Ignacio Sanín B. Lina Marcela Hoyos G.

Juan Esteban Sanín G Carlos A. Muñoz L.

María Isabel Giraldo A. Federico Gil S.
Manuela Echavarría V. Martín Gómez M.
Beatriz Gómez C. Juan Camilo Sánchez G.
_______________________________________________________

Medellín, Marzo 10 de 2.008

Doctor
DAVID SEINJET
Cali

Cordial Saludo.

Conocido su deseo de saber mas acerca de los protocolos de familia, tema de

trascendental importancia para quienes hacen parte de una empresa de
familia, permítanos hacer la siguiente exposición:

Sea lo primer manifestar que la entrada en escena de los Protocolos de

Familia y por ende de las Asambleas de Familia y de los Consejos Familiares,
se da a raíz de la necesidad imperiosa de las empresas de sobrevivir a la
competencia del mercado mundial, objetivo cuyo alcance se complica aún
más en las empresas familiares, las cuales además de estar frente al reto de
resistir y superar la competencia mundial, tienen el reto de sobrevivir a sí
mismas, toda vez que ha sido un común denominador a nivel mundial, el
fracaso de este tipo de empresas a causa, entre otras, de la falta de
planeación de la sucesión del principal responsable de la empresa, de que no
se hayan diseñado reglas de juego claras y profesionales que regulen la
relación entre la familia propietaria y los recursos de la empresa, de que se
confundan sistemáticamente los roles familiares y los empresariales, de que
se pierda la unidad entre los intereses familiares y las necesidades de la
empresa, y de que no se construyan procedimientos para tomar decisiones y
obtener consensos dentro de la familia.

En efecto, la mayoría de los conflictos específicos que se presentan en los

negocios familiares tienen su origen en las referidas relaciones entre la
familia, la propiedad y la gestión de la empresa, de modo que la
supervivencia de este tipo de organizaciones va a depender, en gran medida,
de la capacidad de sus miembros de conciliar los intereses familiares dentro
de un entorno empresarial.

D E R E C H O : T R I B U T A R I O . C O M E R C I A L .
S O C I E D A D E S
i s a n i n @ i s a n i n . c o m . Carrera 37 No. 8 – 05. Tel (57-4) 268 34 34. Fax (57-4) 268 35 44.
Medellín
Carrera 11ª No. 93-93 Of. 402. Tel (57-1) 616 70 45. Fax (57-1) 616 70 47.
Bogotá
 Ignacio Sanín Bernal & Cía S.A. Abogados

Así las cosas, la experiencia ha venido demostrando que la manera más

adecuada de alcanzar dicho objetivo consiste en el desarrollo de un proceso
de consenso familiar, en virtud del cual los miembros de la empresa de
familia desarrollen una serie de trabajos que busquen el fortalecimiento
familiar, y que tengan por finalidad lograr acuerdos consensuados y
unánimes sobre la regulación de las relaciones económicas y profesionales
entre los “socios familiares” y la empresa, así como respecto de ciertos
aspectos de gestión y organización de la misma, proceso cuyo objetivo último
sería la elaboración de un Protocolo Familiar que sea aceptado y firmado por
todos los miembros de la familia, y que perseguiría los siguientes objetivos
específicos:

 Mantener unida a la familia evitando conflictos y malentendidos.

 Controlar la propiedad en la empresa familiar, creando sentimientos de

compromiso y pertenencia.

 Fortalecer la empresa familiar.

 Generar confianza entre la familia y frente a terceros accionistas.

 Generar claridad para generaciones venideras en cuanto a roles y su

futuro como propietarios.

 Definir los mecanismos de sucesión del poder.

De acuerdo con ello, ese compendio de normas de conducta empresarial y

familiar, sería la conclusión de dicho proceso, el resultado consensuado de
unos trabajos previos entre la familia, la empresa y la propiedad, en los que
además de los lógicos elementos jurídicos, económicos y empresariales que
han de ser tratados, existe una serie de componentes psicológicos y
emocionales cuya discusión exige una especial delicadeza, puesto que para
los miembros de un grupo familiar puede resultar tan desgastante
emocionalmente la elaboración de un protocolo que prefieren postergarlo
indefinidamente.

Tal y como se deduce de lo señalado hasta el momento, tanto el proceso de

consenso familiar como el protocolo resultante del mismo deben concebirse
como un trabajo hecho a la medida de la propia realidad de la familia y la
empresa, razón por la cual es obvio que no se puede partir de modelos
preestablecidos de protocolos, puesto que éste no sería el resultado de la
armonía y comunicación familiar en torno a la realidad de la empresa, tan
necesarias para garantizar su éxito.

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Acorde con lo anterior, jurídicamente, el Protocolo Familiar es un libre

acuerdo de voluntades, perfectamente vinculante para sus firmantes,
pudiéndosele considerar, como ya se dijo, como una especie de "Código de
Conducta" y, como tal, es un documento que debe trabajarse a conciencia.
Así las cosas, siendo el protocolo un mecanismo de gobierno para reducir y
gestionar conflictos, cuyo proceso de elaboración debe partir de la reflexión,
del consenso y de la conciliación de intereses, y que debe tener como
fundamento los criterios, valores e intenciones de la familia para definir las
políticas y procedimientos para normar la relación de la familia con la
empresa familiar, es preciso aclarar que cualquier intento de imponerlo está
destinado al fracaso porque sus cláusulas y condiciones deben ser aceptadas
y asimiladas por todos los familiares a los que afecta y sobre los que habrá
de regir.

En este orden de ideas, en pro de la perpetuación de las empresas familiares,

se ha venido sugiriendo la implementación del Protocolo Familiar que es una
herramienta de probada eficacia en el logro de ese fin, siendo fundamental
para el éxito de ese proceso de ejecución del protocolo, determinar los
sujetos que deben participar en el mismo, respecto de lo cual se han emitido
multitud de opiniones doctrinales en diferente sentido, siendo claro
únicamente que, como mínimo, deben participar en este proceso todos los
titulares actuales de la empresa familiar, puesto que si algunos de esos
titulares no suscribiesen el protocolo, el proceso de consenso finalizaría con
una serie de acuerdos relativos, lo cual haría perder el sentido del mismo.

En cuanto a la intervención de otros sujetos, la experiencia viene

demostrando que puede resultar beneficioso que participen en algunos
aspectos del proceso aquellas personas que puedan ser titulares del negocio
en un futuro, es decir, la siguiente generación. De este modo, se conseguiría
que estas personas estén al corriente de los temas tratados y puedan
manifestar su conocimiento sobre el contenido del protocolo familiar, su
filosofía, su finalidad y los mecanismos acordados en el mismo.

Por su parte, no obstante sólo se esté considerando la participación en el

proceso de consenso de los parientes por consanguinidad, que sean los
propietarios actuales o potenciales de la empresa, se recomienda procurar
que las ideas y aportes de los demás miembros de la familia (por afinidad)
sean escuchados y tenidos en cuenta, para que la voluntad conciliada y
mayoritaria se vea plasmada en el documento final.

Así las cosas, una vez los miembros de una familia se hayan adentrado en el
proceso de consenso familiar deben distinguirse tres fases por las que deben
transitar:
←

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Una primera fase de debate y discusión, en la que los miembros de la familia

deberán reflexionar sobre aquellos temas que pudiesen resultar
problemáticos, expresando abiertamente sus opiniones al respecto.

Una segunda fase, en la que deberán alcanzarse unos acuerdos mínimos

sobre los temas tratados, acuerdos que deberán integrarse al borrador del
protocolo familiar cuyo contenido será objeto de discusión en grupo hasta
alcanzar su aprobación definitiva mediante firma.
←
Una tercera y última fase, de desarrollo de los acuerdos contenidos en el
protocolo mediante la elaboración de aquellos documentos legales que
fuesen necesarios (estatutos sociales, capitulaciones matrimoniales,
acuerdos privados de accionistas, etc.).

En cuanto al contenido del protocolo, es preciso mencionar que las cláusulas

varían dependiendo de las necesidades de cada familia, pero en términos
generales se deben referir, entre otros temas, a la cultura familiar, la manera
como se llevan las relaciones intrafamiliares, los mecanismos a seguir para
solucionar los conflictos que se presenten, las visiones que se tenga respecto
al futuro de la compañía, y otra serie de variables específicas de la familia, la
empresa y la propiedad. Algunos aspectos generales de contenido del
protocolo, son:

 Preámbulo: Declaración de propósito del protocolo (el deseo de

concertar la supervivencia de la familia y la empresa), contar la historia
de la familia y de la empresa, y partes que van a suscribir el documento.

 Misión y Valores de la familia empresaria: Al declarar la Misión, la

familia está estableciendo hacia dónde se propone dirigirse como
propietaria de una empresa y por qué desea hacerlo. Al enunciar los
Valores la familia está dando el marco con el cual conducir e interpretar
todas las relaciones entre la familia y la empresa (valores familiares y
empresariales). Guías de conducta para la familia empresaria.

 Órganos de gobierno de la familia: Creación de la Asamblea de

Familia, creación del Consejo de Familia, facultades de cada órgano, etc.

 Órganos de gobierno de la empresa: Interacción d elos miembros d

ela familia con la empresa, composición de los órganos, elección de altos
cargos en la empresa.

 Políticas de distribución de beneficios y de reinversiones: La

supervivencia y el éxito de una empresa familiar depende tanto de un
adecuado equilibrio entre las necesidades y deseos de la familia de gozar
de los beneficios de la empresa como del esfuerzo que la empresa

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necesita de la familia para continuar creciendo. Estas políticas apuntan a

delinear las políticas necesarias para ello.

 Regulación de la conducta de los miembros de la familia en

relación con la empresa: Políticas de incorporación de familiares a los
recursos humanos de la empresa (nepotismo – meritocracia), políticas de
evaluación, conducta empresarial, etc.

 Regulación de la propiedad accionaria: Derechos de preferencia,

creación de fondo de liquidez, etc.

 Derechos de los miembros de la familia: Derecho a recibir

información, derecho a participar en los órganos de decisión de la familia,
derechos de herencia, etc.

 Obligaciones de los miembros de la familia: Confidencialidad, no

competencia, suscripción de acuerdos prematrimoniales, etc.

 Apoyo de la familia para la familia: Fondo para la educación, fondo

para calamidades familiares, fondo semilla para estimular el desarrollo de
talentos, etc.

 Filantropía: Fondos para filantropía, decisiones sobre la destinación de

los fondos, creación de fundaciones o apoyo a ya existentes, etc.

 Reglas para la toma de decisiones: Se establecen las reglas

relacionadas con la toma de decisiones sobre cuestiones planteadas en el
Protocolo y cómo se implementan.

 Políticas para la elección y remoción de directivos familiares: Se

resuelve si la dirección de la empresa va a estar o no a cargo de un
familiar siempre. En su caso, cómo se elige, cómo se evalúa y cómo se
remueve.

 Reglas para la resolución de conflictos: Es imposible prever toda

circunstancia o situación futura. El solo intento de hacerlo genera un
Protocolo rígido que a la postre resulta inaplicable por quedar fuera del
contexto de los cambios o de las necesidades del futuro. Si a esto se le
suma una familia creciente con nuevos actores y participantes en el seno
de la empresa familiar, puede uno imaginar las nacientes diferencias de
intereses o de opiniones. Teniendo esto en mente es que se incorporan
reglas para resolver los conflictos en el seno de la familia empresaria,
para lo cual se puede establecer la mediación del consejo de familia, el
arbitramento privado, etc.

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 Reglas para la extinción de la empresa familiar como tal: ¿Qué

sucede si la mejor opción para la empresa es asociarse con un tercero no
familiar? ¿En qué circunstancias esta opción es considerable? ¿Es
conveniente vender la empresa a terceros? Todas estas preguntas se
contestan mediante estas reglas.

 Reglas para la modificación del Protocolo: Precisamente por su

vocación de futuro, se establecen las reglas por las cuales puede
evaluarse la necesidad de modificar el Protocolo y, en su caso, cómo debe
procederse para hacerlo.

Así las cosas, el protocolo requiere un estudio de la empresa y la familia, de

sus características, su historia, de la manera en que se han ido desarrollando
ambas instituciones y de los demás aspectos pertinentes, para que su
implantación no sea ilusoria ni termine siendo una institución sin peso, y para
que su cumplimiento, además de poseer el ropaje jurídico necesario para
hacerlo exigible, involucre a quienes tienen un interés directo en la
continuidad de la empresa familiar.

De tal manera que cuando un grupo familiar decide adoptar este

instrumento, deben reunirse con un asesor externo, como mecanismo para
despersonalizar y objetivizar la dirección del proceso, quien les realizará una
serie de preguntas para establecer lo que piensan de la empresa y lo que
esperan de ella; los valores y cultura propios de la familia; el manejo de la
empresa; la posición sobre ingreso de terceros, sea sólo como partícipes del
capital o como dirigentes de la compañía; la transmisión generacional, su
proceso y los que van a intervenir en el cambio; en fin, una serie de variables
que ayudarán a la familia a establecer claros criterios (familiares,
empresariales y de propiedad).

De esta manera, siendo el Protocolo de Familia un excelente instrumento

para regular relaciones, con el cual se logra al tiempo evitar y/o disminuir los
efectos negativos que puede traer el manejo inadecuado de conflictos y la
falta de planificación de problemas futuros, es importante resaltar que no
obstante los miembros de una empresa de familia lleguen a un primer
consenso que arroje como resultado la firma de una primera versión del
Protocolo Familiar, es necesario e imperioso que se efectúen revisiones
periódicas de este documento, puesto que por ser un instrumento que refleja
los valores e intereses de una familia que pueden obedecer a aspectos
circunstanciales, muy probablemente requerirá ser actualizado en repetidas
ocasiones.

Por su parte, es pertinente comentar que dentro de las previsiones del

Protocolo Familiar suelen implementarse dos órganos: la Asamblea Familiar y

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el Consejo de Familia, figuras que deben ser de genuino funcionamiento, la

Asamblea como un foro abierto de discusión y decisión familiar, y el Consejo,
como un apropiado intérprete de estas decisiones y no como un órgano de
dirección en la sombra. Si se los reviste de formas vacías de contenido,
volvemos a estar ante una desconexión entre el discurso y el actuar de la
familia.

La Asamblea Familiar es una reunión de todos los miembros de la familia,

cuyo motivo de encuentro es el tratamiento de las cuestiones vinculadas con
la empresa y la familia establecidas en el Protocolo Familiar. De hecho, el
Protocolo mismo se trabaja en asambleas de este tipo. Para un
funcionamiento eficaz, es fundamental que todo familiar que participe lo
haga libremente, que tenga pleno uso de la palabra y que pueda participar
activamente de las decisiones que se adopten en ella. Es una de las claves
de la construcción del consenso familiar.

Por otro lado, el Consejo de Familia es un órgano que se integra por

familiares elegidos en la Asamblea y cuya misión es la de obrar como
mediador entre las decisiones que se han tomado en ella y las políticas de la
empresa. En familias poco numerosas, inicialmente, la Asamblea y el Consejo
se superponen, pero, a medida que la familia crece, suele ser conveniente
implementar una división, seleccionando algunos miembros como
integrantes de este Consejo. Cuando la dirección de la empresa se ha
profesionalizado y se han incorporado miembros no familiares, el Consejo
funciona también como un órgano de control y de protección de los intereses
de la familia en la empresa.

En cuanto a la integración del Consejo Familiar, se tiene que si la familia aún

está en la primera generación, el consejo familiar es integrado por hijos, pero
si ya está en la segunda o más generaciones, se recomienda que el consejo
sea integrado por un miembro de cada una de las ramas.

Este consejo tiene tres grandes tareas. Una de ellas es educativa, con el
objetivo de formar a los miembros de la familia en asuntos como gobierno
corporativo, temas de administración de las empresas familiares y como
accionistas responsables, guardianes del patrimonio familiar. La segunda
tarea es conciliadora y busca la unidad y armonía en la familia y prevenir
conflictos, mientras que la tercera consiste en establecer políticas, normas y
reglas que reflejen los acuerdos internos con respecto a temas
fundamentales relacionados con la empresa, la propiedad y la familia. Esto se
hace mediante la redacción del protocolo de la familia.

Llegado a este punto, habiéndose explorado de manera general el tema

concerniente a los protocolos de familia, es dable concluir que la elaboración
del Protocolo es un proceso que requiere de sumo cuidado, en aras de la

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consecución de un documento verdaderamente aplicable que cumpla su

cometido a cabalidad; de lo contrario se hablaría de un instrumento de papel
que no consulta realidades de la familia ni de la empresa, que sería
perfectamente ignorado y desechado por carecer de aplicabilidad, y que se
convertiría en una herramienta inocua que, en vez de dilucidar o afrontar los
conflictos, los evada.

Así las cosas, es importante resaltar que los beneficios que se obtienen del
proceso de consenso y de creación del protocolo son los siguientes:

 Genera habilidades en la solución de conflictos y en la toma de

decisiones.

 Propicia cambios y ajustes en la familia.

 Enseña a sus miembros la historia de la familia y de la empresa.

 Genera sentido de pertenencia, confianza y unidad entre los miembros de

la familia y la empresa.

 Fortalece a la empresa promoviendo el cambio y nuevas estructuras,

comportamientos y roles.

En definitiva, teniendo en cuenta lo anteriormente expuesto, ante la

pregunta de cuál es el momento idóneo para iniciar el proceso de consenso
familiar que conduzca a la redacción y firma de un protocolo familiar, la
respuesta es sencilla, cuánto antes, preferiblemente, cuando la situación de
la empresa sea favorable y no existan conflictos familiares. En este mismo
sentido, teniendo en cuenta los temores que puede generar a un grupo
familiar adelantar este tipo de proceso, se expresa que quizás la manera de
compatibilizar esos razonables temores con la necesidad de encuadrar
debidamente la empresa con vistas al futuro, consista en no imaginar al
protocolo como un instrumento único que deba ser aprobado y perfeccionado
en la primera reunión familiar, sino como un proyecto a largo plazo, que se
va construyendo poco a poco durante todo el tiempo de existencia de la
empresa familiar, de tal manera que lo importante es tomar la decisión
acerca de la necesidad del protocolo y empezar a recorrer el camino de su
construcción.

Se espera que en los anteriores términos se haya logrado transmitir una idea
clara sobre el concepto y alcance del protocolo de familia. En todo caso, de

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surgir alguna inquietud o de requerir que se puntualice sobre algún tema en

especial, quedamos atentos a su solicitud.

Atentamente,

IGNACIO SANIN BERNAL BEATRIZ GOMEZ CORTES