marcar el trabajo del auditor es aquella que se refiere a la amplitud de la auditoría. En el pro- ceso de formación de su opinión, el auditor debe asegurarse de que la E~~.~~~ ~~i~~~~~~R~~~~~ información contenida en los regis- tros contables y otras fuentes de Socio de Dezoitte Haskins & Sel2s datos constituye una base fiable y suficiente para la preparación de los estados financieros. A demás, debe considerar si toda la inforda- ción pertinente se I-ia incluido apro- piadamente en dichos estados. El auditor determinará si la informa- ción contenida en los registros con- tables y otras fuentes de datos es fiable y suficiente mediante: a) El estudio y evaluación del sistema de control interno de la en- tidad, y b) La realización de aquellas pruebas sobre las transacciones y saldos contables que considere ne- cesarias de acuerdo con las circuns- CUESTIONARIOS tancias.
SOBRE El objeto de¡ estudio y de la eva-
luación del sistema de control inter- CONTROL no de la empresa o entidad a audi- tar, cuya implantación y manteni- INTERNO miento es responsabilidad de su di- rección, es determinar en qué grado puede depositar su confianza en di- cho control para establecer la natu- raleza, momento de realización y am- plitud de los procedimientos de au- ditoría de los estados financieros de dicha entidad. El auditor ha de es- tudiar y evaluar primordialmente Enrique Quintanar Romero colaboracioiies 184 cuF,sS~omRIosSOBRE CONTROL INTERNO profesionales
los controles iilternos que inciden E xi S t e n limitaciones inherentes,
de manera directa y fundamental en que deben tenerse en cuenta al con- la fiabilidad de los registros conta- siderar la eficacia poteilcial de cual- bles. Para lograr el objetivo descri- quier sistema de control interno, ta- to, el auditor, a través de su estudio les como: y evaluación del control interno, a) Posibilidad de errores lluina- puede desarrollar, iildirectanleilte, nos, tales como falta de entendimien- sugerencias constructivas para me- to de las instrucciones, errores de jorar dicho control. Estas sugeren- juicio, descuidos, distraccioi~es,can- cias deben comunicarse a ia entidad. sancio, etc. En este contexto, el sistema de b) Posibilidad de evadir los con- control interno comprende la orga- troles basados en la división de fun- nización y los procedimientos y re- ciones a través de colusión con otras gistros que inciden en la salvaguar- personas. da de los activos y en la fiabilidad c) Posibilidad de que los proce- de los registros contables y, por tan- dimientos diseñados para asegurar to, se diseña para proporcionar una la realización y registro de las trans- seguridad razoiiable de que: acciones de la dirección pueden no a) Las transacciones se efectúe11 resultar efectivos contra errores o de acuerdo con una autorización ge- irregularidades cometidos por dicha neral o específica de la dirección. dirección, respecto a transacciones, b) Las transacciones se registran o a estimaciones y juicios requeri- de forma que se mantengan datos dos en la preparación de los estados de los aciivos que posibiliten su con- financieros. trol y que permitan la preparación d ) Posibilidad de que los proce- de estados financieros de acuerdo dimientos que eran adecuados an- con principios y criterios contables teriormente ya no lo sean debido a generalmente aceptados u otros par- cambios en las condiciones o a que ticularmente aplicables a dichos es- se Ilaya deteriorado el cuinplimien- tados. to de los mismos. c) E1 acceso a los activos está permitido únicamente a las perso- Una misma persona no debe rea- nas autorizadas por la dirección. lizar dos funciones incompatibles d ) Los datos de los activos que que le permitan cometer y a la vez posibilitan su control se comparan ocultar dos errores o irregularidades físicamei-ite a intervalos razonables durante su trabajo. Por ello, los pro- con los activos correspondientes y cedimientos de control deben ser di- se toman las medidas. adecuadas en señados para eliminar las posibili- cuanto a las diferencias encontradas. dades de tal ocultación. colaboracioiies Eilriq~ieQuinlaliar Roiiicro CUESTIONARIOS SOBRE CONTROL INTERNO 185 profesionales
El estudio del sistema coilsiste en en uíla empresa, que permita ana-
obtener iilformación sobre la orga- lizar si una misma persona tiene ac- nización y los procedimientos es- ceso a los activos y a la vez a los tablecidos mediante conversacioiles registros, es a través de u11 cuestio- con personal competente de la enti- nario que se entrega a cada una de dad y la consulta de manuales de las personas dentro de la organiza- procedimientos, d e S c r i p cio nes de ción con respoilsabilidades admiilis- funciones, flujogramas, tablas de de- trativo-contables o de dirección o cisión, etc. Este estudio, que sirve supervisión para ser rellenados por de base para realizar las pruebas de ellas mismas. Las respuestas a estos cumplimiento y la evaluación del cuestionarios se recogen en unas ta- sistema, se I-ia de formalizar en los blas comparativas que nos indicarán papeles de trabajo en forma de res- las posibles deficiencias de control puestas a u11 cuestioilario, narrativa, interno. flujogramas, etc. Con el cuestioilario, que se pre- La evaluación de los controles in- senta a continuación, se adjuntarían ternos que inciden de manera direc- las instrucciones a dichas personas ta y f~~ndameiltal en los registros para su contestación, a saber: contables se debe realizar conside- A) El cuestionario está dividido rai-ido cada tipo de ti.ansacción (por en tres partes principales: a) ventas ejemplo: pagos, ventas, etc.) y las y cobros; b) compras, pagos y otros cuentas afectadas. Posteriormente, activos, y c) nóminas, asientos de se plasma en una coilclusióil, según diario y mayor. Si alguno de estos el juicio profesional del auditor, so- apartados no le es aplicable, por sus bre si los procedimientos estableci- funciones dentro de la empresa, pue- dos y su cumplimiento son satisfac- de ignorarlo totalmente. torios al no haber detectado debili- dades significativas en los contro- B) Marque con un círculo única- les. Una debilidad significativa se mente aquellos trabajos o funciones produce cuando un control no re- en las que participe, dejando el res- duce a un nivel relativamente bajo to en blanco. el riesgo de que puedan ocurrir erro- C) En los espacios entre pregun- res o irregularidades importantes en ta y pregunta, explique la función relación con los estados financieros específica que realiza, si considera y que no sean detectados pronta- que esta explicación puede contri- mente por empleados en el curso buir a clarificar su contestación. normal de realización de las funcio- nes que les están encomendadas. D) En ciertas ocasiones, alguna Un sistema eficaz para obtener de las funciones o trabajos del cues- datos sobre la división cle funciones tionario le pueden ser aplicables por Enrique Q~iintanarRomero colaboraciones lg6CUESTIONARIOS SOBRE CONTROL INTERNO profesionales haber sustituido a otra persona tem- CUESTIONARIO SOBRE poralmente. En tal caso, marque la PROCEDIMIENTOS CONTABLES casilla y especifique el período o Y ADMINISTRATIVOS. períodos de tiempo que ha realizado VENTAS Y COBROS esta fuilción durante el año actual. E) Algunas de las preguntas del 1. ¿Prepara o comprueba alguno cuestionario hacen referencia a la de los documentos utilizados para preparación, comprobación o suma- realizar una venta, como, por ejem- rización de registros a partir de los plo, pedidos, albaraiies o notas de cuales se preparan asientos a diario. entrega, facturas de veiltas, etc? NO marque estas respuestas si su 2. ¿Prepara, suma o comprueba única responsabilidad es precisa- cualquier tipo de registro interme- mente la preparación de asientos de dio que resuma los documentos in- diario, cubierto por la pregunta nú- dicados en el número 1, como, por mero 29. ejemplo, el registro de ventas? F) En el caso de que usted utili- 3. ¿Prepara, usa o comprueba los ce documentos o registros prepara- docuinentos o registros usados para dos por el oideilador para la reali- la determinación del coste de ven- zación de algunas de sus funciones, tas y su correspondieilte baja de in- por favoi-, indíquelo. ventario~,coino, por ejemplo, re- G) En caso de tener dudas en la súmenes de albaranes de entrega interpretación de alguna de las pre- valorados, tarjetas de inventario, re- guntas, por favoi, consulte a ......... súmenes de ventas por tipo de pro- ducto, etc? Explique brevemente el proceso empleado y su participación 1-1) Una vez coiltestado el cues- en el mismo. tionario, devuélvalo a la persona que se lo entregó originalmente. 4. ¿Calcula, incluyendo sumas, o comprueba los totales del registro Nombre: o registros indicados en 3, con el fin de obtener los totales que sirvan como base para la preparación de los correspondientes asientos de dia- rio de coste de ventas y baja en in- ventario~? 5. ¿Prepara o utiliza notas de abono tales como albaranes de re- cepción o crédito a clientes (inclu- yendo la documentación soporte colaboraciones Enrique Quintanar Romero CUESTIONARIOS SOBRE CONTROL INTERNO 187 profesionales
para la preparación de las mismas) ejemplo, pedidos a proveedores, al-
por devoluciones o descuentos en baranes de entrada en almacén, fac- ventas? turas de proveedores, solicitudes de pago y solicitudes o demandas de 6. ¿Aprueba notas de abono o material, etc., o comprueba sumas, crédito a clientes? cantidades o autorizaciones de és- 7. i Calcula (incluyendo sumas) tos? o comprueba los totales de notas de 12. ¿ Prepara (incluyendo sumas) abono o crédito para la preparación, o comprueba cualquier registro, directa o indirectamente, de asien- como, por ejemplo, el registro de tos de diario? compras, que sumarice los documen- 8. ¿Cobra o recibe cobros antes tos indicados en 11, para la poste- de ser anotados o registrados (che- rior preparación de asientos de ques, talones, efectivo, letras o efec- diario? tos, etc.)? 13. Aprueba los documentos ini- 9. a) ¿Anota cobros en los co- ciales de compra descritos en el nú- rrespondientes registros, como, por mero 11 más arriba indicado? ejemplo, registro de caja y bancos, 14. {Prepara algún tipo de ins- registro de talones recibidos, etc? trumento de pago, como, por ejem- b) ¿Prepara o envía depósitos a plo, cheques, talones, órdenes de los bancos? transferencia, letras o efectos, etc? c) ¿Maneja efectivo, cheques u 15. ¿Firma alguno de los instru- otro instrumento de cobro desptlés mentos de pago indicados en 14? In- de haberse registrado en algún do- dique tipo, si la firma es mancomu- cumento o listado? nada o solidaria, y en el primer caso, 10. i Calcula (incluyendo sumas) inclique las clistilltas con~binaciones o comprueba los totales de cobros de personas con las que puede fir- recibidos para la preparación, direc- mar estos documentos. ta o indirectamente, de los asientos de diario? 16. ¿ M a n e j a instrumentos de pago después de su firma? (Contes- te afirmativamente si es usted el ú1- timo firmante en el caso de firmas COMPRAS, PAGOS mancon~unadas.) Y TRANSACCIONES CON OTROS ACTIVOS TANGIBLES 17. (Prepara o comprueba los registros iniciales de pago, como 11. ¿Prepara o utiliza documen- por ejemplo, el registro de caja y tos iniciales de compra, como, por bancos y los documentos utilizados Eilriquo Quinlanar Romero colaboracioiies 88 cu,wIoN*RIos sosRE CONTROL INTERNO profesionales para la preparación del mismo? In- necesario para el pago o prepara- dique brevemente la naturaleza del ción de la nómina, como, por ejem- registro y los documentos utilizados. plo, registros de sueldo bruto anual, 18. 2 Calcula (incluyendo sumas) recibos de nómina, contratos de tra- o comprueba los totales del regis- bajo, cálculos del importe neto men- tro o registros de caja y bancos in- sual a pagar, etc? Indique breve- dicados en 17 para la preparación, mente las funciones específicas que directa o indirectamente, de los co- re a1'iza. rrespondientes asientos de diario? 24. ¿Prepara los cheques u otro instrumento de pago de la nómina? 18. ¿Tiene custodia de los títulos de propiedad de inversiones finan- 25. ¿Firma cheques u otros ins- cieras, como, por ejemplo, acciones, trumentos de pago de la nómina? obligaciones, bonos, etc., o poderes 26. (Prepara o maneja sobres para la enajenación o venta de las para el pago de la nómina, en el mismas? caso que éste se haga en efectivo? 20. ¿Tiene custodia de inventa- 27. ¿Entrega o distribuye estos rios? (como, por ejemplo, el jefe de sobres a los empleados y maneja almacén y personal a su cargo, in- cheques para pago a los empleados cluyendo personas que reciben la (excluyendo los propios firmantes mercancía y preparan albaranes in- de los cheques) ? ternos y de salida a clientes). 28. i Calcula, incluyendo sumas, 21. ¿Tiene custodia de los títulos o comprueba los totales de los re- de propiedad de los activos fijos, gistros de nómina para la prepara- como terrenos, edificios, etc., o po- ción, directa o indirectamente, de deres para la enajenación o venta los correspondientes asientos de dia- de los mismos? rio ? 22. ¿Tiene custodia de otros ac- 29. ¿Prepara, suma, aprueba o tivos tanglibles no incluidos en al- comprueba cúalquier tipo de asien- guna de las anteriores preguntas o to de diario? poderes para la enajenación o venta de los mismos? 30. ¿Pasa asientos de diario al mayor o suma éste?
NOMINAS, ASIENTOS DE DIARIO Además del cuestioilario anterior,
Y PASE AL MAYOR hace falta analizar, desde un punto de vista de control interno, el de- 23. Prepara, maneja o comprue- partamento y la función de proceso ba cualquier documento o registro de -datos por ordenador. Las cues- colaboraciones Enrique Quintallar Romero
profesionales CUESTIONARIOS SOBRE CONTROL INTERNO 189
tiones que un auditor ha de formu- iles de entrada en almacén, pedi-
lar, para a través de las respuestas dos, etc? identificar las posibles deficiencias, podrían ser, de forma resumida, las 6. ¿Hay controles establecidos contenidas en el cuestionario que se para evitar que 110 haya personas muestra a continuación: en la organización que puedan emi- tir cheques sin ninguna supervisión, con~o,por ejemplo: CUESTIONARIO SOBRE a) Personas que preparan los EL SISTEMA DE PROCESO cheques, ya que uno de los firman- DE DATOS POR ORDENADOR tes de los cheques u otro instrumen- to de pago revisa toda la documen- 1. ¿Se revisan, antes de su apro- tación soporte (facturas, albaranes, bación, los documentos soporte jus- etcétera). tificativos de notas de abono o cré- b) Personas que firman los che- dito a clientes? ques, ya que se requiere firma man- 1 comunada y ambos firmantes de los 2. i Se controla adecuadamente cheques revisan la documentación la recepción de cobros de clientes, soporte de los mismos. con procedimientos tales como par- ticipación de más de una persona, c ) Personas que operan o tienen al abrir, registrar y endosar los co- custodia de equipos automáticos de bros recibidos por correo? firma, porque interviene más de una persona en el manejo y custo- 3. ¿Se controlan las ventas al dia de estos equipos. contado y otros ingresos adecuada- mente? Describa los procedimientos 7. ¿Hay controles establecidos empleados. para evitar que 110 haya personas en 4. 2 Se comprueban, incluyendo la organización que puedan pagar las sumas, los registros iniciales de nóminas sin ninguna supervisión, cobros contra los documentos de como, por ejemplo: ingreso en el Banco o extractos ban- a) Personas que preparan los re- carios, para detectar omisiones o gistros iniciales para el pago de la alteraciones, por personas que IZO i~ómina,ya que todos los cheques manejen documentos de cobro des- firmados y sobres con efectivo son pués de su registro inicial? distribuidos manualmente. 5. ¿Son las facturas de provee- b) Personas que preparan che- dores aprobadas en base a la revi- ques u otros instrumentos de pago sión de los correspondientes docu- porque todos los cheques son entre- mentos soporte, tales como albara- gados en mano o las personas que Enrique Quintanar Romero colaboraciones CUESTIONARIOS SOBRE CONTROL INTERNO profesionales
los firman comprueban éstos con- custodia de equipos automáticos de
tra documentos no preparados por firma porque interviene más de una las mismas personas que preparan persona en el manejo y custodia de los cheques de nómina. estos equipos. c ) Personas que firman los che- e) Personas que llenan los so- ques porque el importe total asig- bres con el efectivo para el pago nado al pago de la nómina es de- de la nómina porque el dinero he- terminado independientemente. cho disponible para los mismos es , 57) P e r ~ ~ n niip aI--- - nnpran -r----- , e tje~lnn CI!C'irJ2de iEdepellliP,?tte-teiItee