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Manual Excel PAD - 2016 PDF
Manual Excel PAD - 2016 PDF
Contenido
Capítulo 1
1. Usar Funciones avanzadas para calcular valores
Conociendo ya las funciones básicas de Excel, como son:
Suma, Promedio, Max, Min, Contar, Contara, Entero, Redondear, Si, Y, O,
Buscarv, Buscarh, Subtotales, Indirecto.
Aquí una explicación breve de otras funciones más avanzadas como:
Sumar.si, Contar.si, K.esimo.mayor, K.esimo.menor, Redondear.mas,
Redondear.menos, Aleatorio, Esblanco, Esnumero, Estexto, Eserror, BdMax, Hoy,
Ahora.
Función SUMAR.SI
Suma selectivamente las celdas que coinciden con el argumento criterio.
Sintaxis
SUMAR.SI(rango,criterio,rango a sumar)
Dónde:
Rango Es el rango de celdas que se desea evaluar.
Criterio Es el criterio en forma de número, expresión o texto, que
determina qué celdas se van a sumar. Por ejemplo, el
argumento criterio puede expresarse como 32; "32"; ">32";
"manzanas"; D4.
Rango a sumar Son las celdas que se van a sumar. Las celdas contenidas en
Rango a sumar se suman sólo si las celdas correspondientes
del Rango coinciden con el Criterio. Si Rango a sumar se
omite, se suman las celdas contenidas en el argumento
Rango.
Para calcular la valorización acumulada de las casas de cada propietario haga usted
lo siguiente:
Como hemos podido ver, esta función puede seleccionar en un rango cuales valores
se van a sumar, teniendo en cuenta una cierta condición. Sin embargo, la función
solo puede evaluar una sola condición de criterio:
Todas las casas que sean de un determinado propietario:
=SUMAR.SI(A4:A10,"Jorge",C4:C10)
La Función CONTAR.SI
Cuenta las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio.
Sintaxis
CONTAR.SI(rango,criterio)
Rango Es el rango de celdas que se desea evaluar.
Criterio Es el criterio en forma de número, expresión o texto, que
determina qué celdas se van a contar. Por ejemplo, el
argumento criterio puede expresarse como 32; "32"; ">32";
"manzanas";D4.
La función CONTARSI cuenta el número de veces que aparece un valor en un
rango de celdas, por ejemplo:
Contar el número de celdas en el rango B4:B10 que contienen el texto "Sur".
=CONTAR.SI(B4:B10,"Sur ")
2. Fórmulas Matriciales:
a. Cómo crear un total basándose en varias condiciones
Nota.- En Excel algunas fórmulas pueden escribirse como fórmulas matriciales. Para esto hay que
escribir la fórmula y al finalizar hay que presionar la combinación de teclas Ctrl+Shift+Enter,
esto hace que la formula se encierre entre llaves al momento de ingresar a la celda,
quedando de esta forma: {=formula}
{=CONTAR(SI((A4:A10="Sonia")*(B4:B10="Norte"),1;0))}
o sino así:
{=SUMA(SI((A4:A10="Sonia")*(B4:B10="Norte"),1;0))}
=REDONDEAR.MENOS(E4,-1) 3260
=REDONDEAR.MAS(E4,-1) 3270
=REDONDEAR.MENOS(E4,-3) 3000
=REDONDEAR.MAS(E4,-3) 4000
La Función ALEATORIO
Genera un número completamente al azar entre 1 y
0.
Sintaxis
ALEATORIO()
Esta función carece de argumentos.
El siguiente ejemplo simula el lanzamiento de un
dado
=ENTERO(ALEATORIO()*6)+1
La función Aleatorio multiplicada por 6 generará un numero entre 0 y 5.9999. La
función Entero truncará la parte decimal de éstos números quedando así enteros del
0 al 5, y al aumentarles 1 éstos finalmente serian números entre 1 y 6.
Escrita esta fórmula, bastara con presionar la tecla de función [F9] para recalcular la
fórmula y entonces ALEATORIO generará otro número al azar.
La Función HOY
Da como resultado la fecha del sistema.
Sintaxis
HOY()
Esta función carece de argumentos.
=HOY() daría como resultado: 07/06/2015
La Función AHORA
Da como resultado la fecha y hora del sistema.
Sintaxis
AHORA()
Esta función carece de argumentos.
=AHORA() daría como resultado: 07/06/2015 03:21
Esto es debido a que la función Suma ignora los datos tipo texto en el rango a
sumar.
Ejemplo:
Se desea validar un cuadro para que en la columna Cantidad solo permita escribir
números enteros y positivos. Entonces, cuando se trate de escribir en una celda una
cantidad como 7.3 que es un numero decimal, deberá aparecer un mensaje de error
como el que se ve a la derecha, impidiendo ingresar este número.
A B
1 Personal Cantidad
2 Empleados 138
3 Vigilantes 11
4 Secretarias 24
5 Gerentes 8
6 Técnicos 7.3
7 Supervisores
8 Vendedores
9
Nota.- Cuando se especifique el tipo de datos que se permiten, esto no afectará al formato. Para
dar formato a las celdas, como números, fechas u horas, haga clic en el menú
Formato/Celdas y, a continuación, haga clic en la ficha Número. Seleccione el formato que
desee en el cuadro Categoría y luego seleccione las opciones que desee.
Una fórmula para un límite puede evaluar los datos únicamente en la hoja de cálculo en que
se hayan configurado las restricciones. Para utilizar en una fórmula los datos de otra hoja de
cálculo, o de otros libros, introduzca una referencia de celda para los datos externos en una
celda de la hoja de cálculo activa o defina un nombre para los datos externos en la hoja de
cálculo activa. La fórmula puede hacer referencia a la celda o al nombre en la misma hoja de
cálculo. Por ejemplo, si los datos que desea utilizar en una fórmula están en la celda A6 de la
primera hoja de cálculo de un libro denominado Presupuesto.xls, puede definir el nombre
DatosVálidos en la hoja de cálculo activa para que sea =[Presupuesto.xls]Hoja1!$A$6 y,
posteriormente, introducir una referencia =DatosVálidos cuando se especifiquen los límites
para los datos.
Ejemplo1
1.- En una hoja de cálculo escriba una lista de varios nombres de niños y sus
respectivas edades, tal como se muestra en la figura siguiente.
Observe que las edades de Laura y Miguel fueron escritas erróneamente.
En este cuadro se desea verificar que las edades ya ingresadas de los niños, no
sean mayores de 12 años. Para esto, haga usted lo siguiente:
observe que irán desapareciendo los círculos rojos que encerraban a las edades
equivocadas.
Ejemplo2
En otro caso; suponga que se tiene un registro de ventas con la relación de las
facturas emitidas en un mes y se desea verificar que los números de factura no
aparezcan repetidos, en cuyo caso habría que analizar el motivo del error y
corregirlo, ya sea cambiando el número de la factura por el correcto, o eliminando el
registro de la factura por estar duplicada.
1.- En una hoja en blanco escriba los datos del Registro de Ventas que se muestra
en la imagen siguiente:
A B C
1 REGISTRO DE VENTAS
2
3 Fecha Nº Factura Monto
4 02-Oct 001-0124 S/. 1,306.00
5 02-Oct 001-0126 S/. 510.00 Esta factura debería ser la 001-0125
6 03-Oct 001-0126 S/. 1,364.00
7 03-Oct 001-0127 S/. 432.00
8 03-Oct 001-0128 S/. 935.00
9 03-Oct 001-0129 S/. 399.00 Esta factura se repite y deberá eliminarse
10 03-Oct 001-0129 S/. 399.00
11 04-Oct 001-0130 S/. 220.00
12 04-Oct 001-0131 S/. 1,199.00
13 04-Oct 001-0132 S/. 778.00
14 05-Oct 001-0132 S/. 257.00 La factura de abajo debería ser la 001-0133
15 06-Oct 001-0134 S/. 384.00
16
2.- En este cuadro seleccionar todas las celdas con los números de factura de la
columna B, y con el menú Datos/Validación se valida según como se muestra
en la ventana de dialogo a continuación:
La fórmula =B4<>B5 verificará cuando dos celdas consecutivas se repitan.
A medida que se vayan corrigiendo los errores en los números de las facturas, al
igual que en el ejemplo anterior, los círculos rojos también se irán
desapareciendo.
A
1 3,473.50 Estilo millares #,##0.00
2 S/. 672.25 Estilo moneda S/. #,##0.00
3 13.7% Estilo porcentual 0.0%
4 (79.5) Negativos entre paréntesis (0.00)
5 4-Jun Fechas con día y mes d-mmm
A
6 64.5 Kg Para pesos en kilogramos 0.0 “Kg”
7 37.4 º C Grados centígrados 0.0”ºC”
8 000254 Para códigos 000000
9 IGV 19% Texto y porcentaje “IGV” 0%
10 4 puntos Número y texto 0 “puntos”
Tenga en cuenta que en todos los ejemplos anteriores las celdas tienen datos
numéricos y aunque el formato ha cambiado su apariencia, “el contenido de ellas
sigue siendo numérico” y puede operarse matemáticamente en cualquier fórmula.
Nota.- Cuando se crean formatos personalizados, estos formatos solo tendrán validez dentro del
libro en el cual se crearon.
Para poder crear formatos personalizados hay que seguir unas cuantas reglas, las
cuales pasamos a indicar a continuación:
Nota.- El símbolo de arroba @ representa el contenido de la celda cuando este contenido es del
tipo texto.
Utilice códigos de formato que describan cómo desea mostrar un número, una fecha
u hora, una moneda, porcentajes o notación científica y un texto o espacio.
Ejemplo:
A un grupo de celdas con diferentes datos se le da el siguiente formato
personalizado:
[AZUL]#,##0.00_) ; [ROJO](# ,##0.00) ; “Sin Valor ; @ “anulada”
A
1 -8734.9 Número negativo
2 0 Cero
3 Factura Texto
4 6254.258 Número positivo
5 Boleta Texto
A
1 (8,734.90) Entre paréntesis y color rojo
2 Sin Valor Cero cambia a Sin Valor
3 Factura anulada Se le agrega la palabra anulada
4 6,254.26 Redondea y de color azul
5 Boleta anulada Se le agrega la palabra anulada
Como se puede ver, cada celda adquiere el formato que le corresponde según el
contenido que esta tenga.
Separador de millares
Para ver una coma como separador de los millares o para ajustar la escala de un
número mediante un múltiplo de mil, incluya una coma en el formato de número.
Color
Para definir el color de una sección del formato, escriba en la sección el nombre de
uno de los siguientes ocho colores entre corchetes. El color debe ser el primer
elemento de la sección.
Condiciones
Para definir los formatos de número que se aplicarán únicamente si coinciden con
las condiciones que se hayan especificado, encierre la condición entre corchetes. La
condición consta de un operador de comparación y un valor. Por ejemplo, el
siguiente formato muestra los números iguales o inferiores a 100 en color rojo y los
números superiores a 100 en color azul.
[Rojo][<=100];[Azul][>100]
Agregar caracteres
Para ver texto y números en una celda, encierre los caracteres de texto entre
comillas ("") o ponga delante de un solo carácter una barra invertida (\). Incluya los
caracteres en la sección correspondiente de los códigos de formato. Por ejemplo,
introduzca el formato $ 0.00 "Exceso";-$ 0.00 "Defecto" para ver un importe negativo
como "-$125.74 Defecto". El espacio y los siguientes caracteres se muestran sin
comillas: $ - + / ( ) : ! ^ & ' (comilla simple izquierda) ' (comilla simple derecha) ~ { } =
<>
Agregar espacio
Para crear un espacio con el ancho de un carácter en un formato de número, incluya
un subrayado _ seguido del carácter. Por ejemplo, si después de un subrayado se
cierra un paréntesis _) entonces los números positivos se alinearán correctamente
con los números negativos que estén entre paréntesis.
Repetir caracteres
Para repetir el carácter siguiente en el
formato para llenar el ancho de la
columna, incluya un asterisco (*) en el
formato de número.
Por ejemplo, introduzca $*=#,##0.00 para
incluir suficientes signos = después del
signo monetario para llenar una celda. El resultado sería: $=====2,716.25
1.- En el menú Formato, haga clic en Celdas y haga clic en la ficha Número.
2.- En la lista Categoría, haga clic en Personalizada.
3.- En la parte inferior del cuadro Tipo, haga clic en el formato personalizado que
desee eliminar.
4.- Haga clic en Eliminar.
Solamente pueden eliminarse los formatos personalizados. Microsoft Excel aplicará
el formato predeterminado (General) a todas las celdas del libro a las que se haya
dado formato mediante el formato personalizado que se ha eliminado.
Cuando se introduce una fecha en una celda, dicha fecha aparece en un formato de
fecha predeterminado o en un formato aplicado a la celda antes de introducir la
fecha. El formato de fecha predeterminado se basa en la configuración de la ficha
Fecha del cuadro de diálogo Configuración regional, al que se tiene acceso desde el
Panel de control de Windows. Si estos valores de fecha han cambiado, cualquier
fecha existente en los libros no formateados con el comando Formato de celdas
también cambia.
Capítulo 2
1. Calculo de Remuneraciones del Personal
Los cálculos de los pagos de sueldos y salarios son una tarea ineludible en las
empresas, y como hay que hacerla todos los meses o quincenas en el caso de
empleados, y todas las semanas en el caso de los obreros, pues; esta labor se
convierte en algo muy tedioso para el que está encargado de esta labor. Felizmente
hoy en día, las computadoras han aliviado enormemente este trabajo, y el cálculo de
remuneraciones se ha convertido en algo bastante sencillo para aquel que sabe
cómo decirle a la computadora que nos dé una mano en esto.
Lo que vamos a ver a continuación es el cálculo de remuneraciones para los
obreros de una fábrica, o sea vamos a calcular parcialmente una planilla de salarios.
Digo parcialmente, porque una planilla real, tiene mucho más columnas y rubros de
los que aquí vamos a ver, pero la idea de este ejercicio es que veamos, para el caso
de los cálculos más importantes, como son los cálculos de los tiempos de trabajo y
los descuentos por tardanza, y como es que se hace con Excel para manejar las
fechas y horas en el pago de estas remuneraciones.
La fábrica cuenta en una de sus secciones con 5 obreros cuyos horarios de trabajo
normal son desde las 8:00 am hasta las 5:00 pm, con una hora de descanso para
almorzar. La labor se realiza de lunes a sábado.
Cada vez que el obrero ingresa a la fábrica debe marcar su hora de ingreso, y al
salir igualmente marca su hora de salida.
Con esta información, se desea calcular cuánto gana cada obrero al final de la
semana.
Para que sea más sencillo ver como se calculan los pagos y descuentos del primer
obrero, veamos este croquis:
En el cuadro de planillas, se van a escribir las fórmulas para calcular los pagos y
descuentos para el primer obrero, pero estas fórmulas deberán ser escritas de modo
que cuando se copien para el resto del personal, también calculen correctamente
sus pagos y descuentos.
Para los siguientes cálculos que vamos a ver, no voy a escribir la formula final que
obtendría el cálculo definitivo de cada columna de la planilla, sino que voy a ir
escribiendo poco a poco las operaciones que supuestamente se necesitan para
cada calculo, y así según las respuestas obtenidas, corregir las formulas hasta
obtener el cálculo final que se desea.
En la hoja Boleta:
Cod D5
En E13: =SI(E9>0,(E9/6)*8*Planilla!K3,0)
En E14: =SUMAR.SI(Codigo,Cod,Tardanza)
2. Programación de la Producción
Máquina Piezas/hora
RPA72 104
RPX90 125
SPX34 110
WPA80 92
RPA72
RPX90
WPA80 SPX34
4. En F5 escriba: =BUSCARV(b5,TABLA1,2,0)*E5*24
5. Luego copie la formula hacia abajo.
6. En F16 escriba: SUMA(F5:F16)
Se tendrá lo siguiente en la pantalla:
Como la suma total de piezas producidas en F16 no alcanzan las 7000 que ha
pedido el cliente, entonces; se va a aumentar el tiempo de trabajo de la maquina
WPA80 en el día 8 de junio a fin de que la producción llegue a 7000 piezas. Para
lograr esto vamos a utilizar la opción “Buscar Objetivo”:
7. Seleccione la celda F16
8. Ficha Datos/, Grupo Previsión / Análisis e hipótesis i /Buscar objetivo:
9. Ingrese los datos que se observan en la ventana anterior y luego clic en Aceptar.
La máquina WPA80 deberá entonces trabajar el día 8 de junio hasta las 14:32 de la
tarde para cumplir con el pedido del cliente.
El cuadro de Producción se verá entonces así:
A pesar que con este ajuste del tiempo de trabajo, ya se logró alcanzar la meta de la
producción requerida, pero; la distribución de la carga de trabajo diaria no es muy
uniforme que digamos: hay días que las maquinas producen mucho y otros que casi
producen poco. En la columna de Producción esta diferencia entre lo que se
produce un día u otro día no es muy notoria, es decir no se aprecia muy bien cuanto
más se produce en un día respecto a los demás. Si se tuviera un gráfico de estos
valores de la producción entonces si se podría apreciar cuan diferente es la cantidad
que se produce cada día.
A continuación, vamos a crear un gráfico (o mejor dicho un pseudo gráfico) que nos
permita darnos cuenta que tan bien estamos distribuyendo la carga de trabajo entre
las maquinas día a día.
Efectivamente; ahora nos damos cuenta que hay días que se trabaja casi 5 veces lo
que en otro día. Lo cual no es nada recomendable, pues una máquina que se
esfuerza mucho tiene más posibilidades que empiece a fallar o a malograrse más
prontamente. La carga de trabajo entonces debería haberse distribuido más
uniformemente durante estos 15 días.
Por otro lado, también nos gustaría saber si todas las máquinas están haciendo la
misma cantidad de trabajo, o es que tal vez hay una o dos máquinas que producen
la mayor cantidad de piezas mientras que las otras no hacen casi nada. Para poder
darnos cuenta de todo esto más fácilmente, vamos a dar formato personalizado a
las barras de la columna G, a fin de que cada barra se pinte de un color diferente
dependiendo de la máquina que trabajo ese día; de este modo, si un color aparece
mayor número de veces que los demás, nos daremos mejor cuenta de que esa
máquina está cargando con todo el trabajo de producción.
Dar formato condicional a la columna de la producción:
18. Vuelva a hacer clic en el botón “Nueva regla” y repita los pasos anteriores para
dar color a cada una de las maquina utilizando las siguientes formulas:
=B5=”RPX90” Formato… color Rojo.
=B5=”WPA80” Formato… color Azul.
=B5=”RPA72” Formato… color Naranja.
Finalmente Aceptar.
Entonces al ver los colores de las barra en cada día, nos damos cuenta que todo el
trabajo lo estamos cargando a una sola máquina, la RPX90 de color rojo. La
máquina verde SPX34 solo trabaja un día, la azul WPA80 aparece en tres días
solamente, y la maquina RPA72 naranja no se la ve en ningún dia de trabajo.
Entonces; ya viendo lo que ocurre, vamos a hacer una reprogramación de las
cargas de trabajo para la producción de las piezas de plástico que necesitamos:
19. Seleccione la celda B15 y elija en la lista de validación la maquina naranja
RPA72.
20. Seleccione la celda B8 y también elija la maquina RPA72.
21. En la celda B11 elija la maquina SPX34.
Ahora solo restará ingresar las cantidades producidas día a día en la columna I, y se
verá el siguiente cuadro:
1. En B5 escriba: =ALEATORIO.ENTRE(1,10)
2. En C5 escriba: =ALEATORIO.ENTRE(800,7000)
3. En D5 escriba:
=ELEGIR(ALEATORIO.ENTRE(1,7),"Toshiba","Lenovo","Vaio","HP","Acer","Dell",
"Otras")
16. Seleccionar las columnas y hacer un clic derecho/Dar formato a serie de datos, y
en la ventana buscar la opción Ancho del intervalo y escribir 20%, luego clic en
Cerrar.
17. Ficha Diseño/Seleccionar datos, en la ventana que aparece al lado derecho bajo
la opción “Etiquetas del eje horizontal” haga un clic en el botón Editar, y al
aparecer otra ventana que solicita por un rango de rótulos del eje, seleccionar
con el mouse el rango F5:F14 (en la ventana se verá como:
=Hoja1!$F$5:$F$14, y clic en Aceptar, y Aceptar otra vez.
18. Seleccione las columnas rojas, y en la ficha Formato/Estilos de forma, haga clic
en el botón Más de los botones Abc, Abc y elija uno de los colores de la última
fila.
19. Luego seleccione la línea verde con triángulos, y dele formato como se muestra
a continuación:
Este Histograma por ciclos nos va a decir en que ciclo de estudios se encuentran los
clientes que nos comprarían más computadoras.
De este modo se tiene una tabla de frecuencias con la cantidad de alumnos según
el precio de la computadora, así como también el porcentaje de estos alumnos
según el precio.
De forma similar siguiendo los mismos pasos del grafico anterior, crear un gráfico de
“Histograma por Precios”, el cual deberá quedar tal como se muestra a
continuación:
De forma similar siguiendo los mismos pasos de los gráficos anteriores, crear un
gráfico de “Histograma por Marcas”, el cual deberá verse tal como se muestra en la
siguiente figura:
Terminado los cálculos y gráficos, y ordenada toda la hoja de cálculo deberá verse
así:
Una vez que se realicen las encuestas reales en cada centro de estudios, bastara
con ingresar los resultados de estas en las columnas C,B y D, y automáticamente se
calcularán las tablas de frecuencias y se graficarán los histogramas, y de este modo
podríamos saber en cada universidad a que grupo de alumnos deberíamos ofrecer
nuestras computadoras, y que precios y marcas deberíamos ofrecer en la
demostración. De esta manera nuestra campaña de ventas sería mucho más
exitosa.
4. Buscar Objetivo
Cuando se desea obtener un resultado deseado en una formula y para ello es
necesario ajustar el valor de un dato que necesita la fórmula para calcularse, entonces
se puede utilizar la opción Buscar objetivo, que se ubica en Datos, Grupo Previsión /
Análisis de hipótesis.
En una hoja de cálculo se desean calcular los costos y utilidades para el siguiente caso:
Se proyecta la fabricación de 125 carteras. Si los gastos de materiales y mano de
obra son de 15 y 10 soles respectivamente, cuál sería la utilidad obtenida si las
carteras se venden a un precio de 45 soles cada una.
Otros datos:
El 5% de la producción sale defectuosa
Solo se logra vender el 90% de la producción
Los vendedores ganan una comisión de S/.4 por cada cartera
Una vez obtenido los cálculos, se desea incrementar las utilidades sin incrementar el
monto de la inversión. Para ello sería necesario aumentar el precio de venta, o en todo
caso reducir los costos de producción o de ventas.
Si la meta es obtener una utilidad de 1000 soles, y para ello se decide cambiar el precio
de venta; entonces es cuando se puede utilizar la función buscar objetivo de Excel.
Para ello deberá hacer lo siguiente:
6.- Al hacer clic en Aceptar aparecerá en la celda C21 el valor del precio de venta de
50-28 soles que nos haría llegar al objetivo deseado de 1000 soles en la utilidad.
Si no se quiere cambiar el precio de venta, sino que se decide mejor reducir los costos
comprando el material a un precio más barato, o cambiando el pago de la mano de
obra, entonces; vuelva a escribir 45 soles en el precio de venta y seleccionando la
celda D27 de la utilidad, llame al comando Buscar objetivo y elija como celda cambiante
la del precio del material (la celda C16), o la del costo de mano de obra (celda C17), En
cuyo caso Excel volverá a obtener la utilidad de 1000 soles pero en esta ocasión
cambiando los valores del costo de material o del pago de la mano de obra
respectivamente.
3
.
- En la casilla Celda de entrada columna escribir: C16, que es la celda donde se
desea reemplazar los diferentes costos unitarios del material, y luego clic en
Aceptar.
Entonces aparecerán los siguientes resultados en la tabla de sensibilidad:
2.- En la casilla Celda de entrada fila escribir: C21, que es la celda donde se desea
reemplazar los diferentes precios de venta de las carteras, y en la, Celda de
entrada columna escribir: C16, que es la celda donde se desea reemplazar los
diferentes costos unitarios del material; luego haga clic en Aceptar.
Entonces se tendrán los siguientes resultados en esta otra tabla de sensibilidad:
Para identificar claramente cuáles son las combinaciones de costo y precio de venta
que más nos convienen podemos dar formato condicional a las diferentes utilidades.
Para lo cual haga usted lo siguiente:
1.- Seleccionar el rango B56:E59 y elija la ficha Inicio/Formato condicional/Resaltar
reglas de celda/Es mayor que…
6. Administrar Escenarios
Los escenarios en Excel, son una forma de presentar en pantalla a través de un solo
cuadro, varias combinaciones de datos y resultados, sin necesidad de tener múltiples
copias del mismo cuadro. Esta herramienta se ubica en Datos, Grupo Previsión /
Análisis de hipótesis.
Para entender mejor esto, veamos en el análisis de costos anterior como podríamos
comparar los resultados para tres combinaciones de datos según siguientes opciones:
Opción Optimista:
Compra de material a: 10 soles
Venta del producto a: 50 soles
2.- En la ventana de dialogo que aparece, hacer clic en el botón Agregar, escriba el
nombre del primer escenario y elija las celdas de datos cambiantes, y luego
Aceptar:
4.- Repita los pasos 2 y 3 para los otros dos escenarios: el de la Opción Probable, y
el de la Opción Optimista. Entonces se tendrá lo siguiente en la ventana del
Administrador de Escenarios:
Entonces se insertará una nueva hoja de cálculo en el libro actual, y allí aparecerá el
cuadro resumen siguiente:
8. Repita los mismos pasos anteriores para las tablas de Material, Mano de Obra y
Precio, poniendo como Celda de entrada columna las celdas C7, C8 y C12
respectivamente. Entonces se tendrá lo siguiente en la pantalla:
Diagrama Spider
2000
1800 Precio
1600
Producción
1400
1200
Utilidad
1000
Mano Obra
800
600 Material
400
200
0
-30% -20% -10% 0% 10% 20% 30%
Desvío
Como puede verse en el gráfico, suponiendo que bajo las condiciones actuales de
costos se viene recaudando una utilidad de 1000 soles (punto 0% de desviación),
entonces se puede afirmar que:
Un porcentaje de aumento en el Precio de venta del producto, produciría mayor
utilidad que el mismo porcentaje de aumento en la Producción. Por ejemplo,
aumentar 10% al Precio de venta nos daría más utilidades que aumentar 10% en
las unidades producidas.
Asimismo, un porcentaje en la disminución de los gastos de Mano de Obra,
produciría menos incremento en la utilidad que el mismo porcentaje de
disminución en el costo del material. Esto es por ejemplo, reducir un 10% en el
pago de Mano de Obra, nos daría menos utilidad que reducir un 10% en la
compra de materiales.
D3 GF
D8 GTotal
D6 GV
B6 GVU
D11 IngNeto
C6 Prod
B15 PtoEq
B11 PVU
En B18: =GF
En B19: =GF
En C18: =GVU*A18+B18
En C19: =GVU*A19+B19
En D18: 0
En D19: =PVU*A19
En E20: 0
En E21: =PtoEq*GVU+GF
En F22: =GTotal
En F23: =IngNeto
En G24: 0
En G25: =GTotal
5. Ahora solo hay que seleccionar cada elemento del gráfico y darle el formato
adecuado hasta obtener el siguiente resultado:
PUNTO DE EQUILIBRIO
Ingresos
Netos; 250;
S/. 22,689.08
S/. 5,651.26
GFijo +
G.Variable;
250; S/.
Soles
14,500.00
Utilidad; 200;
S/. 12,500.00
G.Fijo; 250;
S/. 4,500.00
Prod: 200 S/.
P.Eq: 89 S/. -
-
Unidades
11. Los valores de este grafico dependen de los datos del análisis de costos
calculados en las celdas de la hoja de cálculo. Entonces, si variamos los datos
del análisis de costos, inmediatamente se podrán apreciar estos nuevos
resultados en la gráfica del punto de equilibrio. Para realizar estos cambios más
cómodamente se podrán agregar botones de formulario del tipo “Control de
número” como se pueden apreciar junto a algunas celdas del cuadro de costos.
8. Seleccione del lado izquierdo la serie Inicio y hágalo subir encima de la serie
Dias haciendo clic en el botoncito de triángulo que se encuentra a la derecha del
botón Quitar. Luego Aceptar.
Cuando haga clic en Aceptar, la gráfica deberá verse así:
10. Luego seleccione las barras horizontales de color naranja y elija la Ficha
Formato/Relleno de forma/Sin relleno.
20. Señale las barras horizontales, clic derecho/Dar formato a serie de datos…
21. En el panel de tareas de la derecha, en Opciones del eje/Ancho del intervalo,
poner 40% y presionar Enter.
22. Elegir en la Ficha Formato/Efectos de forma/Preestablecer, y escoja un
modelo en Preestablecidos.
23. Señale las barras horizontales, haga clic derecho y elija Agregar etiquetas de
datos.
24. Seleccione las etiquetas, y dele formato de 10 ptos y negrita.
25. Finalmente, de formato de color al fondo del gráfico y al área de trazado.
ActiveSheet.ChartObjects("Gráfico 2").Activate
ActiveChart.Axes(xlValue).Select
ActiveChart.Axes(xlValue).MinimumScale = Range(“B16”)
ActiveChart.Axes(xlValue).MaximumScale = Range(“D16”)
Range("B18").Select
End Sub
Capítulo 3
1. Líneas de Tendencia en los Gráficos
a. Utilidad de las líneas de tendencia
Las líneas de tendencia se usan para mostrar gráficamente las tendencias de los
datos y analizar los problemas de predicción. Este análisis también se denomina
análisis de regresión. Mediante el uso del análisis de regresión, puede
representarse una línea de tendencia en un gráfico más allá de los datos actuales
para predecir los valores futuros. Por ejemplo, en el siguiente gráfico se utiliza una
línea de tendencia simple que muestra la previsión para cuatro trimestres indicando
una clara tendencia de aumento en los ingresos.
Media móvil. - También se puede crear una media móvil, que suaviza las
fluctuaciones en los datos y muestra la trama o tendencia con más claridad.
1.- En el gráfico, haga clic en la serie de datos en la que desea agregar la línea de
tendencia o la media móvil.
2.- En el Ficha Presentación/Análisis/Línea de tendencia, elija la clase de línea de
tendencia que desee o haga clic en la media móvil que desee.
Si se selecciona Polinomial, adicionalmente introduzca en el cuadro Orden el
valor potencial que corresponda.
Si se selecciona Media móvil, introduzca en el cuadro Período el número de
períodos que va a utilizarse para calcular la media móvil.
Ejemplo
Para analizar las proyecciones en un gráfico de líneas; también puede agregar una
línea de tendencia de la siguiente forma: una vez creado el grafico señalar con el
puntero del mouse la línea y llamar al menú contextual con un clic derecho del
mouse, luego elegir la opción Agregar línea de tendencia.
(Si se reemplaza “x” en la ecuación por el número del mes se obtienen los
pronósticos de las ventas de esos meses.)
Si luego de tener la línea de tendencia en el gráfico, se ingresan los valores de
venta de los meses faltantes, la línea de tendencia, así como la ecuación se
ajustarán en el gráfico actualizándose a estos nuevos valores. Posteriormente se
puede agregar formato a los elementos del gráfico, así como a la línea de tendencia
y a la ecuación en el gráfico, tal como se ve en la figura.
Otras formas en las que se puede mostrar el mismo análisis de ventas con la línea
de tendencia se muestran a continuación en los gráficos siguientes:
En un gráfico de Áreas:
En un gráfico de Barras:
2. Análisis de Regresión
Cuando se tengan datos o resultados históricos de ciertos eventos realizados, y se
desee conocer cuáles serán los resultados futuros para eventos semejantes,
entonces; se puede utilizar el método gráfico, o sino el método matemático para
llegar a esos resultados deseados de manera estimada.
Se pueden graficar los datos y luego agregar una línea de tendencia.
Se pueden utilizar las funciones: Estimacion.Lineal, Pronostico, o Tendencia
1. Crear el siguiente cuadro de ventas para el año 2009, e ingrese los datos de las
ventas en la columna B solo hasta el mes de Junio.
2. Seleccione el rango A3:B15 y cree el grafico de tipo Dispersión tal como se
muestra en la figura. Luego agregue una línea de tendencia y muestre la
ecuación en el gráfico.
3. Teniendo la ecuación de la línea de tendencia, escriba en la celda C10 la
fórmula: =657.1*A10+3033 y luego copie esta fórmula para los demás meses.
4. Finalmente seleccione el rango C3:C15 y presione Ctrl+C, luego haga un clic
dentro del gráfico y presione Ctrl+V. Entonces el grafico se verá como en la
siguiente figura.
matemáticas:
c. La función ESTIMACION.LINEAL
Calcula los valores de m y b, de la ecuación de una recta. Esta función es una
formula matricial, por lo que al terminar de escribirla se deberá presionar
Ctrl+Shift+Enter.
Sintaxis:
ESTIMACION.LINEAL(y_conocido,x_conocido)
d. La función PRONOSTICO
Calcula los valores futuros de Y para nuevos valores de X, basándose en valores
conocidos de Y, y valores conocidos de X.
Es probable que esta definición de la función les haya parecido un trabalenguas,
pero la esta función calcula los mismos valores de Y que se obtuvieron con la ayuda
de la función Estimacion.Lineal. Para poder entender mejor lo que hace la función
veamos lo que sigue a continuación:
Sintaxis:
PRONOSTICO(x,y_conocido,x_conocido)
x Es el nuevo valor de x.
y_conocido Es el rango de valores históricos ya conocidos de Y.
x_conocido Es el rango de valores históricos ya conocidos de X.
6. En la gráfica hacer clic derecho en la línea del Acumulado, y elegir la opción Dar
formato a serie de datos, luego elegir la opción Eje secundario, y Cerrar.
7. Seleccionada la línea de Acumulado, elegir en la ficha Diseño/ Cambiar tipo de
gráfico/ Columna/ Columna agrupada. Luego en la ficha Presentación/Leyenda
elegir la opción Mostrar leyenda en la parte inferior.
14. Finalmente con la Ficha Diseño/ Agregar elemento del gráfico y utilizar los
comandos Titulo del gráfico, y Títulos del eje, para escribir el título al gráfico, y
los títulos de los ejes Principal y Secundario. Además darle formato de color al
área del fondo del gráfico y ponerle esquinas redondeadas.
350 4,000
3,500
300
3,000
250
2,500
200
2,000
150
1,500
100
1,000
50 500
0 0
Ene. Feb. Mar. Abr. May. Jun. Jul. Ago. Set. Oct. Nov. Dic.
Capítulo 4
10. Simulación de Negocios
Si se tiene información histórica de los resultados de un negocio, y se desea saber
cómo nos podría ir en el futuro, entonces ya vimos que se puede recurrir a los
análisis de regresión con las funciones ESTIMACION.LINEAL, PRONOSTICO y
TENDENCIA.
Pero qué pasa si se quiere emprender un negocio y no se cuenta con información
histórica, pues nunca antes se había realizado un negocio de esta clase, o al menos
es la primera vez que usted lo va a realizar, pero desea saber cómo nos podría ir, y
cuanto se podría ganar con él.
Entonces lo que se puede hacer es crear un modelo de simulación de ese negocio.
Lograr que Excel simule que se está llevando a cabo la realización de ese negocio
simulando que vienen los clientes día a día, que a veces se vende más y otros días
menos, que los precios varían en el mercado, y que los ingresos oscilan entre tal y
cual cantidad. Es decir llevar a cabo el negocio de manera virtual a través de la
computadora para ver cómo nos podría ir, sin necesidad que hagamos realmente la
inversión del tiempo y del dinero.
De este modo y según como se desenvuelva usted con este negocio en la pantalla,
podremos saber si este conviene llevarlo a cabo o no. Es algo así como el juego de
Monopolio que simula un negocio de Bienes Raíces, o los juegos de computadora
que simulan que usted esta piloteando un avión o está en una guerra con naves
extraterrestres, o los juegos de estrategia.
Para lograr esto con Excel, se va a recurrir a una función llamada ALEATORIO, la
cual se encargara de simular las diferentes situaciones que podrían darse en los
negocios, creando valores al azar entre determinados límites según la clase de
negocio que se desea realizar. Por ejemplo, yo no sé cuantos clientes podrían venir
a mi negocio en un día, o cuantos productos saldrán defectuosos, o cual será la
variación del precio día a día; pero si se que estas cantidades oscilancada una entre
un mínimo y un máximo estimado. Entonces, que la función ALEATORIO genere
estos números al azar dentro de esos márgenes, y de este modo crearemos
modelos de simulación.
=ENTERO(ALEATORIO()*6)+1
=ALEATORIO.ENTRE(1, 6)
Una vez calculada la tabla de sensibilidad, ingrese las formulas en las celdas C15,
C16 y C17, como se muestra en la figura siguiente:
Y una vez terminado el modelo, por cada vez que presione la tecla [F9], Excel
calculará en la celda C17 las utilidades que obtendríamos en los próximos meses.
Bastará con presionar la tecla [F9] para calcular una nueva simulación cada vez.
Como podrá apreciar al presionar varias la tecla [F9], el número de veces que
los resultados a fin de año sales negativos es muy bajo comparado con el
número de veces en que el negocio es positivo. Esto quiere decir que si
abriésemos un negocio de Cabinas de Locutorio, la posibilidad de que nos vaya
bien es mucho mayor de que no vaya a ir mal, o sea que este negocio no es de
mucho riesgo. Pero todo depende como ya sabemos de cómo administramos el
negocio.
Si no quisiéramos que pase esto, porque ya no tiene sentido que se calculen los
pronósticos para aquellos meses en que se tienen los ingresos reales; entonces
desearíamos que a medida que se vayan escribiendo los ingresos reales de
cada mes, simultáneamente se vayan borrando los pronósticos de esos meses.
Para lograr esto hagamos lo siguiente:
5. En la celda C6 modifique la formula escribiendo lo siguiente:
=SI(B6=””,PRONOSTICO(A6,B$4:B$15.A$4:A$15),””)
6. Luego copiar esta fórmula hasta el mes de diciembre.
Nota.- Lafunción No DispoinibleND(), dará como respuesta el mensaje #N/A que es un mensaje de
error. En las versiones anteriores de Excel, hasta la versión 2007, esta función se escribía
como NOD(), pero en la versión 2010 su nombre fue cambiado por ND(). Sin embargo para
aquellas computadoras que tienen instalada la Revisión Nº2 de la versión 2010 de Excel,
entonces ya pueden volver a usar los antiguos nombres de las funciones de Excel.
esto decir que el cálculo del pronóstico estuviera incorrecto, sino que es un error
que lo escribimos adrede allí, solo para que la gráfica se vea bien).
Ahora, si no deseamos que se vea el error #N/A en la columna C, entonces vamos a
darle formato condicional para que en caso de error este se pinte de color blanco y
de ese modo se vuelva transparente.
8. Seleccione el rango C6:C15
9. Ficha Inicio/Formato condicional/Nueva regla
10. En la ventana de dialogo elija la opción:
Aplicar formato únicamente a las celdas que contengan…
11. Y en la casilla desplegable “Valor de la celda”, elegir la opción “Errores”
12. Haga clic en el botón “Formato”
13. En la nueva ventana que aparece, en la ficha Fuente elija el color “Blanco”, y
luego Aceptar, y Aceptar otra vez.
14. Escriba los ingresos reales de los siguientes meses Mayo y Junio.
15. Haga un clic derecho en la línea azul de los ingresos reales, y elija “Agregar
línea de tendencia”, luego clic en “Cerrar”. y dele formato al gráfico.
16. Seleccione el rango B4:B15 use la ficha Inicio/Formato condicional/ Conjunto de
iconos, y elija los iconos de flechas.
17. Vuelva a llamar a la ficha Inicio/Formato condicional/Barra de datos, y elija uno
de los colores de la lista de opciones que aparece.
Finalmente la hoja de cálculo deberá verse así:
Una empresa distribuidora tiene el reporte de sus ventas diarias durante los 9
primeros meses del año en un cuadro ubicado en A3:L500, y quiere obtener un
cuadro resumen de sus ventas mensuales por cada uno de los productos vendidos,
y además analizar gráficamente los resultados de estas ventas.
En la columna A se encuentran los nombres de las marcas de los productos
vendidos. En la columna B están las fechas de venta. Y en la columna C la cantidad
vendida en miles de paquetes. El resto de las columnas de la D a la L con títulos de
Ene a Set se encuentran vacías.
1. Saque una copia del rango N3:W8 en Y3:AH8, y luego borre el contenido del
rango Z4:AH8.
En este grafico como los meses están en el eje horizontal es fácil ver que el mes de
mayor venta fue el mes de Setiembre. Pero si se quisiera saber cuál fue el producto
de mayor venta entonces habría que tener en el eje horizontal a los productos. Esto
se logra de la siguiente manera:
4. Seleccionar el grafico.
5. Ficha Diseño/Cambiar entre filas y columnas
Ahora se puede apreciar que Familia y Suave no son los de mayor venta, pero aún
no se sabe cuál es el producto más vendido. La pelea estaría entre Huggies, Scott y
Kotex, y para averiguarlo hay que hacer lo siguiente:
6. Seleccionar el grafico
7. Ficha Diseño/Cambiar tipo de gráfico
8. Elegir el grafico de Cilindros apilados, y Aceptar
11. Para obtener los totales, seleccione el rango O25:X30 y haga un click en el
botón de Autosuma
Una tienda comercial que vende artículos con tarjeta de crédito desea llevar el
control de las deudas de los clientes que se atrasan en el pago de sus cuotas, cuyas
fechas de vencimiento se encuentran en la columna C.
Todos los clientes de esta lista tienen dos deudas contraídas con la empresa
comercial, una de las deudas esta en moneda nacional (nuevos soles) y la otra en
moneda extranjera (dólares), y tienen un atraso en sus pagos de 0 a 10 días como
máximo. Nuestra labor consiste en llamar a estos clientes y hacerles recordar que
deben venir a hacer efectivo sus pagos cuyos montos ya debemos tener calculados
con los intereses del mes y la mora por los días de atraso.
En la hoja “Contratos” se puede apreciar la lista de estos clientes y el estado de sus
cuentas vencidas.
En la Hoja Tablas se tiene una tabla con los tipos de cambio del dólar de los últimos
diez días, y otra tabla con las tasas de interés mensual según el monto de las
deudas de los clientes, y las tasas de interés moratorio por cada día de atraso en los
pagos.
Para calcular el Cuadro Resumen por Días de Atraso, previamente hay que dar
nombre de rango a las columnas del cuadro de Cuentas Vencidas:
1. Seleccionar todo el cuadro de Estado de Cuentas Vencidas (puede usar Ctrl + *)
2. Ficha Formulas/Crear desde la selección
3. Desactivar la casilla “Columna izquierda”. Solamente debe quedar activada la
casilla “Fila superior”.
4. Clic en el botón Aceptar.
a) Suma del Monto en Soles del distrito de Surco, con más de 3 días de atraso.
Capítulo 5
1. La Herramienta Solver de Excel
b. La herramienta Solver
Solver es una herramienta para resolver y optimizar ecuaciones mediante el uso de
métodos numéricos.
Solver se puede utilizar para optimizar funciones de una o más variables, sin o con
restricciones. Microsoft Excel Solver utiliza diversos métodos de solución,
dependiendo de las opciones que se seleccionen:
Para los problemas de programación lineal, Solver utiliza el Método Simplex.
Para problemas lineales enteros, utiliza “Branch and Bound”.
Para problemas no lineales, utiliza el Código de Optimización no lineal
(GRG2).
Con Solver, se puede buscar el valor óptimo para una celda, denominada celda
objetivo, en donde se escribe la fórmula de la función objetivo: f(x1 , x2 , ..., xn ).
Solver cambia los valores de un grupo de celdas, denominadas celdas cambiantes,
y que estan relacionadas, directa o indirectamente, con la fórmula de la celda
objetivo. En estas celdas se encuentran los valores de las variables de decisión:
x1, x2, ..., xn.
Los modelos más realistas tienen factores de restricción que es necesario aplicar
a ciertos valores.
Estas restricciones se pueden aplicar a las celdas de las variables de decisión
(celdas cambiantes) o a cualquier otra celda que tenga una función (fórmula) de
estas celdas.
Se puede agregar restricciones a Solver, escribiendo una fórmula gj(x1 , x2 , ..., xn )
en una celda, y especificando que la celda deberá ser mayor o igual, igual, o menor
o igual que otra celda que contiene la constante bj.
También, si fuese el caso, se puede especificar que los valores sean enteros, para
evitar resultados absurdos en algunos problemas.
Maximizar Ganancias:
En D23: =D19*F15+D20*F16
6. Para definir las restricciones haga clic en el botón “Agregar”, y en las casillas
seleccione las celdas que desea relacionar, así como el tipo de relación entre
ella; luego haga clic en Aceptar. Repita este paso para cada restricción que se
desee definir.
7. Una vez definida todas las restricciones haga clic en el botón Resolver, y en la
siguiente ventana haga clic en Aceptar.
8. En las celdas D19 y D20 aparecerán las cantidades que se deben producir (90
tortas de chantilly y 55 tortas de chocolate) con lo cual se obtendría la máxima
ganancia, cuyo monto aparecerá calculado en la celda D23 (4,720 soles). Con lo
cual Solver habría terminado de calcular la solución óptima para este problema.
Minimizar Gastos:
Una escuela prepara una excursión para 400 alumnos. La empresa de transporte
tiene 8 ómnibus pequeños de 40 asientos y 10 ómnibus grandes de 50 asientos,
pero solo dispone de 9 choferes. El alquiler de un ómnibus pequeño cuesta 60 soles
y el de uno grande 80 soles.
Calcular cuántos ómnibus de cada tipo hay que contratar para que la excursión
resulte lo más económica posible para la escuela.
6. Para definir las restricciones haga clic en el botón “Agregar”, y en las casillas
seleccione las celdas que desea relacionar, así como el tipo de relación entre
ellas; luego haga clic en Aceptar. Repita este paso para cada restricción que se
desee definir.
9. En las celdas D19 y D20 aparecerán las unidades que se deben contratar (5
ómnibus pequeños y 4 ómnibus grandes) con lo cual se realizaría el mínimo
gasto en el transporte de los alumnos, cuyo monto aparecerá calculado en la
celda D23 (620 soles).
Ejercicio Propuesto:
g. Problemas No Lineales
1. Ingrese los datos que se dan en el problema para los costos por m2 del suelo,
muros y techo: en las celdas C9, D9, y E9.
2. En C12, D12 y E12 escriba 1 como valor inicial para cada dimensión.
3. Escriba la fórmula de la función objetivo la cual se desea minimizar. Esta fórmula
es la suma de las superficies del suelo, muros y techo, por sus respectivos
costos por m2.
En C15: C12*D12*C9+2*C12*E12*D9+2*D12*E12*D9+C12*D12*E9
4. Luego escriba las fórmulas para las restricciones:
El largo es el doble del ancho:
En B18: =D12 y en D18 escribir =2*C12
El almacén debe tener un volumen total de 1500 m3.
En B19: =C12*D12*E12 y en D19 escribir 1500
5. Una vez escritos los datos y formulas en las celdas de Excel, usaremos la
herramienta Solver:
Elija la ficha Datos/ Solver, y en la ventana que aparece ingresar los datos tal
como se muestra a continuación:
7. En las celdas C12, D12 y E12 aparecerán las dimensiones optimas del almacén
con lo cual se obtendría el mínimo costo de construcción, cuyo monto aparecerá
calculado en la celda C15 (42,859.83 soles).
Ejercicios adicionales:
Luego de hacer clic en el botón “Resolver”, Solver habrá encontrado la siguiente solución:
ANEXOS
Teclas de Función en Microsoft Excel