SISNA

La Ley 80 de 1989 estableció el Sistema Nacional de Archivos el cual tiene como objetivo “planear
y coordinar la función archivística en toda la Nación, salvaguardar el patrimonio documental del
País y ponerlo al servicio de la comunidad”, la Ley 594 de 2000 definió los órganos asesores del
Sistema, reglamentado por el Decreto 4124 de 2004 el cual fue posteriormente derogado por el
Decreto 2578 de 2012 el cuál reglamenta el Sistema Nacional de Archivos y establece la Red
Nacional de Archivos.

El Sistema Nacional de Archivos – SNA se define entonces como el conjunto de instituciones

archivísticas articuladas entre sí, que busca mejorar la estructura y el funcionamiento de los
archivos del país y tiene como fin adoptar, articular y difundir las políticas, estrategias,
metodologías, programas y disposiciones que en materia archivística y de gestión de documentos y
archivos establezca el Archivo General de la Nación promoviendo la modernización y desarrollo de
los archivos en todo el territorio nacional.

Ámbito de Aplicación del SNA

Rama Ejecutiva del Poder Público

Entidades del Orden Nacional, Departamental, Distrital, Municipal

Entidades Territoriales Indígenas y demás que se creen por Ley

Entidades privadas que cumplen funciones públicas

Entidades del Estado en las distintas Ramas del Poder

Demás organismos regulados por la Ley 594 de 2000

GTD: 10 Consejos para un Archivo Perfecto

Lo puedes leer en aprox. 3:30 minutos

filing, cortesía de robin dennis

Veíamos la semana pasada que un sistema de archivo de consulta general optimizado debe
permitirte archivar cualquier cosa en menos de 1 minuto.

David Allen ofrece estos 10 consejos que te pueden ayudar a conseguirlo:

Tenlo al alcance de la mano: Archivar debe ser algo instantáneo y sencillo. Si cada vez que debes
archivar algo tienes que levantarte, lo normal es que acabes no haciéndolo

Clasifícalo alfabéticamente: Mucha gente intenta clasificarlo por proyectos o por áreas, lo cual
multiplica la probabilidad de no encontrar algo cuando no recuerdas dónde lo archivaste. En un
sistema alfabetizado al final todo se archiva por tema, proyecto, persona o empresa, así que sólo
tendrás que mirar en tres o cuatro sitios como mucho si no recuerdas por qué criterio lo archivaste

Ten siempre muchas carpetas disponibles: Siguiendo el principio general de convertir el archivar en
una tarea lo más rápida y sencilla posible, a la hora de procesar es fundamental tener a mano un
buen número de carpetas disponibles, sean estas nuevas o recicladas

Mantén los archivadores por debajo de tres cuartos de su capacidad: El riesgo derivado de no
hacerlo es doble ya que, por una parte, al verlos llenos te resistirás a archivar más cosas y
terminarás amontonándolas y, por otra, si están demasiado llenos, la búsqueda de cualquier
documento será mucho más difícil y te llevará más tiempo. Para mantener los archivadores por
debajo del límite recomendado debes purgarlo periódicamente. Si aún así ves que te resulta difícil
mantenerlo bajo control, considera mover documentos con poca probabilidad de ser consultados
(proyectos ya cerrados, ex-clientes, facturas…) a otro archivador más alejado de tu espacio de
trabajo.

En cualquier caso, lo que debes tener siempre en cuenta es que si merece la pena guardar algo lo
mejor es hacerlo de manera que sea fácilmente accesible o, de lo contrario, ¿para qué guardarlo?

Etiqueta tus carpetas con un generador de etiquetas automático: Las etiquetas con letra impresa
son muy fáciles de identificar y, según David Allen, hacen que la relación con tus archivos sea
distinta sin saber muy bien por qué. Ya comenté en un post anterior que yo utilizo un DYMO Letra
Tag X desde hace años y que estoy muy contento con el. Para sacarle el máximo partido es muy
importante que lo tengas siempre a mano y no lo compartas

No escatimes en calidad: Hay diferencias de precio muy importantes entre un archivador de

primera calidad y uno que no lo es. También la hay unos meses más tarde entre la suavidad y el
silencio con que siguen deslizándose los cajones del primero y los constantes atascos y chirridos
del segundo. Si estás decidido a implantar GTD tendrás que archivar cosas a diario en tu archivo de
consulta general, así que es mejor que hagas una inversión inteligente y te compres un buen
archivador

Si puedes, deshazte de los archivadores colgantes: Este tipo de archivadores son en teoría mucho
menos efectivos por ser menos flexibles y más formales que otros tipos de archivo. Yo sí uso
archivadores colgantes y no tengo mayor problema con ellos, pero no quería dejar de compartir
contigo este consejo del propio David Allen

Si no puedes, haz lo siguiente con tus archivadores colgantes:

a) Etiqueta las carpetas, no los colgadores. Así podrás llevártelas en un momento dado sin tener
que acarrear con el colgador. Puede ser también útil etiquetar adicionalmente el primer colgador
de cada letra a modo de separador

b) Utiliza sólo una carpeta por colgador. De este modo no tendrás que reubicar de nuevo todas las
carpetas por orden alfabético cada vez que se te llene un archivador

c) Dispón de un buen número de colgadores vacíos y de carpetas disponibles para poder

etiquetarlas y archivar lo que necesites al momento

Depura tus archivos al menos una vez al año. De este modo no sólo evitarás que tu archivo acabe
convirtiéndose en un “agujero negro” sino que también podrás permitirte “el lujo” de archivar
cosas “por si acaso”, ya que sabes que unos meses más tarde vas a revisarlo y tirarás todo lo que
no tenga sentido conservar. David Allen sugiere aprovechar los tiempos muertos que ofrecen por
ejemplo las esperas al teléfono para ir depurándolo poco a poco pero, además, aconseja hacer una
“limpieza a fondo” al menos una vez al año e idealmente en una fecha determinada, como puede
ser al hacer la declaración de la renta o a final de año

Úsalo. De nada sirven los otros nueve consejos si no usas tu archivo constantemente. Si ves que te
sigue costando trabajo archivar revisa de nuevo los puntos anteriores e intenta ver dónde podrías
mejorar a fin de hacer la tarea de archivar algo casi automático que no te suponga pereza alguna