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Tributarias y Laborales
www.grupoasesor.cl para Empresas
FECHA EMISIÓN: MATERIA:
31 de agosto de 2016 Resumen de las principales obligaciones
tributarias y laborales que afectan a empresas
constituidas en Chile.
Introducción
Existe una serie de obligaciones de carácter tributario y laboral que afectan a
emprendedores y empresas que se establecen en Chile, hemos realizado un levantamiento
de las principales y más importantes, de manera de, a través de ello, colaborar con un
correcto cumplimiento en su negocio que le permita ahorrarse sanciones de parte de las
entidades fiscalizadoras (Servicio de Impuestos Internos, Municipalidades, Inspección del
Trabajo, otros).
Grupo Asesor es una consultora que entrega asistencia profesional en las áreas de
cumplimiento tributario y laboral; dentro de nuestros servicios tenemos: contabilidad,
auditoría, informes de gestión y asesoría tributaria (www.grupoasesor.cl).
Una vez revisado este material, sugerimos hacer una evaluación de sus procesos internos,
de manera de buscar la forma de integrar el cumplimiento de estas obligaciones dentro de
sus objetivos meta.
En caso de que tenga dudas con alguno de los trámites y procedimientos aquí descritos,
favor comuníquese con su asesor tributario, es importante velar por que la empresa en todo
momento esté cumpliendo con sus obligaciones y esa tarea de monitoreo constante es una
responsabilidad compartida entre la administración y su asesor tributario.
En este manual las obligaciones se presentan en un orden lógico, partiendo desde una
empresa que inicia constituyéndose legalmente en Chile; en caso de que Usted aún no
tenga una empresa constituida y desee hacerlo, le sugerimos contactar a su asesor
tributario para que le oriente entre las distintas estructuras jurídicas que puede adoptar, así
como también, sus efectos a nivel de impuestos.
Al pie de cada una de las obligaciones que se describen a continuación se presenta una
fuente de respaldo, la que puede consultar para un mayor entendimiento de cada caso.
El Inicio de Actividades es un aviso que se debe dar ante el Servicio de Impuestos Internos
cuando existe la intención de iniciar cualquier tipo de negocio o actividad comercial. Es el
primer paso que se debe dar una vez constituida legalmente una empresa. El plazo para
realizar este trámite es dentro de los dos meses siguientes a aquel en que se constituyó
jurídicamente la empresa.
Este trámite se puede realizar a través del sitio www.sii.cl o en la Unidad del Servicio de
Impuestos Internos correspondiente al domicilio de la empresa, presentando el formulario
4415.
Fuente:http://www.sii.cl/como_se_hace_para/inicio_actividades/inicio_actividades_person
as_juridicas.htm
Este proceso consiste en una evaluación de parte del Servicio de Impuestos Internos de la
información presentada por la empresa en el Inicio de Actividades y de otros que posee el
Servicio de Impuestos Internos en sus registros, con la finalidad de determinar sí la
información declarada por la empresa es efectiva.
Este trámite se puede realizar a través del sitio www.sii.cl o en la Unidad del Servicio de
Impuestos Internos correspondiente al domicilio de la empresa, presentando el formulario
4418.
Este trámite se puede hacer inmediatamente a continuación del Inicio de Actividades, por
lo que se pueden presentar ambos trámites en una misma visita al Servicio de Impuestos
Internos.
Fuente:http://www.sii.cl/preguntas_frecuentes/catastro/001_009_1920.htm
El plazo para informar de las Actualizaciones de Datos es 15 días hábiles desde la fecha
de la modificación.
Este trámite se puede realizar a través del sitio www.sii.cl o en la Unidad del Servicio de
Impuestos Internos correspondiente al domicilio de la empresa, presentando el formulario
3239.
Algunos cambios sólo permiten ser informados presencialmente en la Unidad del Servicio
de Impuestos Internos y exigen la presentación de documentación de respaldo (contratos,
escrituras públicas, otros) por lo que corresponderá analizar con su asesor tributario caso
a caso, a medida que se presenten las Actualizaciones en su empresa.
Fuente:http://www.sii.cl/como_se_hace_para/peticiones_administrativas/modificacion_actu
alizacion_informacion.htm
2.- Información a entregar a la Municipalidad
2.1.- Obtención de Patente ante la Municipalidad
Existen categorías de patentes, dependiendo del tipo de actividad económica que realizará
la empresa, estas son: Patente Comercial, Industrial, Profesional y de Alcoholes.
Este trámite debe realizarse antes de instalar el local y no después, ya que podría pasar
que yo invierta en instalaciones, y luego, al presentar la solicitud de Patente esta sea
rechazada. Sí esto sucede habré perdido parte de la inversión, ya que el lugar en donde
hice la instalación no podrá funcionar como empresa (por ejemplo, un motivo de rechazo
puede ser que el barrio en donde está mi propiedad no permite el desarrollo de ciertas
actividades comerciales, por lo tanto, aunque tenga las mejores instalaciones, igualmente
no seré autorizado para funcionar allí como empresa).
Fuente:http://www.bcn.cl/leyfacil/recurso/patentes-municipales
Junto con esto, e independiente del rubro de la empresa, se deben pagar también los
derechos de aseo, cuyos costos varían en cada Municipalidad.
Esta es la razón por la que normalmente cuando entramos a una tienda con atención al
público, encontramos enmarcada la Patente Municipal.
Fuente:http://www.vitacura.cl/tramites/patente_comercial.html
Capítulo 2.- Obligaciones Tributarias que afectan a una empresa
que ya está en funcionamiento
El Código Tributario y la Ley del I.V.A. establecen a las empresas la obligación de emitir
Facturas en sus operaciones, estableciendo además y sólo como excepción que las
empresas que vendan directamente al público podrán emitir Boletas.
Fuente: http://www.sii.cl/preguntas_frecuentes/catastro/001_012_1571.htm
Los documentos tributarios que se deben timbrar son: facturas, boletas de ventas y
servicios, boletas de honorarios de terceros, guías de despacho, facturas de compra, notas
de débito, notas de crédito, libros de contabilidad, entre otros.
Fuente: http://www.sii.cl/como_se_hace_para/timbraje/timbraje.htm
2.- Registro de las Operaciones desarrolladas por la empresa
Libros de Contabilidad:
El Código de Comercio establece a la empresa la obligación de mantener en Libros
de Registro un detalle cronológico de la contabilidad, esto es, un registro histórico
de todas las operaciones llevadas a cabo por la empresa.
Los libros exigidos por el Código de Comercio para llevar la contabilidad son:
Libro de Diario
Libro Mayor
Libro Balance
Libro F.U.T.
Libro Renta Líquida
Libro Capital Propio
Libros de I.V.A.:
Por su parte, la Ley del I.V.A. establece a la empresa la obligación de mantener en
Libros de Registro un detalle cronológico de las operaciones de Ventas y Compras
llevadas a cabo por la empresa.
Los libros exigidos por la Ley del I.V.A. para llevar el detalle de las operaciones son:
Libro de Ventas
Libro de Compras
Libros de Retenciones:
Adicionalmente, la Ley de la Renta establece a la empresa la obligación de mantener
en Libros de Registro un detalle de las retenciones a terceros llevadas a cabo por la
empresa.
El libro exigido por la Ley de la Renta para llevar el detalle de las retenciones
efectuadas a terceros es el:
Libro de Retenciones
Libros de Remuneraciones:
Finalmente, el Código del Trabajo establece a la empresa la obligación de mantener
en Libros de Registro un detalle de las remuneraciones pagadas por la empresa.
El libro exigido por el Código del Trabajo para llevar el detalle de las remuneraciones
pagadas por la empresa es el:
Libro de Remuneraciones
Los Libros de Registro anteriores son los exigidos por leyes comunes para todas las
empresas, es importante señalar que existen otros Libros de Registro que son exigidos por
leyes especiales, pero estos sólo se exigen a cierto tipo de empresas.
Se sugiere revisar con su asesor tributario los Libros de Registro que por las características
propias de su empresa está obligado a mantener.
Fuente:http://www.sii.cl/preguntas_frecuentes/catastro/001_012_2109.htm
Cuando se trata del Timbraje de Libros de Registro, se debe presentar ante el Servicio de
Impuestos Internos el Formulario 3230, especificando los Libros de Respaldo a legalizar.
Servicio de Impuestos Internos ofrece dos opciones de formatos para poder llevar los Libros
de Registro, estas son:
Libros Manuales
Libros escritos a mano, ejemplo típico es el libro empastado de color café que tiene
el almacenero en el mesón de su negocio.
Libros Impresos
Libros escritos en el computador y luego impresos en hojas timbradas por el Servicio
de Impuestos Internos.
Fuente:
http://www.sii.cl/como_se_hace_para/peticiones_administrativas/autorizacion_cont_hojas_
sueltas.pdf
2.3.- Envío de Libros de Registro electrónicos ante el Servicio de Impuestos
Internos
La Ley de Factura Electrónica creó una obligación que afecta sólo a las empresas que sean
facturadores electrónicos, esto es, que además de llevar sus Libros de Registro de acuerdo
a lo expuesto en el punto anterior, deben hacer también una copia electrónica de algunos
de sus Libros y enviarla por internet, a través de la plataforma del Servicio de Impuestos
Internos.
Los Libros de Registro que deben ser enviados por internet son los exigidos por la Ley del
I.V.A., esto es: Libro de Ventas y Libro de Compras.
Fuente:
http://www.sii.cl/preguntas_frecuentes/catastro/001_012_3770.htm
La Ley del I.V.A. y la Ley de la Renta, establecen como obligaciones a las empresas la
presentación de Declaraciones Mensuales de Impuestos.
Formulario 29
El Formulario 29 o “Formulario de I.V.A.” es una Declaración Mensual de Impuestos
a través de la cual se declaran y pagan los siguientes impuestos:
Fuente:http://www.sii.cl/preguntas_frecuentes/iva/001_030_1051.htm
Formulario 50
El Formulario 50 o “Formulario de Retenciones” es una Declaración Mensual de
Impuestos a través de la cual se declaran y pagan los siguientes impuestos:
Fuente:http://www.sii.cl/preguntas_frecuentes/iva/001_030_0159.htm
Fuente:http://www.sii.cl/pagina/iva/pagocontrib.htm
La Ley del I.V.A. y la Ley de la Renta, establecen como obligaciones a las empresas la
presentación de Declaraciones Anuales de Impuestos.
Estas Declaraciones Anuales de Impuestos deben ser preparadas por la empresa y sus
dueños en base a la información y operaciones de un año, siendo el plazo de presentación
y pago al Servicio de Impuestos Internos hasta el día 30 de abril del año siguiente.
Formulario 22
El Formulario 22 o “Formulario de Renta” es una Declaración Anual de Impuestos a
través de la cual la empresa y sus dueños declaran ante el Servicio de Impuestos
Internos sus ganancias o utilidades de un año y pagan el impuesto a las ganancias
correspondiente.
Fuente:http://www.sii.cl/como_se_hace_para/declarar_renta_anual/declarar_rentaf
22.pdf
Declaraciones Juradas
Las Declaraciones Juradas son una serie de formularios informativos que deben ser
presentados por las empresas, entregando detalle de distintas operaciones llevadas
a cabo dentro del año, es así como tenemos Declaraciones Juradas de
Remuneraciones, Honorarios, Arriendos, Dividendos, Retiros, Otros.
El Servicio de Impuestos Internos nos exige esta información para poder tener más
detalle de nuestras operaciones y además para tener información respecto de las
otras empresas o personas que se relacionaron con nosotros.
Fuente:http://www.sii.cl/declaraciones_juradas/suplemento/2016/anexo_c2016.htm
Ambas Declaraciones Anuales de Impuestos deben ser presentadas por Internet, a través
de un formulario electrónico en la página del Servicio de Impuestos Internos y pagadas, sí
corresponde, a través de internet (opciones de Pago en Línea o Pago con Tarjetas).
Fuente:http://www.sii.cl/pagina/iva/pagocontrib.htm
Entre los distintos tipos de Contratos de Trabajo existentes, tenemos los siguientes:
Cada uno de estos Contratos de Trabajo tiene sus propias características, por lo que la
decisión sobre cuál Contrato utilizar es la respuesta a un análisis que debe considerar la
realidad de la empresa y las características propias del cargo o función que se necesita
cubrir con la contratación.
El Código del Trabajo exige que el contrato se firme dentro de los 15 días siguientes de la
incorporación del trabajador. En contratos cuya duración es menor a 30 días, el contrato
debe ser firmado dentro de los cinco días siguientes de la incorporación. En caso de
incumplimiento de esta obligación, la empresa se arriesga a multas y sanciones de parte
de la Inspección del Trabajo.
Las modificaciones a los Contratos de Trabajo se deben consignar por escrito y deben ser
firmadas por trabajador y empresa en un documento anexo.
Fuente:
http://www.dt.gob.cl/consultas/1613/w3-article-60780.html
El Código del Trabajo exige a las empresas el llevar un Registro de Asistencia para controlar
las horas trabajadas de sus trabajadores; este registro puede consistir en un libro de
asistencia manual, en un reloj control con tarjeta de registro, en un registro electrónico en
que los trabajadores se identifiquen con una tarjeta con cinta magnética o en un sistema de
control biométrico por impresión dactilar.
Cada día, los trabajadores deben anotar o marcar sus ingresos y salidas en el Registro de
Asistencia de la empresa; además, al término de cada semana, la empresa debe sumar las
horas que cada trabajador registró en el sistema, de esta forma se determinará sí para esa
semana corresponde o no el pago de Horas Extras o el descuento por Horas Atraso.
La suma de horas semanales debe ser firmada por el trabajador en señal de aceptación.
Fuente:
http://www.dt.gob.cl/consultas/1613/w3-article-60140.html
Todos los Haberes: esto es, todos los montos que se deben pagar al trabajador por
causa de su contrato y de la ley (Sueldos, Gratificaciones, Asignaciones, Bonos,
Asignaciones Familiares, otros)
Todos los Descuentos: esto es, las rebajas que se deben descontar al trabajador
por causa de su contrato y de la ley (Descuentos A.F.P., Isapres, Préstamos,
Anticipos, otros)
La diferencia entre todos estos conceptos a favor y en contra del trabajador, son los que
darán como resultado el “Sueldo Líquido” o “Sueldo a Pago”, que es el monto a pago
efectivo que se debe entregar al trabajador por sus servicios; la Liquidación de Sueldos es
entonces un detalle de los conceptos por los cuales estamos pagando al trabajador.
La Liquidación de Sueldos debe emitirse en dos copias, una para la empresa y otra para el
trabajador, de esta forma el trabajador podrá conservar también respaldo del detalle del
cálculo de su sueldo para ese mes.
Fuente: http://www.dt.gob.cl/consultas/1613/w3-article-60226.html
Los Pagos Previsionales son un conjunto prestaciones y servicios para los trabajadores,
para los cuales los trabajadores y las empresas deben aportar.
Los Pagos Previsionales buscan ofrecer protección a los trabajadores en todos aquellos
casos en que estos se ven impedidos de ganar su subsistencia, esto es, en casos de:
enfermedad, maternidad, invalidez, vejez y desempleo.
Los Pagos Previsionales estarán entonces formados por los aportes descontados a los
trabajadores, más los aportes de la empresa.
La empresa, respecto de los Pagos Previsionales que son aporte del trabajador, tiene la
obligación de descontar estos montos de los sueldos de sus trabajadores.
Estos Pagos Previsionales se deben declarar y pagar dentro de los 10 primeros días del
mes siguiente al mes de sueldos en que se descontaron los aportes.
Es importante mantener al día los Pagos Previsionales, ya que, el retraso en su pago genera
importantes multas, reajustes e intereses.
Adicionalmente, es importante señalar que el descontar a los trabajadores los aportes para
Pagos Previsionales y luego no pagarlos a las instituciones de previsión, constituye un delito
de “Apropiación Indebida de Fondos”, cuya penal es cárcel.
Fuente: http://www.spensiones.cl/portal/orientacion/580/w3-article-2728.html
El Código del Trabajo y la Ley de Accidentes del Trabajo exigen a las empresas la
elaboración de un Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad.
Este Reglamento Interno es un documento por medio del cual el empleador regula las
obligaciones y prohibiciones a que deben sujetarse los trabajadores, en relación con sus
labores, permanencia y vida en la empresa.
Este Reglamento, debe contener a lo menos: las horas en que empieza y termina la jornada
de trabajo y las de cada turno, los descansos, los diversos tipos de remuneración; el lugar,
día y hora de pago; las personas a quienes los trabajadores deben dirigir sus reclamos,
consultas y sugerencias; la forma de comprobación del cumplimiento de las normas
previsionales y laborales; las normas e instrucciones de prevención, higiene y seguridad,
las sanciones que se puedan aplicar a los trabajadores con indicación de las infracciones y
el procedimiento a seguir en estos casos.
Una copia del Reglamento Interno y sus modificaciones, debe ser entregada en forma
gratuita a cada trabajador, a la Dirección del Trabajo y al Ministerio de Salud.
Fuente: http://www.dt.gob.cl/consultas/1613/w3-article-99186.html
El Código del Trabajo señala también que sólo si empleador y trabajador lo acuerdan, es
posible pactar el pago del Finiquito del Contrato, en cuotas.
Fuente: http://www.dt.gob.cl/consultas/1613/w3-article-60570.html
Capítulo 3.- Mantención de un Archivo Físico como respaldo del
cumplimiento tributario de la empresa
1.- Archivo Físico Tributario
El Código Tributario y la Ley del I.V.A. entregan al Servicio de Impuestos Internos la facultad
de revisar los pagos de impuestos efectuados por la empresa durante los últimos 6 años;
por lo tanto, las empresas siempre deben mantener en archivo los respaldos de la
contabilidad de los últimos 6 años, en caso de que el Servicio de Impuestos Internos las
llame a revisión.
Teniendo en cuenta lo anterior es que, se recomienda qué para los Archivos Físicos
Tributario y Laboral vistos en los puntos anteriores, se mantengan disponibles en las
oficinas de la empresa a lo menos los 6 últimos años de información contable.
La documentación que supere los 6 últimos años puede ser archivada en otra bodega fuera
de la empresa, sí así se requiere. La ley también entrega la opción de destruir esta
documentación superior a 6 años, sin embargo, esta destrucción debe ser llevada a cabo
en conjunto con el Servicio de Impuestos Internos. En caso que desee destruir documentos
que superen el plazo legal de 6 años, se sugiere previamente consultar a su asesor
tributario.
Fuente: http://www.sii.cl/preguntas_frecuentes/catastro/001_012_0966.htm
Capítulo 4.- Obligaciones Tributarias que afectan a una empresa
que cierra o termina sus actividades
El Término de Giro es un aviso que se debe dar ante el Servicio de Impuestos Internos
cuando las empresas dan término a su giro comercial o industrial, o que cesan sus
actividades; el plazo para realizar este trámite es dentro de los dos meses siguientes a
aquel en que se dio término efectivo a las actividades de la empresa.
Este trámite se puede realizar a través del sitio www.sii.cl o en la Unidad del Servicio de
Impuestos Internos correspondiente al domicilio de su empresa, presentando el formulario
2121.
El Término de Giro es un trámite obligatorio para las empresas que dejan de ejercer una
actividad económica, comercial o profesional; y en ella se debe informar en detalle de los
saldos acumulados en la empresa al momento del término (saldos de mercaderías, saldos
de dinero en bancos, entre otros).
Una vez finalizado este trámite el Servicio de Impuestos Internos entrega un “Certificado de
Término de Giro”, este documento es el que acredita que la empresa ya no existe
tributariamente para el Servicio de Impuestos Internos.
Fuente: http://www.sii.cl/preguntas_frecuentes/catastro/001_013_1263.htm
Fuente: http://www.circuloverde.cl/aviso-de-termino-de-patente-comercial/
3.- Plazo en que se debe Mantener el Archivo Físico
Como vimos anteriormente, el Código Tributario y la Ley del I.V.A. entregan al Servicio de
Impuestos Internos la facultad de revisar los pagos de impuestos efectuados por la empresa
durante los últimos 6 años; por lo tanto, las empresas siempre deben mantener en archivo
los respaldos de la contabilidad de los últimos 6 años, en caso de que el Servicio de
Impuestos Internos las llame a revisión.
La ley entrega la opción de destruir la documentación que supere los últimos 6 años, sin
embargo, esta destrucción debe ser llevada a cabo en conjunto con el Servicio de
Impuestos Internos. En caso que desee destruir documentos que superen el plazo legal de
6 años, se sugiere previamente consultar a su asesor tributario.
Fuente: http://www.sii.cl/preguntas_frecuentes/catastro/001_012_0966.htm
Contacto
En caso de cualquier consulta relacionada con este material no dude en contactarnos,
estaremos atentos para poder asistirle,
contacto@grupoasesor.cl
+56951159507
Grupo Asesor es una consultora que entrega asistencia profesional en las áreas de
cumplimiento tributario y laboral; dentro de nuestros servicios tenemos: contabilidad,
auditoría, informes de gestión y asesoría tributaria (www.grupoasesor.cl).
Dedica tu tiempo a hacer crecer su negocio y nosotros a que tu empresa cumpla con todas
las exigencias legales vigentes en materia laboral y de impuestos.