4.

Características y problemática común en la administración y eficiencia de las

Pequeñas y Medianas Empresas.

4.1 Pérdida de mercado o clientes.

Se ha preguntado alguna vez porque un negocio pierde sus clientes. Existen varias
razones, aunque algunas son muy lógicas y otras parecen tontas, debemos prestar
atención a este factor para mitigar la perdida de usuarios.
Algunos porcentajes que demuestran la disminución de clientes parten con un 1%
que son clientes que mueren, 3% de nuestros clientes se mudan a otro lugar, 5%
porque se hacen amigos de otros, 9% se va del negocio debido a que los precios
de la competencia son más bajos y el 14% de los clientes se pierde por la mala
calidad de los productos o servicios del negocio.
Son cifras que de cierta forma preocupan. Pero existe un porcentaje que es
alarmante y que, tal vez, no se tiene en cuenta: un 68% de los clientes se van de
nuestro negocio por la indiferencia y la mala atención del personal de ventas y
servicio; es decir por una mala acción por parte de los vendedores, supervisores,
gerentes, telefonistas, secretarias, despachantes, repartidores, cobradores y otros
que tengan contacto con ellos.

El servicio al cliente es sin duda uno de los elementos en el que cualquier negocio,
independientemente de lo que venda: producto, servicio tangible o no tangible, se
debe enfocar si quiere que su negocio, producto o servicio tenga éxito.

De la mano de esto, se encuentra la fidelización, con la que se busca disminuir esa

pérdida tan inquietante de clientes, por medio de ella lo que podemos hacer es
mantener a nuestros clientes post contentos, cómodos y leales nuestros productos.

Siempre tenga en cuenta que es más fácil mantener un cliente, que conseguir uno
nuevo.

4.2 Ventas insuficientes.

4.3 Baja rentabilidad.
POR LA BAJA ACTIVIDAD, EL 69% DE LAS PYMES ESTÁ TRABAJANDO SIN
RENTABILIDAD

La rentabilidad de las PyMES se deterioró en 2015. Según una encuesta

realizada por CAME entre 770 pequeñas y medianas empresas del comercio, la
industria y el agro, en mayo el 69% de esas firmas operó con rentabilidad
negativa o nula. Sólo 31% de las PyMES consultadas declaró haber finalizado el
mes con rentabilidad positiva.

La situación es delicada porque además de poner en riesgo a miles de empresas

y empleos, la caída en la rentabilidad impacta automáticamente en la inversión,
ya que la mayoría de las PyMES la financia con su tasa de ganancias. Y sin
inversión productiva, se resiente la productividad de la empresa y se incrementan
las distorsiones de la economía.

Las más afectadas son las empresas del sector agropecuario (extra-pampeano),
donde el 18,9% de las firmas consultadas señaló estar operando con rentabilidad
nula este año y 58,9% con rentabilidad negativa. Le sigue el comercio, donde el
31,5% informó estar en el punto de equilibrio y 42,5% por debajo, y luego la
industria con 49% de empresas con rentabilidad nula y 12,2% negativa.
Fuente: CAME, sobre 770 empresas (288 industrias, 292 comercios y 190
agropecuarias).
Realizada en junio 2015 sobre datos de mayo.

Los niveles de actividad económica insuficientes, las subas en los costos, la

carga fiscal creciente y la crisis por la que atraviesan muchas economías
regionales, son algunas de las grandes causas que explican la fuerte reducción
en los márgenes de ganancias y la pérdida de rentabilidad en las empresas
chicas y medianas. A su vez, el deterioro en la cadena de pagos ha sido muy
fuerte en los últimos meses, donde crecieron los cheques rechazados entre las
PyMES y se incrementaron los costos financieros.

En la industria PyME, donde la producción acumula 22 meses en baja, los

problemas de rentabilidad se vienen arrastrando desde hace varios años. Pero
en 2015 se están alcanzando niveles mínimos con pocas firmas obteniendo
ganancias. Para mejorar esa ecuación, las industrias van realizando
reacomodamientos para reducir costos y mejorar los márgenes que les garantice
evitar opciones más dramáticas, como son los despidos o el cierre. No obstante,
en mayo la mayoría reportó que no obtuvo rentabilidad.

Fuente: CAME

En el comercio, en tanto, a pesar de que la actividad se recuperó este año frente

a 2014, la rentabilidad tuvo poca mejora, básicamente porque las subas de
costos no fueron absorbidas por los ajustes en los precios de venta, ya que
muchas empresas de ese rubro se ven obligadas a sostener los precios para
mantener la demanda, o a efectuar descuentos generosos por pagos en efectivo
para hacerse de liquidez o evitar la extensión o corte de la cadena de pagos. Uno
de los rubros más complicados es bares y restaurantes, donde las subas en los
alquileres, insumos e impuestos, están llevando a que la mitad de los negocios
opere por debajo del equilibrio.

En el agro la situación es más preocupante porque muchas economías

regionales se ven amenazadas por la combinación de costos altos y crecientes,
baja demanda interna, dificultades climáticas, trabas para ingresar a
determinados mercados externos y un tipo de cambio retrasado que le resta
competitividad a la producción nacional.

Los bajos niveles de rentabilidad y la gran proporción de empresas operando por

debajo de los niveles de equilibrio están aumentando los niveles de
endeudamiento, y obligando a postergar el pago de algunas obligaciones, entre
 ellas las fiscales, porque es la única vía que encuentran las empresas para no
quedarse sin liquidez.

Esos retrasos generan consecuencias muy negativas, no sólo porque se le

reduce la capacidad de financiamiento a la PyME (que de por sí es escasa), sino
porque luego deben ponerse al día pagando intereses y multas, o ingresando en
moratorias para pagar deudas pasadas que afectan la liquidez y la rentabilidad
presente de la empresa.

Las PyMES se enfrentan a una coyuntura donde necesitan tener altísimos

volúmenes de ventas para ser rentables, una condición que el mercado actual no
está en situación de garantizar. Incluso en el comercio, donde las cantidades
vendidas en algunos rubros son buenas, la mayoría opera sin rentabilidad. Ya en
2013 y 2014 eso generó más cierres de empresas que aperturas, y en 2015 todo
indica que esa tendencia se acentuaría.

Si bien la solución a este difícil panorama no es única, se podría comenzar

reduciendo el costo fiscal, que es uno de los costos que más ahoga a la PyME
en la actualidad.

Buenos Aires, 28 de junio de 2015

EXCESO DE INVERSIÓN EN CLIENTES

En el ciclo anual de toda empresa, la cuenta de clientes: a) debe ser proporcional

a los demás elementos financieros; y b) debe recuperarse en el plazo normal de
crédito que se concede.

La falta oportuna del cobro de un saldo puede llegar a causar la pérdida parcial
o hasta total de los importes de los créditos. Por lo general, mientras más corto es
el plazo del crédito, menor es el riesgo de perderlo.

Causas del exceso:

a) mala situación económica en general.

b) mala situación económica del mercado en el cual está la empresa.
c) generosidad en la concesión de créditos.
 d) política equívoca de ventas.
e) alta competencia.
f) deficiente política de cobros.

2.- EXCESO DE INVERSIÓN EN INVENTARIOS

Muchas empresas presentan deficiencias en la inversión en inventarios, por lo

que es necesario vigilar estricta y continuamente desde diferentes ángulos, las
existencias de mercancías.

Esta deficiencia se presenta cuando no se guarda la proporción adecuada: a) con

el tiempo normal de su recuperación; y b) con los otros elementos financieros de la
empresa, fundamentalmente con el importe y volumen de ventas.

El desequilibrio financiero causado por el exceso en inventarios puede ser

originado por diferentes causas, por lo cual, una vez reconocida su existencia, es
necesario identificar las causas que lo originaron, para adoptar procedimientos y
eliminarlas.

Entre las principales causas que pueden originar esta deficiencia se tienen las
siguientes:

a) Deseo de no perder la reputación mercantil, por falta de existencias. Se

hacen grandes inversiones, más allá de lo necesario, en existencias de
mercancías.
b) Falta de coordinación adecuada entre departamentos (compras,
producción, ventas)
c) Inclinación a la especulación, compra anticipada de mercancías, cantidades
superiores a las normales.
d) Deseo de aprovechar ventajas ofrecidas por proveedores: descuentos,
bonificaciones y facilidades de pago.

Efectos del exceso:

 a) Gastos de manejo, almacenaje y seguros.
b) Intereses sobre el capital tomado en préstamo para este fin.
c) Ganancias que se obtendrían si el excedente se colocara en otra inversión.
d) Mercancías que se deterioren.
e) Mercancías anticuadas o fuera de uso.
f) Aumento del desperdicio motivado por la abundancia de un artículo.

3.- EXCESO DE INVERSIÓN EN ACTIVO FIJO

Se tiene desequilibrio por exceso de inversión en activo fijo: a) cuando el importe

de dicha inversión no guarda la debida proporción con los elementos del balance:
activo total, pasivo y capital contable; y b) cuando la capacidad de producción es
considerablemente superior a la capacidad de producción utilizada.

Causas del exceso:

a) Deficiente administración financiera en la adquisición e instalación de los

activos.
b) Adquisición e instalación de activo fijo sin suficiente o adecuadas bases.
c) Falta de conocimientos para su operación.
d) Deseo de eliminar factor humano.

Efectos del exceso:

a) La venta de activos a precio razonable es difícil.

b) Su retención significa en incurrir en un desperdicio constante de recursos:
costo de financiamiento, depreciación, mantenimiento, seguros, rentas, etc.

4.- CAPITAL INSUFICIENTE

La situación financiera de una empresa con respecto de su capital y pasivo se

considera satisfactoria, cuando es mayor el capital que el pasivo.
 El desequilibrio financiero de las empresas es: a) un problema relativo a las
fuentes de financiamiento del capital total empleado en una empresa y a la debida
proporción de cada una de ellas; y b) la intensidad está en función de la magnitud
del exceso de pasivo sobre el capital contable.

Causas de la deficiencia:

a) Presencia de una o varias de las deficiencias financieras antes indicadas.

lo que significa una inadecuada distribución de los recursos.
b) Presencia de una depresión económica general o particular a la actividad a
la que pertenece la empresa.
c) Conveniencia de acudir al capital ajeno (mercado de dinero) en lugar de
acudir a un aumento de capital propio
d) Ineficiencia financiera, por operar con más recursos que los necesarios.

Efectos de la deficiencia:

Afecta desfavorablemente a las utilidades de tres formas:

a) Por el aumento de atención en forma continua, que la administración debe

poner para el cumplimiento satisfactorio de las obligaciones y sostener el
crédito de la empresa, con la consiguiente reducción de la atención en los
otros aspectos de ésta.
b) Por las restricciones que los acreedores impongan a la empresa en sus libre
administración.
c) Por el costo del capital tomado en préstamo, costo que se incrementa a
medida que los acreedores se percatan de la necesidad que tiene la empresa
de un financiamiento, o a medida que la insuficiencia de capital se vuelve
crónica.

5.- VENTAS INSUFICIENTES

 Las ventas son la generatriz de las utilidades; por lo tanto, de las funciones de
una empresa, la más importante es la función de ventas.

La función de ventas es la de mayor importancia y es la esencia de todo negocio.

A la función de ventas deben sujetarse todas las demás actividades de la empresa.
Cualquier variación en las ventas debe ser investigada hasta encontrar los motivos
que la originaron.

6.- EXCESIVO COSTO DE VENTAS

El costo de ventas es el conjunto de esfuerzos y recursos invertidos hasta tener

un bien en condiciones para venderse.

Ya que las ventas son la esencia de todo negocio y la causa determinante de los
costos, para poder llegar a una conclusión adecuada respecto al descenso de la
utilidad bruta, el estudio analítico del costo de ventas debe hacerse
simultáneamente y en relación con el estudio analítico de las ventas.

La utilidad bruta es la diferencia entre el producto de las ventas y el costo de las

mismas; y como en toda diferencia, las variaciones en la utilidad bruta están en
función de cada uno de los elementos que se comparan. Por eso es necesario hacer
el estudio analítico de las ventas y el costo de las mismas.

Los cambios en el costo de ventas, como los cambios en las ventas están en
función de dos variables independientes y de influencia recíproca: precios y
unidades de mercancía.

Por lo tanto, al hacer el estudio analítico de las variaciones del costo de ventas
es necesario considerar que dichas variaciones se deben:

a) A cambios en el volumen de unidades vendidas, o

b) a cambios en el costo de ventas, o
c) a una combinación de cambios en las dos variables.
 Causas del exceso:

a) Deficiente política de compras.

b) Inadecuado almacenaje y manejo de materiales.
c) Deficiente contratación y manejo de capital humano.
d) Incremento continuo de los costos fijos.
e) Inadecuado financiamiento.
f) Ventas insuficientes.
g) Inadecuada técnica de producción.

7.- EXCESIVO GASTO TOTAL

El gasto total comprende:

a) Gastos de administración.
b) Gastos de venta.
c) Gastos financieros.

El análisis del gasto total debe hacerse con los siguientes propósitos: a)
determinación del gasto; b) control del gasto.

El gasto total se traduce en erogaciones de bastante significado para las

empresas, erogaciones que con frecuencia en su origen son insignificantes: timbres
postales, sobres y hojas de papel, desperdicio de energía, conferencias telefónicas,
etc.

Causas del exceso:

a) Desconocimiento del mercado.

b) Mala política administrativa.
c) Mala política de ventas.
d) Mala política financiera.
 Las deficiencias mencionadas anteriormente traen cono resultado una “Utilidad
insuficiente”.

“La utilidad es el resumen” de las partidas de productos obtenidos y costos

incurridos en las operaciones hechas por un negocio durante cierto tiempo, resumen
que se presenta en el “estado de resultados”. La organización y operación de una
empresa tiene como “fin inmediato obtener suficientes utilidades”, como parte del
sistema de empresa libre que rige en la economía nacional; por lo tanto, la
conclusión fundamental del análisis de los estados financieros, es la referente a la
“suficiencia o insuficiencia de las utilidades”.

8 Problemas comunes en las Pymes y cómo resolverlos.

Escrito en ERP, SAP Business One | Comentarios

Las pequeñas y medianas empresas, por lo general se enfrentan a problemas

muy similares; algunos de ellos son muy sencillos de resolver siempre y
cuando se cuente con las herramientas adecuadas.
 1.- Comúnmente, las pequeñas y medianas empresas, se enfrentan a problemas
de Control de Inventarios, la falta de una correcta planeación en las compras, lleva
a sobre-inventariar almacenes, incurriendo en costos adicionales de almacenaje.

2.- En las Pymes, normalmente se carece una adecuada administración

de Cuentas por Cobrar, es común que no se tenga conocimiento exacto de la
cartera vencida y los montos de la deuda de sus clientes.

3.- La falta de una Organización Interna, es otro problema que enfrenta la Pequeña
y Mediana Empresa. Por lo regular existe una escaza supervisión de estándares de
desempeño interno.

4.- Un problema grave en las Pymes, es la falta de Conocimiento del Mercado, el

desconocimiento de la competencia que les impiden la aplicación de técnicas
mercadológicas que permitan dar a conocer su producto y saber ¿qué esperan mis
clientes de él? ¿Cuándo lanzar una oferta de mercado?, ¿porqué estoy vendiendo
menos que antes? y la posibilidad de explorar nuevos mercados.

5.- Por lo regular las Pymes no cuentan con herramientas que permitan planear
correctamente su producción, se requiere de un sistema que les permita medir y
controlar la calidad, se presentan constantes diferencias en existencias y
normalmente no se tiene la capacidad de surtir pedidos grandes o especiales, se
presenta una mala distribución del trabajo, lo que se convierte en un deficiente nivel
en productividad y en altos costos de operación.

6.- Contabilidad y las Finanzas de la empresa, comúnmente son escasos los

registros contables, hay costos mal determinados y listas de precios que no
cubren los costos totales. La falta de estados financieros reales y no contar con
información oportuna para la toma de decisiones, son problemas cotidianos en
las Pymes.

7.- Otro problema es la falta de Innovación Tecnológica; existen pocos sistemas

pensados específicamente para las Pymes y de estos la mayoría no cuentan con
una buena capacidad de adaptación, lo que provoca que las Pymes no puedan
desarrollar todo su potencial.

8.- Es muy común en la Pyme, la Falta de Financiamientos, pocas instituciones

otorgan líneas de crédito a sus clientes y normalmente se exigen garantías o
prendas hipotecarias que ponen en riesgo la operación misma del empresa sujeta
de crédito.

e) SAP Business One te ayuda a:

Comprar en base a recomendaciones del sistema, considerando inventarios y

pedidos pendientes por surtir entre otros.

Emite alertas y recordatorios de cobranza sobre documentos y saldos vencidos.

Ayuda a eficientar cada una de las áreas de su empresa, permitiéndote crear

grupos de trabajo con objetivos específicos.

Cuenta con su propio CRM de ventas, el cual permite conocer las características
y perfil de compra de sus clientes.

f) Integra su propio MRP para administrar y controlar la producción.

Le ofrece la posibilidad de tener estados financieros en tiempo real e información
oportuna para la toma de decisiones.

Es el software de gestión empresarial accesible y fácil de usar, pensado

específicamente para pequeñas y medianas empresas.