CUADERNILLO DE TRABAJO

HOJA DE CÁLCULO MS EXCEL

DERECHOS RESERVADOS, ROBERTO ALVAREZ PADILLA

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sin consentimiento escrito y autógrafo de ROBERTO ALVAREZ PADILLA, editor del presente
cuadernillo de trabajo.

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responsabilidades legales establecidas por la ley vigente.

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ÍNDICE

1 INTRODUCCIÓN HOJA DE CÁLCULO MS EXCEL 2013 3

2 TIPOS DE DATOS PARA FÓRMULAS 3

3 FORMATO DE CELDAS 4

4 HOJAS Y LIBRO DE TRABAJO 7

5 FÓRMULAS Y CÁLCULOS BÁSICOS 8

6 ELABORACIÓN DE GRÁFICOS 10

7 INSERCIÓN Y MANEJO DE IMÁGENES 13

8 IMPRESIÓN Y PRESENTACIÓN PRELIMINAR 14

9 EJERCICIOS 16

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1. INTRODUCCIÓN HOJA DE CÁLCULO MS EXCEL 2013

En 1972, se creó un algoritmo que imitaba a una pizarra donde se hacía un cuadriculado y se
colocaban valores para posteriormente usarlos en cálculos, donde el problema era que un error
ocasionaba tener que borrar toda la tabla, con el uso de computadores, se incio el uso de
algoritmos matemáticos para poder manipular datos numéricos y operaciones en forma
automática, propiciando el nacimiento de los tableros u hojas de cálculo, siendo el primer
sistema llamado VisiCalc, donde posteriormente fue replicado por otras firmas, la más famosa
en ese entonces Lotus 123, posteriormente por Quatro y Quatro Pro de Borland ahora Corel;
donde al lanzamiento de Microsoft de su suite Office incluyo a Excel, la hoja más popular y
completa del mercado.
Una hoja de cálculo es un tipo de documento, que permite manipular datos de tipo numérico
y alfanumérico (letras y símbolos) en forma de tablas formadas por filas y columnas, las cuales
forman cuadrantes o celdas, donde se insertan los datos, valores, funciones y fórmulas para
realizar cálculos diversos.
La celda es la unidad básica en la hoja de cálculo, permite visualizar los datos y realizar cálculos.
Son de forma rectangular y se forman por la intersección de una fila y una columna y se les
identifica con un nombre; las columnas llevarán un identificador alfabético y las filas un
identificador numérico; el punto de intersección de ellas se denomina celda, es donde
visualizaremos el cursor que es el que permite introducir datos a una celda determinada,
siempre tengamos presente que en la celda donde este el cursor, es la celda donde
introduciremos los datos.

2. TIPOS DE DATOS PARA FÓRMULAS

Las celdas pueden contener hasta 255 caracteres, por lo que poner mucho texto dentro no es
conveniente, ya que mientras más datos tenga una celda más memoria ocupará; se recomienda
usar varias celdas independientes para contener todo el texto.

Para ingresar texto, solo se requiere iniciar el texto, siempre y cuando no sea el signo = (igual)
o + (suma) ya que estos están restringidos para fórmulas y operaciones matemáticas, puedes
usar ‘ (comilla sencilla) al inicio del texto para indicar que se trata de texto y no números.

Si el resultado de una operación o el número es más grande en cantidad de dígitos que lo que
permite la celda visualizar, se mostrará como valor científico.

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 La alineación del valor ya dentro de la celda, si no se ha dado formato de alineación, define el
tipo de dato, si es hacia la derecha es numérico, si es hacia la derecha es texto, si se presenta
en valor científico o exponencial indica que sobrepasa la visualización de la celda.

3. FORMATO DE CELDAS
Las celdas tienen un área de visualización estándar para el tipo de fuente seleccionada, puede
varias dependiendo del tipo de fuente y formato numérico; la fuente estándar es CALIBRI 11 o
ARIAL 10, dependiendo la instalación, la visualización es de 9 caracteres por default. Cada celda
tiene formatos independientes y personalizados, lo único que comparten todas es el ancho y
la altura de la celda ya que este depende del ancho de la columna y alto de la celda.

Excel al igual que todas las aplicaciones de Microsoft cuenta con una barra de menú
predeterminado para facilitar las acciones más comunes en la hoja de trabajo.

A. Posición del cursor. Indica en que celda está posicionado el cursor.

B. Funciones. Al presionar el botón de función, se despliega la ventana de selección de
funciones.

C. Formato de fuente. Aquí se muestra la ventana para seleccionar el formato de visualización

de los caracteres en la celda o selección de celdas. Las botoneras son formatos más usados.

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 Si observamos con cuidado, veremos que esta
ventana es la misma para toda la barra de acción,
solo cambia la pestaña; así que puedes aplicar
todos los formatos en una sola acción a la celda o
selección de celdas.

D. Captura de datos. En este renglón se podrá visualizar la primera línea de texto, la fórmula
o valores que contenga la celda donde esté ubicado el cursor, esta ventana puede abrirse
para mostrar más líneas.

E. Alineación dentro de la celda. Cada celda como hemos repetido puede tener formatos
independientes, así como los datos por default presentan una alineación predeterminada,
esta puede ser cambiada a voluntad del usuario.

Si observamos con cuidado, veremos que esta

ventana es la misma para toda la barra de acción,
solo cambia la pestaña; así que puedes aplicar
todos los formatos en una sola acción a la celda o
selección de celdas.

F. Formato numérico. Los datos ya sean valores o resultado de una fórmula, pueden tener
formatos numéricos definidos para representar mejor el dato que deseamos mostrar,
fecha, porcentajes, hora, etc.

En la ventana “muestra” veras el comportamiento

del formato que selecciones, es el valor o
resultado en la celda donde este el cursor; es
importante lo verifiques pues algunos formatos
como ejemplo “porcentaje” pueden cambiar el
resultado visible y mostrarlo de una forma que no
se desea. El formato numérico puede ocasionar
que el valor o resultado ya no se visualice y
muestre ###########.

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G. Formato automático de celdas. Se denominan ESTILOS, son formatos de celdas o tablas ya
predeterminados, algunos incluyen funciones automáticas de visualización, no altera las
funciones o fórmulas, no se pueden modificar o cambiar, ya son predefinidos.

H. Control de filas y columnas. Puedas manipular más detalladamente las filas y columnas,
cambiando su tamaño a valores específicos, eliminar o insertas filas y columnas, etc.

I. Funciones predefinidas. Menú llamado MODFICAR, en el podrás realizar las funciones más
básicas o más usadas, ordenamiento de datos en las tablas, etc.

Redimensionamiento de celdas

Las celdas pueden cambiar de tamaño para visualizar más caracteres.

Metodología

a) MENÚ CELDAS, donde defines el tamaño en unidad métrica, el autoajuste solo funciona
estando en una celda con valores.

b) BOTÓN FILA y COLUMNA, arrastrando del extremo derecho o inferior para abrir o
cerrarlas.

c) MENÚ CONTEXTUAL, Este surge al hacer un clic con el botón derecho del mouse sobre
el indicador de celda (letra o número) y seleccionar ancho de columna o alto de fila.

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4. HOJAS Y LIBRO DE TRABAJO
a) Hoja de trabajo. Es una pizarra o tablero formado por celdas adyacentes donde cada una
es independiente de la otra; el número de hojas de trabajo en un libro de trabajo se
determinará por la cantidad de memoria que tenga la computadora, por lo que en algunas
ocasiones las hojas visibles en una no son las mismas en otras.

b) Al asignar el nombre a una hoja este no debe contener signos de puntuación, matemáticos,
número de celdas o nombre de funciones. El nombre de hoja puede ser usado al definir
fórmulas o funciones y será como se reconozca de ahora en adelante, todas las fórmulas o
funciones que se hacían referencia a ella con su nombre anterior se actualizarán.

c) Las hojas puedes ser acomodadas de tal forma que se visualicen el orden que requieras, no
necesariamente en el orden ascendente que se sugiere, solamente arrastra la hoja a la
posición e insértala.
Puedes usar el menú
contextual para la
misma acción

d) Al eliminar una hoja de trabajo, todas las hojas que hagan referencia a ella marcarán un
error de cálculo; y la eliminación ya no es posible deshacer esta acción, al aceptar el
mensaje de advertencia se elimina en forma definitiva.

e) Podemos copiar hojas de trabajo tanto entre el mismo libro, a otros libros o libros nuevos;
los formatos de las hojas son independientes, por lo tanto no se afectarán al copiar una
hoja con formato a otro libro con hojas en formatos diferentes.

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5. FÓRMULAS Y CÁLCULOS BÁSICOS
La función principal de Excel es precisamente el cálculo automático, empezaremos con las
funciones básicas.

Existen 4 tipos de operadores en Excel, Aritméticos, comparación, concatenación y referencia.

I. OPERADORES ARITMÉTICOS

II. OPERADORES DE COMPARACIÓN

III. OPERADORES DE CONCATENACIÓN

IV. OPERADORES DE REFERENCIA

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a) Orden de ejecución de los operadores, el orden en que se realiza el cálculo puede influir
en el valor devuelto de la fórmula, por lo que es importante comprender el orden, y cómo
puede cambiar el orden para obtener los resultados que espera ver.

b) Convertir valores en fórmulas, si escribe una fórmula, Excel espera determinados tipos de
valores para cada operador. Si escribe un tipo de valor distinto de lo esperado, Excel puede
convertir el valor.

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6. ELABORACIÓN DE GRÁFICOS
Por definición, un gráfico es una representación de valores numéricos de forma de gráficos de
líneas, barras, círculos, etc. que se encuentran en las tablas en nuestras hojas de trabajo.

Los gráficos son una excelente herramienta para resumir la información e identificar fácilmente
cualquier tendencia de datos.

a) Tipos de gráficos, Excel permite seleccionar de un catálogo de gráficos estándares y

especializados, cabe mencionar que los datos pueden representarse de formas
incomprensibles dependiendo del modelo seleccionado.

Excel tiene una función de Gráfico recomendado, este gráfico es el que Excel considera es
el mejor para representar tus datos después de analizarlos, es una forma muy rápida de
generar un gráfico, permite algunos ajustes y cambio de estilo.

Esta misma ventana, provee todos los demás tipos de gráficos, solo recuerda seleccionar
primero las tablas con las restricciones que ya conocemos.
a. Tablas con una sola fila de títulos
b. No debe haber celdas unidas
c. El área de datos solo con números
d. Coherencia en los valores a graficar

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b) Editar un gráfico, una vez formado un gráfico, podemos integrar elementos o cambiar los
valores y los estilos cuando lo requerimos, Excel genera un gráfico básico con formatos
estándares.

Cada que seleccionas un elemento

del gráfico (barra, textos, áreas) se
marcarán en la tabla de datos, si
cambias datos en la tabla, el gráfico
responderá. Cada elemento tiene
sus elementos de cambio y son
redimensionables.

3
Selecciona los
2 elementos de
Cambia el estilo del
gráfico y plantilla datos del gráfico
de colores que se visualizan

1
Selecciona que deseas se
muestre en el gráfico

c) Hoja de gráfico, los gráficos por default se colocan en la hoja de cálculo como un elemento
inserto flotante y redimensionable, pero podemos colocarlas en su propia hoja, donde solo
estará el gráfico.

Para realizarlo, debes crear el gráfico en la hoja, seleccionarlo, ir a la barra de menú y

selecciona MOVER GRÁFICO, en la ventana de selección de MOVER GRÁFICO selecciona
HOJA NUEVA, puedes asignarle un nuevo nombre a esta hoja gráfica tal como harías con
una hoja de trabajo.

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 1

d) Puedes eliminar gráficos en todo momento, en caso de las gráficas insertas, se seleccionan
y se eliminan en caso de las hojas gráficas, se realiza de la misma forma que una hoja de
trabajo.

En caso de que elimines las tablas que forman el área de datos de los gráficos, estos tendrán
valores en 0 en el eje X y Y, en la leyenda se elimina el texto.

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7. INSERCIÓN Y MANEJO DE IMÁGENES
Excel permite el poder manipular imágenes de forma muy sencilla, como en cualquier
aplicación Office, las imágenes son archivos que pueden ser redimensionados y editados por
las mismas aplicaciones.

Excel esta conformado por celdas donde solo pueden contener valores, así que las imágenes se
insertaran “flotando” en la hoja de cálculo, tener esto en cuenta al momento de ponerlas, ya
que pueden en dado momento no verse como las requerimos o deseamos.

Excel acepta todos los formatos de imágenes, redimensionarlas puede ocasionar que pierdan
nitidez o se “pixeleen”.

¿Cuántas imágenes podemos insertar? N número de imágenes, tantas como la memoria

soporte.

La imagen se insertará a partir

de la posición del cursor, siendo
esta posición la esquina superior
izquierda de la imagen

Una vez inserta la imagen, se activa el menú FORMATO donde podemos dar tratamiento
a la imagen.

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8. IMPRESIÓN Y PRESENTACIÓN PRELIMINAR
Las hojas de cálculo en Excel en un muy buen porcentaje las hacemos para imprimirlas, ya sean
reportes, listas, tablas de datos, etc.

Una característica de Excel es que no usa el sistema WYSIATI (es el acrónimo de “What you see
is all there is”, ya que los formatos de impresión normalmente son más amplios que los de
pantalla, si en la preliminar se ve una celda en la pantalla puede no aparecer; lo mismo con las
filas y columnas, recordemos que en Excel podemos manejar millones de hojas por lo tanto no
todo saldrá en una impresión.

Hay varios métodos para ajustar hojas de trabajo para impresión, una de ellas es usar el ajuste
de filas y columnas reduciendo o ampliando hasta que se muestre completa la información que
deseamos; en otros formatos podemos usar las áreas de impresión.

En la presentación preliminar, se pueden modificar los parámetros de impresión, se puede

además de seleccionar impresoras, tamaño de hoja, orientación, se pueden modificar
parámetros de márgenes y ajuste de columnas.

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a) Encabezados y pie de página, las hojas pueden llevar encabezados y pies de página
personalizados, donde cada uno de ellos está compuesto de 3 secciones cada una de ellas
independientes con formatos propios.

Hay diseños predefinidos para facilitar el trabajo, solo selecciónalos de la lista y quedarán
configurados.

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