INTRODUCCIÓN

Un dato es la unidad o cantidad mínima de información no elaborada,

sin sentido en sí misma, pero que convenientemente tratada se puede
utilizar en la realización de cálculos o toma de decisiones.

En el ámbito informático puede decirse que los datos son la materia

prima que “nutre” a los programas informáticos para producir
resultados. Una base de datos es un conjunto o colección de datos que
pertenecen a un mismo contexto, que están almacenados y
organizados sistemáticamente para su posterior uso.

Por otro lado, los filtros son herramientas que permiten seleccionar
cierta información de las bases de datos, según criterios previamente
definidos.

En esta unidad se abordan, en primer lugar, los conceptos relacionados

con bases de datos; posteriormente cómo filtrar información de esas
bases dentro del entorno de la hoja de cálculo de Microsoft® Excel.

OBJETIVO DE APRENDIZAJE

Al finalizar el tema, el participante dominará los procedimientos disponibles

en Microsoft Office Excel 2007, para aplicar filtros, filtros personalizados
y filtros avanzados a una base de datos para seleccionar información a partir
de condiciones definidas.

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Una base de datos es una colección de información organizada, sobre la que es
posible aplicar una serie de operaciones, entre las que destaca el filtrado de
información de acuerdo al cumplimiento o no de una o más condiciones.

Uno de los términos de computación con los que nos encontramos cada vez con
mayor frecuencia es el de base de datos. En realidad, utilizamos bases de datos de
una forma u otra la mayoría del tiempo. Por ejemplo, ¿qué tienen en común la
sección amarilla, un recetario, el archivo bibliográfico de una biblioteca, una agenda
o un diccionario? En efecto, todas son una recopilación de información organizada
de una forma específica (alfabéticamente, por fechas, por autores, por temas,
etcétera).

En general, una base de datos es cualquier recopilación de información

organizada. La sección amarilla es una base de datos de nombres, domicilios y
números telefónicos de personas y empresas, una biblioteca es una base de datos
de libros y revistas. Un diccionario es una base de datos de palabras ordenadas por
lo regular alfabéticamente.

Refiriéndonos al programa Excel, la estructura general de su hoja de cálculo se

asemeja a lo que en el entorno de las bases de datos se identifica como tabla, y que
está determinada por un conjunto de datos homogéneos estructurados en una lista
o archivo en forma de renglones y columnas, donde cada renglón es un elemento
completo e independiente de los demás.

En Excel, es relativamente sencillo el empleo y gestión en general de las bases de

datos; seguramente usted ya ha elaborado diferentes trabajos en hojas de cálculo y,
sin usar explícitamente el concepto de base de datos, ha creado archivos bajo una
estructura similar de datos, en los cuales incorpora la información que utiliza en su
trabajo.

A continuación, se describen brevemente algunos términos de uso común en el

entorno de las bases de datos electrónicas que utilizan el modelo denominado
“relacional” (debido a que entre las tablas se establecen relaciones mediante un
campo o columna común):

Tabla 1
Referencia Nombre Descripción
Base de datos Conjunto de datos homogéneos y estructurados en una
lista o archivo en forma de renglones (registros) y
columnas (campos). Cada renglón (o registro) es un
1
elemento completo e independiente de los demás y
cada columna se predefine para contener un solo tipo
de dato.

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 Registro Cada uno de los renglones de información que integran
2
la base de datos.

3 Nombre de Identificador o nombre que se asigna a cada una de las

campo columnas de la base de datos.

4
Campo Cada una de las columnas de información que integran
la base de datos.

En la siguiente figura se observa el ejemplo de una base de datos en Excel:

Figura 2.1.1. Ejemplo de base de datos

1 4

Los filtros en Excel tienen como función seleccionar de una base de datos contenida
en la hoja de cálculo, únicamente aquellos datos o registros que cumplan con
determinadas condiciones (criterios de consulta) las cuales son establecidas por el
usuario en los campos de la base. Esto es, los criterios de filtrado son determinados
por el usuario para un campo o campos, y el resultado son los registros que
cumplen con dichos criterios.

Excel cuenta con dos tipos de filtros, el Filtro y el Filtro avanzado.

► Filtro

El Filtro es probablemente el modo más sencillo, aunque poderoso, de consultar

datos específicos de una base de datos en Excel; su empleo es muy intuitivo y su
funcionamiento es de una simpleza sorprendente.

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Antes de describir el procedimiento de creación y ejecución de un autofiltro, es
importante mencionar que se deben tener en cuenta los conceptos que ya se han
visto, cuando se seleccione una determinada base de datos para proceder con las
búsquedas y selección de la información requerida para el análisis de datos.

Para aplicar un filtro en una base de datos, realice el siguiente procedimiento:

a. Ubíquese en cualquier celda de la tabla de datos (excepto en títulos o secciones

externas de la tabla de datos). No es necesario seleccionar todo el rango de
datos de la tabla, ya que Excel reconoce automáticamente los encabezados de
columna. También puede seleccionar sólo aquellos campos que desee filtrar.

b. Seleccione la ficha Datos que se encuentra dentro de la Banda de opciones.

c. Dentro del grupo de comandos Ordenar y filtrar, haga clic en el icono

correspondiente al comando Filtro.

Figura 2.2.1. Comando Filtro

Observará que en el lado derecho de cada NOMBRE de columna (ubicados en este

caso en el renglón 4), aparece un botón con una flecha hacia abajo indicando
que se trata de una lista desplegable:

Figura 2.2.2. Aplicación de filtro en una base de datos

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d. A partir de este momento es posible filtrar la información, seleccionando las
opciones que aparecen en la lista de cada campo o columna al presionar el botón
(flecha hacia abajo) mencionado en el paso anterior.

En la Figura 2.2.3, se muestra una base de datos de empleados. Para seleccionar o

filtrar información, se presiona el botón del filtro de cualquier campo para que se
despliegue la lista de valores correspondiente.

Como ejemplo se utilizará el campo “Puesto” para elegir el criterio de filtrado

“Operativo”; con el fin de consultar aquellos registros correspondientes a los
empleados que tienen ese puesto:

Figura 2.2.3. Selección del criterio de filtrado

a. Para elegir el criterio mencionado, haga clic en el cuadro de verificación

Seleccionar todo, para desactivar la opción que Excel presenta por defecto.

Figura 2.2.4. Selección del criterio de filtrado

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b. Enseguida haga clic en el recuadro de verificación correspondiente a la opción
Operativo:

Figura 2.2.5. Selección del criterio de filtrado

c. Una vez seleccionado el criterio haga clic en el botón Aceptar. El resultado se

observa en la figura siguiente:

Figura 2.2.6. Resultado del filtro

En la figura anterior, note que los números de fila de los registros que cumplieron
con el criterio del filtro, aparecen ahora destacados en otro color (azul), con la
finalidad de identificarlos. Observe que la flecha a la derecha del nombre de la
columna origen del filtrado pasa a ser un icono de filtro ; adicionalmente, en la
BARRA DE ESTADO se indica cuántos registros cumplieron con la condición y el
total de éstos. La información presentada en la hoja de cálculo como resultado de
un filtrado es un subconjunto de la base de datos.

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 NOTA: Es posible especificar un criterio para cada uno de los campos de la base
de datos, sin embargo puede darse el caso de que ningún registro cumpla con los
criterios de filtrado y solamente se obtenga una lista en blanco. No obstante, esto
también se considera como un resultado, que indica que no existe ningún registro
en la base de datos que cumpla con las especificaciones solicitadas.

Para desactivar el criterio de filtrado, realice lo siguiente:

a. Presione sobre el botón de filtrado , del campo que eligió y seleccione la

opción Seleccionar todo; como se ilustra en la figura

Figura 2.2.7. Desactivación de las condiciones de filtrado

b. Enseguida haga clic en el botón Aceptar, para desactivar el filtro.

NOTA: Si se aplicó más de un criterio de filtrado, es decir, si se seleccionó más

de un campo para filtrar la información y se desea desactivar todo, se puede
realizar uno por uno; en este caso se recomienda utilizar el comando Borrar
ubicado dentro del grupo de comandos Ordenar y filtrar de la ficha Datos, para
desactivar todos los filtros aplicados a los campos de la base de datos:

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► Filtro personalizado

Si se desea establecer una condición que no esté limitada a seleccionar sólo un

valor de la lista de opciones, sino que sea un poco más compleja y específica, como
por ejemplo filtrar todos los registros que en el campo NOMBRE inicien con la letra
“A”, o bien, todos los valores superiores a alguna cantidad indicada por el usuario,
etcétera, existe una opción dentro de la lista del comando Filtro que tiene esta
funcionalidad, se trata de (Personalizar...). Este Filtro personalizado permite, por
lo tanto, establecer condiciones más precisas sobre cada campo de la base de
datos.

Si es el caso, antes de ejecutar el Filtro personalizado desactive todos los criterios

de filtrado que tenga activados, y posteriormente proceda a realizar lo siguiente:

a. Haga clic en la flecha de autofiltro del campo deseado para visualizar las
opciones disponibles de la lista (para este ejemplo se utilizará la lista del campo
Nombre) y seleccione la opción Filtro de texto y enseguida elija la opción Filtro
personalizado…, como se muestra en la siguiente figura:

Figura 2.2.8. Activación de Filtro personalizado

Se despliega la ventana Autofiltro personalizado que se observa en la figura:

Figura 2.2.9. Activación de Filtro personalizado

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b. Mediante esta ventana, puede agregar condiciones de filtrado en el campo
requerido, seleccionando de la primera lista desplegable una de las opciones
disponibles y de la segunda, eligiendo o bien ingresando con el teclado el criterio
deseado. En este caso se seleccionó “comienza por” en la primer lista y en la
segunda se ingresó la letra “A”.

Figura 2.2.10. Selección de condiciones

c. Seleccionados los criterios de filtrado, presione el botón Aceptar para obtener el

resultado.

Figura 2.2.11. Resultado del Filtro personalizado

Si desea agregar una segunda especificación de filtrado sobre el mismo campo,

basta con seleccionar nuevamente, de la lista del autofiltro del campo en cuestión, la
opción (Personalizar...) para desplegar nuevamente la ventana Autofiltro
personalizado. Para esta segunda especificación, se debe también indicar el
operador lógico Y/O que conecte las dos condiciones del filtro. Observe el siguiente
ejemplo:

Figura 2.2.12. Criterios de selección utilizando “Y”

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En este caso, Excel buscará aquellos NOMBRES que comienzan con la letra “A” Y
que además terminen con la letra “O”. De esta manera se personalizó la forma de
filtrar la base de datos, obedeciendo a un par de criterios; no están disponibles de
forma directa en un Filtro.

Figura 2.2.13. Resultado al aplicar el Filtro personalizado

► Filtro Avanzado

El Filtro, descrito en las secciones anteriores, permite una selección y filtrado de

registros muy ágil y su uso es, además, muy sencillo. Sin embargo, está limitado a
dos criterios por cada campo como máximo y sólo se puede ejecutar con un campo
a la vez. Si se requiere aplicar tres o más criterios simultáneos, ya sea a uno o
varios campos, el Filtro (aún el personalizado) es insuficiente.

Cabe mencionar que el empleo de más de dos criterios simultáneos en un campo o

en varios, cuando se trata de una base de datos grande (mayor a 10,000 registros
por ejemplo) es una práctica habitual. Para estos casos Excel dispone de otro tipo
de filtro que amplía aún más las posibilidades de selección, que es el Filtro
avanzado.

El Filtro avanzado utiliza un rango de celdas distinto al de la base de datos, para

introducir los criterios de selección necesarios y mostrar sólo los renglones que
cumplan las condiciones señaladas. Teóricamente, es posible introducir criterios en
cada campo de la base, pero, cada vez que se incorpore un criterio, el número de
registros disminuirá, hasta que eventualmente ninguno cumpla con todos los
criterios.

Para aplicar un filtro avanzado, realice lo siguiente:

a. Copie los nombres de los campos que utilizará como criterios de búsqueda y
péguelos en un área fuera del rango que ocupan los datos. En el filtro avanzado
se pueden utilizar todos los campos para los criterios de filtrado, solamente
algunos campos de la base de datos, sin importar el orden en que aparezcan,
pero respetando el nombre del campo.

NOTA: Para seleccionar nombres de campos no contiguos, se utiliza la tecla Ctrl

y se hace clic sobre la celda que contenga los nombres requeridos; después se
copian con la combinación de teclas Ctrl + c, y finalmente se pegan en la
ubicación deseada con la combinación de teclas Ctrl + v.

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Esta nueva área en donde se incorporarán los criterios de filtrado se denomina
Rango de criterios. En el ejemplo, el rango de criterios es el comprendido en
K4:S5, en el cual se especificarán los valores o criterios de búsqueda.

Figura 2.2.14. Rango de criterios

b. Se realiza la búsqueda de los registros cuyo apellido paterno inicie con la letra
“S” y el salario por día sea mayor a 85. Los criterios incorporados al rango de
criterios se ilustran a continuación:

Figura 2.2.15. Criterios de búsqueda

Las condiciones establecidas en el rango de criterios, indican a Excel que debe

desplegar únicamente los registros o renglones de la base de datos que coinciden
exactamente con los criterios especificados.

c. Enseguida, posiciónese en cualquier celda de la base de datos y seleccione la

ficha Datos que se encuentra en la Banda de opciones.

d. Dentro del grupo de comandos Ordenar y filtrar, haga clic en el comando

Avanzadas que se muestra en la siguiente figura:

Figura 2.2.16. Comando Avanzadas

Se presenta la ventana Filtro avanzado, en la cual, se permite hacer las

asignaciones de rangos necesarias para la aplicación del filtro.

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 Figura 2.2.17. Ventana Filtro avanzado

3
4
2

e. La sección Acción 1 permite indicar el sitio en donde se desea colocar la lista

de registros resultantes del filtrado. Es posible Filtrar la lista sin moverla a otro
lugar o seleccionar Copiar a otro lugar, para ubicar la consulta o lista filtrada en
alguna sección de la hoja de cálculo activa, para dar a ésta algún tratamiento
posterior sin alterar la base de datos original.

f. Si selecciona la opción Copiar a otro lugar, se habilitará automáticamente el

campo Copiar a: 2 , en donde deberá indicar la celda de la misma hoja de
cálculo a partir de la cual se agregará el resultado del filtro.

g. Si al inicio del procedimiento colocó el cursor en alguna celda de la base de datos

(como se indicó en el paso c), el campo Rango de la lista 3 mostrará el rango
completo de la base, sin necesidad de seleccionarlo. De lo contrario especifique
el rango de la lista presionando el botón y seleccionándolo conforme lo
requiera hasta cubrir la totalidad de la base de datos.

Figura 2.2.18. Rango de la lista

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h. En el campo Rango de criterios 4 , indique el rango de celdas en donde se
localizan todos los criterios de filtrado INCLUYENDO los ENCABEZADOS de
columna.

Figura 2.2.19. Rango de criterios

i. Haga clic en el recuadro Sólo registros únicos 5 , en caso de que la lista

contenga registros duplicados y solamente se requiera que aparezcan una sola
vez.

j. Una vez que se han incorporado los criterios de filtrado, presione el botón
Aceptar para obtener el resultado.

El resultado es el siguiente:

Figura 2.2.20. Resultado del filtro avanzado

Observe que Excel localizó todos los registros que cumplían con los criterios
seleccionados. Note también que el color de los encabezados de los renglones es
azul, lo cual indica que es un registro filtrado y que la base completa se encuentra
“oculta”.

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 NOTA: Los criterios de filtrado que aparecen en un mismo renglón, se
interconectan entre sí mediante el operador lógico “Y”, esto significa que los
registros resultantes del filtro deberán cumplir con todos y cada uno de los
criterios.

Si se agrega un nuevo renglón al Rango de criterios con condiciones adicionales

de filtrado, Excel interconectará los renglones mediante el operador lógico “O”,
esto es, el resultado del filtrado serán los registros que cumplan con todos los
criterios del renglón 1 o bien con los registros que cumplan con todos los criterios
del renglón 2.

Recuerde que cuenta con la opción de realizar el filtrado de su base de datos en

otro sitio de la hoja de cálculo o en la misma tabla sin moverla, de una u otra
manera, puede copiar la tabla filtrada y pegarla en otra hoja y después desactivar el
filtro avanzado dejando sin alterar la base de datos original.

► Desactivación del Filtro Avanzado

Para desactivar el filtro avanzado, realice lo siguiente:

a. Seleccione la ficha Datos que se encuentra en la Banda de opciones.

b. Dentro del grupo de comandos Ordenar y filtrar, haga clic en el comando

Borrar, que se muestra en la siguiente figura:

Figura 2.2.21. Comando Borrar

Con esta acción se visualizará la base de datos completa.

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