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su utilización en la UNAM
Verónica Mata Acosta*
Sandra Guadalupe Rosas Poblano**
Silvia Cortés Girón***
Resumen Abstract
Introducción
* Instituto de Astronomía, Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM). Circuito Exterior, Ciudad Universitaria, 04510 México, D.F.
veronica@astroscu.unam.mx
** Instituto de Ciencias Nucleares, Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM). Circuito Exterior, Ciudad Universitaria, 04510 México, D.F.
rosas@nuclecu.unam.mx
*** Departamento de Adquisiciones Bibliográficas, Dirección General de Bibliotecas, Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM). Circuito
Interior, Ciudad Universitaria, 04510 México, D.F. adquis@dgb.unam.mx
1 NEGRETE, Ma. del Carmen. "El papel del bibliotecólogo en el desarrollo de colecciones en la biblioteca universitaria". Investigación bibliotecológica, vol. 7 : 14, 1993 p. 6
2 BIBLARZ, Dora, LADRÓN DE GUEVARA COX, Helen. "La evaluación de colecciones: un enfoque internacional" p. 125
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considera a la colección como un colección por el procedimiento más Estudios Superiores Cuautitlán, Centro
ente dinámico, por medio del cual adecuado. Tiene como objetivo Universitario de Investigaciones Biblio-
se manifiesta un crecimiento sus- conseguir los materiales en la can- tecológicas, Centro de Enseñanza para
tentable, orientado a garantizar las tidad y calidad deseada al menor Extranjeros, Dirección General de
necesidades de información de los costo y tiempo posibles. Servicios de Cómputo Académico y
usuarios en forma oportuna". 3 Posgrado de Ingeniería, entre otras.
Antecedentes
En otras palabras, el desarrollo de La adquisición de este software por
colecciones es la tarea encaminada El intercambio de experiencias parte de la DGB data de 1996 cuando
a la selección, adquisición de mate- entre las bibliotecas del Instituto de se dio a la tarea de evaluar un sistema
rial bibliográfico, de una manera Astronomía y el Instituto de que cumpliera con las características
planeada no importando el formato, Ciencias Nucleares, junto con el y soporte para el desarrollo del
la conservación, preservación y Departamento de Adquisiciones Proyecto de Automatización de la red
descarte, con el objetivo principal Bibliográficas de la Dirección de bibliotecas de la UNAM. Cabe seña-
de la satisfacción de las necesida- General de Bibliotecas (DGB), nos lar que la Universidad cuenta actual-
des de información de los usuarios motivó a desarrollar el presente tra- mente con 138 bibliotecas que corres-
de una comunidad determinada. bajo con el propósito de describir de ponden a las dependencias de los
Para poder llevar a cabo esta tarea manera breve el módulo de adquisi- subsistemas: de la Investigación
se deben tomar en cuenta varios ciones del sistema ALEPH 300 y Científica, de la Investigación en
factores como los siguientes: señalar principalmente las ventajas, Humanidades, Escuelas y Facultades,
desventajas y su utilización dentro de Bachillerato y de Administración y
a) El objetivo de la biblioteca del Sistema Bibliotecario de la Extensión Universitaria.
b) Servicios y políticas que se ofrecen Universidad Nacional Autónoma de
c) Características de sus usuarios México (UNAM). La DGB, además de adquirir el softwa-
d) Presupuesto re, proporcionó a las bibliotecas una
e) Colección disponible A partir de la liberación del módulo licencia institucional para el módulo
f) Idioma de adquisiciones, la DGB capacitó al del OPAC (Catálogo público en línea),
g) Temática de la colección personal de las bibliotecas para el mientras que algunas bibliotecas
h) Políticas de cooperación uso del sistema con el propósito de departamentales adquirieron las
i) Políticas de donación ayudar a establecer un control de licencias conocidas como "staff" para
j) Canje las nuevas adquisiciones y del pre- la implementación de los demás
k) Descarte y preservación, entre otros. supuesto asignado para la compra módulos que integran el sistema de
de libros con la partida 521. acuerdo a sus propias necesidades.
Ahora bien, la adquisición es una
función que consiste en tramitar las Algunas bibliotecas que han trabajado Sistema Aleph
obras seleccionadas mediante tare- el módulo de adquisiciones son:
as y rutinas para ser incluidas en la Instituto de Astronomía, Instituto de El sistema Aleph (Automated
Ciencias Nucleares, Instituto de Library Expandable Program) es un
3 GORBEA-PORTAL, Salvador. Uso de modelos Investigaciones Históricas, Facultad de software integral que nació de la
matemáticos en la evaluación de colecciones: Filosofía y Letras, Facultad de Estudios necesidad de automatizar las biblio-
teoría y método, p. 106. Superiores Iztacala, Facultad de tecas universitarias, con el apoyo
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de un grupo de especialistas en electrónicos de todas las bibliote- módulo permite también trabajar con
bibliotecología y cómputo. Su desa- cas pertenecientes al Sistema "cargos remotos", es decir que si un
rrollo se llevó a cabo a principios de Bibliotecario, como son LIBRUNAM libro ya fue catalogado y clasificado
los años 80 en la Universidad (catálogo de libros), SERIUNAM en el Departamento de Procesos
Hebrea de Jerusalén, Israel y es (catálogo de revistas), TESIUNAM Técnicos de la DGB y el registro
distribuido por la empresa ExLibris. (Catálogo de tesis), MAPAMEX (catá- bibliográfico ya se encuentra en la
logo de mapas), EUTERPE (catálogo base de datos, el personal de la
Entre las características de Aleph se de partituras), entre otros. biblioteca departamental puede lle-
encuentran su arquitectura cliente- var a cabo un proceso para que el
servidor, la realización de transaccio- CC (catalogación). En el caso de sistema genere el número de adqui-
nes por medio de correo electrónico, LIBRUNAM, se importan los registros sición y en el registro bibliográfico
acceso a través del WWW y compati- bibliográficos en formato MARC4 , los aparezca la clave de la biblioteca.
bilidad con la norma Z39.50. cuales se validan contra los catálo- Actualmente, más de cien bibliotecas
Funciona bajo la plataforma UNIX, gos de autoridad definidos por la ins- realizan cargos remotos.
corre en equipos DEC ALPHA, IBM titución, con lo que se van actualizan-
RS/6000, HP9000, SUN, VAX/VMS y do las diferentes bases de datos de SER (Publicaciones Periódicas). El
soporta millones de registros y más las bibliotecas para su consulta pos- Departamento de Suscripciones de
de 1,000 usuarios concurrentes. terior a través del OPAC. Gracias a la DGB está trabajando con este
esta característica la base de datos módulo la tramitación, registro,
Módulos de Aleph LIBRUNAM pudo importarse de otro compra y reclamaciones de las
sistema utilizado anteriormente. Este revistas que se adquieren para la
Los módulos que integran el sistema
Aleph son: OPAC (catálogo público en
línea), catalogación, publicaciones
periódicas, catálogos de autoridad,
circulación, adquisiciones, utilerías,
préstamo interbibliotecario y mante-
nimiento de claves. (Figura 1)
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apoyo como el Programa de Apoyo a UNAM, que aparece en el sitio web de Ventajas:
Proyectos Instituciones para el Mejo- la Dirección General de Bibliotecas,
ramiento de la Enseñanza (PAPIME), se procede a seleccionar los provee- • Al ingresar los datos completos de
Programa de Apoyo a Proyectos de dores que la biblioteca determine de los proveedores se genera una base
Investigación e Innovación Tecno- acuerdo a sus necesidades de infor- de datos que puede ser consulta-
lógica (PAPIIT), Dirección General de mación, para no dar de alta el total da, actualizada o corregida según
Apoyo al Personal Académico (DGAPA), de registros. las necesidades de la biblioteca
entre otros. • Al realizar la captura de las condicio-
La biblioteca procede a registrar los nes económicas convenidas con los
Ventajas: datos del proveedor: clave asignada proveedores, éstas se reflejan auto-
por la UNAM, datos generales, tales máticamente al elaborar los pedi-
• Permite manejar varios presu- como razón social, nombre de la dos, lo cual permite detectar si los
puestos al año ya sean globales, persona con la que se tiene el con- proveedores están cumpliendo con
por proyecto o por departamento tacto, país, tipo de material (nacio- los convenios establecidos o no
• Las claves del presupuesto se defi- nal o extranjero), forma de envío, • Los libros que se reciben por dona-
nen libremente utilizando caracte- plazo para reclamación, lengua, ción se pueden incluir para búsque-
res alfanuméricos, lo cual permite monedas con las que trabaja el pro- das posteriores y la lista se puede
tener claves mnemotécnicas veedor, porcentaje de descuento, realizar por Aleph, creando un pro-
• El presupuesto asignado puede datos de la empresa como direc- veedor llamado "donación", omi-
corregirse en cualquier momento ción, teléfono, fax y correo electró- tiendo el precio y en las notas se
que sea requerido, esto es para nico, los cuales se pueden imprimir puede registrar el nombre de la per-
asignaciones adicionales, cam- al realizar pedidos y reclamaciones. sona o institución donante.
bios o movimientos de las parti- Ver figura 3.
das presupuestales
• Presenta el presupuesto de manera
detallada mostrando el presupuesto
asignado, corregido, comprometido,
monto facturado, gastado, liquidez y
resto real, lo que permite un ade-
cuado control presupuestal
• La clave para la asignación del
presupuesto puede ser actualiza-
da cada año agregando un guión
y cuatro cifras, que identifiquen el
año de presupuesto incluso con
caracteres alfanuméricos.
PROVEEDORES
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PEDIDOS
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Beltskii, V. V
Essays on the motion of celestial
bodies Birkhäuser Verlag,
2001
Figura 5. Ejemplo del estado que guarda el pedido 140 O a través del registro capturado:
REPORTES
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• La elaboración de reportes en
Aleph requiere del trabajo previo
por parte de los programadores, de
tal manera que estos reportes se
logren visualizar conforme a las
necesidades de la biblioteca.
Ventajas:
Figura 7. Pantalla de llegada del material
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Conclusiones y recomendaciones
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Referencias Bibliográficas
tecnológicas que nos ayudan a mejo-
rar nuestras actividades.
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