PROPUESTA DE MEJORA PARA EL AREA ADMINISTRATIVA DE LA EMPRESA

PRODUCTOS EL CROCANTE S.A.S

JORGE DAVID SANCHEZ GONZALEZ

PRACTICA 2
Compensar Fundación universitaria
SANTIAGO DE CALI
2021
PROPUESTA DE MEJORA PARA EL AREA ADMINISTRATIVA DE LA EMPRESA
PRODUCTOS EL CROCANTE S.A.S

PRESENTADO POR: JORGE DAVID SANCHEZ GONZALEZ

DONCENTE: AIRETH AMAYA VALBUENA

PRACTICA 2
COMPENSAR FUNDACION UNIVERSITARIA
SANTIAGO DE CALI
2021
 PRESENTACION
Mi nombre es jorge David Sánchez González, me encuentro
cursando séptimo semestre de ingeniería en sistemas en
compensar fundación universitaria (virtual) Actualmente
trabajo en una empresa de alimentos hace 5 años, dedicada a
la fabricación y venta de galleta para heladería (estrella,
cucuruchos, barquillos, galleta), desempeñando el cargo de
auxiliar administrativo.
 PROPUESTA
En este trabajo se hace una propuesta de mejora de software
para el área administrativa de la empresa PRODUCTOS EL
CROCANTE S.A con el fin de agilizar, solucionar, y mejorar
algunas dificultades que se presentan en la cotidianidad con
el software que se maneja en la empresa (Excel) este programa
lo utilizan para manejar la base de datos de los clientes,
facturar ventas y llevar el control de todo lo que se vende.
 TABLA DE CONTENIDO
1. EL PROBLEMA
1.1 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
1.2 REVISIÓN Y ANÁLISIS BIBLIOGRÁFICO
1.3 OBJETIVOS
2. PLAN DE TRABAJO
2.1 CONSIDERACIONES GENERALES
2.2 ETAPAS DE TRABAJO
3. RECURSOS
3.1 HUMANOS
3.2 LOCALES, INSTALACIONES, EQUIPOS Y OTROS RECURSOS
3.3 PRESUPUESTO
4. BIBLIOGRAFÍA
 1. PROBLEMA

1.1 FORMULACION DEL PROBLEMA

Principalmente las dificultades que se tienen son: se
borran clientes sin que nadie maneje el programa,
toca estar actualizando cada mes la lista de los
clientes en otro formato generando múltiples
archivos, realizar los formatos de las facturas todos
los días, algunas veces se tienen inconvenientes al
momento de imprimir, el programa se torna un poco
difícil de manejar para otras personas.
 PRODUCTOS EL CROCANTE S.A
La empresa productos el crocante s.a. se encuentra ubicada en
la localidad de Cali, en el departamento del VALLE DEL CAUCA,
el domicilio social de la empresa es CALLE 26 # 37 -27.

La forma jurídica de productos el crocante S.A es sociedad

anónima, la cual se dedica a la fabricación y venta de
galleta para heladería (cucuruchos, estrellas, barquillos
etc.), logrando una amplia rentabilidad a través de un
excelente producto y a un como precio para todo el público,
se mantiene un excelente servicio y calidad humana. Con un
personal capacitado, comprometido con sus clientes, generando
fuentes de empleo y ampliando cada vez más su nombre en
diferentes municipios de Colombia.
 SISTEMA DE CONTROL DE VENTAS Y BASE DE DATOS DE CLIENTES
Se requiere un software de ventas y base de datos para los
clientes debido a la creación de múltiples formatos en Excel,
errores que se presentan (perdida de información importante)
y poco manejo del mismo en el caso de no tener los
conocimientos básicos.
 IMPORTANCIA
La base de toda empresa es la compra y venta de bienes o
servicios, de aquí la importancia de un software eficaz y
optimo por parte de la misma. Este software permitirá a la
empresa mantener un control tanto de su base de datos de
clientes como también tener un sistema que le permita
realizar acciones rápida y eficazmente (facturar, imprimir,
tener un valor final y un orden día a día de lo que se vende
etc.)

DELIMITACIÓN
La generación de toda la información en base a este software
haría mucho más fácil el registro de clientes, facturación,
manejo del software, y el correcto almacenamiento de sus
datos. Inicialmente se estaría adoptando la idea y
colocándola en práctica en el área administrativa de la
empresa, dependiendo de su funcionamiento se iría
complementando el software con más opciones para su mejor
desempeño y eficacia.
 1.2 REVISIÓN Y ANÁLISIS BIBLIOGRÁFICO

¿QUÉ ES UN SISTEMA DE BASE DE DATOS Y FACTURACIÓN?

Los Sistemas de facturación están en la mayoría de Tiendas,
Supermercados, Almacenes, y otras Organizaciones comerciales,
para Optimizar el Proceso de Venta y los Reportes de flujo de
ingresos. Este tipo de sistemas se caracterizan por almacenar
los datos de los clientes que compran en la empresa, emitir
facturas generadas en base a la cantidad de productos que han
sido comprados por los clientes, manejar inventarios y muchas
funciones más.

INVENTARIO Y FACTURACIÓN

Softland siempre a la vanguardia en tecnología, ha creado

Inventario y Facturación, Sistema de amplia cobertura,
diseñado para funcionar en ambiente Windows. Este software
permite al usuario llevar toda la información respecto a los
stocks de bodega de la empresa y controlar el proceso de
ventas, mediante herramientas adecuadas y óptimas. A través
del manejo de múltiples bodegas, permite llevar un amplio
control sobre las ventas, compras, devoluciones, etc., según
los distintos conceptos por los cuales un producto entra o
sale de bodega. Acomodándose al sistema de ventas de las
distintas empresas, permite emitir facturas en base a
despachos en línea, anticipados, por lotes, etc., así como la
generación de Boletas en la venta directa a público. Con este
sistema el usuario podrá obtener en forma oportuna la
información de gestión que se requiere para el manejo de la
empresa, como los stocks disponibles por bodegas, ventas por
cliente, productos por vendedor, etc. Además, a través de
este sistema podrá enviar Documentos Tributarios Electrónicos
DTE (Facturas, Notas de Crédito y Notas de Débito) al SII.

Inventario y Facturación es un sistema amigable, que utiliza

todas las virtudes del ambiente Windows, proporcionando al
usuario no especializado en computación, una serie de
herramientas que le permitirán aplicar con notoria facilidad
su experiencia profesional a los objetivos que más competen a
su empresa.

CARACTERÍSTICAS BASISCAS DEL SISTEMA

• Maneja múltiples bodegas

• Mantiene una completa ficha de productos que incluye

antecedentes técnicos, fotografía, impuestos, ubicación en
las bodegas y niveles de stock.

• Controla reservas, consignaciones, productos en tránsito,

consumos por Ordenes de Trabajo y por Centro de Costos (sólo
vs. ERP).

• Controla niveles de stock mínimo, máximo y reposición.

• Permite realizar Corrección Monetaria de productos
nacionales e importados (sólo vs. ERP).

• Maneja asignación de productos sustitutos y

complementarios.

• Permite controlar múltiples listas de precios.

• Maneja impuestos específicos.

• Genera Facturas en línea y por lotes, Boletas (sólo vs.

ERP), Notas de Créditos.

• Genera documentos para Ventas Exentas, tales como

(Facturas, Boletas sólo vs. ERP, etc.)

• Maneja formularios paramétricos para facturas, boletas,

etc.

• Permite la definición de formatos de documentos de ventas,

acordes a las necesidades de la empresa.

• Permite Importar y Exportar información desde y hacia

Puntos de Venta Sucursales (sólo vs. ERP).

• Permite consultas de ventas por día, cliente, vendedor,

grupos y productos

• Genera automáticamente comprobantes contables para

Contabilidad y Presupuestos.

FACTURA DIRECTA

Se trata de un completo programa de facturación muy intuitivo

y sencillo de utilizar. Nos permite crear facturas, dar de
alta clientes, pero también crear presupuestos, gastos o
proveedores. Todo ello a través del acceso desde un navegador
web, que, una vez registrado, nos llevará a la página en la
cual nos mostrará los modelos que tienen de ejemplo a la hora
de ir creando nuestras facturas o presupuestos.

Una vez dentro de Factura directa podemos personalizar

nuestras facturas de forma muy sencilla, incluyendo nuestro
logo, encabezados y pies de texto de las facturas. Esto en la
opción gratuita que yo he probado, aunque en las opciones de
planes de pago podemos personalizar aún un poco más. Existen
varias opciones de planes de pago, que van desde la opción
gratuita a los 19,90 euros al mes, precios sin IVA.

No se exige contrato de permanencia, por lo cual si no

estamos conformes con el servicio siempre podemos marcharnos
al finalizar el mes. Además, nos permite exportar los datos
de manera sencilla, con lo cual no corremos el riesgo de
permanecer cautivos de una aplicación que no nos convence.
 1.3 OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL
Desarrollar e implementar un software de control de
facturación y base de datos de clientes para la empresa
PRODUCTOS EL CROCANTE S.A.

OBJETIVOS ESPECIFCICOS

 Facilitar el ingreso de la información para que los

datos se mantengan actualizados y contar con información
real de la operación.
 Corregir errores que se presentan en el actual sistema
que utiliza la empresa (Excel).
 Contribuir en el proceso de desarrollo empresarial con
la toma de decisiones de forma adecuada utilizando las
diferentes herramientas ofrecidas por el sistema a
implementar.
 2. PLAN DE TRABAJO

2.1 CONSIDERACIONES GENRALES

Antes de implementar la propuesta de mejora hay que tener en

cuenta lo siguiente:

 Enfocarse primero en los objetivos y procesos más

importantes, es necesario hacer el análisis previo en la
empresa, para determinar las ventajas potenciales de
implementar este software y que se busca con esta
herramienta.

 Obtener apoyo de la gerencia, es importante que este

apoyo se constante y visible a lo largo del proceso de
implementación de la herramienta, y que estén al tanto
del correcto desarrollo de la implementación y no
únicamente para aprobar la propuesta y dar el dinero.

 Implementación en fases, es adecuando iniciar con una

primera fase de implementación pequeña con un número
limitado de actividades. En fases últimas se amplía la
funcionalidad del sistema.

 Centrarse primero en lo más entendible, es necesario

seleccionar las partes que componen el software, primero
las más sencillas hasta llegar a las más complicadas
 Buscar una herramienta escalable, es importante que el
software implementado sea escalable y pueda incluir
procesos más complicados.

 Buscar mejorar el acceso a la información, es necesario

tener toda la información de tal manera que en la
herramienta pueda ser acezada por cualquier miembro de
la parte administrativa que la solicite.

 Conocimiento del software, se puede fabricar el mejor

programa con el mejor hardware, pero si nadie lo opera
de forma correcta este nunca podrá ser realmente
aprovechado, el computador sería inútil si la parte
administrativa no está capacitada correctamente para
usarlo.
 2.2 ETAPAS DE TRABAJO

 PLAN OPERATIVO: en esta etapa definimos el problema a

resolver, las metas de la propuesta, las metas de
calidad e identificamos cualquier restricción
aplicable a la propuesta
 ESPECIFICAION DE REQUISITOS: permite entregar una
visión de alto nivel sobre el proyecto, poniendo
énfasis en la descripción del problema desde el punto
de vista de las personas que lo van a utilizar.
También se considera la posibilidad de una
planificación de los recursos sobre una escala de
tiempos.
 ESPECIFICACION FUNCIONAL: especifica la información
sobre la cual el software a desarrollar trabajara.
 DISEÑO: permite describir como el sistema va a
satisfacer los requisitos. Esta etapa a menudo tiene
diferentes niveles de detalle. Los niveles más altos
de detalle generalmente describen los componentes o
módulos que formaran el software a ser producido.
 IMPLEMENTACION: aquí pasamos a la codificación del
software, depende mucho del tamaño del proyecto .Cada
uno se concentrará en la construcción y prueba de una
parte del software. Las pruebas, en general, tienen
por objetivo asegurar que todas las funciones están
correctamente implementadas dentro del sistema. El
sistema será realizado en netBeans, antes de ello se
creara una base de datos en MySQL workbench.
 INTEGRACION: En esta fase llegamos a unir todos los
subsistemas que habíamos creado. Cada sección es
enlazada con otra y, entonces, probada. Este proceso
se repite hasta que se han agregado todos los módulos
y el sistema se prueba como un todo.
 VALIDACION Y VERIFICACION: Pasamos a verificar que el
sistema es consistente con la definición de
requisitos y la especificación funcional. Por otro
lado, la verificación consiste en una serie de
actividades que aseguran que el software implementa
correctamente una función específica.
 MANTENIMIENTO: Cuando el sistema tiene algún problema
involucraría la corrección de errores que no fueron
descubiertos en las fases de prueba, mejoras en la
implementación de las unidades del sistema y cambios
para que responda a los nuevos requisitos.
 3. RECURSOS
3.1 RECURSOS HUMANOS:
 Organización: Se parte de la aprobación de la
utilización del software en la empresa, la cual es
aceptada por el presidente, gerente y subgerente de
la misma. Posteriormente desarrollada e implementada
por el ingeniero para su correcta utilización por los
demás miembros de la empresa vinculados directamente
con el software.
 Descripción de funciones:
- Ingeniero: Desarrollar e implementar el software
“sistema de control de ventas y base de datos de
clientes”.
- Gerente: Utilización y seguimiento del software
implementado.
- Contador: Utilización del software para determinar la
cantidad de productos realizados.
- Subgerente: Registro de los datos de producción,
clientes y facturación.
 Personal: Ingeniero, gerente, subgerente, contador de
la empresa Productos “El crocante”.

3.2 INSTALACIONES Y EQUIPOS:

Es necesario la oficina donde el equipo de cómputo tendrá

instalado el software, dicho computador deberá contar con
acceso óptimo a internet y tener las siguientes
características:
- Hardware requerido: Microprocesador Intel Core I5 o
superior / AMD A10 o superior, Tarjeta gráfica de 2 GB o
superior, Memoria RAM de 4GB, Puertos USB 2.0 o superior.
- Software requerido: Sistema operativo: Windows 10/7/8,
NetBeans 8.1 o superior, MYSQL WORBRENCH.
 OTROS RECURSOS:
- Datos de clientes y productos: Todos los datos de los
clientes fijos y temporales, facturas actuales y pagos
permanentes de forma digital.
- Capacitación: Se capacitará a los miembros de la empresa
que utilizarán el software.

3.3 PRESUPUESTO

Inversión aproximada:

EQUIPOS:

UND CONCEPTO VALOR UND

1 Portátil Asus Core I5 7ta X441uv 1, 450,

8gb RAM 1tb Video 2gb/ Windows
900
7/8/10.

1 HP LaserJet M276N impresora láser 850.000

color

COSTOS DEL PERSONAL:

CANT CONCEPTO PAGO

MENSUAL
1 Desarrollador del software 1,600,000

1 Capacitación personal 400.000

 administrativo
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

1. http://www.hermosaprogramacion.com/2014/07/sistema-
facturacion-base-datos/

2. http://www.softland.cl/Viaweb/manuales/ERP/Manual-
IW.pdf

3. http://repository.uniminuto.edu:8080/xmlui/bitstream/ha
ndle/10656/2989/TTI_CamachoCarreroMonica_2014.pdf?
sequence=1

4. http://biblioteca.usac.edu.gt/tesis/08/08_1516_IN.pdf

5. file:///C:/Users/karen/AppData/Local/Temp/Dialnet-
SistemaDeInformacionParaElControlDeInventariosDelA-
3707498.pdf

6. http://repositorio.usb.edu.pe/bitstream/USB/28/3/5.%20D
ISE%C3%91O%20DE%20UN%20SISTEMA%20PARA%20EL%20CONTROL
%20DE%20INVENTARIOS%20PARA%20LA%20DISTRIBUCION%20A
%26L.pdf