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¿Qué es y por qué es importante el control en las empresas?

El "control" es una función administrativa que permite verificar si una actividad o

proceso de un sistema está cumpliendo los objetivos que se establecen en la planificación, esto

se logra midiendo y cuantificando los resultados. Durante este proceso, se descubren las

diferencias entre la ejecución y la planificación, y se tienen en cuenta para prever y corregir

errores.

Se trata de una actividad que se desarrolla en todos los ámbitos, áreas y niveles de la

empresa, y prácticamente todas las actividades empresariales se encuentran controladas o

monitoreadas de alguna forma. Estos controles se basan en la fijación de objetivos, los cuales,

al ser cumplidos, ayudan en la consecución de la meta final de la empresa. Esto hace

necesaria la planificación y organización para establecer qué debe hacerse y cómo hacerlo.

Una vez realizada la planificación, se debe pasar a la ejecución, donde se ponen en práctica

los planes diseñados. La ejecución arroja información que detalla el proceso realizado y se

registran los hechos relevantes para su evaluación posterior. Es esencial que la información

sea clara, práctica y actualizada, ya que de ella depende el resultado final de cualquier control.

El control finaliza cuando la información es interpretada y comparada con los objetivos

trazados. De esta manera, se pueden tomar decisiones acerca de las medidas a tener en

cuenta para mejorar, lo cual ocurre cuando se ponen en práctica dichas medidas.

Las empresas actuales suelen tener una estructura interna similar, independientemente

de su especialidad. Sin embargo, dependiendo de su tamaño, pueden dividirse en más o

menos departamentos o áreas. En empresas más pequeñas, es común que una sola área

ocupe las funciones de dos o más departamentos distintos. Estas divisiones son esenciales

para gestionar el trabajo de manera más eficiente y optimizar el desempeño de la empresa.

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Cada área de la empresa tiene riesgos específicos que deben ser evaluados y

controlados para garantizar la seguridad de la información, de los bienes y de las personas que

trabajan en la empresa. Por ejemplo, en el área de tecnología se aplican controles de

seguridad informática para evitar ataques cibernéticos y proteger los datos de la empresa,

mientras que en el área de producción se aplican controles de seguridad para prevenir

accidentes laborales y evitar daños a la propiedad de la empresa. Las áreas más comunes y

algunos de los procesos que se realizan allí incluyen:

Área de Finanzas: se encarga de administrar y controlar la contabilidad empresarial

(inversiones, el presupuesto, la contabilidad, la nómina, entre otros) Esta es una de las áreas

donde más se aplican controles, pues se manejan altas cantidades de información sensible

además de sumas monetarias.

 Control presupuestario: Se trata de un informe donde se detallan las previsiones de los

presupuestos por departamento, para verificar cualquier desvío en los gastos.

 Control de costos: Se trata de un control de costos incurridos por la empresa, ya sean

costos de producción, de ventas, administrativos, financieros, entre otros.

Área de Recursos Humanos: se encarga de reclutar, seleccionar, contratar, entrenar,

evaluar y desarrollar al personal de la empresa.

 Control de asistencia y retrasos: Es el control del reloj chequeador o del expediente que

verifica los retrasos del personal, las faltas justificadas por motivos médicos, y las no

justificadas.

 Control de salarios. Verifica los salarios, sus reajustes o correcciones, despidos

colectivos, entre otros.

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Área de Producción: se encarga de planear, coordinar y controlar los procesos

productivos de la empresa, para que se generen los bienes y servicios que ofrece la

organización.

 Control de producción. El objetivo fundamental del control de producción en la empresa

es programar, coordinar e implantar todas las medidas tendientes a lograr un óptimo

rendimiento en las unidades producidas, e indicar el modo, tiempo y lugar más idóneos

para lograr las metas de producción, cumpliendo así con las necesidades de la empresa

y del departamento de ventas en particular.

 Control de calidad. Corregir cualquier desvío de los estándares de calidad de los

productos o servicios, en cada sección.

 Control de costos. Verificar continuamente los costos de producción, ya sea de materia

prima o de mano de obra.

Área de Tecnología: se encarga de desarrollar y administrar los sistemas informáticos y

tecnológicos de la empresa, para asegurarse de que estén funcionando correctamente y se

puedan utilizar de manera segura. En el área de tecnología de una empresa se aplican varios

controles de seguridad para proteger la información, los sistemas informáticos y los datos que

maneja la organización. Algunos de los controles de seguridad más comunes que se aplican en

esta área incluyen:

 Control de acceso: Se utiliza para controlar quién tiene acceso a los sistemas

informáticos y a la información confidencial de la empresa. Esto se logra a través de la

implementación de contraseñas seguras, la autenticación multifactor y la configuración

de permisos de acceso según el nivel de autorización de cada empleado.

 Firewall: El firewall se utiliza para proteger los sistemas informáticos de la empresa de

amenazas externas, como ataques de hackers, virus y malware. El firewall ayuda a

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bloquear el acceso no autorizado a los sistemas y a proteger la información

confidencial.

 Copias de seguridad: Las copias de seguridad se utilizan para proteger la información

de la empresa ante posibles fallas de hardware o software, o ante ataques cibernéticos.

De esta forma, si ocurre algún problema, se pueden recuperar los datos y mantener la

continuidad del negocio.

 Actualizaciones de seguridad: Las actualizaciones de seguridad son fundamentales

para mantener los sistemas informáticos de la empresa protegidos ante vulnerabilidades

conocidas. Se deben aplicar las actualizaciones de seguridad tan pronto como estén

disponibles para evitar cualquier posible amenaza.

 Monitoreo y registro de actividad: El monitoreo y registro de actividad se utiliza para

detectar posibles intentos de ataques o accesos no autorizados a los sistemas

informáticos de la empresa. Se deben revisar periódicamente los registros de actividad

En general, los controles de seguridad se aplican en todas las áreas de la empresa, y

se adaptan a las necesidades específicas de cada área para proteger los activos de la empresa

y prevenir riesgos.

Las técnicas de control son herramientas que utilizan las empresas para supervisar y

mejorar sus operaciones. Algunas de estas técnicas son: los reportes y la administración por

objetivos. Los reportes son informes que contienen información detallada y se utilizan para

supervisar las operaciones directamente. La administración por objetivos, por su parte, es una

técnica que busca establecer objetivos y estándares claros y medibles para que los jefes y

administradores puedan trabajar en función de ellos y ser evaluados en base a su

cumplimiento.
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Otra técnica importante es la auditoría, que es una evaluación independiente que busca

detectar fraudes y validar la precisión y honradez de los estados financieros de la empresa. Las

auditorías pueden ser internas o externas, dependiendo de quién las realiza.

La aplicación del control en las empresas tiene dos objetivos principales: corregir

errores y prevenir su ocurrencia en el futuro. De esta manera, las empresas pueden mejorar su

eficiencia y desempeño en el largo plazo.

El control efectivo debe detectar y señalar errores en la planeación, organización y

dirección de una empresa, permitiendo que se corrijan o prevengan fallas y errores futuros.

Aunque incluso los mejores planes pueden desviarse, el control se emplea para lograr el mejor

resultado final posible. Las fallas del proceso se detectan y se corrigen para eliminar errores y

enfrentar los cambios inevitables en cualquier organización. La función del control es ayudar a

los gerentes a responder a las amenazas u oportunidades que surgen en el mercado,

detectando los cambios que afectan los productos y servicios de la empresa. Además, el

control permite producir ciclos más rápidos y eficientes en el desarrollo y entrega de productos

y servicios que satisfagan las demandas de los consumidores. Agregar valor es otra forma de

obtener ventajas competitivas, ya sea mediante una calidad superior o procedimientos de

control. La delegación de autoridad y el trabajo en equipo son tendencias contemporáneas que

aumentan la necesidad de un proceso de control que permita al gerente supervisar el trabajo

de los empleados sin obstaculizar su creatividad o participación en el trabajo.

El control de la seguridad en una empresa es importante por varias razones. En primer

lugar, la seguridad es un aspecto fundamental para garantizar el bienestar y la integridad física

y emocional de los trabajadores, lo que a su vez contribuye a una mayor satisfacción laboral y

una mayor productividad. Además, el control de la seguridad también contribuye a prevenir

accidentes laborales y reducir los costos asociados con ellos, como son los gastos médicos, las
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indemnizaciones por incapacidades, los costos de reparación de equipos y maquinarias

dañados, entre otros.

Otra razón importante es que el control de la seguridad ayuda a prevenir la pérdida de

información confidencial o de propiedad intelectual, lo que puede tener graves consecuencias

para la empresa. Asimismo, el cumplimiento de las normas y regulaciones de seguridad es

esencial para evitar sanciones legales y multas.

En resumen, el control de la seguridad en una empresa es importante porque protege a

los trabajadores, previene accidentes y reduce costos, protege la información confidencial y

propiedad intelectual, y garantiza el cumplimiento de las normas y regulaciones de seguridad.