NORMAS PARA EL USO ADECUADO DEL CORREO ELECTRÓNICO

1. Generalidades

 El correo electrónico corporativo es una “herramienta de comunicación e

intercambio de información” oficial entre personas, no es una herramienta de
difusión indiscriminada de información.

 El usuario de correo electrónico tiene la responsabilidad de usar el correo

electrónico de forma ética y lícita (en cumplimiento de la Ley Contra Delitos
Informáticos de Colombia). Ley 1273 de 2009.

 El tener una cuenta de correo electrónico corporativo compromete y obliga a

cada usuario a aceptar las normas establecidas y a someterse a ellas.

 Todo usuario de correo electrónico, debe revisarlo periódicamente durante su

permanencia en la Empresa.

 El usuario que tiene asignada una cuenta de correo es el único y directo

responsable de todas las acciones y mensajes que se lleven a cabo en su
nombre. Cuando el usuario deje de usar su computador debe cerrar el correo
electrónico, para evitar que otras personas usen su cuenta sin su permiso. La
cuenta de correo asignada a un usuario es personal e intransferible

 Al pie de cada mensaje los usuarios deben enviar una identificación tipo auto
firma que deberá estar estructurada de la siguiente manera.

Microsoft Outlook

 Correo personal. Los servicios de correo electrónico suministrados por la

Empresa pueden ser usados por el personal de forma incidental para temas
personales, excepto si:

 Interfieren con el rendimiento del propio servicio o suponen un alto costo.

 Interfieren en las labores propias del usuario

 Restricciones. Los servicios de correo electrónico no podrán ser usados para:

 Cualquier propósito comercial o financiero ajeno a las funciones propias de la

Empresa.

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  Participar en la propagación de cartas encadenadas o participar en esquemas
piramidales o temas similares.
 Distribuir de forma masiva grandes cantidades de mensajes sean o no de
contenido corporativo a direcciones externas.
 Suscripciones a listas de correos electrónicos externos que saturen el normal
tráfico de mensajes en el servidor.

 La creación de una cuenta de correo electrónico debe ser solicitada

formalmente al área de Sistemas.

 Servicio de auto respuesta de correo electrónico: el servicio de auto respuesta

de correo electrónico permite al usuario del correo corporativo de Mundial de
Tornillos S.A, advertir de su ausencia a los emisores de todos los mensajes
recibidos en su cuenta de correo. Mediante este servicio, el emisor recibe un
mensaje de correo informándole que el destinatario al que envió el mensaje va
a estar ausente durante un período de tiempo determinado y que, por lo tanto,
no le va a ser posible contestarlo hasta su regreso.

2. Envío de correos

2.1. Asunto: indique el asunto del mensaje con claridad en el campo "Asunto". Esto
es particularmente importante para el destinatario del mensaje. Si el asunto del
mensaje es claro, será mucho más fácil para el destinatario decidir cuáles son más
importantes y cuáles no, cuando lea todos los correos electrónicos recibidos. Esto
permite al destinatario clasificar su correo con facilidad. Se puede hacer una distinción
entre el asunto general, normalmente ubicado entre paréntesis (como el nombre del
proyecto) y un resumen corto del mensaje.

2.2. Para, Cc y Cco: envíe correos electrónicos únicamente a las personas que estén
involucradas. No es correcto (y es molesto para los destinatarios) enviar correos
electrónicos a todos sus contactos. Los destinatarios pierden tiempo clasificando los
mensajes que realmente les interesa y los que no, esta práctica ocupa los recursos de
la red innecesariamente.

 El campo "Para": designa al destinatario principal. Ésta es la persona a quien se

le envía el correo electrónico.
 El campo "CC": muestra las personas a las que se les informa sobre esta
 comunicación.
 El campo "CCO": designa los destinatarios que los otros destinatarios no
pueden ver.

Se recomienda no usar este elemento. En cambio, se recomienda enviarles una copia

del mensaje anterior aparte.

Dirija y copie el mensaje de acuerdo al conducto regular:

 Primero: al destinatario.
 Segundo: al destinatario con copia al jefe inmediato
 Tercero: escalar de acuerdo a la jerarquía definida por la Gerencia en el
organigrama.(Discutir esta Jerarquia)

2.3. Contenido del mensaje:

 La redacción: usar un estilo de redacción adecuado. La forma de redacción

debe adecuarse al destinatario. Tener en cuenta siempre la diferencia de estilo
que debe haber entre un mensaje personal y uno profesional, entre uno

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 informal y otro de carácter serio. No utilizar los emoticonos para un mensaje
formal.

 El texto: para que se lea y se entienda, es preferible usar oraciones cortas y

precisas. Si el mensaje es largo, se debe dividir en muchos párrafos para que
sea más fácil de leer. Un texto preciso y bien estructurado, ayuda a evitar
malentendidos o confusiones.

Enviar los mensajes en texto plano, no utilice estilos ni adornos innecesarios.

Los mensajes en texto puro y sin colores son más seguros, más pequeños y
llegan y se descargan más rápido.

No escribir líneas de más de 80 caracteres. Muchos monitores no permiten

visualizar más en la pantalla.
Para beneficiar a los destinatarios, es útil comenzar un mensaje con una de las
siguientes frases:

 Para su información
 Para su aprobación
 Seguimiento

 La fuente: evitar usar letras mayúsculas. El texto escrito en mayúscula es

difícil de leer y en Internet sugiere que se están expresando emociones fuertes
(tales como alegría o enojo), lo que puede no ser bien visto por el destinatario.
Para enfatizar un término, escríbalo entre comillas “”.

 El tono: es importante el uso de un tono correcto, no cometer faltas de

ortografía ni de gramática. Antes de enviar un mensaje, asegúrese de que está
escrito con corrección y claridad. Se debe ser siempre consciente de que se
trata de comunicación escrita, y como tal queda registro de ella.

 Utilice lenguaje apropiado y evite el humor, el sarcasmo y los insultos fuera de

lugar.
 Cuando se pida o se pregunte algo, se debe usar “por favor” y “gracias”, y
nunca se deben dar “órdenes”.
 Buenas palabras y buenos modos cuestan poco y agradan a todos.
 Se debe ser educado en las discusiones.
 Fundamentar las opiniones con argumentos, y no con groserías o
descalificaciones.
 Respetar las opiniones de los demás, aunque no se compartan.
 Ser constructivo y no perder energías en discusiones personales.
 Saludar, indicar el motivo del mensaje y despedirse al final.

 Los Adjuntos: si se deben adjuntar documentos al mensaje, tenga en cuenta

los destinatarios. Es posible que el destinatario de un archivo adjunto no tenga
el software para leerlo. Asegúrese de que el archivo esté guardado en un
formato que la mayoría de los software actuales puedan leer. También se debe
estar atento al tamaño del adjunto, cuanto más grande sea el archivo, se
necesita más tiempo para enviar y recibir. Un archivo enorme puede ser
bloqueado por el servidor de correo electrónico remoto o saturar la casilla de
entrada del destinatario, evitando la recepción de otros mensajes.

Antes de enviar un mensaje que supuestamente tiene un adjunto, asegúrese de

que tenga el adjunto.

El tamaño máximo para envío de adjuntos es de 8 MB por mensaje.

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  La identificación: identifíquese y deje la información de contacto al final del
mensaje. Ponga su firma al final de los correos electrónicos. (Según imagen
Corporativa)

2.4. Envío del mensaje: antes de enviar un mensaje, tómese el tiempo para
volver a leerlo, corregir los errores tipográficos o de lengua. El estilo del
mensaje refleja la imagen del remitente. Verifique los adjuntos.

2.5. Reenvío de correos: cuando se recibe un correo que se requiera

reenviar, se deben eliminar las líneas heredadas de los mensajes anteriores y
las direcciones de correo del mensaje que se ha recibido. Puede que alguno de
los destinatarios del correo tenga un virus en su ordenador y que ese virus
capture las direcciones de correo de los mensajes que se reciben para luego
enviarlas a manera de spam.

No re-enviar mensajes en cadena, falsas alarmas de virus, etc.

Evitar el envío de archivos adjuntos demasiado pesados. Mandarlos solo cuando sean
necesarios y advertir sobre su contenido al remitente, en el cuerpo del mensaje.

Cuando se responda a un mensaje, es conveniente incluir parte del mensaje original

para situar el contexto. De otra manera, el(los) interlocutor(es) podría(n) no saber de
qué le están hablando o a qué está contestando, especialmente si reciben mucho
correo. Normalmente basta con el asunto.

2.6. Respuestas a correos masivos: cuando se presente una convocatoria masiva

que requiera una respuesta o confirmación, únicamente debe hacerse a la persona que
la solicita.

2.7. Acuse de recibo: se recomienda no usar este elemento a menos de que sea
indispensable para el remitente. Estos archivos en gran cantidad pueden saturar la
capacidad del correo electrónico.

3. Recepción de correos

3.1. Cuando haya leído un mensaje, decida inmediatamente dónde guardarlo. Los
correos electrónicos se pueden administrar de la misma manera que el correo
tradicional. Para encontrar un mensaje fácilmente, acostúmbrese a colocar los
mensajes recibidos en carpetas por temas.

De esta manera, será más fácil encontrar un mensaje viejo o las partes de un debate.
Algunos programas de correo electrónico permiten asignar un color al mensaje.
Puede ser útil asignar un código de color para identificar ciertas categorías de
mensajes.

3.2. Excepto que sea necesario, no imprima los correos electrónicos. Cuando el correo
Electrónico está guardado correctamente, se podrá encontrar fácilmente si lo necesita
Posteriormente. Esto evita desperdiciar papel y ayuda a preservar el ambiente.

3.3. Respete la privacidad de los mensajes que recibe. Nunca envíe o copie a otros un
correo electrónico que fue enviado a usted sin el consentimiento del remitente original.

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