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“Gestion de compras”

 Integrante: Tomás Valdés


Quintana
 Asignatura: Gestión Logistica
 Profesor: Mauricio Garcia
Índice
1. Introducción .................................................................................................................................... 3
2. Objetivos de la compra ................................................................................................................... 4
3. Compras .......................................................................................................................................... 5
3.1) Principios básicos de la compra ............................................................................................... 5
3.2) Planeación de la compra ...................................................................................................... 6
3.3) Departamento de compras………………………………………………………………………………………….7

4. Gestion de compras…………………………………………………………………………………………………………………8-9

5. Ciclo de compras………………………………………………………………………………………………………………………10

6. Compradores y Proveedores………………………………………………………………………………………………11-13

7. Las Compras en Chile…………………………………………………………………………………………………………14-15

8. Conclusión………………………………………………………………………………………………………………………………..16

9. Bibliografía……………………………………………………………………………………………………………………………….17

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1. Introducción

El proceso de compras es una herramienta de la logistica que ha ido en aumento en cuanto a su


importancia en el proceso, siendo determinante en el éxito de la empresa. La necesidad ha
impulsado a los ejecutivos de la empresa colocar su atención en esta área debido al cambiante
entorno económico en el que se encuentra, debido a:

- Variaciones en la demanda
- Incertidumbre en las provisiones
- Dificultades en la obtención de suministros
- Inestabilidad en el precio de las materias primas

Por lo que cumplir con el presupuesto determinando por la empresa, se hace cada vez más difícil.

Pero ¿Que es la gestión de compras?

La gestión de compras quiere decir que es la responsable de la adquisición de insumos y


materiales con ciertos conceptos básicos: Cantidad, calidad y precio conveniente en el momento
requerido por la empresa para el normal funcionamiento de esta y cumplir con los objetivos que la
dirección de la empresa ha definido.

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2. Objetivos de la gestión de compras

Objetivo General: Adquirir los recursos materiales que necesita la organización de la mejor calidad
y al mejor precio 1

Objetivos Específicos:

1- Reducción de costos
2- Comprar al mínimo precio
3- Servicio
4- La responsabilidad del área de compras
5- Controlar los convenios
6- Control de los tratados comerciales con los proveedores
7- Estudiar nuevas fuentes de suministros
8- Asegurar calidad y cantidad de los suministros

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Administración de compras, Alberto Sangri Coral, página 5

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3. Compras

3.1) Principios básicos de las compras:

Todos los procesos de compras se rigen en 3 aspectos básicos

Calidad: Es muy importante ya que se basa generalmente en la decisión del usuario. Y se basa en
lo siguiente:

- Conveniencia: Calidad mínima que debe tener el producto si necesitas precios bajos, que
tenga financiamiento y plazos de entrega rápido
- Disponibilidad: La rapidez de tener el producto a disposición.
- Costo: El comprador exige un precio lo más barato posible según la calidad y el vendedor
debe bajar su utilidad con tal de tener la venta segura.
- Sistematización o conjugación: La calidad, el precio, la garantía y la disponibilidad son
fundamentales para la toma de decisión.
- Control de calidad: Toda compra tiene que tener un control para poder garantizar las
características y calidad requeridas

Cantidad: Es importante debido a que nos puede ayudar el volumen adquirido con el costo del
producto y se basa en varios factores

- Tipo de producto
- Precio unitario y según volumen
- Periodos de compra
- Cantidades máximas y mínimas
- Tamaño del almacén
- Fechas de vencimiento

Precio: El precio está directamente relacionado con la calidad y la cantidad del producto. Debe
tener las siguientes características:

- Que se pueda negociar


- Conocer los precios de la competencia
- Respetar los precios acordados
- Tener el proveedor adecuado para la compra

Generalmente para tener mejores precios se logran acuerdos o convenios. En estos se destaca:

- Cantidad y especificaciones
- Precio
- Garantía
- Fecha de entrega
- Fecha de pago

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- Condiciones de pago

Los convenios para que tengan validez tienen que ir firmados por los representantes legales de las
empresas, sea todo bajo la ley actual y se usan cláusulas de multas o finalización de los convenios.

3.2) Planeación de la compra

¿Qué comprar?

Todo lo que se requiera comprar ya sea material, insumos, se hace según las especificaciones
dadas por el sector solicitante.

¿Cuánto comprar?

Las cantidades a comprar dependerán de muchos factores, por ejemplo:

 Niveles de demanda
 De los descuentos que ofrezcan los proveedores
 De la escasez de los insumos en el mercado
 Tipo de inventario que manejemos

¿Cuándo comprar?

El momento en que se realiza la compra dependerá mucho del nivel de demanda y los niveles de
stock que estemos manejando o sobre si es una urgencia se efectuara en el momento.

¿Cómo comprar?

La forma de comprar variara según el tipo de empresa, si quieren hacer las compras por
departamento o efectuar todas las compras desde una sola dependencia.

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3.3) Departamento de compras:

Modelo Horizontal: Un departamento de compras se encarga de toda la empresa

Modelo Vertical: El proceso de compra se divide por sector

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Página 59, Libro Gestión Logistica y Comercial, Juan Miguel Gomez Aparicio, McGraw Hill
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4. Tipos de Gestión de Compras

Hay diversas formas de generar las compras según el modelo que quiera seguir la empresa.

A continuación, veremos algunos ejemplos:

a) Por el tipo de gestión de las existencias


- Por punto de reposición: Se refiere cuando hacemos el pedido a un cierto nivel de
existencias
- Por Programación: La compra se efectúan según una secuencia temporal
- Pedido abierto: Es sin condiciones previas, fechas de entrega, tipo de material, formas de
pago
- Especulativos: Se efectúan por condiciones especiales que podrían provocar ganancias
futuras

b) Por la cantidad de suministradores


- Único: Es cuando solo existe un solo proveedor que tenga el producto, lo que puede
generar dependencia, no existe competencia, consecuencias graves en caso de falta.
- Múltiples: Existen varios proveedores que tienen el producto. Como ventaja es que el
producto lo puedas tener con certeza en caso de que algunos de los proveedores tengan
quiebre de stock.
- Dual: Es cuando se toman solo dos proveedores y se compara entre ellos.

c) Por el precio
- Precio fijo en firme: Se determina un precio fijo, es el mas seguro debido al cambio
constante en la economía.
- Precio fijo con revisión: Es un precio fijo pero que se puede modificar debido a aumentos
en los costos de producción.
- Precios fijos con renegociación: Cuando no hay experiencia con proveedores se usa este
tipo de precio.
- Precio de mercado: Se usa bajo las condiciones de la ley de oferta y demanda, tiene mucha
relación con la gestión de existencia especulativo.
- Precio a coste: Se usa cuando no es posible contratar a un precio fijo.

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d) La matriz de Kraljic

Es un modelo que se utiliza para separar bajo dos conceptos los productos comprados:

- Impacto que tiene la compra en el resultado de la empresa


- Riesgo en el suministro de dichos productos

Productos Apalancados: Se refiere a los productos que existe una gran cantidad de oferta en el
mercado por lo que es mas probable encontrar un proveedor alternativo y así poder encontrar
mejores precios.

Materiales Estratégicos: Existe poca oferta en el mercado, por lo que generalmente se realiza un
contrato con el proveedor elegido para asegurar el suministro.

Productos Rutinarios: Son de bajo impacto económico y bajo riesgo del suministro. En estos casos
se simplifica el proceso administrativo.

Materiales Cuello de Botella: No tienen gran impacto financiero, pero como dice su nombre, su
ausencia suele detener la producción o servicio. La estrategia en estos casos es comprar en
grandes cantidades, asumiendo el costo de almacenamiento.

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Página 59, Libro Gestión Logistica y Comercial, Juan Miguel Gomez Aparicio, McGraw Hill

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5. El Ciclo de la compra

El ciclo de compras va desde que surge la necesidad de abastecerse y termina cuando el producto
y la factura llegan al almacén

Solicitud de compra: Cuando un departamento tiene la necesidad de comprar algún producto o


servicio para el normal funcionamiento de este, hace llegar esta solicitud al departamento de
compras. Generalmente se utiliza un documento interno donde se especifica el departamento que
lo solicita, las condiciones y el producto solicitado.

Evaluación y selección de proveedor: El departamento de compra recibe la solicitud y comienza el


proceso de buscar el proveedor que pueda tener el producto solicitado y las condiciones de este
(económicas, formas de pago, plazo de entrega, etc.…)

Negociación de las condiciones de compra: Al elegir la mejor oferta presentada por los
proveedores, empieza la fase de negociación, donde se acercan los más posible a un acuerdo que
beneficie a ambas partes.

Seguimiento del pedido: Una vez que se envía lo solicitado, se realiza el seguimiento
(generalmente a través de un software) para corroborar los plazos de entrega.

Recepción de la mercadería: Cuando llega la mercancía se corrobora que las cantidades y calidad
del producto es lo que se había solicitado y se recibe conforme. Si existe algún problema se deja
constancia en los documentos y según el caso se toman medidas.

Recepción de la factura de compra: El ciclo de compras finaliza cuando se recibe la factura donde
especifica la recepción del producto solicitado (cantidad y precio).

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6. Compradores y Proveedores
Compradores:

Un ítem muy importante en la gestión de compras, son los compradores. Estos deben cumplir con
ciertas características:

- Capacidad para negociar


- Capacidad para liderar
- Mantenerse actualizado
- Seleccionar adecuadamente a los proveedores
- Reducir la gestión de compras
- Contar con conocimiento sobre el rubro que trabaja

Pero una de las características mas importante que debe tener un comprador es la Ética

Ética en las compras:

Es un tema muy importante en la gestión, debido a que si se pasan a llevar algunas de estas puede
entrar en grandes problemas la empresa:

- Sobornos: Consiste en pedir al proveedor que ofrezca, generalmente dinero, para efectuar
la compra a ellos.
- Favoritismos: Consiste cuando el comprador genera la orden de compra a algún familiar o
amigo, omitiendo varios procesos.
- Aceptar invitaciones: Generalmente son invitaciones a comer, viajes u otros, para que la
compra se les efectúa a ellos.
- Recibir obsequios: Caso similares a los anteriores.
- Solicitar al vendedor que mejore sus precios: Es cuando el comprador le indica o da a
conocer al vendedor los precios de la competencia.

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Proveedores

Como hemos hablado, generalmente se tienen contratos o convenios con los proveedores donde
la duración varía según la necesidad. Pero cuando tenemos a disposición varios proveedores como
hacemos para seleccionar el mejor.

Se puede seleccionar el de menor precio, pero también hay otros puntos que hay que considerar
como plazo de entrega, condiciones, presentación, etc.…

1- Medición de calidad
Se mide como la cantidad de unidades que cumplen el estándar establecido del total
entregado
Ejemplo: Se entregaron 98 unidades que cumplían la calidad de un total de 100

98
100
= 0.98  98%

2- Medición de valoración del servicio


Acá se mide el tiempo de entrega y la exactitud de las cantidades compradas

𝑁𝑢𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑒𝑛𝑡𝑟𝑒𝑔𝑎𝑠 𝑒𝑛 𝑙𝑎 𝑓𝑒𝑐ℎ𝑎 𝑎𝑐𝑜𝑟𝑑𝑎𝑑𝑎


Tiempo de entrega: 𝑁𝑢𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑒𝑛𝑡𝑟𝑒𝑔𝑎𝑠 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙𝑒𝑠
x 100

También se puede medir con puntos (Nivel de entregas a tiempo, NET), por ejemplo:

- 0 a 3 días  100 puntos


- 3-6 días  70 puntos
- 6-9 días  30 puntos
- Mas de 9 días  0 puntos

𝑁𝑢𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑒𝑛𝑡𝑟𝑒𝑔𝑎𝑠 𝑐𝑜𝑚𝑝𝑙𝑒𝑡𝑎𝑠


Cantidades: 𝑁𝑢𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑒𝑛𝑡𝑟𝑒𝑔𝑎𝑠 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙𝑒𝑠
x 100

O también se puede medir al igual que el tiempo de entrega (Nivel de entregas en


cantidad, NEC)

- Dentro del margen 100 puntos


- Desviación 5%  80 puntos
- Desviación 15%  50 puntos
- Mas de 15% de desviación  0 puntos

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3- Valorización del precio

Se valoriza otros aspectos secundarios del precio como, por ejemplo:

- Precio unitario
- Costo unitario puesto en bodega
- Costo de la gestión
- Descuentos

4- Otros
- Situación financiera
- Certificados
- Modernidad de las instalaciones
- Eficiencia en la producción
- Trabajadores con discapacidad
- Fácil intercambio de información
- Seguimiento del pedido
- Etc.…

Al tener todos índices se realiza un puntaje total por proveedor que se va actualizando
periódicamente. Esto va creando un ranking de proveedor y elige al mejor de ellos. Si el proveedor
no cumple con alguno de los requerimientos, esta ira perdiendo puntaje por lo que no será
considerado.

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7. Las compras en Chile
Como modernización del sistema de compras, el Gobierno de Chile creo la plataforma llamada
ChileCompra, bajo la ley N° 19.886 y comenzó a funcionar el 29 de agosto de 2003. Es un servicio
descentralizado que depende del Ministerio de Hacienda, bajo la supervisión del presidente de la
república.

¿Pero que es ChileCompra?

La dirección de ChileCompra es la institución que administra la plataforma de compras publicas de


Chile, y funciona con un marco regulatorio único, basado en la transparencia, la eficiencia, la
universalidad, la accesibilidad y la no discriminación.

Es un servicio descentralizado que depende del Ministerio de Hacienda, bajo la supervisión del
presidente de la república.

Todas las licitaciones públicas, se pueden encontrar en el sitio www.mercadopublico.cl, que es la


plataforma de comercio mas grande del país, donde se transan 10.200 millones de dólares anuales
(casi un 3.5% del PIB de Chile). Actualmente participan mas de 850 organismos públicos y 125 mil
empresas.

Los tipos de adquisición que se pueden efectuar en el portal son las siguientes:

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Guía practica de Gestión de Abastecimiento, ChileCompra, Ministerio de Hacienda

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Convenio Marco: Es un mecanismo de compras en la que existe un catalogo online de bienes y
servicios y constituyen la primera opción de compras de los organismos públicos. El comprador
antes de llamar a una licitación publica o privada debe consultar en este catálogo.

Licitación Publica: Es un mecanismo de compras donde se invita a todos los proveedores a


participar en esta licitación. Se define en que consiste la licitación, las condiciones, bienes o
servicios a ofertar, plazos de pago, organismo que lo requiere, etc.

Licitación Privada: Es un mecanismo de compras mediante el cual la administración invita a


determinados proveedores a participar, basándose en las bases fijadas con anterioridad.

Trato directo o contratación directa: Es un mecanismo de compras en la cual se hace un trato


directo con el proveedor, que en términos generales no considera todas las necesidades básicas
para poder hacer una licitación y se usa de manera excepcional.

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8. Conclusión

Como pudimos observar en este trabajo, el departamento de compras cumple un rol muy
importante en la actualidad. Toma un rol estratégico en el desarrollo de la empresa debido a que
podemos manejar de mejor forma el tema monetario, tratando de ahorrar lo mas posible y llevar
al éxito a la empresa en cuestión.

El trabajo a la par, tanto de los proveedores como los compradores ayuda en el abastecimiento
oportuno, económico y evitando los quiebre de stock que tantos problemas traen al proceso
productivo. Tambien llama a la competencia entre los proveedores, creando un sistema de
medición, mejorando considerablemente la calidad del servicio de parte de los proveedores y
también aumenta la calidad del bien o servicio recibido por la empresa.

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9. Bibliografía

http://portales.mineduc.cl/usuarios/pcompras/File/2011/ACREDITACION/GuIaPrActica1Introducci
on.pdf

- http://www.mercadopublico.cl

- http://www.chilecompra.cl

- “Gestión Logistica y Comercial” Editorial McGraw Hill, Juan Miguel Gomez Aparicio

- “Gestión de inventarios y compras” MBA Ramon Martin – Andino

- “Gestión de compras” Editorial McGraw Hill, Joan Escriva Monzo, Vicent Savall Lildo, Alicia
Martinez Garcia

- “Administración de compras, adquisiciones y abastecimiento” Alberto Sangri Coral, Grupo


editorial Patria

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