matrícula de
 Consultar vacantes disponibles matriculados.
alumnos o
 Registrar datos de matrícula o  Reporte de ingresos por
ratificación. ratificación. matrícula de alumnos o
 Registrar pagos. ratificaciones.
 Reporte de los puntajes por
Registro de puntajes  Consulta de datos de alumno área.
de alumnos.  Registrar puntajes de los alumnos.  Reporte de historial de
puntajes por alumno.

Tabla N°8: Requerimientos de Información y reportes por proceso Fuente: Elaboración

Propia

112
 3.6.2. SITUACIÓN ACTUAL DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

En esta etapa se analiza el grado de cobertura de las necesidades de

información de la institución, mediante el estudio y análisis de los sistemas de
información actuales.

3.6.2.1. ESTUDIO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

ACTUALES

En esta etapa se realiza una valoración de la situación de los sistemas actuales,

apoyándose en criterios relativos a facilidad de mantenimiento,
documentación, flexibilidad, facilidad de uso, etc.

Hoja de Cálculo para el registro de puntajes de los alumnos

Descripción Este aplicativo permite, gestionar la información sobre

los puntajes de los alumnos.
Procesos a los que dan  Registro de puntajes.
soporte.  Elaboración del cuadro de méritos.
 Elaboración del reporte de puntajes.

Número de usuarios. Secretaria, Técnico.

Bases de Datos. No utiliza BD, porque el aplicativo está elaborado en
el programa Microsoft Excel 2007.
Facilidad de uso y Accesible para usuarios con conocimientos ofimáticos
aprendizaje. medios. Primero se ubica el área del alumno, en que se
quiere modificar, luego se ingresa el puntaje, por
alumno.
Seguridad de los datos. Se utiliza una clave, la cual es solicitada por el
programa para el manejo de la aplicación, ésta clave es
manejada sólo por la secretaria y el Director.

113
 Hoja de Cálculo para el registro de puntajes de los alumnos
El mantenimiento de dicho aplicativo se hará como
mínimo 2 veces al año, cada vez que se inicie un
nuevo ciclo académico, se tendrá que generar nuevas
Mantenimiento.
hojas de cálculo por cada área de estudios y este
siempre estará a cargo por personas externas a la
institución.
El principal servicio que brinda es el reporte de
puntajes, dicho reporte es publicado para todo el
alumnado o entregado a cada padre de familia al
Nivel de servicio finalizar cada nivel académico. El sistema calcula el
orden de mérito de cada alumno esto sirve de apoyo
para el otorgamiento de becas al 1er puesto de cada
área académica.
Los costos que implica la utilización de este sistema de registro
de notas:
 La licencia de uso de Microsoft Office Professional Edition
2010 tiene un costo de $449.00 (S/ 1,500 aprox.)
Costos
 El costo cobrado por el técnico que tiene que generar el
reporte de puntajes y darle mantenimiento al aplicativo es de
:S/ 600.00
 Costo por el mantenimiento anual del sistema: S/ 400.00

Tabla N°9: Análisis y Valoración del aplicativo: Hoja de Cálculo para el registro de notas
Fuente: Elaboración Propia

114
 Hoja de Cálculo para el registro del pago de la matrícula

Descripción Este aplicativo permite, gestionar la información sobre los

pagosde las matrículas de los alumnos.
Procesos a los que dan  Registro de la matrícula.
soporte.  Elaboración de reporte de cantidad de alumnos
matriculados por área de estudio.

Número de usuarios. Secretaria, Contador.

Bases de Datos. Microsoft Access 2010.

Facilidad de uso y Accesible para usuarios con conocimientos ofimáticos

aprendizaje. medios y avanzados.

Seguridad de los datos. Se utiliza una clave, la cual es solicitada por el programa
para el manejo de la aplicación, ésta clave es manejada sólo
por la secretaria y el Administrador.
Mantenimiento. El mantenimiento de dicho aplicativo se hará como mínimo
1 vez al año, cada vez que se inicie un nuevo ciclo
académico, y este siempre estará a cargo por personas
externas a la institución.
Nivel de servicio La principal servicio que brinda es el registro de la
matrícula de los alumnos, en este proceso se clasifica a los
alumnos de acuerdo al área académica a la cual desean
prepararse. Al finalizar este proceso se puede obtener un
reporte de alumnos matriculados por área académica.
Costos Los costos que implica la utilización de este sistema de registro
de notas:
 La licencia de uso de Microsoft Office Professional Edition
2010 tiene un costo de $449.00 (S/ 1,500 aprox.)
 El costo cobrado por el desarrollo y mantenimiento del
aplicativo :S/ 500.00
 Costo por el mantenimiento anual del sistema: S/ 400.00

Tabla N°10: Análisis y Valoración del aplicativo: Hoja de Cálculo para el registro de pago
de la matricula
Fuente: Elaboración Propia

115
3.6.2.2. DIAGNÓSTICO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Una vez descritas las características de los sistemas de información actuales,

se analizan los problemas reales y potenciales, opiniones, etc. Se obtienen
conclusiones y una valoración, lo más objetiva posible, de cada uno de
ellos.Es importante lograr esta objetividad, ya que la valoración podrá influir
en la decisión de la sustitución o mejora delos sistemas de información en los
próximos años. (Ministerio de Administraciones Públicas., 2002)

Aplicativo: Hoja de Cálculo para el registro de puntajes

 Se plantea implementar un sistema que permita el registro de los puntajes
de los alumnos.

 Utilizar una Base de Datos para almacenar los datos de los alumnos y sus
respectivos puntajes.

 Implementar la generación de reportes de puntajes automáticos y la

generación del cuadro de méritos.

 Implementar búsquedas que permitan encontrar los puntajes, pornombre y

por código del alumno.

 Implementar la creación de usuarios para el manejo del sistema.

 Asignar permisos a las tareas que realiza cada usuario.

 Implementar la identificación de cada usuario que ingresa al sistema, a

través del nombre de usuario y un password.

 Realizar backups de la información de manera diaria.

 El sistema deberá emitir reportes académicos, actas anuales, partes

estadísticos, etc.

Aplicativo: Hoja de Cálculo para el registro de la matrícula de los alumnos

 Se plantea implementar un sistema que permita el registro de la matrícula
de los alumnos.

116
  Utilizar una Base de Datos para almacenar los datos de los alumnos y sus
respectivos pagos de matrícula e inscripciones.

 Implementar la generación de reportes de alumnos matriculados por ciclo

académico.

 Implementar búsquedas que permitan encontrar los datos de los alumnos,

pornombre y por código del alumno.

 Implementar la creación de usuarios para el manejo del sistema.

 Asignar permisos a las tareas que realiza cada usuario.

 Implementar la identificación de cada usuario que ingresa al sistema, a

través del nombre de usuario y un password.

 El sistema deberá emitir reportes académicos, actas anuales, partes

estadísticos, etc.

3.7. MODELO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN PROPUESTO

3.7.1. DEFINICIÓN DEL MODELO DE SISTEMA REQUERIDO

Esta tarea tiene como objetivo representar el conjunto de sistemas de

información que da soporte a los procesos de la institución afectados,
describiendo sus relaciones e interfaces, así como definir qué sistemas de
información actuales se mantendrán con las mejoras propuestas, y qué sistemas
de información nuevos cubrirán los requisitos no soportados por los sistemas de
información actuales. (Ministerio de Administraciones Públicas., 2002)
A continuación se muestra la matriz de procesos-entidades, tomando como
referencia el modelo de datos obtenido del capítulo 3.6
Esta matriz representará el tratamiento de los procesos sobre las entidades de
datos, mediante los símbolos:

C: Creación de datos por los procesos

U: Utilización de datos por los procesos

117
Leyenda: C= Creación de datos U= Utilización de datos
Matriz Nº12: Matriz Procesos-Entidades
Fuente: Elaboración Propia

118
Matriz Nº 13: Procesos – Entidades de Datos reorganizada
Fuente: Elaboración Propia

119
 Sistemas de Información
Sistema Sistema de
Sistema de
Gestión Administración
Contabilidad
Académica de R.R.H.H.
N° Procesos
1 Matrícula de alumnos o ratificación. X
2 Registro de puntajes de alumnos. X
3 Emisión de certificados de estudios X
4 Asignación de cursos, docentes y horarios X
5 Generación de reportes de puntajes X
Generación de reportes anuales de la institución:
nóminas de matrícula, nº de becados, nº de
6 deudores, etc. X
7 Control de las asistencias del personal x
8 Contratación de personal docente y administrativo x
9 Elaboración de planillas de remuneraciones x
10 Registro de pagos X
11 Adquisición de bienes, materiales y equipos X
12 Elaboración del presupuesto anual de la institución x

Matriz Nº 14: Procesos vs Sistemas de Información

Fuente: Elaboración Propia

De la matriz anterior se concluye que el Sistema de gestión académica es el que

abarca más procesos.

A continuación se muestran las especificaciones de los sistemas anteriormente

definidos.

A. Sistema de Gestión Académica

a. Objetivo.-
Llevar un control detallado acerca del rendimiento del alumno, así
como realizar de manera eficiente el registro de la matrícula de los
alumnos; obteniendo los reportes académicos de manera rápida y
sencilla.

120
 b. Tareas:
 Registrar la matrícula de los alumnos nuevos y antiguos.
 Reportar el listado de matriculados por área académica.
 Registrar los puntajes de los alumnos, por área académica.
 Emitir reportes de puntajes por cada evaluación.
 Consultar el número de alumnos por alto o bajo nivel.
 Registrar la asignación de cursos a docentes.
 Registrar la elaboración de horarios.
 Emitir el reporte de horarios.
 Realizar búsqueda del aspecto(s) en el cual la mayoría de
alumnos presentan dificultades (calificación menor del
mínimo).

c. Usuarios:
 Secretaria.
 Director
 Docentes.

B. Sistema de Administración de RHH

a. Objetivo.-
Contar con un sistema de información que permita gestionar
eficientemente los recursos de humanos de la institución; lo cual
servirá para controlar y supervisar el rendimiento de éstos.
b. Tareas:
 Registrar a los nuevos empleados.
 Registrar el control de asistencia del personal.
 Emitir el reporte de tardanzas y faltas por día y por empleado.
 Registrar los permisos y licencias del personal.
 Registrar las bajas o ceses de personal.

121
  Consultar el historial del trabajador dentro de la institución.
 Registrar la asignación del empleado a otro cargo o área.
 Registrar los deméritos o sanciones del personal.
 Calcular la planilla de remuneraciones de los empleados
 Emitir las boletas de pago.
 Emitir los reportes T-registro, PLAME, solicitados por
SUNAT.
 Calcular las aportaciones y deducciones del trabajador y
empleador como son ESSALUD, ONP, AFP, Impuesto a la
renta de 5ta categoría etc.
 Calcular el pago de CTS, asignación familiar, bonificaciones,
vacaciones u otros beneficios de los trabajadores de la
institución acorde al contrato establecido.
 Calcularla planilla de pago de trabajadores.

c. Usuarios:
 Analista de planillas.
 Contador

C. Sistema de Contabilidad y Tesorería

a. Objetivo.-
Contar con un sistema que permita llevar la contabilidad de la
institución, identificando los ingresos y egresos durante el año, lo
cual permitirá identificar las ganancias o pérdidas que se obtuvieron
durante un determinado ciclo académico.

b. Tareas:
 Registrar el pago de las matrículas.
 Registrar la compra de materiales y bienes.

122
  Registrar los ingresos y gastos para el control del
presupuesto.
 Registrar las facturas o comprobantes de pago emitidos y
recibidos por la institución.
 Emitir reportes de cuentas por cobrar
 Emitir reportes de cuentas por pagar
 Emitir reporte de flujo de caja
 Emitir resumen mensual de libro mayor.
 Emitir reporte anual de Balance General y Estado de Pérdidas
y Ganancias
 Registrar pago a proveedores, realizar consultas y
actualizaciones.
 Calcular el pago de impuestos.

c. Usuarios:
 Contador.
 Tesorero.

123
3.7.2. PRIORIZACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Para definir el sistema de información prioritario, se procedió a evaluar cada uno

de los sistemas definidos de acuerdo a los siguientes factores:

Factores Estratégicos: Descripción

 Eficiencia
 Eficacia
 Diferenciación
 Administración
Factores de Factibilidad
Es la capacidad del sistema para realizar una
tarea y obtener resultados utilizando el menor
recurso posible.
Se analiza la capacidad del sistema para permitir
a los usuarios el logro de sus objetivos y metas
en el desarrollo de sus actividades acorde a los
requerimientos planteados.
Se analiza el aporte del sistema de información
en la diferenciación del servicio que este brinda a
los usuarios y a la institución en general.
La capacidad del sistema para apoyar en el
proceso de toma de decisiones que contribuyan a
mejorar el desempeño de la institución.
Descripción

 Operacional Se refiere al grado de adaptabilidad del usuario

al nuevo sistema.
 Técnica Se refiere al software y hardware disponible para
la implantación del sistema de información
propuestos.
 Económica Se evalúa la capacidad de inversión de la
institución para la implantación del sistema de
información propuesto y el grado en el que está
dispuesto a invertir en su implementación
Tabla N°11: Factores de Priorización de Sistemas de Información

Fuente: Elaboración Propia

124
 Tabla N°12: Priorización de Sistemas de Información

Fuente: Elaboración Propia

Conclusión: el sistema prioritario a implementarse es el sistema de gestión

académica

125
3.7.3. ARQUITECTURA TECNOLÓGICA PROPUESTA

En esta etapa se propone una arquitectura tecnológica que dé soporte al modelo

de información y de sistemas de información.

3.7.3.1. IDENTIFICACIÓN DE LAS NECESIDADES DE

INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA

Esta etapa tiene por objetivo analizar las necesidades de infraestructura

tecnológica y proponer las alternativas viables desde el punto de vista
tecnológico para dar respuesta a dichas necesidades. (Cerna, 2004)
La institución Engels Class, cuenta con los siguientes recursos informáticos:

Hardware
Descripción Cantidad Especificaciones
Computadora 15 de las cuales:  Procesador Intel I3 3.6 GHz.
6(laboratorio de
computo) y 9 (para el  Memoria Ram 4 GB.
área administrativa)  Disco Duro de 500 GB.

Impresora 3 de las cuales:  HP Color LaserJet CP1215

2(impresiones) y
1(secretaria)  HP Deskjet D1660

Fotocopiadora 1  Canon IR 1023

Software
 Microsoft Office 2010
 Adobe DesignPremiun CS4.
 NOD 32 vs 8.0

Tabla N°13: Entorno Tecnología Actual

Fuente: Elaboración Propia

126
3.7.3.2. SELECCIÓN DE LA ARQUITECTURA TECNOLÓGICA

Esta tarea está encaminada a la selección de una plataforma tecnológica,

recoge la infraestructura más adecuada para dar soporte al modelo de sistemas
de información propuesto.
Para cada alternativa se debe analizar su impacto en la organización así como
los medios y el tiempo necesario para su implementación teniendo en cuenta
los recursos tecnológicos actuales para evaluar los cambios y propuestas de
adquisición. (Cerna, 2004)

A) Red de Comunicaciones.

a. Identificación de las áreas a interconectar

Área Nº de estaciones
Laboratorio de computo 20
Administración 1
Secretaría 3
Contabilidad 2
Tecnología y Sistemas 3
Total 29
Tabla N°14: Nro de estaciones instaladas actualmente
Fuente: Elaboración Propia

Área Nº de estaciones
Dirección 1
Impresiones 3
Coordinación
4
académica
Servidores 2
Total 10
Tabla N°15: Nro de estaciones nuevas
Fuente: Elaboración Propia

Conclusión: la cantidad total de estaciones de trabajo a interconectar es de

25.La implementación de la red de comunicación permitirá el uso compartido
de recursos así como mayor rapidez en la transferencia de información entre
las áreas de la institución.

127
b. Materiales y equipos de conectividad

 Switch.- Es un dispositivo que conecta computadores y redes de

datos (permite fusionar las redes en una sola). Tiene la
capacidad de almacenar las direcciones física (MAC), y filtrar
los datos para enviarlos únicamente al computador de destino.
Esto mejora el rendimiento y la seguridad de las redes.

 Switch Administrable.-Estos dispositivos cumplen la misma

función que un Switch de red, pero además, permiten separar en
redes distintas los computadores que están conectados a el. Esto
es útil si se quiere aislar una red del resto de los computadores.

 Router.- Es un dispositivo que permite la interconexión de

redes y computadores, dirige el tráfico entre redes y es capaz de
determinar los caminos más eficientes, asegurando un alto
rendimiento. Permiten segmentar las redes en un nivel lógico.
En su función de interconexión de redes es más eficiente que un
Switch y posee funcionalidades adicionales.

 Firewall.- Un cortafuego, es un dispositivo de hardware o un

software utilizado en una red de computadores para administrar
y controlar las comunicaciones de esta red con otras,
autorizándolas o negándolas según políticas de seguridad local.
Protege la información relevante existente en la red frente a
accesos no autorizados a la red local. También detecta y
previene el ingreso de tráfico potencialmente peligroso a la red
del establecimiento, que puede provenir de páginas infectadas.

 Proxy Web.- Corresponde a un dispositivo autónomo o un

software que se configura en un servidor, que almacena las
páginas visitadas por un usuario, para luego ser accedidas desde
allí por otros usuarios de la red local, evitando hacer uso de la
conexión a Internet y liberando así ancho de banda. El uso de

128
 esta solución mejora los tiempos de respuesta al reducir el
número de peticiones de páginas a servidores remotos (las
páginas web son cargadas desde el servidor local).

c. Arquitectura de Red

Para elegir la tecnología a implementar para nuestra red de datos, se

presenta una breve comparación entre la tecnología inalámbrica y la
de cable
Características Red de Cable Red Inalámbrica WiFi
Componente Cables, canalizaciones, punto Acces Point o Router
Físicos de la red de red al que se conecta el inalámbrico, tarjetas de
computador, switch o router, red inalámbricas
tarjeta de red
Costo Usualmente más cara que Wi- Usualmente más barata
Comparativo Fi que red de cable
Velocidad de 100 Mbps nominal(70 Mbps 54 Mbps nominal(24
Transferencia real) Mbps real)
Alcance Cada Cliente puede estar Diámetro de alcance
hasta 90m desde el switch aproximado de señal de
central 25 a 30 mts
Uso Recomendable para Recomendable en una
recomendado laboratorios de computación, red pequeña o en caso
que harán uso de la red, de usar computadores o
donde se compartan recursos dispositivos móviles.
como impresoras, carpetas,
etc.
Tabla N°16: Comparación de Tecnologías wifi y de cable de redes locales
Fuente:(Ministerio de Educación Enlaces, Centro de Educación y Tecnología,
2008)
Considerando la cantidad de máquinas a interconectar que son 25, se evalúa el
siguiente cuadro:

129
 Tabla N°17: Opciones tecnológicas para habilitar red de un área sin red anterior
Fuente:(Ministerio de Educación Enlaces, Centro de Educación y Tecnología, 2008)

Teniendo en cuenta la información presentada en la tabla 15 se

seleccionará la tecnología de Red de Cable, ya que ésta tecnología ofrece
una buena performance cuando el número de computadoras a interconectar
es mayor a 13.
 La arquitectura de red elegida será la de Cliente-Servidor, que es
aquella red de comunicaciones en la que todos los clientes están
conectados a un servidor, en el que se centralizan los diversos
recursos y aplicaciones con que se cuenta; y que los pone a
disposición de los clientes cada vez que estos son solicitados.

 Además tendrá un ámbito local(LAN), ya que su implementación

se limita dentro del edificio de la institución educativa.

 La topología propuesta será la de Estrella, la cual se caracteriza

por existir en ella un punto central, o más propiamente nodo
central, al cual se conectan todos los equipos.

130
 Grafico N°20: Diagrama Físico de la Red de Datos
Fuente: Elaboración Propia

B) Selección de Base de Datos

Para seleccionar el sistema administrador de Base de Datos (RDBMS) que

más se alinee a los requerimientos de la institución, se realizó un
comparativo, con tres de ellos, los más comerciales y más usados por los
administradores de base de datos. Está comparación se dividió en tres
partes, las cuales se presentan a continuación.

131
 o Soporte Sistema Operativo

Windows Linux Mac OS X

Microsoft SQL Server Si No No
MySql Si Si Si
Oracle Si Si Si

Se puede concluir que tanto MySql como Oracle, son soportados por más
sistemas operativos que SQL Server

o Tipo de licenciamiento

Propietario GPL
Microsoft SQL Server Si No
MySql Si Si
Oracle Si No

Se puede concluir que MySql posee los dos tipos de licencia, es decir la
licencia libre o gratuita así como puede ser también propietario. Esto es
beneficioso para la institución, ya que se ahorraría una cantidad significativa
de costos en compra de licencias, lo cual no sucede con SQL Server y Oracle
que son de licencia propietaria.

o Características fundamentales

Información acerca de qué características fundamentales y objetos de las

RDBMS son implementados nativamente.

132
 Integridad Funcio Procedimiento
Transacciones Triggers Unicode
Referencial nes s

Microsoft
SQL Si Si Si Si Si Si
Server

MySql Si Si Si Si Si Si

Oracle Si Si Si Si Si Si

Se puede concluir que todos los sistemas administradores de base de datos

(RDBMS) evaluados, cuentan con las características fundamentales.

Conclusión: Tomando en cuenta esta evaluación, y según los requerimientos

de la institución, la base de datos que mejor se adapta a las necesidades es
MySqldebido a su bajo coste, manejo de características fundamentales y
objetos nativos, multiplataforma, consumo de pocos recursos entre otras
características que hacen de este un potente gestor de base de datos.

133
3.8. PLAN DE ACCIÓN
3.8.1. DEFINICIÓN DE LOS PROYECTOS A REALIZAR

Analizaremos cada uno de los proyectos a desarrollar en base a sus objetivos,

relación con otros proyectos, beneficios, duración y otros factores que implican
la implementación del proyecto. Esto permitirá establecer una prioridad dentro
del cronograma de ejecución.

A. Implementación de la red de comunicación

 Objetivos

 Interconectar las distintas áreas de la institución.

 Acceder a internet desde una sola conexión.

 Transferencia de información, en tiempo real entre las áreas de la

institución.

 Compartir equipos e información entre las áreas de la institución.

 Condiciones Técnicas

 Tecnología:Fast Ethernet 10/100Mbps

 Topología de red: Estrella

 Tipología : Cliente - Servidor

 Ámbito: Red LAN

 Relación con otros proyectos

 La red de datos servirá como infraestructura sobre el cual se

implementarán los sistemas de información propuestos.

 A la vez permitirá que las distintas dependencias o áreas tengan

acceso a Internet.

134
  Beneficios

 Compartir el uso de equipos (impresoras) evitando la adquisición de

nuevos equipos.

 Centralizar la administración de los usuarios y el control de los

recursos de la red para una gestión más eficiente.

 Centralizar la seguridad del acceso a los datos críticos y a la red

misma.

 Acceso al servicio de internet utilizando una sola conexión ADSL

(puerta de enlace).

 Interconexión de las diferentes áreas de la institución.

 Duración

3 semanas.
 Áreas afectadas con la ejecución

Laboratorio de cómputo, Administración, Dirección, Secretaría,

Contabilidad, Sala de profesores, Impresiones.

B. Implementación del Sistema de Gestión Académica

 Objetivos

Llevar un control detallado acerca del rendimiento del alumno, así

como realizar de manera eficiente la matrícula de los alumnos;
obteniendo los reportes académicos de manera rápida y sencilla.

 Condiciones Técnicas

 Base de Datos: MySQL 5.6

 Lenguaje de Programación: PHP

135
  Relación con otros proyectos

El sistema de gestión académica toma datos del sistema de Tesorería y

Contabilidad, que es donde se registran los pagos de la matrícula y
mensualidades del estudiante. Estos datos servirán para hacer el
seguimiento evaluativo a cada alumno, si es que se encuentra al día en
los pagos.

 Beneficios

 Obtener reportes actualizados sobre la gestión académica de la

institución; en tiempo real.

 Llevar un control más detallado y restrictivo sobre el rendimiento

del alumno, basándose en el reglamento de la institución.

 Emitir cualquier tipo de documentos en el menor tiempo.

 Mejorar la gestión académica de la institución.

 Duración

5 meses
 Áreas afectadas con la ejecución

Dirección, Secretaría, Auxiliar académico

C. Implementación del Sistema de Administración de RRHH

 Objetivos

Garantizar la consistencia y fiabilidad de los datos de los empleados

que pertenecen a la organización; así como calcular de manera eficiente
y correcta las planillas de remuneraciones de los empleados.

 Condiciones Técnicas

 Base de Datos: MySQL 5.6

136
  Lenguaje de Programación: PHP

 Relación con otros proyectos

El sistema de administración de empleados envía datos de los docentes

al sistema de Gestión Académica. Estos datos servirán para asignar la
carga horaria de cada docente, reemplazos, vacaciones etc.
Además el sistema de administración de empleados, envía los
resultados de los pagos de planilla hacia el sistema de tesorería y
finanzas para que se contabilice y se reflejen el libro de mayor para su
uso en informes periódicos de ingresos y gastos.

 Beneficios

 Obtener reportes actualizados sobre los datos de los trabajadores en

tiempo real.

 Calcular de manera eficaz los pagos de los empleados de la

institución.

 Emitir cualquier tipo de documentos en el menor tiempo.

 Mejorar la gestión administrativa de la institución.

 Duración

3.5 meses
 Áreas afectadas con la ejecución

Analista de RRHH, Contador.

D. Implementación del Sistema de Tesorería y Contabilidad

 Objetivos

Registrar el cobro de matrícula de los alumnos, el pago de facturas a los

proveedores, entre otras operaciones financieras; así como permite
realizar el seguimiento de los ingresos y gastos de la institución.

137
 Condiciones Técnicas

 Base de Datos: MySQL 5.6

 Lenguaje de Programación: PHP

 Relación con otros proyectos

El sistema de Tesorería y Contabilidad envía datos de los pagos de

matrícula, al sistema de Gestión Académica. Estos datos servirán para
hacerle el seguimiento al estado de deuda del alumno. Además el
sistema de Tesorería y Contabilidad, recibe los resultados de los pagos
de planilla que se realizan en el sistema de Administración de
empleados, estos datos se contabilizan y se reflejan en el libro de mayor
para su uso en informes periódicos de ingresos y gastos.

 Beneficios

 Obtener reportes actualizados sobre los ingresos y egresos en

tiempo real, que permitirán mejorar la toma de decisiones.

 Registrar de manera eficiente el pago de matrículas y el pago a

proveedores.

 Mejorar la gestión administrativa de la institución.

 Duración

4 meses
 Áreas afectadas con la ejecución

Administrador, Contador.

138
E. Implementación del Web Site Institucional

 Objetivos

Ofrecer un sitio web que permita a la institución brindar información de

los servicios que ofrece, actividades a realizar durante el ciclo
académico, proceso de matrícula, entre otros que se consideren
necesarios, etc.

Brindar servicios adicionales a los padres de familia y alumnos

otorgándoles la facilidad de ver el progreso académico del alumno por
medio de la consulta de puntajes vía web.

Crear un nuevo canal de comunicación entre la institución, los padres

de familia y alumnos.

Promover una imagen moderna y acorde con el actual entorno

tecnológico.

 Condiciones Técnicas

 Base de Datos: MySQL 5.6

 Lenguaje de Programación: PHP

 Servidor Web: Apache

 Relación con otros proyectos

El sistema de Gestión Académica

 Beneficios

 Acceso a un nuevo canal de comunicación para la promoción de los

diferentes servicios que ofrece la institución.
 Facilitar al padre de familia el acceso a la información sobre el
rendimiento académico de sus hijos.

139
  Acceder a un nuevo medio de comunicación para informar a los
padres de familia y alumnos sobre diversos temas como actividades,
concursos, convenios, cronogramas de matrículas entre otros que
considere la institución de importancia para ser publicada.
 Duración

2 meses
 Áreas afectadas con la ejecución

Departamento de Tecnología y sistemas

140
CRONOGRAMA DE PROYECTOS A IMPLEMENTAR

141
3.8.2. PLAN DE MANTENIMIENTO DEL PESI

Una vez establecido el plan de acción, se deben definir las acciones que permitan
mantener actualizado el Plan de Sistemas de Información a su terminación, y
conocer el grado de avance de los proyectos que en él se han definido.
Todo ello se denomina Plan de Mantenimiento del Plan de Sistemas de
Información. En este plan de mantenimiento, se deben establecer los productos
finales del Plan de Sistemas de Información que se van a mantener actualizados,
el soporte para los mismos, y cuándo y por quién van a ser modificados, así
como la frecuencia y situaciones en los que se debe revisar el plan de proyectos
y los responsables de hacerlo. (Ministerio de Administraciones Públicas, 2002).

3.8.2.1. CONTROL SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS

PESI

o Objetivo

Conocer el avance y el grado de cumplimiento de los objetivos planteados

en el PESI.

o Participantes

 Administrador

 Director

 Jefe del área de tecnología y sistemas

 Usuarios del sistema

o Cronograma

Se programarán reuniones cada fin de mes para revisar requerimientos,

reorganizar recursos, realizar si fueran necesarias algunas modificaciones.
El cronograma de reuniones será determinado por el Jefe del Dpto. de
tecnología y sistemas de la institución y aprobado por la Dirección, el

142
 resultado del análisis será reportado al Promotor de la institución educativa
para su evaluación y control.

3.8.2.2. CONTROL DE CALIDAD DE LOS SISTEMAS DE

INFORMACIÓN

o Objetivo

Analizar la calidad de los diversos sistemas de información implantados en

la institución a través de diversos parámetros que permitan determinar las
características o cualidades que otorgan a los sistemas, la capacidad de
satisfacer las necesidades o requisitos funcionales; así como el rendimiento
establecido para cada uno de ellos.

o Participantes

 Jefe del área de tecnología y sistemas

 Desarrollares de los sistemas

 Usuario de los sistemas

o Cronograma

Se llevara a cabo procesos de pruebas funcionales, que mediante la

ejecución de casos de prueba, permitirán asegurar la calidad de los sistemas
construidos, antes de ponerlos en producción.
Así mismo se programarán revisiones técnicas semanales a lo largo del ciclo
de vida de los sistemas informáticos, esto permitirá la verificación y
validación del software.

143
3.8.2.3. PROCEDIMIENTOS DE REVISIÓN Y MANTENIMIENTO DE
PROYECTOS DEL PLAN

a. Informes del estado del proyecto:

Responsable
Jefe del Dpto. de Tecnología y sistemas

Descripción
Se presentarán informes sobre el avance de los proyectos cada fin de
mes durante los meses de desarrollo, la elaboración de dichos
informes estará a cargo del Jefe del Dpto. de Tecnología cuya función
es verificar que el desarrollo de los proyectos este dentro del
cronograma establecido.
Asimismo una vez finalizada la implementación se presentará un
informe el cual detallará los requerimientos cubiertos por el sistema
para su correspondiente evaluación.
El informe será presentado ante el Director y Promotor de la
institución.

b. Revisión del Plan de Proyectos

Responsable
 Jefe del área de tecnología

 Director

 Administrador

 Promotor

Descripción
En esta tarea se analiza el plan de proyectos planteado, con la
finalidad de determinar si las condiciones establecidas son las más
adecuadas y definir algunos cambios o agregar nuevos proyectos de
acuerdo a las necesidades de la institución vigentes.

144
 La evaluación del plan de proyectos deberá realizarse cada año,
debido a que los requerimientos de los sistemas podrían variar o
podría ser necesaria la inclusión de algún nuevo proyecto, así como
la modificación o eliminación de algún proyecto ya planteado.

3.8.3. PLAN DE CONTINGENCIAS

3.8.3.1. ANÁLISIS DE RIESGOS

El análisis de riesgos consiste en más que el hecho de calcular la posibilidad

de que ocurran cosas negativas es obtener una evaluación del impacto de estos
sucesos negativos.
La evaluación de riesgos supone imaginarse lo que puede ir mal y a
continuación estimar el coste y los recursos que supondría reemplazarlo con
otra actividad o proyecto; se toma en cuenta la posibilidad de que puedan
suceder cada uno de estos posibles problemas, de esta forma se puede priorizar
los problemas y su coste potencial desarrollando un plan de acción adecuado
(Cerna, 2004)

145
 Factor
Riesgo de Consecuencias Medidas preventivas
Riesgo

 Inconsistencias de la información. Realizar backups de la data.

 Duplicación de datos.  Utilizar antivirus actualizados.
Fallo del
4  Pérdida de información.  Utilización de niveles de
sistema
 Retraso en el trabajo que realizan seguridad en el acceso a los
los usuarios del sistema. sistemas.
 Utilizar antivirus actualizados.
 Alteración del funcionamiento del  Realizar backups de la data.
sistema.  Restringir la conexión de USB
Virus  Pérdida de información externos a las máquinas,
4
informáticos  Máquinas inutilizables. excepto con previa
 Pérdida de tiempo en la realización autorización.
de las operaciones.  Prohibir la instalación
programas no autorizados.
 Cambiar el password
periódicamente.
 Realizar backups de la data.
 Robo de datos.  Restringir la conexión de USB
 Alteración de la información. externos a las máquinas,
Acceso no
 Manipulación de los sistemas por excepto con previa
autorizado a 3
personas inescrupulosas. autorización.
los sistemas
 Vulneración de la confidencialidad  Restringir el acceso al sistema,
de la información. validando el password un
máximo de 3 intentos.
 Actualizar los permisos del
sistema a los usuarios.
 Destrucción de los equipos y por  Revisión periódica de
ende de la información. instalaciones eléctricas.
Incendio 2  Pérdida de dinero.  Adquisición de extintores.
 Pérdida de tiempo en recuperación  Señalizaciones de seguridad y
de la información. ejecución de simulacros.
 Instalación de cámaras y
 Pérdida de la información.
alarmas de seguridad.
 Pérdida de equipos.
 Identificación del personal o
Robos 2  Pérdida de dinero.
de cualquier persona externa a
 Pérdida de tiempo en recuperación
la institución, al momento del
de la información.
ingreso.

146

 Inoperatividad de los procesos
soportados por los sistemas de
información.
Caída del  No se pueden generar reportes o
4  Protegerse de la acción de
servidor realizar consultas.
 Demora en los procesos.
 Pérdida de tiempo trabajando
manualmente.
Corte  Detenimiento de las operaciones.
intempestivo 1  Falla de equipos.
de luz  Caída del servidor.
Interrupción  Inoperatividad de los sistemas.
de la red o de 3  Transacciones no registradas.
internet  Pérdida de información.
 Pérdida de tiempo y dinero.
Falla de  Realizar las operaciones
3 programas sin previa
equipos manualmente.
 Inoperatividad de los sistemas.
(*) Factor de riesgo: 1=Muy bajo 2= Bajo 3= Medio 4=Alto
Tabla N°18: Análisis de Riesgos
Fuente: Elaboración propia
147
 Realizar backups de la data.
 Adquisición de UPS para el
servidor.
 Evaluación periódica del
sistema y equipos.
 Mantenimiento
spam, troyanos, hackers a
través del uso de programas y
aplicaciones de medidas de
seguridad en el sistema.
 Establecer clave de acceso a la
red
 Adquisición de UPS para el
servidor.
 Apagar los equipos que no
estén en uso.
 Realizar copias de seguridad
de la data.
 Identificación para la red con
clave de acceso.
 Registro de toda la actividad
de la estación de trabajo.
 Mantenimiento de equipos.
 Monitoreo de correcto
funcionamiento de la red.
 Contratar personal calificado.
 Capacitaciones periódicas a
usuarios
 Prohibir la instalación de
autorización.
 Controlar y/o restringir el
acceso a internet al personal.
IV. DISCUSIÓN DE RESULTADOS

148
Se analizó cada uno de los indicadores definidos en el Diseño de Contrastación en el
Capítulo III, los cuales describimos a continuación:

1.- Cantidad de canales de comunicación entre la institución y los padres de

familia y entre la institución y los alumnos
Este indicador analiza las diversas formas de comunicación que posee actualmente
la institución para la difusión de eventos, actividades, citaciones, reuniones, etc., así
como las alternativas que posee el padre de familia para acceder a información o
comunicación con la institución.
Actualmente la institución trata de fomentar la comunicación de diversas maneras
las cuales mencionamos a continuación:
- Teléfono
- Mural de reuniones y actividades.
- Horario semanal de atención a Padres de Familia.

Uno de los objetivos de este proyecto es promover la utilización de las T.I como
herramienta para incrementar los canales de comunicación, por lo tanto con la
utilización de las T.I se propone acceder a otras alternativas de comunicación entre
las cuales se proponen:
- Página Web Institucional: a través de ella se mostrará información sobre la
institución, actividades, eventos, reuniones a desarrollarse así como
documentos o links que sirvan de apoyo para padre de familia y alumnos.
- Correos electrónicos: Que sirve como alternativa de comunicación para
absolver cualquier consulta en general.
- Foros educativos: Cuya finalidad es crear un centro de consultoría virtual
para padres de familia y alumnos sobre temas específicos.
- Sistema Académico Web: que permitirá acceder tanto a padres de familia
como a los propios alumnos, vía internet desde el lugar donde se
encuentren, a la información académica del alumno.
Por lo tanto con la correcta utilización de las T.I. Se generarían nuevas alternativas
de comunicación.

149
2.- Número de estaciones académicas con acceso a internet
Mide el número de computadores que poseen actualmente el servicio de internet y
el número de computadores que se planifica accedan a este servicio después de la
ejecución del Plan Estratégico de Sistemas de Información.
- Número de computadoras con acceso a internet actualmente: 0
- Número de computadoras que se planifica accesar a internet: 16(ver
Capítulo III 3.7.2, selección de arquitectura tecnológica).

3.- Número de procesos críticos con soporte informático o S.I

Mide el número de procesos que actualmente utilizan durante su desarrollo, algún
aplicativo informático y el número de procesos que se planifica utilicen aplicativos
informáticos después de la ejecución del Plan Estratégico.
- Número de procesos que actualmente utilizan aplicativos
informáticos:2(Ver Matriz N°11)
- Número de procesos que se planifica utilicen aplicativos informáticos:12
(Ver Matriz N° 14)

4.- Número de reportes obtenidos de aplicativos o sistemas de información.

Este indicador mide el número de reportes que actualmente son procesados y
obtenidos directamente de aplicativos informáticos e indica el número de reportes
que se proyecta obtener de los sistemas de información después de la ejecución del
Plan Estratégico.
- Número de reportes que son procesados y obtenidos de aplicativos o sistemas
de información actualmente: 2 ( Ver Matriz N° 11)
- Número de reportes que se planifica serán procesados y obtenidos de
aplicativos o sistemas de información: 13(Ver Tabla N°8).

5.- Número de usuarios de S.I con certificaciones informáticas.

Mide el número de trabajadores que utilizan actualmente aplicativos informáticos
para el desempeño de sus funciones y el número de trabajadores que se planifica
accedan a estas herramientas después de la ejecución del Plan Estratégico de
Sistemas de Información.

150
 - Número de trabajadores que actualmente usan aplicativos informáticos: 2
(Secretaria, contador)
- Número de trabajadores que se planifica accedan a aplicativos informáticos:
7(Director, Administrador, Secretaria, Contador, Analista de RRHH, Tesorero,
Docentes).

6.- Número de trabajadores participantes en la generación del reporte de

puntajes de simulacros
Este es un indicador de productividad el cual mide el nivel de metas y objetivos
alcanzados con relación a los recursos utilizados (materiales, recurso humano,
tiempo, etc.).
En esta etapa se analiza el recurso humano utilizado en el registro de puntajes por
ser el proceso más complejo para la institución según las encuestas efectuadas
(Ver Anexo 1).

- El Número de personas que participan actualmente en este proceso es: 4

personas (Secretaria, 2 Docentes y 1 Técnico en informática) (Ver Anexo 1:
Encuesta del Área Académica)

- Número de personas que participarían en este proceso después de la

implementación del Sistema Académico es: 2 personas (secretaria, técnico en
informática).

Con la implementación del Sistema Académico la obtención del reporte de

puntajes de simulacros, será más sencilla debido a que uno de los requerimientos
que se plantean es que el mismo sistema procese este reporte por lo cual los
docentes revisarán los simulacros y registrarán los puntajes en el sistema para
luego la Secretaría se encargará de la obtención del reporte de puntajes del
simulacro tomado a los alumnos con asesoramiento o no, del técnico e
informática, en conclusión solo basta la intervención de 2 personas para ejecutar
esta tarea.

151
7.-Porcentaje del proceso de matrícula que se realiza de forma manual
En esta etapa analiza que porcentaje del proceso de matrícula se realiza de forma
manual este resultado se obtuvo a través de la encuesta efectuada para analizar el
proceso de matrícula (Ver Anexo 1). De ello se obtuvo el siguiente resultado.

- Porcentaje del proceso de matrícula que se realiza de forma manual: 80%( Ver
Anexo 1)
- Porcentaje del proceso de matrícula que se realiza de forma manual después de
la ejecución del Plan de Sistemas de Información: 10 %
Este 10% corresponde a la fase de revisión de documentos en el proceso de
matrículas.

8.- Cantidad de alumnos matriculados por ciclo académico

Este indicador mide la cantidad de alumnos que eligen estudiar en la institución
Engels Class en cada inicio de ciclo académico.

Los resultados se obtuvieron de entrevistas realizadas a padres de familia que aún

no tienen inscritos a sus hijos en la institución (Ver Anexo III), dichos resultados
están relacionados principalmente, con los indicadores de servicio:
Número de estaciones académicas con acceso a Internet, al aumentar la cantidad de
estaciones conectadas a internet propician la práctica continua del estudiante
mediante exámenes online dentro y fuera de la institución, el uso de foros así como
el uso de aulas virtuales.
Cantidad de canales de comunicación entre la institución y los padres de familia y
entre la institución y los alumnos, al aumentar la cantidad de canales de
comunicación entre los padres de familia y la institución, con el fin de realizar el
seguimiento de los puntajes de sus hijos y a la vez de enterarse sobre los eventos o
actividades organizadas por la academia.

Estos dos factores principalmente son los que conllevan a los padres de familia a
elegir a la institución Engels como la academia donde estudiarían sus hijos.
Los resultados son los siguientes:

152
 - Promedio de alumnos matriculados por ciclo académico(los 4 últimos ciclos
académicos) antes de la ejecución del Plan Estratégico de S.I: 300 (ver Anexo I)
- Cantidad de alumnos matriculados por ciclo académico después de la ejecución
del Plan Estratégico de S.I: aprox. 400(Ver Anexo III)

A continuación presentamos el cuadro resumen de los indicadores:

Clasificación Indicador Antes Después Tipo de indicador
Porcentaje del proceso de matrícula que se
80% 10% Disminuye
realiza de forma manual.
Número de procesos críticos con soporte
2 12 Aumenta
informático o S.I
Indicadores de
Gestión Número de reportes obtenidos mediante S.I. 2 13 Aumenta
Administrativa
Número de trabajadores participantes en la
4 2 Disminuye
generación del reporte de puntajes
Número de usuarios de S.I con
2 7 Aumenta
certificaciones informáticas.
Número de estaciones académicas con
0 20 Aumenta
acceso a Internet
Cantidad de canales de comunicación entre
Indicadores de
Gestión la institución y los padres de familia y entre 3 7 Aumenta
Académica la institución y los alumnos.
Cantidad de alumnos matriculados por ciclo
300 400 Aumenta
académico

Tabla N°19: Cuadro resumen de análisis de resultados

Fuente: Elaboración propia

Según el cuadro comparativo de resultados la elaboración del Plan Estratégico de

Sistemas de información contribuye a mejorar la gestión administrativa y
académica de la Academia Preuniversitaria Engels Class

153
V. CONCLUSIONES

154
5.1. La institución muestra tener una posición importante a nivel interno, debido que el
total ponderado es 2.66 mayor a 2.5. lo que indica que el desempeño interno de la
institución es bueno. Sin embargo es importante resaltar que solo supera
ligeramente el valor mínimo que es 2.5.(Capítulo3.4.2.3)

5.2. La institución muestra tener una regular posición a nivel externo, debido que el
total ponderado es 2.54, mayor a 2.5, esto indica que es importante la aplicación de
estrategias que permitan contrarrestar las amenazas del medio.(Capítulo3.4.3.2)

5.3. En la institución se pudo comprobar que muchas de las funciones estipuladas en el

reglamento interno, no son cumplidas o son realizadas por otras áreas, así mismo
se pudo comprobar que muchos procesos no están asignados o están asignados
incorrectamente a las áreas involucradas. Todo esto debido a que el organigrama
actual, no muestra todas las áreas funcionales de la institución por lo tanto es
necesaria su actualización, asimismo éste deberá incluir las nuevas áreas
propuestas según el estudio efectuado en el presente proyecto. (Capítulo 3.2.6)

5.4. El Factor Crítico de Éxito del área de informática que influye en el logro de los
objetivos es: Poner en marcha el plan de sistemas de información que permitan
cubrir los requerimientos de información, acorde con el presupuesto de la
institución. (Capítulo 3.5.1.4)

5.5. De todos los procesos realizados en la institución, aproximadamente un 16%

utiliza aplicativos informáticos.(Capítulo 3.6.1.1)

5.6. Atendiendo las necesidades información y requerimientos de la institución, se

propone implementar los siguientes sistemas: Sistema de Gestión Académica,
Sistema de Contabilidad y Tesorería, Sistema de Administración de RRHH,
Pagina web Institucional(Capítulo 3.7.1)

5.7. El sistema de Gestión Académica es prioritario a implementarse en la

institución(Capítulo 3.7.3)

5.8. La cantidad total de estaciones de trabajo a interconectar es de 25. La

implementación de la red de comunicación permitirá el uso compartido de recursos

155
 así como mayor rapidez en la transferencia de información entre las áreas de la
institución. (Capítulo 3.7.3.2).

5.9. La implantación de los sistemas de información permite automatizar los procesos

de la institución y facilita la obtención de reportes de las diversas áreas
administrativas y académicas.(Capitulo IV)

5.10. El desarrollo del proyecto ha permitido mostrar a las diversas áreas de la

institución educativa los beneficios que pueden alcanzarse con la utilización
adecuada de los recursos tecnológicos; con la finalidad de brindar un mejor
servicio y generar ventaja competitiva sobre la institución.

156
VI. RECOMENDACIONES

157
6.1. Se recomienda cuanto antes la creación del área de tecnología y sistemas para que
se encargue de la administración de los recursos tecnológicos de la institución, la
cual debería estar a cargo de un ingeniero de sistemas o especialista en
administración de redes y servidores.

6.2. Contratar a personal calificado en el área de sistemas e informática, para que

formen parte de esta área, quienes se encargaran del desarrollo y supervisión de los
proyectos de implementación de los sistemas informáticos propuestos.

6.3. Fomentar la colaboración del personal de la institución, en el desarrollo del

planeamiento estratégico de sistemas de información.

6.4. Concientizar a todo el personal sobre los beneficios del uso de las tecnologías de la
información, como herramienta de apoyo en la realización de los procesos de la
institución.

6.5. Realizar pruebas funcionales o integrales antes de poner a producción los sistemas,
con el fin de reducir los riesgos en el manejo de los procesos.

6.6. Hacer un buen uso del internet, en beneficio de la institución.

6.7. Realizar convenios con las empresas productoras de software, para obtener las
licencias de éstos.

6.8. Verificar el cumplimiento de las medidas de seguridad de los sistemas de

información y equipos tecnológicos con el fin de proteger la información
contenida en ellos.

158
VII. REFERENCIAS
BIBLIOGRÁFICAS

159
7.1. ALARCÓN, Vicenç Fernández. 2006.Desarrollo de sistemas de información: una
metodología basada en el modelado. España : UPC.

7.2. ÁLVAREZ, M.2005. Manual de Planeación Estratégica. México: Panorama.

7.3. BERTALANFFY, L.1976. Teoría general de los sistemas. Buenos Aires: Fondo
de Cultura Económica.p.40

7.4. CERNA, J. 2004. Elaboración de un planeamiento estratégico de sistemas de

información y sus influencias en las gestiones administrativa y académica en el
Centro Educativo Particular San Marcelo. Trujillo.

7.5. COSTA, Joan. 2008. Estrategia y Negocio. www.estrategiaynegocio.com. [En

línea] 12 de Septiembre de 2008. [Citado el: 15 de enero de 2015.]
http://www.estrategiaynegocio.com/2008/09/el-analisis-funcional/.

7.6. DEL CAMPO, Francisco.1999. Planeación estratégica y tecnologías de

información para la pequeña y mediana empresa. México: Universidad
Iberoamericana.p.57

7.7. FERNÁNDEZ, E. 2005. Introducción a la gestión: "management".

7.8. FORRESTER, Jay. 1998. Diseñando el Futuro (D-4808).p.60

7.9. FRANCOIS, Charles.1997.International Encyclopedia of systems and cybernetics.

K. G. Saur.

7.10. LAUDON, K. LAUDON, J.2004. Sistemas de información gerencial:

administración de la empresa digital. Edición 8.México.p.134

7.11. LÓPEZ M, CORREA O.2007. Planeación estratégica de tecnologías

informáticas y sistemas de información. 1ra edic. Colombia: Universidad de
Caldas.

160
7.12. MAQUERA A, RENE N, 2003. Planeamiento Estratégico de la Tecnología de la
Información aplicada al Instituto Superior Tecnológico Público de Chancay,
Universidad Nacional Mayor de San Marcos – Lima,.

7.13. MINISTERIO DE ADMINISTRACIONES PÚBLICAS. 2002. MÉTRICA

Versión 3: CSAE. Consejo Superior de Administración Electrónica. [En línea] 10
de Mayo de 2002. [Citado el: 2015 de abril de 18.]
http://www.csae.map.es/csi/metrica3/psiproc.pdf.

7.14. MINISTERIO DE EDUCACIÓN ENLACES, CENTRO DE EDUCACIÓN Y

TECNOLOGÍA. 2008. Enlaces. Sitio web enlaces. [En línea] 27 de 11 de 2008.
[Citado el: 2015 de 11 de 14.]
http://www.enlaces.cl/bazar_tec/uploads/media/Orientaciones_Tecnicas_Impleme
ntacion_Red_y_Conectividad.pdf.

7.15. NAJARRO, J. FIGUEROA, C. 2005. “Planeamiento Estratégico de la

Tecnología de la Información de la Escuela Superior Privada de Tecnología –
SENATI- Lima”, Universidad Nacional Mayor de San Marcos –Lima.

7.16. NARANJO, Rodrigo. 2008. Ing. Rodrigo Naranjo Arango. Sitio Web Ing. Rodrigo
Naranjo Arango. [En línea] 20 de Agosto de 2008. [Citado el: 24 de enero de
2015.]
http://rnaranjoa.com/documentos/fusm/Ingenieria_de_Sitemas/estrategia_empresar
ial/material_de_clase/8_DIAGNOSTICO_ESTRATEGICO.ppt..

7.17. STAIR, R. REYNOLDS, G.2000. Principios de Sistemas de información.

México: International Thomson editores S.A.

7.18. INEI. 2002. Guía Teórico-Práctica para la Elaboración de Planes

Estratégicos de Tecnologías de Información. Lima.Subjefatura de Informática –
Dirección Técnica de Normatividad y Promoción.

7.19. ACADEMIA PREUNIVERSITARIA ENGELS CLASS. 2013. Reglamento

Interno de la Institución Engels Class. Trujillo.

161
 VIII. ANEXOS
ENCUESTAS PARA DETERMINAR RESULTADOS

162
 I.-Encuesta para analizar el proceso matrículas

Personal encuestado: Secretaria

1.- ¿Cuántas personas participan en el proceso de matrículas?
a.- Sólo 1 b.- de 2 a 5 c.- Más de 5
Respuesta: c

2.- Que porcentaje del proceso de matrículas se realiza de forma manual

a.- Entre el 80 - 100%b.- Entre 40 y 79% c.- Menos del 40%
Respuesta: a

3.- ¿Ud cree que el tiempo que actualmente se utiliza en el proceso de matrículas puede ser
reducido?
a.- Si b.- No
Respuesta: a

4.- ¿En qué parte del proceso se emplea más tiempo?

a.- En la revisión de documentos
b.- En tomar los datos de los alumnos
c.- En el registro del pago de la matrícula.
d.- En digitar los datos de los alumnos en el archivo de matrículas
Respuesta: b y d

5.- ¿Qué parte del proceso de matrícula considera que puede obviarse o pudiera ser
automatizada?
Respuesta: La generación de reportes.

6.- ¿Cuánto tiempo toma registrar el pago de la matrícula?

Respuesta: Matrícula 15 minutos.

7.- ¿Cuál es el promedio de la cantidad de alumnos matriculados durante los últimos 4

ciclos académicos?
Respuesta: 300 alumnos.

163
 II.-Encuesta para analizar el proceso generación de reporte de puntajes

Personal encuestado: Técnico en informática

1.-¿Cuál de los siguientes procesos es más complejo?

a.- Reporte de puntajes b.- Matricula c.- Registro de pago
Respuesta: a

2.-¿Cuántas personas participan en el proceso de generación de puntajes?

a.- Sólo 1 b.- de 2 a 5 c.- Más de 5
Respuesta: b

2.- Que porcentaje de este proceso se realiza de forma manual

a.- Entre el 80 - 100%b.- Entre 40 y 79% c.- Menos del 40%
Respuesta: a

3.- ¿Ud cree que el tiempo que actualmente se utiliza en el proceso de puede ser reducido?
a.- Si b.- No
Respuesta: a

4.- ¿En qué parte del proceso se emplea más tiempo?

a.- En la revisión de los simulacros
b.- Sumarizar los puntajes por alumno
c.- Consolidar los resultados de todos los alumnos.
d.- Generar el reporte de puntajes en orden descendente
e.- Otros…….….
Respuesta: b y d

5.- ¿Qué parte del proceso considera que puede obviarse o pudiera ser automatizada?
Respuesta: La generación de reportes.

164
 III.-Encuesta para analizar el comportamiento de los padres de familia al elegir a la
institución Engels Class para matricular a su hijo(a)

Personal encuestado: Padres de familia

1.- ¿Cuál es el medio por el cual se enteró de los servicios ofrecidos por la academia
preuniversitaria Engels Class?
a.- Radio b.- televisión c.- referencias
Respuesta: a

2.- ¿Se informa constantemente sobre los puntajes obtenidos por su hijo en cada
simulacro?
a.- Sí b.- No c.-No opina
Respuesta: b

3.- ¿Cuándo se desea realizar alguna consulta a la institución, porque medio preferiría
realizarlo?
a.- Teléfono b.-Medio electrónico c.- Personalmente
Respuesta: b

4.-¿Qué factores son más importante para usted al momento de elegir a una academia
preuniversitaria para matricular a su hijo?
a.- Calidad en la enseñanza y práctica continúa con exámenes on line
b.- Práctica continúa con exámenes on line y seguimiento de los puntajes obtenidos.
c.- Infraestructura adecuada.
Respuesta: b

165