CTN50/SC1-

Gestión de
documentos y
aplicaciones

UNE ISO 30301. SISTEMA DE GESTIÓN PARA LOS DOCUMENTOS

¿CÓMO LO IMPLANTAMOS EN UNA EMPRESA?

CTN50/SC1 Gestión de Documentos y aplicaciones de AENOR

I JORNADAS VALENCIANAS DE
DOCUMENTACIÓN
 UNE ISO 30301. SISTEMA DE GESTIÓN PARA LOS DOCUMENTOS CTN50/SC1-
Gestión de
¿CÓMO LO IMPLANTAMOS EN UNA EMPRESA? documentos y
aplicaciones

• Implantación – ficción. Escenario:

– “Les Xufes” (Horta Nord, Valencia).

• Desde 1985.
• Fabricación industrial (elaboración, envasado y comercialización) según las
normas del Consejo Regulador de la Denominación de Origen Chufa de
Valencia.
• 250 trabajadores en plantilla. Área producción:150, Área logística:50, Área
comercial y marketing:30, Área Administración:13 (incluye Departamento de
Calidad:3), Área de Tecnología:7.
• Desde 2001 Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) según la norma ISO 9001

Departamento Calidad.
• Valores = Tradición + Innovación (Tecnológica) + Calidad.
• Plan estratégico 2012-2015: exportación al mercado asiático.

– “Les Xufes” y la gestión de documentos:

• Cuando se implanta el SGC según ISO 9001 se contrata a un documentalista.
Vinculación: Departamento de Calidad. Funciones: Búsqueda de información
regulatoria, normativa, y técnica | Mantenimiento de la biblioteca | Gestión de la
Intranet y la página Web| Archivo de calidad | Distribución de documentación de
calidad.

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• Implantación – ficción. Escenario:

– “Les Xufes” y la gestión de documentos:

• “Filosofía documental”:
– 2001 (después de implantar el SGC según ISO 9001):
» Cada Área y cada proceso tiene su sistemática + Sistemática específica para el
control de documentos y registros de calidad (Departamento de Calidad).
» Auditorias externas de seguimiento y certificación: No Conformidades -NC- en
relación al control de documentos del SGC (punto 4.2 ISO 9001).

– 2007:
Voluntad de cambio: 1 única sistemática que siga las buenas prácticas en
gestión documental reconocidas internacionalmente en la ISO 15489. Responsable:
Documentalista (Responsable de la Gestión de Documentos, RGD).
» 1r proyecto (2007-2010): El RGD y el Departamento de Calidad intentan
alinear los procesos documentales según ISO 15489. Se identifican los
documentos asociados a los procesos de trabajo; y se define un cuadro de
clasificación, unas reglas de acceso básicas, y un calendario de conservación.
El Área de Tecnología instala la solución Sharepoint con la intención que no se
distribuyan ni archiven documentos en papel en la empresa. El Departamento
de Calidad es el responsable funcional del mismo y redacta los manuales y
procedimientos para su implantación. Se realiza formación a nivel Dirección de
Área y Administrativos y personal que gestiona documentos (total=90personas).
» 2º proyecto (2011): Implantación de un Sistema de Gestión de Documentos
según ISO 30301.

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• Implantación – ficción. Sinopsis:

– Noviembre 2011, Responsable gestión documental (RGD) “Les Xufes”: ¿Cómo

planteo el proyecto a Dirección?
– Noviembre 2011, Directora General (DG) “Les Xufes”: ¿Por qué apruebo el
proyecto? Resultados esperados y beneficios
– Noviembre 2011, Responsable gestión documental (RGD) “Les Xufes”: ¿Cómo
escojo a la consultora en gestión documental?
– Diciembre 2011, Consultora en gestión documental (CGD): ¿Cómo desarrollo el
proyecto?
– Marzo 2012, Responsable gestión documental (RGD) “Les Xufes”: ¿Cómo
escojo a la entidad de certificación?
– 19 de marzo (Visquen les falles!), Auditor (A): ¿Cómo desarrollo el proceso de
auditoría? ¿Cuál es el resultado?

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• Implantación – ficción. Protagonistas:

DG = C.Bustelo RGD = MR.Lloveras

CGD = M.Lorience A = A.Sellés

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• ¿CÓMO PLANTEO EL PROYECTO A DIRECCIÓN?

Tres motivos:
1: Consolidación del SGD.
SGD = Dirección según ISO 30301 | Operativa según ISO 15489

2: Certificación del SGD.

Más Garantía > Más Clientes
Penetración en nuevos mercados (Plan
estratégico 2012-2015 “Les Xufes”)

3: Innovación.
1ª empresa certificada en España

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• ¿CÓMO PLANTEO EL PROYECTO A DIRECCIÓN?

Una estrategia:
- Alcance “sin riesgo” y “escalable”:
- “Sin riesgo”> Alcance del SGC según ISO 9001 (desde 2007: eliminación de
No Conformidades -NC- en el ámbito de control de documentos).
- “Escalable”> A medida que se incorporan procesos en el SGC, también se
incorporan en el SGD.

- Inversión mínima:
- Empresa consultora externa: Auditoría + Cumplir los requisitos no cubiertos
(cálculo 30%; trabajo realizado en 3 meses).
- “Les Xufes”: Dirección | RGD | Departamento de Calidad.
- Empresa de certificación.

- Resultados a corto plazo: Certificación en marzo de 2012.

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• ¿POR QUÉ APRUEBO EL PROYECTO? RESULTADOS ESPERADOS Y

BENEFICIOS

TRADICIÓN + INNOVACIÓN + CALIDAD

PRINCIPIOS
-Compromiso con la calidad
-Internacionalización
-Respeto a la tradición en los procesos de fabricación
-Innovación
-Eficacia y eficiencia en los procesos administrativos

Empresa familiar
2001
Profesionalización de la Dirección

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• ¿ POR QUÉ APRUEBO EL PROYECTO? RESULTADOS ESPERADOS Y

BENEFICIOS

2001 - Plan de desarrollo y expansión:

- Implantación de la norma ISO 9001
- Modernización de las estructuras tecnológicas
- Modernización de la administración: reducción “papeleo”

201110 años después: EN GENERAL- MUY SATISFACTORIO

- LA EMPRESA HA DUPLICADO SU PLANTILLA
- PLAN DE EXPANSIÓN EN EL MERCADO ASIATICO (2012-2015)
- HA TRIPLICADO SU FACTURACIÓN

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• ¿ POR QUÉ APRUEBO EL PROYECTO? RESULTADOS ESPERADOS Y

BENEFICIOS
NUESTRA FILOSOFIA: LA MEJORA CONTINÚA
PLANES DE FUTURO
- Compromiso con la
responsabilidad social y
el medio ambiente
-Apertura de comercio
electrónico al por mayor
-Afianzamiento mercado
asiático
2011- REVISIÓN POR LA
DIRECCIÓN DEL SISTEMA DE
GESTIÓN
•Las no conformidades en su mayoría
provienen de la documentación
•PLATAFORMAS TECNOLÓGICAS
SATURADAS. Algunos problemas
para recuperar información

PROPUESTA DEL RESPONSABLE DE CALIDAD DE

IMPLANTAR LA NORMA ISO 30301

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• ¿ POR QUÉ APRUEBO EL PROYECTO? RESULTADOS ESPERADOS Y

BENEFICIOS
COSTE ESTRATEGIA BENEFICIOS

+
BENEFICIOS
INVERSIÓN
1%

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• ¿CÓMO ESCOJO A LA CONSULTORA EN GESTIÓN DOCUMENTAL?

Tres preguntas técnicas:

1: ¿Experiencia comprobable en el ámbito de la implantación y auditoría de

SSGGDD según ISO 30301, y en el sector?

2: ¿Compromiso hasta la certificación? Asesoramiento para la resolución de

las posibles No Conformidades -NC encontradas en auditoría externa.

3: ¿Capacidad de respuesta ante servicios adicionales? Por ejemplo,

asesoría respecto a la actualización de la seguridad informática.

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• ¿CÓMO DESARROLLO EL PROYECTO?

1. Auditoría preimplantación (1 mes):
 Objetivo: Identificar requisitos no cubiertos (No Conformidades - NC) y las acciones
a llevar a cabo para cubrirlos.
 Metodología: Comparación de requisitos con lo ya existente.
 Resultado: Informe de acciones a llevar a cabo.

2. Consultaría I (2 meses):
 Objetivo: Eliminar las No Conformidades - NC.
 Metodología: Realización de las acciones necesarias.
 Resultado: Sistema implantado listo para la auditoría externa.

3. Consultaría II post auditoría externa de certificación:

 Objetivo: Apoyar la resolución de las No Conformidades - NC identificadas en la
auditoría externa.
 Metodología: Realización de las acciones necesarias.
 Resultado: Eliminación de las No Conformidades - NC y SGD certificado.

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• ¿CÓMO DESARROLLO EL PROYECTO?

REQUISITOS NO CONFORMIDADES (NC) / ACCIONES CONSULTORA (A)

CONTEXTO DE LA NC = Falta documentar.
ORGANIZACIÓN A.1 = Redactar documento formal que incluya alcance SGD, factores
Punto 4 externos e internos, requisitos legales, reglamentarios, de negocio y otra
índole.

LIDERAZGO NC= No existe una política de gestión documental.

Punto 5 NC= Los roles y responsabilidades en Gestión documental no están
explícitamente documentados.

A.2 = Establecer conjuntamente con la Dirección y el RGD una política

de gestión documental.
A.3 = Integración = incluir en el documento Política de calidad la política
de gestión documental. Aprobación de la Dirección. En este documento
se incluyen los roles y responsabilidades conjuntamente con los de
calidad.
A.4 = Difusión = reunión de presentación con los Directores de Área;
publicación de la política en la Intranet; e-mail de la dirección a todos los
trabajadores anunciando la modificación de la política de calidad para
incluir la política de gestión de documentos.

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• ¿CÓMO DESARROLLO EL PROYECTO?

REQUISITOS NO CONFORMIDADES (NC) / ACCIONES CONSULTORA (A)

PLANIFICACIÓN NC = No se han establecido los objetivos.

Punto 6 NC = No existe un plan para llevarlos a cabo.

A.5 = Establecer conjuntamente con el RGD los objetivos de un plan y

determinar para cada uno de ellos las acciones, quien las lleva a cabo,
los recurso necesarios, cuando se completarán y como se evaluarán.
El plan se integra con los objetivos de SGC según la norma ISO 9001.

SOPORTE NC = No existen. El personal está capacitado y existen

Punto 7 procedimientos de comunicación y de aprobación de la documentación
en base al SGC según la norma ISO 9001 que son totalmente válidos.

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• ¿CÓMO DESARROLLO EL PROYECTO?

REQUISITOS OPERACIÓN NO CONFORMIDADES (NC) / ACCIONES
Punto 8 + Anexo A CONSULTORA (A)
Determinación de qué documentos, cuándo y NC = El cuadro de clasificación y la determinación de los
cómo deberían ser creados y capturados en documentos de cada procedimiento es válida, pero no existe un
cada proceso de negocio. procedimiento escrito de cómo se determinan los períodos de
conservación

A.6= Redacción de procedimiento de evaluación y asignación

Determinación de la información sobre el
contenido, el contexto y el control (metadatos)
que debería incluirse en los documentos.
Definición de la forma y la estructura en que los
documentos se deberían crear e incorporar al
sistema.
de periodos de conservación
NC = No se recoge toda la información necesaria.
A.7 = Modificación de la aplicación para permitir recoger todos
los metadatos necesarios, especialmente los referentes a la
firma.
NC = Hasta ahora no se había incluido la firma electrónica.
A.8 = Modificación de la aplicación para la incorporación de
documentos firmados electrónicamente.

Determinación de las tecnologías apropiadas NC = No existe. SharePoint es la tecnología en la que se

para crear e incorporar documentos. conservan los documentos.

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• ¿CÓMO DESARROLLO EL PROYECTO?
REQUISITOS OPERACIÓN
Punto 8 + Anexo A
Determinación de la información (metadatos) que
debería crearse durante los procesos documentales, y
cómo se vincularán y gestionarán dichos metadatos a
lo largo del tiempo.
Establecimiento de reglas y condiciones de uso de los
documentos a lo largo del tiempo.
Mantenimiento de la disponibilidad de los documentos a
lo largo del tiempo.
Implementación de la disposición autorizada de los
documentos.
Establecimiento de las condiciones para la
administración y mantenimiento de las aplicaciones d e
gestión documental.
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NO CONFORMIDADES (NC) / ACCIONES
CONSULTORA (A)
NC = No se recogen determinados metadatos
relacionados con los procesos documentales.
A.9 = Incorporación del módulo RM de Sharepoint.
NC = No existen. El sistema de seguridad y acceso
definido es válido y está documentado.
NC = No existe un plan de preservación.
A.10 = Establecimiento del plan de conversión de
formatos a PDF-A.
NC = No existe evidencia de las autorizaciones. No se
explicita porque los controles de trasferencia no son
necesarios
A.11 = Incorporación del módulo RM de Sharepoint.
A.12 = Documento formal con las razones de no
implementación de controles de trasferencia
NC = No existe documentación puesta al día de la
personalización de Sahrepoint.
A.13 = Puesta al día del documento de análisis funcional.
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• ¿CÓMO DESARROLLO EL PROYECTO?

REQUISITOS NO CONFORMIDADES (NC) / ACCIONES CONSULTORA (A)

EVALUACIÓN NC = Deben establecer los elementos a supervisar y evaluar. El sistema de

Punto 9 auditoría y no conformidades del SGC según la norma ISO 9001 puede
ampliarse perfectamente a los requisitos documentales.

A.14 = Establecer los indicadores de evaluación del SGD integrándolos con el

SGC según ISO 9001.

MEJORA NC = No existe. El sistema de mejora del SGC según la norma ISO 9001 puede
Punto 10 aplicarse perfectamente.

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• PRODUCTOS OBTENIDOS

CONTEXTO
ORGANIZACIÓN
Procesos Trabajo

Documentos
•Identificación

Manual de Procedimientos
•Captura
LIDERAZGO

Instrucciones de Trabajo
•Registro – Metadatos
•Workflow
•Uso y accesibilidad

Informe Valoración
•Clasificación
•Conservación

SGD
PLANIFICACIÓN MEJORA

Roles /Funciones

Comunicación
SOPORTE EVALUACIÓN
Formación

Indicadores rendimiento

Plan Contingencia OPERACIÓN

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• ¿CÓMO ESCOJO A LA ENTIDAD DE CERTIFICACIÓN?

Tres preguntas técnicas:

1: ¿Entidad acreditada?

2: ¿Experiencia comprobable en el ámbito de los SSGGDD según ISO 30301,

y en el sector?

3: ¿Han auditado antes el SGQ de “Les Xufes”?

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• ¿CÓMO DESARROLLO EL PROCESO DE AUDITORÍA?

1. Plan de auditoría: alcance, criterios, duración (fechas), equipo auditor.

2. Realización de la auditoría:
 Reunión de apertura (participan DG y RGD).
 Análisis de la documentación (participa RGD).
 Preparación de las conclusiones.
 Reunión de cierre y entrega del Informe de auditoría (participan DG y RGD).
 Resumen global. Informar sobre lo observado, positivo y negativo.
 Discusión sobre las No Conformidades -NC, y acuerdo sobre las acciones correctivas y
plazos.
 Sobre el certificado: alcance, validez (recertificación), auditorías internas, uso del logo, etc.

3. Seguimiento y cierre de las No Conformidades -NC:

 Evidencias documentales
 Trazabilidad de Procesos y Procedimientos establecidos.

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¿CÓMO DESARROLLO EL PROCESO DE AUDITORÍA?

INFORME DE AUDITORÍA

Para aportar valor, el equipo de auditoria en el proceso de certificación, entregará un informe de

auditoria completo con los resultados abajo indicados.

El informe de auditoria proveerá evidencia precisa y concisa de la auditoria realizada, para

permitir e informar sobre la decisión de certificar, debiendo incluir o hacer referiencia a:

a) Identificación del organismo certificador

b) El nombre y dirección del cliente y de sus interlocutores responsables
c) El tipo de auditoria (ej. Auditoria inicial, de reconocimiento o rectificación)
d) El criterio de la auditoria
e) Los objetivos de la auditoria
f) El alcance de la auditoria, identificación particular de las unidades funcionales o
procesos auditados en el momento de la auditoria
g) Identificación del jefe de proyecto, los miembros del equipo de auditoria y cualquier otro
personal involucrado
h) Las fechas y lugares donde las actividades de auditoria (internas o externas) han sido
realizadas
i) Conclusiones, evidencias, y fallos de la auditoria, consistentes con los requerimientos
del tipo de auditoria

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¿CÓMO DESARROLLO EL PROCESO DE AUDITORÍA?

Conformidad

Buenas
Prácticas / Oportunidades
Puntos Hallazgos
de Mejora
fuertes

Puntos
Riesgos
débiles
No
Conformidad

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¿CUAL ES EL RESULTADO DEL INFORME DE AUDITORIA?

VALORACIÓN GLOBAL: Se constata que el sistema implantado se encuentra en una fase de
acentuada juventud. No obstante, dicha juventud no ha impedido constatar la suficiente
implantación y eficacia de los procedimientos aplicados. El sistema cumple con los
requisitos de la norma ISO 30301 a excepción de la NC indicadas.
REQUISITOS NO CONFORMIDADES (NC) / ACCIONES CORRECTIVAS (AC)

EVALUACIÓN NC = No se puede evidenciar, a fecha de auditoría, como se procede en la

Punto 9 revisión por la Dirección, ya que no se ha cumplido el plazo para hacerla.
Del mismo modo para considerar auditoría interna, la auditoría
preimplantación es necesario un informe de auditoría. En el plan de
auditoría del SGC según ISO 9001 no se especifica que también se incluye
en SGD según ISO 30301.

AC 1 = Revisar y modificar el Plan de auditorías SGC para hacer mención

explícita a que se auditará también el SGD.
AC 2 = Obtener el informe de la auditoría preimplantación.
MEJORA NC= En el procedimiento de no conformidades no se hace mención
Punto 10 explicita al SGD.

AC 3 = Revisar y aprobar el procedimiento de detección de no

conformidades y acciones correctivas.

Extracto del informe de auditoría. Las acciones correctivas son propuestas por la empresa para eliminar las no conformidades.

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¿CUAL ES EL RESULTADO DEL INFORME DE AUDITORIA?

PLAZO DE CORRECCIÓN PACTADO CON LA ENTIDAD DE CERTIFICACIÓN = 15 días

“Les Xufes”
Primera empresa
española certificada en
ISO 30301

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Y el Rey Jaume I dijo “això és or,

or, xata”…
xata”…
¿Si le diéramos a probar la ISO 30301 también lo diría?

¡MUCHAS GRACIAS!

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