Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
Carta A La Gerencia Final
Carta A La Gerencia Final
En vista de las limitaciones inherentes a cualquier sistema de control interno contable, es posible
que existan errores e irregularidades no detectados. Igualmente, la proyección de cualquier
evaluación del sistema hacia períodos futuros está sujeta al riesgo de que los procedimientos se
tornen inadecuados por cambios en las condiciones o que el grado de cumplimiento con los mismos
se deteriore.
Nuestro estudio y evaluación, realizados con el exclusivo propósito descrito en el primer párrafo,
no necesariamente tienen que haber revelado todas las debilidades significativas en el sistema.
Las recomendaciones incluidas en este informe fueron analizadas con los funcionarios
responsables, cuyos comentarios se incluyen al final de cada recomendación.
Página 2 de 17
ÍNDICE GENERAL
Página 3 de 17
IV. BANCOS ....................................................................................................................13
Página 4 de 17
INFORME SOBRE LA EVALUACION Y RECOMENDACIONES DE CONTROL
INTERNO
Observación:
El instructivo de caja chica no tiene fecha de elaboración ni el nombre de la persona que debe
actualizarlo y a demás este no contempla los aspectos impositivos a cumplir.
Recomendación:
Dr. Andrés Calderón, acepta y está de acuerdo con la recomendación a la observación planteada.
Fecha de Implementación:
Página 5 de 17
2. NO EXISTE MANUAL DE FONDOS ROTATIVOS.
Observación:
Dr. Andrés Calderón, acepta y está de acuerdo con la recomendación a la observación planteada.
Fecha de Implementación:
3. DINERO NO DEPOSITADO.
Observación:
Existe un dinero en caja chica que no fue depositado puesto que había un faltante de USD 120.00
ya que físicamente existe solo USD 4680.00, este valor es producto de una recaudación del mes de
Diciembre por un total de USD 4800.00.
Recomendación:
Depositar el valor existente en Caja chica por la recaudación de clientes y realizar una
investigación del faltante con el custodio de la Caja y de ser necesario mandar este faltante como
un egreso en el Rol del trabajador si fuese una perdida por culpa del mismo.
Dr. Andrés Calderón, acepta y está de acuerdo con la recomendación por lo que el faltante será
analizado y regularizado.
Fecha de Implementación:
Página 6 de 17
4. CAJA CHICA SIN MOVIMIENTO.
Observación:
La caja chica perteneciente a la Secretaria de Gerencia General no tiene movimiento desde hace 23
meses, la última reposición que se realizó a esta caja fue en el mes de enero del año 2013.
Recomendación:
Cerrar esta caja chica puesto que no tiene movimiento y más bien destinar este fondo para alguna
cuyo movimiento sea bastante extenso como lo es la caja chica de Gerencia Financiera ya que esta
existen reposiciones consecutivas.
Dr. Andrés Calderón, acepta y está de acuerdo con la recomendación por lo que el fondo será
analizado y regularizado.
Fecha de Implementación:
Observación:
El fondo de caja chica destinado a la Gerencia General por un valor de $1000.00 dólares debe ser
analizado ya que existen dos reposiciones por semana y no como señala el instructivo de caja chica.
Recomendación:
Analizar el valor que contiene este fondo puesto que es insuficiente y por ende debe destinársele un
valor más alto en este caso quitando a aquellos fondos de los cuales no existen movimientos, como
lo es el fondo de tramites legales.
Dr. Andrés Calderón, acepta y está de acuerdo con la recomendación por lo que el fondo será
analizado y regularizado.
Fecha de Implementación:
Página 7 de 17
6. FONDO ROTATIVO SIN MOVMIENTO.
Observación:
El fondo rotativo cuyo destino es los trámites legales contiene un valor de $2000.00 que no ha
tenido movimientos.
Recomendación:
Cerrar el fondo que no mantiene movimiento o destinarlo al fondo cuyo movimiento es bastante
extenso.
Dr. Andrés Calderón, acepta y está de acuerdo con la recomendación por lo que el fondo será
analizado, regularizado y se hará que el custodio retire de su cuenta de ahorros dicho fondo.
Fecha de Implementación:
Observación:
El fondo rotativo cuyo destino son los trámites legales ha sido depositado en la cuenta personal del
custodio del mismo.
Recomendación:
Retirar el dinero de la cuenta personal del custodio y ponerlo en una cuenta a nombre de la empresa
hasta que se destine cuál será su uso.
Dr. Andrés Calderón, acepta y está de acuerdo con la recomendación por lo que el fondo será
analizado y regularizado.
Fecha de Implementación:
Página 8 de 17
II. NORMAS GENERALES
8. INCUMPLIMIENTO DE POLITICAS.
Observación:
Tras la prueba de cumplimiento al instructivo de caja chica se puede denotar que existen
incumplimientos en las siguientes políticas:
1. Monto de Caja chica no puede exceder de $500.00
2. Los gastos individuales no pueden exceder de los $50.00 dólares.
3. Los gastos Caja chica son realizados según lo que establece el instructivo de caja chica.
4. Las facturas o recibos que justifican los gastos están a nombre de las personas que realizaron
la compra.
5. Los vales provisionales no deben tener una antigüedad mayor a las 72 horas hábiles.
Recomendación:
Actualizar el instructivo de caja chica y emitir a los custodios para que lo lean detenidamente a su
vez tomar una prueba de conocimientos generales sobre el mismo para poder obtener mejores
resultados al cumplimiento de las políticas.
Fecha de Implementación:
Observación:
Recomendación:
Crear un Código de ética para la entidad y difundirlo tanto para empleados como para los
directivos.
Dr. María Angélica García, acepta y está de acuerdo con la recomendación por lo que se procede a
crear el código de ética y posteriormente a difundirlo a toda la entidad.
Página 9 de 17
Fecha de Implementación:
Observación:
La entidad tiene cámaras para controlarla entrada y salida de los vehículos de la entidad pero estas
desde el periodo de 2014 hasta la actualidad no se encuentran en funcionamiento.
Recomendación:
Realizar mantenimiento a las cámaras para que puedan entrar en funcionamiento nuevamente y
establecer un calendario para que cada cierto tiempo se realicen revisiones a las cámaras.
Dr. Andrés Calderón, acepta y está de acuerdo con la recomendación por lo que se realizara el
mantenimiento de las cámaras de la entidad.
Fecha de Implementación:
Observación:
El mantenimiento que se debe realizar tanto a los vehículos como a las motocicletas se realiza cada
vez que se dañan y no de manera preventiva.
Recomendación:
Realizar los mantenimientos a los vehículos y motocicletas cada 3 meses para que de esta manera
se prevenga posibles accidentes.
Dr. Andrés Calderón, acepta y está de acuerdo con la recomendación por lo que se informara a los
responsables de cada vehículo el cronograma que se acogen para que se den mantenimiento a los
vehículos y motocicletas.
Página 10 de 17
Fecha de Implementación:
Observación:
Recomendación:
Crear una Bitácora para el control del combustible que gastan entre vehículos y motocicletas en las
que se anote la fecha y la hora en la que el vehículo recibió combustible además del lugar en donde
lo recibió adjuntando la factura de lo que este gasto.
Dr. Andrés Calderón, acepta y está de acuerdo con la recomendación por lo que se creara la
bitácora y se hará un seguimiento a los gastos por combustible para los vehículos y motocicletas de
la entidad.
Fecha de Implementación:
Observación:
Recomendación:
Actualizar la bitácora sobre el uso de los vehículos, si esta no está siendo completada cada día
prohibir el uso del vehículo para así crear una cultura de responsabilidad.
Comentario del Funcionario Responsable
Dr. Andrés Calderón, acepta y está de acuerdo con la recomendación por lo será analizada la
bitácora, actualizada y regularizada periódicamente.
Fecha de Implementación:
Página 11 de 17
14. LICENCIAS DE MANEJO NO CONTROLADAS.
Observación:
Los conductores de los vehículos y motocicletas de la entidad cuentan con licencia para manejar
sin embargo no son revisadas para constatar su validez y vigencia.
Recomendación:
Realizar un proceso de revisión de las licencias para determinar cuales se encuentran vigentes y
sobre las que ya no tienen vigencia comenzar el trámite para reactivarlas, crear una bitácora con las
anotaciones de las fechas de cuando fueron actualizadas y de la fecha hasta la que tendrá vigencia
para así actualizarlas de manera oportuna.
Dr. Andrés Calderón, acepta y está de acuerdo con la recomendación por lo que se procede a la
revisión de licencias.
Fecha de Implementación:
Observación:
Existe un control para los mantenimientos a los vehículos y motocicletas de la entidad en el cual
debe emitirse un informe el mismo que desde hace más de ocho meses no ha sido emitido.
Recomendación:
Realizar un cambio de la persona que realiza los informes sobre el mantenimiento de los vehículos
y motocicletas puesto que no las entregas, antes de cambiar el personal pedir el informe de manera
urgente.
Dr. Andrés Calderón, acepta y está de acuerdo con la recomendación por lo que se procede al
cambio del responsable de la emisión de los informes.
Fecha de Implementación:
Página 12 de 17
16. CARTAS ENTREGA-RECEPCION SIN VALIDEZ.
Observación:
Existen actas de entrega y recepción de vehículos cuando se cambian de área pero estas no han sido
firmadas al momento de su recepción en el departamento respectivo.
Recomendación:
Realizar una revisión de todas las actas y hacerlas firmara y si no están firmadas no proceder al
cambio de área de los vehículos o motocicletas.
Dr. Andrés Calderón, acepta y está de acuerdo con la recomendación por lo que se procede a su
cumplimiento.
Fecha de Implementación:
IV. BANCOS
Observación:
Existen unos cheques que han sido girados y no cobrados en el banco del pichincha existiendo así
una deficiencia de control porque la empresa no ha hecho gestión para que estos sean efectivizados.
Recomendación:
Comunicarse con las personas a las cuales se les pago mediante estos cheques de Banco del
Pichincha y anularlos para no tener problemas al momento de que quieran efectivizarlos.
Dr. Andrés Calderón, acepta y está de acuerdo con la recomendación por lo que se procede a su
cumplimiento.
Fecha de Implementación:
Página 13 de 17
18. CONCILIACIONES NO SUPERVISADAS.
Observación:
Las conciliaciones bancarias correspondientes a al Banco del Pichincha, Banco del Austro y al
cuenta corriente en el exterior en el Banco Navisco no tienen firmas de aprobación y supervisión tal
como se encuentra estipulado en el Instructivo de conciliaciones bancarias.
Recomendación:
Revisar las conciliaciones y hacer firmar aquellas que no se encuentran firmadas, posterior a esto se
debe dar un charla a las personas que las realizan para que cuando las realizan las emitan con las
firmas respectivas de lo contrario no deben ser aceptadas
Dr. Andrés Calderón, acepta y está de acuerdo con la recomendación por lo que será realizado el
proceso respectivo.
Fecha de Implementación:
Observación:
Existen gastos por giros bancarios que se realizaron pero que no han sido contabilizados.
Recomendación:
Dr. Andrés Calderón, acepta y está de acuerdo con la recomendación por lo que será realizado el
proceso respectivo.
Página 14 de 17
V. SISTEMA CONTABLE
Observación:
La empresa no tiene registrada unos ingresos por diferencias de servicios, no existe un análisis para
la misma.
Recomendación:
Se recomienda realizar un ajuste por el valor de los ingresos por servicios acreditándolos a la
cuenta otras cuentas por pagar y debitando la cuenta de bancos.
Dr. Andrés Calderón, acepta y está de acuerdo con la recomendación por lo que se realizara el
ajuste respectivo.
Fecha de Implementación:
Observación:
La entidad no ha contabilizado de forma oportuna los costos por emisión de chequera respecto a la
cuenta corriente del Banco Pichincha.
Recomendación:
Se recomienda realizar un ajuste por el valor de los gastos por emisión de la chequera del banco
Pichincha acreditándolos a la cuenta bancos y debitando la gastos financieros.
Dr. Andrés Calderón, acepta y está de acuerdo con la recomendación por lo que se realizara el
ajuste respectivo.
Fecha de Implementación:
Página 15 de 17
22. FALTANTES EN LAS BASES DE DATOS.
Observación:
Existen clientes cuyo número de teléfono convencional no se encuentra registrado solo aparece un
numero secuencial de 99999.
Recomendación:
Se recomienda hacer una análisis y una investigación para llenar todos los campos que se
encuentren vacías dentro de la base de daos de los clientes para así obtener una cobranza más
efectiva.
Dr. Andrés Calderón, acepta y está de acuerdo con la recomendación por lo que se realizara el
ajuste respectivo.
Fecha de Implementación:
Observación:
Dos de los clientes contienen en su ficha de datos dentro del campo de teléfono celular el mismo
número.
Recomendación:
Se recomienda hacer una análisis y una investigación para llenar todos los campos que se
encuentren vacías dentro de la base de daos de los clientes para así obtener una cobranza más
efectiva.
Dr. Andrés Calderón, acepta y está de acuerdo con la recomendación por lo que se realizara el
ajuste respectivo.
Fecha de Implementación:
Página 16 de 17
24. FALTA ANÁLISIS PARA CÁLCULO DE LAS PROVISIONES.
Observación:
La empresa no tiene la política de hacer una análisis individual por cliente para determinar la
provisión únicamente se realiza un análisis global.
Recomendación:
Se recomienda realizar un análisis de la provisión por cliente dado que de esta manera la revisar su
antigüedad podemos dar cuenta de si este dinero es realmente cobrable o no.
Dr. Andrés Calderón, acepta y está de acuerdo con la recomendación por lo que se realizara el
ajuste respectivo.
Fecha de Implementación:
Página 17 de 17