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Excel 2013 Nivel II

Contenido
CAPITULO 1 6
1. Filtros Avanzados 6
a. Criterios Mltiples 6
b. Criterios con Comodines 7
c. Quitar Duplicados 10

2. Informes con Tablas Dinmicas 11


a. El Comando Insertar/Tabla dinmica 11

Como convertir un rango de celdas en una Tabla 11


Como Inmovilizar Paneles en una Lista de datos 13
Como crear una Tabla Dinmica 14
Como filtrar la Tabla Dinmica con los campos de pgina 17
Cmo filtrar la Tabla Dinmica con los campos de Fila o Columna 18
Para agregar un nuevo campo a la tabla dinmica 20
Como intercambiar los campos de la Tabla Dinmica 20
Como formar grupos de filas o columnas en la Tabla Dinmica 21
Para Actualizar resultados en la Tabla Dinmica 25
CAPITULO 2 26
1. Consolidado de cuadros 26
a. Cuando consolidar cuadros 26
b. Como consolidar cuadros 26

Ejercicio N 7: Consolidar los gastos de varias personas 26


2. Manejo del Tiempo en Excel 32
a. Las Fechas 32

Ejercicio N 1: Manejo de Fechas 33


b. Las Horas 34

Ejercicio N 2: Manejo de Horas 35


Ejercicio N 3: Clculo del tiempo entre dos fechas 36
La Funcin SIFECHA 36

3. Formato Personalizado de Celdas 38


c. Cuando crear formatos personalizados 38
d. Como crear formatos personalizados 39

Crear un formato de nmero personalizado 39


Ejemplo: 40
e. Cdigos de formato de nmero para fechas y horas 41
f. Cdigos de formato de nmero para posiciones decimales, espacios, colores y condiciones 42

Decimales y dgitos significativos 42


Separador de millares 42

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pg. 1


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Condiciones 43
g. Cdigos de formato de nmero para texto y espaciado 43

Incluir una seccin de texto 44


Agregar espacio 44
Repetir caracteres 44
h. Eliminar un formato de nmero personalizado 44
i. Si las fechas introducidas en la hoja de clculo no tienen el mismo aspecto 45

CAPITULO 3 47
1. Funciones Avanzadas 47
Categoras de las Funciones de Excel 47
a. La Funcin SUMAR.SI 48

Sintaxis 48
SUMAR.SI(rango,criterio,rango a sumar) 48
Ejercicio N 4: Clculos condicionales en bienes inmuebles 48
b. La Funcin CONTAR.SI 49

CONTAR.SI(rango,criterio) 49
c. La Funcin CONTAR.SI.CONJUNTO 50

CONTAR.SI.CONJUNTO(rango1,criterio1,) 50
d. La Funcin SUMAR.SI.CONJUNTO 50

2. Formulas Matriciales 51
a. Obtener un total basndose en varias condiciones 51

Primer Caso (para condiciones del tipo Y) 51


Segundo Caso (para condiciones del tipo O) 51
Otros ejemplos: 52
Contar el nmero de veces que aparecen varias condiciones 52
b. Las Funciones K.ESIMO.MENOR, y K.ESIMO.MAYOR 52

K.ESIMO.MENOR(rango,posicin) 52
K.ESIMO.MAYOR(rango,posicin) 52
c. Las Funciones REDONDEAR.MENOS, y REDONDEAR.MAS 53

REDONDEAR.MENOS(valor,posicin decimal) 53
REDONDEAR.MAS(valor,posicin decimal) 53
d. La Funcin ALEATORIO y ALEATORIO.ENTRE 53

ALEATORIO() 53
e. Las Funciones ES 54

Sintaxis 54
ESBLANCO(valor) 54
ESERR(valor) 54
ESERROR(valor) 54
ESLOGICO(valor) 54

Pg. 2 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta


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ESNOD(valor) 54
ESNOTEXTO(valor) 54
ESNUMERO(valor) 54
ESREF(valor) 54
ESTEXTO(valor) 54
Cuando usar las funciones ES 55
Ejemplos 55
ESLOGICO(VERDADERO) es igual a VERDADERO 55
ESBLANCO(A1) es igual a FALSO 56
f. La Funcin HOY 56

HOY() 56
g. La Funcin AHORA 56

AHORA() 56
3. Funciones de Bases de Datos BDfuncin 57

BDfuncin(Basededatos,Campo,Criterios) 57
Sugerencias 58
Ejercicio N 5: Funciones de base de datos BD 58
e. La Funcin SIERROR 59

Ejercicio N 6: Operaciones con condiciones mltiples y formulas Matriciales 61


1ra Parte: Calculo de Clientes en base a una sola condicin: Uso de la formula
condicional Sumar.Si 61
2da Parte: Clculo de Clientes en base a multiples condicines: Uso de la formula
condicional Sumar.Si.Conjunto y Frmulas Matriciales 63
4. Funciones de Bsqueda: INDICE, DESREF, COINCIDIR 65
a. La Funcin INDICE 65

Sintaxis 65
INDICE(Referencia,Nm_fila,Nm_columna,Nm_rea) 65
Observaciones 65
b. La Funcin DESREF 67

Sintaxis 67
DESREF(Referencia,Filas,Columnas,Alto,Ancho) 67
Observaciones 68
c. La Funcin COINCIDIR 68

Sintaxis 68
COINCIDIR(valorbuscado;matrizbuscada;tipodecoincidencia)) 68
Observaciones 69
1. Funciones de Texto 70
d. La Funcin IZQUIERDA 70

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pg. 3


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IZQUIERDA(texto,num_de_caracteres) 70
e. La Funcin DERECHA 71

DERECHA(texto,num_de_caracteres) 71
f. La Funcin EXTRAE 71

EXTRAE(texto,posicin_inicial,num_de_caracteres) 71
g. La Funcin HALLAR 71

HALLAR(texto_buscado;dentro_del_textol;posicin_inicial) 71
h. La Funcin ENCONTRAR 72

ENCONTRAR(texto_buscado,dentro_del_texto,posicin_inicial) 72
i. La Funcin LARGO 73

LARGO(texto) 73
j. Las Funciones MAYUSC, MINUSC y NOMPROPIO 73

MAYUSC(texto) 73
MINUSC(texto) 73
NOMPROPIO(texto) 73
k. La Funcin SUSTITUIR 73

SUSTITUIR(texto,texto_original,texto_nuevo;#_de_ocurrencia) 73
l. La Funcin DECIMAL 74

Sintaxis 74
DECIMAL(nmero,decimales,no_separar_millares) 74
Observaciones 74
Ejemplos 75
Ejercicio N 7: Generacin de cdigos con funciones de texto 75
Para generar los cdigos: 76
85JZH05UM 76
Para escribir los nombres completos de cada socio en una sola celda: 77
Hugo, JARAMILLO ZAVALA 77
Ejercicio N 8: Convertidor de Nmeros en Letras 77
m. La Funcin ESPACIOS 80

Sintaxis 80
ESPACIOS(Texto) 80
n. La Funcin FILA y FILAS 80

Ejemplos: 80
CAPITULO 4 82
1. Validar el ingreso de Datos 82
a. Que es la validacin 82
b. Cmo validar el ingreso de datos en un rango de celdas 82

Ejemplo: 83
c. Realizar una auditora en un rango validado 84

Pg. 4 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta


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Ejemplo1 84
Ejemplo2 85
Ejercicio N 9: Validacin de datos con listas variables 87
Ejercicio N 10: Consultas de Produccin y Clculos de Venta 91
Para realizar las consultas del cuadro de produccin: 91
Para realizar los clculos de venta de la produccin: 92
En K20: =REPETIR("",J20/100000) 93
2. Lneas de Tendencia en los Grficos 94
a. Utilidad de las lneas de tendencia 94
b. Tipos de grfico que admiten lneas de tendencias 94
c. Agregar una lnea de tendencia a una serie de datos 95

Ejemplo 95
3. Uso de los comandos Copiar y Pegar como imagen 98
d. Para Copiar y Pegar una imagen como Vnculo 98

Ejemplo 98
e. Para Copiar y Pegar una imagen no actualizable 99

Cdigos ASCII para caracteres especiales: 101


Combinaciones de teclas especiales ms usuales: 101
Para trabajar con Datos: 103
Para utilizar con Bases de Datos y Listas: 107

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pg. 5


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CAPITULO 1
1. Filtros Avanzados
Los filtros avanzados son semejantes a los filtros que ya se han visto en el
comando Datos/Filtro, con la diferencia que para ingresar los criterios de filtro se
utilizara un rango adicional de celdas, y adems los registros podrn ser filtrados
en la misma lista de datos o si se desea stos podrn ser copiados en otro rango
de celdas distinto a la lista de datos.

a. Criterios Mltiples

Para filtrar los pedidos de Bellido de la tienda Hiraoka o la tienda Carsa,


realizar lo siguiente:

1.- Copiar los ttulos y escribir los datos en el rango K10:O12 como se
muestra en la figura siguiente:

2.- Nombrar los siguientes rangos:


A90:I100 Pedidos
K10:O12 Criterio
3.- En la Ficha Datos/Avanzadas ingresar los datos que se muestran a
continuacin y luego Aceptar.

Pg. 6 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta


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Entonces la lista de pedidos se filtrar y se tendrn solamente los pedidos de


Bellido para las tiendas Hiraoka o Carsa:

b. Criterios con Comodines


Si se quisieran filtrar todos los pedidos de los distritos cuyo nombre empiece
con la palabra San, entonces se podran utilizar criterios con caracteres
comodn, para lo cual deber hacer lo siguiente:

1.- Escribir en la celda L11 el texto San* como se muestra en la figura


siguiente:

2.- Luego Elimine el nombre de rango Criterio, y


vuelva a nombrarlo pero para el rango K10:O11
3.- Finalmente, en la Ficha Datos/Avanzadas
ingresar los datos que se muestran a continuacin
y luego Aceptar.
Entonces la lista de pedidos se filtrar y se tendrn solamente los pedidos de
los distritos de San Miguel y de San Isidro.

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pg. 7


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Caracteres comodn que pueden usarse para los filtros avanzados de


Excel:

* Reemplaza los caracteres faltantes hacia la derecha.


? Reemplaza un solo carcter.
Ejemplos:
?a* Filtrara los distritos cuya segunda letra sea la a, o sea filtrara a los
distritos San Miguel, San Isidro, y Barranco
*a??a Filtrara las tiendas cuyas ltimas cuatro letras contengan la letra a
en las posiciones inicial y final tal como se indican y las 2 letras de en
medio pueden ser cualesquiera del alfabeto, o sea filtrara a las
tiendas Carsa e Hiraoka

Para copiar los registros filtrados en otro rango fuera de la lista de


datos:

1.- Copiar los ttulos de los campos que se quieren copiar en otro lugar, por
ejemplo en la fila 14, y ubicarlos en el orden que usted los desee extraer.
Por ejemplo, como se muestra en la figura siguiente:

2.- Luego Seleccione el rango que contiene estos ttulos K14:O14, y dele el
nombre de rango Salida
3. Finalmente, en la Ficha Datos/Avanzadas, marque el botn de opcin
Copiar a otro lugar e ingresar los datos que se muestran a continuacin
y luego Aceptar.
Se obtendr entonces el siguiente resultado:

Pg. 8 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta


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Para copiar solo registros nicos en otro rango:

Suponga que se quiere extraer de la Relacin de Pedidos la lista de todas las


tiendas que existen en los diferentes distritos. Entonces haga usted lo siguiente:
1.- Copiar los ttulos de los campos Tienda y Distrito en el rango Q14:R14, como
se muestra en la figura siguiente:

2.- Luego en la Ficha Datos/Avanzadas, marque el botn de opcin Copiar a


otro lugar, ingresar los datos que se muestran a continuacin, marque la casilla
solo registros nicos, y luego Aceptar

Se tendr entonces el siguiente resultado, que como se ve son las tiendas en


los diferentes distritos, y ninguno de ellos se repite:

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pg. 9


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c. Quitar Duplicados
El anterior resultado lo podramos tambin obtener utilizando el comando Quitar
Duplicados. Para lograrlo, siga usted los siguientes pasos:
1.- Copiar el rango B10:C100 en T14.
2.- Luego, estando el puntero de celda en T14 llamar a la ficha Datos/Quitar
duplicados, y luego Aceptar.

3.- Una ventana informara sobre los registros eliminados y los que permanecen.
Haga clic en Aceptar y listo.

Pg. 10 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta


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2. Informes con Tablas Dinmicas

a. El Comando Insertar/Tabla dinmica

Cuando se tienen listas grandes de datos, la manera ms prctica y potente


de analizar esta lista es haciendo uso de las llamadas Tablas Dinmicas; y a
pesar de lo potente que es esta herramienta, su creacin es
extraordinariamente fcil.

Como convertir un rango de celdas en una Tabla


Un modo practico para trabajar con datos que se encuentran en un rango de
celdas como es nuestro caso del cuadro de pedidos, es convirtiendo ese
cuadro en una "Tabla", con lo cual Excel entender que se trata no de un
rango cualquiera, sino de un rango de datos que se debe comportar como un
bloque integrado de informacin y cuyo tamao puede sufrir cambios, ya sea
agregndose nuevas filas de datos a la lista o eliminndose algunas de stas.

Para el caso de crear tablas dinmicas, esto es sumamente til, ya que al


recalcularse la tabla dinmica, sta reconocer los nuevos datos que sean
ingresados posteriormente a la lista, o a su vez, no considerar aquellos que
sean eliminados de esta lista.

Para convertir la Relacin de Pedidos en una Tabla haga usted lo siguiente:

1.- Seleccione una celda de la Relacin de Pedidos


2.- En la ficha Insertar hacer clic en el comando Tabla y aparecer la
ventana de dilogo Crear tabla:

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pg. 11


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3.- Verifique que el rango de la tabla sea el correcto: =$A$10:$I$100, y que


haya reconocido que la tabla tiene encabezados. Luego haga clic en
Aceptar.

Se activar la Barra de Herramientas Tabla con la ficha Diseo, y el Cuadro


de Pedidos mostrar botones de filtro y un formato con bandas horizontales.

Usted puede elegir quedarse con el formato de tabla que Excel ha creado, o
cambiar el formato con la galera Estilos de tabla situada al lado derecho de
la ficha Diseo. O puede elegir all el estilo Ninguna para que el cuadro de
pedidos muestre el formato que tena originalmente:

4.- Luego retire los botones de filtro de la lista (con el comando Filtro de la
ficha Datos).
Al convertir la relacin de Pedidos en una tabla el rango A11:I100 adquiere el
nombre de rango "Tabla1".

Pg. 12 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta


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Como Inmovilizar Paneles en una Lista de datos

Para poder desplazarse hacia abajo en la lista de datos sin que se oculten las
filas de ttulos de la fila 10, haga usted lo siguiente:
1.- Ubique la Relacin de Pedidos en la pantalla como se muestra en la
figura, y seleccione la celda A11.
2.- En la ficha Vista hacer clic en el comando Inmovilizar paneles y elegir la
primera opcin Inmovilizar paneles nuevamente

Esto inmovilizar en la pantalla las filas y columnas que se encuentren encima y a la


izquierda del puntero de celda, permitiendo que usted se desplace hasta las ltimas
filas de la lista sin que se oculten los ttulos de la Relacin de Pedidos.

Si posteriormente quiere liberar los titulos


inmovilizados, entonces en la ficha Vista elija
Inmovilizar y luegoMovilizar paneles.

Si baja hasta la fila 100 de la hoja, observar que en ltima celda de la lista
hay un pequeo ngulo de color azul en la esquina inferior derecha. Este
ngulo azul indica que hasta all Excel reconoce actualmente el rango de la
Tabla.

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pg. 13


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Pero si posteriormente se agregan nuevas filas al Cuadro de Pedidos, el


ngulo azul se desplazar reconociendo estas nuevas filas como parte de la
Tabla.

Como se puede apreciar aqu, el tamao de la Tabla ha crecido hasta la fila


101 y al terminar de ingresar el nombre del artculo, la marca, y la cantidad;
automticamente se copiaron las formulas del precio y del total para este
nuevo pedido.
Y si ahora selecciona la fila 101 y la elimina con el men contextual
Eliminar/Filas de la tabla; ya estaramos listos para crear la tabla dinmica.

Como crear una Tabla Dinmica


1.- Seleccionar una de las celdas de la lista de pedidos.
2.- En la ficha Insertar elegir el comando Tabla dinmica.
Esto har que aparezca la siguiente ventana de dilogo para ayudarnos a
crear la tabla dinmica:

Pg. 14 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta


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3.- Observe que en la casilla de texto "Tabla o rango" ya aparece por defecto
el rango Tabla1, que es el rango que contiene los datos de todos los
pedidos y que fue nombrado automticamente al convertirse el rango en
tabla.
4.- Luego hacer clic en el botn [Aceptar]
5.- Se crear una nueva Hoja en el libro actual, y aparecer entonces el panel
de tareas para permitirnos disear que elementos va a tener la tabla
dinmica.

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pg. 15


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A la izquierda de esta ventana se observar un esquema de cmo se ver


la tabla dinmica y que elementos deber tener en su interior.
Para ello se deber arrastrar los campos que se encuentran en el panel de
tareas de la ventana y que tienen los nombres de las diferentes columnas
de la lista de pedidos. Estos campos se pueden ubicar en las reas de
Filtro de informe, de Rtulos de Columna, de Rtulos de Fila o de
Valores.

Aunque los nombres de campo se pueden ubicar en cualquiera de estas


reas, existen ciertos criterios recomendables para que las tablas
dinmicas muestren resultados coherentes. Estos criterios son los
siguientes:
En las reas de Filtro de informe, Rtulos de Fila o Rtulos de
Columna, se deben arrastrar los campos cuyo contenido son del tipo
texto (por ejemplo los campos Tienda, Mes, Vendedor, Marca, etc.)
En el rea de Valores, se deben arrastrar los campos cuyo contenido
son del tipo numrico (por ejemplo los campos Cantidad, Precio, Total)
ya que en esta rea se realizarn clculos matemticos con los datos.

6.- Observe la figura y arrastre los nombres de campo tal como se muestra.

7.- Al terminar de disear la tabla dinmica haga un clic derecho en sobre ella
y en el men contextual elegir Opciones de tabla dinmica

Pg. 16 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta


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8.-En la ventana de dilogo que aparecer, elegir la ficha Mostrar y activar la


casilla: Diseo de tabla dinmica clsica (permitir arrastrar campos en
la cuadrcula), y luego clic en Aceptar.

Activar
esta
casilla

Esto har que la tabla dinmica se muestre los nombres de campo en los
rtulos de fila y columna, y adems permitir que se puedan arrastrar
estos campos para cambiar el diseo de la tabla tan igual como se poda
hacer en las versiones anteriores de Excel.

Como filtrar la Tabla Dinmica con los campos de pgina


Como puede verse, la tabla muestra un resumen de los pedidos
separados por Vendedor en cada fila y por Marcas de los artculos en
cada columna. O sea que de una sola vez se puede saber quin es el
mejor vendedor y cul es la marca preferida de la gente.

Adicionalmente, en la parte superior de la tabla aparecen los campos


Producto, Lugar y Mes. Estos permitirn realizar filtros en la tabla. O sea
que podramos filtrar aqu el mes de Abril, y entonces la tabla mostrar

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pg. 17


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resultados de los pedidos nicamente en ese mes. Y lo mismo podramos


hacer filtrando el Lugar y los Productos si se desea.

Por ejemplo, realice usted lo siguiente:


1.- Haga clic en el botn del filtro Mes, elija Ene. Y luego haga clic en
Aceptar
2.- Seguidamente haga clic en el botn del filtro Articulo, elija Televisor .y
luego haga clic en Aceptar.

La tabla entonces solo mostrar los resultados de los pedidos de Televisor


en el mes de Enero, y como puede verse los pedidos ms grandes fueron
de la marca Daewoo con 362 unidades:

Cmo filtrar la Tabla Dinmica con los campos de Fila o Columna


Tambin se pueden realizar filtros en los campos de Fila o de columna.

Pg. 18 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta


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A diferencia de los filtros de pgina, en esta ocasin existen casilleros


donde se marcan con un check los elementos que permanecern visibles

y hay que quitar el check en los elementos que se desean ocultar.


Esta clase de filtros sera til si es que deseamos que la tabla anterior
oculte los pedidos de la marca LG y deje visible los pedidos de las marcas
Daewoo y Samsung.
Para lograrlo realice entonces lo siguiente:
1.- Haga clic en el botn del filtro Marca y quite el check en la marca LG.
2.- Luego haga clic en Aceptar.
El resultado es el siguiente: la tabla se reduce a solo dos columnas para
las marcas Daewoo y Samsung; y adems la ltima columna de Totales
ya no suma los pedidos de la marca LG.

Para que las columnas que se ocultan con este filtro vuelvan a ser visibles
hay que hacer clic en el botn de filtro y elegir la opcin Borrar filtro de
Marca.

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pg. 19


Ms. Excel 2013 Nivel II

Para agregar un nuevo campo a la tabla dinmica


La tabla dinmica no tiene el campo Distrito, para traerlo basta con
arrastrar desde el panel de tareas el campo Distrito hacia el rea Filtro de
informe, o directamente hacia la tabla dinmica que se encuentra en la
hoja de clculo. (Ver figura)

Nota: No se podr arrastrar un nuevo campo de la barra de tareas directamente hacia la tabla
dinmica si no se encuentra activada la opcin Diseo de tabla dinmica clsica (permite
arrastrar campos en la cuadrcula)que se encuentra en la ficha Mostrar de la ventana de
dilogo Opciones de tabla dinmica. (Ver Pag.62)

Como intercambiar los campos de la Tabla Dinmica


Ahora vamos a ver cmo hacer para averiguar: cul es el Lugar donde se
han hecho los mayores pedidos de Televisores en Enero?
Observe en la tabla anterior que si el campo Marca se encuentra en el
rea de columna, entonces la tabla muestra los totales de cada marca.
Entonces, si se desean los totales de cada Distrito, habr que cambiar de
sitio al campo Distrito por el que ocupa el campo Marca.

Entonces, haga usted lo siguiente:


1.- Arrastre el ttulo del campo Marca y ubquelo sobre el ttulo del campo
Distrito

Pg. 20 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta


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2.- Luego arrastre el ttulo del campo Distrito y ubquelo sobre el texto Total
(en la celda B7)
La tabla entonces, mostrar los totales por Distrito y se ver as:

Los campos Marca y Lugar han


intercambiado su ubicacin

En el Total general observamos que San Isidro tiene los mayores pedidos
de Televisores en Enero, en cambio Barranco es el distrito que menos
Televisores ha pedido.
Nota: Si se va a cambiar de sitio un campo que se encuentre en el rea de Columna o de Fila dentro
de la tabla dinmica hacia el rea de Pgina, es importante que previamente ese campo no se
encuentre filtrado, o sea que debe estar marcada la opcin (Seleccionar todo). De no hacerlo
as, los elementos que se haban ocultado quitndoles el check, ya no se encontrarn
disponibles cuando se quiera filtrar este campo en el rea de Pgina.

Como formar grupos de filas o columnas en la Tabla Dinmica


Si Barranco y San Miguel son distritos de la zona Oeste, y Los Olivos y
San Isidro son de la zona Centro, entonces se desea que la tabla dinmica
muestre los totales de pedidos de los cuatro distritos agrupados por zonas:

Barranco
Zona Oeste
San Miguel

Los Olivos
Zona Centro
San Isidro

Para esto se deben formar los dos grupos siguiendo los siguientes pasos:
1.- Tal y como se encuentra la tabla dinmica anteriormente, seleccione los
nombres de los distritos de Barranco y San Miguel (clic en Barranco y
Ctrl+clic en San Miguel)
2.- Luego en la cinta de Opciones de Herramientas de tabla dinmica haga
clic en el comando Agrupar seleccin.

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pg. 21


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3.- A continuacin seleccionar tambin Chorrillos y San Miguel y agruparlos


igualmente como en el paso anterior.
Esto har que se junten de a dos los distritos y aparezca sobre ellos los
ttulos Grupo1y Grupo2.

Clic aqu

Seleccione el par de distritos


que desea agrupar

4.- En vez de Grupo1 escriba la palabra Centro (celda B7) y en Grupo2


escriba la palabra Oeste (celda D7).
5.- Finalmente haga doble clic sobre el titulo Centro y tambin sobre el titulo
Oeste, o un clic en los botones +/- para mostros u ocultar los elementos de
cada grupo.
La tabla dinmica entonces mostrar los resultados agrupados por zonas
Centro y Oeste:

Encabezados de campo

Botones +/- de grupo

Como ven, agrupar es sencillo. Y si en vez de tener los distritos en


columnas tuviramos los 12 meses de pedidos, entonces podramos haber
agrupado los meses por trimestres o por semestres, segn como
convenga.

Pg. 22 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta


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Nota: Una vez creados los grupos, en la cinta Opciones puede usar los comandos Botones +/- y
Encabezados de campo para ocultar o mostrar los botones de grupo y los encabezados de los
campos.

6.- Para deshacer un grupo haga clic sobre el ttulo del grupo (Centro u
Oeste) y elija el comando Desagrupar de la cinta de Opciones, o haga
un clic derecho en el ttulo del grupo y elija la opcin Desagrupar.

Para armar mltiples niveles en filas o columnas de la Tabla Dinmica

1.- Una vez que ha desagrupado los distritos, desactive los filtros de los
campos Mes y Articulo, y luego intercambie la posicin de los campos
Distrito y Articulo.

2.- Arrastre el campo Mes para ubicarlo debajo y ligeramente a la derecha del
campo Vendedor. (Observe la figura adjunta)

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pg. 23


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En el rea de Fila de la tabla dinmica se vern dos niveles de campo: los


nombres de los vendedores y de cada vendedor sus pedidos mensuales.
De este modo se pueden armar varios niveles de campo tanto en la Fila,
como en la Columna de la tabla dinmica

Para extraer los registros que acumulan un valor en la Tabla Dinmica


Si se desea averiguar por ejemplo, cules y cuntos son los pedidos de
Refrigeradoras que fueron vendidos por Rivera en el mes de Marzo;
entonces haga lo siguiente:

1.- En la tabla dinmica anterior, basta con hacer doble clic dentro de la
celda donde se encuentra el valor 379 que representa la venta de
Refrigeradoras de Rivera en el mes de Marzo (la celda D15)

Pg. 24 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta


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Esto har aparecer una nueva hoja en el Libro actual, y en ella se


extraern todos los pedidos que totalizan ese valor sealado en la tabla
dinmica.

Seleccione la celda G8 y
haga un clic en Autosuma

Doble clic aqu

Como se aprecia en la imagen adjunta, la Hoja2 del libro muestra la


relacin de los 6 pedidos que se deseaban extraer. Y si en la celda G8 se
calcula la suma de la columna (usar Autosuma) se verifica que
efectivamente 379 fue la cantidad total pedida segn mostraba as
tambin la tabla dinmica que se encuentra en la Hoja1.
Nota: Por cada vez que haga doble clic en una celda de resultados de la tabla dinmica se insertar
una nueva hoja mostrando el detalle de donde proviene ese valor. Si de este modo el libro se
va llenando de hojas adicionales, y si no le interesa conservar estas hojas, antes de guardar el
archivo elimine las hojas adicionales de este libro, de otro modo el libro ocupar mucho
espacio innecesariamente. Haga clic derecho en la etiqueta de hoja y elija la opcin Eliminar.

Para Actualizar resultados en la Tabla Dinmica


Como en las celdas de la tabla
dinmica no existen frmulas,
entonces; los resultados de la tabla
dinmica no se recalcularn
automticamente cuando los datos de
la Relacin de Pedidos sean
modificados.
El reclculo en la tabla deber hacerse entonces
manualmente, y para esto hay que hacer clic en el
botn de comandos Actualizar, o en el men
contextual de la tabla elegir la opcin Actualizar.

Nota: Siempre que vaya a consultar los resultados de una tabla dinmica, primeramente actualice la
tabla para cerciorarse de que los datos en ella son los correctos.

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pg. 25


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CAPITULO 2
1. Consolidado de cuadros
a. Cuando consolidar cuadros
Cuando se tenga listas de datos con informacin semejante una de otra, pero
escrita en cuadros diferentes ya sea en la misma hoja o en hojas distintas,
entonces se puede hacer uso del men Datos/Consolidar. Esta opcin se
utiliza para obtener diversos tipos de clculo estadstico (suma, promedio,
mximo, mnimo, varianza, etc.) en base a la informacin guardada en todos
estos cuadros.

b. Como consolidar cuadros

Ejercicio N 7: Consolidar los gastos de varias personas

1.- En una hoja de clculo en blanco escriba la siguiente lista de gastos


correspondientes al mes de Enero
2.- Haga doble clic en la etiqueta de la Hoja1, escriba Enero y presione
Enter.
3.- Guarde el archivo con el nombre Consolidar Gastos.

Pg. 26 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta


Ms. Excel 2013 Nivel II

4.- Obtenga una copia de la hoja Enero y cambie el nombre de la etiqueta de


hoja escribiendo en ella Febrero.

Nota: Para copiar una hoja arrastre la etiqueta de la hoja manteniendo presionada la tecla de Ctrl.
Al copiar de este modo el contenido de la copia es idntica a la hoja original en datos,
formato, ancho de columnas, formulas, etc.

5.- En la hoja Febrero modifique los datos del cuadro tal como se muestra a
continuacin: (note que el orden de los rubros y las personas es
distinto aunque los nombres son iguales)

6.- Seguidamente cambie el color de fuente y relleno de las celdas en el


cuadro para que sea diferente al anterior.
7.- Obtenga ahora una copia de la hoja Febrero y cambie el nombre de la
etiqueta de hoja escribiendo en ella Marzo
8.- Luego modifique los datos del cuadro de la hoja Surco tal como se
muestra a continuacin: (en esta ocasin se ha agregado el rubro
Arbitrios y se ha incluido a Elena como una cuarta persona ms en la
lista)

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pg. 27


Ms. Excel 2013 Nivel II

9.- Saque una ltima copia, de la hoja Marzo y cambie el nombre de la


etiqueta de hoja escribiendo en ella Total
10.-Borre todas las cantidades del cuadro Total, cambie el ttulo principal, y
modifique los colores de relleno, luego acomode los nombres de los rubros
alfabticamente como se muestra en la siguiente hoja:

Pg. 28 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta


Ms. Excel 2013 Nivel II

Lo que se quiere en este ltimo cuadro es calcular el acumulado total de


todos los gastos de las 4 personas durante estos 3 meses. O sea, se quiere
obtener un consolidado de varios cuadros.
Nota: Cuando se van a consolidar varios cuadros, se debe tener especial cuidado de que los
nombres de los rtulos de fila y columna sean escritos en idntica forma en todos los cuadros.
De otra forma Excel no podr identificar que rubros son los que debe consolidar ni de qu
persona se trata, ya que se basa en estos nombres para llevar a cabo esta tarea.

Una vez que ya se tienen las listas de gastos redactadas, se deben seguir los
siguientes pasos para consolidarlas:
1.- Dar nombre de rango a cada uno de los cuadros que se desean
consolidar:
En la hoja Enero al rango A3:D12 darle el nombre ENERO
En la hoja Febrero al rango A3:D12 darle el nombre FEBRERO
En la hoja Marzo al rango A3:E13 darle el nombre MARZO
2.- En la hoja Total, seleccionar el rango A3:E13 y luego en la ficha Datos
hacer clic en el comando Consolidar:
3.- En la ventana de datos Consolidar escriba y elija las opciones que se
detallan en la figura adjunta, luego presione Aceptar.

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pg. 29


Ms. Excel 2013 Nivel II

Elija la
funcin
Suma

Escriba los
nombres de
rango y
elija
Agregar

Marque
estas 2
casillas

La siguiente ventana muestra el resultado consolidado de los tres cuadros


de compras. Pero aun faltar que le agregue un total general y adicione
una columna con las unidades utilizadas en cada artculo; para ello haga
usted lo siguiente:

4.- En la celda F3 escriba el ttulo Totales y luego utilizando Autosuma


obtenga la suma de cada fila del cuadro.
5.- Finalmente dele formato a esta nueva columnas tal como se muestra a
continuacin:

Pg. 30 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta


Ms. Excel 2013 Nivel II

En este cuadro de totales, las celdas de las columnas B, C, D y E no


contienen ninguna frmula que se encargue de sumar los gastos de cada
persona. El comando Consolidar se encarga de sumar los tres cuadros y
mostrar en el cuadro consolidado solamente los resultados. Esto quiere
decir que si luego de haber obtenido el consolidado, se modifican las
cantidades o se aumentan o disminuyen artculos a estos, entonces, el
cuadro de totales no se enterara de estos cambios, y para actualizarlo
habra que volver a consolidar los cuadros. Pero en este caso el proceso
ya es ms sencillo, ya que Excel recuerda cuales son los cuadros a
consolidar y solamente hay que llamar al comando Consolidar y al
aparecer la ventana de dilogo solamente elegir Aceptar.

Para el caso de que los cuadros de compras sufran a menudo muchos


cambios y esto haga necesario volver a consolidarlos una y otra vez,
entonces quizs lo ms recomendable es que al llamar al comando
Consolidar, en la ventana de dilogo se marque la casilla de opcin Crear
vnculos con los datos de origen, esto har que el cuadro total de
consolidado se actualice automticamente apenas uno de los cuadros de
compra de las oficinas sufra un cambio. Pero hay que tener en cuenta que
esto hara que la hoja Totales en realidad tenga un cuadro consolidado
mucho ms grande, y en l se habran creado celdas ocultas y formulas
con vnculos externos hacia las dems hojas de gastos.

Activar esta casilla

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pg. 31


Ms. Excel 2013 Nivel II

2. Manejo del Tiempo en Excel


a. Las Fechas
Para Excel, todo el tiempo se mide en das. El da es la unidad de medida
oficial.
Para nosotros los seres humanos una fecha es necesaria especificarla con
tres diferentes nmeros, como por ejemplo la fecha: 28/07/2008, significa 28
das, 7 meses y 2008 aos. Lo hacemos as porque las fechas de nuestro
calendario se empiezan a contar a partir del nacimiento de Cristo, y desde
entonces hasta el 28 de Julio de este ao ya han transcurrido ms de 2000
aos. Pero esa misma fecha para Excel representa un solo nmero (39657), y
no tres. Y cmo hace esto Excel?
En Excel, el tiempo no se empieza a contar a partir del nacimiento de Cristo,
sino;el tiempo lo empieza a contar a partir del 1 de Enero del ao 1900.
Veamos la siguiente tabla para entender mejor esto:

Fecha Normal Fecha para Excel


(da/mes/ao) (das)

01/01/1900 1

02/01/1900 2

03/01/1900 3

31/01/1900 31

01/02/1900 32

02/02/1900 33

31/12/1900 366

01/01/1901 367

02/01/1901 368

28/07/2008 39657

El primer da del ao 1900, representa el nmero 1, y a partir de all cada da


que transcurre es un nmero ms. O sea que al 28/07/2008 ya han
transcurrido 39,657 das.

Pg. 32 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta


Ms. Excel 2013 Nivel II

Ejercicio N 1: Manejo de Fechas

En una hoja de clculo escriba lo siguiente:

Nota: Para escribir rpidamente la fecha actual en una celda se puede presionar Ctrl+(coma), o
Ctrl+Shift+(coma), segn la configuracin del teclado que se est usando.

Como el tiempo para Excel se mide en das, es decir se representa con un


solo nmero y no tres nmeros (da, mes, ao), entonces para Excel realizar
operaciones matemticas con el tiempo es ms fcil.
Pero hay que tener en cuenta lo siguiente: dentro de las celdas el tiempo
siempre estar en das, pero Excel puede cambiar el formato de las celdas
para que nosotros lo veamos cmo da/mes/ao, pero esta apariencia de tres
nmeros es solo una mscara para que podamos leer mejor a las fechas ya
que este es el modo en que estamos acostumbrados a verlas.

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pg. 33


Ms. Excel 2013 Nivel II

Las funciones DIA, MES y AO extraen de B50 los nmeros que representan el da,
mes y ao de la fecha escrita all.
La funcin DIASEM da como resultado un nmero del 1 al 7, que indica el da de la
semana que cae dicha fecha. Si la respuesta es 1 entonces usted naci un da
domingo, si es 2 entonces naci un lunes, y as sucesivamente.
Si desea que Excel le diga en modo texto que da de la semana naci usted,
entonces escriba en la celda C53 la siguiente frmula:
=ELEGIR(D53,"Domingo","Lunes","Martes","Mircoles","Jueves","Viernes","Sbado")

O tambin podra escribir en B51 la frmula: =TEXTO(B50,dddd)

b. Las Horas
Como sabemos que para Excel el tiempo se mide en das. Entonces las
horas, minutos y segundos sern una fraccin del da. O sea que las 12:00
meridiano sera para Excel medio da, es decir el nmero 0.5 .
Veamos la siguiente tabla para entender mejor esto:

Hora Normal Hora para Excel


(hora:minuto) (fraccin de da)

12:00 0.5

6:00 0.25

18:00 0.75

10:35 0.4409722

Pg. 34 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta


Ms. Excel 2013 Nivel II

Ejercicio N 2: Manejo de Horas

En una hoja de clculo escriba lo siguiente:

Por defecto cuando Excel suma las horas, al resultado lo muestra con el formato
hh:mm (horas y minutos) pero las horas se mostraran mximo hasta 24 horas, si la
suma pasa de 24 horas este formato mostrara la hora 25, 26 o 27 como la 01, 02, o
03 del da siguiente. El formato personalizado: [hh]:mm, muestra la suma absoluta
de las horas, es decir ya no tendr el lmite de 24 horas sino que mostrara la suma
de las horas tal como se obtenga: 25:45

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pg. 35


Ms. Excel 2013 Nivel II

Ejercicio N 3: Clculo del tiempo entre dos fechas

La Funcin SIFECHA
Calcula el tiempo transcurrido entre dos fechas, y la respuesta la puede dar
en aos, en meses o en das.

La sintaxis de la funcin es la siguiente:

=SIFECHA(fecha inicial, fecha final, unidad)

Dnde:
fecha inicial Fecha a partir de la cual se desea calcular el tiempo
transcurrido.
fecha final Fecha hasta la cual se desea calcular el tiempo
transcurrido.
unidad Combinacin de letras que definen en que unidad se desea
expresar el tiempo transcurrido.

Y : Muestra el tiempo en aos

M : Muestra el tiempo en meses

YM : Muestra el tiempo en meses descontando los aos completos

MD : Muestra el tiempo en das descontando los meses y aos


completos

YD : Muestra el tiempo en das descontando los aos completos

Se desea calcular el tiempo de servicios de un empleado que empez a


trabajar en una empresa el da 2 de Octubre del ao 1986 y se jubil el da 19
de Diciembre del ao 2011.

En una hoja de clculo escriba lo siguiente:

Pg. 36 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta


Ms. Excel 2013 Nivel II

Nota: Lo verdaderamente extrao es que la funcin SIFECHA no es una frmula oficial que
se encuentre en la lista de funciones de Microsoft Excel. Y tampoco se encuentra en la
ventana de ayuda de Excel cuando se solicita informacin.

Si usted se ubica en una celda de Excel y en la barra de frmulas hace un clic en el


botn fx: Insertar funcin , vera que no se encuentra la funcin SIFECHA

Curiosamente sin embargo;si una vez escrita en la celda la frmula


=SIFECHA(B3,B4,"MD") vuelve a hacer clic en el botn aparecer la
siguiente ventana que evaluar el resultado de la formula.

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pg. 37


Ms. Excel 2013 Nivel II

3. Formato Personalizado de Celdas


c. Cuando crear formatos personalizados
La apariencia que pueden adquirir los nmeros en las celdas, pueden variar
segn el formato que se les asigne y para esto existen varias categoras de
formatos. Pero si estas no satisfacen nuestras necesidades, uno mismo
puede crear sus propios formatos de nmeros personalizados.

Ejemplos de formatos tradicionales existentes en Excel:

A
1 3,473.50 Estilo millares #,##0.00
2 S/. 672.25 Estilo moneda S/. #,##0.00
3 13.7% Estilo porcentual 0.0%
4 (79.5) Negativos entre parntesis (0.00)
5 4-Jun Fechas con da y mes d-mmm

Ejemplos de formatos personalizados creados por el usuario:

A
6 64.5 Kg Para pesos en kilogramos 0.0 Kg
7 37.4 C Grados centgrados 0.0C
8 000254 Para cdigos 000000
9 IGV 18% Texto y porcentaje IGV 0%
10 4 puntos Nmero y texto 0 puntos

Tenga en cuenta que en todos los ejemplos anteriores las celdas tienen datos
numricos y aunque el formato ha cambiado su apariencia, el contenido de
ellas sigue siendo numrico y puede operarse matemticamente en
cualquier frmula.

Nota.- Cuando se crean formatos personalizados, estos formatos solo tendrn validez dentro del libro
en el cual se crearon.

Para poder crear formatos personalizados hay que seguir unas cuantas
reglas, las cuales pasamos a indicar a continuacin:

Pg. 38 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta


Ms. Excel 2013 Nivel II

d. Como crear formatos personalizados


En la ficha Inicio en el grupo Nmero hacer clic en el botn iniciador de
cuadro de dialogo Formato/Celdas: Nmero, y elegir la categora
Personalizada:

Escribir en la casilla Tipo


el formato personalizado

En la casilla de texto llamada Tipo se pueden definir formatos personalizados


o elegir los ya existentes en la lista inferior.

Crear un formato de nmero personalizado


1. Seleccione las celdas a las que desea dar formato.
2. En la ficha Inicio en el grupo Nmero hacer clic en el botn iniciador de
cuadro de dialogo Formato/Celdas: Nmero.
3. En la lista Categora, haga clic en Personalizada.
4. En el cuadro Tipo, modifique los cdigos de formato de nmero para crear
el formato que desee.

Puede especificar hasta cuatro secciones de cdigos de formato. Las


secciones, separadas por caracteres de punto y coma, definen los formatos
de los nmeros positivos, nmeros negativos, valores cero y texto, en ese
orden. Si especifica slo dos secciones, la primera se utiliza para los nmeros
positivos y ceros, y la segunda se utiliza para los nmeros negativos. Si
especifica slo una seccin, todos los nmeros utilizan ese formato. Si omite
una seccin, incluya el punto y coma que separa esa seccin.

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pg. 39


Ms. Excel 2013 Nivel II

Formato de nmeros positivos Formato de ceros

#,##0.00_) ; [ROJO](# ,##0.00) ; 0.00 ; Factura @

Formato de nmeros negativos Formato de textos

Nota.- El smbolo de arroba @ representa el contenido de la celda cuando este contenido es del tipo
texto.

Utilice cdigos de formato que describan cmo desea mostrar un nmero, una
fecha u hora, una moneda, porcentajes o notacin cientfica y un texto o
espacio.

Ejemplo:
A un grupo de celdas con diferentes datos se le da el siguiente formato
personalizado:

[AZUL]#,##0.00_) ; [ROJO](# ,##0.00) ; Sin Valor ; @ anulada

A
1 -8734.9 Nmero negativo
2 0 Cero
3 Factura Texto
4 6254.258 Nmero positivo
5 Boleta Texto

El resultado final en el rango formateado es el siguiente:

A
1 (8,734.90) Entre parntesis y color rojo
2 Sin Valor El Cero cambia a Sin Valor
3 Factura anulada Se le agrega la palabra anulada
4 6,254.26 Redondea y le da color azul
5 Boleta anulada Se le agrega la palabra anulada

Como se puede ver, cada celda adquiere el formato que le corresponde


segn el contenido que esta tenga.

Pg. 40 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta


Ms. Excel 2013 Nivel II

e. Cdigos de formato de nmero para fechas y horas


Das, meses y aos Para presentar das, meses y aos, incluya en una
seccin los siguientes cdigos de formato. Si utiliza una "m" inmediatamente
detrs del cdigo "h" o "hh", o bien inmediatamente delante del cdigo "ss",
Microsoft Excel presentar los minutos en lugar de presentar el mes.

Para ver Use este cdigo


Los meses como 112 m
Los meses como 0112 mm
Los meses como ene.dic. mmm
Los meses como enerodiciembre mmmm
Los meses como la inicial de cada mes mmmmm
Los das como 131 d
Los das como 0131 dd
Los das como lun. sb. ddd
Los das como lunessbado dddd
Los aos como 0099 aa
Los aos como 19009999 aaaa
Horas, minutos y segundos Para presentar horas, minutos y segundos,
incluya en una seccin los siguientes cdigos de formato.

Para ver Use este cdigo


Las horas como 023 h
Las horas como 0023 hh
Los minutos como 059 m
Los minutos como 0059 mm
Los segundos como 059 s
Los segundos como 0059 ss
Las horas como 4 a.m. h a.m./p.m.
La hora como 4:36 p.m. h:mm a.m./p.m.
La hora como 4:36:03 p. h:mm:ss a/p
El tiempo transcurrido en horas; por ejemplo, 25:02 [h]:mm
El tiempo transcurrido en minutos; por ejemplo, 63:46 [mm]:ss
El tiempo transcurrido en segundos [ss]
Fracciones de segundo h:mm:ss.00

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pg. 41


Ms. Excel 2013 Nivel II

Si el formato contiene la indicacin a.m. o p.m., la hora se basar en el


formato de 12 horas, donde "a.m." o "a" indica las horas desde la medianoche
hasta el medioda y "p.m." o "p" indica las horas desde el medioda hasta la
medianoche. En caso contrario, el reloj se basar en el formato de 24 horas.
La letra "m" o las letras "mm" deben aparecer inmediatamente detrs del
cdigo "h" o "hh", o bien inmediatamente delante del cdigo "ss"; de lo
contrario, Microsoft Excel presentar el mes en lugar de presentar los
minutos.

f. Cdigos de formato de nmero para posiciones decimales,


espacios, colores y condiciones
Utilice los cdigos de formato de nmero para crear un formato de nmero
personalizado.
Decimales y dgitos significativos
Para dar formato a las fracciones o los nmeros con decimales, incluya los
siguientes dgitos marcadores en una seccin. Si un nmero tiene ms dgitos
a la derecha del separador que marcadores en el formato, se redondear para
que tenga tantos decimales como marcadores. Si hay ms dgitos a la
izquierda del separador que marcadores, se presentarn los dgitos
adicionales. Si el formato contiene solamente signos de nmero (#) a la
izquierda del separador, los nmeros menores que la unidad comenzarn por
el separador.
# Muestra nicamente los dgitos significativos y no muestra los ceros
sin valor.
0 (cero) Muestra los ceros sin valor si un nmero tiene menos dgitos
que la cantidad de ceros en el formato.
? Agrega los espacios de los ceros sin valor a cada lado del separador
decimal, para alinear los decimales con formato de fuente de ancho
fijo, como Courier New. Tambin puede utilizarse ? para las
fracciones que tengan un nmero de dgitos variable.

Para ver Use este cdigo


1234.59 como 1234.6 ####.#
8.9 como 8.900 #.000
.631 como 0.6 0.#
12 como 12.0 y 1234.568 como 1234.57 #.0#
44.398. 102.65 y 2.8 con decimales alineados ???.???
5.25 como 5 1/4 y 5.3 como 5 3/10, con los # ???/???
smbolos de divisin alineados
Separador de millares

Para ver una coma como separador de los millares o para ajustar la escala de
un nmero mediante un mltiplo de mil, incluya una coma en el formato de
nmero.

Pg. 42 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta


Ms. Excel 2013 Nivel II

Para ver Use este cdigo


12000 como 12,000 #,###
12000 como 12 #,
12200000 como 12,2 0,0,,

Color

Para definir el color de una seccin del formato, escriba en la seccin el


nombre de uno de los siguientes ocho colores entre corchetes. El color debe
ser el primer elemento de la seccin.

[NEGRO] [AZUL] [FUCSIA] [ROJO]


[AGUAMARINA] [VERDE] [BLANCO] [AMARILLO]

Condiciones

Para definir los formatos de nmero que se aplicarn nicamente si coinciden


con las condiciones que se hayan especificado, encierre la condicin entre
corchetes. La condicin consta de un operador de comparacin y un valor.
Por ejemplo, el siguiente formato muestra los nmeros iguales o inferiores a
100 en color rojo y los nmeros superiores a 100 en color azul.

[Rojo][<=100];[Azul][>100]

En cambio, para aplicar formatos condicionales a las celdas (por ejemplo, el


sombreado de color que depende del valor de una celda) utilice el comando
Formato condicional en el men Formato.

g. Cdigos de formato de nmero para texto y espaciado

Agregar caracteres
Para ver texto y nmeros en una celda, encierre los caracteres de texto entre
comillas ("") o ponga delante de un solo carcter una barra invertida (\).
Incluya los caracteres en la seccin correspondiente de los cdigos de
formato. Por ejemplo, introduzca el formato $ 0.00 "Exceso";-$ 0.00 "Defecto"
para ver un importe negativo como "-$125.74 Defecto". El espacio y los
siguientes caracteres se muestran sin comillas: $ - + / ( ) : ! ^ & ' (comilla
simple izquierda) ' (comilla simple derecha) ~ { } = <>

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pg. 43


Ms. Excel 2013 Nivel II

Incluir una seccin de texto


Si se incluye una seccin de texto, siempre ser la ltima seccin en el
formato de nmero. Incluya el carcter @ en la seccin en que desee
presentar el texto escrito en la celda. Si se omite el carcter @ en la seccin
de texto, no se ver el texto que se haya escrito. Si desea ver siempre
caracteres de texto especficos con el texto escrito, encierre el texto adicional
entre comillas dobles (" "), por ejemplo, "facturacin bruta de "@
Si el formato no incluye una seccin de texto, el texto que escriba no se ver
afectado por el formato.

Agregar espacio
Para crear un espacio con el ancho de un carcter en un formato de nmero,
incluya un subrayado _ seguido del carcter. Por ejemplo, si despus de un
subrayado se cierra un parntesis _) entonces los nmeros positivos se
alinearn correctamente con los nmeros negativos que estn entre
parntesis.

Repetir caracteres
Incluya un asterisco (*) en el formato de
nmero. El asterisco repetir el siguiente
carcter hasta llenar el ancho de la
columna.

Por ejemplo, introduzca $*=#,##0.00 para incluir suficientes signos = despus


del signo monetario para llenar una celda. El resultado sera:
$=====2,716.25

h. Eliminar un formato de nmero personalizado

1.- En la ficha Inicio en el grupo Nmero hacer clic en el botn iniciador de


cuadro de dialogo Formato/Celdas: Nmero.
2.- En la lista Categora, haga clic en Personalizada.
3.- En la parte inferior del cuadro Tipo, haga clic en el formato personalizado
que desee eliminar.
4.- Haga clic en Eliminar.
Solamente pueden eliminarse los formatos personalizados. Microsoft Excel
aplicar el formato predeterminado (General) a todas las celdas del libro a las
que se haya dado formato mediante el formato personalizado que se ha
eliminado.

Pg. 44 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta


Ms. Excel 2013 Nivel II

i. Si las fechas introducidas en la hoja de clculo no tienen el


mismo aspecto

Cuando se introduce una fecha en una celda, dicha fecha aparece en un


formato de fecha predeterminado o en un formato aplicado a la celda antes de
introducir la fecha. El formato de fecha predeterminado se basa en la
configuracin de la ficha Fecha del cuadro de dilogo Configuracin
regional y de idioma, al que se tiene acceso desde el Panel de control de
Windows. Si estos valores de fecha han cambiado, cualquier fecha existente
en los libros que no hayan sido formateados con el comando Formato de
celdas, tambin cambiar.

Al hacer clic en el botn Configuracin adicional entrara a la siguiente


ventana:

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pg. 45


Ms. Excel 2013 Nivel II

Una vez definido todas las opciones como se muestran en la figura, haga clic
en los botones Aceptar, y Aceptar nuevamente.

Pg. 46 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta


Ms. Excel 2013 Nivel II

CAPITULO 3
1. Funciones Avanzadas
Categoras de las Funciones de Excel
De las 339 funciones que ya existan en Excel 2007, la versin 2010 ha
agregado 69 funciones ms, y la versin 2013 agreg 42 ms, haciendo un
total de 450 funciones, las cuales se clasifican ahora en las siguientes
categoras:

Categora Cantidad
Funciones de compatibilidad (con 2007) 40
Funciones de cubo 7
Funciones de base de datos 12
Funciones de fecha y hora 24
Funciones de ingeniera 54
Funciones financieras 55
Funciones de informacin 20
Funciones lgicas 9
Funciones de bsqueda y referencia 19
Funciones matemticas y trigonomtricas 75
Funciones estadsticas 105
Funciones de texto 27
Funciones Web 3
TOTAL 450

De seguro usted ya conoce las funciones bsicas de Excel, como son:


Suma, Promedio, Max, Min, Contar, Contara, Entero, Redondear, Raiz, Pi,
Si, Y, O, Buscarv, Buscarh, Subtotales, Indirecto.

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pg. 47


Ms. Excel 2013 Nivel II

Las cuales se han visto en el primer curso inicial de Excel, ahora veamos algunas
otras funciones ms avanzadas:
Sumar.si, Contar.si, Contar.Si.Conjunto, Sumar.Si.Conjunto,
K.esimo.mayor, K.esimo.menor, Redondear.mas, Redondear.menos,
Elegir, Aleatorio, Esblanco, Esnumero, Estexto, Eserror,EsNod, Hoy,
Ahora, BdMax, Indice, DesRef, Coincidir, Izquierda, Derecha, Extrae.
Hallar, Encontrar, Largo, Mayusc, Minusc, Sustituir, Decimal, Espacios,
Fila, Filas, Columna, Columnas.

a. La Funcin SUMAR.SI
Suma selectivamente las celdas que coinciden con el argumento criterio.

Sintaxis
SUMAR.SI(rango,criterio,rango a sumar)
Dnde:
Rango Es el rango de celdas que se desea evaluar.
Criterio Es el criterio en forma de nmero, expresin o texto,
que determina qu celdas se van a sumar. Por ejemplo,
el argumento criterio puede expresarse como 32; "32";
">32"; "manzanas";D4.
Rango a sumar Son las celdas que se van a sumar. Las celdas
contenidas en Rango a sumar se suman slo si las
celdas correspondientes del Rango coinciden con el
Criterio. Si Rango a sumar se omite, se suman las
celdas contenidas en el argumento Rango.

Ejercicio N 4: Clculos condicionales en bienes inmuebles

En una hoja de clculo en las columnas A, B y C se tiene una relacin de las


valorizaciones de varios bienes inmuebles pertenecientes a tres personas.
Al lado derecho se quiere calcular a cunto ascienden los bienes acumulados
de cada propietario.
Para calcular la valorizacin acumulada de las casas de cada propietario haga
usted lo siguiente:
1.- En F4 escribir la frmula: =SUMAR.SI(A4:A10,E4,C4:C10)
2.- Luego copie esta frmula en F5 y F6.
3.- En F7 use Autosuma para sumar las tres valorizaciones.

Si tambin se desea calcular la suma de las valorizaciones que son inferiores


a 100,000 soles, entonces:

Pg. 48 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta


Ms. Excel 2013 Nivel II

4.- La frmula en F11 sera:

=SUMAR.SI(C4:C10,"<100000")

Note que se ha omitido el Rango a sumar.


Como hemos podido ver, esta funcin puede seleccionar en un rango cuales
valores se van a sumar, teniendo en cuenta una cierta condicin. Sin
embargo, la funcin solo puede evaluar una sola condicin de criterio:
Todas las casas que sean de un determinado propietario:

=SUMAR.SI(A4:A10,"Jorge",C4:C10)

o; todas las casas que se encuentren en una determinada zona:

=SUMAR.SI(B4:B10,"Norte",C4:C10)

b. La Funcin CONTAR.SI
Cuenta las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio.
Sintaxis
CONTAR.SI(rango,criterio)

Rango Es el rango de celdas que se desea evaluar.


Criterio Es el criterio en forma de nmero, expresin o texto,
que determina qu celdas se van a contar. Por ejemplo,
el argumento criterio puede expresarse como 32; "32";
">32"; "manzanas";D4.

La funcin CONTARSI cuenta el nmero de veces que aparece un valor en un


rango de celdas, por ejemplo:

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pg. 49


Ms. Excel 2013 Nivel II

Contar el nmero de celdas en el rango B4:B10 que contienen el texto "Sur".

=CONTAR.SI(B4:B10;"Sur")
Pero, cmo haramos si se desea sumar todas las valorizaciones de casas
ubicadas en una determinada zona y que adems pertenezcan a un
determinado propietario?
Para resolver clculos condicionales que requieren ms de un criterio,
entonces se puede hacer uso de las funciones Sumar.Si.Conjunto,
Contar.Si.Conjunto, y Promedio.Si.Conjunto.

c. La Funcin CONTAR.SI.CONJUNTO
Cuenta el nmero de celdas que cumplen con un determinado conjunto de
condiciones o criterios. Sintaxis
CONTAR.SI.CONJUNTO(rango1,criterio1,)
Rango1 Es el rango de celdas que se desea evaluar.
Criterio1 Es el criterio en forma de nmero, expresin o texto,
que determina qu celdas se van a contar.

Ejemplos:
Contar el nmero casas que tiene Sonia en la zona Norte".
=CONTAR.SI.CONJUNTO(A4:A10,"Sonia",B4:B10,"Norte")

Contar el nmero casas que tiene Jorge valorizadas en ms de 200000"


soles.
=CONTAR.SI.CONJUNTO(A4:A10,"Jorge",C4:C10,">200000")

d. La Funcin SUMAR.SI.CONJUNTO
Suma las celdas de un rango que cumplen con un determinado conjunto de
condiciones o criterios.
Sintaxis

=SUMAR.SI.CONJUNTO(rango a sumar,rango1,criterio1,)

Rango a sumar Son las celdas que se van a sumar. Las celdas
contenidas en Rango a sumar se suman slo si las
celdas correspondientes coinciden con los mltiples
Criterios.
Rango1 Es el rango de celdas que se desea evaluar.
Criterio1 Es el criterio en forma de nmero, expresin o texto,
que determina qu celdas se van a sumar.

Pg. 50 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta


Ms. Excel 2013 Nivel II

Ejemplos:
Sumar las valorizaciones de las casas que tiene Sonia en la zona Norte".

=SUMAR.SI.CONJUNTO(C4:C10,A4:A10,"Sonia",B4:B10,"Norte")
Sumar las valorizaciones de las casas mayores a 100000 en la zona Norte

=SUMAR.SI.CONJUNTO(C4:C10,C4:C10,">100000",B4:B10,Norte)

Otro modo de resolver estos clculos condicionales que requieren ms de un


criterio, es haciendo uso de la combinacin de la funcin SUMA y la funcin
SI, o tambin la funcin CONTAR y la funcin SI; pero escritas dentro de una
frmula matricial.
La ventaja de estas frmulas matriciales es que las condiciones de criterios
pueden ser del tipo Y o del tipo O.

2. Formulas Matriciales
a. Obtener un total basndose en varias condiciones

Nota.- En Excel algunas frmulas pueden escribirse como frmulas matriciales. Para esto hay que
escribir la frmula y al finalizar hay que presionar la combinacin de teclas
Ctrl+Shift+Enter, esto hace que la formula se encierre entre llaves al momento de ingresar a
la celda, quedando de esta forma: {=formula}

Primer Caso (para condiciones del tipo Y)


Ahora veremos la siguiente frmula matricial que permitir calcular el valor
total de las valorizaciones de las celdas C4:C10, donde el rango A4:A10
contiene al propietario "Sonia", y el rango B4:B10 contiene la zona
denominada "Norte".

{=SUMA(SI((A4:A10="Sonia")*(B4:B10="Norte"),C4:C10))}

Escriba la formula sin las llaves, y al finalizar presione Ctrl+Shift+Enter.


Las dos condiciones estn encerradas entre parntesis y entre ellas se
escribe el operador de multiplicacin, lo cual indica que las dos condiciones
deben cumplirse a la vez. (Condicin del tipo Y)

Segundo Caso (para condiciones del tipo O)

Para calcular el valor total de las valorizaciones de las celdas C4:C10, donde
A4:A10 contiene "Carlos" o "Jorge", utilice la siguiente frmula.

{=SUMA(SI((A4:A10 ="Carlos")+(A4:A10 ="Jorge"),C4:C10))}

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pg. 51


Ms. Excel 2013 Nivel II

Escriba la formula sin las llaves, y al finalizar presione Ctrl+Shift+Enter.


En este caso las dos condiciones encerradas entre parntesis se escriben con
el operador de suma entre ellas, lo cual estara indicando que solo basta que
se cumpla una de las dos condiciones para que se realice el clculo.
(Condicin del tipo O)

Otros ejemplos:

Contar el nmero de veces que aparecen varias condiciones


En la siguiente frmula, cada vez que Excel encuentre "Sonia" en el rango
A4:A10, comprobar la presencia del texto "Norte" en la misma fila en la
columna B (el rango B4:B10). A continuacin, Excel calcular de varios
modos, el nmero de filas que contienen ambos textos. En los tres casos las
formulas obtienen el mismo resultado.

{=CONTAR(SI((A4:A10="Sonia")*(B4:B10="Norte"),1))}
o sino as:

{=SUMA(SI((A4:A10="Sonia")*(B4:B10="Norte"),1,0))}

o tambin as:

{=SUMA(SI(A4:A10="Sonia ";SI(B4:B10="Norte",1,0)))}

En las primeras dos frmulas el operador de multiplicacin indica que las


condiciones son del tipo Y; y en la tercera formula se est utilizando dos
funciones SI anidadas, o sea una funcin SI dentro de otra funcin SI.
Las tres son formulas matriciales y deben introducirse presionando al final
Ctrl+Shift+Enter.

b. Las Funciones K.ESIMO.MENOR, y K.ESIMO.MAYOR


Encuentra los primeros menores o primeros mayores valores de una lista.
Sintaxis
K.ESIMO.MENOR(rango,posicin)
K.ESIMO.MAYOR(rango,posicin)

Rango es el rango de celdas que se desea analizar.


Posicin es ubicacin del nmero menor o mayor que se desea
encontrar. Esto es, para el menor de todos seria 1, para
el segundo menor sera 2, etc.

Pg. 52 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta


Ms. Excel 2013 Nivel II

Si se quisiera averiguar cul es la valorizacin que ocupa el segundo lugar


entre las mayores, ycul es la tercera valorizacin ms pequea, las frmulas
seran:

=K.ESIMO.MAYOR(C4:C10,2) 186,000.00
=K.ESIMO.MENOR(C4:C10,3) 114,000.00

c. Las Funciones REDONDEAR.MENOS, y REDONDEAR.MAS


Redondea un valor numrico al inmediato inferior o al inmediato superior
segn la cantidad de decimales que se desee obtener.
Sintaxis
REDONDEAR.MENOS(valor,posicin decimal)
REDONDEAR.MAS(valor,posicin decimal)

Valor Es la cantidad numrica que se desea redondear.


Posicin decimal Es la cantidad de decimales a los que se desea
redondear la cantidad numrica. Si en posicin se
escribe un nmero negativo se estar redondeando no
los dgitos decimales sino los dgitos enteros.
Si en la celda E4 estuviera escrito el numero3267.283, las funciones
arrojaran los siguientes resultados:

=REDONDEAR.MENOS(E4,1) 3267.2
=REDONDEAR.MAS(E4,1) 3267.3
=REDONDEAR.MENOS(E4,0) 3267
=REDONDEAR.MAS(E4,0) 3268
=REDONDEAR.MENOS(E4,-1) 3260
=REDONDEAR.MAS(E4,-1) 3270
=REDONDEAR.MENOS(E4,-3) 3000
=REDONDEAR.MAS(E4,-3) 4000

d. La Funcin ALEATORIO y ALEATORIO.ENTRE

Genera un nmero completamente al azar entre 1 y 0.


Sintaxis
ALEATORIO()
Esta funcin carece de argumentos.
El siguiente ejemplo simula el lanzamiento de un dado

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pg. 53


Ms. Excel 2013 Nivel II

=ENTERO(ALEATORIO()*6)+1
La funcin Aleatorio multiplicada por 6 generar un nmero entre 0 y 5.9999.
La funcin Entero truncar la parte decimal de stos nmeros quedando as
enteros del 0 al 5, y al aumentarles 1 stos finalmente serian nmeros entre 1
y 6.
Escrita esta frmula, bastara con presionar la tecla de funcin [F9] para
recalcular la frmula y entonces ALEATORIO generar otro nmero al azar.
La funcin Aleatorio.Entre dara el mismo resultado anterior:
= ALEATORIO.ENTRE(1, 6)

e. Las Funciones ES
En esta seccin se describen 9 funciones para hojas de clculo que se utilizan
para comprobar el tipo de un valor o referencia.
Cada una de estas funciones, a las que se conoce como funciones ES,
comprueba el tipo del argumento valor y devuelve VERDADERO o FALSO
dependiendo del resultado. Por ejemplo, ESBLANCO devuelve el valor lgico
VERDADERO si valor es una referencia a una celda vaca, de lo contrario
devuelve FALSO.

Sintaxis
ESBLANCO(valor)
ESERR(valor)
ESERROR(valor)
ESLOGICO(valor)
ESNOD(valor)
ESNOTEXTO(valor)
ESNUMERO(valor)
ESREF(valor)
ESTEXTO(valor)

Valor Es el valor que se desea probar. Puede ser el valor de una


celda vaca, de error, lgico, de texto, numrico, de
referencia o un nombre de rango que haga referencia a
alguno de los anteriores.

Pg. 54 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta


Ms. Excel 2013 Nivel II

Funcin Devuelve VERDADERO si


ESBLANCO Valor se refiere a una celda vaca.
ESERR Valor se refiere a cualquier valor de error con
excepcin de #N/A.
ESERROR Valor se refiere a uno de los valores de error (#N/A,
#VALOR!, #REF!, #DIV/0!, #NUM!,
#NOMBRE? o #NULO!).
ESLOGICO Valor se refiere a un valor lgico.

ESNOD Valor se refiere al valor de error #N/A (el valor no


est disponible).
ESNOTEXTO Valor se refiere a cualquier elemento que no sea
texto (observe que esta funcin devuelve
VERDADERO si el valor se refiere a una celda en
blanco).
ESNUMERO Valor se refiere a un nmero.
ESREF Valor se refiere a una referencia.
ESTEXTO Valor se refiere a texto.

Nota.- Los argumentos valor de las funciones ES no se convierten. Por ejemplo, en la mayora de las
funciones en las que se requiere un nmero, el valor de texto "19" se convierte en el nmero
19. Sin embargo, en la frmula ESNUMERO("19"), "19" no se convierte y entonces
ESNUMERO devuelve FALSO.

Cuando usar las funciones ES

Las funciones ES son tiles en frmulas cuando se desea comprobar el


resultado de un clculo. Al combinar esas funciones con la funcin SI,
proporcionan un mtodo para localizar errores en frmulas (observe los
siguientes ejemplos).

Ejemplos

ESLOGICO(VERDADERO) es igual a VERDADERO


ESLOGICO("VERDADERO") es igual a FALSO
ESNUMERO(4) es igual a VERDADERO
Supongamos que en una hoja el rango A1:A5 muestra los siguientes valores
de texto, numrico y de error: "Oro", "Regin1", #REF!, $ 330.92 y #N/A
respectivamente.

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pg. 55


Ms. Excel 2013 Nivel II

A
1 Sofa
2 Trimestre1
3 #!REF!
4 $ 330.92
5 #N/A

ESBLANCO(A1) es igual a FALSO


ESERROR(A3) es igual a VERDADERO
ESNOD(A3) es igual a FALSO
ESNOD(A5) es igual a VERDADERO
ESERR(A5) es igual a FALSO
ESNUMERO(A4) es igual a VERDADERO (si se introdujo $330.92 como
nmero y no como texto)
ESREF(Regin1) es igual a VERDADERO (si Regin1 se define como un
nombre de rango)
ESTEXTO(A2) es igual a VERDADERO (si Trimestre1 tiene formato de texto)
Supongamos que en otra hoja de clculo desea calcular el promedio del
rango C1:C4, pero no est seguro de que las celdas contienen nmeros. La
frmula PROMEDIO(C1:C4) devolver el valor de error #DIV/0! si C1:C4 no
contiene nmeros. Puede utilizar la siguiente frmula para localizar posibles
errores y permitir la realizacin del clculo:
=SI(ESERROR(PROMEDIO(C1:C4)),"No hay Nmeros",PROMEDIO(C1:C4))

f. La Funcin HOY
Da como resultado la fecha del sistema.
Sintaxis
HOY()
Esta funcin carece de argumentos.
=HOY() dara como resultado:15/03/2014

g. La Funcin AHORA
Da como resultado la fecha y hora del sistema.
Sintaxis
AHORA()
Esta funcin carece de argumentos.
=AHORA() dara como resultado:15/03/2014 2:15

Pg. 56 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta


Ms. Excel 2013 Nivel II

3. Funciones de Bases de Datos BDfuncin

En esta seccin se describen las 12 funciones para hojas de clculo


empleadas para los clculos de bases de datos (o listas) de Microsoft Excel.
Cada una de estas funciones, denominadas colectivamente funciones BD,
usa tres argumentos: base_de_datos, nombre_de_campo y criterios. Estos
argumentos se refieren a los rangos de la hoja de clculo empleados en la
funcin para base de datos.

Sintaxis

BDfuncin(Basededatos,Campo,Criterios)

Base_de_datos es el rango de celdas que compone la base de datos.

Nota.- En Microsoft Excel, una base de datos es una lista de datos relacionados en la
que las filas de informacin son registros y las columnas de datos, campos. La
primera fila de la lista contiene los rtulos de cada columna. La referencia se
puede introducir como rango de celdas o como nombre que representa el
rango que contiene la lista.
En todas las funciones para bases de datos, si la referencia de base de datos
corresponde a una celda dentro de una tabla dinmica, el clculo se realiza
nicamente con los datos de esa tabla dinmica.

Campo Indica la columna en que se utiliza la funcin. Las


columnas de datos en la lista deben tener un rtulo
identificativo en la primera fila. Campo puede ser una
cadena de texto con el rtulo de columna encerrado
entre dobles comillas, como por ejemplo "Edad" o
"Rendimiento" en el ejemplo siguiente, o como un
nmero que representa la posicin de la columna en la
lista: 1 para la primera columna (rbol en el ejemplo
siguiente), 2 para la segunda (Alto) y as
sucesivamente.
Criterios Es una referencia a un rango de celdas que especifican
condiciones de una funcin. La funcin devuelve
informacin de la lista que concuerda con las
condiciones especificadas en el rango de criterios. Este
rango incluye una copia del rtulo de la columna en la
lista de la columna que desea que resuma la funcin. La
referencia al argumento criterios puede introducirse
como rango de celdas, como A9:F10 en la tabla de
base de datos que se muestra a continuacin, o como
nombre asignado a un rango, por ejemplo "Criterio."

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pg. 57


Ms. Excel 2013 Nivel II

Sugerencias
Cualquier rango se puede usar como argumento criterios, siempre que
incluya por lo menos un nombre de campo y por lo menos una celda
debajo del nombre de campo para especificar un valor de comparacin
de criterios.
Por ejemplo, si el rango G1:G2 contiene el encabezado de campo Ingresos en
la celda G1 y la cantidad 10,000 en la celda G2, el rango podra definirse
como CoincidirIngresos y ese nombre podra usarse como argumento criterios
en las funciones para bases de datos.
Aunque el rango de criterios puede ubicarse en cualquier parte de la
hoja de clculo, no coloque el rango de criterios debajo de la lista. Si
agrega ms informacin a la lista utilizando el comando Formulario en
el men Datos, la nueva informacin se agrega a la primera fila debajo
de la lista. Si la fila de debajo no est vaca, Microsoft Excel no podr
agregar la nueva informacin.
Asegrese de que el rango de criterios no se superpone sobre la lista.
Para realizar una operacin en toda una columna de la base de datos,
introduzca una lnea en blanco debajo de los nombres de campo en el
rango de criterios

Ejercicio N 5: Funciones de base de datos BD

En la siguiente ilustracin se muestra una base de datos que contiene la


descripcin y comportamiento de varios tipos de rboles. Cada registro
contiene informacin acerca de un rbol. El rango A5:E11 se denomina
HUERTO y el rango A1:F3 CRITERIOS.
BDCONTAR(HUERTO,"Edad",A1:F2) es igual a 1. Esta funcin examina los
registros de manzanos cuyo alto vara entre 10 y 16 metros y determina
cuntos campos Edad de esos registros contienen nmeros.
BDCONTARA(HUERTO,"Ganancia",A1:F2) es igual a 1. Esta funcin
examina los registros de manzanos cuyo alto vara entre 10 y 16 metros, y
determina el nmero de campos Ganancia de esos registros que no estn en
blanco.

A B C D E F
1 Arbol Alto Edad Rendimiento Ganancia Alto
2 Manzano >10 <16
3 Peral
4
5 Arbol Alto Edad Rendimiento Ganancia
6 Manzano 18 20 14 S/. 105.00
7 Peral 12 12 10 S/. 96.00
8 Cerezo 13 14 9 S/. 105.00
9 Manzano 14 15 10 S/. 75.00
10 Peral 9 8 8 S/. 76.80
11 Manzano 8 9 6 S/. 45.00

Pg. 58 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta


Ms. Excel 2013 Nivel II

BDMAX(HUERTO,"Ganancia",A1:A3) es igual a 105.00 , la ganancia mxima


de manzanos y perales.
BDMIN(HUERTO,"Ganancia",A1:B2) es igual a 75.00 , la ganancia mnima de
manzanos con un alto superior a 10 metros.
BDSUMA(HUERTO,"Ganancia",A1:A2) es igual a 225.00 , la ganancia total de
manzanos.
BDSUMA(HUERTO,"Ganancia",A1:F2) es igual a 75.00 ; la ganancia total de
manzanos con un alto entre 10 y 16.
BDPRODUCTO(HUERTO,"Rendimiento",A1:F2) es igual a 10, el producto del
rendimiento de los manzanos con un alto entre 10 y 16.
BDPROMEDIO(HUERTO,"Rendimiento",A1:B2) es igual a 12, el rendimiento
promedio de manzanos con un alto de ms de 10 metros.
BDPROMEDIO(HUERTO,3,HUERTO) es igual a 13, la edad media de todos
los rboles en la base de datos.
BDDESVEST(HUERTO,"Rendimiento",A1:A3) es igual a 2.97; la desviacin
estndar estimada en el rendimiento de manzanos y perales si los datos de la
base de datos son nicamente una muestra de la poblacin total del huerto.
BDDESVESTP(HUERTO,"Rendimiento",A1:A3) es igual a 2.65; la desviacin
estndar verdadera en el rendimiento de manzanos y perales si los datos de
la base de datos representan el conjunto de la poblacin.
BDVAR(HUERTO,"Rendimiento",A1:A3) es igual a 8.8; la varianza estimada
en el rendimiento de manzanos y perales si los datos de la base de datos slo
representan una muestra de la poblacin total del huerto.
BDVARP(HUERTO,"Rendimiento",A1:A3) es igual a 7.04; la varianza real en
el rendimiento de manzanos y perales si los datos de la base de datos
representan el conjunto de la poblacin del huerto.
BDEXTRAER(HUERTO,"Rendimiento,CRITERIOS) devuelve el valor de
error #NUM! porque ms de un registro cumple con los criterios.

e. La Funcin SIERROR

Calcula una formula, y si sta da error responde con otro valor especificado.
Sintaxis
=SIERROR(dato1,dato2)
Donde:
dato1 Cualquier dato, valor o clculo que se desea obtener.
dato2 Es la respuesta alternativa en caso de que el dato2 de
como respuesta un error.

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pg. 59


Ms. Excel 2013 Nivel II

Ejemplos:

a.- Calcular el logaritmo de un nmero al cuadrado. Pero si el clculo diera


error, que la respuesta sea: "No existe"

En la celda B4 escribir la siguiente formula y


copiarla hasta la fila 10:

=SIERROR(LOG(A4^2),"No existe")

b.- La siguiente frmula se encarga de ordenar en una columna aparte


nicamente a los nmeros de una serie de datos que se escriben en
desorden:

En una hoja de clculo escriba los datos que se muestran en la siguiente

figura, y en la celda B4 escriba la siguiente formula y cpiela hasta la fila 12:

=SIERROR(K.ESIMO.MENOR(A$4:A$12,FILA(A4)-FILA(A$4)+1),"")

Pg. 60 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta


Ms. Excel 2013 Nivel II

Ejercicio N 6: Operaciones con condiciones mltiples y formulas


Matriciales

Temas involucrados en este ejercicio:


Nombrar rangos mltiples
La funcin SUMAR.SI
La funcin REPETIR para crear barras
La funcin SUMAR.SI.CONJUNTO
Uso de Formulas Matriciales

Se tiene un cuadro de clientes de varias zonas de Lima que se han inscrito a


diferentes AFP para realizar en ellas sus aportaciones de jubilacin.

1ra Parte: Calculo de Clientes en base a una sola condicin: Uso


de la formula condicional Sumar.Si

1. Dar nombre de rango a cada una de las columnas de la lista:


Seleccionar el rango de toda la lista (usar Ctrl+*)
Ficha Formulas/Crear desde la seleccin
En la ventana que aparece, marcar solo la casilla "Fila superior" y
luego Aceptar.

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pg. 61


Ms. Excel 2013 Nivel II

2. En la siguiente tabla se quiere calcular la cantidad de clientes que pertenecen


a las zonas A, B y C de Lima:

3. En la celda H10 escribir la frmula: =SUMAR.SI(Zona,G10,Clientes)


4. Luego copiar la formula en H11 y H12, y en H13 calcular la suma de todos los
clientes con la funcin Suma.

5. En I10 escribir: =REPETIR("",H10/1000) y copiar en I11 y I12

Nota.- El carcter se escribe con el cdigo ASCII Alt+219

6. Ahora hay que calcular la cantidad de clientes que se inscribieron en cada


una de las AFP:

7. En la celda H18 escribir la frmula: =SUMAR.SI(AFP,G18,Clientes)


8. Luego copiar la formula en H19 y H20, y en H21 calcular la suma de todos los
clientes con la funcin Suma.

Pg. 62 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta


Ms. Excel 2013 Nivel II

9. Luego copie el rango I10:I12 en I18.

2da Parte: Clculo de Clientes en base a multiples condicines:


Uso de la formula condicional Sumar.Si.Conjunto y
Frmulas Matriciales

10. En las siguientes dos tablas, calcular la cantidad de clientes de la zona A de


lima y que se inscribieron a la AFP Integra. Para lograr esto usaremos dos
frmulas distintas.
11. En I43 escribir la siguiente frmula:
=SUMAR.SI.CONJUNTO(Clientes,Zona,G43,AFP,H43)

12. En I46 escribir la siguiente frmula matricial:


{=SUMA(SI(Zona=G46)*(AFP=H46),Clientes)}

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pg. 63


Ms. Excel 2013 Nivel II

13. Ahora se desea calcular la cantidad de clientes inscritos en las tres ultima
semanas del mes de Febrero. Para lograrlo hay que escribir en la celda I34 la
siguiente frmula:
{=SUMA(SI((Fecha>=G34)*(Fecha<=H34),Clientes))}

O tambin podramos escribir esta otra frmula matricial abreviada:


{=SUMA((Fecha>=G34)*(Fecha<=H34)*Clientes)}

14. Luego copie el rango I18:I20 en J34


15. Para calcular los clientes de AFP Profuturo del 12 al 18 de Feb, escribir la
siguiente formula en la celda J51:
{=SUMA(SI((AFP=G51)*(Fecha>=H51)*(Fecha<=I51),Clientes))}

16. Para calcular los Clientes de AFP Horizonte del 19 al 25 de Feb en la zona C,
escribir la siguiente formula en la celda K56:
{=SUMA(SI((AFP=G56)*(Fecha>=H56)*(Fecha<=I56)*(Zona=J56),Clientes))}

Pg. 64 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta


Ms. Excel 2013 Nivel II

4. Funciones de Bsqueda: INDICE, DESREF, COINCIDIR

Cuando usar la funcin INDICE:


Cuando se desea encontrar un dato dentro de una rango, y se conoce en que fila y
columna dentro de ese rango est el dato, entonces, se puede usar la funcin INDICE
para ello.

a. La Funcin INDICE
Devuelve la referencia o coordenada, o contenido de la celda en la
interseccin de una fila y columna concretas. Si la referencia se compone de
selecciones no adyacentes, es posible determinar en cual de las selecciones
se va a buscar.
Sintaxis

INDICE(Referencia,Nm_fila,Nm_columna,Nm_rea)

Referencia Es una referencia a uno o ms rangos de celdas de


bsqueda.

Si escribe un rango no adyacente para la referencia, inclyala entre


parntesis.
Si cada rea de la referencia slo contiene una fila o columna, el
argumento nm_fila o nm_columna, respectivamente, es opcional. Por
ejemplo, para una referencia de fila nica, utilice
INDICE(referencia,,nm_columna).

Nm_fila Es el nmero de la fila en referencia al cual se devuelve


una referencia.
Nm_columna Es el nmero de la columna en referencia al cual se
devuelve una referencia.
Nm_rea Selecciona un rango en referencia al cual se devuelve
la interseccin de nm_fila y nm_columna. La primera
rea seleccionada o escrita lleva el nmero 1, la
segunda el 2, etc. Si se omite nm_rea, INDICE utiliza
el rea 1.

Observaciones

Una vez que referencia y nm_rea han seleccionado un rango concreto,


nm_fila y nm_columna seleccionan una celda concreta: nm_fila 1 es la
primera fila del rango, nm_columna 1 es la primera columna, etc. La
referencia devuelta por INDICE es la interseccin de nm_fila y
nm_columna.

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pg. 65


Ms. Excel 2013 Nivel II

Si nm_fila o nm_columna se establecen en 0 (cero), INDICE devuelve la


referencia de toda la columna o fila, respectivamente.
Nm_fila, nm_columna y nm_rea deben apuntar a una celda de la
referencia; de lo contrario, INDICE devolver el valor de error #REF!. Si
nm_fila y nm_columna se omiten, INDICE devuelve el rea de
referencia especificada por nm_rea.
El resultado de la funcin INDICE es una referencia y es interpretado
como tal por otras frmulas. Segn la frmula, el valor devuelto de INDICE
se puede utilizar como una referencia o como un valor. Por ejemplo, la
frmula CELL("ancho",INDICE (A1:B2,1,2)) es equivalente a
CELL("ancho",B1). La funcin CELL utiliza el valor devuelto de INDICE
como una referencia de celda. Por otra parte, una frmula como 2*INDICE
(A1:B2,1,2) traduce el valor devuelto de INDICE al nmero escrito en la
celda B1.

Ejemplo:

=INDICE(A2:C6,2,1) Interseccin de la segunda fila y la primera columna


del rango A2:C6, que es el contenido de la celda A3
(Pltanos).

=INDICE(A2:C6,2,3) Interseccin de la segunda fila y la tercera columna


del rango A2:C6, que es el contenido de la celda C3
(38).

=INDICE((A1:C6,A8:C11),2,2,2)
Interseccin de la segunda fila y la segunda columna
de la segunda rea A8:C11, que es el contenido de
la celda B9 (3,55).

=SUMA(INDICE(A1:C11,0,3,1))
Suma de la tercera columna de la primera rea del
rango A1:C11, que es la suma de C1:C11 (216).

Pg. 66 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta


Ms. Excel 2013 Nivel II

=SUMA(B2:INDICE(A2:C6,5,2))
Suma del rango que se inicia en B2 y finaliza en la
interseccin de la quinta fila y la segunda columna
del rango A2:C6, que es la suma de B2:B6 (2,42).

Cuando usar la funcin DESREF:


Cuando se desea encontrar un dato ubicado en una fila y columna a partir de
una celda conocida, entonces, se puede usar para ello la funcin DESREF.

b. La Funcin DESREF
Devuelve una referencia a un rango que es un nmero de filas y de columnas
de una celda o rango de celdas. La referencia devuelta puede ser una celda o
un rango de celdas. Puede especificar el nmero de filas y el nmero de
columnas a devolver.

Sintaxis

DESREF(Referencia,Filas,Columnas,Alto,Ancho)

Referencia Es la referencia en la que desea basar la desviacin.


Debe referirse a una celda o rango de celdas
adyacentes; en caso contrario, DESREF devuelve el
valor de error #VALOR!
Filas Es el nmero de filas, hacia arriba o hacia abajo, al que
desea que haga referencia la celda superior izquierda.
Si el argumento filas es 5, la celda superior izquierda de
la referencia pasa a estar cinco filas ms abajo de la
referencia. Filas puede ser positivo (lo que significa por
debajo de la referencia de inicio) o negativo (por
encima).
Columnas Es el nmero de columnas, hacia la derecha o
izquierda, al que desea que haga referencia la celda
superior izquierda del resultado. Si el argumento
columnas es 5, la celda superior izquierda de la
referencia pasa a estar cinco columnas hacia la derecha
de la referencia. Columnas puede ser positivo (lo que
significa a la derecha de la referencia de inicio) o
negativo (a la izquierda).
Alto Es el alto, en nmero de filas, que desea que tenga la
referencia devuelta. El alto debe ser un nmero positivo.
Ancho Es el ancho, en nmero de columnas, que desea que
tenga la referencia devuelta. El argumento ancho debe
ser un nmero positivo.

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pg. 67


Ms. Excel 2013 Nivel II

Observaciones

Si los argumentos filas y columnas colocan la referencia ms all del


borde de la hoja de clculo, DESREF devuelve el valor de error #REF!
Si los argumentos alto o ancho se omiten, los valores predeterminados
sern los del argumento Referencia.
DESREF en realidad no desplaza celdas ni modifica la seleccin,
simplemente devuelve una referencia. Se puede utilizar la funcin
DESREF con cualquier funcin que necesite una referencia como
argumento. Por ejemplo, la frmula SUMA(DESREF(C2;1;2;3;1)) calcula el
valor total de un rango de tres filas por una columna que se encuentra por
debajo una fila y dos columnas a la derecha de la celda C2.

Ejemplo:

=DESREF(A3;3;2;1;1) Muestra el valor en la celda C6 (40)


=SUMA(DESREF(A3:C5;-1;0;3;3)) Suma el rango A2:C4 (90.58)
=DESREF(C3:E5;0;-3;3;3) Devuelve un error porque la referencia
no est dentro de la hoja de clculo
(#REF!)
c. La Funcin COINCIDIR
Devuelve la posicin relativa de un elemento en una matriz (matriz: utilizada
para crear frmulas sencillas que producen varios resultados o que funcionan
en un grupo de argumentos que se organizan en filas y columnas. Un rango
de matriz comparte una frmula comn; una constante de matriz es un grupo
de constantes utilizadas como un argumento.) que coincida con un valor
especificado en un orden especificado. Utilice COINCIDIR en lugar de las
funciones BUSCAR cuando necesite conocer la posicin de un elemento en
un rango en lugar del elemento en s.

Sintaxis
COINCIDIR(valorbuscado;matrizbuscada;tipodecoincidencia))

Pg. 68 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta


Ms. Excel 2013 Nivel II

Valor buscado es el valor que se utiliza para buscar el valor deseado


en una tabla
Valor_buscado es el valor que desea hacer coincidir en la
matriz_buscada. Por ejemplo, cuando busque algn nmero en la gua
telefnica, estar usando el nombre de la persona como valor de
bsqueda, pero el valor que realmente desea es el nmero de telfono.
Valor_buscado puede ser un valor (nmero, texto o valor lgico) o una
referencia de celda a un nmero, a un texto o a un valor lgico.

Matriz buscada es un rango de celdas contiguas que contienen posibles


valores de bsqueda. Matrizbuscada debe ser una
matriz o una referencia matricial.
Tipo de coincidencia es el nmero -1, 0 1 y especifica cmo hace
coincidir Microsoft Excel el valor_buscado con los
valores de matriz_buscada.

tipo_de_coincidencia es 1, COINCIDIR encuentra el mayor valor que


es inferior o igual al valor_buscado. Los valores en el argumento
matriz_buscada deben colocarse en orden ascendente: ...-2; -1; 0; 1;
2;...A-Z; FALSO; VERDADERO.
Si tipo_de_coincidencia es 0, COINCIDIR encuentra el primer valor que
es exactamente igual al valor_buscado. Los valores en matriz_buscada
pueden estar en cualquier orden.
Si tipo_de_coincidencia es -1, COINCIDIR encuentra el menor valor
que es mayor o igual al valor_buscado. Los valores de matriz_buscada
deben colocarse en orden descendente: VERDADERO; FALSO; Z-A;
...2; 1; 0; -1; -2; ...y as sucesivamente.
Si se omite tipo_de_coincidencia, se supondr que es 1.
Observaciones

COINCIDIR devuelve la posicin del valor coincidente dentro de la


matriz_buscada y no el valor en s. Por ejemplo:
COINCIDIR("b";{"a";"b";"c"};0) devuelve 2, la posicin relativa de "b"
dentro de la matriz {"a";"b";"c"}.
COINCIDIR no distingue entre maysculas y minsculas cuando hace
coincidir valores de texto.
Si COINCIDIR no puede encontrar una coincidencia, devuelve el valor
de error #N/A.
Si tipo_de_coincidencia es 0 y valor_buscado es texto, puede usar los
caracteres comodn de signo de interrogacin (?) y asterisco (*) en el
argumento valor_buscado. El signo de interrogacin corresponde a un
solo carcter cualquiera y el asterisco equivale a cualquier secuencia
de caracteres. Si lo que desea buscar es un signo de interrogacin o
un asterisco, escriba una tilde (~) antes del carcter.

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pg. 69


Ms. Excel 2013 Nivel II

Ejemplo:

=COINCIDIR(39;B2:B5;1) Puesto que no hay ninguna


coincidencia exacta, se devuelve
la posicin del siguiente valor
inferior (38) dentro del rango
B2:B5 (2).

=COINCIDIR(41;B2:B5;0) Posicin de 41 dentro del rango


B2:B5 (4).

=COINCIDIR(40;B2:B5;-1) Devuelve un error porque el


rango B2:B5 no est en orden
descendente (#N/A)

1. Funciones de Texto
d. La Funcin IZQUIERDA
Extrae los primeros caracteres del extremo izquierdo de una cadena de
caracteres
Sintaxis

IZQUIERDA(texto,num_de_caracteres)

Texto Es la cadena de texto que contiene los caracteres que


se desea extraer
num_de_caracteres Especfica el nmero de caracteres que se desea
extraer. Si se omite extrae solo un carcter

Ejemplo:

=IZQUIERDA(El Peruano,7) dara como resultado: El Peru .

(El espacio en blanco tambin es un carcter que se toma en cuenta)

Pg. 70 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta


Ms. Excel 2013 Nivel II

e. La Funcin DERECHA
Extrae los ltimos caracteres del extremo derecho de una cadena de
caracteres
Sintaxis

DERECHA(texto,num_de_caracteres)

Texto Es la cadena de texto que contiene los caracteres que


se desea extraer
num_de_caracteres Especifica el numero de caracteres que se desea
extraer.Si se omite extrae solo un caracter
=DERECHA(Los Peruanos;8) da como resultado: Peruanos .

f. La Funcin EXTRAE
Devuelve un nmero especifico de caracteres de una cadena de texto
comenzando en la posicin especificada
Sintaxis

EXTRAE(texto,posicin_inicial,num_de_caracteres)

Texto Es la cadena de texto que contiene los caracteres que


se desea extraer
posicin_inicial Es la posicin del primer carcter que se desea extraer
del argumento Texto. l primer carcter en Texto es 1
num_de_caracteres Especifica el numero de caracteres que se desea
extraer.

Ejemplo:
=EXTRAE(Los Peruanos,5,4) dacomo resultado:Peru .

g. La Funcin HALLAR
Busca una cadena de texto dentro de otra cadena de texto y leyendo de
izquierda a derecha devuelve el numero de la posicin inicial de la cadena
hallada (no diferencia entre maysculas ni minsculas)
Sintaxis

HALLAR(texto_buscado;dentro_del_textol;posicin_inicial)

Texto_buscado Es la cadena de texto o caracter que se desea ubicar.


Puede usar los comodines * o ?. O usar tambin
Dentro_del_texto Es la cadena de texto dentro de la cual se desea ubicar
el texto buscado
posicin_inicial Es la posicin del primer carcter a partir de la cual se
iniciar la bsqueda

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pg. 71


Ms. Excel 2013 Nivel II

Ejemplo:
=HALLAR(a,Las Peruanas,1) dara como resultado: 2.
=HALLAR(a,Las Peruanas,5) dara como resultado: 9.

Ejemplo:
Si en la celda C4 estuviese el texto Las Peruanas . Entonces:
=EXTRAE(C4,HALLAR( ,C4,1)+1,4)
dara como resultado:Peru .
En este ejemplo, HALLAR se encarga de buscar la posicin donde se
encuentra el espacio en blanco, le suma 1 a esta posicin y a partir de all la
funcin EXTRAE devuelve los siguientes 4 caracteres.

h. La Funcin ENCONTRAR
Busca una cadena de texto dentro de otra cadena de texto y leyendo de
izquierda a derecha devuelve el numero de la posicin inicial de la cadena
hallada (A diferencia de la funcin HALLAR, esta funcin si reconoce entre
maysculas y minsculas)
Sintaxis

ENCONTRAR(texto_buscado,dentro_del_texto,posicin_inicial)

Texto_buscado Es la cadena de texto o caracter que se desea ubicar.


Puede usar los comodines * o ?. O usar tambin
Dentro_del_texto Es la cadena de texto dentro de la cual se desea ubicar
el texto buscado
posicin_inicial Es la posicin del primer carcter a partir de la cual se
iniciar la bsqueda

Ejemplo:
Si en la celda A3 estuviese el texto quien MAL anda mal acaba .
entonces:

=ENCONTRAR(mal,A3,1) da como resultado: 16.

en cambio,

=HALLAR(mal,A3,1) da como resultado: 7.

(Recuerde que HALLAR no diferencia maysculas ni minsculas)

Pg. 72 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta


Ms. Excel 2013 Nivel II

i. La Funcin LARGO
Devuelve el nmero de caracteres de una cadena de texto
Sintaxis
LARGO(texto)
Texto Es la cadena de texto, o celda que contiene un texto
Ejemplo:

=LARGO(Juan Diego Florez) da como resultado: 17.

j. Las Funciones MAYUSC, MINUSC y NOMPROPIO


Convierte una cadena de texto en maysculas, en minsculas o solo las
primera letra de cada palabra en mayscula
Sintaxis
MAYUSC(texto)
MINUSC(texto)
NOMPROPIO(texto)
Texto Es la cadena de texto, o celda que contiene un texto

Ejemplo:
=MAYUSC(monto total) da como resultado: MONTO TOTAL .
=MINUSC(DOS MIL) da como resultado: dos mil .
=NOMPROPIO(billgates) da como resultado: Bill Gates .

k. La Funcin SUSTITUIR
Reemplaza el texto existente con texto nuevo en una cadena
Sintaxis

SUSTITUIR(texto,texto_original,texto_nuevo;#_de_ocurrencia)

Texto Es la cadena de texto, o celda que contiene un texto


Texto_original Es la cadena de texto, que se desea reemplazar
Texto_nuevo Es la cadena de texto que reemplazar al
texto_original
#_de_ocurrencia Es el numero de aparicin del texto_original dentro
de toda la cadena de texto. Si se omite se
reemplazar el texto_original en todos los sitios
donde aparezca

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pg. 73


Ms. Excel 2013 Nivel II

Ejemplo:
Si en la celda A3 estuviese el texto quien mal anda mal acaba .
entonces:

=SUSTITUIR(A3,mal,bien)

dara como resultado: quien bien anda bien acaba .


en cambio,

=SUSTITUIR(A3,mal,peor,2)

dara como resultado: quien mal anda peor acaba .


(En este caso solo sustituye la segunda palabra encontrada)

l. La Funcin DECIMAL
Redondea un nmero al nmero de decimales especificado, da formato al
nmero con el formato decimal usando comas y puntos, y devuelve el
resultado como texto.

Sintaxis
DECIMAL(nmero,decimales,no_separar_millares)
Nmero Es el nmero que desea redondear y convertir en texto.
Decimales Es el nmero de dgitos a la derecha del separador
decimal.
No_separar_millares Es un valor lgico que, si es VERDADERO, impide
que DECIMAL incluya un separador de millares en el
texto devuelto.
Observaciones

Los nmeros en Microsoft Excel nunca pueden tener ms de 15 dgitos


significativos, pero el argumento decimales puede tener hasta 127 dgitos.
Si decimales es negativo, el argumento nmero se redondea hacia la
izquierda del separador decimal.
Si omite el argumento decimales, se calcular con 2 decimales.
Si el argumento no_separar_millares es FALSO o se omite, el texto
devuelto incluir el separador de millares.
La principal diferencia entre dar formato a una celda que contiene un
nmero con el comando Celdas del men Formato y dar formato a un
nmero directamente con la funcin DECIMAL es que DECIMAL convierte
el resultado en texto. Un nmero que recibe formato con el comando
Celdas sigue siendo un nmero.

Pg. 74 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta


Ms. Excel 2013 Nivel II

Ejemplos

A
1 1234.518
2 -1234.567
3 7244.325

Frmula Resultado Descripcin


Redondea A1 2
=DECIMAL(A1,2) 1,234.52 dgitos a la derecha
del punto decimal
Redondea A1 1
=DECIMAL(A1,-1) 1,230 dgito a la izquierda
del punto decimal
Redondea A2 1
dgito a la izquierda
=DECIMAL(A2,-1,VERDADERO) -1230 del separador
decimal, y sin coma
de millar
Redondea A3 2
dgitos a la derecha
=DECIMAL(A3) 7,244.33
del separador
decimal

Ejercicio N 7: Generacin de cdigos con funciones de texto

En el siguiente cuadro se muestra la relacin de socios que se han inscrito en


un club social, y se desea completar las columnas de cdigos y nombres
completos de cada socio.

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pg. 75


Ms. Excel 2013 Nivel II

Para generar los cdigos:


Cada cdigo se compone de 9 caracteres que son extrados de los datos de
cada socio, teniendo en cuenta ciertas condiciones.
Por ejemplo para el primer socio inscrito su cdigoo sera el siguiente:

85JZH05UM
Dos ltimos Sexo
dgitos del ao
de nacimiento Segunda letra
del lugar de
nacimiento

Primeras letras
Dos dgitos del
de sus apellidos
mes de su
y de su nombre
inscripcin

Las frmulas para lograr este cdigo serian entonces:


Dos ltimos dgitos del ao de nacimiento:

=DERECHA(AO(H4),2)

Primeras letras de sus apellidos y de su nombre:

=IZQUIERDA(C4,1)&IZQUIERDA(D4,1)&IZQUIERDA(E4,1)

Dos dgitos del mes de su inscripcin:

=DERECHA("0"&MES(B4),2)

Segunda letra del lugar de nacimiento:

=MAYUSC(EXTRAE(I4,2,1))

Sexo:

=G4

Finalmente entonces, la frmula que habra que escribir en la celda A4 para


generar el cdigo sera:

Pg. 76 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta


Ms. Excel 2013 Nivel II

=DERECHA(AO(H4),2)&IZQUIERDA(C4,1)&IZQUIERDA(D4,1)&IZQUIE
RDA(E4,1)&DERECHA("0"&MES(B4),2)&MAYUSC(EXTRAE(I4,2,1))&G4

Como se puede observar, esta frmula une todas las formulas anteriores
utilizando entre ellas el operador de concatenacin &.

Para escribir los nombres completos de cada socio en una sola celda:
En la columna F se tendr que escribir una frmula que una el nombres del
socio y luego de una coma los dos apellidos, pero en maysculas.
Por ejemplo para el primer socio deber decir:

Hugo, JARAMILLO ZAVALA

En la celda F4 hay que escribir la siguiente frmula:

=E4&", "&MAYUSC(C4&" "&D4)

Finalmente, tanto la frmula de los cdigos como la de los nombres


completos, deber copiarse hacia abajo para todos los dems socios.

Ejercicio N 8: Convertidor de Nmeros en Letras

Hay ocasiones en que se desea que en ciertos documentos una cantidad


numrica sea expresada en letras. Tal es el caso de los montos de una
factura, o de una boleta de ventas, o el monto de un cheque.

Para estos casos el siguiente ejercicio nos podra ser de utilidad:

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pg. 77


Ms. Excel 2013 Nivel II

1.- En un Libro nuevo escribir los siguientes datos tal como se muestra en la
imagen siguiente:

2.- Definir los siguientes nombres de rango:

B3 :N
B6 : LETRAS
C9:H18 : TABLA

3.- Luego escribir las siguientes frmulas en las celdas:

A9: =ENTERO(VALOR(DERECHA(DECIMAL(ENTERO(N/1000),0,VERDADERO),6))/100000)

A10: =ENTERO(VALOR(DERECHA(DECIMAL(ENTERO(N/1000),0,VERDADERO),5))/10000)
A11: =ENTERO(VALOR(DERECHA(DECIMAL(ENTERO(N/1000),0,VERDADERO),
4))/1000)
A12: =ENTERO(VALOR(DERECHA(DECIMAL(ENTERO(N/1000),0,VERDADERO),
3))/100)
A13: =ENTERO(VALOR(DERECHA(DECIMAL(ENTERO(N/1000),0,VERDADERO),
2))/10)
A14: =ENTERO(VALOR(DERECHA(DECIMAL(ENTERO(N/100),0,VERDADERO),
2))/10)
A15: =ENTERO(VALOR(DERECHA(DECIMAL(ENTERO(N),0,VERDADERO),3))/100)
A16: =ENTERO(VALOR(DERECHA(DECIMAL(ENTERO(N),0,VERDADERO),2))/10)
A17: =VALOR(DERECHA(DECIMAL(ENTERO(N),0,VERDADERO),1))
A18: =VALOR(DERECHA(DECIMAL(N,2,VERDADERO),2))
B9: =SI(Y(A9=1,A10=0,A11=0),"CIEN",CONSULTAV(A9,TABLA,6))

Pg. 78 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta


Ms. Excel 2013 Nivel II

B10: =SI(A11=0,CONSULTAV(A10,TABLA,4),SI(A10=1,"",CONSULTAV(A10,
TABLA,5)))
B11: =SI(A10=1,SI(A11=0,"",CONSULTAV(A11,TABLA,3)),SI(A11=1,"UN",
CONSULTAV(A11,TABLA,2)))
B12: =SI(Y(A12=1,A13=0,A14=0),"CIEN",CONSULTAV(A12,TABLA,6))
B13: =SI(A14=0,CONSULTAV(A13,TABLA,4),SI(A13=1,"",CONSULTAV(A13,
TABLA,5)))
B14: =SI(A13=1,SI(A14=0,"",CONSULTAV(A14,TABLA,3)),SI(A14=1,"UN",
CONSULTAV(A14,TABLA,2)))
B15: =SI(Y(A15=1,A16=0,A17=0),"CIEN",CONSULTAV(A15,TABLA,6))
B16: =SI(A17=0,CONSULTAV(A16,TABLA,4),SI(A16=1,"",CONSULTAV(A16,
TABLA,5)))
B17: =SI(A16=1,SI(A17=0,"",CONSULTAV(A17,TABLA,3)),CONSULTAV(A17,
TABLA,2))
B18: =SI(A18<10,"0","")&DECIMAL(A18,0,VERDADERO)
B5: =SI(N>=1000000000,DECIMAL(ENTERO(N/1000000000),0,VERDADERO)&",",
"")&SI(N>=1000000,DERECHA(DECIMAL(ENTERO(N/1000000),0,VERDADERO),3)&"'","")&SI
(N>=1000,DERECHA(DECIMAL(ENTERO(N/1000),0,VERDADERO),3),"")&","&SI(N>0,DEREC
HA(DECIMAL(N,2,VERDADERO),6),"")
B6: =ESPACIOS(B9&" "&B10&B11&SI(SUMA(A9:A10)>0," MILLONES, ",SI(A11>1,
" MILLONES,",SI(A11=1," MILLON,","")))&B12&""&B13&B14&SI(SUMA(
A12:A14)>0," MIL,",SI(SUMA(A9:A11)>0," ","")))&B15&" "&B16&B17&" Y
"&SI(A18>0,B18,"00")&"/100 "&"NUEVOS SOLES"

La hoja de clculo se deber ver as entonces:

4.- Guarde este libro con el nombre Letras

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pg. 79


Ms. Excel 2013 Nivel II

Ahora, cada vez que escriba un nuevo nmero entero o con decimales en la
celda B2, inmediatamente en la celda B6 aparecer su equivalente en letras y
redondeado a dos decimales.
En la celda B5 aparecer el mismo nmero original redondeado a 2 decimales
y con la siguiente puntuacin: un punto para separar decimales, una coma
para separar millares y una comilla simple para separar los millones.

En otros ejercicios ms adelante veremos cmo se pueden utilizar estos resultados para
confeccionar Facturas, Boletas de Venta y Giro de Cheques.

m. La Funcin ESPACIOS
Elimina los espacios del texto, excepto el espacio normal que se deja entre
palabras. Use ESPACIOS en texto procedente de otras aplicaciones que
pueda contener una separacin irregular.

Sintaxis

ESPACIOS(Texto)

Texto Es el texto del cual desea quitar espacios innecesarios.

=ESPACIOS( Arriba Per )

El resultado ser: Arriba Per

n. La Funcin FILA y FILAS


La sintaxis de la funcin es la siguiente:

=FILA(Referencia)

Esta funcin le dice a Excel a partir de que nmero de fila se encuentra


ubicada la referencia.

=FILAS(Referencia)

Esta funcin da como respuesta la cantidad de filas que contienela referencia.


Donde:
Referencia Es una coordenada de celda o un nombre de rango.

Ejemplos:
=FILA(A6) Rpta: 6
=FILA(B4) Rpta: 4
=FILAS(A4:A7) Rpta: 4

Pg. 80 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta


Ms. Excel 2013 Nivel II

Ejemplo:
Si el rango A3:B7 tiene el nombre CUADRO:

=FILA(CUADRO) Rpta: 3
=FILAS(CUADRO) Rpta: 5

Nota.- En forma anloga a las dos funciones anteriores, tambin se pueden usar las funciones
COLUMNA y COLUMNAS respectivamente.
Ejemplos:
=COLUMNA(A6) Rpta: 1
=COLUMNA(A3:B7) Rpta: 1
=COLUMNAS(CUADRO) Rpta: 2

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pg. 81


Ms. Excel 2013 Nivel II

CAPITULO 4
1. Validar el ingreso de Datos
a. Que es la validacin
Es la forma en que Excel impide que ingresen los datos que escribimos en las
celdas (nmeros, textos, fechas y horas, etc.)verificando que estos de
encuentren dentro de lmites especificados previamente. De este modo se
impide que se cometan errores al momento de digitar la informacin.
Por ejemplo:
Impedir ingresar edades de personas que sean mayores a 100 aos.
Impedir que se ingresen votos en una mesa de sufragio mayores a 200
electores
Impedir que se escriban cdigos de artculos que no existen en la lista de
precios

b. Cmo validar el ingreso de datos en un rango de celdas


1. Seleccione las celdas que desee restringir.
2. En la ficha Datos, haga clic en Validacin de datos y elija la ficha
Configuracin.
3. En el cuadro Permitir, haga clic en el tipo de datos que desea validar.

4. Haga clic en el operador que desee en el cuadro Datos y especifique el


lmite inferior o superior para los datos, o bien ambos lmites, dependiendo
del operador que se seleccione. Pueden introducirse valores, referencias
de celda o frmulas para los lmites.

Pg. 82 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta


Ms. Excel 2013 Nivel II

Si desea permitir que la celda que se est restringiendo est en blanco o


si desea definir lmites que utilicen una referencia de celda, o una frmula
que dependa de celdas que inicialmente estn en blanco, compruebe que
la casilla de verificacin Omitir blancos est activada.
Para hacer obligatorias las restricciones definidas en las celdas en blanco,
tratndolas como si tuvieran ceros, desactive la casilla de verificacin
Omitir blancos.
5. Para que aparezcan mensajes que pidan entradas y que expliquen o
impidan las entradas incorrectas, especifique los tipos de mensajes que
desee en las fichas Mensaje entrante y Mensaje de error.
Para omitir la presentacin de mensajes, desactive las casillas de
verificacin Mostrar mensaje al seleccionar la celda en la ficha Mensaje
entrante y Mostrar mensaje de error si se introducen datos no vlidos en la
ficha Mensaje de error.

Ejemplo:
Se desea validar un cuadro para que en la columna Cantidad solo permita
escribir nmeros enteros y positivos. Entonces, cuando se trate de escribir en
una celda una cantidad como 7.3 que es un numero decimal, deber aparecer
un mensaje de error como el que se ve a la derecha, impidiendo ingresar este
nmero.

A B
1 Personal Cantidad
2 Empleados 138
3 Vigilantes 11
4 Secretarias 24
5 Gerentes 8
6 Tcnicos 7.3
7 Supervisores
8 Vendedores
9

Para esto seleccionar el rango B2:B8, llamar al men Datos/Validacin, y


elegir las opciones como se muestran en la siguiente ventana de dilogo:

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pg. 83


Ms. Excel 2013 Nivel II

Nota.- Cuando se especifique el tipo de datos que se permiten, esto no afectar al formato. Para dar
formato a las celdas, como nmeros, fechas u horas, haga clic en el men Formato/Celdas y, a
continuacin, haga clic en la ficha Nmero. Seleccione el formato que desee en el cuadro
Categora y luego seleccione las opciones que desee.
Una frmula para un lmite puede evaluar los datos nicamente en la hoja de clculo en que
se hayan configurado las restricciones. Para utilizar en una frmula los datos de otra hoja de
clculo, o de otros libros, introduzca una referencia de celda para los datos externos en una
celda de la hoja de clculo activa o defina un nombre para los datos externos en la hoja de
clculo activa. La frmula puede hacer referencia a la celda o al nombre en la misma hoja de
clculo. Por ejemplo, si los datos que desea utilizar en una frmula estn en la celda A6 de la
primera hoja de clculo de un libro denominado Presupuesto.xls, puede definir el nombre
DatosVlidos en la hoja de clculo activa para que sea =[Presupuesto.xls]Hoja1!$A$6 y,
posteriormente, introducir una referencia =DatosVlidos cuando se especifiquen los lmites
para los datos.

c. Realizar una auditora en un rango validado


Puede buscar entradas de celdas que no se ajusten a sus criterios y rodearlas
automticamente con un crculo haciendo clic en la opcin Rodear con un
crculo datos no vlidos, de la ficha Datos/Validacin de datos.

Ejemplo1
1.- En una hoja de clculo escriba una lista de varios
nombres de nios y sus respectivas edades, tal
como se muestra en la figura siguiente.
Observe que las edades de Laura y Miguel fueron
escritas errneamente.

En este cuadro se desea verificar que las edades ya ingresadas de los


nios, no sean mayores de 12 aos. Para esto, haga usted lo siguiente:

Pg. 84 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta


Ms. Excel 2013 Nivel II

2.- Seleccionar el rango B2:B8 y en la ficha Datos/Validacin de datos,


elegir Permitir Nmero entero entre un mnimo de 0, y un mximo de 12.

3.- Luego de validar, en la barra de herramientas Auditoria haga un clic en el


botn Rodear con un crculo datos no vlidos, entonces aparecern
marcadas con crculos rojos las cantidades incorrectas.

4.- Corrija entonces las edades de ambos nios.


A medida que corrija estas cantidades, observe que irn desapareciendo
los crculos rojos que encerraban a las edades equivocadas.

Ejemplo2

En otro caso; suponga que se tiene un registro de ventas con la relacin de


las facturas emitidas en un mes y se desea verificar que los nmeros de
factura no aparezcan repetidos, en cuyo caso habra que analizar el motivo
del error y corregirlo, ya sea cambiando el nmero de la factura por el
correcto, o eliminando el registro de la factura por estar duplicada.

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pg. 85


Ms. Excel 2013 Nivel II

1.- En una hoja en blanco escriba los datos del Registro de Ventas que se
muestra en la imagen siguiente:

A B C
1 REGISTRO DE VENTAS
2
3 Fecha N Factura Monto
4 02-Oct 001-0124 S/. 1,306.00
5 02-Oct 001-0126 S/. 510.00 Esta factura debera ser la 001-0125
6 03-Oct 001-0126 S/. 1,364.00
7 03-Oct 001-0127 S/. 432.00
8 03-Oct 001-0128 S/. 935.00
9 03-Oct 001-0129 S/. 399.00 Esta factura se repite y deber eliminarse
10 03-Oct 001-0129 S/. 399.00
11 04-Oct 001-0130 S/. 220.00
12 04-Oct 001-0131 S/. 1,199.00
13 04-Oct 001-0132 S/. 778.00
14 05-Oct 001-0132 S/. 257.00 La factura de abajo debera ser la 001-0133
15 06-Oct 001-0134 S/. 384.00
16

2.- En este cuadro seleccionar todas las celdas con los nmeros de factura de
la columna B, y con la ficha Datos/Validacin de datos se valida segn
como se muestra en la ventana de dialogo a continuacin:

La frmula =B4<>B5 verificar cuando dos celdas consecutivas se


repitan.

3.- Luego de validar, haga clic en el botn de auditora Rodear con un


crculo los datos no vlidos.
A medida que se vayan corrigiendo los errores en los nmeros de las
facturas, al igual que en el ejemplo anterior, los crculos rojos tambin se
irn desapareciendo.

Pg. 86 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta


Ms. Excel 2013 Nivel II

Ejercicio N 9: Validacin de datos con listas variables

Temas involucrados en este ejercicio:


Validacin de rangos para ingreso de datos
Nombrar rangos mltiples
Uso de las funciones Indirecto y Sustituir
Convertir rangos en tablas

En una tienda de electrodomsticos se desea consultar una lista de artculos.


Pero en la consulta se desea elegir primero el grupo de artculos y luego el
tipo de artculos. Para ello se cuenta con la .siguiente lista:

Al lado izquierdo de la hoja se encuentran los tres grupos de artculos que


existen en la tienda. En las columnas B,C y D se encuentran los diversos
tipos de artculos que se encuentran en cada grupo.
Al lado derecho se observan dos celdas: H3 y H5. La celda H3 se debe
validar para en ella se desplieguen los nombres de los tres grupos de
artculos, y as poder elegir uno de ellos. La celda H5 en cambio deber
validarse para que muestre la lista de artculos correspondiente segn el
grupo que se haya elegido previamente en la celda H3. Esto es: si en la celda
H3 se eligi Artefactos, entonces la celda H5 deber mostrar la lista de
Artefactos, pero si en H3 se eligi Lnea Blanca, la celda H5 deber mostrar la
lista de artculos de la Lnea Blanca.

Para lograr esto debemos realizar lo siguiente:


1. Dar nombres de rango a cada una de las columnas de artculos:
a. Seleccionar A3:A6
b. Ficha Formulas/Crear desde la seleccin
c. Verificar que en la ventana de dialogo solamente est marcada la
casilla "Fila superior", y luego Aceptar.
d. Luego seleccione C3:C13 y presione la tecla de funcin [F4]
e. Haga igual con los otros dos rangos: seleccione D3:D9 y presione
[F4]; y luego seleccione E3:E6 y presione [F4].

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pg. 87


Ms. Excel 2013 Nivel II

Nota.- La tecla de funcin [F4] repite la ltima orden dada en Excel, as que en este caso
repetir la accin de dar nombre al rango seleccionado realizada con los pasos b y c.
Tenga presente que [F4] repite la ltima orden, as que no debe realizar ninguna otra
accin luego de la orden que quiere que se repita.

De este modo se tendrn los siguientes rangos nombrados:

A4:A6 Grupos
C3:C13 Artefactos
D3:D9 Linea_Blanca
E3:E6 Computo

2. Ahora vamos a validar la celda H3:


a. Seleccionar H3
b. Ficha Datos/Validacin de datos
c. En la lista desplegable Permitir, elegir la opcin Lista.
d. En el cuadro de texto Origen escribir =Grupos, y Aceptar

3. En la celda H3 despliegue la lista de validacin y elija uno de los grupos.

Pg. 88 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta


Ms. Excel 2013 Nivel II

4. Ahora hay que validar la celda H5:


a. Seleccionar H5
b. Ficha Datos/Validacin de datos
c. En la lista desplegable Permitir, elegir la opcin Lista.
d. En el cuadro de texto Origen escribir la siguiente frmula:
=INDIRECTO(H3) y luego Aceptar.

5. Esto permitir que en H5 se despliegue la lista de artefactos cuyo grupo se


eligi previamente en la celda H3.

Sin embargo, esto funciona perfectamente cuando se elija en la celda H3 los


grupos: Artefactos, o Computo; pero no funciona bien cuando se elije el grupo
de Linea Blanca. Esto sucede as, porque la funcin Indirecto encuentra en la
celda H3 el texto "Linea Blanca" con un espacio en blanco entre las dos
palabras, pero el nombre de rango creado para este grupo es "Linea_Blanca"
con un guin bajo entre ambas palabras.
Para corregir esto, es necesario modificar la formula con la funcin Indirecto.
Utilizaremos la funcin Sustituir para reemplazar el espacio en blanco que hay
entre las dos palabras por el guion bajo, que es como realmente est escrito
el nombre de rango.

6. Hagamos entonces lo siguiente:


a. Seleccionar H5
b. Ficha Datos/Validacin de datos
c. En la lista desplegable Permitir, elegir la opcin Lista.
d. En el cuadro de texto Origen escribir la siguiente frmula:
=INDIRECTO(SUSTITUIR(H3," ","_")) y luego Aceptar.

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pg. 89


Ms. Excel 2013 Nivel II

7. Adicionalmente si se desea agregar ms grupos, o ms artculos a las


listas, y que estos nuevos elementos sean reconocidos por las celdas
validadas; entonces ser necesario convertir cada una de las columnas de
artculos en tablas.
8. Para convertir la lista de los grupos en tabla haga lo siguiente:
a. Seleccione el rango A3:A6 y presione las teclas Ctrl+T. (en las
versiones de Excel 2007 o 2003 presione las teclas Ctrl+Q)
b. Al aparecer una ventanita de dilogo, cercirese que se encuentre
marcada la casilla "La tabla tiene encabezados", y entonces haga
clic en Aceptar.

c. Haga lo mismo con cada uno de los otros tres rangos de artculos.

Pg. 90 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta


Ms. Excel 2013 Nivel II

Ejercicio N 10: Consultas de Produccin y Clculos de Venta

Se tiene un cuadro de la produccin mensual de maz en varios


departamentos del Per, y otro cuadro de la venta de este maz para varios
clientes.
Al lado inferior del primer cuadro se quiere escribir frmulas que permitan
realizar diversas consultas respecto al cuadro de produccin.

Temas involucrados en este ejercicio:

Nombrar rangos mltiples


Uso del operador de interseccin
La funcin INDIRECTO
Validacin de rangos
Ingreso simultneo de datos en las celdas
La funcin SUMAR.SI
La funcin REPETIR para crear barras

Para realizar las consultas del cuadro de produccin:


1.- Dar nombre de rango a cada fila y columna del cuadro de produccin:
Seleccionar A3:G13 y en la ficha Formulas usar el comando Crear
desde la seleccin, y luego Aceptar
2.- Dar nombre VERANO al rango B4:D13, y OTOO al rango E4:G13:
3.- Escribir las siguientes frmulas:
En D16: =May Cusco
En D18: =SUMA(VERANO Cusco)

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pg. 91


Ms. Excel 2013 Nivel II

4.- Validar la celda B21 para elegir all los meses de una lista desplegable
Seleccionar la celda B21 y en la ficha Datos usar el comando
Validacin de datos, luego en la ventana de dialogo:
En Permitir, elegir: Lista
En Origen, escribir: =B3:G3 y Aceptar
5.- Validar la celda C21 para elegir all los lugares de una lista desplegable
Seleccionar la celda C21 y en la ficha Datos usar el comando
Validacin de datos, luego en la ventana de dialogo:
En Permitir, elegir: Lista
En Origen, escribir: =A4:A13 y Aceptar
6.- Valide de igual manera las celdas B23 y C23, pero al validar la celda
B23, en el la casilla Origen escriba: Verano,Otoo

7.- Escribir a continuacin las siguientes frmulas:

En D21: =INDIRECTO(B21) INDIRECTO(C21)


En D23: =SUMA(INDIRECTO(B23) INDIRECTO(C23))

Para realizar los clculos de venta de la produccin:

8.- Seleccionar el rango L6:L15 y escribir la formula:

=INDIRECTO(J6) INDIRECTO(K6)*L$3 y luego presionar Ctrl+Enter

9.- Escribir la siguiente frmula:

En J20: =SUMAR.SI(I$6:I$15,I20,L$6:L$15)

Luego copiar esta frmula hacia abajo.

Pg. 92 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta


Ms. Excel 2013 Nivel II

10.-Finalmente escribir la frmula:

En K20: =REPETIR("",J20/100000)

(El carcter se escribe con las teclas Alt+219)


Luego copiar tambin esta frmula hacia abajo.

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pg. 93


Ms. Excel 2013 Nivel II

2. Lneas de Tendencia en los Grficos

a. Utilidad de las lneas de tendencia


Las lneas de tendencia se usan para mostrar grficamente las tendencias de
los datos y analizar los problemas de prediccin. Este anlisis tambin se
denomina anlisis de regresin. Mediante el uso del anlisis de regresin,
puede representarse una lnea de tendencia en un grfico ms all de los
datos actuales para predecir los valores futuros. Por ejemplo, en el siguiente
grfico se utiliza una lnea de tendencia simple que muestra la previsin para
cuatro trimestres indicando una clara tendencia de aumento en los ingresos.

Media mvil.- Tambin se puede crear una media mvil, que suaviza las
fluctuaciones en los datos y muestra la trama o tendencia con ms claridad.

b. Tipos de grfico que admiten lneas de tendencias


Pueden agregarse lneas de tendencia a las series de datos en los siguientes
grficos:

De reas 2D no apiladas,
De barras,
De columnas,
De lneas,
De cotizaciones,
De tipo XY (Dispersin), y
De burbujas.

No pueden agregarse lneas de tendencia a las series de datos en los grficos


3D, radiales, circulares, de superficie o de anillos.
Si se cambia un grfico o una serie de datos de modo que ya no permita la
lnea de tendencia asociada (por ejemplo, si se cambia el tipo de grfico por
un grfico de reas 3D o si se cambia la vista de un informe de grfico
dinmico o de un informe de tabla dinmica asociado), se perdern las lneas
de tendencia.

Pg. 94 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta


Ms. Excel 2013 Nivel II

c. Agregar una lnea de tendencia a una serie de datos

1.- En el grfico, haga clic en la serie de datos en la que desea agregar la


lnea de tendencia o la media mvil.
2.- En el men Grfico, haga clic en la opcin Agregar lnea de tendencia.
3.- En la ficha Tipo, haga clic en el tipo de lnea de tendencia de regresin o
en la media mvil que desee.
Si se selecciona Polinomial, introduzca en el cuadro Orden el valor
potencial ms alto de la variable independiente.
Si se selecciona Media mvil, introduzca en el cuadro Perodo el nmero
de perodos que va a utilizarse para calcular la media mvil:

Ejemplo
Para analizar las proyecciones en un grfico de lneas; una vez creado el
grafico sealar con el puntero del mouse la lnea y llamar al men contextual
con un clic derecho del mouse, luego elegir la opcin Agregar lnea de
tendencia.

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pg. 95


Ms. Excel 2013 Nivel II

En la ventana de dilogo elegir en Tipo de tendencia o regresin la opcin Lineal


y en la ficha Opciones marcar la casilla Presentar ecuacin en el grfico, luego
[Aceptar]. Se ver entonces en el grafico el siguiente resultado:

(Si se reemplaza x en la ecuacin por el nmero del mes se obtienen los


pronsticos de las ventas de esos meses.)
Si luego de tener la lnea de tendencia en el grfico, se ingresan los valores de
venta de los meses faltantes, la lnea de tendencia as como la ecuacin se
ajustaran en el grfico actualizndose a estos nuevos valores. Posteriormente
se puede agregar formato a los elementos del grfico, as como a la lnea de
tendencia y a la ecuacin en el grfico, tal como se ve en la figura.
Otras formas en las que se puede mostrar el mismo anlisis de ventas con la
lnea de tendencia se muestran a continuacin en los grficos siguientes:

Pg. 96 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta


Ms. Excel 2013 Nivel II

En un grfico de reas:

En un grfico de Barras:
Tenga en cuenta lo siguiente:
Si se agrega una media mvil a un grfico XY (Dispersin), la media mvil se
basar en el orden de los valores X trazados en el grfico. Para obtener el
resultado deseado, puede ser necesario ordenar los valores X antes de
agregar una media mvil.
Las lneas de tendencia no se mantienen en los informes de grfico dinmico
si se modifica la vista del grfico o de su informe de tabla dinmica asociado.
Antes de agregar lneas de tendencia u otros elementos de formato a un
informe de grfico dinmico, asegrese de que el diseo es satisfactorio.

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pg. 97


Ms. Excel 2013 Nivel II

3. Uso de los comandos Copiar y Pegar como imagen


d. Para Copiar y Pegar una imagen como Vnculo

Este comando podr capturar cualquier rango de celdas en el cual existan


datos, grficos o dibujos y convirtiendo dicho rango en una imagen podr
pegarlo en cualquier lugar del documento como un vnculo de actualizacin
automtica.

1.- Seleccionar el rango de celdas conteniendo los datos u objetos que desea
copiar y pegar como imagen.
2.- Presionar Ctrl+C para copiar el rango.
3.- Seleccionar la celda en donde desee ubicar la imagen.
4.- En la ficha Inicio elija el comando Pegar/Otras opciones de
pegado/Imagen Vinculada

Clic aqu para pegar la


imagen como vinculo

Ejemplo
En esta ocasin se han copiado las celdas que contienen el tipo de cambio
del Dlar y del Euro, y se lo ha pegado como imagen con vnculo encima del
cuadro de embarques. La imagen mantendr actualizado el valor del dlar
cada vez que este sea cambiado en las celdas origen en donde estn escritas
originalmente.

Pg. 98 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta


Ms. Excel 2013 Nivel II

Nota.- Si el contenido del rango al que se ha copiado es modificado, entonces la imagen tambin
cambiar, actualizndose automticamente a esos cambios.

e. Para Copiar y Pegar una imagen no actualizable


Este comando es parecido al anterior, pero la imagen que se logre pegar no
ser de actualizacin automtica.
1.- Seleccionar el rango de celdas conteniendo los datos u objetos que desea
copiar y pegar como imagen.
2.- Presionar Ctrl+C para copiar el rango.
3.- Seleccionar la celda en donde desee ubicar la imagen.
4.- En la ficha Inicio elija el comando Pegar/Otras opciones de
pegado/Imagen

Clic aqu para


pegar la imagen

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pg. 99


Ms. Excel 2013 Nivel II

Formato de Archivos de Excel

Formato Extensin Descripcin

Libro de Excel .xlsx Es el formato de archivo predeterminado de Office Excel


2013 basado en XML. Este archivo no puede almacenar
cdigo de macros de VBA ni hojas de macros de
Microsoft Office Excel 4.0 (.xlm).

Libro de Excel .xlsm Es el formato de archivo de Office Excel 2013 basado en


(cdigo) XML y habilitado para macros. Almacena cdigo de
macros de VBA y hojas de macros de Excel 4.0 (.xlm).

Libro de Excel .xlsb Es el formato de archivo binario (BIFF12) de Office Excel


binario 2013.

Plantilla .xltx Es el formato de archivo de Office Excel 2013


predeterminado para una plantilla de Excel. No puede
almacenar cdigo de macros de VBA ni hojas de macros
de Excel 4.0 (.xlm).

Plantilla (cdigo) .xltxm Es el formato de archivo habilitado para macros de Office


Excel 2013. Almacena cdigo de macros de VBA y hojas
de macros de Excel 4.0 (.xlm).

Libro de Excel 97- .xls Es el antiguo formato de archivo binario (BIFF8) de Excel
Excel 2003 97 - Excel 2003.

Plantilla de Excel .xlt Es el formato de archivo binario (BIFF8) de Excel 97 -


97- Excel 2003 Excel 2003 para una plantilla de Excel.

Libro de Microsoft .xls Es el formato de archivo binario (BIFF5) de Excel 5.0/95.


Excel 5.0/95

Hoja de clculo .xml Es el formato de archivo de hoja de clculo XML 2003


XML 2003 (XMLSS).

Datos XML .xml Es el formato de datos XML.

Complemento de .xlam Es el complemento basado en XML y habilitado para


Excel macros de Office Excel 2013, un programa
complementario que est diseado para ejecutar cdigo
adicional. Admite el uso de proyectos de VBA y hojas de
macros de Excel 4.0 (.xlm).

Cuando en Excel 2013 se abren archivos de versiones anteriores, estos archivos


mostrarn en el ttulo de la ventana el mensaje: [Modo de compatibilidad],
indicando as que si el archivo est guardado en el antiguo formato xls, entonces no
se podrn guardar en l las nuevas opciones de la versin Excel 2013.

Pg. 100 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta


Ms. Excel 2013 Nivel II

Cdigos ASCII para caracteres especiales:

Combinaciones de teclas especiales ms usuales:

Alt + Enter.- Para escribir en la siguiente lnea dentro de la celda actual.


Ctrl + Enter.- Para escribir un mismo dato simultneamente en todas las
celdas previamente seleccionadas.
Ctrl + asterisco.- Para seleccionar la regin actual. (Llmese regin a un grupo
rectangular de celdas ocupadas consecutivamente).
Ctrl + G.- Guarda el documento actual en el mismo destino donde fue
guardado la ltima vez.
Ctrl + espacio.- Selecciona ntegramente todas las columnas del rango
seleccionado.
Shift + espacio.- Selecciona ntegramente todas las filas del rango
seleccionado.
Ctrl + Shift + espacio.- Selecciona ntegramente todas las celdas de la hoja
actual.
Ctrl + Shift+ ; .- Escribe la fecha actual en la celda activa.
Ctrl + Shift+ : .- Escribe la hora actual en la celda activa, pero como un dato
del tipo texto.
Ctrl + flecha.- Desplaza el puntero de celda hasta la ltima celda ocupada en
la direccin de la flecha.
Ctrl + Shift + flecha.- A partir de la celda actual selecciona todas las celdas hasta la
ltima celda ocupada en la direccin de la flecha.
Ctrl + T.- Para convertir en tabla el rango de una lista previamente
seleccionada.

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pg. 101


Ms. Excel 2013 Nivel II

Teclas de Mtodo Abreviado en la Hoja de Clculo:

Para moverse y desplazarse por una hoja de clculo o un libro


Teclas de direccin Moverse una celda hacia arriba, abajo, izquierda o
derecha
CTRL+ tecla de direccin Ir hasta el extremo de la regin de datos actual
INICIO Ir hasta el comienzo de una fila
CTRL+INICIO Ir hasta el comienzo de una hoja de clculo
CTRL+FIN Ir a la ltima celda de la hoja de clculo, que es la celda ubicada
en la interseccin de la columna situada ms a la derecha y la fila ubicada
ms abajo (en la esquina inferior derecha) o la celda opuesta a la celda inicial,
que es normalmente la celda A1
AV PG Desplazarse una pantalla hacia abajo
RE PG Desplazarse una pantalla hacia arriba
ALT+AV PG Desplazarse una pantalla hacia la derecha
ALT+RE PG Desplazarse una pantalla hacia la izquierda
CTRL+AV PG Ir a la siguiente hoja del libro
CTRL+RE PG Ir a la hoja anterior del libro
CTRL+F6 o CTRL+TAB Ir al siguiente libro o a la siguiente ventana
CTRL+SHIFT+F6 o CTRL+SHIFT+TAB Ir al libro o a la ventana anterior
F6 Mover al siguiente panel de un libro que se ha dividido
SHIFT+F6 Mover al anterior panel de un libro que se ha dividido
CTRL+RETROCESO Desplazarse para ver la celda activa
F5 Mostrar el cuadro de dilogo Ir a
SHIFT+F5 Mostrar el cuadro de dilogo Buscar
SHIFT+F4 Repetir la ltima accin de Buscar (igual a Buscar siguiente)
TAB Desplazarse entre celdas desbloqueadas en una hoja de clculo
protegida
Para moverse por una hoja de clculo con el modo Fin activado
FIN Activar o desactivar el modo Fin
FIN, tecla de direccin Desplazarse un bloque de datos dentro de una fila o
columna
FIN, INICIO Ir a la ltima celda de la hoja de clculo, que es la celda ubicada
en la interseccin de la columna situada ms a la derecha y la fila ubicada
ms abajo (en la esquina inferior derecha) o la celda opuesta a la celda inicial,
que es normalmente la celda A1
FIN, ENTRAR Ir a la ltima celda situada a la derecha de la fila actual que no
est en blanco; esta tecla no estar disponible si se ha activado la casilla de
verificacin Teclas de desplazamiento para transicin en la ficha Transicin
(men Herramientas, comando Opciones)
Para moverse por una hoja con la tecla BLOQ DESPL activada (Scroll
Look)
BLOQ DESPL Activar o desactivar la tecla BLOQ DESPL
INICIO Ir a la celda de la esquina superior izquierda de la ventana
FIN Ir a la celda de la esquina inferior derecha de la ventana
FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO Desplazarse una fila hacia arriba o
hacia abajo
FLECHA IZQUIERDA o FLECHA DERECHA Desplazarse una columna hacia
la izquierda o hacia la derecha

Pg. 102 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta


Ms. Excel 2013 Nivel II

Para ver o imprimir un documento


CTRL+P o CTRL+SHIFT+F12 Presentar el cuadro de dilogo Imprimir
Trabajo en vista preliminar
Teclas de direccin Desplazarse por la pgina cuando est ampliada
RE PG o AV PG Avanzar o retroceder una pgina cuando est reducida
CTRL+FLECHA ARRIBA o CTRL+FLECHA IZQUIERDA Ir a la primera pgina
cuando est reducida
CTRL+FLECHA ABAJO o CTRL+FLECHA DERECHA Ir a la ltima pgina
cuando est reducida
Teclas para trabajar con hojas de clculo, grficos y macros
SHIFT+F11 o ALT+SHIFT+F1 Insertar una nueva hoja de clculo
F11 o ALT+F1 Crear un grfico que utilice el rango actual
ALT+F8 Mostrar el cuadro de dilogo Macro
ALT+F11 Mostrar/ocultar el Editor de Visual Basic
CTRL+F11 Insertar una hoja de macros de Microsoft Excel 4.0
CTRL+AV PG Ir a la siguiente hoja del libro
CTRL+RE PG Ir a la hoja anterior del libro
SHIFT+CTRL+AV PG Seleccionar la hoja actual y la hoja siguiente del libro
SHIFT+CTRL+RE PG Seleccionar la hoja actual y la hoja anterior del libro

Para trabajar con Datos:

Para introducir datos en una hoja de clculo


ENTRAR Completar una entrada de celda e ir hacia abajo en la seleccin
ALT+ENTRAR Comenzar una nueva lnea en la misma celda
CTRL+ENTRAR Rellenar el rango de celdas seleccionado con la entrada
actual
SHIFT+ENTRAR Completar una entrada de celda e ir hacia abajo en la
seleccin
TAB Completar una entrada de celda e ir hacia la derecha en la seleccin
SHIFT+TAB Completar una entrada de celda e ir hacia la izquierda en la
seleccin
ESC Cancelar una entrada de celda
RETROCESO Eliminar el carcter situado a la izquierda del punto de
insercin o eliminar la seleccin
SUPR Eliminar el carcter situado a la derecha del punto de insercin o
eliminar la seleccin
CTRL+SUPR Eliminar texto hasta el final de la lnea
Teclas de direccin Desplazarse un carcter hacia arriba, abajo, izquierda o
derecha
INICIO Ir al comienzo de la lnea
F4 o CTRL+Y Repetir la ltima accin
SHIFT+F2 Modificar un comentario de celda
CTRL+SHIFT+F3 Crear nombres a partir de rtulos de fila y columna
CTRL+J Rellenar hacia abajo
CTRL+D Rellenar hacia la derecha
CTRL+F3 Definir un nombre

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pg. 103


Ms. Excel 2013 Nivel II

Para trabajar en las celdas o la barra de frmulas


RETROCESO Modificar la celda activa y, a continuacin, borrarla, o eliminar
el carcter anterior en la celda activa al modificar el contenido de las celdas
ENTRAR Completar una entrada de celda
CTRL+SHIFT+ENTRAR Introducir una frmula como frmula matricial
ESC Cancelar una entrada en la celda o en la barra de frmulas
CTRL+A Presentar la Paleta de frmulas, despus de escribir un nombre de
funcin en una frmula
CTRL+SHIFT+A Insertar los nombres de argumentos y los parntesis de una
funcin, despus de escribir un nombre de funcin en una frmula
CTRL+ALT+K Insertar un hipervnculo
ENTRAR (en una celda con hipervnculo) Activar un hipervnculo
F2 Modificar la celda activa y colocar el punto de insercin al final de la lnea
F3 Pegar un nombre definido en una frmula
SHIFT+F3 Pegar una funcin en una frmula
F9 Calcular todas las hojas de todos los libros abiertos
CTRL+ALT+F9 Calcular todas las hojas del libro activo
SHIFT+F9 Calcular la hoja activa
= (signo igual) Iniciar una frmula
ALT+= (signo igual) Insertar una frmula de Autosuma
CTRL+; (punto y coma) Introducir la fecha
CTRL+SHIFT+: (dos puntos) Introducir la hora
CTRL+SHIFT+ (comillas) Copiar el valor de la celda situada sobre la celda
activa en la celda o en la barra de frmulas
CTRL+` (comilla simple izquierda) Alternar entre mostrar valores o frmulas
en las celdas
CTRL+ (apstrofo) Copiar una frmula de la celda situada sobre la celda
activa en la celda o en la barra de frmulas
ALT+FLECHA ABAJO Presentar la lista de Autocompletar
Para aplicar formato a los datos
ALT+ (apstrofo) Mostrar el cuadro de dilogo Estilo
CTRL+1 Mostrar el cuadro de dilogo Formato de celdas
CTRL+SHIFT+$ Aplicar el formato Moneda con dos decimales (los nmeros
negativos aparecen en rojo)
CTRL+SHIFT+% Aplicar el formato Porcentaje sin decimales
CTRL+SHIFT+^ Aplicar el formato numrico Exponencial con dos decimales
CTRL+SHIFT+# Aplicar el formato Fecha con el da, mes y ao
CTRL+SHIFT+@ Aplicar el formato Hora con la hora y minutos e indicar a.m.
o p.m.
CTRL+SHIFT+! Aplicar el formato Nmero con dos decimales, separador de
millares y signo menos () para los valores negativos
CTRL+SHIFT+& Aplicar un borde
CTRL+SHIFT+_ Quitar los contornos
CTRL+N Aplicar o quitar el formato de negrita
CTRL+K Aplicar o quitar el formato de cursiva
CTRL+S Aplicar o quitar el formato de subrayado
CTRL+5 Aplicar o quitar el formato de tachado
CTRL+9 Ocultar filas
CTRL+SHIFT+( (parntesis de apertura) Mostrar filas

Pg. 104 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta


Ms. Excel 2013 Nivel II

CTRL+0 (cero) Ocultar columnas


CTRL+SHIFT+) (parntesis de cierre) Mostrar columnas
Para modificar datos
F2 Modifique la celda activa y coloque el punto de insercin al final de la lnea
ESC Cancelar una entrada en la celda o en la barra de frmulas
RETROCESO Modificar la celda activa y luego eliminarla; o bien eliminar el
carcter precedente en la celda activa mientras se modifica el contenido de la
misma
F3 Pegar un nombre definido en una frmula
ENTRAR Completar una entrada de celda
CTRL+SHIFT+ Introducir una frmula como frmula matricial
ENTRAR Completar una entrada de celda
CTRL+A Presentar la Paleta de frmulas, despus de escribir un nombre de
funcin en una frmula
CTRL+SHIFT+A Insertar los nombres de argumentos y los parntesis de una
funcin, despus de escribir un nombre de funcin en una frmula
F7 Mostrar el cuadro de dilogo Ortografa
Para insertar, eliminar y copiar una seleccin
CTRL+C Copiar la seleccin
CTRL+X Cortar la seleccin
CTRL+V Pegar la seleccin
SUPR Borrar el contenido de la seleccin
CTRL+GUIN Eliminar celdas
CTRL+Z Deshacer la ltima accin
CTRL+SHIFT+SIGNO MS Insertar celdas vacas
Para moverse dentro de una seleccin
ENTRAR Moverse de arriba a abajo dentro de la seleccin (abajo), o bien
moverse en la direccin que se haya seleccionado en la ficha Edicin (men
Herramientas, comando Opciones)
SHIFT+ENTRAR Moverse de abajo a arriba dentro de la seleccin (arriba), o
bien moverse en la direccin que se haya seleccionado en la ficha Edicin
(men Herramientas, comando Opciones)
TAB Ir de izquierda a derecha dentro de la seleccin o desplazarse una celda
hacia abajo si slo se ha seleccionado una columna
SHIFT+TAB Ir de derecha a izquierda dentro de la seleccin o desplazarse
una celda hacia arriba si slo se ha seleccionado una columna
CTRL+PUNTO Desplazarse en el sentido de las agujas del reloj hasta la
siguiente esquina de la seleccin
CTRL+ALT+FLECHA DERECHA Desplazarse hacia la derecha entre
selecciones no adyacentes
CTRL+ALT+FLECHA IZQUIERDA Desplazarse hacia la izquierda entre
selecciones no adyacentes
Para seleccionar celdas, columnas o filas
CTRL+SHIFT+* (asterisco) Seleccionar la regin actual alrededor de la celda
activa (la regin actual es un rea de datos ubicada entre filas y columnas en
blanco)
SHIFT+tecla de direccin Ampliar la seleccin una fila o columna
CTRL+SHIFT+tecla de direccin Ampliar la seleccin a la ltima celda que no
est en blanco de la misma columna que la celda activa
SHIFT+INICIO Ampliar la seleccin hasta el comienzo de la fila

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pg. 105


Ms. Excel 2013 Nivel II

CTRL+SHIFT+INICIO Ampliar la seleccin hasta el comienzo de la hoja de


clculo
CTRL+SHIFT+FIN Ampliar la seleccin hasta la ltima celda utilizada en la
hoja de datos (esquina inferior derecha)
CTRL+BARRA ESPACIADORA Seleccionar toda la columna
SHIFT+BARRA ESPACIADORA Seleccionar toda la fila
CTRL+SHIFT+BARRA ESPACIADORA Seleccionar toda la hoja de clculo
SHIFT+RETROCESO Seleccionar slo la celda activa cuando estn
seleccionadas varias celdas
SHIFT+AV PG Ampliar la seleccin una pantalla hacia abajo
SHIFT+RE PG Ampliar la seleccin una pantalla hacia arriba
CTRL+SHIFT+BARRA ESPACIADORA Con un objeto seleccionado,
seleccionar todas las celdas de una hoja
CTRL+6 Alternar entre ocultar objetos, mostrarlos o mostrar marcadores de
los objetos
CTRL+7 Mostrar u ocultar la barra de herramientas Estndar
F8 Activar la ampliacin de una seleccin utilizando las teclas de direccin
SHIFT+F8 Agregar otro rango de celdas a la seleccin; o utilice las teclas de
direccin para moverse al principio del rango que desee agregar y, a
continuacin, presione F8 y las teclas de direccin para seleccionar el
siguiente rango
BLOQ DESP, SHIFT+INICIO Ampliar la seleccin hasta la celda de la esquina
superior izquierda de la ventana
BLOQ DESP, SHIFT+FIN Ampliar la seleccin hasta la celda superior derecha
de la ventana
Para ampliar la seleccin con el modo Fin activado
FIN Activar o desactivar el modo Fin
FIN, SHIFT+tecla de direccin Ampliar la seleccin hasta la ltima celda que
no est en blanco de la misma columna que la celda activa
FIN, SHIFT+INICIO Ampliar la seleccin hasta la ltima celda utilizada en la
hoja de datos (esquina inferior derecha)
FIN, SHIFT+ENTRAR Ampliar la seleccin hasta la ltima celda en la fila
actual. Esta tecla no estar disponible si se activ la casilla de verificacin
Teclas de desplazamiento para transicin en la ficha Transicin (men
Herramientas, comando Opciones)
Para seleccionar celdas con caractersticas especiales
CTRL+SHIFT+* (asterisco) Seleccionar la regin actual alrededor de la celda
activa (la regin actual es un rea de datos ubicada entre filas y columnas en
blanco)
CTRL+/ Seleccionar la matriz actual, que es la matriz a la que pertenece la
celda activa
CTRL+SHIFT+O (letra O) Seleccionar todas las celdas con comentarios
CTRL+ Seleccionar las celdas de una fila que no coincidan con el valor en la
celda activa de esa fila. Se debe seleccionar la fila que comience con la celda
activa.
CTRL+SHIFT+| Seleccionar las celdas de una columna que no coincidan con
el valor en la celda activa de esa columna. Se debe seleccionar la columna
que comience con la celda activa.
CTRL+[ (corchete de apertura) Seleccionar slo las celdas a las que se hace
referencia directa en frmulas de la seleccin

Pg. 106 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta


Ms. Excel 2013 Nivel II

CTRL+SHIFT+{ (llave de apertura) Seleccionar slo las celdas a las que se


hace referencia directa o indirecta en frmulas de la seleccin
CTRL+] (corchete de cierre) Seleccionar slo las celdas con frmulas que
hagan referencia directa a la celda activa
CTRL+SHIFT+} (llave de cierre) Seleccionar todas las celdas con frmulas
que hagan referencia directa o indirecta a la celda activa
ALT+; (punto y coma) Seleccionar slo celdas visibles de la seleccin actual
Para seleccionar una hoja de grficos
CTRL+AV PG Seleccionar la siguiente hoja de un libro, hasta que se
seleccione la hoja de grficos que desea
CTRL+RE PG Seleccionar la hoja anterior de un libro, hasta que se
seleccione la hoja de grficos que desea
Para seleccionar un grfico incrustado
Nota La barra de herramientas Dibujo debe estar activada.
1. Presione la tecla F10 para activar la barra de mens.
2. Presione CTRL+TAB o CTRL+SHIFT+TAB para seleccionar la barra de
herramientas Dibujo.
3. Presione la tecla FLECHA DERECHA para seleccionar el botn
Seleccionar objetos
de la barra de herramientas Dibujo.
4. Presione CTRL+ENTRAR para seleccionar el primer objeto.
5. Presione la tecla TAB para avanzar (o SHIFT+TAB para retroceder) en la
pila de objetos hasta que aparezca el grfico incrustado que desee
seleccionar.
6. Presione CTRL+ENTRAR para activar el grfico.
Para seleccionar elementos de grficos
FLECHA ABAJO Seleccionar el grupo de elementos anterior
FLECHA ARRIBA Seleccionar el grupo de elementos siguiente
FLECHA DERECHA Seleccionar el siguiente elemento del grupo
FLECHA IZQUIERDA Seleccionar el elemento anterior del grupo

Para utilizar con Bases de Datos y Listas:

Para trabajar con un formulario


ALT+tecla, donde tecla es la letra subrayada en el nombre del campo o del
comando Seleccionar un campo o un botn de comando
FLECHA ABAJO Ir al mismo campo del siguiente registro
FLECHA ARRIBA Ir al mismo campo del anterior registro
TAB Ir al siguiente campo modificable del registro
SHIFT+TAB Ir al anterior campo modificable del registro
ENTRAR Ir al primer campo del siguiente registro
SHIFT+ENTRAR Ir al primer campo del registro anterior
AV PG Ir al mismo campo 10 registros ms adelante
CTRL+AV PG Moverse a un nuevo registro
RE PG Ir al mismo campo 10 registros ms atrs
CTRL+RE PG Ir al primer registro
INICIO o FIN Ir al comienzo o al final de un campo
SHIFT+FIN Ampliar una seleccin hasta el final de un campo
SHIFT+INICIO Ampliar una seleccin hasta el comienzo de un campo

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pg. 107


Ms. Excel 2013 Nivel II

FLECHA IZQUIERDA o FLECHA DERECHA Desplazarse un carcter hacia la


izquierda o hacia la derecha dentro de un campo
SHIFT+FLECHA IZQUIERDA Seleccionar el carcter de la izquierda
SHIFT+FLECHA DERECHA Seleccionar el carcter de la derecha
Para utilizar Autofiltro
Teclas de direccin para seleccionar la celda que contenga el rtulo de
columna y, a continuacin, presione ALT+FLECHA ABAJO para mostrar la
lista de Autofiltro de la columna actual
FLECHA ABAJO Seleccionar el siguiente elemento de la lista de Autofiltro
FLECHA ARRIBA Seleccionar el elemento anterior de la lista de Autofiltro
ALT+FLECHA ARRIBA Cerrar la lista de Autofiltro de la columna actual
INICIO Seleccionar el primer elemento (Todo) en la lista de Autofiltro
FIN Seleccionar el ltimo elemento de la lista de Autofiltro
ENTRAR Filtrar la lista mediante el elemento seleccionado en la lista de
Autofiltro
Para esquematizar datos
ALT+SHIFT+FLECHA DERECHA Agrupar filas o columnas
ALT+SHIFT+FLECHA IZQUIERDA Desagrupar filas o columnas
CTRL+8 Mostrar u ocultar smbolos de esquema
CTRL+9 Ocultar filas seleccionadas
CTRL+SHIFT+( (parntesis de apertura) Mostrar filas seleccionadas
CTRL+0 (cero) Ocultar columnas seleccionadas

Para utilizar con Informes de Tabla Dinmica o Grafico Dinmico:

Para el Asistente para tablas y grficos dinmicos


FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO Seleccionar el botn de campo anterior
o siguiente de la lista
FLECHA IZQUIERDA o FLECHA DERECHA Seleccionar el botn de campo
situado a la izquierda o a la derecha en una lista de botones de campo con
varias columnas
ALT+C Desplazar el campo seleccionado al rea de columna
ALT+D Desplazar el campo seleccionado al rea de datos
ALT+L Mostrar el cuadro de dilogo Campo de la tabla dinmica
ALT+P Desplazar el campo seleccionado al rea de pgina
ALT+R Desplazar el campo seleccionado al rea de fila
Para los campos de pgina que se muestran en un informe de tabla dinmica o
de grfico dinmico
CTRL+SHIFT+* (asterisco) Seleccionar el informe de tabla dinmica completo
Teclas de direccin para seleccionar la celda que contiene el campo y,
despus, ALT+FLECHA ABAJO para mostrar la lista del campo actual en un
informe de tabla dinmica
Teclas de direccin para seleccionar el campo de pgina de un informe de
grfico dinmico y, despus, ALT+FLECHA ABAJO para mostrar la lista del
campo de pgina actual en un informe de grfico dinmico
FLECHA ARRIBA Seleccionar el elemento anterior de la lista
FLECHA ABAJO Seleccionar el siguiente elemento de la lista
INICIO Seleccionar el primer elemento visible de la lista
FIN Seleccionar el ltimo elemento visible de la lista
ENTRAR Mostrar el elemento seleccionado

Pg. 108 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta


Ms. Excel 2013 Nivel II

BARRA ESPACIADORA Activar o desactivar una casilla de verificacin de la


lista
Para disear un informe de tabla o de grfico dinmico
1. Presione la tecla F10 para activar la barra de mens.
2. Presione CTRL+TAB o CTRL+SHIFT+TAB para seleccionar la barra de
herramientas Tabla dinmica.
3. Presione las teclas FLECHA IZQUIERDA o FLECHA DERECHA para
seleccionar el men situado a la izquierda o a la derecha o, cuando el
submen est visible, para pasar del men principal al submen.
4. Presione ENTRAR (en un botn de campo) y las teclas FLECHA ABAJO y
FLECHA ARRIBA para seleccionar el rea a la que desee mover el campo
seleccionado.
Para agrupar y desagrupar elementos de tablas dinmicas
ALT+SHIFT+FLECHA DERECHA Agrupar los elementos de la tabla dinmica
seleccionados
ALT+SHIFT+FLECHA IZQUIERDA Desagrupar los elementos de la tabla
dinmica seleccionados

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pg. 109