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Aprobó: Comité de
PROCEDIMIENTO
Calidad
SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES
Fecha: 23-05-08
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1. OBJETIVO
Establecer el tipo y alcance del control aplicado a los proveedores, garantizando que los productos adquiridos cumplan
con los requisitos establecidos internamente y con los establecidos por el Sistema de Gestión de la Calidad.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para la selección, evaluación y re-evaluación de los proveedores que afectan el Sistema de
Gestión de la Calidad (SGC) de la Cámara de Comercio de Cartagena.
3. DEFINICIONES
Formulario de Solicitud de Inscripción en el Registro de Proveedores: documento interno que recopila la información
general y básica que permite identificar el estado actual de los proveedores, su especialidad, los productos que ofrece y
sus relaciones comerciales.
Listado de Proveedores Confiables: Listado que relaciona las personas naturales o jurídicas, que una vez hayan
cumplido con todos los criterios de selección, se puede establecer una relación comercial.
Listado de Proveedores Críticos: Listado que relaciona las personas naturales o jurídicas que afectan de manera directa
el SGC.
4. PROCEDIMIENTO
Una vez verificado lo anterior se le entrega al proveedor el Formulario de Solicitud de Inscripción en el registro de
Proveedores. Este formulario debe ser diligenciado y devuelto con todos los anexos que se exigen en el mismo.
Cuando se recibe el formulario con los anexos, el coordinador de Compras y almacén, el Coordinador de servicios
generales, el coordinador de Eventos y el Jefe de Sistemas lo revisa y verifica la información consignada en el mismo. Si
todo es veraz, selecciona. Si en la verificación y selección encuentra anomalías o irregularidades se reserva el derecho de
admisión.
♦ Selección de proveedores
La selección de los proveedores la realiza el coordinador de Compras y Almacén, el Coordinador de servicios generales,
el coordinador de eventos y el Jefe de Sistemas con base en criterios establecidos previamente. Este debe seleccionar al
proveedor una vez se recibe el formulario de Solicitud de inscripción en el registro de proveedores. La selección se
realiza en el Formato de Selección de Proveedores, y si cumple con todos los requisitos y pasa la calificación, ingresa al
listado de proveedores Confiables de la Entidad.
Para realizar la selección se utilizan los siguientes criterios:
CRITERIOS PORCENTAJE
Antigüedad en el Mercado 20%
Calidad 30%
Ubicación del Proveedor 25%
Servicio Postventa 25%
TOTAL 100%
Calidad (30%)
Este criterio califica la tenencia de un Sistema de Gestión de Calidad (SGC) sobre el servicio que el proveedor ofrece y es
objeto de evaluación. Este sistema puede asegurar que las cosas funcionan bien y que el proveedor puede responder
rápidamente a los problemas que surjan. Un SGC plenamente establecido, puede garantizar confianza, beneficio mutuo
y eficiencia a la hora de prestar un servicio.
Postventa (25%)
Este criterio califica el servicio post-venta, la asesoría y la garantía que ofrece el proveedor a la hora de suministrar un
bien o servicio. Estos son servicios complementarios que agregan valor al producto o servicio adquirido.
CRITERIOS DE SELECCIÓN
CALIDAD 30%
RANGO SUBCRITERIOS
Puntaje Sistema de Calidad TOTAL PUNTOS
(SGC)
No cuenta SGC 1
En proceso 3 x 3
Certificación ISO 5
3
CALIFICACIÓN
3 * 0.25 = 0.9 0.75
(TOTAL PUNTOS * 0.25)
Internacional 1
Nacional 3
Local 5 X 5
5
CALIFICACIÓN
5 * 0.25 = 1.25 1.25
(TOTAL PUNTOS * 0.25)
CALIFICACIÓN TOTAL
0.33 + 0.75 + 1.25 + 0.92 = 3.25 3.25
(Σ Criterios)
Una vez calculada la puntuación de cada criterio, se procede al cálculo total de la evaluación. Este se obtiene de la
sumatoria de los puntajes totales de cada criterio. Solo se aceptaran, aquellos que en la evaluación hayan obtenido un
puntaje igual o superior a tres (3), o que no siendo así, la dirección administrativa lo considere.
Si se determina que alguno de estos proveedores es critico para el SGC, se debe incluir en la Lista de Proveedores
Críticos, los cuales sé evaluarán las veces que sean necesarias en el año. Esta evaluación estará a cargo del funcionario
para el cuál el proveedor sea crítico, como son el Coordinador de Compras y Almacén, Coordinador de servicios
generales, el Coordinador de Eventos y el Jefe de Sistemas.
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Existe el caso de compras que no se dan con mucha frecuencia y que no alcanzan un monto alto, para este tipo solo se
selecciona si el proveedor se encuentra inscrito en la cámara y renovado a la fecha de la compra, es decir no es
necesario realizar la selección al proveedor en todos los criterios anteriormente descritos.
♦ Evaluación de Proveedores
La Evaluación de los Proveedores Críticos la debe hacer el responsable asignado, mediante el Formato de Evaluación de
Proveedores cada vez que se realice una compra o contratación de servicios. . Los criterios utilizados para esta
evaluación son los siguientes:
Cumplimiento en tiempo
Este criterio evalúa el cumplimiento del proveedor en cuanto a la puntualidad en la entrega, teniendo en cuenta las
fechas y/o el tiempo pactado. Además califica la capacidad de respuesta que tiene el proveedor ante los inconvenientes
o improvistos que se puedan presentar en la empresa.
Precio
Este criterio evalúa la oferta económica del proveedor, su comportamiento durante las últimas adjudicaciones y los
descuentos que ofrece.
Servicio
Este criterio evalúa los beneficios ofrecidos por el proveedor antes, durante y después de la compra. Es decir su
capacidad de atención, de respuesta, su disposición, el soporte técnico, la respuesta a los mantenimientos preventivos
y/o correctivos, la solución oportuna de las quejas o inconvenientes relacionados con rechazos y/o devoluciones.
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CRITERIOS DE EVALUACIÓN
RANGO PUNTUACION
1-20% 1
21-40% 2
41-60% 3
61-80% 4
81-90% 4,5
100% 5
RANGO PUNTUACION
1-20% 1
21-40% 2
41-60% 3
61-80% 4
81-90% 4,5
100% 5
PRECIO
PUNTUACION
SI 5
NO 4
♦ Re evaluación de Proveedores
La reevaluación de los proveedores se realizará cada seis meses, y se tendrán en cuenta los mismos criterios de
evaluación. El resultado de la Re evaluación es el promedio de las evaluaciones realizadas al proveedor durante el
período y continuará en el listado de proveedores confiables siempre y cuando la calificación promedio sea igual o
superior a 3, Si el proveedor no alcanza el puntaje establecido para esta re evaluación, saldrá automáticamente del
listado de Proveedores confiables salvo que la Dirección Administrativa y el Comité de Calidad consideren lo contrario
La selección de los capacitadores o conferencistas se realiza, con base en criterios establecidos previamente. Los
capacitadores o conferencistas se deben seleccionar una vez se recibe la hoja de vida, y se realiza en el Formato de
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Selección de Capacitadores. Los procesos a los cuales aplica este procedimiento son: Servicios Empresariales, Arbitraje y
Conciliación, Desarrollo de Personal, Registros e Investigaciones Económicas.
Experiencia 25%
Este criterio mide el nivel de experiencia como docente que posee el capacitador. Esta expresado en años.
CRITERIOS DE SELECCION
CALIFICACIÓN
5* 0.25 = 1.25 1.25
(TOTAL PUNTOS * 0.25)
CALIFICACIÓN
5 * 0.15 = 0.75 0.75
(TOTAL PUNTOS * 0.15)
CALIFICACIÓN
5 * 0.10 = 0.5 0.5
(TOTAL PUNTOS * 0.10)
CALIFICACIÓN TOTAL
1.25+ 0.625 + 0.375 + 0.75 0.5 = 3.5 3.5
(Σ Criterios)
Ingresa al listado de Capacitadores APROBÓ:
FECHA:
SI NO FIRMA
Una vez calculada la puntuación de cada criterio, se procede al cálculo total de la selección. Este se obtiene de la
sumatoria de los puntajes totales de cada criterio. Solo se aceptaran, aquellos que en la evaluación hayan obtenido un
puntaje igual o superior a tres (3) ó que no siendo así el Jefe del proceso (Director de Servicios empresariales, Director
de Arbitraje y Conciliación, Director Administrativo, Director de Registros y Jefe de investigaciones Económicas) lo
considere necesario.
Los capacitadores a diferencia de los otros proveedores, se deben evaluar una vez termine la capacitación o se preste el
servicio. Esta evaluación estará a cargo del funcionario del proceso donde se realice la capacitación, y sea designado
para esta labor.
Puntualidad 10%
Este criterio mide el cumplimiento en la hora de inicio estipulada para cada capacitación o conferencia.
Este criterio mide la habilidad del capacitador o conferencista para transmitir sus conocimientos en el tema y mantener
atento al auditorio durante la capacitación o conferencia.
PUNTUALIDAD 10%
RANGO PUNTAJE CALIFICACION
Hora exacta 5
0 -15 Minutos 4
15 - 30 Minutos 3
Más de 30 Minutos 1
TOTAL PUNTOS 0 0
Malo 1
Regular 2
Bueno 3
Muy bueno 4
Excelente 5
TOTAL PUNTOS 0 0
La selección de los Consultores y Asesores se realiza, con base en criterios establecidos previamente. Los Consultores y
Asesores se deben seleccionar una vez se recibe la propuesta o proyecto a desarrollar, y se realiza en el Formato de
selección de Consultores y Asesores. Este procedimiento aplica al proceso de Servicios Empresariales.
Experiencia 25%
Este criterio mide el nivel de experiencia laboral del Consultor o Asesor. Esta expresado en años.
Criterios de Selección
Criterios de Evaluación
Los criterios de selección para los Conciliadores, Árbitros y Secretarios se encuentran descritos en el Reglamento del
Centro de Arbitraje y Conciliación de la entidad.
Los Conciliadores, Árbitros y Secretarios se deben evaluar una vez termine la Conciliación o Arbitraje. Esta
evaluación estará a cargo de la Directora del Centro de Arbitraje y Conciliación, y se realizará en el Formato de
Evaluación de Conciliadores, Árbitros y Secretarios.
Todas las evidencias generadas de este procedimiento, se tratan según lo establecido en el procedimiento de control de
documentos y evidencias.
5. RESPONSABILIDAD
CARGO RESPONSABILIDAD
Coordinador de Compras y Almacén Seleccionar, evaluar y re –evaluar a los proveedores relacionados con el
suministro de insumos necesarios para el apoyo a las actividades de la entidad.
(Papelería en general, cartuchos, litografías, etc)
Coordinador de servicios generales Seleccionar, evaluar y re-evaluar a los proveedores relacionados con el
mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones de la entidad.
Jefe de Sistemas Seleccionar, evaluar y re-evaluar los proveedores relacionados con la
plataforma tecnológica.
Asistente de Servicios Empresariales Seleccionar, evaluar y re-evaluar los proveedores relacionados con el servicio
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CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
2 11-10-04 Se incluyó en la reevaluación de los proveedores los meses en los que se debe
hacer la reevaluación (enero y julio).
Se pasaron las responsabilidades asignadas inicialmente al Auxiliar de
suministros y compras a la coordinadora de servicios generales. Se
actualizaron los cargos según la nueva estructura aprobada por la junta
directiva.
3 15-02-07 Cambio de denominación de cargos por modificación de organigrama de la
entidad.
4 01-10-07 Cambio de denominación de cargos por modificación de funciones.
5 23-05-08 Cambio de Criterios de Selección, Evaluación y Re evaluación de Proveedores.
Se Adicionaron los Criterios de Evaluación de Capacitadores y Conferencias, y
de Conciliadores, Árbitros y Secretarios. Se adicionaron los criterios de
Selección y Evaluación de Consultores y Asesores. Se modificaron los cargos en
la Responsabilidad de Seleccionar, Evaluar y Reevaluar Proveedores.