TECNICAS DE OFICINA

APLICACIONES DE LAS TECNICAS DE OFICINA

Las TÉCNICAS DE OFICINA se aplican en todas y cada uno de los cargos de

una Oficina, es decir, en las diferentes ocupaciones necesarias según el objeto de la
Empresa. En el correcto funcionamiento de una oficina, cualquiera que sea la
Naturaleza de sus actividades se considera tres factores esenciales que son:

 EQUIPO HUMANO O PERSONAL DE TRABAJO

 EQUIPO MATERIAL O ELEMENTOS DE TRABAJO

 EQUIPO MECANICO O ELEMENTOS DE OFICINA

* EQUIPO HUMANO O PERSONAL DE TRABAJO: está integrado por el grupo

de personas que pone su talento, su capacidad, sus conocimientos, su voluntad de
trabajo al servicio de la Empresa que lo ocupa para procurar el desarrollo
normal de sus actividades y el progreso y prosperidad de la misma.

El aporte humano en todos los cargos u ocupaciones de una Oficina, es el factor

principal en el buen funcionamiento de una Empresa.

Cualquiera que sea el cargo que desempeñe una persona, este debe dar todo lo que
humanamente pueda aportar en el cumplimiento de la labor que se le ha
encomendado. En una palabra debe ser:

Teniendo en cuenta lo anterior veamos algunas de las ocupaciones más comunes:

1-. MECANOGRAFO: Reciben también el nombre de Dactilógrafos, es el empleo

más común y necesario en toda Empresa por esta razón existe en el campo laboral
una gran cantidad de personas en esta tarea. La importancia de este cargo en toda
oficina es de carácter Comercial o Privado. La mecanografía es ahora una
asignatura que se orienta en la mayoría de los colegios, principalmente y con
carácter obligatorio en el área comercial. Existen las academias de Comercio e
Instituciones donde se dictan cursos de manejo, dominio y velocidad
mecanográfica.

Un mecanógrafo para desempeñarse como tal debe cumplir algunos requisitos

como:

 Rapidez en el manejo de la máquina

 Dominio del Idioma

  Manejo correcto de aspectos como: gramática, puntuación, Ortografía,
vocabulario.

 Manejo de las diferentes máquinas de Oficina

2-. RECEPCIONISTA: La Recepción es la función que desempeña una persona

cuando personal o telefónicamente atiende al público, sirviendo de enlace entre
éste y los funcionarios de la empresa.

Es una tarea muy interesante, en ocasiones difícil. Esta ocupación existe en casi
todas las oficinas, sin embargo, las mayores posibilidades se encuentran en las
oficinas de profesionales. Médicos, Abogados, Odontólogos, entre otros

Los requisitos para desempeñarse como recepcionista son:

 Los Modales y la Cortesía

 Dominio Oral y escrito del Idioma

 Dominio de la Mecanografía

 Discreción y Buen Criterio

 Manejo e Conmutador o Central telefónica

 Firmeza y Criterio en situaciones falsas o descorteses

 Paciencia en el trato con personas difíciles ( Tolerancia )

 Apropiada atención telefónica

3-. CONTADORES Y AUXILIARES DE CONTABILIDAD:

La sección de Contabilidad es una de las Oficinas más delicadas de toda Empresa

ya que es donde se organiza la parte Financiera o económica que es la que en sí, le
da vida y Razón de ser a la Empresa, cualquiera que sea su objeto. El número de
personas capacitadas para esta actividad depende del tamaño de la empresa.
Generalmente existe un jefe de contabilidad o contador quien debe ser una
persona íntegra en el cumplimiento de sus deberes y su preocupación permanente
debe ser el control del mecanismo interno dela Oficina y el correcto
funcionamiento de las secciones auxiliares como: Caja, Créditos, pagaduría entre
otros. Además el jefe de contabilidad, persona clave en toda Empresa

Principales Condiciones:

* Conocimientos técnicos de la Ciencia contable

* Capacidad Directiva como jefe de una Dependencia

* Capacidad de control en las labores propias de su Cargo

El Cargo de Contador y Auxiliar de Contabilidad Exige:

* Destreza en la Operación e Máquina de Oficina.

* Destreza en el diligenciamiento de comprobantes y Documentos contables.

* Conocimientos de Contabilidad

* Conocimientos de Matemática Financiera

* Conocimientos e Técnicas de Oficina

3. OFICINISTA DE ARCHIVO:

En toda oficina se requiere de una Organización, siempre hay documentación,

comprobantes, correspondencia que archivar. Sin embargo este cargo es propio de
las Empresas grandes donde existe una oficina dedicada a esta actividad, como:
Hospitales, Colegios, Industrias, Oficinas contables con un gran número de
Documentos para archivar.

La Función básica del Oficinista de Archivo es la Organización de todos los

documentos, de acuerdo al sistema que requiere el objeto de la Empresa.
Para desempeñar este cargo se prefiere al personal egresado de una escuela o
Colegio Comercial, Academias e Comercio o haber aprobado un curso de Archivo.

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EL OFICINISTA

Persona encargada de realizar diversas tareas relacionadas con las actividades que
surgen dentro de la oficina.

ACTIVIDADES DEL OFICINISTA

 Tomar dictado y transcribirlos de manera a

la preparación; concepción y organización de mensajes relacionados con las
actividades de la oficina.

 Redacción de correspondencia.

 Manejo de correspondencia.

 Archivo de documentos
  Operación de máquinas de oficina

 Registrar informaciones contables

La oficina dentro de una empresa como medio de satisfacción personal:

La oficina, representa para el oficinista la posibilidad de poder realizarse como

individuo capaz de desarrollar destrezas, conocimientos, habilidades, actitudes y hábitos
de trabajo, que le permitan alcanzar posiciones satisfactorias en la vida.

La oficina dentro de una empresa como medio de satisfacción social:

Desde el punto de vista de la sociedad cuando se instala una oficina en una comunidad,
ésta se beneficia de diferentes maneras. Uno de los beneficios más importantes es la
creación de nuevos empleos en el lugar donde se establece, con lo cal se mejoran las
condiciones de vida ya que permiten elevar sus ingresos y con ello la capacidad de
satisfacer sus necesidades.

LA OFICINA EN EL MUNDO EMPRESARIAL

Es el lugar de la empresa, donde la información emitida y recibida es procesada con el

objeto de aportar datos necesarios para el normal desarrollo de las actividades u
operaciones que en ella se realizan.

CARACTERÍSTICAS DE LA OFICINA

 Área cerrada y acondicionada con excelente ventilación, iluminación y

disposición adecuada de los materiales.
 Debe cumplir la función de las actividades inherentes a la organización.

Ejemplos:

El ambiente de una oficina bancaria contará con equipos y mobiliarios propios de esta
actividad (caja fuerte, taquillas de caja, etc), mientras que un ambiente de oficina de
institución educativa estará dotada de materiales de uso normal en ese medio (carteleras,
estante tipo colmena para borradores, tiza, carpetas con hojas de control diario, etc.)

EQUIPOS MOBILIARIOS Y MATERIALES DE OFICINA

Equipos de oficina:

Son los destinados a facilitar la comunicación tanto interna como externa, así como
también mejorar la calidad de la impresión escrita grafica de la organización.

CLASIFICACION DE LOS EQUIPOS DE OFICINA

 Equipos y materiales de comunicación

 Teléfonos
 Intercomunicadores
 Fax

Equipos de Reproducción y electrónicos

 Calculadora
 Computadora
 Sumadoras
 Fotocopiadoras

Muebles de Oficina

Incluye los muebles destinados en mejorar la comodidad y productividad del trabajo

administrativo:

 Escritorio.
 Archivadores
 Mesas
 Estantes
 Ficheros
 Elementos decorativos
Técnicas de Oficina

PROCEDIMIENTOS DE OFICINA

Son el conjunto de procedimientos y habilidades que debe conocer el oficinista para

organizar y desarrollar eficientemente su trabajo de la oficina.

Importancia:

1) Las técnicas de oficina permiten una organización y sistematización de toda la

información dela empresa

2) Facilitan el desempeño laboral de las empresas y oficinistas

3) Agilizan el curso delas transacciones de la empresa dejando una imagen de eficiencia

y organización ante su público.

Aplicación

Las técnicas de oficina se aplican en todos y cada uno de los cargos de oficina es decir en
las diferentes ocupaciones necesarias según el objeto de la empresa, en el correcto
funcionamiento de una oficina cual quiera que sea la naturaleza de sus actividades, se
consideran 3 factores esenciales que son:

-equipo humano o personal de trabajo

- equipo material o equipo de trabajo
-equipo mecánico o máquinas de la oficina

CONOZCAMOS LAS OCUPACIONES MAS COMUNES EN LA OFICINA

1) Recepcionista

Es una función que desempeña una persona cuando personal o telefónicamente a tiende
al público sirviendo de enlace este y los funcionarios de la empresa es una tarea
interesante y a veces muy difícil porque en algunas ocasiones pondrá a prueba el criterio
y la personalidad del contratado

Los requisitos más importantes de un oficinista son:

-los modales y la cortesía

-dominio oral y escrito del idioma
-descripción y buen criterio
-capacidad de análisis para identificar situaciones, tomar determinaciones y seleccionar
al público
-manejo de conmutador o central telefónica
-firmeza en situaciones falsas o descorteses
-paciencia
-apropiada atención telefónica
Secretaria

Debe ser el asiste perfecta de su jefe sus responsabilidades laborales pueden ser muy
diferentes en una oficina u otra dependiendo de la empresa en la cual trabaje sus
principales funciones consiste en representar al superior o a la empresa, organizar el
trabajo y coordinar los diferentes tipos de comunicaciones tanto internas como externas
el manejo de la organización de su trabajo y de su jefe lo hará mas eficiente con el uso
de la agenda
Técnicas de oficina

Estas se refieren a las características de una oficina, el trabajo que allí se desempeña el
manejo de las máquinas y útiles de escritorio, de igual forma muestra como pueden ser
la secretaria o el oficinista ayudando a desarrollar ciertas técnicas, cualidades de tipo
social, para efectuar con eficiencia sus labores y le hace conocer además, la importancia
del mejoramiento de las relaciones humanas a través de la comprensión de la propia
personalidad y del conocimiento del comportamiento humano.

De la forma como la secretaria o el empleado ejecutivo ejecute su trabajo y cumpla con

sus obligaciones, la cortesía y diligencia con que atienda a los clientes, la iniciativa que
desarrollen sus funciones, de la lealtad, que demuestre a la institución y del orden y la
exactitud que tenga en el manejo de los documentos, depende en gran parte del éxito de
los negocios.

Se dice también que es el conjunto de procedimientos y habilidades que debe conocer el

servidor público, para organizar y desarrollar eficientemente su trabajo dentro de la
oficina

OBJETIVO.-
El objetivo es facilitar al servidor público y darle una visión general y actualizada de los
procedimientos y técnicas que se utilizan en la gestión diaria de una empresa o
institucional finalizar el mismo los alumnos/as deberán ser capaces de distinguir
los elementos y funciones de una empresa o institución; también sabrán valorar la
importancia de la comunicación oral y escrita en la empresa, comprendiendo la función
que tienen los documentos y la correspondencia en la gestión de la misma, así como las
técnicas y sistemas para su archivo Analizarán la importancia de la contabilidad y como
utilizar el Plan General de Contabilidad, identificando correctamente los grupos y
las cuentas.

IMPORTANCIA.-
La importancia de mejoramiento de las relaciones humanas a través de la comprensión
de la propia personalidad y del conocimiento del comportamiento humano.

 Estas permiten una organización y sistematización de toda la información de la

institución.

 Facilitan el desempeño laboral en las instituciones o empresa y los funcionarios.

 Agilizan el curso de las transacciones de la empresa dejando una imagen de

eficiencia y organización ante el público.

SU APLICACIÓN.-
Estas se aplican en todas y cada una de los cargos de oficina es decir en las diferentes
ocupaciones necesarias según el requerimiento de la institución o empresa, en el
correcto funcionamiento de una oficina, cualquiera sea la naturaleza de sus actividades,
se consideran 3 factores importantes que son.
  Equipo Humano
(Personal de trabajo) constituye un insumo básico de un sistema de información, porque
permite adecuar el diseño de un sistema de información a las necesidades o carencias de
información que puedan detectarse, además permite realizar los ajustes necesarios que
permitan alcanzar los objetivos esperados.

 Material o equipo de trabajo.-

Esto se refiere a la instalación de equipos y el local donde se va a desempeñar las
funciones o sea el lugar.

 Recursos Financieros.-
Son los medios que posibilitan contar con los demás elementos para poder diseñar,
hacer la implantación del sistema y controlar los recursos humanos.

OCUPACIONES MÁS COMUNES DENTRO DE UNA OFICINA:

1. Recepcionista.-
Es una función que desempeña una persona atendiendo al público, sirviendo de enlace
entre el público y el personal de la institución, tarea interesante ya veces muy difícil, en
algunas ocasiones pondrá a prueba el criterio y la personalidad del servidor público

Funciones que debe cumplir:

 Recibir visitas y arreglar entrevistas con habilidad

 Causar buena impresión en la institución a favor de las relaciones públicas.

 Capacidad distinguir entre las personas que visitan y los clientes que requieren
algún trámite.

 Ser cómplice de todas las transacciones particulares tanto del jefe como de la
compañía

CUALIDADES DE UNA BUENA SECRETARIA RECEPCIONISTA:

 Tener buena apariencia y disposición, esto significa que cuida su apariencia

personal, debe estar fuera de toda crítica.

 Tener hábito ordenado de trabajo, es decir su área de trabajo en orden y limpia.

 Tener exactitud, es decir que la recepcionista debe concentrarse siempre en su

trabajo y nunca confundir exactitud con velocidad.

 Interesarse siempre en los clientes

 No tener quejas de los clientes y evitar conflictos.

 Visión clara, voz agradable y bien articulada

  Buena memoria de las voces, mucho tacto y discreción

 Memoria general y control, suficiente paciencia

 Sonrisa a flor de labios y la capacidad de interesarse en los demás

 Equilibrio y confianza, seguridad en sí misma

 Dedicación personal y a su trabajo

 Dominio de su idioma y de otros más

 Sincero interés por las personas

LA SECRETARIA RECEPCIONISTA DEBE CONOCER LO SIGUIENTE:

 Manejo de la central telefónica

 La organización interna de la empresa

 Las normas y reglas de la compañía

 Los nombres de todo el personal incluyendo los de menor rango

 Los números telefónicos de los clientes y relacionados con la compañía o

institución.

 Las extensiones correspondientes a cada departamento de la compañía.

2. Auxiliar de oficina.-
Es el servidor público, que presta apoyo a la secretaria y demás servidores que trabajan
en esa institución.

Funciones que debe cumplir.-

Específicamente las funciones en la oficina es la de recoger información, procesarla,
registrarla y utilizarla, los medios para realizar estas funciones dependerán del grado de
automatización alcanzado.

3. Secretaria Ejecutiva.-BUENOS MODALES:

Los Buenos modales son la expresión de lo mejor que cada uno tiene en su corazón para
dar a los otros. ¿Bondad o egoísmo? No es simple romanticismo o cursilería. Los
buenos modales verdaderamente expresan el nivel de conciencia que tenemos hacia la
dignidad de los demás.

BUENOS MODALES:

Los Buenos modales son la expresión de lo mejor que cada uno tiene en su corazón para
dar a los otros. ¿Bondad o egoísmo? No es simple romanticismo o cursilería. Los
buenos modales verdaderamente expresan el nivel de conciencia que tenemos hacia la
dignidad de los demás.

Es importante:

 Aprender a sonreír, independientemente de tu temperamento.

 Tener el hábito de saludar, independientemente de tu posición en la empresa.

 Vigilar el tono de tus palabras para no ofender al otro.

 Ser consciente del daño que hacen las malas palabras.

 Cuando hay necesidad de llamar la atención o discutir es necesario recordar que

queremos integrar no desintegrar.

 Ser consciente las carcajadas en una mujer la hacen parecer vulgar. Se puede reír
con muchas ganas sin necesidad de hacer escándalo.

En el aspecto físico.-
Porque estarás preocupada por aprender e ir en la búsqueda de un estilo personal tuyo
que abarcará las piezas de tu guardarropa, maquillaje y peinado. Ese estilo tiene que
expresar la verdadera tú, tus valores, así como tus ambiciones profesionales.

En el aspecto humano.-
Cuando, por ejemplo, nos decidimos a tomar unas clases de etiqueta para aprender el
uso y manejo de los cubiertos, estarás aumentando la confianza en ti misma ya que ante
el conocimiento de lo que es correcto y de lo que es incorrecto, te manejaras con mayor
soltura

En aspecto Espiritual.-
No es lo mismo saludar con la alegría de saber que vas a un encuentro con otros, a
saludar porque es una costumbre. La verdadera relación con los otros se construye desde
las potencias espirituales y requiere de un esfuerzo interior para hacer de un saludo
simple, aparentemente, una canción de bienvenida para los otros.

Esto requiere, que haya en efecto reservas, combustible, abono. Se refiero a que la vida
interior, añade un velo especial al alma de una mujer. Te hace más sensible, más cálida,
más humana. El corazón se vuelve frondoso, y ansioso por crear nuevas formas de
relacionarse con los otros

Un consejo que no estará de más. Los buenos modales se demuestran en gestos, igual
que en palabras y hechos. Su distintivo es la sonrisa. El poeta Horacio lo decía:
"Nada impide decir la verdad sonriendo"
. Piénsalo.
TECNICAS PARA EL MANEJO DE ARCHIVO:

Es el proceso de recepcionar, ordenar, clasificar y conservar adecuadamente los

documentos en un lugar determinado a fin de localizarlos fácil y rápidamente y
protegerlos de pérdidas y deterioro etc. Este sistema va a permitir clasificar y buscar
rápidamente los documentos.

Su importancia.-
Representa la memoria de un negocio o conservación de los documentos, solo se guarda
los documentos importantes.

LA FINALIDAD DE ARCHIVAR.-
Un archivo no tiene mayor valor cuando los documentos que contiene no pueden ser
localizados con prontitud. Es necesario observar reglas fijas que permitan seleccionar y
ordenar los títulos y de esta manera poder archivar todos los documentos
adecuadamente.

TIPOS DE ARCHIVOS:
Existen Varias: Clases de archivo entre ellos mencionaremos los más importantes:

Archivo inactivo.-Es el que está guardado por varios años

Archivo Central.-El que está guardado en el Sótano

Archivo activo.-Son los documentos actuales.

Archivo Semi-activo.-Documentos guardados de un año, son ocupados para consulta y

constatación.

SISTEMA DE ARCHIVO: Alfabético, numérico, geográfico por asunto:

Sistema Alfabético.- viene a ser la asociación de la letra A hasta la letra Z

CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS.-

Documentos vitales.- incluye documentos legales de constitución títulos de propiedad

escrituras públicas.

Documentos importantes.-
Incluye facturas, registro de compra correspondencias recibidas y expedidas

Documentos útiles.-
Incluye alguna correspondencia general como ser memorándum, cartas, informes,
normas legales, recibos y otros.

Documentos no esenciales.- anuncios formatos, afiches, invitaciones y material de

folletería
UTILES DE OFICINAS.-
Existe un sin número de utensilios que son utilizados dentro de una oficina, entre ellos
nombraremos a:

 Archivador de oficio ancho

 Archivador de oficio delgado

 Canastilla porta documentos

 Engrampadora

 Perforadora

 Bolígrafo

 Escritorio de computadora

 Cuaderno empastado grande