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Material Elementos de La Administracion de La Cartera PDF
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de la cartera
Tabla de contenido
Introducción ................................................................................................................... 1
Referencias .................................................................................................................. 30
Introducción
Mapa conceptual
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1. Conceptos de la administración de cartera
La recuperación de los créditos por medio de la cobranza es esencial para las finanzas
de la empresa, es necesario darle la importancia que requiere y ahondar en los
esfuerzos, pues las ventas se verán afectadas por la cartera vencida porque las ventas
vencidas impiden el despacho de nuevos pedidos o el otorgamiento de nuevos créditos.
Sumado a ello, es propicio educar al cliente, si se le permite constantemente que pague
con atraso, es muy difícil lograr que se ajuste nuevamente a las condiciones pactadas
inicialmente.
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tan cambiantes de nuestro mundo social y económico. Aunque en ocasiones los
mejores planes se pueden ver influenciados por factores adversos inesperados, el
no planear aumenta el riesgo y hace que los negocios queden al garete. La
intuición y la experiencia solas no garantizan la supervivencia de una empresa. Se
debe advertir que un plan por sí solo no es sinónimo de desarrollo y efectividad.
Debe ir acompañado de una ejecución exitosa. Esto último nos hace afirmar lo
que los teóricos de la administración han llamado los gemelos de la
administración: „La planeación y el control‟. Pero no se puede controlar, lo que no
se ha planeado. (Finanzas 2000 EU, 2002a)
Aspectos como los siguientes se deben tener en cuenta cuando se inicia el proceso de
planeación:
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Los planes deben responder a las posibilidades del grupo en cuanto a
recursos. El aspecto humano es de vital importancia. Un programa que atente
contra las aspiraciones, satisfacciones o posibilidades de un grupo, puede
traer serias consecuencias negativas en cuanto a productividad. En el caso
de la cartera este principio debe ser cuidadosamente observado,
especialmente al fijar las metas de recaudo: Exigir metas inalcanzables crea
resistencia desde el comienzo y, por consiguiente, lleva al fracaso el plan.
(Universidad libre de Colombia, s.f.)
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cartera debe, por ejemplo, oír los conceptos de todos los que integran el equipo
de administración de la cartera.
Aunque definir qué es corto y largo plazo es algo relativo, que está sujeto a las
características especiales de cada empresa, en términos generales se acepta
que el corto plazo es un año, mediano plazo hasta tres años y el largo plazo más
de tres años.
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2. Código de ética institucional
Fuente: SENA
El código de ética de una entidad financiera pretende que todos y cada uno de los
empleados y la fuerza de ventas desarrollen su actividad de forma tal que se logre
cumplir con los principios éticos que deben primar en cada una de las actividades del
negocio, y procesar el mejor desarrollo del objeto social de la entidad.
El propósito del código de ética es anunciar los valores, los principios y las normas que
guíen la actitud, el comportamiento y la conducta de los directivos, de los empleados y
los intermediarios de las instituciones financieras; así mismo, el código busca
suministrar información sobre las políticas, las normas y las sanciones frente a una
posible generación de conflicto de interés al interior de la empresa.
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En un código de ética también sobresalen las normas que controlan el lavado de
activos, por lo tanto, recordamos que todo empleado de una institución financiera
debe tener un razonable conocimiento de las actividades económicas de sus
clientes y hacer cumplir todos los requisitos establecidos para la apertura de
productos y servicios, además firmar los formularios correspondientes al
conocimiento y origen de los recursos depositados. (Finanzas, 2002b)
En este orden de ideas, las empresas deben presentar los siguientes reportes:
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Genera efectos inflacionarios dado que los recursos ilícitos generan incremento
generalizado del nivel de precios de los bienes y servicios, aumentando el costo de
vida.
Deterioro total de la economía formal.
Empaña la imagen internacional del país. (COOPSENA, 2014)
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Un código de ética y conflicto de intereses generalmente contempla las siguientes
prohibiciones para los funcionarios de la organización:
Adoptar decisiones que vayan contra las disposiciones legales, las emanadas
de las autoridades que ejercen intervención, inspección o vigilancia; los
estatutos o las disposiciones reglamentarias de la entidad.
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Extralimitarse en sus funciones y/o atribuciones de crédito y realizar actos en
forma fraudulenta aún en beneficio de la entidad. (Superintendencia
Financiera de Colombia, 2014)
3. Plataforma tecnológica
Fuente: SENA
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la base de datos de los deudores y su historial crediticio, esta base de datos se
encuentra enlazada con los demás productos y servicios que el cliente está
utilizando en la entidad. (Finanzas 2000 EU, 2002c)
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4. Proceso administrativo
Planeación
Control Organización
Dirección
Fuente: SENA
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(órganos y cargos) a los fines que se desean alcanzar; muchos autores
consideran que el administrador debe tener una función individual de coordinar,
sin embargo, parece más exacto concebirla como la esencia de la habilidad
general para armonizar los esfuerzos individuales que se encaminan al
cumplimiento de las metas del grupo. (Stoner y cols., 1996)
Atención al cliente.
Cobranza telefónica y escrita.
Localización de clientes.
Controles estadísticos.
Manejo de documentos por cobrar.
Cobranza prejudicial.
Cobranza judicial y su control. (C&C Cartera y Cobranzas, 2008)
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Funciones del departamento de cartera
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Elaborar mensualmente un presupuesto de recaudos con base en los informes
generados por el sistema y pasarlo a la gerencia financiera para su
evaluación, aprobación y control.
Dar las referencias solicitadas por los clientes, siempre sometidas
estrictamente al manejo real de su crédito.
Obtener los documentos necesarios para respaldar el castigo de la cartera
anual acordado con la dirección general.
Revisar cuidadosamente toda la correspondencia recibida de los clientes y dar
el trámite correspondiente controlando su atención en el menor tiempo
posible.
Atender de manera oportuna, precisa y amable toda la información que
reclamen los clientes en relación con el manejo de sus cuentas con la entidad.
Mantener actualizada en forma permanente toda la información del cliente,
razón social, dirección, teléfono, cupo, Nit, socios o accionistas, certificado de
Cámara de Comercio, información financiera, balance general y estado de
resultados, garantías, entre otras.
Determinar las cuentas de difícil recaudo y presentar el informe a la dirección
general.
Sugerir la actualización de los manuales de cartera y cobranza, y en general,
de las políticas del área. (Finanzas 2000 EU, 2002d)
El departamento de cartera debe tener trazados unos objetivos claros que le permitan
medir la efectividad de su labor, entre sus labores más importantes están:
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Uno de los principales objetivos de la administración de la cartera es lograr la oportuna
rotación de la misma; además, de los costos dependen los procedimientos que se
vayan a implantar en un futuro para la recuperación de la cartera.
Los principales rubros que se deben tener en cuenta para el departamento de cartera
son:
Los salarios.
Los honorarios.
Los portes.
Los arriendos.
Los servicios públicos.
Los útiles de oficina.
La pérdida de cuentas.
Ese colaborador debe analizar cómo se está decidiendo respecto al crédito, si los
estudios son deficientes, si se están realizando o sencillamente existe un mal
otorgamiento. Igualmente, él debe estudiar cómo está funcionando la administración de
cartera y preguntarse ¿Existen adecuados planes y programas de recuperación de
cobranzas utilizados? o sencillamente no se han implementado.
Hay otros cuestionamientos que se hace el director de cartera como: ¿Los controles
establecidos son suficientes y eficientes? ¿La cobranza se realiza con la participación
de todo el equipo de la administración? ¿La acción de los cobradores es eficiente? y
¿Qué técnicas están utilizando?
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Perfil del cobrador
Actual importancia y su futuro: el manejo del crédito como una carrera está
plenamente establecido en la organización de los negocios de muchos países,
especialmente en los Estados Unidos.
Velasco (2013), instructor del SENA Regional Bogotá, realizó una compilación en la que
describe las siguientes cualidades y responsabilidades del gerente de cartera:
Responsabilidades
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El gerente de crédito puede cumplir con sus dos principales responsabilidades si
también tiene en cuenta dentro de sus funciones la correcta administración del
departamento de crédito, incluyendo la utilización efectiva del personal, saber
asignar funciones según las aptitudes de cada colaborador, y por último, delegar en
forma apropiada la autoridad y las responsabilidades.
Buen criterio para saber otorgar los créditos: analizar lo suficiente la información
obtenida sobre el cliente y si el solicitante no reúne los requisitos, no dudar en
rechazarlo. Siempre es pertinente hacer uso de la experiencia particular y la de la
empresa.
Conocer su propia empresa: estar familiarizado con los detalles generales del
negocio de su empresa y conocer las actividades de las otras dependencias.
También, saber el valor de las mercancías producidas, sus costos, margen de
utilidades, existencias disponibles, productos de mayor o menor venta, entre otros
detalles.
Colaborar con la competencia: se debe tener en cuenta que hacerlo aporta varios
beneficios para la empresa, la información solicitada sobre los clientes debe
suministrarse con la debida discreción para proteger los intereses propios. Es viable
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procurar la creación de agremiaciones que protejan los objetivos propios de la
industria a la que se pertenece y no se puede olvidar, practicar una competencia leal
que esté fundada en la calidad del producto y en la atención al cliente.
Cualidades
o Recto criterio: debe tener una mente analítica, estar capacitado para
examinar al tiempo muchas clases de información y ser capaz de verlas
dentro de una adecuada interpelación. El gerente de crédito tiene capacidad
para diferenciar entre lo accesorio y lo sustancial.
Debe saber decidir rápidamente cuando sea necesario; pero también tener
la capacidad de resistir a la tentación de toma de decisiones repentinas,
cuando hay motivos para hacer una consideración amplia de los factores
principales.
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Preparación básica
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promoción y administración de ventas, la publicidad, la legislación de
mercadotecnia y los problemas comunes.
Liderazgo es la capacidad que se posee para lograr objetivos de grupo trabajando con y
a través de las personas. La concepción antigua es la de jefe, la moderna es la de líder.
Las siguientes son las diferencias entre un líder y un jefe:
Líder Jefe
Trabaja con y a través del grupo Trabaja por encima del grupo
Habla de nosotros Habla de yo
Motiva Causa terror
Fomenta la cooperación y el respeto Forma gente dependiente
Convence Se impone
Sabe manejar situaciones Se descontrola
Obtiene resultados sanos y progresivos Obtiene pocos resultados y malos
Organiza Destruye la organización
Reconoce los éxitos ajenos Se atribuye éxitos ajenos
Es excelente comunicador Obstaculiza la comunicación
Sabe escuchar Piensa por los demás
Utiliza controles y analiza No le interesa, todo lo sabe
Predica con el ejemplo Impone las decisiones
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Perfil del cobrador profesional
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Espíritu de colaboración: hacer uso del compañerismo que incluye buenos
modales, la consideración, el respeto, la ayuda y la colaboración con superiores y
compañeros. Esta cualidad es importante, pues en buena parte el éxito del
departamento de cartera depende del trabajo en equipo.
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Facilidad de expresión: significa expresarse con poder de convicción y en forma
simpática y agradable. No es hablar mucho sino de manera correcta y con
persuasión.
Inteligencia: implica ser despierto, tener agilidad mental y facilidad para resolver
asuntos inesperados.
Conocimientos
De sus clientes: para que sepa cómo tratar a cada uno. Recordar los puntos que
se tienen en cuenta en la entrevista de cobranza.
Vocación: que supone gusto por el trabajo y atracción por la labor. Si alguien se
desempeña como cobrador sin que le guste el oficio, tiene de antemano asegurado
el fracaso, pues la cobranza es una dura tarea.
La conciencia y vivir cada instante el juego de estar persiguiendo el éxito a través del
fracaso anterior, es la energía para que nunca se dé por vencido. Es necesario trabajar
permanentemente con intensidad, actuar, tomar decisiones, desconectarse de lo
negativo mediante un “Pare” en la actividad.
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Relaciones humanas.
Comunicación verbal, escrita y corporal.
Técnicas de negociación.
Manejo de conflictos.
Todo crédito debe ser cancelado por el cliente dentro del plazo y condiciones
estipuladas en su otorgamiento, o dentro de los parámetros de las
condiciones especiales de crédito, cuando hay plazo adicional concedido en
cada desembolso o despacho.
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El área de cartera será responsable de la digitación de los recibidos
definitivos de caja, la calidad de los registros y la exactitud de los totales de
control.
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institución, lo cual genera un costo financiero oculto que es un costo de oportunidad,
que como tal, requiere de la mejor administración.
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Con quince días de anticipación al vencimiento, se prepara una
comunicación escrita en la cual se registra el vencimiento y el valor de la
cuota respectiva, llamado recordatorio del vencimiento, que se remite al
deudor. No se debe olvidar incluir un párrafo que motive al deudor a realizar
oportunamente el pago. Esta es una acción que debe realizarse entre el los
días 20 y el 22 de cada mes, para vencimientos que ocurren entre el 1 el 15
del mes siguiente; y entre los días 1 y el 2 para créditos con vencimientos
entre el 16 y el 30 del mes.
Para los créditos de cuantía intermedia se realiza una llamada telefónica dos
días antes del vencimiento, invitando al cliente a efectuar el pago
correspondiente. El mensaje entregado debe ser conciliatorio y motivante,
encaminado a estrechar las relaciones comerciales con el cliente.
Se hace una distribución entre todos los funcionarios del área, vale la pena
tener en cuenta la experiencia del colaborador, la calidad del cliente y la
cuantía para hacer la asignación respectiva.
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El pago de las cuotas se verifica diariamente, si el deudor no cumple el
compromiso al día siguiente o a más tardar el segundo o tercer día, se
procede a realizar una llamada telefónica para recordarle el compromiso
adquirido y la importancia de atender el crédito oportunamente.
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Referencias
Sábater, F. (1991). Ética para Amador. Barcelona, España. Editorial Ariel S.A.
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Stoner, J., Freeman, A., Sacristan, P. & Gilbert, D. (1996). Administración. Naucapal
de Juárez, México: Prentice Hall Hispanoamerica S.A.
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