Costos para pymes

por Cdor. Ricardo A. Billene

Abril de 2015

http://rabya.com.ar/costos-para-pymes/

[derechos de autor registrados]

(Es una ampliación de la obra “Costos para PyMES” por Ricardo A. Billene – Errepar, Buenos Aires, 2002)

ÍNDICE

1. Introducción
2. Costos para fines contables y costos para fines de gestión
3. Comparación entre grandes empresas y pymes
o Contabilidad de Costos
o Fuentes de la información para costos
o Formalidad de las transacciones que respaldan transacciones de costos
o Planes de cuenta
o Departamento de Costos
o Organización empresaria
o Objetivos empresarios y estrategia
o Inversiones en Administración
o Conclusiones de la información de costos en las pymes
4. Atentados contra la información de costos en general
5. Objetivos de un sistema de información administrativo, contable y gerencial
6. Introducción:

Cuando hablamos de “Costos para PyMES”, ¿Hablamos de otra cosa distinta a “costos” o “costos para
grandes empresas”?

A decir verdad, el concepto de costos y las técnicas de medición son las mismas (válidas) para todo tipo de
ente que necesite “utilizar y consumir recursos económicos”, lo que cambia, a la luz de este artículo, es el
contexto y los recursos que los entes tienen para hacer estas mediciones y cálculos.

Costos, en su definición, es la misma para cualquier tipo de ente, sea grande, mediano, pequeño, público o
privado, con o sin fines de lucro, etc.

Repasemos el concepto:

“Costo es el sacrificio de recursos económicos realizado en el desarrollo de las actividades tendientes al

logro de un objetivo, medidos en términos monetarios”.

Un desarrollo más completo de esta definición se encuentra en nuestra obra “Costos: Cómo implementar
sencillos sistemas extracontables de costos para PyMEs” (Ricardo A. Billene – La Ley, Buenos Aires, 2010),
a la cual nos remitimos.
Sugerimos repasar los conceptos de costos, objeto de costos, clasificaciones de costos y comportamiento de
costos de dicha obra.

Así las cosas, desde el punto de vista de “Costos”, es exactamente igual “costos para pymes” que “costos
para grandes empresas”. No hay dos conceptos distintos ni nada cambia en la naturaleza de “los costos”, sus
comportamientos, sus clasificaciones, sus técnicas de medición, etc.

Entonces, ¿Por qué hablamos en la práctica de “costos para pymes” en forma diferente de “costos en
general”?

Una de las principales razones es “bibliográfica”: la mayoría de la bibliografía de costos se refiere a

“contabilidad de costos”, en especial llevada por el método de inventario permanente, cosa que sucede,
generalmente, en las grandes empresas. Es común pensar, para quién no está bien advertido y preparado en
el tema, que “los costos deben salir de la contabilidad”, que es quién los registra.

Y, por otro lado, muchas pymes que no llevan contabilidad de costos por inventario permanente recurren a
cálculos extracontables de costos, es decir, por oposición, cuando requieren un cálculo de costos no lo
buscan en la contabilidad sino que preparan un informe (planilla de cálculo) especial para dicho fin.

Una aclaración adicional: cuando decimos “grandes empresas”, nos referimos, fundamentalmente, a aquellas
que están obligadas a llevar una contabilidad de costos por inventario permanente como, por ejemplo: las
que cotizan en bolsa, las que tienen un requerimiento legal al respecto, las filiales de empresas extranjeras
que cotizan en bolsa o imponen este requisito (contabilidad por inventario permanente) a sus sucursales, y
compañías de estas características.

Hacemos referencia en forma genérica a “costos para pymes” cuando los mismos son calculados en y para
empresas que no reúnen las características anteriores.

Una alternativa para comprender mejor el entorno pymes “para costos” es comparándolo (al entorno) con el
de las grandes empresas que están exigidas a llevar la “contabilidad de costos con inventario permanente”,
como se describe en la mayoría de la bibliografía extranjera.

2. Costos para fines “contables” y costos para “fines de gestión”

Cuando los “costos” se obtienen desde la contabilidad, y su fin primario es el referido a la emisión de los
estados contables, específicamente la valuación (medición) de los “Bienes de Cambio” y del “Costo de
Ventas”, decimos que estamos en el ámbito de los “costos con fines contables”, aunque dicha información
pueda utilizarse para fines de gestión (algo que, como ya expresamos, se trata mucho en la bibliografía
extranjera y para grandes empresas).

Estos “costos contables” se obtienen del “subsistema de contabilidad de costos” de las compañías y se
preparan siguiendo las normas contables vigentes aplicables al ente en cuestión.

Ahora bien, cuando la información de costos que se requiere no es a los fines de los cierres de los balances
(estados financieros) y su pertinente presentación, la misma la denominamos como “costos para la gestión”,
y los criterios de medición para armarlos no necesariamente deben ser los exigidos por las normas contables.
También, con respecto a los criterios contables, muchas empresas suelen calcular costos de los productos
con criterios contables (para el objetivo ya indicado) y luego reprocesar dichos costos con otros criterios e
información adicional para fines de gestión.

Si bien, a los que llevamos varios años en este tema las palabras anteriores nos resultan muy familiares, los
que se inician en él suelen confundirse con facilidad dado que, principalmente, las carreras universitarias
hacen énfasis en “contabilidad de costos” para fines “contables”.

En el resto de este artículo nos focalizaremos, fundamentalmente, en costos para “fines de gestión”, sin
importar tanto los costos contables.

A continuación desarrollamos brevemente una serie de tópicos que generalmente difieren en las grandes
empresas respecto a las pymes, de tal forma de comprender la “diferencia de entornos” en los que operan y,
como consecuencia, las variantes que tienen la captación y proceso de datos necesarios para “calcular
costos”.

3. Comparación entre pymes y grandes empresas

3.1 Contabilidad de Costos

Se refiere a la metodología utilizada por los entes para medir los costos de los Bienes de Cambio en el
Estado de Situación Patrimonial y al Costo de Venta de los productos vendidos en el Estado de Resultados.

 Grandes Empresas: Utilizan la contabilidad de costos por inventario permanente para las
mediciones de los bienes de cambio y el costo de venta. Cada vez que se realiza una transacción o un
hecho con los bienes de cambio (materia prima, producción en proceso, productos terminados o
venta de los mismos), estos se contabilizan en la contabilidad oficial de la empresa. Así las cosas, los
componentes de los Bienes de Cambio (Materias Primas, Producción en Proceso, Productos
Terminados) se llevan registrados “al día” o, a lo sumo, mensualmente con el cierre de los cargos de
los Costos Indirectos a la Producción en Proceso.
 PyMES: Difícilmente una pyme se encuentre en condiciones de llevar una contabilidad de costos
por inventario permanente, dado que requiere de una importante organización y un “costo” de
sostenerla, por lo que es común que las PyMEs calculen el Costo de Venta por el método de
“Diferencia de Inventarios” (Existencia Inicial + Compras + Costos de Producción – Existencia Final
= Costo de Ventas), debiendo “inventariar y medir” los Bienes de Cambio (Materia Prima y Producto
Terminado, generalmente, y Producción en Proceso, esporádicamente) sólo a la fecha de cierre del
ejercicio contable. De esta manera, la cuenta “Producción en Proceso”, a diferencia del método de
inventario permanente, no se utiliza durante el ejercicio. Para necesidades de información de “costos
de productos” durante el ejercicio (y en cualquier otro momento) las PyMEs tienen información
extacontable, generalmente en planillas de cálculo, que actualizan periódicamente o cada vez que la
necesitan para un análisis o decisión.

3.2 Fuentes de la información para costos

 Grandes Empresas: Lo usual es que la información surja de la contabilidad de costos,

específicamente del software que permite procesar y registrar las operaciones, más la documentación
de respaldo de dichas transacciones. Adicionalmente se utilizan otras fuentes como lista de precios
de proveedores, consultas a técnicos e ingenieros operativos, etc.
 PyMES: Una parte solamente surge de la contabilidad, dado que no todo se lleva al día,
recurriéndose frecuentemente a los comprobantes de gastos y costos, consultas a técnicos y otro
 personal de la empresa, información de contadores externos (especialmente si son ellos los que
liquidan sueldos e impuestos), pedidos de precios o cotizaciones a proveedores, etc. La información,
estimaciones, presupuestos, criterios, etc., de los dueños, comerciales y máximos referentes de
producción de la empresa suele ser una fuente muy relevante de datos para los cálculos de costos en
las pymes.

3.3 Formalidad de las operaciones que respaldan registraciones de costos

(“A buen entendedor, pocas palabras”)

 Grandes Empresas: En general, estas empresas suelen estar muy controladas por organismos
impositivos (nacionales, provinciales, etc.), laborales, auditorías externas, internas, específicas, etc.,
etc., etc. Esta cantidad y variedad de controles obliga a las empresas a cumplir en un alto grado las
obligaciones y requisitos legales (comerciales, impositivos, laborales, sociales, etc.) de la
documentación (comprobantes) de las compras y gastos que respaldan las registraciones de los
costos. Nota: El hecho que este tipo de empresas tengan muchos mayores controles que las pymes (y
que las que no cotizan en bolsa), no significa que no haya habido casos de graves delitos con la
adulteración de la información, evasión impositiva, lavado de dinero, etc. Ya son muy conocido
algunos casos de grandes empresas y bancos acusados de estas maniobras ilícitas.
 PyMES: En general (no la totalidad) cuando disminuyen los controles suele aumentar el grado o
proporción de la informalidad de las operaciones. Es posible encontrar en algunas de estas empresas
operaciones y transacciones sin documentación de respaldo o que, existiendo, no cumplan con todos
los requisitos impositivos o laborales vigentes. Esta situación suele acentuarse un poco más cuando
la empresa evita el cobro o pago vía bancos, y lo hace en efectivo para ahorrarse, entre otras cosas, el
impuesto a los débitos y créditos bancarios. La dificultad, en estos casos, es obtener toda la
información relevante y pertinente (sea formal o no) necesaria para un cálculo determinado de
costos.

¿Y la ética?

Si bien suelen haber muchos factores (causales) relativos a la informalidad, son, en la mayoría de los casos,
fundamentalmente “excusas”, en algunos para autojustificar la evasión de impuestos y, en otros, para “no
tomar el toro por las astas” de organizarse administrativamente y exigir la documentación con los requisitos
correspondientes.

Un apartado especial que podemos enmarcar dentro de la “Teoría de los Juegos” es cuando un entorno
competitivo está compuesto por “jugadores” que, como regla general, no cumplen con un determinado
porcentaje de las exigencias impositivo-laborales y, como consecuencia, obtienen ilegalmente una “ventaja
competitiva” respecto de aquellos que cumplen la totalidad (o casi la totalidad). Sucedió, por ejemplo, con
las casas de alquiler de películas (en forma legal) frente a la venta de películas pirateadas. La primera de
ellas no podía sostenerse “competitivamente” ante las segundas que operaban en la marginalidad… “y tenían
clientes de sobra”.

De esta forma, dejando de lado la discusión de la legalidad y la ética en los negocios, los costos de la
empresa y sus mediciones deben contemplar todos los hechos económicos necesarios para lograr el “objeto
de costos”, más allá de la formalidad legal de la transacción.

Recordemos el principio de “esencialidad” de la Resolución Técnica N° 16:

“3.1.2.1.1. Esencialidad (sustancia sobre forma)

Para que la información contable se aproxime a la realidad, las operaciones y hechos deben contabilizarse y
exponerse basándose en su sustancia y realidad económica.

Cuando los aspectos instrumentales o las formas legales no reflejen adecuadamente los efectos económicos
de los hechos o transacciones, se debe dar preeminencia a su esencia económica, sin perjuicio de la
información, en los estados contables, de los elementos jurídicos correspondientes.”

Si bien no es exactamente lo mismo, podríamos decir que la “esencia” de los costos está más allá de la
forma instrumental o jurídica, esta última si la tiene, de las transacciones y documentación que soportan los
hechos económicos a ser tenidos en cuenta, medidos y expuestos en los informes de costos “para la gestión”.

3.4 Planes de Cuenta

 Grandes Empresas: En general, las grandes empresas suelen tener un importante desarrollo y
equilibrio entre las cuentas que representan activos (incluidas las de Producción en Proceso de los
“Bienes de Cambio”), pasivos, patrimonio neto, y resultados en general (ingresos, ganancias, gastos,
pérdidas, otros). Es habitual encontrar apertura de la información contable con bastante detalle que se
simplifican en cuentas “sumarizadoras”. Aparecen “atributos de la información contable”,
especialmente para costos y gastos, referidos a “centros de responsabilidad” (centros de utilidad,
centros de costos, etc.) y otros datos útiles para el “control patrimonial y de resultados por centros de
responsabilidad”.
 PyMES: Por el contrario, lo más común es encontrar en las PyMES planes de cuenta bastante
desequilibrados, dándole prioridad y mayor desarrollo a las cuentas relacionadas con impuestos,
cargas sociales, planes de pago, etc., en detrimento del desarrollo de cuentas de ingresos, costos y
gastos. También es habitual que estén algo desactualizados, con cuentas que ya no se usan (o
denominaciones antiguas), con otras muy genéricas como “Gastos Varios” que luego suelen tener
muchas imputaciones y ser más relevantes que otras, etc. Planes de Cuentas “copiados” de otras
empresas y “adaptados” a la fuerza y a toda velocidad para otro tipo de ente.

Obviamente son “generalidades” observadas y no “totalidades”. Los autores de este artículo hemos visto
PyMES con excelentes y actualizados planes de cuenta con utilización de centros de costos, unidades de
negocio, etc.; y, por otro lado, grandes empresas con planes de cuentas “importados” que no se adaptan a la
realidad argentina.

De una u otra forma, lo importante de un “buen plan de cuentas” es que gran parte de los análisis de costos y
cálculos de costos que se realizan se basan en información extraída de “balances de sumas y saldos y/o
mayores de las cuentas”, por lo que la calidad de los planes de cuentas y de las imputaciones contables
influye en los análisis y cálculos posteriores.

3.5 Departamento de Costos

“Es una cuestión de escala”.

 Grandes Empresas: Suelen tener un “Departamento de Costos” dependiendo de la “Contaduría

General” o de la “Gerencia Administrativa”, con un “Jefe de Costos” especializado en la materia y
un equipo de trabajo dedicado exclusivamente a estos temas.
 PyMES: Por una cuestión de escala y costos, la generalidad de las PyMES no puede darse el lujo
de un “departamento de costos”, en más, ni siquiera de tener una persona exclusiva dedicada a estos
 temas. El Contador General o el Gerente Administrativo, “entre decenas de tareas más”, realiza los
análisis y cálculo de costos que le son solicitados, sin que esto limite a que en otros sectores,
generalmente técnicos y comerciales, realicen, a su vez, sus propios cálculos de costos con sus
propios criterios.

Además del tamaño y la cantidad de transacciones de costos, el hecho de “llevar la contabilidad de costos
por inventario permanente” prácticamente no deja alternativas, en estas grandes empresas, para no poseer un
Departamento de Costos o, al menos, una persona dedicada exclusivamente a este tema.

También, cuando estas grandes empresas se encuentran divididas contablemente en “Unidades de Negocio”
y “Centros de Costos”, y en las que se emiten reportes mensuales (normalmente comparativos con el
presupuesto), una vez remitidos y publicados los mismos, los responsables de dichos centros suelen
necesitar información de detalle y solicitar análisis puntuales de costos, temas que son derivados a dicho
“Departamento de Costos”.

Este tipo de situaciones suele darse con poca frecuencia en las pymes, más aun cuando la contabilidad de los
resultados no se encuentra dividida y asignada a “centros de responsabilidad”.

3.6 Organización Empresaria

Se refiere a la división de funciones, delegación de autoridad, asignación de objetivos y tareas, y al grado en

que estos temas están explicitados por escrito en organigramas, manuales de funciones y procedimiento,
entre otros.

 Grandes Empresas: Suelen tener explicitadas sus funciones, niveles de autoridad, territorialidad
de las actividades, etc., en “organigramas” que, a grandes rasgos, es el “mapa” de la empresa que
permite ubicar a las funciones, gerentes, jefes, etc., en el “terreno” de la organización. Representa la
organización formal (no la informal) y suele actualizarse con frecuencia. En general, el sistema de
información de la empresa se adecua al organigrama.
 PyMES: En general, si bien las funciones estratégicas y operativas se realizan al igual que en las
grandes empresas, la dotación de personal es significativamente menor, haciendo que la organización
se base en las “personas” que las componen más que en funciones perfectamente delimitadas. Suelen
encontrarse organigramas, generalmente con menor grado de formalidad y a veces desactualizados,
pero la organización real se basa en las “funciones y tareas” que las personas que la integran están
haciendo “en este momento” (porque suele haber mucho dinamismo que debe ser atendido siempre
con las mismas personas reasignando y resignando tareas para dar lugar a las nuevas).

Como expresábamos al inicio de este artículo, la “contabilidad de costos” que generalmente se estudia en la
bibliografía respectiva, se refiere a organizaciones como las primeras, en donde los departamentos,
funciones, tareas, etc., suelen estar formalizadas por escrito y resultan más estables en el tiempo que las
segundas.

3.7 Objetivos empresarios y estrategias

Para ampliar este tema sugerimos el repaso de nuestra obra “Presupuesto y Control de Gestión para PyMes –
2da. Edición” (Ricardo A. Billene, Errepar, Buenos Aires, 2005).

A esta altura del desarrollo del artículo, el lector ya podrá imaginar lo que sigue:
 Grandes Empresas: Suelen tener los objetivos (visión, misión, valores, objetivos, etc.)
formalizados por escrito y ponderados monetariamente en el “presupuesto”.
 PyMES: Por supuesto que tienen sus objetivos, visión, misión, valores, etc., y “algunos números
de referencia” respecto a resultados, flujo de fondos, etc. Generalmente no suelen estar por escrito, y
no siempre tienen un presupuesto formal. En muchos casos, cuando las pymes son familiares y de
capital cerrado, suelen mezclarse objetivos empresarios con objetivos personales y familiares de los
dueños.

Es obvio que la formulación y formalización por escrito de los objetivos y del presupuesto ayuda a mejorar
(orientar) la información de costos de la empresa, sin embargo, no es un requisito que limita ni impida
calcular costos en las pymes (aunque el grado de incertidumbre de los cálculos puede ser mayor en la
segunda que en la primera).

3.8 Inversiones en Administración

Se refiere al grado de equipamiento en recursos tangibles, intangibles y humanos destinados al área

Administrativa – Financiera – Contable de la empresa.

 Grandes Empresas: Las exigencias de información a terceros que poseen estas empresas,
fundamentalmente las que cotizan en bolsas o tienen organismos de contralor específicos, les obliga
a contar con importantes inversiones en sistemas de información, equipos de administración,
profesionales permanentes con equipos de trabajo muy capacitados, asesores externos de distintas
especialidades, etc.
 PyMEs: Por el contrario, las inversiones en administración suelen ser bajas, en algunos casos
llegando a las “mínimas necesarias” para “no tener problemas legales”. Son pocas las que, sin ser
obligatorias, invierten en software, equipamiento, recursos humanos, asesores, etc., por encima del
promedio de este tipo de empresas por valorar más que el común la importancia de la buena
información para el control patrimonial y la toma de decisiones, entre otras.

Y, por supuesto, existen diversos factores más que hacen que “hacer costos en las pymes no sea lo mismo
que en las grandes empresas”.

La regla que suele presentarse es que “a medida que la empresa es más grande y más formal, invierte más en
organización y sistemas de información, pero, a su vez, adopta modelos de contabilidad de costos que le
quita flexibilidad para el manejo de datos con criterios de costos para la gestión”.

Sobre esto último me tocó trabajar en un caso de una empresa de capitales franceses en la Provincia de
Mendoza, en una época en que la inflación anual del país rondaba el 35%. Los propietarios sólo atribuían
valor a la información de costos proveniente de la contabilidad formal y legal de la empresa. Me costó una
serie de reuniones explicarles que, en Argentina, la contabilidad no puede ajustarse por inflación, por lo que,
entre otras cosas, la porción de los costos referida a “depreciaciones de bienes de uso” no era representativa
de los valores corrientes, por ende, los costos de los productos estaban subvaluados. – “¿Qué propone Ud.?”
– me preguntaron, a lo que respondí que “utilizaran información extrancontable para estas decisiones
cambiando el valor de las depreciaciones contables por las mismas pero caculadas a valores corrientes”. En
el final de este trabajo estimamos que los Bienes de Uso, valuados a valores de reposición, serían
aproximadamente un 400% superiores a lo que indicaba la contabilidad.

3.9 Conclusiones de la “información de costos en las pymes”

Como expresamos en la introducción, “costos” es el mismo concepto válido para todo tipo de ente, al igual
que las clases de costos, comportamiento, técnicas de medición, etc.

De la misma manera, “costos para fines contables” y “costos para fines de gestión”, son conceptos
igualmente aplicables en grandes empresas que en las pymes.

En general, y como explicamos, los “costos para fines contables”, en las grandes empresas se obtienen de la
contabilidad de costos, lo que permite identificar, también, el costo por producto indivual; mientras que en
las pymes se efectúa un cálculo global por diferencia de inventario a fines del ejercicio, lo que implica que
desde la contabilidad no se puede obtener el costo de producción contable de los productos individuales.

Para fines de gestión, ambos tipos de empresas suelen recurrir a información extracontable. En las grandes,
la mayor cantidad de datos surge de la “contabilidad de costos”, mientras que en las pymes necesariamente
surgen de otras fuentes dado que no llevan inventario permanente.

“Lo que cambia es el entorno” y los recursos que disponen para hacer mediciones y cálculos de costos.

En los puntos anteriores vimos que en las grandes empresas es una práctica frecuente que se utilicen los
cálculos de costos provenientes del subsistema de “contabilidad de costos”, pero esto no significa que sea la
mejor opción para todos los análisis e informes de costos que se necesiten. Puede ser la “mejor opción” para
la necesidad de información contable de “Bienes de Cambio” y “Costo de Venta” en los Estados Contables,
lo que no significa que cambiando el objetivo o finalidad de la información de costos, la anterior sea la
información más adecuada y pertinente a la decisión o análisis.

Costos en pymes y para pymes “no es peyorativo ni mala palabra”, y en muchos casos “estos costos son más
acertados que en grandes empresas”, sólo indica un entorno desde el cuál se obtienen y realizan los cálculos.

Pueden haber buenos cálculos de costos en grandes empresas como en pymes, y viceversa: malos cálculos
de costos en pymes como en grandes empresas.

La disponibilidad de mejores sistemas informáticos, más equipos, departamentos de costos, etc., si bien
influye, no siempre significa “mejor información pertinente de costos para el fin de gestión que se persiga”.

4. Atentados contra la información de costos en general

“Una golondrina no hace verano”.

Lo siguiente es una observación y experiencia mía que no debería ser extrapolada como la evolución general
de la temática que se comenta.

Con el correr de los años, aproximadamente desde el 2007 hasta la fecha (Mayo de 2015), he notado una
“involución”, en lugar de una “evolución”, en los cálculos y desarrollos de costos en una cantidad de
empresas de la Provincia de Mendoza que he observado.

Por aquellos años aplicaciones prácticas extracontables del costeo basado en actividades eran algo habitual,
aun en las pymes, y comenzamos las implementaciones del costeo basado en el tiempo invertido en las
actividades, expuesto por Kaplan y Anderson, con vistas de seguir perfeccionando y enriqueciendo los
cálculos de costos, modelos de fijación de precios, presupuestos, etc., en todo tipo de empresas.
Sin embargo, un cambio contextual comenzó a darse en Argentina, y pude observar cómo no sólo no se
avanzaban en estas empresas, sino que, por el contrario, buenas técnicas de costeo dejaban de utilizarse
volviendo a cálculos globales y prorrateos generales como años atrás.

Por un lado la inflación volvió al país, y por otro lado, una creciente y permanente complejidad impositiva,
aduanera y laboral tomó vigor cargando a los “contribuyentes” de una cantidad de exigencias que antes no
tenían, más las respectivas actualizaciones y cambios en dichas normativas.

De esta forma, los escasos recursos (frente a la totalidad de los recursos de la empresa, y frente a los propios
de la administración), se vieron reducidos al ser volcados en parte (o en su totalidad) a atender la insaciable
demanda de controles, regímenes informativos, regulaciones, etc., del fisco.

A continuación enumeramos algunas de estas “causas” que han atentado, y lo siguen haciendo, contra la
calidad de información de costos en las empresas, Y PARTICULARMENTE EN LAS PYMES:

 La alta y sostenida inflación

 Restricciones presupuestarias y financieras para invertir en “Administración”
 Fuerte tendencia comercial / industrial de los propietarios que hacen prevalecer las
inversiones en estas funciones
 LA CRECIENTE COMPLEJIDAD IMPOSITIVA, LABORAL Y ADUANERA Y SUS
CONSTANTES CAMBIOS
 “Siempre lo hacemos así…” La cultura técnica en costos
 La decreciente capacitación en costos para dar paso a la permanente actualización impositiva,
laboral, societaria, aduanera, etc.
 “Cualquiera hace costos, no se requiere a un especialista” (cultura empresaria)
 La alta y sostenida inflación, junto a los permanentes cambios en las reglas de juego

De los ejemplos anteriores, la “alta y sostenida inflación” vuelve rápidamente obsoleta e inadecuada la
información de costos proveniente de la “contabilidad de costos”, dado que esta registra hechos históricos,
tema que se agrava cuando la empresa es de “capital o bienes de uso intensivo” y los costos de los productos
tienen un fuerte componente de depreciaciones. También, detallados cálculos extracontables con técnicas
como el costeo basado en actividades, muy útiles en la práctica, pero que requieren tiempo en desarrollarlos,
suelen desactualizarse muy rápido y, al cambio en los precios relativos de los insumos que lo componen, la
actualización de los nuevos importes de costos se vuelve casi impracticable.

Dar respuesta a todos los organismos de contralor (regímenes de retenciones y percepciones, nacionales y
provinciales, etc.), sus permanentes demandas y cambios, “acertar” a las variables macroeconómicas y ser
cuidadosos con los recursos y obligaciones financieras en épocas de inflación, se vuelven cuestiones de
supervivencia prioritarias antes que un mejor cálculo de costos.

Desafortunadamente, y como ya lo hemos vivido, las empresas nacionales suelen perder competitividad
comparadas con empresas extranjeras de países macroeconómicamente estables y con regulaciones más
simples, a la luz de cuando se debe salir a competir sin contar con la ayuda externa de la “devaluación”.

Podríamos expresar la regla:

“A mayor inflación y complejidad impositiva: menor profundidad y calidad de la información de costos”.

Reiteramos que son sólo observaciones individuales que no son extrapolables sin un estudio estadístico más
rigoroso y abarcativo.
5. Objetivos de un sistema de información administrativo, contable y gerencial

Si bien existe mucho desarrollo en la bibliografía de contabilidad respecto a los “objetivos y finalidades” de
un sistema de información general en un ente, y de los objetivos de la contabilidad de costos, nos interesa
mencionar los siguientes:

1. TRANSACCIONAL: El sistema administrativo (algunas veces llamado “de gestión”), permite

realizar transacciones electrónicas como facturar, cobrar, pagar, liquidar sueldos, acreditar sueldos,
comprar bienes y servicios, depositar cheques, registrar contablemente, etc.; e informar sobre las
transacciones, movimientos, saldos, stocks, etc.
2. DE GESTIÓN: Permitir, mediante la información de las transacciones individuales, informes y
reportes, gestionar a las personas, recursos (financieros, tangibles, intangibles, etc.), stocks, tareas,
actividades, etc., esto es, tomar decisiones, cambiar asignaciones de recursos, influir en las
actividades, etc.
3. DE CONTROL: Control patrimonial (bienes, cuentas a cobrar, cuentas a pagar, caja y bancos,
stocks, etc., etc.), de transacciones, de saldos, de flujo de fondos, de resultados, etc.
4. LEGAL: Dar cumplimiento a las regulaciones “legales” sobre las transacciones y el patrimonio
de la empresa tales como: INV, AFIP, DGR, Municipalidad, Irrigación, Subsecretaría de Trabajo,
etc., etc., etc.
5. GERENCIAL: Permitir a la Dirección, Gerentes, Jefes, etc., evaluar los cambios en el
patrimonio de la empresa, la generación de los resultados, la marcha respecto al presupuesto,
efectuar proyecciones del negocio, evaluar la rentabilidad y competitividad de la empresa, ajustar los
costos a la tendencia de las ventas, etc., etc., etc.

En la nueva era de la informática, para dejar de lado ambientes de transacciones y registraciones manuales,
los cinco objetivos indicados anteriormente se cumplen en todos los entes.

En las pymes, dependiendo del contexto económico y de la pyme en particular, los énfasis en cada uno de
los objetivos no son homogéneos.

Cuando los recursos destinados a la información son escasos, y las exigencias legales aumentan, los
“sistemas” suelen utilizarse para los objetivos “1 y 4” con mayor énfasis que en los demás. Si esto se
pronuncia, el 5to. objetivo es el que más rápido se desatiende, siguiendo por el 3ero. (cuando, por ejemplo,
no se realizan conciliaciones bancarias o se lo hace con bastante posterioridad) y luego por el 2do.

Es común escuchar a más de un empresario “pyme” quejarse del “gasto” que ha realizado en el cambio de
sistema (software) y equipamiento para que “nada funcione”, y cada vez que necesita algún dato “le tienen
que hacer una planilla de cálculo especial”. Esto suele ser frecuente y denota el grado de deterioro de los
objetivos de “gestión y gerenciales” de un sistema de información administrativo, contable y gerencial,
hechos que se manifiestan más en las pymes que en grandes empresas.

De todas formas, cuando hay voluntad y técnica correcta, las pymes presentan una gran oportunidad para
hacer excelentes y pertinentes trabajos de costos dado que, a pesar de las desventajas, tienen una “gran
flexibilidad” de poder armar, desarmar y rearmar números sin estar tan atados a los criterios contables y al
sistema de contabilidad de costos.

“Cuando le agarramos el gusto a hacer cálculo de costos para y en las pymes, y sorteamos las dificultades, se
vuelve un desafío y una adicción”.

Esperamos que este artículo pueda serles de utilidad.

Por Cdor. Ricardo A. Billene

Abril de 2015