1

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DE LA DEFENSA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA
DE LA FUERZA ARMADA NACIONAL
CENTRO DE INVESTIGACIONES Y POSTGRADO

NORMATIVA INTERNA PARA EVENTOS CIENTIFICOS DEL CIP-UNEFA

Dada la necesidad de velar por la calidad académica, técnica y/o científica

de los eventos que se realicen en la UNEFA y de regular la solicitud,
tramitación, decisión y cualquier otra materia relacionada con los eventos
científicos solicitados al CIP-UNEFA, por parte de los estudiantes de
Postgrado, se hace procedente un texto normativo de general aplicación
para todos los programas de postgrado, y en consiguiente se ha acordado
dictar la presente NORMATIVA PARA EVENTOS CIENTIFICOS DEL
CENTRO DE INVESTIGACIONES Y POSTGRADO (CIP) DE LA UNEFA:

Artículo 1. Esta normativa regulará todo lo relacionado con el propósito,

organización y desarrollo de eventos científicos del CIP-UNEFA.

Artículo 2. Son objetivos específicos de esta normativa el de promover de

manera eficiente y eficaz la realización de eventos científicos de acuerdo a
las necesidades de los programas de postgrado que propendan por una
educación permanente de los alumnos del CIP.

Artículo 3. Esta normativa es de obligatorio cumplimiento para los docentes,

estudiantes de postgrado y los Comités organizadores de todos los eventos
científicos que se desarrollen en el CIP-UNEFA

Articulo 4. Se considerarán eventos científicos las reuniones nacionales e

internacionales, que se celebren en el CIP-UNEFA, tales como: Congresos,
Seminarios, Conferencias, Foros, Jornadas, Simposios, entre otros;
 2

destinados a la divulgación y al intercambio de saberes académicos,

tecnológicos y científicos producto de investigaciones y experiencias de
expertos.

Parágrafo Único. La solicitud, tramitación, decisión, condiciones y cualquier

otra materia relacionada con eventos científicos será aprobada por el decano
del CIP como una forma de velar por su calidad y establecer parámetros para
el desarrollo de dichas actividades.

Artículo 5. Son propósitos de todos los eventos científicos que se organicen

en el CIP-UNEFA, los siguientes:

a) Ofrecer a la comunidad científica y tecnológica la oportunidad de organizar

y participar en eventos de carácter nacional e internacional, con el fin de
exponer los resultados de investigaciones y promover el intercambio de
conocimiento y experiencias con investigadores de otras latitudes.

b) Promover la organización de actividades científicas, humanisticas y

tecnológicas, de carácter nacional o internacional para que se desarrollen en
la UNEFA, con la finalidad de que existan espacios de discusión, reflexión y
retroalimentación, entre profesionales de diferentes áreas del conocimiento
relacionados con el eje temático principal del programa de postgrado que
esté organizando el evento.

c) Ofrecer la posibilidad de sustentar las líneas y trabajos de investigación

que se desarrollan en los diferentes programas del CIP-UNEFA

d) Adquirir o actualizar conocimientos en áreas específicas relacionadas con

los programas de postgrado que se imparten en el CIP-UNEFA y con las
líneas de investigación que se desarrollan.
 3

e) Promover contactos e intercambios científicos interdisciplinares entre las

diversas personas e instituciones interesadas en el área del programa de
postgrado

Artículo 6. A los efectos de esta normativa se conceptualizan algunos de lo

eventos que se consideran científicos y que se pueden desarrollar en el CIP-
UNEFA. La duración dependerá del tipo de evento.

a) CONGRESO: Serie de reuniones en donde se pueden utilizar, de

forma simultánea, algunos de los otros métodos (panel, foro,
conferencia, talleres, etc.), para presentar los temas específicos a ser
estudiados. Su duración puede variar de 3 a 5 días.
b) SIMPOSIO: Método útil cuando se desea conocer el punto de vista
de varias autoridades sobre un tema dado, expuesto en ponencias
cortas, grupos de charlas y/o discursos. En tal sentido, se considera
un simposio como una serie de ponencias, grupos de charlas y/o
discursos, sobre temas de interés. Su duración puede variar de 2 a 3
días.
c) JORNADAS: Serie de reuniones en donde se pueden utilizar algunos
métodos (panel, foro, conferencia, taller, etc.), para presentar el tema
específico a ser estudiado, su duración, no mayor de dos días.
d) TALLERES: Un grupo minoritario de personas que se reúne para
discutir, practicar o investigar algo en un tiempo determinado no mayor
de 3 días.
e) MESA REDONDA: Un grupo de expertos que sostienen puntos de
vista diferentes o contradictorios sobre un mismo tema, exponen frente
a un grupo en forma sucesiva.
f) PANEL: Un equipo de expertos discuten en forma de diálogo o
conversación ante un grupo.
g) FORO: Reunión conducida por un coordinador para discutir asuntos
de interés, ante un auditorio al que se le permite intervenir en la
 4

discusión. Se analiza el problema o situación por medio de unas

ponencias cortas en las que se permiten preguntas y discusión libre y
donde el exponente responde a la audiencia, aclarando los puntos que
éstos tienen.
h) SEMINARIO: Un grupo reducido de personal investiga o estudian
intensamente un tema en sesiones planificadas, recurriendo a fuentes
originales de información.
i) DEBATE: Dos personas capacitadas o especialmente invitadas
conversan ante un auditorio, siguiendo un esquema previsto.
j) CONFERENCIA: Disertación en público sobre un tema científico,
literario o doctrinal.
k) CICLO DE CHARLAS: Actividad académica cuya duración oscila
entre 4 y 12 horas en donde se abordan temas específicos de manera
magistral.

Parágrafo Único: Todos los eventos científicos antes mencionados podrán

ser realizados por los alumnos del CIP-UNEFA, a excepción de los
Congresos, cuya organización será exclusividad del CIP-UNEFA, salvo
autorización escrita, por vía de excepción, emanada por el Decano y previa
consulta al Consejo de Centro.

Artículo 7. Todo evento científico que se realizará en el CIP-UNEFA deberá

ser autorizado por el Decano, a través de una solicitud escrita.

Parágrafo 1. La solicitud deberá ser acompañada al menos por los

siguientes datos: título del evento, programa, comisión organizadora,
disertantes, participantes, modalidad o tipo de evento y otro dato que sea de
importancia para tomar una decisión. La temática a abordar deberá ser de
interés del programa de postgrado que lo organice en el CIP.
 5

Parágrafo 2. Una vez autorizado la realización del evento, el grupo

responsable deberá elaborar y entregar un programa instructivo de
ceremonial, tanto al docente, al coordinador del programa como al Decano
del CIP, a objeto de evaluar su objetivo, pertinencia académica y social, así
como el cumplimiento de esta normativa. El programa instructivo de las
responsabilidades y actividades a desarrollarse en el evento científico,
deberá estar listo a más tardar cuatro (4) semanas antes a la fecha de
realización del evento, adjuntando el programa descriptivo del evento
científico, en soporte papel y electrónico:

I. Introducción (Incluye justificación y finalidad )

II. Objetivos (General y específicos )
III. Generalidades:
1. Tipo de actividad científica;
2. Fecha de inicio y término;
3. Horario;
4. Comité organizador o responsables del evento y otros comités;
5. Número de participantes;
6. Lugar del evento;
7. Docentes, profesores o relatores, y un breve currículo de ellos;

Deberá asimismo acompañar firmada una carta en la que señale haber

tomado conocimiento de las normas de eventos científicos del CIP-UNEFA.

Artículo 8. Al finalizar cualquier evento científico, se deberá elaborar la

memoria del evento, con los trabajos en extenso anexos. Las memorias de
los eventos deberán presentarse ante la División de Secretaría del CIP,
quien será el ente responsable de custodiar y llevar el archivo histórico de
eventos del CIP.
 6

Parágrafo Único.-Los participantes organizadores del evento científico

deben apoyarse en el Departamento de Fomento y Divulgación para enlazar
con la División de Relaciones Institucionales de la UNEFA, a objeto de
desarrollar las actividades relacionadas con la publicidad y divulgación de los
resultados del evento.

Artículo 9. En los eventos se entregarán certificados a los participantes

que cumplan con los requisitos de asistencia al evento. La División de
Secretaría del CIP, en coordinación con los Comités Organizadores de cada
evento, llevará un registro control de todas las certificaciones expedidas, con
el fin de evitar falsificaciones o un uso indebido de las mismas. Los
certificados serán firmados únicamente por el Decano del CIP y el Jefe (a)
de la División de Secretaria del CIP.

Artículo 10. Todos los eventos científicos que realicen los estudiantes del
CIP-UNEFA contarán con el financiamiento propio del grupo, bajo la
supervisión del coordinador del programa. En caso de que en el evento se
estime la presencia de patrocinante (s) u otra figura financiera similar, debe
ser consultado y autorizado por el Decano del CIP.

Artículo 11. Cualquiera sea el evento científico a realizarse debe seguir el

siguiente guión protocolar:

a. Inauguración del evento a cargo del Decano del CIP.

b. Intervenciones posteriores, si el caso lo amerita, se harán en el
siguiente orden: Jefe de la División de Investigación, Jefe de la
División Académica, Jefe de la División de Secretaría, Jefe de la
División de Programación y Evaluación y Jefe de la División de
Proyección y Educación Permanente del CIP.
c. Cierre del evento a cargo del coordinador del Programa y/o el
coordinador de la línea de Investigación
 7

Parágrafo Único.- En caso de ausencia del Decano lo sustituye el Jefe de la

División de Investigación o el Jefe de la División Académica.

Artículo 12. La ordenación de los Comités para el desarrollo de eventos

científicos se hará conforme a lo siguiente:

a) Se conformarán diferentes Comités integrados por estudiantes del

programa de postgrado que lo planifique.

b) Algunos de los posibles comités a organizar según requerimientos del tipo

de actividad, serán los siguientes: Comité Organizador, Comité logístico,
Comité Protocolar, Comité de evaluación de Ponencias, Comité de Registro,
Fomento y Divulgación, entre otros.

Artículo 13. Son funciones del Comité Organizador:

− Seleccionar democráticamente la temática central del evento.

− Redefinir Objetivos del evento.
− Elaborar el temario, con posibles conferencistas.
− Velar para que el contenido de las ponencias o temario del evento,
tenga estrecha relación con el programa y las líneas de investigación
− Elaborar el programa de actividades con cronograma a cumplir,
nombrando a los responsables, fechas de reuniones posteriores y
presentación de informes de las comisiones de trabajo.
− Considerar el interés institucional de la Universidad, del programa de
postgrado y la línea de investigación.
− Atender las solicitudes de participar como ponentes y/o asistentes al
evento.
− Coordinar las actividades a ejecutar por el resto de los Comités.
− Cumplir con las disposiciones que tenga a bien instruir el decano del
CIP y hacerlas extensivas a los otros Comités
 8

Artículo 14. Son funciones del COMITÉ LOGÍSTICO:

− Prever el apoyo de equipos y materiales necesarios para la ejecución y

desarrollo del evento. (Video-Beams, Retroproyectores, Apuntadores,
Computadores, otros).
− Coordinar la adquisición del material para la papelería necesaria, los
afiches o pendones, así como otro material requerido.
− Contar con material para identificar a los participantes.
− Elaborar constancias y/o certificados de asistencias para los asistentes,
debidamente firmados por el Decano del CIP y con el sello institucional
respectivo, así como el material de apoyo que se les entregará (carpetas,
material de apuntes, contenido programático, etc.).
− Coordinar los presentes que se le darán a quienes participen como
ponentes, además de la credencial que avala su apoyo como expositor en el
evento, debidamente avalados con las firmas del l Decano del CIP-UNEFA.
− Velar por las excelentes condiciones de los baños y centro de
asistencia de salud.

Artículo 15. Son funciones del COMITÉ PROTOCOLAR:

− Recibir y orientar a quienes asistirán al evento.

− Verificar las señales de seguridad
− Designar un Maestro de Ceremonia y su guión en coordinación.
− Velar por el funcionamiento del evento en cuanto al orden protocolar
para el saludo inicial del Decano y el de los ponentes en el caso de que estos
deseen hacer un saludo protocolar, presentes y reconocimientos a dar a los
ponentes, acompañamiento del ponente al estrado antes y después de la
ponencia, contar con el Currículum Vitae del ponente y entregárselo al
Coordinador del evento, para la presentación del mismo ante el auditórium
del día.
 9

− Coordinar, organizar y velar por el correcto desenvolvimiento de las

actividades de bienvenida de clausura programadas para el evento con la
asistencia de los comités respectivos.
− Coordinar un equipo de apoyo protocolar de personas, que acerquen
los presentes a dar a los ponentes como agradecimiento institucional y otras
actividades protocolares exigidas en el evento.

Artículo 16. Son funciones del COMITÉ EVALUADOR DE PONENCIAS:

− Recibir la documentación respectiva del aspirante, tanto en físico

como en soporte electrónico, en letra arial, tamaño 12, considerando el
resumen, el contenido y la presentación.
− Someter las ponencias al análisis respectivo del Decano, Jefe de
Programación y Evaluación, Jefe Académico y Jefe de Investigación, tanto
de contenido como de forma, bajo los parámetros, que para tales efectos
emplea la American Psychological Association (APA).
− Dar respuesta a quienes hayan sido admitidos e igualmente a los no
aceptados, explicándole los motivos.
− Tramitar ante el Comité de Registro, Fomento y Divulgación la
documentación de las ponencias aceptadas, para la recopilación, asiento y
difusión de los conocimientos que en éstas se manifiesten.

Artículo 17. Son funciones del COMITÉ DE REGISTRO, FOMENTO Y

DIVULGACIÓN:

− Elaborar el tríptico informativo del evento

− Someter las alternativas de tríptico al Comité Organizador para su
selección.
− Diseñar las planillas de inscripción, la papelería, certificados, distintivos,
planilla de mesas de trabajo, afiches, pendones o/y otro material similar que
sea requerido.
 10

− Registrar las solicitudes de las ponencias y sus contenidos.

− Consolidar las ponencias aceptadas para publicarlas, grabarlas en CDS
o Disquetes y difundirlas en la comunidad académica nacional e
internacional, así como un libro con los resúmenes de las ponencias.
− Cooperar con los demás Comités, de manera especial con el Comité
Evaluador de las Ponencias, para que la actividad principal de este Comité
se realice sin contratiempos.

Artículo 18. Todo evento científico del CIP, así como los productos
relacionados que se generen de los Estudios Individualizados, estará bajo la
responsabilidad de la División de Investigación conjuntamente con el
coordinador del programa de postgrado.

Artículo 19. No se podrá realizar ningún evento científico fuera de la sede

del CIP-UNEFA, salvo autorización escrita del Decano del CIP.

Artículo 20. Cualquier circunstancia no prevista en la presente normativa

será resuelta por el Decano del CIP, o previa consulta al Consejo de Centro.

Artículo 21. La presente normativa entrará en vigencia y producirá todos

sus efectos desde su fecha de aprobación, por parte del Consejo de Centro,
y se informará sobre su aprobación a todos los miembros del CIP-UNEFA.

JUAN JIMENEZ SILVA

Coronel (GN)
Decano del CIP-UNEFA