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GENERADOR DE

INFORMES
Versin: R830.9304C
Departamento Soporte
Junio 2008

Generador de informes

Resumen del documento


TEMA

GENERADOR DE INFORMES

COMENTARIOS
PALABRAS CLAVE
DECLINACIN
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dispuesto comportar modificacin o alteracin alguna de los
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Generador de informes

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Generador de informes

Contenidos
1.

INTRODUCCIN ............................................................................................. 9

1.1

Presentacin de los apuntes del curso y del contenido del mismo. .................................... 10

1.1.1
1.1.2
1.1.3
1.1.4

Sesin 1 ............................................................................................................................................. 10
Sesin 2 ............................................................................................................................................. 10
Sesin 3 ............................................................................................................................................. 10
Sesin 4 ............................................................................................................................................. 11

1.2

Notas aclaratorias .............................................................................................................................. 11

1.3

Trminos empleados ......................................................................................................................... 11

2.

LA PANTALLA TTULO ................................................................................ 12

2.1

Ttulo ...................................................................................................................................................... 13

2.2

Tipo de salida ...................................................................................................................................... 13

2.2.1 Imprimir .............................................................................................................................................. 13


2.2.2 Mostrar ............................................................................................................................................... 13
2.2.3 Grfico ................................................................................................................................................ 13
2.2.4 Exportar .......................................................................................................................................... 13
2.2.5 Carta ................................................................................................................................................... 13
2.2.6 Escribir carta ..................................................................................................................................... 13
2.2.7 RTF ..................................................................................................................................................... 13
2.2.8 Correo electrnico ............................................................................................................................ 13
2.2.9 HTML .................................................................................................................................................. 14
2.2.10
Ninguno ......................................................................................................................................... 14
2.3

Definicin de exportacin ................................................................................................................ 14

2.4

Interlineado .......................................................................................................................................... 14

2.5

Slo totales .......................................................................................................................................... 14

2.6

Suprimir ceros ..................................................................................................................................... 14

2.7

Seleccin de detalle ........................................................................................................................... 14

2.8

Prioridad de uso.................................................................................................................................. 14

3.

LA PANTALLA TABLAS ............................................................................... 14

3.1

Introduccin ......................................................................................................................................... 14

3.1.1
3.1.2
3.2

Tablas................................................................................................................................................. 15
Conexiones........................................................................................................................................ 15

Tablas: puntos importantes ............................................................................................................. 15


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Pg 3

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3.3

Conceptos Bsicos - Convenciones ............................................................................................. 15

3.3.1
3.3.2
3.3.3
3.3.4
3.3.5
3.3.6
3.3.7
3.3.8
3.3.9
3.4

Campo ................................................................................................................................................ 15
Columna............................................................................................................................................. 16
Registro .............................................................................................................................................. 16
Tabla................................................................................................................................................... 16
Mdulo ............................................................................................................................................... 16
Clave .................................................................................................................................................. 16
Camino de bsqueda ....................................................................................................................... 16
Camino de bsqueda compuesto .................................................................................................. 16
!id ........................................................................................................................................................ 17

Conceptos Bsicos Caminos de Bsqueda explicados! ..................................................... 17

3.4.1 ndices que se usan a diario ........................................................................................................... 17


3.4.1.1 La gua telefnica ......................................................................................................................... 17
3.4.1.2 Un callejero ............................................................................................................................... 17
3.4.1.3 Libros de referencia ................................................................................................................. 17
3.4.2 Los ndices en la informtica .......................................................................................................... 18
3.4.2.1 Qu ocurre con la informacin duplicada? ........................................................................ 19
3.5

Conceptos Bsicos - Qu funciones desempea la pantalla tablas? ................................ 19

3.6

Conceptos Bsicos - Conexiones entre las tablas - Cul es su utilidad? ......................... 19

3.7

Conceptos Bsicos - Leer tablas secundarias ........................................................................... 20

3.8

Completar la Pantalla Tablas utilizando vnculos de tabla normales ................................... 23

3.9

Definir la tabla principal .................................................................................................................... 23

3.9.1
3.9.2
3.9.3
3.9.4
3.9.5

Mdulo ............................................................................................................................................... 23
Empresa............................................................................................................................................. 24
Empresa Empresa por defecto ................................................................................................... 24
Empresa - Nmero de empresa especfico .................................................................................. 24
Empresa - Multiempresa ................................................................................................................. 24

3.10

Nombre de la tabla ............................................................................................................................. 26

3.11

Definir tablas secundarias ............................................................................................................... 26

3.12

Conexiones entre tablas ................................................................................................................... 26

3.13

Cmo se vinculan las tablas ............................................................................................................ 26

3.14

Vnculos de tablas estndar ............................................................................................................ 27

3.14.1 !id de la tabla ...................................................................................................................................... 28


3.14.2 Tipo de conexin ............................................................................................................................... 28
3.14.3
Desde la tabla ............................................................................................................................... 28
3.14.4
Columna ........................................................................................................................................ 28
3.14.5
Utilizacin del ndice .................................................................................................................... 28
3.14.6
Qu camino de bsqueda utilizar?.......................................................................................... 29
3.14.7
Vnculos estndar ........................................................................................................................ 29
3.14.8
Vnculos derivados ....................................................................................................................... 29

4.

LA PANTALLA FORMATO ........................................................................... 30

4.1 Conceptos Bsicos ................................................................................................................................ 31


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Pg 4

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4.2

Creacin de columnas sencillas..................................................................................................... 31

4.2.1
4.2.2
4.2.3
4.2.4
4.2.5
4.2.6
4.2.7

Tabla................................................................................................................................................... 31
Columna............................................................................................................................................. 31
Imagen / Longitud ............................................................................................................................. 31
Blanco ................................................................................................................................................ 32
Total .................................................................................................................................................... 32
Recalcular .......................................................................................................................................... 32
Completar .......................................................................................................................................... 32

4.3

Editar columnas existentes ............................................................................................................. 32

4.4

Borrar columnas ................................................................................................................................. 32

4.5

Insertar espacio para otras columnas .......................................................................................... 32

4.6

Crear columnas derivadas ............................................................................................................... 32

4.7

Formatos de mltiples lneas .......................................................................................................... 33

5.

LA PANTALLA SECUENCIA ........................................................................ 35

5.1

Tipo de secuencia .............................................................................................................................. 35

5.1.1
5.1.2
5.1.3
5.2

Sin secuencia especfica ................................................................................................................. 35


Secuencia de ordenacin personalizada ...................................................................................... 35
Camino de bsqueda predefinido .................................................................................................. 35

Secuencia ordenacin ....................................................................................................................... 36

5.2.1 Identificador de la tabla ....................................................................................................................... 37


5.2.2 Columna............................................................................................................................................. 37
5.2.3 Ordenar por subtotales .................................................................................................................... 37
5.2.4 Romper al cambiar ........................................................................................................................... 37
5.2.5 Salto de pgina ................................................................................................................................. 37
5.2.6 Subtotal .............................................................................................................................................. 37
5.2.7 Tabla descriptiva .............................................................................................................................. 38
5.2.8 Columna de descripcin .................................................................................................................. 38
5.2.9 Ocurrencias ....................................................................................................................................... 38
5.2.10
Aadir ms campos a la secuencia ........................................................................................... 38
5.3

Optimizacin del acceso................................................................................................................... 38

5.4

Conceptos Bsicos - Cmo acelerar el informe por medio de Comenzando y

Terminando ....................................................................................................................................................... 39

6.

LA PANTALLA DERIVADO .......................................................................... 40

6.1

Introduccin ......................................................................................................................................... 40

6.2

Nombres de campos derivados. ..................................................................................................... 40

6.3

Nombres de campos en los clculos ............................................................................................ 41

6.3.1
6.3.2
6.3.3

Insercin del clculo......................................................................................................................... 42


Ejemplo bsico.................................................................................................................................. 42
Secuencia y Tipos de Clculos ...................................................................................................... 43
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Pg 5

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6.4

La funcin Ternaria ............................................................................................................................ 44

6.5

Funciones predefinidas .................................................................................................................... 45

7.

CARACTERSTICAS DE LOS CAMPOS DERIVADOS ................................ 46

7.1

Fechas Generales ............................................................................................................................... 46

7.1.1
7.2

Bsqueda de cadenas ....................................................................................................................... 46

7.2.1
7.2.2
7.3

Fechas del sistema 'rg_julian("TODAY",10) ................................................................................. 46

Comprobar si contiene el texto 'rg_contains(campo, cadena)................................................... 46


Comprobar si comienza con un texto rg_begins(campo, cadena) ........................................... 47

Formato y justificado ......................................................................................................................... 48

7.3.1 Justificar cadena a la derecha rg_right$(campo, tamao) ........................................................ 48


7.3.2 Centrar cadena rg_centre$(campo, tamao) .............................................................................. 48
7.3.3 Justificar cadena a la izquierda rg_string$(valor, imagen) ..................................................... 48
7.3.4 Justificado numrico a la derecha rg_justify$(valor, imagen, ceros a eliminar) .................. 49
7.3.5 Justificado a la derecha numrico/en blanco rg_blank(valor, imagen, nmero de
decimales) ...................................................................................................................................................... 49
7.4

Cambio maysculas/minsculas. .................................................................................................. 49

7.4.1
7.4.2
7.5

Convertir a maysculas la letra inicial rg_lcap$(cadena a convertir)....................................... 50


Convertir a maysculas rg_upper$(cadena a convertir) ............................................................ 50

Convertir entre tipos de datos ........................................................................................................ 50

7.5.1 Alfanumrico a numrico 'rg_conv_a2n(texto$) .......................................................................... 50


7.5.2 Numrico a alfanumrico 'rg_conv_n2a$(valor,imagen) ............................................................ 51
7.5.3 Convertir fecha en formato juliano a fecha alfanumrica rg_date$(nmero de da juliano,
tamao de la fecha) ...................................................................................................................................... 51
7.5.4 Convertir fecha de texto a Juliano 'rg_julian(fecha$, formato) .................................................. 52
7.5.5 Convertir da juliano en da de la semana 'rg_weekday$(da) .................................................. 52
7.6

Clculos ................................................................................................................................................ 53

7.6.1
7.6.2
7.7

Calcular margen rg_margin(valor de venta, valor de coste) ..................................................... 53


Calcular descuento rg_discount(bruto, neto, decimales) .......................................................... 53

Exportar a Excel .................................................................................................................................. 53

7.7.1 Especificar el nombre del fichero de exportacin rg_export_filename(nombre, salvar,


ocultar) ............................................................................................................................................................ 54
7.7.2 Posicin en la hoja rg_export_position(hoja, fila, columna) ...................................................... 54
7.8

Control HTML....................................................................................................................................... 54

7.8.1
7.8.2
7.8.3
7.8.4
7.8.5
7.8.6
7.9

Control del Informe ............................................................................................................................ 57

7.9.1
7.9.2
7.10

Imgenes HTML rg_html_image(fichero imagen encabezado, fichero imagen fondo) ........ 55


Colores HTML rg_html_colours(fondo, cabecera, Sub-cabecera, Sub-total, Texto) ............ 55
Agregar enlace HTML rg_html_link(texto del enlace, URL de enlace) ................................... 55
Definir nombre para gran total rg_html_all(ttulo) .................................................................... 56
Suprimir el ttulo en los subtotales rg_html_no_banner............................................................. 56
Especificar nombre del documento rg_export_filename(nombre) ......................................... 56

Interrumpir documento rg_stop_after(nmero de registros a mostrar) ................................... 57


Interrumpir anlisis rg_scan_only(nmero a procesar) ............................................................. 57

Control de Impresin, Suprimir ...................................................................................................... 58

Generador de informes

Pg 6

Generador de informes

7.10.1
Eliminar resumen ......................................................................................................................... 58
7.10.2
Suprimir ttulo del informe ........................................................................................................... 58
7.10.3
Suprimir Avance de pgina ........................................................................................................ 58
7.10.4
Suprimir estado del informe........................................................................................................ 58
7.10.5
Mostrar lneas verticales en multicolumna ............................................................................... 59
7.10.6
Enlazar con otro informe al terminar rg_link(ID del informe, pasar preguntas, suprimir
preguntas)....................................................................................................................................................... 59
7.11

Manipulacin de cadenas ................................................................................................................. 60

7.11.1
Dividir en el espacio precedente rg_split( campo, posicin, primera o ltima parte de la
cadena) 61
7.11.2
Dejar en blanco cadenas repetidas rg_repeat$(cadena, identificador) .............................. 61
7.12

Informacin del sistema ................................................................................................................... 62

7.12.1
7.12.2
7.13

Varios ..................................................................................................................................................... 62

7.13.1

8.

Obtener parmetros del men rg_parms$(parmetro) ....................................................... 62


Devolver variable de entorno rg_env$(variable) .................................................................. 62

Nivel de subtotal ........................................................................................................................... 62

LA PANTALLA PREGUNTAS ....................................................................... 63

8.1 Crear Preguntas ........................................................................................................................................ 65


8.1.1 Nombre de la pregunta .................................................................................................................... 65
8.1.2 Tipo ..................................................................................................................................................... 65
8.1.2.1 Numrico ................................................................................................................................... 65
8.1.2.2 Fecha ......................................................................................................................................... 65
8.1.2.3 Casilla de comprobacin ........................................................................................................ 65
8.1.2.4 Botn de radio .......................................................................................................................... 66
8.1.2.5 Texto de la pregunta ............................................................................................................... 66
8.1.2.6 Valores predeterminados ....................................................................................................... 66
8.2

Establecer bsquedas ....................................................................................................................... 66

8.2.1
8.2.2
8.2.3
8.2.4
8.2.5
8.2.6
8.2.7
8.2.8
8.3

Mdulo ............................................................................................................................................... 66
Empresa............................................................................................................................................. 67
Tabla................................................................................................................................................... 67
Camino de bsqueda ....................................................................................................................... 67
En blanco permitido ......................................................................................................................... 67
Pregunta de bsqueda .................................................................................................................... 67
Descripcin de bsqueda 1 ............................................................................................................ 67
Descripcin de bsqueda 2 ............................................................................................................ 67

Uso de las preguntas. ........................................................................................................................ 67

8.3.1
8.3.2
8.3.3

Ejemplo 1 ........................................................................................................................................... 67
Ejemplo 2. .......................................................................................................................................... 68
Ejemplo 3. .......................................................................................................................................... 69

9.

LA PANTALLA SELECCIN ........................................................................ 70

9.1

Introduccin ......................................................................................................................................... 70

9.2

Criterios de seleccin ........................................................................................................................ 71

9.3

Lgica de seleccin ........................................................................................................................... 74

9.3.1

Incluir o Excluir? ............................................................................................................................. 74

Generador de informes

Pg 7

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10.

COMPILAR Y SALIR ..................................................................................... 74

10.1

Introduccin ......................................................................................................................................... 74

10.2

Errores de Compilacin .................................................................................................................... 74

10.2.1
10.2.2

Ejemplo de error de compilacin de campo derivado ............................................................ 75


Ejemplo de error en los criterios de seleccin ......................................................................... 75

11.

FORMATO HTML .......................................................................................... 76

11.1

Introduccin ......................................................................................................................................... 76

11.2

Cambios en el formato HTML .......................................................................................................... 77

12.

FORMATO RTF ............................................................................................. 77

12.1

Introduccin ......................................................................................................................................... 77

13.

INFORMES EN REMESAS Y PROGRAMADOS .......................................... 78

13.1

Introduccin ......................................................................................................................................... 78

13.2

Informes en remesas ......................................................................................................................... 78

13.2.1
13.2.2
13.2.3
13.3

Poner un informe en una remesa .............................................................................................. 79


Ejecutar la remesa ....................................................................................................................... 79
Eliminacin de una remesa ........................................................................................................ 79

Informes programados ...................................................................................................................... 80

13.3.1
13.3.2
13.3.3
13.3.4

Nmero de empresa .................................................................................................................... 81


Frecuencia..................................................................................................................................... 81
Slo una vez ................................................................................................................................. 82
Semanal ........................................................................................................................................ 82

Generador de informes

Pg 8

Generador de informes

1. Introduccin
Este manual est concebido para servir de apoyo al Curso de Formacin del
Generador de Informes de la Revisin 8. El ndice contiene todos los temas tratados
y en la ltima parte del texto se exponen algunas de las funciones que conforman el
Generador de Informes.
El contenido del manual ha sido revisado y se garantiza su precisin y veracidad en
el momento de la impresin. Las mejoras en el programa pueden ocasionar leves
discrepancias entre el contenido y las funciones que aparecen en pantalla. Haremos
lo posible por detectar y corregir las diferencias que pudieran surgir durante el curso.
Si el usuario encontrase diferencias entre el texto y el software suministrado,
rogamos lo comunique al tutor y haremos lo que est en nuestras manos para
revisar el manual en cuanto sea posible.
El presente texto formativo no ha sido concebido como manual de referencia.
El curso del Generador de Informes de la Revisin 8 cubre la utilizacin bsica del
mismo. Los usuarios que deseen ampliar sus conocimientos debern participar en
un curso avanzado.
Para facilitar la elaboracin de informes durante el curso, se utilizar una base de
datos de Contabilidad de Clientes con tablas a las que tienen acceso todos los
departamentos. No se requieren conocimientos previos de los programas de
contabilidad.

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Pg 9

Generador de informes

El curso explica el manejo bsico de los formatos y de los tipos salida para
visualizacin e impresin, HTML y RTF. Asimismo, explica la seleccin de tablas y la
utilizacin bsica de los criterios de seleccin. Incluye tambin los campos derivados
y el uso de preguntas.
La ltima parte del curso se ocupa de la ejecucin de informes en remesas.
Los usuarios pueden plantear preguntas cuando lo crean conveniente. Se
recomienda hacerlas durante el curso y no esperar hasta el final del mismo. Si no se
encuentra cmodo durante el curso o si encuentra que las instalaciones no son
adecuadas, rogamos lo comunique al tutor para poder actuar en consecuencia.

1.1 Presentacin de los apuntes del curso y del contenido del mismo.
Estos apuntes y el desarrollo real del curso no tienen porqu coincidir ni en el
contenido ni en el orden de los asuntos tratados. El Generador de Informes es un
tema sumamente diversificado por lo que ningn curso esa igual.
Aunque es preciso elaborar un guin para asegurarse de que el tema queda bien
explicado, es posible que, en ocasiones, nos apartemos del orden establecido. La
duracin del curso es de dos das y lo que a continuacin se presenta es una breve
resea de los temas que se van a tratar.

1.1.1 Sesin 1
Creacin de informes.
Asistente para informes.
Pantalla Ttulo.
Tablas.
Formato.
Secuencia.

1.1.2 Sesin 2
Modificar la secuencia, introduccin de subtotales y campos de descripcin.
Campos derivados bsicos.
Seleccin.
1.1.3 Sesin 3
Preguntas.
Campos derivados, funcin ternaria.
Bsquedas en preguntas.
Preguntas en la pestaa Secuencia.

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Pg 10

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1.1.4 Sesin 4
Resultados en RTF.
Resultados en HTML.

1.2 Notas aclaratorias


Las siguientes notas no siguen el orden del curso pues, de lo contrario, ste no
resultara flexible y eficaz. Por esta razn, la lista se limita a detallar una por una las
pestaas de la pantalla. As, habr apartados que se ocupen de los temas
siguientes:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.

Ttulo.
Tablas.
Formato.
Secuencia.
Derivado.
Funciones de los campos derivados.
Preguntas.
Seleccin.
Compilar y salir.
Resultado en HTML.
Resultado en RTF.
Informes en remesas y programados.

A continuacin, se presentan unas notas de referencia que explican algunas


funciones de los campos derivados. El usuario tambin dispone de espacio para
hacer sus propias anotaciones.

1.3 Trminos empleados


Algunos nombres o palabras que se utilizan en el curso pueden resultar extraos.
Los usuarios que ya han utilizado el generador de informes de la Revisin 7
comprobarn que se han acuado nuevos vocablos. He aqu algunos de ellos:
Trmino/Nom
bre
TABLA
COLUMNA
MDULO
CAMINO DE
BSQUEDA
PANTALLA
ELIPSE

Comentario
Sinnimo de fichero.
Puede llamarse tambin campo.
Conjunto de tablas relacionadas.
ndice.
Pantalla en la que deben rellenarse algunos datos
Botn situado a la derecha de la lista desplegable en el que aparecen
tres puntos que indican que puede realizarse una bsqueda para
facilitar mayor informacin al usuario.

Generador de informes

Pg 11

Generador de informes

2. La Pantalla Ttulo
Esta es la primera pantalla que se debe completar. Aunque se ocupa de bastantes
opciones, normalmente slo se utiliza para definir el ttulo del informe, el tipo de
salida y el nivel de detalle. Asimismo, estn disponibles otras funciones que se
describen a continuacin.

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Pg 12

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2.1 Ttulo
El ttulo del informe, es aconsejable comenzar el ttulo con la identificacin de tres
caracteres del informe.

2.2 Tipo de salida


El Generador de Informes puede generar su salida de 10 formas diferentes. Es
posible elegir entre: Imprimir, Mostrar, Grfico, Exportar, Carta, Escribir Carta, RTF,
Correo electrnico, HTML o ninguno.
2.2.1 Imprimir
Produce una copia impresa en la impresora seleccionada. Los informes para
imprimir tambin se pueden Mostrar en pantalla o en HTML.
2.2.2 Mostrar
Muestra el informe en pantalla que se puede visualizar mediante la barra de
desplazamiento. Cuando ejecute el informe, podr elegir tambin entre HTML o
imprimir.
2.2.3 Grfico
Produce el resultado en forma de tabla; tambin se puede mostrar como un grfico.
2.2.4 Exportar
Exporta el documento a una tabla UNIX, a una tabla de texto NT, a una tabla CSV
de DOS o directamente a Excel.
2.2.5 Carta
Dirigir la salida al Diseador de formatos de documentos. El Diseador de formatos
de documentos es una aplicacin slo texto que se utiliza para dar formato a
documentos como presupuestos o facturas.
2.2.6 Escribir carta
Es el Redactor de Cartas de Marketing. Hay que utilizar una exportacin de datos
para crear una tabla con la que pueda trabajar el Redactor.
2.2.7 RTF
RTF le permite crear un documento en un editor similar al WORDPAD de Windows
95/98. La informacin de las tablas seleccionadas se puede incluir en el texto por
separado o en forma de columna.
2.2.8 Correo electrnico
El correo electrnico se utiliza para informes con pequeas cantidades de datos; no
es apropiado para informes muy amplios.
Generador de informes

Pg 13

Generador de informes

2.2.9 HTML
Esta opcin permite introducir el informe en un documento HTML que puede
visualizarse con cualquier navegador web. Se puede aplicar formato adicional.
2.2.10 Ninguno
Los usuarios normales no suelen utilizarlo.

2.3 Definicin de exportacin


Esta opcin se utiliza cuando el tipo de documento utilizado es una exportacin,
HTML, o Escribir carta. Las herramientas de exportacin se pueden definir mediante
la opcin Exportacin de datos, que se encuentra en el Men de Control del
Sistema en Utilidades del Sistema.

2.4 Interlineado
El informe puede tener espaciado sencillo, doble o mltiple. La opcin mltiple
permite al usuario seleccionar el interlineado que se va a utilizar para la lnea de
cabecera, la lnea de detalle, la cabecera de subtotal y la lnea de total final. La
opcin Mostrar slo permite una lnea de cabecera.

2.5 Slo totales


Puede activar o desactivar la casilla Totales. Si la activa, solo se vern los totales del
documento.

2.6 Suprimir ceros


Permite la supresin de las lneas cuyos totales acumulados son cero.

2.7 Seleccin de detalle


Esta opcin slo est disponible si el tipo de documento es Grfico o Mostrar. Le
permite pulsar sobre una celda del cuadro o una lnea del subtotal y desplegar un
segundo informe. En cada informe es posible desplegar hasta cinco acciones de
este tipo. Al final del documento podr obtener ms detalles sobre la herramienta
desplegable.

2.8 Prioridad de uso


Slo los usuarios de prioridad igual o superior podrn ejecutar o editar el informe.

3. La pantalla Tablas
Este captulo describe cmo utilizar la opcin Tablas para especificar la tabla
principal y hasta ocho tablas secundarias. Asimismo, describe los mtodos que se
utilizan para vincular las tablas entre s.

3.1 Introduccin
Esta pantalla se divide en dos reas principales: el rea tablas, donde se definen las
tablas que requiere el informe, y el rea de conexiones, donde el usuario vincular
las tablas secundarias.
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3.1.1 Tablas
En ste rea se definen las tablas de datos que se utilizarn en el informe.
3.1.2 Conexiones
En ste rea se detalla cmo debe ser el acceso a los registros que figuran en las
tablas
secundarias.

3.2 Tablas: puntos importantes


El informe debe tener definida una tabla como mnimo, es la tabla principal.
Adems de la tabla principal, se pueden definir hasta otras ocho tablas: son las tablas
secundarias.
Si se selecciona ms de una tabla, el usuario debe encargarse de vincularlas.
Normalmente, las tablas no deben aparecer duplicadas en la lista, a menos que se acceda desde
ms de una empresa o que el usuario desee acceder a ms de un registro de la misma tabla, pero
esto es poco habitual.
Las conexiones normales se efectuarn siempre con una tabla situada por encima en la lista de
tablas.
Cuando las tablas ya hayan sido definidas y el informe se haya completado, no se deber
modificar su posicin, aunque s es posible aadir tablas nuevas al final de la lista.
Normalmente, el sistema procesa solamente la tabla principal, las tablas restantes, si se han
definido, se utilizan para buscar datos. Las nicas excepciones a esta regla son la conexin
mltiple con la segunda tabla, o la concatenacin de dos tablas.
Es posible vincular las tablas mediante campos derivados, aunque es necesario poseer buenos
conocimientos del sistema y de los campos (columnas) para poder utilizar este mtodo.
Las tablas se pueden vincular con el control de programacin, tarea que realizar el personal de
KCC.
Si existe la misma tabla en tres empresas diferentes, se puede leer secuencialmente para incluir
los datos de las tres empresas en el informe.
Las tablas que compartan el mismo diccionario de datos se pueden leer secuencialmente, as se
pueden concatenar una tabla de transacciones de Clientes y una tabla de transacciones
archivadas de Clientes y pueden quedar procesadas como si fuesen una nica tabla. Los
usuarios de prioridad 8 son los nicos que pueden llevar a cabo esta operacin.
Cuanto mayor sea el nmero de tablas definidas, ms trabajo le costar al sistema ejecutar el
informe, le aconsejamos que utilice el menor nmero posible de tablas.

No se preocupe si las normas anteriormente mencionadas parecen algo complejas.


La pantalla tablas es muy sencilla, pero debido a que Kerridge ha incluido algunas
herramientas para realizar vnculos complejos entre tablas, se presentan algunas
opciones que la mayora de los usuarios no necesitarn utilizar nunca.

3.3 Conceptos Bsicos - Convenciones


Algunos de los nombres o frases empleadas en este captulo pueden resultar
extraas o nuevas a algunos usuarios. Ya que es vital que los usuarios conozcan
estos nombres, se van a explicar a continuacin.
3.3.1 Campo
En un campo se almacena una parte de la informacin contenida en el sistema (el
nombre del cliente, por ejemplo). Tambin se conocen como columnas.

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3.3.2 Columna
Es lo mismo que campo. En una columna se almacena una parte de la informacin
contenida en el sistema (el nombre del cliente).
3.3.3 Registro
En un registro se almacena un grupo de campos (columnas) relacionados entre s
(Registro de empresa en Marketing, por ejemplo).

3.3.4 Tabla
En una tabla se almacena un conjunto de registros del mismo tipo (tabla de empresa
en el sistema de Marketing). El Generador de Informes necesita que se introduzcan
los nombres de las tablas, de cinco caracteres en letra minscula.
3.3.5 Mdulo
En un mdulo se almacenan todas las tablas relacionadas con el mismo tema
(ejemplo, el mdulo de Marketing). El Generador de Informes necesita que se
introduzcan los nombres de los mdulos (cdigos de dos caracteres, en letra
mayscula).
3.3.6 Clave
Un campo que hace de ndice para un camino de bsqueda. Ejemplo: en una
agenda de telfonos la clave sera el apellido de una persona. La clave de la tabla
de cuentas de Contabilidad de Clientes sera el cdigo de cuenta y para la tabla de
Stock, el nmero de recambio, etc.
3.3.7 Camino de bsqueda
Un camino de bsqueda es un ndice. El sistema utiliza los caminos de bsqueda
para localizar los registros requeridos por el usuario. Se pueden utilizar hasta 18
caminos de bsqueda para cada tabla del sistema. En la mayora de los casos cada
tabla tendr, al menos, un camino de bsqueda nico, un campo que identifica cada
registro de forma nica. Ms adelante, encontrar una explicacin detallada sobre
los caminos de bsqueda.
3.3.8 Camino de bsqueda compuesto
Es un camino de bsqueda formado por varios campos. En la siguiente seccin
encontrar ms informacin sobre los caminos de bsqueda compuestos.

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3.3.9 !id
La identificacin de cada tabla. En un informe se pueden utilizar hasta nueve tablas.
El sistema identifica cada tabla con un nmero de identificacin en lugar de con un
nombre. Una vez que se ha introducido el nombre de la tabla en la pantalla Tablas,
cualquier referencia a la misma se realiza mediante la !id. La primera tabla de la lista
es siempre !1. La segunda tabla de la lista (la primera de las tablas secundarias) es
!2. Las tablas secundarias restantes se nombran de acuerdo con este criterio. Los
campos derivados se encuentran en la tabla cero, cuya identificacin es !0.
!0 indica la tabla de campos derivados.
!1 hace referencia a la tabla principal.
!2 - !9 son las tablas secundarias.
En varias reas del sistema, tales como los campos derivados o los criterios de
seleccin, se deben identificar los campos que se van a utilizar. Los nombres de los
campos siempre deben comenzar por la !id de la tabla. En la seccin del manual
relativa a los campos derivados figura una explicacin completa sobre la convencin
que deben seguir los nombres de los campos.

3.4 Conceptos Bsicos Caminos de Bsqueda explicados!


Hasta el momento slo hemos comentado que los caminos de bsqueda son
ndices.
3.4.1 ndices que se usan a diario
3.4.1.1 La gua telefnica
Cuando se desea hacer una llamada telefnica, a menudo es necesario utilizar la
gua de telfonos para localizar el nmero de la persona a la que desea llamar. Los
nmeros son fciles de encontrar, ya que todos los abonados aparecen ordenados
por orden alfabtico, primero por apellidos y nombre, despus por las iniciales y, por
ltimo, por su domicilio.
Encontrar nombres complicados es muy fcil, ya que no son muy comunes. Los
apellidos ms habituales son relativamente fciles de localizar, aunque hay mayor
nmero. Para ello, se necesita tener tambin el nombre. Si desea obtener el numero
correcto, hay que disponer de la informacin adecuada.
3.4.1.2 Un callejero
Si se desea localizar un destino en una gran ciudad, se puede utilizar un callejero.
Mediante el ndice de la parte de atrs puede localizar el nombre de la calle y saber
entonces en qu pgina y parte de la pgina se encuentra.
3.4.1.3 Libros de referencia
Muchos libros de referencia, como las enciclopedias, disponen de un ndice al final
que permite realizar la bsqueda. Junto a la entrada buscada se encuentra el
nmero o nmeros de pgina donde figuran los datos requeridos.
Estos tres casos son ejemplos de ndices que podemos encontrar en la vida diaria y
permiten localizar informacin de una manera efectiva y precisa.
Imagnese cualquiera de los casos anteriores sin un ndice.

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Un listn telefnico es simplemente una lista de nmeros de telfono. Si stos fuesen


registrados por orden de nmero de telfono, sera imposible localizar el de una
persona solamente con su nombre.
En un callejero sin ndices sera una tarea titnica encontrar cualquier calle,
especialmente si sta se encontrase escrita boca abajo en una esquina de la pgina.
Si en una Enciclopedia los datos se registraran aleatoriamente cunto tardara un
lector en localizar, por ejemplo, toda la informacin sobre la cada del Imperio
Romano?.
3.4.2 Los ndices en la informtica
Un sistema informtico puede realizar bsquedas en sus tablas rpidamente, incluso
cuando contienen datos ordenados de forma aleatoria. Sin embargo, en ese caso la
cantidad de trabajo que el sistema debe realizar para localizar un registro va en
detrimento del rendimiento del sistema y ralentiza el trabajo de otros usuarios.
Para que la utilizacin de sus tablas sea efectiva, el sistema localiza los registros del
mismo modo que lo hacemos nosotros: se sirve de un ndice que contiene la
informacin que identifica de forma nica cada registro de la tabla. Si desea recuperar
un registro, primero utiliza el ndice para localizarlo y despus lo recupera. Si cualquiera
de los tres ejemplos mencionados anteriormente estuviera registrado en un sistema
informtico, utilizara el mismo tipo de ndices. Los ordenadores nos permiten ir an
ms all, debido a que pueden componer ndices utilizando mltiples datos.
Tomaremos como ejemplo el listn telefnico para explicarlo con ms detalle.
Un listn telefnico nos muestra el nombre del abonado, las iniciales, la direccin, el
cdigo postal y el nmero de telfono. Si toda esta informacin se introdujese en una
tabla de datos como en el Registro de Clientes de Marketing del sistema Kerridge,
se facilitara el trabajo del usuario.
Todava disponemos de la forma habitual de encontrar al abonado (por orden de
apellido) pero imagnese dos ndices ms. Uno ordenado por cdigo postal y otro por
nmero de telfono. Para localizar un registro, normalmente lo que hay que hacer es
buscar un nombre. Ahora, si se dispone del nmero de telfono o del cdigo postal,
pero no del nombre, se puede buscar con el dato disponible y en la pantalla
aparecer el nombre del abonado junto con su direccin.
El sistema Kerridge casi siempre ofrece este tipo de acceso a los registros, ya que
cada tabla del sistema puede tener hasta 18 caminos de bsqueda (en este ejemplo
slo hemos utilizado tres).
Como en el ndice del callejero, el camino de bsqueda contiene los datos clave
para identificar el registro y la localizacin de ese registro en el rea principal de
datos.

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3.4.2.1 Qu ocurre con la informacin duplicada?


El ltimo eslabn de la cadena es la forma de encontrar al Sr. Rodrguez en un
ndice informtico. Si fusemos a introducir el listn telefnico en un sistema
informtico, el mtodo principal para encontrar un nmero, mediante el nombre del
abonado, sera insuficiente. Habra demasiadas entradas bajo Sr. Rodrguez como
para que el ndice fuese til. Lo que se hace entonces es aadir ms datos al ndice,
de modo que cada entrada del ndice se convierte en nica. Tras el nombre del
abonado se introducen las iniciales y la direccin y se consigue una entrada nica.
Ahora el sistema puede devolver correctamente el nmero de telfono si se le
proporciona la informacin adecuada.
Lo mismo ocurre con el callejero. Si se busca 'Plaza de Espaa' en el rea de
Madrid se encuentran varias entradas. Para identificar la entrada correcta se
necesita la ciudad o el cdigo postal, as que se aade un segundo elemento al
ndice para que la entrada sea un elemento nico.
Con el fin de que los elementos del ndice sean nicos se suelen utilizar claves
compuestas
Apellido / Iniciales / Direccin
Nombre de calle/ Ciudad / Cdigo Postal
Modelo de vehculo / Modelo / Matrcula
Grupo Producto / Proveedor/ Nmero de recambio

Cuando se vinculan las tablas en la pantalla Tablas, es difcil utilizar una clave
compuesta, ya que es ms habitual utilizar un camino de bsqueda que contiene un
solo campo. Tambin hay un modo de realizar lecturas mltiples en una tabla
secundaria, pero eso queda fuera del alcance del presente curso.
Para realizar vnculos estndar, utilice caminos de bsqueda con un nico campo.

3.5 Conceptos Bsicos - Qu funciones desempea la pantalla tablas?


La pantalla tablas, una vez completada, indica la tabla principal sobre la que se basa
el informe y cuales son las tablas 'secundarias' necesarias para obtener toda la
informacin que debe figurar en el informe.
En un informe muy sencillo solo ser necesaria la tabla principal. Si el informe
requiere mostrar informacin que figura en otras tablas, ser necesario definir estas
tablas y vincularlas con la tabla principal.

3.6 Conceptos Bsicos - Conexiones entre las tablas - Cul es su utilidad?


Antes de comenzar a completar la pantalla de tablas, los usuarios deben conocer las
razones de por qu es tan importante la correcta conexin entre tablas. Aunque no
lo parece, el sistema debe realizar un trabajo considerable para producir un simple
informe bsico. Cuando est en funcionamiento, el Generador de Informes exige
mucho del sistema. Invierte una gran cantidad de tiempo en la lectura de informacin
del disco, una funcin que es relativamente lenta si se compara con la velocidad del
sistema al trabajar con datos en memoria. Es importante procurar que el sistema
trabaje con un rendimiento ptimo, por tanto los informes deben acceder a los
registros de la forma ms eficaz posible.
En trminos generales, utilizando caminos de bsqueda se recupera la informacin
necesaria en dos o tres operaciones. Incluso en una tabla de dimensiones
considerables, si se dispone de la informacin correcta, se puede buscar y localizar
cada registro rpidamente.
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Si se ejecuta un informe bsico que utiliza datos de una sola tabla, resulta sencillo
calcular la cantidad de trabajo que el sistema debe realizar para acceder a los datos.
La informacin se obtiene secuencialmente mediante el camino de bsqueda. Esto
supone que, para cada registro, el sistema debe leer el camino de bsqueda una vez
y luego acceder al rea principal de datos para recuperar los datos, por tanto el
sistema debe leer informacin del disco dos veces por cada registro.
De forma muy general se puede afirmar que el sistema lee el disco 2.000 veces
para procesar una tabla de 1.000 registros.

3.7 Conceptos Bsicos - Leer tablas secundarias


Si adems de procesar la tabla principal necesitamos obtener informacin adicional
de una tabla secundaria, habr que vincular correctamente las dos tablas con el fin
de optimizar la recuperacin de los registros.
Normalmente, se accede a los registros de la tabla utilizando caminos de bsqueda.
Recuerde que el camino de bsqueda es simplemente un ndice. Es similar al ndice
que se encontrara al final de un mapa de carreteras. Cuando desea buscar la
ubicacin de un lugar como "Soria", simplemente se debe buscar en el ndice para
localizar la pgina y la posicin en el mapa. Luego se debe buscar la pgina del
mapa y con la posicin enseguida se encuentra Soria.
Compare este proceso con abrir el mapa de carretera en la pgina uno e ir
analizando pgina a pgina hasta localizar Soria. No es difcil comprender que es
ms rpido acudir al ndice que buscar manualmente.
Cuando el informe encuentra un registro en la tabla principal (tabla!id = !1) y el
usuario quiere incluir informacin adicional para mejorar la apariencia del informe, se
accede a la informacin asociada en la tabla nmero 2. En el siguiente ejemplo
supongamos que hay una tabla de contacto con 1.000 registros y una tabla de
clientes de Marketing con 200 registros.

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Generador de informes

Las tablas normalmente utilizan el nmero mgico del cliente que se encuentra en la
tabla de Contactos como clave para el camino de bsqueda por nmero mgico de
la tabla de Clientes. Si los vnculos entre los registros son correctos, el nmero de
operaciones de lectura que se requieren para cargar e imprimir los datos de ambas
tablas ser de aproximadamente cuatro por cada registro.
Tabla 1=
Tabla 2=

Tabla de Contactos
Tabla de Clientes

Paso 1

Lee la localizacin del registro de Contacto en el camino de bsqueda de la


tabla !1.
Paso 2 Carga el registro de contacto, recupera el campo que contiene el nmero
mgico de Cliente.
Paso 3 Lee la localizacin del registro de Cliente en el camino de bsqueda de la
tabla !2 utilizando el nmero mgico del cliente obtenido en la tabla !1
Paso 4 Carga el registro de Cliente correcto de la tabla !2
(Los procesos tcnicos relacionados con el acceso secuencial a los ndices
quedan fueran del alcance de este curso; las afirmaciones aqu realizadas son
meras aproximaciones y slo se utilizarn como referencia.)
En trminos generales, por cada registro habr que realizar cuatro operaciones de
lectura de disco, lo que equivale a unas 4.000 operaciones para todo el informe.

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Generador de informes

Si se desea confeccionar un informe ms elaborado, con informacin procedente de


hasta nueve tablas, el nmero de operaciones de lectura aumenta ostensiblemente.
Cada registro impreso abarca aproximadamente 18 operaciones (18.000 para todo
el informe), un aumento significativo de la carga de trabajo del sistema.
El ejemplo anterior supone que se va a acceder a cada una de las tablas mediante
los caminos de bsqueda. Si consideramos el ejemplo de una tabla de contactos de
1.000 registros y una tabla de Clientes de 200 registros que no est vinculada
mediante un camino de bsqueda, el marco cambia sensiblemente. La tabla
Principal (la tabla de Contactos) lee dos veces por cada registro. La Tabla
Secundaria (la Tabla de Clientes) se debe recorrer secuencialmente para encontrar
el registro correcto. Como en esta tabla figuran 200 registros, se realizarn como
media 100 lecturas para localizar cada registro. Es una aproximacin muy
rudimentaria pero suficiente para el ejemplo.
Paso 1
Paso 2
Paso 3

Paso 4

Paso 5

Lee la localizacin del registro de contactos en el camino de bsqueda de la


tabla !1.
Carga el registro de contactos, recupera el campo que contiene el nmero
mgico del Cliente.
Carga el primer registro de cliente en la tabla !2 como primer paso en la
bsqueda secuencial de la tabla. Comprueba si el cliente coincide con el de
la tabla !1, en caso de que sea as salta al paso 5.
Lee el siguiente registro de cliente en la tabla !2. Comprueba que el registro
de clientes es el necesario. Si este es el caso va al paso 5. Si no es as,
repite el paso 4.
Acepta el registro y lo imprime. Si quedan registros de contactos por leer en
la tabla !1 va al paso 1.

En este caso, se espera repetir el paso 4 una media de 100 veces por cada registro
procesado. Como hay 1.000 registros en la tabla principal, el nmero medio de
lecturas requeridas para completar el informe es de 100.000 (100 x 1000), lo que no
compara muy bien con las 4.000 lecturas que se necesitan en el mtodo 1, de
hecho, necesita 25 veces ms acceso al disco.
Utilizando el mtodo adecuado para vincular, tenemos un total de 18.000
operaciones de lectura con nueve tablas, cifra sensiblemente menor que 100.000.
El nmero de lecturas secuenciales que se necesitaran con nueve tablas, utilizando
el segundo mtodo (con 1.000 registros en la tabla principal y 200 en cada una de
las tablas restantes), es de 10,000,000,000,000,000,000. La carga que se impondra
al sistema sera inmensa, razn por la que es muy importante vincular las tablas
correctamente.

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Generador de informes

Transactions File (trans)


Acc

Acc

Acc

Acc

Acc

Acc

Acc

Acc

Acc

Acc

Acc

Acc

Acc

Docnum Docnum Docnum Docnum Docnum Docnum Docnum Docnum Docnum Docnum Docnum Docnum Docnum
Baseval

Baseval

Baseval

Baseval

Baseval

Baseval

Baseval

Baseval

Baseval

Baseval

Baseval

Baseval

Baseval

A01

S33

A01

S33

A01

A01

F12

S33

D73

A01

A02

A02

S33

INDEX

Account Account Account Account Account Account


Addr1

Addr1

Addr1

Addr1

Addr1

Addr1

Addr2

Addr2

Addr2

Addr2

Addr2

Addr2

A01

S33

F12

A02

D73

G10

Accounts File (accts)

3.8 Completar la Pantalla Tablas utilizando vnculos de tabla normales


La pantalla Tablas se completa de forma muy sencilla. La siguiente seccin analiza
el modo de completar la pantalla utilizando vnculos de tabla correctos y vnculos a
travs de campos derivados. No entra en el objetivo de estas notas de curso
comentar los vnculos calculados ni la concatenacin de tablas.
Al entrar en la pantalla tablas, se debe hacer clic en el botn "Aadir" o bien pulsar
dos veces en la primera lnea de la seccin tablas del formato.

3.9 Definir la tabla principal


La primera tabla definida por el usuario ser la tabla principal. Es la nica tabla que
el Generador de Informes recorre de principio a fin y es la nica obligatoria del
informe. Es posible definir tablas secundarias en el informe pero no es crucial para la
operatividad del mismo. En circunstancias normales, el sistema asume que desea
utilizar una tabla contenida en el mdulo en el que se encuentra, por tanto los
valores de Mdulo y Empresa se completan automticamente. Puede editarlos,
situando el cursor en la casilla pertinente y siguiendo las directrices que aparecen a
continuacin.
3.9.1 Mdulo
Es un nombre de dos caracteres, siempre en maysculas. La identificacin del
mdulo en el que est el usuario se muestra en un pequeo recuadro, en la parte
superior izquierda de la pantalla.
Presione el botn "...", situado a la derecha del recuadro modelo, para localizar el
mdulo necesario. Cada usuario slo puede seleccionar los mdulos a los que tiene
acceso segn se define en Permisos y Seguridad.

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Generador de informes

3.9.2 Empresa
El siguiente campo es el nmero de empresa. El usuario dispone aqu de varias
posibilidades.
3.9.3 Empresa Empresa por defecto
Si se introducen dos asteriscos, el valor por defecto del campo, el informe se
ejecutar en cualquiera que sea la empresa en la que ha entrado el usuario. Si el
informe se ejecuta en una remesa, slo se ejecutar en la empresa en la que se
encontraba el usuario cuando el informe se incluy en la remesa.
3.9.4 Empresa - Nmero de empresa especfico
El usuario puede introducir un nmero especfico de empresa, en cuyo caso el informe
slo se ejecutar para dicha empresa. Tenga cuidado, ya que algunas personas no
podrn ejecutar el informe si no les est permitido acceder a esa empresa durante su
utilizacin habitual del sistema. Los usuarios pueden seleccionar el cdigo de la
empresa mediante el botn elipse ("...") para consultar la lista de empresas
disponibles.
Nota:
Cuando se utiliza la herramienta elipse, se muestra una lista de las empresas
disponibles. Para seleccionar la empresa pertinente, se mueve el cursor por la lista y
se presiona el botn Intro sobre la empresa a seleccionar. Tambin se puede usar
el ratn si pulsa sobre la empresa. Tenga presente que se pueden seleccionar varias
empresas a la vez. Los motivos de esta particularidad se explican en el siguiente
prrafo.

3.9.5 Empresa - Multiempresa


El Generador de Informes puede analizar mltiples instancias de una misma tabla
aunque stas se encuentren en diferentes empresas. Si, por ejemplo, desea escribir
un informe que incluya todas las transacciones de la contabilidad general de cuatro
empresas diferentes, en caso de que el usuario tiene acceso a las cuatro empresas,
el usuario debe indicar qu tabla desea procesar y luego seleccionar las empresas
requeridas. El sistema analiza las tablas y combina secuencialmente los registros
para crear un solo informe. Para que funcione correctamente se debe ordenar los
registros con una secuencia personalizada.
Los informes multiempresa no funcionan con los caminos de bsqueda.
Si el informe se va a ejecutar sobre ms de una empresa, debe pulsar con el ratn
sobre cada empresa para seleccionarla. Cuando las empresas hayan sido
seleccionadas, debe pulsar OK para Salir y el cursor volver a la columna Empresa.
Se mostrarn dos smbolos @@ que indican que se ha incluido ms de una tabla
de empresa en el informe.
La herramienta de bsqueda de multiempresa nicamente est disponible para la
lnea 1, la tabla principal. Tenga en cuenta que el informe se Ordenar. Consulte el
captulo que cubre la opcin Secuencia para obtener detalles sobre la ordenacin de
los informes.

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Generador de informes

3.10 Nombre de la tabla


Normalmente este es el primer campo que se debe completar; el nombre de la tabla
contiene cinco caracteres en minsculas. Utilice el botn elipse, a la derecha del
campo, para acceder a la ayuda para encontrar la tabla que necesita.
Se debe completar el nombre de la tabla en la primera lnea y despus pulsar Intro. Si
el informe necesita informacin adicional de otras tablas, se debe repetir la misma
operacin para las tablas restantes hasta un mximo de nueve.

3.11 Definir tablas secundarias


Si son necesarias tablas adicionales para la confeccin del informe, se deben definir
en las lneas dos a nueve. Las primeras tres columnas se completan del mismo
modo que en la primera lnea, con la excepcin de la columna de empresa. Para las
tablas secundarias no se puede definir ms de una empresa. Utilice el botn
"Aadir" para agregar cada nueva tabla. En caso de que el sistema reconozca que la
tabla puede vincularse a las ya definidas, stas sern presentadas en una lista y si el
usuario selecciona alguna, el sistema completar los vnculos automticamente.

3.12 Conexiones entre tablas


Cuando el cursor alcance el rea de conexiones de la pantalla, se deben completar
los siguientes cuatro campos.
TIPO DESDE TABLA

COLUMNA

UTILIZAR NDICE

El objetivo de los cuatro campos consiste en permitir que el Generador de Informes


vincule las tablas con el fin de que se pueda recuperar la informacin de la forma
ms eficaz. Mientras que el sistema permite que el usuario pueda definir cualquier
tabla del sistema, es responsabilidad del usuario determinar si la tabla definida se
puede vincular a otra que ya est presente en la definicin del informe.
La vinculacin de tablas requiere unos conocimientos mnimos sobre el sistema. No
se preocupe si en un primer momento le parece complicado, cuando haya utilizado
sta pantalla varias veces, lo encontrar muy sencillo.

3.13 Cmo se vinculan las tablas


Una de las mayores preocupaciones de los usuarios es cmo vincular las tablas, lo
que no tiene una respuesta sencilla. Algunas tablas se vinculan sin problemas,
mientras que otras requieren una solucin ms compleja. En la utilizacin normal del
programa, la vinculacin de las tablas es una tarea sencilla.
Hay que indicarle al sistema cmo encontrar los registros de la tabla secundaria
mediante la informacin de que ya disponemos en las dems tablas. Esta operacin
se efecta proporcionando los datos necesarios para que el sistema pueda buscar el
registro con uno de los caminos de bsqueda (ndices) de la tabla secundaria.
En trminos sencillos, si la tabla secundaria dispone de un ndice por orden de
matrcula, tendremos que proporcionarle la matrcula. Si el nico modo de localizar
un registro en la tabla secundaria consiste en utilizar el nmero de recambio,
deberemos indicar al sistema cmo puede encontrar el nmero de recambio.
Consulte la seccin sobre caminos de bsqueda.
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3.14 Vnculos de tablas estndar


Para vincular las tablas de la forma habitual, es decir a una tabla que figura en la
lista, introduzca la !id de la tabla con la que hay que vincular. En el primer ejemplo
que vamos a utilizar, la tabla nmero dos se vincular a la tabla nmero uno. El
sistema introduce el nmero uno por defecto.
Para seguir el funcionamiento de esta pantalla utilizaremos como ejemplo la
vinculacin de un registro de una factura de Contabilidad de Clientes (de la tabla de
transacciones), con los detalles de la cuenta de Contabilidad de clientes (que figura
en la tabla de Cuentas de Contabilidad de Clientes). Las dos tablas en cuestin son:
SL.trans y SL.accts. Para seguir este ejemplo, asegrese de que ha completado la
pantalla, y que la !id de la tabla de conexin figura igual que en la pantalla que se
muestra a continuacin.

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3.14.1 !id de la tabla


Seleccione el mdulo y la tabla utilizando los campos que se muestran en la parte
superior de la pantalla, hasta que muestren la tabla SL.accts. Deje el recuadro de la
empresa en blanco, a menos que tenga un motivo para seleccionar una tabla de una
empresa diferente.
3.14.2 Tipo de conexin
Puede conectar las tablas mediante un vnculo simple, mltiple, un vnculo calculado
o un vnculo concatenado. En este curso trataremos los vnculos simples.
3.14.3 Desde la tabla
La pantalla ahora necesita saber la procedencia de los datos para poder abrir el
fichero SL.accts, lo que necesita saber es:
"En qu campo figuran los datos que se necesitan para abrir la tabla a la que
quiero acceder?"

3.14.4 Columna
El nombre de la columna se extrae de la tabla identificada en el campo anterior, la !id
de la tabla. En el primer ejemplo es un campo procedente de la tabla nmero uno, la
tabla de Transacciones de Contabilidad General. Teclee el nombre del campo si lo
conoce, pero si no sabe qu campo emplear, puede utilizar el botn elipse para
localizarlo. Tenga en cuenta que, si introduce una interrogacin, la lista de campos
se extrae de la tabla a la que se va a vincular, no de la que se esta tratando de abrir.
Una vez que se ha introducido el nombre del campo, pulse TAB y contine.
Recuerde que el nombre del campo se debe introducir escrito correctamente y en
maysculas.
En el ejemplo que utilizamos el campo elegido debe ser "ACCOUNT" (el nmero de
cuenta de Contabilidad General registrado en la factura).

3.14.5 Utilizacin del ndice


El siguiente paso le pide:
"Introduzca el camino de bsqueda para acceder a la tabla actual"
Lo que quiere saber es:
"Qu camino de bsqueda coincide con el campo que acabo de especificar?
El usuario debe identificar el camino de bsqueda que se va a utilizar para abrir la
tabla secundaria. Es necesario introducir el nmero que identifica el camino de
bsqueda o pulsar el botn elipse para localizarlo, en cuyo caso, el sistema
mostrar una lista de todos los caminos de bsqueda de la tabla seleccionada.
Cuando vincule las tablas mediante el mtodo estndar (sin utilizar campos
derivados) es importante recordar que debe proporcionar la informacin que
necesita el camino de bsqueda para identificar el registro adecuado. El sistema
encontrar el registro que usted requiere, siempre y cuando se le proporcione la
informacin necesaria.
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Pg 28

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En el ejemplo, tenemos que completar el vnculo de la tabla identificando el camino


de bsqueda que corresponde con el campo ACCOUNT. Utilice el botn elipse para
mostrar la lista de caminos de bsqueda; el camino que corresponde con ACCOUNT
puede verse en la primera posicin de la lista. Pulse INTRO para aceptar la eleccin
y aparecer el nmero uno en el campo Camino.
3.14.6 Qu camino de bsqueda utilizar?
Es crucial elegir el camino de bsqueda correcto (y, por supuesto, el campo que le
corresponde). Para escoger la combinacin correcta de caminos de bsqueda y
campos el usuario necesita tener unos mnimos conocimientos del sistema. Las
siguientes indicaciones y ejemplos pueden ser de ayuda.

3.14.7 Vnculos estndar


Las tablas se pueden vincular nicamente mediante un solo campo.
El contenido del campo debe coincidir con el contenido de uno de los caminos de
bsqueda.
El camino de bsqueda slo contiene un campo.
Si no sabe qu caminos de bsqueda estn disponibles, introduzca cualquier campo
en la columna campo y utilice el botn elipse para visualizar los caminos de
bsqueda. Pulse 'TAB' para volver y localizar el campo pertinente.
Imagnese cmo se puede realizar el vnculo pensando en lo que tecleara si
quisiese buscar un registro como en una operacin normal. Normalmente, para
buscar una cuenta de Contabilidad de Clientes debe teclear el nmero de cuenta.
Para visualizar un registro de recambios debe teclear un nmero de recambio y si
quiere visualizar un Registro de Clientes, debe introducir el nmero de cliente.
Tambin puede utilizar la descripcin o los nombres abreviados para mostrar esta
informacin en pantalla, pero la diferencia fundamental es que los nombres
abreviados pueden estar duplicados y entonces debe elegir entre los distintos
registros. Los cdigos de cuenta, nmeros de recambio y nmeros de cliente son
nicos y cuando se teclea uno de ellos correctamente, se muestra el nico registro
que contiene ese cdigo o nmero. El ser nico es la caracterstica que determina
que sean viables como ndices de bsqueda.

3.14.8 Vnculos derivados


Los usuarios pueden utilizar vnculos mediante caminos de bsqueda compuestos
(claves que contienen ms de un campo).
La informacin para confeccionar el camino de bsqueda debe estar disponible en
una tabla jerrquicamente superior.
Los usuarios pueden convertir nmeros en texto y viceversa para confeccionar el
vnculo.
Los usuarios pueden asignar un valor a un campo para crear un vnculo.

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4. La pantalla Formato
El formato es la parte del informe que ms se ve. Es muy sencillo de crear y tiene
una repercusin muy clara en el resultado final. Cada tipo de formato presenta sus
propios desafos a la hora de formular su composicin.
Sobre todo, es importante asegurarse de que la informacin se pueda leer y
comprender fcilmente. Es posible utilizar lneas mltiples para el formato, pero en la
mayora de los casos no ser necesario.

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4.1

Conceptos Bsicos
El formato puede tener hasta 255 caracteres. Normalmente, aparece una pantalla
que le permite completar un formato de una lnea y una lnea ms de cabecera. Se
puede disponer de mltiples lneas de formato, tal y como se detalla a continuacin:

Cabecera de la pgina
Subcabecera
Lnea
Subtotal
Total

El usuario puede mezclar texto y columnas en cualquier parte del formato. Si se van
a utilizar lneas mltiples se debe activar la casilla de lneas mltiples de la pestaa
Ttulo.
Se pueden crear campos derivados sin abandonar la pestaa Formato simplemente
pulsando el botn Derivado

4.2 Creacin de columnas sencillas.


Site el cursor en la lnea requerida y a continuacin pulse el botn Campo, o bien,
haga doble clic sobre la lnea en la posicin deseada o teclee ALT-E. Se mostrar
una pantalla que le realizar las siguientes preguntas.

No aparecen las preguntas a las que se refiere

4.2.1 Tabla
Seleccione la tabla que contiene la informacin que requiere. Utilice el botn elipse
para seleccionar la correcta.
4.2.2 Columna
Introduzca el nombre de la columna, o parte de su nombre o descripcin y pulse
TAB. Si slo se da una coincidencia con el texto introducido, aparecer
seleccionada. Si hay ms de una, el sistema presentar las columnas que coinciden
para que usted elija la que desea.
A continuacin, aparecer seleccionado automticamente el campo Cabecera;
edtelo y pulse TAB.
4.2.3 Imagen / Longitud
Si la columna elegida es numrica, deber aceptar o editar la imagen. Pulse TAB
cuando haya terminado.
Si la columna es de tipo texto o fecha, puede introducir el nmero mximo de
caracteres que va a ocupar en el formato.

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4.2.4 Blanco
Las columnas numricas pueden introducirse como campos en BLANCO, lo que
significa que si el valor es cero, la columna mostrar un espacio vaco en lugar de un
cero.
4.2.5 Total
Pulse en este campo si desea mostrar el valor acumulado de este campo en los
totales.
4.2.6 Recalcular
Presione este campo si desea volver a calcular el valor de un campo derivado en los
totales. Esta operacin permite mostrar correctamente los valores totales de los
porcentajes.
4.2.7 Completar
Una vez completados todos los campos, deber presionar OK, Cancelar, Borrar o
Ayuda para obtener la respuesta apropiada. El botn OK aadir al informe la nueva
columna.

4.3 Editar columnas existentes


Para editar una columna que ya figura en el informe, site el cursor en la imagen de
la columna y pulse INTRO o el botn CAMPO. Asimismo, tambin puede hacer
doble clic sobre la columna.
Se mostrar la pantalla editar columna (la misma que se ha empleado para introducir
la columna) Edite lo que sea necesario. Para editar texto de la lnea de cabecera
site el cursor en la cabecera e introduzca el texto.

4.4 Borrar columnas


Site el cursor y a continuacin pulse el botn BORRAR. Se mostrar la pantalla
editar columna. Pulse BORRAR para confirmar la supresin de la columna. Un modo
ms rpido de realizar esta operacin consiste en posicionar el cursor en la
columna y teclear dos veces ALT-D.
Asimismo, el botn BORRAR eliminar los espacios vacos del formato suprimiendo
el espacio entre columnas.

4.5 Insertar espacio para otras columnas


Teclee ALT-I o pulse el botn INSERTAR para crear ms espacio entre las
columnas.

4.6 Crear columnas derivadas


Pulse el botn DERIVADO o teclee ALT-D para crear una columna derivada sin
necesidad de acudir a la pestaa de campos derivados. En la seccin Pestaa
Campos Derivados de este manual se explica la sintaxis que utilizar.

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4.7 Formatos de mltiples lneas


Pulse el botn FORMATO y se mostrar una pantalla donde tendr que especificar
cuntas lneas quiere dedicar a cada seccin del mismo. La siguiente imagen
muestra la apariencia de una pantalla con una nica lnea de cabecera, dos lneas
para cada subcabecera y gran total y tres lneas para los subtotales.

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El resultado, al menos en el modo Mostrar, se asemejar a la imagen que se


muestra a continuacin.

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5. La pantalla Secuencia
La pantalla secuencia le permite decidir el orden de impresin, as como el orden en
el que el sistema buscar la informacin que va a imprimirse. Merece la pena
recordar este segundo punto para evitar anlisis de informes demasiado lentos.
La pantalla abarca tres reas diferentes, Tipo de secuencia, Secuencia ordenacin y
Optimizacin de acceso.

5.1 Tipo de secuencia


Le permite determinar si se van a imprimir los datos en el orden que se muestra en
la tabla, si se van a imprimir siguiendo una secuencia personalizada, o en el orden
que especifican los caminos de bsqueda existentes.
5.1.1 Sin secuencia especfica
Imprimir los datos en el orden en que estn presentes en la tabla. Obviamente esto
no ser de mucha utilidad en la mayora de los casos, pero si se va a enviar la salida
a una hoja de clculo, por ejemplo, quiz sea preferible realizar en ella la
clasificacin.
5.1.2 Secuencia de ordenacin personalizada
Le permite definir las columnas por las que ordenar el informe. Tambin se puede
ordenar mediante los campos derivados.
5.1.3 Camino de bsqueda predefinido
Es probablemente la secuencia ms habitual y desde luego la ms eficaz. Si elige
esta opcin podr escoger entre los caminos de bsqueda predefinidos que figuran
en la tabla principal.

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Seleccione el tipo de secuencia requerida. Normalmente, se elige Camino


predefinido y se ordena el informe mediante un camino de bsqueda predefinido.
Cuando se ha seleccionado un camino, en la parte inferior de la pantalla, en el rea
de Secuencia ordenacin, aparecen los nombres de las columnas que componen el
camino.
Estas columnas se pueden seleccionar con el ratn y es posible editarlas de la forma
en que se indica a continuacin.

5.2 Secuencia ordenacin


Si elige Secuencia ordenacin personalizada o Camino predefinido, puede acceder a
la seccin Secuencia ordenacin para editar los detalles de la clasificacin. La nica
diferencia entre Secuencia personalizada y Camino predefinido es que con el
primero puede introducir los nombres de las columnas que se van a usar en la
clasificacin.
Seleccione una de las filas en la secuencia de ordenacin y pulse MODIFICAR o
haga doble clic sobre la lnea.

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5.2.1 Identificador de la tabla


Este campo se debe completar si ha elegido una secuencia de ordenacin
personalizada, en caso contrario, aparece ya completado.
5.2.2 Columna
En este campo se puede elegir una columna de la lista si se ha especificado una
secuencia de ordenacin personalizada, de lo contrario aparecer completado.
5.2.3 Ordenar por subtotales
Esta opcin nicamente est disponible si se elige utilizar una secuencia de
ordenacin personalizada. Permite tomar el valor del campo seleccionado y
acumularlo, para seguidamente, utilizarlo en la ordenacin. En el caso de la tabla de
transacciones de Contabilidad de Clientes, se podra decidir seleccionar los tems
pendientes desde hace ms de 90 das. Y despus se podran ordenar por el saldo
pendiente, en orden descendente y despus mostrar estos valores a nivel de cdigo
de cuenta, pero ordenados por cantidad pendiente.
5.2.4 Romper al cambiar
Se puede introducir un salto en el informe si el valor de la columna vara durante la
ejecucin del informe.
En el ejemplo anterior se utiliza la tabla de transacciones de Contabilidad de Clientes
y se ha elegido el camino de bsqueda nmero dos para la secuencia del informe. El
primer elemento del camino de bsqueda es el cdigo de cuenta.
Es posible imprimir un salto en el informe cada vez que cambie el valor del campo
en cuestin. En este ejemplo, se generar un cambio cuando el informe termine de
imprimir los tems de la cuenta A0001 y comience a imprimir los tems de la cuenta
A0002.
Active la casilla en caso de que desee introducir un salto y el formato le permitir
ampliar la definicin del mismo.

5.2.5 Salto de pgina


Si es necesario un salto de pgina, active esta casilla. El informe generar un salto
de pgina de modo que la siguiente parte del informe comience en una pgina
nueva.
5.2.6 Subtotal
Si el informe ha sido dividido en distintas secciones mediante el comando Romper al
cambiar, es posible que el usuario tambin desee mostrar subtotales numricos en
cada cambio. La pantalla preguntar si se deben mostrar subtotales, active la casilla
en caso de que sea necesario.
Si se activa, el informe mostrar subtotales numricos en los saltos para los campos
del formato que tienen total establecido. Cualquier campo numrico del formato que
no se haya configurado de este modo no se ver incluido en la lnea total.

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5.2.7 Tabla descriptiva


Si hay saltos definidos quiz desee emitir una cabecera para imprimir en la parte
superior de cada seccin del informe. Este campo identifica la tabla en la que figura
la columna que se va a utilizar para el encabezamiento. Si, por ejemplo, usted
ordena un informe de Contabilidad de Clientes Por Categora de cuenta, entonces
esta !id debe identificar la tabla Categora que contiene la Descripcin de la
Categora.
En el ejemplo que aqu se utiliza, el informe produce un salto cada vez que cambia
el cdigo de cuenta; utilizaremos el nombre de la cuenta como cabecera para cada
seccin del informe. En este caso, el nombre figura en la tabla nmero 2, la tabla de
cuentas de Contabilidad de clientes.
5.2.8 Columna de descripcin
El nombre de la columna que figura en la tabla que se describe anteriormente. En
este caso, se utilizar la columna "NAME". Puede utilizar el botn elipse para
mostrar una lista de los campos de la tabla seleccionada.
5.2.9 Ocurrencias
Si la columna Descripcin es una columna que tiene varias ocurrencias, se debe
especificar la ocurrencia a utilizar. Este parmetro solo se muestra si trata de una
columna con varias ocurrencias, en caso contrario, se mostrar en gris.
Pulse OK para completar el informe.
5.2.10 Aadir ms campos a la secuencia
Se pueden aadir nuevas columnas a la secuencia de ordenacin, insertando saltos
si se requiere, hasta que haya terminado. Se puede introducir hasta cinco columnas
en la secuencia.

5.3 Optimizacin del acceso


Para evitar un exceso de acceso a disco, se puede limitar el nmero de registros
ledos mediante los campos de optimizacin. Si se ha elegido un camino de
bsqueda, ste aparecer en esta parte de la pantalla y formar la base de la
optimizacin.
En un camino de bsqueda los registros figuran en orden, por lo cual, si se conoce el
primer y el ltimo valor que se desea buscar y estos valores son aplicables a las
columnas del camino de bsqueda, se puede empezar y finalizar la bsqueda de
acuerdo con dichos valores. Se le pedir que introduzca estos campos si ha
seleccionado un camino de acceso o una secuencia personalizada. Si slo quiere
realizar una bsqueda en una parte de la tabla y puede definir el rea de bsqueda
utilizando preguntas (consulte la seccin Pregunta), puede introducir los nombres de
los campos de las preguntas en estos recuadros.
Si puede utilizar la optimizacin de acceso podr reducir considerablemente el
tiempo de ejecucin del informe.

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5.4 Conceptos Bsicos - Cmo acelerar el informe por medio de Comenzando


y Terminando
La mayora de los informes accedern a todos los registros de la tabla para analizar
la informacin y producir un informe impreso. En muchos casos, el nmero de
registros que se necesitan para completar el anlisis es muy reducido en
comparacin con el nmero total de registros que figuran en la tabla. Si se pudiera
acceder slo a estos registros podramos satisfacer los requisitos del informe sin
tener que acceder a todos los datos de la tabla.
En muchos casos, se habr realizado una seleccin de entre varios cientos de miles
de registros en tan solo un minuto o dos y slo se habr accedido a una pequea
parte de la tabla, ya que los registros estn ordenados. Si no estuvieran en orden,
habra sido necesario recorrer toda la tabla para encontrar los registros que
buscbamos.

En secciones anteriores de estas notas hemos tratado los caminos de bsqueda,


que no son ms que listas de todas las entradas que figuran en una tabla de datos.
Sin embargo, en muchos casos, estas listas estn ordenadas de formas diferentes.
Si en una tabla hay tres caminos de bsqueda es como si tuviramos un listn
telefnico con tres secciones, la primera lista se ordena por los nombres de los
abonados, la segunda los clasifica por direcciones y la tercera los clasifica por
nmero de telfono. Podra utilizar el listn de telfonos para localizar un nmero de
la forma habitual, es decir, para averiguar el nmero de telfono y el nombre de
alguien que vive cerca de usted, o bien podra utilizarlo para investigar ese extrao
nmero de telfono que apunt en su agenda y del que desconoce el nombre del
abonado.
Una tabla de transacciones de contabilidad de Clientes puede contener miles de
registros. El generador de informes acceder a todos las veces que usted desee,
pero cuando la extensin de la tabla sea grande, es probable que la bsqueda lleve
ms tiempo de lo habitual.
Uno de los caminos de bsqueda de esta tabla es CUENTA/FECHADOC, un ndice
que contiene todas las transacciones por orden de cdigo de cuenta y por orden de
fecha de documento.
A continuacin, un ejemplo sobre una tabla de transacciones de 200.000 tems. Si
se necesita un informe que, para una cuenta en concreto, debe imprimir todas las
facturas con un valor superior a 40.000 ptas., el sistema podra buscar en toda la
tabla y confeccionar una lista con 10 de las 30 facturas que figuran para esa cuenta
y que cumplen el criterio. Para realizar esta operacin habra tenido que recorrer
200.000 registros.
Ahora volvemos a ejecutar el informe despus de una pequea modificacin,
aadimos una pregunta que pide el cdigo de cuenta y ponemos el nombre del
campo de la pregunta en las casillas Comenzando en y Terminando en, en la
primera columna de la optimizacin de acceso. La secuencia del informe debe
disponer de un camino de bsqueda que utilice ACCOUNT principalmente.
Cuando el informe se ejecute por segunda vez, pedir el cdigo de cuenta requerido
antes de comenzar a analizar la tabla principal. Una vez que se haya introducido, el
sistema examinar el camino de bsqueda e ir directamente a la parte del ndice
que contiene la cuenta requerida, comenzar a analizar los registros y continuar
hasta localizar el siguiente nmero de cuenta, momento en el cual se detendr.
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Pg 39

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Se imprimir el mismo informe, sin embargo slo se analizarn los registros


suficientes para satisfacer la seleccin del cdigo de cuenta, lo que se traduce en un
aumento considerable de la eficiencia del informe. Y adems de esto, el rendimiento
del sistema no resulta negativamente afectado.

6. La pantalla Derivado
6.1 Introduccin
Utilice la pantalla Derivado para crear columnas derivadas y usarlas en el informe.
Cuando se encuentra uno por primera vez con las definiciones de los campos
derivados, le pueden parecer un poco extraas. Para que la definicin del informe se
compile de forma adecuada, los nombres de los campos y algunos de los comandos
deben ser introducidos usando la sintaxis correcta. La ventaja que proporciona esto
es que permite un acercamiento muy abierto a la hora de realizar operaciones y
clculos. Los usuarios ms expertos podrn introducir clculos y funciones bastante
avanzadas, as como utilizar comandos en cdigo KCML. Aunque, por otro lado,
tambin se pueden realizar clculos sencillos.
A medida que se vaya familiarizando con la pantalla de campos derivados y
comience a experimentar con ella, lograr un mayor grado de flexibilidad y esto le
permitir desarrollar los informes en diferentes reas.
Las columnas derivadas se ejecutan en el orden en que se han introducido. Debido
a que no se pueden utilizar hasta que han sido creadas, le resultar ms sencillo
crearlas antes de definir el formato, la seleccin o la secuencia del informe.
La pantalla cuenta con dos columnas, una para el nombre del campo y otra para el
clculo. El nombre del campo puede tener hasta 8 caracteres y el clculo puede
contener hasta 250 caracteres.

6.2 Nombres de campos derivados.


Hay algunas normas bsicas sobre los nombres de los campos derivados que es
importante conocer y comprender antes de proceder a su utilizacin.
Los nombres de los campos derivados deben estar formados por no ms de ocho
caracteres alfanumricos de la A-Z.
Si se necesita un campo numrico, se debe introducir el nombre como
alfanumrico, utilizando hasta ocho caracteres.
Si se necesita un campo alfanumrico, se debe introducir el nombre del campo
derivado terminado con un smbolo de dlar ($).
Los campos de fecha se consideran numricos y no necesitan el smbolo del dlar.
Los nombres de los campos derivados pueden ser iguales a los nombres de los
campos que figuran en otras tablas. Aunque quiz sea deseable no hacer esto para
evitar confusiones.
Los nombres de los campos derivados son opcionales, si no necesita un nombre de
campo derivado para el clculo puede presionar <TAB> cuando el cursor est en la
columna de nombre y el cursor saltar al rea de clculo de la pantalla. Se realiza
una demostracin en la seccin avanzada de campos derivados de este manual.
Los campos derivados constan de 32 caracteres. Se pueden crear columnas de
mayor tamao insertando _xx$ al final del nombre del campo, donde xx es un
nmero del 1 al 99.
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Pg 40

Generador de informes

6.3 Nombres de campos en los clculos


Antes de empezar con el ejemplo de campo derivado, hay que entender cmo se
utilizan los nombres de las columnas.
El Generador de Informes slo entiende los nombres de columnas que siguen
ciertas convenciones.
!x_********
Los nombres de las columnas estn formados por cuatro elementos:
1.
2.
3.
4.

!
x
_
********

1.

!
La primera parte del nombre de una columna es siempre un signo de
exclamacin que indica al sistema que tras este signo viene el nombre de una
columna.
2.

x
La x indica el nmero de !id de una tabla. Si la columna en cuestin se
encuentra en la tabla principal, la x se reemplaza con el nmero 1. Si la columna
figura en la tabla secundaria, se utilizar el 2. Si la columna se encuentra en la tabla
de campos derivados entonces se utilizar el nmero cero.
Tabla 0
Tabla 1
Tabla 2
Tabla 3
Tabla 4

Campos derivados
Tabla principal
Tabla secundaria
Tabla tercera
Cuarta tabla etc.

TODAS LAS COLUMNAS DE PREGUNTAS SE CONSIDERAN COMO COLUMNAS


DERIVADAS Y POR TANTO TIENEN UNA !id DE CERO

3.
El tercer elemento del nombre puede aparecer de dos formas, como un
carcter subrayado o como una flecha. Se utiliza para separar la !id de la tabla del
nombre de la columna. En la mayora de los teclados se escribe pulsando la tecla
subrayado.

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Pg 41

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4.

********
La ltima parte del nombre del campo es el nombre en si.

Este estilo de nomenclatura de campos es una forma sencilla de indicar al


Generador de Informes donde puede encontrar la columna.
!1_ADDRESS....
".... es el equivalente a decir aqu figura un nombre de columna, utilice el
campo DIRECCIN de la tabla con !id nmero 1."
La plantilla de Kerridge tiene una forma abreviada de decir...
"signo de exclamacin 1 flecha direccin "
se dir...
"pling 1 blip direccin"

6.3.1 Insercin del clculo


Para crear un campo derivado, en primer lugar debe introducir el nombre. Siga las
convenciones para nombrar el campo.
Cuando pulse TAB, el cursor se posicionar en la segunda columna para que
introduzca las frmulas.
Teclee la frmula en cdigo KCML vlido. Pulse 'Insertar campo' si necesita ayuda.
Se puede seleccionar una columna de una de las tablas que se muestran o se
puede utilizar la pantalla de las funciones predefinidas para usar el asistente de
funciones y construir la frmula.
6.3.2 Ejemplo bsico
En este ejemplo estableceremos el montante pendiente de una factura, a partir del
valor original (BASEVAL, que se encuentra en la tabla !1), menos la cantidad
abonada (BASEPAID tabla !1).
Introduzca el nombre de la columna (OUTSTAND) que no debe terminar con el
smbolo $, ya que el campo derivado no es numrico. Pulse TAB para situar el
cursor en la segunda columna. Pulse ALT-I o haga clic en el botn Insertar campo
para abrir una ventana con las tablas seleccionadas, incluida la tabla de campos
derivados. Seleccione la tabla requerida (la tabla de transacciones) y aparecer otra
pantalla con los nombres de las columnas. Seleccione la columna requerida
(BASEVAL).
Si fuese una columna con varias ocurrencias, la pantalla le preguntara qu
ocurrencia utilizar.

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Generador de informes

Pulse TAB y el nombre de la columna aparecer en la lnea de clculo de los


campos derivados. Mueva el cursor a lo largo de la lnea hasta mas all de la
columna BASEVAL y escriba un signo menos. Repita el proceso de seleccin para la
columna BASEPAID.
Su entrada debe aparecer como...
!1_BASEVAL - !1_BASEPAID : REM Amt outstanding
En el ejemplo que aqu se muestra aparece una sentencia REM. Se pueden aadir
en caso de que quede espacio en la lnea. Sirven para incluir comentarios que
explican lo que est haciendo el campo derivado.
Recuerde que las sentencias REM deben ir precedidas de dos puntos (:).
6.3.3 Secuencia y Tipos de Clculos
El ejemplo que se mostr anteriormente utilizaba la funcin matemtica de resta.
Las funciones que se incluyen son...
+
*
/
^

Suma
Resta
Multiplicacin
Divisin
Potencia.

Los parntesis se pueden utilizar para controlar el orden de ejecucin de la


operacin. Esto es porque el sistema siempre evala una frmula en este orden:
B PARNTESIS
O De - (potencia)
DIVISIN
MULTIPLICACIN
A SUMA
S RESTA
Ejemplo...
(!1_COLUMNA - !1_COLUMNB)/!1_COLUMNC
En este caso, el sistema sustrae COLUMNB de COLUMNA antes de dividir el
resultado por COLUMNC, y altera as la secuencia de clculo que se aplicara sin los
parntesis.

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Pg 43

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6.4 La funcin Ternaria


Una de las herramientas ms potentes de los campos derivados es la funcin
ternaria.
Es una especie de sentencia SI...ENTONCES.... SINO
En una ternaria, se comprueba una condicin y se ejecuta una de las dos acciones
dependiendo de si la condicin es verdadera o falsa.
Todas las funciones ternarias deben seguir las siguientes normas:
a.
Deben ir encerradas entre parntesis.
b.
Comienzan con la condicin a comprobar.
c.
La condicin va seguida de un signo de interrogacin.
d.
Despus sigue la accin que se ejecutar si la condicin se cumple.
e.
A continuacin dos puntos (:) que separan la primera accin de la
segunda.
f.
Por ltimo la accin a ejecutar si la condicin no se cumple.

( !1_BASEVAL > 100 ? "Por encima de 100" : "Por debajo de 100" )


________________________________________________________
a bbbbbbbbbbbbbbbb c ddddddddddddddddd e ffffffffffffffffffffffff a

Ejemplos:
Name
TEST1
TEST2$
TEST3
COMM
FLAG$
ODUE
DUE
CONT$
DAY

=.....
(!1_BASEVAL >100 ? 1 : 0)
(!1_BASEVAL >100 ? "OVER 100" : "UNDER 100")
(!0_PROFIT > 500 ? .02 : 0)
!1_SALE * !0_TEST3
(!J(TODAY)-!1_DUEDATE >0? "Overdue": " ")
(!J(TODAY)-!1_DUEDATE >0?!1_BASEVAL*.05: 0)
!1_BASEVAL + !0_ODUE
(!1_CONTACT = " "? "Sir/Madam" : !1_CONTACT)
(MOD(!0_J_TODAY,7)=0 ? 3 : 1 )

Las ternarias mostradas anteriormente se explican de la siguiente forma:


TEST1.

Comprobar el valor del campo BASEVAL. Si es superior a 100; el campo


TEST 1 tiene valor 1, en caso contrario registra valor 0.

TEST2$ Realiza la misma comprobacin que TEST 1 pero devuelve una cadena
alfanumrica que contiene "Sobre 100" o "Inferior a 100" dependiendo del
valor. Tenga en cuenta que el nombre del campo derivado termina con un
smbolo de dlar porque devuelve un valor alfanumrico.
TEST3

Esta ternaria funciona junto con el campo COMM. Si el BENEFICIO


(PROFIT) obtenido es superior a 500, se asigna 0.02 a TEST3, en caso
contrario queda a 0.

COMM

Este campo funciona como una comisin basada en el resultado, si el


beneficio es suficiente se le otorga un valor del 2% de la venta, en caso
contrario se aplica el valor cero.

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Pg 44

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FLAG$

Asigna el texto "Overdue (Vencido y no pagado) al campo FLAG$ si la fecha


de vencimiento ya ha pasado (DUEDATE). De este modo, el usuario puede
cambiar el texto de una carta o aplicar texto descriptivo a un informe.

ODUE

Tanto ODUE como DUE funcionan aumentando el valor de una cantidad


debida para la que ha vencido la fecha de pago. En este caso se aumenta un
5%.

CONT$

Comprueba el campo del nombre de un contacto para ver si esta vaco, si es


as, los sustituye por el texto 'Seor/Seora'. El campo CONT$ se puede
insertaren una carta en lugar de CONTACT con la total seguridad de que no
aparecer un espacio vaco donde se espera que aparezca el nombre del
cliente.

DAY

Comprueba el da de la semana para los informes por lotes que slo


necesitan incluir los registros de los das laborables anteriores. La funcin
MOD() se describe en el captulo de los campos derivados avanzados, lo
nico que hace el campo derivado es comprobar si el nmero de da es
divisible por siete. Si es el caso, se trata de un lunes y por tanto se deben
comprobar los registros de los tres das anteriores para cubrir viernes,
sbado y domingo. La norma de seleccin debera ser algo similar a esto:
!1_DOCDATE >= !0_J_TODAY-!0_DAY

Esta sentencia resta uno del nmero de da actual durante la semana, pero restar tres
los lunes.
Con estos ejemplos se puede ver que la funcin ternaria se puede utilizar de muchas
maneras.
Lo ms importante es recordar el compendio de normas descritas anteriormente.

6.5 Funciones predefinidas


Se puede utilizar una serie de funciones predefinidas para construir campos
derivados. Son de gran utilidad y se incluyen en este curso como mera referencia.
Algunas requieren poseer conocimientos avanzados para poder utilizarlas con
eficacia.

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7. Caractersticas de los campos derivados


El Generador de Informes incluye las siguientes caractersticas. Las hemos
agrupado para que sea ms sencillo utilizarlas.

7.1 Fechas Generales


7.1.1 Fechas del sistema 'rg_julian("TODAY",10)
Esta funcin se utiliza para convertir a nmero una fecha escrita en versin
alfanumrica.
TODAY (HOY) o Campo = El campo de texto que contiene la fecha que va a ser
convertida.
B = la longitud del campo de fecha alfanumrico, (8=DD/MM/AA y 10 =
DD/MM/AAAA)
VARIABLE DEVUELTA = gb_day
En esta opcin se pueden utilizar otras fechas significativas. En el ejemplo anterior
vemos TODAY (HOY). Los usuarios pueden introducir tambin las siguientes:
TODAY - devuelve un nmero de da basado en la fecha actual del sistema.
NLSOP - devuelve un nmero de da basado en el comienzo del perodo contable
actual.
NLEOP - devuelve un nmero de da basado en el fin del perodo contable actual.
SOM - devuelve un nmero de da basado en el comienzo del mes actual.
EOM - devuelve un nmero de da basado en el fin del mes actual.

7.2 Bsqueda de cadenas


Se incluyen varias funciones que permiten realizar bsquedas bsicas en cadenas
alfanumricas.
7.2.1 Comprobar si contiene el texto 'rg_contains(campo, cadena)
Devuelve un valor verdadero o falso, dependiendo de si en el campo figura el texto
de la cadena. Introduzca un nombre de campo o el texto que desee comprobar. A
continuacin, introduzca el texto que necesita encontrar. El sistema convertir el
texto a maysculas y realizar una comparacin. Por tanto la bsqueda NO
depende del tipo de la letra. Una vez realizada la comprobacin, devolver un
valor verdadero o falso.

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Nombre
INCLUIR

=.
rg_contains (!1_NAME , !0_BUSCAR$ )

En el ejemplo anterior asumimos que se ha creado un informe con una pregunta


(BUSCAR$) que pide al usuario el texto a buscar. Este se compara con un campo
del fichero 1 llamado NAME. Si se encuentra el texto de bsqueda en el campo
comprobado, se devuelve un valor TRUE (Verdadero). El campo derivado INCLUIR
recibe el valor TRUE o FALSE (Verdadero o Falso).
ATENCIN
Si la funcin se utiliza para realizar una seleccin, se puede teclear la rutina
directamente en la pantalla seleccin.
rg_contains (!1_NAME , !0_BUSCAR$ )

7.2.2 Comprobar si comienza con un texto rg_begins(campo,


cadena)
Devuelve un valor verdadero o falso dependiendo de si un campo comienza con un
cierto texto. Teclee el nombre de un campo o el texto que desea comprobar: a
continuacin, introduzca el texto que necesita encontrar. El sistema convertir el
texto a maysculas y realizar la comparacin. Una vez realizada la comprobacin,
devolver un valor verdadero o falso.
Nombr
e
INCLUI
R

=.
rg_begins(!1_NAME , !0_BUSCAR$ )

En el ejemplo anterior asumimos que se ha creado un informe con una pregunta


(BUSCAR$) que pide al usuario el texto a buscar. Se compara con un campo del
fichero 1 llamado NAME. El campo derivado INCLUIR recibe el valor TRUE o FALSE
(Verdadero o Falso).
ATENCIN
Si la funcin se utiliza para realizar una seleccin, se puede teclear la rutina
directamente en la pantalla seleccin.
rg_begins(!1_NAME , !0_BUSCAR$ )

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Pg 47

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7.3 Formato y justificado


7.3.1 Justificar cadena a la derecha rg_right$(campo, tamao)
Esta funcin justifica a la derecha un valor en un campo alfanumrico.
Nomb
re
Name
$

=.
rg_right$(!1_NAME , !0_size )

El campo derivado NAME$ utilizado, ya sea en un formato de informe o en una


salida en RTF, se mostrar justificado a la derecha. Esto es til para situar un texto
lo ms prximo posible a un campo o para escribir el nombre y la direccin en un
bloque de texto situado en el margen superior izquierdo de una carta. El parmetro
tamao le permite justificar el texto con una determinada longitud. Si se deja en
blanco, se utilizar la longitud del campo
7.3.2 Centrar cadena rg_centre$(campo, tamao)
Esta funcin centra un texto de un campo alfanumrico.
Nomb
re
DESC
$

=.
rg_centre$(!1_DESC , !0_size )

El campo derivado DESC$ utilizado, ya sea en un formato de informe o en una


salida en RTF, mostrar el texto centrado. La anchura del rea de texto queda
controlada por el parmetro tamao.
7.3.3 Justificar cadena a la izquierda rg_string$(valor, imagen)
Esta funcin justifica a la derecha un valor numrico transfirindolo a un campo
alfanumrico y eliminando los ceros a la izquierda.
Nomb
re
NUM
$

=.
rg_string$(!1_ BASETOTL , -#########.## )

En el ejemplo anterior, el campo numrico NUM$ recibir el valor del campo


BASETOTL. La rutina convertir el campo numrico en alfanumrico y lo introducir
en el campo NUM$ utilizando la imagen como gua. Se eliminarn los ceros situados
a la izquierda del valor convertido.
Esta rutina es til para realizar un justificado a la izquierda de un valor numrico y, a
continuacin, agregarle un smbolo de divisa delante. Es mejor obtener un resultado
como 56,789.99 que obtener uno como 56,789.99.

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7.3.4 Justificado numrico a la derecha rg_justify$(valor, imagen, ceros a eliminar)


Esta funcin devuelve un campo alfanumrico que contiene el valor numrico inicial
justificado a la derecha y con un nmero predeterminado de ceros a la derecha
eliminados.
Nombre
NU
M$

=.
rg_justify$(!1_BASETOTL , -#########.## , 2 )

7.3.5 Justificado a la derecha numrico/en blanco rg_blank(valor, imagen, nmero


de decimales)
Esta funcin devuelve un campo alfanumrico que contiene el valor numrico inicial,
justificado a la derecha y con un nmero predeterminado de decimales eliminado. Si
se deja a cero el nmero de decimales y el valor numrico tiene valor cero, entonces
no se imprime nada.
Nom
bre
NU
M$

=.
rg_blank$(!1_BASETOTL , -#########.## , 0 )

7.4 Cambio maysculas/minsculas.


Hay tres rutinas que permiten al usuario manipular el tipo de letra (maysculas o
minsculas) de un campo de texto, rg_upper$(), rg_lower$() y rg_lcap$(). Con ellas
se puede convertir un campo de texto a minsculas, maysculas o con la primera
letra en mayscula. Todos funcionan de forma similar, se llama a la rutina y el
campo que contiene el texto a convertir se pasa como un parmetro. Convertir a
minsculas case rg_lower$(cadena a convertir)
Nombre
NAME$

=.
rg_lower$(!1_NAME )

En este ejemplo, una cadena cuyo valor original es EJEMPLO se convertir en


ejemplo.

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7.4.1 Convertir a maysculas la letra inicial rg_lcap$(cadena a convertir)


Nomb
re
NAME$

=.
rg_lcap$(!1_NAME )

En este ejemplo, una cadena cuyo valor original es EJEMPLO se convertir en


Ejemplo.
7.4.2 Convertir a maysculas rg_upper$(cadena a convertir)
Nom
bre
NA
ME$

=.
rg_upper$(!1_NAME )

En este ejemplo se modificar el valor original de la cadena de ejemplo a


EJEMPLO.

7.5 Convertir entre tipos de datos


7.5.1 Alfanumrico a numrico 'rg_conv_a2n(texto$)
Convertir el contenido de un campo alfanumrico o parte de un campo
alfanumrico en un campo numrico.
TEXTO$= el campo alfanumrico que contiene el nmero. En caso de que el texto
no pueda convertirse en nmero de forma correcta, la rutina devolver a valor cero.
Nom
bre
ACN
UM
STN
UM

=......
'RG_CONV_A2N(!1_ACCOUNT)
'RG_CONV_A2N(STR(!1_SUFFIX,2,6))

El primer ejemplo convierte el nmero de cuenta contenido en un campo


alfanumrico (ACCOUNT) a un campo numrico llamado ACNUM. Si figuran
caracteres no numricos en el nmero de cuenta, el campo derivado ACNUM queda
con valor cero.
El segundo ejemplo asigna al campo derivado STNUM un valor numrico de seis
caracteres extrado del campo SUFFIX, comenzando en la posicin nmero dos de
la cadena. En el segundo ejemplo se utiliza la funcin STR().

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7.5.2 Numrico a alfanumrico 'rg_conv_n2a$(valor,imagen)


Convierte el contenido de un campo numrico en una cadena alfanumrica.
NUMBER = el nombre del campo a convertir. IMAGEN = el tamao y el tipo de
imagen que recibe el valor convertido. Si el nmero no puede convertirse en texto de
forma efectiva utilizando la imagen especificada, la rutina devolver un espacio
vaco.
Nom
bre
VAL
$

=......
'RG_CONV_N2A$(!1_BASETOTL,"-######.##")

El ejemplo anterior convierte el campo BASETOTL en un campo derivado


alfanumrico llamado VAL$. Si la conversin no tiene xito porque el nmero no
puede transformarse en cadena utilizando la imagen, la rutina devolver un espacio
en blanco. El tamao mximo de la imagen es de 20 caracteres. Observe que la
imagen incluye un signo menos, una serie de dgitos para la parte entera, un punto
separador de decimales y una serie de dgitos para la parte decimal.
La imagen debe ir encerrada entre comillas. Los nmeros son convertidos de
acuerdo con la imagen; si la imagen es demasiado extensa, el nmero aparece
precedido de ceros. Si se desea suprimir estos ceros, se puede utilizar
'rg_justify$().
7.5.3 Convertir fecha en formato juliano a fecha alfanumrica rg_date$(nmero de
da juliano, tamao de la fecha)
La funcin 'rg_date$() se utiliza para convertir un nmero de da juliano en una fecha
de texto vlida. Normalmente, se utiliza un formato de 8 10 caracteres. Esta
funcin es til cuando un informe ha alterado un campo de fecha y ste tiene que
aparecer con su nuevo valor.
Nmero de da juliano = Un campo numrico que contiene un nmero de da,
(TODAY) devuelve la fecha de hoy en un formato de texto vlido
Tamao de fecha = La extensin de la fecha que se muestra la variable
alfanumrica receptora. 8 = DD/MM/AA. 10 = DD/MM/AAAA. 0 = Versin de texto de
la fecha, ocupa 20 caracteres como mximo.
Nombre
REPLY
DATE$

=......
!0_J_TODAY + 30
'RG_date$ (!0_REPLY, 10)

Este ejemplo suma 30 das al nmero de da para obtener una fecha 30 das
posterior. El campo derivado DATE$ llama a la rutina rg_date$. El campo derivado
REPLY contiene el nmero de da y el campo derivado DATES$ acta como la
variable receptora. La extensin de la variable receptora queda establecida en 10
caracteres.

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Si la extensin de la variable receptora es de cero caracteres, la fecha se devolver


en formato texto (ej. 3 de julio de 1996), aunque no se incluir el ao si la fecha
est dentro del mismo ao y a menos de 120 das de la fecha actual.

7.5.4 Convertir fecha de texto a Juliano 'rg_julian(fecha$, formato)


Esta funcin se utiliza para convertir una fecha alfanumrica en un nmero de da.
Fecha$ = el campo de texto que contiene la fecha que se va a transformar.
Formato = la extensin del campo de fecha alfanumrico (8 = DD/MM/AA y 10 =
DD/MM/AAAA).
En este ejemplo, asumiremos que por motivos de seleccin, la fecha con la que
trabajamos debe quedar establecida en el tercer da del mes en cuestin. Para hacer
esto convertimos la fecha objetivo en una cadena, sustituimos los primeros dos
caracteres por 03 y, a continuacin, volvemos a convertirla a nmero de da.
Name
DATE
$
DAY

=......
'RG_DATE(!1_DATE, 8)
STR(!0_DATE$,1,2) = "03"
'RG_JULIAN( !0_DATE$,8)

El campo derivado final, DAY, contiene el nmero de da que corresponde al tercer


da del mes relativo al campo de fecha original !1_DATE.
7.5.5 Convertir da juliano en da de la semana 'rg_weekday$(da)
Devuelve un campo alfanumrico que indica el da de la semana que corresponde al
nmero de da especificado.
da = El nmero de da para el que se requiere el da de la semana.
Nom
bre
DO
W$

=......
'RG_WEEKDAY$(!1_NEXTSERV)

En el ejemplo anterior, el campo derivado DOW$ recibe un de texto con el da de la


semana relativo al campo NEXTSERV. De este modo, se puede enviar una carta
sobre el prximo servicio que debe realizarse a un cliente.

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7.6 Clculos
7.6.1 Calcular margen rg_margin(valor de venta, valor de coste)
Este clculo resulta til para hallar el porcentaje de margen entre dos nmeros. En
este caso, entre el valor de venta y, en segundo lugar, el valor de coste.
Nom
bre
Mar
gen

=......
rg_margin(!1_sellprice , !1_costprice )

Recuerde que si desea incluir un total para la columna margen en el informe, tendr
que activar la casilla recalcular, ya que, de lo contrario, obtendr un total acumulado
que no tiene sentido.
7.6.2 Calcular descuento rg_discount(bruto, neto, decimales)
Esta funcin presentar el descuento utilizado para obtener el valor neto de un
campo. Se necesitan tres valores, el valor bruto, el valor neto y el nmero de
espacios decimales que se utilizarn en la columna que muestra el resultado.
Nombr
e
DISC

=......
rg_discount(!1_retail, !1_sellprice, 2)

7.7 Exportar a Excel


Si quiere crear directamente el documento en Excel, puede definir el nombre del
libro, de la hoja de clculo y la fila y columna en que aparecer el resultado.
Asegrese de que el tipo de salida en la pantalla ttulo quede establecido en E y
que la herramienta de exportacin sea Excel en minsculas.
Puede utilizar dos funciones que se utilizan como campos derivados.

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7.7.1 Especificar el nombre del fichero de exportacin rg_export_filename(nombre,


salvar, ocultar)
Esta funcin permite especificar el nombre de la hoja con la que se va a trabajar. Se
pueden utilizar tres parmetros. El primero es el nombre de la hoja, con su ruta DOS
completa. Este fichero debe estar ya creado, ya que el Generador de Informes no lo
crea de forma automtica.
El segundo parmetro sirve para especificar si se desea salvar la hoja cuando se
haya completado el documento. Normalmente, se le asigna el valor Y (s), ya que
de lo contrario puede que el fichero no funcione correctamente o puede quedar
grabado como un fichero de slo lectura.
La tercera opcin le permite ocultar la hoja Excel durante la exportacin.
Nomb
re

=......
rg_export_filename(c:\apab\sheets\costs.xls,Y,Y)

7.7.2 Posicin en la hoja rg_export_position(hoja, fila, columna)


Esta funcin permite identificar el nmero de hoja de la hoja que va a recibir la salida
del informe. Asimismo, permite especificar la fila y la columna desde donde se
comenzar a completar la hoja.
Nombr
e

=......
rg_export_position ( 3, 2, 2)

En el ejemplo anterior, los datos se introducirn en la tercera hoja y la importacin


comenzar a partir de la segunda fila y la segunda columna.

7.8 Control HTML


En los informes HTML se pueden introducir una serie de controles para mejorar su
apariencia y utilidad. Los documentos HTML cada vez son ms populares y son
particularmente tiles si los informes pueden publicarse en un rea del sistema de
acceso pblico, desde donde se puede proporcionar informacin valiosa a partes
interesadas ajenas a la empresa. En estos informes, se puede introducir el Logo de
la empresa aplicando algunos campos derivados bsicos.

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7.8.1 Imgenes HTML rg_html_image(fichero imagen encabezado, fichero imagen


fondo)
Nomb
re

=......
rg_html_image(images/backkcc.gif , images/kcc.gif )

Esta rutina aplica una imagen al documento HTML y utiliza los ficheros especificados
como fondo de pgina o encabezamiento para el rea superior de la pgina.
Asegrese de que los ficheros de las imgenes se siten en el directorio del
documento HTML, o, como en el caso anterior, en un directorio dentro del directorio
de documentos de HTML.
7.8.2 Colores HTML rg_html_colours(fondo, cabecera, Sub-cabecera, Sub-total,
Texto)
Se pueden especificar hasta cinco colores diferentes. Obviamente, la eleccin de los
colores ser personal y depender de si desea mantener la imagen corporativa. Los
colores que se pueden utilizar estn basados en la gama de colores que utilizan las
aplicaciones HTML. Explorer y Navigator soportan actualmente 200 nombres de
colores.
Nomb
re

=......
rg_html_colours(brown, ,cyan,green,red )

En el ejemplo anterior, se han asignado colores a todas las partes del documento,
excepto a la cabecera que retiene color por defecto.
7.8.3 Agregar enlace HTML rg_html_link(texto del enlace, URL de enlace)
Se puede aadir un enlace HTML al comienzo del informe para permitir al usuario
enlazar con otro documento o con una pgina WEB. Podra utilizar, por ejemplo, la
pgina corporativa de su empresa, o podra utilizar un documento que explica el
informe que se est visualizando.
Nomb
re

=......
rg_html_link(Documento de ayuda para visualizar el
informe, ../docs/Report_ADH.htm)

En el ejemplo anterior se puede observar que hay un enlace con un documento en el


que figuran los campos que se muestran en el documento HTML.

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7.8.4 Definir nombre para gran total rg_html_all(ttulo)


Este control permitir definir un nombre especfico para el total final al comienzo del
informe (recuerde que el total final se encuentra en la parte superior - los informes
HTML se muestran al revs).
Es un comando sencillo y muy eficaz si se utiliza correctamente.
Nomb
re

=......
rg_html_all(Total de todos los pagos)

7.8.5 Suprimir el ttulo en los subtotales rg_html_no_banner


Este control se utiliza sin parmetros. Elimina el ttulo del documento o las
cabeceras de los saltos de seccin. Esta operacin puede ser recomendable si slo
hay un par de columnas en el documento. Sin embargo, en los documentos ms
complejos puede ser aconsejable mantener los ttulos, ya que indican qu
informacin aparece en cada columna.
Nomb
re

=......
rg_html_no_banner

7.8.6 Especificar nombre del documento


rg_export_filename(nombre)
En todos los documentos HTML el nombre por defecto del fichero en el que figuran
se crea tomando los dos caracteres de la ID del mdulo y los tres caracteres de la ID
del informe, unindolos y aadiendo al final la extensin HTML. As, el informe APD
del mdulo de Contabilidad de Clientes volver aparecer en el fichero
SL_APD.html. Los usuarios de V8 no pueden modificar el nombre del fichero.
Teclee el nombre del fichero requerido y se utilizar preferentemente al nombre por
defecto. NO introduzca espacios en el nombre del fichero, conecte las palabras con
subrayados o guiones.
Nomb
re

=......
rg_export_filename(Sales-Ledger-Debtors)

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7.9 Control del Informe


7.9.1 Interrumpir documento rg_stop_after(nmero de registros a mostrar)
Este control permite limitar a un nmero mximo los registros a imprimir. Es til para
realizar pruebas y para controlar el tamao del informe. Se puede utilizar por
ejemplo para imprimir una tabla de clasificacin con los 10 elementos ms o menos
frecuentes en un fichero.
Tenga en cuenta que esta operacin no evitar que el informe analice una cantidad
importante de registros, si el informe est siendo ordenado. En este caso, el informe
analizar toda la base de datos y slo se detendr cuando alcance el nmero de
registros impresos indicado. Si quiere probar el informe rpidamente, sin que se
procese todo el fichero, deber utilizar la funcin rg_scan_only.
Tambin puede PREGUNTAR por el nmero de registros a los que se quiere
acceder o imprimir. El ejemplo que se muestra a continuacin, utiliza un campo
pregunta llamado MAXNUM que determina los registros que se van a imprimir o
mostrar.
Nomb
re

=......
rg_stop_after(!0_maxnum)

7.9.2 Interrumpir anlisis rg_scan_only(nmero a procesar)


Este control permite analizar un nmero predeterminado de registros. Es til para
realizar pruebas, ya que permite analizar solo unos pocos registros de un fichero
muy extenso. Recuerde que si el fichero no est siendo procesado en su totalidad,
se obtendr un resultado parcial.
Se puede PREGUNTAR por el nmero de registros a los que se va a acceder. El
ejemplo que se muestra a continuacin, utiliza un campo pregunta llamado
MAXNUM que determina los registros que se deben procesar.
Nomb
re

=......
rg_scan_only(!0_maxnum)

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7.10 Control de Impresin, Suprimir


El control de impresin se limita a cuatro comandos que sirven para suprimir el ttulo
(las cabeceras de las columnas del informe), el resumen (la descripcin de los
registros a los que se ha accedido y se han impreso), los controles de salto de
pgina y el informe de estado.
Estos controles se utilizarn normalmente en dos casos: si el documento se enva a
travs de una impresora de un servidor Kprint, el usuario quiz no desee establecer
los atributos porque estropearn el aspecto del documento.
El caso nmero dos ocurre cuando el usuario desea redirigir la impresin del
documento a un fichero en formato ASCII y utilizarlo en otra aplicacin. Producir el
documento en formato CSV es sencillo, pero a veces no hay mas remedio que
utilizar el formato ASCII.
Seleccione el control que necesita y teclelo en los campos derivados. No necesitan
se parmetros.
7.10.1 Eliminar resumen
Elimine el mensaje:
Procesando fichero, pasada x, registros accedidos xxxx, registros impresos
xxxx.

7.10.2 Suprimir ttulo del informe


Suprimir la impresin de las cabeceras de las columnas del informe.
7.10.3 Suprimir Avance de pgina
Evita que se produzcan avances de pgina en el informe. Es una herramienta muy
til si el informe va a ser importado a una hoja de clculo externa o a una base de
datos externa.
7.10.4 Suprimir estado del informe
Evita que se muestre el mensaje:
nnn registros ledos
nnn registros impresos
nnn registros suprimidos

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7.10.5 Mostrar lneas verticales en multicolumna


Este control ayuda a visualizar el documento en la pantalla. Algunos informes son
difciles de leer en la pantalla si las lneas tienes una longitud superior a
100caracteres.
El Generador de Informes, al contrario que las consultas Ad-hoc, no divide
automticamente cada lnea en columnas individuales, lo que significa que, a menos
que se indique lo contrario, toda la informacin aparece contenida en una sola
columna.
El nmero de columnas en que se divide la salida queda bajo el control del usuario
mediante la utilizacin del smbolo pipa |. Si se introduce un smbolo pipa entre las
cabeceras de los campos, cada campo aparece en una columna independiente.
Tambin aparece una barra de desplazamiento en la parte inferior de la pantalla que
permite desplazarse por el informe de izquierda a derecha. La cantidad en que se
desplaza a izquierda o derecha con cada clic del ratn depende del nmero de
smbolos que haya en la cabecera.
Si adems se aade el campo derivado rg_show_line, aparecer una delgada
lnea gris entre los campos para indicar que se estn utilizando separadores de
columna.
Nombre

=......
rg_show_line

7.10.6 Enlazar con otro informe al terminar rg_link(ID del informe, pasar preguntas,
suprimir preguntas)
Se ha incluido una funcin que permite encadenar informes. Cuando finaliza el
primer informe, se puede iniciar otro, pasando, si es necesario, valores para las
preguntas del segundo. Esta funcin resulta muy til cuando se necesita ejecutar
secuencialmente varios informes.
Para la rutina son necesarios tres parmetros:
ID del informe
El primero es la ID del informe que se ejecutar cuando se complete el primero. Si el
segundo informe se encuentra en el mismo mdulo que el primero, slo se necesita
la ID de tres caracteres del informe. Si el informe figura en otro mdulo, la ID del
informe debe ir precedida del identificador del mdulo. As son correctos "PB1" y
"SL/PB1".

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Pasar preguntas
Para iniciar el nuevo informe quiz se debern completar una o ms preguntas; este
campo determina si los valores para las preguntas se pueden pasar desde el primer
informe.
Si desea pasar valores para las preguntas, deber completar los siguientes pasos.
Establecer el flag de pasar preguntas a "Y" (s)
Crear los campos de preguntas necesarios en el primer informe.
Crear los campos de preguntas en el segundo informe con los mismos nombres.
Los valores de las preguntas del primer informe pasarn a las preguntas del
segundo informe que tengan los mismos nombres.
Suprimir preguntas
Adems de pasar los valores de las preguntas del primer informe al segundo, se
puede permitir que el usuario tenga la posibilidad de modificar los valores de las
preguntas antes comenzar la ejecucin del segundo informe.
Esta opcin se puede utilizarse independientemente de si se han pasado o no los
valores de las preguntas. Si el valor se establece en s ("Y"); el segundo informe se
ejecuta sin esperar a que se hayan completado las preguntas. Si se establece en
"N", el segundo informe no se ejecuta hasta que el usuario ha completado las
preguntas.
Cuando se haya completado el segundo informe, el sistema volver al primero.

7.11 Manipulacin de cadenas


La manipulacin de cadenas permite trabajar con la totalidad o con solo una parte de
los campos de texto. Para utilizar estas funciones, es importante conocer el
funcionamiento de la sentencia de cadena bsica (STR()
STR(nombre del campo, carcter de inicio, longitud de la seleccin)
La funcin STR() permite examinar, extraer o trabajar con parte de una cadena
alfanumrica. En el ejemplo que figura a continuacin se muestra la sintaxis; el
comando tiene tres parmetros: el nombre del campo, la posicin de inicio y la
longitud. Los parmetros van separados por comas. Si se omite la posicin inicial, se
asumir la posicin 1; si se omite la longitud, se utilizar el resto del campo
AC1$
SNO$
PC$

STR(!1_ACCOUNT , 1 , 1 )
STR(!1_SUFFIX , 2 )
STR(!1_POSTCODE ,1 ,4 )

El primer ejemplo asigna el primer carcter del cdigo de cuenta (ACCOUNT) al


campo derivado AC1$. El segundo ejemplo copia al sufijo (SUFFIX) a partir del
segundo carcter y lo asigna al campo derivado SON$. El tercer ejemplo copia los
cuatro primeros caracteres del cdigo postal en PC$.

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Pg 60

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7.11.1 Dividir en el espacio precedente rg_split( campo, posicin, primera o ltima


parte de la cadena)
Esta funcin permite seleccionar parte de un campo de texto, comenzando en el
primer espacio relativo a una posicin determinada. El usuario puede seleccionar el
texto de antes del espacio o el de despus.
Si no hay un espacio vaco en la posicin que precede a la seleccionada, la funcin
devuelve la misma posicin seleccionada.
Si tomamos el siguiente campo de texto y una pequea seleccin de ejemplos se
puede como funciona con ms claridad.
Valor del campo = London Small Industries Ltd
rg_split(campo, 8 , 1) devuelve London
rg_split(campo, 8 , 2) devuelve Small Industries Ltd
rg_split(campo, 5 , 1) devuelve Londo
rg_split(campo, 5 , 2) devuelve n Small Industries Ltd)
7.11.2 Dejar en blanco cadenas repetidas rg_repeat$(cadena, identificador)
Esta funcin evita que se repita informacin en todas las lneas del informe. Si se
muestra una cadena solamente cada vez que su valor cambia, la apariencia del
informe mejora. Cada cadena que se desea suprimir debe tener un identificador
diferente. Esta operacin se muestra en el ejemplo siguiente, el nmero de cuenta
tiene el identificador 1 y el nmero de recambio tiene el identificador 2.
Derivado 1
Derivado 2

rg_repeat$(!1_account , 1)
rg_repeat$(!1_partno , 2)

Documento
Cuenta Cod. recam Fecha
A0001 ABC123
01/11/99
ABC234
02/11/99
03/11/99
06/11/99
ABC345
01/11/99
B0001 ABC123
02/11/99

Precio
23.65
26.99
26.99
26.99
12.20
23.65

En el ejemplo anterior, el cdigo de cuenta se deja en blanco hasta que cambia y as


nicamente se muestra en la primera lnea de cada grupo de cifras de cada cuenta.
El Cdigo de recambio ABC234 se ha suministrado tres veces a la cuenta A0001 y
slo se muestra una vez. Ambos valores aparecen cuando cambian.

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7.12 Informacin del sistema


Hay dos funciones nuevas en la seccin de informacin del sistema.
7.12.1 Obtener parmetros del men rg_parms$(parmetro)
Esta funcin nicamente est disponible en Rev.8 y devuelve los valores de las
variables db_parms$() para utilizarlas en el informe.
Nombr
e
Otype$

=......
rg_parms$($OUTPUT)

7.12.2 Devolver variable de entorno rg_env$(variable)


Algunas variables figuran en el entorno del sistema, lo que indica que el valor de la
variable est disponible en el sistema en todo momento. Esto es til para los
usuarios del Generador de Informes, ya que as pueden acceder a los valores de las
variables de entorno desde cualquier informe.
Nomb
re
Count
ry$

=......
rg_env$(COUNTRY)

7.13 Varios
7.13.1 Nivel de subtotal
Se puede utilizar esta opcin para conocer el nivel de subtotal que se est
imprimiendo. Es particularmente til para aadir mensajes de texto a lneas
especficas de los subtotales. Los usuarios avanzados pueden utilizar este valor
para determinar si se deben realizar ciertos clculos o poner ciertos valores a cero.
La rutina devuelve un nmero entero del 1 al 5 que indica el nivel que est siendo
procesado.
Nomb
re
Subni
vel

=......
rg_subtotal

Se puede utilizar este valor en una funcin ternaria para mostrar mensajes diferentes
en distintos puntos de ruptura del informe.
Nombre
TOTTEXT$
TOTTEXT$
TOTTEXT$

=....
(RG_SUBTOTAL=1? Subtotal codigo de area : )
(RG_SUBTOTAL=2? Subtotal de cuenta : !0_tottext$)
(RG_SUBTOTAL=3? Subtotal por recambio :
!0_tottext$)
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8. La pantalla Preguntas
En esta pantalla se pueden definir las preguntas que completar la persona que
ejecuta el informe. Se pueden crear hasta 10 campos de preguntas con diferentes
tipos de datos.
Al ejecutar un informe, las preguntas pueden pedir intervalos de fecha con los que
realizar la seleccin de registros, el menor y mayor cdigo de cuenta a incluir, un
grupo de producto o simplemente puede presentar casillas que el usuario debe
marcar.
Las preguntas pueden requerir que se introduzca texto, nmeros, fechas, botones
circulares o casillas de comprobacin. Las fechas introducidas se verifican para
evitar que no tengan sentido, ej. 30/02/96.
La pantalla que realiza las preguntas se confecciona automticamente basndose
en los tipos de preguntas que se han definido.

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En el ejemplo anterior habr que completar 7 preguntas, en las dos primeras habr
que introducir la fecha ms antigua y la ms reciente.
Las preguntas 3 y 4 piden un intervalo de cdigos de cuenta y proporcionan una
ayuda de bsqueda.
Las preguntas 5, 6 y 7 son botones circulares relacionados entre s, de modo que
slo se puede seleccionar uno de ellos
El formato preguntas, una vez compilado, se asemejar a la imagen que se muestra
a continuacin.

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8.1 Crear Preguntas


Aunque se pueden utilizar hasta 10 preguntas, a menudo es recomendable utilizar la
menor cantidad posible. La utilidad del Generador de Informes mejora si se usan
preguntas, pero para los usuarios puede llegar a ser tedioso tener que completar
repetidamente unos valores que quiz conviene que estn codificados en la pantalla
de seleccin.

8.1.1 Nombre de la pregunta


Las preguntas son, por definicin, Campos Derivados, por lo que sus nombres
deben seguir las convenciones especificadas para los campos derivados. Utilice
caracteres de la A a la Z, en lugar de caracteres del tipo "$$%^&*. Recuerde que, si
se est utilizando un campo de texto, debe introducir un smbolo de dlar ($) al final
del nombre de la columna,.
Introduzca el nombre de columna y pulse TABULADOR. El nombre de la columna
que se ha elegido aparecer en la lista de las columnas derivadas, por lo se deben
escoger nombres que no choquen con los campos derivados existentes.
8.1.2 Tipo
Si el nombre de la pregunta termina con un smbolo de dlar, la columna de tipo
asume por defecto el tipo 'carcter'. Para cambiarlo, elija un tipo de la lista con el
botn "...".

8.1.2.1 Numrico
Permite introducir un nmero. Los campos numricos necesitan una imagen que
sirve para especificar el tamao del nmero, si admite valores negativos y cuntos
decimales puede tener.
Son aplicables los siguientes ejemplos:
-6,2
6,2
6,0

Permite introducir nmeros entre -999999,99 y 999999,99


Permite introducir nmeros entre 0 y 999999,99
Permite introducir nmeros entre 0 y 999999

8.1.2.2 Fecha
Los campos de fecha son muy sencillos, teclee la letra 'D' y el sistema pedir una
fecha conforme con el formato DD/MM/AA y la verificar una vez haya sido
introducida.
8.1.2.3 Casilla de comprobacin
Es una pregunta que se debe responder con s o no. Si el usuario hace clic sobre la
casilla, sta queda marcada y el campo toma el valor TRUE (Verdadero).

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8.1.2.4 Botn de radio


Los botones de radio pueden estar agrupados y se pueden modificar con el ratn
cambiando su valor (verdadero o falso). El motivo por el que se utilizan los botones
de radio en lugar de las casillas de comprobacin es que cuando estn agrupados
slo se puede activar uno a la vez.
8.1.2.5 Texto de la pregunta
Es un texto que describe qu tipo de valor se debe introducir en la pregunta. Slo se
pueden utilizar 30 caracteres, por lo que el texto debe ser claro y conciso.
Una pregunta como:
Introduzca la fecha de facturacin ms antigua
Esta bien, pero el usuario desconoce el efecto de dejar esta pregunta en blanco, si
est permitido dejar la pregunta en blanco debera aparecer:
Fecha de facturacin ms antigua (todas = blanco)
Deja claro que no es obligatorio introducir la fecha.
El usuario debe asegurarse de que, cuando se utilice el valor de la pregunta, se
tenga en cuenta que puede estar en blanco.
8.1.2.6 Valores predeterminados
Cada campo de pregunta (aparte de los campos de fecha) puede tener un valor por
defecto. A menudo es til si hay valores preferibles, aunque a veces se necesita
utilizar un valor alternativo.

8.2 Establecer bsquedas


En algunas preguntas es mejor que el usuario pueda buscar el valor. Esta bien que
una pregunta requiera el cdigo mayor y menor de una cuenta de Cliente, siempre y
cuando la persona que ejecuta el informe pueda recordar el cdigo.
Si proporciona una herramienta de bsqueda se puede localizar el cdigo correcto y
as el informe ser ms preciso.
Esta opcin queda explicada de forma ms clara con este ejemplo, en este caso una
bsqueda de un cdigo de cuenta de Contabilidad de Clientes.
8.2.1 Mdulo
El primer valor que hay que completar identifica el mdulo. Para proporcionar la
tabla de bsqueda el sistema debe conocer el mdulo en el que buscar. Utilice el
botn '...' si desea localizar el mnemnico del mdulo. Pulse TABULADOR para
situarse en Empresa.

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8.2.2 Empresa
La seleccin de la empresa se realiza de forma similar a como se hace en la pantalla
Tablas. Deje los dos asteriscos para utilizar la empresa actual. En algunos casos, las
tablas de bsqueda slo pueden localizarse en la empresa 00.
8.2.3 Tabla
Seleccione la tabla de la lista mediante el botn '...'. No hay necesidad de que la
tabla utilizada figure en ninguna otra parte del informe.
8.2.4 Camino de bsqueda
Es necesario identificar el camino de bsqueda. En este caso se utiliza el camino de
acceso nmero uno porque el campo necesario es el cdigo de cuenta y el camino
de bsqueda 1 est basado en la cuenta.
8.2.5 En blanco permitido
Si desea que el usuario pueda dejar la pregunta en blanco deber marcar sta
casilla. Si se deja en blanco el informe, no le dejar continuar a menos que
introduzca un cdigo de cuenta vlido.
8.2.6 Pregunta de bsqueda
Este es el campo que el usuario completar inicialmente para buscar la cuenta
correcta. Es habitual elegir la columna que quiere buscar, de este modo, el usuario
puede, al menos, completar parte del campo y as limitar la bsqueda.
En los casos es los que hay slo de 1 a 0 registros en el fichero de bsqueda, no
ser necesario efectuar una bsqueda y el sistema proporcionar una casilla
desplegable desde la que se realizar la seleccin.
8.2.7 Descripcin de bsqueda 1
Es el primer campo descriptivo que identifica el registro que a elegir.

8.2.8 Descripcin de bsqueda 2


Es el segundo campo descriptivo, facilita seleccionar correctamente de entre los
registros resultantes de la bsqueda

8.3 Uso de las preguntas.


Una vez creados los campos de preguntas, se pueden utilizar de multitud de formas
en las opciones SECUENCIA, SELECCCIN, FORMATO y DERIVADO.
A continuacin, se muestran tres ejemplos de preguntas:
8.3.1 Ejemplo 1
En el primer ejemplo, el usuario desea ejecutar un informe que incluya los elementos
que entren en un intervalo de fechas que se debe establecer en el momento de
ejecutar el informe.

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Se definen dos preguntas de fechas. FECHAA y FECHAB. La FECHAA pide la


fecha ms baja y la FECHAB pide la fecha ms alta.
Una vez definidas, sus campos se deben incluir en la opcin SELECCION.
Las lneas de la seleccin sern como sigue:
!1_INVDATE >= !0_FECHAA OR !0_FECHAA = 0
!1_INVDATE <= !0_FECHAB OR !0_FECHAB = 0
La primera parte de la lnea comprueba si la fecha introducida es mayor o igual a la
fecha del registro que se examina. La segunda parte de la lnea (!0_FECHAA = 0)
sirve para incluir el registro si el valor de la pregunta es cero.
La segunda parte permite seleccionar todos los registros sin tener que responder a
la pregunta.
En algunos informes de Kerridge se pueden ver mensajes como "Introduzca la
fecha ms antigua (o blanco)" en las preguntas. Si se dejan en blanco, se
considera que la seleccin no es necesaria. En este caso, las normas de seleccin
deben poder tratar con valores a cero.
Debido a que las fechas se consideran y se almacenan como campos numricos, si
se deja en campo de fecha en blanco, el valor resultante es cero. Si se deja en
blanco un campo alfanumrico entonces es necesario comprobar si contiene un
espacio en blanco, de la forma siguiente:
!1_EXEC = !0_SALESMAN OR !0_SALESMAN = " "

8.3.2 Ejemplo 2.
En el segundo ejemplo se va a incluir una pregunta en el clculo de un campo
derivado.
Imagine que desea aplicar una comisin extra a los vendedores que alcancen un
determinado volumen de ventas. Y para hacrselo un poco ms difcil a los
vendedores queremos tener la posibilidad de ajustar el objetivo y el porcentaje de la
comisin.
Para resolver el problema deberemos utilizar PREGUNTAS y TERNARIAS.
Sern necesarias dos preguntas;
TARGET

CNEW

5.
2
2.
2

Introducir nuevo objetivo

Introducir nuevo porcentaje de comisin

Los clculos de los campos derivados sern:


Nombre.
CLEVEL
CCALC

= ...
(!0_TARGET>!1_SALES? !0_CNEW:!1_COMM)
!1_SALES * !0_COMLEVEL/100

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El primer campo derivado comprueba si el valor real de las ventas es superior a la


cifra estimada. Si es as, se asigna la nueva comisin al campo derivado CLEVEL.
En caso contrario, se le asigna el valor ya existente en la base de datos.
En el segundo campo derivado, CCALC, se calcula el valor de la comisin.
8.3.3 Ejemplo 3.
En este ejemplo se utilizan las preguntas con la SECUENCIA.
Nombre.
CLEVEL
CCALC

= ...
(!0_TARGET>!1_SALES? !0_CNEW:!1_COMM)
!1_SALES * !0_COMLEVEL/100

Se asume que se est trabajando con la base de datos de Contabilidad de Clientes.


Lo que necesita es un listado de cuentas, pero slo si quedan dentro del intervalo de
cuentas que se ha introducido en las preguntas.
Adems de que es sencillo realizar esta operacin con las preguntas, se dispone de
la ventaja aadida de que la base de datos tiene, al menos, un CAMINO DE
BSQUEDA por orden de nmero de cuenta.
Debido a que podemos analizar la base de datos por orden de cdigo de cuenta
utilizando el camino de bsqueda correcto, tambin podemos utilizar las preguntas
para acelerar la ejecucin del informe. Lo que hay que hacer es introducir los
campos de preguntas en los recuadros COMENZANDO EN y TERMINANDO EN en
la seccin de optimizacin de acceso de la pantalla SECUENCIA.
Una vez hecho esto, el Generador de Informes comenzar a analizar la base de
datos desde el valor ms bajo introducido y se detendr cuando se alcance el valor
ms alto introducido en las preguntas.
Si no se introduce respuesta alguna en las preguntas, los campos de inicio y fin
sern nulos y se recorrer toda la tabla. De este modo, no hace falta introducir los
campos de pregunta en la opcin SELECCIONAR.

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9. La pantalla Seleccin
9.1 Introduccin
La opcin Seleccin permite establecer normas para determinar los tems que se
incluirn o se excluirn del informe. Las normas se introducen como criterios de
seleccin. Cuando se aplica ms de un criterio, stos deben vincularse mediante la
Lgica de seleccin.

La pantalla se divide en dos zonas, la parte superior le permite introducir 10 lneas


de criterios de seleccin, la parte inferior de la pantalla se utiliza para introducir la
lgica de seleccin.
Los nombres de los campos se construyen del mismo modo que los de los campos
derivados y deben seguir este formato:
!x_yyyyyyyy
!
x
_
y

Para indicar que a continuacin se especifica el nombre de una columna.


Para indicar el nmero de id! de la tabla.
Para separar la id! de la tabla del nombre de la columna.
El nombre de la columna, de hasta 8 caracteres

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9.2 Criterios de seleccin


Al entrar en la pantalla, el cursor se sita al comienzo de la lnea A. Seguidamente,
deber teclear la norma de seleccin, formada normalmente de un mnimo de tres
elementos.
nombre de la columna
operador
valor
La norma de seleccin representa algo similar a:
'incluir cuentas de contabilidad de clientes cuyo cdigo es mayor que A00001'.
La columna sera el nmero de la cuenta.
El operador sera 'mayor que'.
El valor sera 'A000001'
La columna puede provenir de cualquiera de las tablas de la pantalla Tablas.
Asimismo tambin puede ser cualquiera de las columnas derivadas.
El operador puede ser uno de los siguientes:
. Smbolo
>
<
>=
<=
<>
=

Significado
Mayor que
Menor que
Mayor o igual
Menor o igual
Diferente
Igual

El valor se introduce despus del operador; si el campo es alfanumrico el valor se


debe encerrar entre comillas.
La lnea de seleccin completa tendr un aspecto similar a este:
!1_ACCOUNT > "A00001"
Se pueden introducir ms normas en las lneas siguientes.
Cuando se hayan introducido todos los criterios de seleccin, se deber completar la
lgica. Pulse TABULADOR para pasar a la lnea de lgica. Ahora hay que introducir
la lgica pertinente utilizando:
Letras de la A a la J para indicar las lneas de seleccin utilizadas.
Caracteres relacionales , '&' para representar Y o, '/' para representar O.
Si es necesario se puede utilizar parntesis '(.)' para aislar partes de la lgica.

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Finalmente, despus introducir la lgica debe seleccionar 'I' o 'E' para incluir o excluir
los tems segn su lgica.
A continuacin, se muestran varios ejemplos para ilustrar la utilizacin de esta
pantalla:
1. Incluir todos los vehculos en stock que se encuentran en la localizacin 'B', estn en
estado de ventas 'A' y han estado en stock menos de 90 das.
Cdigo
A
B
C
D
E
F
G
H
I
J

Condicin
!1_LOCATION = B
!1_SALESTAT = A
!1_DATEIN >- !J(TODAY) - 90

A&B&C

Entonces

Incluir
Excluir

2. Incluir cualquier vehculo de la localizacin 'B'. Incluir tambin cualquier vehculo de


la localizacin 'A' cuyo estado de ventas sea 'I' o 'X'.
Cdigo
A
B
C
D
E
F
G
H
I
J

Condicin
!1_LOCATION = B
!1_LOCATION = A
!1_STATUS = I
!1_STATUS = X

A/(B&(C/D))

Entonces

Incluir
Excluir

Tenga en cuenta la utilizacin de los parntesis en la lnea de lgica. Se utilizan para


separar los criterios de seleccin, lo que permite formularlos de forma separada. Se
pueden anidar tantos parntesis como quepan en la lnea.

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3. Incluir un registro de Previsiones si la fecha del ltimo contacto est comprendida


entre dos fechas que se introducen en las preguntas al ejecutar el informe.
Cdigo
A
B
C
D
E
F
G
H
I
J

Condicin
!1_LCONTACT >= !0_LODAT OR !0_LODAT = 0
!1_LCONTACT <= 10_HIDATE OR 10_HIDAT = 0

A&B

Entonces

Incluir
Excluir

ATENCIN: si est utilizando preguntas usar utilizar el formato que se muestra en el


ejemplo 3 para que el usuario pueda dejarlas en blanco.
4. Incluir todas las cuentas que tengan un saldo superior a 130.000 y un Cdigo de
Categora "I".
Cdigo
A
B
C
D
E
F
G
H
I
J

Condicin
!1_BASETOTL > 130000 AND 11_CATEGORY = I

Entonces

Incluir
Excluir

ATENCIN
En el ejemplo 4 puede ver que los dos criterios se pueden incluir en una sola lnea
de seleccin. Esta operacin puede resultar muy til cuando se deben aplicar
muchas normas de seleccin.
Tenga en cuenta de nuevo que en todos los ejemplos los valores alfanumricos
aparecen entrecomillados.

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9.3 Lgica de seleccin


Todos los ejemplos de criterios de seleccin que se muestran en la seccin anterior
incluan ejemplos de lgica de seleccin. La lgica es muy importante porque le
indica al sistema el modo en el que cada elemento de los criterios de seleccin se
relaciona con los dems. La lgica es muy estricta en cuanto a los caracteres que
reconoce. Reconoce el primer carcter de cada lnea, entre la A y la J, as como el
carcter & que significa Y (AND lgico) y el carcter / que indica O (OR lgico).
Por tanto, si para seleccionar un registro deben ser verdaderos los elementos A, B,
C y D, teclee A&B&C&D.
Si pueden ser verdaderos los elementos A o B indistintamente, teclee A/B.
Si deben ser verdaderos los elementos A o B junto con los elementos C y D, puede
introducir cualquiera de las siguientes:
(A&C&D)/(B&C&D)
(A/B)&C&D
La segunda es ms eficaz pero ambas proporcionan resultados igualmente
satisfactorios.
9.3.1 Incluir o Excluir?
La ltima parte de la pantalla de seleccin consiste en decidir si los criterios y lgicos
que han sido introducidos se debern utilizar para incluir o excluir los registros en el
informe. Introduzca I o E, segn sea el caso.

10. Compilar y Salir


10.1 Introduccin
Para trabajar con el informe hay que compilarlo. Este proceso genera un programa
que despus utiliza el sistema para ejecutar el informe. Si el informe resulta
modificado, deber ser compilado de nuevo para actualizar el programa.

10.2 Errores de Compilacin


Si se ha cometido algn error al definir el informe, normalmente en la seccin de
campos derivados, aparecern errores de compilacin en la pantalla.
Aunque parecen extraos, es bastante sencillo interpretar los mensajes de error de
compilacin. Al comienzo de cada lnea aparece una indicacin de la localizacin del
problema. Puede que sea el nombre de un campo derivado o una lnea de los
criterios de seleccin. Una vez que el usuario haya reconocido el punto donde se
encuentra el error, ya sabr dnde acudir para solucionar el problema. A
continuacin, debe buscar una flecha bajo la lnea. Justo en ese punto se encuentra
el error de compilacin.
Puede que le lleve algn tiempo acostumbrarse a leer estos errores, pero en cuanto
sea capaz de encontrar el origen problema, estar muy cerca de la solucin
Algunos problemas ocurren porque los usuarios se olvidan de encerrar los valores
alfanumricos entre comillas, o en la seleccin, se olvidan de separar explcitamente
las normas de seleccin.
Las siguientes entradas generaran un error durante la compilacin del informe.
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10.2.1 Ejemplo de error de compilacin de campo derivado


Si en un campo derivado se teclease:
( !1_NOMBRE = SMITH ? "SI" : "NO" )
- se generara un error porque, adems de entrecomillar SI y NO, el usuario debe
entrecomillar igualmente SMITH,
( !1_NOMBRE = "SMITH" ? "SI" : "NO" )
La segunda versin no provocar un mensaje de error.

10.2.2 Ejemplo de error en los criterios de seleccin


Un error habitual en las normas de seleccin:
!1_AREA >= "A001" AND <= "F001"
- se generar un error porque debe haber tres componentes para cada elemento de
la seleccin: un campo, un operador y un valor. En el ejemplo anterior, hay dos
elementos de seleccin en una misma lnea y falta el nombre del campo del segundo
elemento. Por lo cual, ser correcta la siguiente versin.
!1_AREA >= "A001" AND !1_AREA <= "F001"
Cuando se han rectificado los errores de compilacin, se debe volver a compilar la
definicin del informe. Si no aparecen ms errores, el usuario puede salir y salvar el
informe.

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Pg 75

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11. Formato HTML


11.1 Introduccin
Ahora ya es posible mostrar la informacin en formato HTML. El documento se
puede visualizar mediante cualquier navegador para la web.
Esto abre la posibilidad de que tanto los usuarios del sistema como los clientes
puedan visualizar los datos en su pgina web.
Los documentos HTML son generalmente conocidos como archivos de 'Internet'.
HTML significa Hyper Text Mark-up Language. El documento producido por el
Generador de Informes se crea en un directorio predeterminado del PC, servidor NT
o servidor UNIX y puede ser recuperado utilizando un navegador estndar como los
que proporcionan Microsoft o Netscape.
Si desea utilizar el formato HTML, debe asegurarse primero de que se ha creado
una herramienta de exportacin. Estas herramientas las crea generalmente el
Administrador del Sistema. Siempre debe existir una herramienta de exportacin
llamada 'html', en minsculas.
Tenga en cuenta lo siguiente cuando defina los detalles de una herramienta de
exportacin HTML.
En los sistemas UNIX debe asegurarse de que se ha configurado un servidor FTP
seguro, en un sistema de archivos accesible desde la aplicacin.
La herramienta de exportacin requiere un directorio del host y una direccin para el
navegador, ambas direcciones deberan coincidir, sin embargo, el sistema UNIX
prefiere que el directorio del host sea verbal y que la direccin del navegador sea
numrica. Los usuarios de la red pueden ver las direcciones "locales".
e.j.

Host =
Navegador =
Host =
Navegador =

/user7/kccsys/help/reps
ftp://123.34.0.567/reps
$BASE/misc/htmlreps
FILE://D:\v8\misc/htmlreps

Estas direcciones son nicamente ejemplos, no intente utilizarlas en su sistema.


En la herramienta de exportacin se debe configurar el formato como htm para los
documentos HTML. En los sistemas V8, la direccin de HTML se establecer
durante la instalacin del sistema.
Se pueden enviar algunos comandos al fichero HTML, para dar formato al
documento cambiando, por ejemplo, el color de fondo. Estos comandos se detallan
en las funciones de los campos derivados. Asimismo, tambin se puede cambiar el
nombre del fichero HTML mediante un campo derivado llamado EXFILE$.

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Pg 76

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11.2 Cambios en el formato HTML


En realidad no hay que resear grandes cambios, aunque hay que puntualizar que el
informe HTML aparece al revs y con vnculos de hipertexto que enlazan los totales
con los detalles.
Cuantos ms totales se creen en la pantalla secuencia, ms vnculos y 'saltos'
aparecern en el documento HTML.
Hay algunas funciones para dar formato que se pueden utilizar desde la pantalla de
campos derivados. Permiten asignar colores de fondo, imgenes, ttulos, etc, incluso
se puede crear un vnculo al inicio del documento para que los usuarios puedan
saltar, por ejemplo, a su pgina Web corporativa.
En los dems aspectos, el documento producido es similar a los documentos para
imprimir o mostrar.

12. Formato RTF


12.1 Introduccin
Ahora se puede producir informes en formato RTF.
El nuevo formato RTF se incluye para ayudar en la emisin de documentos. RTF
significa Rich Text Format, y permite utilizar herramientas bsicas como los tipos de
letra, ajuste automtico de texto. Es posible seleccionar fuentes, tipos de letra, se
pueden utilizar campos de la base de datos de la aplicacin.
En RTF hay dos opciones, la primera es 'carta sencilla', en cuyo caso se utiliza
nicamente el formato de carta RTF. La segunda es 'detalle de lnea', en este caso,
tambin se puede utilizar una lnea de formato normal junto con el formato de carta
RTF. Para definir el formato de la lnea se deben utilizar dos botones adicionales,
uno para los detalles de los ttulos (cabeceras) y otro para los detalles de las lneas
(columnas).
Esta herramienta utiliza una impresora local y los controladores de Windows. Debido
a que se utiliza necesariamente una impresora 'local', el formato RTF no est
disponible en las Operaciones Programadas. El Generador de Informes de Rev.8
dispone de un nuevo sistema de ejecucin por lotes que permite ejecutar pequeos
lotes de documentos de independientemente del fin de da. Las impresiones en RTF
se pueden incluir en el lote del Generador de Informes.
Los usuarios de procesadores de texto como NOTEPAD o WORDPAD de Windows
deberan poder utilizar la herramienta para editar el formato RTF sin ninguna
dificultad.
En la pgina RTF se pueden utilizar todos los campos disponibles en el informe, se
pueden aadir mediante el botn 'Aadir columna' a la derecha de la pantalla.
Las rutinas de RTF se explicarn en el curso, pero son tan sencillas que no ser
necesaria la utilizacin de notas.

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13. Informes en remesas y programados


13.1 Introduccin
Hay ocasiones en las que resulta ms eficaz ejecutar los informes sin necesidad de
estar en el puesto de trabajo. Para realizar esta labor hay dos opciones: los Informes
en remesas y los Informes Programados.

13.2 Informes en remesas


Permite al usuario ejecutar varios informes de una vez, en una misma remesa.
Tenga en cuenta que no es una ejecucin nocturna automtica, sino que slo se
ejecutarn informes desde la terminal que est conectada al sistema.
Este tipo de remesas son particularmente tiles cuando se ejecutan informes con
formato RTF, ya que necesitan tener acceso a una impresora conectada localmente.

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13.2.1 Poner un informe en una remesa


Cuando se ejecuta un informe susceptible de entrar en una remesa (los informes
para Mostrar no seran apropiados), se le ofrece la posibilidad de ejecutar el informe
de inmediato, aadirlo a una remesa o programarlo.
Seleccione Remesa y la pantalla le preguntar qu remesa desea utilizar. Teclee el
nombre de la remesa. Si ya existe se aadir el informe a la remesa, en caso
contrario, se crear una nueva.
La pantalla le preguntar el nivel de prioridad que desea asignar al informe.
13.2.2 Ejecutar la remesa
El men del Generador de Informes contiene la opcin 'Informes en remesas'. Si
selecciona esta opcin, se muestra una pantalla que le pide el cdigo de remesa que
quiere iniciar. Seleccinelo de la lista desplegable.
Aparecer la pantalla de ejecucin de remesas, que le permite modificar cualquier
informe seleccionado, esto resulta til para modificar los valores de las preguntas
antes de que se ejecute el informe. Tambin se puede excluir temporalmente un
informe de la remesa, o eliminarlo por completo.
Si elige ejecutar la remesa, cada uno de los informes ser ejecutado. Una vez
completados todos los informes, aparecer de nuevo el men del Generador de
Informes.
13.2.3 Eliminacin de una remesa
Si desea eliminar una remesa de la lista, borre los informes que contiene. Cuando se
haya realizado esta operacin, se borrar el registro de 'cabecera'. Cuando vuelva a
crear una remesa, el grupo no se incluir en la lista.

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Pg 79

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13.3 Informes programados


En lugar de ejecutar el informe en una remesa, se puede ejecutar como parte de un
programa. Esto permite ejecutar el informe a una hora concreta de un da, en un
mes o un ao concretos.
Cuando ejecute un informe y elija la opcin Programa, aparecer la siguiente
pantalla.

La pantalla muestra los informes que ya han sido configurados en las operaciones
programadas. El informe que acaba de seleccionar aparece a la izquierda de la
pantalla. Pulse el botn Aadir para editar el informe antes de que se aada a la lista
de operaciones programadas.

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Pg 80

Generador de informes

Es posible editar las siguientes opciones:


13.3.1 Nmero de empresa
Se puede seleccionar el nmero de empresa para el que se va a ejecutar el informe.
Seleccione la empresa de la lista desplegable.
13.3.2 Frecuencia
Puede seleccionar la frecuencia de la lista desplegable que podr elegir entre las
siguientes:
Intervalo - le permite ejecutar una opcin, por ejemplo, cada dos horas.
Diariamente - ejecutar el informe una vez al da.
Semanalmente - ejecutar el informe una vez a la semana.
Mensualmente - ejecutar el informe una vez al mes.
Anualmente - es muy til si siempre se olvida cada ao de ejecutar un informe.
Slo una vez - slo ejecutar el informe una vez.
Cuando haya realizado la seleccin, tendr que completar el resto de la pantalla. A
continuacin, encontrar dos sugerencias, una para un informe ocasional y otra para
un informe mensual.

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13.3.3 Slo una vez


Seleccione Slo una vez de la lista de frecuencias y podr completar la fecha de
ejecucin una vez. Recuerde que si desea ejecutarlo por la noche deber
seleccionar la fecha del da siguiente.
Asimismo, complete la hora de inicio de ejecucin del informe. Introdzcala en horas
y minutos e intente evitar las horas en las que el sistema ejecuta la copia de
seguridad.
Finalmente, puede seleccionar el spooler que el sistema utilizar, en caso de que
sea necesario.
13.3.4 Semanal
Si selecciona semanal, podr elegir el da de la semana en que quiere ejecutar el
informe. Tambin se puede especificar si se debe ejecutar en el 'Fin de Semana'
(que puede ser viernes o sbado)
Se puede realizar la misma operacin de forma mensual. Teclee un nmero del 1 al
28 para indicar el da en que se debe ejecutar el informe o teclee cero para indicar
fin de mes.

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