CAPITULO I

1. Diagnostico

1.1 Diagnostico Situacional de la Empresa “Mi Teleférico”

Fortalezas Oportunidades Debilidades y Oportunidades (FODA)

FORTALEZAS DEBILIDADES

 Es una Empresa nueva  Falta de motivación por parte

 Infraestructura y Mobiliario de Recursos Humanos.
Moderno  Capital Humano mal utilizado
 Salarios Altos.  Falta de Organización del
 Buen Ambiente de Trabajo Archivo de RR.HH.
 Sistema de Correspondencia  Inexistencia de Un Centro o
Digitalizado. Dirección de Reclamo para el
 Ampliación de más Líneas de Usuario de las Distintas
Teleféricos. Líneas.
 Falta de Organización de los
Objetos perdidos en a las tres
Líneas
 Tardanza devolución de
Tarjetas decomisadas
 Falta de un Archivo Central

OPORTUNIDADES AMENAZAS
Oportunidades  Atención Burocrática
 Convenios con Distintas
Universidades de Sistema  Inconclusión de las 6 Líneas
Público Y privado para las de Teleféricos
pasantías  Conflictos para la construcción
 Remuneración de las Pasantías de las líneas.
 Oportunidad de Trabajo (PAE)  Competencia de Otros medios
 Atención Médica Gratuita en las de trasporte Urbanos.
tres Líneas Roja, Amarilla Y
Verde.

1
1. 2. Planteamiento del Problema
“La gestión documental se plasma en la concesión del expediente ,que bien a ser
la unidad documental básica del archivo ,formada por un conjunto de
documentos ,generados orgánica y funcionalmente por un productor en la
resolución de un mismo asunto”(Luis oporto;2009 pag.103).

Actualmente la Empresa Mi teleférico a igual que todas empresas o instituciones

percibe gran cantidad de documentación la cual tiene distinta finalidad desde
distintos ámbitos como ser, jurídicos, social, contables pero también allí
encontramos documentación perteneciente al personal que desempeña funciones
en la Empresa.

El presente proyecto es planteado por la importancia administrativa, social que

presenta en la actualidad de conocer aplicar una adecuada gestión documental
para el mejor trato, cuidado y jerarquización de la documentación de la Empresa
“Mi Teleférico”

Se observó evidencio que aun dentro de la empresa no cuenta con un sistema de

almacenamiento y conservación de documentos que genera a diario el personal,
de la empresa, esto con lleva a no tener un orden correcto de los documentos y
genera varios problemas que retrasan las actividades administrativas y del control
del personal.

Los directos afectados debido a este problema son el Departamento de Recursos

Humanos, porque son ellos quienes diaria y continuamente manipulan los
expedientes Laborales sin un orden adecuado, ya que son los responsables
directos del personal activo que desempeña funciones dentro de la empresa.

Obviamente otras personas afectadas son el personal entrante y saliente de la

empresa, porque no se tendrá información adecuada de su desempeño laboral,
como también no se podrá emitirle un certificado laboral acorde a sus actividades
realizadas dentro de la empresa.

2
También otras personas perjudicadas es la misma empresa en general, ya que al
no contar con la información adecuada de su personal no podrá emitir
recomendaciones, ni garantizar ascensos laborales.

En caso de que no se haga nada para cambiar este proceso, es de suponer que
se continuara con el retardo y demora en el manejo, organización de los
expedientes del personal, ocasionando daños irreparables que puede llegar a
tener como consecuencia que los documentos se extravíen, se deterioren si no se
da un almacenamiento y conservación de las mismas. Tomando en cuenta que
estos sirven como respaldo ante cualquier problema o situación inesperada que se
pudiese presentar dentro de la Empresa.

Todas estas cuestiones pueden retrasan la eficacia y eficiencia dentro la

Empresa, ya que la creación de un sistema de archivo es de gran importancia
desde todo ámbito.

1.2.1. Formulación del Problema

¿CUÁL ES EL ESTADO ACTUAL DE LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL DE
LOS EXPEDIENTESDEL PERSONALDE LA EMPRESA“MI TELEFERICO”AV.
MANCO KAPAC, ZONA PURA PURA (EXESTACION CENTRAL) ZONA NORTE
DE LA CIUDAD DE LA PAZ?

1.2.2. Preguntas Secundarias

Las Preguntas secundarias nos ayudaran a la realización de la presente
investigación las cuales son las siguientes:

1. ¿Cuál es el sistema de archivos que se utiliza actualmente en la Empresa?

2. ¿La Empresa contara con Mobiliario adecuado para la conservación y

almacenamiento de los Documentos obtenidos del Personal?

3. ¿Porque es importante el Archivo Documental de Expediente laborales del

Personales de la Empresa?

3
1.3. Objetivos del Proyecto

1.3.1 Objetivo General

 Proponer un sistema de gestión documental de Expedientes Laborales
atreves de la elaboración y aplicación de instrumentos archivísticos para
el acceso rápido, oportuno y eficaz de los documentos del Personal de
la Empresa Pública de Trasporte por cable “Mi teleférico “Zona Pura
Pura, Av. Manco kapac, Ex Estación Central, Zona Norte de la Ciudad
de La Paz.

1.3.2. Objetivo Especifico

 Describir el Archivo actual del Departamento de Gestión de Recursos
Humanos que tiene de los expedientes del personal.

 Implementar Instrumentos de Organización y descripción Documental.

 Ordenar todos los Expedientes Laborales del personal de la Empresa

“Mi Teleférico”.

1.4. Justificación

1.4.1. Justificación Social

En el desarrollo del Archivo de la gestión documental de la Empresa “Mi Teleférico
“presenta varias falencias, por lo cual se considera que necesita tener un orden
lógico, organizado y dinamizado para optimizar el trabajo del personal de recursos
humanos.

El Presente proyecto de investigación es importante, porque el hecho de probar un

nuevo sistema para la adecuada gestión documental de los expedientes laborales
permitirá agilizar el acceso a la documentación, los registros, facilitar el control y la
difusión de información del personal permitirá recuperar informes antiguos o
perdidos.

Sistematizar de manera adecuada la documentación de aquellos empleados que

desempeñan funciones dentro de la Empresa, permitirá tener una información
fidedigna de cada uno de ellos, será de gran utilidad incluso cuando existiese un

4
cambio Gerencial, el Jefe podrá saber con qué personal trabaja y el desempeño
que realizo cada uno de ellos dentro de la Empresa.

Su relevancia es incuestionable, ya que es de interés en primera instancia para los

funcionarios responsables de Recursos Humanos de la empresa, quienes diaria y
continuamente manipulan los expedientes laborales podrán contar con un
mecanismo eficiente de registro de información en el momento que se genera del
personal entrante (activo) y saliente(inactivo).

Otros beneficiarios directos son el mismo personal que desempeña funciones

dentro de la empresa, ya que contara con un registro ubico, ágil y de acceso
directo e inmediato de la documentación requerida de un determinado funcionario.
También es de gran beneficio para la Empresa misma

Es de gran interés de las autoridades, debido a que es de suma importancia que

se prueben nuevos métodos que permitan reflejar eficiencia y eficacia en el
servicio de una institución.

1.4.2. Justificación Personal

El presente proyecto es de gran importancia ya que por medio de este pude
indagar más a fondo la materia de Gestión Documental de Archivos, pero también
pretende contribuir a la Empresa, ya que la misma tiene reciente creación y por lo
cual presenta algunas falencias en el ámbito Archivístico a pesar de que ellos
Implementan un sistema de correspondencia Sistemático y si se diera la
oportunidad poder Implementar este presente proyecto.

Por todo lo Expuesto anteriormente vemos que es pertinente y necesario aplicar

un sistema de Gestión documental de Expedientes Laborales en la Empresa, ya
que la misma pretende mejorar el Archivo del departamento de Gestión de
Recursos Humanos ,ya que se pudo observar que es el área donde se genera
bastante información de todo el personal de la empresa desde el momento que
ingresa a trabajar a la empresa, talves dentro de la empresa no se da la suficiente
importancia a lo que es la organización, conservación y almacenamiento de la
documentación del personal.es que se propone el presente trabajo proyectando de

5
aquí en adelante contar con un sistema de gestión Documental de expedientes en
el que se considere la utilización de Instrumentos archivísticos

1. 5.Delimitación del Proyecto

El presente proyecto pertenece al área de Archivos de Gestión Secretaria, ya que
le mismo empleara técnicas referentes al Archivo Documentario.

1.5.1. Delimitación Temporal

El presente proyecto se pretende realizar durante la Gestión 2016, en el mes de
Febrero hasta el mes de Marzo.

1.5.2. Delimitación Espacial

El presente proyecto se lo realizara en el Departamento Gestión de Recursos
Humanos de la Empresa 'Mi Teleférico” la misma queda ubicada en la Zona Pura
Pura, Av. Manco kapac, Ex Estación Central en la Zona norte de Ciudad de La
Paz.

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 CAPITULO II

2. Marco Teorico
2.1. Marco Referencial
En los años 70 en la gestión edil de Mario Mercado Vaca Guzmán un equipo de
planificadores proyectó un Teleférico que unía la Ceja del Alto con la Zona de la
Florida.

El año 1968 el PNUD, a través de una firma suiza, realizó un ante proyecto de
funicular subterráneo que una San Francisco con el Alto, con una parada en el
Cementerio General, el cual se desechó por su elevado costo. 3

En la gestión del alcalde Ronald MacLean Abaroa, por los años 90, se hizo un
estudio de factibilidad para la construcción de un teleférico entre las ciudades
de La Paz y El Alto. El proyecto uniría La Ceja con la Plaza de San Francisco. Los
puntos más controversiales eran el costo de pasaje, la poca capacidad de llevar
pasajeros y la cercanía con Basílica Menor de San Francisco. En campaña
electoral el candidato, del partido Conciencia de Patria CONDEPA, Julio Mantilla
argüía el impacto social que implica la pérdida de empleo de los choferes de
minibuses que utilizan la autopista La Paz el Alto, además de la perdida de
privacidad.

Metro aéreo, como promesa de la candidata a alcaldesa, de CONDEPA (antes

opuesta al proyecto), Mónica Medina, modificó la idea original de una línea, por
una red de líneas de teleféricos interconectados con un centro distribuidor en el
cerro Lainkakota.

En 2003, en la gestión del alcalde paceño Juan del Granado, el proyecto volvió a
la mesa, pero especificaciones como la ubicación de las torres, paralizaron la
obra.4 Para ese momento se cambió la terminal de San Francisco por la cancha
Zapata detrás del Monobloc de la Universidad Mayor de San Andrés, sin embargo
los puntos polémicos eras los mismos.

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En 2011 el Gobierno Municipal de La Paz efectuó un estudio de la demanda,
determinando que al día se realizan 1.7 millones de viajes en el municipio, que
incluyen los recorridos entre La Paz a El Alto —350 mil viajes— entre villas, entre
laderas y hacia el centro paceño.

En julio de 2012, el Presidente de Bolivia Evo Morales Ayma envía a la asamblea

legislativa plurinacional un proyecto de ley para la construcción de un teleférico
que conectará El Alto con el centro y el sur de La Paz. El Jefe de Estado convocó
a los alcaldes de la ciudad de La Paz, Luis Revilla, de la ciudad de El Alto, Édgar
Patana y al gobernador del departamento de La Paz César Cacarico, a participar
en este megaproyecto, que se ejecutará bajo la modalidad de la contratación
directa para darle celeridad. El proyecto es financiado por el Tesoro General de la
nación de manera histórica con un préstamo interno con un crédito del Banco
Central de Bolivia. El teleférico fue inaugurado e inició sus operaciones el 30 de
mayo de 2014(wikipedia,2012).

2.1.1. Empresa de Trasporte por Cable “Mi Teleférico”

El Decreto Supremo Nº 1980 de 23 de abril de 2014, tiene por objeto crear la
Empresa Pública de Trasporte por cable “Mi Teleférico”, en el marco del régimen
transitorio para la creación de empresas publicas tipología estatal, de carácter
estratégico, personal jurídica y duración, indefinida, patrimoniopropio, autónomo
de gestión administrativa, financiera, comercial, legal y técnica, teniendo como
órgano rector al Ministerio de Obras Públicas, servicios y vivienda.

La Empresa Estatal de Trasporte por cable “Mi Teleférico” tiene por giro y principal
actividad lo siguiente.

 La Administración, gestión, desarrollo de la actividad empresarial,

funcionamiento comercial, operación y mantenimiento e implementación del
sistema de trasporte por cable y su infraestructura.

 La comercialización directa o indirecta del sistema de trasporte por cable;

 Llevar adelante todas las actividades de fiscalización e implementación de

la infraestructura y/o equipamiento del sistema de trasporte por cable.

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2.1.2 .Visión
“Somos el referente nacional e internacional del trasporte urbano, que colma
expectativas y nos mejora en la vida”.

2.1.3. Misión
“Trasportamos vidas con seguridad, eficiencia, sostenibilidad, calidez e inclusión
social para vivir Bien”.

2.1.4. Objetivos
“Mi Teleférico” tiene como objetivos estratégicos los siguientes:

 Prestar un servicio de trasporte de excelencia.

 Promover la cultura Teleférico.

 Consolidar la Empresa Estatal de Trasporte por cable “Mi teleférico”.

2.1.5. Principios
Los principios de “Mi teleférico” que deben regir el accionar de los trabajadores
son:

 Integridad

 Eficiencia

 Profesionalidad

 Trasparencia

 Compromiso

 Empatía

2.1.6. Valores
Los valores están sustentados por los principios que guiaran las decisiones y
actuaciones de los trabajadores y trabajadoras de la empresa, estos son:

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  Responsabilidad

 Lealtad

 Eficiencia

 Compromiso

 Amistad

 Tolerancia

 Pro actividad

2.1.7. Estructura Organizacional

El organigrama nos muestra la descripción grafica de la Empresa Estratégica de
trasporte por cable “Mi Teleférico” que refleja tanto la agrupación de Gerencias de
Área, así como departamentos.

Asimismo, determina la organización funcional de la empresa, sus areas,

relaciones, jerarquía y dependencias.

La definición de los niveles en la Estructura de la Empresa Estratégica de

trasporte por cable “Mi teleférico” es la siguiente:

ESTRUCTURA NIVEL
GERENCIAL Considera a la máxima autoridad ejecutiva de la
Empresa o Gerencia Ejecutivo, al constituirse
como el responsable directo del accionar de toda
la empresa
EJECUTIVA Considera a las Gerencias de Área en las
dimensiones sustantivas o de apoyo de la
empresa.
EJECUTIVO INTERMEDIO Comprende al nivel asignado a los
Departamentos, a quienes deben ejecutar a
través de las unidades Organizacionales bajo su
dependencia, las funciones asignadas.
OPERACIONES Comprende al nivel operacional asignado a los
profesionales, técnicos y otro personal
perteneciente a la empresa, bajo dependencia de
departamentos u otras unidades organizacionales.

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2.1.8. Clasificación Organizacional de Áreas
Las Unidades Organizacionales de la Empresa Estratégica de Trasporte por cable
“Mi Teleférico” se clasifican en tres categorías: Áreas, Departamentos y Unidades
de Asesoramiento.

 Áreas: Consideran las Unidades Organizacionales del nivel estratégico y

ejecutivo, es decir al Directorio, a Gerencia General y a las Gerencias de
Área.

 Departamentos: Consideran a los Departamentos de la Empresa

Estratégica de Trasporte por cable “Mi Teleférico”. Los Jefes de
Departamentos conducen las unidades de la empresa bajo su cargo.

 Unidades: Consideran a unidades de asesoramiento bajo dependencia

directa dependencia directa de la Gerencia General.(Inducción de la
Empresa -2013)

2.2. Marco Conceptual

2.2.1. Información
La Información “Es el conocimiento basado en los datos, a los cuales se les ha
significado propósito y utilidad. Es un mensaje con contendido determinado
emitido por una persona o entidad hacia otra; en ese proceso, se trasforma en
acción y por ello representa un papel primordial en el proceso de la comunicación
y posee una evidente función social, pues se toma en el insumo básico de las
ciencias de la información y por ende del documento. Para su transmisión requiere
necesariamente, de un soporte que contiene los datos significados, es decir, la
información” (Oporto, 2009:pag. 29)

La información es una “conjunto integrado y coherente de dato objetivos los

mismos pueden ser representados por un sistema de signos y trasmitidos en un
determinado soporte pasado a ser un documento con un contenido emitido por
una persona o entidad hacia otra”.(Gutiérrez, 2010; pág. 290)

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2.2.2. Sistema
Conjunto de elementos independientes e interactuantes grupo de unidades
combinadas que forman un todo organizado. En realidad el sistema es un todo
organizado o complejo; un conjunto o combinación de cosas o partes que forman
un todo complejo o unitario. (Chiavenato, 1999)

Sistema es un todo organizado y complejo: un conjunto o combinación de cosas o

partes que forman un todo complejo o unitario. Es un conjunto de objetos unidos
por alguna forma de interacción o interdependencia. Los limites o fronteras entre el
sistema y su ambiente admiten cierta arbitrariedad.

2.3.1. Gestión
“Acción y efecto de administrar o de gestionar al funcionamiento de un sistema
organización, dirección del personal y el uso racional y eficiente de los recursos,
Liderazgo de una organización con fines de transformarlo”.(Gutiérrez, 2010: pág.
223)

La Gestión “hace referencia a la acción y a la consecuencia de administrar o

gestionar algo. Al respecto, hay que decir que gestionar es llevar a cabo
diligencias que hacen posible la realización de una operación comercial. También
se entiende por gestión al conjunto de trámites a realizar para resolver un asunto”.
(Wikipediagestion-2015).

2.3.2. Gestión Documental

El un “sistema documental tiene el propósito de almacenar y recuperar
documentos, que debe estar diseñado para coordinar y controlar todas aquellas
funciones en actividades específicas que afecten a la creación, recepción,
almacenamiento, acceso y preservación de los documentos, salvaguardando sus
características estructurales ,contextuales y garantizados su autenticidad y
veracidad”(glosariodeterminos-2014).

“Conjunto de actuaciones que realizan los organismos de la administración para el

ejercicio de sus funciones y atribuciones que se plasman en documentos marco de
las trasferencias comerciales o en el curso de sus asuntos. Los responsables de la
gestión documental administrativa son los jefes de las unidades funcionales,

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coadyuvados por las secretarias o secretarios y otros gestores de la
documentación”(Oporto, 2005, pág. 31)

2.3.3. Gestión Documental Administrativa

“Es el conjunto de actuaciones que realizan los organismos de la administración
para el ejercicio de sus funciones y atribuciones, que se plasman en documentos
producidos o recibidos por cualquier persona u organización en el ejercicio de su
actividad, en el marco de transacciones comerciales o en el curso de sus asuntos.
Los responsables de gestión documental administrativa son los jefes de las
unidades funcionales, coadyuvados por las secretarias o secretarios y otros
gestores de la documentación. Rigen en la gestión documental normas propias de
la Administración.”(Oporto.2005, pag.42).

2.4.1. Documento
“En un sentido muy amplio y genérico es todo registro de información
independiente de un soporte físico. Abarca todo lo que puede trasmitir el
conocimientohumano:libros,revistas,fotografías,films,microfimes,microfichas,lamin
as,trasparencias,diseños,mapas,informes,normas,técnicas,patentes,cintasgrabada
s,discos,partituras,fichas,manuscritas,sellos,medallas,cuadros,facsímiles y de
manera general todo lo que tenga carácter representativo en las tres dimensiones
y este sometido a la intervención de unan inteligencia ordenadora
“(Heredia,1993.pag.21)

Otro concepto de documento nos dice que “es todo registro de información
independiente de su soporte físico. Abarca todo lo que se puede trasmitir el
conocimiento humano (Oporto, 2005:pag. 30)

Los documentos” son tales independientes de la forma que y tienen o del medio
en el fueron creados recibidos, mantenidos y usados por una institución (pública o
privada) o por un individuo en el cumplimiento de obligaciones legales e en la
transacción de asuntos de los cuales forman parte sobre los cuales dan pruebas”.
(Cook: 2007).

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2.4.1.1. Documento de Archivo
Para Heredia, “un documento de archivo son los producidos o recibidos por una
persona o institución en el curso de su gestión o actividad para el cumplimiento de
sus fines”. (Heredia, 1993)

Documento de archivo “es el soporte original, recibido o producido por una

persona o entidad, en el ejercicio de sus funciones o actividades que se
caracteriza por su legitimidad y está dotada de valores primarios (Administrativos,
fiscal/contable y legales) desde el momento de su generación .Se le conoce.
También como” pieza documental”, documen toindividual que generalmente viene
en aun o más hojas de papel) o compleja (puede estar seguida de anexos,
adjuntos e impresos)”. (Oporto: 2005.pag, 31)

“Las características generales de un documento de archivo son:

 Son únicos (se encuentran solo en la entidad que genera)

 Son objetivos.

 Conforman series

 Sirven de prueba o como fuentes primarias de información

 Está vinculado con los de antes y después

 Forma parte de un conjunto orgánico

 Se produce uno a uno y con el paso del tiempo forman

series”wikipediagestion-2015”.

2.4.1.2. Documentaciones Puú blicas

“Son los documentos resultantes de la función, actividades y tramites de cualquier
estructura administrativa central, descentralizada, desconcentrada, local,
municipal, judicial y/o universitaria. Constituyen bienes y recursos indispensables
para la administración pública, la información e investigación”. (Oporto. 2005; pág.
31)

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2.5.1.1. Ciclo Vital del Documento
El concepto del” ciclo de vida del documento es una analogía de la vida de un
organismo biológico el cual nace, vive y muere. De igual manera un documento es
creado, es usado mientras tiene un valor continuo y luego, se dispone de él, bien
sea destruyéndolo o transfiriéndolo a una institución archivística”. (Cook 2007).

“Los documentos tienen un ciclo vital parecido al de las personas jurídicas y/o
naturales, que se expresan en edades, etapas o fases, por la que sucesivamente
atraviesan los documentos desde que se producen y pasan por el archivo de
gestión, el archivo central y/o intermendio, hasta que se eliminan, o se conservan
en un archivo histórico”(Oporto.2005,pag.37).

2.5.1.2. Documento Activa

“Son los documentos que se producen diariamente y se encuentran en uso actual,
para el cumplimiento de las funciones y actividades de las entidades”. (Oporto,
2005:pag.37)

“Trascurren en las diferentes oficinas y es done necesariamente debe dárseles a

los documentos el tratamiento archivístico correspondiente porque de lo contrario
comienza la desorganización, la acumulación y descongestionamiento y
lógicamente el hacinamiento. Esta etapa se identifica con la gestión o tramite de
los documentos y comúnmente están en los archivos secretariales o de gestión.
En esta etapa es necesario la valoración, ordenación y clasificación de los
documentos”(ciclovital-documentos-2015).

2.5.1.3. Documento Inactivo

Se refiere a la” etapa en la que la documentación ha ingresado en receso, no
siendo ya necesarias para el uso administrativo y son trasferidas a los archivos
centrales” (Oporto, 2005:pag. 37)

“Esta etapa se cumple durante el tiempo en que los documentos archivados según
la disposición de la autoridad permanecen en la institución porque son necesarios
en la toma de decisiones como antecedentes y útiles para trámites administrativos

.En esta etapa los documentos están el archivo central o Intermedio”(ciclovital-

documento-2015).
15
2.5.1.4. Documento Permanente
“La documentación es trasferida a los archivos públicos por haberse reconocido su
valor para la investigación científica. Los documentos son clasificados de valor
permanente y generalmente son trasferidos al archivo general de una nación para
su conservación y servicio a la investigación”.(Oporto.2005; Pag.38)

2.6.1. Agrupación Documental

2.6.1.1. Fondo
“La idea de fondo va unida a la totalidad de la documentación producida y recibida
por una institución o persona que suele estar conservada en el archivo de dicha
institución o persona”(Heredia.1993)

“Se comprende como fondo a la totalidad de documentos generada por una

entidad o institución es decir, se trata de archivo Central propiamente dicho. Son
todos los papeles creados o recibidos por la institución en el ejercicio de sus
funciones” (Oporto.2005:pag.62)

En resumen se puede definir como la agrupación documental más grande por

cuanto comprende la totalidad de la documentación producida y recibida por una
entidad o persona.

2.6.1.2. Sección
“La sección es el conjunto de documentos generados en la actividad de una
subdivisión orgánicafuncional. Es parte de todo (fondo) y como tal estará integrada
en él”. (Heredia.1993)

“Es la más extensa unidad física dentro del archivo central e identifica a cada una
de las dependencias jerárquicas de la instituciones” (Oporto.2005:pag. 62)

2.6.1.3. Serie
Las series “son conjuntos documentales relacionados entre sí, formados por la
reunión de determinado tipo documental, operación determinado en el archivo de
gestión”. (Oporto.2005:pag.63).

Es el testimonio documental y continuando de actividades repetitivas desarrolladas

por un órgano o en virtud de una función. Se agrupan en torno a ellos; Pueden

16
estar formados por documentos singulares o unidades archivísticas (Heredia,
1993: pág.39

2.7.1 Unidad Documental

“Es la Unidad más pequeña de la serie, que sirve para almacenar la
documentación específica común, cuyo orden ya fue dado como resultado de la
gestión documental. Como unidad de la serie, esta es indivisible. Los tipos más
usuales son el volumen, expediente, legajo, que se almacenan en la carpeta, “file”
o folder; es decir, es la unidad que contiene a las piezas documentales y refleja el
nivel de relación que ha desarrollado un asunto durante su tramitación, o la
relación entre una institución y sus pares (personas jurídicas y/o naturales)”
(Oporto.2005; pág. 63).

“La unidad documental refleja las actuaciones procedimientos o formalizadas son

fundamentales secuenciales. Estas se realizan mediante un procedimiento”(Dupla,
2001).

2.7.1.1. Unidad Documental Simple

“Las unidades documentales simples están formadas por un solo documento o
pieza documental”(Dupla,2001)

“La unidad documental simple puede estar dentro del expediente o puede ser
mantenida individualmente, como un registro o un mapa”(Cook 2007)

2.7.1.2 Unidad Documental compuesta

Son expedientes los mismos que tiene un conjunto ordenado de documentos o
piezas documentales que materializan actuaciones secuenciales y procedimientos
de la administración encaminadas a la resolución de un asunto (Dupla.2001).

Tipos de Unidades Documentales

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 Unidad Documental Simple Unidad Documental Compuesta

Fuente: Dupla.2001

2.8.1. Expediente
“Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados
orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo
asunto” (Oporto.2009: pág. 54).

“Expediente tiene diversos usos y significados de acuerdo al contexto. Un

expediente es el conjunto de los documentos que corresponden a una
determinada cuestión. También puede tratarse de la serie de procedimientos de
carácter judicial o administrativo que lleva un cierto orden”. (Guitierrez.2010, pág.
213).

2.8.1.1. Formación del Expediente

“La gestión documental descrita, se plasma en la concreción del expediente, que
viene a ser la unidad documental básica del archivo, formada por un conjunto de
documentos, generados orgánica y funcionalmente por un sujeto productor, en la
resolución de un mismo asunto. Es la carpeta que se forma de todas las
“actuaciones administrativas relativas a una misma solicitud o procedimiento”
(escritos, documentos, informes y otros que formen pare de la tramitación de un
asunto).Cada uno de los documentos emergentes de la actuación de los
servidores y las pruebas aportadas por los peticionarios, mas cualquier otro
documento emergente del asunto son recogidas/o almacenadas en una carpeta o
carpetilla que se denomina “expediente” o “file”. El expediente se cierra la atención

18
efectiva (positiva o negativa) del trámite o asunto, con lo que se remite al Archivo
de Gestión .Los responsables de este proceso son los mismos señalados en la
gestión documental”.(Oporto.2009.pag.103).

2.8.1.2. Expediente en Bolivia

En Bolivia el significado de Expediente está incorporado en la Ley 2341 de
Procedimientos Administrativos, pero sin duda aparece originalmente en el Código
Civil mencionado como Proceso, es decir el trámite incoado para la resolución de
un asunto.(Oporto.2009,Pag.55).

2.9.1. Teoría Archivística

“La archivística es una ciencia que estudia la naturaleza de los archivos los
principios de su conservación y su organización y los medios para su utilización”
(Heredia, 1993.pag.29)

“En el Diccionario de terminología archivística publicada por la CIA se define como

“la disciplina que trata de los aspectos teóricos y prácticos de los archivos y de su
función”(dictionarioarchivoterminologia- 2004).

2.9.1.1. Archivo
“Es la base documental de la estructura archivística y sin importar en lo absoluto el
soporte de la información, puede ser un documento impreso, sonoro o electrónico.
El único requisito que debe cumplir un documento para ser considerado de archivo
es que refleje la comisión de un acto administrativo o de un acto personal, es
decir, debe constituir una prueba fehaciente del hecho, y en ese sentido, debe
generarse en un entorno legal que garantice ese carácter de prueba con valor
legal de un acto individual o institucional. Todo aquello que no contemple este
rasgo esencial, no es documento de archivo.

Por tanto, el concepto de archivo tiene tres acepciones:

a) Conjunto orgánico de documentos

b) Deposito o local donde se almacenan los archivos

c) Institución donde se administran los archivos”.(Opoto.2005 ;pág. 49)

19
Otra definición del archivo nos dice: que “el archivo es uno o más conjuntos de
documentos, sea cual sea su fecha, su forma o soporte material, acumulados en
un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el trascurso
de su gestión, conservados, respetando aquel orden para servir como testimonio e
información para la persona o institución que la produce para los ciudadanos o
para servir de fuentes de historia (Heredia ,2003).

Los dos conceptos mencionados por los distintos autores coinciden mencionando
que el archivo es un conjunto de documentos cualquiera sea su soporte,
acumulados en un proceso natural por personas o instituciones que son
conservados temporal o permanentemente y que sirven como testimonio e
información.

2.10.1. Principios Archivísticos

“El nexo existente entre los archivos de gestión y los archivos centrales se expresa
en dos principios que son capital importancia para comprender la administración
archivística es decir el comportamiento de los documentos o archivalia”
(Oporto.2005 pag.41)

2.10.1.2. Principios de Respeto del Orden Original

Este principio señala que “los documentos de archivo deben mantener el orden
compuesto durante su vida activa corriente, quiere decir que los papeles oficiales
deben mantener el orden con el que se recibieron durante el curso de su vida
actividad” (Oporto.2005; Pag.41)

“Es el orden y la organización en que los documentos fueron creados o guardados

por la oficina de origen”. (Cook, 2007).

Rescatando lo mencionado en las dos concepciones de los autores coinciden

mencionando que el archivo debe mantener el orden original impuesto durante su
vida activa, reflejando sus actividades reguladas por la norma de procedimiento
.Este principio tiene utilidad en el Archivo de Gestión.

2.10.1.2. Principio de Procedencia

Este principio señala que los documentos producidos por una misma institución
deben ser agrupadas como un fondo documental .En otras palabras, consiste en
20
mantener agrupados, sin mezclarlos con otros, los documentos (de cualquier
naturaleza) provenientes de una administración, de un establecimiento, de una
persona natural o moral determinada. Tiene vigencia en el Archivo Central, el
Intermedio y el Histórico. (Oporto: 2005; pag.42).

El principio de procedencia se entiende que los documentos producidos por una

institución, deben ser situados en el fondo documental producidos por una
institución, deben ser situados en el fondo documental que le procede es decir sin
ser mezclados con otros .Este principio tiene utilidad en el archivo Central,
Intermedio y el Histórico.

2.11.1. Tipos de Archivo

Existen diferentes tipos de archivo para la administración archivística y el
tratamiento técnico que responden a cada una de las fases del ciclo vital.

2.11.1.1. Archivo de Gestión u Oficina

“Está formado por los documentos que están en trámite o son de uso muy
frecuente por parte de los gestores. Tienen plena vigencia jurídica y administrativa.
La permanencia en las diferentes unidades administrativas se reducirá al mínimo
plazo y esta no será superior a cinco años desde el fin de su tramitación, salvo
excepciones razonadas”(Dupla.2001)

“Unidad basada de archivo existen en cada oficina de la institución que gestiona y

administra documentación activa. Puede existir un número indeterminado de
archivos de gestión, dependiéndose la complejidad y el desarrollo organizacional
alcanzado por la entidad”.(Oporto.2005;Pag.40).

2.11.1.2. Archivo Central

“Institución archivística o centro de archivo; deposito en una dependencia
adecuada, dotado de las condiciones necesarias de espacion, equipo y seguridad,
donde se traslada la documentación inactiva de la entidad, prodedente de los
archivos de gestión. Solo existe un archivo central por cada entidad”.
(Oporto.2005;Pag 40).

“En esta esta una vez recibida la respuesta o solución al asunto empezando, el
documento o expediente que los testimonia a de seguir siendo guardado pudiendo
21
ser objeto de consulta o antecedente, pero no con la frecuencia que en la primera
etapa”. (Heredia, 1993).

2.11.1.3. Archivo Intermedio

“Repositorios archivísticos destinados a preservar y accesibilidad para la consulta;
evaluar las que tiene valor permanente para su trasferencia al archivo histórico, y
las que sean superfluas sean desechadas bajo control legal, existe un solo archivo
de este tipo por sector”.(Oporto, 2005:pag.40-41).

“En esta fase la documentación ha perdido prácticamente en su totalidad el valor

de gestión administrativa .La documentación se trasfiere desde los archivos
centrales para el almacenamiento masivo. Los documentos permanecen en este
archivo 15 años más, es decir, hasta alcanzar los 30.Durante esta fases se
procede a su valoración selección y expurgo para conservar los documentos
realmente importantes”.(wikipedia.org/wiki/Archivo-2015).

2.11.1.4. Archivo Histórico

“Establecimiento donde, por ley, debe conservarse la documentación oficial y
nacional de valor permanente. Existen varios tipos de activo históricos”. (Oporto,
2005:Pag.41)

CUADRO N° 1 SINTESIS CONCEPTUAL

VALOR (Prescripción en años)

TIPO DE Administrativ Contable Legal Permanente
ARCHIVO o
Archivo de 2 5
Gestión
Archivo 10
Central
Archivo 35
Intermedio
Archivo 00
Histórico

Fuente; Oporto; 2005:pag. 41

22
“El documento asume un valor permanente asume un valor permanente y se
ceñirá a ser consultado por su valor cultural e informático con fines de
investigaciones archivacion e investigación serán definitivas”. (Heredia, 1993).

2.12.1. Organización
Operación intelectual y mecánica por la que las diferentes agrupaciones
documentales se relacionan de forma jerárquica con criterios orgánicos o
funcionales para revelar su contenido e información”.(“Heredia,1993).

“Manera en que está constituido un servicio, un estado o una administración.

Proceso de determinar y establecer la estructura, los procedimientos y los
recursos apropiados para el curso de acción seleccionado. Es una función
secuencial de la planificación que se refiere a la coordinación racional de las
actividades estratégicas operativas en correlación con las potencialidades de la
comunidad. Distribución de actividades funciones, autoridad y establecimiento el
esquema organizacional u organigrama”(Gutiérrez, 2010, Pag.349).

2.12.1.1. Organización En Archivos

“La operación intelectual y mecánica por la que las diferentes agrupaciones
documentales se relacionan de forma jerárquica con criterios orgánicos o
funcionales para revelar su con tenido e información” (López, 1990).

2.13.1.1. Procesos Técnicos

“La identificación, clasificación, ordenación, instalación en la descripción son dos
practicas integradas que tiene el propósito de preparar los materiales archivísticos
física e intelectualmente paras ser usados.Al clasificar y ordenar los materiales
archivísticos, el deposito archivístico debe seguir los principios aceptados
internacionalmente respeto por la procedencia y el orden original de los archivos”.
(archivodocumentalgestion-2015).

2.13.1.2. Identificación
“Es una operación previa a la calificación que conduce al conocimiento del órgano
y de las unidades administrativas que producen los documentos y sus funciones a
través, si es posible, de la normativa que los origina y también de los tipos

23
documentales producidos como consecuencia y expresión d las actuaciones de
ese órgano en el ejercicio de sus funciones”.(Dupla,2001).

2.13.1.3. Clasificación
“La clasificación es la operación mediante la cual los documentos producidos y
recibidos por una determinado unidad administrativa se van separando, formando
conjuntos orgánicos de documentos correspondientes a las actividades
desarrolladas por esa oficina.

La clasificación nos permite:

 Facilitar la localización física del documento o expediente para su eficaz

control y manejo.

 Acelerar y sistematizar la organización de los documentos.

 Protección de la información administrativa.

 Optimización del recurso económico y la racionalización de los espacios.”

(Dupla,2001).

2.14.1. Tabla de Clasificación

“Un cuadro de clasificación es el primer instrumento de descripción de un archivo,
y el único que permite una visualización conjunta de los fondos, las relaciones
jerárquicas y lógicas entre los grupos, así como de la institución y de la actividad
que desarrolla, refleja las funciones y las actividades de una organización,
funciones que genera en la creación o la recepción de documentos. Se trata de un
sistema que organiza intelectualmente la información, que permite situar los
documentos en sus relaciones los unos con los otros para constituir los
expedientes “(Cruz, 1994).

Una tabla de clasificación ordena jerárquicamente la documentación reflejando de

esa manera la estructura institucional a través de secciones, subsecciones, series,
subseries y tipos documentales.

24
2.14.1.1. Ordenación
“Es un sistema de organización que identifica cada una de las carpetas o
expedientes de los archivos, agrupados en series de una misma clase. Los
sistemas más usuales son el alfabético y numérico. Otros tipos de sistemas
derivas de estas matrices, como el geográfico, nominativo y los alfanuméricos. El
llamado orden cronológico en realidad es un orden natural”. (Oporto, 2005; pág.
42-43).

La ordenación “es una tarea que consiste en colocar los documentos dentro de
sus series y de su fondo de acuerdo a un orden convenido según el criterio que
resulte máscómodo y lógico para la localización y recuperación de ,las
documentos en sus carpetas, en sus archivadores, en sus
estanterías”(Dupla,2001).

“Los documentos se ordenan dentro de los expedientes siguiendo la lógica de

sutramitación que generalmente coinciden con su secuencia cronológica. Los
expedientes de la misma forma, se ordenan dentro de las series siguiendo la
misma lógica. Las series y las demás agrupaciones documentales como las
secciones y subsecciones se ordenan teniendo en cuenta su jerarquía” (Cruz,
1994)

“Existen básicamente tres tipos de ordenación que son:

 Cronológica

 Alfabética

 Numérica

Una vez clasificados los documentos, esta tarea de ordenación se realiza en sus
niveles:

 Ordenación de las unidades documentales dentro de cada serie

documental.

 Ordenación de las serie documentales una vez clasificados.

25
El propio funcionamiento de la oficina y la naturaleza de los documentos
determinan el tipo de ordenación más adecuado”. (Dupla, 2001).

2.14.1.2. Ordenamiento del Archivo de Gestioú n

“La documentación generada como resultado de la gestión documental se
concentra en la unidad básica del archivo, denominada archivo de gestión o de
oficina, el mismo que reúne los asuntos y la correspondencia, sometida a continua
consulta por parte de la misma oficina o por parte de los involucrados en cada
trámite. Estos documentos son custodiados hasta la prescripción del valor
administrativas y/o fiscal o contable”.(Oporto,2005.Pag.40).

2.15.1. Descripción Archivística

“Es la fase del tratamientoarchivístico, destinada a la elaboración de instrumentos
de consulta para facilitar el acceso, conocimientos, control y uso de las
documentacionesexistentes en el archivo. Los instrumentos descriptivos
destinados al control administrativo tienen el fin de garantizar la inmediata
ubicación de un documento en el archivo”.(Oporto,2005;pag. 43).

2.15.1.1. Instrumentos Descriptivos

“Los instrumentos de control son elaborados en las fases de identificación y
valoración además sirven para fines de la administraciónarchivística. Los
instrumentos de consulta son relaciones o descripciones de un conjunto de
unidades documentales o una serie con el fin de establecer un control físico,
administrativo y/o intelectual de los mismos, que permite su adecuada localización
y recuperación”. (Oporto, 2005; pág. 43).

2.15.1.2. Inventarios y Listas

Registro que “describe la relación sistemática y detallada de las unidades de un
fondo, siguiendo la organización de los expedientes. Puede ser esquemático
general; analítico y preliminar. Es útil para todos los archivos”.
(Oporto.2005;pag.44).

“Describir todas las series documentales de cada fondo o sección de archivo,

guardando la relación con su origen y remitiendo la localización al número de
orden de las unidades de instalación en el dispositivo”. (Heredia, 1993).

26
2.15.1.3. Guías de Archivo
“Instrumento de referencia que describe globalmente fondos documentales de uno
o varios archivos, señalando las características fundamentales de los organismos
y sujetos productores,series,fechas externas y unidades de medida(volumen o
metro lineal);es el instrumento aconsejado para los archivos central e intermedios”.
(Oporto,2005;pag.44).

2.15.1.4. Catálogos
“Instrumento de búsqueda y consulta que describen con mayor profundidad todos
y cada uno de los documentos seleccionados de una o varias series, o fondos,
tomando, en cuenta un criterio determinado. Loscatálogostienen instrumentos
auxiliares cronológicos, onomásticos o geográficos, temáticos, etc. Es el
instrumento que se elabora preferentemente en los archivos históricos” (Oporto,
2005; pag.44).

2.15.1.5. Índices
“Instrumento de referencia formado por encabezamientos onomásticos,
toponímicos, cronológicas y de concepto de materias, extraído de los documentos.
Es útil para todos los archivos”. (Oporto.2005, Pag.44).

2.16.1. Instalación Documentaria

“En los archivos de gestión los documentos en la fase de archivo de oficina, se
hacen en archivadores de carpetas suspendidas. En ellos se va a reflejar
físicamente la organización de los documentos”.(Dupla,2001).

“Las condiciones de instalación de los documentos en las oficinas tanto en lo

referente a materiales y accesorios para archivado como el mobiliario que se
utilizara para instalar los documentos, son elementos importantes para una buena
organización del archivo administrativo.A la hora de seleccionar los más
adecuados para cada oficina, se tomara en cuenta lo siguiente:

 Las características de la documentación a archivar (volumen de los

expedientes, formatos y soporte físicos).

 La frecuencia de utilización de los expedientesfinalizados (una mayor o

menor frecuencia de uso determinara el contenedor o mobiliario a utilizar).

27
  Las medidas preventivas de conservación de los documentos.

Las gavetas u otros muebles que contengan los documentos de archivo deben
estar en un lugar en el cual se garantice su custodia y confidenciabilidad.Esdecir,
no pueden estar en pasillos sin llaves o sin cualquier condición no adecuada para
estas garantías. Existe una amplia gama de elementos auxiliares y contenedores
para documentos en papelerías y centros de suministro que pueden ser más o
menos útiles de acuerdo con las características de la documentación y el uso que
se vaya a hacer de los mismos”. (Cook ,2007).

2.16.1.1. Elementos Auxiliares

 Etiquetas adhesivas fijas de diferentes tamaños y colores: están indicadas
para su colocación en las cajas y carpetas de archivo como carteles o
indicadores de contenido. La utilización de diferentes colores permite
diferenciar las series.

 Índices o separadores de carpeta y ficheros, preferiblemente de cartulina.

Se aconseja los separadores de carpeta de hoja completa que permite

escribir normas de utilización de la carpeta.

 Bandejas clasificadoras apilables: para los documentos en trámite,

aprovechando cada bandeja para una serie documental. (Cook 2007).

2.16.1.2. Contenedores de Documentos

 Carpetillas de cartulina (folder), se utilizan siempre y cuando sea necesario
relacionar varios documentos. El tamaño de la carpetilla ha de ser
adecuado al grosor del expediente no debiendo exceder las doscientas
fojas)

 Carpetillas de anilla, comúnmente como archivadores AZ (de palanca):

presentan ventajas e incovenientes.Como ventajas la posibilidad de ordenar
los documentos; sub inconvenientes son la necesidad de perforar las hojas
y el deterioro de cantos y orificios cuando no están debidamente
perforados. Asímismo, es importante que permita el uso de etiquetas

28
 extraíbles, ya que a menudo se podrán reutilizar por no ser adecuadas para
archivo definitivo.

 Carpetas suspendidas, existen diferentes modelos, colores y sistemas de

visor por lo que se elegirá los más se adecuen a la documentación que se
ha de guardar. (Cook 2007).

2.16.1.3. Mobiliario de Archivo de Oficina

“A la hora de amoblar las oficinas es aconsejable utilizar un mobiliario de archivo
adecuado para el tipo de documentación propio de cada oficina.

 Estanterías: permiten el acceso directo a los documentos tanto visual como

manualmente. Si bien son muy adecuados para instalar libros, no lo son
para los documentos de archivo. Una variante útil seria la instalación en las
mismas de las carpetas colgantes.

 Armario, pueden ser:

Compactos, que tienen la particularidad de aprovechar el espacio disponible

constituyen la solución para aquellas oficinas que deban conservar un gran
volumen documental.

Convencionales, facilitan el acceso a la documentación sin ocupar mucho e

Espacio.

 Archivadores (Gavetas), consiste en un módulo formado por dos o más

cajones donde se colocan las carpetas colgantes. Su principal ventaja es la
posibilidad de colocar los visores horizontales, lo que facilitan la localización
de las carpetas”. (Cook ,2007).

2.17.1 Valor Documental

Los documentos de archivo tienen dos tipos de valores:

2.16.1.1. Valores Primarios

“Conjunto de valores específicos que son de utilidad exclusiva para los
productores de la documentación y por ello son mediatizados en su acceso para el
conjunto de la sociedad”.(Oporto,2005:pag.32).

29
2.16.1.2. ValorAdministrativo
“Este valor es dado por la sociedad administrativa de la actuación del funcionario,
que se plasma con el documento y tiene vigencia durante el curso de la duración
de un trámite y su conclusión, que determina su conservación en las oficinas de
gestión, hasta después de dos años de la conclusión del asunto tramitado”.
(Oporto,2005;pag.32).

2.16.1.1. Valor Fiscal o Contable

“Son documentos que contienen información contable y están relacionados con los
mecanismos de control presupuestario y pueden servir de explicación o
justificación de operaciones propias del gasto y ejecuciónpresupestaria.Esta
documentación se conserva obligatoriamente cinco años en las oficinas de origen
antes de ser trasferidas al archivo central”.(Oporto,2005;pag.33).

2.16.1. 2.Valor Legal o Jurídico

“Engloba el universo jurídico del que derivan derechos y obligaciones legales
reguladas por el derecho común, y al que refiere por la calidad de prueba ante la
ley. Esta dado por los plazos legales de la prescripción de un asunto”.
(Oporto.2005; pag.33).

“Están todos los documentos emitidos con formalidad de ley o contenido jurídico o
documentos legales, que sustenten derechos basados por disposiciones legales o
normas legales, entre estos documentos podemos citar todas las leyes
disposiciones legales de toda índole, cómoser: decretossupremos.
Resolucionesde distintos niveles jerárquicos, contratos, convenios otros
instrumentos legales que prueben o testimonien derechos y obligaciones”.
(Valordocuemntal-2015).

2.16.1.2. Valores Secundarios

“Conjunto de valores específicos informativos e históricos que adquieren los
documentos al perder sus valores primarios. Esdecir, cuando se establece la
perdida de los valores primarios, desaparece el carácter mediatizado dela
accesibilidadplena; porende, son liberados al uso público por efectos del plazo de
conservación, que son determinados, siempre por normas
legales”(Oporto,2005:pag.34).

30
“Con el paso del tiempo el documento va perdiendo su valor primario desde el
punto de vista administrativo y adquiere un valor secundario como fuente de
información y testimonio para la información y reconstrucción histórica. El valor
secundario, serefiere al valor histórico que posee el documento como fuente
primaria para la historia”. (Cook 2007).

2.16.1.3. Valor Informativo

“Expresa el carácter y potencial informativo intrínseco de cualquier documento,
otorgándole gran utilidad para la investigación pues los documentos a menudo
contienen información con alto valor para la invetigacion, sin que hubiera sido
considerada como tal por los creadores de la documentación”.
(Oporto.2005;pag.34).

Se refiere también “al interés de la información contenida en el documento como

medio de proporcionar datos a la institución”. (Cook 2007).

2.16.1.4. Valor Histórico

“Es aplicable a las documentaciones que han pasado por la fase de la valoración y
son preservadas para su conservación permanente por su importancia para los
intereses de la sociedad civil, el gobierno y el país”(Oporto,2005;pag.34-35)

CUADRO N°2 SINTESIS DE VALOR DOCUMENTAL

VALOR (Prescripción en años)

TIPO DE Administrativo Contable Legal Permanente
ARCHIVO
Archivo de 2 5
Gestión
Archivo Central 10
Archivo 35
Intermedio
Archivo 00
Histórico
Fuente; Oporto; 2005:pag. 41

2.16.1.5. Valor Archivístico

“Este concepto resulta de la abstracción del conjunto de valores del documento.
Dicho de otra manera: el valor archivístico como tal no existe, sino como un valor

31
abstracto, en el que se basa la justificación de última instancia sobre la pertinencia
de la conservación permanente de l6s documentos”. (Oporto.2005:pag.36)

CUADRO N°3SINTESIS DE LA TEORIA DEL VALOR DOCUEMENTAL

VALOR GENERICOS VALORES ESPECIFICOS VALORES ABSTRACTOS

Valores Administrativo Valor
Primarios Fiscal(Contable) Probatorio
Valores Legal (Jurídica) Valor
Secundarios Valor Informativo Archivísticos
Valor Históricos
Oporto; 2005, pág 43.

2.17.1. Tablas de Retención Documental

“Esta fase del proceso archivístico es esencial para realizar las trasferencias.
Consiste en la elaboración de listados de series con sus correspondientes tipos
documentales, a los cuales se les debe asignar el tiempo de permanencia en cada
fase de archivo”.(Oporto,2005;pag.44-45).

Se establecen las siguientes tablas de retención (TRD), a la conclusión de los

trámites, o la atención de los asuntos, en aplicación a la teoría del valor.

CUADRO N° 4 TABLA DE RETENCION DOCUEMENTAL

SERIES TIPOS DOCUMENTALES PRESCRIPCION T.R.D. (EN

DEL VALOR AÑOS)
Correspondencia  Actas Administrativa 2
Administrativa no  Directorios
contable  Correspondencia
corriente
 Correspondencia de
Asuntos.
 Files del personal
Correspondencia  Comprobantes de Fiscal o Contable 5
Contable ingreso y egreso.

32
  Planillas de pago
 Adquisiciones.
Correspondencia  Títulos de propiedad Legal 15
Jurídica  Juicios
Documentosesenciale Permanente Indefinido
s

Fuente (Oporto 2005:pag.45).

CAPITULO III

3. Diseño Metodológico
3.1. Diseño de la Investigación
El presente proyecto trabajará con un diseño de tipo transaccional descriptivo,
cuyo objetivo es indagar la incidencia de las modalidades de una variable en una
determinada población.

“el procedimiento consiste en ubicar en una diversa variable a un grupo de

personas (…) y así obtener y proporcionar su descripción” (Sampieri-2006-
pag.210).

Por ello a través de este diseño. El presente Proyecto Describirá la Organización

Documentaria de los Expedientes Labores que genera el de Personal de la
Empresa.

3.2. Tipo de Investigación

El presente Proyecto será de tipo DESCRIPTIVO puesto que este, se limita a
observar analizar, puntualizar y describe el fenómeno estudiado tal y cual se
presenta

Respaldando lo mencionado Chuquimia afirma que “la investigación descriptiva

trabaja sobre realidades de hecho y su característica fundamental es la de
presentar interpretaciones correctas, basada en la descripción, registro, análisis e

33
interpretaciones de la naturaleza actual y la composición o proceso de los
fenómenos del objeto de estudio” (Chuquimia-2005-pag: 40)

Bajo ese entendido el estudio realizado en la Empresa “Mi Teleférico”,

proporcionara los datos necesarios que viabilizaran la labor investigativa en la

presente gestión.

3.3. Método de la Investigación

El Método “Es el camino, lavía, la estructura del proceso de la investigación
científica es el sistema de procedimientos, la forma de estructuración de la
actividad para trasformar el objeto, para resolver el problema, para lograr
objetivos” (Sampieri, 2003, Pág. 21)

La Investigación está orientada por el método cualitativo, puesto que busca saber
la razón del porque la Organización de los archivos no es la correcta siendo esta
una Empresa importante, mismos que serán fundamentados bajo lo siguiente:

3.4. Técnicas de Recolección de Datos

“Constituyen el conjunto de reglas y pautas que guían las actividades que realizan
los investigadores en cada una de las etapas de la investigación científica”.
(Carrasco: 2006, Pág. 274).

3.4.1. Técnicas
La selección de las técnicas son importantes para viabilizar el desarrollo de la
investigación por el presente proyecto selecciono las siguientes:

 Observación: Es la acción de mirar determinadamente, en sentido del

investigador es la experiencia en el proceso de someter conductas de
algunas situaciones o condiciones manipuladas de acuerdo a ciertas
principios para llevar a cabo la observación.

 Entrevista: Es un Instrumento básico de la Observación en la encuesta en

la entrevista. En el cuestionario se formula una serie de preguntas que
permiten medir una o másvariables. Posibilita observar los hechos a través

34
 de la valoración que hace de los mismos el encuestado o entrevistado,
limitándose la investigación a las valoraciones subjetivas de este..

3.5. Instrumentos
Si bien un buen instrumento determina la calidad de información el presente
proyecto aplicará los siguientes instrumentos:

 Fichas de observación: servirá para obtener de manera sistemática, las

deficiencias encontradas en las Instalaciones del Departamento de Gestión
de Recursos Humanos, las cuales se verán reflejadas también en
Fotografías

 Cuestionario: Este Instrumento se aplicara al Departamento de Gestión de

Recursos Humano, nos permitirá conocer la situación actual, pero también
el propósito es saber si este Departamento conoce las normas de Archivo
Documental de los Expedientes que genera cada personal de la Empresa “
Mi Teleférico”.

3.6. Población
Es el conjunto de todos los elementos (Unidades de análisis) que pertenecen al
am bito espacial donde se desarrolla el trabajo de investigación (Carrasco; 2005,
Pag.236).

La población que son 470 Personal que depende de la Empresa “Mi teleférico “ya
sea Permanente como Eventual.

3.6. Muestra
Es una parte o fragmento representativo de la población, cuyas características
esenciales son las de ser objetiva y reflejo fiel de ella, de tal manera que los
resultados obtenidos en la muestra puedan generalizar a todos los elementos que
conforman correctamente dicha población.(Carrasco; 2005- Pág.-. 237).

La muestra con la cual se trabajara es la Gerencia de Gestión de Recursos

Humanos, la cual está conformada por 7 Personas:

35
  Andrea Osaki,Trabajadora Social

 Prisilla Daza Responsable de Archivos.}

 ErickaAmpuero Responsable de Capacitación

 Andrea Moscoso,
ARCHIVO DE TOTAL
Responsables RECURSOS de Pasantes
HUMANOS
 Sara Aguilera, SI 57% Auxiliar de
Recursos NO 43% Humanos.
NO SABE NO 0%
 Marcos RESPONDE
TOTAL 100%

Aranibar,Responsable de Dotación de Personal

 Katia Ramos, Responsable de Control de Personal

CAPITULO IV
PREGUNTA N°1

¿El departamento de Gestión de Recursos Humanos cuenta con una Archivo Propio
dependiente de su Área?

TABLA N° 1

Fuente: Elaboración Propia

CUADRO N°1

36
 DGRH TIENE SU ARCHIVO?

SI
NO; 42.86% NO
SI; 57.14% NO SABE NO RESPONDE

Referido a la Pregunta N°1¿El departamento de Gestión de Recursos Humanos cuenta

con una Archivo Propio dependiente de su Área? De la Entrevista realizada al personal de
la Empresa “Mi teleférico un 57%menciona que tiene un archivo de su área y un 43%
menciona que no lo tienen y un0% no sabe no responden

PREGUNTA N°2

¿Cree Usted que es necesario contar con un personal especializado en el área de

Archivos?

TABLA N° 1

37
 CUADRO N°2

ARCHIVO DE TOTAL
RECURSOS
HUMANOS
SI 100%

NO 0%

NO SABE NO 0%
RESPONDE

Un personal en el Area de Archivo

SI
NO
NO SABE NO RESPONDE

SI; 100.00%

Referido a la Pregunta N°1¿Cree Usted que es necesario contar con un personal

especializado en el área de Archivos? De la Entrevista realizada al personal de la Empresa
“Mi teleférico un 100 %menciona que tiene que haber un especialista en el área de archvio
y un 0% menciona que no lo tienen y un 0% no sabe no responden.

38
¿Por qué?

TABLA N° 3
¿POR QUE? TOTAL

Organización 100%

Eficiencia 0%

NO SABE NO 0%
RESPONDE

Fuente: Elaboración propia

CUADRO N°3

Porque?

NO RESPONDE;
14.29%
ORGANIZACIÓN ADECUADA
PARA EFICIENCIA
PARA EFICIENCIA; ORGANIZACIÓN NO RESPONDE
28.57% ADECUADA; 57.14%

Referido a la Pregunta N°2¿Por qué? De la Entrevista realizada al personal de la Empresa

“Mi teleférico un 57 %menciona es necesario un especialista para la organización
adecuaday un 57% menciona que es para la eficiencia y un 14% no sabe no responden.

39
 PREGUNTA N°3

¿Cuán recurrente es la solicitud de la documentación del personal para la realización de

trámites? ¿SOLICITUD DE TOTAL
DOCUMENTACION
TABLA N° 4
DE PERSONAL?
Mucho 50%

Poco 33%

Nada 17%

Fuente: Elaboración Propia

CUADRO N°4

SOLICITUD DE DOCUMENTACION DEL PERSONAL?

NADA; 16.67%
MUCHO
POCO
MUCHO; 50.00%
NADA
POCO; 33.33%

Referido a la Pregunta N°2¿Es muy recurrente la solicitud de los documentos del personal
para la realización de trámites? De la Entrevista realizada al personal de la Empresa “Mi

40
teleférico un 50%menciona que la solicitud de documentos es y un 33% menciona que es
poco la solicitud de documentos y un 17% mencionan que nada.

PREGUNTA N° 4

¿Usted conoce para que tramites

usualmente es Solicitud de TOTAL requerido la
Documentación documentación generada del
para tramites
Personal de la Empresa?
SI 43%
TABLA N° 5 NO 43%
NO SABE NO 14%
RESPONDE
TOTAL 100%

Fuente: Elaboración Propia

CUADRO N°5

PARA QUE TRAMITES USUALMENTE SE REQUIERE LA DOCUEMNATCION DEL PERSONAL

NO SABE NO
RESPONDE;
14.29%
SI; 42.86% SI
NO
NO SABE NO RESPONDE
NO; 42.86%

41
Referido a la Pregunta N°4¿Usted conoce para que tramites usualmente es requerido la
Documentación generada del Personal de la Empresa? De la Entrevista realizada al
personal de la Empresa “Mi teleférico un 43%menciona si conoce para que tramites se
solicitan la documentación y un 43% menciona que no sabe para qué tramites solicitan la
documentación que es poco la solicitud de documentos y un 14% mencionan que no
saben.
Solicitud de TOTAL
requerimiento de
documentación
¿PARA QUE? Certicado de 43%
trabajo
TABLA N° 6
Finiquito 43%
Actualización 14%
documental
TOTAL 100%

Fuente: Elaboración Propia

CUADRO N°6

PARA QUE?

Actualizacion
Documentaria;
14.29%
Certificado de Certificado de Tra ba jo
Trabajo; 42.86% Fi ni qui tos
Actua l iza ci on
Documentari a
Finiquitos; 42.86%

42
Referido a la Pregunta N°4¿Para qué? De la Entrevista realizada al personal de la Empresa
“Mi teleférico un 43%menciona que solicitan para Certificados de Trabajo y un 43%
menciona que es para Realizar Finiquitos del personal retirado14% mencionan que es
para actualizar documentaria.

Usted conoce el Total PREGUNTA N° 5

Tratamiento Archivístico
¿Usted de los documentos conoce Actualmente
el SI 40% tratamiento
NO 40% archivístico que se le
realiza a NO SABE NO RESPONDE 20% la documentación
TOTAL 100% Generada por el
personal de la Empresa?

TABLA N° 6

Fuente: Elaboración Propia

CUADRO N°6

43
 Usted conoce el Archivistico de los Documentos

NO SABE NO
RESPONDE; 20.00%
SI; 40.00% SI
NO
NO SABE NO RESPONDE

NO; 40.00%

Referido a la Pregunta N°5¿Usted conoce Actualmente el tratamiento archivístico que se

le realiza a la documentación Generada por el personal de la Empresa? De la Entrevista
realizada al personal de la Empresa “Mi teleférico un 40%menciona si conoce un 40%
menciona que no saben y un 14% mencionan que no saben no responden.

PREGUNTA N° 6

¿Usted considera que los documentos deberían estar almacenadas en:

TABLA N° 7

44
 Almacenamiento de Total
Documentos

Carpetillas 40%
Carpetas de Palanca 40%
Cajones 20%
Fuente: Elaboración
Propia otros 100%
Total
CUADRO N°7

ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS

CAJONES; 14.29%
CARPETILLAS;
14.29% CARPETILLAS
CARPETAS DE PALANCA
CAJONES

CARPETAS DE
PALANCA; 71.43%

Referido a la Pregunta N°5Usted considera que los documentos deberías estar

almacenados De la Entrevista realizada al personal de la Empresa “Mi teleférico un
72%menciona deberían estar en carpetas de palanca 14% menciona que debe estar en
carpetillas y un 14% mencionan que deberían estar en cajones.

PREGUNTA N° 6

¿Usted considera que los documentos deberían estar almacenadas en:

TABLA N° 7
45
 Almacenamiento de Total
Documentos

Carpetillas 40%
Carpetas de Palanca 40%
Cajones 20%
Fuente: Elaboración
Propia otros 100%
Total
CUADRO N°7

ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS

CAJONES; 14.29%
CARPETILLAS;
14.29% CARPETILLAS
CARPETAS DE PALANCA
CAJONES

CARPETAS DE
PALANCA; 71.43%

Referido a la Pregunta N°5Usted considera que los documentos deberías estar

almacenados De la Entrevista realizada al personal de la Empresa “Mi teleférico un
72%menciona deberían estar en carpetas de palanca 14% menciona que debe estar en
carpetillas y un 14% mencionan que deberían estar en cajones.

PREGUNTA N° 7

¿Cómo cree Usted que debería estar organizadas los Documentos del Personal de la
Empresa?

46
 TABLA N° 8

Organización Documental Total

de los Documentos del
Personal
Cronológica 14%
Alfabéticamente 72%
Numérica 14%
Fuente:
alfanumérico 0%
Elaboración
Ninguno 0%
Propia

CUADRO N°8

ORGANIZACION DOCUMENTAL DEL PERSONA DE LA EMPRESA

NUMERICA;
14.29%
CRONOLOGICA; CRONOLOGICA
14.29% ALFABETICAMENTE
NUMERICA

ALFABETICAMENTE
; 71.43%

Referido a la Pregunta N°7 ¿Cómo cree usted que debería estar Organizado los
Documentos del personal de la Empresa? De la Entrevista realizada al personal de la
Empresa “Mi teleférico un 72 %menciona deberían estar Alfabéticamente 14% menciona
que debe estar en cronológicamente y un 14% mencionan que deberían estar
numéricamente.

PREGUNTA N°8

47
¿Con que mobiliario considera Usted que debería contar un Archivo Documental?

TABLA N° 9

Mobiliario para archivo Total

documental
Gavetas 14%
Estantes Metálicos 72%
Contenedores 14%
Todos 0%
Ninguno 0% Fuente:
Elaboración Propia

CUADRO N°9

MOBILIARIO QUE DEBE TENER UN ARCHIVO

CONTENEDORES;
14.29%
GAVETAS; 14.29% GAVETAS
ESTANTES METALICOS
CONTENEDORES

ESTANTES METALICOS;
71.43%

Referido a la Pregunta N° 8 ¿Con que mobiliario considera Usted que debería contar un
Archivo documental? De la Entrevista realizada al personal de la Empresa “Mi teleférico
un 72 %menciona deberían contar con estantes metálicos 14% menciona que debe contar
con gavetas y un 14% mencionan que deberían contar con Contenedores.

48
 PREGUNTA N°9

¿El Archivo de DGRH tiene un Manual de Archivo Documental?

TABLA N°10

MANUAL DE ARCHIVO Total

SI 50%
NO 25%
NO SABE NO RESPONDE 25%
TOTAL 100%

Fuente: Elaboración Propia

CUADRO N°10

TIENE UN MANUAL DE ARCHIVOS DOCUMENTAL

SI; 25.00%
NO SABE NO
RESPONDE; 25.00%
SI
NO
NO SABE NO RESPONDE

NO; 50.00%

Referido a la Pregunta N° 8 ¿El Archivo de DGRH tiene un Manual de Archivo

Documental? De la Entrevista realizada al personal de la Empresa “Mi teleférico un 50
%menciona que no tienen, un 14% menciona si tienen y un 25% no saben no responden.

49
 PREGUNTA N°10

¿Usted estaría de Acuerdo con la implementación de un Archivo especializado en

Expedientes Laborales para la documentación generada por el Personal de la Empresa?

TABLA N° 11

MANUAL DE ARCHIVO Total

SI 50%
NO 25%
NO SABE NO RESPONDE 25%
TOTAL 100%

Fuente: Elaboración Propia

CUADRO N°11

IMPLEMENTACION DE UN ARCHIVO EN DGRH

NO SABE NO
RESPONDE; 28.57% SI
NO
NO SABE NO RESPONDE

SI; 71.43%

Referido a la Pregunta N°10 ¿Usted estaría de Acuerdo con la implementación de un

Archivo especializada en expedientes Laborales para la documentación generada por el
Personal de la Empresa? De la Entrevista realizada al personal de la Empresa “Mi
teleférico un 71 %menciona que SI están de acuerdo, un 29% menciona NO estar de
acuerdo y un 0% no saben no responden.
50
 CAPITULO V

5. Propuesta del Sistema de Gestión Documental

Luego de haber realizado el Diagnostico (FODA) de la situación actual en la que
se encuentra la documentación del Departamento de Gestión de Recursos
Humanos de la Empresa Estatal “Mi teleférico”, es necesario dar soluciones a los
principales problemas identificados, con lo cual este Departamento podrá contar
con información y documentación organizada sistemáticamente, para un buen
control documental. También de una eficiente y eficaz toma de decisiones.

5.1. Institucionales de Información

 Todos los archivos de gestión deben estar clasificados, ordenados y
debidamente instalados, de manera que permitan disponer de
informaciónútil, oportuna y confiable.

 El Archivo del Departamento de Gestión de Recursos Humanos debe

recopilar toda la documentacióngenerada en las diferentes unidades
administrativas y académicas.

5.2. Políticas del Departamento de Gestión de Recursos Humanos (DGRH)

Las políticas propuestas para el Departamento de Recursos Humanos para guiar
la organización y la gestión documental son:

Información

 El Departamento de Gestión de Recurso Humanos reconoce la importancia

de organizar y sistematizar la documentación con que cuenta; el mismo que
se constituyen como fuente de información de sus acciones, actividades y
procedimientos para la toma de decisiones.

Proceso Técnicos

 El Tratamiento técnico de la documentación debe basarse en principios y

normas estandarizadas y reconocida internacionalmente.

 El Departamento de Gestión de Recursos Humanos debe establecer

instrumentos de descripción para la documentación que genera.

51
Conservación

 El Departamento de Gestión Recurso Humanos debe garantizar la

conservación y preservación de la documentación

 Para la conservación de los documentos que genera el Departamento de

Gestión de Recurso Humanos debe respetar los tiempos establecidos en
las Tablas de RetenciónDocumental (T.R.D.).

SERIES TIPOS DOCUMENTALES PRESCRIPCION T.R.D. (EN

DEL VALOR AÑOS)
Correspondencia  Actas Administrativa 2
Administrativa no  Directorios
 Correspondencia
contable
corriente
 Correspondencia de
Asuntos.
 Files del personal
Correspondencia  Comprobantes de Fiscal o Contable 5
Contable ingreso y egreso.
 Planillas de pago
 Adquisiciones.
Correspondencia  Títulos de propiedad Legal 15
Jurídica  Juicios
Documentosesenciale Permanente Indefinido
s
Infraestructura

 El departamento de Gestión de Recursos Humanos debe dotar de un

espacio físico adecuado para la organización y conservacióndocumental.

52
Capacitación

 El Departamento de Gestión de Recursos Humanos capacitara al personal

involucrado en el manejo de la documentación, sobre los procedimientos y
actividades específicas que realiza esta unidad para garantizar un trabajo
cualificado.

Recursos Humanos

 El Departamento de Gestión de Recursos Humanos debe designar a una

persona responsable, especializada en el Áreade Archivo para la
administración documental.

5.3. Tratamiento Archivístico

En esta etapa de archivo se realizara la organización de la documentación del
Departamento de Gestión Recursos Humanos

 Identificación

 Clasificación

Y las tres tareas necesarias

 Ordenación

 Descripción

 Instalación

Todo el tratamiento archivístico (organización) planteado tiene la finalidad

primordial de mejorar el acceso rápido oportuno y organización documental de los
expedientes labores del personal de la Empresa “Mi Teferico”.Además pretende
contribuir al Departamento de Recursos Humanos ante cualquier auditoria ya sea
Internas como externas tal ves que se puedan suscitar durante el trascurso

Las Actividades y Tareas mencionadas a Realizarse en el Departamento de

Gestión de Recursos Humanos

53
5.3.1. Identificación
Procedimientos de Selección que actualmente se realiza en el Departamento de
Gestión de Recursos Humanos en la contratación de personal para la Empresa
Estatal “Mi Teleférico”

Ejemplo:

PROCESO N°1 CONVOCATORIA N°0345

Institución: Empresa de Trasporte por cable “Mi

Teleférico”
Departamento de Recursos Humanos
Función: Dotación de Personal- Gerencia de
Administrativa y Financiera.
Tipo de Documento Expediente: Convocatoria Interna N° 0345

A través de la convocatoria externa se busca dotar de personal capacitado e

idóneo a la institución, de manera que el mismo pueda aplicar todas sus aptitudes
y conocimientos en beneficio de la Empresa de trasporte por Cable “Mi Teleférico”.

 La selección del personal consiste básicamente en elegir a la persona

indicada para ocupar el cargo en acefalia, todo ello mediante un
procedimiento de evaluación, la misma que tendrá a su cargo la
responsabilidad de realizar evaluaciones prácticas y/o teorías, psicológicas
permitiendo demostrar al funcionario sus aptitudes y conocimientos para
ocupar el cargo. Posteriormente a las evaluaciones pertinentes se designa
a la persona que haya alcanzado el mayor puntaje dentro del proceso
evaluatorio.

 Se procede a la dotación del recurso humano correspondiente a la

Convocatoria Externa N° 045

 presentación de documentación para habilitarlo como funcionario público.

 Se habilita al recurso humano en el biométrico

54
 DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO DE RECURSOS
HUMANOS

RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL MEDIANTE CONVOCATORIA PUBLICA INTERNA

Gerencia Gerencia Ejecutiva Gerencia Departamento Comité de

Solicitante Administrativ de Gestión de Selección
a Financiera Recursos
Humanos

Inicio

Solicita emisión de informe Deriva solicitud Emite Informe

Solicita Autoriza SI sobre proceso de a DGRH para su sobre proceso de
Personal
Reclutamiento mediante efectivacion reclutamiento
para el
Convocatoria Pública mediante
Cargo de
Externa. convocatoria
Operador
NO Pública externa

Fin
¿Tiene Objeción?

Remite Informe a
gerente Ejecutivo
para su Vo Bo

Instruye a DGRH
elaboración de
Memorándums
para el Comité de
Selección
Elabora
Memorándums
para el Comité de
Selección
Firma
Memorándums

Reciben
Memorándums
de Designación y
Entrega lo archivan
Memorándum al
comité de
Selección

55
 Definen
Tecnicas.metodol
Elabora Batería
ogia y
de preguntas
parámetros de
calificación

Publica en medio Procede a la

de prensa escrito Evaluación
la Convocatoria Curricular de los
Publica Externa postulantes

Declara
desierto el
En plazo proceso
establecido
recibe
postulación

¿Califica al
menos un
En plazo postulante?
establecido
recibe
postulaciones

Define
Comunica los
cronograma para
resultados de la
la prueba técnica.
evaluación
curricular a los
interesados

Convoca a los Realiza

postulantess evaluación
calificados para la técnica y revisa
prueba tecnica dichas
evaluaciones

Declara
¿Califica al desierto el
menos? un proceso Y
postulante? recomiend
a nuevo
56 proceso
 Define
Publica los
cronograma para
resultados de
la prueba
la evaluación
psicopedagógica
técnica en la
pagina web y
convoca a los
postulantes
calificados para
la evaluación
psicopedagogic

57
 Fuente:Introduccion a de la Gerencia Ejecutiva

PROCESO N° 2 Pasantías Realiza

evaluación
psicopedagógica
Institución: Empresa de Trasporte por cable “Mi
y define
cronograma de
Teleférico”
entrevista
Gerencia Operaciones Y Mantenimiento
Departamento Operaciones

Efectúa
Función: Dotación De Personal entrevista a los
¿Califica al
postulantes
Tipo Documental Expedientes: PasantíasConvoca a los
Firma postulantes menoscalificados
un
Selecciona
Memorándum calificados para la postulante
ganador de
convocatoria entrevista
instruye la 58 Publica
Emite Emite InformeDeclara
emisión de resultados
Memorándum finales
de Final de desierta el
memorándums designación
de la Resultados proceso y
de designación recomienda
FIN convocatoria
se realice
 Se realiza Contratación de personal en la modalidad de pasantías a través de la
Firma de Convenios con las Distintas Universidades para cubrir la acefalia de
funcionarios en el la Gerencia de Operaciones y Mantenimiento.

5.3.1.1. Clasificación
La clasificación nos permitirá el agrupamiento sistemático de documentos
producidos y recibidos, separados y formando conjuntos de documentos
semejantes y con características comunes. La misma se la realizara
Jerárquicamente

5.3.1.2. Codificación
La codificación documental se puede traducir como un lenguaje convencional que
se usa para identificar a las unidades productoras de documentos, así como para
describir el contenido de los documentos contribuyendo a la recuperación de la
información.

Para codificar la tabla de clasificación propuesta, se consideró primeramente la

estructura orgánica jerárquica el Departamento de Recursos Humanos
Administrativos debido a que no existe una codificación definida dentro de la
institución

GERENCIA EJECUTIVA

AUDITORIA

INTERNA

1.1 1.2. GERENCIA 1.3. GERENCIA DE 1.4.

GERENCIA
GERENCIA
DEDE 1.5. GERENCIA 1.6. GERENCIA
DE OPERACIONES Y DESARROLLO EJECUCION JURIDICA ADMINISTRATIA
.GERENCIA DE COMUNICACIÓN MANTENIMIENTO 59 FISCALIZACION DE FIINANCIERA
PLANIFICACION Y Y RELACIONES PROYECTOS
GESTION EMPRESARIAL PÚBLICAS
 1.1.1. 1.2.1DEPARTAMENTO 1.3.1. 1.4.1. 1.5.1. 1.6.1.
DEPARTAMENTO DE DE COMUNICACIÓN DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DE DEPARTAMENTO
PLANIFICACION SOCIAL Y DEPARTAMENTO DE ASUNTOS LEGALES Y
PRESUPUESTO Y RELACIONES DE OPERACIONES ESTUDIOS Y ADMINISTRATIVOS DE FINANZAS
GESTION PUBLICAS DESARROLLO
TECNOLOGICO
1.3.2. 1.5.2. 1.6.2.
1.2.2. DEPARTAMENTO DE DEPARTAMENTO DE DEPARTAMENTO DE
1.4.2.
1.1.2. DEPARTAMENTO DE ASUNTOS LEGALES Y
PROTOCOLO Y MANTENIMIENTO JURIDICOS ADMINISTRACION
DEPARTAMENTO
DEPARTAMENTO DE PUBLICIDAD
TECNOLOGIA E DE PROYECTOS 1.6.3.
INFORMACION
DEPARTAMENTO DE
GESTION DE
RECURSOS
1.1.3.
HUMANOS
DEPARTAMENTO DE
COMERCIALIZACION
MARKETING Y
VENTAS

Fuente: Manual de Funciones

La codificación Gráficamente se refleja de esta manera:

CUADRO N° 5 ESTRUCTURA DE CODIGO

ESTRUCTUR CODIGO
1 4 1 1 1
A
Subfondo Gerencia
Ejecutiva
Sección Gerencia
Administrativa
Financiera
Subsección Departamento de
Gestión de

60
 Recursos
Humanos
Serie Dotación
de
Personal
Unidad o Tipo Codificació
Documental n
Oporto :2005

Expedientes de Convocatorias

Interna -Codificación

5.3.1.3. Tabla de Clasificación

La tabla de clasificación nos servirá como guía para identificar correctamente los
documentos, siguiendo la jerárquica y relación entre esto, según la identidad,
laoficina productora y serie documental desde esa perspectiva se elabora la
siguiente tabla de clasificación.

CUADRO N°6

Tabla de Clasificación

Departamento de Gestión de Recursos Humanos

División de Desarrollo del Departamento de Recursos Humanos

Fond Subfond Sección Subsección Serie Tipo Documental

o o
1.5.Gerenci 1.5.1.Departamen 1.5.1.1.Dotacion 1.5.1.1.1.Expediente
1.Gerenci a to de Gestión de de Personal s de Convocatorias
a Administrati Recursos Externas

61
 Ejecutiva va y Humanos 1.5.1.1.2.Expediente
Financiera s de Convocatorias
Externas
1.5.1.1.3.Expediente
s de Pasantías
1.5.1.2.Evaluacion 1.5.1.2.1.Expediente
es del Personal s de Evaluacion de
Desempeño
1.5.1.2.1.Expedeient
es de Evaluación de
Desempeño

1.5.1.3.Capacitaci 1.5.1.3.1.Expediente
on del Personal s de Capacitaciones
de Ley 045

1.5.1.3.2.Expediente
s de Capacitación
de 04…

5.3.2. Ordenamiento

5.3.2.1. Formación del Expediente

Convocatoria Interna

Cargo: Secretaria

CONVOCATORIA EXTERNA
2013

62
 CONVOCATORIA EXTERNA

Cada Expediente debe estar contenido en una carpeta considerando lo siguiente:

 Cada carpeta debe tener un rotulo con el nombre del tipo documental al que
corresponde el, mismo.

 El rotulo debe anotarse en la parte superior izquierdo de la carpeta

 Agrupar los documentos en los expedientes por orden de llegada

respetando la organización correlativa ascendente.

 El expediente se formara exclusivamente con documentos originales y/o

copias legalizadas o validadas.

 Se debe adjuntar los documentos de cada actuación en elexpediente de

manera inmediata, ya que trascurrido un tiempo resulta difícil hacerlo con
acierto.

 Si el asunto genera muchos documentos deben ser organizados,

preferiblemente, dentrode los expedientes en cuerpos que no exceden las
doscientas (200) fojas, con la misma identificación. (Oporto.2005: pág...)

5.3.2.2. Ordenación de los Expedientes

En el caso específico de esta división dependiente del departamento de Gestión
de RecursosHumanos, el ordenamiento de los expedientes dentro de cada serie
será por asunto siguiendo un orden cronológico.

Ejemplo

63
  Expedientes de Personal Permanentes 2013-2014-2015

 Expedientes de Personal Indefinidos 2013-2014-2015

 Expedientes de Consultores 2013-2014-2015

 Expedientes de Consultor de Línea 2013-2014-2015

 Expedientes de Invitados 2013-2014-2015

 Expedientes de pasantías 2014-2015

Sera conveniente separar los documentos por procesos como mencionamos

anteriormente porque nos permitirá:

 Agilizar la gestión, al evitar la acumulación en un mismo archivador de

documentos que no atañen a la misma.

 Facilitar el proceso a la información eficaz parauna buena toma de

decisiones.

Después de separar los expedientes por asuntos se organizaran los mismos

alfabéticamente de acuerdo al nombre del proceso. Porque el agrupamiento
documentos deja ver la relación entre los mismos, permitiéndonos lograr una
recuperación eficaz y eficiente de la información.

El Procedimiento de organización de expedientes debe realizarse siguiendo los

siguientes pasos:

 Cada expediente debe ser examinado para tener la seguridad de que está
listo para ser archivado.

 En un sistema de archivo por asunto, se debe marcar el documento

subrayando el asunto correspondiente.

 Los documentos que se han marcado se distribuyen por los títulos de los
procedimientos.

64
 Cargo: Secretaria

ApellidoPaternoy Nombre

5.3.3. Descripción
Se utiliza instrumentos de descripción que median entre los que consultan y el
acervo documental; considerando las características del departamento de Gestión
de Recursos Humanos en general, se utiliza el inventario, porque ofrece la
posibilidad de describir la documentación con la suficiente profundidad para tener
una cantidad de información satisfactoria.

Los datos que contienen este inventario son:

 Volumen: Cantidad del soporte documental que especifica las unidades,

expresa en cifras arábigas.

 Nivel: Indica el nivel de la unidad expresado numéricamente a través de los

códigos asignados en las tablas de clasificación.

 Título: identificación la subsección, serie y el tipo documental

 Signatura: Expresa la codificación asignada al tipo documental compuesta.

 Unidad de Conservación: Se considera el tipo de contenedor en el cual se

encuentra la documentación (caja, carpeta u otro).

 Soporte: Se describirá el tipo de soporte en el cual se encuentra la

información.

65
  Observaciones: Seconsignará los datos que sean relevantes y no se
hayan registrado en las columnas anteriores.

Los datos que detallamos anteriormente coinciden con los datos del área de
identificación de las normas ISD-G (Norma Internacional General de
DescripciónArchivística), en la cual basamos al momento de su elaboración

A continuación mostramos el formato que podrá ser utilizado para describir las
características, mencionadasanteriormente, de la documentaciónexistente en esta
unidad.

66
 CUADRO N°6 FORMATO
INVENTARIO DOCUMENTAL –ARCHIVOS DE GESTION
OficinaProductora: Departamento de Recursos Humanos
Volumen Nivel Titulo Signatura Fechas Unidad Conservación Soporte Observaciones

Inicial Final Caja Carpet Otro

a
1.6.3. Dotación de ´Personal
Expedientes de Personal 1.6.3.1 2013 2015 X Papel
Permanentes
Expedientes de Personal 1.6.3.2 2013 2015 X Papel
Indefinidos
Expedientes de 1.6.3.3. 2013 2015 X Papel
Consultores
Expedientes de Consultor 1.6.3.4 2013 2015 X Papel
de Línea
Expedientes de Invitados 1.6.3.5. 2013 2014 X Papel
Expedientes de pasantías 1.6.3.6 2014 2015 X Papel
1.6.3.2 Evaluación de Personal
Expedientes de Evaluación 1.6.3.1 2014 2015 X Papel
de Desempeño
Expedientes de Cambio de 1.6.3.2. 2014 2015 X Papel
Ítem
1.6.3.3. Expedientes de Planillas
RC.IVA Formulario #110
Expedientes de Planillas de .1.6.3.1. 2013 2015 X Papel
Sueldos
Expedientes de planilla de 1.6.3.2. 2013 2015 X Papel
Refrigerio
Expediente de Planilla de 1.6.3.3. 2013 2015 X Papel
Retroactivos

67
5.3.4. Instalación
En este punto se considera las condiciones y ubicación básica que tendrán los
documentos, tanto en lo referente a materiales y accesorios para archivado, como
el tipo de mobiliario que se utiliza para instalar los documentos en los depósitos o
en los medios físicos destinados para asegurar una adecuada Conservación.

Se propone lo siguiente:

5.3.4.1. Contenedores de Documentos

El material más adecuado que se propone ultizar para el archivo de los
expedientes son: Las carpetillas de Cartulina (Folder) de color Crema de 75 Grs.
Los que a su vez se colocaran en carpetas suspendidas que se adecuen a la
documentación que se ha de guardar. En el caso de expedientesvoluminosos se
han de escoger las carpetillas con 2 cm de lomo.

Carpetillas

De Cartulina (Folder)

De Color Crema de 75 Grs.

68
Carpetas Suspendidas

5.3.4.2. Mobiliario
Para la elección del mobiliario debemos atenernos a un principio fundamental el
mueble ha de estar en función a los documentos y no al revés. Todo mueble de
archivo debe garantizar siempre la buena conservación de lo que guarda,
ademásde facilitar la recuperación de la información de maneraeficiente y eficaz.
Es importante que los muebles guarden cierta uniformidad .Un archivo de mueble
dispares dará la sensación de desordenada.

La División de desarrollo propuesto para el Departamento de Gestión de Recursos

humanos debe utilizar archivadores verticales (Gavetas), donde se colocan las
carpetas colgantes colocando sus visores horizontales, lo que facilitara la
localización de las carpetas, además de separar como ya mencionamos antes
cada proceso que realiza esta División.

69
GAVETAS METALICAS

LO QUE SE PRETENDE REALIZAR

70
5.4. Remuneración Administrativas .
5.4.1. Identificación
A continuación se identificaránel siguiente proceso de las actividades que realiza
la División de Remuneración Administrativas en el marco de sus atribuciones.

La elaboración de las planillasgeneraldel personal administrativo en sector público

se las realiza, mensual basada en la información que proporciona él

5.4.1.1. Clasificación
Realizada la Identificación de uso procedimientos y los documentos producidos y
recibidos de esta un, se pudo observar adamas que los mismos tienen diferentes
características en cuanto a su formato (planillas de pago. Expedientes, formularios
RC-IVA).

71
 5.4.1.2. Codificación

GERENCIA EJECUTIVA

AUDITORIA

INTERNA

1.1 1.2. GERENCIA 1.3. GERENCIA DE 1.4.

GERENCIA
GERENCIA
DEDE 1.5. GERENCIA 1.6. GERENCIA
DE OPERACIONES Y DESARROLLO EJECUCION JURIDICA ADMINISTRATIA
.GERENCIA DE COMUNICACIÓN MANTENIMIENTO FISCALIZACION DE FIINANCIERA
PLANIFICACION Y Y RELACIONES PROYECTOS
GESTION EMPRESARIAL PÚBLICAS

1.1.1. 1.2.1DEPARTAMENTO 1.3.1. 1.4.1. 1.5.1. 1.6.1.

DEPARTAMENTO DE DE COMUNICACIÓN DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DE DEPARTAMENTO
PLANIFICACION SOCIAL Y DEPARTAMENTO DE ASUNTOS LEGALES Y
PRESUPUESTO Y RELACIONES DE OPERACIONES ESTUDIOS Y ADMINISTRATIVOS DE FINANZAS
GESTION PUBLICAS DESARROLLO
TECNOLOGICO
1.3.2. 1.5.2. 1.6.2.
1.2.2. DEPARTAMENTO DE DEPARTAMENTO DE DEPARTAMENTO DE
1.4.2.
1.1.2. DEPARTAMENTO DE ASUNTOS LEGALES Y
PROTOCOLO Y MANTENIMIENTO JURIDICOS ADMINISTRACION
DEPARTAMENTO
DEPARTAMENTO DE PUBLICIDAD
TECNOLOGIA E DE PROYECTOS 1.6.3.
INFORMACION
DEPARTAMENTO DE
GESTION DE
RECURSOS
1.1.3.
HUMANOS
DEPARTAMENTO DE
COMERCIALIZACION
MARKETING Y
VENTAS

Fuente: Manual de Funciones

72
La Codificación gráficamente se reflejó de esta manera:

División de Desarrollo del Departamento de Recursos Humanos

Fond Subfond Sección Subsección Serie Tipo Documental

o o
1.5.Gerenci 1.5.1.Departamen 1.5.1.1.Dotacion 1.5.1.1.1.Expediente
1.Gerenci a to de Gestion de de Personal s de Convocatorias
a Administrati Recursos Externas
1.5.1.1.2.Expediente
Ejetucutiv va y Humanos
s de Convocatorias
a Financiera
Externas
1.5.1.1.3.Expediente
s de Pasantías
1.5.1.2.Evaluacion 1.5.1.2.1.Expediente
es del Personal s de Evaluacion de
Desempeño
1.5.1.2.1.Expedeient
es de Evaluación de
Desempeño

1.5.1.3.Capacitaci 1.5.1.3.1.Expediente
on del Personal s de Capacitaciones
de Ley 045

1.5.1.3.2.Expediente
s de Capacitación
de 04…

73
 Expediente del

1.6.3.1. Permanente

1.6.3.1.

EMPRESA
ESTATAL POR CABLE
”MI TELFERICO”
GERENCIA ADMINISTRATIVA
FINANCIERA
LOMO DE PLANILLA DGRH
RENUMERACIONES
ADMINISTRATIVAS

PLANILLA DE HABERES

PERSONAL PERMANENTE

NOVIEMBRE

GESTION 2015

5.4.1.3. Tabla de clasificación

Para la división de Remuneraciones Administrativas se elaboró la siguiente Tabla
de clasificación.

74
 CUADRO N° 8FORMATO

TRABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

Oficina Productora: Departamento de Recursos Humanos
Nivel Nivel Titulo Signatura Fechas Unidad Conservación Soporte Observaciones

Inicial final Caja Carpet Otro

a
1.6.3. Dotación de ´Personal
Expedientes de Personal 1.6.3.1 2013 2015 X Papel
Permanentes
Expedientes de Personal 1.6.3.2 2013 2015 X Papel
Indefinidos
Expedientes de 1.6.3.3. 2013 2015 X Papel
Consultores
Expedientes de Consultor 1.6.3.4 2013 2015 X Papel
de Línea
Expedientes de Invitados 1.6.3.5. 2013 2014 X Papel
Expedientes de pasantías 1.6.3.6 2014 2015 X Papel
1.6.3.2 Evaluación de Personal
Expedientes de Evaluación 1.6.3.1 2014 2015 X Papel
de Desempeño
Expedientes de Cambio de 1.6.3.2. 2014 2015 X Papel
Ítem
1.6.3.3. Expedientes de Planillas
RC.IVA Formulario #110
Expedientes de Planillas de .1.6.3.1. 2013 2015 X Papel
Sueldos
Expedientes de planilla de 1.6.3.2. 2013 2015 X Papel
Refrigerio
Expediente de Planilla de 1.6.3.3. 2013 2015 X Papel
Retroactivos

75
5.4.1.3.1. Ordenamiento de las Carpetillas
Se debe tomar en cuenta las siguientes características:

 La documentación del expediente del funcionario deberá separarse en

cuatro cuerpos para lograr un mejor análisis al omento de la consulta:

1. Documentación Personales: Certificado de

Nacimiento, Cedula de Identidad, Certificado de
Matrimonio etc.

2. Seguimiento Administrativo: Documentos desde el

ingreso del funcionario a la institución como
consecuencia de la actividad que realiza Memorándum
de designación.

3. Estudios Realizados: Documentos de estudios,

seminario, capacitación que hubiese el funcionario.

4. Experiencia Laboral: Documentos que certifican la

experiencia laboral del funcionario dentro y fuera de la
institución, así como también, notas de felicitación y
agradecimiento.

 Agrupar los documentos en el expediente por orden de llegada, respetando

la organización correlativa ascendente.

 El expediente se formara exclusivamente con documentos originales y/o

copias legalizadas o validadas por el Departamento de Gestión de
Recursos Humanos.

 Se debe adjuntar los documentos de cada actuación en el expediente de

manera inmediata, ya que trascurso un de un tiempo resulta difícil hacerlo
con acierto.

76
5.4.1.3.2. Ordenación de los Expedientes
Los expedientes deben estar separados físicamente de acuerdo a la modalidad de
contratación (personal Permanente, Eventual, Invitación, Pasantías).

Es necesario puntualizar que dentro de cada modalidad, losexpedientesdeben

ordenarse alfabéticamente tomando como parámetro el Apellido Paterno seguido
del Apellido Materno y el Nombre.

5.4.1.3.3. Planillas
Teniendo en cuenta que las planillas son elaboradas mensualmente. Estas deben
ordenarse de la misma manera por mesas y años, debidamente identificadas
cada una de estas de acuerdo al modelo siguiente:

5.4.1.3.4 Formularios de descarga RC-IVA

Por el volumen que representa este tipo de documentos se debe organizar los
mismos en cajas de 40 x 30 cm, debidamenteidentificación,
ordenadasalfabéticamente y separadas por mes y gestión.

77
5.4.2. Instalación
Las condición y ubicación de los documentos de esta situación, tanto en lo
referente a materiales ya accesorios para archivado, como el tipo de mobiliario
que se utiliza para instalar los documentos en los depósitos destinados para
asegurar una adecuada conservación deben ser los siguientes;

5.4.2.1. Expedientes de Personal

5.4.2.1.1. Mobiliario
Deben utilizarse principalmente gavetas metálicas apilables por:

 La seguridad que estos ofrecen en cuanto a la conservación de la

documentación.

 La facilidad que estos ofrecen en cuanto al acceso a la documentación

.Cada una de las gavetas tiene un portamambrete con su etiqueta, donde
deben estar identificadas los documentos que se contiene.

78
 1.6.1. G.A.F.

Expedientes personal
permanente

5.4.2.1.2. Contenedores de Documentos

Los más beneficiosos para este tipo de documentación serán las carpetillas de
cartulina (folder) de color crema de 75 Grs. Losque a su vez se colocaran en
carpetas colgantes con visores horizontales, en el que figure el nombre del
funcionario, lo que facilitara la localización de las carpetas.

Las carpetillas de cartulina (folder) de color crema de 75 Grs. Estarán dentro

de los Contenedores se clasificara según orden Alfaba numérico, A-B Y se
codificara según Año de ingreso

79
5.4.2.2. Planillas del Personal

5.4.2.2.1. Mobiliario
Por las características que tiene y la dimensión de las planillas se debe considera
la utilización de estantes metálicos los que nos permitirán el acceso directo a las
planillas que genera esta unidad. Las planillas deben estar debidamente
empastadas, para su conservación.

80
 Estantes Metálicos archivo de Expedientes de Planillas

5.4.3. Valoración Documental

En lo que se refiere a las planillas de haberes, descuentos y otros estas deben
mantenerse organizadas dentro el archivo, en un solo ejemplar, ya que son de
consulta permanente no solo por los funcionarios sino también por los ex
funcionarios quienes constantemente solicitan certificaciones de aportes a AFPs y
otros además es importante considerar que la informaciónque brinda cada una de
estas deben estar automatizada para brindar un mejor servicio de información.

81
 ANEXOS

Empresa de Trasporte por Cable “Mi Teleférico”

Oficinas Administrativas

Oficinas del Departamento de Gestión de Recursos Humanos

82
 Documentación Archivada en Vidrias y Carpetas de Palancas

Actualmente así se encuentra la Documentación como: “File” del Personal

Planillas de RC-IVA y planillas de Haberes.

83
 CAPITULO VII

6. Conclusiones y Recomendaciones
6.1. Conclusiones
Se llegó a las siguientes conclusiones:

 El sistema de Gestión Documental de Expedientes Laboral que se propone,

seelaboró teniendo en cuenta las necesidades de la Empresa y por ende el
Departamento de Gestión de Recursos. Humanos. Seutilizó el primera
instancia el Diagnostico (FODA) el mismo que nos permitió identificar la
problemática y la situación actual de la documentación ,además de los
procedimientos que realiza a diario el Departamento de Gestión de
Recursos Humanos

 También la implementación de un sistema de gestión Documental, obedece

a la necesidad del departamento de Gestión de Recursos Humanos de
contar con instrumentos y métodos que contribuyan a la organización
documental aplicando las reglas archivísticas que actualmente se utilizan.

 El presente trabajo de investigación se realizó en base a una propuesta de

Organización Documental de Expedientes.

Lo que se pudo observar es lo siguiente:

 Falta de personal con conocimientos en el Área de archivo Documental

 El espacio físico es insuficiente donde se encuentra la documentación

muy desorganizada.

 No tiene aprobado aún su manual de Archivo documental, el cual no

permite reglamentar el tratamiento y el manejo de la documentación ya
existente en la empresa.

84
6.2. Recomendaciones
Para la implementación del Proyecto se debe tomar en cuenta lo siguiente:

 Es necesario realizar una concientización a las autoridades y el personal

Administrativo de la Empresa “Mi Teleférico” sobre la importancia que
tiene los documentos de archivo, ya que dentro de los mismos se
genera bastante información del Personal.

 Es importante y necesario contar con la presencia de un personal en el

área de la archivística, para llevar adelante la técnica del archivo.

 Es necesario que el Departamento de Gestión de Recursos Humanos

cuente con un espaciomásamplio, donde se centralice toda la
documentaciónreferente al personal para que se realice el resguardo y
la debida conservación de los mismos.

 Es necesario Digitalizar la información del personal que desempeña

funciones dentro de la empresa eso para tener un mejor servicio a los
empleados de la Empresa.

85
6.3. BIBLIOGRAFIA
CARRASCO Díaz, “Metología de la InvestigaciónCientífica” 1ra. Edición,
Editorial LIMUSA, 2006

HERNANDEZ S. Roberto, FERNÁNDEZ C. BAPTISTA L.Pilar,”Metodología de la

Investigacion”,4ta.Edicion, Editorial McGraw Hill Interamericana, 2006.

CHUQUIMIA, Ryder “Diseño del Proyecto y Desarrollo de la Actividad

Investigativa Científica” segunda edición; impreso en La Paz- Bolivia , 2005)
paginas utilizadas 38,40. Y 123.

CHUQUIMIA,Ryder “Diseño y Construcción del Proyecto y Procesos de la

Investigación Científica”, La Paz-Bolivia, 2001.

OPORTO, Luis “Gestión documental y organización de Archivos

administrativos”, edición BGG&managenet, La Paz- Bolivia, 2005.

OPORTO, Luis: Campos Lora Carola,“Guía Práctica para la organización de

archivos administrativos”, La Paz-Bolivia, 2009

HEREDIA,Antonia “Archivística General Teoría y Práctica”, (2da Ed), Sevilla:

Diputación Provincial de Sevilla, 1987.

HEREDIA, Antonia “Archivística General Teoría y Práctica”, (6ta ed.) Ed),

Sevilla: Diputación Provincial de Sevilla, 1993

COOK, Millar “La Administración de documentos del sector público:

principios y contexto”, Alicante, España, 2007.

DUPLA,Antonio, “Manual de archivos de oficina para gestores Comunidad de

Madrid”, Madrid, Edit. Jurídicas y SocialesEspaña,2001.

GUITIERREZ, Feliciano, “Diccionario Pedagógico”, La Paz – Bolivia,2006.

DOSSIER DE INDUCCIÓN DE LA EMPRESA MI TELEFERICO,2014

86
Web grafía

 www.definiicion,org/manual.ConsultadoConsultado el 17 de Octubre del

2015
 http:www.gerencie.com/documentos-publicos-y-privados,html.Consultado el
01 de Septiembre del 2015.
 http//www.vicentgimenez.net/net/curs/instru.htm. Consultado el 19 de
septiembre de del 2015
 http://www.miteleferico.bo/Empresapublicatrasporteporcablemiteleferico/Co
nsultado el 15 de mayo del 2015
 http//www.glosariodeterminos.es consultado el 6 de Mayo del 2015.
 https://es.m.wikipedia.org.gestion,consultado el 12 de Septiembre del 2015.
 htt://es.wikipedia.org/wiki/Archivo,Consultado el 26 de Septiembre del 2015

87
 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

TIEMPO
ACTIVIDAD
JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE
1ª 2ª 3ª 4ª 1ª 2ª 3ª 4ª 1ª 2ª 3ª 4ª 1ª 2 3ª 4ª 1ª 2ª 3ª 4ª 1ª 2ª 3ª 4ª

S S S S S S S S S S S S ª S S S S S S S S S S

Selección x x
del tema
Generalida x X
des
Planteamie x x
nto del
Problema
Formulació x x
n del
Problema
Objetivos x x
Justificaci x x x
ón
Marco x x x
Teórico
Marco x X x
Referencial
Marco x x
Referencial

88
Marco x x x
Conceptual
Marco x x x
Metodológi
co

Diseño de x x
Investigaci
ón
Tipo de x x
Investigaci
ón
Método de x x x
la
Investigaci
ón
Técnica x x x x
Instrument x x x x x
os
Bibliografí x x
a

89
INSTITUTO TECNICO COMERCIAL SUPERIOR DE LA NACION

INCOS –EL ALTO

SECRETARIADO EJECUTIVO

PERFIL PROYECTO DE GRADO

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL DE LOS EXPEDIENTES

PROFESIONAL –LABORAL DEL PERSONAL DE LA EMPRESA PÚBLICA DE

TRASPORTE POR CABLE“MI TELEFERICO”ESTACION CENTRAL ZONA

NORTE DE LA CIUDAD DE LAPAZ DEL 2015

POSTULANTE: SANDRA GRICELDA QUISPE NACHO

TUTOR: MARGARITA LLUSCO

PROYECTO DE GRADO PARA OPTAR AL TITULO DE TECNICO SUPERIOR EN

SECRETARIADO EJECUTIVOEL ALTO- LA PAZ

GESTION 2015

90
 DEDICATORIA

Dedico primeramente a Dios, por permitirme llegar a

este momento tan especial en mi vida por los
triunfos y momentos tan difíciles que me enseñaron a
que debo seguir adelante a pesar de los tropiezos.

A mis queridos papas por el apoyo incondicional que

se me dio durante estos tres años, los amo.

Sandra Gricelda Quispe Nacho

91
 AGRADECIMIENTO

Agradecer a Dios, por guiarme y por permitirme

llegar a esta etapa de mi carrera, a mis Papas
Adelio Quispe y Virginia Nacho por haberme apoyado
Gracias

Y a mi Tutor Margarita Llusco por la paciencia y

contribución a la realización de mi proyecto

Sandra Gricelda Quispe Nacho

ÍNDICE

Dedicatoria ……………………………………………………………………………….I
Agradecimiento…………………………………………………………………………..II

92
Introducción………………………………………………………………………………III
CAPITULO I...............................................................................................................1
1. Diagnostico.........................................................................................................1

1.1 Diagnostico Situacional de la Empresa “Mi Teleférico”................................1

1. 2. Planteamiento del Problema..........................................................................2

1.2.1. Formulación del Problema.....................................................................3

1.2.2. Preguntas Secundarias.........................................................................3

1.3. Objetivos del Proyecto.................................................................................4

1.3.1 Objetivo General.....................................................................................4

1.3.2. Objetivo Especifico................................................................................4

1.4. Justificación..................................................................................................4

1.4.1. Justificación Social................................................................................4

1.4.2. Justificación Personal............................................................................5

1. 5.Delimitación del Proyecto............................................................................6

1.5.1. Delimitación Temporal...........................................................................6

1.5.2. Delimitación Espacial.............................................................................6

CAPITULO II..............................................................................................................7
2. Marco Teorico.....................................................................................................7

2.1. Marco Referencial........................................................................................7

2.1.1. Empresa de Trasporte por Cable “Mi Teleférico”...................................8

2.1.2 .Visión.........................................................................................................9

2.1.3. Misión.....................................................................................................9

2.1.4. Objetivos................................................................................................9

2.1.5. Principios...............................................................................................9

2.1.6. Valores...................................................................................................9

2.1.7. Estructura Organizacional...................................................................10

93
 2.1.8. Clasificación Organizacional de Áreas...............................................11

2.2. Marco Conceptual......................................................................................11

2.2.1. Información..........................................................................................11

2.2.2. Sistema................................................................................................11

2.3.1. Gestión.................................................................................................12

2.3.2. Gestión Documental............................................................................12

2.3.3. Gestión Documental Administrativa.....................................................13

2.4.1. Documento...........................................................................................13

2.4.1.1. Documento de Archivo..................................................................13

2.4.1.2. Documentaciones Públicas...........................................................14

2.5.1.1. Ciclo Vital del Documento.............................................................14

2.5.1.2. Documento Activa........................................................................15

2.5.1.3. Documento Inactivo.......................................................................15

2.5.1.4. Documento Permanente...............................................................15

2.6.1. Agrupación Documental......................................................................16

2.6.1.1. Fondo............................................................................................16

2.6.1.2. Sección..........................................................................................16

2.6.1.3. Serie..............................................................................................16

2.7.1 Unidad Documental..............................................................................16

2.7.1.1. Unidad Documental Simple...........................................................17

2.7.1.2 Unidad Documental compuesta.....................................................17

2.8.1. Expediente..............................................................................................18

2.8.1.1. Formación del Expediente............................................................18

2.8.1.2. Expediente en Bolivia....................................................................18

2.9.1. Teoría Archivística................................................................................19

2.9.1.1. Archivo...........................................................................................19
94
2.10.1. Principios Archivísticos......................................................................20

2.10.1.2. Principios de Respeto del Orden Original...................................20

2.10.1.2. Principio de Procedencia............................................................20

2.11.1. Tipos de Archivo.................................................................................21

2.11.1.1. Archivo de Gestión u Oficina.......................................................21

2.11.1.2. Archivo Central............................................................................21

2.11.1.3. Archivo Intermedio.......................................................................21

2.11.1.4. Archivo Histórico..........................................................................22

2.12.1. Organización......................................................................................23

2.12.1.1. Organización En Archivos...........................................................23

2.13.1.1. Procesos Técnicos......................................................................23

2.13.1.2. Identificación...............................................................................23

2.13.1.3. Clasificación................................................................................23

2.14.1. Tabla de Clasificación.....................................................................24

2.14.1.1. Ordenación..................................................................................24

2.14.1.2. Ordenamiento del Archivo de Gestión........................................25

2.15.1. Descripción Archivística.....................................................................26

2.15.1.1. Instrumentos Descriptivos...........................................................26

2.15.1.2. Inventarios y Listas......................................................................26

2.15.1.3. Guías de Archivo.........................................................................26

2.15.1.4. Catálogos....................................................................................27

2.15.1.5. Índices.........................................................................................27

2.16.1. Instalación Documentaria..................................................................27

2.16.1.1. Elementos Auxiliares...................................................................28

2.16.1.2. Contenedores de Documentos...................................................28

2.16.1.3. Mobiliario de Archivo de Oficina..................................................29

95
 2.17.1 Valor Documental...............................................................................29

2.16.1.1. Valores Primarios........................................................................29

2.16.1.2. ValorAdministrativo......................................................................29

2.16.1.1. Valor Fiscal o Contable...............................................................30

2.16.1. 2.Valor Legal o Jurídico..................................................................30

2.16.1.2. Valores Secundarios...................................................................30

2.16.1.3. Valor Informativo..........................................................................31

2.16.1.4. Valor Histórico.............................................................................31

2.16.1.5. Valor Archivístico.........................................................................31

2.17.1. Tablas de Retención Documental......................................................32

CAPITULO III...........................................................................................................33
3. Diseño Metodológico........................................................................................33

3.1. Diseño de la Investigación.........................................................................33

3.2. Tipo de Investigación.................................................................................33

3.3. Método de la Investigación........................................................................33

3.4. Técnicas de Recolección de Datos............................................................34

3.4.1. Técnicas...............................................................................................34

3.5. Instrumentos..............................................................................................34

3.6. Población....................................................................................................35

3.6. Muestra......................................................................................................35

CAPITULO IV..........................................................................................................36
CAPITULO V...........................................................................................................49
5. Propuesta del Sistema de Gestión Documental..............................................49

5.1. Institucionales de Información...................................................................49

5.2. Políticas del Departamento de Gestión de Recursos Humanos (DGRH). 49

5.3. Tratamiento Archivístico.............................................................................51

96
 5.3.1. Identificación........................................................................................52

5.3.1.1. Clasificación..................................................................................56

5.3.1.2. Codificación...................................................................................56

5.3.1.3. Tabla de Clasificación....................................................................58

5.3.2. Ordenamiento.........................................................................................60

5.3.2.1. Formación del Expediente............................................................60

5.3.2.2. Ordenación de los Expedientes....................................................61

5.3.3. Descripción..........................................................................................63

5.3.4. Instalación............................................................................................65

5.3.4.1. Contenedores de Documentos.....................................................65

5.3.4.2. Mobiliario.......................................................................................66

5.4. Remuneración Administrativas..................................................................68

5.4.1. Identificación........................................................................................68

5.4.1.1. Clasificación..................................................................................68

5.4.1.2. Codificación...................................................................................69

5.4.1.3. Tabla de clasificación....................................................................71

5.4.1.3.1. Ordenamiento de las Carpetillas............................................73

5.4.1.3.2. Ordenación de los Expedientes..............................................73

5.4.1.3.3. Planillas...................................................................................74

5.4.1.3.4 Formularios de descarga RC-IVA............................................74

5.4.2. Instalación............................................................................................75

5.4.2.1. Expedientes de Personal..............................................................75

5.4.2.1.1. Mobiliario.................................................................................75

5.4.2.1.2. Contenedores de Documentos...............................................76

5.4.2.2. Planillas del Personal....................................................................77

5.4.2.2.1. Mobiliario.................................................................................77
97
 5.4.3. Valoración Documental........................................................................78

ANEXOS..................................................................................................................79
CAPITULO VII.........................................................................................................81
6. Conclusiones y Recomendaciones..................................................................81

6.1. Conclusiones..............................................................................................81

6.2. Recomendaciones.....................................................................................82

6.3. BIBLIOGRAFIA..........................................................................................83

98
INTRODUCCION

El papel que tiene los Archivos en la actualidad y dentro de la sociedades es de

gran importancia, ya que sirven de apoyo a la gestión administrativa, favorecen el
control de la actividad de los gobernantes y de la administración, además de
conservar la memoria histórica de un Empresa/Institución.

El presente Proyecto de Grado es presentado como una propuesta, en el que se

considera el la Implementación de un sistema de Gestión Documental y utilización
de Instrumentos Archivísticos que permitan una mejor gestión documental
Administrativa ,en el Departamento de Gestión de Recursos Humanos
dependiente de la Gerencia Ejecutiva y Financiera de “Mi Teleférico”.

El Departamento de Recursos Humanos mencionada, el Objeto del presente

Proyecto pretende Organizar, Conservar, almacenar y documental de valor
administrativo, fiscal y contable por lo que se ha advertido de forma clara la
necesidad de que la misma sea organizada con el propósito de brindar
información de forma rápida y oportuna.

99