DEFINICION Y CARACTERISTICAS DE CARTA, OFICIO,

MEMORÁNDUM, INFORME

CARTA

Definición

Una carta es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) enviada a un

receptor (destinatario).
Normalmente, el nombre y la dirección del destinatario aparecen en el anverso del sobre. El
nombre y la dirección del remitente aparecen en el reverso del mismo (en el caso de sobres
manuscritos) o en el anverso (en los sobres reimpresos). Existen cartas sin remitente, en
las que no está anotada la dirección de quien envía la carta, bien por olvido o por omisión
consciente del remitente.
La carta puede ser un texto distinto para cada ocasión, ya que el mensaje es siempre
distinto. En ese sentido, sólo en parte puede considerarse texto plenamente expositivo.

El estilo de la carta debe ser adecuado para el receptor y entendible:

Formal: si se trata de asuntos oficiales, públicos o de negocios;

Coloquial o informal: si se dirige a familia o amigos y se usa un lenguaje coloquial que

ambos entiendan;

Familiar: que podría ser un derivado de la anterior, con la única diferencia de que ésta es
específicamente para familiares.

Extremadamente formal: En estos casos se nota una distancia aun mayor con el receptor.
Además, al momento de colocar a quien se dirige la carta debe ponerse: Señor/Señora (su
cargo. Ej.: Directora de la Institucion) Don/Doña (Nombre y Apellido).

Características psicológicas

 Posee una actitud cortés y amable.

 Busca impresionar positivamente al destinatario.
 Busca una reacción favorable a los intereses del remitente.
 Hay un receptor y un emisor.

Características formales

 Es larga y precisa.
 Se organiza con claridad, concisión, precisión y exactitud.
 Busca dar información completa.
Características lingüísticas
•Utiliza frases largas.

•Recurre a un vocabulario exacto y cortés.....

•Usa oraciones completas organizadas correctamente. •No abrevia las

palabras.

•Utiliza una puntuación adecuada al sentido de lo que se quiere expresar.

•Usa elementos cohesivos que interrelacionan las oraciones y los párrafos.

Las cartas formales, en particular las cartas comerciales, cuentan con los
siguientes elementos:

 Encabezado: nombre, dirección y fecha del lugar y dia al que se dirige.

 Saludo: personal o consolidado en fórmulas establecidas.
 Exposición del asunto, con los temas pertinentes.
 Despedida: escribir el nombre en la parte inferior de la carta.
 Firma clara

La carta también se compone de:

1. Membrete: nombre, dirección, teléfono y ciudad de la empresa que la

escribe (remitente).
2. Fecha: ciudad, entidad federativa, día, mes y año en que se expide la
carta
3. Domicilio: nombre, dirección, ciudad y código postal de la persona a quien
se dirige la carta (destinatario).
4. Vocativo: expresión de cortesía que une al firmante con el destinatario.
5. Texto: exposición del asunto que motiva la carta.
6. Despedida: expresión de cortesía que da término a la carta.
7. Antefirma: razón social o denominación de la casa.
8. Firma: nombre completo del remitente y su rúbrica.
9. Referencias finales: iniciales, mayúsculas y minúsculas respectivamente,
de la persona que dicta y de quien tipea la carta.
10. Otros datos: indicaciones de los anexos que se envían o el nombre
de las personas a quienes se remite copia del documento. Estas
anotaciones se hacen al calce y antes de las referencias finales.
11. Oyente: Quien es el que recibe el mensaje.
12. Remitente: es quien envía la carta.
EJEMPLO DE UNA CARTA
 MEMORÁNDUM

Definición

Memorándum refiere a aquel informe en el cual se expone determinada cuestión la cual

deberá ser tenida en cuenta llegado el momento de tratar el asunto o cuestión con la cual
está relacionado

El memorando es una comunicación que se usa en diplomacia. Es menos solemne que la

memoria y la nota, generalmente sin firma, en la cual se reseñan los hechos, razones y
circunstancias que han de tenerse presentes ante la consideración de un asunto importante
o grave.

Características de un memorándum

- Se redacta en tercera persona.

- Se refiere por completo al tema planteado (es específico-exacto).

- Utiliza la construcción positiva.

- no usa rodeos de palabras.

- Las oraciones son directas y claras y cortas

La estructura del documento consta de las siguientes partes:

 Nombre(s) de a quien se dirige

 Nombre(s) del remitente(s)

 Fecha

 Asunto

 Escrito redactado brevemente.

 Firma(s)

Su redacción debe ser breve, clara y precisa; aun cuando en este tipo de comunicación no
se acostumbra usar la despedida, hay ocasiones en que se debe utilizar para darle un toque
personal y cortés al mensaje.

http://grupos.emagister.com/mensaje/el_memorando_es_una_comunicacion_que_se_usa_en/6863-2252147

http://www.ejemplode.com/11-escritos/6-ejemplo_de_memorandum.html
Ejemplo de un Memorándum
 OFICIO

Definición

El oficio es un documento o comunicación escrita de carácter netamente

oficial, protocolario, utilizado por las autoridades o funcionarios de las
diferentes dependencias públicas o privadas.

Características

1. El papel por lo general debe ser de 21 ó 22 cm de base por 32 ó 33 de altura.

Su calidad ha de ser buena, por lo cual se prefiere el de hilo, su color el
blanco, quedando las de colores para copias y comunicaciones internas.

2. El color de la tinta se prefiere negra o azul negro.

3. Debajo del membrete se coloca el número de oficio.

4. Lleva impreso el sello de la dependencia que envía la comunicación.

5. El estilo de redacciones en forma sobria, clara, concisa, seria, veraz, natural y

cortés.

6. Trata un solo asunto.

7. Se escribe siempre a máquina.

8. Se extiende en original y duplicado.

Estructura

1.-Lugar y fecha.- Es la primera parte en la que se escribe: el lugar de donde

se envía, el día, el mes y el año en curso.

2.-Numeración.- En esta parte se escribe los tres datos, al igual que el

memorándum; la palabra OFICIO con mayúscula, seguida del número de
expedición; separada por una línea oblicua, a continuación las siglas de la
oficina de procedencia con letras mayúsculas, separada par una línea oblicua y
el año en curso.

3.-Destinatario. Es la parte que abarca cuatro líneas o más de acuerdo a lo

requerido, aquí se escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar, de la
persona a quien se dirige.
4.-Asunto. Es la cuarta parte y se escribe con mayúscula la palabra: ASUNTO,
seguida de dos puntos, luego en resumen indicar con claridad el mensaje del
texto, que sería explicado en el cuerpo.

5.-Referencia. Es la quinta parte que se usa, sólo cuando sé necesita

mencionar la numeración del documento recibido con anterioridad, a cuyo
contenido se quiere dar respuesta.

6.-Cuerpo o texto. Es la parte más importante, aquí se dará a conocer el

mensaje de la comunicación, en forma clara y precisa y muy brevemente.

7.-Despedida. En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesía.

Existen, también, expresiones conocidas

8.-Firma y pos-firma.

Firma: Se escribe la rúbrica a mano.

Pos-firma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el

documento, y a su vez el cargo que le distingue, más el sello respectivo:

9.-Iniciales. Al igual que en el memorándum, la iniciales del remitente con

letras mayúsculas y las del mecanógrafo con minúsculas.

10.-Anexo. Aquí se indica la documentación que se adjunta al oficio, como

catálogos, revistas, tarjetas, programas, etc.

Tipos de oficio

Oficio Simple o Directo.- Este tipo de documento se utiliza cuando el texto o

contenido va dirigido a una sola persona. Generalmente en caso de una
invitación, una petición, agradecimiento o información de eventos o
actividades culturales o deportivas. También cuando un gerente se dirige a una
empresa para gestionar algún servicio.
Oficio Múltiple

Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a

distintos y varios destinatarios y por esta razón las instituciones o
dependencias tiene hasta el número de oficio, dejando puntos suspensivos
para escribir el nombre y el cargo de destinatario, sólo para colocar cuando el
caso lo requiera; además esto ayuda a agilizar el proceso que dure la
documentación.

La estructura del oficio múltiple, básicamente, es igual que la del oficio simple,
no obstante es importante recordar que:

1. El número de oficio es el mismo para todos los ejemplares que se van a

distribuir.

2. En el oficio múltiple, necesariamente, se escribe la palabra

DISTRIBUCIÓN, que viene a ser la última parte de este tipo de oficio

(Observe en el ejemplo).

EJEMPLO DE OFICI
 INFORME

Definición

Es un texto a través del cual se da cuenta de los avances realizados

en un proyecto en particular. Por lo general, un informe va dirigido a
quienes se ocupan de financiar el proyecto o lo dirigen, de este
modo, es posible que se le realicen correcciones y modificaciones
antes de que éste lleve a su etapa final.
Un informe necesita ser claro y preciso, además debe contar con la
cantidad de detalles suficientes como para que cualquier persona
que lo lea por primera vez pueda comprender a cabalidad aquello que
se trata a través del proyecto y el estado de avance que este ha
alcanzado

Tiene características propias que la diferencian netamente de

los escritos literarios, como el cuento, la novela, el ensayo, la
poesía o el drama, y aun el periodismo.

1- el informe es generalmente redactado para un superior, como una

obligación profesional del autor, y muy rara vez para otra persona;
en muy pocos casos se redacta un informe para un público amplio.
2- El contenido del informe no depende de la elección del autor, sino
de las exigencias de una tarea o empleo, y versa por lo general sobre
un asunto técnico, sobre hechos, reconocimientos, investigaciones,
estudios o labores realizadas por el informante.
3- Admite libremente toda clase de medios que contribuyen a
trasmitir claramente el pensamiento: fotografías, diagramas,
gráficos, estadísticas, cuadros numéricos, documentos originales,
anexos ilustrativos o demostrativos.
4- El estilo se ajusta a las conveniencias o costumbres establecidas
por la práctica de cada caso (fórmula, frases, vocabulario), y en tal
sentido, debe ser preciso, claro correcto y completo.
5- Los párrafos son característicamente cortos y concisos, sin
intención artística. Muchas veces se adaptan fórmulas expresivas ya
elaboradas por la tradición, que deben respetarse.
6- El vocabulario es usual en la materia que se trata, y por ello
resulta generalmente especializado, con neologismos, tecnicismos y
aun barbarismos.
7- Los modos básicos de un informe: La narración, la descripción, la
exposición y la argumentación

http://www.mailxmail.com/curso-informe/caracteristicas

Contenido de los informes

Los informes varían mucho en cuanto a su extensión y estructura, de
acuerdo con la práctica de la organización para lo cual son escritos.
Pero, básicamente, todos se ajustan a un contenido común que
comprende:
a) Propósito: todo informe contiene una exposición declarada del
propósito o finalidad con que se expresa (¿Para que?).
b) Método o procedimiento: Explica la forma, procedimiento, técnica
o método empleado en la recolección de datos o en la investigación,
para que el lector juzgue la exactitud veracidad o grado de
confiabilidad en la información que se le proporciona (¿Cómo?).
c) Hechos: Incluye también una descripción o narración de los
hechos encontrados, en forma objetiva, lógica, clara y analítica
(¿Qué?).
d) Análisis y discusión: La información que se proporciona debe ser
analizada y evaluada con el criterio del informante, para que su
destinatario decida sobre su valor.
e) Conducciones, recomendaciones o solicitaciones: El informe
concluye con la opinión o el punto de vista del autor; o con una
recomendación al lector para asociarlo en la decisión; o a veces
concluye con una solicitud o pedido de normas para actuar (¿Qué
debe hacerse?).
Estructura del informe

Estos contenidos suelen agruparse según las normas de las

institución dentro del cual circula el informe, aunque sin embargo la
estructura y esquema ideal y completo de un informe debería
organizarse en la siguiente forma:
1- Cubierta: Autor(es), Título,: Lugar, Editorial, Año, Páginas.2-
Tabla de Contenido: Sumario e índices.3- Cuerpo: Propósito -
Método o procedimiento –Hechos – Análisis y discusión –
Conclusiones, recomendaciones o solicitud.4- Apéndices: Bibliografía
. Ilustraciones, gráficos o todo otro material complementario.
Este esquema es naturalmente ideal o convencional. Si el informe es
corto, puede agregar do o más partes en una sola o prescindir de
alguna.
Los informes largos, pueden dividirse en subtítulos para facilitar su
lectura, comprensión y recordación. Cuando las divisiones y
subdivisiones son muchas dentro de un texto, suelen utilizarse
normalmente dos tipos de series de designación o numeración:
Existen muchos tipos de informes según la función que se les da.
Los principales son:
Informe formal: tiene un contenido amplio y detallado, y se usa en
casos y plazos ya establecidos por la empresa o institución
(Preliminar, en marcha, final, diario, semanal, mensual, trimestral,
semestral, anual)
Monografía: Es un informe sobre un asunto limitado que se ha
investigado académicamente según un método científico o técnico,
es la expresión del resultado de esa investigación. Se usa en las
escuelas y especialmente en las Universidades. (Al ser un informe
complejo, la monografía tiene sus propias reglas y estructura que lo
diferencia de los demás ejemplos. Posee sus propios pasos,
presentación, tipo de letras y márgenes, etc.)
Tesis: Designa la proposición que se mantiene con razonamiento para
llegar a una conclusión válida, fundada.
Orales: Finalmente cabe decir que los informes de todo tipo pueden
ser escritos, pero también pueden ser orales.