Manual de Usuarios AutoSoft Taller 4.00 PDF

AutoSoft Taller™
Versión 4.00 Edición Estándar

Manual de Usuario
Web: www.AutoSoftTaller.com
Feedback: AutoSoft@AutoSoftTaller.com
Telf. (561) 228-8627

Fax. (561) 829-7116
Impreso en los Estados Unidos de América.

Copyright © 2011 Santa Rita Investments Inc.
2
Tabla de Contenido
Introducción 10
CAPITULO 1 12
Preguntas Más Frecuentes 12
CAPITULO 2 15
Instalación de la aplicación 15
Instalación 15
Instalación en Red 20
Ejecución por primera vez 20
Instalación tipo Servidor 21
Instalación tipo Cliente 22
Definición de las carpetas de Datos 23
Localización de datos compartidos 23
Arranque después de la configuración de inicio 24
Proceso de Activación 24
Activar Después del Período de Prueba 27
CAPITULO 3 29
Antes de comenzar 29
Respaldos y Recuperación de Datos 29
Respaldo de Datos 29
Recuperación de Datos 31
Reindexar y Reparación de Datos 32
Editor de Registro de Aplicación 32
Navegadores 33
Navegador Para Reparaciones 33
Navegador Para Ventas de Partes 34
Usuarios y Privilegios 35
Creación de usuarios 35
Creación de Grupos de Usuarios 37
Barras de Herramientas 40
Menú Lateral de Acceso Rápido 40
Barra de Herramienta de Navegación y Administración 40
Campos Maestros 42
CAPITULO 4 44
Maestros 44
Datos del Taller y Configuración General 44
Pestaña Principal 45
Pestaña Impuestos 46
3
Pestaña de Presupuestos y de Facturas 47
Pestaña de propiedades del servidor de e-mail 47
Servidor SMTP 47
Servidor SMTP 47
Autenticación de correos salientes 48
Configuración de Inventario 48
Cuentas de Usuario 49
CAPITULO 5 51
Clientes 51
Creación y Actualización de Clientes 53
CAPITULO 6 56
Vehículos 56
Inclusión de Vehículos 58
CAPITULO 7 61
Personal de Mano de Obra 61
CAPITULO 8 63
Proveedores 63
CAPITULO 9 64
Compañías de Seguros 64
CAPITULO 10 66
Partes de Inventario 66
Inclusión de Partes de Inventario 66
Código Principal y Código Alterno 67
Inactivo 67
Configuración 68
Etiquetas 68
Ajustes de Precios 68
1er. PASO - Seleccione el ajuste de precio o costo 68
2do. PASO - Ajuste a realizarse 69
3er. PASO - Selección, Creación de la condición de 71
búsqueda
4to. PASO - Listado de artículos seleccionados 72
Listado>> / <<Ocultar 73
Pestaña de Datos Generales 73
Tipo 74
Marca 74
Descripción Corta 74
4
Descripción de Compra 74
Descripción de Venta 74
Origen 74
Condición 75
Kardex 75
Ultima factura de compra 76
Días de Garantía 76
Seriales 76
Observaciones 76
Pestaña de Costos/Precios 77
Impuesto 77
Costos 77
Precios de venta 77
Precio de venta predeterminado 78
Pestaña Existencia 78
Existencia actual 78
Valor 79
Existencia ordenada 79
Punto de Reorden 79
Almacén 79
Ubicación 79
Seriales Ingresados 80
Pestaña Proveedores 81
Pestaña Foto 81
CAPITULO 11 83
Partes de No Inventario 83
La Tercera Opción 84
CAPITULO 12 87
Trabajos de Mano de Obra 87
CAPITULO 13 89
Paquetes de Reparaciones 89
Pestaña Detalles 89
Pestaña Mano de Obra 90
Pestaña Partes 90
Pestaña Externos 92
CAPITULO 14 93
Marcas y Modelos de Vehículos 93
Actualización de marcas y modelos a través de un archivo de 94
actualización
5
CAPITULO 15 96
Presupuestos de Reparación 96
Selector de Cliente y Vehículo 96
Añadir un Cliente y su Vehículo – F5 97
Modificar cliente – F6 97
Añadir un nuevo vehículo – F7 98
Modificar vehículo – F8 98
Creación del un presupuesto 98
Pestaña Principal 99
Botón Seleccionar el Cliente y Vehículo 99
Botón Agregar un paquete, servicio o 99
reparación
Historial de Vehículos 103
Conversión de Monedas 104
Descuento imponible y no imponible 104
Pestaña Mano de Obra 105
Detalles de la Mano de Obra (Ctrl-i) 107
Asignación del Trabajo de Mano de Obra 108
(Ctrl+m)
Asistente de Trabajos de Mano de Obra 112
Asistente de Pintura 113
Pestaña Partes 114
Asistente de Partes 115
Imprimir Solicitud de Cotización 119
Tipo de Precio Aplicado (Solo Para Partes de 120
Inventario)
Partes Suministrados por el Seguro o el Cliente 120
Pestaña Externos 122
Pestaña Aparte 123
Usar los costos de las partes como insumo 124
Pestaña Fotografías 125
CAPITULO 16 129
Facturas de Reparación 129
Botón Seleccionar el Cliente y Vehículo 130
Botón Agregar un paquete, servicio o reparación 130
Impresión de Facturas 131
Pago de Facturas 131
Notas importantes cuando se factura partes de 132
inventario
6
CAPITULO 17 137
Presupuestos de Partes 137
Pestaña principal 137
Pestaña de partes 139
CAPITULO 18 140
Facturas de Partes 140
Pago de Facturas 140
CAPITULO 19 142
Cuentas por Cobrar 142
Pestaña “Facturas de reparaciones” 144
Pestaña "Facturas de partes" 144
CAPITULO 20 145
Reporte de Ganancias 145
Reporte de ganancias por grupo de facturas limitadas 146
por fecha
Reporte de ganancias por un presupuesto o factura 146
específica
Reporte de Ganancias (DETALLES) 147
CAPITULO 21 150
Calendarios de Citas 150
Creación de un calendario 150
Creación de una cita 151
CAPITULO 22 155
Ordenes de Trabajo/Ingreso de Vehículo 155
Asignar Trabajos de Mano de Obra 156
Orden de Trabajo 159
CAPITULO 23 162
Status/Egreso de Vehículos 162
CAPITULO 24 165
Ordenes de Compra (Introducción) 165
Orden de Compra (No Inventario) 166
Creación de una Orden de Compra (No Inventario) 166
Orden de Compra (Inventario) 167
Creación de una Orden de Compra (Inventario) 167
Recepción de Ordenes de Compra (Inventario) 169
7
Recepción de Facturas 170
Devoluciones de Compras 171
Control de Pagos 172
Historial de Pagos 174
Cheques 175
CAPITULO 25 176
Reportes 176
Funciones de Vista Preliminar 176
Envío de Reportes por Correo Electrónico 176
Exportación a Archivos en Diferentes Formatos 177
Menú Reportes 178
Reporte de Próximos servicios y/o Revisiones 178
Reporte de Próximos servicios y/o Revisiones 181
Resumen de Presupuestos de Partes 181
Resumen de Facturas de Reparación 181
Resumen de Facturas de Partes 181
Presupuestos Pendientes 181
Vehículos Perdida Total 181
Vehículos Factura por Productor 181
Cuentas por Cobrar 181
Facturas de Reparaciones con Partes 182
Pendientes
Listado de Inventario 182
Kardex 182
Editor de Formatos de Impresión 182
Otros Reportes 185
Imprimir Cuentas por Pagar 185
Listado de Ordenes Pendientes 185
Pagos y/o Créditos Efectuados 185
Pagos Efectuados 185
Anexo A. Instrucciones Para una Configuración de Red 186
Asignación de la Unidad de Red (Estaciones Clientes) 190
Anexo B. Mas Configuraciones de Registros 194
Claves Compartidas (Seguridad) 194
Registro de Eventos 195
Grupos 195
Privilegios 195
Usuario 195
Claves Locales: Preferencias del Programa 195
Salto de Campo Automático 196
Confirmar Borrado 196
Confirmar Guardar al Salir 196
8
Confirmar Guardar al Navegar 197
Siglo Actual 197
Formato de Número Telefónico 197
Preferencias en Facturas 197
Preferencias en Presupuestos 198
Reiniciar Año 198
Textos de Ayuda en campos 198
Anexo C. Otras Opciones de Fichas 199
Licencia Para el Usuario Final 200
9
INTRODUCCION
Introducción
A utoSoft Taller nació en Diciembre del 2001. Al trascurrir del tiempo

este pequeño programa se ha convertido en el programa más usado
en talleres de mecánica, chapa y pintura y agencias automotrices en
al menos 16 países.
Entendemos cómo trabaja su negocio y hemos creado una herramienta que

hará que su trabajo sea más fácil y productivo, ponemos en sus manos un
programa que le cambiara su vida, aprenderá a sacarle el mayor provecho a su
sistema de computación y logrará administrar de la manera eficiente su
negocio, haciéndolo más rentable, manteniendo el orden, control y disciplina
y haciendo que sus clientes estén satisfechos y sus empleados aprecien aún
más su trabajo.
Nuestros productos están orientados a cubrir las necesidades del mercado de

pequeñas y medianas empresas, con programas de altísima calidad y
excelente servicio a precios razonables. Nosotros no creamos el programa
AutoSoft Taller de manera improvisada o para resolver un problema
coyuntural, lo creamos consientes de la inexistencia de un programa de su
tipo en el mercado. Para esto reunimos toda la información disponible
recolectada en años de experiencia de campo que nos mostrara todos los
problemas y necesidades de nuestros potenciales usuarios y después
desarrollamos un programa con las herramientas tecnológicas más avanzadas
con el claro objetivo de dar soluciones a este sector desasistido. La instalación
de muchos sistemas en varios países y el feed back recibido de nuestros
clientes, nos han proporcionado información valiosa que constantemente
utilizamos en mejorar el programa, esto nos ha convertido en especialistas en
el área.
Este programa se adapta a casi cualquier tipo de negocio de reparación,

servicio y mantenimiento de vehículos de cualquier tipo, maquinaria pesada,
autos o motocicletas, incluso botes, hemos diseñado esta herramienta de la
manera más flexible posible, de modo que usted pueda usarlo en su pequeño
taller donde atiende a una clientela reducida o bien usarlo en su gran taller
con varias líneas de reparacion y servicio, en una plataforma cliente servidor
con una red local de varios computadores y siendo usada por varios usuarios
al mismo tiempo, su negocio crece y AutoSoft Taller de adapta a el.
10
INTRODUCCION
Estamos seguros que la implementación de este programa en su negocio,

marcará un antes y un después, donde el después será claro, dinámico y
atractivo, con esta nueva herramienta, o mejor dicho con la herramienta más
poderosa de su taller.
Ing. Firmo Lopez

CEO Santa Rita Investments Inc.
11
PREGUNTAS MAS FRECUENTES
1
CAPITULO
Preguntas Más Frecuentes
¿Cómo adapto la aplicación a mi país?

Abra el menú “Archivo” y pulse “Modificar Registro” para que se abra el
“Editor de Registro de la Aplicación”, pulse el signo + al lado de “Claves
Locales”, el signo + al lado de “Mensaje” y el signo + al lado de “Titulo”,
ahora tendrá visible entre otros, los registros para: Identificación, Impuesto
y Número Tributario, pulse sobre cada uno de ellos y después sobre el
botón “Editar Valor” e ingrese el titulo que corresponde a su país, pulse OK
después de cada nuevo ingreso, tenga mucha precaución si cambia algo mas,
cierre el “Editor de Registro de la Aplicación” al terminar, los cambios sólo
tendrán efecto en la computadora donde se realicen.
¿Cómo cambio a la moneda de mi país?

Abra el menú “Maestros” y pulse “Datos del Taller”, en la ventana de “Datos
del Taller” y “Configuración General”, pulse en el botón “Propiedades del
Lenguaje”, ingrese el símbolo de moneda deseado en el campo “Símbolo” y
el nombre en el campo “Nombre”, pulse OK, cierre la ventana de
“Propiedades del Lenguaje” al terminar, estos cambio sólo tendrá efecto en
la computadora donde se realizo.
¿Cómo desactivo el navegador para que no se abra al

iniciarse la aplicación?
Abra el menú “Archivo” y pulse “Modificar Registro” para que se abra el
“Editor de Registro de la Aplicación”, pulse el signo + al lado de “Claves
Locales” y después en el signo + al lado de “Navegador”, pulse sobre Al
iniciar la aplicación y asigne “No abrir navegador” en el campo “Valor” del
lado derecho, cierre el “Editor de Registro de la Aplicación”, el cambio sólo
tendrá efecto en la computadora donde se realizo.
¿Cómo crear un registro nuevo?

Seleccione primero el proceso que se desea realizar (Clientes, Presupuestos,
Vehículos, etc.), después pulse sobre el icono “Nuevo” de la Barra de
Herramientas.
12
¿Cómo se guardan los datos?

Pulsando sobre el icono “Guardar” de la Barra de Herramientas. Este
icono sólo estará encendido cuando algunas de las ventanas de procesos
(Presupuestos, Clientes, Vehículos, Facturas, etc.) estén activadas y el
registro haya sido modificado.
¿Cómo imprimir la Orden de Trabajo?

Usted tiene dos formas de crear sus Ordenes de trabajos, la primera es desde
el mismo Presupuesto, en la pestaña “Detalles” busque y presione el botón
“Orden de Trabajo” que se encuentra al final de la ventana.
La otra forma es dando ingreso al Vehículo, pulsando sobre el icono “Orden

de Trabajo Ingreso del Vehículo” . Una vez allí, pulse sobre “Nuevo”
, Coloque el número de la matrícula, guarde los datos y pulse sobre el
botón “Imprimir Orden de Trabajo”. La diferencia de este segundo proceso
con el primero es que AutoSoft Taller automáticamente mezcla todos los
presupuestos pendientes para el vehículo ingresado. Para efectos de la
aplicación, los presupuestos pendientes son todos aquellos presupuestos de un
vehículo que no hayan sido Anulados o Facturados, de esta forma se genera
una sola Orden de Trabajo aún si el vehículo posee varios Presupuestos.
¿Cómo cambiar el propietario a un vehículo?

Debe pulsar sobre el icono de “Vehículos” de la pestaña “Fichas” y en el
área donde aparecen los datos del cliente, se debe pulsar sobre el icono
Cambiar . Al activarse los campos de datos, basta con colocar el ID del
Cliente o el nombre. (El usuario debe poseer el privilegio “Cambiar Dueño
de un Vehículo”).
¿Puedo Eliminar Presupuestos o Facturas?

No. Solamente pueden ser Anulada.
¿Por qué a veces no puedo modificar un Presupuesto?

Cuando un Presupuesto es facturado, AutoSoft Taller lo bloquea para que no
pueda ser modificado. Es un mecanismo de seguridad que garantiza que los
datos no van a ser cambiados, después que fue creada la Factura a partir de
esos datos.
¿Si una Factura es anulada, que ocurre con el Presupuesto?

Cuando se anulan facturas, AutoSoft Taller habilita nuevamente el
Presupuesto que dio origen a dicha Factura (si ese es el caso), para que dicho
Presupuesto pueda ser facturado nuevamente.
13
¿Por qué a veces no puedo reimprimir una Factura?

Como medida de seguridad, para evitar reimpresiones, AutoSoft Taller
bloquea una Factura cuando es impresa correctamente.
Si se contesta afirmativamente por error, o se desea reimprimir una Factura,

el usuario debe tener asignado el privilegio de Administrador. (Ver Capítulo
Antes de Comenzar).
¿Es estrictamente necesario utilizar el Control de Status y

hacer Egreso a cada vehículo?
Es recomendable, ya que muchos reportes de la aplicación dependen de esta
información: reportes como “Presupuestos Pendientes”, dependen
exclusivamente de esta información.
¿Puedo modificar la fecha y hora de creación de un

Presupuesto?
Si. Solamente es necesario poseer el privilegio “Modificar Campos
Especiales”.
¿Puedo eliminar Clientes o Vehículos?

Sí, pero solamente de aquellos vehículos a los cuales NO se les haya creado
ningún Presupuesto o Factura. Una vez que se ha incluido al menos un
Presupuesto o Factura para un cliente, con su respectivo vehículo, dicho
Presupuesto y/o Factura, cliente y vehículo no podrán ser eliminados.
¿Para que sirven las pestañas de “Trabajos Externos” de la

ventana de Presupuestos?
Los “Trabajos Externos”, como su nombre lo indica, son aquellos trabajos
y/o servicios que son realizados fuera de su taller por otras empresas y que
deben ser Facturas de igual manera como un servicio realizado. Algunos
ejemplos pueden ser las rectificaciones de transmisiones, de frenos, carga de
gas, niquelados y muchos otros según cada caso particular de cada taller.
Aquí también se incluyen los cargos que regularmente algunos talleres deben
cobrar por eliminación de desperdicios, como aceites, baterías y cauchos.
14
INSTALACION DE LA APLICACIÓN
2
CAPITULO
Instalación de la Aplicación
L a instalación de la aplicación es sumamente sencilla, algunos cambios

específicos dependerán de si se trata de una instalación para Servidor
o para estación Cliente.
Instalación
El CD de instalación se auto ejecuta al introducirlo en la unidad de CD-ROM,
sin embargo, si esto no sucede puede ejecutar el programa instalar.exe que se
encuentra en la raíz del disco de instalación. Si descargó el programa de
Internet, usted deberá tener un archivo denominado AutoSoft30.exe

que se debe encontrar en la carpeta donde realizó la descarga.
Si está haciendo una instalación en Windows Vista ® o Windows 7®, puede

que el sistema operativo requiera que autorice el programa para hacer
cambios en su equipo, debe contestar “Sí”.
15
Una vez ejecutado el instalador, aparecerá una ventana similar a la siguiente:
El instalador lo guiará paso a paso por el proceso de instalación.
En primer lugar, debe leer cuidadosamente el contrato de licencia, si está de

acuerdo haga click en Acepto los términos del contrato de licencia. Si no está
de acuerdo con el contrato, por favor, no continúe con la instalación.
Luego debe completar los datos del usuario, por lo general esta información
es extraída de su sistema operativo, de no ser así o si desea cambiarla, edite
los campos. Luego especifique si desea instalar la aplicación para que sea
compartida por todos los usuarios del computador donde se está haciendo la
instalación, o sólo para la configuración del usuario actual. La ventana debe
lucir como sigue:
16
Posteriormente le pedirá que proporcione la carpeta donde se va a instalar la

aplicación, la cual predeterminadamente es “C:\AutoSoft Taller Estándar
4.00”. Puede cambiarla pulsando en “Cambiar…”, sin embargo es
recomendable mantener la carpeta predeterminada, no instale el programa en
la carpeta “Archivos de programa”.
Si pulsa en “Cambiar…” y ubica el Disco (C:), se mostrará la siguiente

ventana:
17
Escriba el nombre de
la carpeta o elíjala de
la lista que se
muestra.
NOTA: Nunca
seleccione la carpeta
“Archivos de
programa”, esto puede
traer problemas con el
acceso a los archivos
de base de datos.
Una vez seleccionada la carpeta de instalación, debe elegir el tipo de

instalación que desea mediante la siguiente ventana:
Debe haber una

instalación tipo servidor
instalada en la red, para
que puedan ejecutarse
las estaciones tipo
cliente. Existen dos tipos de instalación:
Monousuario o Servidor Local: Seleccione instalar AutoSoft Taller tipo

Monousuario o Servidor Local en un sólo computador para ser usado en una
sola computadora, si este computador está conectado a una red, puede
compartir el disco duro, o la carpeta donde esté instalado el programa, y de
esa forma dar acceso a los datos compartidos a otra computadora tipo cliente
que esté conectada a la red. El resto de las computadoras pertenecientes a la
red deberán instalarse tipo Cliente.
Estación Cliente: Esta es la opción que usted debe escoger cuando AutoSoft
Taller se va a utilizar en una estación Cliente que está conectada a una red y
exista previamente una instalación tipo Servidor.
18
En este sentido, la primera instalación a realizarse en caso de querer utilizar

AutoSoft Taller en una red, debe ser la instalación tipo Servidor, la cual debe
realizarse en el computador principal.
Antes de comenzar la copia de los archivos, se le presenta un resumen de la

instalación, revísela con cuidado y de estar correcta, continúe con la
instalación, la ventana luce como la siguiente:
Al pulsar sobre Instalar, comenzará el proceso de copiado de archivos. Este

proceso es sumamente rápido y solamente durará unos pocos minutos.
Durante la copia de los archivos, se podrá apreciar una ventana similar a la

siguiente.
Para terminar la instalación se le presentará la siguiente ventana:
19
Haga click en “Finalizar” para terminar.
Instalación en Red
Si va a instalar AutoSoft Taller en dos o más computadores, recuerde que
Refiérase a la ayuda de debe realizar primero la instalación en la estación Servidor y posteriormente
su sistema operativo en cada una de las estaciones Clientes.
para los detalles de
cómo crear una red
local (LAN) o contrate Para instalar AutoSoft Taller en las estaciones clientes, debe ejecutar el
los servicios de un programa de instalación en cada una de ellas y seleccionar “Estación
técnico. Cliente” en la ventana Tipo de Instalación. Deberá tener compartido el
disco duro del servidor o la carpeta donde fue instalada la aplicación, para
poder tener acceso a los datos desde cada una de las estaciones.
Para cualquier duda acerca de cómo compartir discos duros y conceptos de

red, consulte la documentación de su sistema operativo o a un especialista en
materia de redes. En la sección Anexos 1 de este manual también podrá
encontrar ayuda.
Ejecución por primera vez

Puede ejecutar AutoSoft Taller pulsando sobre el icono creado en el escritorio
de su computador. Dicho icono debe lucir similar al siguiente:
También puede ejecutar la aplicación haciendo click en “Inicio  Todos los

programas  Santa Rita Investments Inc  AutoSoft Taller 4.00…”. En
esta misma carpeta se encuentran otras dos opciones “Reiniciar AutoSoft
Taller 4.00…” y “Desinstalar AutoSoft Taller 4.00…” la primera sirve para
reiniciar todas las entradas de registro del programa y ejecutar de nuevo la
20
“Configuración de inicio” que veremos mas adelante, la segunda es para

desinstalar el programa.
Al ejecutar la aplicación por primera vez, dependiendo del sistema operativo

que esté usando, puede que una caja de dialogo para confirmar si desea que el
programa realice cambios en su equipo se despliegue, conteste “Sí”. Usted
puede configurar su sistema operativo para evitar que esta caja de dialogo se
siga desplegando, consulte la ayuda de su sistema operativo.
Instalación tipo Servidor

Si usted realizó una instalación de tipo servidor, cuando ejecute el programa
la primera vez, se abrirá una ventana de “Configuración de inicio”, en esta
La primera instalación ventana usted puede cambiar las rutas de las carpetas donde están contenidos
que usted debe realizar
de ser tipo servidor en los datos locales y los datos compartidos, los campos que contienen esta
la computadora información son completados automáticamente por el programa y no deben
destinada para tal fin. ser cambiados a menos que usted tenga bastante experiencia en este sentido.
La activación de su
aplicación dependerá Presione el botón “Finalizar”.
del tipo de instalación
que usted hizo.
El programa mostrara la ventana de acceso, por lo general el campo de

“Nombre del Usuario” se autocompleta con el nombre del usuario que se usó
la ultima vez o con “Administrador” que es el nombre de usuario
predeterminado. El usuario Administrador de forma predeterminada, no tiene
ninguna contraseña, debe dejar el campo de contraseña vacio.
21
Usted puede asignar una contraseña al usuario administrador, mas adelante le

indicaremos como hacerlo.
Observara que en la parte superior se le indica un contador del tiempo que

resta para el uso del programa antes de que requiera activarlo, este contador
junto al botón de “COMPRAR…” que esta en la parte inferior, desaparecerán
después de activar su programa.
Instalación tipo Cliente

Existen varias condiciones que deben cumplirse para que una instalación de
tipo cliente funcione correctamente.
1. Obviamente debe estar en la misma red local que el equipo que
actuará como servidor.
2. El programa debe estar instalado previamente en el equipo servidor.
3. El programa en el servidor debe estar activado.
4. El programa en el servidor debe tener licencias adicionales para tantas
estaciones clientes como requiera, (la llave de activación del servidor
contiene esta información).
5. Debe compartir la carpeta donde se instaló el programa en el servidor
y debe tener permiso de escritura.
6. Los equipos que servirán como estaciones clientes deben tener creada
una unidad de red (una letra) que direccione la carpeta compartida del
programa en el servidor. El programa cliente no admite rutas de red
que no tengan una unidad (letra) asignada como por ejemplo
\\servidor\AutoSoft, o carpetas de datos compartidos que estén
alojadas en algún disco local del equipo cliente.
Las instalaciones tipo Cliente no requieren activación, pero si usted ha

instalado previamente el programa en modo “Monousuario o Servidor
Local” en el mismo equipo, es muy probable que el programa al ejecutarse la
primera vez, requiera que sea activado. En este caso, use la siguiente
información para activar la estación cliente:
Nombre: Estación Cliente

Llave de activación: 0H37NQ-BZT1B7-QGPM92-D25V8Y
El límite de estaciones Cliente en una red, es determinado por el servidor y

está relacionado a cuantas licencias clientes usted adquiera.
Antes de ejecutar la aplicación desde cualquiera de las estaciones tipo

Cliente, es imprescindible haber realizado primero la instalación tipo
Servidor y ésta debe encontrarse en ejecución cada vez que se desee utilizar
la aplicación desde cualquiera de las estaciones tipo Cliente.
22
Definición de las carpetas de Datos

Una vez que el disco duro del servidor se ha compartido y el funcionamiento
de la red es el adecuado, deberá indicarle a la aplicación las rutas donde están
ubicadas las bases de datos. Existen dos rutas. Estas son las siguientes:
-Datos Locales: Se encuentran los datos locales propios de la aplicación que

Recuerde que si está residen en cada computadora (en caso de una red, son los datos de cada
trabajando en red, la
carpeta DATA indicado
estación).
en la instalación tipo
cliente, debe ser el del -Datos Compartidos: Se encuentran los datos que son comunes para todos
Servidor. Si cada una de
las computadoras
los usuarios o datos que se comparten en la red. Aquí están almacenados los
Clientes no apuntan sus datos de clientes, facturas, presupuestos y todo el conjunto de información
datos compartidos que se va creando durante el uso de la aplicación. Esta ruta direcciona a una
(DATA) hacia el
Servidor, estas
carpeta que se crea automáticamente en el disco duro del Servidor.
instalaciones no se
ejecutaran.
Localización de los datos compartidos
En las instalaciones tipo Cliente, se debe ingresar la ruta del disco y la carpeta
donde están los datos del Servidor, en el campo Datos Compartidos. Por
ejemplo: “z:\data\”, donde “z” es la unidad donde se instalo la aplicación en
el servidor, que esta asignada a una unidad de red para esta estación, también
puede pulsar “…” para elegir el carpeta de la lista tipo árbol, allí seleccionará
el Carpeta “Data” de la unidad de red como destino de archivos compartidos,
en la siguiente gráfica se muestra un ejemplo de la definición de las rutas de
bases de datos en una instalación tipo Cliente.
Es imprescindible que la unidad de disco duro donde fue instalado AutoSoft

Taller como Servidor o la carpeta donde fue instalada la aplicación donde se
encuentra la carpeta “Data” este compartida, para poder tener acceso desde
las estaciones Clientes a la ubicación de instalación de AutoSoft Taller en el
Servidor. Si tiene cualquier duda, puede comunicarse con AutoSoft Taller
Servicio al cliente (servicioalcliente@autosofttaller.com), solicitar asistencia
a personal con conocimientos en el área o consultar la ayuda de Microsoft®
23
Networks. En el Anexo 1 de este manual, se presenta una explicación

detallada de cómo compartir unidades en la red y como definir o ubicar la
carpeta compartida del servidor.
Arranque después de la Configuración de Inicio

Una vez que estos pasos han sido cumplidos, la aplicación se ejecuta y
muestra la pantalla de solicitud de clave de usuario, la cual
predeterminadamente es Administrador, este nombre de usuario esta pre-
establecido en el servidor.
Proceso de Activación
Para activar su programa usted debe tener primero un número de serie que le
es entregado cuando compra el programa.
Numero de serie: Podrá encontrar su número de serie en el email de

confirmación de compra del programa, en el reverso del disco de instalación o
le será entregado por un distribuidor autorizado. El número de serie es único
no existen dos licencias con el mismo número de serie, y este estará
relacionado con el usuario que adquirió la licencia, el número de serie puede
cambiar si compra una actualización del programa, automáticamente el
número de serie del programa anterior dejará de ser valido después de
comprar una actualización.
Usted puede activar su programa durante el periodo de uso gratis o finalizado

el mismo.
Para activar el programa antes de terminar el tiempo de uso gratis de 30 días,

solo debe ir al menú “Ayuda” y seleccionar “Activación...”
En la ventana de activación encontrara su Código de Instalación.
Código de instalación: Este código es generado por la computadora donde

esta instalado el programa y es usado, junto con su nombre, para generar la
llave de activación, lo cual hace que la llave funcione solo en la compuradora
que va a ser activada.
Si usted tiene su numero de serie, entonces complete los campo de “Nombre”

y “Numero de serie” de la centana de activación y presione el boton de
“Solicitar Activación”
24
Si su computador está conectado a internet, se cargará su navegador de

internet en la página de inicio de sesión. Si usted adquirió el programa
comprando directamente en nuestra tienda online www.AutoSoftShoop.com,
entonces usted debe tener una cuenta de cliente creada, use esta misma cuenta
para iniciar la sesión, no use o cree otra cuenta distinta, el número de serie
está relacionado a la cuenta de cliente si usa una cuenta distinta no podrá
obtener su llave de activación.
La única forma de activar la aplicación es por Internet, sin embargo si usted

no tiene Internet en el computador donde está instalado el programa, usted
puede tomar nota del “Código de Instalación” y el “Número de Serie”,
consiga un computador conectado a Internet e ingrese a la siguiente pagina
Web: https://www.autosoftshop.com/Activation.aspx y siga las instrucciones.
IMPORTANTE
La garantía del
programa son los 30 Si usted compro el programa a uno de nuestros distribuidores o en una tienda
días de uso para diferente, entonces cree una cuenta para clientes nuevos.
pruebas.
Si usted compra el
programa, usted puede
usarlo durante 30 días
antes de requerir que
sea activado, si usted no
está satisfecho con el
programa antes de
activarlo, usted puede
pedir una devolución de
su pago.
No será considerada
ningún tipo de
devolución o reembolso
después que el
programa es activado.
25
Después de iniciar la sesión, ingresará a la “Forma de Solicitud de

Activación”, complete los campos, marque la casilla de aceptación de
términos y haga Click en el botón “Enviar”.
Se le mostrará una página como esta:
Aquí encontrará su “Llave de Activación” e información referente a su

licencia, como por ejemplo para cuantas licencias para estaciones clientes está
autorizada esta llave.
Copie la llave a la casilla de “Llave de Activación” de su programa, así como

el nombre y el número de serie deben ser idénticos a los que aparecen en la
página web, de lo contrario el programa no podrá activarse. Luego haga Click
en “Activar”.
El programa ya quedará activado después de esto.
26
Usted también recibirá un correo electrónico conteniendo su activación.
En “La licencia de usuario final”, establece que sólo puede estar activada
una instalación tipo servidor por cada licencia, se ha establecido este sistema
de activación, para controlar que se cumpla esta parte del contrato, a menos
que su licencia de usuario final establezca lo contrario, usted como
propietario de una licencia de AutoSoft Taller, está comprometido a cumplir
con esta restricción.
Se admiten como normales hasta un máximo de 3 activaciones anuales. De

superarse esta cantidad, como política de seguridad el usuario deberá
demostrar las razones para activar una cuarta vez o adquirir una nueva
licencia.
Activar Después del Período de Prueba

Usted goza de 30 días de uso gratis de AutoSoft Taller, contados a partir de la
fecha de instalación, transcurrido este tiempo no será posible el acceso a la
aplicación. Usted puede realizar su compra y activar su licencia durante o
después de finalizado el periodo de prueba.
Cuando el periodo de prueba ha concluido, se le mostrará la siguiente pantalla

al iniciar su programa.
Haga click en el botón “Activar”, en la ventana de activación encontrará su

“Código de Instalación” y las casillas para colocar su nombre y la llave de
activación.
Si no posee de una llave de activación, use el botón “Solicitar Activación”
para ir a la página web y llenar su solicitud de activación como se explicó en
la sección anterior.
27
MAESTROS
3
CAPITULO
Antes de Comenzar
A utoSoft Taller originalmente trae pre-cargados algunos datos como

los modelos y marcas de vehículos, trabajos de mano de obras,
partes de no inventario y otros, todos estos datos son editables por
parte del usuario.
Respaldos y Recuperación de Datos

El respaldo de datos puede realizarse desde cualquier computadora de la red y
no es necesario que se cierre la aplicación en las estaciones Clientes. Los
datos a los cuales se les hará respaldo, son los datos Guardados, es decir, los
datos que estén siendo ingresados y que aún no se hayan guardado para el
momento en que se realice el respaldo de los datos, no serán incluidos, por lo
tanto aunque el proceso no exige que las estaciones clientes estén cerradas, se
recomienda que por lo menos primero se termine el ingreso de datos en todas
las estaciones y después se realice el respaldo.
Se sugiere realizar respaldos periódicos, el primero lo puede hacer justo

después de ejecutar el programa la primera vez, de modo que posea respaldo
de los datos en blanco, sobre todo si no se tiene instalado un sistema de
batería para proteger las computadoras en caso de una interrupción eléctrica o
si sus computadoras no están protegidas con programas anti-virus o
simplemente por precaución en caso de que suceda un problema inesperado.
Cada vez que se cierra el programa, este le recordará que debe hacer un
respaldo, usted puede elegir hacerlo en ese mismo instante o posteriormente.
El respaldo de datos se graba en el disco duro del computador, en una carpeta

que usted destine para este fin, sin embargo le sugerimos que después grabe
estos respaldos en CDs, o cualquier otra unidad de almacenamiento externa,
ya que si deja los respaldos en el disco duro del computador y este se daña, de
todas formas perderá todas la información.
Respaldo de Datos
Para realizar un respaldo de los datos existentes en el programa, diríjase al
menú Archivos y seleccione Respaldo y Recuperación de Datos…, llegará al
Asistente de respaldos de datos.
29
MAESTROS
Seleccione la opción Realizar un respaldo de los datos actuales y atienda las

instrucciones, pulse el botón Siguiente hasta llegar a la próxima ventana.
Usted puede elegir si desea respaldar los formatos de reportes y los archivos
de imágenes.
Dado que el usuario puede modificar los formatos de los reportes impresos a
su criterio y además puede insertar imágenes en presupuestos, facturas y en el
inventario de partes, entonces, el programa le da la opción de respaldar los
formatos de reportes y las imágenes en archivos separados para que en caso
que sea necesario pueda recuperarlos.
Siga los pasos hasta llegar al final donde se le pedirá la ubicación y el nombre
del archivo de respaldo que se va a crear. El programa predeterminadamente
lo ubica en la carpeta de documentos de su computador y coloca un nombre
de archivo que crea automáticamente usando la fecha y la hora actual
ejemplo: Respaldo_30-01-2010_03.14.41_AM. Usted puede elegir cambial
este nombre.
30
MAESTROS
AutoSoft Taller realizara el respaldo de los datos en segundos, agrupando

todos los datos en una solo archivo con extensión .SRI, verá un mensaje
indicándole que el respaldo de datos se ha realizado de manera exitosa.
Recuperación de Datos
La recuperación de datos debe realizarse solo desde el Servidor y la
aplicación debe estar cerrada en todas las estaciones Clientes, un mensaje
será desplegado por la aplicación advirtiendo si hay alguna estación cliente
conectada y la recuperación de datos no será posible.
Para recuperar datos de un respaldo previo, seleccione la opción Recuperar

los datos de un respaldo previo y pulse el botón Siguiente, lea y cumpla con
las instrucciones necesarias para efectuar la recuperación de los datos y pulse
el botón Siguiente hasta llegar a la ventana de selección del archivo de
respaldo.
31
MAESTROS
Localice y seleccione el archivo de respaldo que se desea recuperar. Los

archivos de de respaldo tienen la extensión .SRI y el programa al momento de
crear el archivo de respaldo le agrega al final la palabra “DATOS”,
“IMÁGENES” o “REPORTES” según si el archivo de respaldo contiene
solo datos, solo imágenes o solo archivos de formatos de reportes
respectivamente.
Reindexar y Reparación de Datos

La función Reindexar y Reparar Datos… es un proceso que permite crear
nuevamente los índices de las bases de datos, revisar y reparar problemas en
los archivos de datos de la aplicación.
Este proceso puede usarse en caso que por fallas en la red, cortes inesperados
de electricidad o apagada incorrecta del equipo, el índice o los archivos de
bases de datos se dañen. Usted sabrá si requiere reindexar o reparar los datos
cuando aparezca un mensaje de error indicando que se ha perdido un índice,
que hay una tabla dañada o se realice una búsqueda y el resultado encontrado
no coincida con la búsqueda efectuada.
La realización innecesaria de reindexación y reparación de datos, no daña o

afecta los datos ni el desempeño de la aplicación.
Editor de Registro de Aplicación

AutoSoft Taller, posee un editor de registros del programa mediante el cual
usted puede adaptar el programa a sus preferencias, usted puede cambiar los
títulos de algunos campos adaptándolos a la forma como usted quiere que
estos aparezcan en pantalla y en los reportes.
Existen dos tipos de registros o claves, “Claves compartidas” que afectan a

todos los equipos de la red y “Claves locales” que solo afectan al equipo
donde se está haciendo el cambio.
En esta sección solo explicaremos el procedimiento para cambial algunos

títulos del programa el cual es el mismo para cada título a modificar, sólo
varía al momento de seleccionarse el campo objeto de nuestro ajuste. Para
realizar el ajuste, abra el menú Archivo, seleccione Modificar Registro…, en
la ventana pulse sobre el signo positivo ubicado al lado de Claves locales,
luego sobre el signo positivo al lado de Mensajes y por último en el signo
positivo al lado de Título.
32
MAESTROS
Varíe el tamaño de la ventana y navegue entre los registros para localizar el

registro deseado.
Navegadores
AutoSoft Taller posee dos Navegadores, los cuales son una herramienta muy
útil no solo para el rápido acceso a determinadas funciones y fases del
proceso, también le ayudara a mantener un orden lógico en el proceso de
reparación, servicio de un vehículo o ventas de partes.
Navegador Para Reparaciones
33
MAESTROS
Navegador Para Ventas de Partes
Usted puede adaptar su aplicación para que el navegador se abra

automáticamente al inicio.
Para realizar esto diríjase al Registro de la Aplicación y haga el mismo

procedimiento para cambiar un título pero con la diferencia que esta vez en
vez de abrir Mensajes abra Navegador y pulse sobre “Al iniciar la
aplicación” o sobre “Tipo de navegador” y seleccione la opción de su
preferencia.
El tipo del Navegador también pude ser ajustado marcando o des-marcando la

caja que está en la parte superior derecha del navegador.
Los registros de Mensajes, Títulos y Navegador son principalmente los

registros que suelen ser modificados cuando se comienza a dar uso a la
aplicación es por ello que lo hemos nombrado en este capítulo, el resto de los
registros del programa serán revisados posteriormente.
34
MAESTROS
Usuarios y Privilegios
AutoSoft Taller le permite incluir usuarios, crear grupos de usuarios y asignar
privilegios. Privilegios que le permitirán o no a los usuarios realizar algunas
operaciones, tales como modificar, eliminar, cancelar y otros. Para acceder
las opciones de usuarios, puede seleccionar la opción Modificar Cuentas de
Usuario desde el Menú Archivo.
Recuerde que el usuario predeterminado es Administrador y no requiere

contraseña.
Una vez abierta la ventana Editor de Cuentas de Usuario, usted podrá

ingresar y actualizar todos los Usuarios, crear Grupos de Usuarios y asignar
los respectivos privilegios.
A continuación se muestra el aspecto de la ventana:
Creación de usuarios
Es recomendable (pero no indispensable) incluir a cada uno de los usuarios de
la aplicación. Para ello, pulse sobre el botón Agregar para que aparezca la
siguiente ventana.
Coloque el Nombre del Usuario, (el cual deberá ingresar en la aplicación al

iniciarse), luego introduzca el Nombre Completo y si lo desea, una breve
descripción de la función y/o posición del Usuario en la empresa o el objetivo
para el que fue creado el usuario. En estos momentos, si pulsa OK el usuario
será creado, pero es recomendable que antes asigne una contraseña y los
35
MAESTROS
privilegios respectivos. Para esto pulse sobre la pestaña Contraseña y

proceda a la asignación de la contraseña de acceso.
En la siguiente página podrá ver la ventana Información del Usuario donde

podrá crear la contraseña y establecer otras opciones.
Si pulsa sobre la casilla Definir Contraseña, la aplicación le solicitará (con

reconfirmación) la contraseña de acceso asignada a dicho usuario, la cual le
será solicitada al ingresar a la aplicación.
Asignación de Privilegios a Usuarios

Para asignar los privilegios de cada usuario debe pulsar sobre la pestaña
Privilegios, de esta manera verá la siguiente ventana:
36
MAESTROS
Resalte el privilegio que desea otorgar y presione Reconocer, para quitar

privilegios realice la misma operación en sentido contrario y presionando
sobre Quitar.
Asignación de un Usuario como Miembro de un Grupo

Al crear un usuario nuevo, automáticamente este será asignado al grupo de
Administrador el cual tiene todos los privilegios asignados, eventualmente
usted puede cambiarlo de grupo o sencillamente no asignarlo a ningún grupo
especifico, y solo asignarle los privilegios, como se explico anteriormente.
Creación de Grupos de Usuarios

Usted puede crear grupos de usuarios y otorgarles privilegios específicos, así
Como medida de al crear un nuevo usuario, solo tendría que incluirlo en el grupo al que debe
seguridad, la aplicación pertenecer. Para esto pulse sobre la pestaña Grupos en el Editor de Cuentas
incluye a cada nuevo
usuario dentro del grupo
de Usuario y después en Agregar, ingrese la información del grupo: nombre
Administrador, lo cual (secretarias, supervisores, etc.) y descripción. Asigne los privilegios que
podría otorgar al tendrá reconocidos dicho grupo de la misma manera que se hace para los
usuario ciertos
privilegios no deseados
usuarios, después de esto presione OK.
o inconvenientes.
Tenga la precaución de
siempre comprobar que
cada usuario pertenezca
al grupo correcto.
El grupo Administrador
otorga TOTAL libertad
de acción al usuario
dentro del sistema y por
consiguiente, solo debe
agrupar a personas con
el más alto nivel dentro
de la organización y
conocimiento de la
aplicación.
Este nuevo grupo aparecerá listado en la pestaña Grupos del Editor de

Cuentas de Usuarios y podrá ser seleccionado en la pestaña Miembros del
Grupo cuando tenga editada la información de un usuario.
Los usuarios que

formen parte del Grupo
Administrador, tienen la
capacidad de cambiar la
contraseña de los demás
usuarios sin necesidad
de conocerla.
37
MAESTROS
En el siguiente cuadro se muestra cada privilegio y las funciones que otorga.
PRIVILEGIO FUNCION
Administrador Este privilegio le da derechos al usuario para modificar
los registros de la aplicación, crear y modificar cuentas
de usuarios y ver los eventos de la aplicación, pero no
puede eliminar, modificar y/o agregar datos ni imprimir
reportes. Este privilegio sólo debe ser asignado a
personal conocedor de la aplicación y con cierta
responsabilidad en la empresa.
Ajustar Presupuestos Permite al Usuario ajustar los presupuestos. AutoSoft
Taller le da al usuario la facilidad de asignar precios
ajustados a partes, manos de obra o trabajos externos sin
perder los precios originales, y al final podrá aplicar los
precios ajustados o regresar a los precios originales con
solo presionar un botón, este privilegio le permite al
usuario realizar esta función.
Aplicar Descuentos Permite que el usuario pueda aplicar descuentos a los
clientes.
Asignación de Permite que el usuario pueda asignar labores a los

Labores y Pagos a técnicos y realizar pagos a los mismos.
Mano de Obra
Añadir Registros Permite al usuario Incluir registros en cualquier modulo

Nuevo donde no se requiera de otro privilegio adicional para
incluir nuevo registros, por ejemplo puede crear nuevos
Presupuestos, Facturas, modelos etc.
Añadir Nuevos Para agilizar la trascripción y elaboración de
Trabajos y Partes Presupuestos, facturas o paquetes, AutoSoft Taller
Externamente provee la facilidad de incluir sobre la marcha, nuevas
partes al inventario o a no-inventario, así como nuevos
trabajos de mano de obra si estos no han sido creados
previamente. Si este privilegio es asignado al usuario,
cada vez que se incluya una parte o un trabajo mano de
obra nueva dentro de un presupuesto, factura o paquete
y este no es encontrado por el programa en su base de
datos, la aplicación preguntará si desea incluirse en la
tabla correspondiente. Esto es especialmente útil, ya que
de esta manera, a medida que la aplicación va creciendo,
no será necesario introducir cada uno de las partes y
manos de obras, ya que podrán seleccionarse de una
lista, o sencillamente la aplicación auto completará la
descripción o código del mismo. Posteriormente se
explicará con detalle esta función.
Añadir y/o Modificar Permite que el usuario pueda añadir nuevas partes a la
Ítems de NO- tabla de partes de No-Inventario.
Inventario
Añadir y/o Modificar Permite que el usuario pueda añadir nuevas partes a la
Ítems del Inventario tabla de partes de Inventario.
38
MAESTROS
Cambiar Dueño de un Permite al usuario cambiar el dueño de un vehículo.

Vehículo
Cambiar el Tipo de El usuario puede asignar hasta cuatro tipos de precios

Precio de Partes de diferentes a las partes de inventario, este privilegio le da
Inventario derecho a cambiar el tipo de precio a asignarse a las
partes de inventario dentro de un presupuesto, factura o
paquete, independientemente del tipo de precio
predeterminado inicialmente.
Crear e Imprimir Da derecho al usuario a crear e imprimir cheques.
Cheques
Devoluciones de Este privilegio le permite al usuario crear devoluciones

Compra de órdenes de compra.
Eliminar Registros Privilegio que permite al usuario eliminar registros en

módulo donde no necesite de otro privilegio para
hacerlo y siempre que sea posible.
Imprimir Reportes Privilegio que permite al usuario imprimir reportes.
Modificar campos En la aplicación existen campos especiales que

especiales solamente pueden ser modificados bajo estricta
vigilancia si se posee este privilegio asignado. Entre
estos campos tenemos la fecha de creación del
Presupuesto, la cual inicialmente es asignada
automáticamente.
Modificar Crédito Permite al usuario modificar el monto total de crédito
Existente con un abierto con un proveedor. Normalmente este monto se
Proveedor incrementa o decremento según si se crean devoluciones
en las órdenes de compra o se hacen pagos a facturas
usando el crédito existente, respectivamente.
Modificar Registros Permite al usuario modificar registros que no se requiera
de otro privilegio adicional.
Pagos a Proveedores Permite al usuario realizar pagos a proveedores.
Procesar Pagos a Este privilegio que permite al usuario recibir pagos de

Facturas de Clientes Facturas, incluyendo la información relacionada al pago
de la misma (Fecha, Nro. de Cheque y otros).
Recepción de Da derecho al usuario a recibir facturas por conceptos de
Facturas órdenes de compra o cualquier otro concepto.
Revisar el Registro de Este es un privilegio que permite al usuario ver el

Eventos registro de eventos de la aplicación donde se registra la
actividad que cada usuario hace dentro del programa.
39
MAESTROS
Son en total 21 privilegios diferentes con los que se pretende aumentar la

seguridad y confidencialidad del programa.
Una vez creados los usuarios y asignados los privilegios, podemos empezar a
sacarle el máximo provecho a la aplicación, para ello veremos ahora las
barras de herramientas principales.
Barras de Herramientas
AutoSoft Taller posee dos barras de herramientas principales, de las cuales se

generan muchas de las operaciones de la aplicación, a pesar que dichas
opciones también pueden ser seleccionadas a través del menú. Las barras de
herramientas y sus funciones son las siguientes.
Menú Lateral de Acceso Rápido
Barra de Herramienta de Navegación y Administración
40
MAESTROS
Nuevo: Permite incluir nuevos registros en cada uno de los procesos

como clientes, Presupuestos, Facturas y otros.
Borrar: Mediante este botón usted puede eliminar el registro

visualizado en el proceso o ventana activa. Algunas restricciones
aplican en la eliminación de registros en algunos módulos.
Guardar: Permite almacenar o salvar los datos modificados en la

ventana activa.
Revertir: Permite revertir el conjunto de cambios realizados sobre los

datos de la ventana activa (a partir de la última vez que se guardó).
Imprimir: Según sea el caso, este icono permite imprimir

Presupuestos, reportes, Facturas y otros.
Vista Preliminar: Permite pre-visualizar la salida antes de que se

imprima.
Cortar (CTRL.- X): Elimina el contenido de la selección y lo copia

en una localidad de memoria para poder utilizarlo en otras áreas.
Copiar (CTRL.- C): Copia en memoria el contenido de la selección.
Pegar ((CTRL.- V): Inserta en la ubicación del cursor el contenido de

la selección copiada o cortada con los comandos anteriores.
Deshacer: Regresa al estado del último cambio efectuado. A

diferencia del comando Revertir, el cual restaura los datos desde la
última vez que se grabó, deshacer solamente realiza cambios sobre la
última acción.
Primero: Muestra en pantalla los datos relacionados al primer

registro almacenado.
Anterior: Permite avanzar regresivamente a través de los diversos

registros, para ir visualizándolos uno a uno.
Siguiente: Permite avanzar progresivamente a través de los diversos

registros, para ir visualizándolos uno a uno.
Ultimo: Muestra los datos relacionados con el último registro

almacenado.
41
MAESTROS
Buscar: Como su nombre lo indica, permite acceder el generador de

búsquedas, el cual es una herramienta para localización de datos por
diversos campos.
Listado: Muestra por pantalla un listado general de todos los datos

almacenados en el proceso activo.
Cambio de Usuario: Activa la ventana de solicitud de clave. Como

su nombre lo indica, permite que el usuario activo abandone la sesión
para que otro ingrese con su clave.
Calculadora: Activa la calculadora.
Navegador: Activa o desactiva el navegador de procesos.
Estos iconos se activarán o desactivarán según la habilidad de uso de cada

uno de los procesos que invocan.
Como puede apreciase claramente, la Barra de Menú Lateral de Acceso

Rápido está representada por varios botones que permiten visualizar los
iconos o procesos que están contenidos en ellos.
Campos Maestros
Los campos maestros los identificará fácilmente porque son aquellos campos
que tienen una caja con una flecha del lado derecho y se despliegan como una
lista.
La forma de usar los campos maestros es bastante simple. Estos campos

muestran una lista de opciones que usted puede elegir, pero si la opción que
usted necesita no está en la lista, usted podrá agregarla o cambiar una
existente, incluso eliminar las que ya no usa.
Para ver las opciones que este tipo campo le ofrece debe hacer click en el
botón que está del lado derecho del campo, un pequeño menú se desplegará
con las opciones:
 Agregar (Nombre del campo)
 Cambiar (Nombre del campo) actual
 Eliminar (Nombre del campo) actual
42
MAESTROS
Cuando elije la opción de agregar o cambiar, una pequeña caja de edición se

abre para que usted pueda agregar o cambiar el registro de la lista o bien si
elije la opción eliminar el programa requerirá que confirme la acción y
procederá a eliminar de la lista la opción que estaba activa.
Este tipo de campo estará presente en muchos de los módulos del programa y
hemos hecho esta mención especial en la sección antes de comenzar para que
tenga en cuenta su funcionamiento.
43
MAESTROS
4
CAPITULO
Maestros
L os maestros, son las tablas y registros de configuración del programa.

Los datos contenidos en ellas son usados por el programa para extraer
el o los datos predefinidos en ciertas funciones como por ejemplo el
tipo de código de barra a ser utilizado o el número de copias a imprimirse
para las facturas. Una vez activada la pestaña Maestros del Menú Lateral de
Acceso Rápido, se tendrá acceso a las siguientes opciones:
Datos del Taller

Configuración de Inventario
Cuentas de Usuarios
A continuación se explicará con detalles cada una de estas opciones.
Datos del Taller y Configuración General

Esta es la información de su taller que se imprimirá en sus Facturas,
Presupuestos, órdenes de compra, reportes, e-mail, etc., incluye: Nombre de
la empresa, dirección, ciudad/localidad, estado, código postal, teléfonos, e-
mail, y otros. También contiene campos más específicos como:
44
MAESTROS
Pestaña Principal
R.U.C. y Registro Fiscal

Estos son títulos que pueden ser modificados a criterio del usuario en el
Editor de Registros de la Aplicación, (diríjase al capítulo 1 sección de
preguntas frecuentes), debe ingresar los números de identificación de su
empresa para el pago de sus impuestos. El R.U.C. o Registro Único de
Contribuyente, Es llamado así en muchos países como en Uruguay, Peru,
Ecuador, Panamá etc. en otros países se denomina de distinta forma, pero
como ya explicamos el usuario puede cambiar el titulo según su necesidad.
En la mayoría de los países, solamente se utiliza un sólo número de
identificación de contribuyente pero en otros se emplean hasta dos números,
para estos casos el programa cuenta con un campo denominado Registro
Fiscal, al igual que el R.U.C. este puede ser cambiado por el usuario. Si en su
país se emplea solo un número de identificación, deje vacio el Registro
Fiscal.
Precio de Mano de Obra Predeterminado

El valor que se coloca en este campo es usado por el programa para establecer
predeterminadamente el precio por hora que su taller cobra a sus clientes por
trabajos de mano de obra, si usted no calcula el precio del trabajo por tiempo,
usted puede establecer este valor en cero o si usted establece precios por hora,
no importa que no sea en todos los trabajos, usted puede establecer el precio
normal que usted cobra por hora, de cualquier forma al momento de elaborar
un presupuesto o factura, el programa le permitirá cambiar este valor e
incluso establecer trabajos con precios fijos junto con trabajos con precios por
hora en un mismo presupuesto o factura.
Propiedades del Lenguaje

Pulsando sobre este botón, puedes tener acceso a las propiedades del idioma
como por ejemplo:
 Abreviación de los meses del año.
 Nombre de los meses.
 Forma como se mostrará la fecha, (Dia/Mes/Año o Mes/Dia/Año).
 Símbolo separador en la fecha.
 Forma como se mostrará la hora base 12 o base 24.
 Nombre de la moneda.
 Símbolo de la moneda que se mostrará en los campos monetarios.
 Punto decimal.
 Separador de miles.
 Cantidad de decimales a mostrar.
 Posición del símbolo de meneada.
45
MAESTROS
En la parte superior de esta ventana encontrará una caja que indica “Uso de
configuración de las ventanas del sistema para mostrar fecha y moneda”
Si marca esta caja, las propiedades que usted ha configurado no serán

tomadas en cuenta y por el contrario el programa tomara estas propiedades
según como esté configurado en su sistema operativo, esto no incluye el
campo del nombre de la moneda.
Logotipo
Ingrese en este campo la ubicación del archivo que contiene el logotipo de su
empresa, no es necesario que este archivo esté localizado en una sección del
servidor, el programa se encargará de hacer una copia en la carpeta de
imágenes para que esté disponible para todos los usuarios de la red. Se
recomienda que la resolución de su logotipo sea de aproximadamente 720
píxeles de ancho por 300 píxeles de alto.
Imprimir encabezados en los reportes

Si esta caja es marcada, el programa imprimirá en todos los reportes el
encabezado con los datos de su negocio y su logotipo.
Pestaña Impuestos
Cantidad de impuestos
En esta pestaña puedes configurar si usar un solo impuesto o dos, en algunos
países se usan dos tipos de impuestos, por ejemplo en Canadá se cobran
impuestos regionales o locales que corresponde a la provincia y un segundo
impuesto federal o correspondiente a la nación en general. Si en su país solo
se cobra un tipo de impuesto, deje este campo en UNO (1).
46
MAESTROS
Datos del impuesto

Se puede configurar el título de cada impuesto y si se cobran porcentajes
distintos para partes y para trabajos de mano de obra.
Valor del Porcentaje de Impuesto

Ingrese en estos campos las tazas de impuestos que usted deberá cobrar a sus
clientes. AutoSoft Taller permite el ingreso de dos tazas de impuesto para los
países en que las tazas de impuesto por venta y servicios sean distintas. Estas
serán las tazas de impuestos asumidas por la aplicación en las Facturas y
Presupuestos, sin embargo, la taza para productos y partes puede variarse de
manera manual en cualquier de estos, sin afectar la taza ingresada en este
campo.
Pestaña de Presupuestos y de Facturas
Estas pestañas contienen las mismas propiedades, solo se diferencia la

pestaña de facturas que posee una caja que indica “Desea que se imprima el
número físico en las facturas”, si marca esta caja, el programa imprimirá el
numero físico en cada factura que se imprima, mas adelante explicaremos a
detalle que es el número físico.
Usted también puede configurar la cantidad de copias que se imprimirán

cuando imprime un presupuesto o factura, y si desea que se imprima al pie de
los presupuestos y facturas, la declaración del cliente y/o las
responsabilidades de la compañía, solo debe marcar las cajas
correspondientes.
Pestaña de propiedades del servidor de e-mail
Servidor SMTP
AutoSoft Taller permite enviar correos electrónicos sin necesidad de utilizar
programas externos.
Para que esta función esté disponible, deberá ingresar en este campo el
nombre del servidor de correo Servidor SMTP (Simple Mail Transfer
Protocol) de su proveedor de correo electrónico. Contacte su proveedor de
correo electrónico para que le suministre esta información.
Puerto SMTP
El puerto SMTP viene preestablecido en 25 que es el puerto que comúnmente
se usa para este protocolo, pero en este campo se puede cambiar en caso que
sea necesario.
47
MAESTROS
Autenticación de correos salientes

Actualmente la mayoría de las cuentas de email requieren de un nombre de
usuario y una contraseña para que el servidor permita la salida del correo
enviado. Debe revisar las instrucciones de su proveedor de email para
asegurarse que su cuenta requiere de autenticación de correos salientes y de
requerirlo, debe colocar su nombre de usuario y su contraseña.
Configuración de Inventario
En esta sección, usted configura como quiere que se presente en la pantalla la
lista de partes de inventario y qué tipo de código de barra se utilizará como
código principal y código alterno para identificar las partes que formaran el
inventario. La aplicación le permite utilizar dos códigos para las partes usados
para identificar y buscar estas partes en el inventario.
Si elije mostrar la lista en forma de árbol, el programa le mostrará los ítems

principales primeros y los sub-ítem debajo de si respectivo ítem principal. Si
elije en forma de listado, entonces no se tomará en cuenta el orden lógico de
ítems y sub ítem, si no un listado alfabético normal.
Tipo Árbol Tipo Listado
48
MAESTROS
Cuentas de Usuario
Esta opción le permite tener acceso a las cuentas de usuarios. Consulte en el
Al momento de crearse Capítulo 3 Antes de Comenzar, la sección Cuentas de Usuarios y
un usuario, la aplicación Privilegios.
automáticamente lo
designara como
Administrador, retírelo Como medida de seguridad, aconsejamos que la persona de más jerarquía
de este grupo si esto no pertenezca al grupo de Administrador que ya viene creado por la aplicación y
es deseado, esto es una
medida de precaución
posee todos los privilegios. Después cree grupos por nivel jerárquico,
ya en el programa funciones o responsabilidades en la empresa, Ejemplo: Jefes de
siempre debe existir un Departamento, secretarias, y otros. Recuerde que usted puede otorgar a
usuario que pertenezca
a este grupo.
determinado usuario varios privilegios al mismo tiempo sin necesidad de
incluirlo en ningún grupo, esto está diseñado para que de una manera sencilla,
el administrador otorgue privilegios a cada uno de los empleados que
utilizarán la aplicación, según su criterio.
49
FICHAS
5
CAPITULO
Fichas
Clientes
E .
en el módulo de clientes, usted puede crear, actualizar, eliminar,
buscar y consultar todos los datos relacionados a los clientes. La ficha
Clientes está conformada por un área de búsqueda y ordenación, un
área de datos del cliente, del contacto y una sección donde puede ingresar y/o
ver los vehículos asignados o propiedad de dicho cliente. Al final se cuenta
con un campo de observaciones y un botón para ver el historial del vehículo
seleccionado.
A continuación se muestra la ventana de clientes:
El campo de Ordenar Por, indica cual es el orden secuencial de las fichas de

clientes, por ejemplo si se selecciona ordenar por nombre, cuando usted
navegue entre los registros usando los botones de la barra de herramientas, los
registros estarán ordenados alfabéticamente el por nombre de los clientes.
En el campo Buscar Por Nombre, podemos colocar cualquier cadena de

texto, aunque no esté concluida y la aplicación automáticamente mostrará los
datos del cliente cuyo nombre más se aproxime a la cadena de caracteres
buscada, o mostrará una lista de clientes en caso de que existan más de una
coincidencia o similitud.
51
FICHAS
Así por ejemplo, si se desea mostrar una lista de todos los clientes cuyo
apellido sea González, bastará con escribir dicha palabra en el campo de
búsqueda y al pulsar Enter, la aplicación mostrará los resultados.
Recuerde que la búsqueda de clientes permite localizar trozos de palabras por

coincidencia. Por ejemplo, si desea localizar un cliente cuyo nombre o
Cabe señalar que la apellido no recuerda muy bien, podrá colocar solamente parte del mismo. Si
aplicación distingue en
color vino, el titulo de tomamos el caso de un cliente de apellido Ferrante, bastaría con introducir
los campos que Ferra o rrante y AutoSoft Taller mostrará una lista con todos los clientes
obligatoriamente deben cuyo nombre coincida con la búsqueda solicitada.
contener datos para que
el ingreso de datos se
guarde como un registro Para realizar otras búsquedas por campos diferentes al nombre, debe pulsar
válido, por ejemplo el
Nombre en la ficha sobre el icono Buscar de la barra de navegación.
Cliente.
Al pulsar sobre este icono aparecerá un generador de búsquedas en el cual

podrá seleccionar el campo que desea buscar. Dichos campos variarán
dependiendo del módulo en donde se encuentre.
La ventana siguiente muestra una búsqueda por “DNI.” (Documento Nacional

de Identidad), en la cual aparecieron 2 coincidencias de la cadena buscada
(“AC”). Recuerde que puede activar la casilla Todas las Concordancias y
Permitir Concordancia Parcial para que muestre la lista de todas las
coincidencias.
Este método de búsqueda es realmente útil ya que le permite moverse entre

los diferentes registros localizados y simultáneamente visualizar los datos en
la ventana de Cliente para ver si corresponde al cliente que se desea localizar.
52
FICHAS
Creación y Actualización de Clientes

Como ya es conocido, en AutoSoft Taller para crear un Cliente, deberá pulsar
sobre el icono Nuevo en la barra de navegación, una vez que haya abierto
la ficha Cliente. Posteriormente, la aplicación automáticamente asigna un
número de Identificación (ID) auto incrementado, el cual puede ser
visualizado en la parte superior derecha de la ficha del Cliente. Este número
podrá ser utilizado posteriormente para ubicar un cliente en el módulo de
vehículos.
AutoSoft Taller está constantemente en modo de edición, por lo que no será

necesario indicarle que se desean realizar cambios. Sencillamente usted puede
realizar las modificaciones de datos que desee y posteriormente Guardar los
datos para su almacenamiento definitivo. Para ello deberá pulsar, como es
costumbre sobre el botón .
53
FICHAS
Si usted antepone a la dirección de Correo Electrónico al prefijo Mailto:, por

ejemplo: mailto:ravellaneda@terra.es, AutoSoft Taller convierte la dirección
en un hyper link (enlace), permitiéndole enviar un correo electrónico a la
dirección del cliente, con solo hacer click sobre la dirección, si tiene instalado
en su computador un programa para envíos y recepción de correos como
Microsoft® Outlook®. La dirección de Página Web, también es convertida
en hyper link.
Inclusión de Vehículos desde Clientes

Desde el módulo de clientes usted puede incluir el vehículo correspondiente a
En AutoSoft Taller dicho cliente. Para ello es preciso pulsar sobre el icono Incluir ubicado
existen campos en la esquina inferior izquierda en el área de vehículos de su propiedad.
Autocompletables, los
cuales se irán
explicando a lo largo Ingrese la matrícula del vehículo, el campo Marca es auto-completable, por
del Manual de Usuarios. lo cual a medida que usted vaya ingresando las letras iniciales la marca se
El Productor de Seguros
y La Cia. de Seguros
completara, AutoSoft Taller contiene pre-instalada una base de datos con más
son uno de ellos. de 317 marcas de vehículos incluyendo motos. Recuerde que si desea ver la
lista completa en cada campo, debe pulsar simultáneamente las teclas Shift y
Si se desea ver la lista
completa mientras el
?. La aplicación también contiene una base de datos de más de 141.500
cursor está en distintos modelos de vehículos con su respectivo motor, usted también puede
cualquiera de estos ingresar más marcas y modelos en las fichas destinadas para esto.
campos, usted puede
hacerlo pulsando Shift ?
(Signo de Interrogación Seleccione la Compañía de Seguros emisora de la póliza que ampara al
cerrado). Además de vehículo o ingrésela pulsando el botón “Añadir” que está al lado del campo
esto, este campo
también permite
de nombre de la aseguradora en caso de no estar incluida, así mismo
ubicación por tecleo seleccione o ingrese el nombre del productor de seguros, o si así lo desea,
(tecla caliente). simplemente indique ---Particular-- en estos campos si el vehículo no tiene
póliza de seguros o el trabajo a realizar no está amparado por la aseguradora.
Usted puede seleccionar los campos de ID Seguro/Empresa y Productor de

Seguros bien sea colocando su número de ID o seleccionando directamente
de la lista en el campo nombre.
A continuación se muestra la ventana de Vehículos, desde el módulo de

Clientes.
54
FICHAS
También usted puede incluir Clientes desde la ventana de Vehículos. Dicho

procedimiento será explicado con detalle en el módulo respectivo.
Recuerde que para cada cliente pueden asignarse la cantidad de vehículos que
sean necesarios, pero un vehículo solo puede asignarse a un cliente, es decir
que los vehículos no pueden tener múltiples propietarios. AutoSoft Taller le
permite ver los datos del vehículo de un cliente con solo hacer click sobre el
vehículo listado en la sección Vehículos de su Propiedad.
AutoSoft Taller también le permite realizar cambios de propietario del

vehículo, una vez creado el cliente o propietario nuevo. Esta función será
explicada en el módulo de Vehículos.
Después de ingresados todos los datos del vehículo, presione OK.
Recuerde que para desplazarse entre los diferentes registros, para incluir,
eliminar o guardar los datos, y para realizar búsquedas o ver la lista de todos
los clientes, debe utilizar los botones de la barra de navegación como se
explica en el capítulo 1.
55
VEHICULOS
6
CAPITULO
Vehículos
P ulsando sobre el icono de Vehículos ubicado en el menú lateral de

acceso rápido, se tiene acceso la ficha en donde se ingresarán y
actualizarán los datos relacionados con los vehículos de los clientes.
Desde esta ficha usted puede Incluir, Modificar, Eliminar, Consultar o
Imprimir los datos de los vehículos y asignar la empresa de seguro o el
productor al cual está asociado determinado vehículo.
La ventana de vehículos lucirá como la siguiente:
La flexibilidad de la aplicación, le permite al usuario elegir desde donde

comenzar el ingreso de estos datos, probablemente le sea más conveniente
desde Clientes, o quizás le guste más desde Vehículo, la práctica trabajando
con la aplicación le ayudara a decidirse además, usted no necesita tener
creado el cliente y el vehículo para poder comenzar desde un presupuesto o
factura, porque desde el mismo presupuesto o factura usted puede ingresar un
nuevo cliente y/o vehículo.
Como puede observarse, en la parte superior existe un campo de ordenación y

otro destinado a la búsqueda de vehículos por matrícula. El campo de
ordenación le indica al sistema la forma como se ordenaran los registro para
la navegación secuencial en y el campo de búsqueda, al igual que el existente
en Clientes, permite localizar cadenas de concordancias parciales.
56
VEHICULOS
Por ejemplo, si desea ubicar un vehículo que la matrícula termina en “20”

ingrese estas letras y presione Enter, si existe más de un vehículo con las
letras o números buscados, la aplicación mostrará una lista con las
coincidencias para que usted escoja la que busca.
Este método de búsqueda es realmente útil, le permite moverse entre los

diferentes registros localizados y desplegados en la ventana y
simultáneamente visualizar los datos en la ficha de Vehículo, para que usted
pueda ver si corresponde al vehículo que se desea localizar, este tipo de
búsqueda también está presente en muchos otros módulos.
Si desea ubicar un vehículo que la matrícula incluye las letras “89T” de

manera consecutiva, solamente deberá escribir dichas letras, si recuerda que
tiene un 7 y un 2 pero no recuerda si son consecutivos, escriba 7*2 y así
sucesivamente, en todos los casos obtendrá un listado si existe más de un
vehículo con la concordancia buscada. El “*” asterisco indica cualquier
cadena de caracteres.
Recuerde que puede realizar búsquedas por otros campos distintos a la

matrícula, mediante el icono Buscar .
57
VEHICULOS
Inclusión de Vehículos
Como se ha hecho anteriormente, es necesario que el usuario pulse sobre el
icono Nuevo para incluir o crear los datos del Vehículo.
Usted puede Incluir los datos del propietario o cliente desde el módulo de
Vehículos pulsando sobre el icono Nuevo , también puede, si es necesario,
Recuerde que para cambiar el propietario de un vehículo, para esto solamente deberá pulsar
Incluir o Modificar el sobre el icono Cambiar para poder realizar el cambio, estos ajustes
Propietario de un
vehículo, el usuario generalmente se realizan cuando el vehículo cambia de propietario o
debe poseer asignado el sencillamente fue asignado de manera errónea a otro cliente en el momento
privilegio Modificar de la inclusión de los datos. Estos dos botones se encuentran ubicados al lado
Campos Especiales.
de los Datos del Cliente (Propietario).
Al igual que todos los campos auto-completar de la aplicación, cuando se

incluye o modifica el cliente asignado al vehículo, usted puede obtener la lista
general de clientes y ubicarlo más fácilmente en el caso de que no recordemos
el nombre o código del mismo. Para ello ubique el cursor en el campo de
Nombre de los datos del cliente y pulse las teclas Shift y ? simultáneamente.
Si conoce el número de ID del cliente o el número de identificación personal,

también usted puede introducirlo en los campos respectivos para actualizar
los datos.
Tanto el ID del Cliente como el nombre y número de identidad personal, son

campos de tipo Auto completar, lo que significa que responden tanto a los
filtros de búsquedas explicados anteriormente como las listas de búsquedas
activadas mediante Shift y ?.
58
VEHICULOS
De igual manera, estos campos realizan filtrado sobre información

introducida parcialmente. Por ejemplo, si desea buscar un cliente cuyo
apellido es González, pero no recuerda el resto del nombre, puede ingresar
Gonza o González o sencillamente Gon. Si posteriormente a esto, pulsa sobre
Shift y ? simultáneamente, aparecerá una lista que solamente contendrá
aquellos clientes cuyos nombres comiencen por esas iniciales introducidas.
También puede ir escribiendo el nombre, AutoSoft Taller irá completando

dicho nombre a medida que progresa en la escritura. Si el nombre es único, es
muy probable que con sólo introducir algunas pocas letras localice
rápidamente al cliente, para que sea asignado al vehículo mostrado en
pantalla.
Si desea ver una lista general de vehículos, basta con pulsar sobre el icono
Lista , de la barra de navegación. Una vez hecho esto, aparece una
ventana con la cuadro de todos los vehículos incluidos en la aplicación.
Dicha ventana permite realizar búsquedas mediante Tecleo Caliente, es decir,

que usted puede teclear la matrícula y la aplicación se ubicará sobre el
registro coincidente, en caso de que lo hubiera.
En la siguiente figura se muestra la ventana de Registro Disponible para

vehículos.
Esta búsqueda es sumamente útil, ya que se puede ir recorriendo la lista de

vehículos, mientras se visualiza en la ventana de vehículos (detrás) los datos
del vehículo seleccionado.
59
VEHICULOS
De igual manera, también podrá realizar búsquedas utilizando otros campos,

mediante la opción Buscar de la barra de navegación.
Los campos que puede utilizar para realizar búsquedas son: Fecha de ingreso
del vehículo, ID del cliente, ID de la compañía de seguros, ID del productor
de seguros, Matrícula del vehículo, y Serial o VIN (Vehicle Identification
Number).
60
PERSONAL DE MANO DE OBRA
7
CAPITULO
Personal de Mano de Obra
I ngrese en esta ficha los datos de las personas que van a realizar los
trabajos en el vehículo tales como mecánicos, operarios, técnicos,
pintores, chapistas, electricistas etc. Este personal no incluye personal de
oficina.
El personal presente en estas fichas, aparecerá listado en el módulo de

Asignación de Trabajo de Mano de Obra al que podrá acceder desde dos
puntos: desde la pestaña Mano de Obra en el módulo de Presupuesto de
Reparación y/o desde el módulo de Ingreso de Vehículos.
Si cualquiera de estas fichas, es marcada como Inactivo, en nombre de la

persona existente en esa ficha, no aparecerá listado en el módulo Asignación
de Trabajos de Mano de Obra.
Más adelante se explicará cómo asignar trabajos de mano de obra a dicho

personal, con el respectivo ingreso del tiempo y del valor de las labores, para
controlar los costos y pagos asociados al trabajo de mano de obra y su
relación con los Presupuestos y reparaciones realizadas.
61
PERSONAL DE MANO DE OBRA
En AutoSoft Taller usted puede establecer el pago por hora que el empleado
percibirá y de esta manera, cada vez que al empleado le sea asignado un
trabajo de mano de obra, la aplicación automáticamente ingresará el pago por
hora del empleado. De esta manera no será necesario que se ingrese el pago
por hora del empleado cada vez que se le asigna un trabajo de mano de obra.
También puede dejar este campo en blanco en el caso de que el monto a pagar
al empleado sea establecido por mutuo acuerdo según la tarea a realizar.
Para realizar alguna búsqueda referente con el personal, utilice el icono de

buscar ubicado en la Barra de Herramientas. Si desea ubicar todas las
concordancias parciales, por ejemplo, apellido, nombre, calle de la dirección
u otro dato, sin importar que esté o no ubicado al inicio de la información
presente en el campo, coloque asteriscos tanto al principio como al final de la
palabra clave de búsqueda, por ejemplo: si desea ver todo el personal que
vive en la calle Maneiro, puede simplemente escribir *manei* o *neiro* en el
campo de concordar valor, así la aplicación le mostrará todas las
concordancias sin tomar en cuenta las letras que existan antes o después de la
palabra. Esta forma de búsqueda funciona para todas las ventanas activas,
excepto para búsquedas en campos numéricos cuya información sea utilizada
por la aplicación para realizar cálculos. En los campos de búsqueda ubicados
en las fichas de datos, no es necesario incluir asteriscos para obtener
resultados en búsquedas por concordancias parciales.
Recuerde que para desplazarse entre los diferentes registros, para incluir,
eliminar o guardar los datos, y para realizar búsquedas o ver la lista de todos
los registros, debe utilizar los botones de la barra de navegación como se
explica en el capítulo 1.
62
PROVEEDORES
8
CAPITULO
Proveedores
M ediante este módulo, usted puede mantener actualizados los datos

de sus Proveedores, para que los mismos puedan ser seleccionados
en los módulos donde sean necesarios. Además de esto, usted
puede definirles categorías o tipos de proveedores, con el fin de poder ordenar
o buscar proveedores según su tipo, para organizar de una manera más
eficientes los mismos.
La figura siguiente muestra la ventana de proveedores.
En algunos países, la legislación tributaria impone que para algunos servicios,

es obligatoria la aplicación de ciertas retenciones en los pagos, las cuales
formarán parte de los impuestos a ser declarados. Es por ello que existe un
botón denominado Retención, cuando este botón es presionado, se despliega
un nuevo campo donde debe colocarse el porcentaje de retención, el cual es
aplicado sobre las facturas recibidas por dicho proveedor y este monto es
retenido en el momento de la cancelación.
63
COMPAÑIAS DE SEGUROS
9
CAPITULO
Compañías de Seguros
L a ficha de Compañías de Seguros o empresas aseguradoras, permite

mantener actualizados los datos de las compañías de seguros con las
que normalmente usted trabaja. Si su taller es un taller de reparaciones
de colisiones, normalmente usted deberá emitir facturas a nombre de
compañías aseguradoras. Pero, si usted no trabaja con compañías de seguros,
usted bien puede utilizar este módulo para registrar otras empresas que
poseerán flotas de vehículos que normalmente contratan sus servicios de
reparaciones o mantenimiento.
En este orden de ideas, AutoSoft Taller fue diseñado pensando en el trabajo

cotidiano con empresas de seguros o empresas con flotillas, a quienes se les
factura el servicio, a pesar de que la reparación es efectuada al vehículo
propiedad del asegurado o perteneciente a dicha flotilla.
Pero independientemente de si el trabajo es realizado a una empresa de

seguros, a una empresa particular o directamente al cliente, AutoSoft Taller
tiene la flexibilidad de permitir emitir facturas y controlar el proceso del
servicio a cualquiera de estos, permitiendo crear el presupuesto y la factura
tanto a nombre del propietario del vehículo, como a nombre de la empresa
contratante, sea esta una compañía de seguros o no.
Esta enorme flexibilidad, permite abarcar todo el espectro de tipos de clientes

que pueden solicitar el servicio, especificando claramente el destino final del
mismo.
Recuerde que al igual que en todos los procesos de actualizaciones de datos,

debe utilizar los iconos de la barra de edición para Incluir, Eliminar,
Guardar o Consultar los datos de Compañías de Seguros o Empresas.
Un truco importante a la hora de crear las empresas con las que

constantemente se trabaja, es colocar un número al inicio del nombre de la
empresa, para que esta sea seleccionada más rápidamente en el momento de
la elaboración del Presupuesto.
Esta técnica es especialmente útil porque recuerde que los campos en donde
se seleccionan las empresas de seguros son de tipo auto completar, y si
64
COMPAÑIAS DE SEGUROS
existen muchas empresas con nombres similares, la selección o búsqueda de

la empresa es algo más lento.
Así por ejemplo, si nuestras empresas de seguros son las siguientes:

Seguros La Seguridad
Seguros Adriática
Seguros Banvalor
Seguros Banesco
Cuando se vaya a seleccionar utilizando auto completar, todas las empresas

de seguros poseen un grupo de iniciales comunes, lo que retrasaría la
selección de la misma.
Mientras que si nuestras empresas son denominadas (apropiadamente en el

nombre) de la siguiente manera:
1 Seguros La Seguridad
2 Seguros Adriática
3 Seguros Banvalor
4 Seguros Banesco
Entonces cuando se desee seleccionar una empresa de seguro para asociarla al

vehículo o al presupuesto, bastará con escribir el número, y la función de
auto-completación automáticamente mostrará la empresa cuyo nombre inicia
en dicho número.
La siguiente figura muestra la ventana de Compañías de Seguros.
Nota: Lo antes expuesto es sólo una sugerencia, el usuario es libre de elegir

la forma de ingreso de datos que mejor le parezca. Los números antes del
nombre de la empresa aseguradora, saldrán también impresos en
Presupuestos, Facturas y reportes.
65
PARTES DE INVENTARIO
10
CAPITULO
Partes de Inventario
S
on los ítems (partes, refacciones, lubricantes, accesorios, etc.) que usted
utiliza constantemente en las reparaciones, servicios o instalaciones que
realiza a los vehículos de sus clientes en el taller.
Estas partes pueden ser adquiridas por medio del módulo Órdenes de
Compra para Inventario, para que la aplicación ingrese la cantidad recibida
en la orden de compra y reste la cantidad que egrese por medio de Facturas.
Cualquier variación en las cantidades de algún ítem que no fuese generada
por alguno de los dos movimientos antes mencionados, sólo será posible por
medio de un ajuste realizado por un usuario el privilegio necesario, de esta
manera, AutoSoft Taller llevara un control preciso de las cantidades en
inventario.
En esta ficha usted puede crear nuevos ítem, refacciones, partes o repuesto de
inventario, le asigna códigos, características, proveedores, descripciones,
costos, precios, seriales y otras características más. Además de esto, usted
aquí puede configurar sus tipos de códigos de barras, ajustar automáticamente
los precios o costos de ítems previamente seleccionados o ver el kardex de un
ítems en particular.
Al incluir una de estas partes en algún presupuesto, orden de compra o

factura, la aplicación la auto-completará utilizando la información que usted
ingreso en su ficha, además, la reconocerá como una parte perteneciente al
inventario.
Al lado derecho de la ficha de partes de inventario, podrá ver un listado de

todas las partes incluidas en la base de datos, si esta lista no está visible usted
podrá activar la presionando el botón que está en el borde inferior derecho de
la ficha "Listado>>" utilice las teclas de navegación del teclado o de la Barra
de Herramientas para moverse entre registros.
Inclusión de Partes de Inventario

Como ya es costumbre, deberá pulsar sobre el botón Nuevo de la barra de
edición para crear un registro de parte vacío e iniciar la inclusión de partes de
inventario. Recuerde que una vez creado una parte con el inventario inicial,
66
en caso de que lo hubiere, las entradas y salidas de inventario deben realizarse

a través de los procedimientos de recepción de orden de compra y facturación
de las ventas (bien sea como reparación o como venta directa de la parte).
Es recomendable llenar
totalmente las fichas
para así obtener el
máximo beneficio de
todas las funciones de la
aplicación.
En la parte externa de las pestañas de la ficha, podemos distinguir los

siguientes campos.
Código Principal y Código Alterno

Como ya fue explicado en la Configuración del Inventario, estos códigos
servirán de identificación de las partes. Dichos códigos pueden ser creados
por usted o puede utilizar el código que originalmente tenga el ítem asignado
Le sugerimos que si por el fabricante o proveedor. Este código puede ser ingresado manualmente
decide crear sus propios o utilizando un scanner y puede ser cambiado en cualquier momento sin que
códigos de barra, utilice
códigos cortos, trate que por esto se pierda la relación entre la parte y los movimientos de ingreso o
todos los códigos salida de este, ya que la aplicación internamente usa un campo de relación, en
creados sigan una lógica otras palabras, no importa si cambia cualquiera de los códigos, la integridad
y tengan la misma
longitud, así también de los datos se mantendrá.
tendrá la posibilidad de
seleccionar el tipo de Si usted cambia algún código, en las facturas, órdenes de compras y
código de barra y el
tamaño de etiquetas que presupuestos guardados con el código viejo, no ocurrirá cambio alguno, el
más le convenga. cambio aparecerá reflejado en futuras facturas o presupuestos.
Inactivo
Usted puede decidir entre eliminar determinado registro del Inventario o
simplemente marcarlo como Inactivo.
67
Si el usuario tiene signado el privilegio de eliminar, al hacerlo desaparecerá el

registro de la aplicación y no será posible realizar ningún tipo de operación
con el ítem eliminado ni podrá recuperarlo, pero si lo marca Inactivo, el
registro permanecerá visible en la ficha pero no podrá ser utilizado para
ninguna operación, usted tendrá la ventaja de poder utilizar la información
contenida en el registro inactivo y activarlo nuevamente si lo requiere.
Configuración
Este botón permite el acceso desde esta ficha, a la ventana de Configuración
de Inventario explicada anteriormente en el Capitulo 4. Recuerde que
dependiendo de la cantidad de caracteres a utilizar y de si son numéricos o
alfanuméricos, le convendrá un tipo de código de barra más que otro.
Tenga cuidado al
ingresar la cantidad de
etiquetas a imprimir, la Etiquetas
aplicación
automáticamente
Usted puede imprimir cualquiera de los códigos principal o alterno en gran
ingresa como cantidad variedad de formatos de etiquetas, definir cuantas etiquetas imprimir y desde
de etiquetas a imprimir, donde comenzar la impresión para evitar el desperdicio de papel.
la misma cantidad que
hay en existencia.
Recuerde que puede seleccionar el tipo de etiqueta a utilizar de una lista de
estándares predeterminados. De esta manera resulta muy sencillo y basta con
adquirir en cualquier tienda, el tipo de formato de etiquetas que se desee
utilizar para marcar las partes de inventario, en caso de que dichas partes no
posean códigos y usted desee emplear un código propio.
Ajustes de Precios
Este botón le dará acceso al asistente para ajustar costos y precios de venta.
Dado que es muy común que los precios de las partes varíe, muchas veces
porque estos se ajustan al valor de la moneda que circula en su país, el
programa posee un asistente para ajustar de manera rápida y automática los
precios de venta y los costos de las partes contenidas en la base de datos.
El asistente cuenta con cuatro pasos que debe seguir.
1er. PASO - Seleccione el ajuste de precio o costo

1. Modificar los costos, ajustando los precios de venta
automáticamente según su margen de ganancia.
2. Modificar los costos, ajustando automáticamente los márgenes de
ganancias sin alterar los precios de venta.
3. Modificar los márgenes de ganancia, ajustando automáticamente
los precios de venta sin alterar los costos.
68
4. Modificar los precios de venta sin impuesto, ajustando

automáticamente los márgenes de ganancia sin alterar los costos.
Para explicar un poco, y aclarar expresamente en cuáles casos usar cada

una de estas opciones, daremos un ejemplo para cada uno de ellos.
Caso 1: Su proveedor ha cambiado el precio de algunas de sus partes que

le provee, usted quiere ajustar el precio de venta de estas partes
respetando el margen de ganancia que usted actualmente les tiene
asignado, use esta opción para que el programa a automáticamente ajuste
el precio de venta de las partes que seleccione.
Caso 2: Su proveedor ha cambiado el precio de algunas de sus partes que

le provee, usted no quiere cambiar el precio de venta de esas partes, por el
contrario usted desea que los márgenes de ganancia que usted había
establecido se modifiquen automáticamente de modo que aún con el
nuevo costo, el precio de venta siga siendo el mismo.
Caso 3: Su proveedor no ha cambiado sus precios, pero usted desea

ajustar los márgenes de ganancia de algunos ítems, modificando así
automáticamente los precios de venta pero manteniendo el costo.
Caso 4: Usted sencillamente desea variar el precio de venta de algunos de

sus productos, manteniendo inalterado el costo y ajustando el margen de
ganancia según el cambio en el precio de venta.
2do. PASO - Ajuste a realizarse

Según la opción elegida en el paso uno, se le presentará el paso dos
con distintas opciones.
69
Si selecciona el (Caso 1) o el (Caso 2) en el (1er. PASO) observará

las siguientes opciones.
1. ¿Desea aumentar o bajar los costos?

2. ¿Desea ajustar con un porcentaje o por un monto fijo?
3. ¿Cuál es el valor del (porcentaje/monto fijo) a ajustar?
Usted deberá escoger primero si desea aumentar o bajar los costos,

luego seleccione si el cambio estará basado en un porcentaje o en un
monto fijo, por último introduzca según sea el caso el porcentaje de
ajuste o el monto fijo de ajuste.
Si selecciona el (Caso 3) en el (1er. PASO) observarán las siguientes

opciones.
1. ¿Desea aumentar o bajar los márgenes de ganancias?

2. Seleccione los precios que desea sean ajustados.
(Máximo, Oferta, Mayor, Mínimo)
 ¿Cuál es la cantidad a aumentar o bajar sobre el actual
porcentaje?
Usted deberá escoger primero si desea aumentar o bajar los márgenes

de ganancias, luego seleccione el tipo de margen de ganancia que
desea ajustar, puede seleccionar uno de ellos o todos, por último
deberá colocar la cantidad en puntos porcentuales que desea aumentar
o bajar sobre el porcentaje actual de cada margen de ganancia
seleccionado.
Si selecciona el (Caso 4) en el (1er. PASO) observarán las siguientes

opciones.
1. ¿Desea aumentar o bajar los precios de venta?

2. Seleccione los precios que desea sean ajustados.
(Máximo, Oferta, Mayor, Mínimo)
3. ¿desea ajustar por un porcentaje o por un monto fijo?
4. ¿Cuál es el valor del (porcentaje/monto fijo) a ajustar?
En este caso, al igual que los anteriores deberá primero seleccionar si

va a aumentar o a bajar los precios de venta, luego seleccione el tipo
de precio que desea ajustar, escoja si desea que el ajuste se haga
basado en un porcentaje o en un monto fijo, por último coloque en la
casilla el monto fijo o el porcentaje que desea ajustar.
70
Como podrá observar, el programa se adapta a casi cualquier situación

de cambio precios o costos de partes que usted quiera hacer. Sin
embargo quizás el caso que usted utilizará más comúnmente sea el
Caso 1.
En el ejemplo que vemos en la figura debajo, se observa un caso típico

donde se aumentará el costo de las partes basados en un porcentaje
(5%).
3er. PASO – Selección, Creación de la condición de búsqueda

Ahora debemos decirle al programa cuales son los registros o partes
que queremos modificar, en el paso número tres nos encontramos
frente a un sistema para crear condiciones de búsquedas.
Campo: muestra una lista de todos los campos por los cuales se puede
seleccionar las partes, por ejemplo si usted desea seleccionar todas las
partes que son provistas por un determinado proveedor, seleccione de
esta lista el campo “Proveedor”.
Criterio: Según el campo que usted seleccione, el criterio puede
variar, por ejemplo, si el campo que usted selecciona es un campo que
deba contener descripción, nombres o palabras, solo se mostrarán dos
tipos de criterios, igual (=) o distinto (<>). Pero si el campo que usted
selecciona es un campo que deba contener un valor numérico,
entonces el criterio contendrá, igual (=), distinto (<>), menor que (<),
mayor que (>), menor o igual que (<=) o mayor o igual que (>=).
Concordancia: Este espacio puede cambiar según el campo que usted
seleccione, por ejemplo, si se selecciona el campo "Condición",
entonces, usted podrá seleccionar de una lista de opciones (nuevo,
usado, etc.). Pero si selecciona el campo "sub-ítem", entonces, usted
deberá seleccionar verdadero o falso.
71
Condición(es): cada vez que usted crea una condición seleccionando

un campo con un criterio y su concordancia, deberá entonces
presionar el botón “Añadir” para que esta condición sea agregada a la
lista de condiciones. Usted puede unir condiciones con condicionales
como “Y” o “ó” para esto deberá pulsar los botones correspondientes.
4to. PASO – Listado de artículos seleccionados

En este paso usted podrá ver una lista de todas las partes que se han
seleccionado basados en la condición de búsqueda que usted creó en
el paso tres. Si presiona el botón "Imprimir Selección", el programa le
mostrará una vista preliminar del listado para que usted decida si
desea imprimirlo. Si presiona el botón "Finalizar" El programa
realizará los ajustes a todos los artículos seleccionados en la lista.
Recuerde que usted puede usar el botón “Revertir Cambios” de la

Barra de Herramientas de Navegación para deshacer los cambios o
ajustes en caso que sea necesario.
72
Listado>> / <<Ocultar
Este botón, despliega u oculta el listado de Partes de Inventario.
En AutoSoft Taller, la ficha Partes de Inventario también ofrece 5 pestañas,

para la inclusión de los datos de los ítems, estas son:
 Datos Generales
 Costos/Precios
 Existencia
 Proveedores
 Foto
Pestaña de Datos Generales

Ingrese en esta pestaña el tipo, marca, condición, origen y las descripciones
del ítem, los títulos en color vino, indican que la información en estos campos
es obligatoria. Esta pestaña además permite indicar si el ítem se ofrece con
alguna garantía y si el ítem posee un número de serie.
Sub-Ítem
Un repuesto o parte es un Sub-Ítem cuando forma parte de otro (Ítem
Principal), este sub-ítem también puede tratarse por separado.
Al marcar una parte como un Sub-Ítem, debe existir en el inventario el Item

Principal del que formará parte. Si está en la modalidad de lista tipo árbol, un
signo “+” aparecerá al lado izquierdo del ítem principal en la lista de partes,
indicando que tiene Sub-Ítems, cuando estos están visibles, aparece un signo
“-” indicando que están visibles todos los sub-ítems.
73
Tipo
En este campo usted puede seleccionar el tipo de parte, este campo es un
campo tipo maestro, esto quiere decir que usted puede agregar, cambiar o
eliminar opciones de la lista.
Marca
Este campo se refiere a la marca del fabricante de la parte o artículo que se
está ingresando en el inventario, predeterminadamente se listan las marcas de
vehículos, ya que algunos talleres acostumbran a especificar la marca del
vehículo a la cual pertenece una parte específicamente, sin embargo usted es
libre de incluir cualquier nombre de marca o si lo desea puede añadirla dentro
de la ficha de marcas para que esta sea listada en futuras inclusiones tal y
como se explica en la sección de Marcas y Modelos de Vehículos.
Descripción Corta
Ingrese una descripción del ítem que sea corta, no necesariamente tiene que
ser la descripción original, usted puede denominarla de la manera que le
parezca más corto, referencial o familiar, como se conozca o identifique
comúnmente a la parte o se acostumbre referirse a ella. Esta descripción es
usada para ubicar rápidamente el ítem en otros módulos y no saldrá impresa
en los Presupuestos, Facturas u órdenes de compra
Descripción de Compra
Ingrese la descripción del repuesto que usted necesita que aparezca al
momento de ser incluido en una orden de compra. Si desea puede incluir el
número de parte según el proveedor, modelo, marca y demás información
necesaria por el proveedor para identificar correctamente el repuesto.
Descripción de Venta
Es la descripción del repuesto que aparecerá en las Facturas y en los
Presupuestos. Automáticamente la aplicación ingresa en este campo la misma
descripción que se haya ingresado como descripción de compra, pero si lo
desea, modifíquela como usted prefiera que aparezca al momento de Facturar
o presupuestar el repuesto que se está ingresando.
Origen
Este es un campo del tipo maestro, como explicamos anteriormente, usted
puede modificar, agregar o eliminar opciones de esta lista usando el botón
que se presenta del lado derecho del campo. Tener esta información sobre el
origen del repuesto, le permitirá incluir ítems idénticos y diferenciarlos por el
origen. Esta opción también le servirá como filtro al momento de generar
reportes.
74
Condición
Seleccione de la lista, la condición en la que se encuentra el ítem ingresado.
Las combinaciones posibles que permiten las opciones de origen y condición
en la ficha de Partes de Inventario, le brindan una amplia posibilidad para
diferenciar los ítems en el inventario y generar reportes.
Kardex
En el kardex es donde se hace la conciliación de todos los movimientos de
inventario para cada ítem. Pongámonos de esta forma, cada vez que se
modifica la existencia de un ítem en el inventario, ya sea de forma automática
como por ejemplo la creación de una factura de ventas de partes o la
recepción de una orden de compra, o de manera manual cuando el
administrador ajusta el valor de la existencia de un ítem en el inventario, hace
una conciliación dentro de la base de datos, cada uno de los registros de cada
movimiento almacenado en esta base de datos quedará aquí de forma
permanente, no podrá ser modificado o eliminado.
El usuario podrá consultar el kardex de un ítem del inventario y ver todos los
movimientos en ventas, compras, ajustes, devoluciones etc. que se han
consolidado para este ítem en particular, en un rango de fechas establecidas.
Desde la ventana del kardex, el usuario podrá ver resumen de los

movimientos, bien sea por unidades o por el valor monetario, también podrá
imprimir estos movimientos usando la opción de imprimir de la Barra de
Herramientas de navegación.
75
Ultima factura de compra

Este campo refleja la fecha de la última recepción de factura de compra hecha
para el ítem en pantalla. Este campo solo es editable cuando se crea el ítem,
luego se actualiza automáticamente cada vez que se recibe una factura de
compra para este ítem.
Días de Garantía
Le permite ingresar el número de días de garantía que el proveedor le brinda a
usted por este ítem o el número de días que usted da de garantía por este ítem
al cliente.
Seriales
AutoSoft Taller ofrece la posibilidad de incluir en el inventario, ítems
serializados. Al estar marcada esta condición, se activan en la pestaña
Existencia, los campos para el ingreso de seriales del ítem.
Le recomendamos que Observaciones

si usted hace un cambio
importante en la ficha
Escriba en este campo, cualquier observación que considere importante sobre
de alguna parte, que el ítem, sobre todo, ya que la flexibilidad de la aplicación le permite cambiar
comprometa su incluso hasta los códigos, es importante que escriba en este campo los
posterior identificación
por parte de algún otro
cambios realizados o cualquier información que sea de utilidad para cualquier
usuario, escriba la otro usuario.
información cambiada o
anterior en el campo de
Observaciones para que
Este campo es mucho más extenso de lo que parece, lo cual le permite
futuros usuarios escribir detalladamente información que puede ser de mucha importancia y
conozcan la existencia debe ser del dominio de todos los usuarios.
de una relación entre la
información anterior y
En la siguiente figura, podrá apreciar la pestaña Datos Generales de la ficha
la actual. Partes de Inventario.
76
Pestaña de Costos Precios

Esta pestaña está dividida en tres secciones, en ella ingresará la información
sobre impuesto, costos y precios de venta del ítem.
Impuesto
Ingrese el impuesto que debe cargarse al precio de venta de este ítem, la
aplicación asumirá que el ítem esta pechado con el mismo porcentaje
ingresado en la ventana de Datos del Taller y Configuración General, si usted
no varía este dato. También puede indicar si el ítem está exento de impuestos.
Costos
En esta sección, usted debe ingresar los costos bien sea sin o con impuesto
Los campos de ingreso de costos están relacionados, son dependientes el uno
Imprima las etiquetas del otro, lo cual significa que usted puede ingresar el costo del proveedor y la
conteniendo el código aplicación automáticamente actualizara los demás campos relacionados. En el
que usted utilizará para
facturar el repuesto o
campo “Otros costos”, puede ser usado para ingresar por ejemplo: seguros,
parte de inventario. Haga costos de envío, gastos imprevistos, desperdicios, etc.
clic en vista preliminar
para ver como lucirán las
etiquetas y si va a utilizar
Precios de Venta
un lector de barras o En esta sección AutoSoft Taller le ofrece una tabla con hasta 4 niveles de
scanner, debe asegurarse
de que esté bien
precios: Máximo, Oferta, Mayor y Mínimo. La aplicación utiliza el monto
calibrado para que sea ingresado en el campo Ganancia %, para calcular los precios utilizando la
capaz de leer la etiqueta formula de Margen de Ganancia:
sin dificultad.
Precio = Costo / {(100 – Ganancia %) / 100}
De esta manera si usted, por ejemplo, desea obtener un beneficio de 30% en

el precio de determinado ítem cuyo costo es de €100.00, simplemente ingrese
30.00 en el campo Ganancia %, el precio sin impuesto será de €142.86, si la
tasa de impuesto a las ventas de este ítem es de 15%, el precio con impuesto
será de €164.29 (€142.86 x 1.15), ya que para calcular el impuesto, la
aplicación utiliza la formula de Mark-Up.
Tanto en esta sección como en la de Costos, los campos están relacionados,

son dependientes, razón por la cual una variación en cualquiera de ellos varia
los demás. De esta manera, la flexibilidad de la aplicación le permitirá
ingresar el monto que usted desee utilizar como precio, no obliga al usuario a
seguir una regla de ingreso de datos predeterminada, por ejemplo: usted
puede ingresar el precio de venta con impuesto directamente en dicho campo,
la aplicación calculara y le mostrara el precio sin impuesto y el respectivo
Margen de Ganancia (Ganancia %).
77
Precio de venta predeterminado

Usted tiene 5 opciones para seleccionar el precio de venta predeterminado
que usted desea que aparezca automáticamente en los Presupuestos o Facturas
al incluir este ítem. Los precios por defecto pueden ser:
o Precio Máximo
o Precio Oferta
o Precio Mayor
o Precio Mínimo
o Precio Variable
Si selecciona Máximo, Oferta, Mayor o Mínimo, al ingresarse este ítem en un

Presupuesto o Factura, la aplicación seleccionará automáticamente el precio
de venta predeterminado en la ficha de partes de inventario, este precio no
será posible cambiarlo ni en el Presupuesto ni en la Factura.
Si usted selecciona Precio Variable, la aplicación ingresara en el campo
precio, el monto que exista en el campo precio sin impuesto referente al
Precio Máximo, pero usted podrá variar este precio como guste.
Tenga presente que el

usuario que este
incluido en el grupo
Administrador, poseerá
el privilegio de realizar
ajustes en el campo
Unidades en la pestaña
Existencia de la ficha
Partes de Inventario.
Por esto es muy
importante que solo
personal autorizado
forme parte de este
grupo.
Pestaña Existencia
Esta pestaña le permite el ingreso de las unidades existente del respectivo
ítem, con la ubicación y los seriales en caso de tenerlos.
Existencia actual
Cuando el usuario ingresa una nueva parte de inventario, este campo podrá
ser editado y el usuario podrá ingresar la cantidad de Unidades en existencia
al momento en que se crea el registro, esto le servirá por ejemplo si opta por
ingresar en la aplicación, el Inventario Inicial de su almacén, sin la necesidad
78
de una orden de compra. Una vez guardado el ingreso, este campo nunca más
será editable en este ítem y la información contenida en este campo, será el
resultado de los movimientos de ingreso y egreso que sufra el ítem, este dato
solamente podrá ser variado mediante un ajuste realizado por un usuario que
goce del privilegio de administrador.
Valor
Muestra el valor monetario de las unidades en existencia para este ítem, este
campo varía según la cantidad en existencia y el costo.
Existencia ordenada
Este campo corresponde a la cantidad que ha sido ordenada pero que aún no
se ha recibido. Este dato es muy importante cuando el usuario desea saber si
hay órdenes pendientes para ese determinado ítem de inventario. Este campo
no podrá ser de ninguna forma modificado manualmente, solo se
incrementará cuando se coloque una nueva orden de compra para este ítem, y
disminuirá cuando esta orden de compra sea recibida.
Punto de Reorden
Ingrese la cantidad de unidades de existencia mínima para este ítem en
particular. Es muy importante no dejar este campo en blanco, si al crear el
ítem no sabemos qué cantidad ingresar, a medida que sepamos la rotación de
inventario o la frecuencia de venta de cada ítem, sugerimos ingresar este dato
para aprovechar al máximo la automatización de las ordenes de compra.
También pueden incidir en la cantidad a ingresar como punto de re-orden,

otros factores como por ejemplo: costo del ítem, tamaño, descuentos por
volúmenes de compra, presentación, etc. Este dato es de suma importación ya
que la aplicación lo utiliza para ayudarnos a tener siempre en existencia la
mercancía que vendemos con más frecuencia.
Puede asignar una letra
a las filas de estantes y Almacén
un número a las repisas
de cada estante, Ingrese el nombre del almacén o depósito donde se encuentra el ítem de
ejemplo: D-15 para inventario y distíngalos con un código. Esto es de mucha utilidad si usted no
localizar más rápido la tiene reunida toda su mercancía en un sólo sitio por razones de espacio u
mercancía al momento
de venderla o al realizar otras. Desde aquí, puede crear nuevos almacenes pulsando sobre el icono
inventarios, si tiene Nuevo ubicado a la derecha del campo.
varios almacenes,
anteponga el código del
almacén a la ubicación, Ubicación
ejemplo: DEP1-D-15. Ingrese la ubicación exacta en la que se encuentra el ítem dentro del almacén
o deposito, esta información le será de incalculable ayuda si usted posee
amplios almacenes llenos de mercancía, para localizar rápidamente una pieza
para la venta o durante un inventario.
79
Seriales Ingresados
En esta sección podrá ingresar los seriales del ítem, de ser este el caso, usted
deberá indicar esta condición en la pestaña de Datos Generales, para que el
campo Seriales Ingresados se active en la pestaña Existencia.
El título del campo mostrara la cantidad de seriales ingresados, sobre la
cantidad total de seriales pendientes por ingresar. Usted puede ingresar los
seriales manualmente o si estos son consecutivos, la aplicación le permitirá
ingresar gran volumen de seriales utilizando el botón Generar Serie.
Para ingresar los seriales, simplemente presione el icono Nuevo ubicado

en la parte inferior izquierda de la lista, esto creará un nuevo registro en
blanco en la lista. Usted puede combinar el ingreso manual de seriales, con el
ingreso de seriales por medio del generador de serie, por ejemplo, ingrese los
seriales no consecutivos de manera manual y cuando llegue a una serie de
seriales consecutivos, presione el botón Generar Serie. Cuando se abra la
ventana del generador de serie, ingrese el número serial que inicia la serie y
después indique cuantos números seriales deben ser generados, después
presione OK y estos aparecerán en el campo Seriales Ingresados.
Podrá visualizar en el titulo, la cantidad de seriales ingresados sobre la

cantidad de seriales pendientes por ingresar, debe ingresar todos los seriales
pendientes por ingresar para poder guardar el ingreso. Si ingresa un serial
errado o desea borrar algún serial ingresado, simplemente colóquese sobre
este y presione el botón Eliminar .
En la siguiente gráfica, podrá apreciar la pestaña Existencia tal como luce

con datos ingresados incluyendo los seriales.
80
Pestaña Proveedores
Usted puede ingresar en esta pestaña todos los proveedores que desee o esten
disponibles para este ítem. Presione el icono Nuevo ubicado en la esquina
inferior izquierda del campo para crear un nuevo registro en blanco.
En el campo Ultimo costo bruto, la aplicación ingresará el costo con el cual

este ítem se adquirió, en la última orden de compra emitida al respectivo
proveedor, cada vez que sea recibida una factura proveniente de una orden de
compra, la aplicación actualizara el costo en el campo Ultimo costo bruto del
proveedor.
Si no tiene creada la ficha de Proveedor, usted puede crearla desde esta

pestaña pulsando sobre el botón Crear Nuevo Proveedor. Si desea borrar un
proveedor de esta lista, colóquese sobre este y presione el botón Eliminar.
Pestaña Foto
En esta pestaña usted puede incluir una fotografía del ítem para tener una
identificación más precisa de este. Al pulsar sobre el botón ubicado a la
derecha del campo, la aplicación solicita que se ubique el nombre del archivo
de foto que se desea incluir.
81
Recuerde que por razones de espacio y velocidad de acceso a los datos,

AutoSoft Taller no almacena las fotos en las bases de datos, sino que
direcciona el archivo gráfico directamente, si posteriormente el archivo de
foto es borrado, renombrado o movido a otra carpeta en el disco duro, este no
podrá ser encontrado por la aplicación.
82
11
CAPITULO
Partes de No Inventario
S
on partes de no inventario, aquellos que aunque siendo propiedad de la
empresa en un momento dado, por diversas razones (demanda, costo,
uso, etc.) la empresa NO mantiene una existencia de este y por
consiguiente, no se justifica incluirlos como parte del inventario de partes.
Esta política de uso es muy frecuente en aquellos talleres multi-marca, es

decir, que no son especialistas en una marca de vehículo en especifico, sino
que realizan reparaciones a cualquier marca y modelo de vehículo, en cuyo
caso, lo más probable es que su forma de trabajar consista en adquirir de los
proveedores, solamente las partes que necesita según los vehículos que tengan
orden de reparación, ya que quizás por la amplia variedad de marcas y partes,
no es política comercial de su empresa mantener existencias. Si esta es la
naturaleza de su empresa, entonces quizás todas sus partes podrían ser de No
Inventario.
La ficha de partes de no inventario, posee al principio un campo de

ordenación, como hemos visto anteriormente este campo sirve para que el
usuario pueda decirle al programa cual es el campo por el cual se van a
ordenar los registros.
Luego tenemos el código principal del ítem de no inventario, el tipo de

repuesto que usted considere lo caracteriza, su descripción de venta y de
compra. En la última parte están los campos de origen, condición, costo sin
impuesto y precio sin impuestos, los cuales puede completar de la misma
forma como lo haría en la ficha de partes de inventario.
Usted tendrá acceso a esta ficha desde la creación de Presupuestos o Facturas

para agilizar el proceso de ingreso de datos. A continuación se muestra la
ventana o ficha en la cual puede apreciar los campos solicitados.
83
Esta denominación también puede ser utilizada para reunir o categorizar

como partes de no inventario, partes de descripción genérica, y así se
aprovecha este ítem para utilizarlo en diversos Presupuestos y/o Facturas, sin
importar la marca o el modelo del vehículo en cuestión, en otras palabras, esta
denominación de partes de no inventario cumpliría básicamente una función
de agilización en la trascripción de los Presupuestos y Facturas. La aplicación
trae cargados más de 500 descripciones genéricas de partes de no inventario,
las cuales pueden ser modificadas según sus necesidades.
Todos las partes creados como (no inventario), están disponibles en el campo
Descripción de la pestaña Partes tanto en el módulo de Presupuestos como
en el de Facturas de reparaciones o de partes, mediante el mecanismo de
auto-completación.
Esto significa que si es incluido un repuesto de no inventario como el que

aparece en la figura anterior, a partir del momento de su creación, cada vez
que ingresemos la palabra Disco en el campo de descripción en la pestaña de
partes en los módulos de Presupuestos y/o Facturas, la aplicación
automáticamente irá completando la descripción mientras la escribimos.
La Tercera Opción
Durante la creación de un Presupuesto o una Factura, al ingresar una parte o
ítem nuevo, si el usuario tiene reconocido el privilegio de Añadir Nuevos
Trabajos y Partes Externamente, aparecerá una ventana que le preguntará el
tipo de parte que puede incluir, inventario o No inventario. Si por el contrario
el usuario no tiene reconocido este privilegio, la ventana con esta pregunta no
aparecerá, pero en ambas casos, el usuario tendrá una tercera opción.
Supongamos que no deseamos que el ítem colocado, forme parte del

inventario y por su poco uso u origen, tampoco deseamos incluirlo como de
no inventario, y además necesitamos velocidad para poder trabajar en las
siguientes tareas, AutoSoft Taller le permitirá ingresar el ítem sin asociarlo a
ninguna de las dos opciones posibles, simplemente incluirlo en el trabajo que
estamos haciendo para terminar pronto y comenzar a procesar el siguiente.
84
Esto también está diseñado para que usuarios sin el privilegio para Añadir
Nuevos Trabajos y Partes Externamente, puedan ingresar partes en
presupuestos y facturas de Reparaciones o de partes sin tener que crear e
ingresar estas partes. Después de aprobado el presupuesto, si hay partes
pendientes por crear e ingresar en el inventario, estos deberán entonces ser
ingresados por un usuario que tenga reconocido dicho privilegio, de esta
forma, se busca veracidad en los datos, que los registros sean creados en la
medida de lo posible por una sola persona, para mantener una lógica y evitar
la posibilidad de repeticiones de descripciones o errores.
En la siguiente figura se muestra una lista de partes de no inventario, en

donde puede apreciarse como se mencionó anteriormente, la posibilidad de su
uso como repuesto de descripción genérica para crear presupuestos y
facturas, lo cual es especialmente útil cuando no se lleva inventario de los
mismos, debido entre otras cosas, a que se solicitan según las ordenes de
reparación, porque no se desea mantener existencia de estos.
Es importante insistir y dejar clara la diferencia entre partes de inventario y

de no inventario. Los partes de no inventario no se crean y codifican con
existencia porque no deseamos tenerlos en existencia, solo se adquieren según
las ordenes de trabajo de los vehículos en proceso. Los partes de no
inventario pueden tener una descripción genérica para crear los presupuestos
y facturas de manera más rápida.
Por el contrario, los partes de inventario poseen todas las características de

cualquier ítem creado y codificado como parte del inventario de la empresa.
De estas partes nos interesa tener datos como: precio de compra, ganancia,
existencia, fecha de la última compra y muchas otras variables más. Esto
significa que mediante las órdenes de compra de inventario y la Facturación
85
de las reparaciones y ventas, se actualizará la existencia de cada parte o ítem

y se obtendrán datos relacionados a costos y ganancias.
86
TRABAJOS DE MANO DE OBRA
12
CAPITULO
Trabajos de Mano de Obra
L os Trabajos de Mano de Obra, también llamados labores, son todas

aquellas tareas de reparaciones o servicios que usted ofrece y que
considera que deban ser estandarizados y codificados para su uso
constante en la elaboración de presupuestos y facturas.
AutoSoft Taller viene precargado con más de 2400 fichas con diversas
descripciones de trabajos de mano de obra codificadas, las cuales usted puede
modificar para adaptarlas a su taller, además usted también puede crear
trabajos de mano de obra, por ejemplo, por marcas y modelos de vehículos,
especificándolo en la descripción o sencillamente crear labores genéricas que
puedan ser empleadas en la reparación o servicio de cualquier modelo de
vehículo. Puede incluir el precio por tiempo de labor y establecer el tiempo
estimado para la realización del trabajo.
La lógica que usted utilice al crear y estandarizar los códigos de los Trabajos
de Mano de Obra, dependerá en gran medida de si su taller se especializa en
prestar determinados servicios a cualquier tipo de vehículo, si es un taller se
especializa en determinada marca o hace cualquier trabajo sin importar la
clase de vehículo, este factor le agilizará y ahorrará muchísimo tiempo al
momento de presupuestar o facturar. Al igual que en los módulos anteriores
de inventario, usted puede crear el código y después de ser necesario, lo
puede cambiar, lo cual le permitirá al usuario corregir o reorganizar su
estructura de códigos a medida que utiliza la aplicación sin poner en riesgo la
integridad de los datos.
Existen empresas especializadas que ofrecen libros y/o programas que

contienen tablas de tiempo de labor para diferentes servicios y reparaciones,
de una amplia gama de marcas y modelos de vehículos, en futuras versiones
de AutoSoft Taller, será posible la integración con algunos de estos sistemas.
Para ver un listado de las fichas de Mano de Obra cargadas en la aplicación,

una vez abierta la ventana Trabajos de Mano de Obra, presione sobre el
icono Listado ubicado en la barra de herramientas de navegación,

ubíquese sobre el registro deseado y presione Enter para visualizar la ficha
respectiva.
87
TRABAJOS DE MANO DE OBRA
Para realizar una búsqueda, pulse sobre el icono Buscar , ubicado en la

barra de herramientas de navegación, seleccione el filtro de búsqueda entre:
Código, Descripción del trabajo, Precio por hora o Precio total del trabajo e
Recuerde que puede ver ingrese el valor a concordar. La aplicación mostrara hasta un máximo de 1000
la lista completa o
parcial de los campos
concordancias.
tipo auto completar
presionando Shift + ?. Como se explicó en la sección de fichas de personal de mano de obra, en
En el caso de la lista de
mano de obra, pulsando
AutoSoft Taller los Trabajos de Mano de Obra, pueden ser asignados al
estas teclas permite personal desde cualquiera de los siguientes dos módulos: Presupuestos de
seleccionar de la lista la Reparación (Pestaña Mano de Obra) o desde Ordenes de Trabajo/Ingreso de
descripción de mano de
obra que deseemos.
Vehículos. El funcionamiento del proceso de asignación de mano de obra es
similar desde cualquiera de los dos módulos, simplemente usted podrá
realizar la asignación de mano de obra, desde el modulo que le sea más
cómodo
Por favor diríjase a la sección del manual dedicada a cada uno de los módulos
antes mencionados, para obtener información sobre este proceso desde
módulos específicos.
88
PAQUETES DE REPARACIONES
13
CAPITULO
Paquete de Reparaciones
E
ste es uno de los módulos más interesante del programa, en este
capítulo daremos una descripción resumida del funcionamiento de este
módulo. El módulo de presupuestos de reparaciones, de facturas de
reparaciones y este, el módulo de paquetes de reparaciones son tan parecidos
en su funcionamiento que sería redundante profundizar por igual en cada uno
de ellos, por lo tanto explicaremos brevemente el funcionamiento de este
módulo y posteriormente, en el capítulo correspondiente a presupuestos de
reparaciones explicaremos más detenidamente los detalles que son comunes
en estos módulo.
Este módulo fue diseñado particularmente para aquellos talleres que prestan
servicios de mantenimiento pero que también puede ser usado para crear
paquetes de reparaciones. Básicamente lo que se quiere lograr con este
módulo, es simplificar la creación de presupuestos y facturas para trabajos
repetitivos, por ejemplo, si su taller realiza mantenimientos preventivos a
vehículos y estos mantenimientos siempre incluyen los mismos trabajos de
mano de obra y las mismas partes, entonces, usted podrá crear un paquete de
servicio donde ya estén predefinidos todos los trabajos de mano de obra a
realizarse y todas las partes a usarse en este mantenimiento preventivo.
El usuario puede cargar un paquete de reparación previamente creado desde

un presupuesto de reparación o una factura, de tal modo de evitar tener que
colocar de forma repetitiva los trabajos de mano de obra y las partes para
cada presupuesto o factura que incluyan un mismo servicio o reparación.
Este módulo cuenta con cuatro pestañas; Detalles, Mano de Obra, Partes y
Externos.
Pestaña Detalles
En esta pestaña, lo primero que deberá incluir es una breve descripción o si lo
prefiere un código del paquete o servicio de reparación, este primer campo
será utilizado por la aplicación para ubicar los paquetes en las búsquedas
desde otros módulos, es importante que las descripciones o códigos sean
únicos para cada paquete.
89
En el campo "Descripción para el Cliente" usted deberá colocar la

descripción que usted quiere que el cliente reflejado en los detalles de su
presupuesto o factura. Luego tenemos el campo "Detalles", en el deberá
colocar detalles que crean el necesario especificar de modo que sea más fácil
identificar cada paquete y diferenciarlos.
En la parte inferior de esta ventana hay una pequeña caja que dice "Debe
repetirse" al marcar esta caja usted está indicando al programa que este
paquete contiene un servicio o reparación que debe repetirse periódicamente,
es por ello que los campos debajo se activarán para que usted incluya cada
cuánto debe repetirse este servicio o reparación, basado en el recorrido del
vehículo o en el tiempo desde el último servicio. Lógicamente el programa no
está incapacitada de conocer constantemente el recorrido de cada vehículo,
por el contrario si puede calcular el tiempo transcurrido desde el último
servicio o reparación facturado y por tanto podrá crear una notificación de
aviso para el cliente cuando el tiempo estimado del próximo servicio se haya
completado.
Pestaña Mano de Obra

En esta pestaña es donde se registran todos los trabajos de mano de obra que
deben realizarse para este parque, para comenzar a incluir trabajos de mano
de obra en la lista debe presionar el botón "Nuevo " que está en la parte
inferior izquierda de la lista, después de presionar este botón se creará una
nueva línea en blanco dentro de la lista de trabajos de mano de obra, usted
puede comenzar por incluir el código del trabajo o pasar a la columna
descripción para escribir la descripción del trabajo que desea incluir, ambas
columnas (código, descripción) son campos de auto-completación, lo que
quiere decir que a medida que usted escribe, el programa busca la mejor
concordancia para completar su escritura, usted también puede presionar la
tecla del símbolo de interrogación (?) para que el programa despliegue una
lista de opciones.
90
Cuando incluye un nuevo trabajo, usted puede elegir si desea cobrar por
tiempo trabajado o un precio fijo, si desea cobrar por tiempo, coloque en la
columna "Precio/Hora" el monto por hora que desea cobrar, luego complete
las columnas Horas y Minutos con el tiempo estimado del trabajo, el
programa calculará el precio para ese trabajo. Si desea cobrar un precio fijo
solo debe dejar el "Precio/Hora" en cero al igual que las columnas Horas y
Minutos, entonces, el programa le permitirá ingresar un precio en la columna
de Precio.
Función de los botones:
El primer botón, sirve para incluir un nuevo trabajo de mano de obra en la

lista.
El segundo botón, sirve para borrar la línea de la lista que esté seleccionar.
El tercer botón, despliega el asistente de mano de obra.
El tercer botón, abre el asistente de pintura.
Este botón sirve para actualizar los precios y los tiempos de los trabajos de
mano de obra si estos han cambiado en la ficha de Trabajos de mano de obra,
de esta forma si un usuario cambiar precios o tiempos en alguno de los
trabajos de mano de obra desde el módulo de trabajos de mano de obra, al
presionar este botón los precios y los tiempos de trabajos para este paquete
serán actualizados.
Pestaña Partes
Funciona de la misma manera que la pestaña de mano de obra, pero en este
caso los ítems que se incluyen son las partes o repuestos necesarios para este
paquete.
91
Función de los botones:
El primer botón, sirve para incluir una nueva parte en la lista.

El segundo botón, sirve para borrar la línea de la lista que esté seleccionar.
El tercer botón, abre el asistente de selección de partes.
Este botón sirve para actualizar los precios de las partes si estos han cambiado
en el inventario o en la ficha de partes de no inventario, de esta forma si un
usuario cambiar precios en alguno ítems desde el módulo de inventario, al
presionar este botón los precios de las partes para este paquete serán
actualizados.
Tipo de precio aplicado:

Esta es una lista desde donde se puede elegir qué tipo de precio queremos que
sea tomado para las partes de inventario, el usuario puede cambiar esta
propiedad si posee el privilegio de "Cambiar el tipo de precio de partes de
inventario".
Pestaña Externos
En esta última pestaña se introducen todos aquellos trabajos que no se hacen
dentro del taller, es decir, estos son trabajos que se hacen de forma externa o
se subcontrata. Esta pestaña también puede ser usada para colocar otros
cargos asociados al paquete como por ejemplo, cargos por desperdicios
(desechar aceites, cauchos, etc.).
92
MARCAS Y MODELOS DE VEHICULOS
14
CAPITULO
Marcas y Modelos de Vehículos
P
or medio de este módulo usted puede mantener actualizadas las bases
de datos de las marcas o modelos de vehículos. AutoSoft Taller trae
preinstaladas más de 317 marcas de vehículos y motos y más de
141.500 modelos de vehículos algunos con sus respectivos motores, sin
embargo, existen diferencia de marcas, modelos y motores en cada país y
cada día la lista de modelos aumenta, la flexibilidad de la aplicación le
permite modificar, incluir y eliminar marcas y modelos para adaptar esta base
de datos a sus necesidades, además cuenta con un valioso sistema y
actualización de marcas y modelos a través de archivos que son publicados
gratuitamente en sección de descargas de nuestra página web.
Es importante resaltar que el proceso de inclusión de marcas y modelos

también puede realizarse sobre la marcha, durante el uso productivo de la
aplicación desde el módulo de Vehículos, en el momento de la creación o
asignación del vehículo al propietario, desde un presupuesto o factura o desde
el modulo de Cliente.
Al igual que en los otros módulos, la inclusión, eliminación y guardado de

marcas y modelos, puede realizarse mediante los botones de la barra de
navegación. Si desea ver la lista de todas las marcas, pulse sobre el icono lista
Recuerde que si desea incluir modelos a una marca específica, deberá primero
localizar y seleccionar la marca de la lista y luego pulsar sobre el botón
Nuevo Modelo , el cual se encuentra dentro de la ficha de Marcas y
Modelos de Vehículos.
Es importante delegar la creación y actualización de marcas, modelos y

motores a una persona con cierta jerarquía en la empresa y conocimientos de
esta área, para evitar la duplicación o ingreso erróneo de datos. También es
recomendable establecer estándares para los modelos de los vehículos, en
relación a las características que serán incluidas en el nombre o descripción
del mismo o si así lo desea, simplemente continúe el mismo patrón ya
presente en la base de datos de AutoSoft Taller.
El seguir un orden en el ingreso y actualización de la base de datos de Marcas

y Modelos de Vehículos, contribuirá a mantener una organización y fácil
ubicación del modelo de vehículo necesitado.
93
Actualización de marcas y modelos a través de un

archivo de actualización
Usted puede actualizar las marcas y modelos de su programa utilizando

archivos de actualización que normalmente son publicados en la sección de
descarga de nuestra página web (www.AutoSoftShop.com).
Usted podrá identificar los archivos de actualización de marcas y modelos,

porque éstos poseen la extensión (.amu).
Después de descargar un archivo de actualización a su computadora, usted

puede presionar el botón "Actualizar marcas y modelos" que encontrará en la
parte inferior central de la ventana de marcas y modelos de vehículos.
Luego de presionar este botón usted deberá localizar el archivo de

actualización en su disco duro.
94
Después de hacer esto, el programa comenzará automáticamente a importar

todas las marcas y modelos de vehículos que no existan en su base de datos
actual, podrá observar una pequeña ventana de diálogo como una barra de
progreso que le indicará que el programa está realizando la actualización, no
interrumpa este proceso, espere hasta que el programa concluya la
actualización.
95
PRESUPUESTOS DE REPARACION
15
CAPITULO
Presupuestos de Reparación
L a elaboración de Presupuestos en un taller es uno de los procesos más

delicados y tediosos, por esto AutoSoft Taller contiene poderosas
herramientas que permiten agilizar la creación de estos.
Una vez que se ha pulsado sobre el icono Presupuestos de Reparación

existente en la sección de Ventas del menú lateral o en el Navegador, se abre
la ventana mostrando la pestaña Principal del módulo de Presupuestos de
reparación.
En la parte superior de la ventana, podrá apreciar los campos de búsquedas, a

los cuales hay acceso desde cualquier pestaña. Todas las búsquedas son
realizadas por coincidencias parciales de caracteres, como fue explicado
anteriormente. También puede realizar búsquedas navegando entre los
registros, para lo cual se ofrece la posibilidad de ocultar los Presupuestos
Anulados, Perdida Total y/o Facturados, haciendo la selección
correspondiente y ahorrar tiempo al solo ver los presupuestos activos.
Para crear un presupuesto Nuevo, solo debe pulsar sobre el botón nuevo
en la barra de navegación. Inmediatamente se abrirá la ventana "Selector de
Cliente y Vehículo", desde esta ventana el usuario podrá buscar al cliente y
seleccionar su vehículo, también podrá crear o modificar un cliente y/o su
vehículo.
Selector de Cliente y Vehículo

AutoSoft Taller le provee al usuario la versatilidad de poder seleccionar de
manera rápida al cliente y su vehículo, el selector de cliente y vehículo le da
la opción de poder buscar por medio de tres campos claves como son,
documento de identificación personal, nombre del cliente o la matrícula del
vehículo, estos campos actúan como buscadores calientes, esto quiere decir
que a medida que el usuario escribe en alguno de ellos, el programa
automáticamente va descartando todos aquellos registros que no cumplan con
los parámetros de búsqueda que el usuario escribe, dejando visible sólo
aquellos clientes y/o vehículos que concuerden con la búsqueda.
Además de contar con éstos tres campos de búsqueda, también el usuario

puede activar el filtro de "Cliente Tipo", seleccionando alguno de los tipo de
cliente el usuario podrá ver sólo aquellos tipos de clientes que esté interesado
en buscar.
96
Por último, también se puede filtrar para que el programa sólo muestre los
clientes que tienen relacionado al menos un vehículo, de modo que aquellos
clientes a los cuales no se les puede crear un presupuesto porque no tienen un
vehículo asignado, no aparezcan en la lista. Esta opción viene seleccionada
predeterminadamente.
Añadir un Cliente y su Vehículo – F5
Si el cliente que usted está buscando no existe en su base de datos por ser
primera vez que acude a su negocio, usted puede incluirlo fácil y
rápidamente, presione el botón "Añadir un Cliente y su Vehículo" o la tecla
F5, la ventana "Edición de cliente" se abrirá para que usted pueda incluir los
datos del cliente, puede referirse al Capítulo 5 de este manual para los
detalles.
Inmediatamente después de incluir el nuevo cliente se abrirá la ventana

"Edición de vehículo" en ella podrá incluir el vehículo del cliente
previamente creado, refiérase al Capítulo 6 de este manual para los detalles.
Modificar cliente – F6
Si encuentra el cliente en la lista pero necesita modificarlo, puede presionar el

botón "Modificar cliente" o la tecla F6, de igual manera se abrirá la ventana
"Edición de cliente", mostrándole los datos del cliente los cuales usted podrá
modificar.
97
Añadir un nuevo vehículo – F7
Si el cliente existe pero es otro vehículo que nunca antes había estado en su
taller, podrá añadir el nuevo vehículo al registro del cliente, primero
El campo de matricula
seleccione el cliente de la lista y posteriormente presione el botón "Añadir un
que está en la pestaña nuevo vehículo" o la tecla F7, esto abrirá la ventana "Edición de vehículo"
principal funciona con todos los campos en blanco de modo que usted pueda colocar los datos
mediante Auto
completación y no se
del nuevo vehículo, refiérase al Capítulo 6 de este manual para los detalles.
permite crear
Presupuestos sin haber Modificar vehículo – F8
incluido la matrícula del
vehículo. Si tanto el cliente como el vehículo existen en su base de datos pero desea
modificar los datos del vehículo, podrá hacerlo presionando el botón
"Modificar vehículo" o la tecla F8, esto abrirá la ventana "Edición de
vehículo" con todos los datos del vehículo seleccionado para que usted pueda
modificarlos, refiérase al Capítulo 6 de este manual para los detalles.
Creación del un presupuesto

Usted también puede cancelar el selector de cliente y vehículo, en este caso,
usted deberá colocar la matrícula del vehículo directamente en la pestaña
principal.
Al introducir la matrícula correspondiente al vehículo que desea crearle el

presupuesto, toda la información existente sobre el vehículo, incluso los datos
del cliente son traídos al presupuesto, si lo desea puede proceder a Guardar
los datos en este instante.
La fecha del presupuesto no es editable. Usted solamente podrá cambiar la

fecha del Presupuesto si posee el privilegio de Modificar Campos Especiales.
Si usted está comenzando a utilizar el programa la primera vez, y es el primer

presupuesto que usted crea, el campo "Número" que corresponde al número
del presupuesto, quedará vacío, usted deberá colocar el número de
presupuesto por el cual desea comenzar, dado que, el programa partiendo de
este primer número de presupuesto comenzará a incrementarlo cada vez que
usted cree un nuevo presupuesto, es importante destacar que este número no
se puede repetir.
Cada una de las pestañas presentes en el módulo de Presupuestos de

Reparación, le permiten acceder a las áreas que componen cada presupuesto,
para el ingreso de los datos correspondientes. Podemos distinguir las
siguientes pestañas:
 Principal
 Detalles
 Mano de Obra
98
 Partes
 Externos
 Aparte
 Fotografías
Si desea cambiar el tamaño de la ventana de presupuestos, basta con ubicar en

cursor en alguna de las esquinas de dicha ventana. Aparecerá una doble fecha
que indicará que pulsando en ese sitio podrá ajustar el tamaño de la ventana a
su gusto o comodidad. Esta alternativa es válida en la mayoría de las ventanas
de AutoSoft Taller.
Seguidamente procederemos a ver la función y utilización de cada pestaña en

el Presupuesto de Reparaciones.
Pestaña Principal
Reúne toda la información del Vehículo y del Cliente. El número de

Presupuesto es asignado automáticamente al igual que la fecha y hora de la
creación del mismo, pero pueden ser modificados si se tienen el privilegio de
“Modificar Campos Especiales”.
Los campos editables en esta pestaña son: el Odómetro, donde puede ingresar
el recorrido del vehículo y especificar la unidad de medida en Kilómetros
(Km.) o Millas (Mi), la empresa de seguros (Seguro/Empresa) emisora de la
póliza que cubre dicho vehículo, el Productor o corredor de la empresa de
seguros y el Número de la póliza.
Botón Seleccionar el Cliente y Vehículo

Este botón abre el selector de cliente y vehículo que vimos al principio de
este capítulo.
Botón Agregar un paquete, servicio o reparación

Este botón abre una ventana mediante la cual se puede seleccionar los
paquetes creados en la ficha de Paquetes de Reparaciones.
99
El selector de paquetes de servicios o reparaciones, cuenta con la búsqueda

incremental por teclado, esto quiere decir que usted puede comenzar a teclear
la descripción o el código del paquete inmediatamente después que ingresa en
esta ventana, el programa le mostrará en la parte superior de la ventana las
teclas que usted ha presionado y automáticamente ubicará la descripción o el
código del paquete que mejor concuerden con la búsqueda, al mismo tiempo
se le mostrará la descripción para el cliente y los detalles del paquete, así
como el tiempo estimado de trabajo.
Existen tres cajas de chequeo que le indican al usuario que los precios de
mano de obra, partes o trabajos externos serán actualizados automáticamente
si cada una de estas cajas respectivamente están marcadas, el programa
extraerá de en las fichas correspondiente los precios actualizados en caso que
estos hayan cambiado con el tiempo. Si usted desea mantener inalterado los
precios que se establecieron en el parque deberá desmarcar la caja que
corresponda aquellos precios que usted no desea que se actualicen.
Volviendo a la pestaña principal del presupuesto en la parte inferior dentro de

la pestaña, encontrará 4 botones:
El botón para Anular Presupuestos, el de Pérdida Total utilizado cuando la

empresa de seguros decreta al vehículo como irreparable, el botón Facturar
que le abrirá una nueva ventana con todos los datos del vehículos existentes
en el presupuesto directamente en el módulo de Facturas de Reparación, y
por último el botón Sin Orden, para marcar cuando se reciba la orden de
reparación por parte del cliente o la aseguradora, según sea el caso. Al pulsar
sobre este último botón, la aplicación registrará la fecha y la hora en que es
recibida o activada la orden de reparación del vehículo.
En la parte inferior de esta pestaña, encontrará tres cajas de chequeo (Ocultar

anulados, Ocultar pérdida total y Ocultar facturados) al marcar algunas de
100
estas cajas se ocultará los presupuestos a los cuales haga referencia, por
ejemplo si se marca la caja "Ocultar facturados" todos aquellos presupuestos
que ya estén facturados dejarán de ser visibles incluso en las búsquedas, el
objetivo de esto es que el usuario pueda moverse entre cada presupuesto
filtrando todos aquellos que no sean de su interés.
La siguiente figura muestra únicamente la pestaña Principal con su

contenido.
Pestaña Detalles
Pulsando sobre la pestaña Detalles se tiene acceso a los totales y otros datos
relacionados con el Presupuesto, como el número de siniestro, observaciones,
ajustes, descuento y datos opcionales.
Debido a que AutoSoft Taller también puede ser usado en talleres que tienen
relación de trabajo con las empresas aseguradoras, este solicita datos como el
número de Siniestro, Ajustador y Deducible, así como otros datos
relacionados directamente con el ámbito de los seguros. Sin embargo, esta
información puede dejarse en blanco si el trabajo a realizar no está amparado
por una póliza de seguros o el vehículo en proceso de reparación, no está
cubierto por ninguna póliza.
Esta estrecha relación con las empresas de seguros, trae como consecuencia
de que en algunos países la figura del perito o ajustador, cumpla un papel
muy importante en la elaboración y resultado final del presupuesto. Es por
ello que han sido considerados campos como el de SubTotal Ajustado y
funciones como Aplicar Ajustes, las cuales representarían el resultado de la
modificación final del precio, según lo acordado con el representante de la
empresa de seguros.
101
La figura siguiente muestra la ventana de Presupuestos de Reparación con la

pestaña Detalles activada.
El campo Elaborado Por es automáticamente llenado por la aplicación,

tomando la información del nombre del usuario en sesión al elaborarse el
presupuesto, sin embargo el contenido puede ser modificado en cualquier
momento.
Número de Siniestro, este es el número que la aseguradora asignó al caso.

Los campos de Ajustador y Cotizado en, son de tipo auto completación, usted
podrá incluir aquí, el nombre del perito o ajustador de la empresa de seguros
y el nombre de cualquiera de los proveedores al cual se le solicita cotización
para la reparación. Estos tres datos son opcionales y no existe ningún tipo de
restricción por parte de la aplicación, condicionado a su llenado.
AutoSoft Taller posee además un módulo para controlar el avance de cada

vehículo dentro del proceso de producción del taller. En la elaboración de
presupuestos, se pueden marcar las opciones que se aplicarán a cada
reparación, para que la aplicación pueda dar estimaciones del porcentaje
reparado de cada vehículo o status del vehículo. Marque los elementos que
aplican para el control de status en el cuadro e ingrese cualquier observación
relevante en el área destinada para esto. Más adelante la función y utilización
de este módulo será explicado con detalle.
En la pestaña Detalles del módulo de Presupuestos de Reparación existen 3

botones en la parte inferior, debajo del campo de observaciones.
102
Permite imprimir la Orden de Trabajo directamente desde el

módulo de Presupuestos de Reparación. Se cargará primero la vista previa de
la orden de trabajo desde la cual el usuario puede imprimir la orden o enviarla
por correo electrónico, también tendrá la opción de exportar la orden a
distintos formatos de archivo.
Permite acceder al Reporte de Ganancias y visualizar en

detalle, los costos y precios de Mano de Obras, Partes y Trabajos Externos,
que determinan la ganancia o pérdida reflejada en el presupuesto. Esta es una
herramienta de valor incalculable ya que le permite consultar este reporte
durante la realización del presupuesto, para que usted tenga la información
y realice los ajustes necesarios para alcanzar la utilidad deseada en cada
trabajo, antes de someterlo a consideración del cliente. Más adelante este
reporte será abordado con más detenimiento.
Abre el historial del vehículo mostrando

predeterminadamente los últimos 365 días de historial del vehículo al cual se
le está haciendo el presupuesto.
Historial de Vehículos
El historial de vehículos, es un resumen de todos los presupuestos y facturas
que han sido elaborados para un determinado vehículo.
Este pequeño módulo tiene un gran valor y puede ser accesado desde otros
módulos como por ejemplo, la ficha de vehículos, el módulo de presupuestos
de reparación, el módulo de facturas de reparación o simplemente desde el
menú "Reportes". Si accesa desde cualquier otro módulo este le mostrará al
en primer lugar los datos del cliente dueño del vehículo que estén siendo
objeto de la edición de un presupuesto o factura o sencillamente del vehículo
o cliente que está activo en la pantalla, pero si accesa desde el menú
"Reportes" primero se le solicitará que seleccione el vehículo de una lista.
El historial del vehículo consta de cuatro secciones. La primera sección, en la

parte superior encontrará un botón "Establecer Nuevo Rango" que al
presionarlo usted podrá establecer el rango de tiempo que usted desea que se
muestre en el historial. La segunda sección (Cliente) le muestra los datos del
cliente dueño del vehículo. La tercera sección (Vehículo) le permite
seleccionar de una lista el vehículo, en caso que el cliente tenga más de un
vehículo en su haber. En la cuarta sección, podrá observar tres pestañas
(Presupuestos, Facturas, Resume) las primeras dos pestañas le mostrará una
lista de presupuesto y facturas registradas para el vehículo seleccionado, la
última pestaña "Resumen" le dará entonces un resumen de totales para todos
los presupuestos y facturas registradas al vehículo seleccionado.
103
Conversión de Monedas
Pulsando el icono presente al lado derecho del “Total Final” u otros
campos totales, se tiene acceso a un modulo de Conversión de Monedas.
El modulo de Conversión de Monedas trae el Euro como moneda base, pero

usted puede cambiar la moneda base según su país. Para esto seleccione la
moneda de su país en el campo Moneda como se muestra en la figura
anterior. Utilice esta función si desea conocer en diferentes monedas, el
monto desde donde se accedió al modulo o cualquier monto que ingrese en el
campo Convertir cuya equivalencia necesita saber en otra moneda. Si desea
cambiar la rata o taza de cambio de alguna moneda, simplemente presione el
botón para abrir la ventana del Editor de Registros de la Aplicación,
elija la moneda cuya taza desea cambiar, pulse Editar Valor, coloque el valor
de cambio con respecto a €1, presione OK y cierre la ventana.
Descuento imponible y no imponible

Esta caja debe ser marcada si se desea que el valor del descuento se incluya
dentro del cálculo del impuesto. Esto dependerá de la legislación para
cálculos de impuestos vigente en su país, para dar una idea más detallada de
cómo esto influye en el cálculo del impuesto y en el total final, daremos un
104
ejemplo práctico: supongamos que usted tiene un presupuesto que sumando

los trabajos de mano de obra y las partes da un total de $600, el porcentaje de
impuesto vigente es del 15% y usted le dará un descuento de $20 a su cliente,
debajo mostraremos una tabla con la diferencia entre ambos cálculos por un
lado con el descuento imponible y por otro con el descuento no imponible.
Descuento Imponible Descuento No Imponible

Formulas: Formulas:
IMPUESTO = (Sub-Total – Descuento) * 0.15 IMPUESTO = Sub-Total * 0.15
TOTAL = Sub-Total – Descuento + Impuesto TOTAL = Sub-Total + Impuesto – Descuento
Calculo: Calculo:
IMPUESTO = ($600 - $20) * 0.15 IMPUESTO = $600 * 0.15
IMPUESTO = $87 IMPUESTO = $90
TOTAL = $600 - $20 + $87 TOTAL = $600 + 90 - $20

TOTAL = $667 TOTAL = $670
Como podrá observar hay una diferencia considerable, predeterminadamente

el programa mantienen los descuentos dentro del cálculo del impuesto, es
decir la caja de descuento imponible viene marcada predeterminadamente,
debe tener cuidado con este aspecto si en su país los descuentos no deben ser
incluidos en el cálculo del impuesto, entonces debe desmarcar esta caja cada
vez que elabore un presupuesto o factura.
Es importante mencionar que el campo denominado Deducible se refiere al

monto deducible de la póliza, en otras palabras, un monto no cubierto por la
empresa aseguradora y que por lo general debe ser pagado por el propietario
del vehículo, este monto debe ser restado de la factura final para que coincida
con el monto de la orden de reparación autorizada por la empresa
aseguradora.
Pestaña Mano de Obra
Pulse sobre la pestaña Mano de Obra, la cual inicialmente estará en color

rojo indicando que no se ha introducido ningún dato en la misma, para
proceder a la introducción de las Manos de Obra o Servicios en el
presupuesto. La ventana lucirá similar a la siguiente:
105
Cada vez que se desee introducir una línea de mano de obra, deberá pulsar
sobre el icono Incluir dentro de la ventana de presupuestos, o si ya lo
hizo y termino de editar una línea, basta con pulsar la tecla ↓ para que sea
creada automáticamente una nueva línea. Si por el contrario se desea
Eliminar una línea de Mano de Obra, se deberá pulsar sobre el icono
respectivo.
Como se menciono en el capítulo dedicado a las fichas de Trabajos de Mano

de Obra, AutoSoft Taller trae cargadas más de 2400 descripciones de mano
de obra codificadas, las cuales usted puede utilizar y/o modificar para adaptar
a su empresa.
Para ingresar una mano de obra seleccionándola desde las fichas existente,
ubíquese sobre el campo Código o el campo Descripción y presione las teclas
Shift y ? simultáneamente, seleccione el registro deseado y presione Enter
para que el registro sea ingresado en el presupuesto. Para avanzar entre los
campos utilice la tecla Tab.
106
A medida que usted va usando la aplicación, se irá alimentando más la base

de datos, de descripciones “estándares” de trabajos de mano de obra y
servicios. El uso de las teclas calientes Shift y ? para la introducción de
registros seleccionados desde las fichas, es especialmente útil para agilizar la
transcripción de los trabajos de mano de obra y así realizar los presupuestos
de manera eficaz.
Si el ingreso de la descripción de Mano de Obra es realizado de manera

manual, al introducirse descripciones que ya han sido incluidas en las fichas
de Mano de Obra, la aplicación automáticamente auto completa el campo a
medida que usted escribe.
En AutoSoft Taller, existe un menú en el cual hay información adicional del

ítem y se pueden realizar algunos ajustes. Para acceder a este menú, ubique el
cursor sobre la línea que contiene el dato en cuestión y presione el botón
derecho del ratón. Desde este menú, entre otras cosas, podemos realizar la
Asignación de Trabajos de Mano de Obra, directamente desde la pestaña
Mano de Obra en el Prepuesto de Reparación.
Si usted no cobra por tiempo, usted puede dejar las columnas de precio/hora,
horas y minuto en cero (0) y colocar el precio directamente en la columna de
precio.
Detalles de la Mano de Obra (Ctrl-i)

Ubicando el cursor sobre alguna de las líneas de mano de obra y pulsando
(ctrl.-i), podrá acceder a la ventana de detalles de Mano de Obra, donde podrá
especificar el porcentaje de descuento o el porcentaje del impuesto,
predeterminadamente la aplicación establece como impuesto el porcentaje
establecido por el usuario en el modulo de datos del taller, en el campo de
impuesto de mano de obra, en la siguiente figura se puede apreciar como luce
esta ventana.
107
Asignación del Trabajo de Mano de Obra (Ctrl+m)

Desde la pestaña Mano de Obra en AutoSoft Taller, se puede realizar la
Asignación del Trabajo de Mano de Obra, abriendo el menú de información
y ajuste con el botón derecho del ratón. Este menú muestra datos y permite
diferentes ajustes, dependiendo del módulo desde donde es abierto.
Es muy importante
recordar, que si el
usuario tiene asignado
el privilegio de Añadir
Nuevos Trabajos y
Partes Externamente,
cada vez que se
introduzca una
descripción de mano de
obra que no esté en la
ficha de trabajos de
mano de obra, la
aplicación preguntará si
se desea incluir dicha
descripción. Queda a
criterio del usuario
decidir si la descripción
introducida merece o
sería conveniente
incluirla en la tabla de Presione Ctrl+M – Asignación del trabajo en el menú, y se abrirá la siguiente
Trabajos de Mano de
Obra.
ventana.
108
Seleccione de la lista del personal previamente ingresado en las fichas de

Personal de Mano de Obra (Personal MO), la o las personas que realizaran
dicho trabajo y presione el botón Asignar, seguidamente ingrese el Costo por
Hora y el tiempo estimado Horas y Minutos para realizar dicha labor.
Usted notara el cambio en el monto del campo Ganancia una vez que se
asigna y se ingresa la información de costo y tiempo de una labor.
Cabe destacar que la manera de utilizar esta función, dependerá del tipo de
relación laboral, existente entre la empresa y su personal. Si la empresa paga
un salario a su personal, esta función le servirá solo para asignar los trabajos
de mano de obra a su personal y que esto salga reflejado en la Orden de
Trabajo impresa. Pero si usted paga a su personal por cada labor que realiza,
(destajo), esta función le será de más utilidad ya que por cada trabajo
realizado en su taller, usted cargara un costo específico por Mano de Obra, y
de esta manera, obtendrá un resultado más exacto al momento de calcular el
Reporte de Ganancias.
Además, cada vez que se realiza una asignación de trabajos de mano de obra,
se genera una Cuenta por Pagar a favor de cada persona a la que se le ha
asignado una labor, por el Total a Pagar de la asignación de trabajo. Dicha
cuenta por pagar será listada en el módulo de Control de Pagos.
Si su personal cobra salario, entonces ingrese “0” en el campo Costo por

Hora al asignar los trabajos, para que no se generen cuentas por pagar. De ser
este su caso, le sugerimos que calcule un monto por concepto de mano de
obra lo más preciso posible e ingréselo en el campo Otros Costos en el
Reporte de Ganancias, para así obtener en este reporte un resultado más
cercano a la realidad. Recuerde que la veracidad de la información ingresada,
incide directamente en el resultado del Reporte de Ganancias y afecta las
Cuentas por Pagar.
109
Si usted paga a su personal un monto fijo por cada reparación que ellos
realizan, es decir usted no paga por el tiempo que se demore el terminar la
reparación si no por la reparación en si, entonces, debe dejar la columna
"Costo por hora", “Horas” y “Minutos” en cero, de este modo el programa le
permitirá editar la columna “Total a pagar” para que usted coloque el total
directamente en esta columna.
Una vez ingresados los datos de costo y tiempo, presione OK, ubíquese en el
siguiente registro y repita la operación para la Asignación de los Trabajos de
Mano de Obra de cada labor presente en el presupuesto. La asignación de
estos trabajos, puede ser realizada en cualquier momento.
Continuando con el ingreso de Mano de Obra, recuerde que al ubicarse bien

sea en el campo Código o Descripción, a medida que va escribiendo, puede
pulsar las teclas calientes Shift + ?, para ver un listado de las coincidencias
más cercanas a la cadena de texto ingresada.
En la siguiente figura, el usuario inició la introducción de la descripción

colocando “Pintar Par”. Una vez hecho esto, pulsó sobre las teclas Shift + ?
simultáneamente, para desplegar la lista de las descripciones de mano de obra
que inician en “Pintar Par”. AutoSoft Taller filtra esta información y
solamente muestra las descripciones que coinciden, de tal forma que usted
pueda seleccionar más rápidamente, cual es la descripción de mano de obra
que desea ingresar.
110
Una vez que seleccione la descripción que busca, presione Enter y movilícese
hacia los demás campos de esa misma línea, utilizando la tecla Tab como se
menciono anteriormente.
De esta manera podrá crear extensos presupuestos en tan sólo minutos, esta es
una herramienta útil que permite el filtrado de los datos, ya que solamente
muestra las opciones disponibles según la cantidad de letras coincidentes
introducidas, reduciendo a cero el margen para errores de trascripción. En la
ventana anterior, puede apreciarse que fueron incluidos registros de los
trabajos de mano de obra de la tabla maestra, sin necesidad de transcribir
nuevamente toda la descripción. Así se logra no sólo estandarizar labores,
sino también agilizar increíblemente la elaboración de extensos presupuestos
con labores que generalmente son repetitivas y constantes.
A pesar de que la Mano de Obra está basada en la información existente en

las fichas de Trabajos de Mano de Obra, esto no significa que no podamos
incluir descripciones de Trabajos de Mano de Obra nuevas, cada vez que sea
necesario, y decidir si estas deben ser incluidas o no en la fichas, para su uso
posterior, cuando sea requerida dicha descripción de Mano de Obra.
Por ejemplo, si se posee el privilegio de Añadir Nuevos Trabajos y Partes

Externamente y se introduce “Revisar Niveles de Fluidos” en la descripción,
AutoSoft Taller busca en las fichas de Trabajos de Mano de Obra para
verificar si dicha descripción existe.
De no ser así, la aplicación despliega un mensaje preguntando si desea

agregar una nueva Mano de Obra en las fichas de Trabajos de Mano de
Obra.
111
Si responde afirmativamente, se abrirá una ventana como la siguiente.
Ingrese el Código y demás datos referentes a la nueva mano de obra y

presione OK, a partir de ese momento, la descripción “Revisar Niveles de
Fluidos” existirá en la ficha de Trabajos de Mano de Obra (Trabajos de
MO) y por consiguiente, estará disponible en la lista de selección, además se
auto completará mientras se transcribe. De esta manera usted podrá crear
registros de Trabajos de Mano de Obra a medida que realiza presupuestos sin
pérdida de tiempo.
Asistente de Trabajos de Mano de Obra

Es una herramienta bastante útil para buscar y seleccionar los trabajos de
mano de obra, usted puede ubicar el cursor sobre la columna de código o la
columna de descripción y comenzar a escribir el código o la descripción que
está buscando, el programa automáticamente ordenara la lista por el campo
seleccionado y comenzara a buscar según las letras que usted este escribiendo
el código o la descripción que mejor concuerde, este proceso se llama
“Búsqueda Incremental por teclado” y en la parte superior de la ventana
verá las teclas que usted ha presionado. En la parte inferior tendrá los detalles
del trabajo y el tiempo estimado.
Seleccione el trabajo de MO y presione el botón OK para que sea incluido en

el presupuesto.
112
Asistente de Pintura
AutoSoft Taller ofrece en la pestaña Mano de Obra, un Asistente para los
trabajos de pintura, el cual le permite seleccionar directamente de una gráfica
las partes del vehículo que se van a presupuestar para trabajos de pintura y
automáticamente ingresa esta información en el presupuesto.
Esta herramienta también contribuye enormemente para la rápida creación de

presupuestos, a la vez que permite separar de una manera segura, cada una de
las partes a ser pintadas.
En las siguientes figuras se muestra un ejemplo de la utilidad del asistente de

mano de obra de pintura.
Los códigos y
descripciones que la
aplicación usa para el
asistente de pintura,
también se encuentran
en la ficha de trabajos
MO en los primeros 30
registros y estos pueden
ser variados a criterio
del usuario, por ejemplo
si desea asignarle otro
código o una
descripción más acorde
con el nombre que en su
país se le da a la parte a
pintar, localice el
trabajo de MO en la
ficha y modifique la
descripción, además
puede agregarle el
tiempo y costo de la
mano de obra.
Una vez marcadas en el asistente de pintura las piezas a pintar, al presionar

OK se cierra al Asistente de Pintura y los respectivos trabajos de manos de
113
obra de las piezas seleccionadas, se agregan al presupuesto tal como se puede

apreciarse en la figura de la siguiente página.
Recuerde que si usted

cobre un precio fijo sin
importar el tiempo que
demore el trabajo, usted
puede dejar las
columnas de
Precio/hora, Horas y
Minutos en cero (0), y
el programa le permitirá
colocar el precio total
en la columna de precio.
Recuerde que los códigos y descripciones existentes de trabajos de mano de

obra del asistente de pintura, pueden ser variados por el usuario pero NO
pueden ser eliminados. Puedes ingresar los precios y tiempos de los trabajos
de mano de obra por pintura desde el presupuesto si no los has establecido
con anterioridad desde la ficha de MO movilizándose con la tecla Tab.
Usted puede realizar búsquedas en cualquier momento, utilizando los campos

Es muy importante
recordar, que si el ubicados en la parte superior de la ventana de presupuestos. Dichos campos
usuario tiene asignado de búsquedas están visibles en todas las pestañas, razón por la cual puede
el Añadir Nuevos realizar búsquedas mientras visualiza la pestaña que más le interese.
Trabajos y Partes
Externamente, cada vez
que se introduzca una
descripción de repuesto Pestaña Partes
que no esté en las
fichas, la aplicación
preguntará si se desea
incluir dicha
descripción. Queda a En la pestaña Partes en el módulo de Presupuestos de Reparación, usted
criterio del usuario puede realizar la inclusión de las refacciones involucradas en el trabajo a
decidir si la descripción realizar al vehículo. Para ello, cada vez que se desee incluir un repuesto, debe
introducida merece o
sería conveniente pulsar como ya es costumbre, en el icono Incluir que está en la parte
tenerla en las fichas de inferior izquierda de la lista.
Partes. Por otra parte,
cada repuesto que es
incluido en las fichas de Igualmente, si desea eliminar alguna parte, debe ubicarse en la línea a
partes, podrá ser eliminar y pulsar sobre el icono Eliminar .
escogido o introducido
mediante auto
completación mientras El título de la pestaña de partes estará en color rojo cuando no se han incluido
se introducen partes en partes.
el campo de descripción
de de estos.
114
La siguiente figura muestra la pestaña Partes del módulo de Presupuestos de

Reparación.
Asistente de Partes
En esta pestaña existe un asistente de partes que le permite seleccionar de
manera rápida las partes o refacciones que desea incluir en su presupuesto. Al
abrir el Asistente de Partes, la aplicación le solicitará que elija entre dos tipos
de partes: De Inventario o de No Inventario.
Si selecciona Inventario, AutoSoft Taller le mostrará la ventana de Partes de

Inventario para que seleccione el o las partes que desea incluir en el
presupuesto.
115
Marque las partes y presione OK para que la información de estas, sea

incluida en la pestaña Partes. Si el repuesto deseado no se ha agregado al
inventario, pulse el botón cancelar, cree una nueva línea de repuesto,
introduzca la descripción de venta del repuesto y presione “Tab”, la
aplicación le informará que dicha descripción no existe y le dará la opción de
incluir uno nuevo, seleccione nuevo repuesto de inventario y complete la
información.
Si selecciona No Inventario, la aplicación le mostrará una tabla con la lista de

todas las partes de no inventario que existen en las fichas Partes de No
Inventario. Esta opción es sumamente útil, especialmente en aquellos talleres
que no manejan inventario de partes.
Recuerde que los partes de no inventario también son incluidos en los

presupuestos mediante auto completación, esta función está presente en la
descripción del repuesto.
La figura siguiente muestra la ventana de Partes de No Inventario del

Asistente de Partes.
116
La lista de la izquierda, muestra las partes disponibles, mientras que en la

derecha se muestran las partes seleccionados y que serán incluidos en el
presupuesto.
Puede seleccionar las partes de no inventario utilizando cualquiera de estos 3

procedimientos:
 Haciendo doble click sobre cada repuesto (uno por uno).
 Seleccionando varios partes a la vez (manteniendo la tecla
Shift o la tecla Ctrl presionada mientras selecciona) y
posteriormente pulsando sobre el botón de traslado (> o <).
 Seleccionando uno o más partes y arrastrar y soltar, es decir,
pulsar sobre los partes seleccionados sin soltar el botón
izquierdo del ratón y arrastrar la selección hacia la parte de
Partes Seleccionados o viceversa.
En la siguiente figura se muestra un ejemplo de partes seleccionados.
Después de seleccionar las partes pulse OK y estas aparecerán

automáticamente en la pestaña Partes en el Presupuesto. Una vez ahí, usted
puede ajuste las cantidades e ingresar el precio en cualquier momento.
117
Recuerde que desde esta pestaña también tiene acceso al menú de

información y ajustes que se despliega colocando el cursor sobre el ítem del
que se desea más información y después presionando el botón derecho del
ratón.
Entre otras cosas, desde este menú podrá seleccionar el tamaño óptimo de las
columnas, agregar o eliminar elementos, ver la ficha de detalles, ver el costo,
descuento e impuesto.
En la siguiente secuencia de gráficos, podrá ver la pestaña Partes después de

ingresados los partes de no inventario y posteriormente con el menú de
información y ajustes desplegado.
Recuerde que usted puede seleccionar e ingresar partes tanto de inventario

como de no inventario en el presupuesto, en cualquier momento durante el
proceso de creación del presupuesto, hasta que este sea Factura.
118
Varíe el tamaño de cualquier columna para que la opción Tamaño optimo de

columnas esté disponible, la aplicación ajusta el tamaño de las columnas
según los datos presentes en estas, de la manera de permitirnos una mejor
visualización de los datos, aprovechando el ancho de la ventana, recuerde que
también puede mover de ubicación cualquier columna según su gusto.
Si por alguna circunstancia, alguna de las partes en el presupuesto esta exento

de impuesto, simplemente márquelo en la columna respectiva según se
demuestra en la siguiente figura.
Imprimir Solicitud de Cotización

La función de este botón es imprimir un listado de las partes de inventario de
no inventario o ambos, para ser enviada a los proveedores y solicitarles que
realicen una cotización de los mismos. Usted puede enviar directamente la
solicitud de cotización (lista de partes) a su proveedor por e-mail, exportarlo a
cualquiera de los formatos electrónicos que ofrece el programa o
sencillamente imprimirlo.
Cuando presiona este botón se abre una pequeña caja de dialogo,

solicitándole que seleccione si desea imprimir la solicitud de cotización solo
para los ítems de no inventario, solo los ítems de inventario o ambos. Tal
como se observa en la siguiente imagen.
119
Tipo de Precio Aplicado (Solo para las partes de Inventario)

Seleccione de la lista el precio que aplica a la cotización según sea el caso,
(condiciones de ventas con el cliente, ofertas existentes, etc.), por ejemplo: si
selecciona Precio Predeterminado, la aplicación asignará a las partes de
inventario el precio que esté predeterminado en la ficha de cada uno de ellos,
esta opción es muy útil cuando las partes tienen asignados diferentes niveles
de precios. Si selecciona Máximo, Oferta, Mayor o Mínimo, la aplicación
ingresará el nivel de precios seleccionado para todas las partes sin tomar en
cuenta el precio predeterminado en las fichas y si selecciona Precio Variable,
la aplicación ingresará el precio máximo del repuesto pero le permitirá
ajustarlo a su gusto. Esta selección solamente funciona para las partes de
inventario.
Partes Suministradas por el Seguro o el Cliente

Si se presenta el caso en que algunas de las partes fueran suministrados por la
empresa aseguradora o el cliente, usted puede indicarle a la aplicación esta
situación, activando esta opción en la ventana de Detalles del ítem. Para esto
ubíquese en el ítem, presione el botón derecho del ratón y elija del menú de
información y ajustes la opción Detalles del ítem. Otra manera de abrir la
ventana de Detalles del ítem, es con las teclas calientes Ctrl + I presionadas
simultáneamente mientras está ubicado en el ítem susceptible del ajuste. Una
vez abierta la ventana de detalles del ítem, marque la opción y presione OK.
120
En la Orden de Trabajo que será impresa para distribuir entre los operarios
y/o encargados del taller, se verá un recuadro negro junto a cada repuesto que
tenga esta opción marcada y que indica que la parte es suministrada por el
cliente o compañía de seguros, para que todos los involucrados en el proceso
tengan conocimiento de cuáles son las partes que no serán suministrados por
su empresa.
Al marcar esta opción, AutoSoft Taller marca o identifica con color amarillo
estos ítems en el presupuesto y no toma en cuenta su valor para los cálculos
del presupuesto, ya que este es un repuesto que no será adquirido por su
taller.
Esta función es sumamente útil, sobre todo en aquellos países donde las
empresas de seguro tienen como política el suministro de las partes al taller.
También ayuda a mantener un control sobre aquellas partes que fueron o
serán suministrados por el cliente o la empresa aseguradora, para realizar y
mantener un seguimiento de estos.
La última columna de la pestaña de Partes es la referente a los Ajustes.

Ingrese en esta columna el monto acordado como resultado de la discusión de
precios que en algunos países sucede, entre los propietarios de los talleres y
los ajustadores o peritos de las empresas de seguro. Si algún Precio Total es
121
ajustado, deberá ingresar el mismo monto existente en el campo Precio Total,

en el campo Ajuste de las partes que no sean ajustados, para que el resultado
de la función Aplicar Ajustes en la pestaña Detalles y el total de Ajuste sean
correctos.
En la figura de la siguiente página se muestra el ajuste en solo los tres

primeras partes y el cuarto repuesto que no es ajustado, mantiene el mismo
precio.
Pestaña Externos
Puede que en alguna reparación existan ciertos trabajos que son realizados
fuera del taller o por personas o empresas ajenas al mismo. En la pestaña
Externos, usted puede ingresar, modificar o eliminar dichos trabajos. El título
de esta pestaña cambia a color azul para indicar la presencia de trabajos
externos.
Todos estos trabajos externos son impresos en el presupuesto y totalizados al

final del mismo. También son indicados en la Orden de Trabajo.
Utilice los botones Incluir para abrir una nueva línea de ingreso de datos
y el botón Eliminar para eliminar datos, o si prefiere, utilice el menú de
información y ajustes al cual hay acceso presionando el botón derecho del
ratón una vez ubicado sobre el registro. En esta pestaña también existe la
columna de Ajuste y la opción Exento de Impuestos para ser utilizadas en los
casos que sea necesario.
122
Pestaña Aparte
La pestaña Aparte es utilizada en los casos en que el cliente desea realizar al

La aplicación NO toma vehículo, trabajos adicionales pero estos no pueden ser incluidos en el
en cuenta los trabajos presupuesto de reparación, emitido para la empresa aseguradora, quizás
de Mano de Obra ni las porque dichos trabajos no están cubiertos por la póliza de seguros o no se
Partes ingresados en la
pestaña Aparte, al desea realizar otro presupuesto adicional.
momento de Facturar el
Presupuesto. Usted debe Esta pestaña esta dividida en una sección para el ingreso de Trabajos de
crear una nueva Factura
e ingresar en ella los Mano de Obra y otra para el ingreso de los Partes, cada una posee su
trabajos y/o partes respectivo asistente y funcionan similares a las pestañas de Mano de Obra y
apartes solicitados por Partes vistas anteriormente.
el cliente para su
proceso de pago o
inclusión en Cuentas Utilice los botones Incluir para abrir una nueva línea de ingreso de datos
por Cobrar. y el botón Eliminar para eliminar datos, o si prefiere, utilice el menú de
información y ajustes al cual hay acceso presionando el botón derecho del
ratón una vez ubicado sobre cualquier ítem.
123
Como puede distinguirse en la figura, el titulo de la pestaña Aparte cambia a

color azul, para indicar la presencia de datos.
Es muy importante destacar que los trabajos incluidos en esta pestaña, no son
tomados en cuenta en el total del presupuesto pero si son listados en la Orden
de Trabajo del taller. Es decisión de su empresa el emitir o no una factura por
concepto de estos trabajos o partes. Los trabajos apartes tampoco son
incluidos en el cálculo del Reporte de Ganancias.
Usar los costos de las partes como insumo

Si bien los ítems incluidos en la pestaña aparte, no son tomados en cuenta
para el reporte de ganancias, usted puede usar los costos de todas las partes
que haya incluido en la pestaña aparte para reflejar costos de insumos de la
reparación, que luego se reflejarán en el reporte de ganancias. Para hacerlo
debe marcar la caja de chequeo que está al final de la ventana y que tiene
como título "Utilizar los costos como costos de insumos de la reparación" en
color rojo. Tal como se aprecia en la siguiente figura.
124
Pestaña Fotografías
La última pestaña del módulo de Presupuestos de Reparación, tiene que ver

con la inclusión de las fotografías del vehículo. AutoSoft Taller permite
incluir hasta un máximo de cuatro fotos, pero solamente se imprimirán en los
presupuestos y las facturas las primeras dos.
Al inicio aparecen cuatro pestañas y en el centro una X indicando que no hay

fotos incluidas. Pulse sobre el icono ubicado en la parte derecha , para
acceder a la ventana de ubicación de archivos fotográficos.
Las fotos pueden estar

en cualquier ubicación
del disco el seleccionar
una foto el programa se
encargará de hacer una
copia del archivo y
colocarlo dentro de la
carpeta de imágenes del
programa en el disco
del servidor de lo
contrario la imagen no
será visualizada en las
estaciones clientes. Usted también puede abrir la ventana de ubicación de archivos fotográficos,
pulsando el botón derecho del ratón encima del espacio de la fotografía.
Al pulsar sobre el botón localizado a la derecha de cada campo, la

aplicación solicita que se ubique el nombre del archivo fotográfico que se
desea incluir en el presupuesto.
AutoSoft Taller genera en la instalación en el servidor, una carpeta

denominada Imágenes, cualquier archivo fotográfico que seleccione será
copiado automáticamente a esta carpeta con la intención de que todos los
archivos de imágenes y fotografías tales como el logotipo de la empresa, las
fotos de los partes de inventario y las fotografías de los vehículos estén
localizados en un mismo sitio y poderlos compartir en la red.
La primera vez que se utilice la aplicación para ubicar fotos, la búsqueda se

iniciará en el carpeta predeterminado por Windows®, pero a partir de ese
momento todas las fotos serán buscadas en la carpeta donde se seleccionó la
última vez.
125
Recuerde que por razones de espacio y velocidad, AutoSoft Taller no

almacena las fotos en los archivos de base de datos, solo guarda la ruta en la
que está ubicada, si posteriormente el archivo de foto es borrado, renombrado
o movido a otra carpeta en el disco duro, no podrá ser encontrada por la
aplicación.
Es buena costumbre nombrar los archivos que contienen las fotos del
vehículo, con un nombre que lo identifique con este, como por ejemplo el
número de matrícula del vehículo. Si son varias fotos, podrá colocar un
número incrementado para evitar la duplicidad de nombres de archivos, por
ejemplo: E 1234 ABC-1, E 1234 ABC-2 y así sucesivamente.
Una vez ubicados e ingresados los archivos de fotos, presione OK para que
las fotografías sean anexadas al presupuesto.
Del lado derecho de cada fotografía, encontrará también un botón para

eliminar la foto representado con una X roja y otro para imprimir, si presiona
el botón para imprimir se le presentará una vista preliminar del reporte con la
fotografía del vehículo. Tal como se muestra en la siguiente figura.
126
También podría tomarse como una buena costumbre, el estandarizar la

identificación de las fotos (nombre físico del archivo), con el número del
presupuesto al que corresponden esas fotos. No existe una definición fija de
la manera como deben llamarse los archivos de imágenes que estarán
asociados a los presupuestos, pero siempre es recomendable utilizar nombres
que permitan ubicar y reconocer rápidamente, cada una de las fotos de los
vehículos.
Por último debemos hablar sobre el icono ubicado en la esquina superior

derecha del módulo. Este icono sirve para indicar al usuario si el vehículo
relacionado con el presupuesto, ha sido o no ingresado el taller. Este icono es
visible en todo momento desde el módulo de Presupuestos de Reparación.
Este tiene dos estados posibles:
En este estado, el icono indica que el vehículo no ha sido ingresado

al taller. Cuando el icono está en este estado, el usuario puede
pulsarlo para así darle ingreso al vehículo en el taller.
En este estado, el icono indica que el vehículo ha sido ingresado al

taller. A diferencia del estado anterior, una vez que el vehículo tiene
127
ingreso al taller este estado no es reversible, es decir el pulsar sobre el icono

no tendrá ningún efecto.
El ingreso del vehículo al taller también puede ser realizado en el módulo

Ordenes de Trabajo/Ingreso del Vehículo que analizaremos más adelante.
Con la utilización y aprovechamiento de las funciones del módulo de

Presupuestos de Reparación, AutoSoft Taller le brinda muchas ventajas que
le permiten la realización de extensos presupuestos, de una manera rápida,
sencilla y flexible. Este módulo le ayudará a mantener una buena
organización de su empresa, permitiéndole la posibilidad de centralizar toda
la información relacionada con el trabajo a realizar en determinado
vehículo, en un sólo lugar.
128
FACTURAS DE REPARACION
16
CAPITULO
Facturas de Reparación
E L módulo de Facturas de Reparaciones, es muy similar al de

Presupuestos de Reparación, posee las mismas pestañas para
mantener una estandarización de las tareas y toda la información sobre
el trabajo realizado al vehículo en un solo módulo. Pero lógicamente posee
además la pestaña Pagos destinada para el ingreso de estos.
Al igual que el resto de los módulos, debe pulsar el icono Nuevo para
crear una factura nueva, automáticamente se abrirá la ventana para
seleccionar el cliente y el vehículo de la misma forma como explicamos en el
capítulo 15 referente a los presupuestos de reparación.
Usted también puede cancelar el selector de cliente y vehículo, e ingresar el

número del presupuesto que se desea facturar, utilice las teclas calientes Shift
+ ? cuando esté en el campo de presupuesto si desea ver una lista de los
presupuestos pendientes por facturar, presione Enter una vez ubicado el
presupuesto deseado y después Tab para que la aplicación se traiga los datos
del presupuesto ingresado, para que estos puedan ser visualizados y revisados
por el usuario. En la gráfica puede ver una factura lista para el ingreso del
número del presupuesto que se desea facturar, o de los datos si se desea
comenzar la factura desde cero.
129
Puede realizar búsquedas navegando entre las facturas y ocultando las

Anuladas y/o las Pagadas, para ver solo las pendientes, marcando la
selección correspondiente en el borde inferior de la ventana.
También puede crear una factura que no esté relacionada con ningún
presupuesto, en cuyo caso, debe dejar en blanco el campo de Presupuesto, se
selecciona el vehículo utilizando el selector del cliente y vehículo o también
se puede ingresar directamente el número de matrícula del vehículo que se
desea facturar y se procede al ingreso de datos, el cual es idéntico al utilizado
en la creación de un Presupuesto de Reparación.
Debido a que el número de factura es controlado por la aplicación (Numero

Lógico), probablemente este sea diferente de la numeración de las facturas
pre-impresas de su empresa, por esto AutoSoft Taller ofrece un campo
llamado Número Físico, para que el usuario ingrese el correspondiente
número de factura según los libros de su empresa, y mantener así una relación
entre el número de factura de imprenta (Número Físico) y el correspondiente
a la factura de AutoSoft Taller (Número Lógico).
Botón Seleccionar el Cliente y Vehículo

Este botón abre el selector de cliente y vehículo que vimos en el capítulo 15.
Botón Agregar un paquete, servicio o reparación

Este botón abre una ventana mediante la cual se puede seleccionar los
paquetes creados en la ficha de Paquetes de Reparaciones.
El selector de paquetes de servicios o reparaciones, cuenta con la búsqueda

incremental por teclado, esto quiere decir que usted puede comenzar a teclear
la descripción o el código del paquete inmediatamente después que ingresa en
esta ventana, el programa le mostrará en la parte superior de la ventana las
teclas que usted ha presionado y automáticamente ubicará la descripción o el
código del paquete que mejor concuerden con la búsqueda, al mismo tiempo
130
se le mostrará la descripción para el cliente y los detalles del paquete, así

como el tiempo estimado de trabajo.
Existen tres cajas de chequeo que le indican al usuario que los precios de
mano de obra, partes o trabajos externos serán actualizados automáticamente
si cada una de estas cajas respectivamente están marcadas, el programa
extraerá de en las fichas correspondiente los precios actualizados en caso que
estos hayan cambiado con el tiempo. Si usted desea mantener inalterado los
precios que se establecieron en el parque deberá desmarcar la caja que
corresponda a los precios que usted no desea que se actualicen.
Impresión de Facturas
Una vez que se ha impreso la factura o se ha cerrado la Vista Preliminar,
aunque no haya sido impresa, la aplicación le solicitara confirmar si la factura
fue impresa correctamente. Si se responde afirmativamente, la factura es
bloqueada y solo el usuario con el privilegio de Administrador podrá realizar
nuevas impresiones. Si por el contrario se contesta que la factura no fue
impresa correctamente, se podrá imprimir nuevamente la misma.
AutoSoft Taller no permite modificar el presupuesto asociado a la factura

asumiendo que dicho trabajo ha sido concluido, además automáticamente
coloca dicha factura como cuenta por cobrar.
Para anular una factura, es imprescindible desactivar el campo Con Orden.
Pago de Facturas
Para ubicar una factura en particular, puede hacerlo mediante el campo
respectivo de búsqueda, ubicado en la parte superior de la ventana. Los
campos o tipos de búsquedas son muy flexibles, y permiten al usuario
localizar una factura de manera rápida, son muy útiles cuando no se posee la
información exacta del número de factura de la cual se está recibiendo el
pago.
131
Para poder recibir pagos a facturas, el usuario debe poseer el privilegio para
Procesar Pagos a Facturas de Clientes, si ya lo posee ubíquese en la pestaña
Pagos, coloque las retenciones o deducibles en el caso que sea necesario,
seleccione la forma de pago y pulse el botón “Nuevo Pago” para abrir la
ventana de ingreso de Pagos a facturas de clientes. En la figura de la
siguiente página, puede apreciar esta ventana.
Los campos de esta ventana varían dependiendo del Tipo de pago que
seleccione. Para pagos con tarjeta de crédito, la aplicación detecta
automáticamente el tipo de tarjeta al ingresarse el número de esta. Puede
recibir pagos parciales o abonos ingresando el monto recibido en el campo
Monto a pagar o si el pago es igual al monto pendiente, pulse el botón
.
También puede pulsar el botón en caso que

haya establecido algún deducible, el programa importará el monto del
deducible al campo “Monto a pagar”.
El número de recibo puede ser ajustado según las necesidades del usuario e
incluso es posible repetir el número en el caso de que sea necesario, siempre y
cuando el usuario posea el privilegio para Procesar Pagos a Facturas de
Clientes. El contador del número de recibo, se auto incrementará comenzando
desde el último número ingresado por el usuario.
Volviendo a la pestaña de pagos del módulo de facturas de reparaciones,

usted puede pulsar el botón cuando desee imprimir un reporte del
historial de pagos recibidos a cuenta de la presente factura o usar el botón
para imprimir un recibo por el monto del pago.
Notas importantes cuando se factura partes de inventario

A diferencia del presupuesto las partes de inventario que se incluyan dentro
de la factura de reparacion automáticamente afectarán a su respectiva ficha de
inventario, deduciendo de cada ficha la cantidad de ítems que se coloque en la
factura y creando así un movimiento de inventario.
132
Cuando el ítem de inventario, es un ítem serializado, el programa al momento

de guardar los datos le pedirá que seleccione los números de serie de los
ítems que se están facturando.
Si por alguna razón después de seleccionar los números de serie

correspondiente a los ítems que se están facturando, usted necesita
modificarlos, ubíquese sobre la línea del ítem que desea modificar y presione
el botón derecho del ratón, del menú desplegado seleccione la opción "Editar
seriales”.
AutoSoft Taller, le permite facturar cantidades superiores a las disponibles en

las fichas de partes de inventario. Esta virtud le permite incluir en facturas
ítems sin tener cantidades en inventario suficientes, flexibilizando así el
proceso de facturación. Los ítem serializados también disfrutan de esta virtud,
pero usted deberá ingresar los seriales de los ítems que no se encuentran en
inventario, como se explicara seguidamente.
Tenga siempre presente que al realizar esto, estará creando una existencia
negativa del ítem en cuestión, una vez que ingresen al inventario cantidades
por concepto de compras, la existencia se actualizara restándose la existencia
negativa a la cantidad recibida por la compra.
Veamos un ejemplo haciendo una factura sin un presupuesto previo.

Supongamos que un cliente desea comprarnos 4 alternadores pero solamente
tenemos 2 en inventario. Al pulsar sobre el botón Guardar o tratar de cerrar
el módulo, aparecerá un mensaje como el siguiente.
133
Después de haber presionado OK, aparecerá la siguiente ventana desde donde

seleccionaremos los seriales de la existencia disponible en el inventario.
Una vez hecho esto, se activará el campo junto al botón para el ingreso de
seriales de las unidades no disponibles en inventario, como se puede
distinguir en la próxima figura.
Presione para proceder a ingresar los seriales necesarios. Si desconoce

que serial debe ingresar, simplemente ingrese cualquier número de manera
temporal, ya que una vez que usted realice alguna compra de este ítem, podrá
actualizar la información de la factura con los seriales de los ítems
comprados.
Deberá presionar cada vez que desee ingresar un serial, para que la
aplicación traslade dicho número a la sección de Seriales Seleccionados,
hasta haber ingresado la totalidad de los seriales requeridos. Una vez hecho
134
esto, se le indicará que la cantidad seleccionada esta correcta como puede

verse en la siguiente figura, pulse OK para concluir el ingreso de seriales.
Una vez ubicado en la ventana de la factura, al usted pulsar el botón para

guardar los datos ingresados, la aplicación le avisara que están siendo
facturadas unidades de determinado ítem, que exceden la cantidad en
existencia del mismo, y le preguntara si desea poner este ítem como pendiente
por entregar o no, como se muestra en la siguiente gráfica.
Si usted contesta afirmativamente, la totalidad de las unidades facturadas del

ítem, serán puestas como pendientes por entregar y la cantidad en existencia,
no será alterada. Si contesta negativamente, la totalidad de unidades
facturadas de dicho ítem, serán restadas del inventario y por consiguiente se
creara una existencia negativa, como si la totalidad de las unidades
facturadas han sido entregadas y por consiguiente se asume que ninguna
unidad está pendiente por entregar. Si decide cancelar la operación, la factura
no será grabada y podrá realizar los cambios que desee para posteriormente
guardar los cambios.
Cabe destacar que al seleccionarse la opción de poner el ítem como

pendiente, esto se refiere a la totalidad de las unidades reflejadas en la línea
de dicho ítem, incluso las disponibles en el inventario. Si desea entregar las
unidades existentes en inventario y dejar como pendientes por entregar las
demás, simplemente ingrese el ítem en la factura dos veces en líneas
separadas, una por la cantidad de unidades existentes en inventario y otra por
las unidades faltantes y ponga estas como pendientes por entregar.
La marca en el campo Pendiente en la Factura, señalará los ítems que están

en esta situación.
135
Presionando sobre el botón que se encuentra ubicado en el grupo de

botones que está en la parte inferior izquierda de la lista, usted podrá imprimir
un listado de únicamente los seriales de los ítems presentes en la factura.
En el caso de que sean ingresados más seriales de los necesarios, aparecerá un

mensaje como el siguiente.
Si esto sucede, deberá retirar o deseleccionar la cantidad de seriales

necesarios para que haya coincidencia con la cantidad en la factura. Deberá
siempre deseleccionar primero los seriales de las unidades inexistentes en el
inventario y después los de las unidades que si existen en el inventario.
Debe tener precaución ya que es probable que si usted modifica facturas

viejas que involucren un mismo ítem del cual no hay existencia suficiente, se
cree disparidad entre la cantidad en inventario de dicho ítem y la cantidad de
seriales existentes en inventario, si esto sucede el usuario que tenga asignado
el privilegio de Administrador, podrá realizar los ajustes pertinentes.
136
PRESUPUESTOS DE PARTES
17
CAPITULO
Presupuestos de Partes
E
L programa también cuenta con un módulo de presupuestos de partes,
especialmente diseñado y orientado para aquellos negocios que también
manejan una tienda para ventas de repuestos o refacciones, este módulo
es de suma importancia para este tipo de negocios que de manera paralela
realizan reparaciones o mantenimiento de vehículos y al mismo tiempo
ofrecen a sus clientes la ventana de partes.
Este módulo es muy parecido al módulo de presupuestos de reparaciones, por

supuesto que la gran diferencia es que sólo maneja los datos del cliente y no
del vehículo, y además sólo tiene la pestaña para ingresar partes, de hecho
sólo cuenta con tres pestañas.
Pestaña principal
En esta pestaña encontrará un botón para seleccionar el cliente y dos botones
más pequeño en la parte inferior para anular o facturar el presupuesto tal y
como se observa en la figura.
También cuenta, igual que en el presupuesto de reparación, con dos pequeñas

cajas de chequeo para ocultar los presupuestos anulados o los presupuestos ya
facturados.
137
Después de incluir un nuevo presupuesto usando como de costumbre el botón

para incluir nuevos registros que se encuentra en la barra de herramientas de
navegación, o sencillamente presionando las teclas CTRL+N, se abrirá una
ventana para seleccionar el cliente.
esta funciona muy parecido a la ventana para seleccionar clientes y vehículo

de los presupuestos de reparación, pero en este caso sólo debemos seleccionar
el cliente. En la parte superior de la ventana existen dos campos de búsqueda,
uno para realizar búsquedas por medio del documento de identidad y otra
para realizar búsquedas usando el nombre del cliente.
En la parte superior derecha tenemos el filtro para los tipos de clientes,

predeterminadamente está seleccionado el modo para mostrar todos los tipos
de clientes, en la parte inferior de la ventana tenemos dos botones, uno que
nos servirá para y añadir un nuevo cliente, y el otro, que se encuentra en la
parte inferior derecha de la ventana, nos servirá para modificar el cliente que
tengamos seleccionado, también podemos utilizar las teclas F5 o F6
respectivamente.
Pestaña Detalles
La pestaña de detalles, sólo cuenta con unos pocos campos, donde deberá
colocar, por ejemplo, el nombre de la persona que elaboró el presupuesto,
donde fue cotizado, algunas observaciones así como también el descuento de
existir alguno, también existe del lado inferior izquierdo un botón "Reporte
de ganancias" que al pulsarlo se mostrará reporte de ganancias que
estudiaremos más adelante.
138
Pestaña de partes
Por último, esta pestaña es idéntica a la pestaña de partes que vivimos en el
módulo de presupuestos de reparación y en el módulo de facturas de
reparación, en ella deberá incluir las partes de inventario o no inventario que
desea presupuestar, de la misma manera como fue explicado en anteriores
capítulos, usted puede hacer uso de los botones de inclusión, eliminación y el
asistente de selección de partes que se encuentran en la parte inferior
izquierda de la lista. También es importante mencionar, que puede utilizar el
botón derecho del ratón sobre la línea de alguna parte para poder ver un menú
contextual en el cual podrá seleccionar las opciones para incluir descuentos o
hacer cambios en el porcentaje de impuesto del ítem seleccionado.
139
FACTURAS DE PARTES
18
CAPITULO
Facturas de Partes
C on AutoSoft Taller podrá crear de igual manera las facturas de ventas

de partes, si ya elaboró un presupuesto, y ahora quieren emitir la
factura, usted puede hacerlo desde el mismo módulo de presupuestos
de partes, pulsando el botón "Facturar" que está en la parte inferior derecha
de la pestaña principal, o bien, cargando el módulo de facturación de ventas
de partes, creando un nuevo registro y colocando en el campo "Presupuesto
de Origen #" el número del presupuesto que dará origen a esta factura.
De cualquier forma si usa el botón "Nuevo" de la barra de herramientas de

navegación, para crear una nueva factura o Ctrl+N, se abrirá automáticamente
la ventana para seleccionar el cliente, tal como lo vimos en el Capítulo 17
sobre presupuestos de partes.
En este capítulo solo explicaremos el uso de la pestaña “Pagos” dado que el

resto de este módulo se utiliza de forma idéntica al módulo de presupuestos
de partes explicado en el capítulo anterior.
Pago de Facturas
Para ubicar una factura en particular, puede hacerlo mediante el campo
respectivo de búsqueda, ubicado en la parte superior de la ventana. Los
campos o tipos de búsquedas son muy flexibles, y permiten al usuario
localizar una factura de manera rápida, son muy útiles cuando no se posee la
información exacta del número de factura de la cual se está recibiendo el
pago.
Para poder recibir pagos a facturas, el usuario debe poseer el privilegio para
Procesar Pagos a Facturas de Clientes, si ya lo posee ubíquese en la pestaña
Pagos, coloque las retenciones en el caso que sea necesario, seleccione la
forma de pago y pulse el botón “Nuevo Pago” para abrir la ventana de
ingreso de Pagos a facturas de clientes. En la figura de la siguiente página,
puede apreciar esta ventana.
140
FACTURAS DE PARTES
Los campos de esta ventana varían dependiendo del Tipo de pago que
seleccione. Para pagos con tarjeta de crédito, la aplicación detecta
automáticamente el tipo de tarjeta al ingresarse el número de esta. Puede
recibir pagos parciales o abonos ingresando el monto recibido en el campo
Monto a pagar o si el pago es igual al monto pendiente, pulse el botón
.
El número de recibo puede ser ajustado según las necesidades del usuario e
incluso es posible repetir el número en el caso de que sea necesario, siempre y
cuando el usuario posea el privilegio para Procesar Pagos a Facturas de
Clientes. El contador del número de recibo, se auto incrementará comenzando
desde el último número ingresado por el usuario.
Volviendo a la pestaña de pagos del módulo de facturas de ventas de partes,

usted puede pulsar el botón cuando desee imprimir un reporte del
historial de pagos recibidos a cuenta de la presente factura o usar el botón
para imprimir un recibo por el monto del pago.
141
CUENTAS POR COBRAR
19
CAPITULO
Cuentas Por Cobrar
M
ediante este módulo, usted puede llevar el control de las cuentas por
cobrar e imprimir reportes de las mismas, individualizados y
filtrados por fecha.
La siguiente figura muestra la ventana de cuentas por cobrar.
Usted puede seleccionar no solo el cliente del cual desea obtener el reporte de
cuentas por cobrar (o todos si así lo desea), sino que también le permite
seleccionar la fecha de vencimiento, todas las facturas que tengan una flecha
anterior a la fecha y que usted coloque en el campo de fecha para las facturas
vencidas, serán incluidas en la lista.
La fecha de vencimiento de una factura es igual a la fecha de elaboración de

la factura cuando la factura tiene como forma de pago "contado", si la factura
es establecida con la forma de pago "crédito", entonces la fecha de
vencimiento de la factura será la fecha de elaboración de la misma más el
tiempo de crédito que se establezca en la pestaña de pagos de la factura.
142
CUENTAS POR COBRAR
En la siguiente figura se ve un ejemplo de una factura que tiene de fecha de

elaboración (30/01/2010), pero tiene un crédito establecido de 30 días.
En este caso, podemos observar que en él reporte de cuentas por cobrar, la

fecha de vencimiento es (01/03/2010), tal como se observa en la siguiente
figura.
143
CUENTAS POR COBRAR
En la parte inferior de la ventana, enmarcado en recuadros naranja, podemos

observar los resúmenes de los totales las cuentas por cobrar de facturas de
reparaciones y facturas de partes, al lado de estos ver el total general y luego
los totales y el saldo general por cobrar.
Pestaña “Facturas de reparaciones”

En esta pestaña tenemos el resumen de todas las cuentas por cobrar referentes
a facturas por reparaciones de vehículos, en la parte superior tenemos un
campo filtro que nos permite filtrar por compañías de seguros o empresas, al
lado de que esté, tenemos otro campo que nos permite establecer el orden que
deseamos se ha mostrado en la lista las facturas.
Tenemos también la lista propiamente dicha, con las diversas columnas que
nos muestran la información de cada factura, si doble pulsamos sobre
cualquiera de las facturas aquí listadas se abrirá automáticamente la factura en
el módulo de facturas de reparaciones, también presionando la tecla "Enter",
sobre una de las líneas de algunas de las facturas también tendremos acceso
automáticamente a la factura origen.
Por último, en la parte inferior de esta pestaña, tenemos los totales de mano
de obra, partes, externos, total general, total cobrado y el saldo por cobrar.
Pestaña "Facturas de partes"

En esta pestaña, al igual que la pestaña de reparaciones se muestran todas las
facturas por cobrar por el concepto de ventas de partes.
En la parte superior tenemos un campo para seleccionar la forma como

queremos que se ordenen las facturas en la lista, debajo tenemos la lista de
cada una de las facturas vencidas y de igual forma si se doble pulsa sobre
cualquiera de estas facturas se abrirá automáticamente el módulo de facturas
de partes.
En la parte inferior tenemos los tres campos que nos muestran el total
acumulado, total cobrado y el saldo pendiente por cobrar.
144
REPORTE DE GANANCIAS
20
CAPITULO
Reporte de Ganancias
E ste reporte fue creado para cubrir la necesidad del usuario, de saber
cuánto es la utilidad generada en determinado presupuesto o factura o
para determinar la productividad del negocio en un periodo de tiempo
determinado. Usted puede tener acceso a este reporte desde los módulos de
Presupuestos de Reparación, Facturas de reparación, Presupuestos de
partes y Facturas de partes.
El resultado generado por este reporte pretende ser lo más preciso posible,
pero debemos entender que solo engloba la productividad basándose en los
datos que maneja el programa, pero entendemos que existen muchas variables
que no están incluidas el resultado, ejemplo: gastos por electricidad, nómina,
seguros, licencias, etc., incluso muchos de estos datos ni siquiera son
manejados por la aplicación, pero el resultado de este reporte será lo más
cercano posible a la realidad, en la medida en que los datos ingresados gocen
de exactitud y exista organización en la actualización de los costos en los que
se incurre, mediante la compra de partes, pago de mano de obra e insumos.
El programa ofrece pampos de datos adicionales como el campo Otros Costos

dentro del reporte que sirve para los gastos imprevistos o que no existan en el
presupuesto o factura y así lograr un resultado más preciso. El objetivo de
este reporte en ningún momento es de aspecto contable ya que AutoSoft
Taller no es un programa de contabilidad, el objetivo es simplemente brindar
información que le ayudará a tomar decisiones acertadas, al mostrarle un
resultado de las ganancias o pérdidas generadas en base a los costos asociados
a las reparaciones, servicios o ventas de partes.
Para acceder a este reporte fuera de los módulos ya mencionados, puede hacer
uso de la barra de acceso rápido en la pestaña Ventas localice el botón
"Reporte de ganancias" o bien usando el menú VentasReporte de
ganancias.
La ventana inicial del reporte de ganancias, nos permite ver primer lugar
seleccionar si deseamos ver el reporte de ganancia relacionado con las
facturas de reparaciones o el reporte de ganancias relacionado con la venta de
partes.
En esta misma ventana debemos entonces seleccionar el grupo de facturas

que queremos que participen en el reporte, o bien si queremos evaluar este
reporte para un presupuesto o factura particular. Predeterminadamente viene
seleccionado la opción por grupo de facturas limitadas por fecha.
145
Reporte de ganancias por grupo de facturas limitadas

por fecha
Luego de seleccionar si desea ver el reporte de ganancias para reparaciones o

para ventas de partes, marque o deje marcado la opción "Por Grupo de
Facturas Limitadas por Fecha" que está en el borde superior del primer
recuadro.
Posteriormente elija si desea que él reporte incluya todas las facturas,

solamente las cobradas o sólo las facturas que tiene pendiente montos por
cobrar, para ello, pulse sobre el círculo que está del lado izquierdo de la
opción deseada.
Usted deberá seleccionar ahora el período de tiempo que usted desea sea
cubierto por el reporte, para esto usted tiene una primera elección desde la
cual podrá seleccionar una fecha de inicio y una fecha final, el programa
seleccionará todas aquellas facturas que cumplan con este intervalo de fechas
incluyendo las fechas seleccionada. También tiene una segunda opción con la
cual podrá elegir el mes y el año de inicio y el mes y el año de finalización
que el programa utilizará para seleccionar todas las facturas que se encuentre
dentro de este rango de tiempo, cabe destacar que la fecha de inicio se toma
desde el primer día del mes y la fecha final toma el último día del mes y año
seleccionado. La última opción que tiene para elegir, es seleccionar el rango
basado en años, deberá entonces, seleccionar el año de inicio y el año final
estableciendo un rango más amplio para que el programa seleccione todas las
facturas que cumplan con este requerimiento.
Reporte de ganancias por un presupuesto o factura

específica
Marque la opción "Un Presupuesto o Factura Específica" y luego seleccione

si desea que él reporte se base en un presupuesto o en una factura.
146
Introduzca el número del presupuesto o de factura en el campo

correspondiente que encontrará en la parte inferior derecha de la ventana.
Reporte de Ganancias (DETALLES)

Luego deseleccionar los parámetros para reporte de ganancias, presione el
botón “OK”, la ventana que verá será similar a esta.
El reporte de ganancias, consta de dos pestañas, la pestaña "Gráficos"

mostrará la arriba, y la pestaña “Detalles” en la gráfica debajo.
El contenido de la pestaña “Detalles” varía según si se trata de un grupo de

facturas o si se trata de un presupuesto o factura particular.
147
Pulse el botón “Rep. Ganancias” ubicado en la pestaña Detalles en los

módulos de Presupuestos de Reparación, Facturas de Reparación,
Presupuestos de parte o Facturas de partes para obtener directamente en
reporte de ganancias del presupuesto o factura en pantalla, tal como se
muestra en las gráficas anteriores.
Los datos utilizados para el cálculo de este reporte, provienen de las

siguientes áreas:
1. Partes. Si usted ingresa adecuadamente los costos de las partes, bien

sea de inventario o no y mantiene organizados sus datos con respecto
al porcentaje de ganancia y venta, la aplicación automáticamente
calculará la ganancia asociada a cada repuesto, y por consiguiente al
total de ellos.
2. Mano de Obra. Para que AutoSoft Taller determine la ganancia con

respecto a la mano de obra, debe asignar para cada presupuesto y para
cada ítem de la mano de obra, el personal asociado a la misma y el
monto a pagar por dicha labor. Este dato es especialmente útil para
talleres con personal a destajo, a cuyo personal se le emiten pagos por
un determinado monto acordado por cada labor efectuada o por
tiempo de labor. Para aquellos casos en los que existe un salario a
pagar a los operario, cada administrador deberá determinar la manera
más útil y conveniente para determinar los costos asociados a cada
presupuesto por concepto de nomina.
3. Trabajos Externos. Estos son los trabajos realizados por terceros

fuera o dentro del taller, recuerde siempre asignar el costo del trabajo
para que el sistema calculo la ganancia de los mismos.
4. Insumos. Los costos de insumos, se establece en la pestaña "Aparte"

en el módulo de presupuestos de reparación o en el módulo de
facturas de reparación, véase “Usar los costos de las partes como
insumo” en el Capítulo 15.
5. Otros Costos. AutoSoft Taller permite al usuario introducir un valor

calculado externamente, el cual podría provenir del área de pintura,
reproceso, partes y/o accesorios no incluidos en el trabajo, también
podrían anexarse costos asociados a servicios como agua, luz,
teléfono, licencias, permisos, rentas, etc. Existen gerentes de talleres
que han logrado determinar un monto fijo de costos asociados a cada
vehículo por el tiempo de permanencia en el taller y por el área o
espacio que ocupa el vehículo en el mismo.
148
Finalmente puede usar los botones de “Imprimir” o “Vista previa” para

imprimir, enviar por correo electrónico o archivar en distintos formatos
digitales, el Reporte de Ganancias y/o Pérdidas.
149
CALENDARIOS DE CITAS
21
CAPITULO
Calendarios de Citas
E
l calendario de citas, es quizás una de las herramientas más usadas del
programa, en este módulo usted podrá crear citas para clientes
estableciendo una cantidad de detalles como por ejemplo tiempos
estimados de la cita, tipo de cita y/o tipo de trabajo etc.
Con este módulo usted podrá crear calendarios de citas privados o calendarios
públicos, el calendario privado sólo serán visibles para el usuario que lo ha
creado y ningún otro usuario podrá acceder a este. Los calendarios públicos
podrán ser consultados y actualizados por todos los usuarios del programa.
Creación de un calendario
El programa trae predeterminadamente un calendario principal que es un
calendario público, lo que quiere decir que todos los usuarios pueden acceder
a él. Para crear un nuevo calendario solo debe pulsar el botón “Nuevo” de la
barra de herramienta de navegación, el programa le pedirá que coloque el
nombre del calendario, además tiene la opción de marcar la caja que está
debajo del campo de nombre para hacer que el calendario que está creando
sea un calendario privado, sólo podrá ser consultado y actualizado por el
usuario que lo está creando.
150
En la inferior derecha de la ventana, está la lista de los calendarios que ya han

sido creados, si pulsa con el botón derecho del ratón sobre uno de los
calendarios existentes en la lista, tendrá acceso a un pequeño menú
contextual.
Al igual que en muchas otras partes del programa, el botón derecho del ratón
nos sorprende con nuevas funciones bastante útiles, en este caso tenemos la
opción del menú "Cambiar el Calendario actual", pulsando sobre esta opción
podemos modificar el nombre del calendario e incluso convertirlo en un
calendario privado o público, según sea el caso.
Creación de una cita

Lo primero que se debe hacer es ubicar la fecha de la cita en los calendarios
que se encuentran en la parte superior izquierda de la ventana, solo debe
pulsar sobre el día de la semana para indicarle al programa que ese día
seleccionado será creada la cita.
Los pequeños iconos en forma de flechas que se encuentran en la parte

superior de cada uno de los calendarios tienen la función de cambiar de forma
ascendente o descendente el año o el mes, tal y como se observa en la
siguiente figura.
Para fijar la hora de la cita, coloque el cursor del ratón sobre la hora y pulse
sobre la línea, comience a escribir comenzando con el concepto de la cita.
Para ampliar o disminuir la cantidad de casillas o líneas que debe ocupar esta
cita, sólo tiene que colocar el cursor del ratón en el borde inferior del
recuadro y arrastrar hacia abajo o hacia arriba según sea el caso.
151
Para incluir el resto de la información de la cita, debe doble pulsar sobre ella
o usar el botón "Detalles" que está en el borde derecho de la ventana.
Ingrese entonces, en nombre del cliente y el resto de los detalles.
Podemos destacar que en esta ventana encontrará un botón "Importar

Tiempos", este botón sirve para importar los tiempos de trabajos de mano de
obra o de paquetes de servicios. Por ejemplo, si tenemos creado un paquete de
mantenimiento preventivo para el servicio de los 50,000 km, como podemos
observar en las imágenes de ejemplo, entonces cuando se presiona el botón
importar tiempos, seleccione el la opción de importar tiempos de paquetes de
servicios.
152
En la ventana de selección de paquetes de servicio o reparaciones, seleccione

el servicio de mantenimiento preventivo y luego presione la tecla OK.
El tiempo total del servicio será incluido en los detalles de la cita, usted puede
seleccionar varias veces el botón de importar tiempos y en cada una de las
veces que lo use puede seleccionar trabajo de mano de obra distintos u otros
paquetes de servicios, el programa sumará los tiempos de cada una de las
elecciones que haga.
También está el campo "Llega por" el cual es un campo de tipo maestro, en el

que puede incluir una pequeña descripción de cómo el cliente llegó a su taller,
esto con el objeto de evaluar formas de mercadeo.
Al final de de la ventana de detalles de la cita está un botón "Completado",

usted debe marcar este botón cuando la cita correspondiente se haya
completado de manera satisfactoria.
Usted puede crear un presupuesto partiendo de una cita, sólo seleccione la

cita de la lista y presione el botón "presupuesto" que está en la parte derecha
en la ventana de calendarios de citas, automáticamente el programa tomará el
nombre del cliente que está en los detalles de la cita y lo buscará en el
selector de clientes y vehículos si es encontrado este se mostrará en el selector
como se ve en la siguiente figura.
153
Si el cliente no es encontrado en la base de datos deberán entonces buscarlo

manualmente o crearlo en caso que sea un nuevo cliente.
Existen otros botones que tienen distintas funciones como se menciona a

continuación:
Borrar cita
Para eliminar o borrar una cita debe primero seleccionar la cita que desea
borrar y luego presione el botón “borrar cita”.
Fecha actual
Pulsando sobre este botón, automáticamente el programa ubicará el
calendario en la fecha actual.
Imprimir
Si desea imprimir un dia de citas específico, seleccione el dia en el calendario
y pulse sobre el botón imprimir, cabe destacar que esta opción no tiene vista
previa, lo que quiere decir que la salida será directamente en la impresora.
154
ORDENES DE TRABAJO / INGRESO DE VEHICULOS
22
CAPITULO
Ordenes de Trabajo / Ingreso de Vehículos
E
l modulo de Ingreso de Vehículos, permite entre otras cosas realizar el
ingreso del vehículo e informar al usuario si un vehículo se encuentra o
no en el taller y de esta forma poder mantener un status del mismo.
También desde este módulo, se puede imprimir la hoja de Orden de Trabajo
que contiene toda la información sobre el trabajo a realizar al vehículo, con la
particularidad de poder crear una sola Orden de Trabajo para un vehículo que
posee múltiple presupuestos pendientes, para ser distribuida entre el personal,
además, al igual que desde la pestaña Mano de Obra en el módulo de
Presupuestos de Reparación, también se pueden asignar los trabajos de mano
de obra respectivos.
Una vez abierto el modulo, presione como es costumbre, sobre el icono

Nuevo en la Barra de Herramientas de navegación, para realizar el ingreso del
vehículo.
Al introducir la matrícula del vehículo, la aplicación automáticamente

muestra los presupuestos pendientes para dicho vehículo, así como también si
tiene orden de reparación (O/R) (dicha orden de reparación debe ser ingresada
en el presupuesto, esta indica la hora y fecha de ingreso), un mensaje escrito
en rojo aparecerá en la ventana en caso de que el vehículo seleccionado no
tenga presupuestos pendientes.
155
En la próxima gráfica vera un ejemplo de un vehículo con dos Presupuestos,

de los cuales uno tiene Orden de Reparación.
Asignar Trabajos de Mano de Obra

Al pulsar el botón “Asignar trabajos de MO” se abrirá la ventana para la
Asignación de Trabajos de Manos de Obra. La única diferencia entre esta
ventana y la que se utiliza para la asignación de los trabajos de mano de obra,
desde la pestaña Mano de Obra en el módulo de Presupuestos de Reparación,
es que en esta usted puede ver todos los presupuestos pendientes del vehículo.
En cambio desde el presupuesto, solo se pueden asignar los trabajos de mano
de obra para el presupuesto desde donde se abre la ventana, aunque el
vehículo tenga más de un presupuesto pendiente.
156
Como puede observar, en la ventana de Asignación de Trabajo de Mano de

Obra, se pueden identificar 5 áreas:
 Área Superior: Los datos del vehículo. Debajo de estos los

presupuestos pendientes así como el monto total de mano de obra
presupuestada y ganancia.
 Área Central Izquierda: Los códigos de las Manos de Obra que
corresponden al Presupuesto seleccionado.
 Área Central Derecha: Detalles de la mano de obra: precio por
horas, tiempo estimado, precio total, ganancia calculada y la
descripción de la mano de obra seleccionada según el código.
 Área Inferior Izquierda: Los diferentes operarios o trabajadores
involucrados y que podrían ser asignados a los trabajos.
 Área Inferior Derecha: La asignación del o los trabajadores para
cada una de las manos de obra seleccionada en la parte central
izquierda (Código).
Realice las asignaciones de trabajos de mano de obra, de la siguiente manera:

Elija el presupuesto y a la derecha vera los códigos que distinguen cada mano
de obra, seleccione el código y vera la Descripción con el Detalle de la mano
de obra existente en el presupuesto, marque en la lista de personal ubicada a
la izquierda, la o las personas a las cuales se le asignará la realización de la
labor presente en el campo descripción.
Una vez hecho esto, pulse el botón Asignar e ingrese el pago por hora que
recibirán y el tiempo estimado de labor. Presione OK al terminar.
157
También puede utilizar los botones Nuevo para abrir una nueva línea
para el ingreso de personal, y el botón Eliminar si desea eliminar
personal al que previamente se le haya asignado un trabajo, o si prefiere,
utilice el menú de información y ajustes al cual hay acceso presionando el
botón derecho del ratón, una vez ubicado sobre cualquier personal asignado.
Repita el procedimiento antes descrito hasta asignar todos los trabajos de

mano de obra. Cabe destacar que la asignación de estos trabajos, puede ser
realizada en cualquier momento durante la realización del presupuesto o
ejecución del trabajo. También puede asignar los trabajos de mano de obra, a
presupuestos que no tengan Orden de Reparación (OR).
La aplicación resta el costo del trabajo ingresado, al precio existente en el

presupuesto, y le muestra al usuario cual es la ganancia por concepto de la
realización de esta labor o trabajo de mano de obra.
Cada vez que se realiza una asignación de trabajos de mano de obra, se

genera una Cuenta por Pagar a favor de cada persona a la que se le ha
asignado una labor, por el Total a Pagar de la asignación de trabajo. Dicha
cuenta por pagar será listada en el módulo de Control de Pagos.
En el caso de que su personal cobre un monto fijo para un trabajo, coloque

cero “0” en las columnas de costo por hora, de horas y de minutos y podrá
colocar el pago directamente en la columna “Total a pagar”.
Recuerde que la veracidad de la información ingresada, incide directamente

en el resultado del Reporte de Ganancias y afecta las Cuentas por Pagar.
158
Orden de Trabajo
Pulse el botón para obtener una Vista Preliminar de la
Orden de Trabajo. Para imprimir la Orden de Trabajo, presione sobre el
botón . Es importante destacar que este módulo resume en
una sola Orden de Trabajo, todas las labores y partes de todos los
presupuestos pendientes listados, esto es de extrema importancia, ya que si a
un vehículo en particular se le realizan dos o más presupuestos debido por
ejemplo a que uno es dirigido a la compañía de seguros por algún accidente o
percance y el otro son reparaciones por parte del cliente que no están
cubiertas por la póliza de seguros, el sistema estará en capacidad de generar
una sola Orden de Trabajo, para que los operarios realicen todo el trabajo sin
estipular si pertenecen a presupuestos distintos.
AutoSoft Taller imprimirá en una o más hojas, todos los presupuestos

pendientes, independientemente de si tienen orden de reparación o no,
recuerde que un presupuesto está pendiente mientras no haya sido facturado o
anulado.
Una vez que la Orden de Trabajo es impresa, la aplicación mostrará un

anuncio: La Orden de Trabajo ya fue impresa.
Este anuncio resaltado en color rojo, es una referencia útil ya que nos indica
que la Orden de Trabajo ya ha sido impresa y que si por algún motivo se
realizan cambios dentro del presupuesto, y es necesario reimprimir la Orden
de Trabajo, el usuario esté en cuenta que una orden anterior ya puede estar
siendo llevada a cabo por los operarios.
Cuando existen partes en el presupuesto que serán suministrados por el

cliente o la aseguradora, AutoSoft Taller indicará en la Orden de Trabajo que
dichos partes serán suministrados por terceros, imprimiendo una pequeña caja
negra al lado de cada uno de estos. De igual manera, si es colocado algún
valor en el campo Deducible de la pestaña Detalles del módulo Presupuestos,
en la Orden de Trabajo aparecerá la información indicando esta situación.
Esto sirve para recordar a todos los involucrados en la parte administrativa y
de toma de decisiones dentro de la empresa, que dicho monto no es
reconocido por la empresa de seguros y debería ser pagado por el cliente o
propietario del vehículo.
En la siguiente página podrá apreciar como luce una vista previa de una
Orden de Trabajo.
159
En AutoSoft Taller es posible enviar por correo electrónico cualquier Vista

Preliminar, así como crear y almacenar dichos reportes en archivos con
distintos formatos como por ejemplo .pdf, .doc y .html. también puede
realizar ajustes en el formato de impresión utilizando el Editor de Formatos
de Impresión, estas funciones están explicadas más.
El módulo de Ingreso de Vehículos le permite el control efectivo de todos los

costos de mano de obra, asociando a una reparación o servicio, para
determinar nuestro margen de utilidad en esta área, que junto con las demás
variables, afectan el total final de la ganancia.
Si la asignación de trabajos de mano de obra se maneja de una manera

correcta y se controlan y actualizan los datos relacionados a las partes y sus
costos, el cálculo de la ganancia estimada para cada trabajo será bastante
160
aproximado y contribuirá notablemente a mejorar y controlar la rentabilidad

de su taller.
Recuerde que como todos los presupuestos pendientes del vehículo son
reflejados al imprimirse la Orden de Trabajo interna, es muy importante
facturar los presupuestos que ya han sido finalizados, para que no sean
incluidos en futuras órdenes de trabajo, o anular aquellos presupuestos que no
sean válidos o no se vayan a ejecutar.
Para mantener siempre una información fidedigna sobre los vehículos en

proceso y los vehículos terminados, es imprescindible dar egreso o de baja al
vehículo una vez que este ha sido reparado, controlando la entrada, progreso
de las reparaciones y salida de los vehículos mediante el módulo de Control
de Status, como será explicado con mayor detalle en el capitulo siguiente.
161
STATUS/EGRESO DE VEHICULO
23
CAPITULO
Status/Egreso de Vehículo
E l módulo Status/Egreso de Vehículo es imprescindible en el uso de

AutoSoft Taller, ya que es la única manera de indicarle a la aplicación
que el proceso de reparación de determinado vehículo ha finalizado, o
lo que es lo mismo, es la única forma de darle egreso o de baja un vehículo
terminado, es el final del movimiento físico del vehículo dentro del taller.
Desde esta ventana, al dar de baja o egresar el vehículo, la aplicación pasa el

presupuesto o trabajo finalizado a un listado de pendientes por facturar, hasta
que dicho presupuesto es Factura. (Ver menú de reportes).
Esto es sumamente útil para llevar un control de los vehículos pendientes por
facturar, especialmente de aquellos vehículos que por cualquier motivo, son
reparados y entregados sin orden de reparación del seguro y que deben
facturarse en el momento de que dicha orden llegue.
La ventana Status también tiene como función, recibir y reunir la información

sobre la fase del proceso de reparación en la cual se encuentra el vehículo y
de esta manera, mantener informado a todos los involucrados sobre la
situación del mismo.
Si su taller no es muy grande, o su organización le permite mantener

actualizado el avance del vehículo, esta información es especialmente útil
para el área administrativa, en virtud de que podrán informar al cliente de una
manera genérica y muy rápida, el estado en el que se encuentra la reparación
de su vehículo.
Como fue mencionado en capítulos anteriores, el control en la ventana status,

se establece marcando cuales son los elementos aplicables de reparación a
cada presupuesto, la siguiente figura muestra el área destinada para esta
asignación en la pestaña Detalles de Presupuestos de Reparación.
162
Es muy importante
recordar, que el botón
Las opciones de áreas designadas para los diversos elementos de reparación,
de egreso de vehículos pueden ser marcadas según sea el caso en cada presupuesto y según el trabajo
que aparece en la que se va a realizar sobre el vehículo. Dichas áreas están clasificadas en:
ventana de Control de
Status, solamente debe
ser pulsado cuando ha  Chapa (Trabajos sobre la carrocería o chapa del vehículo)
concluido la reparación  Pintura
del vehículo.
Si después de dar
 Enderezado
ingreso a un vehículo,  Mecánica
este no es reparado, la  Electricidad
salida debe realizarse
desde el módulo de
 Armado
órdenes de  Lavado/Pulitura
trabajo/ingresos de
vehículos, eliminando el
registro del ingreso de
Además de las áreas de trabajo, AutoSoft taller también incluye en el control
dicho vehículo, para de status del vehículo todas las manos de obra que han sido incluidas en la
que AutoSoft Taller pestaña de mano de obra en el presupuesto, dándole más control sobre el
mantenga los
presupuestos como
proceso productivo de cada una de las reparaciones presupuestadas que se
pendientes. encuentren siendo ejecutadas.
Una vez iniciada la reparación, se podrá ir marcando en la ventana de Status,

el avance en el proceso de reparación o servicio de cada vehículo, o la fase en
la que se encuentra, para que la aplicación mantenga actualizado el proceso.
Una vez concluido el proceso o terminado el vehículo, deberá indicarle a la

aplicación que la reparación ha finalizado y darle egreso al vehículo. Este
proceso cerrará el respectivo presupuesto pendiente para dicho vehículo y lo
mantendrá como pendiente por facturar, hasta que dicha operación se haga
efectiva.
Como puede observarse, la aplicación muestra una Barra de Progreso de la

reparación.
La flexibilidad de la aplicación permite marcar como listo un vehículo cuyo

trabajo está totalmente finalizado sin tener que facturarlo inmediatamente
(barra de progreso en 100%), pero se debe dar de baja al vehículo. Se sugiere
dar de baja o egresar el vehículo al momento de terminar la reparación o el
servicio, para esto simplemente pulse el botón Egreso ubicado en la ventana
de Status, pero cada empresa puede hacerlo de la manera que le parezca
mejor.
163
El control que permite la ventana Status es organizativamente hablando, un

gran beneficio para aquellos talleres que manejan un gran volumen de
vehículos, ya que permite mantener una visión general de las reparaciones.
El uso de la ventana de Status no es obligatorio, pero es una herramienta de

mucha ayuda que proporciona información cuando se desea conocer la
situación de la reparación y datos en general. Otra ventaja importante de su
uso, es que mediante este módulo, se mantienen actualizados los datos
relacionados con las fechas de ingreso y egreso de vehículos.
164
ORDENES DE COMPRA
24
CAPITULO
Ordenes de Compra (Introducción)
A utosoft Taller ofrece un conjunto de funciones muy dinámicas que le

permiten al usuario, emitir Ordenes de Compras rápidamente,
manteniendo un seguimiento de todo el proceso de recepción de
ordenes y facturas de una manera eficaz.
Las órdenes de compra están divididas en dos tipos: de No Inventario y de

Inventario. Como será explicado seguidamente, el uso de determinado
módulo de órdenes de compra, depende de si se desea comprar ítems de
inventario o no. Por favor diríjase a los capítulos 10 y 11 para ver las
características que definen y diferencian estos tipos de ítems.
AutoSoft Taller permite realizar órdenes de compra a partir de cero, sin

vínculo con presupuestos, para esto usted puede Incluir, Eliminar,
Modificar o utilizar el Asistente, para crear la lista de partes que se van a
solicitar al proveedor. Pero si usted desea crear una nueva orden de compra,
trasladando los datos desde el módulo de presupuestos, la aplicación puede
importar los datos y permite cualquier ajuste para que sean editados a su
conveniencia.
La posibilidad que ofrece AutoSoft Taller de incluir ítems serializados en las

fichas de Partes de Inventarios, permite el ingreso de los seriales de las
partes de inventario adquiridos, en el proceso de recepción de las ordenes de
compra, de manera manual o utilizando el generador de series si los seriales
son consecutivos.
La factibilidad de utilizar AutoSoft Taller en redes, permite la creación,

emisión, aprobación y control de órdenes de compras, por parte de los
miembros del Departamento de Compras, en un proceso muy dinámico.
Si hasta el momento su empresa realizaba las órdenes de compra de manera

manual, ahora con la utilización de los módulos de compras, el tiempo
requerido para la elaboración, recepción y para el control en la asignación de
partes por presupuestos, disminuirá significativamente. AutoSoft Taller es
indiscutiblemente, una poderosa herramienta que le permitirá realizar este
proceso de manera precisa, eficiente y rápida.
165
ORDENES DE COMPRA
Orden de Compra (No Inventario)

Como su nombre lo indica, este módulo sirve para la emisión de Ordenes de
Compras para la adquisición de los partes o refacciones de No Inventario,
que como definimos anteriormente, cuando nos referimos a la ficha de Partes
de No Inventario, son las partes de las cuales por varias razones no se
mantienen en inventario, este módulo puede asociarse con los presupuestos
para facilitar y agilizar su elaboración.
Creación de una Orden de Compra (No Inventario)

Como ya es costumbre, deberá pulsar sobre el botón Nuevo de la barra de
navegación para crear una Orden de Compra en blanco e iniciar la inclusión
de los ítems de no inventario. Para crear una orden de compra de no
inventario desde cero, presione el botón Nuevo Repuesto de esta forma se
creará una línea en blanco que le permitirán ingresar los ítems, si por el
contrario desea importar los ítems desde un presupuesto, ingrese el número
del presupuesto en el campo designado para esto. Si desea seleccionar los
ítems directamente desde las fichas de partes de no inventario, presione en el
botón para abrir el Asistente de Partes.
Recuerde que debe utilizar el botón Eliminar para quitar partes de la lista
y Guardar para guardar los cambios.
166
ORDENES DE COMPRA
Orden de Compra (Inventario)

Los ítems a incluir en estas Ordenes de Compra (Inventario), son los
existentes en las fichas de Partes de Inventario, son los ítems de los cuales
necesitamos mantener control de las cantidades existentes en cualquier
momento, entre otras razones por su uso frecuente y/o demanda constante
dentro del taller.
Al ingresar al módulo de Ordenes de Compra (Inventario), abra una Orden

de Compra en blanco de la manera acostumbrada, al igual que en el módulo
anterior, usted puede comenzar una Orden de Compra desde cero sin
vincularla a ningún presupuesto existente y crearla utilizando para ello
Incluir, Eliminar, Modificar o utilizar el Asistente para visualizar y crear la
lista de ítems que se van a solicitar al proveedor.
Usted puede comprar y recibir ítems serializados, puede definir el porcentaje

de impuesto a pagar de manera individualizada, (especificándolo en los casos
en que el impuesto varíe dependiendo del ítem).
Creación de una Orden de Compra (Inventario)

Igual que en las órdenes de compra de no inventario, usted puede crear una
orden de compra de inventario desde cero o importando las partes desde el
módulo de presupuestos o desde las fichas de partes de inventario, utilizando
el asistente de partes.
Pulse sobre el botón Nuevo de la barra de navegación para crear una

Orden de Compra en blanco e iniciar la inclusión de los ítems de inventario.
Inmediatamente después de ingresar el Proveedor, se activara el botón
Recuerde que si su Importar Partes Desde un Presupuesto ubicado en el extremo inferior
empresa también se izquierdo de la ventana, al pulsarlo, se abrirá la ventana de Importación de
dedica a la venta de Presupuestos, en ella se listarán los presupuestos disponibles, que no son
partes, lubricantes, y
otros productos otros que los presupuestos existentes y pendientes por ejecutar, estos no
relacionados, este será necesariamente deben tener Orden de Reparación. Esta ventana se muestra en
módulo que deberá la siguiente página.
utilizar para emitir las
órdenes de compras.
Identifique los presupuestos para los cuales desea generar la Orden de
Compra por su número, marque los presupuestos deseados y utilice
cualquiera de las formas descritas anteriormente en la sección del Asistente de
Partes de la pestaña de Partes del módulo de Presupuestos de Reparación,
para darle ingreso como seleccionados.
La aplicación también le permitirá seleccionar entre tres opciones, las

cantidades a ordenar de cada repuesto, usted podrá: ajustar la cantidad a pedir
para cumplir con los presupuestos, ajustar la cantidad a pedir para cumplir
con el punto de re-orden o ajustar la cantidad a pedir sin tomar en cuenta la
existencia.
167
ORDENES DE COMPRA
En el primer caso, la aplicación colocará automáticamente en la Orden de

Compra, la cantidad necesaria de cada repuesto, sólo para cumplir lo
requerido en los presupuestos, en el segundo caso, la aplicación colocará
automáticamente en la Orden de Compra, la cantidad necesaria de cada
repuesto para cumplir con lo requerido en los presupuestos más la cantidad
necesaria para cumplir con el punto de re-orden y de esta manera, mantener
una existencia disponible de dicho ítem en el inventario y el último caso la
aplicación colocará la cantidad a ordenes igual que la cantidad requerida en el
presupuesto, sin importar la existencia.
Una vez que se ha realizado la importación de las partes solicitadas en los

presupuestos, en la columna Presupuesto #, de cada ítem importado,
aparecerá el número del presupuesto de donde proviene.
Si un mismo ítem está incluido en varios presupuestos o inclusive varias

veces en un mismo presupuesto, la aplicación tomará en cuenta todas las
cantidades para realizar el cálculo, el ítem aparecerá en la orden de compra
tantas veces como la aplicación lo consiga repetido bien sea en un mismo
presupuesto o en varios, pero lo diferenciará por medio del número del
presupuesto de donde proviene el ítem.
Si usted desea utilizar la información ingresada automáticamente por la

aplicación, pero además desea ordenar más cantidad de un determinado ítem
ya presente en la Orden de Compra, o desea agregar un ítem nuevo en la
orden de compra, simplemente abra una nueva línea utilizando el botón
Nuevo Repuesto e ingréselo, utilice el botón Eliminar para retirar de
la orden ítems no deseados y presione Guardar una vez concluido el
ingreso de datos.
168
ORDENES DE COMPRA
AutoSoft Taller le permite enviar por correo electrónico la orden de compra

al proveedor. Usted puede ingresar directamente la dirección de correo
electrónico del proveedor en el campo previsto para esto e incluir un mensaje.
Para que esto sea posible, deberá haber ingresado la dirección del servidor
SMTP de su correo electrónico, AutoSoft Taller no necesita de ningún
programa adicional para realizar esta función.
Recepción de Ordenes de Compra (Inventario)

Para agilizar el proceso de recepción de mercancías, AutoSoft Taller le
permite ingresar en la columna Recibido del módulo de Ordenes de Compra
de Inventario, la cantidad parcial o total recibida de determinado ítem en
determinado momento, incluso, si usted está generando la orden de compra al
mismo tiempo que está recibiendo la mercancía, la aplicación le permite
ingresar los respectivos datos en ambas columnas y después guardar toda la
información ingresada.
Usted puede ingresar entregas parciales mientras no haya presionado el botón

Recibir, una vez pulsado este botón, si la cantidad recibida no es igual a la
cantidad solicitada, deberá seleccionar cualquiera de las 3 alternativas
posibles, donde puede recibir automáticamente todas las cantidades
ordenadas, puede crear una nueva Orden de Compra (Back Order) con las
cantidades que no se recibieron o dejar la orden tal como se recibió. Recuerde
que siempre puede revertir la operación en caso de cambiar de opinión si aún
no ha guardado la información ingresada.
Una vez recibida y guardada la orden de compra, esta no podrá ser

modificada. Una Orden de Compra debe estar marcada como Recibida, para
que usted pueda ingresar la factura correspondiente en el módulo Recepción
de Factura.
AutoSoft Taller automáticamente detecta si existe en la orden de compra

algún ítem serializado, así cada vez que usted reciba una entrega de ítems con
seriales, al usted pulsar Guardar o tratar de cerrar la ventana de orden de
compra, la aplicación mostrara una ventana indicándole que debe incluir los
seriales correspondientes al ítem de la orden de compra.
169
ORDENES DE COMPRA
Presione OK para que se abra la ventana de ingresos de seriales. En ella usted

podrá ver el código del ítem, la existencia actual, la descripción corta y la
cantidad de unidades que debería haber. Ingrese los seriales de la misma
manera como se indica en la pestaña Existencia de la ficha Partes de
Inventario del capítulo 10. La ventana luce como la siguiente gráfica.
Recepción de Facturas
Este módulo se utiliza para ingresar las facturas por concepto de ordenes de
compras tanto de inventario como de no inventario o por concepto de otros
gastos de la empresa como por ejemplo: luz eléctrica, teléfono, materiales de
oficina, seguros, rentas, permisos, trabajos externos, etc. Los únicos egresos
cuya factura, en caso de existir, no se ingresa en este módulo, son las
relacionadas con los pagos al personal por concepto de mano de obra, ya que
una vez asignado el trabajo de mano de obra, automáticamente este monto se
convierte en una cuenta por pagar, por consiguiente, a este monto se le accesa
directamente en el módulo Control de Pagos, que veremos más adelante.
Para proceder a la Recepción de Facturas, simplemente abra una hoja nueva

de la forma acostumbrada ( ), seleccione el proveedor emisor de la factura
o créelo en caso de no existir en las fichas, si proviene de una factura no
generada por Ordenes de Compra, por ejemplo: pago de alquiler, servicio de
luz eléctrica, etc., ingrese el número de la factura en cuestión y después
170
ORDENES DE COMPRA
utilice el botón de Nuevo que está debajo de la lista de conceptos, para

ingresar la información relativa a esta factura (este botón estará presente junto
al botón de eliminar, siempre y cuando el campo del numero de la orden de
compra este vacío). Si por el contrario proviene de una Orden de Compra,
ingrese el número de la factura y el número de la Orden de Compra, de
inmediato la aplicación le mostrara la información que contiene la orden de
compra. El único campo modificable de esta información es el precio,
cualquier ajuste realizado en este campo, actualizará el costo del referido ítem
en su ficha de inventario. Recuerde que una orden de compra debe estar como
Recibida, para que pueda ser importada a la recepción de facturas. La figura
siguiente muestra la ventana de Recepción de Facturas.
Devoluciones de Compras
Este módulo le permite devolver partes de inventario al proveedor,
actualizando, la cantidad de vuelta con respecto a la existencia. Si el ítem a
devolver es serializado, deberá eliminar los seriales correspondientes a los
ítems a devolver.
Este proceso genera una nota de crédito a favor del taller la cual puede ser
descontada al momento de realizar pagos al proveedor mediante el módulo
Control de Pagos.
Abra una forma en blanco de la manera acostumbrada, ingrese el nombre del

proveedor y el número de la Orden de Compra, al aparecer la información
contenida en la orden de compra, ingrese las cantidades a devolver y guarde.
El crédito será reflejado al momento de procesarse el pago de la factura a la
cual se le hizo la devolución.
171
ORDENES DE COMPRA
Control de Pagos
En esta sección, usted realizará los pagos a las facturas ingresadas en la
sección de Recepción de Facturas y a las cuentas pendientes por pagar por
concepto de asignación de trabajos de mano de obra, dependiendo de la
opción que marque en la ventana.
Si el pago a realizar es por el monto total de la factura, basta con marcar la

caja de la columna “Pagar” en la misma línea de la factura, para que esta
factura se prepara para el pago incluyendo el monto adeudado a monto a
pagar y el botón Realizar Pago y/o Crédito ubicado en el extremo inferior
derecho de la ventana se active, pulse este botón para aplicar el pago. Si por
el contrario el pago es por un monto menor al total pendiente de la factura
(abono), simplemente ingrese el monto a pagar en la columna “PAGO”.
Si además existe un crédito pendiente por alguna devolución en la factura a

pagar, el monto correspondiente aparecerá al lado del botón Usar Crédito,
presiónelo y el monto total del crédito pendiente, será ingresado en la
columna “Crédito Usado”, si el crédito no será utilizado en su totalidad,
después de presionar el botón Usar Crédito, ingrese el monto a descontar.
Usted puede filtrar el listado de facturas por pagar variando la fecha de

vencimiento y el listado de los proveedores, AutoSoft Taller le permite ver
los detalles de cualquier factura de la lista colocándose sobre la misma y
pulsando el botón Detalles de la Factura ubicado en el extremo inferior
izquierdo de la ventana, de la misma manera, puede ver los pagos efectuados
a dicha Factura pulsando el botón de Pagos y/o Créditos Efectuados, también
pulsando el botón Imprimir Cuentas X Pagar, imprimirá un listado de las
172
ORDENES DE COMPRA
facturas por pagar que concuerden con la selección hecha en los filtros de
fecha de vencimiento y proveedor.
La siguiente figura muestra una ventana típica de control de pagos de facturas

recibidas.
Por otra parte, la figura siguiente muestra una ventana de control de pagos de
mano de obra.
173
ORDENES DE COMPRA
En el control de pago de mano de obra, usted puede realizar filtros para que
sólo sean listados los trabajos que ya fueron facturado o bien los trabajos que
aún no se han facturado, también puede filtrar por número de presupuesto o
sencillamente por el nombre del técnico al cual se le desea hacer el pago. De
la misma forma que el control de cuentas por pagar a facturas, el usuario
puede marcar la caja está en la columna "Pagar" para realizar el pago
completo de lo adeudado por ese trabajo o escribir en la columna "PAGO" el
monto que se desea pagar, luego presionando el botón "Realizar Pago o
Abono" que está en el borde inferior derecho de la ventana, el programa
entonces realizará los respectivos pagos configurados.
Historial de Pagos
Después que es realizado algún pago, bien sea a una factura o a un trabajo de
mano de obra, estos pasarán a ser parte del historial de pagos.
El usuario puede seleccionar en la parte superior de la ventana de control de

pagos si desea ver el historial de pagos a facturas o a trabajos de mano de
obra, con respecto al historial de pagos a facturas el usuario puede filtrar por
el nombre del proveedor o por un rango de fecha de pagos. Por otra parte al
marcar alguna línea de pago de la lista y presionar el botón "Pagos y/o
Créditos Efectuados" El programa le mostrará una lista de todos los pagos
y/o abonos, así como los créditos utilizados para los pagos hechos a esta
factura en particular, en esta misma ventana tendrá la opción el usuario de
eliminar si ese es el caso, algún pagos realizados, por consiguiente la factura
quedará pendiente de pagos y entrará en la lista de cuentas por pagar a
facturas.
174
ORDENES DE COMPRA
Si el usuario selecciona ver el historial de pagos de trabajos de mano de obra,

también tendrá opciones para realizar filtros por rango de fecha, número de
presupuesto, nombre del técnico o personal de mano de obra o bien para sólo
listar los presupuestos que ya fueron facturados o no. De la misma manera si
el usuario selecciona uno de estos pagos y luego presiona el botón "Pagos
Efectuados" podrá ver un pequeño listado de los pagos o abonos realizado a
esta persona y tendrá la opción de eliminar algunos de estos pagos si fuese
necesario.
Cabe destacar que todos estos historiales de pagos pueden ser impresos o
exportados a algún formato digital si fuese necesario.
Cheques
El control de Cheques tiene como objetivo principal imprimir y mantener un
registro de todos y cada uno de los cheques elaborados por la empresa.
En un taller con un alto volumen de reparaciones y con una lista

relativamente grande de proveedores, la elaboración de cheques puede llevar
un tiempo precioso que puede ser aprovechado en otras labores además de la
factibilidad de cometer algún error en el llenado del cheque.
Al igual que en módulos anteriores, es preciso pulsar el icono Nuevo para

poder incluir o realizar un cheque.
La elaboración de cheques ha sido optimizada para impresoras matriz de

punto, aunque puede utilizarse en cualquier tipo de impresoras.
El control de Pagos/Egresos no tiene fines contables, solamente pretende

solventar un cuello de botella en muchos de los talleres. Es una solución
puntual a un problema puntual.
175
REPORTES
25
CAPITULO
Reportes
T
odos los reportes, listados y documentos emitidos por AutoSoft Taller,
pueden ser enviados por correo electrónico, pueden ser archivados en
formatos Excel, HTML, TIFF, Bitmap, PNG, GIF, JPG, PDF, Open
office write, RTF, RTF – flow layout, Word, Worf – flow layout, XFF o ZPS
y el usuario puede realizar fácilmente búsquedas dentro de reportes extensos
desde la ventana de Vista Preliminar. Además puede hacer modificaciones
según se explica más adelante en el punto referente al Editor de Formatos de
Impresión.
Los reportes serán fidedignos en la medida en que se ingrese la información

correcta y se cumpla con los pasos organizativos previstos en la aplicación,
por esta razón, servirán y pueden ser utilizados para corregir errores de
omisión o procedimiento y como ayuda en la toma de decisiones en su
empresa.
Funciones de Vista Preliminar

En AutoSoft Taller, el usuario puede desde la Vista Preliminar de cualquier
reporte, listado y documento, utilizar ciertas funciones disponibles en la barra
ubicada en el borde inferior o superior de la pantalla.
La mayoría de las funciones disponibles desde la ventana Vista Preliminar,

se desactivan para reportes de Listados Completos si este contiene más de
1000 registros. Este sacrificio es necesario para mantener el tiempo de
proceso de emisión de los reportes, dentro de un margen aceptable, tomando
en cuenta entre otros factores, la velocidad de proceso más común de los
computadores disponibles en el mercado. Le recomendamos que para ahorrar
tiempo, si el reporte que desea emitir es muy extenso, lo ejecute desde la
computadora Servidor o el computador de mayor velocidad en su negocio.
Envío de Reportes por Correo Electrónico

Presionando el botón usted puede enviar por correo electrónico reportes,
presupuestos, facturas y en general cualquier listado y/o documento que tenga
en la vista preliminar. Para realizar esta función AutoSoft Taller, no utiliza
ningún programa externo como Microsoft Outlook®, pero es imprescindible
que esté presente la dirección de email de su empresa y el servidor SMTP en
el maestro Datos del Taller, para que el envío se realice exitosamente, y por
supuesto debe estar conectado a Internet.
176
REPORTES
Después de pulsado este botón, la aplicación mostrara la ventana de ingreso

de Envío por e-mail que se muestra a continuación.
Escriba la dirección de correo electrónico del destinatario e-mail y el Asunto

al que se refiere el correo además puede incluir un mensaje al destinatario y
marcar si se desea incluir el reporte como un archivo adjunto en el correo. El
documento se incluirá en al cuerpo del e-mail en un formato HTML, lo cual
significa que será visible en las cuentas de e-mail que soporten la recepción
de correos en HTML. Cabe destacar que las imágenes como fotografías y
gráficas no son visibles en formato HTML.
El sistema de envío de correos de AutoSoft Taller, envía automáticamente

una copia del correo a la dirección de correo electrónico del taller, definida en
los datos del taller, con el objeto de mantener una copia de todos los correos
que sean enviados por este método.
El correo electrónico que recibirá el destinatario, tendrá como adjunto un

archivo en formato .pdf, .doc o .rtf, según como sea seleccionado, el cual es
visible utilizando el programa Adobe® Acrobat® o, Microsoft Word®. Al
abrir el archivo anexo al correo, el destinatario vera el documento incluyendo
todas las imágenes, como el logotipo de su empresa, fotografías, gráficos, etc.
Exportación a Archivos en Diferentes Formatos

También en la Vista Preliminar en centrará un botón que al presionarlo
abrirá el asistente de exportación como se puede apreciar en la siguiente
imagen.
177
REPORTES
Con el asistente de exportación el usuario tiene la opción de exportar el

reporte a más de 10 tipos de archivos digitales diferentes, solo debe
seleccionar el tipo de archivo de la lista que se encuentra del lado izquierdo,
luego colocar el nombre del archivo en el campo está en la parte superior
derecha, seleccionar el rango de página y en el caso que sea una exportación a
una imagen podrá modificar los parámetros de la imagen resultante. Después
de esto solo debe presionar el botón "Exportar" y el programa generará el
archivo digital correspondiente.
Es importante destacar que el archivo se guardará automáticamente en la

carpeta donde fue instalado el programa, que normalmente es " C:\AutoSoft
Taller Estándar 4.00”.
También desde la ventana de Vista Preliminar, se puede mandar a imprimir

el reporte en pantalla y puede realizar búsquedas dentro del documento en
pantalla, presionando el botón , esta herramienta es muy útil sobre todo en
extensos reportes. Para cerrar la Vista Preliminar simplemente pulse o
presione la tecla ESC.
Menú Reportes
Muchos reportes pueden ser impresos directamente desde la ventana activa,
pulsando sobre el botón Imprimir de la Barra de Herramientas. Existen
determinados reportes que solo están disponibles en el menú Reportes donde
podemos conseguir los siguientes:
Reporte de Próximos servicios y/o Revisiones

El usuario cuenta con dos pestañas en esta ventana, “Lista de Clientes” y
“Mensajes a Clientes”. En la lista de clientes se puede configurar las fecha
entre las cuales se desea que se listen los recordatorios, luego está la lista de
los próximos servicios o reparaciones y al final hay tres botones.
178
REPORTES
Exportar a un Archivo
Presionando en este botón se puede exportar la lista a un archivo de Excel o a
un archivo de texto TXT.
Existen muchos programas disponibles en el mercado que reciben este tipo de

archivos para generar sellos postales que luego son impresos en los sobres,
cartas, panfletos u otros tipos de medios para mercadeo. Es por ello que el
programa da la flexibilidad para que la lista pueda ser exportada a este tipo de
archivos.
Imprimir el Listado
Como su nombre lo indica, este botón muestra una vista previa de listado
antes de ser impreso, y desde el cual puede también ser enviado por correo
electrónico o exportado a otros formatos digitales.
Imprimir Recordatorios a Clientes

Pulsando este botón se puede ir a la vista previa de las cartas recordatorios
dirigidas a los clientes que próximamente estén por cumplir el tiempo
estimado para sus servicios o reparaciones.
En la pestaña "mensajes a clientes" es donde se establece la configuración y

propiedades de las cartas que serán impresas como recordatorios a los
clientes, esta cuenta con un cuatro campos, el campo titulo, es donde se debe
colocar el título del mensaje que será impreso en la carta, el campo receptor
contiene el nombre de la persona o empresa a la cual se le envía la carta, el
campo mensaje contiene el mensaje que se les quiere enviar al cliente y por
179
REPORTES
último el campo emisor es el nombre de nuestra empresa o el nombre del

responsable de este recordatorio.
Existen 15 variables que pueden ser usadas en los contenidos de estos

campos, estas variables son las siguientes:
Variable Descripción
<nom> Nombre del cliente
<con> Contacto
<mat> Matrícula
<fec> Fecha del servicio
<odo> Odómetro
<des> Descripción del trabajo
<dir> Dirección del cliente
<ciu> Ciudad
<sta> Estado
<cp> Código postal
<año> Año
<mar> Marca del vehículo
<mod> Modelo del vehículo
<emp> Nombre de la empresa
<fea> Fecha actual
Usted puede usar cualquiera de estas variables al momento de ser impresa la

carta para que sea reemplazada por su respectiva equivalencia, por ejemplo:
vehículo <mar> <mod> <año>  vehículo FORD EXPLORER 2003
180
REPORTES
Resumen de Presupuestos de Reparación

Este es un potente reporte capaz de mostrar al usuario, todos los presupuestos
realizados según la combinación de filtros o condiciones que se requiera que
cumplan.
Resumen de Presupuestos de Partes

Igual que el anterior pero incluye solo los presupuestos por concepto de
ventas de partes.
Resumen de Facturas de Reparación

Como su nombre lo indica, este reporte nos permite determinar el monto
facturado según las fechas y condiciones ingresadas, al igual que ver los
totales por concepto de Mano de Obra, Partes, Trabajos Externos, Retención
y Cobrado respectivamente.
Resumen de Facturas de Partes

Igual que el anterior pero incluye solo las facturas por concepto de ventas de
partes.
Presupuestos Pendientes
Muestra un listado de los presupuestos pendientes por facturar o por llamar al
cliente, los presupuestos que posean Orden de Reparación, serán resaltados
en color amarillo. Mediante este reporte usted puede mantener una visión
general de las reparaciones pendientes y efectuadas.
Vehículos Perdida Total

Podría suceder que algún vehículo ingresado al taller para reparación, sea
decretado como pérdida total por la compañía aseguradora y se nos olvide
darlo de baja del taller, generándose así un listado incorrecto de vehículos en
el taller. Este reporte listará los vehículos existentes en el taller, pero que han
sido declarados como pérdida total para que el usuario pueda tomar alguna
decisión al respecto.
Vehículos Factura por Productor

De mucha utilidad cuando se tiene estrecha relación con los productores o
sociedades de corretaje de seguros y se desea o se necesita llevar un control
de los vehículos provenientes por esa vía, bien sea para control de
siniestralidad, control de órdenes pendientes o si es el caso, el pago de
comisiones o gratificaciones a los productores de seguros en base a los
vehículos reparados de sus asegurados en un determinado lapso de tiempo.
Cuentas por Cobrar

Es el reporte que le informa el monto adeudado por las empresas o clientes a
las cuales les presta servicio. Usted puede determinar la fecha de vencimiento
de la factura y tendrá por separado las facturas de reparaciones y las de venta
de partes.
181
REPORTES
Facturas de Reparaciones con Partes Pendientes

Le permite estar enterado de los vehículos ya Factura y/o entregados al
cliente, y a los cuales quedo pendiente por instalar algún repuesto al momento
de Facturar el trabajo o entregar el vehículo. Esto ocurre cuando no está
disponible algún repuesto y sin embargo se debe o se podría entregar el
vehículo mientras dicho repuesto es despachado por el proveedor. Muy
común en momentos de falta de disponibilidad, vehículos no comunes en el
mercado local y un sin fin de razones que no permitieron la instalación del
repuesto para el momento de la entrega. Esta condición es activada en la
pestaña Partes en el módulo de Facturas de Reparaciones.
Listado de Inventario
Este reporte contiene toda la información referente a los partes de inventario
existentes en las fichas, usted puede filtrar el reporte de cualquier forma
posible. Utilice este reporte para realizar inventarios de partes en sus
almacenes, conocer el nivel de sus inventarios, el valor, etc.
Kardex
Puede seleccionar una parte de inventario y ver dodo los movimientos que
esta parte ha tenido en un rango de tiempo determinado, movimiento de
entradas y salidas por concepto de compras, ventas, ajustes, devoluciones etc.
Editor de Formatos de Impresión

Usted puede modificar el formato de impresión de cualquier reporte y
cambiar los títulos, ubicación, tamaño o incluso eliminar campos, para
imprimir las facturas, presupuestos, etc., a su gusto o según sus necesidades.
En el menú Reportes abra el Editor de Formatos de Impresión, seleccione el

formato de impresión que desea modificar y presione Modificar.
182
REPORTES
Si el menú Formato y
las barras de
herramientas aparecen
en ingles, usted puede
cambiarlas al español
dirigiéndose a Panel de
Control, Opciones de
Región y Lenguaje y
realizando el cambio en
la pestaña Opciones
Regionales.
183
REPORTES
Todos los objetos que forman parte de cualquier documento, reporte o listado,
pueden ser cambiados, modificados e incluso eliminados. Usted puede
cambiar de color y tamaño los textos, puede cambiar el tamaño de campos, de
los cuadros, mover el logotipo, eliminar las fotos, y muchas cosas más, pero
si no posee conocimientos de programación o manejo de base de datos, evite
cambiar los códigos de los campos, ya que estos retornan valores que de ser
modificados incorrectamente, podrían generar errores al momento de
imprimir el reporte.
La función Vista Preliminar no funciona si se trata de abrir directamente

desde el Editor de Formatos de Impresión, si lo intenta y recibe un mensaje
de error inesperado, presione ignorar. Para tener una visualización de los
cambios realizados, deberá cerrar el Editor de Formatos de Impresión
guardando los cambios realizados y abrir el documento, reporte o listado
modificado, una vez hecho esto entonces abra la Vista Preliminar para
visualizar los cambios realizados en el formato de impresión.
Cada vez que usted abre un documento, reporte o listado en el Editor de

Formatos de Impresión para modificarlo, la aplicación como medida de
seguridad guarda una copia del original, de esta manera si usted comete un
error o no está conforme con los cambios realizados, siempre podrá recuperar
el formato de impresión original con solo ubicarse sobre el formato
modificado y presionar el botón Recuperar. Esta función de recuperación está
diseñado sobre todo si el usuario hace algún cambio en el código de algún
objeto, que genere un error en la aplicación. Si usted ha realizado una serie de
modificaciones y no desea retornar el formato de impresión a su apariencia
original, solo para corregir algún detalle, le sugerimos que trate de corregir el
problema sin utilizar la función de recuperación, ya que tendrá que volver a
realizar todas las modificaciones en el documento nuevamente.
184
REPORTES
Otros Reportes
Imprimir Cuentas por Pagar
Usted tiene acceso a este reporte desde el módulo de Control de Pagos,
imprima un listado de las Facturas por pagar o las cuentas que por concepto
de mano de obra estén pendientes por pagar, según las opciones de filtro que
seleccione en los campos de fecha, proveedor, presupuesto, personal, etc.
Listado de Ordenes Pendientes

Este reporte se ejecuta desde el módulo de Ordenes de Compra Para
Inventario y en el se listan todas las órdenes de compra de inventario que
tienen aun ítems pendientes por recibir.
Pagos y/o Créditos Efectuados

Ejecute este reporte desde los módulos de Recepción de Facturas o Control
de Pagos para visualizar los pagos que haya realizado a la factura activa, así
como los créditos hechos a su cuenta por concepto de devoluciones y otros.
Al pulsar el botón vera una ventana con el detalle de los pagos efectuados y/o
créditos aplicados.
Pagos Efectuados
Le permite listar los pagos efectuados a personal de su empresa según el
número del presupuesto y nombre del empleado. Este reporte está disponible
en el módulo de Control de Pagos en la opción cuentas por pagar a mano de
obra y en la opción de historial de pagos a mano de obra.
Desde cualquier módulo utilizando la función de Vista Preliminar, usted

podrá ver en pantalla un listado que puede enviar por correo electrónico,
imprimir o archivar en un formato determinado, con uno o todos los registros
disponibles en dicho módulo. Un listado de registros estará disponible
pulsando el botón Lista ubicado Barra de Herramientas de navegación,
solamente para realizar búsquedas en pantalla.
Como política de atención al cliente y para mantener un mejoramiento

continuo de nuestros productos, le agradeceremos mucho toda su
colaboración en indicarnos el Reporte, Listado y Documento que a usted le
interesaría disponer. Por favor no dude en comunicarnos su sugerencia a
servicioalcliente@autosofttaller.com, con gusto nuestro departamento
técnico realizará una evaluación y analizará la factibilidad de su propuesta,
para su implementación en futuras versiones.
185
ANEXO A
A
ANEXO
Instrucciones Para una Configuración de Red
L os siguientes procedimientos fueron realizados en un computador con

sistema operativo Windows 7® instalado, pero en términos generales
se ofrece una idea clara de los pasos a seguir en otras versiones de
Windows®.
En el servidor presione “Inicio” o el símbolo de Windows® que está en el

extremo inferior izquierdo, y seleccione “Equipo” que es una opción del
menú.
Localice la carpeta donde se instaló el programa (C:\AutoSoft Taller Estándar

4.00) y haga click con el botón derecho del ratón, luego seleccione
“Propiedades” del menú como se muestra a continuación:
186
ANEXO A
Aparecerá la ventana de “Propiedades”, seleccione la pestaña “Compartir”

Presione el botón “Uso compartido avanzado…”.
En la ventana “Uso compartido avanzado” marque la caja “Compartir esta

carpeta” y coloque el nombre del recurso compartido, tal como se observa en
la gráfica.
187
ANEXO A
Presione en “Permisos”, en la ventana de permisos marque las cajas para

permitir que los usuarios tengan control total, luego presione en aceptar.
De regreso en la ventana de “Propiedades” presione el botón “Compartir”.
188
ANEXO A
En la ventana de archivos compartidos, escriba “Todos” en el campo de las

personas con las que se va a compartir la carpeta y presione “Agregar” luego
cambie el nivel de permiso a “Lectura y escritura” presione en “Compartir”,
y luego en “Listo”. Cierre la ventana de propiedades.
Para verificar que el proceso se hizo correctamente y que la carpeta esta

compartida y disponible en la red, coloque el cursor sobre la carpeta y en la
parte inferior de la venta debe ver el “Estado” y este debe decir
“Compartido” como se demuestra en la figura siguiente:
189
ANEXO A
Aunque se tomo como

ejemplo sistemas
operativos Windows 7
para mostrar este
proceso, no existe
mucha diferencia entre
este sistema y otros más
modernos o antiguos al
momento de realizar el
mismo procedimiento.
Asignación de la Unidad de Red (Estaciones Clientes)
En estación cliente presione “Inicio” o el símbolo de Windows® que está en

el extremo inferior izquierdo, y seleccione “Equipo” que es una opción del
menú.
Presione la tecla “Alt” y en el menú seleccione Herramientas  Conectar

unidad de red… como se muestra en la siguiente figura:
190
ANEXO A
Extienda el listado de letras disponibles para la Unidad y seleccione la

primera letra disponible o la letra que desee para denominar dicha unidad
haciendo click sobre ella. Recuerde que este paso sólo se puede realizar si
usted previamente compartió la carpeta del servidor.
191
ANEXO A
Ahora pulse en “Examinar”, localice en la ventana “Red” y el nombre del

servidor y pulse en el pequeño signo “►” que está al lado. Localice el
nombre de la carpeta que compartió en el servidor Ej. “AutoSoft Taller
Estándar 4.00” y selecciónela. Una vez seleccionada pulse Aceptar.
De esta manera usted ha asignado a la carpeta del programa donde se

encuentran los datos de AutoSoft Taller, una letra que la identifica como una
Unidad, para que esta carpeta pueda ser accesada directamente desde la
estación Cliente.
Marque la casilla “Conectar de nuevo al Iniciar sesión” y luego pulse en

“Finalizar”.
192
ANEXO A
Para verificar que el paso anterior fue realizado perfectamente, en “Equipo”

ahora también deberá ver la nueva conexión creada para acceder a la carpeta
Recuerde que si está del programa desde la computadora Cliente como si fuese otra unidad, esta se
trabajando en red, la distingue por un icono semejante a una conexión de tubería de agua debajo de
carpeta de los Datos
Compartidos en las un disco duro. Si después de este paso, se abre una ventana mostrando
instalaciones cliente, todas las tablas contenidas en la carpeta, simplemente ciérrela.
deberá tener la ruta de
la carpeta “Data”
ubicado en el servidor, Ahora en la ventana de Configuración de Inicio de AutoSoft Taller, pulse
de lo contrario el sobre el botón que está al lado del campo donde van los Datos
programa NO Compartidos para proceder a buscar la conexión que acabamos de crear en el
funcionará en las
instalaciones tipo paso anterior. Se abrirá una nueva ventana, será muy fácil localizar la
cliente. conexión recientemente creada ya que estará distinguida con la letra que le
asignamos a la nueva Unidad, ahora seleccionemos la carpeta Data que está
dentro de la conexión de red.
Una vez localizada la carpeta, pulse sobre ella para resaltarla, luego pulse en
OK, después en Finalizar.
Realice este mismo procedimiento en cada estación Cliente, para crear su red
local.
193
ANEXO B
B
ANEXO
Más Configuraciones de Registros
M ediante las opciones o configuración de registros, se pueden

cambiar muchos parámetros, los cuales van desde valores
relacionados al idioma y lenguaje, hasta controles de los mensajes
del sistema, reglas en las búsquedas y muchos otros. Estas opciones son de
uso delicado para la aplicación y sólo deben ser modificadas con criterio y
supervisión por personal debidamente capacitado.
Como ya ha sido explicado anteriormente, para tener acceso a las opciones

del registro, debe abrir el menú Archivo y seleccionar la opción Modificar
Registro, como lo muestra la siguiente figura.
Claves Compartidas: Seguridad

Este grupo de configuraciones están referidas a los parámetros de seguridad
de la aplicación y tienen efecto sobre todas las computadoras de la red, lo que
significa que las condiciones seleccionadas en cada una de las categorías,
afectaran no solo la estación Servidor que es donde se realiza el ajuste sino
también las estaciones Clientes.
194
ANEXO B
En la siguiente figura podrá apreciar las categorías que conforman este

conjunto de Claves.
Registro de Eventos
AutoSoft Taller tiene la capacidad de registrar todos los eventos que se
realizan en la aplicación.
Con el registro de eventos habilitado, el Administrador puede dirigirse al

menú Archivo y abrir la ventana Registro de Eventos de la Aplicación, donde
podrá ver el tipo de evento, el usuario, la hora y muchos datos más.
Usted puede deshabilitar esta función para que la aplicación no registre

ningún evento y de esta forma en computadores lentos lograr un leve aumento
en la velocidad, sin embargo esto no es recomendado ya que perdería la
propiedad de monitoreo de las acciones llevadas a cabo por usted o sus
empleados en el caso que sea necesario repasar o revisar algún evento.
Grupos
Esta categoría se refiere a los distintos Grupos de Usuario existentes en la
aplicación. Utilícela para modificar los privilegios que son reconocidos al
Grupo.
Privilegios
Esta categoría permite ver los distintos privilegios existentes y su descripción.
Usuario
Esta categoría contiene una clave para cada usuario definido.
Claves Locales: Preferencias del Programa

Mediante esta configuración usted puede modificar la manera como AutoSoft
Taller se comporta mientras modifica los datos en los campos de clientes,
vehículos, facturas y todos los demás módulos relacionados con la
195
ANEXO B
introducción de datos por el teclado. Además incluye algunas configuraciones

de confirmaciones de borrado y salvado entre otras. A continuación se explica
cada una de ellas.
Salto de Campo Automático

Esta función afecta la manera como AutoSoft Taller permitirá el salto o
cambio entre los diversos campos de edición. Las dos alternativas son:
Saltar Solo con la tecla TAB

Quiere decir que para cambiar o dejar un campo, es preciso pulsar
sobre la tecla TAB, aunque el campo esté lleno. Por ejemplo, si el
cursor se encuentra sobre el campo serial, y el mismo es llenado por
completo, el cursor no cambiará al siguiente campo hasta que sea
pulsada la tecla TAB.
Cuando Esté Lleno Saltar

Todo lo contrario a la propiedad anterior, es decir, cuando se llene un
campo, el cursor automáticamente pasará al siguiente.
Confirmar Borrado
Mediante esta preferencia se puede configurar la solicitud de confirmación o
no al momento de borrar un registro. Las alternativas son Requerir
confirmación o Borrar Sin Confirmación.
Confirmar Guardar al Salir

Como su nombre lo indica, permite configurar AutoSoft Taller para que
pregunte si desea guardar los datos al momento de salir de cualquier módulo.
Las opciones son: Preguntar antes de Guardar o Guardar sin preguntar.
196
ANEXO B
Confirmar Guardar al Navegar

Navegar a través de los datos es la acción de moverse a través de los
registros, utilizando los botones Primero, Siguiente, Anterior y Ultimo, los
cuales se encuentran en la barra de navegación (barra de herramientas
superior).
En este sentido, si se configura para Guardar sin Preguntar, AutoSoft

Taller Guardará los datos sin solicitar confirmación.
Siglo Actual
Relacionado con las funciones de fecha. Normalmente este valor es tomado
de la fecha de la aplicación y no requiere cambio.
Formato de Números Telefónicos

Cuando elija “Formato de Números Telefónicos” verá que el formato pre-
determinado de la aplicación es (999)-999.9999, usted dispone de hasta 15
espacios en los cuales si ingresa un 9, ese lugar aceptara el ingreso de
cualquier carácter numérico, si ingresa una A, aceptara el ingreso de cualquier
carácter alfabético, si ingresa una X, aceptara cualquier carácter alfa-
numérico y en el lugar donde ingrese un paréntesis, coma, punto o cualquier
otro carácter, ese lugar será ocupado por dicho carácter en el campo,
ejemplos:
 (99)99-99-99 acepta un código de área de 2 cifras numéricas y un

teléfono de 6 cifras numéricas separadas por paréntesis.
 9999999999 acepta un número de hasta 10 cifras numéricas sin
ninguna separación.
 999-AAAAAAAA acepta teléfonos compuestos por números y letras
como por ejemplo 800-AUTOSOFT.
 (0999)R99-9999 acepta un código de área de 3 cifras numéricas
anteponiendo automáticamente un “0” y un teléfono de hasta 5 cifras
numéricas anteponiendo una “R” automáticamente.
Preferencias en Facturas
-Ocultar Anuladas
Con esta opción establezca si desea se muestren o no las facturas anuladas.
-Ocultar Pagadas
Establezca si prefiere o no que se muestren las facturas pagadas.
197
ANEXO B
Preferencias en Presupuestos
-Ocultar Anulados
Con esta opción establezca si desea se muestren o no los presupuestos
anulados.
-Ocultar Facturados
Establezca si prefiere o no que se muestren los presupuestos facturados.
-Ocultar Pérdida Total

Establezca si prefiere o no que se muestren los presupuestos de vehículos
dados como pérdida total por el seguro.
Reiniciar Año
Tiene que ver con las funciones y recálcalos para el problema del año 2000 e
indica el año de reinicio de conteo. Este valor tampoco debe ser modificado
en condiciones normales de uso.
Textos de Ayuda en campos

Este registro activa o desactiva las ayudas de campos, que es un pequeño
letrero informativo que se despliega en el campo, cuando coloca el puntero
del ratón sobre un campo. Este letrero le da al usuario una información acerca
de cuál es el contenido del campo o la utilidad de un determinado botón o
control.
Esta opción viene deshabilitada de forma predeterminada, si su equipo es

nuevo y posee buenas prestaciones de velocidad, active esta opción, de lo
contrario puede experimentar un poco de lentitud y parpadeos en las ventanas
cada vez que el programa despliegue la ayuda en campos.
198
ANEXO C
C
ANEXO
Otras Opciones en Fichas
P or razones de comodidad de uso y espacio en el área de trabajo, existen

cinco módulos que no se encuentran en la pestaña de Fichas, se
encuentran en el menú de Fichas ubicado en la barra de menú del
programa.
Estas opciones son:
 Trabajos Externos
 Marcas y Modelos de
Vehículos
 Almacenes o Depósitos
 Productores de Seguros
 Peritos o Ajustadores
El ingreso y actualización de los datos en estas fichas, se realizan mediante

los mismos procedimientos utilizados en todos los módulos ya conocidos en
AutoSoft Taller e igualmente pueden incluirse por la segunda vía, es decir,
dentro de los módulos en los cuales son referenciados. Así por ejemplo, usted
puede incluir almacenes desde el módulo de Partes de Inventario, o peritos
(ajustadores) desde el módulo de Presupuestos.
199
LICENCIA
Licencia Para el Usuario Final
AVISO PARA EL USUARIO: LEA CUIDADOSAMENTE ESTE CONTRATO. AL

UTILIZAR LA APLICACIÓN O UNA PARTE DEL MISMO, USTED ACEPTA TODOS
LOS TÉRMINOS Y CONDICIONES DE ESTE CONTRATO, INCLUYENDO, EN
PARTICULAR, LAS LIMITACIONES REFERENTES A: USO, ESTABLECIDAS EN LA
CLÁUSULA 2; TRANSFERENCIA, ESTABLECIDAS EN LA CLÁUSULA 4;
GARANTÍA, ESTABLECIDAS EN LAS CLÁUSULAS 6 Y 7, RESPONSABILIDAD, Y
ESTABLECIDAS EN LA CLÁUSULA 8. USTED ACEPTA QUE ESTE CONTRATO ES
EXIGIBLE COMO CUALQUIER CONTRATO POR ESCRITO NEGOCIADO Y
FIRMADO POR USTED. SI USTED NO ESTÁ DE ACUERDO, NO UTILICE ESTE
SOFTWARE. SI HA ADQUIRIDO LA APLICACIÓN EN UN MEDIO TANGIBLE (por
ejemplo en un CD-ROM), SIN LA OPORTUNIDAD DE REVISAR ESTA LICENCIA,
Y NO ACEPTA ESTE CONTRATO, USTED PODRÁ OBTENER LA DEVOLUCIÓN DE
LA CANTIDAD QUE ORIGINALMENTE PAGÓ SI: (A) NO UTILIZA LA
APLICACIÓN Y (B) REGRESA LA APLICACIÓN, CON LA PRUEBA DE PAGO, AL
SITIO DONDE LO ADQUIRIÓ EN UN PLAZO DE TREINTA (30) DÍAS A PARTIR
DE LA FECHA DE COMPRA.
1. Definiciones. "Software" significa (a) todo el contenido de los archivos, disco(s),

disco(s) de CD-ROM u otro medio con el cual este Contrato se adjunta, incluyendo, sin
limitación (i) información computacional o de programas de cómputo de Santa Rita
Investments Inc. o de terceros; (ii) imágenes digitales, fotografías incorporadas,
galería de imágenes, sonidos, u otros trabajos artísticos ("Archivos de Contenido"), (iii)
material escrito o archivos con información relacionada ("Documentación") y (iv)
fuentes; y (v) actualizaciones, versiones modificadas, ampliaciones, complementos y
copias de la aplicación, en caso de existir, que Santa Rita Investments Inc. le ha
otorgado a Usted bajo licencia (conjuntamente, "Actualizaciones"). Los términos "Uso"
o "Utilización" significan acceder, instalar, descargar, copiar o de cualquier otra forma
obtener beneficios de la utilización de las funciones de la aplicación de acuerdo con la
Documentación. "Número Permitido" significa 1 (uno o una) a no ser que se indique lo
contrario conforme a una licencia válida (por ejemplo una licencia de volumen o
distribución) otorgada por Santa Rita Investments Inc. "Computadora" significa un
dispositivo electrónico que acepta información en forma digital o en forma similar y
que manipula dicha información para obtener un resultado específico basado en una
secuencia de instrucciones. "Santa Rita Investments Inc." significa Santa Rita
Investments Inc., una sociedad del estado de la Florida, con domicilio en 6787 Aliso
Ave. West Palm Beach, Florida 33413, Estados Unidos de América.
2. Licencia de Software. Siempre que Usted cumpla con los términos de este Contrato
de Licencia para Usuario Final (el "Contrato"), Santa Rita Investments Inc. le otorga
una licencia no exclusiva para utilizar la aplicación para los fines descritos en la
Documentación. Algunos materiales de terceros incluidos en la aplicación podrán estar
sujetos a términos y condiciones diversas, los cuales típicamente se describen en un
archivo "Léame" localizado cerca de dichos materiales.
2.1. Uso General. Usted podrá instalar y utilizar una copia con instalación en modo de
servidor de la aplicación en una computadora compatible, limitándose al Número
Permitido de computadoras.
2.2. Uso en un Servidor. Usted podrá instalar una copia de la aplicación en su servidor
de red con el fin de compartir las bases de datos con otras computadoras dentro de su
red interna, limitándose los servidores al Número Permitido y los clientes o
instalaciones para clientes a un número ilimitado siempre y cuando al menos un
servidor debidamente registrado y activado este funcionando en dicha red, o podrá
instalar una copia de la aplicación en un servidor de red dentro de su red interna para
el único y exclusivo fin de utilizar la aplicación sin compartir datos o instrucciones. No
se permite ningún otro uso en red, incluyendo sin limitación, al uso de la aplicación de
200
LICENCIA
forma directa o mediante comandos, datos o instrucciones de o a una computadora

que no pertenezca a su red interna, para servicios primarios (hosting services) de
Internet o Web o por cualquier usuario que no tenga licencia para utilizar esta copia de
la aplicación mediante una licencia válida de Santa Rita Investments Inc.
2.3. Copia de Seguridad. Usted podrá hacer una copia de seguridad de la aplicación,
siempre y cuando su copia de seguridad no esté instalada, o se utilice en cualquier
computadora. Usted no podrá transferir los derechos respecto de una copia de
seguridad a menos que transfiera todos los derechos respecto al Software como se
establece en la Cláusula 4.
2.4. Uso en Domicilio Particular. Usted, en su carácter de usuario principal de la

computadora en la que la aplicación está instalada, no podrá instalar la aplicación en
una de sus computadoras en su domicilio particular. Al menos que sea desinstalado de
la computadora principal e instalado en la computadora de su domicilio particular. Sin
excepciones este software no podrá utilizarse al mismo tiempo que la aplicación
instalado en la computadora principal.
2.5. Archivos de Bases de Datos. A menos que se especifique lo contrario en los

archivos "Léame" asociados a los Archivos de Bases de Datos, que podrán incluir
derechos y restricciones específicos con respecto a dichos materiales, Usted podrá
mostrar, modificar, reproducir y distribuir cualquiera de los Archivos de Bases de Datos
incluidos en la aplicación. Sin embargo, Usted no podrá distribuir los Archivos de Bases
de Datos de forma independiente, es decir, en el caso en que los Archivos de
Contenido constituyan el valor principal del producto distribuido. Los Archivos de Bases
de Datos no podrán utilizarse en la producción de material calumnioso, difamatorio,
fraudulento, lascivo, obsceno o pornográfico, ni en cualquier otro material que infrinja
los derechos de propiedad intelectual de terceros o en cualquier otra forma ilegal.
Usted no podrá reclamar ningún derecho de marca con respecto a los Archivos de
Bases de Datos u obras derivadas de los mismos.
2.6. Programas de fuentes. En el caso que la aplicación incluya programa de fuentes:
2.6.1. Usted podrá usar el programa de fuentes tal y como se ha descrito

anteriormente en el Número Permitido de computadoras e imprimir dicho programa de
fuentes en cualquier dispositivo de impresión conectado a dichas computadoras.
3. Derechos de Propiedad Intelectual. La aplicación y las copias que Santa Rita

Investments Inc. le ha autorizado a realizar son propiedad intelectual de Santa Rita
Investments Inc. y de sus proveedores. La estructura, organización y código de la
aplicación constituyen secretos industriales e información confidencial valiosa de Santa
Rita Investments Inc. y de sus proveedores. La aplicación está protegido por derechos
de autor, incluyendo sin limitación por la ley de derechos de autor (copyright law) de
los Estados Unidos de América, por las disposiciones de los tratados internacionales y
las leyes aplicables del país en el que se va a utilizar. Usted no podrá copiar la
aplicación, excepto en los términos de la Cláusula 2 ("Licencia de software"). Cualquier
copia que esté autorizado a realizar de conformidad con este Contrato debe contener el
mismo aviso de derechos de autor reservados así como los avisos sobre propiedad que
aparecen en la aplicación. Usted acepta no modificar, adaptar o traducir la aplicación.
Usted también acepta no utilizar la ingeniería en reversa, descompilar, desmontar o de
cualquier otra forma tratar de descubrir el código fuente de la aplicación excepto en la
medida en que esté expresamente autorizado a descompilar bajo la ley aplicable, sea
esencial que realice lo anterior para lograr operar la aplicación con otro programa y
Usted primeramente haya solicitado a Santa Rita Investments Inc. que le proporcione
la información necesaria para lograr dicha operación y Santa Rita Investments Inc. no
le haya proporcionado dicha información. Santa Rita Investments Inc. tiene el derecho
de imponer condiciones razonables y de solicitar el pago de una cuota razonable antes
de proporcionarle dicha información. Cualquier información proporcionada por Santa
Rita Investments Inc. o que Usted obtenga, según lo permitido por el presente
Contrato, sólo podrá utilizarse para los propósitos aquí descritos y no podrá revelarse a
201
LICENCIA
terceros ni utilizarse para crear ningún programa que sea substancialmente parecido a
la expresión de la aplicación. Toda solicitud de información debe dirigirse al
departamento de Servicio al Cliente de Santa Rita Investments Inc. Las marcas se
utilizarán de conformidad con la práctica aceptada de marcas, incluyendo la
identificación de los nombres de los propietarios de las marcas. Las marcas sólo se
podrán utilizar para identificar los trabajos de impresión generados por la aplicación y
dicho uso de cualquier marca no le otorga derechos de propiedad con respecto a dicha
marca. A excepción de lo expresamente indicado arriba, este Contrato no le otorga
ningún derecho de propiedad intelectual con respecto al Software. Usted por el
presente reconoce y acepta que la aplicación incluye información confidencial que
constituye (i) un secreto industrial conforme a la Ley de Propiedad Industrial de los
Estados Unidos y (ii) un secreto industrial conforme a los Artículos correspondientes al
Código Penal perteneciente al país donde se esté utilizando la aplicación.
4. Transferencia. Usted no podrá arrendar, alquilar, otorgar licencias ni autorizar la

copia total o parcial de la aplicación en otra computadora a excepción de lo permitido
expresamente por el presente Contrato. Sin embargo, Usted podrá transferir todos los
derechos respecto al uso de la aplicación a otra persona física o legal siempre y
cuando: (a) también transfiera este Contrato, la aplicación y cualquier otro software o
equipo incluido o preinstalado junto con la aplicación, incluyendo las copias,
Actualizaciones y versiones anteriores, así como las copias del programa de fuentes
convertido a otros formatos, a dicha persona física o legal; (b) no retenga ninguna
copia, incluyendo copias de seguridad y copias grabadas en una computadora; y (c) la
parte receptora acepte los términos y condiciones de este Contrato y cualesquier otros
términos o condiciones bajo las cuales Usted adquirió legalmente una licencia respecto
al Software. No obstante lo anterior, Usted no podrá transferir copias educativas, de
prelanzamiento o gratuitas de la aplicación. Santa Rita Investments Inc. se reserva el
derecho de activación de la aplicación si sospecha la copia o transferencia ilegal del
mismo, y acepta hasta un máximo de 3 solicitudes anuales de activación por parte de
Usted, siempre y cuando sus datos concuerden con nuestros registros.
5. Software para Varios Entornos / Software para Varios Idiomas / Software en Varios
Medios / Copias Múltiples / Grupos / Actualizaciones. Si la aplicación puede utilizarse
en varias plataformas o idiomas, si Usted recibe la aplicación en varios medios, si de
cualquier otra forma recibe varias copias de la aplicación, o si Usted recibe la
aplicación incorporado a otro software, el número total de las computadoras en las que
todas las versiones de la aplicación han sido instaladas no podrá exceder del Número
Permitido. Usted no podrá alquilar, arrendar, otorgar licencias, prestar o transferir
ninguna versión o copia de dicho software que no utilice. Si la aplicación es una
Actualización de una versión anterior de la aplicación, Usted debe contar con una
licencia válida de la versión anterior para utilizar la Actualización. Usted podrá
continuar utilizando la versión anterior de la aplicación en su computadora después de
recibir la Actualización como ayuda en la transición a la Actualización, siempre que: la
Actualización y la versión anterior estén instaladas en la misma computadora; la
versión anterior o las copias de la misma no se transfieran a otra persona o
computadora a menos que todas las copias de la Actualización se transfieran a dicha
persona o computadora; y Usted reconoce que cualquier obligación de proporcionar
soporte técnico o activación de la versión anterior de la aplicación que Santa Rita
Investments Inc. pudiera tener podrá terminar al hacerse disponible la Actualización.
6. SIN GARANTÍA. La aplicación se le proporciona "TAL CUAL" y Santa Rita

Investments Inc. no proporciona garantía alguna en lo relacionado con su utilización o
rendimiento. SANTA RITA INVESTMENTS INC. Y SUS PROVEEDORES NO GARANTIZAN
NI PUEDEN GARANTIZAR EL RENDIMIENTO O LOS RESULTADOS QUE USTED PUDIERA
OBTENER AL UTILIZAR LA APLICACIÓN. EXCEPTO POR CUALQUIER GARANTÍA,
CONDICIÓN, REPRESENTACIÓN O TÉRMINO, EN LA MEDIDA EN QUE LOS MISMOS NO
PUEDAN O PUDIERAN SER EXCLUIDOS O LIMITADOS POR LA LEGISLACIÓN APLICABLE
EN SU JURISDICCIÓN, SANTA RITA INVESTMENTS INC. Y SUS PROVEEDORES NO
OTORGAN GARANTÍAS, CONDICIONES, REPRESENTACIONES O TÉRMINOS,
(EXPRESOS O IMPLÍCITOS, YA SEA POR ESTATUTO, JURISPRUDENCIA, DERECHO
CONSUETUDINARIO, USO U OTROS), EN RELACIÓN CON OTRAS CUESTIONES,
202
LICENCIA
INCLUYENDO, SIN LIMITACIÓN LA NO INFRACCIÓN DE LOS DERECHOS DE TERCEROS,

COMERCIABILIDAD, INTEGRACIÓN, CALIDAD SATISFACTORIA O ADECUACIÓN PARA
CUALQUIER PROPÓSITO EN PARTICULAR.
7. Términos adicionales para productos de prelanzamiento. Si el producto que

acompaña al presente contrato es una versión de prelanzamiento o software versión
beta ("Software de prelanzamiento"), será aplicable la Cláusula a continuación. En el
caso de que cualquier disposición de la presente Cláusula entre en conflicto con
cualquier otro término o disposición del presente Contrato, lo dispuesto en esta
Cláusula regirá por encima de otro(s) término(s) y disposición(es) en lo que se
relaciona con la aplicación de prelanzamiento, pero sólo en la medida de lo necesario
para resolver el conflicto. Usted reconoce que la aplicación es una versión de
prelanzamiento, que no se trata de un producto final de Santa Rita Investments Inc. y
que puede contener errores de programación o de otro tipo y problemas que podrían
causar fallos de sistema o de otro tipo y pérdida de datos. Por ello, la aplicación de
prelanzamiento se proporciona "TAL CUAL" y Santa Rita Investments Inc. rechaza toda
garantía u obligaciones de responsabilidad hacia Usted de cualquier tipo. Usted
reconoce: que Santa Rita Investments Inc. no le ha prometido ni garantizado que la
aplicación de prelanzamiento será anunciado o puesto a disposición de nadie en el
futuro, que Santa Rita Investments Inc. no ha expresado o implicado obligación
ninguna hacia Usted acerca del anuncio o introducción de la aplicación de
prelanzamiento, que Santa Rita Investments Inc. puede decidir no introducir un
producto similar a, o compatible con, la aplicación de prelanzamiento. Igualmente
reconoce que Usted asume todos los riesgos derivados de cualquier investigación o
desarrollo que Usted pueda realizar en relación con la aplicación de prelanzamiento o
cualquier producto con él relacionado. Durante el tiempo que este Contrato sea válido,
si Santa Rita Investments Inc. así se lo pidiese, tendrá que proporcionar a Santa Rita
Investments Inc. información y comentarios acerca del periodo de prueba y del uso de
la aplicación de prelanzamiento, incluidos informes de errores y problemas. Si la
aplicación de prelanzamiento se le ha proporcionado de conformidad a un contrato
escrito por separado, (Contrato para productos de prelanzamiento), el uso que Usted
haga de la aplicación de prelanzamiento está igualmente regulado por dicho contrato.
Usted acuerda que no tiene intención y certifica que de hecho no otorgará licencias,
arrendará, prestará, alquilará, o transferirá la aplicación de prelanzamiento. Tras la
recepción de una versión posterior tampoco lanzada al mercado, de la aplicación de
prelanzamiento, o el lanzamiento por Santa Rita Investments Inc. de una versión
comercial al mercado de la aplicación, tanto si se tratase de un producto individual
como si forma parte de un producto mayor, Usted accede a devolverlo o destruir todas
las versiones anteriores de la aplicación de prelanzamiento que haya recibido de Santa
Rita Investments Inc. y a regirse por los términos del Contrato de licencia de usuario
final, para cualquiera de las mencionadas versiones posteriores de la aplicación de
prelanzamiento. Excepto en el caso de que se contradiga alguna condición o término
de esta Cláusula, si se encuentra ubicado fuera de los EE.UU. Usted se compromete a
devolver o destruir todas las versiones no lanzadas al mercado de la aplicación de
prelanzamiento, en un plazo de treinta (30) días una vez concluido su periodo de
prueba, cuando la fecha sea anterior al lanzamiento al mercado público de la primera
partida de dicho programa. Santa Rita Investments Inc. se reserva el derecho al uso
de toda versión de prueba o prelanzamiento por los usuarios, después del lanzamiento
de la versión final, para tal fin Santa Rita Investments Inc. puede incluir código que
limite el uso de dicho software al caducar su periodo de prueba o al alcanzar la fecha
que se estima que la versión final pueda estar disponible en el mercado.
8. LIMITACIÓN DE RESPONSABILIDAD. EN NINGÚN CASO SANTA RITA INVESTMENTS

INC. O SUS PROVEEDORES SERÁN RESPONSABLES ANTE USTED POR CUALQUIER
DAÑO, RECLAMACIÓN O COSTOS DE CUALQUIER NATURALEZA, NI DE NINGÚN DAÑO
RESULTANTE, INDIRECTO, INCIDENTAL, PUNITIVO O ESPECIAL, NI DE PERJUICIOS O
PÉRDIDA DE AHORROS, AÚN EN EL CASO QUE UN REPRESENTANTE DE SANTA RITA
INVESTMENTS INC. HUBIERA SIDO NOTIFICADO DE LA POSIBILIDAD QUE SE
PRODUZCAN DICHAS PÉRDIDAS, DAÑOS O PERJUICIOS, RECLAMACIONES O COSTOS,
NI DE NINGUNA RECLAMACIÓN PRESENTADA POR TERCEROS. LAS LIMITACIONES Y
EXCLUSIONES ANTERIORES SE APLICARÁN EN LA MEDIDA EN QUE LO PERMITA LA
LEGISLACIÓN APLICABLE EN SU JURISDICCIÓN. LA RESPONSABILIDAD CONJUNTA
203
LICENCIA
TOTAL DE SANTA RITA INVESMENTS INC. Y SUS PROVEEDORES CONFORME O EN

RELACIÓN CON ESTE CONTRATO YA SEA CONTRACTUAL O EXTRACONTRACTUAL
(INCLUYENDO EN CADA CASO RESPONSABILIDAD POR NEGLIGENCIA SIN LIMITACIÓN
ALGUNA) O DE CUALQUIER OTRA FORMA, SE LIMITARÁ A LA CANTIDAD PAGADA POR
LA APLICACIÓN, EN CASO DE EXISTIR. Nada contenido en este Contrato limita la
responsabilidad de Santa Rita Investments Inc. ante Usted en el caso de muerte o
lesiones resultantes de la negligencia de Santa Rita Investments Inc. o por daño
causado por engaño (fraude). Santa Rita Investments Inc. actúa en nombre de sus
proveedores con el fin de renunciar, excluir y/o limitar las obligaciones, garantías y
responsabilidad tal y como se establece en este Contrato, pero no con otros objetivos o
fines. Para obtener más información, por favor contacte a Servicio al Cliente de Santa
Rita Investments Inc.
9. Reglas de exportación. Usted está de acuerdo en que la aplicación no podrá ser

enviado, transferido o exportado a ningún país, ni se utilizará en ninguna forma que
prohíba la Ley de Administración de Exportaciones de los Estados Unidos de América
(United States Export Administration Act) o cualquier otra ley, restricciones o
reglamentos de exportación (conjuntamente "Leyes sobre Exportación"). Asimismo, si
la aplicación se identifica como un elemento controlado de exportación según las Leyes
sobre Exportación, Usted declara y garantiza no ser ciudadano de, o no ser residente
en, una nación bajo embargo (incluyendo sin limitación a Irán, Irak, Siria, Sudán,
Libia, Cuba, Corea del Norte y Serbia) y que las Leyes sobre Exportación no le
prohíben de ninguna forma recibir la aplicación. Todos los derechos para utilizar la
aplicación se otorgan bajo la condición que dichos derechos se perderán si Usted
incumple los términos de este Contrato.
10. Ley Aplicable. Este Contrato se regirá e interpretará de conformidad con las leyes
substantivas vigentes en el Estado de la Florida, en los tribunales respectivos de la
ciudad de Boca Ratón en los Estados Unidos de América. Este Contrato no se regirá por
las disposiciones sobre el conflicto de leyes de cualquier país o por la Convención de
las Naciones Unidas sobre los Contratos de Compraventa Internacional de Mercaderías,
cuya aplicación queda expresamente excluida.
11. Disposiciones Generales. Si se determina que cualquier parte de este Contrato es

nula y no exigible, lo anterior no afectará la validez del resto del Contrato, que
permanecerá válido y exigible de conformidad con sus términos. Este Contrato no
perjudicará los derechos conferidos en las leyes de cualquier parte que opere como
consumidor. Este Contrato sólo se podrá modificar mediante un escrito firmado por un
representante autorizado de Santa Rita Investments Inc. Santa Rita Investments Inc.
podrá otorgar una licencia para las Actualizaciones con términos adicionales o
diferentes. El presente Contrato representa el acuerdo completo entre Santa Rita
Investments Inc. y Usted en relación con la aplicación y reemplaza cualquier
representación, discusión, compromiso, comunicación o publicidad anterior relacionada
con la aplicación.
12. Notificación a los Usuarios Finales del Gobierno de los EE.UU. La aplicación y la
Documentación constituyen "Elementos Comerciales" (Commercial Items), tal y como
se define dicho término en el 48 C.F.R. §2.101, consistente en un "Software
Informático Comercial" y "Documentación de la aplicación Informático Comercial", tal y
como se utilizan dichos términos en el 48 C.F.R. §12.212 o el 48 C.F.R. §227.7202,
según corresponda. De conformidad con el 48 C.F.R. §12.212 o el 48 C.F.R.
§§227.7202-1 hasta 227.7202-4, según corresponda, se han otorgado licencias a los
usuarios finales del gobierno de EE.UU. para la aplicación Informático Comercial y
Documentación de la aplicación Informático Comercial (a) únicamente como Elementos
Comerciales y (b) únicamente con los derechos que se conceden al resto de usuarios
finales sujetos a los términos y condiciones descritos en el presente Contrato. Los
derechos sin publicar quedan reservados conforme la ley derechos de autor (copyright
laws) de los Estados Unidos de América. Santa Rita Investments Inc., 6787 Aliso Ave.
West Palm Beach, FL 33413, USA. Para los Usuarios Finales del Gobierno de EE.UU.,
Santa Rita Investments Inc. acepta cumplir todas las leyes de igualdad de
oportunidades aplicables incluyendo, de ser apropiado, las disposiciones de la Orden
204
LICENCIA
Ejecutiva 11246, con las reformas correspondientes, así como las disposiciones
contenidas en el 41 CFR partes 60-1 hasta 60-60, 60-250, y 60-741. La cláusula y
normativas del programa de acción afirmativa contenidas en la frase anterior se
incorporarán por referencia a este Contrato.
13. Cumplimiento con Licencias. En caso de ser una empresa u organización, Usted
está de acuerdo en que si Santa Rita Investments Inc. o un representante autorizado
de Santa Rita Investments Inc. así lo solicita, tendrá que documentar y certificar
completamente dentro del plazo de 30 (treinta) días que el uso de cualquier software
de Santa Rita Investments Inc. en dicho momento cumple con las licencias válidas de
Santa Rita Investments Inc.
Si Usted tiene preguntas con relación a este Contrato, o si desea solicitar información
adicional a Santa Rita Investments Inc., por favor utilice la dirección y la información
de contacto incluida en este producto para ponerse en comunicación con la oficina de
Santa Rita Investments Inc. que presta servicio en su jurisdicción.
Santa Rita Investments Inc. y AutoSoft Taller son marcas o marcas registradas de
Santa Rita Investments Incorporated en los Estados Unidos de América y/o en otros
países.
Copyright (c) 2000-2011 Santa Rita Investments Incorporated y/o sus proveedores.
205

Manual de Usuarios AutoSoft Taller 4.00 PDF

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Manual de Usuarios AutoSoft Taller 4.00 PDF

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

AutoSoft Taller™

Versión 4.00 Edición Estándar

Telf. (561) 228-8627

Impreso en los Estados Unidos de América.

A utoSoft Taller nació en Diciembre del 2001. Al trascurrir del tiempo

Entendemos cómo trabaja su negocio y hemos creado una herramienta que

Nuestros productos están orientados a cubrir las necesidades del mercado de

Este programa se adapta a casi cualquier tipo de negocio de reparación,

Estamos seguros que la implementación de este programa en su negocio,

Ing. Firmo Lopez

Preguntas Más Frecuentes

¿Cómo adapto la aplicación a mi país?

¿Cómo cambio a la moneda de mi país?

¿Cómo desactivo el navegador para que no se abra al

¿Cómo crear un registro nuevo?

¿Cómo se guardan los datos?

¿Cómo imprimir la Orden de Trabajo?

La otra forma es dando ingreso al Vehículo, pulsando sobre el icono “Orden

¿Cómo cambiar el propietario a un vehículo?

¿Puedo Eliminar Presupuestos o Facturas?

¿Por qué a veces no puedo modificar un Presupuesto?

¿Si una Factura es anulada, que ocurre con el Presupuesto?

¿Por qué a veces no puedo reimprimir una Factura?

Si se contesta afirmativamente por error, o se desea reimprimir una Factura,

¿Es estrictamente necesario utilizar el Control de Status y

¿Puedo modificar la fecha y hora de creación de un

¿Puedo eliminar Clientes o Vehículos?

¿Para que sirven las pestañas de “Trabajos Externos” de la

L a instalación de la aplicación es sumamente sencilla, algunos cambios

Internet, usted deberá tener un archivo denominado AutoSoft30.exe

Si está haciendo una instalación en Windows Vista ® o Windows 7®, puede

Una vez ejecutado el instalador, aparecerá una ventana similar a la siguiente:

El instalador lo guiará paso a paso por el proceso de instalación.

En primer lugar, debe leer cuidadosamente el contrato de licencia, si está de

Posteriormente le pedirá que proporcione la carpeta donde se va a instalar la

Si pulsa en “Cambiar…” y ubica el Disco (C:), se mostrará la siguiente

Una vez seleccionada la carpeta de instalación, debe elegir el tipo de

Debe haber una

Monousuario o Servidor Local: Seleccione instalar AutoSoft Taller tipo

En este sentido, la primera instalación a realizarse en caso de querer utilizar

Antes de comenzar la copia de los archivos, se le presenta un resumen de la

Al pulsar sobre Instalar, comenzará el proceso de copiado de archivos. Este

Durante la copia de los archivos, se podrá apreciar una ventana similar a la

Para terminar la instalación se le presentará la siguiente ventana:

Haga click en “Finalizar” para terminar.

Para cualquier duda acerca de cómo compartir discos duros y conceptos de

Ejecución por primera vez

También puede ejecutar la aplicación haciendo click en “Inicio  Todos los

“Configuración de inicio” que veremos mas adelante, la segunda es para

Al ejecutar la aplicación por primera vez, dependiendo del sistema operativo

Instalación tipo Servidor

El programa mostrara la ventana de acceso, por lo general el campo de

Usted puede asignar una contraseña al usuario administrador, mas adelante le

Observara que en la parte superior se le indica un contador del tiempo que

Instalación tipo Cliente

Las instalaciones tipo Cliente no requieren activación, pero si usted ha

Nombre: Estación Cliente

El límite de estaciones Cliente en una red, es determinado por el servidor y

Antes de ejecutar la aplicación desde cualquiera de las estaciones tipo

Definición de las carpetas de Datos

-Datos Locales: Se encuentran los datos locales propios de la aplicación que

Es imprescindible que la unidad de disco duro donde fue instalado AutoSoft

Networks. En el Anexo 1 de este manual, se presenta una explicación