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1. OBJETIVO
Organizar los documentos en las dependencias de gestión responsables de los procesos y/o
procedimientos, en todos los niveles de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, con el fin
de preservarlos.
2. ALCANCE
3. CONDICIONES GENERALES
• La organización, preservación y control del archivo de gestión, se realiza teniendo en cuenta los
principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad
archivística.
• En las unidades documentales se dejará fiel copia del original de los actos administrativos con la
respectiva constancia, notificación y/o comunicación, de ejecutoria o interposición del recurso; en
todos los casos el original debe reposar en el consecutivo de actos administrativos que administra
la Coordinación de Notificaciones en el Nivel Central o en las Divisiones Administrativas y
Financieras o quien haga sus veces en el Nivel Seccional.
• Los duplicados y documentos de apoyo no hacen parte del expediente, carpeta o consecutivo y
por lo tanto no se archivan.
• Los documentos que ingresan de las Entidades Autorizadas para Recaudar EAR a las
dependencias responsables de su recepción, debe cumplir con las actividades del presente
procedimiento.
• Las unidades documentales siempre deben permanecer en las instalaciones de la UAE DIAN, con
el objeto de garantizar la seguridad de la información y la continuidad en la prestación del servicio
y el préstamo y/o consulta se debe realizar de acuerdo a lo establecido en el instructivo IN-FI-
0133 Préstamo y consulta de documentos.
Dependencias
Se recibe por medio del formato FT-FI-2346 Comunicaciones oficiales - Hoja2: responsables de los
procesos y/o FT-FI-2346
H Distribución, firmando y devolviendo dicho formato al responsable de distribución, del Comunicaciones oficiales
procedimientos en todos
procedimiento PR-FI-0155 Creación o actualización de tablas de retención los niveles de la - Hoja2: Distribución,
documental, las tablas de retención documental en el formato: FT-FI-1303 Tabla de UAE_DIAN
Responsable apoyo o
Responsable de
PHVA ACTIVIDAD secretaría, gestión
cada proceso en DEPENDENCIA REGISTROS
documental en
dependencia UAE-
dependencias UAE
DIAN
DIAN
RESPONSABLES
Responsable de
PHVA ACTIVIDAD Responsable apoyo o
cada proceso en DEPENDENCIA REGISTROS
secretaría, gestión
dependencia UAE-
documental
DIAN
Dependencias
Si, continúa con la actividad N°12. responsables de los
Documento de D procesos y/o
V procedimientos en todos
No aplica
De lo contrario, en caso que corresponda a documentos de archivo registrados y archivo registrado
los niveles de la
codificados en el Formato FT-FI-1989 Cuadro de Clasificación Documental CCD y/o UAE_DIAN
Formato FT-FI-1303 Tabla de Retención Documental TRD, Publicados en Diannet, Documentos de apoyo y/o
continua con la actividad N° 16. duplicados
3
ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
EN DEPENDENCIAS DE LA UAE DIAN PR-FI-0163
Proceso: Recursos Físicos Versión 2 Página 29 de 35
RESPONSABLES
Responsable de
PHVA ACTIVIDAD cada proceso en
Jefe dependencia DEPENDENCIA REGISTROS
responsabl e de
dependencia UAE-
documentos
DIAN
3
15. Asignar la carpeta
Los documentos de apoyo se organizan en una carpeta temporal hasta que estos
pierdan vigencia.
Coordinación de
Comunicaciones Oficiales
17. Realizar el préstamo o consulta de las unidades docum entales. y Control de Registros NC,
ó División de Gestión
Administrativa y
H En el momento que sea solicitada una unidad documental en préstamo o consulta, se Financier a, Grupo Inter no
No aplica
deben realizar las actividades descritas en el instructivo IN-FI-0133 Préstamo o de Tr abajo de
Documentación o quien
consulta de documentos en archivo. haga sus veces en el nivel
seccional
RESPONSABLES
Responsable apoyo o
Responsable apoyo o secretaría, gestión
PHVA ACTIVIDAD secretaría, gestión documental en DEPENDENCIA REGISTROS
documental en dependencias UAE
dependencias UAE DIAN - Responsable
DIAN de archivo central
4
19. ¿La carpeta o expediente, cumple con los tiempos de retención
establecidos en el formato aprobado FT-FI-1303 Tabla de retención Dependencias
documental? Continua en responsables de los
F procesos y/o
V archivo procedimientos en todos
No aplica
Si, Continúa con la actividad N°20. los niveles de la
UAE_DIAN
Dependencias
Se reciben las carpetas y/o expedientes, registrados en el formato FT-FI-1990 responsables de los
Formato único de inventario documental, firmado por el servidor público que entrega procesos y/o FT-FI-1990 Formato único
H procedimientos en todos de inventario documental
y el que recibe.
los niveles de la
UAE_DIAN
En caso que las unidades documentales sean devueltas del procedimiento PR-FI-
0168 Administración del archivo central, se reciben y para proceder a su revisión.
RESPONSABLES
Responsable apoyo o
Responsable apoyo o
secretaría, gestión
PHVA ACTIVIDAD secretaría, gestión
documental en DEPENDENCIA REGISTROS
documental en
dependencias UAE
dependencias UAE
DIAN - Responsable
DIAN
de archivo central
5
24. Comunicarse con el encargado de archivo central
Dependencias
Teniendo en cuenta las fechas establecidas en el memorando de cronogramas de responsables de los
procesos y/o
P transferencia se envía correo electrónico al servidor público responsable del archivo procedimientos en todos
Correo electrónico
central de su jurisdicción, para realizar la revisión conjunta de las series y unidades los niveles de la
UAE_DIAN
documentales, relacionados en el formato FT-FI-1990 Formato único de inventario
documental .
Dependencias
responsables de los
procesos y/o
25. Realizar la revisión conjunta de series, y unidades documentales. procedimientos en todos
los niveles de la
UAE_DIAN, Coordinación
Se realiza la revisión conjunta de las series y unidades documentales registradas el de Comunicaciones
H formato FT-FI-1990 Formato único de inventario documental, verificando que la Oficiales y Control de No aplica
Registros NC, ó División
información registrada coincide con la documentación almacenada en las cajas y de Gestión Administrativa
cumpliendo con lo establecido en el instructivo IN-FI.0032 Organización de unidades y Financiera, Grupo
documentales en dependencias de la UAE DIAN. Interno de Trabajo de
Documentación o quien
haga sus veces en el nivel
seccional
Dependencias
responsables de los
procesos y/o
26. Las unidades documentales están relacionadas y organizadas de acuerdo al procedimientos en todos
instructivo IF-FI-0032 Organización de unidades documentales en dependencias Unidades no los niveles de la
D UAE_DIAN, Coordinación
de la UAE DIAN?. organizadas de Comunicaciones
V Oficiales y Control de No aplica
Registros NC, ó División
Si, continúa con la actividad No. 27. de Gestión Administrativa
y Financiera, Grupo
No. continúa con la actividad No. 16 Interno de Trabajo de
Unidades Documentación o quien
Organizadas haga sus veces en el nivel
seccional
27. Transferir las cajas que contienen las series, unidades documentales al
archivo central de su jurisdicción.
Dependencias
Una vez realizada la revisión y aprobación de la transferencia en forma conjunta con responsables de los
procesos y/o FT-FI-1990 Formato Único
H el servidor público responsable del archivo central, se lleva a cabo la entrega en el procedimientos en todos de Inventario Documental
archivo central de la Dirección Seccional o del Nivel Central, según corresponda, de los niveles de la
UAE_DIAN
las cajas que contiene las series, carpetas o expedientes, con el formato FT-FI-1990
Formato Único de Inventario Documental. Continúa con el procedimiento PR-FI-0168 E Fin
Administración del Archivo Central.