RECEPCION DE MERCANCIAS

Es el conjunto de acciones encaminadas a conseguir que las mercancías recibidas

coincidan en precio, calidad, cantidad y presentación con los pedidos realizados.
Función de Recepción: La función de recepción, ya sea de una unidad de la
compañía o de un transportador común, es la misma. Si el material se recibe de
cualquier otra fuente u otro departamento de la compañía, las actividades de
construcción, el procedimiento será el mismo. Importancia: La recepción
adecuada de materiales y de otros artículos es de vital importancia, ya que una
gran parte de las empresas tienen como resultado de su experiencia centralizada
la recepción total bajo un departamento único, las excepciones principales son
aquellos grandes empresas con plantas múltiples. La recepción está
estrechamente ligada a la compra, ya que probablemente el 70% de los casos, el
departamento bajo la responsabilidad del departamento de compra.

PROCESO DE RECEPCION DE MERCANCIAS

1. Al recibir un envió: Se le someterá a verificación para comprobar si está en
orden y en buenas condiciones, si el recipiente está dañado o no se recibió el
número de paquetes requeridos. Se debe hacer la salvedad correspondiente
inmediatamente y no se podrá dar recibo de conformidad por el envió, esto es
esencial sin tomar en cuenta si el transporte es aéreo, marítimo o terrestre, como
se podría exigir para dar fuerza a cualquier reclamo resultante sobre envíos
ocultos. 2. De Manera Similar: El material que recibe una instalación de la
compañía también debe ser sometido a una inspección preliminar, antes de
introducirles en el área de almacenamiento, en el caso de que en la inspección
inicial se detecte materiales de calidad inferior o en malas condiciones se le debe
rechazar.
COMPRA. RECEPCION DE MERCANCIAS
La recepción es la aceptación, condicionada o no, que se realiza al proveedor para
que éste pueda enviar la factura Para otorgar el consentimiento, lo normal es
firmar una copia del albarán o nota de entrega suministrada por el proveedor. Los
porteros o vigilantes de la empresa deberán disponer de los libros-registros que
indiquen adónde deben dirigirse los materiales, otorgando a cada remesa un
número de control de entrada. Una vez pasado este control, dependiendo del tipo
de transporte, se pueden presentar dos variantes: - Que el transportista sea una
agencia, en cuyo caso la mercancía vendrá catalogada por número de bultos y
peso, exigiendo la firma del destinatario en el albarán del transporte. Existe, pues,
la obligación del destinatario de contratar dichos extremos, quedándose con una
copia del albarán (IMAGEN NOTA DE ALBARAN). Que el transportista sea
directamente el suministrador. En este caso, la mercancía vendrá con el albarán
de los materiales que porte. El recepcionista del almacén firmará dicho albarán,
haciendo constar que la recepción definitiva se efectuará posteriormente,
obligándose el proveedor a aceptar las anomalías que más tarde puedan
detectarse. Una vez que se encuentre el pedido en el almacén se procederá a su
análisis, para lo cual se deberá comparar el albarán y el pedido e identificar la
mercancía pedida con la recepción. Este segundo proceso dará lugar a los
siguientes pasos: a) La recepción cualitativa por los técnicos de la empresa (a
efectos de calidad y cantidad). El sistema de comprobación se realizará por
personal cualificado de la empresa, ya que se trata de observar que la mercancía
recibida reúne las características exigidas para su buena utilización. b) La
recepción cuantitativa por los encargados del almacén (a efectos de cantidad
o medida). Se harán las siguientes comprobaciones: - Que el material recibido
tenga grabado en sí o en su envoltura la referencia o marca solicitada. - Que sea
igual al existente con ese mismo código, en caso de que lo hubiese. - Que sea
correcto el plano, el croquis o el catálogo, si existe, en el supuesto de que el
recepcionista sepa o pueda interpretar este extremo, teniendo en cuenta su
capacidad profesional. c) Palés (reservar de la humedad y suciedad del suelo).
Comprobar que la mercancía viene lo suficientemente protegida.
 RECEPCION DE MATERIALES

Es un proceso mediante el cual se recibe los productos terminados procedentes

de fábricas y almacenes, estos se recibe en forma apilada en el camión
de transporte para que luego los cargadores preparen los medios de trasporte
para empezar la descarga, de acuerdo a la variedad de productos, donde el
responsable de ingreso al almacén verifica que la documentación este conforme
para autorizar el ingreso de los productos, para que el jefe del almacén verifique la
disponibilidad de espacio en módulos y designara la zona donde se depositan los
productos, de acuerdo a las áreas demarcadas para cada línea de producto,
finalizando en los productos procedentes de planta y almacenes, que van a ser
ordenados con separadores de cartón entre "cama" y "cama", y algunos cubiertos
con mantas térmicas.

Funciones de la recepción de materiales

 Recibir e inspeccionar los artículos y verificar las cantidades con la orden

de compra y el envío.

 Preparar informes cuando hay escasez, daños durante el tránsito y

devoluciones a los vendedores.

 Preparar una guía de recepción para distribuirla a varios departamentos.

 Entregar la mercancía a los almacenes.

Normas para la recepción de materiales

1) Recibir de una manera ordenada.

2) Planificar la Recepción con arreglo a la economía (Tiempo y Movimiento).

3) Delegación de responsabilidades en personas específicamente capacitadas.

4) Utilizar el equipo suficiente y necesario.

5) Disponibilidad planificada de los espacios necesarios.

6) Sistemas de seguridad y protección procedentes.

7) No recibir nunca, sin pensar contar o medir

8) Confrontación sistemática del material recibido con los documentos que lo

acompañan.

Pasos y medidas

Los materiales o insumos deben apartarse en recepción de acuerdo con la orden

de compra a la cual deben de ajustarse la factura. La misma debe de especificar:
unidades, piezas, kilos o litros, recordando que en Venezuela, el sistema legal
para medir o pesar es el sistema métrico decimal, cuya base es el metro.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN EN LA RECEPCIÓN DE MATERIALES

Orden de Compra: Abarca de manera concreta: membretes, nombres,

domicilio, teléfono de la firma, computadora para su identificación.

Números: Servirá para identificar la negociación entre las partes que utilizara el
proveedor para hacer el embarque y la facturación de los materiales y que permita
registrar y archivar el contrato para su consulta posterior. El proveedor coloca
dicho número en todos los bultos y facturas de modo que, puedan identificarse con
el pedido, para fines de comparación. El departamento de Almacén tendrá una
copia de la orden de compra para que le sea posible identificar todos los productos
recibidos a cuenta de ella. En consecuencia el número debe estar ya impreso,
nunca puesto a mano.

Fechas de emisión y de entrega: Estas fechas permiten planificar la recepción, y

uso de materiales
Nombre y domicilio del proveedor: Permite identificar al proveedor a quien se
da la orden, efectos de pago, en caso de algún reclamo

Motivación y condiciones de pago: En las instrucciones sobre la facturación se

debe establecer el número de copias necesarias de la factura. Las condiciones de
pago deben establecerse en la orden de compra de acuerdo a lo convenido
previamente. Muchas compañías en la nota de pedido usan cláusulas indicando
que no se admitirán letras, a menos que exista un acuerdo concreto en ese
sentido

Lugar de la entrega: Cuando la recepción de materiales debe realizarse en un

sitio distinto de la sede de la empresa, debe indicarse claramente para evitar
situaciones incómodas.

Transporte: Debe indicar la vía que se utilizará; por camión, ferrocarril o avión.

Descripción de lo que se compra: La descripción de los diferentes artículos

pedidos debe de ser especificada. Si se trata de insumos: cantidad de cada uno
de ellos. Designación o descripción clara de cada uno de ellos con medidas,
tamaños o a las características que corresponden. Si se trata de impresos:
cantidad, especificación suscrita de la forma o trabajo encargado
Verificar la factura de proveedor: Precios, condiciones y descuentos, cuando se
recibe el pedido.
Comprobación de facturas: Los detalles importantes de las facturas que deben
comprobarse son: cantidad, esta comprobación debe hacerse confrontando
la factura con la orden de compra, y el resultado del conteo físico de
los materiales recibidos para ponerse a cubierto de los excesos a los defectos en
los embarques o envíos. De esa manera se evita el pago de los materiales
o productos no recibidos, o recibidos con fallas o excesos
Calidad: Si la calidad no está de acuerdo con las especificaciones, no debe
recibirse el pedido, en consecuencia, tampoco debe conformarse la factura.
Precios: El departamento de compras es fundamentalmente responsable de
los precios que deben pagarse por los pedidos. No obstante la persona encargada
de recibir los materiales (pedidos) debe comprobar el precio aprobado por el
departamento de compras a través de su orden.
Condiciones: Las condiciones son un punto completo
cuya responsabilidad completa a los departamentos de compras y contabilidad.
Pero el almacenista, dado la experiencia, debe revisar el asunto, especialmente en
lo referente a riesgos de los materiales y daños sufridos, para determinar la
reclamación correspondiente.
Guías de Remisión o Envíos: En oportunidades, los materiales vienen
acompañados de simples de remisión o guías de despacho.

Recepción de materiales
Para la recepción de los materiales debe actuar en conjunto con un
representante del Departamento que solicitó el artículo, verificando que ellos
correspondan a alguna Orden de Compra de la Empresa y que sean los
especificados. Cuando sea necesaria una revisión técnica, debe solicitar la
participación del solicitante de la compra.

Es bueno comunicar un calendario incluyendo el horario al Departamento

de Adquisiciones de su empresa para que este lo incluya en la orden de compra o
en la nota de pedido del proveedor.

Responsabilidad proveedores: Entregar productos en buen estado

SU responsabilidad: rechazar todo aquello que no venga en perfectas

condiciones

PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE MATERIALES

El encargado de bodegas, debe recibir todos los materiales que ingresen a

las instalaciones de la empresa, sean éstas, materias primas, materiales,
repuestos o mercaderías en general, que se relacionan con alguna de las
siguientes características y normas:

a) Que sean adquiridas por la empresa.

b) Que sean semielaboradas en la empresa (o en proceso) y que

deban almacenarse hasta ser requeridas posteriormente.Por lo tanto, queda
prohibido “guardar o almacenar” productos de proveedores o clientes que no
correspondan según las normas nombradas”, a menos que estén autorizadas por
algún funcionario superior que se hará responsable de este hecho.

1. Cada vez que se emita una Orden de Compra, la unidad

encargada de la función de adquisición deberá remitir oportunamente copia de ella
a la bodega receptora. Esta copia tiene por objetivo informar al bodeguero sobre
los artículos que van a recibir: cantidad, código, calidad (especificaciones
técnicas), proveedor y fecha de recepción.

2. Previo a la recepción de las mercaderías, el bodeguero debe exigir

la Guíade despacho del proveedor, que acompaña los artículos requeridos. Cada
guía debe corresponder a una Orden de Compra.

3. El encargado de bodega chequeará las cantidades, calidades y

especificaciones entre la Orden de Compra y las Guías de Despacho.Verificará
que los artículos recibidos corresponden exactamente a los solicitados.

4. Una vez otorgada la conformidad a los materiales recibidos, el

encargado de bodega procede a firmar las guías de despacho en original y copia
entregando al transportista el duplicado de la guía y archiva el original. En caso
de ausencia de guía, el encargado de bodega indicará su visto bueno en el
reverso de la factura original. Algunas empresas emiten Guías de Recepción
internas, que se adjuntan a las guías de despacho o factura y es el respaldo oficial
de la empresa.
 5. Si el encargado de bodega verifica que los materiales recibidos no
coinciden con lo señalado con la orden de compra, procede a las siguientes
instrucciones

z Recepción parcial por cantidad inferior (por esto se usa Guía de

Recepción).

z Recepción parcial por rechazo (constancia en Guía de Recepción).

z Devolución de guía y materiales proveedor, informando a su superior.

6. El encargado de la recepción deberá realizar inspección en

aquellos envases con roturas o marcas de daño, para verificar su contenido, en
cuanto a cantidad, calidad y especificaciones de lo pedido.