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Asesor:
LIMA – PERÚ
2017
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN 17
MARCO HISTÓRICO 19
LA DIGITALIZACIÓN EN EL MUNDO 19
LA DIGITALIZACIÓN EN EL PERÚ 20
LA DIGITALIZACIÓN EN LA EMPRESA EN ESTUDIO 22
PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN 31
MARCO REFERENCIAL 40
ANTECEDENTES 40
ESTADO DE ARTE 44
MARCO TEÓRICO 46
Diagrama de causa y efecto. 46
Tormenta de ideas (brainstorming). 47
Matriz de análisis y priorización (Vester). 47
Diagrama de Pareto. 48
Diagrama de flujo. 48
Diagrama PEPSU. 49
Proceso. 50
Productividad. 52
Layout. 52
FIFO. 53
Las cinco S (5´S). 53
Estudio de tiempos. 55
Suplementos del estudio de tiempos. 55
Valoración del ritmo de trabajo. 57
Cálculo del tiempo normal. 57
Cálculo del tiempo estándar. 58
Manual de organización y funciones (MOF). 58
Capacitación. 58
Motivación. 59
Servicio al cliente. 60
SEMÁNTICA, TÉRMINOS Y DEFINICIONES 61
OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN 64
OBJETIVO GENERAL 64
OBJETIVOS ESPECÍFICOS 64
JUSTIFICACIÓN TEÓRICA 65
JUSTIFICACIÓN PRÁCTICA 66
JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA 66
JUSTIFICACIÓN SOCIAL 67
HIPOTESIS DE LA INVESTIGACIÓN 68
MATRIZ DE CONSISTENCIA 69
MARCO METODOLOGICO 70
MÉTODO DE INVESTIGACIÓN 70
TIPO DE INVESTIGACIÓN 70
NIVEL DE INVESTIGACIÓN 70
DISEÑO DE INVESTIGACIÓN 72
PARADIGMA 72
ENFOQUE 72
VARIABLES 72
VARIABLE INDEPENDIENTE 73
VARIABLE DEPENDIENTE 73
RELACIÓN ENTRE VARIABLES 73
POBLACIÓN Y MUESTRA 73
UNIVERSO 74
POBLACIÓN 74
MUESTRA 74
UNIDAD DE ANÁLISIS 76
TÉCNICA E INSTRUMENTO 76
TÉCNICA 76
INSTRUMENTO 77
DIAGNÓSTICO ACTUAL 78
IMPLEMENTACIÓN 142
RESULTADOS 152
DISCUSIÓN 164
CONCLUSIONES 167
RECOMENDACIONES 170
REFERENCIAS 171
ANEXOS 173
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 40: Toma de tiempos para el proceso productivo antes de la implementación 147
Tabla 41: Toma de tiempos para el proceso productivo después de la implementación 149
Figura 38: Porcentaje de entrega de microformas aceptadas en los ciclos de producción 158
ÍNDICE DE ANEXOS
Anexo 13: Despliegue de los materiales de trabajo para el proceso de digitalización 187
Anexo 31: Encuesta corta para el personal de la entidad respecto al grado de satisfacción 264
Anexo 33: Propuesta del Sistema de gestión integrado cotizado para la certificación de Tri
Norma 267
DEDICATORIA
y amor.
nuestra carrera.
RESUMEN
A lo largo de este análisis se identificó que la empresa en estudio tenía márgenes bajos en este
producción no existían los puntos de control de calidad después de las actividades criticas lo
Por ende, se implementó una mejora en todo el proceso productivo desde la creación de un
otorgamiento de Buena Pro, así como una rentabilidad del proyecto positiva.
de calidad.
ABSTRACT
This research studies details the problem of one of the projects of digitization of documents of
The magnitude of the project under study lies in providing an efficient digitization service and
the creation of microforms. Through this research was evaluated and performed the diagnosis
of all the activities involved in the production line from the receipt of legal documents in the
Central File of the client until the delivery of the final microform.
Throughout this analysis it was identified that the company under study had low margins in
this project because there was no established procedure and within the production line there
were no quality control points after the critical activities which generates low productivity and
reprocessing.
Therefore, an improvement was implemented throughout the production process from the
creation of a work procedure, the correct training for operators and the establishment of quality
control points whose main objective is to increase productivity and obtain a standard
digitalization process so that in future presentations of offers and service executions, the
company in studies will apply them and obtain as a result the granting of Good Pro, as well as
INTRODUCCIÓN
En los últimos años, muchos países y empresas de diferentes rubros han incrementado su
La digitalización en Perú ha ido creciendo a lo largo del siglo XXI, ocasionando que
empresas especializadas busquen mejoras en sus procesos para ser más productivas y a su vez
digitalización, así como el marco teórico será referente a los procesos, metodologías,
investigación estará delimitado a las exigencias del proyecto en estudio que tiene como cliente
Respecto al marco referencial, se ha especifica los antecedentes, el estado del arte y el marco
teórico, los cuales fundamentas y avalan nuestra tesis. De la misma manera se ha establecido
Consecutivamente, se detalla el diagnostico actual del proyecto que posee la empresa y las
propuestas de mejora, así como la implementación que se ha realizado y los resultados finales
que dan como resultado el incremento de la productividad sustentada bajo una estandarización
MARCO HISTÓRICO
La digitalización en el mundo
Belinógrafo, este invento transmitía imágenes a través de la línea telefónica, que a lo largo del
tiempo se denominó FAX. Con el paso de los años, la tecnología fue avanzando en grandes
pasos hasta que en la década de los 40’s se construyeron las primeras computadoras
Posteriormente en la década de los 80’s se fabrica por primera vez los escáneres digitales,
En el artículo realizado por Arien González sobre la digitalización, resalta la siguiente frase:
Por otro lado, según Valdespino, en su artículo “Sistema de información de archivo abierto
América Latina fueron Colombia, Costa Rica y Brasil mediante la digitalización de sus
empresas incrementar su productividad, eficiencia, pero sobre todo un ahorro ya que todo se
Las Firmas como Coopers & Lybrand, Nolan Norton Institute, Ernst & Young, Sandy
Schiele y Betsy Delfosse y otras, publicaron los resultados de los estudios realizados para saber
20
los empleadores.
conferencia donde se concluyó que la información digital posee un valor económico, no solo
La digitalización en el Perú
(2007), con el transcurso de los años se ha manifestado diferentes normas relacionadas a las
ley anterior.
deja cada vez de lado los grandes costos de inventario en almacén y los gastos referido a este.
Asimismo, este servicio ayuda a las personas a estar más cerca y tener una mayor facilidad de
legales los tramites de solicitud de préstamo son engorrosos y tiene una larga duración; por
21
ello, La Cuarta Disposición Final del reglamento menciona la función de los fedatarios,
convocan mediante los concursos emitidos por las entidades públicas o privadas, que en
La mayoría de estos procesos se rigen bajo el sistema de precios unitarios. En estos últimos
años el precio unitario por imagen digitalizada es aproximadamente S/. 0.30 incluido IGV. Este
precio debe reflejar el cumplimiento de los Requerimientos Técnicos Mínimos que se presentan
GMD
INDRA S.A
CERTICOM S.A.C.
A y D ASOCIADOS S.A.
POLYSISTEMAS S.A.C
En una entrevista realizada al Sr. Saravia, colaborador de la empresa GMD señala que, desde
hace 15 años, GMD brinda el servicio de digitalización con valor legal en el Perú y son los
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líderes en todo el mercado peruano. Además, estiman actualizar su tecnología para brindar un
mejor servicio y seguir posicionados en todos los sectores públicos y privados del país.
Como se muestra en la Figura N° 1, América Latina tiene 46% de presencia global en ventas.
Desde el año 2010 la empresa en estudio ha desarrollado en Perú una sólida oferta de alto valor
mercados verticales que se observan en la Figura N°2, además podemos observar que el 36%
23
de los servicios brindados por la empresa en Perú están relacionados al mercado horizontal
Fuente: La empresa
La empresa en estudio posee diferentes mercados para cada tipo de cliente como se explica
líneas arriba, el mercado horizontal BPO apoya a los mercados verticales en los servicios
En este capítulo, nos enfocaremos solo al servicio de digitalización de documentos con valor
estudio, así como los servicios que se han podido obtener al largo de estos 03 últimos años.
24
CLIENTE
MERCADO V.ADJUDICADO MONEDA IMÁGENES
COMERCIAL
Superintendencia Nacional
AAPP de Administración 24,795,976.10 Soles 74,754,244
(SUNAT)
Registro Nacional de
AAPP Identificación y Estado 45,240,000.00 Soles 12,000,000
Civil (RENIEC)
Oficina de
AAPP Normalización 133,222,899.51 Soles -
Previsional (ONP)
ENDESA-
ENDESA PERÚ S.A. 865,066.71 Soles -
ENEL
Oficina de
AAPP Normalización 160,809,129.91 Soles -
Previsional (ONP)
oportuna disponibilidad del indicado acervo documentario para las consultas que se requieran.
La empresa en estudio posee una gran participación en este mercado siendo este tipo de
servicio uno de los pilares fundamentales de la rentabilidad de la empresa. Sin embargo; a pesar
ejecución de servicios de esta índole debido a que existen proyectos que han sido penalizados
TIPO PROYECTO/
MERCADO CLIENTE COMERCIAL PENALIDADES
SERVICIO
Superintendencia Nacional BPO / BPO
AAPP de Administración Externalización Procesos 5.67%
(SUNAT) de Negocio trans
Registro Nacional de BPO / BPO
AAPP Identificación y Estado Civil Externalización Procesos 2.32%
(RENIEC) de Negocio vertical
BPO / BPO
Oficina de Normalización
AAPP Externalización Procesos 0.00%
Previsional (ONP)
de Negocio vertical
Soluciones de Tercer / IP3
ENDESA-
ENDESA PERÚ S.A. Integración de productos / 0.00%
ENEL
paquetes de tecnología
BPO / BPO
FINANZAS Banco de la Nación Externalización Procesos 0.00%
de Negocio vertical
BPO / BPO
Oficina de Normalización
AAPP Externalización Procesos 0.00%
Previsional (ONP))
de Negocio vertical
La tabla de penalidades de los proyectos ejecutados en los últimos 3 años pone en manifiesto
que la empresa en estudio posee aproximadamente el 33% de sus servicios penalizados, dando
Cada cliente establece bajo un reglamento las penalidades a considerar durante la ejecución
prestado, el cliente estará en su facultad de administrar una penalidad por cada día o tiempos
Donde:
F = 0.40
Si al momento de la devolución de los documentos por parte del Contratista al cliente, este
que llegan a equivaler hasta el diez por ciento (10%) del monto del contrato que se tiene en
pudiéndose presentar a los concursos convocados para el Estado por un período mínimo de 03
años.
Para analizar la problemática de manera global de la empresa en estudio con los puntos
explicados líneas arriba, se realizará el análisis mediante una matriz de prioridades Vester, en
PROBLEMA DESCRIPCIÓN
Acumulación de penalizaciones en diferentes
P1
proyectos
P2 Proyectos de digitalización bajo y/o negativo margen
P3 Mucha competencia en el mercado
P4 Falta de involucramiento por parte de la empresa
P5 Falta de contactos en las entidades públicas y privadas
P6 Resistencia al cambio (retos)
P7 Precios altos en el mercado de licitaciones
Elaboración propia
Total
ITEM DESCRIPCIÓN P1 P2 P3 P4 P5 P6 P7
activos
Acumulación de penalizaciones en
P1 3 1 2 1 0 1 8
diferentes proyectos
Proyectos de digitalización bajo y/o
P2 3 2 3 2 2 3 15
negativo margen
P3 Mucha competencia en el mercado 0 0 2 2 1 2 7
Falta de involucramiento por parte de la
P4 0 1 1 2 2 1 7
empresa
Falta de contactos en las entidades públicas
P5 0 2 2 1 0 1 6
y privadas
P6 Resistencia al cambio (retos) 0 2 1 1 0 0 4
Total pasivos 4 10 10 9 7 5 8
Elaboración propia
Elaboración propia
29
empresa radica en los proyectos de digitalización que poseen bajos y/o negativos márgenes de
C. COSTO CLIENTE PROYECTO AÑO 2015 Acum Ant. Ene-16 Feb-16 Mar-16 Abr-16
Cobro - - - - - -
- - - - 7,462,874.96
1,275,804.69 712,827.77 733,777.76 701,308.08 7,516,391.90
1,201,459.11 625,573.77 657,216.55 639,111.77 6,387,913.44
74,345.58 87,254.00 76,561.21 62,196.31 1,128,478.46
5.83% 12.24% 10.43% 8.87% 15.01%
- - - - -
- - - - -
PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN
grabación con valor legal de 27,300,000 de imágenes, así mismo el servicio tendrá una duración
de doce (12) meses y debe cumplir lo estipulado en la Norma Técnica Peruana (NTP)
392.030.2:2005.
Cabe mencionar que la empresa en estudio no cuenta con un tiempo estándar establecido
riesgo los tiempos de entrega y ejecución debido a los dos tipos de reprocesos que existe, estos
los clientes una mala reputación de la empresa generando insatisfacción en nuestro cliente. Sin
embargo, no solo se trata de mal prestigio que dichos problemas pueden ocasionar a la empresa,
a la vez la rentabilidad del proyecto es baja. La empresa debe tener en cuenta que, al no cumplir
con lo estipulado en el contrato de servicio, los clientes pueden rescindir el contrato y colocar
efectuó una lista de las principales causas que evita que el proceso de digitalización tenga una
El personal operativo espera las indicaciones y recargas de trabajo por parte de los
supervisores.
Paradas de escáneres.
Producto final (microforma) no cumple con las características solicitadas por el cliente.
Duplicidad de tareas.
Elaboración propia
35
Con las causas identificadas líneas arriba, se ha podido identificar los principales problemas
que afectan a la empresa. Gracias a estas técnicas, se realizó en porcentajes y su acumulado por
en la Figura N° 5.
Elaboración propia
36
Frec.
DESCRIPCIÓN CAUSAS Frecuencia Frec. %
Acumulada
Insatisfacción del cliente por los
reprocesos en la microforma
C1 10 8% 8%
No existe un procedimiento
establecido
C8 10 8% 15%
Elaboración propia
37
DIAGRAMA DE PARETO
Figura 5: Diagrama de Pareto de los principales problemas que se presentan en el proceso de digitalización de documentos legales
Elaboración propia
38
En el diagrama de Pareto se observa los problemas más críticos de mayor a menor magnitud
Analizando las causas principales del resultado del Diagrama de Ishikawa y Pareto se puede
concluir que la productividad en los proyectos de digitalización es baja y por ende no existe
una buena rentabilidad al final del servicio. Esto radica debido a que no existe un procedimiento
de trabajo del proceso de digitalización para lo cual se debe hacer una correcta implementación
De igual modo, se divisa la falta de capacitación a los operarios debido a que no hay un flujo
continuo dando como resultado la existencia de reprocesos, así como la microformas producto
Por lo tanto, los problemas del presente trabajo de investigación quedan formulados de la
siguiente manera:
Problema general.
Problemas específicos.
Problema específico 1.
Problema específico 2.
¿En qué medida un programa de capacitación disminuirá los reprocesos en los proyectos de
Problema específico 3.
¿De qué manera la implementación de nuevos puntos de control calidad incrementa el nivel
- Los lotes de producción a digitalizar contienen hojas A4 y bulky en buen estado, para
el caso de estudio no se han considerado hojas en mal estado que necesiten algún tipo de
MARCO REFERENCIAL
Antecedentes
Internacionales.
Ruiz Macías, Javier (2014) en su tesis “Organización del almacén de consumos internos en
una tienda de autoservicios aplicando la metodología 5S” presenta la propuesta para mejorar
las funciones del almacén de consumos internos. Para lograr el objetivo se creó un plan de
por la implementación de las 5S, teniendo como resultado la disciplina en sus trabajadores, los
cuales mantendrán el almacén limpio, ordenado y seguro, logrando la mejora de las actividades
Casan Ayarvide, Franklin (2006-2007) en su tesis “Mejora continua para la satisfacción del
presenta los problemas que tiene el departamento tales como: deficiencia en el sistema
propone una serie de etapas dentro de las cuales se considera la elaboración de un manual de
Maurice, Richard (2008) en su tesis “Desarrollo de una propuesta para mejorar la gestión
del tiempo de los proyectos de digitalización” detalló los problemas que presenta la empresa
disminución de ingresos. El autor realizó un análisis situacional del proceso de gestión del
Ideal S.A.”, cuyo objetivo es actualizar los procedimientos del Manual de Aseguramiento de
evaluar y encontrar las deficiencias en cada puesto de trabajo. Luego, detalló una guía de
capacitación, que especifica las competencias laborales que necesita cada trabajador por puesto
objetivo principal de esta tesis y cuyo fin es que el gerente cuente con las herramientas
42
administrativas para guiar correctamente todas y cada una de las actividades, funciones y tareas
Nacionales.
Mejía Mejía, Jesús Miguel (2016) en su tesis “Propuesta de mejora del proceso de
producción en una empresa que produce y comercializa microformas con valor legal”, tiene
como objetivo la reducción y/o eliminación de costos y actividades del área de producción, que
futuros proyectos. Se obtuvo como resultado la disminución del tiempo de proceso de los libros
de 7.1 días a 0.7 días, además de un incremento en las eficiencias de sus líneas de producción
escala que abarca más de dos millones de imágenes mensuales, dicho procesos han aplicado
Martell Ruiz, Bebeto y Sánchez Ayala, Alicia (2013) en su tesis “Plan de capacitación para
mejorar el desempeño de los trabajadores operativos del gimnasio Sport Club de la ciudad de
Trujillo-2013”, tocan el problema de la percepción que tenían los clientes del gimnasio sobre
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sus trabajadores. Las principales razones de esta percepción tenían que ver con que sea personal
nuevo, en su mayoría, y sin ninguna capacitación para ejercer sus labores. Mediante la
implementación del plan de capacitación se logró incrementar la capacidad para resolver quejas
de los clientes de manera rápida y adecuada, disminuyeron las quejas de los compañeros sobre
realizó una encuesta a los clientes del gimnasio que dio un 3.39 de promedio al desempeño de
los trabajadores (en una escala de 0 a 10, donde 0 representa un pésimo desempeño y 10 óptimo
como resultado 7.83. Como resultado final, se comprobó que luego de la implementación del
teniendo en cuenta que no se han tenido trabajos previos de ingeniería. Los principales
de huevos (11.4%).
herramientas usadas para la recolección de datos que permitieron conocer las deficiencias de
Estado de arte
persona, hecho, etc. sobre la que se haya querido representar (Michael Buckland, 1998). Con
esto llegamos a la conclusión que un documento no sólo se trata de un escrito en papel, sino
un medio o unidad de almacenamiento digital, que pueda ser entendido al ser mostrado desde
una pantalla o impreso en una hoja y que no haya pasado por algún proceso adicional, al de
estáticos, sino también a los dinámicos, se puede digitalizar el sonido, el movimiento, dando
como resultado una preservación y propagación de estas. Vemos que ahora es muy sencillo
buscar y copiar películas o canciones, encontrar libros y poder consultarlos las veces que
quieras sin la necesidad de llevártelo a casa o ir a una biblioteca. Pero no todo termina aquí, la
digitalización va más allá y afecta otros sectores diferentes a los ya mencionados, como la
código de barras, compras online y las bases de datos de diferentes áreas (Javier Echevarría,
2009).
de almacenamiento y los costos que esto implica. El proceso abarca desde la digitalización de
los documentos, hasta que estos pueden ser consultados por los interesados. Dentro de las
principales ventajas que se encuentran en este proceso, se puede destacar la rapidez con la que
posibilidad de ajustar los parámetros de calidad. Se debe tener en cuenta que, si bien ya no se
seguridad para evitar robos de información valiosa. (Julián Bescos y Juan Navarro, 1997).
Las empresas gastan entre el 6 y 15% de sus ingresos, en gestionar “los papeles” (David
electrónica, sólo el 36% la estaba cumpliendo. El tener las facturas electrónicas ahorra costos,
Marco teórico
Llamado también en otros libros como el diagrama de “Espina de pescado”, fue creado por
Kaoru Ishikawa.
Según Gómez, Vilar y Tejero esta herramienta es utilizada para relacionar causas y efectos.
Asimismo, se puede utilizar para estructurar el resultado de una sesión de tormenta de ideas
donde se encuentre la relación entre un efecto y las causas que lo producen, logrando de esta
Utilizando este diagrama podemos tener diversos razonamientos para aplicarlos a cualquier
Definir claramente el efecto cuyas causas van a identificarse y ponerlo por escrito.
Identificar las causas verdaderas, así como la causa raíz y agruparlas por categorías (máquina,
Dibujar una flecha horizontal larga y colocar en la punta el efecto definido con anterioridad.
Para ayudar a determinar las posibles causas se pueden responder las siguientes preguntas,
El libro Seis Sigma escrito por Gómez, Vilar y Tejero, describe esta herramienta como una
técnica que, utilizando la interacción de personas de un grupo de personas, sirve para generar
Para realizar una buena utilización sobre la herramienta” Tormenta de ideas” se debe realizar
Invitar a todos los miembros del grupo a intervenir en la discusión y explicación de nuevas
ideas.
Finalmente, anotar todas las ideas y evaluar cuales son viables para su análisis.
matriz en un formato de doble entrada, es decir los problemas son colocados de manera vertical
Se coloca el nivel de causalidad de los problemas sobre cada uno, es decir las ponderaciones
que tienen como valor desde el 0 (n o existe causa) hasta el valor 3 (causa fuerte).
Diagrama de Pareto.
Asimismo, un diagrama de Pareto es una técnica gráfica simple para ordenar elementos,
desde el más frecuente hasta el menos frecuente, basándose en el principio de Pareto. Gómez,
Vilar y Tejero (2002) señalan que este principio de Pareto es 80% de los problemas provienen
Diagrama de flujo.
información de un proceso.
Para poder hacer una correcta elaboración de un diagrama de flujo, este se debe elaborar
entre todas las personas que participan en el proceso, es decir, supervisores, operarios y
clientes.
Según la UNIT se puede dibujar tanto el diagrama de flujo del proceso primario como el de
acontecimientos que ocurren para la realización de un producto (desde los materiales hasta los
49
productos). Lo cual ayuda a que el personal de trabajo conozca lo que debe hacer antes y
simbología informática, como se puede ver en la Figura Nº 6. El diagrama de flujo puede ser
Diagrama PEPSU.
proceso y su entorno. Para lo cual, se debe identificar a los proveedores (P), las entradas (E),
Para realizar el diagrama SIPOC se debe limitar el proceso y especificar las cuatro o cinco
etapas principales.
Para finalizar se identifica a los proveedores, que son los que proporcionan las entradas.
Proceso.
De acuerdo con la norma ISO 9001, es un conjunto de actividades que, al interactuar entre
sí, darán como resultado, la transformación de los insumos. Un proceso es una secuencia de
actividades que guardan relación, las cuales utilizan entradas (insumos) y al agregarle valor
organización.
sus elementos: entrada, salida que ya se han mencionado y proveedor, proceso y cliente como
se muestra en la Figura Nº 7.
clientes.
Se pueden mejorar.
Proveedor: es la persona o área encargada de dar las entradas al proceso, cumpliendo las
especificaciones dadas.
Recursos: son los elementos tangibles con los que se cuenta para el proceso.
Secuencia de actividades: es el flujo que sigue el proceso para transformar las entradas en
salidas.
Controles: son instrumentos que permiten regular al proceso y determinan que es lo que se
Cliente: es quien recibe la salida del proceso, el cliente puede ser interno o externo.
Productividad.
Según Chase y Jacobs (2014), la productividad se utiliza como una medida para saber que
tan bien, una entidad está utilizando sus recursos. La productividad se representa como la razón
de las salidas de un proceso entre las entradas. Entonces, se entiende por productividad a la
relación que existe entre los insumos necesarios para el proceso y los productos que da como
Unidades producidas
Productividad=
H-H
Layout.
con los que cuenta la organización para llevar a cabo su proceso de producción.
Flexibilidad.
Un layout eficaz, debe facilitar el flujo de materiales, personas e información entre las áreas
de la organización.
53
FIFO.
Por la sigla de su nombre en inglés (First-in, first-out). Según Muller (2005), este método
indica que las primeras mercancías adquiridas o ingresadas deben ser las primeras es salir o
venderse. Asimismo, es la metodología más utilizada para evitar los retrasos, así como el
Las 5´S son cinco principios japoneses cuyos nombres comienzan con la letra S, dirigidos
en una misma dirección, el cual concluye en conseguir una empresa limpia, ordenada y un grato
Busca organizar y seleccionar las cosas, materiales que sirve y desechar las que no sirven.
Es decir, organizará todos los documentos, equipos, herramientas y otros utensilios que no sean
Seiton: Ordenar.
Seiso: Limpiar.
óptimo, asimismo asegura la limpieza y ordenamiento de las áreas de trabajo, para facilitar el
Se debe conservar la limpieza de la persona por medio de uso de ropa de trabajo apropiada
como EPP; es decir, lentes, guantes y otros, así como preservar un ambiente de trabajo
saludable y pulcro. Por otro lado, esta “S” busca desarrollar estándares y crear correctos
procedimientos para las tareas y cada una de las actividades relacionadas al puesto de trabajo.
Se debe asegurar que todo el personal participe en el proceso para que de esta manera
trabajo. De igual manera, se debe realizar una auto inspección cada cierto tiempo para seguir
Según Rey, la tres primeras S son etapas operativas, la cuarta es un control visual y por
último la quinta fomenta el hábito de práctica, pero principalmente la mejora continua de todo
el proceso.
55
Estudio de tiempos.
Desde finales del siglo XIX, se utiliza una herramienta para la medición del trabajo llamada
Estudio de tiempos y movimientos, fue desarrollada por Taylor. Al pasar de los años estos
tiempo permisible para realizar una tarea determinada, siendo la base en la medición del
contenido del trabajo del método prescrito, con la debida consideración de la fatiga y las
familiarizado con la nueva técnica antes de estudiar la operación. Además, el método debe
George Kanawaty (1996) indica que las lecturas en los estudios de tiempo se toman durante
un periodo parcialmente corto, en el cual no se logra capturar demoras inevitables o que no hay
sido observadas. Por ello, es necesario compensar estos tiempos y realizar ajustes para calcular
Existen dos tipos de suplementos según la Organización Internacional del Trabajo (OIT),
los cuales son constantes y variables como se muestra en la Tabla Nº 8, dicha tabla facilita su
cálculo.
Los suplementos por contingencias son el margen que se incluye en el tiempo estándar para
prever tiempos de trabajos pequeños o demora que no compensa medir porque no aparece con
56
La valoración del ritmo de trabajo se basa en comparar el ritmo real del trabajador u operario
RITMO DE TRABAJO
120 Acelerado
115 Rápido
110 Optimo
105 Bueno
100 Normal
95 Regular
90 Lento
85 Muy lento
80 Deficiente
Con la ayuda de la Tabla Nº 9 se muestra la Tabla del Ritmo de trabajo, asimismo se utiliza
Ritmo observado
FV =
100
tiempo.
Tn= To x FV
58
El tiempo estándar es la suma de los tiempos totales concedidos para cada elemento que
forme parte de una operación. Este tiempo incluye las tolerancias y retrasos que están fuera del
Este manual conocido por sus siglas MOF es un documento formal que las
empresas elaboran para plasmar parte de la forma de la organización que han adoptado y sirve
de todos los puestos en la empresa. También se suele incluir en la descripción de cada puesto
Es fundamental tener este tipo de documentos, debido a que todas las certificaciones de
calidad (ISO, OHSAS, etc.), lo requieran, sino porque su uso interno y diario, minimiza los
Para poder realizar una correcta elaboración del MOF, Franklin Ríos señala que se necesita
Capacitación.
Según Chiavenato (2007), la capacitación es un proceso de corto plazo, por medio del cual
objetivos definidos.
59
La capacitación se brinda para preparar a las personas en sus tareas, para desarrollar
Según Freivalds A. y Niebel B. (2014), la fuerza de trabajo en una empresa es uno de los
recursos principales porque sin trabajadores calificados, las tasas de producción serían
Aprendizaje en el trabajo
Instrucciones escritas
Instrucciones gráficas
Videocintas y DVD
Capacitación física
Motivación.
Robbins y Judge (2009), definen la motivación como el proceso que incide en la intensidad,
dirección y persistencia del esfuerzo que realiza un individuo o trabajador para lograr el alcance
Las investigaciones sobre la motivación se centran cada vez más en enfoques que relacionan
los conceptos sobre ésta con cambios en la manera en que está estructurado el trabajo. El diseño
del trabajo proporciona evidencia de que la forma en que se organizan los elementos de la tarea
De igual manera en este libro se habla sobre el modelo de las características de trabajo
(MCT), el cual fue desarrollado por Hackman y Oldham, y propone que cualquier trabajo esta
Servicio al cliente.
Mora García (2010) señala que el principal objetivo es controlar la cantidad de pedidos que
se entregan sin problemas, debido a que si la empresa atiende perfectamente es por ha cumplido
La entrega es completa.
La fecha de entrega del producto final se ha cumplido la fecha indicada por el cliente.
Contratista: Postor a quien se ha adjudicado la Buena Pro del presente proceso y suscribe
el contrato.
OCR: Es el reconocimiento óptico de caracteres, pero conocido por sus siglas en inglés
textos, los cuales se identifican automáticamente a partir de una imagen, símbolos o caracteres
que pertenecen a un determinado alfabeto, después son almacenados en forma de datos, de esta
manera se podrá interactuar con estos datos mediante un programa de edición de texto o algún
similar.
Fedatario: Para los casos relacionados a una prestación del servicio se considera Fedatario
juramentado con especialización en informática, la misma que debe cumplir con lo establecido
encuentra grabado en un medio físico como un CD, Blu- ray u otro, logrando que imagen se
conserve para que pueda ser vista y leída con la ayuda de equipos visores en cualquier momento
Ciclo de producción: Son las microformas con valor legal grabadas en un mes, durante la
fase operativa.
Micrograbación: Es un proceso por el cual se obtiene como producto las microformas, las
cuales inicialmente fueron documentos originales en papel bond u otro tipo; estas microformas
62
se entregan mediante medios electromagnéticos como CD, Blu- ray u otro medio digital donde
documentos Físicos.
Folio: Corresponde a una hoja de los documentos físicos que consta de dos caras o páginas
(anverso y reverso), el mismo que es considerado como la principal entrada o insumo del
proceso.
Mercado horizontal: Este tipo de mercado ofrece productos y servicios a ciertos clientes
de una manera menos especializada, es decir no atiende a todos los clientes sino a algunos de
almacenarlos, pero que pueden ser ofrecidos en renta o a la venta; por tanto, pueden ser el
objeto principal de una transacción ideada para satisfacer las necesidades o deseos de los
clientes.
Precio: Es el valor en dinero en que se estima el costo de algo, sea un producto, bien o
servicio.
Precio unitario: Es aquel que se le ha asignado a cada unidad de producto para su venta
detallada
Costo hundido: Son aquellos costos retrospectivos, que han sido incurridos en el pasado y
los elementos empleados. Es decir, para hablar de productividad se deberá aludir a la cantidad
Rentabilidad: Es la capacidad que tiene algo para generar suficiente utilidad o ganancia.
64
OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN
Objetivo general
Objetivos específicos
Objetivo específico 1.
Objetivo específico 2.
Objetivo específico 3.
soluciones informáticas.
65
Justificación teórica
Como consecuencia del avance de la era tecnológica del siglo XXI, si se lograra resolver el
resultado una disminución de costos, por consiguiente, se podría adquirir nuevo equipamiento
tecnológico para el favorecer nuestra línea de producción logrando reducir a su vez los tiempos
desproporcionalmente con el transcurrir del tiempo y las empresas buscan innovación y rapidez
en su cadena de producción. Por ende, el hardware y software que se utiliza deben ser de última
generación para poder estar acorde a los estándares y necesidades de la Empresa contratante.
Además, la empresa en estudio busca prevenir el impacto que sobre el medio ambiente tenga
utilizados y/o desechados en las actividades que son materia de la línea de producción en
estudio.
Finalmente, según Fanelli (2015) debemos basarnos bajo el pensamiento hacia cuidar de la
Justificación práctica
digitalización, así como en brindar las capacitaciones correspondientes a cada área involucrada
teniendo en cuenta que siempre que un personal capacitado esta apto para responder a cualquier
Justificación económica
análisis, se podría disminuir los costos que innecesariamente se incurre, el cual representaría
Considerando que los clientes según un estudio realizado por ERICROM DIGITAL muestra
como resultado que los costos de gestión documental anual de una compañía representan entre
Justificación social
El interés de generar mayor rentabilidad del negocio mejorando la eficiencia del proceso,
no solo busca incrementar la utilidad de la empresa junto con ello va la mejora en todos los
Asimismo, con los nuevos ingresos se difundirá capacitaciones de manera periódica junto
con ello la implementación de equipos de protección de alta calidad para las actividades donde
En consecuencia, si se reducen los costos, aumentan las utilidades, esto se vería reflejado
beneficiaría.
68
HIPOTESIS DE LA INVESTIGACIÓN
Hipótesis general
Hipótesis específicas
MATRIZ DE CONSISTENCIA
Título de la Investigación: “Procedimiento de trabajo para incrementar la productividad en los proyectos de digitalización en una empresa de
soluciones informáticas.”
PROBLEMA GENERAL OBJETIVO GENERAL HIPOTESIS GENERAL VARIABLES DIMENSIONES INDICADORES METODOLOGIA
Fórmula de la La presente
Determinar el incremento de la
¿Cuánto incrementará la Mediante la elaboración de un productividad: investigación es de tipo
productividad a través de la
productividad a través de la procedimiento de trabajo se VARIABLE cuantitativa debido a que
elaboración de un 𝑈𝑛𝑖𝑑𝑎𝑑𝑒𝑠 𝑝𝑟𝑜𝑑𝑢𝑐𝑖𝑑𝑎𝑠
elaboración de un procedimiento de incrementará la productividad en DEPENDIENTE 𝑃=
su principal objetivo es
procedimiento en los proyectos
trabajo en los proyectos de los proyectos de digitalización en Nivel de 𝐻 − 𝐻 𝑒𝑚𝑝𝑙𝑒𝑎𝑑𝑎𝑠 resolver el problema que
de digitalización en una
digitalización en una empresa de una empresa de soluciones Productividad producción presenta la investigación
empresa de soluciones
soluciones informáticas? informáticas. utilizando
informáticas.
conocimientos ya
PROBLEMAS ESPECIFICOS OBJETIVOS ESPECIFICOS HIPOTESIS ESPECIFICAS VARIABLE adquiridos mediante un
INDEPENDIENTE estudio basado en
Cumplimiento % 𝑪𝒖𝒎𝒑𝒍𝒊𝒎𝒊𝒆𝒏𝒕𝒐 𝒅𝒆𝒍 muestras realizadas en
¿En qué medida un procedimiento Determinar en qué medida un 𝒑𝒓𝒐𝒄𝒆𝒅𝒊𝒎𝒊𝒆𝒏𝒕𝒐
La elaboración de un Procedimiento de del campo para poder
de trabajo permite lograr un procedimiento logrará un 𝑶𝒑𝒆𝒓𝒂𝒓𝒊𝒐 𝒄𝒖𝒎𝒑𝒍𝒆 𝒆𝒍 𝒑𝒓𝒐𝒄𝒆𝒅𝒊𝒎𝒊𝒆𝒏𝒕𝒐
procedimiento incrementará la trabajo procedimiento × 𝟏𝟎𝟎 alcanzar el objetivo de la
incremento en la productividad en incremento en la productividad 𝑻𝒐𝒕𝒂𝒍 𝒅𝒆 𝒐𝒑𝒆𝒓𝒂𝒓𝒊𝒐𝒔
productividad en los proyectos de presente investigación.
los proyectos de digitalización en en los proyectos de
digitalización en una empresa de
una empresa de soluciones digitalización en una empresa de
soluciones informáticas.
informáticas? soluciones informáticas.
% 𝑰𝒎á𝒈𝒆𝒏𝒆𝒔 𝒄𝒐𝒓𝒓𝒆𝒄𝒕𝒂𝒎𝒆𝒏𝒕𝒆
Determinar en qué medida un 𝒑𝒓𝒐𝒄𝒆𝒔𝒂𝒅𝒂𝒔
¿En qué medida un programa de Un programa de capacitación Capacitación
programa de capacitación
capacitación disminuirá los disminuirá los reprocesos en los 𝑰𝒎𝒂𝒈𝒆𝒏𝒆𝒔 𝒄𝒐𝒓𝒓𝒆𝒄𝒕𝒂𝒎𝒆𝒏𝒕𝒆 𝒑𝒓𝒐𝒄𝒆𝒔𝒂𝒅𝒂𝒔
disminuirá los reprocesos en los × 𝟏𝟎𝟎
reprocesos en los proyectos de proyectos de digitalización en 𝑻𝒐𝒕𝒂𝒍 𝒅𝒆 𝒊𝒎𝒂𝒈𝒆𝒏𝒆𝒔 𝒂 𝒑𝒓𝒐𝒄𝒆𝒔𝒂𝒓
proyectos de digitalización en
digitalización en una empresa de una empresa de soluciones
una empresa de soluciones
soluciones informáticas? informáticas.
informáticas.
% 𝑵𝒊𝒗𝒆𝒍 𝒅𝒆 𝒂𝒄𝒆𝒑𝒕𝒂𝒄𝒊ó𝒏
𝑴𝒊𝒄𝒓𝒐𝒇𝒐𝒓𝒎𝒂𝒔 𝒂𝒄𝒆𝒑𝒕𝒂𝒅𝒂𝒔
¿De qué manera la implementación Determinar en qué medida la La implementación de nuevos × 𝟏𝟎𝟎
𝑻𝒐𝒕𝒂𝒍 𝒅𝒆 𝒎𝒊𝒄𝒓𝒐𝒇𝒐𝒓𝒎𝒂𝒔
de nuevos puntos de control calidad implementación de nuevos puntos de control de calidad Nivel de servicio
incrementa el nivel del servicio en puntos de control de calidad incrementará el nivel de servicio
los proyectos de digitalización en incrementa el nivel de servicio en los proyectos de digitalización % 𝑵𝒊𝒗𝒆𝒍 𝒅𝒆 𝒔𝒂𝒕𝒊𝒔𝒇𝒂𝒄𝒄𝒊ó𝒏
una empresa de soluciones en los proyectos de en una empresa de soluciones 𝑺𝒖𝒑𝒆𝒓𝒗𝒊𝒔𝒐𝒓𝒆𝒔 (𝒄𝒍𝒊𝒆𝒏𝒕𝒆)𝒔𝒂𝒕𝒊𝒔𝒇𝒆𝒄𝒉𝒐
informáticas? digitalización en una empresa de informáticas. × 𝟏𝟎𝟎
𝑻𝒐𝒕𝒂𝒍 𝒔𝒖𝒑𝒆𝒓𝒗𝒊𝒔𝒐𝒓𝒆𝒔 (𝒄𝒍𝒊𝒆𝒏𝒕𝒆)
soluciones informáticas.
70
MARCO METODOLOGICO
Método de investigación
permitirá establecer una hipótesis general e hipótesis específicas que a lo largo de esta
Tipo de investigación
mediante un estudio basado en muestras realizadas en campo para poder alcanzar el objetivo
de la presente investigación.
Nivel de investigación
El nivel de investigación de este trabajo es correlacional debido a que se detallará todas las
con valor legal. Además, su propósito es evaluar la relación que existe entre sus variables.
Y: productividad
71
X Y
0.875 140
0.875 141
0.917 141
0.896 142
0.917 144
0.924 145
Coef. De correlación
0.77
Pearson (r)
Elaboración propia
Y
147
146
145
144
143
142
141
140
139
138
137
0.870 0.880 0.890 0.900 0.910 0.920 0.930
Elaboración propia
Como resultado de la Tabla Nº 10, se obtiene como valor de coeficiente de correlación 0.77,
este valor es mayor que 0 y menor que 1; por ende, es una correlación directa como se muestra
Diseño de investigación
cuasi – experimental porque tienen el objetivo de probar la existencia de la relación entre dos
o más variables, asimismo a su vez es transversal puesto la que conducta de las unidades de
Paradigma
Enfoque
recolección de datos para probar las hipótesis formuladas. La recolección de datos se cimienta
VARIABLES
73
Variable independiente
trabajo del proceso de digitalización debido a que es fundamental que el procedimiento este
estandarizado para tener un flujo continuo, así como el nivel de producción, la capacitación, la
Variable dependiente
La variable dependiente para este estudio de investigación será la productividad, ya que con
VARIABLE
VARIABLES INDEPENDIENTES
DEPENDIENTE
Nivel de servicio
Nivel de producción
Elaboración Propia
POBLACIÓN Y MUESTRA
74
Universo
proyecto que tiene como cliente a una entidad pública, la cual equivale a 27’300,000 imágenes,
Población
Para el presente trabajo de investigación la población estará conformada por todos los
documentos que se procesan en una semana por cada turno, es decir los lotes de producción
trabajados como se muestra en la Tabla Nº 12, divido entre los 3 turnos que posee el servicio,
REQUERIMIENTO DEMANDA
SEMANAL (IMÁGENES) (CAJAS/SEMANA)
682,500 60
Elaboración propia
Muestra
tamaño de la muestra se deberá hallar utilizando una formula estadística. La fórmula que se
utilizará es la siguiente:
(p x q) x N x Z2
n=
(N - 1) x E2+(p x q) x Z2
Donde:
75
n: Tamaño de la muestra
N: Población
producción (cajas) para este estudio se considerará un nivel de confianza del 95% y un error
En consecuencia, los valores que en la fórmula para hallar nuestra muestra serán:
p + q = 1 p = 0.80 q = 0.20
N = 20
NC = 95% = Z = 1.96
E = 5% = 0.05
n = 15.07
La muestra será de 15 ciclos siendo cada ciclo equivalente a un lote de producción, en otras
presente trabajo de investigación a que nuestra población es pequeña y tiene casi el mismo
UNIDAD DE ANÁLISIS
trabajo, debido a que vamos a medir el cumplimiento de este durante todo el proceso
productivo.
TÉCNICA E INSTRUMENTO
Técnica
cual nos ayudara para comprobar nuestras hipótesis. La observación es un proceso cuyo
objetivo es recoger información y datos, para lo cual se debe observar hechos, lugar de trabajo
campo, usando instrumentos (Check list estandarizados) para poder medir cada variable en
estudio de una manera uniforme tanto antes como después de la implementación de las
Instrumento
decir Check list y los siguientes formatos que mencionamos y se encuentran anexados.
DIAGNÓSTICO ACTUAL
con una entidad pública, cuya misión es proteger los intereses de la personas y entidades
públicas, así como fomentar una mayor inserción financiera y la contribución con el sistema
Este proyecto surge por el enorme crecimiento de la documentación física que generan las
De igual manera la línea de digitalización que utilice el contratista debe estar certificada
para la digitalización de documentos con valor legal de acuerdo con la NTP 392.030.2 2005.
El presente servicio está conformado por el siguiente producto, indicado en la Tabla Nº 13.
CANTIDAD DE
ITEM PRODUCTO
IMÁGENES
Digitalización de los documentos de
1 27.3 millones de imágenes
valor legal permanente
Recolección de información
El cliente como ya se mencionó líneas arriba es una entidad pública que tiene como objetivo
El tamaño máximo de hoja a digitalizar es A4. Se estima que el 90% de los documentos es
tamaño A4 y el 5% es de tamaño menor. Papel bulky: 5% aprox.- 95% documentos papel bond.
Existen hojas sueltas y expedientes completos conservados con grapas, hilos y fastenes
interiores.
La empresa en estudio recibe como oferta económica expresada en la moneda del valor
referencial (Soles) y el detalle de precio unitario por cada imagen digitalizada, en la Tabla Nº14
se detalla el precio unitario incluido IGV con el que se ganó el presente servicio.
Imagen
1 27,300,000 0.3
digitalizada
Este servicio tiene etapas, para efecto de este trabajo de investigación se describirá las
siguientes etapas:
Cabe indicar que, durante la etapa Pre – operativa el contratista deberá hacer las
Etapa Operativa.
meses, sin embargo, este periodo puede ampliarse hasta un máximo de 12 meses, dependiendo
de las incidencias que pudieran presentarse. Las actividades del proceso de digitalización son:
Recepción de documentos.
Preparación de documentos.
Digitalización de documentos.
Reproceso.
Compaginación.
Devolución de documentos.
Para la ejecución del servicio, la empresa utiliza el siguiente software DIGIDOC; para el
procesamiento de documentos con valor legal. Posee una herramienta de Monitoreo; la cual
El Software de Firma Digital; permite realizar la firma digital de documentos y cumple con
Terminales de cómputo
Escáner de producción
Escáner plano
Servidores
Impresoras
responsabilidades asumidas.
La línea de producción de microformas está certificada por SGS del Perú, de acuerdo con
01 jefe de Proyecto
01 fedatario Informático
01 supervisor de producción
01 soportes Técnicos
días aproximadamente.
descrito por la MBA Gamio (2009), el cual nos ayudara a tener una idea más centrada sobre
este proceso. Cabe resaltar, que para este caso de estudio no se considera la bóveda certificada
mostrada en la siguiente figura debido a que este servicio consta sólo en entregar la microforma
al cliente y no en custodiarla.
Recepción de documentos.
La empresa en estudio recoge para cada ciclo de producción los documentos a trabajar de
las instalaciones del Archivo Central de la entidad (pisos 2, 5 y sótano), según la priorización
2), el cual cuenta con datos establecidos en los términos de referencia, como el código de serie,
títulos de series documentales, código del tipo documental, fechas extremas y el año de
conservación, cuyos campos serán validados durante el inventario, anotándose la fecha y hora
de la recepción.
Los tipos documentales que serán entregados por la entidad son variados, tal como
foliación, así como la anotación de observaciones de los folios o cantidad de folios que estén
La empresa traslada a sus oficinas los documentos recibidos del Archivo Central de la
embalajes que los proteja de golpes previsibles (como caídas, amontonamiento, manipulación
de paquetes, entre otros), así como la custodia y aislamiento ante terceras personas ajenas al
servicio.
en el Cercado de Lima.
Los operadores de la empresa, con los Formatos de Transferencia Externa de Documentos pre
El operario, una vez que haya ubicado las cajas consignadas en el Formato de Transferencia
del inventario, verificando que las carpetas contenidas en las cajas sean las consignadas en el
Las casuísticas que puedan presentarse en el inventario y recepción, como manchas, deterioro
Una vez que se haya terminado la validación de las carpetas consignadas en el Formato de
Los formatos, serán entregados al responsable del Archivo Central de la entidad, para la firma
El recojo de los documentos, desde el Archivo Central de la entidad hacia sus instalaciones,
Día 1 A.C. Entidad Hasta 48 cajas 12:00 p.m 20 min 12:30 p.m. Cliente 01:30 p.m.
Día 2 A.C. Entidad Hasta 48 cajas 12:00 p.m 20 min 12:30 p.m. Cliente 01:30 p.m.
Día 3 A.C. Entidad Hasta 48 cajas 12:00 p.m 20 min 12:30 p.m. Cliente 01:30 p.m.
Día 4 A.C. Entidad Hasta 48 cajas 12:00 p.m 20 min 12:30 p.m. Cliente 01:30 p.m.
Día 5 A.C. Entidad Hasta 48 cajas 12:00 p.m 20 min 12:30 p.m. Cliente 01:30 p.m.
TOTAL 240 cajas
Una vez que la unidad móvil, llegue a las instalaciones de la empresa, con la documentación
física verifica que la cantidad de cajas estén conformes con lo consignado en el Formato de
El responsable de la recepción lógica registra las carpetas que se encuentran en las cajas,
leyendo el código de barras que han sido asignadas a cada una, cuya codificación estará asociada
a la Base de Datos entregada por la entidad, siendo el primer módulo del DIGIDOC a utilizar.
87
El aplicativo del DIGIDOC, valida las carpetas contenidas en las cajas, dando mensajes de
alerta, si existiese alguna inconsistencia en relación con el contenido en alguna de las cajas,
Preparación de documentos.
de documentos (limpieza física del documento, correspondiente a elementos extraños que puedan
afectar tanto su conservación como su procesamiento). Estas operaciones son necesarias para
Estructuración en lotes de producción, apropiados tanto para los procesos manuales como
automáticos.
88
El operador abre la caja asignada y procede a retirar las carpetas, colocándolas en su mesa de
El operador, realiza una limpieza somera, retirando el polvillo, hongos u otros elementos
Si existen documentos que excedan el tamaño normal del alimentador del escáner, se alisará
Terminada la preparación de los documentos, se volverá a amarrar la carpeta para evitar que
a digitalizar, revisando uno a uno los documentos, deshaciéndose de cualquier elemento que
impida la ágil captura de las mismas o que puedan entorpecer o imposibilitar el proceso de
Digitalización de documentos.
operación es desarrollada por dispositivos como los escáneres y ha de realizarse de acuerdo con
la naturaleza del documento (tamaño físico, consistencia, tipo de papel, entre otros) y con la de
Además, el aplicativo usado para esta operación no cuenta con niveles de seguridad que no
digitalizada.
Para el caso de los documentos que, por su constitución, o sea por sus características físicas o
porque se encuentren en mal estado o deteriorados o cuyo tamaño se exceda, de modo tal que no
puedan ser digitalizados de manera automática, los lotes podrán ser establecidos por el
contratista. Los equipos de digitalización usados para estos documentos podrán ser de escaneo
manual.
(OCR).
Las características de las imágenes serán de acuerdo con lo especificado en los términos de
La empresa generará un archivo PDF que contenga todas las imágenes (folios) por cada
documento o expediente completo que le sea entregado. Por lo tanto, un archivo PDF puede
contener un documento o un expediente completo (varias imágenes) y cada imagen puede tener
Color de 24 bits.
Según la entidad, casi en su totalidad los documentos están impresos, los documentos escritos
El supervisor del proyecto entregará a los operadores de digitalización los inventarios con
producción.
El operador de digitalización, de acuerdo con el listado entregado, ubicará las cajas que le
En su estación de trabajo, retira las carpetas de la caja y las coloca en su mesa de trabajo.
correctamente calibrado, según los estándares de calidad exigidos en las bases integradas, para
que los documentos digitalizados cumplan con las características especificadas en los
términos de referencia
De manera similar, respetando el orden del listado, continúa con la siguiente caja y procede
Para esta etapa, la empresa cuenta con herramientas de producción para el ingreso masivo de
información asociada a las imágenes. Los datos obtenidos de los documentos durante los
para indizar el documento en una base de datos. En caso el texto a ser indizado resulte muy
Nº15.
información en una tabla de base de datos (en cualquier motor de base de datos).
92
la digitación manual de caracteres dependiendo del estado del contenido del documento, como
El sistema permitirá revisar las imágenes del lote en la pantalla, para detectar prematuramente
los problemas de digitalización y determinar si pueden seguir el flujo normal, o han de ser
redigitalizadas.
Se cuenta con unsistema de control operativo y de gestión, el mismo que permitirá controlar
Revida de forma diaria una muestra de las imágenes de lotes procesados, correspondiente a
un día de producción.
El operador del Control de Calidad coge de los anaqueles una de las cajas con documentos
Respetando el orden, en que se encuentran las carpetas en la caja, retira las carpetas de la
cuyo sistema permitirá revisar las imágenes de la carpeta en la pantalla, validando la imagen
digitalizada, con el documento físico, según exigencias de las Bases Integradas, el Control de
En caso de detectarse, un documento digitalizado con error, dicho documento será rechazado,
De manera similar, continúa con la siguiente caja, hasta completar su cuota estimada en una
jornada laboral.
Las cajas con la documentación compaginados derivan a una zona temporal, a la espera de los
siguientes procesos.
documentos digitalizados con error, el lote quedará expedito para el siguiente proceso.
El módulo de control de calidad que se muestra en la Figura Nº 17, permite verificar que tanto
la imagen digital como los datos significativos obtenidos en el proceso de digitalización son fieles
Si un documento no cumple con el nivel de calidad establecida se marcará para que sea
realizará el Fedatario:
El Fedatario realiza el control de calidad de las imágenes digitalizadas a través del mismo
sistema de producción.
dicho documento será rechazado, por lo que retornará a la línea para el reproceso
correspondiente.
muestra, esta última será aprobada y su resultado se inferirá al total de los documentos,
aleatoriamente las imágenes en base al Límite de calidad aceptable - LCA (1%) de muestra
definido, para cada uno de los lotes y a su vez, tendrá como mínimo un archivo *.log, donde
La entidad aplicará la NTP ISO 2859-1:2009 para niveles de calidad aceptable del 1%. La
Reproceso.
de Control de Calidad de los términos de referencia, el sistema deberá contar con herramientas
97
para el tratamiento individual de estos documentos, así como su capacidad de insertarlos en los
lotes correspondientes.
Las imágenes digitalizadas y/o indizados de los documentos, que no pasaron el control de
subsane el motivo por el cual la imagen digitalizada y/o indización, no pasó el control de
calidad respectivo.
El operador de los reprocesos realiza la lectura del código de barra de la carpeta, que está
Una vez ejecutado todos los reprocesos, las imágenes digitalizadas pasarán por un proceso
de control de calidad, el cual debe de cumplir con lo especificado en los Criterios de Control
Para el caso de los reprocesos provenientes de la indización, este se hará a nivel de sistemas,
Firma digital de las imágenes micrograbadas con time stamping (sello de tiempo).
Una vez aprobados los lotes de imágenes, por parte de la entidad, se procede con la firma
digital. Este proceso deberá ser realizado por el Fedatario, para lo cual no deberá modificar la
extensión .pdf en ninguna circunstancia y la firma digital debe encontrarse embebida dentro del
mismo archivo, en cada imagen y además debe encontrarse dentro de las propiedades del archivo,
Fedatario, permite al Fedatario dar fe que del documento digital es la fiel imagen del documento
físico. Las imágenes aprobadas pasarán al proceso de Firma Digital. Las imágenes rechazadas se
mecanismo en línea que permite demostrar que una serie de datos han existido y no han sido
Tanto el Software de firma digital como el sello de tiempo están acreditados ante INDECOPI
y cumplen con el uso del mismo de acuerdo con lo requerido en los Términos de Referencia y
En el módulo de firma digital mostrado en la Figura Nº20, permite firmar digitalmente las
generará dos (02) juegos uno Original y otra Duplicado de discos ópticos Blu-Ray – tipo WORM
Una vez aprobadas las imágenes digitalizadas, por la entidad y el Fedatario, se procede con la
Archivos Intermedios: imágenes de los documentos grabados, base de datos que contiene los
índices, archivo que describe los campos de la base de datos, software visor, software verificador
de firmas digitales.
Fecha de elaboración.
El módulo que se muestra en la Figura Nº 21, permite generar los medios magnéticos u ópticos
la generación de los medios magnéticos con la información de las imágenes y metadata asociada.
servirá junto con el acta que firma el Fedatario como sustento para el pago de la factura.
soluciones, para que proceda con una nueva grabación, en un plazo no mayor de seis (06) días
calendarios.
realizar el control de calidad a todas las imágenes u archivos que se encuentren en el medio
Compaginación.
DIGIDOC y se pueda ordenar los documentos, respetando el orden como fue entregado por la
entidad.
Amarra con el pabilo las carpetas, procesadas y con la lectora de códigos de barras registrará
Para este proceso, se usa el módulo de armado de documentos, el cual permite llevar el control
de integrar el documento digitalizado con sus documentos anexos u adjuntos, tiene el objeto de
garantizar que el documento sea entregado tal cual lo recibió, ver Figura Nº23.
Devolución de documentos.
Los documentos que se hayan terminado de procesar serán preparados por la empresa para su
traslado al Archivo Central de la entidad. La entidad designará a los responsables para que
Asimismo, la empresa realiza el llenado del Formulario de Devolución (ver Anexo N°3)
para registrar las carpetas que serán devueltas al Archivo Central de la entidad, en lotes agrupados
en cajas.
El proceso de registro es por cajas, guardándose el orden de almacenamiento, con el cual fue
El traslado de las cajas, desde las instalaciones de la empresa hacia el Archivo Central de la
Entidad, será mediante una unidad móvil, con cabina cerrada, para evitar la exposición directa e
Las cajas serán apiladas de tal forma, que no excedan el peso que puedan soportar las cajas,
La documentación será entregada en las cajas en las que fueron recepcionadas por la empresa
en estudio, durante la entrega de la documentación por parte del Archivo Central de la entidad.
El responsable de la entidad revisará que los lotes estén debidamente cerrados (amarrados) y
del formulario.
105
Entrega de imágenes.
Por último, una vez obtenida la conformidad de parte de la entidad, el Contratista procederá
Para realizar un correcto análisis del proceso de digitalización de documentos legales, se debe
estudiar todas actividades involucradas desde la recepción de documentos hasta que se entrega
la microforma al cliente.
mensual de 240 cajas equivalentes al mismo tiempo en la cantidad mensual de imágenes, tal
2,730,000 60
Fuente: La empresa
Asimismo, cada caja contiene aproximadamente 11,375 imágenes que pueden estar sueltos
Fuente: La empresa
107
Para el análisis del proceso de digitalización nos basaremos sobre los datos reales que se han
observado durante nuestra visita a la empresa en estudio. Como ya se detalló en las limitaciones
menores escalas (Anexo Nº 4) de diferentes tipos de papel, dichas hojas se encuentran en buen
especiales. Por ende, no existiendo problemas en la línea de producción por tipo de hoja ni
80%
80%
70%
60%
Porcentaje
50%
40%
30%
20% 8% 7%
2% 2% 1%
10%
0%
Papel bond Papel bulky
A4 80% 7%
A5 8% 2%
A6 2% 1%
Tamaño de papel
A4 A5 A6
Elaboración propia
Por otra parte, la empresa en estudio se encuentra atravesando un desnivel de producción, esto
se debe a que no hay una estandarización de procedimiento de trabajo y de tiempos lo cual genera
una baja productividad a la proyecta por cada ciclo de producción, generando la no satisfacción
del cliente.
108
En la Tabla Nº20 se muestra la producción que se ha planificado para cada ciclo de producción
(1ciclo de producción es igual a aprox. 30 días), cabe mencionar que se ha estimado con la
entidad que el número de hojas o folios será de igual proporción todos los ciclos de producción,
es decir, cada ciclo de producción tendrá planificado trabajar con 2,730,000 hojas hasta concluir
el contrato.
ACTIVIDADES CP 01
Recepción 2,730,000
Preparación 2,730,000
Digitalización 2,730,000
Armado de Carpeta 2,730,000
Indización 2,730,000
Control de Calidad Digitalización 2,730,000
Reproceso de Digitalización 2,730,000
Cierre 2,730,000
TOTAL GENERAL 2,730,000
Elaboración propia
actividad bajo un criterio establecido de producción histórica, pero la realidad es distinta, por lo
cual debería existir un tiempo estándar actualizado. La empresa en estudio no tiene un indicador
aspectos referido al tipo de documentación que se deba digitalizar, teniendo en cuenta que
cliente desea a digitalizar; es decir, el cliente es quien detalla donde se encuentran las cajas
línea de producción.
HORARIO DE HORARIO DE
TURNOS
ENTRADA SALIDA
1º 07:00 a.m. 03:00 p.m.
2º 03:00 p.m. 11:00 p.m.
3º 11:00 p.m. 07:00 a.m.
Fuente: La empresa
En la Tabla Nº19, se muestra la cantidad de operarios por turno que posee este proyecto,
cabe mencionar que está cantidad la establece el gerente de mercado, no hay un productividad
DISPONIBILIDAD TURNOS DE
ACTIVIDAD OPERARIOS
(SEG/TURNO) TRABAJO
Recepción 2 23,400 3
Preparación 7 23,400 3
Digitalización 7 23,400 3
Digitación 12 23,400 3
Control de Calidad 7 23,400 3
Fedatario 4 23,400 3
Firma digital 2 23,400 3
Reproceso 2 23,400 3
Generación de
1 23,400 3
medios
Armado de carpeta
4 23,400 3
Cierre
TOTAL 48
Fuente: La empresa
dentro de los 6 primeros meses (data real brindada por empresa) contra el total de cada ciclo de
producción que realmente fue aceptado, en otras palabras, no retorno por un reproceso al
entregarse la microforma final al cliente y haber sido observada por no cumplir con los
requerimientos solicitados.
De este cuadro se puede concluir que el cumplimiento de un plan de producción sin reprocesos
trabajo y demás problemáticas descritas al inicio de este trabajo de investigación. Pero sobre
proyecto. Cabe mencionar que en esta tabla se está tratando del tipo de reproceso dentro de la
línea de producción.
111
Fuente: La empresa
Respecto, a la satisfacción del cliente con el producto final que representa el tipo de
aceptadas por cada ciclo de producción, cabe resaltar que en ningún de estos primeros 6 ciclos
se ha logrado que el cliente este satisfecho al 100% con lo entregado. Analizando la tabla de
microforma aceptadas vs. las microformas devueltas por el cliente el promedio de porcentaje
de microformas es 74.94% dando como resultado la insatisfacción del cliente hacia la empresa
% DE
MICROFORMAS MICROFORMAS MICROFORMAS
CP MICROFORMAS
ENTREGADAS DEVUELTAS ACEPTADAS
ACEPTADAS
1 91 23 68 74.73%
2 93 17 76 81.72%
3 87 30 57 65.52%
4 72 19 53 73.61%
5 82 23 59 71.95%
6 84 15 69 82.14%
Fuente: La empresa
112
Contratista por error en la microforma, las penalizaciones son aplicadas por perdida de
documentos teniendo un costo de S/.200.00 soles por documento extraviado. En la Tabla Nº25,
DOCUMENTOS
CP COSTO S/. COSTO TOTAL S/.
EXTRAVIADOS
1 12 200.00 2,400.00
2 23 200.00 4,600.00
3 32 200.00 6,400.00
4 33 200.00 6,600.00
5 21 200.00 4,200.00
6 17 200.00 3,400.00
TOTAL DE PENALIZACIONES S/. 27,600.00
penalizaciones por ciclo de producción podemos concluir que los operarios desconocen el
funciones; así como la falta de disciplina y limpieza en el área de trabajo, como se observa en el
Anexo Nº14, donde se muestra imágenes del desorden y estado en que se encuentran las cajas
En la Tabla Nº26, se ha recogido los costos extras por ciclo de producción que la empresa ha
tenido que pagar por los reprocesos anteriormente pagados. Este trabajo extra se realiza los días
sábados donde todo el personal debe trabajar para poder subsanar los errores cometidos y poder
113
llegar a la conclusión de la producción planificada mensual. Por otra parte, la empresa en estudio
paga el costo H-H empresa asignado, es decir no hay variación por ser día no laborable. El costo
incurrido por costo extra debido a reprocesos es de S/. 72,622.02, el cual genera que el proyecto
no sea rentable.
COSTO POR
CANTIDAD TURNO VECES AL
CP COSTO H-H TRABAJO
OPERARIOS HORAS MES
EXTRA
1 48 7.88 8 4 12,103.68
2 48 7.88 8 4 12,103.68
3 48 7.88 8 4 12,103.68
4 48 7.88 8 5 15,129.60
5 48 7.88 8 4 12,103.68
6 48 7.88 8 4 12,103.68
TOTAL COSTO EXTRA POR REPROCESO 75,648.00
Elaboración propia
En la Figura Nº26, se muestra el flujo del procedimiento actual, el cual es deficiente ya que
no responde a todos los requerimientos que se necesitan para realizar una correcta línea de
producción y dar como resultado microformas finales con las características solicitadas
100% de las imágenes digitales sino solo a una muestra que en algunos casos llega a ser menos
del 50% dando como resultado que el cliente regrese la microforma y se genere un reproceso
trabajo de campo empleado antes de nuestra implementación (ver Anexo Nº23) se encuentra el
que se analizó para poder ayudarnos a ver cada actividad de proceso de digitalización se ha
114
encontrado que para las actividades más críticas que son preparación, digitalización y
los ciclos de producción trabajados donde se muestra que la producción dentro de la línea de
Elaboración propia
116
PROPUESTA DE MEJORA
Es fundamental que todo el personal este alineado a la estructura del proyecto, es decir debe
pudimos observar que el personal no conoce sus funciones ya que no ha sido capacitado
correctamente. Para poder evitar reprocesos es esencial que el personal exprese sus ideas y las
Después de un exhaustivo análisis para localizar las actividades y puntos críticos, en la Tabla
Elaboración propia
la Figura Nº27, se muestra las modificaciones que hemos realizado para lograr una línea de
Elaboración propia
118
Posteriormente, con la ayuda del flujo mostrado, resaltamos nuestra propuesta de mejora y
sustentamos que es necesario estandarizar los procedimientos de trabajo para todo el proceso
de digitalización, para que de esta manera toda la organización este alineada, en donde los
manuales y las capacitaciones constantes. Para ello toda la empresa y personal dentro de la
empresa debe estar involucrado, asimismo llevar un control adecuado y correcto que permita
la mejora continua del proceso productivo. Por consiguiente, proponemos el procedimiento que
hemos elaborado (ver Anexo Nº 16), el cual debe ser entregado a todo el personal que labora
espacio de trabajo, como: falta de limpieza, desorden, falta de seguridad, no hay equipos de
protección personal, los cuales influyen de forma negativa en el desarrollo de las actividades,
Se debe realizar un checklist para verificar el estado de cada área de trabajo con respecto a
las 5s, para ello utilizaremos como base los checklist de “Gardnier Nielsen Associates Inc”.
conformidad.
3= Evidencias notadas fueron la mayoría en conformidad, pero uno o más problemas fueron
encontrados
119
problemas.
La evaluación realizada muestra los siguientes datos, en la Figura Nº 28. (Ver Anexos Nº 7,
Nº 8, Nº 9 y Nº 10)
48.61%
50.00%
45.00%
37.50%
40.00% 35.42%
33.33%
35.00%
Porcentaje
30.00%
25.00%
20.00%
15.00%
10.00%
5.00%
0.00%
Almacen Acondicionado Producción y Fedatario
QA Indra
Elaboración propia
Podemos ver que ninguna de las áreas evaluada pasa el 50% en la evaluación, siendo
solucionar los problemas anteriormente descritos en las hojas de evaluación a las áreas.
Seiri o Clasificar se utiliza para retirar los materiales que no son necesarios en las áreas de
trabajo. El objetivo es sólo mantener los materiales y herramientas necesarios para realizar las
Como primer paso se identificaron los materiales y herramienta que no son necesarios o se
Elaboración propia
En la tabla anterior se observa los elementos innecesarios que se han seleccionados. El área
el libre desplazamiento de los operarios, además existen fajas que no están en buenas
condiciones y no deberían ser usadas. También se encontraron 2 anaqueles en mal estado que
lapiceros de los cuales 6 ya no pintaban y al fondo de esta área había elementos de limpieza
correctamente el polvo de los papeles, 3 esponjeros rotos que al ser usados y pasar el dedo por
la hoja volvían a ensuciarla con rastros de esponja, 2 cuchillas oxidadas que ensuciaban los
papeles empastados y 5 tachos rotos que muchas veces rompían las bolsas de basura o al ser
con los que limpiaban los escáneres, los cuales ya no hacen un buen trabajo ni los limpian de
una forma óptima y podrían dañar el vidrio de estos. Adicional a estos implementos, se
encontraron 2 bidones de agua los cuales obstruían la salida de uno de los operarios. En el área
del Fedatario se encontraron 3 cajas vacías en buen estado, que deberían ser utilizadas en
Luego de elaborar el listado, se debe evaluar qué acciones tomar con los elementos
Elaboración propia
Los elementos que tienen como acción “Eliminar” serán desechados inmediatamente. Los
fueron transferidos al área de limpieza y mantenimiento para que sean usados cuando
correspondan. Los bidones de agua fueron trasladados al área de almacén para que sean
guardados y luego enviados conforme se vaya necesitando. Las cajas encontradas en el área
del fedatario también fueron enviadas al área de almacén para que puedan servir y contener los
El objetivo de esta etapa es ordenar los elementos necesarios en lugares donde puedan ser
encontrados fácilmente en el momento que se requieren, para esto se debe contar con un
formato que detalle los elementos necesarios para cada una de las áreas de trabajo.
ÁREA CÓDIGO
Almacén ADIG-1
Acondicionado ADIG-2
Producción y QA ADIG-3
Fedatario ADIG-4
Elaboración propia
letras ADIG seguida de un número, A por área y DIG por ser el proceso de digitalización. Los
letreros serán hechos en las mismas computadoras con las que se cuenta para el proyecto de
ADIG-1
ALMACÉN
Elaboración propia
Tanto en las mesas del área de acondicionado como en cada estación de digitalización, los
operarios cuentan con herramientas para realizar su trabajo, pero no existe un orden entre ellos
herramientas, conflicto entre ellos, al no poder utilizar la herramienta que necesitan, y tiempo
muerto ya que deben esperar a que sus compañeros acaben de utilizar las herramientas.
etc. Estas herramientas las colocan en las mesas de trabajo al iniciar cada turno, el problema
de trabajar de esta forma es que no existen las herramientas suficientes para cada uno de los
trabajadores, causando demora ya que deben esperar a que algún compañero termine. Ya que
las herramientas están para el uso de todos los trabajadores, no se preocupan por el cuidado de
estas y en algunas ocasiones se han perdido herramientas. Para esto, se propone implementar
herramientas para cada trabajador, codificarlas y guardarlas en una caja con los datos del
trabajador, esta caja será custodiada por el supervisor, que dará constancia de que las
Elaboración propia
la Figura Nº 31.
Elaboración propia
126
por área, ellos se encargarán revisar y limpiar los estantes, equipos y puestos de trabajo.
Se hará una lista con los nombres de los responsables, que será actualizado cada mes, el
supervisor indicará un encargado por área. Este listado estará publicado en el mural que está
A cada responsable se le entregará un Check list (ver Anexo Nº11), que será llenado por
manuales y procedimientos
En la evaluación realizada en las diferentes áreas se tuvo como resultado que los operarios
de las diferentes áreas no cuentan con los equipos de seguridad adecuados. Por lo que se
proponen los equipos de protección personal de acuerdo con el área a la que pertenezcan. Estos
serán entregados a los operarios y para dar conformidad de esto, deberán llenar el formato de
Para el área de almacén es necesario contar con los siguientes EPP´s, como se muestra al
Elaboración propia
128
Para el área de preparación serán necesarios, los siguientes EPP´s mostrados y descritos en
la Tabla Nº 32.
Elaboración propia
129
capacitaciones a los operarios en las que se detallaran las acciones implementadas. Además, se
deberán realizar auditorías internas, en las que se evaluará utilizando el check list inicial, para
96.88% 98.61%
100.00% 92.71% 91.67%
90.00%
80.00%
70.00%
60.00%
50.00%
40.00%
30.00%
20.00%
10.00%
0.00%
Almacén Acondicionado Producción Y QA Fedatario
Indra
Elaboración propia
130
El concepto de FIFO (First in – first out) respecto a la prestación del servicio que la empresa
brinda, está referido a la administración que deben mantener los productos que ingresan a la
línea de digitalización, de tal modo que, por principio metodológico, siempre se siga la
secuencia cronológica del ingreso físico. A excepción de los procesos con casuísticas, ya que
ellos se atenderán con la prioridad respectiva del caso por su naturaleza, para ello se propone
de las cajas que llegan e ingresan desde el Archivo Central utilizando las Fichas (ver Anexos
Nº2 y Nº3); así como el correcto uso de código de barras. Como consecuencia de esta
Programa de capacitación
El método de análisis que desarrollamos en nuestra visita a las instalaciones del proyecto en
operarios desde la inducción que se debe realizar al ingresar un nuevo operario, así como, la
A continuación, en la Tabla Nº33, se presenta el cuadro que se hizo el tercer día para realizar
una correcta inducción al operario ingresante, cabe mencionar que los puestos netamente
operativos poseen una alta rotación debido a que el sueldo ofrecido es mínimo y los
requerimientos para esos puestos son básicos como se puede ver en el Manual de organización
y funciones (Ver Anexo Nº17) que se ha elaborado para que se implemente en todos los
proyectos.
La inducción es el proceso inicial por medio del cual se proporcionará al nuevo empleado
la información básica que le permita integrarse rápidamente al lugar de trabajo. Es común que
Bienvenida
Bienvenida a la empresa
Recorrido por todo el proyecto
Explicación de objetivos y metas de la empresa
1 Jefe de Proyecto
Explicación del proceso de Inducción:
Transmisión de información correspondiente al
proyecto, evaluación del proceso de inducción y
aclaramiento de dudas, preguntas e inquietudes que el
nuevo colaborador tenga.
Conocimiento
Misión y visión
Funciones principales
2 Normas y directivas Jefe de Proyecto
Estructura organizacional
Normas internas de la empresa
Políticas generales de la empresa
Relación laboral
Horario de trabajo
3 Relación de pagos Supervisor
Norma de seguridad
Otras actividades
Conocimiento del área y puesto
4 Descripción del puesto Supervisor
Funciones del puesto
Elaboración propia
Como parte de nuestro trabajo en campo, el tercer día de nuestra estadía se pidió a los
operarios llegar 15 minutos antes del horario de trabajo para brindarles la inducción, asimismo;
estuvimos acompañadas del Jefe de Proyecto y supervisor de turno para que nos apoyen y
tomen conciencia que una correcta inducción logra tener acercamiento y resolver dudas
primarias de los trabajadores. En la Tabla Nº34, se muestra el día y los datos de la intervención
que tuvimos. Es importante mencionar que los días que ingresa nuevo personal al proyecto por
DÍAS DE LA SEMANA
ITEM ETAPA RESPONSABLE DURACIÓN
L M M J V S
Jefe de proyecto
1 Inducción 15 minutos X X
Supervisor
Elaboración propia
que ello funciones se los operarios de la línea de producción deben trabajar y desempeñar sus
importante mencionar que no solo se debe capacitar al personal sobre sus funciones, también
se debe tener en cuenta los riesgos a los que está expuesto cada operario en su estación de
trabajo. Primero, durante nuestra visita nos percatamos que la empresa en estudio no brinda
capacitaciones, el operario recibe una correcta inducción donde se explica lo básico de sus
Por lo tanto, en la Tabla Nº35, se muestra el programa que se ha implementado para realizar
capacitaciones semanales de manera presencial y obligatoria para dejar constancia de ello, los
Para las futuras capacitaciones se deja plasmado para seguir paso a paso lo que se realizado
CURSO DIRIGIDO
MÓDULO TEMARIO
CHARLA A
Liderazgo y compromiso Jefe de
proyecto
1 Liderazgo y compromiso Gestión de cambio
Supervisor
Beneficios de nuevos cambios Operarios
Análisis de flujo de todo el proceso
y estación de trabajo
Análisis del flujo y Supervisor
2
procesos Manifiesto de reprocesos Operarios
Calidad de microformas
Elaboración propia
cronograma de capacitación, logrando una gran aceptación por la mayoría de operarios, sin
embargo, existe un pequeño grupo de personal que no apoyo por lo que se influyó para poder
general una curva de aprendizaje para todo el grupo y se pudiera reflejar óptimos al final de
toda la capacitación. El cronograma propuesto se realizó los días como se observa en la Tabla
Nº36. Este cronograma de capacitación tiene por objetivo potenciar las competencias y otorgar
135
los fundamentos teóricos que el personal de la organización requiere para que esté en la
Herramientas de
Supervisor
4 gestión para la 20min X
Operarios
mejora continua
Supervisor
5 Compromiso 10min X
Operarios
Seguimiento y
Supervisor
6 análisis de 15min X
Operarios
producción
Elaboración propia
en el trabajo mostrado en la Tabla Nº 37, debido a que existen actividades donde el personal
realiza operaciones de carga y descarga en almacenes, así como también está en contacto con
documentos que contienen polvo u objetos cortopunzantes (grapas, clics, otros), para que la
empresa cuente con un sustento para saber qué problemas aqueja al personal diariamente, se
Cabe resaltar que se debe considerar un programa anual de seguridad y salud por lo que
136
mediante este programa dejamos una línea para que la empresa en estudio continúe las
Se ha detectado que las áreas más expuestas y que es una obligación brindar este tipo de
capacitación son recepción y acondicionado. Para lograr que se cumpla con todo lo propuesto,
se ha elaborado un instructivo de equipos de protección personal (Ver anexo Nº19) que será
Todos los operarios que necesiten estar previstos de sus respectivos equipos de protección
firmaran un Formato de entrega (Ver Anexo Nº20), esto se hará para llevar un control de los
Por lo tanto, con estas capacitaciones se busca implementar un nuevo método de trabajo
establecer el estándar adecuado, nuestro objetivo es que todo el personal se capacite de manera
apropiada para aplicar el método prescrito y alcanzar el estándar deseado, si ello se logra los
operarios tendrás menos dificultad para cumplir y superar el nuevo estándar que se establecerá.
Junto con la capacitación al personal es importante también que el personal este totalmente
operativo, por ello la empresa debe cumplir con la realización de exámenes médicos para este
tipo de proyecto sugerimos se realice cada 06 meses teniendo en cuenta que existen diferentes
actividades existiendo una mayor exposición de daño a la vista por estar trabajando por horas
frente a una pantalla del computador y exposición al polvo. En el Anexo Nº32, se adjunta la
propuesta económica de los exámenes médicos ocupacionales que solicito a una empresa
especializada en el tema.
importante para mejorar el desempeño de sus operarios y reflejando con ello la disminución de
errores en la producción.
137
AREAS DE AÑO
IT TEMA HS RESPONSABLE
APLICACIÓN NO DIC ENE FEB MAR ABR MA JUN JUL AG SEP OC
Inducción del Sistema
de Gestión de Todo el personal
1 1 Jefe de Proyecto X X X X
Seguridad y Salud en nuevo
el Trabajo de I.P.CO
Formación y
2 0.5 Todo el personal Supervisor X X
entrenamiento
Prevención de
3 0.5 Todo el personal Supervisor X X
accidentes
4 Primeros Auxilios 1 Todo el personal Supervisor x X X
Elaboración propia
138
Dentro de todo nuestro análisis del flujo del proceso de digitalización de documentos
legales, se observó que la actividad de Control de calidad no representa al 100% sus funciones,
se debe mencionar asimismo que en nuestra estadía se solicitó permiso al Jefe de Proyecto y
se envió un comunicado al Gerente de mercado para que de su aprobación para realizar una
continuación, en 3 etapas:
digitalizador este totalmente limpio, en otras palabras, no contenga residuos, que las hojas estén
en buen estado y no exista grapas ni otro material que produzca un atoro en los scanner, como
se puede visualizar en el Anexo Nº5, donde refleja las principales causas por las que un scanner
debe ir a mantenimiento.
En la Figura Nº33, se puede ver el flujo que se ha implementado y ejecutado en los días de
De igual forma, se escogerá a un operario que trabaje dentro del área de acondicionado para
documentos, así como el Formato de control de calidad (Ver Anexo Nº22) de dicha área, con
Elaboración propia
los folios hemos llegado a la conclusión que no es el correcto debido a que solo incluye una
pequeña muestra dando como resultado que el cliente o entidad rechace las microformas
finales.
En la Figura Nº34, se muestra el flujo del proceso de control de calidad implementado donde
resaltamos que el control de calidad para todo el lote de producción se debe realizar al 100%
para evitar los reprocesos, los cuales generan costos negativos para la empresa en estudio.
De este modo, el objetivo de esta nueva implementación es reducir y/o eliminar los
reprocesos.
140
Elaboración propia
microformas.
Para finalizar, en la Figura Nº 35, se muestra el flujo del proceso de control de calidad
calidad antes de ser entregado al cliente, el objetivo de esta implementación es lograr que el
cliente quede totalmente satisfecho con el producto final, es decir, que el medio magnético
Cabe mencionar que la entidad realizará su propio control de calidad de las microformas
entregadas por la empresa, esto se realizará mediante la validación según la NTP-ISO 2859-1
finales al 100% para evitar su devolución y sobre todo cuidar la imagen de la organización ante
la entidad.
141
Elaboración propia
142
IMPLEMENTACIÓN
Toma de tiempos
La empresa en estudio nos brindó el permiso para realizar la implementación de las mejoras
planteadas descritas líneas arriba, por ello, como parte de esta implementación se realizó la
para los escenarios antes y después de la implementación como se muestra en las Tablas Nº40
y Nº41.
empresa no cuenta con un estudio de tiempos, por ende, el resultado del presente estudio
producción teniendo en cuenta que está bajo las condiciones brindadas por la empresa.
Del mismo modo, el objetivo de esta toma de tiempos es para que exista un base histórico
actualizado y el operario desempeñe sus funciones acordes a los tiempos establecidos y estén
después de la implementación a partir del ciclo 11 resaltado los tiempos tomados corresponden
a 5 días después de nuestra visita a la empresa, esto se realizó para saber si la implementación
Para finalizar esta toma de tiempos, podemos observar que la producción de un lote a
digitalizar antes de la implementación tenía un tiempo estándar equivalente a 1.31 horas/ caja
Levantamiento de la información
Durante el trabajo en campo in situ, utilizamos la técnica de la observación para detectar las
actividades que ocasionaban los retrasos, así como la ejecución de cada tarea por parte del
trabajador. El primer día se realizó el reconocimiento de cada área y las tareas que cada operario
debía realizar.
Con las propuestas de las mejoras establecidas y haber realizado simultáneamente las
control de calidad siendo estos favorables, dando como resultado que la productividad
FV 0.95
Control Armado
Firma Generación
SUPLEMENTOS Recepción Preparación Digitalización Digitación de Fedatario Reproceso de carpeta
digital de medios
Calidad Cierre
SUPLEMENTOS VARIABLES 6% 4% 4% 2% 4% 2% 4% 2% 2% 6%
Suplemento por trabajar de pie 2% 2%
Postura ligeramente incomoda 1% 1% 1% 1% 1% 1% 1% 1%
SUPLEMENTOS DE
2.13% 2.13% 2.13% 2.13% 2.13% 2.13% 2.13% 2.13% 2.13% 2.13%
CONTINGENCIA
TOTAL SUPLEMENTOS 17.13% 17.13% 17.13% 13.13% 14.13% 13.13% 15.13% 15.13% 13.13% 17.13%
Elaboración propia
145
FV 1
Control Generación Armado de
Firma
SUPLEMENTOS Recepción Preparación Digitalización Digitación de Fedatario Reproceso de medios carpeta
digital
y QA Calidad Y QA Cierre
SUPLEMENTOS CONSTANTES 9% 11% 11% 9% 8% 9% 9% 11% 9% 9%
SUPLEMENTOS VARIABLES 6% 6% 4% 2% 4% 2% 4% 2% 4% 6%
SUPLEMENTOS DE
2.13% 2.13% 2.13% 2.13% 2.13% 2.13% 2.13% 2.13% 2.13% 2.13%
CONTINGENCIA
TOTAL SUPLEMENTOS 17.13% 19.13% 17.13% 13.13% 14.13% 13.13% 15.13% 15.13% 15.13% 17.13%
Elaboración propia
146
ACTIVIDAD CICLO 1 CICLO 2 CICLO 3 CICLO 4 CICLO 5 CICLO 6 CICLO 7 CICLO 8 CICLO 9 CICLO 10
Recepción 176.02 176.78 177.62 178.89 177.58 176.11 177.87 178.29 176.32 178.07
Preparación 1,830.54 1,832.20 1,800.21 1,835.42 1,821.63 1,908.81 1,818.66 1,820.14 1,829.30 1,901.54
Digitalización 381.74 388.69 380.46 381.55 392.90 380.62 389.80 393.82 392.67 380.98
Digitación 443.11 443.67 441.36 440.05 442.99 441.87 450.18 449.85 455.71 450.63
Control de Calidad 262.47 250.21 198.58 244.87 223.12 248.15 228.71 268.10 241.84 230.87
Fedatario 285.03 287.14 275.91 285.12 276.84 286.31 277.14 283.22 275.10 274.53
Firma digital 18.61 16.88 16.45 17.01 16.88 17.18 15.91 18.92 16.72 16.21
Reproceso 232.33 281.61 193.53 242.60 233.15 287.71 242.54 291.96 199.36 233.91
Generación de medios 42.55 51.02 50.85 42.61 38.84 51.01 51.57 42.04 51.55 50.21
Armado de carpeta
592.95 580.25 582.02 591.37 590.19 578.32 581.76 600.03 592.14 583.12
Cierre
147
Recepción 179.05 177.68 177.44 178.42 178.61 177.65 0.95 168.77 17.13% 197.68
Preparación 1,880.14 1,835.74 1,827.36 1,821.00 1,830.66 1,839.56 0.95 1747.58 17.13% 2,046.94
Digitalización 391.02 388.81 393.50 389.89 390.77 387.81 0.95 368.42 17.13% 431.53
Digitación 442.52 453.15 455.02 450.78 442.17 446.87 0.95 424.53 13.13% 480.27
Control de
223.92 240.26 235.60 261.81 260.31 241.25 0.95 229.19 14.13% 261.58
Calidad
Fedatario 285.51 278.63 276.84 281.38 275.15 280.26 0.95 266.24 13.13% 301.20
Firma digital 18.80 18.43 19.06 17.21 16.49 17.38 0.95 16.51 15.13% 19.01
Reproceso 281.65 240.91 245.17 238.74 234.09 245.28 0.95 233.02 15.13% 268.28
Generación de
48.67 43.74 42.83 46.74 50.23 46.96 0.95 44.62 13.13% 50.47
medios
Armado de
592.21 599.55 601.07 580.96 583.78 588.65 0.95 559.22 17.13% 655.01
carpeta Cierre
Elaboración propia
148
ACTIVIDAD CICLO 1 CICLO 2 CICLO 3 CICLO 4 CICLO 5 CICLO 6 CICLO 7 CICLO 8 CICLO 9 CICLO 10
Recepción 121.52 120.45 122.01 120.89 120.01 120.11 120.87 121.91 120.32 121.07
Preparación y QA 1,130.54 1,132.20 1,290.21 1,047.42 1,121.31 1,108.81 1,118.41 1,220.81 1,129.30 1,101.54
Digitalización 305.45 302.52 306.54 310.02 310.98 311.51 306.12 306.22 306.81 305.15
Digitación 421.85 421.51 420.14 421.02 422.36 420.89 421.74 418.15 421.02 422.41
Control de Calidad 375.82 368.41 371.25 382.87 375.41 369.21 370.12 381.42 378.36 376.57
Fedatario 234.21 235.01 234.92 234.63 225.11 234.21 241.20 240.89 239.14 233.57
Firma digital 16.87 17.01 16.21 16.89 16.92 17.56 16.48 16.21 16.78 16.36
Reproceso 72.33 72.61 61.53 82.60 63.15 71.71 72.54 80.26 80.36 73.91
Generación de medios
32.01 31.58 31.52 31.87 30.94 32.20 31.57 30.84 30.92 31.41
Y QA
Armado de carpeta
450.28 448.62 451.01 451.89 449.54 449.46 450.21 451.14 451.63 448.83
Cierre
149
Recepción 121.18 120.02 120.41 120.54 120.63 120.80 1 120.79 17.13% 141.49
Preparación y
1,122.01 1,120.51 1,104.92 1,136.26 1,120.87 1,133.67 1 1,133.67 19.13% 1,327.87
QA
Digitalización 302.32 305.10 306.44 310.90 305.52 306.77 1 306.77 17.13% 359.32
Digitación 421.55 421.63 422.15 422.78 420.80 421.33 1 421.33 13.13% 493.51
Control de
380.11 379.12 381.45 375.19 373.21 375.90 1 375.90 14.13% 440.29
Calidad
Fedatario 234.96 235.01 234.65 240.77 233.83 235.47 1 235.47 13.13% 275.81
Firma digital 16.97 17.21 17.48 16.49 17.98 16.89 1 16.89 15.13% 19.79
Reproceso 72.82 72.64 63.21 65.32 72.14 71.81 1 71.81 15.13% 84.11
Generación de
31.62 31.55 32.06 31.57 30.83 31.50 1 31.50 15.13% 36.90
medios Y QA
Armado de
450.87 450.30 451.13 449.62 450.61 450.34 1 450.34 17.13% 527.49
carpeta Cierre
Elaboración propia
150
Elaboración propia
151
Presupuesto
En la Tabla Nº 43, se observa a detalle los costos incurridos en la implementación de mejora en el proceso de digitalización.
COSTO COSTO COSTO TOTAL
ITEM DESCRIPCIÓN CANTIDAD UNIDAD MONEDA
UNITARIO UNITARIO (SOLES)
Procedimiento de trabajo
Análisis de flujo y mejora 1 Global 4,500.00 Soles 4,500.00 4,500.00
Implementación de 5S 1 Global 2,000.00 Soles 2,000.00 2,000.00
Materiales y EPP 5S -
Almacén (Recepción)
Casco protectos 9 Und. 8.50 Soles 8.50 76.50
Fajas de seguridad 9 Und. 29.90 Soles 29.90 269.10
Guantes de seguridad 9 Und. 5.90 Soles 5.90 53.10
Botas 9 Und. 49.90 Soles 49.90 449.10
1
Etiquetas (Bond) 3 Millar 18.30 Soles 18.30 54.90
Acondicionado
Guantes de latex 60 Cajas (100par) 27.50 Soles 27.50 1,650.00
Mascarilla 66 Und. 0.58 Soles 0.58 38.28
Guardapolvo 66 Und. 18.90 Soles 18.90 1,247.40
Botas 66 Und. 49.90 Soles 49.90 3,293.40
Lentes 66 Und. 2.50 Soles 2.50 165.00
Caja porta herramientas 66 Und. 11.90 Soles 11.90 785.40
Tachos de basura (grandes) 5 Und. 19.60 Soles 19.60 98.00
Capacitación al Personal
Inducción 1 Global 500.00 Soles 500.00 500.00
2 Programa de Capacitación al personal 1 Global 1,000.00 Soles 1,000.00 1,000.00
Capacitación de uso de EPP 1 Global 1,800.00 Soles 1,800.00 1,800.00
Laptop y otros equipos 0 Global - Soles - -
Puntos de control de calidad
3 Recolección de datos y análisis 1 Global 1,500.00 Soles 1,500.00 1,500.00
Modificación de puestos de trabajo (2 op) 1 Global 800.00 Soles 800.00 800.00
COSTO TOTAL S/. 20,280.18
Elaboración propia
152
RESULTADOS
digitalización antes de la implementación emplea un total de 1.31 horas/ caja, en otras palabras,
como nuevo tiempo estándar 1.03 horas/ caja. (Datos y cálculos resultados mostrados en las
Además, en la Tabla Nº 44, se muestra el resultado que se obtiene de esta mejora, antes de
ANTES DE LA DESPUÉS DE LA
DESCRIPCIÓN
IMPLEMENTACIÓN IMPLEMENTACIÓN
Elaboración propia
153
penalidades dadas por perdida de algún documento respeto a los ciclos de producción anteriores
donde por mes el cliente nos penalizaba aproximadamente por S/. 2,400.00. (Datos y cálculos
DOCUMENTOS
CP 7 COSTO S/. COSTO TOTAL S/.
EXTRAVIADOS
SEM 1 0 200.00 -
SEM 2 0 200.00 -
SEM 3 1 200.00 200.00
SEM 4 0 200.00 -
TOTAL PENALIZACIONES S/. 200.00
Elaboración propia
Analizando las tablas anteriormente presentadas, a lo largo de este proyecto se busca con
esta implementación que los resultados sean positivos; por ello, en caso de la penalización
impuesta por el cliente, se aguarda que para los ciclos de producción posteriores no haya
penalización como se muestra en la Figura Nº 36. Lo cual nos daría como resultado un ahorro
del 100% como se muestra en la Tabla Nº 46, de este modo las penalizaciones no afectarían
7,000.00
6,000.00
5,000.00
4,000.00
Soles S/.
3,000.00
2,000.00
1,000.00
-
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
PENALIZACIÓN 2,400 4,600 6,400 6,600 4,200 3,400 200.0 - - -
Elaboración propia
PENALIZACIÓN POR CP
Elaboración propia
trabajo operativo que la empresa posee con el cliente podemos decir que habrá un ahorro
Por último, al realizar nuestro Check list para ver si luego de implementar un correcto
procedimiento de trabajo los operarios iban a cumplirlo, en la Tabla Nº47, se muestra que los
%
CANTIDAD
NO CUMPLIMIENTO
CP 07 AREA DE CUMPLE
CUMPLE DEL
OPERARIOS
PROCEDIMIENTO
Recepción 2 2 0 100.00%
Preparación y QA 7 5 2 71.43%
Digitalización 7 7 0 100.00%
Digitación 12 12 0 100.00%
Check list
Control de Calidad 7 6 1 85.71%
Elaboración propia
producción planifica reduciendo los reprocesos, es decir que un operario bien capacitado y con
Elaboración propia
Asimismo, como se aprecia en la Figura Nº 37, una gráfica del porcentaje de cumplimiento
de todos los ciclos de producción hasta el actual donde se ha realizado la implementación dando
como resultado un 98.92% frente al promedio mensual anterior que oscilaba 81.68%, este
indicador nos permite analizar la producción de toda línea y seguir en constante mejora
100.00% 98.92%
84.28% 86.60%
90.00% 81.08% 81.80%
80.01%
76.30%
80.00%
70.00%
60.00%
Porcentaje
50.00%
40.00%
30.00%
20.00%
10.00%
0.00%
1 2 3 4 5 6 7
Ciclo de producción
Elaboración propia
157
Elaboración propia
18.20%, el cual ha disminuido a 1.08%. Por ende, por cada ciclo de producción existe un ahorro
mensual aproximado de S/. 12,103.18 proyectado para los últimos 3 meses de trabajo operativo
que la empresa posee con el cliente podemos decir que habrá un ahorro aproximado de S/.
36,103.18 debido a que con el nuevo lead time por día puede realizar hasta 6 lotes de
producción.
además de calidad; por ende, la satisfacción del cliente también incrementa, como se muestra
MICROFORMAS % DE
MICROFORMAS MICROFORMAS
CP 7 ACEPTADAS MICROFORMAS
ENTREGADAS DEVUELTAS
PERFECTAS ACEPTADAS
SEM 1 20 18 2 90.00%
SEM 2 18 18 0 100.00%
SEM 3 22 20 2 90.91%
SEM 4 21 20 1 95.24%
TOTAL 81 77 4 95.06%
Elaboración propia
100.00% 95.06%
60.00%
Porcentaje
50.00%
40.00%
30.00%
20.00%
10.00%
0.00%
1 2 3 4 5 6 7
Ciclo de producción
Elaboración propia
159
De igual forma, para que nuestros resultados estén bien sustentados en las Tablas Nº51 y
implementación que se le realizo, esta encuesta está dirigida a los trabajadores de la entidad
El resultado fue relevante; es decir, inicialmente la satisfacción del cliente final era de
37.50%, con las mejoras de poseer más puntos de control de calidad para evitar los dos tipos
91.67%.
RESULTADOS DE LA
ENCUESTADOS
ENCUESTA
PORCENTAJE
ANTES DE LA
TOTAL SATISFECHO INSATISFECHO
IMPLEMENTACIÓN
Microforma es entregada con las
6 1 5 16.67%
características solicitadas
Cantidad de microformas
6 2 4 33.33%
devueltas
Producto final entregado en el
6 3 3 50.00%
plazo establecido
Elaboración propia
160
RESULTADOS DE LA
ENCUESTADOS
ENCUESTA
PORCENTAJE
DESPUÉS DE LA
TOTAL SATISFECHO INSATISFECHO
IMPLEMENTACIÓN
Microforma es entrega con las
6 6 0 100.00%
características solicitadas
Cantidad de microformas
6 5 1 83.33%
devueltas
Producto final entregado en el
6 6 0 100.00%
plazo establecido
Satisfacción del cliente 6 5 1 83.33%
Elaboración propia
Cabe mencionar, que la entidad no penaliza por devolución de una microforma, pero se debe
tomar en cuenta que la imagen de la empresa está relacionada directamente con la satisfacción
producción (mensual), los costos de producción reales y totales tomando en cuenta el costo de
mano de obra para este estudio, debido a que el costo de materiales y gastos indirectos es
operarios).
161
PRODUCTIVIDAD
ANTES DE LA DESPUÉS DE LA
ITEM IMPLEMENTACIÓN IMPLEMENTACIÓN
CP 06 CP 07
Cantidad de imágenes 2,233,215.00 2,700,588
MO total/mes 144 144
Elaboración propia
Por medio este indicador podemos concluir que efectivamente el diagnóstico, propuesta de
mejora e implementación de las herramientas, metodologías y formatos en el procedimiento
incremento la productividad, lo cual es lo que buscábamos para este trabajo de investigación.
RESULTADOS DE LA
VARIABLES DIMENSIONES INDICADORES IMPLEMENTACIÓN
ANTES DESPUÉS
Elaboración propia
Para darle mayor peso a nuestra tesis, en la Tabla Nº55, se muestra el flujo del proyecto y
sus resultados; así como el margen total que ha proyectado gracias a la implementación,
PROPUESTA
C. COSTO CLIENTE PROYECTO Nov-16 Dic-16 Ene-17 Feb-17 Mar-17 Abr-17 May-17
ECONOMICA
Contratación 8,326,080.00
PROYECTADO
Elaboración propia
164
DISCUSIÓN
productividad de 20.87%, con lo cual aceptamos nuestra hipótesis general, dando como
Con esto se asegura que los procesos se realicen de forma estándar independientemente del
trabajador, turno o proyecto con el que se cuente. En nuestra tesis comprobamos que con la
a producir (cada caja contiene 11,375 imágenes) en 21.37%. Comparable con estudio previo
que obtuvo disminución en 3 de las líneas de producción, cuyo porcentaje de ahorro fue de
1.4% y 2.7% en lácteos, 23.0% y 36.9% en néctares y 14.4% y 14.9% en refrescos (Olmedo,
2012) y la disminución de tiempo de producción de los libros de 7.1 días a 0.7 días en proyectos
lo que se decidió aplicar 5s en el lugar de trabajo, con esto se logró disciplinar a los trabajadores
en el orden, limpieza y estandarización del lugar del trabajo, el resultado es comparable con
una tesis previa, en la que luego de aplicar 5s en su almacén, logró la disciplina de sus
trabajadores y se mejoraron las actividades que se llevaban dentro del entorno (Ruiz, 2014).
165
procedimiento de trabajo por parte de los trabajadores, estos se identificaron con la empresa y
sus funciones, además de observarlos más motivados y con ganas de hacer su trabajo bien.
Como indica un estudio anterior (Mazabanda, 2010) es importante tener una herramienta
que sirva de guía en las actividades y funciones de los trabajadores. Luego de capacitar al
1.08%. Se encuentra una significativa asociación con otro estudio previo (Martell y Sánchez,
(Torres, 2016).
Consideramos que la presente investigación es un aporte significativo ya que cada vez son
más las empresas que deciden optar por guardar sus documentos en un entorno digital, con lo
cual disminuyen costos en almacenaje, distribución, recursos humanos para su gestión y evitan
la perdida de información por algún incendio o desastre natural que dañe los documentos.
166
incrementando su demanda y es importante que las empresas estén preparadas para realizar un
mejor proceso, obtener ganancias, mejorar la calidad de vida de sus trabajadores y además
CONCLUSIONES
de producción ocasiona resultados positivos en la empresa. Por ello mediante un nuevo flujo
procedimiento el cual brinda información clara, y concisa y precisa a todos los involucrados en
personal realice sus actividades de manera totalmente eficiente. Como resultado obtuvimos que
el personal cumple al 93.21% el procedimiento. Debido a este resultado concluimos que nuestra
constante, así como la motivación de los empleados. Por ende, mediante la ejecución correcta
es de S/. 20,280.18, el cual representa 1.33% de la utilidad total del proyecto; por ende, la
empresa ha decido invertir dicho monto para cumplir con todos los requerimientos que implica
nuestro cliente respecto a la calidad del producto final, es decir que cumpla con los
requerimientos mínimos, podemos manifestar que se logró el objetivo dando como resultado
que después de la implementación el 95.06% del personal del cliente está satisfecho con la
calidad de la microforma, este se debe a los nuevos puntos de control de calidad e inspección
que se realizó.
Se debe tener en cuenta para que la estandarización del procedimiento se cumpla correcta y
manual de organización y funciones entre otros; todo en conjunto da como resultado que la
controlar los diferentes procesos productivos, logrando con ello que la productividad de la línea
Para finalizar, cabe mencionar que se debe tener en cuenta que cada vez que se inicie un
nuevo servicio se debe realizar todo lo descrito anteriormente debido a que cada proyecto es
único y sus limitaciones también. En otras palabras, el Layout, Matriz IPER y despliegue de
materiales se van a tener que actualizar dependiendo las necesidades de cada proyecto, pero
RECOMENDACIONES
Para los cronogramas de capacitación se recomienda que siempre estén evaluando al operario
para saber de qué manera se puede ir alimentando dicho cronograma establecido y pueda
responder a las nuevas amenazas y cambios en la línea de producción, asimismo todo el personal
debe asistir a las capacitaciones. A futuro se busca lograr que el operario tenga conciencia,
procedimientos, esto permite que los operarios hagan una retroalimentación y planteen
De igual manera, se recomienda seguir realizando pequeñas encuestas a los clientes finales
con el objetivo de obtener más información sobre su satisfacción respecto al servicio brindado
y calidad del producto, estando también abiertos a sus opiniones y dudas para que de esa
Finalmente, luego del planteamiento que hemos hecho con todo lo mostrado se deja en
camino para que la empresa en estudio pase una evaluación de ingeniería y puede certificarse
con la Trinorma para futuras licitaciones a presentarse, teniendo en cuenta que algunas
digitalización y micrograbación.
171
REFERENCIAS
Freivalds, A., & Niebel, B. W. (2014). INGENIERÍA INDUSTRIAL DE NIEBEL (13a. ed.).
Perú.
LIMUSA.
Información, 28 - 36.
Ediciones .
http://blog.pucp.edu.pe/blog/perfil/2010/04/20/la-importancia-del-manual-de-organizacion-y-
funciones/
ANEXOS
INFORMACION GENERAL
1. Entidad:
2. Unidad Organica:
3. Datos de la remisión:
3.1. Nombre y apellidos de los remitentes:
INVENTARIO DE REGISTRO
INFORMACION GENERAL
1. Entidad:
2. Datos de la remisión:
2.1. Nombre y apellidos de los remitentes:
INVENTARIO DE REGISTRO
HOJA DE VERIFICACIÓN 5S
ÁREA: ALMACÉN
FECHA:
HOJA DE VERIFICACIÓN 5S
ÁREA: ACONDICIONADO
FECHA:
ITEM ELEMENTO 0 1 2 3 4 OBSERVACIÓN
Están eliminados del puesto de trabajo los equipos
1 X
y materiales no utilizados
El inventario obsoleto está eliminado del puesto de
2 X
trabajo
Está el inventario en progreso reducido a su
3 X
mínima cantidad posible
Los pasillos y puertas están libres de materiales y
4 X
desperdicios
5 Están eliminados los obstáculos y obstrucciones X
6 Están marcados los límites del área de trabajo X
Los lugares de almacenaje de las herramientas
7 X Contendor común para todos
están indicados y marcados
Están los espacios de los documentos en proceso,
8 X
indicado y marcado
9 Se han identificado las máquinas y anaqueles X
10 El área de trabajo está libre de basura y suciedad X
11 Está el piso y equipo libre de material extraño X
Están los equipos y mobiliario limpio y en buen
12 X
estado
Las fuentes de polvo, suciedad y material extraño
13 X
están bajo control
Se utilizan técnicas para medir la condición de los
14 X
equipos
Están documentados los trabajos de limpieza y
15 X
verificación
Las instrucciones de trabajo, incluyendo controles
16 de calidad, están disponibles y en uso en todos los X
puestos
Están identificados y etiquetados los materiales y
17 X
sus contenedores
Hay mediciones e indicadores etiquetados para
18 mostrar claramente el rango de la operación X
normal
Se realiza y documenta los controles de seguridad
19 X
de arranque
Algunos operarios no usan
20 Usan equipos de protección personal adecuados X
EPP´s
Se almacenan correctamente todas las
21 X
herramientas y equipos no utilizados
Están almacenadas todas las materias primas y el
22 X
trabajo en curso
Todo el personal está capacitado en las tareas de
23 las que son responsables y son evaluados X
regularmente
Existe un proceso de auditoría regular para
24 verificar el cumplimiento de todos los elementos de X
los sistemas de producción y seguridad
6 6 8 4 0 35.42%
183
HOJA DE VERIFICACIÓN 5S
ÁREA: PRODUCCIÓN Y QA
FECHA:
ITEM ELEMENTO 0 1 2 3 4 OBSERVACIÓN
Están eliminados del puesto de trabajo los equipos
1 X
y materiales no utilizados
El inventario obsoleto está eliminado del puesto de
2 X
trabajo
Está el inventario en progreso reducido a su
3 X
mínima cantidad posible
Los pasillos y puertas están libres de materiales y Cajas apiladas en los lugares de
4 X
desperdicios trabajo y pasillos
5 Están eliminados los obstáculos y obstrucciones X
6 Están marcados los límites del área de trabajo X
Los lugares de almacenaje de las herramientas
7 X Contenedor común por turno
están indicados y marcados
Están los espacios de los documentos en proceso, Carecen de un estante para
8 X
indicado y marcado almacenamiento temporal
9 Se han identificado las máquinas y anaqueles X
10 El área de trabajo está libre de basura y suciedad X
11 Está el piso y equipo libre de material extraño X Se encuentran grapas u otros
Están los equipos y mobiliario limpio y en buen
12 X
estado
Las fuentes de polvo, suciedad y material extraño
13 X
están bajo control
Se utilizan técnicas para medir la condición de los Las revisan rápidamente al inciar
14 X
equipos la semana de trabajo
Están documentados los trabajos de limpieza y
15 X
verificación
Las instrucciones de trabajo, incluyendo controles
16 de calidad, están disponibles y en uso en todos los X
puestos
Están identificados y etiquetados los materiales y
17 X
sus contenedores
Hay mediciones e indicadores etiquetados para
18 mostrar claramente el rango de la operación X
normal
Se realiza y documenta los controles de seguridad
19 X
de arranque
20 Usan equipos de protección personal adecuados X
Se almacenan correctamente todas las
21 X
herramientas y equipos no utilizados
Están almacenadas todas las materias primas y el
22 X
trabajo en curso
Todo el personal está capacitado en las tareas de
23 las que son responsables y son evaluados X
regularmente
Existe un proceso de auditoría regular para
24 verificar el cumplimiento de todos los elementos de X
los sistemas de producción y seguridad
6 8 6 4 0 33.33%
184
HOJA DE VERIFICACIÓN 5S
ÁREA: FEDATARIO
FECHA:
Producción
____________________
___________________________
Encargado del área
Supervisor
187
Codificadas
utilizando
criterio FIFO
Empresa I.P.CO
Código de identificación
P.BPO.D001
Revisión
Fecha de aprobación
Procedimiento
Elaborado por:
Aprobado por:
193
OBJETIVO
ALCANCE
Se aplica para el proceso de digitalización de documentos con valor legal, desde la recepción
DEFINICIONES
Digitalización
documento.
Folio
Corresponde a una hoja de los documentos físicos que consta de dos caras o páginas (anverso
y reverso), el mismo que es considero como la principal entrada o insumo del proceso.
Imagen
Lote
Uno o varios documentos digitalizados, similares a una carpeta o un archivo colgante que
OCR
forma de datos, así se podrá interactuar con estos mediante un programa de edición de texto o
similar.
Micrograbación
Proceso técnico por el cual se obtienen las microformas, a partir de documentos originales en
digitales, u otros en los que se almacena información producida por computador y ordenador.
Microforma
grabado en un medio físico técnicamente idóneo, de modo que tal imagen se conserve y pueda
ser vista y leída con la ayuda de equipos visores o métodos análogos, esta imagen tiene formato
PDF u otro.
Medio Magnético
Dispositivo que almacena información, por medio de ondas magnéticas. Por ejemplo: discos
Blu Ray
o el CD, y que fue desarrollado por un consorcio llamado Blu-Ray Disc Association.
195
Time stamping
Es un mecanismo en línea que permite demostrar que una serie de datos han existido y no han
DIGIDOC
papel.
Indexación
Es el proceso mediante el cual se examinan ordenadamente los datos e informes para elaborar
su índice.
Ciclo de producción
RESPONSABILIDAD
Jefe de proyecto
Supervisor de producción
Elabora y propone el plan de producción, distribuye la carga de trabajo a los operarios, coordina
Fedatario
Operario
Supervisor de cliente
en el plan de producción.
197
CONTENIDO
Recepción de Documentos
documentos con valor legal de las instalaciones del cliente o recibirlas en su base. Según lo
Cuando los documentos son entregados a la empresa, el operario junto con el supervisor del
cliente, deberá hacer la validación del inventario, verificando que las carpetas contenidas en
las cajas sean las mismas que están en el formato de recepción de documentos externos. Si
durante la validación del inventario, se presenta alguna inconsistencia, como la ausencia de una
Una vez que las cajas se encuentran en custodia de la empresa, se procede a registrar en el
sistema el número de caja, cantidad de folios que contiene y el nombre de estos documentos,
Preparación de documentos
El operario debe abrir la caja asignada y retirar los folios, colocándolos en su mesa de trabajo
respetando el orden en que fueron colocadas, y quitar toda unión en los documentos (pabilo,
grapas, clips, fastenes u otros). Luego deberá realizar la limpieza, retirando el polvo, hongos u
Al terminar la preparación de los documentos, estos pasarán por un control de calidad que
Digitalización de documentos
El operario de digitalización debe ubicar las cajas que le corresponden y llevarlas a su puesto
trabajo saca una a una las carpetas a digitalizar, coge la primera y la registra en el software
Procede a retirar las tapas que protegen la carpeta y coloca los documentos en el alimentador
del escáner sin exceder la capacidad del alimentador. Al terminar vuelve a colocar los
documentos en sus tapas de protección, respetando el orden con el que fue entregado.
de calidad tendrán que validar el 100% de las imágenes que se hayan producido, para esto el
operario debe recoger en estricto orden las cajas que hayan sido terminadas de digitalizar,
ingresar al aplicativo de control de calidad del software DIGIDOC y validar las imágenes con
En caso de detectar algún error en las imágenes, el documento será rechazado y deberá retornar
a la línea para ser reprocesado. Para las cajas que cuentan con documentos a reprocesar, son
enviadas a un almacén temporal, mientras las otras cajas estarán listas para el siguiente proceso.
199
Para este control de calidad se tiene los mismos pasos que el control de calidad por la empresa,
La empresa proporciona un aplicativo y acceso al cliente para que este pueda efectuar el control
Reproceso
Los documentos que no hayan pasado el control de calidad deben volver a pasar el proceso de
código de barras de la carpeta y procede a la redigitalización del documento. Una vez que estas
imágenes pasan los criterios del control de calidad son insertadas en sus carpetas
Una vez que están aprobadas todos los lotes de las imágenes, se procede con la firma digital
por parte del fedatario. Al momento de realizar la firma digital no debe alterarse de ninguna
manera la extensión del archivo, la firma digital debe encontrarse embebida dentro del mismo
archivo, en cada imagen y además debe encontrarse dentro de las propiedades del archivo, el
certificado digital con el que fue firmado. La firma digital contendrá sello de tiempo que
indicará que los datos no han sido alterados desde ese momento.
200
Luego de aprobar y firmar las imágenes, estas proceden a ser grabadas en discos ópticos Blu-
Ray (2 juegos).
El rotulo que tendrán los discos dependerán de los requisitos del cliente.
El cliente debe revisar y dar conformidad a los discos con la información de los documentos y
producción.
En caso de encontrar algún error se devolverá a la empresa para que lo vuelva a grabar.
Compaginación
El operario coge las cajas con los documentos de acuerdo con el listado dado por el supervisor,
lee el código de barras para registrarlo en software DIGIDOC y ordena los documentos
Une los documentos como fueron enviados y registra que terminó esta actividad, coloca las
Devolución de documentos
Cuando se haya finalizado cada una de las etapas, el operario encargado de la devolución
ingresará al DIGIDOC para registrar que cajas serán devueltas al cliente, teniendo en cuenta el
La devolución se dará de acuerdo con lo estipulado en cada contrato. El cliente debe dar
conformidad de que los documentos se encuentran en las condiciones que fueron entregados.
201
Una vez que el cliente da la conformidad, la empresa procede con la entrega de las imágenes
REGISTROS / ANEXOS
I.P.CO
Proceso
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Y FUNCIONES
Edición: nº
Fecha: DD/MM/AAAA
Páginas: 1/nº total
CONTENIDO
PROPÓSITO
FINALIDAD
OBJETIVOS
BASE LEGAL
ALCANCE
RESPONSABILIDAD
NIVEL DE APROBACIÓN
ACTUALIZACIÓN
ESTRUCTURA ORGANICA
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
PROPÓSITO
describe la estructura orgánica, objetivos y atribuciones de cada departamento. Sirve como guía
Determina esencialmente las funciones que le competen a cada cargo dentro de la estructura
orgánica de la Empresa, asimismo describe las funciones de todos los puestos, así como perfil del
interno, sino que con este tipo de documento se puede realizar certificaciones de calidad (ISO,
OHSAS, entre otras), mejorando el nivel de servicio dado por cada cargo. Lo cual conlleva a
minimizar los conflictos de áreas, marcar responsabilidades a cada cargo, dividir el trabajo,
FINALIDAD
OBJETIVOS
Especificar las tareas a cada uno de los cargos descritos en la estructura orgánica mediante la
BASE LEGAL
ALCANCE
RESPONSABILIDAD
detallada, las funciones que le corresponden de acuerdo con el cargo específico que desempeña.
NIVEL DE APROBACIÓN
ACTUALIZACIÓN
ESTRUCTURA ORGANICA
Gerencia
Gerencia de Mercado
Jefatura
Jefe de Proyecto
Departamento de Producción
Supervisor de producción
Recepción de documentos
Preparador de documentos
Digitalizador
Indizador
Control de Calidad
Reproceso
Producción de microformas
Fedatario
Departamento de Soporte
Soporte técnico
208
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
209
Gerente de Mercado
Funciones especificas
mercado.
proyectos,
Jefe de Proyecto
Funciones especificas
Realizar el control presupuestal del proyecto, desde el inicio de la oferta y ejecución, velando por
la rentabilidad.
Mantener relación, atender las del cliente, supervisor, operarios, entidades externas, proveedores
y otros.
profesional.
Realizar las labores que le asigne su jefe inmediato y otras relacionadas a su puesto.
Supervisor de producción
Funciones especificas
Revisar y validar de los entregables del proyecto, del presupuesto, control de cambios
comunicando a la jefatura.
211
Funciones especificas
Recoger para cada ciclo de producción los documentos a trabajar, de las instalaciones del Archivo
Realizar un inventario detallado, para lo cual realizará el llenado del Formato de Transferencia
unidades de almacenamiento, fecha y hora de la recepción, número de lote entre otros datos.
El estado del documento con anotaciones o mutilaciones deberá ser colocado como observación
la cantidad de folios y no como una foliación, así como la anotación de observaciones de los folios
o cantidad de folios que estén en estado regular o deteriorado, no se requiere describir el estado
de cada folio.
Colocar en medio físico adecuado para el traslado de documentos, que resulten necesarios.
Formulario de Recepción (2 copias), una de las cuales entregará al responsable del archivo y
Trasladar a sus Oficinas los documentos recibidos del Archivo Central, según sea el caso,
documentación recibida.
212
Funciones especificas
• Retirar las ligas, los amarres, las bolsas y/o cajas de los documentos.
documentos (limpieza física del documento, correspondiente a elementos extraños que puedan
afectar tanto su conservación como su procesamiento). Estas operaciones son necesarias para
• Estructurar en lotes de producción, apropiados tanto para los procesos manuales como
automáticos.
Funciones especificas
• Digitalizar el documento en una imagen digital. Esta operación es desarrollada por dispositivos
como los escáneres y ha de realizarse de acuerdo con la naturaleza del documento (tamaño físico,
consistencia, tipo de papel, entre otros) y con la de su contenido (texto, imágenes, fórmulas, entre
otros).
• Prevenir y contar con niveles de seguridad que no permitan al operador intervenir manualmente y
• Generar un archivo PDF que contenga todas las imágenes (folios) por cada documento o
Color de 24 bits.
213
Funciones especificas
• Utilizar las herramientas de producción para el ingreso masivo de información asociada a las
imágenes. Los datos obtenidos de los documentos durante los procesos de captura de información
• Para cada documento escaneado, el contratista deberá almacenar la siguiente información en una
• Proceder a la captura mediante la digitación manual de caracteres (dependiendo del estado del
Funciones especificas
• Revisar las imágenes del lote en la pantalla, para detectar prematuramente los problemas de
• Revisar de forma diaria a revisar el 100% de las imágenes de lotes procesados, correspondiente a
un día de producción.
• Con el sistema de control operativo y de gestión, el personal de control de calidad deberá controlar
Funciones especificas
• Reprocesar las imágenes que no cumplan los requerimientos solicitados por el cliente.
Funciones especificas
• Todas las microformas se almacenarán en discos ópticos Blu-Ray. El operario deberá generar dos
(02) juegos uno Original y otra Duplicado de discos ópticos Blu-Ray – tipo WORM (Write Once
Read Many).
Archivos Intermedios: imágenes de los documentos grabados, base de datos que contiene los
índices, archivo que describe los campos de la base de datos, software visor, software verificador
de firmas digitales.
Funciones especificas
• Una vez aprobados los lotes de imágenes, se procede con la firma digital. Este proceso deberá ser
Funciones especificas
• Resolver los problemas técnicos que se muestren con los equipos de cómputo en la línea de
producción.
• Realizar servicios técnicos a los equipos, como mantenimiento preventivo, o en caso de presentar
• Crear las direcciones IP, cuentas de usuarios (correo electrónico), configuración de redes y otros.
Identificación:
Número de plazas 1
Relaciones:
Formulación de proyectos
Identificación:
Número de plazas 1
Relaciones:
Identificación:
Número de plazas 3
Relaciones:
Identificación:
Número de plazas 6
Relaciones:
Personal a cargo -
Experiencia -
No limitante
Ordenamiento de documentos.
Identificación:
Número de plazas 21
Relaciones:
Personal a cargo -
Experiencia -
No limitante
Ordenamiento de documentos.
Identificación:
Número de plazas 21
Relaciones:
Personal a cargo -
Experiencia -
No limitante
Digitalización
Identificación:
Número de plazas 36
Relaciones:
Personal a cargo -
Experiencia -
No limitante
Indización
Identificación:
Número de plazas 21
Relaciones:
Personal a cargo -
Experiencia -
No limitante
Identificación:
Número de plazas 6
Relaciones:
Personal a cargo -
Experiencia -
No limitante
Ordenamiento de documentos.
Identificación:
Número de plazas 3
Relaciones:
Personal a cargo -
Experiencia -
No limitante
Identificación:
Número de plazas 1
Relaciones:
Personal a cargo -
Últimos 08 años
Experiencia en los servicios de micrograbación y/o digitalización de documentos con Valor Legal
Identificación:
Número de plazas 6
Relaciones:
Personal a cargo -
Últimos 08 años
Experiencia en los servicios de micrograbación y/o digitalización de documentos con Valor Legal
I.P.CO
Proceso
METODOLOGÍA DE
PREPARACIÓN DE
DOCUMENTOS
Edición: nº
Fecha: DD/MM/AAAA
Páginas: 1/nº total
CONTENIDO
OBJETIVOS
2FINALIDAD
PROCEDIMIENTO
OBJETIVOS
La Metodología de Preparación de Documentos presentada por Indra tiene como objetivo dejar la
con escáneres de alta capacidad. Asegurando en todo momento la integridad de los documentos,
FINALIDAD
Las políticas de Indra para los proyectos de gestión documental se basan en dos grandes ejes; el
que; de igual modo al proceso que se realiza en una cadena de montaje existe en todo momento
un flujo de trabajo que se repite, una especialización en tareas del personal que presta el servicio,
tecnológica sobra la que se ejecuta el proceso. Por lo tanto, resulta de vital importancia asegurar
la vinculación y formación del personal asignado a los proyectos de gestión documental, a través
El otro gran eje sobre el que giran las políticas de Indra es la seguridad y confidencialidad de la
información, ya que tanto las materias primas como las herramientas utilizadas y los productos
obtenidos, en este tipo de proyectos, contienen información sensible de la que Indra es responsable
durante su tratamiento. Por lo tanto, Indra cuenta con una política para velar por el cumplimiento
Estas políticas que sustentan los proyectos de gestión documental se describen a continuación con
mayor detalle:
231
Indra proporcionará los recursos necesarios para la ejecución de las actividades de expurgue de
documentos, estas actividades serán efectuadas por personal con experiencia en el manejo
documental y técnicas apropiadas para tal fin. Ese personal no tendrá vinculación alguna con
con todos los derechos y obligaciones respecto de dicho personal, con arreglo a la legislación
vigente y a la que en lo sucesivo se promulgue, o la que le corresponda, sin que en ningún caso
El personal que realice las actividades de expurgue de documentos recibirá un plan de formación
Este plan de formación trabaja sobre dos ejes principales, la formación inicial de los operadores
aplicables en la prestación del servicio y la formación continuada que reforzará los conocimientos
que se considere adecuados y se centrará en los cambios sobre los aplicativos y/o metodologías y
Formación inicial:
El objetivo de la formación inicial es preparar al equipo de trabajo para que disponga de los
Presentación del proyecto, de sus etapas, de los procesos que lo componen y de las
responsabilidades de cada área. Se informa con detalle del tipo de proyecto en el que van a
colaborar, los requisitos de éste, tanto en seguridad como operativos y de nivel de servicio, las
Formación en la metodología y procedimientos tanto internos de Indra como los aportados por
como:
Comunicación de incidencias que puedan producirse durante el desarrollo del proyecto. Cómo
oportuno.
Formación continua:
servicio. Nuestro modelo de formación continua pasa por no afectar a la prestación y calidad
Entendemos que este debe ser un conocimiento absolutamente referido al servicio concreto que
Formar al equipo de trabajo en los cambios sobre metodología, normativa, aplicaciones, que se
externas o en controles de calidad o en las evaluaciones del trabajo realizadas a cada persona.
Indra aporta al servicio todas las medidas para garantizar la seguridad y confidencialidad del
Mantener absoluta confidencialidad y reserva sobre cualquier dato que pudiera conocer con
ocasión del cumplimiento del presente Contrato, en particular los Datos de carácter personal
interlocutor con las personas autorizadas por la ENTIDAD y a velar por el cumplimiento de
las medidas adoptadas para el uso correcto del material y de la información a manejar. El jefe
Definición y/o validación de las normativas de seguridad y procedimientos para velar por el
Presentar los Acuerdos Individuales de Confidencialidad debidamente firmados por todos los
colaboradores que, para el desempeño de sus funciones deban acceder a los datos de los
no desvelar dato alguno referente a los clientes, pudiéndose en caso de incumplimiento tomar
PROCEDIMIENTO
Indra cuenta con procedimientos para cada equipo de trabajo especializado según las tareas a
realizar, estos procedimientos cuentan instrucciones, buenas prácticas y normas que permiten
Asimismo, Indra proporcionará los recursos necesarios para la ejecución de las actividades de
expurgue de documentos, estas actividades serán efectuadas por personal que conoce el manejo
de técnicas apropiadas para tal fin. Los procedimientos que considerar en la Metodología de
ENTIDAD.
235
preparación de la documentación:
El Operador de Preparación recoge del archivo temporal de producción, una caja conteniendo
la documentación a digitalizar, teniendo en cuenta que las primeras cajas en salir del Archivo
temporal serán las primeras cajas que entraron al Archivo Temporal de Producción de
Digitalización.
El Operador de Preparación abre la caja y coge el primer lote de producción (file, bolsa o
amarre de documentos), retira los documentos, cuenta la cantidad de hojas y las revisa para
detectar defectos como manchas, restos de goma, roturas, partes arrugadas, grapas y otros
Se realiza el acondicionamiento físico del lote, se retirarán las ligas, amarres, bolsas y/o cajas
(limpieza física del documento, correspondiente a elementos extraños que puedan afectar tanto
Estructuración en lotes de Producción, apropiados tanto para los procesos manuales como
automáticos.
236
Todo documento puede tener mínimas cantidades de hongos, manchas, dobleces, retiro de
grapas y papeles rotos; sin embargo, éstos serán limpiados antes de ingresar a la siguiente etapa
de proceso de producción.
En caso los documentos del lote se encuentren ilegibles, o deteriorados de tal forma que no se
puedan identificar los datos necesarios o parte de ellos, no será responsabilidad de Indra,
de ocurrencias.
Mantiene la unidad del lote sujetando todos los documentos con una liga. De esta manera se
evita una posible pérdida o que se traspapelen los documentos., manteniendo la integridad del
La identificación del lote será mediante una carátula identificativa del lote, la cual contará con
un código de barras de identificación del lote, dicho código será el que identificará al lote
durante toda la etapa del proceso productivo y servirá para la trazabilidad del mismo en la línea
formatos
Terminado el proceso, los lotes son resguardados nuevamente en su respectiva caja y ubicados
Cabe indicar que el lote es un elemento indivisible mínimo de producción, el tamaño del mismo
se establecerá durante la fase pre -operativa, como premisa Indra propone que, dado el tamaño
medio de páginas de los expedientes, cada lote sea de un expediente, manteniendo la integridad
Carátula testigo: Para los documentos que sean extraídos por no digitalizarse, de esta forma
Carátula testigo
Carátula
Identificativa
En ningún momento debe descomponerse el expediente o los documentos, por lo cual no hay
posibilidad de desordenar finalmente las hojas del mismo, manteniendo la integridad del
final de proceso, queda registrado el Operador que ha preparado ese lote, la fecha hora.
Esta información podrá ser consultada por los usuarios autorizados y utilizada en todos los
Una vez digitalizado el lote, se procederá a retirar de los expedientes las carátulas introducidas,
del diseño final de la solución empleada si las carátulas empleadas pueden reutilizarse para
Empresa
I.P.CO
Código de identificación
I.SG.001
Revisión
Fecha de aprobación
Instrucción
Elaborado por:
Aprobado por:
240
OBJETIVO
Establecer la instrucción a seguir para asegurar que se identifiquen y utilicen correctamente los
Equipos de Protección Personal que, por la naturaleza de la labor del personal, sean requeridos.
ALCANCE
Esta instrucción aplica a todo el personal que realice alguna actividad que por la naturaleza de
DEFINICIONES
Es todo aquel equipo que por su diseño reduce o elimina los riesgos a los que está expuesto el
RESPONSABILIDADES
Todo el personal que realice actividades que por su naturaleza requieran el uso de equipos de
protección personal.
Materiales e instrumentos:
No Aplica
Todo el personal deberá usar sus equipos de protección personal de manera obligatoria y
No deberán usarse prendas de vestir sueltas, desgarradas, rotas, chompas amarradas a la cintura,
corbatas, cadenas, relojes, u otras prendas que puedan enredarse o atracarse cerca de
maquinaria en movimiento.
CONTENIDO
Deberán usarse camisas con puños, mangas ceñidas o camisas de manga corta en lugar de
La ropa especial de protección debe de utilizarse evitando que la piel quede expuesta.
242
Protección Visual
Los trabajadores que laboren en operaciones de carga y preparación deberán usar protección
Protección Auditiva
Los trabajadores que laboren en lugares con exposición a niveles de ruido mayores a 82.3 db,
No se deberá utilizar guantes cuando se operen máquinas (escáner) en las que la mano pueda
ser atrapada por partes en movimiento o en operaciones de alta precisión en las cuales es
Protección respiratoria
polvo, llevarán equipo de protección respiratorio con filtros especiales adecuados al riesgo (ver
anexo A).
Está prohibido el uso de pañoletas, trapos, waipes u otros elementos en sustitución de los
respiradores.
243
Los trabajadores que se encuentren bajo riesgo de ser golpeados por objetos en caída deberán
Inspección y mantenimiento
realización de alguna actividad que requiera su uso, en caso de encontrar el equipo en malas
e Inspección de EPP”.
El equipo de protección personal, según sea el caso, debe recibir un mantenimiento mensual
por parte del usuario del mismo para asegurar tanto su operación adecuada, como para evitar
ANEXOS
ANEXO A
Utilización de equipos de protección personal
TIPO EPP NIVEL DE USO RIESGO CONDICIONES PARA EL CAMBIO INSPECCIÓN LIMPIEZA
Sin roturas,
Ergonómico Roturas, costuras rotas. rasgaduras,
Faja Izaje de carga manual en C. T. Santa Deformaciones. deformaciones.
por sobre Agua y jabón
Ergonométrica Rosa
esfuerzo Falten partes Equipo con sus
partes completas
245
TIPO EPP NIVEL DE USO RIESGO CONDICIONES PARA EL CAMBIO INSPECCIÓN LIMPIEZA
Limpieza
No
Guantes de Obligatorio para trabajos con riesgos A la salud de la Áreas rotas Sin roturas
trabajo de cortes y heridas piel
Protección de No
manos y brazos
Obligatorio cuando exista el riesgo a
Guantes de
la salud por contacto con la piel de
neopreno, nitrilo
sustancias químicas. (ver Hoja de A la salud de la Áreas rotas o quemadas Sin roturas o
o PVC piel quemaduras
Seguridad del producto)
246
TIPO EPP NIVEL DE USO RIESGO CONDICIONES PARA EL CAMBIO INSPECCIÓN LIMPIEZA
No
Los elementos de protección personal son de uso exclusivo para las actividades de la empresa,
la reposición de estos elementos se hará cada vez que haya daño o pérdida.
Cada vez que se haga la reposición de los elementos de protección personal el trabajador debe
devolver el elemento a su jefe inmediato, o a la persona que haga la reposición.
PROYECTO:
SEMANA N° XY
BOTAS DE
TURNO AREA OPERARIO MASCARILLA GUARDAPOLVO GUANTES FAJA LENTES CASCO
SEGURIDAD
___________________________ ____________________
Supervisor Encargado del área
249
FECHA DE
MEDIDAS
ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN LA ULTIMA FALLA RESPONSABLE
A TOMAR
REVISIÓN
___________________________ ____________________
Supervisor Encargado del área
250
Caja de documentos
1 Retirar precintos
1
3 Rotular
3
Lote de producción
63’’
4 Preparar documentación
4
Pegamento,
1 grapas, fasteners
4
5 Digitalizar
6 Indizar
Pasar QA Indra
1 Muestra
7 Reproceso
8
A
251
8 Fedatear
6
9
2
1 Time Stamping y verificación
1
9
10
Generar microforma
Microforma
63’’
RESUMEN
Actividad Símbolo N°
Operación 10
Inspección 1
Operación/Inspección 1
Total 12
252
Caja de documentos
1 Retirar precintos
1
3 Rotular
3
Lote de producción
63’’
Preparar documentación
1 y QA1 Indra
1
Pegamento,
4 grapas, fasteners
4 Digitalizar
5 Indizar
4
7
6 Reproceso
A
253
A
Fedatear
7
6
9
2
1 Time Stamping y verificación
1
9
Documento con valor legal
63’’
Pegamento,
grapas fasteners
Armar las carpetas
8
Blue-Ray
Generar microforma
9
1
2
Pasar Q3 Indra
Microforma
63’’
RESUMEN
Actividad Símbolo N°
Operación 9
Inspección 2
Operación/Inspección 2
Total 13
254
SEMANA N° XY
SEMANA N° XY
TIEMPO DE
DÍA N° DE PARADA PROYECTO MOTIVO TRATAMIENTO
PARADA
256
Anexo 31: Encuesta corta para el personal de la entidad respecto al grado de satisfacción
Ο Si
Ο No
Ο Si
Ο No
3) ¿En el presente ciclo de producción los productos finales han sido entregados en el plazo
establecido?
Ο Si
Ο No
4) ¿En general, cuál está satisfecho con el servicio brindado por I.P.CO?
Ο Si
Ο No
265
Anexo 33: Propuesta del Sistema de gestión integrado cotizado para la certificación de
Tri Norma
268
269