rea Contrataciones del Estado, Abastecimiento y Control Patrimonial
Principios, procedimientos y normas del sistema
nacional de abastecimiento
Ficha Tcnica LOPE), define que los sistemas son los
conjuntos de principios, normas, procedi-
Autor : Lic. Jos Luis Nunja Garca* mientos, tcnicas e instrumentos mediante
Ttulo : Principios, procedimientos y normas del
los cuales se organizan las actividades de
sistema nacional de abastecimiento la administracin pblica que requieren
ser realizadas por todas o varias entidades
Fuente : Actualidad Gubernamental, N 84 - Octubre de los poderes del Estado, los organismos
2015 constitucionales y los niveles de gobierno.
Son de dos tipos:
Sumario 1. Sistemas funcionales
2. Sistemas administrativos
1. Introduccin
2. Los sistemas funcionales y los sistemas Tipo de
Concepto
administrativos sistemas
3. Sistema nacional de abastecimiento 1. Sistemas Los sistemas funcionales tienen
4. mbito de aplicacin funcionales por finalidad asegurar el cum-
5. Marco normativo del sistema de abasteci- plimiento de polticas pblicas
miento que requieren la participacin
de todas o varias entidades del
6. Antecedentes
Estado. El Poder Ejecutivo es
7. Anlisis de las normas generales vigentes responsable de reglamentar y
del Sistema de abastecimiento operar los sistemas funcionales.
8. El Organismo Supervisor de las Contrata- Las normas del sistema establecen
ciones del Estado (OSCE) las atribuciones del Ente rector
9. Procesos tcnicos del sistema.
10. Funcionamiento del sistema de abasteci- 2. Sistemas Los sistemas administrativos
miento administra- tienen por finalidad regular la
tivos utilizacin de los recursos en las
entidades de la administracin
pblica, promoviendo la eficacia
1. Introduccin y eficiencia en su uso.
El sistema nacional de abastecimiento es Los sistemas administrativos de
creado mediante Decreto Ley N. 22056, aplicacin nacional estn referi-
dos a las siguientes materias:
publicado el 30-12-77, siendo su obje- 1. Gestin de recursos humanos
tivo, asegurar la unidad, racionalidad,
2. Abastecimiento
eficiencia y eficacia de los procesos de 3. Presupuesto pblico
abastecimiento de bienes y servicios no 4. Tesorera
5. Endeudamiento pblico
personales en la administracin pblica, 6. Contabilidad
a travs de procesos tcnicos de cataloga- 7. Inversin pblica
cin, registro de proveedores, programa- 8. Planeamiento estratgico
cin, adquisiciones, almacenamiento y 9. Defensa judicial del Estado
seguridad, distribucin, registro y control, 10. Control
11. Modernizacin de la gestin
mantenimiento, recuperacin de bienes y pblica
disposicin final. El Poder Ejecutivo tiene la rectora
Es as que mediante Resolucin Jefatural de los sistemas administrativos,
con excepcin del sistema nacio-
N.118-80-INAP/DNA se aprueban las nal de control.
Normas Generales del Sistema de Abas- El sistema nacional de planea-
tecimiento, que son las que rigen, a partir miento estratgico se rige por la
de dicha norma, los procedimientos que ley de la materia.
deberan seguirse en la gestin pblica
referente a abastecimiento. 3. Sistema nacional de abasteci-
miento
2. Los sistemas funcionales y los As, podemos sealar que el Sistema de
sistemas administrativos abastecimiento es el conjunto interrela-
La Ley Orgnica del Poder Ejecutivo, Ley cionado de polticas, objetivos, normas,
N. 29158, publicada el 28-12-07 (ley atribuciones, procedimientos y procesos
tcnicos, con la intencin de lograr la
gestin eficiente y eficaz de los procesos
* Egresado de la Facultad de Contabilidad y Finanzas de la Univer-
sidad San Martn de Porres. Funcionario pblico de carrera con de abastecimientos que requieren las
38 aos de servicios, Especialista en gestin y administracin entidades del Estado, buscando orientar
local y regional y tributacin municipal, articulista del staff de
el racional flujo, de distribucin o su-
Profesionales de la revista Actualidad Gubernamental desde su
fundacin. Autor de la agenda Diario Gubernamental de gran ministro, empleo y conservacin de los
aceptacin en la administracin pblica.
recursos materiales; as como acciones
Actualidad Gubernamental
VII
especializadas para atender las necesi-
dades y requerimiento de las entidades
para el normal desenvolvimiento de sus
actividades, y asegurar la continuidad de
los procesos productivos que desarrollan
las entidades integrantes de la adminis-
tracin pblica.
4. mbito de aplicacin
El sistema de abastecimiento en la admi-
nistracin pblica es de aplicacin tanto
a los bienes materiales, constituidos por
elementos materiales individualizables
mesurables, intercambiables y tiles o
necesarios para el desarrollo de procesos
productivos, como a los servicios en
general, excepto los personales que son
competencia del sistema de personal,
que para el efecto, cuenta con sus propias
normas.
5. Marco normativo del sistema
de abastecimiento
Las normas que rigen el sistema de abas-
tecimiento en la administracin pblica
peruana son las siguientes:
- Constitucin Poltica de 1993: arts. 58
y 76
- Decreto Ley N. 22056, Ley del Siste-
ma Administrativo de Abastecimiento,
publicado el 30-12-77.
- Decreto Ley N. 22867, Ley de des-
concentracin de atribuciones de los
sistemas de personal, abastecimiento
y racionalizacin, publicado el 23-01-
80.
- Resolucin Jefatural N.118-80-INAP/
DNA: Se aprueban las Normas Gene-
rales del Sistema de Abastecimiento,
publicada el 25-07-80.
- Resolucin Jefatural N. 335-90-
INAP/DNA: aprob el Manual de
Administracin de Almacenes para el
Sector Pblico Nacional
- Ley N. 27783, Ley de Bases de la
Descentralizacin, numeral 10.3 del
artculo 10, publicado el 20-07-02
- Texto nico Ordenado de la Ley
N. 28411, Ley General del Sistema
Nacional del Presupuesto, aprobado
por Decreto Supremo N. 304-2012-
EF, publicado el 30-12-12.
- Decreto Legislativo N.1017 que
aprueba la Ley de Contrataciones del
Estado, publicado el 04-06-08.
- Decreto Supremo N.184-2008-EF de
fecha 01-01-09, Reglamento del Dec.
Leg. N. 1017.
N 84 - Octubre 2015 VII 5
VII Informes Especiales
- Ley N. 30225 nueva Ley de Con-
trataciones del Estado publicada el
11-07-14 (a la fecha an no vigente).
- Ley N. 30281, Ley de Presupuesto
del Sector Pblico Ao Fiscal 2015,
artculo 13 y segunda disposicin
complementaria transitoria, publicada
el 04-12-14.
6. Antecedentes
El sistema nacional de abastecimiento fue
creado mediante Decreto Ley N. 22056
con fecha 29 de diciembre de 1977 en-
trando en vigencia a partir de 1978. Sea-
lando que sera conformado por la ()
la Direccin Nacional de Abastecimiento
del Instituto Nacional de Administracin
Pblica actuando como Oficina Central
Tcnico Normativa y como rganos de
ejecucin, las Oficinas de Abastecimiento
de los Ministerios, Organismos Pblicos
Descentralizados y Concejos Municipales.
Mediante Decreto Ley N. 22867, Ley de
Desconcentracin de Atribuciones de los
Sistemas de Personal, Abastecimiento y
Racionalizacin, publicado el 23 de enero
del 1980, se busc impulsar el proceso
de desconcentracin administrativa, es-
tableciendo las decisiones relativas a los
procesos tcnicos del abastecimiento de
bienes y de servicios no personales en la
administracin pblica.
El INAP, en su oportunidad, emiti las de-
nominadas normas generales del sistema
de abastecimiento aprobadas mediante
Resolucin Jefatural N.118-80-INAP/
DNA, siendo las siguientes:
- SA.01 Aplicacin de criterios de efi-
ciencia y eficacia
- SA.02 Integridad de administracin
del abastecimiento
- SA.03 Actualizacin y utilizacin dein-
formacinpara el abastecimiento
- SA.04 Unidad de adquisiciones de
bienes y servicios
- SA.05 Unidad de ingreso fsico y cus-
todia temporal de bienes
- SA.06 Austeridad del abastecimiento
- SA.07 Verificacin del estado y utili-
zacin de bienes y servicios
Este organismo mediante Resolucin
Jefatural N. 335-90-INAP/DNA, aprob
el Manual de Administracin de Alma-
cenes para el sector pblico nacional y
determin que corresponda al rgano
de abastecimiento precisar, instrucciones,
plazos, mecanismos, instrumentos y
responsabilidades a efectos de realizar la
verificacin de bienes de almacn.
Las cuatro primeras normas generales
del sistema de abastecimiento fueron
derogadas mediante el Decreto Supremo
N. 039-98-PCM de fecha 28-09-98
que reglamentaba la Ley N. 26850, Ley
de Contrataciones y Adquisiciones del
Estado, del 03-08-97. Posteriormente,
VII 6 Actualidad Gubernamental
las contrataciones se rigen por el Decreto
Legislativo N.1017 que aprueba la Ley
de Contrataciones del Estado publicado el
4 de junio de 2008 y que entr en vigen-
cia el 1 de febrero de 2009 a partir de la
aprobacin del Reglamento de la Ley de
Contrataciones del Estado aprobado me-
diante Decreto Supremo N.184-2008-EF
de fecha 01-01-09.
Actualmente se ha publicado la Ley
N. 30225, nueva Ley de Contrataciones
del Estado publicada el 11-07-14, la cual
seala en su octava disposicin Comple-
mentaria final, que dicha norma entrar
en vigencia a los treinta (30) das calen-
dario contados a partir de la publicacin
de su reglamento, excepto la segunda y
tercera disposiciones complementarias
finales, que entran en vigencia a partir
del da siguiente de la publicacin de la
Ley N. 30225.
Al respecto debemos indicar que el Minis-
terio de Economa y Finanzas dispuso la
publicacin del proyecto del Reglamento
Norma
SA.05
Unidad de ingreso fsico
general abas-
y custodia temporal de
tecimiento
bienes
Detalle Todos los bienes adquiridos
ingresarn fsicamente a la
entidad por el almacn del
rgano de abastecimiento;
y para su custodia temporal,
esa u otras dependencias
aplicarn principios y proce-
dimientos similares.
Objetivos i) Establecer un solo tipo de
va o canal para el ingreso
fsico de bienes adquiridos a
la entidad.
ii) Extender los principios ge-
nerales de almacenamiento
a todas las reas que realizan
custodia temporal de bienes.
iii) Realizar mejor control de
los bienes durante sus perio-
dos de custodia, mientras son
movilizados hasta el lugar de
utilizacin directa.
Alcance Todas las entidades del sector Todas las entidades del sector Todas las entidades del sector
pblico
Disposiciones Seala acciones a desarrollar
respecto a los bienes que
ingresan a la entidad. Seala
que el lugar de custodia
de estos, se denominar
almacn.
Control Dicta cuatro disposiciones
de control, todas referentes
a almacn y la supervisin
requerida.
Normas i) Resolucin Jefatural N.335-
relacionadas 90-INAP/DNA, Manual de
Administracin de Almacenes
para el Sector Pblico
ii) Resolucin de Contralora
N. 320-2006, aprueba Nor-
mas de Control Interno
N 84 - Octubre 2015
de la Ley N. 30225, nueva Ley de Contra-
taciones del Estado, publicado en el portal
institucional del Ministerio de Economa
y Finanzas por mandato de la Resolucin
Ministerial N. 216-2015-EF/15 del 4 de
julio de 2015, a fin de recibir opiniones,
comentarios y observaciones del pblico.
(el decreto supremo que apruebe dicho
reglamento an no se ha publicado).
En cuanto a las ltimas tres Normas Ge-
nerales del Sistema de Abastecimiento
aprobado mediante Resolucin Jefatural
N.118-80-INAP/DNA, estas siguen an
vigentes.
7. Anlisis de las normas gene-
rales vigentes del sistema de
abastecimiento
Resulta necesario revisar si estas normas
an tienen vigencia, o si se han promulga-
do normatividad que, sin proponrselos,
estn reemplazando a lo dispuesto por
estas:
SA.06
SA.07
Verificacin del estado
Austeridad del
y utilizacin de bienes y
Abastecimiento
servicios
En toda previsin, solicitud, Las entidades pblicas for-
obtencin, suministro, utili- mularn y aplicarn normas
zacin y/o administracin de para verificar la existencia
bienes y servicios, se aplica- del estado y condiciones de
rn los criterios e instrumen- utilizacin de los bienes y/o
tos pertinentes de austeridad servicios de que dispone la
que establezca la entidad a entidad.
propuestas del rgano de
abastecimiento.
i) Fijar criterios para hacer i) Realizar seguimiento a los
ms racional el empleo de bienes y servicios con que
los medios materiales que cuenta la entidad.
disponen las entidades. ii) Recabar informacin de
ii) Propiciar el empleo de las existencias, en bienes y
criterios tcnicamente ela- servicios para realizar un
borados. abastecimiento ms eficaz.
iii) Evitar la acumulacin
improductiva de bienes o
servicios innecesarios para
la entidad.
pblico pblico
Plantea acciones a desarrollar Indica las acciones adminis-
por parte de abastecimiento, trativas por adoptar referen-
y de la Oficina General de tes a la toma de inventario
Administracin y de la Oficina fsico de los bienes de la
de Planificacin. Todas refe- institucin.
rentes a cubrir la austeridad
de los procedimientos.
Indica que la Oficina General Seala acciones para el con-
de Administracin deber su- trol de los bienes de la ins-
pervisar las acciones, sealan- titucin.
do comunicacin frecuente
entre estas dos oficinas.
i) Ley de Contrataciones del i) Ley N. 29151, Ley del
Estado D. L. N. 1017. Refe- Sistema Nacional de Bienes
rente a principios que rigen Estatales
las contrataciones. ii) D. S. N. 007-2008-Vi-
ii) Ley N. 30281, Ley de vienda Reglamento de la ley
Presupuesto del Sector P- General del Sistema Nacional
blico para el Ao Fiscal 2015, de Bienes Estatales
en lo referente a Medidas iii) Directivas de la Super-
de Austeridad, Disciplina y intendencia de Bienes Na-
Calidad en el Gasto Pblico. cionales
iii) Resolucin de Contralora iv) Resolucin de Contralora
N. 320-2006, aprueba Nor- N. 320-2006, publicada el
mas de Control Interno 03-11-06, Aprueba Normas
de Control Interno
 rea Contrataciones del Estado, Abastecimiento y Control Patrimonial
8. El Organismo Supervisor de
las Contrataciones del Estado
(OSCE)
Es el organismo tcnico especializado en-
cargado de promover el cumplimiento de
la normativa de contrataciones del Estado
peruano. Ejerce competencia en el mbito
nacional y promueve las mejores prcticas
en los procesos de contratacin de bienes,
servicios y obras.
El OSCE es un organismo pblico adscrito
al Ministerio de Economa y Finanzas, con
personera jurdica de derecho pblico,
goza de autonoma tcnica, funcional,
administrativa, econmica y financiera,
constituyendo pliego presupuestal.
9. Procesos tcnicos
Los procesos tcnicos son los instrumentos
de gestin o herramientas del sistema de
abastecimiento en s, establecidos con la fi-
nalidad de hacer ms dinmicos funcional
y operativo, mediante los cuales se capta,
procesa, clasifica, actualiza, proporciona
y conserva la informacin sobre los bie-
nes servicios en general y ejecucin de
obras, proveedores que lo suministran,
precio de mercado y condiciones de venta
ofrecidas por estos, seguridad, garanta
que ofrecen, acciones de seguimiento y
control a realizar, opciones y condiciones
para negociar bienes y/o servicios o, para
rescatar derechos en caso de haberlos
perdido, por causas imprevistas o hechos
fortuitos comprobados, porque orienta y
coordina la movilizacin, el uso, conser-
vacin y custodia de los bienes, servicios
y obras ejecutadas para una adecuada
utilizacin y preservacin etc.; necesarios
por las entidades pblicas para tomar la
decisin ms conveniente en condiciones
ptimas para el Estado.
Los procesos tcnicos son 11, y estn
constituidos por los siguientes:
9.1. Catalogacin
Proceso que permite la depuracin, orde-
namiento, estandarizacin, codificacin,
obtencin, actualizacin y proporciona la
informacin referida a los bienes, servicios,
obras y/o consultora requeridos por las en-
tidades pblicas, con el fin de incluirlos en
el catlogo institucional, el cual constituye
un documento de valiosa informacin.
9.2. Registro de proveedores
Proceso a travs del cual se obtiene, pro-
cesa, utiliza y se evala la informacin
comercial relacionada con los proveedores
(contratista y consultores) de la entidad,
y tambin los bienes, servicios, obras y
consultora que estos suministran, prestan,
ejecutan, etc.
9.3. Registro y control
Es un proceso referido a las acciones de
control previo, verificacin y conformi-
dad, a cada una de las fases de cada uno
de los procesos tcnicos, a fin de detectar
oportunamente desviaciones y adoptar las
medidas necesarias.
As como tambin referido al seguimiento
de los documentos administrativos gene-
rados en los diversos niveles de la entidad,
para evitar demoras o establecimiento
en el trmite de los mismos, hecho que
perjudicara a la oficina de abastecimiento
y a la institucin.
9.4. Programacin
Proceso mediante el cual se prev en forma
racional y sistemtica, la satisfaccin conve-
niente y oportuna de los bienes y servicios,
obras, consultora, etc. que son requeridas
por las dependencias de las entidades p-
blicas, previa determinacin sobre la base
de las respectivas metas institucionales, a
la disponibilidad presupuestaria, aplicando
criterios de austeridad y prioridad.
9.5. Adquisicin
Proceso tcnico a travs del cual se for-
maliza de la manera ms conveniente,
adecuada y oportuna para el Estado, la
adquisicin, obtencin, contratacin de
bienes, servicios, obras, consultora, si-
guiendo un conjunto de acciones tcnicas
administrativas y jurdicas, requeridas por
las dependencias integrantes, para el logro
de sus objetivos y alcance de sus metas, por
medio de la oficina de abastecimiento, te-
niendo en cuenta el presupuesto asignado.
9.6. Recuperacin de bienes
Es un proceso que comprende actividades
orientadas para volver a tener dominio o
disposicin de bienes (para uso, consumo)
o de servicios que anteriormente se tena
derecho sobre su propiedad o uso, luego de
haberlos perdido por diversas causas como:
- Descuido o negligencia de los traba-
jadores usuarios
- Abandono irresponsable de bienes en
lugares ajenos a la propia entidad
- Bienes distribuidos sin criterios, sin antes
haber sido utilizados, es decir que per-
manecieron en stock o sin rotacin, por
haber sido adquiridos sin rotacin, por
haber sido adquiridos sin programacin
en exceso o en forma indiscriminada.
9.7. Almacenamiento
Actividad tcnica, administrativa y jurdica
relacionada con la ubicacin fsica tem-
poral de los bienes materiales adquiridos
por las entidades pblicas a travs de las
modalidades de adquisicin establecidas,
en un espacio fsico apropiado denomina-
do almacn, con fines de custodia, antes
de entregarlos, previa firma de la Pecosa
o PIA, a las dependencias solicitantes,
con destino a los usuarios de los mismos.
9.8. Mantenimiento
Es una etapa del sistema de abastecimiento,
donde la oficina de abastecimiento por me-
dio de la unidad de servicios o de terceras
Actualidad Gubernamental
VII
personas idneas, proporciona adecuada
y oportunamente el servicio de manteni-
miento, que puede ser de tipo predictivo,
preventivo, correctivo de la maquinaria,
equipos, enseres, edificaciones, etc. con
el propsito de estar en ptimo estado de
conservacin y de operacin de los mismos.
9.9. Seguridad
Es una etapa del sistema, donde la oficina
de abastecimiento, por medio de la uni-
dad de seguridad, utilizando su propio
personal o de registros, brinda un eficiente
servicio de seguridad integral.
9.10. Distribucin
Es un proceso que, a travs del almacn
institucional, proporciona adecuada y
oportunamente los bienes requeridos
para las dependencias solicitantes, para el
logro de sus objetivos y alcance de metas
institucionales.
9.11. Disposicin final
Es una etapa del sistema de abastecimiento
relacionada con la situacin tcnica, admi-
nistrativa y jurdica de los bienes asignados
en uso, la cual tiene como finalidad evitar
la acumulacin improductiva de bienes y/o
servicios innecesarios para la entidad, por
lo que ser pertinente tramitar su baja y
posterior venta, incineracin o destruc-
cin, segn su estado.
10. Funcionamiento del sistema
de abastecimiento
El sistema de abastecimiento funciona con
los siguientes procesos o pasos.
10.1. Programacin de necesidades
Es la determinacin de estas en funcin
de los objetivos y metas institucionales,
concordantes con el PIA. En esta fase se
utilizar el cuadro de necesidades.
10.2. Elaboracin del presupuesto
valorado
Esta fase consiste en la consolidacin
de las necesidades de bienes, servicios
y obras, sustentatorias del presupuesto
institucional de apertura (PIA).
10.3. Elaboracin del Plan Anual de
Adquisiciones y Contrataciones
(PAAC)
Esta fase se desarrolla dentro de los treinta
(30) das siguientes a la aprobacin del
PIA, es decir, a ms tardar el 31 de enero
de cada ao. No se podr ejecutar ningn
proceso de seleccin que previamente
no haya sido incluido en el PAAC, siendo
nulo todo proceso que contravenga a esta
disposicin.
10.4. Ejecucin de los procesos de
seleccin
Consiste en la realizacin de los procesos de
seleccin de acuerdo al objeto del proceso.
Los montos de los procesos de seleccin
N 84 - Octubre 2015 VII 7
VII Informes Especiales
se rigen por las leyes anuales de Presupuesto Pblico, en el caso Problema Causa Propuesta de solucin
del presente ao, segn lo dispuesto en el artculo 13 y segunda Formulacin de caracte- Falta de conocimiento Las personas elegidas
disposicin complementaria transitoria de la Ley N. 30281, Ley rsticas tcnicas incomple- tcnico por parte del por las oficinas usua-
de Presupuesto del Sector Pblico para el Ao Fiscal 2015. tas, imprecisas, ambiguas, equipo que trabaja o rias deben ser los ms
generan retrasos en la formula las caractersticas competentes o en su de-
10.5. Ingreso al almacn institucional elaboracin que de las tcnicas. fecto el representante
bases. administrativo evale las
Es el ingreso de los bienes materiales adquiridos a travs de los caractersticas tcnicas,
diversos procesos de seleccin, en aplicacin de la SA 05- Unidad antes de enviarse a la
en el ingreso fsico y custodia temporal de bienes, concordante administracin.
con las normas tcnicas de control interno (NTCI) 300 02 - Uni- Exceso de tiempo en la Carga excesiva de trabajo Priorizar estos temas en
dad de almacn (Catalogacin, registro en las tarjetas de control formalizacin de reso- en las oficinas por donde asesora jurdica y reas
visible de almacn, verificacin permanente de su estado de luciones de inclusin de fluye la documentacin. involucradas y/o mayor
procesos en el PAC, apro- anticipacin y previsin
conservacin, despacho de las existencias, registro en las tarjetas bacin de expedientes y por parte de los usuarios.
de existencias valoradas de almacn, informe a la Oficina de designacin de comits
Contabilidad). especiales, generando re-
traso en la convocatoria.
10.6. Valorizacin de las existencias de almacn
Expedientes que ingresan Demora en la expedicin Coordinacin ms efec-
Se realiza en funcin de los documentos-fuentes o tasacin, al rea con el tiempo de la disponibilidad pre- tiva entre los usuarios y
aplicando el Costo Promedio o el PEPS (primeras entradas, lmite al vencimiento del supuestal. las unidades de abasteci-
primeras salidas). valor referencial, que no miento en coordinacin
permite analizar adecua- con Presupuesto.
damente su contenido.
10.7. Inventario fsico
En el proceso se aplican las normas legales vigentes del sistema En Proceso de adquisiciones
de abastecimiento, SBN, etc. Caractersticas tcnicas Desconocimiento de la Seminarios o talleres de
mal formuladas por usua- necesidad. capacitacin.
10.8. Ajuste del valor monetario rios.
Aplicando lo establecido en las normas legales vigentes. Requerimientos urgentes Falta de planificacin Mejorar la programacin
(para el mismo da) de necesidades.
10.9. Presentacin a la Oficina de Contabilidad
Actualizaciones repetiti- Caractersticas tcnicas Mayor conocimiento e
Esta actividad es clave para la sustentacin del balance. vas del valor referencial mal formuladas informacin del reque-
rimiento
Problema Causa Propuesta de solucin
En Proceso de programacin Demora en el procesa- Faltas de programas in- Adquisicin de equipos
miento de la informacin formticos. de cmputo nuevos o
Retraso en la elaboracin Las oficinas usuarias no Los usuarios deben tener Equipo de cmputo ob- evaluar repotenciacin
del PAC. cumplen con los plazos un especialista responsa- soleto.
Continuas inclusiones, para presentar sus cua- ble para la elaboracin de
exclusiones y modifica- dros de necesidades. los TR/EETT. Prdida de calendario por Las oficinas no cuentan No comprometer un con-
ciones al PAC. Los TR/EETT no se elabo- Capacitacin a los usua- demorar en la ejecucin con informacin o si la trato sin que estn listos
ran adecuadamente. rios. de contratos tienen han sufrido va- toda la documentacin.
La presentacin de los Falta de previsin por Equipo que coordine con riaciones
requerimientos por parte parte de las oficinas usua- los usuarios en la progra-
de las oficinas usuarias rias e improvisacin de macin de necesidades y Retraso en el trmite de Falta de una efectiva coor- Reunin y coordinacin
no se ajustan a los plazos sus necesidades. el requerimiento. algunas rdenes de com- dinacin entre las oficinas constante con progra-
determinados. pra y servicio. usuarias y programacin. macin para solucionar
Las especificaciones tc- aspectos operativos
nicas no son preparadas
Falta de liquidez en la Excesivos requerimientos Una mejor programacin
de acuerdo a la necesi-
caja chica. bajo dicha modalidad. en sus requerimientos
dad real.
permitir una atencin
Demora en la programa- Las reas usuarias no Que cada rea usuaria de- oportuna sin generar
cin de metas. cumplen con los plazos signe responsables para mayor utilizacin de la
establecidos. la aprobacin de los for- caja chica.
matos y elaboracin de
las metas. En Proceso de almacenamiento
Reprogramaciones y mo- Desfinanciamiento de los La Oficina de Abasteci- Implementacin de me- Falta de presupuesto y un Priorizar por parte de Pro-
dificaciones en la elabo- servicios bsicos para la miento, en coordinacin didas de seguridad para adecuado tratamiento a gramacin y Presupuesto
racin del plan operativo sede central. con la Oficina de Presu- los almacenes perifricos los requerimientos y/o el desembolso de los
de la Oficina de Abaste- puesto y Planificacin, e internos solicitud de implemen- recursos necesarios.
cimiento. debe cumplir con prio- tacin de las medidas de
rizar dentro del marco seguridad requerida
presupuestal los servicios
bsicos para la entidad, Falta de infraestructura Lugares inadecuados para Coordinar con servicios
as como para la adquisi- para un adecuado am- la asignacin de almace- generales e Infraestructu-
cin de insumos y mate- biente en el almacena- nes temporales ra para la mejor solucin
riales de servicio general. miento de los bienes suficiente
En Proceso de seleccin
Inadecuado manejo del No se cuenta con cursos Programacin de cursos
El incumplimiento de los Falta de planificacin de Adecuada planificacin procedimiento de alma- de capacitacin adecua- de capacitacin perma-
plazos para presentar re- las dependencias usuarias de las necesidades por cenaje dos para el responsable nente
querimientos no permite de la programacin de sus parte de las dependencias del almacn
convocar el proceso en el necesidades. usuarias.
plazo previsto, originando Custodias y material de Materiales inservibles Oportuna gestin de
retraso en su ejecucin. poco movimiento de gestiones de aos an- bajas
El ingreso de similares re- Desconocimiento y falta Disciplinar a las oficinas teriores
querimientos en distintos de planificacin de las usuarios. Stock mnimo y sus re- Falta de una adecuada Coordinacin con el rea
periodos trae como con- necesidades por parte de posicin programacin para la de Programacin para la
secuencia la convocatoria los usuarios. determinacin del stock determinacin correspon-
de varios procesos de mnimo y su reposicin diente a las necesidades
seleccin. pertinente de atencin del almacn.

VII 8 Actualidad Gubernamental N 84 - Octubre 2015