CONTROLES E IMPORTANCIA DEL USO DE LAS

HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS EN LAS ÁREAS DE

TRABAJO

Por: Esteban Bohórquez

14 de abril. de 2019

¿Qué es un sistema de información para usted?

¿Por qué es importante que una empresa tenga un sistema de información?

Un sistema de información son los elementos por los cuales se almacena información para luego
más adelante ser consultada, analizada o distribuida dependiendo su fin.
Hoy en día la información o los datos de una empresa u organización cada vez se vuelve más
compleja, por lo cual llevar un registro amplio de las actividades o consultarlas con el tiempo
venía siendo un problema, con un sistema de información optima hacer un registro y seguimiento
de dichos procesos dejo de ser tan complicado para estar a la mano en tan solo un clic.

INTRODUCCIÓN:
En este documento identificare las áreas de trabajo de la empresa, los controles que cada una de
ellas debe de llevar y la importancia del uso de las herramientas tecnológicas que se manejan
actualmente.
 ÁREAS DE TRABAJO
Recordemos que las áreas de trabajo de una empresa, siempre serán indispensables, debido a que
todas las actividades importantes que se llevaran a cabo en la empresa son planeadas y se llevan a
cabo por cada área o departamento.
Mapa Conceptual:
Dirección general

Administración y
Producción Informática
Talento Humano

Contabilidad y finanzas Publicidad y Mercadeo

1. Dirección General
Es la encargada de dirigir a la empresa, establece los objetivos y la dirige hacia ellos. Está
relacionada con el resto de áreas funcionales, ya que es quien las controla.
2. Administración y talento humano
Es el área encargada de seleccionar, contratar, remunerar, capacitar, etc., al personal de la
empresa.
3. Producción
Lleva a cabo la producción de los bienes o servicios que la empresa comercializará.
4. Contabilidad y finanzas
Son un conjunto de técnicas que se utilizan para registrar la información cuantitativa expresada
en unidades monetarias (pesos, dólares, o cualquier moneda) de las transacciones que realiza una
entidad económica, con objeto de facilitar a los diversos interesados el tomar decisiones en
relación con dicha entidad económica.
5. Publicidad y Mercadeo
Se encarga de realizar las investigaciones en el mercado, determinar cuál será el siguiente
producto o servicio para llegar a una negociación en el mercado.
6. Informática
Se encarga de mantener siempre en buen estado el funcionamiento técnico y tecnológico de la
empresa a nivel de hardware y software.
 CONTROLES
Los controles a realizar en la empresa son:
Controles Administrativos
Se aplican la mayor parte al área administrativa y de talento humano, esto con el fin de verificar
si están haciendo bien su trabajo, esto debido a que tienen una gran influencia sobre la calidad del
trabajo y que este funcione eficiente y efectivamente y así mismo que en un futuro no se degrade
o tenga algún pacto negativo directo o indirecto con la empresa.
Controles de Aplicación
Aplica por igual para las Seis (6) áreas de trabajo propuestas en esta empresa, debido a que todas
la áreas independientemente de su labor en alguna parte de la aplicación deben de:
 Ingresar información al sistema.
 Extraen e importan información completa y preciosa
Y para esto se debe de tener un control y un seguimiento de dichos datos, en donde se pueda
obtener un registro exacto de quien ha manipulado dicha información.
El área responsable de llevar dicho control en donde la información entre, salga y se procese de
manera adecuada en la empresa es el área de informática, aunque las otras áreas también pueden
llevar cierto control y evidenciar que la parte del sistema que ellos trabajan, esté funcionando
según lo acorde fue creado.
Controles de seguridad
También aplica para la seis (6) áreas de esta empresa, esto con el fin que carguen su
identificación de la empresa visible de manera correcta; Tener muy seguros los periféricos de la
empresa que puedan ser entregados como Tablet celulares o portátiles para trabajo y gestión de la
empresa, también tener presente que si se ingresa a la información o a algún servidor de la
empresa, esto sea por VPN, esto con el fin que el ingreso por vía externa sea totalmente denegado
y la única forma de acceso sea por dicha aplicación, el cual debe de manejar una buena
complejidad de contraseña al ingresar, esto debido a que cualquiera de las 6 áreas pueden trabajar
desde casa por X o Y motivo.
En caso de pérdida o robo de los periféricos se debe de reportar inmediatamente a la empresa
para que los accesos de dicha persona sean bloqueados temporalmente mientras llega al trabajo y
pueda cambiar todas las credenciales de acceso.
Para más seguridad de dicha información por cause de pérdida o robo se puede ingresar
contraseña directamente a la BIOS, por la cual si no se acede de manera correcta al equipo esta se
encripte o se corrompa en su totalidad.
En los controles de seguridad también encontramos monitoreo, cámaras de seguridad y seguridad
privada como guardas, pero estos naturalmente son contratados por terceros para la misma
empresa.
Hay otros tipos de control que se emplean en una empresa, los cuales son más específicos para
las áreas y esto implica tanto para factores internos como externos,

CONTROL EXTERNO
Control del Mercado
Aplica para mecanismos externos de mercado, como la competencia, los precios y la
participación relativa de mercado, entre otros.
Aplican principalmente para las áreas de:
Producción
Contabilidad y finanzas
Publicidad y Mercadeo
CONTROL INTERNO
Control Burocrático
Pone énfasis en la autoridad organizacional y se basa en reglas administrativas,
reglamentos, procedimientos, y políticas. Este tipo de control depende de la estandarización
de actividades, descripciones de puestos de trabajo bien definidas y otros mecanismos
administrativos.
Aplican principalmente para las áreas de:
Dirección General
Administración y Talento Humano
Contabilidad y Finanzas
Control del Clan
Este tipo de enfoque se basa en las conductas de los recursos humanos dela organización
dadas por los valores compartidos, las normas de grupo, las tradiciones, las creencias y otros
aspectos de la cultura organizacional.
Aplica para las seis (6) áreas de la empresa.
Control Superior
Tiene por objeto establecer la validez de los planes de nivel estratégico y evaluar la
adecuada y coherente asignación de los recursos.
Aplica para las seis (6) áreas de la empresa.
Control Intermedio
Se ocupa de medir la consistencia de los planes de nivel táctico en el marco del sistema
de planeamiento integral y evaluar la correcta asignación y distribución de recursos.
Aplica para las seis (6) áreas de la empresa.
Control Inferior
Es el encargado de supervisar el cumplimiento de los planes de este nivel,
comprobando su puesta en marcha y funcionamiento.
Aplica para las seis (6) áreas de la empresa.
Control Preventivo
Es el tipo de control más deseable en una empresa ya que intenta prevenirlos problemas
previstos.
Aplica para las seis (6) áreas de la empresa.
Control Concurrente
Se realiza al mismo tiempo que una actividad se está desarrollando; El control se aplica
durante la realización del trabajo.
Aplica para las seis (6) áreas de la empresa.
Control Correctivo
Este tipo de control se basa en la retroalimentación. Dicho control se realiza después de que
la actividad ha llegado a su término. La principal desventaja de este tipo de control es que cuando
se recibe la información, el daño ya está hecho.
Aplica para las seis (6) áreas de la empresa.
El área que naturalmente lleva el registro y la realización de cada uno de los controles es
Administración y talento humano con la aprobación de la Dirección General.
 IMPORTANCIA DEL USO DE LAS HERRAMIENTAS
TECNOLOGICAS EN LA EMPRESA
La importancia de las herramientas tecnológicas en la empresa puede ser muchas, al igual
dependiendo de la razón social de la empresa o para que esta creada, ya sea para brindar un
servicio o vender un producto.
Las herramientas tecnológicas en la empresa hoy en día no solo son importantes si no necesarias,
ya que con ellas captamos la información que la empresa necesite y ponerla en poder de aquellos
miembros de la empresa que la requieran, bien sea para la toma de decisiones, control estratégico
o toma de decisiones, obteniendo dicha información con una alta relevancia, completa, detallada,
de una fuente confiable y con una alta compresión, todo esto por medio de las herramientas
tecnológicas como lo son ordenadores servidores, medios de almacenamiento redes de
comunicación entre otras.
En mi opinión personal las herramientas tecnológicas hoy en día son imprescindibles ya que con
ellas la empresa puede tener ordenado todo su sistema y llevar un control muy detallado del
mismo, tener acceso a todas las áreas de la empresa y un control de quienes pueden acceder a
dicha información como lo son archivos contables o lo datos personales de uno de los
trabajadores de la empresa,
También con ellas se pueden desarrollar aplicaciones con las cuales se pueda facilitar el trabajo
del área ya sea para almacenamiento contacto o seguridad del mismo sistema.
Con ellas mismas nos podemos poner en contacto con un cliente o posible cliente por medio de
las redes o anuncios en la misma por ende las herramientas tecnológicas se han vuelto en mi
punto de vista muy necesaria para as empresas, en especial para esta.
 BIBLIOGRAFÍA

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