Benemérita Universidad Autónoma de Puebla Facultad de Ciencias de la Computación

“Sistema de Base de Datos para una Ferretería”

Presenta

Lucero Pérez Morales
Para obtener el Título de Licenciada en Ciencias de la Computación Asesor M. C. Beatriz Beltrán Martínez

Diciembre 2004

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Dedicatoria
A Dios: Por la oportunidad de estar viva y darme inteligencia para realizar este trabajo y por permitirle haber estado conmigo a las personas a las que dedicaré esta tesis. A mis Padres: Les dedico este trabajo con todo mi amor y les agradezco todos los sacrificios que hicieron para que pudiera llegar hasta aquí, gracias por confiar en mi, por cuidarme en tantas y tantas ocasiones y sobre todo por darme un ejemplo de vida, los dos son dos son admirables para mi.

A miTía: Tantas y tantas cosas hiciste por mi que no tendía suficientes líneas para explicar por que te dedico mi tesis, donde quiera que estés quiero que sepas que todo eso dio frutos, se que aun me cuidas y que estas contenta de estar leyendo esto, gracias por todo, te quiero muchísimo.

Susy y Toño : Niños, hemos pasado por muchas y aunque aveces no lo pareciera, los tres sabemos que contamos uno con el otro si lo necesitamos, gracias por ser mis hermanos porque no pude haber tenido mejores compañeros en casa que ustedes, gracias.

Alejandro: Mi amor parte de este trabajo es tu culpa, gracias por apoyarme y porque en ocasiones me obligaste a terminarlo, este es el principio de tantas y tantas cosas que aun nos falta por vivir, lo importante es que ya será juntos, te adoro con toda mi alma.

Nancy, Gaby, Maribel: Uff tantas anécdotas que tenemos … y las que faltan, muchas gracias por estar conmigo y por haberme ayudado a lograr esto, no se alejen mucho porque las voy a necesitar en muchas situaciones buenas y malas, conocerlas y estar con ustedes ha sido de lo mas divertido pero que todo eso quede entre nos ok? Las quiero mucho.

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Índice
I. INTRODUCCIÓN _____________________________________________________ 5 CAPITULO I MARCO TEORICO __________________________________________ 7 1.1 Empresa __________________________________________________________ 8 1.1.1 Antecedentes ____________________________________________________ 9 1.1.2 Organización de la empresa_________________________________________ 9 1.1.3 Recursos Materiales de la empresa __________________________________ 12 1.1.4 Necesidad de controlar los procesos de negocio. _______________________ 12 1.1.5 Principales Procesos de Negocio de la empresa.________________________ 12 1.1.6 Beneficios de la base de datos a la empresa. ___________________________ 13 1.2 Bases de Datos____________________________________________________ 14 1.2.1 ¿Qué es un Sistema de Base de datos? _______________________________ 14 1.2.2 Principales componentes de un Sistema de Bases de Datos._______________ 14 1.2.3 El Sistema de Administración de Bases de Datos (DBMS) _______________ 15 1.2.4 El Modelo Relacional ____________________________________________ 16 1.3 Ingeniería de Software ____________________________________________ 19 1.3.1 Modelo de cascada_______________________________________________ 19 1.3.2 Espiral ________________________________________________________ 21 1.3.3 Modelo del desarrollo por prototipos ________________________________ 23 CAPIITULO II ANÁLISIS Y DISEÑO DEL SISTEMA _______________________ 27 2.1 Especificación de Requisitos _______________________________________ 28 2.1.1 Requerimientos del Sistema _______________________________________ 28 2.2 Definición Conceptual del Sistema _________________________________ 29 2.3 Descripción de la Información. _____________________________________ 30 2.3.1 Casos De Uso: Descripción De Procesos. _____________________________ 30 2.4 Modelo Funcional_________________________________________________ 33 2.4.1 DFD NIVEL 0 __________________________________________________ 33 2.4.2 DFD NIVEL 1 __________________________________________________ 34 2.4.3 DFD NIVEL 2 __________________________________________________ 35 2.5. Modelo Entidad – Relación ________________________________________ 38 2.5.1 Entidades ______________________________________________________ 39 2.5.2 Relaciones._____________________________________________________ 42 2.6 Modelo Relacional ________________________________________________ 43 2.6.1 Tablas Empleado, Cliente, Proveedor, Marca, Categoría _________________ 43 2.6.2 Tabla Producto__________________________________________________ 44 2.6.3 Tabla Ventas ___________________________________________________ 44 2.6.4 Tabla Lineaproducto _____________________________________________ 45 CAPITULO III IMPLEMENTACION Y PRUEBAS. __________________________ 46 3.1 Breve Explicación _________________________________________________ 47 3.2 Iniciando. ________________________________________________________ 48 3.3 Conexión_________________________________________________________ 49 3.3.1 Usuarios. ______________________________________________________ 49 3.4 Productos ________________________________________________________ 50

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3.4.1 Consultas ______________________________________________________ 3.4.2 Altas. _________________________________________________________ 3.4.3 Bajas. _________________________________________________________ 3.4.4 Modificaciones. _________________________________________________ 3.4.5 Categorías y Marcas. _____________________________________________ 3.5 Nómina, Clientes, Proveedores _____________________________________ 3.5.1 Altas__________________________________________________________ 3.5.2 Consultas ______________________________________________________ 3.5.3 Bajas. _________________________________________________________ 3.5.4 Modificaciones. _________________________________________________ 3.6. Ventas __________________________________________________________ 3.6.1 Inserción de productos. ___________________________________________ 3.6.2 Búsquedas._____________________________________________________ 3.6.3 Modificaciones. _________________________________________________ 3.6.4 Borrar_________________________________________________________ 3.6.5 Finalizar Ventas_________________________________________________ 3.6.6 Cancelar Ventas_________________________________________________ 3.7. Reportes _________________________________________________________ 3.8 Salir ____________________________________________________________ 3.9 Manejo de Errores_________________________________________________ 3.8.1 Errores Tipo 1 __________________________________________________ 3.8.2 Errores Tipo 2 __________________________________________________ 3.8.3 Errores Tipo 3 __________________________________________________ 3.8.4 Tabla de errores. ________________________________________________ Conclusión 69 Bibliografía 70

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I. INTRODUCCIÓN

La necesidad creciente de comercializar cada día mayor cantidad de productos y servicios, requiere de técnicas y elementos que faciliten su desplazamiento hacia los mercados potenciales de clientes.

Las bases de datos constituyen un instrumento de mucha utilidad en las empresas, es por ello que en la empresa Ferretería Méndez S. A de C.V. surge la necesidad de controlar las tareas que son muy rutinarias o sobre las cuales no se tiene control, como son el orden, la manipulación de datos, la seguridad de los datos, etc. Esto lleva a dar soluciones que faciliten la operación de las tareas mediante la construcción de una base de datos que pueda satisfacer las necesidades de su mercado en menor tiempo, brindando así una mejor calidad en los servicios.

El material presentado se divide en una introducción del proyecto, tres capítulos y la conclusión.

El capítulo I se refiere a la necesidad del desarrollo de una base de datos que permita a la Ferretería Méndez S. A de C.V. poder controlar de manera eficiente los productos en un inventario, el levantamiento de pedidos y el control de la nómina, y se da una breve explicación de lo que son las bases de datos, cubriendo así un marco teórico.

El capitulo II trata del planteamiento y análisis del problema, en el cual se describe con detalle la necesidad de un Sistema de Bases de Datos dividiendo este capitulo en la Especificación de Requisitos donde se describe el software y hardwa-

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re necesarios, la Definición Conceptual del Sistema en la cual se describen las características generales de la empresa, Descripción de la Información en la cual se detallan las funciones principales del Sistema mediante casos de uso. Posteriormente se muestra el Modelo conceptual el cual contiene 3 niveles de Diagramas de Flujo de Datos en los cuales se explica la manera en que opera el Sistema y la forma en que interactúan los diferentes módulos y sus almacenes de datos. Una vez expuesto el Modelo Conceptual se presenta el Modelo Entidad Relación explicando cada uno de sus componentes, partiendo de esto y al finalizar el capitulo se describe el Modelo Relacional con la explicación de las tablas obtenidas.

En el capitulo III se muestra la Implementación y Pruebas del Sistema, en cada uno de sus apartados se pueden ver las pantallas principales del software al mismo tiempo que se explica cada una con ejemplos y en las áreas necesarias se describe el proceso que se realizó para obtener los resultados mostrados en cada pantalla.

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CAPITULO I MARCO TEORICO

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MARCO TEORICO

El presente capítulo se divide en dos partes, el objetivo de la primera es describir la necesidad de la Ferretería Méndez S.A. de C.V. de contar con un Sistema de Bases de Datos que le permita lograr la eficiencia en el control de los productos con los que comercializa, así como también llevar un control de su nómina, y el objetivo de la segunda parte es dar un marco teórico de las bases de datos y de la ingeniería de software.

1.1 Empresa

La empresa denominada Ferretería Méndez S.A. de C.V. surge en el mes de mayo del 2003.

La misión es competir en el ramo ferretero, proporcionando al cliente artículos de calidad en plomería, material eléctrico, herramienta en general, etc. de marcas nacionales y extranjeras.

La función principal de la empresa para la cual será elaborada la base de datos es la de realizar la venta de productos divididos en categorías de Herramientas Eléctricas, Herramientas Manuales, Plomería, Electricidad, Iluminación, Muebles, Organización, Hogar, Accesorios para baños y cocinas, Jardinería, Mascotas, Pintura, Cerrajería, Hogar y Limpieza.

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1.1.1 Antecedentes Desde su creación, la empresa ha tenido como uno de sus objetivos principales satisfacer las necesidades del cliente y hacer una cartera de clientes cada vez mayor. En relación al control de inventario, la información se elaboraba manualmente en archivos de papeles, y en consecuencia generaba una labor tediosa encontrar información, ocasionando demoras en los servicios. Refiriéndose a la nómina, el control de los empleados se llevaba a cabo poniendo toda la responsabilidad en la capacidad de memoria del gerente, que como consecuencia, generaba conflictos en los pagos. El control de la cartera de clientes se realizaba en un archivo de Excel en el cual se anotaba el nombre, teléfono, dirección y pedidos del cliente, con la dificultad de que la información continuaba dispersa y para poder surtir un producto se tenía que consultar a varias fuentes, de las cuales el acceso no era sencillo, ya que ésta computadora se encuentra en la planta alta del local de la empresa.

1.1.2 Organización de la empresa La empresa organiza a su personal de la siguiente manera:

1. GERENTE: Encargado de dirigir al personal y autorizar todas las operaciones dentro de la empresa y de administrar los diferentes recursos de la misma. FUNCIONES a) Iniciar operaciones b) Revisar agenda de cobros y pagos c) Iniciar registro de caja

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d) Atención a proveedores e) f) Hacer o verificar el correcto corte de caja Elaborar cartera de clientes

g) Realizar operaciones bancarias h) Supervisión de inventario i) j) Revisión del ingreso de mercancía y su facturación Autorización de movimientos materiales o financieros

2. SECRETARIA: Encargada de las labores administrativas. FUNCIONES a) Organizar agenda b) Contactar proveedores c) Revisar cobros de clientes y pagos a proveedores d) Atención telefónica en general e) Control de remisiones y facturas de efectivo y crédito f) Relación de gastos por facturación de proveedores g) Captura de información

3. CAJERO: Encargado de cobros en mostrador. FUNCIONES a) Iniciar registro de caja b) Hacer corte de caja diario c) Atención de clientes en el mostrador en caso de ser necesario d) Control de remisiones y facturas

4. EJECUTIVO DE VENTAS: Encargado de ventas en general. 10

FUNCIONES a) Venta de productos en mostrador o por teléfono b) Seguimiento de cartera de clientes c) Emisión de facturas y remisiones d) Entrega de mercancía e) Elaboración de inventario (manual) f) Recibir y organizar mercancía de nuevo ingreso g) Mantenimiento del lugar de trabajo y medios de transporte del mismo

5. COBRADOR: Encargado de cobros a clientes FUNCIONES a) Mantenimiento del lugar de trabajo b) Realizar ruta de cobros a clientes c) Compra y recibo de mercancía d) Reparto de mercancía a clientes e) Atención de clientes en mostrador en caso necesario f) Organización de productos en el almacén y en el mostrador

6. VIGILANTES: Encargado de la seguridad del lugar de trabajo FUNCIONES a) Asegurar el lugar de trabajo b) Revisar los dispositivos de seguridad ( malla eléctrica, candados y puertas) c) Mantener el espacio destinado a estacionamiento

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1.1.3 Recursos Materiales de la empresa Dos camionetas Una caja registradora Fax 4 líneas telefónicas Un conmutador Tres equipo de cómputo. Una impresora. Papelería en general.

1.1.4 Necesidad de controlar los procesos de negocio. Una necesidad básica es dar al cliente una atención rápida, lo cual requiere de tener en una o varias computadoras una base de datos con los productos disponibles para evitar la pérdida de tiempo en las búsquedas de existencia de los productos así como sus características, que incluyen el precio, marca, color, etc.

1.1.5 Principales Procesos de Negocio de la empresa. ¿Qué son los procesos de negocio? Los procesos de negocio consisten en las tareas que debe realizar una empresa si quiere seguir funcionando: realizar ventas, pagar a empleados y acreedores, controlar el inventario, etc. Ventas Pago de nómina Pagos a acreedores Altas a nuevos trabajadores

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Altas a nuevos clientes Control de Inventario

1.1.6 Beneficios de la base de datos a la empresa. Las ventajas de un sistema de base de datos sobre los métodos tradicionales de mantener los registros en papel es que una base de datos es compacta, rápida, menos laboriosa y actual. Con todo, existe una ventaja adicional: El sistema de Base de Datos ofrece a la empresa un control centralizado de su información. La información es uno de los recursos más valiosos de una empresa. Así en un comercio sin un sistema de este tipo, cada aplicación tiene por lo regular sus propios archivos privados de manera que los datos están muy dispersos y con seguridad son difíciles de controlar en cualquier forma sistemática.

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1.2 Bases de Datos

1.2.1 ¿Qué es un Sistema de Base de datos? Un Sistema de Base de Datos es básicamente un sistema computarizado para llevar registros. Es posible considerar a la propia Base de Datos como una especie de armario electrónico para archivar, es decir, un depósito o un contenedor de una colección de archivos de datos computarizados.

1.2.2 Principales componentes de un Sistema de Bases de Datos. A continuación se mencionarán los cuatro principales componentes en un sistema de base de datos: La información El equipo Los usuarios Los programas

La información. En general, la información en la base de datos estará integrada y además será compartida.

El equipo. Se considera que son componentes del equipo del sistema: Medios de almacenamiento secundario: Dispositivos E/S asociados, Drives, Canales de E/S, etcétera, Procesador o procesadores y memoria principal.

Los usuarios: Es todo el personal del departamento que requiera usar el sistema de base de datos para implementar, consultar o realizar sus reportes. Se tie-

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nen diferentes tipos de usuarios, entre los cuales tenemos a los programadores de aplicaciones;, los cuales son los responsables de escribir los programas de aplicación; los usuarios finales, quienes interactúan con el sistema desde estaciones de trabajo o terminales; y finalmente el Administrador de la Base de Datos (DBA), y es quien administra la base de datos

Los programas. Existe una capa de programas entre la base de datos física misma y los usuarios del sistema: el Sistema de Administración de Base de Datos (DBMS, Data Base Managment System).

El DBMS maneja todas las solicitudes de acceso a la base de datos formuladas por los usuarios.

1.2.3 El Sistema de Administración de Bases de Datos (DBMS) El software que permite a una o más personas el usar y/o modificar los datos de una base de datos se denomina Administrador de Base de Datos (DBMS). Maneja todas las solicitudes de acceso a la base de datos formuladas por los usuarios.

Seguridad: no todos los usuarios tienen acceso a todos lo datos.

Integridad: cierto tipo de “consistencia” deberá realizarse sobre los atributos y valores de los datos, para evitar la inconsistencia en los datos.

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Sincronización: Cuando varios usuarios corren programas que accesan a la base de datos al mismo tiempo, el DBMS deberá dar protección de inconsistencias que puedan resultar de dos operaciones simultáneas a un mismo grupo de datos.

Protección de rupturas y recuperación: facilidades para realizar copias regulares de la base de datos y reconstruirla después de un error de hardware o software.

Uno de sus objetivos más importantes es proporcionar a los usuarios una visión abstracta de los datos, es decir, el sistema esconde ciertos detalles de como se almacenan y mantienen los datos, pero sin embargo se deben extraer eficientemente.

1.2.4 El Modelo Relacional El modelo relacional de las bases de datos representa la tendencia dominante en el mercado actual debido al avance que ha tenido en el campo de las bases de datos principalmente en el modelo relacional, por esta razón la tecnología de bases de datos se orienta hacia los sistemas relacionales, por ende, en ésta parte del capitulo se explicará de manera general los conceptos fundamentales para los sistemas relacionales de bases de datos.

Una base de datos relacional es una base de datos percibida por el usuario como una colección de relaciones normalizadas [Boone 2000].

El modelo relacional se ocupa de tres aspectos:

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1. Estructura de datos: El usuario percibe la información de la base de datos como tablas y nada más que tablas. La estructura de datos es la terminología que se utiliza como notación y forma de representar la información en el modelo relacional.

Figura 1.1 Modelo Relacional: Estructura de Datos

En particular una relación corresponde a lo que comúnmente se le llama Tabla. Entidad: es cualquier objeto distinguible que ha de representarse en la base de datos. Una Tupla corresponde a una fila de esa tabla y a un atributo a una columna. La llave primaria es un identificador único para la tabla; es decir una columna o combinación de columnas con la siguiente propiedad: Nunca existen dos filas de la tabla con el mismo valor en esa columna o combinación de columnas. Un Dominio es una colección de valores escalares, de los cuales uno o mas atributos (columnas) son del mismo tipo. Un atributo es una característica o valor que se toma (las columnas) dentro de la naturaleza de su dominio. El número de atributos en una relación o en forma equivalente el número de dominios subyacentes se llama grado. El número de tuplas en una relación se llama Cardinalidad.

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2. Integridad. Las tablas deben satisfacer ciertas restricciones de integridad. La integridad se basa en dos reglas en el modelo relacional: ♦ Regla de la Integridad de las Entidades: Ningún componente de una relación base puede tener valores nulos. ♦ La base de datos no debe contener valores de llave ajena sin concordancia.

3. Manipulación. Los operadores disponibles para que el usuario manipule estas tablas son operadores que derivan tablas a partir de tablas. En particular, tres de estos operadores son importantes: restringir, proyectar, juntar.

La operación restringir extrae las filas especificadas de una tabla. La operación proyectar extrae las columnas especificadas de las tablas. La operación juntar reúne dos tablas con base en valores comunes de al menos una columna en común.

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1.3 Ingeniería de Software
La Ingeniería del Software se podría definir como el establecimiento y aplicación de principios de la Ingeniería para obtener software. Teniendo en cuenta factores tan importantes como el coste económico, la fiabilidad del sistema y un funcionamiento eficiente que satisfaga las necesidades del usuario. El modelo del ciclo de vida es un factor principal para conseguir los objetivos buscados, una mala elección del modelo de ciclo de vida puede hacer que se nos retrase el trabajo enormemente o que tengamos una planificación perfecta del trabajo. 1.3.1 Modelo de cascada

Figura 1.2 Modelo Cascada

En un modelo en cascada un proyecto progresa a través de una secuencia ordenada de pasos que son: • Concepto del software. 19

• • • • •

Análisis de requerimientos. Diseño global. Diseño detallado. Codificación y depuración. Prueba del sistema.

El modelo contiene una serie de etapas que no se solapan, y el proyecto se va revisando tras cada una de las etapas. Para poder pasar a la siguiente etapa se tiene que haber conseguido todos los objetivos de la etapa anterior, es un proceso secuencial. Tiene una buena aplicación cuando el problema es estable y cuando se trabaja con metodologías técnicas conocidas. Este modelo será apropiado para la migración de una aplicación o a una versión de mantenimiento bien definida. Con este modelo se tiene un seguimiento de todas las fases del proyecto y del cumplimiento de todos los objetivos marcados en cada etapa tanto de costes, fechas de entrega y lo más importante que pueden comprobar al final de cada etapa si el proyecto cumple todas las necesidades del usuario. A su vez esto es un problema ya que si el usuario se da cuenta de que falta una tarea de la empresa en el proyecto una vez pasada esta etapa, el trabajo que hay que realizar se retrasa en fechas de entrega y el coste es mayor. Por lo tanto esto produce un fracaso en la industria ya que es reacio a las modificaciones de última hora. Por este motivo se puede modificar el modelo en cascada pudiendo pasar de una etapa a la anterior, pero suele ser difícil ya que hay que rehacer la etapa anterior, este modelo es el ciclo de vida del salmón. Por lo tanto este es un modelo poco 20

apropiado para proyectos con fecha de entrega corta, pero su rendimiento puede mejorar notablemente variando el modelo de la cascada pura. 1.3.2 Espiral

Fig1.3 Modelo Espiral

El modelo de la espiral es un modelo orientado a riesgo que divide el proyecto software en mini proyectos. Cada proyecto se encargará de resolver uno o varios riesgos hasta que estén todos controlados. Una vez que estén los riesgos más importantes controlados se finaliza igual que el ciclo de vida en cascada. En el ciclo de vida en espiral localizan los riesgos, genera un plan para manejarlos y se establece una aproximación a la siguiente iteración. Con cada iteración se produce una aproximación al producto final.

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En el modelo en espiral se comienza con una parte pequeña del proyecto y se expande tras reducir los riesgos para la siguiente iteración. En cada iteración seguimos los siguientes pasos:
• • • • • •

Determinar objetivos, alternativas y límites. Identificar y resolver riesgos. Evaluar las alternativas. Generar entregas de esta iteración, y comprobar que son correctas. Planificar la siguiente iteración. Si se decide ejecutar la siguiente iteración, hay que establecer un enfoque para ella.

En este modelo las primeras iteraciones son menos costosas y a medida que se avanza aumenta el coste. Las ventajas de este modelo son:
• • •

Se disminuyen los riesgos. Al final de cada iteración se obtienen los puntos de verificación. Se obtienen con anterioridad indicaciones de cualquier riesgo insuperable.

Las desventajas de este modelo son:
• •

Un aumento de costes. Es un modelo complicado de llevar a cabo porque exige una gestión concienzuda, atenta y unos conocimientos profundos.

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1.3.3 Modelo del desarrollo por prototipos Los sistemas pueden desarrollarse con métodos y lenguajes de programación convencionales, aunque no tengan todas las características y toques finales de un sistema terminado. Quizás los informes no tengan encabezados, logos, etc., falten controles de entradas y procesamiento. Lo importante es el ensayo, y hallar los requerimientos. En algunos casos donde el sistema no será utilizado frecuentemente, puede convertirse el prototipo en el sistema terminado, o bien, cuando no son muchos los beneficios que se obtienen.

1.3.3.1 Razones para desarrollar prototipos de sistemas Los requerimientos de información no siempre están bien definidos, pueden ser demasiados vagos aún al formular el diseño. En otros casos, es probable que una investigación de sistemas bien llevada, de como resultado un conjunto muy amplio de requerimientos de sistemas, pero construir un sistema que satisfaga a todos ellos quizás necesite del desarrollo de nueva tecnología. Los prototipos permiten evaluar situaciones extraordinarias donde los encargados de diseñar e implantar sistemas no tienen información ni experiencia, o también donde existen situaciones de riesgo y costos elevados, y aquellas donde el diseño propuesto es novedoso y aún no ha sido probada. La información obtenida con su uso se aplica en un nuevo diseño que se emplea, otra vez, como prototipo y que revela más información valiosa sobre diseño. El proceso se repite las veces que sea necesario para revelar los requerimientos esenciales del diseño.

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Maquetas. Cuando se comienza el desarrollo, tiene por objetivo presentar a los usuarios y/o clientes la apariencia del sistema final. Los usuarios pueden manifestar su opinión. Ambos métodos son muy útiles para establecer la viabilidad del proyecto y definir acuerdos sobre los objetivos y resultados esperados.

1.3.3.2 Etapas del método de prototipos 1) Identificación de requerimientos conocido. La determinación de los requerimientos de una aplicación es tan importante para el método de desarrollo de prototipo como lo es para los métodos del ciclo clásico de desarrollo de sistemas o análisis estructurado (aunque las tácticas son diferentes). Por consiguiente, antes de crear el prototipo, los analistas y usuarios deben trabajar juntos para identificar los requerimientos conocidos que tiene que satisfacerse. Para hacerlo determinan los fines para lo que servirá el sistema y el alcance de sus capacidades. 2) Desarrollo de un modelo de trabajo Es útil comenzar el proceso de construcción del prototipo con el desarrollo de un plan general que permita a las personas conocer lo que se espera de ellas y del proceso de desarrollo. Es difícil, y en ocasiones imposibles, fijar una fecha tentativa de terminación. La experiencia con el sistema es la que determina eventualmente cuando en sistema esta terminado. Para comenzar la primera iteración, usuarios y analistas identifican de manera conjunta los datos que son necesarios para el sistema y especifican la salida que debe producir la aplicación. Las decisiones de diseño necesarias para desarrollar la salida del sistema cambian muy poco en relación con las tomadas en otros métodos de desarrollo. Sin

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embargo, con un prototipo, se espera que las especificaciones iniciales estén incompletas. En el desarrollo de un prototipo se preparan los siguientes componentes: *El lenguaje para el diálogo o conversación entre el usuario y el sistema *Pantallas y formato para la entrada de datos *módulos esenciales de procesamiento *Salida del sistema Al construir el prototipo se deben seguir los estándares para datos que emplea la organización. En esta etapa es más importante la rapidez con que se construye el prototipo que la eficiencia de operación. Es por esto que el analista no intenta optimizar la velocidad de operación del sistema. Durante la evaluación los analistas de sistemas desean capturar 3) El prototipo y el usuario Es responsabilidad del usuario trabajar con prototipo y evaluar su característica y operación. La experiencia con el sistema bajo condiciones permite obtener la familiaridad indispensable para determinar los cambios o mejoras que sean necesarios así como la eliminación de características inadecuadas o innecesarias. 4) Revisión del prototipo Información sobre los que les gusta y los que les desagrada a los usuarios. La información obtenida tendrá influencia sobre las características de la siguiente versión de la aplicación. Los cambios al prototipo son planificados con los usuarios antes de llevarlos a cabo. El analista es el responsable de realizar las modificaciones. 5) Repetición del proceso las veces que sea necesario.

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El proceso finaliza cuando los usuarios y analistas están de acuerdo en que el sistema ha evolucionado lo suficiente como para incluir todas las características necesarias o cuando ya es evidente que no se obtendrá mayor beneficio. 6) El abandono o dejarlo como esta: Cuando se verifica que no es posible desarrollar el sistema para satisfacer los objetivos deseados, ya sea por la tecnología existente o por el factor económico.

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CAPIITULO II ANÁLISIS Y DISEÑO DEL SISTEMA

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2.1 Especificación de Requisitos

Las bases de datos constituyen un instrumento de mucha utilidad en las empresas. Esto lleva a dar soluciones que faciliten la operación de las tareas mediante la construcción de una base de datos que pueda satisfacer las necesidades de su mercado en menor tiempo, brindando así una mejor calidad en los servicios, por lo cual, este proyecto tiene como objeto crear un sistema de Bases de Datos para llevar el control de inventario, registro de ventas de productos y la nómina de una ferretería teniendo la capacidad de manejarse en red.

2.1.1 Requerimientos del Sistema El Sistema de Base de Datos requiere en principio de una computadora Pentium II en adelante, con el Sistema Operativo Windows 2000, NT o XP, un navegador WEB como Internet Explorer o Netscape Navigator. El software necesario para realizar el Sistema es: • • Apache: Proporciona las tareas de Servidor. PHP: Es el lenguaje de programación y proporciona una interfaz gráfica para el usuario, otra ventaja de PHP es que nos esconde el código. • • • • MYSQL: Es el sistema Manejador de Bases de Datos. Microsoft Visio: Software para realizar los diagramas. HTML: Soporta el PHP y ayuda en la interfaz con el usuario. Ultra-Edit32: Editor de HTML y PHP

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2.2 Definición Conceptual del Sistema

El Sistema será una base de datos que lleve el control y administración de la información que se tiene dentro de la ferretería para así facilitar el manejo de servicios, clientes y trabajadores dentro de ésta, teniendo como funciones principales: • • • • • Cartera de clientes actualizada. Información personal de los trabajadores para la nomina. Control de las Ventas de Productos. Control del inventario. Información de los proveedores.

La recopilación de la información se hizo a través de entrevistas con el cliente, en las cuales se discutieron las necesidades de la empresa, ya que esta no cuenta con una organización eficiente que le permita realizar sus procesos de negocio con la suficiente rapidez y efectividad, causando con esto una demora en la atención a clientes. La empresa realiza sus procesos en forma manual, es decir, tiene un inventario hecho en papel, el control de la nómina se basa en la memoria del gerente y la información personal de los empleados está registrada en papeles, las ventas se realizan en forma manual y la actualización del inventario se hace de la misma manera, lo que provoca que el control de las ventas e inventario no sea exacto ni actualizado, por otro lado, la cartera de clientes y la información de proveedores está en una hoja de cálculo en Microsoft Excel, la cual solo contiene la información personal del cliente y de los proveedores. Teniendo esta información, se obtuvieron los requisitos del Sistema, los cuales se explicarán en la siguiente parte.

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2.3 Descripción de la Información.

Las funciones principales del sistema son: Dar de alta a clientes. Calcular totales. Aplicar descuentos. Dar de baja a clientes. Calcular las existencias. Calcular la nómina. Dar de alta a trabajadores. Dar de baja a trabajadores. Dar información de productos. Controlar información de proveedores.

2.3.1 Casos De Uso: Descripción De Procesos. 2.3.1.1 Actores Los actores del sistema son los siguientes: Cliente, Vendedor, Gerente, sus actividades son descritas a continuación.

Cliente

Compra productos Paga productos

Cajero

Cobra Emite facturas y notas

Vendedor Registra productos Da de alta a clientes

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Gerente

Da de alta productos Controla nómina Da de alta empleados Inicia operaciones

2.3.1.2 Casos De Uso En Formato De Alto Nivel.

Caso de uso Actores Tipo Descripción

Comprar productos Cliente (iniciador), cajero, vendedor Primario El cliente pide los productos que desea comprar, el vendedor los registra, el cajero captura los pagos. Al terminar el cliente se marcha con los productos.

Caso de uso Actores Tipo Descripción

Inicio de operaciones Gerente Primario El gerente activa el sistema a fin de prepararlo para que lo usen vendedores y cajeros.

Caso de uso Actores Tipo Descripción

Pagar factura o recibo Cajero cliente Primario El cajero cobra el monto, el cliente paga y el cajero emite facturas o notas, entregas el cambio

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Caso de uso Actores Tipo Descripción

Obtener nómina Gerente empleado Secundario El gerente consulta la nómina y paga al vendedor o cajero.

Caso de uso Actores Tipo Descripción

Alta a trabajadores Empleados en general Secundario El gerente inicia con el ingreso de información del nuevo empleado, el empleado proporciona sus datos

Caso de uso Actores Tipo Descripción

Ingresar clientes Cliente, vendedor o gerente Primario El cliente solicita darse de alta, el vendedor o gerente captura sus datos

Caso de uso Actores Tipo Descripción

Dar de alta productos Gerente o empleado Primario El gerente o empleado captura información del nuevo producto

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2.4 Modelo Funcional

El diagrama funcional del proyecto consta de 3 niveles de Diagramas de Flujo de Datos (DFD), a continuación se explica la simbología utilizada.

Símbolo Texto

Significado Entidad externa al Sistema. Proceso: Manipula o destruye información Indica la dirección en que fluye la información Almacén de datos, indica de donde se alimenta un proceso

2.4.1 DFD NIVEL 0 Vendedor Vendedor Gerente
Sistema

Gerente Impresora

Figura2.1. Diagrama de flujo de datos nivel 0

El primer DFD muestra la relación que existe entre el Sistema y las entidades externas que son vendedores, gerente e impresora, el flujo de datos es del vendedor o el gerente al Sistema y del Sistema al vendedor o gerente y a la impresora.

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2.4.2 DFD NIVEL 1 Este diagrama muestra en forma general el comportamiento del sistema en el que se encuentran 6 procesos: Ventas, Actualización de inventario, Reportes, Actualización de clientes, Actualización de nomina, Actualización de proveedores; también se puede observar que el sistema se alimenta de los almacenes: Nómina, Clientes, Proveedores, Ventas, e Inventario.

Inventario Vendendor Ventas Actualización de Inventario Inventario Actualización de Clientes Nómina Clientes Gerente Actualización de Nómina Actualización Proveedores Proveedores Gerente (Pantalla) Ventas Inventario Reportes Impresora

Vendedor (Pantalla)

Figura2.2. Diagrama de flujo de datos nivel 1

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2.4.3 DFD NIVEL 2 2.4.3.1 Ventas. El vendedor captura la clave de los productos solicitados por el cliente, obteniéndolos del almacén Inventario, en caso de haber existencia de los productos se despliega en la pantalla y se actualiza el inventario y el almacén ventas.

Vendendor

Realiza Consulta de productos Inventario Despliega Productos

Vendendor (Pantalla)

Actualiza Inventario Ventas

Actualiza Ventas

Figura2.3 DFD 2 Ventas

2.4.3.2 Actualización de Nómina El Gerente introduce los nuevos datos para ser agregados o modificados del almacén Nómina, los resultados se muestran en la pantalla.

Gerente Dá información del empleado Nómina

Actualizar Información

Gerente (Pantalla)

Figura 2.4. DFD 2 Actualizar Nómina

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2.4.3.3 Actualización de Clientes. El Gerente o Vendedor introduce los nuevos datos para ser agregados o modificados del almacén Clientes, los resultados se muestran en la pantalla.

Gerente o Vendedor Dá información del cliente Clientes

Actualizar Información

Gerente o Vendedor (Pantalla)

Figura2.5. DFD 2 Actualizar Clientes

2.4.3.4 Actualización de inventario. El gerente o empleado ingresa los datos de o de los productos y se actualiza la información del almacén inventario, los resultados se muestran en pantalla.

Gerente o Vendedor Dá información del producto

Actualizar Información Inventario

Gerente o Vendedor (Pantalla)

Figura 2.6. DFD 2 Actualizar Inventario.

36

2.4.3.5 Actualización de Proveedores. El gerente ingresa los datos de los proveedores y se actualiza la información del almacén proveedores, los resultados se muestran en pantalla.

Gerente Dá información del proveedor

Actualizar Información Proveedores

Gerente (Pantalla)

Figura 2.7. DFD 2 Actualizar Proveedores.

37

2.5. Modelo Entidad – Relación
Municipio Ciudad Hora

Colonia Calle Nombre Id_empleado

CP Tel1 Tel2

Fecha Monto

Empleado

Ventas

Cargo Fechaingreso

Sueldo

Hecha por

Id_ventas

Id_linea

Cantidad

Descuento

lineaproducto

Contiene

Id_categoria

Importe Regista Id_producto Nombre

Categoria

Tiene

Marca

Tiene Existencia

Producto

Preciou Características

Id_marca

Precioc

Nombrec Nombre Id_cliente Fax Tel3 Tel2 Cliente

Calle Colonia Municipio Ciudad CP Tel1

Nombrec Nombre Id_prov Fax Tel3 Tel2

Calle Colonia Municipio

Proveedor Ciudad CP Tel1

Figura2.8 Modelo Entidad Relación.

38

El modelo consta de 8 entidades con sus respectivas relaciones y tributos, a continuación se explican cada una de las entidades con su nombre, función y sus atributos. 2.5.1 Entidades 2.5.1.1 Entidad: Empleado Contiene la información de la nómina. Atributo Nombre Calle Colonia Municipio Ciudad CP Tel1 Tel2 Cargo Descripción Nombre del empleado Calle Colonia Municipio. Ciudad Código Postal Teléfono Teléfono alternativo Puesto ocupado en la empresa

Fechaingreso Contiene la fecha en que el empleado ingresa a la empresa Sueldo Salario Mensual

Id_empleado Identificador único por empleado
Tabla 2.1 Empleado

2.5.1.2 Entidad: Ventas. Contiene información relacionada con una venta. Atributo Descripción Hora Fecha Hora en que se realiza la venta Fecha en que se realiza la venta

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Monto

Costo total de los productos comprados en una venta

Id_ventas identificador único de la venta
Tabla 2.2 Empleado

2.5.1.3 Entidad: Producto. Contiene la información general de un producto. Atributo Descripción

Características Información extra del producto Preciou Precioc Nombre Existencia Id_producto Precio unitario en que se vende el producto Precio en que se compra el artículo Nombre del producto Total de existencia de un producto identificador único de un producto
Tabla 2.3 Producto

2.5.1.4 Entidad: Marca Contiene las marcas existentes de los productos. Atributo Descripción Id_marca Identificador de la marca
Tabla 2.4 Marca

2.5.1.5 Entidad: Categoría Contiene las categorías en que se dividen los productos Atributo Descripción

Id_categoría Identificador de la categoría del producto
Tabla 2.5 Categoría

2.5.1.6 Entidad: lineaproducto Es encargado de llevar la cantidad y el descuento en caso de existir de cada uno de los productos contenidos en una venta. Atributo Descripción

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Descuento Contiene el descuento hecho a cada uno de los productos Importe Cantidad Id_linea Importe del producto Cantidad solicitada por producto. Identificador único de lineaproducto
Tabla 2.6 Empleado

2.5.1.7 Entidad: Cliente Contiene los datos personales de un cliente. Atributo Nombre Nombrec Calle Colonia Descripción Nombre del cliente Nombre de contacto Calle Colonia

Municipio Municipio Ciudad CP Tel1 Tel2 Tel3 Fax Ciudad Código Postal Teléfono uno Teléfono dos Teléfono tres Número de Fax

Id_Cliente identificador único del cliente
Tabla 2.7 Cliente

2.5.1.8 Entidad: Proveedor Contiene la información personal del proveedor. Atributo Nombre Nombrec Descripción Nombre del proveedor Nombre de contacto del proveedor

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Calle Colonia Municipio Ciudad CP Tel1 Tel2 Tel3 Fax

Calle Colonia Municipio Ciudad Código Postal Teléfono uno Teléfono dos Teléfono tres Número de Fax

Id_proveedor Identificador único del proveedor
Tabla 2.8 Proveedor

2.5.2 Relaciones. Hasta ahora solo se han mencionado las entidades y sus atributos, a continuación se muestra la relación que hay entre ellos y su conectividad, expresando la conectividad de la siguiente manera: Uno a Muchos: 1:M Muchos a 1: M:1

Entidad Ventas Ventas

Relación Conectividad Hecha por M:1 Contiene 1:M M:1 1:M 1:M

Entidad Empleado Lineaproducto Producto Producto Producto

Lineaproducto Registra Categoría Marca Tiene Tiene

Tabla 2.9 Relaciones

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2.6 Modelo Relacional
El modelo Relacional se obtuvo del Modelo Entidad Relación, a continuación se presentan las tablas que se obtuvieron solamente del nombre de la entidad y sus atributos:

2.6.1 Tablas Empleado, Cliente, Proveedor, Marca, Categoría Empleado Tipo Cliente id_cliente nombre nombrec Calle Colonia Municipio Ciudad CP tel1 tel2 tel3 fax Tipo varchar(5) varchar(60) varchar(60) varchar(30) varchar(30) varchar(30) varchar(15) varchar(5) varchar(12) varchar(12) varchar(12) varchar(12) Proveedor id_prov nombre nombrec Calle Colonia Tipo varchar(5) varchar(60) varchar(60) varchar(30) varchar(30)

id_empleado varchar(5) nombre Calle Colonia Municipio Ciudad CP tel1 tel2 cargo varchar(60) varchar(30) varchar(30) varchar(30) varchar(15) varchar(5) varchar(17) varchar(17) varchar(30)

Municipio varchar(30) Ciudad CP tel1 tel2 tel3 fax varchar(15) varchar(5) varchar(12) varchar(12) varchar(12) varchar(12)

fechaingreso Date sueldo Flota

Marca Id_marca

Tipo Varchar(30)

Categoría

Tipo

Id_categoria varchar(30)

Tabla 2.10 Tablas Empleado, Cliente, Proveedor, Marca, Categoría

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2.6.2 Tabla Producto A continuación se presenta la tabla producto, la cual contiene la llave foránea de la tabla marca y categoría, ambas se obtuvieron de una relación uno a muchos especificada en el modelo anterior. Producto id_producto nombre preciou precioc existencia id_marca id_categoria Tipo Varchar(10) varchar(40) float float float Varchar(30) Varchar(30)

caracteristicas varchar(100)

Tabla 2.11 Producto

2.6.3 Tabla Ventas La tabla ventas contiene la llave de la tabla empleado debido a la existencia de una relación muchos a muchos. Ventas id_ventas Monto Fecha Hora id_empleado Int Flota Date Time Varchar(5) Tipo

Tabla 2.12 Ventas

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2.6.4 Tabla Lineaproducto LineaProducto contiene tres llaves foráneas ya que existe una relación muchos a uno con las tablas ventas, y producto. lineaproducto id_linea descuento cantidad id_ventas id_producto importe int Int float int varchar(10) float Tipo

Tabla 2.13 Lineaproducto

45

CAPITULO III IMPLEMENTACION Y PRUEBAS.

46

3.1 Breve Explicación
Para lograr el objetivo de crear un Sistema de Bases de Datos para llevar el control de inventario, registro de ventas de productos y la nómina de la ferretería se utilizó el siguiente software: PHP para realizar la interfaz del programa ayudado de HTML, MYSQL como manejador de Bases de Datos, APACHE como servidor, MACROMEDIA DREAM WEAVER para facilitar el manejo de HTML en algunas interfaces. El Software consta de los siguientes Módulos: • Conexión. En esta área el usuario se registra con su login y password para tener acceso al Sistema. • Ventas. El Sistema Ventas realiza las operaciones de ventas y actualiza el inventario. • Productos. En éste modulo el usuario dependiendo de sus privilegios puede realizar altas, bajas, modificaciones, consultas de productos y de marcas y categorías. • Nómina. El Sistema nómina se encarga de llevar el control de la información de los empleados, permitiendo altas, bajas, modificaciones y búsquedas. • Clientes. En este módulo se accede a la información de clientes, se pueden hacer altas, bajas, modificaciones y consultas. • Proveedores. En este módulo se realizan las mismas operaciones que en clientes o nómina en la información de proveedores. • Reportes. En esta parte del Sistema se generan informes con los datos de las Ventas o Inventario, para este módulo se toma como herramienta de ayuda Microsoft Access. A continuación se explican las pantallas principales de cada módulo y su función.

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3.2 Iniciando.
El primer paso para iniciar con el Sistema es abrir algún navegador de Internet y en caso de trabajar de forma local, teclear: http://localhost/contenedor.htm, si se está accediendo a la base de datos desde una máquina cualquiera al servidor que contiene el Sistema, se teclea la ruta en la que se encuentra la pagina principal del servidor. En ambos casos pulsando la tecla enter se dará inicio a página principal del Sistema, cuya imagen se presenta a continuación:

Banner

Menú Principal

Figura3.1 Pantalla principal

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3.3 Conexión
En conexión el usuario se registra con un nombre de usuario y un password, los cuales le permitirán realizar diferentes operaciones de acuerdo a los privilegios dados.

3.3.1 Usuarios. Existen dos tipos de usuarios, gerente y empleado. Gerente. Tiene todos los privilegios sobre las tablas de la base de datos. Empleado. Solo tienen acceso a ciertas operaciones, como son las consultas de productos, clientes, proveedores, a visualizar la clave de cada empleado en las ventas, y todos los privilegios sobre las tablas que tienen que ver con el módulo ventas, marcas y categorías

Una vez que el usuario se ha registrado correctamente puede acceder a las demás opciones dependiendo de los privilegios (mencionados anteriormente) solo con dar clic sobre la opción deseada. Para mantener el usuario y el password durante todas las operaciones realizadas por el usuario se manejan cookies, las cuales continúan con su valor hasta que sea seleccionada la opción “SALIR” o se ingresen nuevos datos en la pantalla de conexión.

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3.4 Productos
El módulo Productos muestra en la parte inferior las operaciones disponibles para los usuarios sobre el tema, para esto se utilizaron dos frames que contienen la pantalla de consulta y el menú Productos que contiene las opciones Altas, Bajas, Modificaciones, Categorías y Marcas.

Figura 3.2 Pantalla Productos

50

3.4.1 Consultas Las búsquedas de un producto se pueden hacer por Nombre, Clave, Categoría, Precio unitario y Precio de Compra, no es necesario dar el valor completo del dato a buscar, basta con escribir una parte de él. Un ejemplo de cómo el sistema presenta el resultado de una consulta en que se piden los productos que tengan por nombre “taladro” se muestra en la siguiente figura:

Figura3.3 Resultado de consulta.

3.4.2 Altas. En la pantalla altas, se permite al usuario ingresar los datos de un nuevo producto, las marcas y categorías a las cuales puede pertenecer el producto se muestran en los campos de menú, cabe resaltar que las marcas y categorías se extraen de los datos ingresados en los Sistemas Categorías y Marcas. En la pantalla Altas se valida que los tipos de datos sean correctos, por ejemplo, no se permiten precios no numéricos ni claves vacías y en caso de que el producto ya exista, se mostrará un mensaje de error.

51

Figura 3.4 Altas de Productos

3.4.3 Bajas. En esta pantalla se muestra un cuadro de texto en el que el usuario teclea el nombre del elemento a eliminar, el Sistema hace una búsqueda de este y muestra los elementos que coinciden con la búsqueda, a continuación el usuario elige el producto a eliminar de la lista y con un clic es borrado de la base de datos; si el producto está siendo utilizado por alguna otra parte del Sistema, por ejemplo por el área de ventas, no se permitirá la eliminación. Un ejemplo de un producto correctamente eliminado se muestra a continuación:

Figura 3.5 Bajas de Productos

Pantalla 2: Confirmación

52

3.4.4 Modificaciones. El sistema ofrece la herramienta de búsqueda por nombre, lo que hace el usuario es teclear el nombre del producto y a continuación se desplegará la lista de nombres que coinciden y una liga para elegir el elemento a modificar, posteriormente el Sistema regresa los datos originales del producto, el usuario podrá modificar los datos, el sistema los valida y regresa una confirmación. El proceso se explica a continuación.
Pantalla 1: Consulta

Pantalla 2: El sistema los los regresa usuario modifica Pantalla 3: Confirmación.

datos y el

Figura 3.6 Modificaciones de Producto

53

3.4.5 Categorías y Marcas. El Sistema Categorías, y Marcas son similares, ambos contienen las opciones de insertar, eliminar y buscar, a continuación se muestran las pantallas de cada uno. En estos Sistemas en las consultas no es necesario introducir un valor, ya que si el usuario deja en blanco la casilla de búsqueda, el sistema le mostrará todas las marcas o categorías existentes.

Figura 3.7 Sistemas: Marcas y Categorías.

54

3.5 Nómina, Clientes, Proveedores
Los módulos Nómina, Clientes, Proveedores son muy parecidos, solo difieren en los datos que se piden en cada uno, por lo cual, a continuación se presentan sus pantallas de altas, las operaciones de bajas, modificaciones y consultas se muestran mas adelante solo tomando como muestra las pantallas de nómina. 3.5.1 Altas Nómina. Datos solicitados: Nombre, Clave, Calle Y Número, Colonia, Municipio, Ciudad, CP, Teléfono, Celular U Otro, Fecha De Ingreso, Cargo Y Sueldo. Clientes. Datos solicitados: Nombre, Clave, Nombre de contacto, Calle y Número, Colonia, Municipio, Ciudad, CP, Teléfono1, Teléfono2, Teléfono3, Fax. Proveedores. Datos solicitados: Nombre, Clave, Nombre de contacto, Calle y Número, Colonia, Municipio, Ciudad, CP, Teléfono1, Teléfono2, Teléfono3, Fax.

Figura 3.8. Altas de Empleados

55

3.5.2 Consultas En la pantalla principal en los módulos de Nómina, Clientes, Proveedores se muestra por default la pantalla consulta. El modo de operar es el siguiente: El usuario ingresa el valor a buscar de acuerdo a la categoría por la que elija se realice la consulta, presiona el botón enviar y el sistema muestra todos los campos del resultado obtenido.

Figura 3.9. Sistema Nómina: Consultas

3.5.3 Bajas. Para realizar una eliminación el usuario teclea el nombre del empleado, a continuación se desplegará la lista de nombres que coinciden y una liga para elegir el elemento a modificar, si el dato existe, es dado de baja siempre y cuando el elemento no se esté siendo utilizado por la tabla de ventas, en caso de no existir la clave, el Sistema mandará un mensaje de error. Un ejemplo de un empleado correctamente eliminado se muestra a continuación:

56

Pantalla 1: El usuario Hace la búsqueda y selección del elemento a eliminar

Pantalla 2:

Confirmación de que el elemento ha sido de baja.
Figura 3.10. Sistema Nómina: Bajas.

3.5.4 Modificaciones. El área de modificaciones actúa de forma similar a las modificaciones de producto, a continuación se muestra el proceso:

Pantalla 1: El usuario Hace la búsqueda y selección del elemento a modificar

57

Pantalla 2: Modificando Datos

Pantalla 3: Confirmación

Figura 3.11. Modificaciones de Empleados

58

3.6. Ventas
El Sistema Ventas es el módulo más importante del Sistema, por lo cual, al pulsar la opción Ventas en la pantalla principal del Sistema, el resultado no se muestra en la misma pantalla, en vez de esto, se abre una nueva ventana. Mostrada a continuación.

Banner

Ingreso de productos

Petición de empleado y Nota de venta

Lista de productos y opciones de eliminar y modificar

Monto Actual

Área de búsquedas

Figura3.12. Pantalla Principal Ventas

59

El Área de Ventas se divide en tres partes, el Banner en la parte superior, a continuación se encuentra el área de inserción y presentación de datos referentes a la venta, el parte inferior a ésta se encuentra el área de consultas por producto y en la parte inferior el área destinada a los cambios. A continuación se explica cada Área con detalle.

3.6.1 Inserción de productos. El primer paso para realizar una venta es elegir la clave del empleado que la realiza y teclear la Nota de Venta, este identificador de cliente y nota de venta se mantendrán durante toda la operación hasta que la venta haya finalizado, para mantener el dato se utilizaron dos cookies, una se encarga de llevar la nota de venta y la otra lleva la clave del empleado.

El Sistema Ventas captura los productos solicitados por un cliente, se revisa si existen en la bodega las cantidades necesarias para surtir el producto, en caso de ser así se va mostrando en la pantalla la cantidad, la clave del producto y su descripción, el descuento e importe y para cada producto se muestran dos ligas una es para modificar el artículo y la siguiente es para eliminarlo. En la parte derecha de la pantalla se muestra el monto total de la venta, mismo que se actualiza cada vez que se introduce un nuevo producto. En caso de existir algún error en la captura del producto, el Sistema informa al usuario que no puede realizar la transacción y no realiza cambios en las ventas, es decir, no agrega un producto que no exista o que no haya la suficiente existencia para cubrir el pedido.

Debido a que el Empleado y la nota de Venta ya fueron ingresados, estos campos se muestran solo de lectura.

60

Figura 3.13. Captura de Productos

3.6.2 Búsquedas. Debido a que el número de productos que pueden ser surtidos en una ferretería es extenso, el sistema proporciona al usuario la opción de hacer búsquedas por nombre de producto para facilitar la inserción de los mismos en la venta actual, un ejemplo de ésta búsqueda se muestra a continuación.

Figura 3.14. Búsqueda de Productos en la pantalla Ventas

3.6.3 Modificaciones. Cuando se quiere alterar la cantidad o el descuento que se hace a un producto ingresado, se da clic sobre la palabra “Modificar” ubicada en el mismo renglón del producto seleccionado, el sistema despliega en la parte inferior de la pantalla los datos originales. El usuario ingresa los cambios a realizar y pide al Sistema mostrar las modificaciones. En la siguiente página se muestra el proceso por pantallas.

61

Selección del producto a modificar y presentación de los datos originales

Realizando Cambios

Cambio Terminado

Figura 3.15 Modificaciones

62

3.6.4 Borrar Para eliminar un producto de la venta actual, se da clic sobre la palabra “Borrar” ubicada en el mismo renglón del producto seleccionado, posteriormente, se confirma el borrado y el Sistema los elimina de la lista de productos.

3.6.5 Finalizar Ventas Para finalizar una venta, se pulsa el botón correspondiente en la ventana, con lo cual se borran las cookies que tienen almacenado el valor de la nota de Venta y la clave del empleado y se limpia la pantalla de ventas para quedar en su forma original. (Figura 12)

3.6.6 Cancelar Ventas La opción Cancelar Venta, restaura los valores de existencia del inventario de los productos registrados y la información de la venta actual.

63

3.7. Reportes
El área de sistemas trabaja con Microsoft Access para la realización de los reportes, ésta área permite al usuario visualizar los reportes de ventas e inventario. Al seleccionar la opción Reportes del menú principal, se presenta una pantalla en la que se da al usuario las operaciones que se pueden realizar, que son:

Generar y visualizar reportes: Esta opción genera un archivo de texto del inventario o ventas actuales o ambos, este archivo posteriormente será importado por Access para así presentar el informe con un formato adecuado.

Solo Visualizar Reportes : en esta opción el Sistema no genera ningún archivo de texto, en vez de esto muestra una liga para ir directo al archivo de Microsoft Access que tiene el formato en que se visualizan los reportes.

A continuación se presenta la pantalla de inicio realizada en Microsoft Access para los reportes.

Figura 3.17. Pantalla de Inicio de Reportes en MS Access.

64

Una vez que el usuario se ha decidido por Ventas o Inventario el sistema le presenta una lista con los reportes disponibles de la categoría elegida, el usuario selecciona el archivo con la fecha que desea visualizar y el sistema le proporciona la opción de Solo visualizarlo o de Imprimirlo, una vez hecha la elección se realiza la operación correspondiente.

A continuación se muestra un fragmento de un ejemplo en el que se solicitó el reporte de ventas:

Figura 3.18. Pantalla de Reporte de Ventas.

3.8 Salir
La opción Salir de la ventana principal del Sistema permite al usuario terminar con la ejecución del programa.

65

3.9 Manejo de Errores

El Sistema debe encargarse de evitar las operaciones con datos no válidos, por lo cual trata de validar la información introducida y de manejar los errores que puedan ocurrir. Existen tres formas de indicarle al usuario un error, los cuales llamaremos de Tipo1, Tipo2 y Tipo3.

3.8.1 Errores Tipo 1 Esta forma de validar es verificando que los tipos de datos sean correctos, esta forma de validación se realiza cuando el usuario pulsa el botón para enviar información al Sistema. La forma de alertar el error es mediante la aparición de una ventana que indica las fallas en la captura.

Figura 3.19. Ejemplo de error Tipo1

3.8.2 Errores Tipo 2 Esta forma de validación trabaja con la información que tiene un tipo de dato correcto pero que no coincide con la información de la base de datos o no es correcta para mantener la integridad de la misma. A continuación se presentan ejemplos del manejo de algunos errores Tipo2. 66

Figura 3.18.Error donde el dato no coincide con la información de la base de datos

Figura 3.20. Error donde se pretende insertar una clave que ya existe.

Figura 3.21. Error donde se quiere eliminar un elemento que está siendo utilizado por algún elemento de la base de datos

Figura 3.22. Error en el que se quieren insertar mas productos de los disponibles

3.8.3 Errores Tipo 3 Esta forma de manejar los errores tiene que ver con los permisos o privilegios otorgados a los usuarios del Sistema, cuando exista una falla de este tipo, se mostrará la siguiente pantalla:

Figura 3.23. Ejemplo de Error tipo3

67

3.8.4 Tabla de errores. En esta parte trataremos los errores que pueden ocurrir en las operaciones principales que son: ALTAS, BAJAS, MODIFICACIONES Y CONSULTAS, en la siguiente tabla se muestran las operaciones, los errores y el tipo de error con el que pueden ser tratados. Operación Altas Altas Altas Altas Altas Bajas Bajas Tipos de datos no válidos Llaves primarias ya insertadas +Tratar de insertar productos que no tienen existencia +Tratar de comprar mas productos de los disponibles Usuario sin permisos Campo vacío El elemento es utilizado por alguna tabla de la base de datos Bajas Bajas Clave de producto no existente Usuario sin permisos 3 3 1 1 2 3 1 3 1 3 Error Tipo 1 2 2 2 3 1 2

Modificaciones Campo vacío* Modificaciones Tipos de datos no válidos Modificaciones Modificar la clave por otra ya existente Modificaciones Usuario sin permisos Consultas Consultas Consultas Consultas Tipos de datos no válidos Usuario sin permisos Campo vacío* Clave de producto no existente

+ Solo aplica para el Sistema Ventas. * No aplica para el Sistema Marcas y Categorías Tabla 3.1 Errores

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Conclusión
El objetivo de este proyecto fue crear un Sistema de Base de Datos para una Ferretería con el fin de controlar sobre las cuales no se tiene control, como son el orden, la manipulación de datos, el Sistema cuenta con los módulos de Productos, Clientes, Ventas, Proveedores, Reportes de Ventas e Inventario.

La Base de Datos está hecha en MYSQL, los módulos fueron realizados en PHP, HTML y en algunos casos con Java Script, los reportes se hicieron con PHP, HTML y Microsoft Access, la parte que se dificultó mas en su implementación fue el área de Ventas, ya que al ser PHP un lenguaje que trabaja del lado del Servidor y no del cliente, se dificultaba un poco los cambios o modificaciones que se necesitaran hacer de los productos ingresados en cada venta, este problema fue resuelto utilizando Marcos de HTML, otra de las razones por las que Ventas fue el área mas complicada es que lleva muchas validaciones de datos lo cual propició que el mayor trabajo de este sistema fuera enfocado a esta área.

Planes a Futuro El Sistema realizado en este proyecto, puede crecer hacia muchas áreas, en Proveedores y Clientes se puede hacer una implementación que permita llevar el área de Cuentas por Pagar y Cuentas por Cobrar, así como la información de los productos que compra un Cliente y que proveedor se encarga de surtirlos, ya que hasta la fecha el Sistema solo da altas, bajas modificaciones y búsquedas de los datos personales de Clientes y Proveedores.

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Bibliografía

PHP Fast & Easy Web Development Julie C. Melani. Ed. Premier Press. MYSQL Pau Dubois Ed. New Readers UML Y PATRONES Graig Larman Ed. PRENTICE HALL UML gota a gota Martin Fowler, Kendall Scott Ed PEARSON Notas Análisis y diseño de Bases de Datos, Diplomado en Bases de Datos M.C. Yolanda Moyao Martinez Primavera 2004 Diplomado en Bases de Datos, Aplicaciones en Bases de Datos Locales con MySQL- PHP. Dr. Ivo Humberto Pineda Torres. Febrero 2004 Páginas de Internet Tutoriales PHP: www.programacion.com/php/ http://es.tldp.org/Manuales-LuCAS/manual_PHP/ www.webestilo.com/php Tutoriales MYSQL www.mysql-hispano.org www.mysql.com www.mysql.es

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www.solotutoriales.com www.abcdatos.com/tutoriales/tutorial/

Tutoriales HTML www.desarrolloweb.com www.lawebdelprogramador.com www.htmlconclase.com

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