CATALOGACIÓN DE MATERIALES

No se podríía hablar de catalogacioí n, sin antes conocer el significado de “catalogar”; se conoce como catalogar
al proceso, actividad de apuntar, registrar o clasificar un objeto seguí n normas de ordenacioí n.

I. Concepto:
Consiste en asignar a cada material un uí nico nombre de manera que sea imposible la existencia de
diferentes denominaciones para un mismo producto o elemento. En el proceso de catalogacioí n, por un
lado se especifican datos teí cnicos de dimensioí n, calidad, estructura, etc., que definen las caracteríísticas
de los materiales considerados y se realiza la normalizacioí n de dichos, o sea se establece un estaí ndar
que define cada uno de ellos. Para catalogar se clasifican todas las existencias similares identificadas
plenamente, de esta manera agrupando por caracteríísticas comunes u homogeí neas, permitiendo
clasificar en clases y subclases. Como todo proceso, la catalogacioí n consume recursos; por lo tanto,
estos deben ser cuidadosamente utilizados. En principio, no se debe catalogar todo lo que una
organizacioí n compra, sino aquello que se compra repetitivamente, como materias primas, repuestos y
materiales de oficina, entre otros; aquello que se compra una sola vez como terrenos, edificios o
maquinarias grandes, no es necesario catalogarlo, pues se consideran activos fijos.
La catalogacioí n es sumamente importante en las empresas, por las diferentes ventajas que ofrecen a
las empresas, por tanto debe ser flexible y adaptable a los futuros cambios en la organizacioí n y en el
entorno; se dice que “sin catalogacioí n no hay organizacioí n logíística”.

II. Definición:
Proceso y/o actividad del aí rea de logíística que consiste en la descripcioí n, catalogacioí n, nominacioí n y
numeracioí n de cada artíículo con el fin de ser identificado mediante un solo nombre, un solo nuí mero y
una sola descripcioí n. La catalogacioí n es la base de la identificacioí n de los artíículos y facilita de mejor
manera su adquisicioí n. Con la catalogacioí n se pretende en síí, crear un lenguaje uí nico que facilite todo
el control administrativo de los materiales y/o productos.

III. Ventajas:
La empresa que planea, prepara y pone en ejecucioí n un cataí logo de materiales, obtiene una serie de
ventajas en relacioí n con los inventarios y su administracioí n, entre las cuales se citan a continuacioí n las
maí s importantes:
- Prevenir la emisioí n de oí rdenes de compra de materiales innecesarios sobre todo cuando estos
existan en el almaceí n con otras denominaciones, lo que evitara el consiguiente gasto financiero que
ello representa.
- Optimizar el uso del espacio fíísico en el almaceí n, El tener el mismo material con varios nombres
obliga a almacenarlos separados de unos de otros, impidiendo su consolidacioí n y aumentando los
esfuerzos para el control de stocks.
- Reducir la inversioí n en inventarios, si en promedio un material tiene dos nombres entonces el
sistema logíístico se multiplicara por dos; del mismo modo, el listado de inventarios y, con ello, la
necesidad de capital de trabajo para mantener este nivel de inventarios.
 - Captar las relaciones de intercambialidad que existen entre los materiales, evitando asíí compras
innecesarias de material, ya que pueden existir en el almaceí n otros que pueden cumplir la misma
funcioí n.
- Mejorar los ciclos de rotacioí n en los almacenes, evitando obsolescencias, materiales sin uso o sin
movimiento. Ello seraí posible al tener los materiales plenamente identificados.
- Agilizar la gestioí n de compras mediante el establecimiento de estaí ndares y normas para los
materiales. El no tener estandarizado los materiales obliga a definir sus especificaciones cada vez
que se realiza la compra de estos.
- Enfocar al personal del aí rea de compras y almacenes en una variedad menor de inventarios,
aumento asíí su eficiencia.
- Hacer posible la identificacioí n y control de los artíículos.
- Crear un lenguaje uí nico en el aí mbito de abastecimiento.
- Facilitar la adquisicioí n y controlarla.
- Facilita la gestioí n y administracioí n de los almacenes.
- Simplificar los inventarios, reduciendo el nuí mero de artíículos y su variedad.
- Obtener un mejor resultado resultado en la administracioí n de los inventarios por la reduccioí n de la
influencia del costo de posesioí n (costo mantenimiento de inventarios)

Hay que tener en cuenta que todas las ventajas que proporciona una buena catalogacioí n de materiales
inciden sobre los costos y utilidades de la empresa, es decir sobre sus resultados, lo cual hace que se le
considere como muy necesario.

IV. Etapas de la catalogación:

Para que la catalogacioí n represente un beneficio para la empresa, se recomienda su realizacioí n a
traveí s de las siguientes cuatro etapas, las cuales se describen a continuacioí n:

Normalización
Consiste en la seleccioí n de aquellas caracteríísticas fisicoquíímicas, tales como tamanñ o, peso, densidad,
textura, entre otras; que van a regir las compras y la gestioí n de los mismos en el interior de la
empresa., y que se adapten a esta; para constituir con ellas las normas, usualmente escritas, a las que
deben cenñ irse las existencias de los almacenes y las adquisiciones que se hagan, asíí como todas las
personas que requieren y soliciten materiales en la empresa. Se define a norma como el modelo que se
ha establecido y con el cual, cualquier objeto puede ser comprado, el objetivo o finalidad de la norma
es proporcionar criterios para juzgar, y ayudar a prevenir variaciones innecesarias en las
especificaciones de los materiales necesarios para el funcionamiento de la empresa.
Por ejemplo, en la gestioí n de un almaceí n se pueden normalizar los pallets (estructuras de transporte)
utilizados para el acomodo de los productos. Entre las caracteríísticas a normalizar pueden estar sus
dimensiones externas, su resistencia y el tipo de madera utilizado para su fabricacioí n, de manera que
cada vez que se solicite la compra de pallets no se deban redefinir sus caracteríísticas.
La tarea de normalizar o establecer estaí ndares requiere del uso de recursos de la organizacioí n, del
personal de compras, de los almacenes, de los usuarios de los productos e inclusive del apoyo de los
proveedores en el establecimiento de la norma o estaí ndar. Por ello se recomienda realizar la
estandarizacioí n de aquellos materiales que representen el mayor gasto en compras o de compra
repetitiva. No es necesario establecer normas para todos los materiales.

Identificación
Consiste en establecer la descripcioí n o denominacioí n del artíículo que se va a utilizar en la empresa,
permitiendo precisar las caracteríísticas particulares de cada artíículo, en relacioí n con las generales, de
manera de estar seguro de su naturaleza especíífica y de sus diferencias con otros artíículos del mismo
grupo. Muchas veces una mala identificacioí n de un material ocasiona la existencia de distinto nombres
para el mismo artíículo. La identificacioí n debe concluir con la elaboracioí n de la ficha de identificacioí n
de los materiales. En esta ficha se registra la informacioí n relacionada con el producto. Los elementos
que conforman una ficha de identificacioí n son los siguientes:
- Descripcioí n del material.
- Descripcioí n corta o abreviada.
- Coí digo del producto.
- Unidad de despacho.
- Productos intercambiables.
- Coí digo de la norma teí cnica que rige el material, si es que la tuviera.
- Dimensiones del material.
- Conjunto o subconjunto del cual forma parte.
- Embalajes y formas de almacenamiento.

Clasificación
Consiste en la agrupacioí n de las existencias en base a sus caracteríísticas comunes, uso, naturaleza u
origen. Los diferentes grupos que ya estaí n clasificados deben contener artíículos lo suficientemente
distintos para evitar que un artíículo pueda ser considerado en maí s de dos grupos diferentes, evitando
asíí la multiplicidad de denominaciones para un mismo artíículo. La agrupacioí n que se haga puede
fraccionarse en clases, subclases y secciones seguí n la variedad que pueda presentarse en cada
agrupacioí n que se haya efectuado; el nuí mero de grupos definidos, asíí como las divisiones dentro de un
mismo grupo dependeraí de la variedad de artíículos que se tenga en la empresa.

Codificación
Llamada tambieí n simbolizacioí n, es la etapa final de la catalogacioí n de artíículos y consiste en la
asignacioí n de un coí digo formado por nuí meros o letras o un síímbolo que identificara al producto,
distinguieí ndolo por las caracteríísticas que le pertenecen, de manera de representarlos y ahorrar
esfuerzo, mental, tiempo y gastos; e evitando errores y equivocaciones.
El empleo de letras en la elaboracioí n de un coí digo permite un mayor nuí mero de combinaciones
posibles que los nuí meros. En cada espacio o posicioí n del coí digo se pueden utilizar hasta 26 letras
distintas, en comparacioí n de los 10 nuí meros posibles, pero debido a que los equipos de coí mputo
manejan los coí digos numeí ricos con mayor facilidad, el uso de los nuí meros es maí s frecuente que el de
las letras. Entre los tipos de coí digo maí s usados estaí n:
  Códigos estructurados: Son aquellos coí digos formados por letras o nuí meros, agrupados por familias
o clases seguí n la etapa de clasificacioí n. Cada grupo de díígitos tiene un significado con respecto a su
posicioí n en el coí digo; por ejemplo:
El coí digo 13-139-6328 las dos primeras posiciones (13) suelen representar la familias de artíículos, las
siguientes tres (139) a una clase dentro de la familia 13 y las uí ltimas cuatro posiciones (6328) al
producto. El nuí mero de elementos o posiciones en un coí digo estructurado debe estar planificado de
manera tal que se pueda incorporar futuros cambios, incrementos o ampliaciones en los grupos
formados, sean estos familias y/o clases.
 Códigos Secuenciales: Son coí digos relativos utilizados en las facturas, guíías de remisioí n, formularios,
etc. Este tipo de coí digo facilita el conteo del total de documentos emitidos y por tanto su control.

V. Procedimiento para catalogar materiales:

Determinación de las normas
Se considerara el establecimiento de normas o estaí ndares, como necesidad primordial en la confeccioí n
del cataí logo, a fin de unificar los criterios de los usuarios y lograr reducciones apreciables en los stocks
en a base a la simplificacioí n de las existencias (catalogacioí n). Esto es muy importante, en razoí n del
criterio personal de cada usuario, al analizar sus necesidades y aferrarse en la mayoríía de los casos a
marcas, caracteríísticas, dimensiones, etc., que considera indispensables para el funcionamiento de su
dependencia y por lo tanto negaí ndose a cambiarlas. En estos casos, mediante el dialogo con los
usuarios, el encargado o jefe de la catalogacioí n hacia la normalizacioí n debe convencer de las ventajas
que con ella obtiene la empresa.
Identificación de cada material
Establecido las normas y seleccionado el personal que debe realizar la catalogacioí n, se iniciara la
identificacioí n de los artíículos en stock, teniendo presente que debe comenzarse por lo maí s faí cil,
dejando los artíículos difííciles de identificar para lo uí ltimo. En esta forma se van obteniendo avances en
la catalogacioí n, que permite apreciar resultados raí pidamente.
Preparación de la clasificación a efectuar
Al efectuar la clasificacioí n de materiales, se han seleccionado praí cticamente de 2 a 4 díígitos del coí digo
que se quiere utilizar, seguí n abarque dicha clasificacioí n solo clases o tambieí n subclases, quedando
uí nicamente lo relacionado con la identificacioí n del articulo y el nuí mero de díígitos necesarios para
completar el coí digo. Para establecer cuantos díígitos la identificaran plenamente el artíículo, hay que
analizar la maí xima cantidad de artíículos que corresponden a una seccioí n dentro de las existencias de
almaceí n y determinar entonces cuantos elementos se emplearan para completar el coí digo, teniendo
presente, en estos casos, que la maí xima flexibilidad posible para un buen mantenimiento del cataí logo
se obtiene con 4 elementos, ya que es improbable que dentro de una seccioí n puedan existir maí s de
diez mil artíículos diferentes.
Ordenamiento
El ordenamiento de los artíículos, dentro de cada seccioí n del cataí logo, puede hacerse con 3 formas:
- Orden Alfabeí tico.
- Orden Numeí rico o por Dimensiones.
- Seguí n el Catalogo del Productor.

Y al emitir las instrucciones, se deberaí establecer que ordenamiento se empleara en cada clase de
materiales y muchas veces en cada subclase. Para ello deberaí considerar lo siguiente:

1) El orden alfabeí tico es conveniente utilizarlo con artíículos que carecen de caracteríísticas
dimensionales y en los que la descripcioí n prima sobre cualquier otra caracteríística para su
identificacioí n.
A fin de dar flexibilidad al mantenimiento del cataí logo con este tipo de ordenamiento, es muy
conveniente considerar en el coí digo el equivalente numeí rico de las letras con que se inicia la
descripcioí n, de acuerdo a la tabla de equivalencias, que se muestra en el ANEXO I de esta
monografíía.
2) El orden numeí rico o por dimensiones, se utiliza generalmente con aquellos artíículos cuya
caracteríística principal en su dimensioí n, lo cual permite diferenciarlo de otros artíículos similares.
Es necesario tener en cuenta la existencia de artíículos que tienen una sola dimensioí n, otros que
tienen dos, tres, cuatro o maí s dimensiones y en consecuencia establecer tablas de equivalencia
similares a las que se muestran en el ANEXO I de esta monografíía y elegir una de las dimensiones
que primara en el ordenamiento para todos los artíículos.
3) El ordenamiento seguí n el cataí logo del productor, se emplea en las clases correspondientes a
maquinarias y equipos, sus repuestos, accesorios y consiste en ordenar las secciones de acuerdo a
como el producto de dicho material ha ordenado su cataí logo. En esta forma se facilita la
codificacioí n y el mantenimiento del cataí logo de la empresa, sin utilizar el coí digo del productor,
salvo que sea factible hacerlo, lo cual se determinara mediante el anaí lisis correspondiente.

Distribución de los materiales

Otro aspecto que normalmente se encontrara en la empresa, es lo concerniente a materiales que se
piden para entrega directa al solicitante. Es conveniente establecer una clase para materiales que se
denominaran “Material solicitado para entrega directa al solicitante, sin detencioí n ni stock en el
almaceí n” y cuyas secciones correspondan a las dependencias que forman la empresa.

Elección de un sistema de catalogación

La preocupacioí n principal para la dependencia de logíística es que disponga de una biblioteca de
cataí logos de productores de equipos, maquinaria y materiales en uso, con la finalidad de que el
personal que realice la identificacioí n tenga elementos de consulta para llevarla a cabo.

Asignación de códigos
Se recomienda que la codificacioí n de artíículos nuevos se efectueí sobre la requisicioí n por materiales”
(especificacioí n de los materiales necesitados a comprarse), enviada al Departamento de Compras a
iniciar la adquisicioí n de estos materiales. En esta forma se evita utilizar clasificaciones provisionales,
 porque a la llegada de los artíículos nuevos, ya estos disponen de su respectivo coí digo. Sin embargo,
siempre es conveniente disponer de una clase para “Clasificacioí n provisional”, en razoí n de que nunca
faltan compran urgentes que eluden el tramite o procedimiento de compras.

Procesamiento de los materiales identificados

Una vez realizada la asignacioí n a cada artíículo, se recomienda que al finalizar cada mes se revise, a fin
de trasladar a su clasificacioí n definitiva.

VI. Finalidad de la catalogación:

Establecer una pauta o esquema general que facilite la clasificacioí n de materiales, en la empresa.

VII. Aspectos a tener en cuenta para un correcta catalogación:

- Se analizaran los diferentes tipos de materiales y equipos que tenga la entidad seleccionaí ndose
aquellas clases de la clasificacioí n general de materiales (C.G.M) que puedan utilizarse.
- Para los materiales o equipos, tíípicos o propios de la empresa se emplearan las 40 uí ltimas clases
que normalmente estaraí n disponibles.
- Al preparar el Manual de Catalogacioí n, con las instrucciones que deben tener en cuenta los que
confeccionen el cataí logo de la empresa, hay que indicar:
1) Finalidad del Manual.
2) Objetivos.
3) Instrucciones para catalogar materiales.
4) Clasificacioí n de Materiales, estableciendo las clases a utilizar y si es posible sub-clases.
- El personal que lleve a cabo la catalogacioí n no debe ser muy numeroso, para evitar en lo posible
que la variedad de criterios puedan entorpecer y alargar la confeccioí n del cataí logo.
- Un claí sico error es asignar coí digos a los materiales y tener listados de los materiales codificados y
“creer” que es disponer de un cataí logo.

VIII. Resultados y beneficios de la catalogación:

Una vez efectuado se pueden observar los resultados a traveí s del ahorro de costos, debido a que se
simplifica los grupos de materiales, para evitar gastos innecesarios de materiales ya existentes, pero
quizaí s con otro nombre o misma funcioí n.