MODULO DE GESTION DE DISTRIBUCIÓN DE PLANTA

PRIMERA ENTREGA

TEMA

“CASO DISTRIBUYAMOS”

TUTOR

ANDRES IGNACIO ZAMUDIO CASTRO

INTEGRANTES

MAIRA ALEJANDRA GARAVITO FLOREZ Cod 1311980688

JOSUE ALEXANDER USECHE Cod 1321980044
EDWIN SUAREZ QUINTERO Cod 1321980235
JHONBOY RAMIREZ TRIANA Cod 1311981802

INGENIERIA INDUSTRIAL
POLITECNICO GRAN COLOMBIANO
BOGOTA, 15 DE SEPTIEMBRE DE 2014
 TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO GENERAL…………………………………………....3
2. JUSTIFICACION…………………………………………………..4
3. METODOLOGIA…………………………………………………...5
4. DIAGNOSTICO DEL PROBLEMA……………………………….5
5. CONJUNTO DE ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN ……………8
6. CRITERIOS DE EVALUCION ……………………………………10
7. RECOMENDACIÓN ……………………………………………….10
8. CONCLUSIONES…………………………………………………..11
 1. OBJETIVO GENERAL

Desarrollar los conocimientos adquiridos en el módulo distribución de planta,

haciendo uso de las metodologías y procedimientos relacionados con el fin de
proponer un diagnóstico de la situación problémica enfocado al mejoramiento
continuo de la empresa “DISTRIBUYAMOS S.A”; Caso de estudio elaborado por:
Enrique Leiva Infante, Rodrigo Mejía.; con el fin de proponer un diagnóstico de la
situación problémica para culminar de manera exitosa la entrega del trabajo.

El tema presenta en su contenido toda una gama de circunstancias que nos invitan
a desarrollar unas estrategias de mejoramiento continuo para lograr que en la
empresa “DISTRUBUYAMOS S.A”; sistema de estantería, faltantes de inventario,
perdida de mercancía, tercerear los envíos, desorden en el stock y la comunicación
dentro de la compañía (tanto vertical, como horizontal) se puedan relacionar para
lograr un buen resultado de los objetivos propuestos.
 2. JUSTIFICACION

El análisis y desarrollo del caso “DISTRIBUYAMOS” es una forma entre muchas de

dar inicio a la aplicación de las estrategias de distribución para tener en cuenta
dentro del campo de la Ingeniería Industrial.

El enriquecedor contenido de este texto nos invita a descubrir toda una serie de
errores e imprevistos que se presentan en la cadena de abastecimiento y del
transporte, mostrándonos un panorama muy parecido al habitual del día a día de
las grandes compañías manufactureras y comercializadoras.

Con el fin de hablar claramente se encuentran descripciones de cargo de los

empleados relacionados en la lectura, al igual que el desarrollo de sus actividades
dentro de la empresa, se muestra igualmente la falta de coordinación en el stock de
inventario y falta comunicación de los departamentos y áreas involucradas en el
proceso, conllevando de esta manera al desorden administrativo, fallas en la
entrega de resultados y pérdida de mercancías.

El tema presenta en su contenido toda una gama de circunstancias que invitan a

desarrollar estrategias de mejoramiento continuo en busca de que en la empresa
“DISTRUBUYAMOS S.A”, su sistema de estantería, faltantes de inventario, pérdida
de mercancía, tercerización de los envíos, desorden en el stock y la comunicación
dentro de la compañía (tanto vertical, como horizontal) se logren articular logrando
de esta manera un excelente resultado basados en los objetivos propuestos.

Más allá de hablar de los problemas presentados en la lectura, se debe tener en

cuenta otros aspectos que al igual son necesarios en la logística de la mercancía
como aspectos legales, deficiente comunicación de las áreas y el descuido en la
organización de la mercancía llegando a tener un inadecuado inventario y de ahí
que se susciten pérdidas de mercancía donde al descuidar este tipo de detalles lleva
a resultados no esperados en contra de la buena marcha de la organización.
 3. METODOLOGIA

La metodología desarrollada fue la de identificar la serie de problemas que se

representan en el caso a través del análisis de la lectura propuesta y el diagnóstico
de la problemática, las cuales fueron analizadas y aplicadas como método para el
logro exitoso del proyecto y el cumplimentó de los objetivos propuestos.

o Centros que deberán incluirse en la distribución

o Espacio y capacidad de cada centro
o Configurar espacio de cada centro
o Localización de cada centro

Con la aplicación de estas actividades esta serie de errores e imprevistos que nos
ilustra la lectura “CASO DISTRIBUYAMOS” muchos de ellos no hubiesen ocurridos
y otros solucionados; así podemos ver la importancia de la Identificar los procesos,
su integridad y el ser consiente que la distribución de planta debe ser sensible a los
cambios que ocurren en el momento de requerir un flujo dinámico de mercancías.

4. DIAGNOSTICO DEL PROBLEMA

En el manejo de las organizaciones tanto de servicios como en las de producción y

muchas otras se establecen casi como reglas universales, el constante cambio a
sus procesos, ideas y a sus conocimientos, la constante evolución que se ha forjado
con el bagaje de muchas de ellas en la experimentación de cambios en sus
procesos, materias primas y la más importante la manera de operar y que muchos
no determinan importante ya que sus estadísticas afirman que si funcionaron así
durante X años deben seguir así muchos más.

Realizando un exhausto análisis de la situación problémica, denotamos además de

las fallas descritas en el texto, se evidencias corresponsabilidades de la
organización empezando por lo más alto de ella.
La política de DISTRIBUYAMOS S.A. en el proceso de selección en cuanto a sus
colaboradores de reclutar e incorporar personal de poco recorrido, basados en la
estructura de planes de carrera al interior de la organización sin brindar a ellos
formación a nivel de especialización y eso llevaría a que posiblemente no estén a la
vanguardia de las nuevas metodologías y ayudas tecnológicas ofrecidas por el
amplio campo de la administración y operación empresarial.

DISTRIBUYAMOS S.A. no presta la debida atención al capacitar sus colaboradores

en cuanto a la inducción de sus procesos y funcionamiento administrativo para ellos
es una situación normal y puede ser una actividad bi-funcional al recibir inducción y
estar incorporándose al día a día de las actividades al mismo tiempo.

Siendo enfáticos en la labor de la presidencia, podemos observar que es allí donde

radica la mas de grande de las fallas dentro del equipo de trabajo, ya que solo se
dispone a recibir resultados, cifras e indicadores, pero no se ve la intención de
formar un “EQUIPO DE TRABAJO” en donde se desarrollen estrategias conjuntas
integrando todos los departamentos para lograr un engranaje perfecto. Claramente
vemos que el departamento de ventas realiza su proyección con excelentes
resultados, pero no tienen en cuenta los proyectos de expansión, que están
estancados por falta de personal en el área de distribución

Ya identificado el nivel de responsabilidad de parte de la cabeza del organigrama

se encuentra la primera fisura de la compañía debido al diagnóstico antes relatado
y se trata de los soportes falsos, demostrados en cada uno de los indicadores, en
especial en el de inventarios y despacho, que con el tiempo serán los grifos abiertos
por donde se desangrara la compañía. Identificado el problema de acopio se refleja
una gran falla en el centro de distribución, ya que tras la inauguración de la nueva
planta, nuevamente se denota la ineficacia en la toma de decisiones por parte de
los gerenciales y vicepresidentes quienes, dejan sin seguridad vigilancia y
administración los despachos y el almacenamiento del producto, pero gracias a ello
y a su desagradable fin, es de gran urgencia incidir en los cambios estructurales
administrativos y operacionales.
· MAL MANEJO DE DPTO
DISTRIBUCION
· INCORPORAR NUEVAS
· DEFICIENTE GESTION
TECNOLOGIAS

D O
DPTO RECUERSOS
· AUMENTO DEL STOCK
HUMANOS
DE PRODUCTOS
· ATRAZO EN
· CERTIFICACION DE
HERRAMIENTAS
CALIDAD EN SALIDA DE
VANGUARDISTAS
PRODUCTOS
· SENTIDO DE
· EL MEJOR
PERTENENCIA DE LOS
DISTRIBUIDOR
COLABORADORES
LOGISTICO
· LA DISTRIBUCION NO
SE MANEJA CON
RESPONSABILIDAD

DISTRIBUYAMOS
S.A.

· RECONOCIDA POR EL
· PERDIDA MASIVA DE
MOVIMIENTO DE 4

F A
CLIENTES POR
PORTAFOLIOS DE
INCOMPLIMIENTO E
NEGOCIO
INCONFORMIDADES
· AMPLIO
· PERDER CREDILBILIDAD
CONOCIMIENTO DEL
EN EL MERCADO
DEPARTAMENTO DE
· BAJAS EN LA VENTAS
VENTAS
· DESPIDOS MASIVOS
· POSEE EL CENTRO DE
· PERDIDA DEL CAPITAL
DISTRIBUCION MEJOR
DOTADO DE LA ZONA
 5. CONJUNTO DE ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN

· Para nosotros la incorporación de alternativas de solución a la problemática

de DISTRIBUYAMOS S.A. la enfocamos en un plan de trabajo a futuro, ya
que la generación de una nueva infraestructura es prometedora con avances
de última tecnología, de ese modo se plantea el conjunto de alternativas y la
implementación de la mejor opción entre ellas.

En el primer análisis de alternativa enfatizamos en que centros se deberían

incluir en la distribución y definimos que aparte de los ya establecidos
“inventario almacenamiento y despachos”, en la nueva distribución deberían
incorporase, SUPERVISIÓN DE PLANTA con in ingeniero en industrial a
cargo del sincrónico funcionamiento de las operaciones, generando informes
físicos y de las tics hacia las partes asociadas al proceso. De esta manera
se estaría al tanto de las operaciones retrasadas declinadas y con
deficiencias de tiempo de entrega, siempre y cuando la interfaz del proyecto
con la implementación de una fuerte ERP que involucre a cada uno de los
colaboradores a nivel administrativo y de ventas, y como medida de
salvamento seria de vital importancia incluir en la compañía el departamento
de transporte que cumpla con todas las normas establecidas por el ministerio
y las políticas de operación que requiere el producto, con la incursión de este
departamento aseguramos el flujo de mercancía tanto interno como externo
en un 80 % dependiendo solamente el 20% de las variables externas
producidas por el diario transcurrir.

· El espacio y capacidad que cada centro necesita no se debe exceder a

las capacidades de cubicaje que el departamento de ventas, relacione en su
histórico de ventas y con el resultado que arroja el estudio de mercados que
este departamento le muestra a la presidencia, en palabras coloquiales
hablaríamos de un incremento de planta de un 33% y a esto el incremento
de ventas de promedio mensual de 35% a este ritmo la nueva planta quedaría
obsoleta en un tiempo muy corto, la alternativa propuesta se enfoca breve
mente en dar buen manejo al departamento de transporte el cual nos asegure
un flujo real de producto con ayuda de las nuevas instalaciones que cuentan
con Crossdocking, que nos reduciría el almacenaje de producto que es de
importación y solo debe redirigirse al cliente sin ingresar al depósito, asistido
por ayudas Warehouse Management System para administrar en tiempo real
los inventarios, espacio, equipamiento y actividades en almacenes y centros
de distribución, y una Zona de picking, la cual asegura la no utilización de
espacios para almacenar producto deteriorado u dado de baja por mala
manipulación.
 · Para el caso de Distribuyamos S.A y observando todos los inconvenientes
de retraso organizacional en las diferentes áreas, pero esencialmente en el
área de inventarios que es donde presenta una problemática focalizada. Se
debe dividir en pasos específicos los cuales nombraremos a continuación
para una correcta configurar espacio de cada centro.

 Se observa que todo está basado en facturas pero no se sabe la totalidad

de productos por eso se hace importante que para empezar a ordenar
todo se debe hacer un plano de planta que mostrara el diseño de la
bodega
 Identificar cada una de las sesiones de la bodega ( darle nombre a cada
sesión)
 Clasificar mediante hojas de vida cada producto para tener un control
exacto de las existencias, es decir cómo se va a clasificar el inventario.
 Etiquetar los estantes por orden de producto (por orden alfabético)
número de productos o categoría de los mismos.
 actualizar todo el sistema de seguimiento del inventario para que coincida
con el diseño.
 Crear un proceso para el inventario entrante, es decir elaborar una política
y un procedimiento sobre cómo funciona el proceso de inventario para
que todo el personal que labora en la compañía tenga acceso a él, dentro
de las mismas políticas establecer responsables de toda la cadena
(facturación, seguimiento de inventarios, quien lleva mercancías a los
estantes y como se envía los productos al cliente.
 Evaluación periódica del diseño y de cada aspecto del inventario esto
servirá para determinar los cambios que se puede hacer para mejorar el
sistema y el procesamiento del inventario y que con el paso de los años
no se sufra por lo obsoleto que se convierta el sistema

· La localización de los centros de distribución, surge de la necesidad de organizar

la forma de trabajo, de tal manera que se pueda asegurar el cumplimiento a raíz
de una demanda cada vez más especializada. La implementación de este
método de organización también ofrece una reducción de costos en las
empresas y evita cuellos de botella ya que la misión es corregir los desajustes,
para adaptarse al comportamiento de oferta y demanda.
En este punto, proponemos que la mejor forma de organizar los centros de
distribución seria, ubicar las oficinas de Pablo (Administrador del módulo de
inventario) y de Carlos (Director de logística) relativamente cerca de la bodega
donde se tiene el inventario físico de las referencias, esto con el fin de facilitar la
supervisión de las actividades programadas de los operarios, además de esto,
partiendo de que Manuel (Gerente regional), Palomari (Director nacional de
logística) y Carvacio (Vicepresidente administrativo) no se encuentran en el
centro ubicado en San Bernardo del Viento, se debe inmediatamente reforzar la
comunicación tanto vertical como horizontal entre el personal de la compañía,
sin dejar atrás, la importante tarea de auditorías internas dentro de periodos más
constantes en el año financiero que está en curso.

6. CRITERIOS DE EVALUACIÓN

Las alternativas propuestas en el caso DISTRIBUYAMOS S.A deben ser

controlados por:

 la creación de indicadores de gestión desarrollados en cada

departamento.
 Auditorías internas por personal externo.
 Registros de operación diaria en físico y mediante ERP certificado por jefe
de cada área.
 Evaluación diagnostica sobre la eficiencia de la planta.

7. RECOMENDACIÓN

Los indicadores de gestión en un proceso de inserción tomaran sus

cronogramas en un periodo no mayor a un bimestre, en donde los encargados
de las áreas plasmaran en informes directamente a las gerencias de cada área.

De la mano de la presidencia generar actividades referentes a la capacitación

de personal, con temas de clima laboral, trabajo colaborativo y nuevas
tendencias ofimáticas, de ayuda en los procesos de flujo de información.

8. CONCLUSIONES
En las condiciones actuales del mercado y teniendo en cuenta la competitividad las
empresas buscan continuamente la mejora en sus procesos y son cada vez un poco
más sensatos en la organización de la gestión y la logística en general como parte
esencial no solo para reducir costos (perdidas, daños en sus productos) si no para
causar un impacto positivo en cada uno de sus clientes bien sean externos o
internos, se busca la homogenización de cada uno de sus procesos bien sea
sistema de almacenaje y bases de trabajo

Esta dado para que la empresa DISTRIBUYAMOS S.A tenga una serie de
herramientas aplicables a sus operaciones logísticas, para que se convierta
después de la implementación de las mismas en una empresa competitiva, que de
buenos resultados para los inversionistas, con un ambiente laboral envidiable y que
proporcione principalmente a sus clientes unos productos de alta calidad, con
entregas a tiempo y sin perdidas adicionales por mala programación o por
inconvenientes en su cadena de abastecimiento con criterios que nos indiquen su
comportamiento como:

 Funcionalidad: Que las cosas queden donde se puedan trabajar

efectivamente.
 Económico: Ahorro en distancias recorridas y utilización plena del espacio.
 Flujo: Permitir que los procesos se den continuamente y sin tropiezos.
 Comodidad: Cree espacios suficientes para el bienestar de los trabajadores
y el traslado de los materiales.
 Iluminación: No descuide este elemento dependiendo de la labor específica.
 Aireación: En procesos que demanden una corriente de aire, ya que
comprometen el uso de gases o altas temperaturas etc.
 Accesos libres: Permita el tráfico sin tropiezos.
 Flexibilidad: Prevea cambios futuros en la producción que demanden un
nuevo ordenamiento de la planta.
Se requiere organizar la metodología de trabajo con el fin de suplir la demanda que
la empresa presenta y que cada día está cambiando de manera constante,
adicionalmente evitando retrasos en la entrega de sus pedidos, de esta manera se
logrará que la empresa Distribuyamos cierre las brechas existentes presentadas en
sus operaciones.