Universidad Central de Venezuela

Facultad de Humanidades y Educación

Escuela de Bibliotecología y Archivología

Cátedra: Principios de Catalogación y Clasificación

Sección: M1

Clasificación documental: Una forma de agruparlo casi todo

Anderson Berbesi. C.I.: 26.454.408

El hombre desde el inicio del mundo tiene valores y actos que no han variado (o
han cambiado poco) en el transcurso de la historia. Uno de ellos es la clasificación, un
acto para juntos los objetos que ha logrado obtener hasta un rango de ciencia según
algunas perspectivas. El mundo informacional y documental no es ajeno al acto de
clasificar, más bien ha desarrollado una clasificación propia, llamada clasificación
documental, una de las bases de los procesos técnicos que junto a la catalogación son
de las principales herramientas de los diversos profesionales de información. La
clasificación documental no solo se vale de enunciados que la definan, sino que ha
desarrollado teorías, criterios, estos últimos al mismo tiempo han creado perspectivas,
dando por último sistemas y modelos de clasificación que se usan hasta el día de hoy.
La clasificación documental es uno de los procesos más importantes que pueden
aplicar un Bibliotecólogo, Archivólogo, Documentalista (y en general profesional de la
información) para darle una representación a la información y a los documentos, pero
explicar este término no tendría sentido si no se delimitara primero la base del mismo,
es decir, la palabra clasificación.

El concepto de clasificación es entendido como la acción de clasificar, y es así

como lo desarrollan las autoras Ana Martínez y Julia Valdez (2009) que definen la
clasificación como: “…agrupar objetos por sus semejanzas y separaros por sus
diferencias.” (p. 121). A esta noción del concepto clasificación se le puede agregar las
descripciones hechas por César Gavilán y el Cambridge Dictionary; el primero la
describe como: “…distinguir, reconocer las características que tienen en común los
objetos o conceptos, agruparlos según estas características y, finalmente, separar los
grupos así formados.” (2009a, p. 5), en cambio el segundo la describe como el acto de
dividir cosas en grupos de acuerdo a su tipo o características. Entre estas tres
definiciones la de César Gavilán es la mejor desarrollada y la mejor explicada para el
propósito de este escrito.
Al concepto de clasificación se le debe sumar la definición de taxonomía, la cual
es “…la ciencia en la que se clasifican los organismos y se establecen parámetros de
diferencia, creando familias, ramas y conjuntos de razas.” (Conceptodefinicion.de,
2011). Entre las diferencias entre taxonomía y la clasificación propiamente dicha están:
1) la primera es una ciencia y la segunda una acción, 2) la taxonomía es usado
especialmente en las ciencias, especialmente en la biología, 3) para la taxonomía la
ordenación es jerárquica, en cambio en la clasificación la ordenación puede ser
cambiante.
En el ámbito de las Ciencias de la Información el modelo de clasificación más
usado es la clasificación documental, la cual ha sido concebida de diferentes maneras
por diversidad de autores, tal es el caso de Miguel Navarro (1995) que desarrolla que la
clasificación documental consiste en: “…dividir y agrupar, según unos principios y
reglas prefijados, los documentos en clases; las cuales adquieren pleno sentido
mediante su integración en una jerarquía construida a partir de la elección de unas
categorías y unos criterios de estructuración, que se encuentra condicionada, a su vez,
por la previa asunción de unas determinadas imágenes del sistema de clasificación
ideal y de la parcela del conocimiento sobre la que opera la acción de clasificar.” (p.
90); por otro polo se encuentra la definición de Dayana Rubier en su artículo Evolución
histórica de la clasificación documental (2011) dota a la clasificación documental como
una técnica intelectual que “consiste en el análisis metodológico de documentos para
establecer un conjunto de símbolos que los representen temáticamente dentro de una
colección.” (p. 81); por último María Pinto Molina percibe a este tipo de clasificación
como: “…un complejo proceso cognitivo imprescindible para filtrar el contenido de los
documentos, formalizarlo y representarlo con ayuda de lenguajes y notaciones
apropiadas. Su principal objetivo es permitir el agrupamiento de materias o relaciones
en clases para facilitar el almacenamiento y recuperación de información.” (2001, p.
13).
Se puede apreciar que entre las tres interpretaciones dada por los autores
mencionados anteriormente se distinguen dos líneas en lo que refiere a clasificación
documental, por un lado está la visión de ésta como proceso (Navarro) y por otro como
un proceso cognitivo (Rubier y Pinto Molina). Entre ambas diversificaciones del mismo
término, la más preponderante, o al menos la que a criterio propio y criterio de este
ensayo es la más apropiada, es la visión que siguen las dos autoras femeninas, esto
debido a que cuajan mejor en la definición anteriormente dada de clasificación, dan un
mejor entendimiento de lo que es la clasificación documental y por último, son más
recientes que la del otro autor.
Al igual que cualquier otro ámbito humano, la clasificación documental tiene un
esbozo histórico que viene desde la antigüedad y sigue hasta nuestros días. Este tipo
de clasificación estuvo muy vinculado a la evolución de las diferentes ciencias en
exigencia de lograr “sistematizar todos los saberes del mundo exterior.” (Rubier, 2011,
p. 79). Siguiendo la premisa: La clasificación documental tiene su origen más remoto
en los primeros intentos de clasificación del conocimiento, se puede entender que el
desarrollo de este viene paralelo a los primeros intentos dados de clasificar los saberes
humanos, los cuales se dieron en la antigua Grecia y tenían un carácter netamente
filosófico1. Avanzando a la Edad Media, el carácter filosófico es cambiado por uno
teológico, esto debido a que en este período la iglesia es la clase intelectual y es a
partir del Cristianismo donde surgirán u organizarán las ciencias, siempre subordinadas
a la Teología. Es en el Renacimiento que va a haber un cambio con respecto al
carácter específico para clasificar las ciencias, tal como cuenta Dayana Rubier “…
[Este] perído [sic período] se caracteriza por la consolidación del sistema feudal, el cual
va a condicionar una nueva estructuración del saber, caracterizado por el proceso de
diferenciación de las ciencias.” (2011, p. 80).
Con nuevos descubrimientos, el surgimiento y auge de nuevas ciencias y ramas
científicas, trajo consigo la necesidad de una sistematización de los conocimientos,
esto a partir de tendencias de integración y diferenciación entre las distintas ciencias.
Este período esta intensamente influenciado por la teoría de Francis Bacon, filósofo
inglés nacido en el siglo XVI que permitiría el desarrollo moderno de las clasificaciones
documentales gracias a su influencia en el bibliotecólogo norteamericano Melvil Dewey,
del cual próximamente se hablará.
Para que la clasificación documental se dé, necesita de ciertos criterios que
tienen plena relación a 3 ramas de ciencias de la información, aunque en mi opinión el
relacionado con la museología se puede ignorar porque en este ensayo no se le da
preponderancia y porque bibliografía acerca del tema es muy escasa. Por lo tanto, se
pueden conseguir dos criterios que atienden a la clasificación documental, el primero:
Administrativa e histórica, y el segundo: Científica – técnica.
El criterio administrativo e histórico responde al oficio orgánico y funcional de las
distintas entidades, correspondiendo a un concepto plenamente archivológico que
sigue los fundamentos de clasificación del orden original y principio de procedencia. La
explicación de la Cartilla de Clasificación Documental (2001) sigue el esquema de
definir primero el principio de procedencia y luego el orden original.
El principio de procedencia en el “…proceso de clasificación, la procedencia
(productor) permite identificar los creadores de documentos, que bien pueden ser
institucionales (fondos documentales) y administrativos (secciones y subsecciones
documentales). Los institucionales están referidos a la totalidad de los documentos
producidos por una entidad. En lo que respecta a los productores administrativos, la
procedencia está dada por las dependencias, llamadas unidades administrativas,
divisiones o secciones, en que están organizadas las instituciones, de acuerdo con la
estructura orgánica.” (pp. 10-11).
El orden original “… [Es un] principio archivístico en la clasificación, se aplica a
partir del conocimiento de los procedimientos administrativos que determinan el orden
en que los documentos se producen para el desarrollo de un trámite.” (p. 12)

1 Un buen ejemplo de esto es la clasificación de las ciencias hecha por Aristóteles. Esta las divida en
tres: Ciencias teoréticas (Física, Matemática y Teología), Ciencias prácticas (ética, política y moral) y
Ciencias poéticas (poética, retórica, entre otros).
 El segundo criterio corresponde al bibliotecológico. El criterio científico técnico
está basado en criterios epistemológicos e ideológicos que han sido desarrollados
desde que las distintas ciencias y creencias racionales empezaron a ser diferenciadas
entre sí. La base epistemológica ha sido concepto de debate a lo largo de la historia,
pero es en los últimos siglos donde el auge ha crecido, permitiendo una renovación
constante que tuvo una revolución con Francis Bacon.
Ambas posturas tienen sus afirmaciones, principios y desertores, pero en ellas
están basadas las dos perspectivas más reconocidas o más extendidas de la
clasificación documental, es decir, la perspectiva archivística (clasificación archivística)
y la perspectiva bibliotecológica (clasificación bibliotecológica).
La clasificación archivística es la primera perspectiva a ser tratada. Según la
Cartilla de Clasificación Documental del Archivo General de la Nación de Colombia
“…la clasificación [archivística] permite la identificación y el agrupamiento sistemático
de documentos semejantes con características comunes, teniendo como base la
estructura orgánico funcional de las instituciones y los trámites administrativos que
adelantan las dependencias en el ejercicio de sus funciones.” (2001, p. 7). Otra
definición necesaria de mencionar es la dada por el Archivo General de México, el cual
“consiste en realizar un proceso de identificación y agrupación de expedientes
homogéneos con base en la estructura funcional de la dependencia o entidad.” (2004,
p. 2). A partir de estas definiciones dadas, se puede inferir una nueva definición de
clasificación archivística, este es un conjunto de procesos con el fin de identificar y
agrupar los documentos con características semejantes a partir de diferentes
estructuras para un uso administrativo, jurídico y/o histórico dentro de una dependencia
o entidad.
Los modelos de clasificación reconocidos y usados en la clasificación
archivística se dividen en 4: 1) Clasificación orgánica, 2) Clasificación funcional, 3)
Clasificación por asuntos o materias y 4) Clasificación mixta. Cada modelo de
clasificación contiene características propias que permiten su mejor uso y desarrollo al
momento de ser aplicado. Cuando las distintas clasificaciones son elegidas como
modelo a seguir para llevar a cabo la clasificación archivística se desarrolla el cuadro
de clasificación, producto final de los mismos, este cuenta con unas características,
estructuras y notación propia.
El primer modelo de clasificación corresponde a la clasificación orgánica, este
“tiene como base la estructura orgánica y el orden jerárquico preestablecido para cada
organización (organigramas) en el cual se parte de la idea que cada unidad
administrativa define las unidades mayores (secciones y subsecciones), y su
aplicabilidad en la mayoría de los casos es para fondos cerrados y/o organizaciones
que no varíen mucho en el tiempo.” (Sierra, 2006, p. 89). Entre las características
propias de la clasificación orgánica se encuentran: sigue el sistema orgánico de las
distintas entidades; su uso es preferible en fondos cerrados o entidades pequeñas; al
momento de cambiar la estructura estructural la clasificación orgánica cambia.
El segundo modelo es la clasificación funcional, definida “…mediante las
actividades básicas de la institución, es decir, por las grandes funciones que
desarrolla…” (Gavilán, 2009b, p. 7). Otra definición dada del modelo funcional es dada
por Luís Sierra: “…este modelo se encuentra ligado con las funciones de la entidad y
de las unidades mayores (secciones y subsecciones), siguiendo el criterio de lo general
a lo específico partiendo de lo misional, pasando por lo dispositivo o reglamentario y
terminando en las actividades propias encomendadas a cada unidad administrativa.”
(Sierra, 2006, pp. 89-90).
El modelo que sigue es correspondiente a la clasificación por materia no es más
que un modelo que basa su producción y desarrollo en base al contenido concreto de
los documentos. Al momento de desarrollar este tipo de clasificación en una entidad va
acompañado de herramientas de indización, tales como: tesauros, índices entre otros.
Este modelo a parecer del escritor de este ensayo es el más difícil de usar, o en otras
palabras, el más específico, ya que, para que su uso pueda ser efectivo necesita de
ciertas características especiales de la entidad a donde va a ser aplicado (una puede
ser la propia especificidad de la entidad en la que será usado).
Por último, el modelo mixto, trabaja conjuntamente con los modelos
precedentemente explicados. Como explica Luís Sierra (2006), este modelo de
clasificación es preferible de usar, ya que permite “interactuar conjuntamente con los
dos modelos anteriores y caracterizarse por ser las unidades mayores (secciones y
subsecciones) definidas por la estructura orgánica y las unidades intermedias (series y
subseries) por las funciones encomendadas por norma o reglamento a cada unidad
administrativa.” (p. 90). Las principales deficiencias de este sistema son: no es muy
flexible al momento de su actualización y su modificación es constante, en la medida
que la entidad recurra a eliminar o crear nuevas entidades dentro de sí.
Ya explicado todos los modelos sólo falta desarrollar el cuadro de clasificación
archivístico, y este no es más que “el primer instrumento de descripción de un archivo y
el único que permite una visualización conjunta de los fondos y las relaciones
jerárquicas entre los grupos, así como de la institución y la actividad que desarrolla.
Asimismo, es el elemento que permite planificar de manera sistemática todas las
operaciones de tratamiento del archivo, desde la transferencia y la evaluación y
eliminación, hasta la realización de los instrumentos de descripción y de los calendarios
de conservación.” (Gavilán, 2009b, p. 8). Entre las características propias del cuadro de
clasificación se encuentran: debe reflejar la estructura institucional; delimita las
funciones de cada dependencia estableciendo el lugar que ocupa en la formación y
gestión de la institución, entre otros. La notación propia de los cuadros de clasificación
puede valerse de 3 estructuras: 1) numérico (decimal o no), 2) alfabético y 3)
alfanumérico.
Cambiando la visión y enfocándola hacia el espectro bibliotecológico,
encontramos dos tipologías en las clasificaciones de esta área, específicamente 2,
estos son: por su contenido (Clasificaciones enciclopédicas, Clasificaciones
especializadas) y por su estructura (Clasificaciones enumerativas, Clasificaciones por
facetas, Clasificaciones mixtas).
La perspectiva bibliotecológica comienza con la clasificación por su contenido, y
el primer ítem de este es la clasificación enciclopédica, esta es desarrollada por la
autora Blanca Gil en su capítulo Lenguajes documentales (2011) como una
clasificación que “se presentan a modo de listas de términos normalizados de todas las
ramas del saber.” (p. 315), entre estos tipos de clasificación se encuentran: Sistema de
Clasificación Brunet, Sistema de Clasificación Cutter, Sistema de Clasificación Bliss,
Sistema de Clasificación Decimal Dewey (SCDD), Sistema de Clasificación Decimal
Universal (SCDU) y Sistema de Clasificación de la Biblioteca del Congreso (SCLC),
estos tres últimos especialmente serán desarrollados dentro de poco en este ensayo.
La segunda y última clasificación correspondiente a la clasificación por su
contenido es la clasificación especializada, en el cual se “profundizan en campos
específicos del conocimiento, por lo que los términos utilizados corresponden a un área
temática en particular.” (Gavilán, 2009a, p. 6). Entre las clasificaciones
correspondientes a este tipo de clasificación se encuentran: la Clasificación de la
National Libary of Medicine (EEUU), la Clasificación Decimal Astronáutica y la
Clasificación de la OCDE.
Las clasificaciones por su estructura se dividen en 3: enumerativas, por facetas,
clasificaciones mixtas. La primera es explicada del siguiente modo según Blanca Gil
(2011): “…enumeran o listan todas las materias que se prevén necesarias para tratar
una información en particular (clasificaciones especializadas) o tratan de abarcar la
totalidad del conocimiento, en el caso de las clasificaciones enciclopédicas.” (p. 315).
Entre los sistemas que siguen este modelo se encuentran: el SCDD y el SCLC.
La clasificación por facetas (o facetada) son “lenguajes documentales
precoordinados, que a través de su organización permite construir áreas de
conocimiento, creando un puente entre los sistemas jerárquicos y los asociativos,
convirtiéndolo en un sistema analítico-sintético; lo cual significa que primero se analizan
las distintas facetas relativas al documento y después, mediante síntesis, se llega a
materializar su correspondiente número de clasificación.” (Gavilán, 2009a, p. 7). Se
pueden inferir 3 características de esta clasificación: 1) La clasificación es menos rígida
que las jerárquicas; 2) se adapta fácilmente a la renovación de conceptos; 3) se
pueden añadir o modificar facetes sin perjudicar la estructura básica del sistema. Los
sistemas más reconocidos son: la Colon Classification de Ranganathan o la
Clasificación de Vickery.
La última de las tipologías corresponde a la Clasificación Mixta, esta explica
Blanca Gil que: “…tienen un carácter enumerativo básico, pero incorporan un creciente
uso de facetas que permiten mayor precisión para la caracterización de documentos.
[…] el nombre de mixtos responde a una combinación de las características propias de
los sistemas enumerativos y por facetas. Estos sistemas enumeran las materias
básicas en unas tablas principales y están provistos de una serie de subdivisiones
auxiliares y especiales que actúan como categorías fijas capaces de aplicarse a esas
materias básicas.” (2011, pp. 316-317).
Ya ha sido mencionado la palabra ‘sistema de clasificación’, pero antes de
adentrarse en ese punto es preferible hacer una comparación entre los modelos de
clasificación archivísticos y bibliotecológicos, dando como principal foco: los sistemas
bibliotecarios siguen patrones anteriormente establecidos por entidades o personas,
mientras que en los cuadros de clasificación archivísticos, se basan y desarrollan por el
profesional que aplica estos modelos a la entidad a la que será aplicada (modelos que
cambian de entidad a entidad), mientras que los bibliotecológicos siguen estáticos. Un
segundo punto necesario de mencionar es la cantidad de ramas que tienen las
clasificaciones bibliográficas a diferencia de los 4 modelos archivísticos.
Con las diferencias ya marcadas, se puede hablar de los sistemas de
clasificación, descritos por cantidad de autores como: “…una lengua artificial, cuyo
signo no es una palabra o frase, sino una notación y su sintaxis, en la mayoría de los
casos precoordinada.” (Martínez y Valdez, 2009, p. 122); “…es un conjunto ordenado
de conceptos que se presentan distribuidos sistemáticamente en clases conformando
una estructura.” (Gil, 2011, p. 314). Entre las características de los sistemas de
clasificación, las más importantes son: I) No utilizan términos de lenguaje natural, sino
signos o códigos normalizados basados en cifras, letras y otros símbolos gramaticales,
II) tienen que ser explícitos aunque concisos, es decir, que con el menor número de
signos posibles expresen bien el contenido del documento, III) siempre son lenguajes
precoordinados, IV) deben ser sistemáticos: proceder de lo general a lo particular,
formando una estructura donde los conceptos se relacionan y ordenan en función de
unas características específicas.
La tipología de los sistemas de clasificación se dividen en tres: decimales,
enumerativos y facetados. Los dos últimos términos han sido explicados con
anterioridad, por lo tanto sólo se hará mención del concepto de Clasificación decimal y
ejemplos de cada tipología.
Cuando se refiere a sistema de clasificación decimal corresponde a que la
notación (en este caso enumerativa) se contempla como si fuera fracciones decimales,
de manera que cuanto más largo es el número, más específica es la materia. Los dos
sistemas más reconocidos de este tipo son el Sistema de Clasificación Decimal Dewey
y el Sistema de Clasificación Decimal Universal, a este se le agrega otro modelo, el
japonés. Del primero sistema se desarrollaron los otros 2 (y una infinidad no
mencionados por razones de espacio).
El Sistema de Clasificación Decimal Dewey (SCDD) desarrollado por Melvil
Dewey es un sistema de clasificación decimal que se creó en 1876 para responder a
las necesidades prácticas de las bibliotecas que habían en ese momento. Este sistema
se estructura en 10 grandes grupos2 temáticos que se subdividen de 10 en 10 y luego
de cien en cien que van de lo general a lo específico. La notación es numérica y consta
de tablas principales, tablas auxiliares, subdivisiones generales y especiales y signos
de correspondencia, además de los índices. Actualmente es editada y mantenida por la
Decimal Classification Division de la Library of Congress, y va por su edición n° 22.
Este sistema es el más usado en las bibliotecas del mundo.

2Estos se dividen de la siguiente manera: 000 = Generalidades; 100 = Filosofía; 200 = Religión; 300 =
Ciencias sociales; 400 = Lenguas; 500 = Ciencias naturales y matemática; 600 = Tecnología; 700 =
Bellas Artes; 800 = Literatura; 900 = Historia y Geografía.
 El Sistema de Clasificación Decimal Universal (SCDU) es una derivación del
Dewey propuesto por Paul Otlet y Henri La Fontaine a principios del siglo XX. Este
tiene ciertos cambios hechos al SCDD, ya que contiene un sistema de subdivisiones
mucho más avanzadas, y se le da un análisis en profundidad a las materias,
agregándole además innovaciones en la subdivisión y la notación. Su nombre proviene
del intento de constituir un repertorio universal de todas las obras conocidas desde los
comienzos de la imprenta. El SCDU contiene las 10 clases principales del Dewey y su
notación. Es especialmente usado en Europa donde originalmente fue creado (Francia
específicamente).
Entre los sistemas de clasificación enumerativos se encuentran: Cutter, Sistema
de Clasificación del Congreso (SCLC), Library National Medicine.
Por último, entre los sistemas facetados se encuentran: Clasificación colonada
de Ranganatangh, Clasificación de Bliss, Clasificación de Brown y Clasificación de
Vickery.
El desarrollo de ambas perspectivas de la clasificación documental, contienen
bases comunes correspondientes a la necesidad de crear métodos para juntar por
similitud los distintos documentos y soportes que existen y conviven en las unidades de
información. A pesar de que ambas estadios de la clasificación documental tienen
ligado a su raíz particularidades, no se puede negar que compartan unos mismos
principios, permitir que la información pueda ser mejor representada para ser mejor
conservada y luego diseminada. A diferencia de muchos autores, mi posición es
concerniente a que la clasificación archivística y la clasificación bibliotecológica
conviven y tienen una relación simbiótica necesaria para que cada una a partir de los
errores y aciertos de la otra pueda seguir desarrollándose. Tal como el conocimiento en
muchas épocas de la historia estuvo subordinado a distintas clasificaciones
cambiantes, la clasificación de la información y el mundo documental debe ir mejorando
para lograr nuevos cometidos y corregir nuevos errores.

Fuentes consultadas

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